BAB IV HASIL PENELITIAN
4.1 Gambaran Obyek Penelitian 4.1.1 Profil Perusahaan 4.1.1.1 Sejarah Perusahaan Penelitian dilakukan dengan mengambil tempat di salah satu unit kerja pada PT Bank XYZ Tbk. Berdasarkan data dari Annual Report PT Bank XYZ Tbk tahun 2013, diketahui bahwa saat ini PT Bank XYZ Tbk merupakan salah satu dari 5 bank terbesar di Indonesia dalam hal aset, kredit, dana nasabah dan jumlah jaringan cabang. Berdiri pada pertengahan tahun 1955, pada dekade awal pendiriannya Bank XYZ berfokus pada pembangunan nilai-nilai utama dan profesionalisme di bidang perbankan. Hasilnya, Bank XYZ dikenal luas sebagai penyedia produk dan layanan berkualitas yang terpercaya. Di tahun 1987, Bank XYZ menjadi bank lokal pertama yang memiliki layanan perbankan melalui automatic teller machine (ATM) di Indonesia. Pencapaian ini dikenal luas sebagai titik awal masuknya Indonesia ke dalam dunia perbankan modern. Kepemimpinan dan inovasi Bank XYZ dalam penerapa teknologi terkini semakin dikenal di tahun 1991 dengan menjadi bank pertama yang memberikan layanan perbankan online para nasabahnya. Bank X menjadi perusahaan terbuka di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya (kini Bursa Efek Indonesia/BEI) pada tahun 1989. Keputusan untuk menjadi perusahaan terbuka merupakan tonggak bersejarah bagi Bank dengan meningkatkan akses pendanaan yang lebih luas. Langkah ini menjadi katalis bagi pengembangan jaringan Bank di seluruh pelosok negeri. Pemerintah Republik Indonesia selama beberapa waktu pernah menjadi pemegang saham mayoritas Bank XYZ saat terjadinya krisis keuangan di akhir tahun 1990-an. Pada bulan November 2002, PT Y yang kini dikenal luas sebagai Y Group Holding, mengakuisisi saham mayoritas 55
56 Bank X dari Badan Penyehatan Perbankan Nasional (BPPN). Di bulan Agustus 2007 seluruh kepemilikan saham berpindah tangan ke Y Group sebagai bagian dari reorganisasi internal untuk mengkonsolidasi kegiatan seluruh anak perusahaan Y Group dengan platform universal banking. Dalam transaksi terpisah, KHZ yang merupakan pemilik saham mayoritas Y Group Holdings mengakuisisi kepemilikan mayoritas Bank Z pada tanggal 30 September 2005. Seluruh kepemilikan saham ini berpindah tangan menjadi milik Y Group pada tanggal 28 Oktober 2008 sebagai bagian dari reorganisasi internal yang sama. Sebagai pemilik saham pengendali dari Bank X (melalui Y Group) dan Bank Z, sejak tahun 2007 KHZ memandang penggabungan (merger) sebagai suatu upaya yang harus ditempuh agar dapat mematuhi kebijakan Single Presence Policy (SPP) yang telah ditetapkan oleh Bank Indonesia. Penggabungan ini merupakan merger pertama di Indonesia terkait dengan kebijakan SPP. Pada bulan Mei 2008, nama Bank X berubah menjadi Bank XYZ. Kesepakatan Rencana Penggabungan Bank XYZ dan Bank Z telah ditandatangani pada bulan Juni 2008, yang dilanjutkan dengan Permohonan Persetujuan Rencana Penggabungan dari Bank Indonesia dan penerbitan
Pemberitahuan
Surat
Persetujuan
Penggabungan
oleh
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia di bulan Oktober 2008. Bank Z secara resmi bergabung ke dalam Bank XYZ pada tanggal 1 November 2008 (Legal Day 1 atau LD1) yang diikuti dengan pengenalan logo baru kepada masyarakat luas. Bergabungnya Bank Z ke dalam Bank XYZ merupakan sebuah lompatan besar di sektor perbankan Asia Tenggara. Bank XYZ kini menawarkan nasabahnya layanan perbankan yang komprehensif di Indonesia dengan menggabungkan kekuatan di bidang perbankan ritel, UKM dan korporat dan juga layanan transaksi pembayaran. Penggabungan ini menjadikan Bank XYZ menjadi bank terbesar ke-5 dari sisi aset, pendanaan, kredit dan luasnya jaringan cabang. Dengan komitmennya pada integritas, ketekunan untuk menempatkan perhatian utama kepada nasabah dan semangat untuk terus unggul, Bank XYZ akan terus memanfaatkan seluruh daya yang dimilikinya untuk menciptakan sinergi dari penggabungan ini. Keseluruhannya merupakan nilai-nilai inti Bank
57 XYZ dan merupakan kewajiban yang harus dipenuhi bagi masa depan yang sangat menjanjikan Bank
XYZ
menawarkan
produk
dan
layanan
perbankan
konvensional dan syariah yang komprehensif dengan gabungan kekuatan di bidang Perbankan Konsumer, Usaha Kecil dan Mikro, Perbankan Komersial dan Korporat, Tresuri serta layanan pembayaran yang didukung oleh jaringan cabang serta branchless banking yang tersebar luas di Indonesia. Selain sebagai perusahaan penyedia produk dan layanan perbankan, Bank XYZ juga memiliki dua anak perusahaan yang bergerak dalam pembiayaan kepemilikan kendaraan bermotor. Hingga akhir tahun 2013 kemarin, Bank XYZ memiliki total 969 jaringan kantor dan 2.956 ATM, 480 CDM, dan 203 SST yang tersebar di 28 provinsi dan 109 kota/kabupaten di seluruh Indonesia, mencakup kantor Perbankan Konvensional, Perbankan Syariah dan gerai mikro dengan dukungan 14.342 karyawan. (Annual Report PT Bank XYZ, 2013 : 10-11)
4.1.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi:“Menjadi Bank terpercaya di Indonesia, bagian dari jaringan universal banking terkemuka di Asia Tenggara, yang memahami kebutuhan nasabah, menyediakan solusi keuangan yang tepat dan komprehensif serta menjalin hubungan yang berkelanjutan.” Penjelasan:Untuk dapat menjadi Bank yang terpercaya di Indonesia diperlukan beberapa aspek yang seluruhnya berfokus pada kepuasan Nasabah terhadap layanan Bank XYZ, dengan tiga hal utama, yaitu: a. Memahami kebutuhan nasabah; b. Menyediakan solusi keuangan yang tepat dan komprehensif; dan c. Menjalin hubungan yang berkelanjutan. Nilai-nilai Utama: Integrity is Everything Always Put Customer First Passion for Exellence
4.1.2 Profil Program/Unit Kerja
58 Berdasarkan Modul Prosedur Internal Communication PT Bank XYZ Tbk pada tahun 2012, dijelaskan bahwa Internal Communication merupakan salah satu dari sub direktorat Human Resources pada PT Bank XYZ Tbk. Dalam kegiatannya, Internal Communication bertanggung jawab untuk senantiasa menjaga komunikasi yang efektif di seluruh karyawan. Komunikasi dilakukan baik itu terkait dengan pengembangan bisnis Perusahaan, kemajuan yang telah dicapai, sampai pada peraturan dan kebijakan Perusahaan. Internal Communication bekerja sama dengan fungsi atau unit lain yang terkait dalam proes komunikasi internal ini seperti
misalnya
Marketing
Communication,
Risk
Management¸
Compliance & Legal, serta unit divisi lain termasuk Anti Fraud Management. Sebagai sarana untuk meningkatkan kinerja setiap karyawan, Internal Communication selalu berpegang pada prinsip-prinsip pokok Komunikasi Internal, yakni: 1. Terbuka dan Transparan Semua unit wajib menjalin komunikasi, dan tidak bileh ada hambatan komunikasi kecuali jika ada hal-hal yang bersifat rahasia maupun persoalan dan perkembangan yang besar pengaruhnya terhadap pasar. Semua informasi terkait yang bukan tergolong
rahasia
harus
disediakan
bagi
karyawan
yang
memerlukan sehingga terbentuk budaya yang efektif dalam organisasi. 2. Komunikasi Berlangsung Dua Arah Perusahaan menganggap komunikasi dua arah sebagai hal yang penting dan perlu dijalankan. Sedapat mungkin dilakukan dialog untuk menyampaikan informasi baik dari jajaran atas ke bawah maupun dari jajaran bawah ke atas. Karyawan diberi kesempatan untuk menyampaikan pandangan mereka dan masukan yang membangun kepada manajemen. 3. Penuh Tanggung Jawab Setiap karyawan wajib mendapatkan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas yang ditetapkan untuk mereka. Mereka yang menyebar luaskan informasi harus menjaga informasi
59 mereka tetap konsisten dan akurat serta diterima dan dimengerti sepenuhnya oleh pihak yang menerima. Semua karyawan wajib mencari informasi yang diperlukan agar pekerjaan dapat berlangsung efisien. 4. Tepat Waktu Komunikasi diantara unit harus ditetapkan prioritasnya, dan dilakukan
sesegera
mungkin.
Proses
komunikasi
internal
dilakukan secara teratur dan tertata agar penyebarluasan maupun penyampaiannya dapat berlangsung tepat waktu dan efektif. 5. Akurat dan Sederhana Semua komunikasi harus sederhana, jelas, ringkas dan akurat, serta mudah dipahami. Informasi tidak boleh samar dan dangkal. Pesan yang sifatnya penting harus sesuai dengan visi, misi dan strategi bisnis Bank XYZ.
Dalam
menjalankan
komunikasinya,
Internal
Communication
menggunakan media komunikasi baik formal maupun non formal, media komunikasi langsung tatap muka, media cetak ataupun elektronik. Bentuk media komunikasi tersebut diantaranya yakni: 1. E-mail Blast Media untuk menyampaikan berita dari kegiatan perusahaan, kegiatan sosial Perusahaan, penerimaan award dari pihak luar, berita dari cabang (branch), berita dari unit bisnis (product), atau info Teknologi Informasi ke alamat email seluruh karyawan. 2. Senior Management Walk About(SMWA) Kegiatan komunikasi tatap muka dan komunikasi dua arah antara management dengan karyawan Perusahaan yang bertujuan untuk menyampaikan informasi terkini perusahaan dan kinerja yang telah tercapai serta mendengarkan aspirasi dari karyawan langsung.Senior Management mengunjungi kantor-kantor di berbagai area cabang, bersamaan dengan momen-momen penting seperti Safari Ramadhan, Halal Bi Halal, Gema Natal, dan lainlain. 3. CEO Message
60 Komunikasi langsung dari CEO Perusahaan secara berkala kepada semua staff melalui e-mail Perusahaan. 4. CEO Hotline Media penyampaian aspirasi melalui SMS ke CEO Hotline mengenai Sumber Daya Manusia, Bisnis, dan lain-lain. Tujuan dari penggunaan media ini adalah agar terjalin komunikasi antara karyawan dan Pimpinan Perusahaan demi kemajuan Perusahaan, kepatuhan dan perbaikan kualitas layanan. 5. XYZNet Portal komunikasi internal Bank XYZ yang juga dapat digunakan secara regional. Seluruh aktivitas komunikasi internal karyawan Bank XYZ ke depannya akan terintegrasi menjadi satu ke dalam XYZNet. Semua data informasi dari berbagai bisnis unit juga dapat diunduh dan di-upload. 6. e-Pass Merupakan sistem informasi kekaryawanan yang otomatis dan dipergunakan juga untuk memberikan informasi langsung kepada masing-masing individu. 7. Digital Media Signage TV Salah satu kanal informasi berupa jaringan televisi yang telah terhubung di 160 cabang dimana kerap digunakan secara live untuk keperluan sosialisasi, training, newsflash, kepada karyawan di cabang-cabang yang telah terhubung dengan DMS TV. 8. Video Conference Media atau fasilitas untuk melakukan pertemuan antara beberapa pihak yang berada pada jarak dan lokasi yang berbeda dengan pengiriman dua arah audio dan video secara bersamaan yang membuat komunikasi terasa nyata, sehingga masing-masing pihak seakan-akan berhadapan langsung. 9. Posters/Banners Salah satu dari media komunikasi cetak berupa gambar dan teks yang biasanya berisi pesan atau informasi seperti pengumuman, himbauan, informasi acara yang ditempel di dinding. 10. Bank XYZ News
61 a. Tentang Bank XYZ News Salah satu media komunikasi perusahaan berupa majalah triwulan dari dan untuk karyawan yang berisi berita dan informasi seputar perkembangan-perkembangan penting di Bank XYZ. Saat ini Bank XYZ News sudah memasuki edisi ke16 dengan oplah cetak yang mencapai 5.000 eksemplar untuk setiap penerbitannya. Sejak awal penerbitannya hingga saat ini, Bank XYZ News sudah banyak melakukan perubahan dan perkembangan untuk menampilkan yang lebih baik lagi.Bank XYZ News juga selalu berusaha untuk menampilkan beritaberita penting perusahaan menjadi suatu informasi yang menarik untuk dibaca, salah satunya dengan lebih banyak menghadirkan gambar yang dapat menunjang isi berita. Selain itu, Bank XYZ News juga ingin semakin mengokohkan posisinya sebagai media komunikasi dari karyawan dan untuk karyawan. Seperti misalnya, perubahan terhadap tokoh yang menjadi coverdi mana sebelum-sebelumnya merupakan sosok dari Board of Director atau Board of Commissioner, namun pada edisi ke-15 Bank XYZ News mulai menampilkan sosok karyawan yang sangat berprestasi dan memiliki cerita perjalanan karier yang unik dan mengesankan. b. Konten di dalam Bank XYZ News 1) Halo : Halaman yang berisi pengantar dari redaksi dan lampiran struktur redaksi 2) Content : Berisi daftar isi majalah beserta informasi halaman. 3) Utama : Merupakan halaman mengenai sosok yang menjadi cover majalah, di dalamnya berisi profile, cerita perjalanan, dan cerita-cerita khusus yang diangkat dan memiliki nilai berita. 4) Galeri : Kumpulan halaman yang berisi informasi mengenai kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Bank XYZ
seperti
RUPST,
training, dan lain-lain.
eventperusahaan,
Rakor,
62 5) Produk & Layanan: Beberapa halaman yang berisikan artikel terkait peluncuran dan pengembangan produk dan pelayanan untuk nasabah. 6) Project : Halaman informasi mengenai project dan pengembangan
yang
sedang
dijalankan
oleh
perusahaan. 7) Program : Halaman yang berisi informasi mengenai program yang berkaitan dengan lingkup internal perusahaan. 8) Dual Banking : Rubrik yang berisi informasi dari bisnis unit syariah, terkait perbankan syariah, kegiatan dan kebijakan dari Bank XYZ Syariah. 9) Jelajah : Halaman yang berisi cerita mengenai keindahan alam dan kota tujuan wisata yang ditulis oleh salah satu karyawan dan merupakan cerita pengalaman wisata dari karyawan Bank XYZ. 10) CSR : Berisi informasi terkait kegiatan-kegiatan Corporate Social Responsibility yang dilakukan oleh Perusahaan. 11) Prestasi : Halaman yang berisi informasi terkait pencapaian prestasi Perusahaan dan penghargaan yang diterima oleh Perusahaan. 12) Info Cabang : Halaman yang berisi tentang segala bentuk informasi yang berasal dari kantor cabang seperti,
informasi
pelaksanaan
mengenai pembukaan
handover
di
cabang,
event
cabang, yang
diselenggarakan di kantor cabang, dan lain-lain. 13) Kegiatan Karyawan : Berisi cerita dan informasi mengenai kegiatan yang dilakukan oleh kelompok karyawan, seperti kegiatan olahraga dari CNC, Serikat Pekerja, kegiatan dari dan untuk karyawan, dan lainlain. 14) Cerita Kami : Merupakan artikel cerita yang ditulis oleh karyawan dan berisi mengenai topik tertentu
63 seperti Anti-Fraud, risk management, atau character building. 15) Intermeso : Berisi halaman informasi, tips atau cerita ringan yang dapat menjadi bacaan santai. (Modul Prosedur Internal Communication PT Bank XYZ, 2012)
Tentang Anti Fraud Fraud adalah tindakan penyimpangan atau pembiaran yang sengaja dilakukan untuk mengelabui, menipu, atau memanipulasi Bank, nasabah, atau pihak lain, yang terjadi di lingkungan Bank dan/atau menggunakan sarana Bank sehingga mengakibatkan Bank, nasabah, atau pihak lain menderita kerugian dan/atau pelaku Fraud memperoleh keuntungan keuangan baik secara langsung maupun tidak langsung. Strategi Anti Fraud adalah strategi Bank dalam mengendalikan tindak Fraud yang dirancang dengan karateristik
dan
mengacu kepada pada proses terjadinya Fraud , jangkauan
potensi
Fraud
yang
disusun
secara
komprehensif. Tindakan Fraud dikategorikan dalam 4 (empat) besaran aktifitas, namun tidak terbatas pada : 1.
Korupsi yaitu perilaku manajemen Bank maupun karyawan
Bank, baik yang memegang jabatan maupun tidak, yang secara tidak wajar dan tidak legal memperkaya diri sendiri atau orang lain dengan menyalahgunakan kekuasaan atau wewenang yang dipercayakan, sehingga menimbulkan kerugian bagi Bank maupun Pemegang Saham. 2.
Penggelapan asset yaitu tindakan penipuan atau penggelapan
yang dilakukan oleh manajemen maupun karyawan Bank yang digunakan untuk kepentingan diri sendiri atau orang lain yang mengakibatkan kerugian bagi Bank atau Pemegang Saham. 3.
Pemalsuan Laporan Keuangan yaitu tindakan penipuan
terhadap pencatatan Laporan Keuangan Bank yang dilakukan oleh Manajemen maupun oleh karyawan Bank untuk tujuan kepentingan diri
64 sendiri maupun orang lain yang mengakibatkan kerugian bagi Bank maupun Pemegang Saham. 4.
Tindak Pidana Bank dan Pencucian Uang (Money Laundring)
yaitu suatu perbuatan yang dikategorikan sebagai tindak pidana sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Perbankan No. 7 tahun 1992 sebagimana diubah dengan Undang-Undang No. 10 tahun 1998, dan tindakan pencucian Uang sebagaimana diatur dalam UU No. 8 Tahun 2010, yang dilakukan oleh pihak internal Bank. (www.bankina.co.id)
4.1.3 Profil Informan 1. Informan 1 Informan yang pertama adalah Bapak JG yang saat ini menjabat sebagai Brand & Employee Engagement Grouphead dalam subdivisi Internal Communication.Beliau merupakan Bachelor of Science in Marketing dari George Mason University di Virginia, Amerika Serikat. Kemudian
beliau
mendapatkan
gelar
Master
of
Business
Administration in Finance and Banking (Honors) dari Southeastern University di Washington D.C., Amerika Serikat sebelum akhirnya mengawali karier pada tahun 1989 sebagai Sales Representative Ramco Enterprise di USA. Kemudian pada tahun 1991 beliau melanjutkan kariernya sebagaiAccount Relationship Manager di Financial Institutions Group. Pada tahun 1997 hingga pertengahan tahun 2003, beliau bekerja di Bank Standard CharteredsebagaiSenior Manager, Client Services,Custody and Clearing Services. Kemudian pada tahun berikutnya beliau menjabat sebagai Head of Organization Learning Indonesia pada Bank Standard Chartered sebelum akhirnya bergabung dengan PT Z Tbk sebagai Division Head of Organisation Learning, Human Resources Group pada tahun 2006. Dua tahun kemudian, yakni pada tahun 2008, beliau bergabung dengan PT Bank XYZ Tbk sebagai Learning Management, Talent Management and Mobility Head Human Resources Management Group. Beliau dipilih sebagai informan dalam penelitian berdasarkan pada jabatan yang diembannya saat ini yakni salah satu yang beperan dalam
65 penentuan strategi internal communication dan merupakan redaksi dari majalah internal yakni Bank XYZ News. 2. Informan 2 Informan kedua yakni Bapak CH yang juga merupakan salah satu dari redaksi majalah internal Bank XYZ News. Beliau saat ini menjabat sebagai Sport & Recreation Grouphead pada sub divisi Internal Communication. Pria berusia 52 tahun ini mengawali kariernya di Bank X pada tahun 1988. Pada tahun 1989, beliau menempati posisi di International Remittance, Colletcion Head. Kemudian pada tahun 1992 hingga 1993 beliau menjabat sebagai Branch Operation HeadPrivate Banking Group. Di tahun 1996 beliau menjabat sebagai Branch Manager di Caymon Island, Amerika Serikat hingga tahun 2007. Setelah itu beliau kembali ke Indonesia dan menempati posisi sebagai Cash Management Head, Finance Institution di Bank X sebelum akhinya menempati jabatannya saat ini yakni sebagai Sport & Recreation Grouphead pada sub direktorat Internal Communication. 3. Informan 3 Informan ketiga dalam penelitian ini masih merupakan bagian dari sub direktorat Internal Communication yakni Bapak GS yang saat ini menjabat
sebagai
First
Vice
President,Head
of
Internal
Communication, Human Resources di PT Bank XYZ Tbk dan sekaligus merupakan Pemimpin Redaksi majalah internal yaitu Bank XYZ News. Beliau merupakan lulusan Fakultas Hukum Universitas Indonesia jurusan Hukum Internasional pada tahun 1988, dan medapatkan gelar Master in Business Administrationdi Asian Institute of Management (AIM), Manila, Philippines pada tahun 1998. Mengawali karier dengan bekerja di OC Kaligis Law Office pada tahun 1988-1990, beliau kemudian bergabung di Bank X dengan mengikuti Program Pendidikan Eksekutif (PPE) pada tahun 1991. Sebelum menjabati posisinya saat ini, beliau telah beberapa kali menjabat sebagai Assistant Vice President untuk beberapa divisi seperti Preferred Circle (Priority Banking) Coordinator- Retail Banking dan Project Vision. Selain itu beliau jugapernah beberapa kali menjabat sebagai Vice President untuk beberapa divisi seperti Investor
66 Relations Division Head, Retail Product and Services Development Group Head - Retail Banking, Corporate Planning Group Head, serta Corporate Communications Head, Corporate Affairs. 4. Informan 4 Informan keempat ini adalah informan yang dalam penelitian ini berperan sebagai pembanding dari ketiga informan lainnya. Informan ini juga merupakan salah satu dari karyawan Bank XYZ namun bukan merupakan bagian dari sub direktorat Internal Communication, sehingga dapat memberikan pandangan yang berbeda yang mana dibutuhkan di dalam penelitian ini. Bapak HK yang saat ini merupakan Vice President – CEO Office & Economist di PT Bank XYZ Tbk. Sebelumnya, beliau pernah ikut menjadi bagian dalam tim Internal Communication yang saat itu bernama Internal Communication, Sponsorship, & Event Management. Dalam perjalanan kariernya, beliau telah memiliki pengalaman lebih dari 18 tahun di bidang Public Relations, Media Relations, Event Management, Corporate Social Responsibility, Corporate Secretary, dan Internal Communication. Beliau merupakan lulusan dari Universitas Dipenogoro, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP), Jurusan Komunikasi. Beliau mengawali kariernya pada tahun 1995 sebagai Public Relations Officer dan kemudian di tahun 1997 sebagai Project Officer for External Communication Department di PT Bank Central Asia Tbk. Pernah bekerja di beberapa PR Consultantseperti, Indo Pacific Reputation Management Consultant, Ellipse Indonesia PR Consultan Firm, Webershandwick,
dan sudah menangani cukup
banyak client seperti, Coca Cola, American Express Bank, Microsoft Indonesia, DHL Indonesia, PT HM Sampoerna – Millenium, PT Bayer Indonesia, PT Glaxo Smith Kline Indonesia, Sony Ericsson, dan beberapa lainnya. Sebelum bergabung di PT Bank XYZ Tbk, beliau juga pernah bekerja di PT Bank Danamon Indonesia Tbk, PT Indofood Sukses Makmur Tbk dan yang terakhir adalah PT RGE (Royal Golden Eagle) Indonesia sebagai Corporate Communication Manager.
67 4.2 Hasil Penelitian & Pembahasan 4.2.1 Hasil Penelitian 4.2.1. 1 Komunikasi Tabel 4.2.1.1 Pertanyaan Tentang Informan 1
Definisi komunikasi dan komunikasi organisasi
Informan 2
Komunikasi adalah Komunikasi
Informan 3
Informan 4
Seluruh kegiatan
Di dalam
proses yang sangat
adalah proses
dalam usaha
komunikasi pasti
umum terjadi di
penyampaian
untuk
ada penyampai
perusahaan yaitu
pesan baik secara
menyampaikan
pesan dan
dalam kegiatan
langsung ataupun
pesan dari
penerima pesan,
menyampaikan
tidak langsung
pengirim pesan
ada sender dan ada
pesan dari sender
melalui media
kepada penerima
receiver.
kepada receiver
tertentu.
pesan dengan
Komunikasi adalah
menggunakan
bagaimana proses
media adalah
penyampaian
komunikasi.
pesan dari
melalui beragam media atau channel. Komunikasi organisasi adalah komunikasi yang terjadi di dalam suatu lini organisasi.
Komunikasi di dalam suatu organisasi biasanya
Komunikasi
ditujukan untuk
dalam organisasi
publik tertentu
terjadi baik
dan sudah
komunikasi
memiliki platform internal maupun tertentu.
eksternal.
penampai pesan kepada peneria pesan sehingga pesan itu dapat diterima dengan baik. Ada dua hal di dalam komunikasi organisasi, yakni komunikasi interpersonal dan komunikasi massa.
Pertanyaan Tentang
Karakteristik komunikasi organisasi di PT Bank
68 XYZ Tbk Informan 1
Informan 2
Informan 3
Salah satu
Karakteristik komunikasi
Karakteristiknya yakni
karakteristiknya adalah
organisasi yang ada di
kegiatan komunikasi
audiens, apa yang
PT Bank XYZ Tbk
organisasi dilakukan oleh
menarik bagi audiens.
adalah berdasarkan
unit-unit yang cukup
Yakni berhubungan
prinsip komunikasi yang
tersebar. Terbagi ke dalam
dengan apa yang akan
terbuka dan transparan,
komunikasi internal dan
disampaikan dan
dan berlangsung dua
external. Komunikasi
bagaimana
arah.
dilakukan secara tersebar
menyampaikannya. Selain itu di dalam lini organisasi, komunikasi organisasi terbagi-bagi secara vertikal maupun horizontal.
Informasi yang disampaikan penuh dengan tanggung jawab, aktual, akurat dan tentunya mudah untuk dipahami.
dengan beragam proses yang dilakukan untuk menghindari adanya bottleneck atau birokrasi yang menghambat, serta untuk mendukung komunikasi organisasi. Dalam hal ini masingmasing unit dapat menjalin komunikasi dengan berbagai pihak yang merupakan stakeholder Bank XYZ.
Pertanyaan Tentang
Fungsikomunikasi organisasi bagi Perusahaan
Informan 1
Informan 2
Informan 3
Informan 4
Komunikasi
Komunikasi
Komunikasi di
Komunikasi
merupakan salah
organisasi
Bank XYZ menjadi organisasi di
satu hal yang
merupakan hal
suatu fungsi yang
suatu perusahaan
penting di dalam
yang penting di
sangat penting.
merupakan hal
organisasi, untuk
dalam perusahaan
Komunikasi yang
yang penting,
69 menghindari
karena dengan
dijalankan oleh
adanya
komunikasi
masing-masing unit interpersonal
communication
diharapkan dapat
memiliki beragam
gap, baik dalam
menjangkau
fungsi yang penting komunikasi
komunikasi ke
seluruh karyawan.
bagi perusahaan.
atas ataupun
Peran komunikasi
Termasuk
komunikasi ke
di dalam organisasi
diantaranya
bawah.
dapat membantu
komunikasi dengan
keberhasilan
stakeholders,
berbagai program
government, dan
dan aktivitas
publik internal
perusahaan, serta
yakni karyawan.
dapat mendukung adanya kesuksesan yang berkelanjutan.
baik komunikasi
maupun
massa. Komunikasi organisasi yang ada dan sudah terjalin di perusahaan sangat menunjang segala aspek keberhasilan perusahaan.
(Sumber : Diolah dari hasil penelitian) Berdasarkan data hasil wawancara diatas, dapat disimpulkan bahwa definisi komunikasi berdasarkan persepsi dari informan-informan tersebut sepakat yakni kegiatan atau proses penyampaian pesan dari pengirim pesan (sender) kepada penerima pesan (receiver) melalui saluran (channel), baik secara langsung atau tidak langsung. Sementara definisi komunikasi organisasi menurut para informan adalah kegiatan dan bentuk komunikasi yang terjadi di dalam suatu lini organisasi yang ditujukan untuk publik tertentu, baik internal maupun eksternal serta baik dalam bentuk komunikasi interpersonal maupun komunikasi massa. Menurut para informan, komunikasi organisasi yang ada di dalam PT Bank XYZ Tbk memiliki beberapa karakteristik yaitu diantaranya komunikasi organisasinya terbagi-bagi secara vertikal maupun horizontal, pelaksana komunikasinya pun tersebar di berbaga unit fungsi organisasi terkait dan tidak secara terpusat (centralize), selain itu baik pesan yang akan disampaikan dan bagaimana menyampaikannya selalu disesuaikan dengan target audiensnya. Dari karakteristiknya tersebut, membuat komunikasi organisasi memiliki fungsi yang sangat penting bagi perusahaan yakni memiliki peran
70 dalam menjangkau seluruh stakeholder dan dalam menghindari adanya communication gap. Komunikasi organisasi juga memiliki peran yang penting dalam menunjang keberhasilan perusahaan yang berkelanjutan.
4.2.1. 2 Public Relations Tabel 4.2.1.2
Pertanyaan tentang
Ruang lingkup kegiatan Public Relations di PT Bank XYZ Tbk
Informan 2
Informan 3
Informan 4
Ruang lingkup Public
Kegiatan Public
Fungsi Public Relations
Relations menjalankan
Relations di Bank XYZ
itu ada dan dijalankan
beberapa fungsi
berada pada beberapa
oleh beberapa unit
komunikasi yakni
fungsi organisasi yang
terkait. Pada tahun
eksternal dan internal.
menangani komunikasi.
2012 dan tahun-tahun
Komunikasi terkait
Fungsi komunikasi ini
sebelumnya, fungsi
dengan pihak luar atau
sendiri terbagi menjadi
Public Relations di
informasi-informasi
internal dan eksternal,
jalankan oleh Corporate
perusahaan berada di
serta untuk beberapa
Communication yang
bawah tanggung jawab
fungsi produk, dan
membawahi Media
Media Relations,
project tertentu yang
Relations, Internal
termasuk hubungan
salah satunya saat ini
Communication, Event
dengan government.
sedang dijalankan, fungsi Management &
Kemudian untuk publik
komunikasi juga
Sponsorship, Corporate
internal merupakan
dilibatkan dalam hal
Social Responsibility,
tanggung jawab Internal tersebut, dan menjadi
dan Marketing
Communication.
salah satu bagian
Communication.
kegiatan PR.
Fungsi-fungsi itu
Selain itu ada Marketing Communication yang
Untuk fungsi PR dalam
terkait dengan external
lingkup komunikasi
branding dan
internal dipegang oleh
benar-benar menjalankan prinsipnya Public Relations, yakni menjalin komunikasi
71 komunikasi eksternal.
Internal Communication,
internal dan eksternal.
sementara untuk lingkup
Kemudian setelah
komunikasi eksternal
tahun 2013, beberapa
dipegang oleh beberapa
unit fungsi tersebut
unit yakni salah satunya
terpisah dan tersebar,
Marketing
namun tetap
Communication.
menjalankan fungsinya masing-masing.
Pertanyaan tentang
Employee relations
Informan 1
Informan 2
Informan 3
Informan 4
Kegiatan
Bank XYZ
Pembinaan
Employee
komunikasi
memiliki
employee relation relations yang ada
internal di Bank
beberapa wadah
di Bank XYZ
di Bank XYZ
XYZ salah
yang berkaitan
dilakukan salah
terjalin cukup
satunya bertujuan
dengan employee
satunya melalui
bagus. Dengan
untuk membina
relations, baik
komunikasi
adanya Internal
hubungan antara
wadah yang
internal. Hal-hal
Communication
karyawan dan
melalui
yang ingin
yang menjadi
perusahaan.
komunikasi
dibangun oleh
media bagi
langsung atau
perusahaan
karyawan untuk
tidak langsung.
melalui employee
dapat berinteraksi
relations adalah
ini membangun
diantaranya yang
employee
berkaitan dengan
relations.
Berbagai informasi diberikan untuk
Adanya media
menunjang
dan kegiatan
performa dari
internal
karyawan dan
perusahaan tidak
untuk pencapaian
hanya
tujuan
meingkatkan
perusahaan.
hubungan antar
Dengan jumlah karyawan tetap
karyawan dan pimpinan, tetapi
corporate culture. Hubungan dengan karyawan menjadi fokus yang penting terutama dalam
Melalui komunikasi internal yang ada, karyawan dapat berinteraksi dengan jajaran
72 yang berkisar
juga keluarga.
mencapai
management atau
kesuksesan
dengan sesama
perusahaan
karyawan yang
dengan
dapat
menanamkan
menghindari
budaya
adanya
perusahaan
kesalahpahaman
membangun
kepada seluruh
atau kurangnya
employee
karyawan melalui informasi.
relations yang
media
baik.
komunikasi dan
kurang lebih
Berbagai event
14.000 orang,
dan komunikasi
merupakan
dilaksanakan dari
tantangan yang
karyawan dan
besar bagi perusahaan dalam
untuk karyawan.
kegiatan internal perusahaan. (Sumber : Diolah dari hasil penelitian) Fungsi Public Relations di dalam PT Bank XYZ Tbk terbagi menjadi dua yakni internal dan eksternal. Fungsi-fungsinya tersebut diantaranya adalah media relation,government relation¸ internal communication & employee relations, marketing communication &branding, corporate social responsibility, serta event management & sponsorship. Dalam fungsinya tersebut, aktivitas Public Relations dilakukan oleh beberapa unit fungsi organisasi yang tersebar di sejumlah divisi. Employee relations sebagai salah satu bagian dari cakupan kegiatan Public Relations dijalankan oleh unit Internal Communication. Tujuan dari employee relations adalah untuk mengubungkan dan menjalin hubungan yang efektif, baik, dan efisien antara karyawam dengan perusahaan guna mencapai tujuan perusahaan. Bentuk employee relations yang dilakukan oleh Internal Communication diantaranya melalui beragam cara dan menggunakan beberapa media salahsatunya melalui media komunikasi dan interaksi karyawan, di mana pada media tersebut segala bentuk informasi dan komunikasi antar karyawan dan manajemen perusahaan dijalankan. Kemudian melalui media lain seperti pelaksanaan event internal untuk karyawan, pelaksanaan kegiatan karyawan misalnya kegiatan olahraga, dan juga kegiatan yang melibatkan tidak hanya karyawan tetapi juga pihak keluarga. Melalui employee relations ini diharapkan
73 dapat menghasilkan performa karyawan yang baik dan dapat menunjang pencapaian perusahaan.
4.2.1. 3 Internal Communication Tabel 4.2.1.3 Pertanyaan
Internal Communication sebagai pelaksana komunikasi
tentang
internal perusahaan
Informan 1
Informan 2
Informan 3
Informan 4
Internal
Sebagai pelaksana
Internal
Perusahaan
Communication
komunikasi
Communication
memerlukan
bertanggung
internal
dalam kegiatannya,
adanya divisi
jawab terhadap
perusahaan,
tidak hanya
yang dapat
penyelenggaraan
Internal
mengalirkan
menjembatani
komunikasi
Communication
informasi dari atas
komunikasi dari
internal
mengambil bagian
ke bawah, namun
Top of
Peusahaan dan
penting dalam
juga membantu
Management
penyebaran
menyediakan dan
penyaluran pesan
kepada
informasi ke
menyebarkan
dari bawah ke atas.
karyawan.
seluruh
informasi kepada
Serta bertanggung
Internal
karyawan, serta
seluruh karyawan.
jawab terhadap
Communication
penyebaran budaya
di Bank XYZ
Perusahaan kepada
ini sendiri
seluruh karyawan
sudah
termasuk
menjawab
untuk mengurangi adanya jarak komunikasi antara management dengan karyawan. Internal Communication memahami
Tercapainya komunikasi yang cepat, tepat, dan efektif merupakan salah satu tugas Internal Communication. Internal komunikasi mempunyai peranan untuk
mengkomunikasikan kebutuhan visi dan misi
tersebut dengan
perusahaan ke
baik.
dalam lingkup internal. Internal Communicationjuga
74 karakteristik
mensosialisasikan
memiliki tanggung
target
kepada seluruh
jawab untuk
audiensnya dan
karyawan
membantu setiap
berusaha
mengenai nilai-
bisnis unit terkait
menyesuaikan
nilai budaya yang
dengan segala
setiap pesan dan
baik, misalnya
pelaksanaan
media yang
melalui kegiatan,
komunikasi ke
digunakan untuk
dan kekeluargaan.
publik internal.
tujuan komunikasi internal yang efektif.
Pertanyaan tentang
Strategi dan metode komunikasi yang sedang berjalan di ruang lingkup internal
Informan 1
Informan 2
Informan 3
Strategi komunikasi
Strategi komunikasi
Strategi komunikasi
internal yang sedang
internal yang sedang
yang saat ini sedang
berjalan saat ini
dijalankan saat ini
dibangun dan dijalankan
menggunakan sistem
menggunakan pendekatan
lebih bersifat dua arah
terbagi ke dalam
konsep 3C, yakni Content
atau two way
beberapa bagian, yakni (concept), Channel (way
communication.
formal dan informal.
of communication) dan
Berbagai channel
Keduanya, baik
Creation (activity).
komunikasi dibangun
komunikasi formal dan Strategi yang pertama
untuk lebih
informal, dijalankan
adalah dengan
meningkatkan interaksi
dengan menggunakan
menentukkan pesan
dan kolaborasi sehingga
berbagai media
seperti apa yang ingin
terbangun sinergi di
komunikasi seperti
disampaikan (content),
seluruh stakeholders
elektronik, tertulis,
dalam hal ini disebut
Bank XYZ.
hingga visual dan tatap Ethos. Saat ini bentuk muka.
content pesan yang sedang dijalankan adalah salah
Salah satunya saat ini sedang dibangun portal
75 Metode yang
satunya terkait dengan
komunikasi internal
digunakan dalam
services, risk, dan GCG,
untuk seluruh karyawan
menjalankan
serta Corporate
Bank XYZ, dimana
komunikasi internal
Reputation. Kemudian
melalui portal ini,
yakni harus dilakukan
setelah menentukkan apa
karyawan dapat saling
secara terus menerus,
isi pesan yang ingin
berinteraksi satu sama
tidak bisa hanya
disampaikan, mulai
lain dan juga dengan
sekali, dan
menentukan bagaimana
karyawan di tingkat
menggunakan
cara penyampaian pesan
regional ASEAN.
berbagai cara atau
yakni salah satunya media
bervariasi. Bentuk
apa yang digunakan,
pesan yang
(channel) atau yang
disampaikan
disebut Logos. Media
menggunakan bahasa
penyampaian atau channel
yang jelas, bermakna,
dipilih dengan
namun jangan terlalu
memperhatikan
formal dan sopan
efektivitassaluran
karena akan
penyampaian dan cara
menimbulkan kesan
penyampaian pesan yang
boring.
kreatif, repetitif, dan
Bentuk komunikasi yang saat ini sedang dijalankan adalah segala bentuk penyampaian pesan terkait informasi perusahaan dan kegiatan karyawan menggunakan media e-mail blast, majalah internal yakni Bank XYZ News, employee’s gathering dan SMWA,
sesuai dengan pemikiran audiens. Setelah itu masuk ke dalam tahapan realisasi kegiatan atau yang disebut
Selain itu, penyampaian pesan melalui majalah internal dan e-mail blast masih terus dijalankan karena media tersebut merupakan bentuk penyebaran pesan secara massive paling baik. Namun saat ini, untuk kedua media tersebut sedang dikembangkan metode penyampaiannya agar lebih menarik, light, dan santai.
denganaktivitas(creation),
Salah satunya dengan
dalam tahap ini internal
lebih menambahkan
communication biasa
unsur-unsur gambar atau
menggunakan pendekatan
foto di setiap artikel pada
emosional (emotional
Bank XYZ News,
connection) seperti
menyampaikan
mengadakan kegiatan
informasi dengan artikel
yang melibatkan
yang dikemas dengan
karyawan dan
cerita yang menarik.
76 CEO Message, dan
keluarganya, seperti
Komunikasi dua arah
CEO Hotline.
kegiatan olahraga dan
yang lain juga terus
Kemudian untuk ke
rekreasi.
dijalankan seperti SMS
depannya saat ini
CEO Hotline dan
sedang berjalan
SMWA (Senior
pembuatan portal
Management Walk
komunikasi internal
About).
yakni XYZNet yang terhubung dengan regional group. Pertanyaan tentang
Fokus isu di dalam Internal Communication
Informan 1
Informan 2
Informan 3
Terdapay sejumlah isu
Ada beberapa isu yang
Isu yang menjadi fokus
yang menjadi fokus
muncul terkait dengan
di dalam kegiatan
dalam kegiatan
adanya perubahan-
komunikasi internal
komunikasi internal
perubahan yang terjadi di
disesuaikan dengan
Bank XYZ. Untuk isu
dalam perusahaan. Isu
kebutuhan setiap
yang menjadi
yang saat ini muncul dan
periode. Pada saat ini
perhatian dalam
sedang berkembang
yang menjadi fokus
penyampaian pesan
sehingga menjadi salah
adalah untuk
dalam komunikasi
satu perhatian adalah isu
membangun sistem atau
internal adalah pesan-
yang terkait dengan
budaya yang bersih, dan
pesan yang
kegiatan fraud,
menghindari hal yang
mengandung unsur
riskmanagement dan
berkaitan dengan fraud.
seperti SARA (suku,
winning culture.
adat, ras, dan agama), termasuk gender, dan lain-lain harus dihindari.
Fenomena yang ada saat ini memperlihatkan bahwa karyawan mempunyai tekanan, sehinggu kemudian memiliki tendensi untuk melakukan fraud.
77 Pertanyaan
Respon publik terhadap Internal Communication
tentang Informan 1
Informan 2
Respon terhadap Respon yang
Informan 3
Informan 4
Respon yang muncul Komunikasi yang
komunikasi
diterima dari
dari pesan-pesan
dijalankan oleh
internal dapat
adanya
yang disampaikan
Internal
dilihat dari segi
komunikasi
internal
Communication di
penerimanya,
tentu ada yang
communication pada
dalam perusahaan
yakni respon
positif dan ada
komunikasi
sudah cukup baik.
yang muncul
yang kurang
organisasi untuk
Dalam artian
cukup beragam,
positif atau
publik internal
bahwa,
dan tidak bisa
yang perlu
perusahaan cukup
management
di-
konfirmasi
positif, meskipun
sangat tahu dan
generalisasikan.
lebih lanjut.
masih ada beberapa
cukup
Ada yang
Secara
hal yang harus
mengoptimalkan
merespon secara
keseluruhan,
diperbaiki dan
semua saluran
positif, ada pula
respon yang
respon ini pun
channel
yang merespon
diberikan
menjadi tantangan
komunikasi yang
sedikit sinis dan
selama ini
bagi Internal
ada.
tidak sesuai
cukup baik,
Communication.
dengan tujuan
banyak respon
Publik internal
yang diinginkan
yang
sangat
dari komunikasi
menyimpulkan
menginginkan
tersebut, serta
bahwa
adanya komunikasi
ada pula yag
informasi yang
internal yang positif
berbeda
disampaikan
dan lebih efektif.
pengertian.
cukup dapat
Respon dari komunikasi juga berbeda untuk setiap jenis pesan, pesan
diterima. Namun ada juga beberapa masukan terkait
Komunikasi baik dalam bentuk interpersonal ataupun massa, keduanya telah dijalankan dengan cukup baik.
Respon masih
Karyawan sudah
sebatas feedback
merasakan bahwa
dari beberapa
komunikasi ini
karyawan, belum
arahnya positif dan
ada kesimpulan yang ada perkembangan. detail karena pada
78 yang ringan,
banyaknya
periode ini belum
menyenangkan
media
dilakukan lagi
dan yang tidak
komunikasi
survey terkait
menyenangkan
yang
tanggapan dan
akan langsung
digunakan,
respon dari
ada respon dan
tidak jarang
karyawan tentang
dampaknya.
membuat
komunikasi internal.
Pesan yang
audiens tidak
berat dan
memperhatikan
memiliki makna
informasi dari
dibaliknya,
pesan tersebut.
repsonnya tidak secara langsung muncul, ada proses. (Sumber : Diolah dari hasil penelitian) Internal Communication sebagai pelaksana komunikasi internal perusahaan bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan segala bentuk penyebaran informasi ke seluruh karyawan, mengurangi adanya jarak komunikasi antara management dengan karyawan, mensosialisasikan kepada seluruh karyawan mengenai nilai-nilai budaya perusahaan, serta mengadakan kegiatan-kegiatan
yang
melibatkan
karyawan.
Dalam
melaksanakan
kegiatannya, Internal Communication menggunakan strategi dan metode dengan membagi pesan dan komunikasi menjadi dua kategori yakni formal dan informal yang dalam penyebarannya, baik komunikasi formal dan informal, dijalankan dengan menggunakan berbagai media komunikasi seperti media elektronik, tertulis, hingga visual dan tatap muka. Strategi komunikasi yang saat ini sedang dibangun, menitikberatkan pada komunikasi dua arah (two-way communication) dan mengemas pesan menjadi lebih menarik, light¸ dan santai. Keseluruhan strategi tersebut dilakukan dengan menggunakan pendekatan konsep 3C, yakni pertama adalah Content (concept), menentukkan pesan seperti apa yang ingin disampaikan atau dalam hal ini disebut Ethos. Bentuk content pesan yang sedang dijalankan saat ini difokuskan kepada beberapa hal yang menjadi isu yakni
79 terkait dengan services, risk, fraud, dan GCG, serta Corporate Reputation. Kedua, Channel (way of communication) atau yang disebut Logos. Setelah menentukkan apa isi pesan yang ingin disampaikan, mulai menentukan bagaimana cara penyampaian pesan yakni salah satunya media apa yang digunakan. Media penyampaian atau channel dipilih dengan memperhatikan efektivitas saluran penyampaian dan cara penyampaian pesan yang kreatif, repetitif, dan sesuai dengan pemikiran audiens. Terakhir yakni Creation (activity), tahapan realisasi kegiatan atau yang disebut dengan aktivitas. Dalam tahap ini internal communication biasa menggunakan pendekatan emosional (emotional connection) seperti mengadakan kegiatan yang melibatkan karyawan dan keluarganya, seperti kegiatan olahraga dan rekreasi. Dari komunikasi yang dilakukan oleh Internal Communication tersebut, respon yang diterima cukup baik, meski belum sepenuhnya terbilang positif. Beberapa feedback yang diterima menunjukkan bahwa masih ada pesan yang belum dapat diterima dengan baik oleh karyawan. Seperti halnya pula yang dikatakan oleh Informan 4. Sebagai salah satu karyawan Bank XYZ, yang juga merupakan bagian dari publik internal dan pernah menjadi bagian dari tim Internal Communication, beliau memandang komunikasi internal terkadang masih dirasa kurang efektif, walaupun saat ini sudah semakin mengarah lebih baik. Hal ini menunjukkan bahwa Internal Communication masih harus memperbaiki dan mengkaji lagi strategi dan metode komunikasi yang digunakan, dan menghindari penggunaan media komunikasi yang terlalu banyak.
4.2.1. 4
Media Komunikasi Internal Tabel 4.2.1.4
Pertanyaan tentang
Media Komunikasi Internal Perusahaan
Informan 1
Informan 2
Informan 3
Media komunikasi
Jenis media komunikasi
Ada banyak media
internal yang digunakan
internal yang digunakan
komunikasi, mulai dari
80 cukup banyak,
bisa melalui media
media komunikasi
diantaranya ada e-mail
elektronik, bisa direct
elektronik yang
blast, majalah internal
langsung ke karyawan.
disediakan one-on-one
Bank XYZ News, SMS CEO Hotline, CEO Message, e-pass, XYZNet, dan beberapa media lainnya. Dari beberapa media tersebut, tidak ada satu media yang menjadi media andalan. Semua jenis media komunikasi internal tersebut memiliki perannya masing-masing dalam menyampaikan pesan, karena media tersebut memiliki karakteristik, kelebihan, serta kekurangannya masing-masing. Penggunaan tiap-tiap jenis media internal tersebut disesuaikan dengan jenis pesan dan target audiens yang dituju.
Untuk media elektronik, biasanya menggunakan e-mail blast, e-pass, SMS CEO Hotline, CEO Message, digital media, video conference.
ke seluruh karyawan, ada juga yang secara massal, dan ada juga yang sifatnya tatap muka atau pertemuanpertemuan.
Kemudian untuk jenis
CEO Hotline adalah
media cetak
bentuk media
menggunakan majalah
komunikasi di mana
internal perusahaan yakni karyawan dapat Bank XYZ News, poster,
memberikan masukkan
banner, dan lain-lain.
untuk berbagai aspek
Serta untuk komunikasi
yang disampaikan
langsung (direct) media
langsung kepada CEO.
yang digunakan adalah
Sementara, XYZNet
melalui kegiatan internal
adalah satu channel
event, Safari Ramadhan,
komunikasi bukan
Halal Bihalal, Gema
hanya interaksi
Natal, SMWA &Open
diantara karyawan
House, kegiatan dan
Bank XYZ tetapi juga
kejuaran olahraga
interaksi dan kolabrasi
internal.
untuk seluruh karyawan di lingkungan XYZ Group di 4 negara. Kemudian untuk media cetak, ada Bank XYZ News yakni majalah internal milik
81 karyawan dan dari karyawan. Pertanyaan
Karakteristik media komunikasi majalah internal
tentang
Perusahaan ( Bank XYZ News)
Informan 1
Informan 2
Informan 3
Informan 4
Bank XYZ News
Bank XYZ News
Bank XYZ News
Karakteristik
adalah newsletter
sangat baik
diposisikan harus
majalah internal
atau majalah
sebagai alat
merupakan
Bank XYZ News
internal
komunikasi
majalah milik
pada era
perusahaan yang
internal.
karyawan dan
sebelumnya
bukan majalah
berbeda dengan
miliki
yang ada saat
management.
ini.
Dengan anggapan
Pada edisi awal
sebagai majalah
penerbitan,
milik karyawan,
konsep majalah
dibuat oleh karyawan dan ditujukan untuk karyawan. Karakteristik dari majalah internal adalah sebuah media berbetuk fisik yang dapat dimiliki dan dibaca berulang kali.
Media ini dibuat dari dan untuk karyawan. Semua informasi yang terkait dengan kebijakan, mengenai perusahaan, produk, dan lainlain, dapat disampaikan menggunakan
Pada Bank XYZ
media ini dan
News, banyak
dapat dilihat atau
fitur di dalamnya
dibaca berkali-
yang memang
kali.
sudah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan
Karyawan dapat ikut berpartisipasi dengan menuliskan cerita
artikel-artikel yang ini terkesan dimuat harus lebih
sangat
banyak memuat
coorporate,
kepentingan-
kaku, dan
kepentinga
formal.
karyawan dan bukan sematamata berisikan pesan dari top management. Profil-profil yang ditampilkan di dalam Bank XYZ News adalah profil karyawan yang
Media komunikasi seperti majalah, seharusnya dapat dibuat lebih fun, style, dan ringan. Saat ini bentuk dan isi majalah internal Bank
82 juga karyawan. Penyampaian pesan pada Bank
yang kemudian
tentu cukup
XYZ News lebih
dimuat di dalam
membanggakan,
terlihat memiliki
majalah internal.
punya potensi dan
karakter yang
layak untuk dibagi
santai dan lebih
kepada seluruh
disesuaikan
karyawan.
dengan
XYZ News ini juga dibuat ke dalam beberapa
karakteristik
bentuk atau cara,
karyawan Bank
yakni bentuk
XYZ.
cerita, iklan, gambar, komik, dan bentukbentuk lain yang menarik. Pertanyaan
Efektivitas Penggunaan Media Komunikasi Majalah
tentang
Internal Bank XYZ News
Informan 1
Informan 2
Informan 3
Informan 4
Tidak semua
Pesan yang
Efektivitas
Pada awal
media
disampaikan
penggunaan media
penerbitan Bank
komunikasi
melalui media
komunikasi intenal XYZ News,
internal dapat
komunikasi
sejauh ini belum
dilihat dari
dinyatakan
internal yang
dapat
bentuk, jumlah
efektif, ini
digunakan saat ini
dikategorikan
dan isi dari
tergantung dari
cukup dapat
seluruhnya efektif.
majalah tersebut
jenis pesan dan
diterima meskipun
audiensnya.
tidak seluruhnya
Penggunaan
berjalan efektif.
media
Masih terdapat
komunikasi
beberapa masukan
internal dapat
terkait banyaknya
dikategorikan ke
media komunikasi
Dengan total
dalam dua hal,
yang digunakan.
karyawan 14.000
Untuk majalah internal Bank XYZ News dilihat sudah
kurang cukup dikaegorikan efektif.
cukup efektif dan
Setelah
efisien.
dilakukan survei ke karyawan, bentuk dan isinya berubah
83 yakni cepat dan
Beberapa pesan
ditambah 14.000
menjadi lebih
tepat
yang disampaikan
yang non-head
light dan lebih
penyampaiannya,
atau yang
count dan
banyak
dan efektif.
diinformasikan
perhitungan rasio
mencakup
ada kalanya tidak
kurang lebih 1
informasi.
dilihat dengan
majalah dibaca
baik. Namun
oleh 5 orang
beberapa media
karyawan, didapat
komunikasi lain
hasil yakni sekitar
seperti majalah
5.000 eksemplar
internal Bank XYZ
yang dibutuhkan
dan sebagian dari
dan saat ini jumlah
informasi melalui
tersebut sudah
e-mail blast dapat
dapat dicapai oleh
dikategorikan
Internal
cukup efektif.
Communication.
seluruh karyawan
Penyampaian
Artinya dari segi
dalam waktu
pesan yang terlalu
perhitungan
yang singkat.
panjang juga
penyediaan dan
dapat mengurangi
penyebarannya ini
efektivitas
sudah sesuai
penggunaan
dengan jumlah
media komunikasi
karyawan.
Penggunaan media komunikasi internal yang cepat dan tepat, dapat disampaikan menggunakan email blastkarena pesan dapat langsung disebarkan ke
Sementara untuk penyampaian pesan yang efektif harus dilakukan dengan
internal.
Penyampaian pesan juga lebih efektif karena diarahkan menjadi komunikasi yang informal sehingga pesan lebih mudah dimengerti. Karyawan umumnya menginginkan pesan-pesan yang penting dan cukup berat seperti informasi terkait Anti
Majalah Bank XYZ Fraud, dapat
berbagai macam
diterbitkan 4 kali
disampaikan
cara, tidak bisa
dalam setahun
secara mudah
hanya
dengan jumlah
dan ringan.
mengandalkan
cetakan yang
beberapa media
mencukupi, dapat
saja salah satunya
dikatakan efektif
melalui majalah
sebagai media
internal Bank
penyampaian
Tim manajemen dari majalah internal ini sudah semakin cukup mampu
84 XYZ News.
informasi.
Namun, perlu
Karakteristik
disesuaikan
media dalam
dengan
bentuk buku atau
kebutuhan pesan,
majalah adalah
dan dilakukan secara terus menerus (continue) di beberapa edisi.
untuk mengemas pesan lebih santai dan lebih mudah dibaca atau dipahami.
pembacanya dapat
Beberapa waktu
selalu mengingat
terakhir ini,
informasi-
kemajuan dan
informasi tersebut
perkembangan
dengan mudah dan dari majalah
Untuk mengukur
dapat dibaca
internal sudah
efektivitas pesan
langsung, terus
semakin
dan komunikasi
menerus, dan
mengarah ke
itu sendiri juga
berulang kali.
tingkat efektif.
harus terlebih
Untuk dapat
dahulu dilakukan
menjadikan
survey untuk
majalah ini lebih
melihat apakah
efektif, perlu
pesan yang
didukung dengan
disampaikan sudah efektif atau belum.
pesan yang tidak terlalu berat dan terlalu banyak.
(Sumber : Diolah dari hasil penelitian) Media
komunikasi yang digunakan dalam kegiatan Internal
Communication cukup banyak dan beragam yang dibagi menjadi tiga jenis, media komunikasi tatap muka, cetak, dan elektronik. Dengan banyaknya media komunikasi yang ada yakni diantaranya E-mail blast, Bank XYZ News, CEO Hotline, CEO Message, E-pass, Senior Management Walk About, XYZNet, posters/banners, Digital Media Signage TV, dan Video Conference. Dari sekian banyak media komunikasi yang ada, masing-masing media tersebut memiliki karakteristik serta keunggulan dan kekurangannya yang harus disesuaikan dan dipertimbangkan saat digunakan dalam penyampaian pesan. Salah satunya
85 seperti media komunikasi majalah internal yakni Bank XYZ News. Bank XYZ News merupakan newsletter atau majalah internal perusahaan yang dibuat oleh karyawan dan ditujukan untuk karyawan. Sebagai majalah milik karyawan, artikel-artikel yang dimuat harus lebih banyak memuat kepentingan-kepentingan karyawan dan menampilkan profil-profil karyawan yang berprestasi, bukan semata-mata berisikan pesan dari top management. Penyampaian pesan pada Bank XYZ News ini dibuat ke dalam beragam bentuk atau cara, yakni dari mulai bentuk cerita, iklan, gambar, komik, dan bentuk-bentuk lain yang menarik. Dengan jumlah oplah yang saat ini mencapai 5.000 eksemplar, majalah Bank XYZ News sudah cukup mampu meng-cover penyebaran pesan kepada lebih dari 20.000 total karyawan. Di mana pada awal penerbitannya, majalah Bank XYZ News hanya dicetak dalam jumlah yang sedikit dan dengan jumlah halaman isi yang belum terlalu banyak. Meskipun sudah mengalami banyak perubahan dan perkembangan, efektivitas penggunaan majalah internal Bank XYZ News saat ini masih belum benar-benar efektif, dan hanya tergolong cukup efektif. Artinya, masih peru dilakukan perbaikan dan memaksimalkan strategi yang ada.
4.2.1. 5
Internal Branding dan Anti Fraud Brand Tabel 4.2.1.5
Pertanyaan tentang
Internal Branding dan kaitannya bagi Perusahaan
Informan 1
Informan 2
Informan 3
Informan 4
Internal
Brand adalah
Internal brand
Internal branding
branding adalah
sesuatu yang
adalah suatu
adalah apa yang
branding yang
dapat
bagian dari elemen menjadi gambaran
dilakukan di
membedakan
yang cukup
internal
dalam
Perusahaan dari
penting di
perusahaan yang
perusahaan, yang kompetitor lainnya. bisa mungkin
Perusahaan.
dilihat oleh publik
didengar di luar.
yang terkandung
Brand menjadi
Artinya branding ciri khas dari
Bagian elemen
di dalamnya yaitu
internal perusahaan. Internal
86 ini dilakukan
sebuah
pencitraan, serta
brandingpenting
kepada publik
Perusahaan dan
reputasi
bagi sebuah
internal
dibangun tidak
Perusahaan itu
perusahaan
perusahaan,
hanya ke luar,
sendiri.
terutama untuk
dengan ruang
tetapi penting
lingkup di dalam
juga dilakukan di
perusahaan yang
dalam.
dapat dibawa ke luar dan bisa diketahui oleh publik eksternal. Nilai-nilai budaya yang ada di Perusahaan yang biasanya dibuat menjadi brand internal
Sebelum sebuah
perusahaan di
menjalin
brand diluncurkan
dalam dan di luar
emotional
ke luar, dari
atau eksternal.
relationship
internalnya sudah
dengan
harus memahami
Perusahaan,
terlebih dahulu.
Budaya perusahaan yang ditanamkan kepada karyawan bisa
diharapkan bisa
brand.
karena tanpa adanya internal branding karyawan tidak mengenal perusahaan dengan baik sehingga
Publik internal seharusnya sudah lebih dahulu mengetahui dan memahami seperti apa brand perusahaan.
tidak terjalin emotional
Dengan adanya
relations.
internal branding,
menjadi citra
Salah satu
Perusahaan di
mekanisme untuk
mata publik
membentuk
eksternal.
culture di dalam
Perusahaan.
banyak.
karyawan bisa
menjadi internal
luar, dapat
karyawan yang
antara citra
nilai tersebut
dibanggakan ke
terhadap
memiliki jumlah
bagaimana
dikembangkan
hal yang patut
berpengaruh
Bank XYZ yang
Harus seimbang
Budaya atau
menjadi sesuatu
Internal branding
perusahaan adalah dengan melalui
Arti Brand itu
internal
sendiri bagi
branding,dan dari
publik internal otomatis dapat menjadi ambassador dan merepresentasikan brand tersebut untuk penciptaan brand eksternal.
87 Perusahaan
internal branding
adalah sebuah
itu juga dapat
citra atau
dicapai melalui
corporate image.
culture perusahaan.
Pertanyaan tentang
Anti Fraud sebagai salah satu internal brand Bank XYZ
Informan 1
Informan 2
Informan 3
Informan 4
Anti Fraud
Kampanye untuk
Perusahaan
Anti Fraud
merupakan salah
memberantas
memiliki beberapa
merupakan salah
satu nilai dan
kegiatan Fraud
nilai-nilai atau
satu bentuk
budaya
dilakukan melalui budaya yang
kampanye
perusahaan yang
sosialisai budaya
ditanamkan dan
perusahaan untuk
ditanamkan dan
Anti Fraud
dibangun di dalam
menghindari,
dikembangkan
kepada karyawan. lingkup publik
ke pada seluruh elemen internal perusahaan.
Kampanye dan sosialisasi tersebut
mengurangi atau
internal, salah
memberantas
satunya adalah
adanya kegiatan
budaya Anti
Fraud.
Fraud.
Fraud menjadi
diharapkan dapat
suatu objek yang
menjadi brand di
Perusahaan
terkait kampanye
sedang
dalam internal
memiliki
tersebut sudah
dikampanyekan
perusahaan.
manajemen yang
dilakukan dengan
oleh
khusus mengurusi
bagus, dan ke
management
Fraud serta
depannya bisa
perusahaan
bagaimana
menjadi citra
untuk dihindari
mengurangi
perusahaan.
dan dihilangkan.
adanya potensi
Dengan
Fraud tersebut.
melakukan
Internal
sosialisai terkait
Communication
budaya Anti
membantu
Komunikasi
88 Fraud ini
mensosialisasikan
diharapkan dapat
budaya tersebut
menjadi
untuk kemudian
karakteristik bagi
dapat menjadi
perusahaan yang
salah satu
kemudian dapat
corporate brand
dilihat sebagai
atau citra
citra atau image
perusahaan.
perusahaan.
Pertanyaan
Strategi komunikasi Internal Branding Anti Fraud
tentang
melalui majalah internal Bank XYZ News
Informan 1
Informan 2
Informan 3
Informan 4 (Tanggapan)
Dilakukan secara Strateginya
Komunikasi
Selama ini,
konsistem dan
adalah melalui
Internal Branding
komunikasi
tidak bisa hanya
artikel informasi
Anti Fraud
Internal Branding
sekali.
atau pesan-pesan
dilakukan salah
Anti Fraud pada
dari bisnis unit
satunya melalui
Bank XYZ News
terkait yang kita
media komunikasi
masih sebatas
kemas menjadi
yakni berupa
bacaan artikel
lebih mudah
majalah internal
yang berisi pesan-
dibaca.
atau Bank XYZ
pesan Anti Fraud.
News.
Walaupun saat ini
Metodenya dilakukan seperti brainstorming, harus terusmenerus disampaikan,
Kedepannya akan
lama kelamaan
dibuat dengan
Kegiatan
akan masuk.
konsep yang
komunikasi
berbeda yakni
tersebut harus
salah satunya
disampaikan
menggunakan
secara mudah dan
komik atau juga
light, tidak perlu
Jenis pesan
ditambah dengan
ditampilkan
seperti Anti
cerita-cerita dari
sebagai suatu
Tidak bisa hanya sebatas tulisan saja.
sudah sedikit ada perkembangan yakni adanya cerita mengenai prestasi karyawan dalam menggagalkan aktivitas Fraud,
89 Fraud ini
momok yang
bacaan mengenai
merupakan pesan berhubungan
menakutkan
tips bekerja yang
yang cukup
dengan Anti
karena isu Fraud
baik dan
berat, sehingga
Fraud.
itu sendiri
menghindari
perlu dibawakan
umumnya bagi
potensi Fraud,
dengan fitur
karyawan
dan lain-lain.
yang menarik
merupakan isu
dan beragam,
yang menakutkan.
seperti dalam bentuk cerita, iklan, gambar, atau yang sedang direncanakan adalah melalui sebuah bentuk komik.
karyawan yang
menghadirkan
Communication
gaya baru dalam
tidak ingin
penyampaian
membuat pesan itu
pesan tersebut
menjadi suatu hal
sehingga lebih
yang jauh dari
mudah dipahami
karyawan, ingin
dan menarik
membuatnya lebih
untuk dibaca.
dekat dengan
melakukan
keseharian
komunikasi
karyawan.
branding Anti Fraud ini, harus melibatkan seluruh jajaran, top-down manajemen harus terlibat. Tim internal communication bekerja sama dengan beberapa pihak.
untuk
Tim Internal
Dalam
internal
Perlu dicoba
Komunikasi pesan sudah cukup konsisten
Harus dibuat
dilakukan, artinya
artikel-artikel
ada sustainability
menarik yang
yang dilakukan di
blended di dalam
beberapa edisi dan
kehidupan sehari-
pesannya cukup
ari karyawan.
beragam.
Pesan disampaikan dalam bentuk indoktrinasi halus sehingga karyawan tanpa disadari akan memaknai pesan
Penyampaian pesannya juga sudah cukup disesuaikan dengan karakter pembacanya, meskipun masih
90 Pertama-tama
tersebut dan secara perlu dibuat lebih
harus tahu apa
spontan mereka
menarik dan lebih
yang diinginkan
akan
general
oleh Anti Fraud
membawanya ke
karakteristik
Management
dalam aktivitas
pesannya.
untuk
dan
disampaikan ke
melakukannya.
publik. Tim internal communication memahami maknanya dan menerjemahkan dalam bentuk informasi, artikel cerita, gambar
Bentuk penyampaian pesan dapat juga menggunakan cerita-cerita yang menarik, dan bisa dibawakan dalam bentuk komik.
atau apapun
Dalam melakukan
yang ditampilkan
komunikasi ini,
di Bank XYZ
banyak pihak yang
News.
dikoordinasikan.
Untuk dapat
Mulai dari pihak
mengemas pesan
internal yakni unit
tersebut tim
Anti Fraud
Internal
Management, Risk
Communication
Management,
melibatkan unit
Human Resources,
atau pihak lain
Compliance, dan
seperti
Legal. Kemudian
Compliance,
pihak lain yang
Risk, Operation,
juga memiliki
dan juga pihak
peranan dalam
eksternal
komunikasi in dan
misalnya vendor
yang selama ini
91 pembuat komik
cukup
atau ilustrator
bersinggungan
gambar.
dengan aktivitasaktivitas yang potensial mengarah kepada Fraud.
Pertanyaan tentang
Tantangan komunikasi Internal Branding Anti Fraud melalui Bank XYZ News
Informasi 1
Informasi 2
Informasi 3
Ada beberapa hal yang
Banyaknya bisnis unit
Tantangannya adalah dari
menjadi tantangan
yang terkait dengan
segi dinamika atau
dalam komunikasi
komunikasi ini dan juga
perkembangan transaksi-
Internal Branding Anti
cukup tersebar,
transaksi maupun
Fraud terutama
terkadang sedikit
aktivitas yang dilakukan
melalui Bank XYZ
menyulitkan dalam
oleh karyawan.
News.
penyampaian pesan.
Pertama, komunikasi
Kemudian yang menjadi
potensi Anti Fraud itu
keinginan untuk
tantangan selanjutnya
selalu berkembang, dan
menampilkan dan
adalah bagaimana untuk
hubungan-hubungan
mengemas pesan
memahami keinginan
dengan nasabah maupun
menjadi suatu bentuk
karyawan atau target
pihak ketiga lainnya juga
yang berbeda, menarik, terkait dengan dan mudah dipahami
komunikasi Internal
oleh karyawan.
Branding Anti Fraud ini.
Harus mengetahui bentuk seperti apa yang dapat membedakan dari yang
Karena pesan ini merupakan pesan yang ditujukan kepada karyawan, maka karakteristik karyawan
Bentuk atau potensi-
semakin kompleks. Tim Internal Communication harus selalu update mengikuti perkembangan berita terkait aktivitas tersebut untuk menjadi perhatian
92 sebelum-sebelumnya. Kemudian dari segi biaya. Untuk membuat pesan menjadi sesuatu
yang jumlahnya belasan
dalam melakukan
ribu ini harus bisa
komunikasi tersebut.
dijadikan dalam satu pesan yang general.
Tantangan selanjutnya adalah bagaimana untuk
yang menarik dan
Selain itu, intensitas dan
dapat men-supervisi ke
berbeda, perlu juga
periode penerbitan yang
seluruh jumlah karyawan
disesuaikan dengan
dilakukan secara
secara merata mengenai
budget yang ada. Tidak triwulan membuat
informasi Anti Fraud
bisa sembarang
penyampaian pesan
tersebut, mulai dari aspek
membuat sesuatu yang
tersebut tidak bisa
pembinaan, monitoring,
akhirnya menjadi over
berjalan cepat , namun
dan lain-lain untuk
budget.
tetap dapat dilakukan
kemudian dapat
secara terus menerus dan
dituangkan ke dalam
berkelanjutan.
pesan komunikasi yang
Kemudian pendistribusian majalah yang masih
menarik.
perlu ditingkatkan
Kemudian menyadarkan
efisiensi dan
kepada khalayak target
efketivitasnya.
bahwa Anti Fraud ini
Apakah perlu menambah cetakan untuk memperluas pendistribusian.
bukan hanya menjadi tanggung jawab pihakpihak tertentu saja, namun menjadi tanggung jawab bersama yakni
Dan yang terakhir
termasuk maisng-masing
adalah tantangan untuk
supervisor dari seluruh
bagaimana mengajak
unit.
karyawan untuk berpartisipasi dalam komunikasi Internal BrandingAnti Fraud ini. Dimulai dengan
93 pertama-tama membuat target tertarik untuk membaca, kemudian menangkap dan tahu mengenai pesan tersebut, lalu mengerti dan mulai mengikuti, kemudian yang terakhir dan yang paling tinggi adalah mulai ikut menyebarkan. (Sumber : Diolah dari hasil penelitian) Brand adalah sesuatu yang dapat membedakan Perusahaan dari kompetitor lainnya, menjadi ciri khas dari sebuah Perusahaan dan dibangun tidak hanya ke luar, tetapi penting juga dilakukan di dalam. Artinya branding ini dilakukan kepada publik internal perusahaan, dengan ruang lingkup di dalam perusahaan yang dapat dibawa ke luar dan bisa diketahui oleh publik eksternal. Budaya perusahaan yang ditanamkan kepada karyawan bisa dikembangkan menjadi internal brand. Internal branding berpengaruh terhadap bagaimana karyawan bisa menjalin emotional relationship dengan Perusahaan. Hal ini penting bagi sebuah perusahaan terutama untuk Bank XYZ yang memiliki jumlah karyawan yang banyak. Salah satu nilai perusahaan yang menjadi brand internal adalah budaya Anti Fraud. Ini merupakan salah satu nilai dan budaya perusahaan yang ditanamkan dan dikembangkan ke pada seluruh elemen internal perusahaan,
melalui
kampanye
untuk
menghindari,
mengurangi
atau
memberantas adanya kegiatan Fraud. Dengan melakukan sosialisai terkait budaya Anti Fraud ini diharapkan dapat menjadi karakteristik bagi perusahaan yang kemudian dapat dilihat sebagai citra atau corporate image. Komunikasi Internal Branding Anti Fraud dilakukan salah satunya melalui media komunikasi yakni majalah internal atau Bank XYZ News. Kegiatan komunikasi tersebut harus disampaikan secara mudah dan light, tidak
94 perlu ditampilkan sebagai suatu momok yang menakutkan karena isu Fraud itu sendiri umumnya bagi karyawan merupakan isu yang menakutkan. Jenis pesan seperti Anti Fraud ini merupakan pesan yang cukup berat, sehingga perlu dibawakan dengan fitur yang menarik dan beragam, seperti dalam bentuk cerita, iklan, gambar, atau yang sedang direncanakan adalah melalui sebuah bentuk komik, tidak bisa hanya sebatas tulisan saja. Tim Internal Communication ingin membuat pesan itu menjadi suatu hal yang lebih dekat dengan keseharian karyawan. Harus dibuat artikel-artikel menarik yang blended di dalam kehidupan sehari-ari karyawan. Pesan disampaikan dalam bentuk indoktrinasi halus sehingga karyawan tanpa disadari akan memaknai pesan tersebut dan secara
spontan
mereka
akan
membawanya
ke
dalam
aktivitas
dan
melakukannya. Metodenya dilakukan seperti brainstorming, secara konsisten dan tidak bisa hanya sekali, harus terus-menerus disampaikan lama-kelamaan akan masuk. Dalam melakukan komunikasi internal branding Anti Fraud ini, banyak pihak yang dikoordinasikan, melibatkan seluruh jajaran, top-down manajemen. Pertama-tama harus tahu apa yang diinginkan oleh Anti Fraud Management untuk disampaikan ke publik. Tim internal communication memahami maknanya dan menerjemahkan dalam bentuk informasi, artikel cerita, gambar atau apapun yang ditampilkan di Bank XYZ News. Untuk dapat mengemas pesan tersebut tim Internal Communication melibatkan unit atau pihak lain seperti Compliance, Risk, Operation, dan unit fungsi lain yang berkaitan dengan Fraud serta pihak eksternal misalnya vendor pembuat komik atau ilustrator gambar. Cukup banyak ditemukan tantangan dalam penyampaian internal brand Anti Fraud melalui Bank XYZ News ini. Pertama, dari segi konsep komunikasi. Adanya keinginan untuk menampilkan dan mengemas pesan menjadi suatu bentuk yang berbeda, menarik, mudah dipahami oleh karyawan, dan sesuai dengan keinginan karyawan atau target komunikasi. Kedua, dari segi dinamika atau perkembangan transaksi-transaksi maupun aktivitas yang dilakukan oleh karyawan. Bentuk atau potensi-potensi Anti Fraud itu selalu berkembang, dan hubungan-hubungan dengan nasabah maupun pihak ketiga lainnya juga semakin kompleks, dan bagaimana untuk dapat men-supervisi ke seluruh karyawan secara merata mengenai informasi Anti Fraud tersebut, mulai
95 dari aspek pembinaan, monitoring, dan lain-lain untuk kemudian dapat dituangkan ke dalam pesan komunikasi yang menarik. Yang terakhir adalah tantangan dari segi biaya. Untuk membuat pesan menjadi sesuatu yang menarik dan berbeda, perlu juga disesuaikan dengan budget yang ada. Tidak bisa sembarang membuat sesuatu yang akhirnya menjadi over budget.
4.2.2 Pembahasan 1. Strategi
komunikasi
yang
digunakan
oleh
tim
Internal
Communication PT Bank XYZ Tbk, melalui Bank XYZ News dalam membangun brand Anti Fraud di kalangan karyawan Definisi komunikasi menurut konsep-konsep yakni, komunikasi adalahproses pertukaran pikiran melalui kegiatan penciptaan pesan oleh sender (pengirim pesan) yang dikirimkan
menggunakan media atau
saluran tertentu untuk kemudian diterima dan dilakukan penafsiran pesan oleh receiver (penerima pesan) yang nantinya akan menghasilkan feedback (umpan balik) untuk tujuan agar tercapai saling pengertian (mutual understanding) antara kedua belah pihak tersebut. Terkait hal yang dijelaskan pada definisi konsep komunikasi diatas, pada kegiatan atau proses penyampaian pesan Anti FraudBrand (message) dilakukan oleh internal communication(sender) kepada seluruh karyawanPT Bank XYZ Tbk (receiver) menggunakansalah satu media internal yakni melalui media komunikasi berupa majalah internal atau Bank XYZ News (channel). Kegiatan komunikasi di dalam PT Bank XYZ menggunakan pendekatan 3C dalam sebagai strategi komunikasi yang efektif. Hal ini juga yang digunakan dalam membangun Anti Fraud branddi kalangan karyawan melalui Bank XYZ News dilakukan dengan pendekatan: a. Content (Concepts) Pembuatan isi pesan menggunakan fitur yang menarik, harus disampaikan secara mudah dan light, tidak perlu ditampilkan sebagai suatu momok yang menakutkan karena isu Fraud itu sendiri umumnya bagi karyawan merupakan isu yang
96 menakutkan. Dibawakan dengan fitur yang menarik dan beragam, seperti dalam bentuk cerita, iklan, gambar, atau yang sedang direncanakan adalah melalui sebuah bentuk komik. Harus dibuat artikel-artikel atau cerita komik yang menarik yang blended di dalam kehidupan sehari-ari karyawan. b. Channel ( Ways of Communication) Pesan disampaikan dalam bentuk indoktrinasi halus sehingga karyawan tanpa disadari akan memaknai pesan tersebut dan secara spontan mereka akan membawanya ke dalam aktivitas dan melakukannya.Metodenya dilakukan seperti brainstorming, secara konsisten dan tidak bisa hanya sekali, harus terusmenerus disampaikan. c. Creation (Activity) Melibatkan seluruh jajarantop-down manajemen dari berbagai unit fungsi organisasi dengan menggunakan pendekatan emotional connection kepada karyawan. Dari pendekatan tersebut, menurut sumber yang didapat dari dokumen perusahaan yakni bahan presentasi meeting sub direktorat Internal Communication bulan Januari tahun 2014, strategi penulisan pesan Anti Fraud dalam Bank XYZ news juga dilakukan dengan memperhatikan enam poin yang menjadi pedoman yakni diantaranya: a. Creative: Mengemas pesan secara kreatif, menarik, dan fresh. Membuat pesan agar dapat dengan mudah diterima oleh audiens. b. Compelling : Memberikan pemahaman mendalam tentang kelompok sasaran internal dan kebutuhan komunikasi, informasi mereka. c. Consistent: audiens
Menyampaikan satu pesan ke seluruh kelompok
untuk
menghindari
kebingungan
antar
group,
dan
melakukannya secara berulang (repeat). d. Correct Stage : Menetapkan pesan pada tingkat yang sesuai, didasarkan pada visi dan misi perusahaan, dan kemudian memberikan penjelasan setelahnya. e. Timely : Seluruh kelompok audiens diberikan pesan yang sesuai. Pesan disampaikan di waktu yang tepat kepada audiens terkait.
97 f. Visible: Menggunakan materi promosi yang mampu membuat pesan terlihat bagi dan mampu bertindak sebagai pengingat serta membuat pesan menggunakan bahan promosi yang merupakan bagian dari staf. Bila dilihat dari konsep strategi komunikasi PRmenurut Cutlip & Broom, apa yang dilakukan oleh Internal Communication PT Bank XYZ Tbk termasuk ke dalam kategori dari poin-poin yang ada di konsep ini. Konsep strategi PR tersebut dikenal dengan istilah 7C yakni, credibility, contex, content, clarity, continuity dan consistency, channel(saluan), serta capability of the audience (kapabilitas khalayak). (Ruslan, 2012 : 122123) Kemudian dari sisi konsep internal branding, di mana untuk membangun internal brand menurut Grossman (2008) adalah salah satunya melalui model iBrand yakni: 1. Identifikasi hasil usaha yang dicari 2. Menentukkan dimana audiens utama berasal dan libatkan mereka. 3. Mengidentifikasi tujuan komunikasi 4. Mengembangkan pesan inti dan lakukan pengujian 5. Membuat sebuah tema internal dan identitas visual yang didasarkan secara strategis 6. Mengembangkan
rencana
komunikasi
dan
menyelaraskan
manajemen 7. Mengembangkan alat, rangkaian, dan sampaikan 8. Evaluasi Meskipun tidak menggunakan dan mengadopsi seutuhnya model iBrand dalam membangun internal brand Anti Fraud, namun Internal Communication dalam prakteknya secara garis besar menggunakan konsep yang serupa dalam beberapa aspek. Seperti yang dijelaskan oleh informan 1 & 3 yang dapat disimpulkan bahwa strategi yang digunakan adalah dengan mencoba membuat tema internal dan identitas visual (melalui penggunaan gambar dan komik) yang dikemas secara menarik
98 dan light. Di mana hal tersebut juga disesuaikan dengan tujuan komunikasi yang sudah diidentifikasi sebelumnya. Namun, bila dilihat dari sisi strategi komunikasi organisasi, hal ini sedikit berbeda dari konsep penyampaian komunikasi ke bawah yang dijelaskan oleh Pace (dalam Mohammad, 2007) yakni penyampaian pesan dalam komunikasi internal ke bawah menggunakan metode yang terdiri dari beberapa kriteria yakni, ketersediaan metode yang ada, pertimbangan biaya, dampak, relevansi, respons dan skil dari pengirim pesan serta penerima pesannya. Namun, implementasi strategi penyampaian pesan komunikasi Anti Fraud kepada karyawan PT Bank XYZ Tbk tersebut yakni menurut konsep yang dijelaskan dalam Kriyantono (2008) adalah tergolong mengarah kepada penggunaan dua konsep dari message appeals atau daya tarik pesan yakni dengan menyajikan secara humoris dan dengan desain yang menarik. Meskipun dalam aplikasinya, tidak semua indikator dari konsep message appeals diimplementasikan. Kemudian secara konsep teknik penyampaian pesannya juga sudah sesuai dengan konsep PR Writing yakni menggarap pesan dengan gaya penulisan lisan, menggunakan bahasa yang santai, sederhana, singkat dan to the point¸serta fokus pada inti pesan. Hal ini juga dibenarkan oleh informan 4 (informan pembanding), bahwa apa yang disampaikan oleh Internal Communication terhadap pesan Anti Fraud saat ini sudah lebih menggunakan gaya bahwa dan penyampaian yang sederhana, singkat, jelas, santai dan menarik. Sehingga dapat dikatakan bahwa strategi yang digunakan oleh PT Bank XYZ Tbk dalam membangun brand anti fraud ini secara general sedikit menggunakan gabungan dari strategi yang ada pada konsep strategi PR, model internal brand, dan strategi komunikasi internal organisasi (komunikasi ke bawah). Di mana dalam prakteknya, Internal Communication lebih banyak menggunakan strategi yang disesuaikan dengan kondisi, keadaan, dan kebutuhan perusahaan serta tidak seutuhnya mengadopsi dari konsep yang ada.
99 2. Alur mekanisme dalam penyampaian setiap pesan branding yang dilakukan oleh Internal Communication PT Bank XYZ Tbk melalui Bank XYZ News Pace & Faules (2006) menjelaskan bahwa, terdapat empat arah formal aliran infomasi dalam komunikasi organisasi, komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, komunikasi horisontal, dan komunikasi lintassaluran. Sementara berdasarkan hasil penelitian, PT Bank XYZ Tbk membagi komunikasi organisasinya secara vertikal maupun horizontal. Komunikasi vertikal mencakup komunikasi ke atas dan ke bawah, yakni komunikasi dari pimpinan kepada karyawan, serta dari karyawan kepada atasan. Kemudian komunikasi horizontal yakni komunikasi antara seluruh karyawan di dalam suatu perusahaan, baik dalam satu divisi maupun lintas divisi. Dalam menyampaikan pesaninternal branding Anti Fraud ini, kedua alur komunikasi tersebut digunakan. Banyak pihak yang dikoordinasikan dan melibatkan seluruh jajaran, top-down manajemen. Berdasarkan paparan hasil wawancara, dijelaskan bahwa mekanisme penyampaian setiap pesan brandingyakni pertama-tama tim Internal Communication harus tahu apa yang diinginkan oleh Anti Fraud Management
untuk
disampaikan
ke
publik.
Tim
internal
communicationmulai memahami maknanya dan menerjemahkan dalam bentuk informasi, artikel cerita, gambar atau apapun yang kemudian ditampilkan di Bank XYZ News.Untuk dapat mengemas pesan tersebut tim Internal Communication melibatkan unit atau pihak lain seperti Compliance, Risk, Operation, dan unit fungsi lain yang berkaitan dengan Fraud serta pihak eksternal misalnya vendor pembuat komik atau ilustrator gambar. Lebih jelasnya, berdasarkan data yang diperoleh dari penelusuran dokumen perusahaan, alur penyampaian pesan branding oleh Internal Communication melalui Bank XYZ Newsadalah sebagai berikut: 1) Penyusunan materi konsep Bank XYZ News oleh Internal Communication 2) Pengumpulan materi oleh Internal Communication yang sesuai dengan tema dan topik yang telah ditentukan. Materi bisa didapatkan dari:
100 a) Kontribusi staff b) Seluruh Direktorat Bank XYZ 3) Pengiriman materi yang telah terkumpul kepada vendor untuk pembuatan desain dan lay out. 4) Review terhadap lay out dan desain vendor 5) Materi yang telah ditata ke dalam desain dan lay out, akan dimintakan approval tertulis dari kontributor informasi 6) Setelah mendapat persetujuan dari kontributor, draft lay out dibuat dalam bentuk dummy usulan 7) Dummy yang sudah jadi dimintakan persetujuan kepada Group Head of Internal Communication dan Board of
Director
terkait 8) Dummy yang telah mendapat persetujuan dikirimkan ke vendor untuk dicetak 9) Pemeriksaan final terhadap hasil cetak 10) Pendataan kembali jatah pengiriman ke masing-masing unit kerja 11) Monitoring terhadap proses distribusi ke seluruh Bank XYZ
101 Internal Communication
Pemohon
Pihak Ke-3
Proses A.1 Pemberitahuan ke seluruh Direktorat
Mengirimkan materi dan foto
Review
Memenuhi/ Tidak
Tidak
Penyesuaian atau penggantian materi
Ya
Pembuatan design & lay out
Review oleh PIC 2 Hari Tidak
Ya
Review materi
Setuju/ Tidak Ya
Setuju/ Tidak
Koreksi
Review oleh PIC
2 Hari
Tidak
7 Hari
Review oleh Direct Supervisor Tidak
Setuju/ Tidak
7 Hari
Proses A.3 Ya Pemeriksaan akhir
Keterangan
Proses A.1 1. Internal Communication melalui PIC yang ditunjuk mengirimkan pemberitahuan ke seluruh Direktorat bahwa Majalah Internal akan diterbitkan. Dan untuk mengirimkan artikel yang berkaitan dengan up date 30 Hari produk, event yang diselenggarakan, maupun kegiatan karyawan untuk dimuat kedalam Majalah Internal.
Mulai
Proses A.2
SLA
Cetak
Distribusi 7 Hari Selesai
Proses A.2 1. Tiap-tiap Direktorat mengirimkan materi dan foto kepada PIC Majalah Internal. 2. PIC melakukan review atas materi dan foto yang dikirimkan dan melakukan proses editing sesuai standard corporate. 3. Secara Paralel PIC juga melakukan pembuatan design dan lay out majalah bekerja sama dengan pihak ke 3. 4. Setelah selesai design dan lay out jadi, PIC meneruskannya kepada pemohon untuk di review materinya. 5. Jika pemohon tidak setuju maka dilakukan koreksi oleh PIC yang melibatkan pihak ke-3. Setelah koreksi selesai dilakukan maka dimintakan persetujuan lagi kepada pemohon sampai dengan diperoleh persetujuan. 6. Apabila User setuju dengan materi yang ada pada draft, PIC meneruskan kepada Direct Supervisor sampai dengan Head of Internal Communication untuk mendapat persetujuan. Proses A.3 1. PIC memastikan bahwa semua materi dan design sudah benar serta tidak terdapat salah ketik sebelum masuk ke proses cetak. 2. PIC Mendistribusikan Majalah Internal yang telah cetak ke seluruh Direktorat sesuai kuota yang ditentukan
Gambar 4.2.2 Flowchart SOP Majalah Internal (Sumber: Dokumen Perusahaan) Dari hasil penelitian tersebut, menurut Pace & Faules (2006) alur komunikasi yang digunakan oleh Internal Communication PT Bank XYZ Tbk dalam membangun pesan Anti Fraud Brand melalui media majalah internal tergolong menggunakan pendekatan dua dari empat aliran
102 komunikasi organisasi meskipun ada beberapa penyesuaian dan perubahan dalam prakteknya.
3. Hambatan dan tantanganInternal Communication PT Bank XYZ Tbk dalam menjalankan fungsinya sebagai salah satu PR internal untuk membangun brand Anti Fraud di kalangan karyawan Dalam menjalankan fungsinya sebagai salah satu PR internal untuk membangun brand Anti Fraud di kalangan karyawan, Internal Communication tidak jarang menemukan hambatan dan tantangan yakni diantaranya terbagi menjadi 3: 1) Hambatan Teknis Pertama, dari segi konsep komunikasi. Adanya keinginan untuk menampilkan dan mengemas pesan menjadi suatu bentuk yang berbeda, menarik, mudah dipahami oleh karyawan, dan sesuai dengan keinginan karyawan atau target komunikasi. 2) Hambatan Praktis Kedua, dari segi dinamika atau perkembangan transaksi-transaksi maupun aktivitas yang dilakukan oleh karyawan. Bentuk atau potensi-potensi Anti Fraud itu selalu berkembang, dan hubunganhubungan dengan nasabah maupun pihak ketiga lainnya juga semakin kompleks, dan bagaimana untuk dapat men-supervisi ke seluruh karyawan secara merata mengenai informasi Anti Fraud tersebut, mulai dari aspek pembinaan, monitoring, dan lain-lain untuk kemudian dapat dituangkan ke dalam pesan komunikasi yang menarik. 3) Hambatan Lainnya Yang terakhir adalah tantangan dari segi biaya. Untuk membuat pesan menjadi sesuatu yang menarik dan berbeda, perlu juga disesuaikan dengan budget yang ada. Tidak bisa sembarang membuat sesuatu yang akhirnya menjadi over budget.
103 Secara garis besar, hambatan yang dirasakan oleh tim Internal Communicaton ini tergolong ke dalam faktor-faktor yang menghambat komunikasi organisasi seperti yang dijelaskan dalam buku. Yakni menurut Muhammad (2007) faktor yang menghambat pelaksanaan komunikasi organisasi adalah pada umumnya dikarenakan oleh beberapa hal berikut, 1) Orang mengamati sesuatu secara seleksi 2) Orang melihat sesuatu konsisten dengan apa yang mereka percayai 3) Bahasa itu sendiri kadang-kadang kurang tepat 4) Arti suatu pesan terjadi pada level isi dan hubungan 5) Distrorsi diperkuat oleh tidak adanya konsistensi bahasa verbal dan nonverbal 6) Pesan yang meragukan sering mengarahkan pada gangguan 7) Kcenderungan memori ke arah penajaman dan penyamarataan detail 8) Motivasi mungkin membangkitkan distrorsi pesan
104
