BAB IV HASIL PENELITIAN
4.1. Gambaran Objek Penelitian 4.1.1. Profil Perusahaan Astra pertama kali didirikan sebagai perusahaan perdagangan umum di Jakarta pada tahun 1957 dengan nama PT Astra International Incorporated. Pada tahun 1990, dilakukan perubahan nama menjadi PT Astra International Tbk, seiring dengan pelepasan saham ke publik beserta pencatatan saham Perseroan di Bursa Efek Indonesia. Di usia yang ke-57 tahun saat ini, Astra telah berkembang menjadi salah satu perusahaan terbesar nasional. Hingga Maret 2013,Astra diperkuat dengan 198.863 orang karyawan di 182 perusahaan termasuk anak perusahaan, perusahaan asosiasi dan jointly controlled entities. Moto Astra adalah “Per Aspera Ad Astra”, yang berarti berjuang dan menembus segala tantangan untuk mencapai bintang – Insan Astra adalah pekerja cerdas, keras, ikhlas, dan tuntas. Moto ini selaras dengan tujuan yang ingin dicapai oleh Astra yakni sejahtera bersama bangsa. Adapun visi dan misi Astra dijabarkan sebagai berikut: •
Visi a) Menjadi perusahaan dengan pengelolaan terbaik di Asia Pasifik dengan penekanan pada pembangunan kompetensi sumber daya manusia, struktur keuangan yang solid, kepuasan pelanggan, dan efisiensi b) Menjadi perusahaan yang bertanggung jawab secara sosial dan ramah dengan lingkungannya
•
Misi a) Sejahtera bersama bangsa dengan memberikan nilai terbaik kepada stakeholder kami
49
50
Gambar 4.1 Perjalanan 57 tahun Astra
Ketekunan dalam menjalin kerja sama dan kemitraan dengan berbagai perusahaan ternama di mancanegara telah mengantarkan banyak peluang bagi Astra untuk melayani berbagai aspek kehidupan masyarakat Indonesia melalui 6 bidang usahanya, yang terdiri dari: Otomotif, Jasa Keuangan, Alat Berat dan Pertambangan, Agribisnis, Infrastruktur dan Logistik, serta Teknologi Informasi. Komitmen pada prinsip-prinsip luhur Catur Dharma juga terus mendorong interaksi nonbisnis yang luas dengan masyarakat Indonesia melalui berbagai program tanggung jawab sosial (CSR) di bidang Pendidikan, Lingkungan, Pengembangan Usaha Kecil dan Menengah (UKM) dan Kesehatan. Sistem dalam tata kelola perusahaan telah tertanam baik dalam filosofi Astra yang dikenal dengan “CATUR DHARMA”. Catur Dharma merupakan sumber dari segala sistem yang menjadi acuan dari semua nilai-nilai, prinsip, etika, dan
51
kebijakan perusahaan di seluruh Grup Astra. Adapun penjabaran Catur Dharma tersebut adalah: 1. Menjadi Milik Yang Bermanfaat Bagi Bangsa dan Negara 2. Memberikan Pelayanan Terbaik Kepada Pelanggan 3. Menghargai Individu dan Membina Kerjasama 4.Senantiasa Berusaha Mencapai Yang Terbaik
Dalam pengembangan sumber daya manusia, Astra berpedoman pada konsep bahwa karyawan adalah asset paling berharga yang dimiliki perusahaan. Dengan panduan People Roadmap, sistem Human Resources Development di Astra menjadi
jelas
dan
terstruktur
dengan
pola
pengelolaan
bakat
yang
berkesinambungan. Keberhasilan dalam implementasi konsep Human Asset Value jug telah membantu Astra dalam mempertahankan bakat-bakat yang unggul. Investasi di bidang pendidikan dan pelatihan terus menjadi salah satu prioritas utama, termasuk berbagai program executive dan managerial yang dijalankan oleh Astra Management and Development Institute (AMDI) untuk menunjang regenerasi kepemimpinan yang berkelanjutan serta program specialist yang sedang dirancang untuk menstimulasi lahirnya top performers di tingkat operasional. Manajemen juga melihat telah terbentuknya tingkat keterkaitan yang tinggi antara karyawan dan perusahaan, sehingga dapat memfasilitasi berjalannya sistem bisnis yang efektif melalui komunikasi dan sosialisasi strategi bisnis yang lancer dari tingkat top managemen Astra International ke setiap anak perusahaan dan individu karyawan. Hubungan dengan kalangan akademis juga dibina secara intensif melalui program Astra Ambassador untuk menarik minat lulusan terbaik bangsa. Seluruh jerih upaya tersebut telah membangun reputasi yang cemerlang dengan dinobatkannya Astra sebagai employer of choice oleh Boston Consulting Group dan AON Hewitt di tahun 2011 dan 2012.
4.1.2 Profil Program/Unit Kerja Astra memanfaatkan berbagai media untuk menjalin komunikasi yang efektif dan luas baik untuk kepentingan
internal maupun eksternal. Informasi penting
52
mengenai Perseroan dipublikasikan antara lain dalam website perusahaan, laporan tahunan, laporan kuartalan, siaran pers serta untuk menyampaikan dan menerima pesan dan menjalin komunikasi secara internal, terdapat beberapa saluran komunikasi yang digunakan oleh PT Astra International Tbk. Saluran komunikasi tersebut dapat dibagi dalam tiga bagian yakni: Cetak
: majalah internal, laporan tahunan (annual report), poster,
brosur, memo, newsletter Elektronik
: email, website, video conferencing, chat rooms, serta
intranet perusahaan bernama Astranet dan Kios Astranet Interpersonal : Genba, focus groups, social events, gathering Asra juga membuka saluran komunikasi yang seluas-luasnya bagi para pelanggan, antara lain melalui layanan customer service di outlet Astra, telepon hotline service dan melalui email di website perusahaan. Melalui sarana komunikasi tersebut, diharapkan pelanggan dapat dengan mudah memberikan saran dan masukan kepada Astra. Selama tahun 2013, total keluhan pelanggan yang disampaikan kepada Astra sebanyak 169, dibandingkan tahun 2012 yang berjumlah 147 keluhan, jumlah ini mengalami peningkatan sebesar 14,9%. Fungsi komunikasi antara perusahaan dengan para pemangku kepentingan internal, seperti karyawan, anak perusahaan dan kantor cabang, maupun eksternal, seperti masyarakat, pemerintah dan media masa, dikelola oleh Divisi Public Relations. Divisi ini mengelola saluran komunikasi secara efektif guna menjamin keterbukaan informasi sesuai dengan kebutuhan para pemangku kepentingan dan perundangan yang berlaku. Adapun struktur organisasi divisi public relations PT Astra International Tbk-Head Office adalah sebagai berikut:
53
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Corporate Communication-Public Relations Division PT Astra International Tbk
Gambar 4.3 Jobdesk Internal Relations, External Relations, dan Central Resources PT Astra International Tbk Dalam menjangkau ratusan ribu karyawan Astra yang tersebar luas di seluruh Nusantara, Divisi Public Relations menyadari akan perlunya suatu sistem komunikasi internal yang kokoh dan terintegrasi sehingga dapat mendukung
54
operasional Grup Astra secara baik dan tanpa hambatan komunikasi dan informasi yang berarti. Terkait dengan hal tersebut, Divisi Public Relations PT Astra International Tbk mengelola berbagai jenis media informasi, antara lain publikasi internal berupa Majalah Astra yang terbit selama bulanan dan Majalah Dinding Astra yang terbit dua bulan sekali, serta Astranet yang dikelola melalui kerja sama dengan Corporate Organization and Human Capital Development (CHCD). Astranet merupakan sarana informasi penting yang terkait perkembangan Perseroan dan melibatkan partisipasi aktif karyawan dalam menyumbang informasi dan saran kepada manajemen tentang kebutuhan dan kondisi di lingkungan perusahaan. Setiap bulan Astra mengirimkan update informasi tentang PT Astra International Tbk melalui siaran pers kinerja Astra, data mobil dan motor serta informasi kegiatan CSR Astra. Selama tahun 2013, Astra telah mengeluarkan 57 siaran pers, meningkat dibanding tahun 2012 sebanyak 50 siaran pers. Di tahun 2013 Astra juga telah melakukan empat kali kunjungan media, 21 kali wawancara, sembilan kali buka puasa bersama berbagai lapisan media serta enam kali konferensi pers. Divisi Public Relations pula mengelola tanggung jawab sosial perusahaan atau corporate social responsibility (CSR). Program CSR Astra diterapkan dalam inisiatif SATU Indonesia (Semangat Astra Terpadu Untuk Indonesia), yang merupakan langkah nyata Astra beserta delapan yayasan untuk berperan aktif berkontribusi meningkatkan kualitas masyarakat dan membangun keharmonisan dengan masyarakat serta lingkungan. SATU Indonesia dilaksanakan melalui karsa, cipta dan karya terpadu untuk memberikan nilai tambah bagi kemajuan bangsa Indonesia di Empat Pilar utama program CSR Astra: 1. Program Pendidikan: fokus pada pendidikan dasar dan menengah di wilayah pra-sejahtera di setiap lokasi sekitar instalasi Grup Astra 2. Program Income Generating Activity: fokus pada komunitas lokal dan subkontraktor Astra di setiap lokasi sekitar instalasi Grup Astra 3. Program Lingkungan: fokus pada program konservasi dan sanitasi bagi masyarakat 4. Program Kesehatan: fokus pada kesehatan ibu dan anak
55
Adapun pencapaian CSR Astra sampai akhir tahun 2013 adalah sebagai berikut:
Gambar 4.4 Pencapaian Kegiatan CSR Grup Astra
4.1.3 Profil Informan Informan I Nama
: BKS
Umur
: 42 tahun
Divisi
: Internal Relations
Jabatan
: Head of Internal Relations
Latar Belakang Pribadi
: BKS memiliki banyak pengalaman di bidang public
relations. Ia telah menjadi insan Astra di PT Astra International Tbk-Head Office sejak 2008. Ia telah berkarir di dunia radio broadcasting selama 12 tahun, pertama menjadi radio broadcaster di JPIFM dan Radio SASFM hingga menjadi General Manager di Radio AFM. Selain itu, ia semakin memperdalam kemampuan public relations dengan bergabung di Mc Cann-Erickson, Bates, Publicis hingga menjadi Group Account Director di DDB dari tahun 1999 hingga 2008. Setelah itu, ia bergabung insan Astra di PT Astra International Tbk-Head Office sebagai Head of
56
Internal Relations di Corporate Communication-Public Relations Division dari 2008 hingga sekarang. Alasan Pemilihan Informan : Ia menjadi titik tolak dari proses implementasi hingga pengembangan Astranet sampai sekarang sehingga peneliti menilai ia layak dijadikan sebagai informan karena pengetahuan yang ia miliki mengenai Astranet sangat mendalam. Informan II Nama
: MH
Umur
: 36 tahun
Divisi
: External Relations
Jabatan
: Head of External Relations
Latar Belakang Pribadi
: MH juga memiliki banyak pengalaman di bidang
public relations. Ia pernah bekerja di Metro TV selama 6 tahun sebagai production assistance dan SCTV selama 1 tahun sebagai produser assistance Liputan 6 Petang. Kemudian, pada tahun 2008 beliau mulai menjajaki karir di Astra International sebagai analis kemudian akhir tahun 2013, dipercaya untuk menduduki jabatan sebagai Head of External Public Relations PT Astra International Tbk. Alasan Pemilihan Informan : Ia menjabat sebagai Head of External Relations dan karena ia telah bekerja di Astra International selama 6 tahun sehingga peneliti menilai ia memiliki pengetahuan yang mendalam mengenai Astranet. Selain itu pula, MH yang melakukan supervisi atas strategi divisi eksternal relations dalam mengimplementasikan Astranet sebagai saluran komunikasi berbasis cyber-PR ini. Informan Ahli Nama
: Muhammad Ilham
Usia
: 28 tahun
Pendidikan
: 2005-2010 - S1 Jurusan Psikologi, Peminatan Industri & Sosial, Universitas Gadjah Mada (UGM) 2010-2012 - S2 Jurusan Corporate Communications, London School of Public Relations (LSPR) Jakarta
57
4.2 Hasil Penelitian 4.2.1 Strategi Astranet Sebagai Saluran Komunikasi Internal Berbasis Cyber Public Relations (Cyber-PR) Sebagaimana hasil penelitian Forrester yang menunjukan bahwa 69 persen dari pengguna intranet perusahaan mengkategorikan intranet perusahaan sangat penting, Astranet di PT Astra International Tbk-Head Office juga memainkan peranan yang penting karena sebagai media komunikasi internal yang berbasis virtual, Astranet mempermudah proses manajerial perusahaan. Pada tahun 2005, Astranet pertama kali dibuat untuk keperluan administratif yakni untuk proses pengajuan cuti dan claim obat bagi karyawan. Kemudian pada tahun 2009, Astranet diperbaharui oleh divisi public relations dengan menambahkan fungsi informatif dan edukatif. Dengan demikian Astranet tidak hanya berperan untuk segi administratif saja, namun juga sebagai sumber informasi yang menarik bagi karyawan sehingga bisa memberikan sisi edukasi yang bermanfaat guna menambah pengetahuan dan wawasan karyawan. “Kalau ditanya peran Astranet sebenarnya sih sistem yang baik yaa karena itu semua sudah tercomputerized jadi memudahkan kita juga, gak perlu banyak tanya dan terutama isi form ini form itu. Semua sudah ada di Astranet, tinggal klik-isi-dan submit, gitu…Yaa Astranet juga kan seperti kamu pernah bilang juga berperan sebagai saluran informasi dan komunikasi yaa..Sumber informasi lebih kepada karena ada kanal-kanal informasi kan disitu, lalu tentunya administrasi yaa tapi emang lebih banyak fungsi ke HR yaa aku liatnya.. Tapi bagus nya juga Astranet sebagai media komunikasi internal ditinjau dari sisi fungsional, dia tidak hanya bersifat informative, aku lihat ada sisi entertainment nya juga dari artikel-artikel menarik yang di post oleh masing-masing divisi.” (MH) Dengan penyajian informasi yang informatif dan edukatif tersebut, maka proses komunikasi yang terjalin di Astranet tentunya bersifat dinamis dan transaksional. Hal ini tentunya selaras dengan konsep komunikasi yang dinamis dan transaksional bahwa para peserta komunikasi dalam konteks ini pembaca Astranet mengalami perubahan sebagai hasil terjadinya komunikasi, baik berubah secara pandangan, pengetahuan, maupun perilakunya. (Mulyana, 2007: 120-122) Secara spesifik, Astranet diimplementasikan agar proses manajerial perusahaan guna mengkomunikasikan segala sesuatunya dapat berjalan secara efektif dan efisien karena sistem yang digunakan adalah berbasis cyber atau virtual. Akan tetapi, meskipun Astranet memiliki peran yang signifikan sebagai saluran komunikasi
58
internal, hal itu belum dapat menggantikan komunikasi tatap muka, terutama yang terjalin di divisi public relations PT Astra International Tbk sehingga dengan kata lain, komunikasi organisasi yang terjadi PT Astra International Tbk terjalin beriringan antara komunikasi berbasis cyber-PR melalui Astranet dengan komunikasi tatap muka antar individu-individu yang terlibat dalam proses komunikasi. Dalam konteks efisiensi, Astranet memang dinilai lebih efisien karena dengan hadirnya Astranet, target audiens yang dicapai dapat massive. “Astranet pada dasarnya dibuat memang sebagai media komunikasi bagi karyawan disini tapi yang berbasis virtual sehingga mempermudah sistem kerja yaa. Kalau dinilai dari angka 1 sampai 10, maka peran Astranet ini berada di angka 9 sih menurut saya karena memang peran nya sangat signifikan. Dari segi administrative misalnya, karyawan mau pesan mobil disitu, submit cuti disitu, claim sakit disitu, pesan taxi disitu, dan lain-lain. Lalu perannya sebagai sumber informasi, misalnya karyawan bisa liat menu makanan di lantai 5 hari ini apa aja sih? Ada news apa hari ini tentang perkembangan perusahaan dan group Astra yang lain?” (BKS) Sebagai media komunikasi internal yang menggunakan sistem komputerisasi dan berbasis virtual, maka proses komunikasi dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan mudah. Ini merupakan salah satu keuntungan dari E-PR atau Cyber-PR bahwa keuntungan dari pemanfaatan E-PR ini adalah efisiensi waktu, tenaga, dan juga biaya. E-PR dapat menghemat anggaran perusahaan karena perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya cetak atau stationery. Selain itu pula, dengan menggunakan E-PR maka perputaran informasi mengenai perusahaan dapat berlangsung secara cepat dan tertuju kepada khalayak banyak. (Onggo, 2004: 4-5) “Artinya, perusahaan mengomunikasikan segala sesuatu di Astranet agar lebih efektif dan efisien, baik dari segi waktu, biaya, dan juga jumlah audiens. Tapi tetap yaa walaupun udah ada Astranet, komunikasi interpersonal face to face tetap lebih diutamakan karena itu lebih ngena sih efeknya dari sisi mutual understanding among the communicators. Kita belum kayak di luar negeri yang ada temen saya pernah cerita dia kerja di salah satu perusahaan di Aussie, saya lupa perusahaan nya apa tapi yang jelas dia bilang kalau mau ngomong sama teman satu divisi aja kalo gak lewat telepon, yaa lewat chat yang ada di intranet perusahaan itu yaa utk leave message juga sih. Padahal teman satu divisi seruangan lhoo. Kalo kita kan gak kayak gitu.“(BKS) Divisi public relations PT Astra International yang terbagi menjadi internal relations dan eksternal relations pun memainkan peranan tersendiri dalam mengimplementasikan Astranet sebagai saluran komunikasi dan wadah transmisi
59
informasi berbasis cyber. Bernard Berelson dan Gary Steiner secara spesifik menyatakan bahwa komunikasi merupakan proses transmisi informasi. (Mulyana, 2007: 62) Tentunya proses transmisi informasi dalam suatu perusahaan merupakan salah satu peran dan tugas dari public relations. Dalam konteks transmisi informasi kepada karyawan, ini merupakan tugas yang dilakukan oleh internal relations. Begitu pula yang dilakukan oleh divisi internal relations PT Astra International Tbk, yang memiliki tanggung jawab untuk mengelola konten yang akan diunduh di Astranet meskipun itu dari divisi lain serta memiliki tugas untuk menyajikan Majalah Astra berbentuk virtual di Astranet sehingga karyawan dapat membaca dan mengetehaui segala perkembangan perusahaan dengan mudah, tidak terbatas oleh ruang dan waktu. “Kita sebagai internal PR kan tentunya harus membantu untuk mengkomunikasikan apapun informasi yang dibutuhkan oleh karyawan. Memang meskipun media nya itu melalui Astranet, makanya kita harus tetap bersinergi dengan divisi IT, jadi kita sebagai owenership itu kita itu gimana sih supaya Astranet ini dijalankan tentunyu sudah di jalur koordinasi dan di jalur komunikasi yang baik sesuai dengan fungsi atau visi misi dari divisi public relations itu sendiri. Konten yang kita kelola di Astranet itu adalah “Majalah Astra”. Jadi Majalah Astra yang bentuknya printed, kita upload tuh bentuk nya soft copy ke Astranet.” (BKS) Internal relations memiliki tugas untuk membantu terciptanya budaya perusahaan yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan serta membantu peningkatan rasa memiliki (sense of belongings) antar karyawan. Hal itu diciptakan Astra International melalui konten yang disajikan di Astranet oleh beberapa divisi. Dalam konteks penyajian konten ini, internal relations PT Astra International Tbk memainkan peranan yang cukup penting karena memiliki tanggung jawab agar konten yang dipublikasikan di Astranet tetap berada pada kaidah komunikasi yang benar dan sesuai dengan visi serta filosofi perusahaan. “Selain itu pula, internal PR punya tanggung jawab di konten yang ada di Astranet, mulai dari corporate identity seperti desain dan logo serta konten dalam bentuk kalimat-kalimat di artikel-artikel yang kamu lihat di Astranet. Misal nya gini, ada divisi HR yang mau upload suatu publikasi di Astranet, nah sebelum mereka upload publikasi itu, mereka harus kirim terlebih dahulu ke purel untuk di analisis dan verifikasi konten nya apakah sudah sesuai dengan corporate identity dan corporate culture terutama fisolosfi perusahaan apa belum. Kalau ternyata di publikasi yang dibuat oleh divisi HRD kurang appropriate, maka kita divisi purel punya tugas untuk membenarkan itu.” (BKS)
60
Jika divisi internal relations berperan dari sisi konten di Astranet dan Majalah Astra berbasis virtual, maka divisi eksternal relations pun memainkan peranan yang penting karena divisi ini memiliki tanggung jawab untuk mengelola publikasi berupa surat pembaca dan siaran berita yang di publikasikan oleh media masa mengenai perusahaan untuk kemudian ditampilkan pula di Astranet. Tugas media relations dan media monitoring memang merupakan tugas yang sudah selayaknya dilakukan oleh eksternal relations, namun eksternal relations PT Astra International Tbk menerapkan suatu strategi untuk memaksimalkan keberadaaan Astranet tersebut. Strategi tersebut adalah dengan menampilkan e-newspaper clipping mengenai 6 lini bisnis Astra dan juga surat pembaca yang ada di media massa ditampilkan pula di Astranet. Namun, yang hanya bisa membaca kedua konten ini hanya level manager di Astra International Head office dan juga Astra Sales Operation, seperti salah satunya adalah Toyota Sales Operation. Setelah mengkaji kurang lebih 472 lebih definisi Humas, Harlow dalam bukunya berjudul: A Model for Public relations Education for Professional Practises yang diterbitkan oleh International Public relations Association (IPRA) 1978, menyatakan bahwa definisi dari Public relations adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerja sama; melibatkan manajemen dalam menghadapi persoalan atau permasalahan, membantu manajemen untuk mampu menanggapi opini publik; mendukung manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan penggunaan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama. (Ruslan, 2012: 16). Konsep ini selaras dengan apa yang telah di implementasikan oleh divisi eksternal relations PT Astra International Tbk yangmana melibatkan manajemen perusahaan dalam menghadapi persoalan serta membantu manajemen dalam menghadapi opini publik dengan menyajikan e-newspaper clipping dan surat pembaca di Astranet. “Kita sih lebih ke ada salah satu kanal namanya e-newspaper clipping. Kita disitu yang menyediakan konten tersebut. Gitu .. Hanya sebatas itu sih sebenarnya kalo eksternal PR. Yaa di kanal e-newspaper clipping itu, aku sebut nya kanal yaa. Disitu peran eksternal PR adalah mengupload press release atau berita-berita terkait perusahaan dalam 6 lini bisnis Astra, mulai
61
dari otomotif hingga ke IT. Otomotif pun kita ada Toyota, Honda, BMW, dan lain-lain. Nah, jadi kalau ada pemberitaan mengenai lini bisnis Astra di media cetak ataupun online yang dinilai memiliki news value tinggi, yaa berita itu kita capture lalu kita masukin dalam Astranet melalui kanal bernama e-newspaper clipping. Kemudian, surat pembaca juga kita masukin dalam Astranet.” (MH) Divisi public relations PT Astra International Tbk menyadari bahwa untuk mencapai citra dan reputasi perusahaan yang positif di mata publik, karyawan sebagai publik internal perusahaan harus dibangun terlebih dahulu agar dapat mendukung pencapaian citra dan reputasi yang positif di mata masyarakat luas. Cara tersebut dapat dicapai dengan selalu memberikan informasi kepada karyawan mengenai perkembangan perusahaan karena komunikasi internal yang baik merupakan syarat untuk membangun komunikasi eksternal. (Afdhal, 2004: 164). Hal ini disadari penuh oleh divisi public relations khususnya eksternal relations PT Astra International Tbk bahwa karyawan merupakan duta potensial bagi citra dan reputasi perusahaan. “Ini sebenarnya agar mereka juga aware akan informasi yang terjadi di perusahaan, yang diberitakan oleh media masa. Jadi berita terbaru, perkembangan apa sih diluar tentang perusahaan kita.” (MH) Majalah Astra dihadirkan oleh divisi internal relations, dalam bentuk cetak juga virtual melalui Astranet. Hal itu di implementasikan oleh divisi internal relations PT Astra International Tbk karena Astranet sebagai intranet perusahaan untuk komunikasi internal diciptakan untuk mempermudah proses manajerial perusahaan yang menekankan pada sisi efisiensi baik waktu dan juga biaya. Akan tetapi, esensi dari implementasi Majalah Astra virtual di Astranet ini tidak hanya bermula pada pemikiran guna efektifitas dan efisinsi dari sisi manajemen perusahaan saja, melainkan pula dari sisi target audiens yangmana dapat dengan mudah membaca Majalah Astra mengenai perkembangan perusahaan dimana saja dan kapan saja, seolah tanpa terbatas oleh ruang dan waktu. Pemikiran ini selaras dengan pernyataan informan di bawah ini. “Karena mempermudah. Mempermudah lah. Karena kita cetak majalah Astra kan gak mungkin satu karyawan satu kan?? Gitu ... Apalagi digital era seperti sekarang, selain itu mempermudah pastinya efisiensi, paper less.” (BKS)
62
Organisasi merupakan badan politik yang tidak hanya berjuang untuk mencapai kekuasaan dan pengaruh eksternal, tetapi juga secara internal sebagaimana kebijakan terbentuk. (L’Etang, 2006: 188). Esensi diciptakan Astranet sebagai media komunikasi internal tidak hanya dalam konteks administratif saja melainkan juga sebagai sumber informasi yang dapat memenuhi kebutuhan karyawan. Manfaat Astranet sebagai salah satu perwujudan dari media komunikasi internal berbasis cyber-PR dapat dikorelasikan dengan konsep manfaat cyber-PR (dalam Onggo, 2012: 5) bahwa cyber-PR dapat membangun komunikasi yang konstan sehingga dapat dianalogikan seperti satpam yang tidak pernah tidur selama 24 jam. Ini mengindikasikan bahwa seolah tidak ada waktu yang membatasi karyawan untuk mengakses dan menggunakan Astranet sebagai sarana penghubung dengan manejerial perusahaan. Bob Julius Onggo juga menambahkan manfaat lain yang dirasakan ketika mengimplementasikan cyber-PR dalam kegiatan korporasi adalah cyber-PR memungkinkan adanya respons yang cepat antar pihakpihak yang terlibat dalam proses komunikasi. Konsep mengenai dua manfaat cyber-PR tersebut sesuai dengan hasil wawancara dengan informan pertama yang menyatakan bahwa: “Astranet tentunya dibuat sebagai wadah komunikasi dimana seharusnya mempermudah penyampaian komunikasi. Jika kita berbicara komunikasi, berarti tidak hanya berfokus pada cara menyampaikan pesan atau informasi tapi informasi itu sendiri jadi point penting sehingga Astranet ini juga sebagai poros informasi. Again, karyawan mendapatkan informasi harusnya dengan mudah dan cepat nah Astranet merupakan tools untuk mencapai tujuan itu semua karena memang dari segi teknis dan praktis sistem nya seperti itu.” (BKS) Komunikasi secara spesifik menurut Bernard Berelson dan Gary Steiner (dalam Mulyana, 2007: 62) adalah transmisi informasi. Astranet digunakan sebagai salah satu saluran komunikasi internal PT Astra International Tbk untuk mentransmisikan informasi, tidak hanya bermanfaat mempermudah karyawan dalam akses informasi dan komunikasi saja melainkan pula agar pengetahuan karyawan bertambah dari beragam informasi yang disajikan di Astranet tersebut.
63
“Dengan pemberian banyak informasi, kita harapan nya karyawan semakin banyak pengetahuan. Lalu dengan sistem administrative di Astranet, kita harapan nya dapat lebih mempermudah kinerja perusahaan sehingga lebih efektif dan efisen lah”. (BKS) Dari kutipan wawancara sebagaimana yang diungkapkan oleh informan diatas menunjukan adanya korelasi positif dengan prinsip dasar komunikasi yang bersifat prosesual, dinamis, dan transaksional. Konsep dari komunikasi bersifat dinamis dan transaksional adalah bahwa para peserta komunikasi mengalami perubahan sebagai hasil terjadinya komunikasi, baik berubah secara pandangan, pengetahuan, maupun perilakunya. (Mulyana, 2007: 120-122) Astra memanfaatkan berbagai media untuk menjalin komunikasi yang efektif dan luas baik untuk kepentingan internal maupun eksternal. Informasi penting mengenai Perseroan dipublikasikan antara lain dalam website perusahaan, laporan tahunan, laporan kuartalan, dan siaran pers. Selain itu pula, terdapat beberapa bentuk media komunikasi internal di PT Astra International Tbk, mulai dari majalah Astra, majalah dinding, hingga yang berbentuk computer mediated communication (CMC) yakni intranet perusahaan. Hal ini sama dengan apa yang dijabarkan pada penelitian Lee Cheng Ean terhadap lima perusahaan swasta di Klang Valley, Malaysia bahwa komunikasi internal di lima perusahaan tersebut menggunakan berbagai macam media seperti media komunikasi berbasis computer (Computer Mediated Communication), komunikasi tatap muka, media elektronik dan cetak di tempat kerja mereka, email dan pesan instan. Keuntungan yang diperoleh dari adanya implementasi computer mediated communication (CMC) sebagai saluran komunikasi internal dapat dijabarkan sebagaimana yang dikatakan oleh informan berikut ini: “Aku rasa sih pastinya kita mau computerized yaa..Lebih rapi pastinya yaa, paper less terus sudah itu semuanya terkoordinasi dengan baik gitu yaa, alur, proses, sistemnya semuanya jelas gitu lhoo. Jadi kita juga punya record kan! Misalnya kita kayak eeee kesehatan, claim segini nah sisa berapa kita udh tau. Jadi gak perlu ada …..pasti itu memotong proses yang panjang juga jika itu tidak dilakukan secara terkomputerisasi. Terus yang kedua adalah fungsi saluran komunikasi buat karyawan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan perusahaan atau artikel-artikel yang menarik diluarnya lalu sebenarnya juga hmmm tapi hmmm perlu juga yaa menurut aku sih dilakuin survei berapa banyak sih yang buka Astranet untuk membaca informasi yang ada. Jadi bukan sekedar buka Astranet kalau saya butuh sesuatu, kalau saya butuh submit cuti, atau kalau saya mau request apa gitu.” (MH)
64
Dalam menyampaikan informasi di media, tentu ada beberapa nilai yang dianut sehingga informasi tersebut dapat diterima baik oleh penerima pesan. Begitu pula dengan intranet perusahaan. Meskipun intranet dikelola sepenuhnya oleh perusahaan yang bersangkutan dan target audiens dari intranet tersebut pula merupakan pihak internal perusahaan, namun sebagai media komunikasi internal yang baik, terdapat nilai-nilai yang harus dianut oleh perusahaan dalam menyampaikan informasi. Dalam menyampaikan informasi di Astranet guna mengimplementasikan Astranet sebagai media komunikasi berbasis cyber-PR, ada beberapa nilai yang dianut oleh divisi public relations PT Astra International Tbk, baik divisi internal relations maupun eksternal relations. Terdapat dua nilai penting yang dianut oleh divisi internal relations ketika divisi ini menyajikan Majalah Astra di Astranet, sebagaimana yang diungkapkan oleh informan berikut ini “Transparansi terus hmmm cover both sides. kayak misalnya Majalah Astra kan isinya banyak gitu kan..? Nah kita gak ada pengurangan konten ataupun pengurangan halaman tuh. Gitu lhoo.. Jadi kalo di printed yaa 50 halaman, di Astranet juga yaa tetep 50 halaman. Terus kayak misalnya regulasiregulasi gitu juga yaa disampaikan secara keseluruhan yaa, gak ada yang ditutupi-tutupin.” (BKS) Selain divisi internal relations yang menjunjung nilai transparansi dan cover both sides dalam mengimplementasikan peran Astranet, divisi eksternal relations juga menerapkan nilai yang sama ketika menyajikan konten e-newspaper clipping dan surat pembaca di Astranet. Hal ini juga dikarenakan PT Astra International Tbk merupakan perusahaan dengan Good Corporate Governance (GCG). Dikarenakan aspek inilah, maka tidak heran PT Astra International Tbk dinobatkan sebagai perusahaan dengan Best Corporate Governance versi Finance Asia selama 8 kali yaitu dari tahun 2003, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, dan 2014. Nilai transparansi merupakan indikator penting yang harus dijunjung tinggi oleh divisi eksternal relations, sama halnya dengan yang dianut oleh divisi internal relations. “Kalau kita sih sebenarnya e-newspaper clipping itu kan sesuatu yang sudah dipublish dan yang mempublish adalah media. Jadi artinya kita kan hanya menampilan pemberitaan. Nah tentunya, kita memilih berita mana yang penting untuk orang lihat. Nah yaa kita sortir itu. Jadi apa yang dipublikasikan oleh media diluar sana tentang perusahaan kita, yang baik atau yang jelek yaa kita tampilkan di Astranet ..kita kasih tau juga, gak ada yang ditutup-tutupi. Mungkin dari sisi ini ada nilai keterbukaan yaa .. Yaa kita juga kan GCG yaa yang salah satu nilainya adalah transparansi jadi
65
menurut aku sih ini ada korelasinya. Perusahaan kita udh GCG jadi gak boleh ada yang ditutup-tutupi meskipun ini ranah internal.” (MH) Hasil penelitian Forrester menunjukan bahwa walaupun 69 persen dari pengguna intranet perusahaan mengkategorikan intranet perusahaan sangat penting, namun hanya 44 persen merasa bahwa mudah bagi mereka untuk mendapatkan apa yang mereka cari di Intranet tersebut. Dengan sistem Astranet yang berbasis virtual dan merupakan saluran komunikasi berbasis cyber public relations, maka hal ini akan membantu karyawan untuk mencari informasi yang dibutuhkan sehingga pemenuhan karyawan akan informasi perusahaan didapatkan dengan mudah. Hal ini selaras dengan apa yang disampaikan oleh informan pertama bahwa: “Implikasi nya tentu bersifat positif yakni dengan adanya implementasi Astranet sebagai media komunikasi internal, akan mempermudah proses kinerja manajerial perusahaan dalam hal komunikasi. Ini pun sebenarnya menjadi wadah bagi karyawan untuk memperkaya informasi dan pengetahuan mereka mengenai perkembangan perusahaan. Efisiensi dan efektifitas juga iyaa masuk ke implikasi nya. Misalnya kita mau tau menu makanan bagi karyawan AI hari ini apa saja? Kita tidak perlu naik ke lantai 5 atau telepon divisi GA untuk tanya. Itu sudah masuk ke efisiensi waktu dan tenaga juga.” (BKS) Sama positifnya dengan informan pertama, informan kedua juga menuturkan hal yang sama bahwa pada dasarnya Astranet mempermudah penyampaian komunikasi dan informasi serta mempermudah dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Hal ini dapat dibandingkan dengan hasil penelitian Alicja Sewestianiuk dari University of Gothenburg yang memberikan gambaran bahwa 31% karyawan di Ericsson Göteborg, Swedia merasa bahwa intranet kurang membantu sebagai media komunikasi internal namun salah satu lingkup utama karyawan menggunakan intranet di Ericsson Göteborg kebanyakan untuk mendapatkan berita dan update mengenai perusahaan, yangmana sama halnya dengan apa yang disajikan di Astranet. Selain itu pula, informan kedua menambahkan bahwa dengan hadirnya Astranet, hal ini dapat memicu karyawan untuk aktif mencari informasi yang pada akhirnya mendorong mereka untuk melakukan komunikasi lebih lanjut atas informasi yang mereka dapatkan di Astranet tersebut. Dengan kata lain, hal ini juga dapat memperkuat proses komunikasi interpersonal antar individu yang terlibat dalam proses komunikasi tersebut.
66
“Mempermudah yaa. Mempermudah karyawan, terutama dari segi administrasi. Terus nih Just info yaa dulu tuh kita itu disuapin terus informasi ini, informasi itu, banyak banget lah pokoknya. Setiap ada info, kita selalu di email sama HRD ke user AI,. Bahkan dlu ulang tahun pun di email. Yaa ulang tahun orang-orang. Karyawan maksudnya. Nah Tapi sekarang, itu ada kan di Astranet? bahkan serunya sekarang kan kita bisa liat tuh ulang tahun yang besok sapa, dua hari lagi sapa. Terus kalau kita liatnya besok, yesterday nya masih ada. Tapi secara personal aku liatnya ini lebih kepada untuk mengubah kebiasaan. Dulu disuapin, setiap ada informasi dikasih.” (MH) Dari jawaban informan diatas, ditemukan suatu indikasi bahwa PT Astra International Tbk ingin mengubah suatu pola komunikasi internal yang sebelumnya dinilai terlalu konvensional. Sebelum hadirnya Astranet sebagai media komunikasi berbasis virtual, penyebaran informasi selalu dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan. Dalam konteks ini, dapat diibaratkan bahwa karyawan hanya menunggu informasi dari pihak perusahaan sehingga dapat berimplikasi pada suatu kondisi adanya penumpukan informasi (over information). Akan tetapi, kehadiran Astranet mampu mengubah pola penyebaran informasi tersebut sehingga terbentuk suatu kebiasaan yangmana karyawan berperan aktif dalam menciptakan dan mencari informasi yang dibutuhkan. “Nah sekarang dengan adanya Astranet, artinya kita harus mencari. Kalau dulu udah pasti donk ohh si ini ulang tahun nenenenenee .. Nah kalau sekarang, kita cari tau sendiri. yaa gitu kalau dulu kita disuapin kan! Ini infonya bla bla bla. Nah sekarang, dengan adanya Astranet kita nya harus aktif mencari. Siapa yang ulang tahun hari ini, siapa yang ulang tahun besok? Tiap hari kayak gitu.. Kalau ada kemauan yaa .. Kalau aku tipe nya gitu, siapa yang ulang tahun hari ini, yaa aku email.” (MH) Target audiens yang dapat mengakses Astranet adalah karyawan Astra International Head Office maupun Sales Operation seperti Toyota Sales Operation (TSO), Daihatsu Sales Operation (DSO), dan Honda Sales Operation (HSO), Isuzu Sales Operation (ISO), BMW Sales Operation (BSO), Peugeot Sales Operation (PSO), Astra World Sales Operation (AWO) dan Nisan Diesel Sales Operation (NDSO). Namun, tidak semua karyawan di Astra International Head Office maupun Sales Operation memiliki laptop ataupun difasilitasi desktop di ruang kerja mereka sehingga mereka tentunya mengalami kesulitan untuk mengakses Astranet secara mudah. Padahal, komunikasi internal meliputi kegiatan merancang program komunikasi yang efektif agar diterima dengan baik oleh seluruh anggota organisasi,
67
mulai dari top management hingga office boy. (Bewinda, 2008: 12). Atas dasar inilah, divisi public relations merancang suatu strategi agar karyawan yang tidak memiliki laptop tetap bisa mengakses Astranet, yakni dengan menciptakan Kios Astranet. “Sebenarnya audiens dari Astranet ini kan terbatas hanya karyawan AI-HO dan SO yaa. Dan itu pun yaa bagi yang punya laptop. Kalau level staff disini yaa pasti lah mereka punya laptop jadi mereka bisa akses Astranet kan. Tapi bagaimana dengan security-security? Mereka bisa pergi ke kios Astranet. Nah itu dibangun buat mereka yang gak punya laptop tapi tetep bisa mengakses Astranet lewat Kios Astranet itu.” (MH) Kios Astranet tersebut berada di tempat yang strategis, yakni di Lantai 1 Gedung AMDI A PT Astra International Tbk-Head Office, yang diletakan tepat di samping lift dan di depan meja tunggu para satpam sehingga mereka dapat dengan mudah mengakses informasi mengenai perusahaan melalui Kios Astranet ini meskipun tidak memiliki laptop maupun komputer. Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan, ditemukan pula bahwa para office boy juga sering mengakses Kios Astranet hanya untuk mengisi waktu luang disaat bekerja yang tentunya bermanfaat bagi mereka untuk mendapatkan update atau berita tentang perusahaan meskipun mereka bukan karyawan tetap.
4.2.2 Upaya Divisi Public Relations PT Astra International Tbk Dalam Mengimplementasikan Astranet Sebagai Saluran Komunikasi Internal Kegiatan berkomunikasi dalam suatu organisasi atau perusahaan akan membentuk dasar pengorganisasian. Artinya, A berkomunikasi dengan B, B memberi respons kepada A, dan A membuat beberapa penyesuaian atau memberi respons balik kepada B. Proses dan kegiatan komunikasi ini dilakukan oleh divisi public relations PT Astra International Tbk, baik internal maupun eksternal relations dalam mengimplementasikan Astranet. “Pada dasarnya proses yang dilalui itu adalah koordinasi dengan beberapa pihak. Untuk Majalah Astra, kan memang divisi kita yang buat tapi kalau itu mau di upload di Astranet, yaa kita harus berkoordinasi dengan tim IT karena sampai sekarang untuk proses itu masih divisi IT yang handle, beda dengan yang lain nya yangmana bisa dikelola sepenuhnya oleh divisi yang bersangkutan. Jadi kita kirim soft copy nya ke orang IT nanti dia yang upload. Nah itu pun ada PIC nya tersendiri jadi tidak semua 400 staff IT yang handle. Setelah dia terima, tentunya kita pun harus koordinasi lagi
68
apakah ada kendala lalu kita pun harus cek yang diupload sudah benar apa belum. Itu yang pertama untuk Majalah Astra.” (BKS) Dari kutipan wawancara pada informan pertama diatas ditemukan jawaban bahwa guna menghasilkan suatu proses transmisi informasi yang baik dari pengirim (divisi internal relations) ke penerima (karyawan) melalui media berbasis internet dan komputerisasi (Astranet) membutuhkan proses komunikasi dan koordinasi yang tepat antar beberapa pihak. Hal ini semakin memperkuat teori Weick bahwa dalam organisasi terdapat suatu struktur, yang dibentuk dari proses dan aktivitas komunikasi yang terjalin dalam organisasi tersebut. Guna mengimplemetasikan Majalah Astra berbentuk virtual ke Astanet oleh divisi internal relations, perlu adanya kerja sama yang baik antar dua divisi yakni divisi IT dengan divisi internal relations. Namun, proses dan aktivitas komunikasi sebagai suatu wujud dari kerja sama dalam organisasi terwujud secara lebih luas ketika divisi internal relations berperan untuk membenarkan dan memastikan bahwa konten Astranet yang akan dipublikasikan oleh divisi lain sudah berada di jalur komunikasi yang baik. Hal ini dikarenakan proses dan aktivitas komunikasi tidak hanya terjalin antar dua divisi saja tatapi melibatkan banyak divisi maupun individu yang ada di dalam organisasi/perusahaan tersebut. “Jika untuk konten Astranet secara overall yang untuk dapat persetujuan dari divisi kita, nah lagi-lagi adalah koordinasi dengan beberapa divisi. Kalau untuk Majalah Astra yang terlibat dalam koordinasi hanya divisi purel dengan IT, namun klo untuk konteks ini melibatkan beberapa divisi. Misalnya divisi CHCD mau menginformasikan sesuatu hal di Astranet apalagi ada yang menyangkut desain logo, nah konten nya tersebut dia kirim ke kita. Nanti pihak Central Resources atau Pak Boy yang analisis. Kalau masih ragu, bisa lanjut ke Pak Yul. Jika semua sudah okee, baru turun lagi ke mereka kalau konten itu sudah layak untuk di masukan ke dalam Astranet. Kalau aku lihat sih proses nya lebih banyak koordinasi antar divisi yaa.” (BKS) Sedangkan proses yang dilalui oleh eksternal relations lebih merujuk pada suatu proses pengorganisasian informasi untuk memilah informasi dari suatu publikasi berita di media masa, baik media cetak maupun online yang layak dan pantas untuk dijadikan e-newspaper clipping yang disajikan ke Astranet sehingga informasi dari publikasi berita tersebut memliki nilai berita (news value) yang tinggi ketika dibaca oleh target audiens yang berkedudukan sebagai manager hingga direktur. Dalam proses pengorganisasia ini, terdapat pendelegasian wewenang atasan
69
ke bawahan dan kemudian atasan bertindak untuk mensurpervisi apa yang dikerjakan oleh bawahan. Dalam konteks implementasi e-newspaper clipping, Head of External Relations pertama kali akan memberikan arahan kepada bawahan mengenai berita yang layak untuk dipublikasikan di Astranet. “Disini PIC nya Mas M yaa khusus ini. Kalau dulu pertama pastinya aku. Jadi aku dalam konteks ini tentunya beri arahan seperti apa, yang penting apa, bagaimana cara menyusunnya, gitu... dan yang menarik apa, harus berita nya siapa dulu. Jadi seperti itu sudah ada standar nya.” (MH) E-newspaper clipping merupakan salah satu strategi divisi eksternal relations sebagai wujud implementasi Astanet sebagai media komunikasi internal yang bertujuan agar karyawan yang memiliki kedudukan sebagai manager atau direktur pun peka akan informasi mengenai perusahaan dan opini publik yang diberitakan oleh media masa, baik cetak maupun online. Sebagai suatu perusahaan multinasional dengan anak perusahaan berjumlah 182 perusahaan yang tersebar di 6 lini bisnis, PT Astra International Tbk tentunya tidak bisa lepas dari pemberitaan di media setiap harinya. Pemberitaan yang besar dan banyak tersebut harus difilter sedemikan rupa menggunakan strategi pemilihan berdasarkan sisi nilai berita dan besarnya anak perusahaan sehingga berita tersebut layak untuk dibaca oleh target audiens. “Kan sebenarnya kanal e-newspaper clipping itu simple. Tinggal beritaurutan berita. Nah yang paling atas harus berita tentang Astra International dulu karena kita di Astra International sebagai holding company. Yang kedua baru Toyota, atau apa. Dan kalau misalnya kayak kemarin RUPS, yaa hari ini berita nya harus tentang RUPS dulu paling atas. Baru berita-berita yang lain dan semua harus okee AI dulu selesai baru next apa, dan next apa. Dari yang paling penting hingga kurang penting. Artinya dari penting ke kurang penting bukan berarti yang gak penting jadi masuk yaa tapi maksudnya adalah misal dari Toyota-Daihatsu-AAB yang masuk mana dulu-an nih. Ohh ternyata Toyota dulu baru Daihatsu baru AAB. Bisa jadi Daihatsu dulu. Atau yang lainnya, Palyja misalnya tapi heboh dan wooaahh ini penting untuk diketahui, itu gak masalah. Tergantung kayak kita aja yang menentukan headline nya apa nih yang tepat untuk hari ini. Kembali lagi selain itu juga ada pengaruh dari sisi news value dan besarnya company”. (MH) Terdapat beberapa kendala yang dihadapi dalam melakukan proses pengorganisasian informasi yang dilalui oleh divisi internal relations dan eksternal relations. Kendala yang dihadapi oleh kedua divisi ini berbeda satu sama lain karena pada dasarnya peran mereka dalam mengimplementasikan Astranet sebagai media komunikasi internal pun berbeda. Divisi internal relations memiliki kendala karena
70
divisi ini belum memiliki tanggung jawab penuh secara mandiri untuk mengimplementasikan Astranet sebagai media komunikasi internal, dalam konteks proses penyajian Majalah Astra di Astranet. Hal ini berbeda dengan divisi eksternal relations yang memiliki tanggung jawab penuh secara mandiri untuk menyajikan enewspaper clipping dan surat pembaca tanpa melibatkan divisi lain. Sedangkan divisi internal relations harus melibatkan peran divisi lain yakni divisi IT untuk menyajikan Majalah Astra ke Astranet secara teknis. Kendala dan tantangan yang dihadapi oleh divisi internal relations dirasakan oleh PIC Astranet divisi public relations yang juga merupakan informan pertama. “Ohh iya pasti ada secara teknis. Karena kan IT kita disini sudah wellmanaged yaa jadi sudah established jadi yaa sudah sistem by sistem. Jadi kita kalo misalnya mau upload majalah Astra, kita gak bisa tuh bilang heiii tolong uploading donk?! Gak bisa gitu. Ada sistem yang harus dilalui, kayak harus isi URF yang sebenernya agak takes time sedangkan yaa kita juga kan maunya deliver yang terbaik.“(BKS) Strategi yang ditempuh divisi internal relations untuk menghadapi kendala dan tantangan tersebut adalah dengan mengikuti sistem dan aturan yang sebagaimana mestinya. Dalam Teori Informasi Organisasi, aturan merujuk pada panduan yang disusun oleh perusahaan untuk menganalisis ketidakjelasan sebuah pesan sekaligus untuk menuntun respons-respons terhadap informasi. Strategi komunikasi dalam teori ini juga mengharuskan organisasi menentukan suatu aturan untuk mengurangi tingkat ketidakjelasan input pesan dan juga untuk memilih respons yang tepat bagi informasi yang diterima. (West dan Turner, 2009: 343) “Menjalankan aja sih terus melakukan koordinasi sebaik mungkin karena kan ini namanya bersinergi dengan divisi lain. Mereka kan pastinya punya rules… punya apa nama nya…?? punya kayak aturan divisi masing-masing jadi yaa kita harus menyesuaikan juga. Kayak tadi, misalnya kita harus isi URF. Kita gak bisa seenak-enaknya bilang aduuhh gw butuh cepet! Gak bisa gtu...Jadi ibarat nya by sistem, isi URF ada isian dan platform nya gitu.”(BKS) Berbeda dengan divisi internal relations, divisi eksternal relations memiliki kendala dan hambatan dalam konteks memilah dan memilih informasi yang akan dijadikan e-newspaper clipping di Astranet. Hal ini dipengaruhi oleh besarnya informasi dan publikasi mengenai Astra International beserta 182 anak perusahaan di media masa, sehingga perlu strategi khusus untuk menghadapi kendala ini.
71
Hambatan dan tantangan yang dirasakan oleh divisi eksternal relations dijelaskan oleh informan kedua bahwa: “Yaa Astra itu kan besar. Sekarang kita udah ada 182 anak perusahaan. Tentunya, semakin besar dan banyak anak perusahaan, informasi yang harus dimanage pun semakin besar dan banyak pula. Dalam hal mensortir informasi untuk dijadikan layak masuk ke e-newspaper clipping itu pun terkadang sulit lhoo karena yaa dihitung-hitung let say berita dari semua anak perusahaan Astra di media cetak seluruh Indonesia setiap hari ada 100. Kan gak mungkin semua nya kita ambil untuk dimasukan ke dalam Astranet kan?Kita pun harus sadar bahwa audiens nya ini adalah level manager up yang time limited.”(MH) Akan tetapi, divisi eksternal relations memiliki suatu strategi dan cara tersendiri untuk mengelola informasi yang besar tersebut sehingga hambatan ini tidak menjadi suatu
kendala yang akan menghambat proses pengorganisasian
informasi di perusahaan. Divisi eksternal relations telah menerapkan suatu standar khusus untuk bagaimana memilah dan memilih publikasi yang layak untuk dijadikan e-newspaper clipping yang kemudian ditampilkan di Astranet. Adapun strategi tersebut dibentuk berdasarkan dua kriteria yakni sisi nilai berita (news value) dan dari besarnya perusahaan Astra yang menjadi objek berita. Hal ini juga sesuai dengan konsep dalam Teori Informasi Organisasi Karl Weick mengenai lingkungan informasi. Lingkungan informasi merupakan kunci teoritis dalam memahami bagaimana organisasi dibentuk dan memproses informasi karena setiap hari organisasi dihadapkan pada beribu rangsangan berupa informasi yang organisasi dapat proses dan interpretasikan. Oleh sebab itu, organisasi dihadapkan pada suatu tugas untuk menyeleksi informasi yang berarti atau penting. Pada intinya, organisasi mempunyai dua tugas utama dalam mengelola sumber informasi yang ada: (1) Organisasi harus menginterpretasikan informasi eksternal yang ada dalam lingkungan informasi organisasi tersebut, dan (2) organisasi harus mengoordinasikan informasi guna membuat informasi tersebut bermakna bagi anggota-anggota organisasi dan mencapai tujuan organisasi. (West dan Turner, 2009: 341) “Yaa kita harus bisa mensortir yaa, mana yang penting, layak, dan perlu untuk dibaca. Misal nya gini, berita nya banyak banget, apalagi kita ada 182 anak perusahaan, nah di sisi lain toh orang punya waktu sedikit untuk membaca, nah kita pilihin mana yang perlu dan kita lihat misalnya berita RUPS. Yaa berita di media besar aja. Misalnya ada berita RUPS di Warta
72
Kota, Pos Kota yaa gak usah kita masukan di Astranet. Karena disitu bukan pusat dokumentasi , informasi, pusat data berita bukan disitu. Kita eksternal PR bagian media relations kan punya folder sendiri, berita RUPS siapa aja, dimana aja, dari koran besar dari koran kecil tapi kalau disini lebih kepada memilihkan mana yang perlu dibaca oleh pembaca Astranet itu bukan membedakan media nya tapi kan kalau media itu ada tears nya kan.” (MH) Manusia sebagai makhluk sosial tidak
bisa menjalankan kehidupannya
sehari-hari dengan sendiri, tanpa ada bantuan dari individu lain. Begitu pula dalam manajerial perusahaan guna memproses dan mentransmisikan informasi, terdapat konektivitas dan saling ketergantungan satu sama lain, baik antar individu dalam suatu divisi ataupun antar divisi yang berlainan dalam perusahaan tersebut. Peran divisi internal relations PT Astra International Tbk dalam mengimplementasikan Astranet sebagai saluran komunikasi internal perusahaan yakni dengan menyajikan Majalah Astra berbasis virtual, disamping juga dalam bentuk cetak. Untuk realisasi guna menyajikan Majalah Astra berbentuk virtual tersebut, terdapat proses kerja sama yang dilalui. Proses kerja sama tersebut terjadi antar divisi public relations dengan divisi IT. Kemudian, karena divisi internal relations juga bertanggung jawab untuk konten atas informasi yang akan ditransmisikan dalam Astranet, maka terjadi pula konektivitas dan interdependensi antar divisi public relations dengan divisi lainnya di PT Astra International Tbk karena divisi public relatios memiliki wewenang untuk penyajian konten di media internal. “Yaa pastinya yang pertama kita itu bersinergi dengan divisi IT karena halhal praktis dan teknis itu yaa mereka. Kita divisi Purel lebih ke masalah konten. Misalnya kita dari divisi purel sudah siap materi soft copy majalah Astra yang akan diupload ke Astranet. Nah kita harus contact ke IT. Kita kirim ke mereka file nya lalu mereka yang upload. Kita tidak bisa upload sendiri karena filenya besar jadi akan jauh lebih efektif dan efisien jika yang mengupload orang dari IT nah kita hanya mempersiapkan materi dan koordinasi dengan mereka. Proses kerja sama yang utama dan pertama itu yaa.”(BKS) Divisi internal relations juga memliki wewenang sebagai jembatan penghubung antara manajemen perusahaan dengan karyawan, terutama dalam hal menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh karyawan. Salah satu jenis informasi tersebut adalah regulasi ataupun kebijakan perusahaan yang hendak karyawan
73
pahami. Melalui Astranet, regulasi tersebut dapat disampaikan secara massive. Memang pada dasarnya otorisasi untuk penyampaian regulasi perusahaan berada di divisi Human Resources (HR) namun karena regulasi tersebut disampaikan melalui Astranet yang dari segi konten merupakan otorisasi dari divisi internal relations, maka perlu ada konektivitas antar divisi-divisi terkait. “Terus, kita bekerja sama dengan divisi HR karena HR kan juga memiliki salah satu fungsi yaitu untuk mengomunikasikan segala regulasi-regulasi kepada karyawan gitu. Orang banyak kenal namanya HR tapi kan mereka udah ada divisi sendiri yaa sekarang namanya CHCD. Itu kan didalemnya HRD nya banyak, ada General Affairs; Investor Relations, makanya HR pun beragam mereka banyak department sendiri kan. Nah jika mereka mau mengupload suatu publikasi di Astranet, konten dari publikasi tersebut harus dikirimkan ke kita dulu, kita cek udah bener belum nih kalimat mya. Kalau udah bagus konten nya baik dari segi bahasa maupun makna, baru kita confirm ke mereka untuk bisa dilanjutkan ke proses selanjutnya, yakni mereka upload publikasi itu di Astranet.” (BKS) Jika internal relations dalam implementasi Astranet guna menyajikan Majalah Astra terdapat konektivitas dan interdependensi antar divisi, maka berbeda hal nya dengan divisi eksternal relations. Dalam mengelola e-newspaper clipping, divisi eksternal relations memiliki wewenang penuh untuk menyajikan itu secara independen, tanpa perlu bantuan dari divisi lain. Akan tetapi, konektivitas yang terjalin dalam implementasi e-newspaper clipping itu merupakan hubungan saling ketergantungan antar masing-masing individu di divisi eksternal relations tersebut. Dalam konteks ini, atasan memberikan arahan kepada staff kemudian mensupervisi apa yang dilakukan oleh staff tersebut. “Sebenarnya sih kanal e-newspaper itu sudah sepenuhnya kita yang kelola yaa beda kayak internal PR terkait majalah Astra di Astranet yaa tentu itu mereka harus dan selalu berhubungan dengan divisi IT karena mereka hanya menyediakan konten, lalu divisi IT yang mengupload. Tapi, kalau kita eksternal dalam konteks ini adalah mulai dari proses mendapatkan informasi, pemilahan atau mensortir informasi hingga mempost itu ke Astranet semua nya kita sendiri jadi konektivitas nya pertama antar masingindividu di eksternal relations, yaa saya dengan Mas Mula khususnya karena dia PIC ini. Kalau antar divisi sih paling dengan IT yaa kalau sistem nya down atau eror yaa baru hubungin IT. Kalau untuk para pembacanya, yaa mereka sudah di informasikan bahwa mereka bisa membaca itu jadi yaa tinggal bagaimana mereka memanfaatkan itu aja.” (MH)
74
Sebagaimana yang telah dipaparkan diatas bahwa proses implementasi Astranet sebagai media komunikasi internal, baik dari divisi internal relations maupun eksternal relations melibatkan unsur konektivitas antar individu maupun antar divisi yang merupakan cerminan atas pola komunikasi internal yang terjadi di PT Astra International Tbk. Meskipun Astranet diimplementasikan sebagai perwujudan dari konsep cyber public relations, serta peran Astranet pula dinilai sebagai salah satu media komunikasi internal vital di PT Astra International Tbk namun berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh informan kedua, Astranet belum mampu menggantikan komunikasi interpersonal atau komunikasi tatap muka antar individu yang terlibat dalam proses komunikasi. Dengan kata lain, meskipun secara tidak langsung terjalin proses komunikasi di Astranet untuk kebutuhan administratif yang telah dilakukan, namun individu yang terlibat dalam proses komunikasi tersebut tetap melakukan komunikasi interpersonal satu sama lain. Hal ini sesuai dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh Alicja Sewestianiuk yang berjudul Managing Strategic
Communication
:
An
Organizational
Case
Study
on
Internal
Communication Channels at Ericsson Göteborg yang menunjukan bahwa saluran komunikasi yang digunakan oleh manajer ketika berkomunikasi dengan karyawan, nilai tertinggi (46%)
adalah komunikasi tatap muka atau face-to-face
communications. “Sebenarnya kalau pola komunikasi atasan ke bawahan lebih condong ke langsung personal, face to face yaa. Mungkin jawaban nya bisa gini kali yaa, misal team ku mau request sesuatu yang harus terlebih dahulu acc aku, sebelumnya aku udah dapet email dari mereka atau mereka udh kasih tau dulu ke aku. Mbak, aku submit ini yaa di Astranet. Nah mereka udah kasih tau dulu ke aku.” (MH) Berdasarkan jawaban dari informan, dapat dikonseptualisasikan bahwa informan lebih melihat pola komunikasi internal yang terjadi ketika pengguna Astranet menggunakan fungsi konten administratif yang disediakan sebagai wadah untuk memenuhi kebutuhan informasi dan komunikasi karyawan agar lebih efektif dan efisien. “Kalau bicara top down communication dalam konteks ini, aku liat sih dari segi administratif atasan yaa cuma approve atau gak request dari user yaa. Again, dalam konteks administratif yaa leo! Seperti karyawan mau request cuti, request taxi lalu request mobil, eeee form surat sakit, semua ada disitu.
75
Contoh : team ku let say Mbak Ginna mau submit cuti, nah dia ka nisi URF tuh di Astranet. Nah aku dapet tuh notification “Reginna mengirimkan ini …. Nah aku buka, liat ohhh Ginna submit cuti.” (MH) Hasil wawancara dan observasi yang dilakukan menunjukan hasil yang sama bahwa ketika karyawan menggunakan peran Astranet untuk fungsi administratif, karyawan sebagai pengirim pesan terlebih dahulu melakukan proses komunikasi interpersonal dengan penerima pesan. Ini mengindikasikan bahwa karyawan masih menilai komunikasi interpersonal perlu dilakukan guna mendukung komunikasi yang dilakukan melalui Astranet. Hasil penelitian ini juga dapat dibandingkan dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh Alicja Sewestianiuk dari University of Gothenburg, Swedia yang memberikan pemahaman bahwa 87% dari karyawan Ericsson Göteborg menyebutkan bahwa komunikasi tatap muka (face-to-face communications) merupakan saluran komunikasi yang paling efisien dalam hal transmisi pesan di dalam tempat kerja. “Tapi sebelum mereka submit itu, biasanya mereka kasih tau dulu ke aku “mbak aku mau cuti …” Terus aku Tanya ohh yaa mau kemana? Tanggal berapa? Nah kalau aku bilang oke, baru mereka submit cuti di Astranet. Nah itu lebih formalitasnya ke proses. SOP nya yaa. Tapi sudah ada pembicaraan terlebih dahulu antara aku dan bawahan ku. Tapi yang perlu aku tegaskan bahwa Astranet tidak menggantikan jadi orang berkomunikasi mau cuti, ngomong nya lewat Astranet. Gak gitu..! Mau cuti yaa ngomong langsung, nanti nya baru mereka submit di Astranet.” (MH) Dari kutipan wawancara diatas, dibuktikan bahwa computer mediated communication berbasis cyber-PR tetap belum bisa menggantikan komunikasi interpersonal. Hasil penelitian ini sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh Lee Cheng Ean dari School of Communication, Taylor’s University Malaysia mengenai penggunaan teknologi komunikasi baru di dunia kerja yang menunjukan bahwa saluran komunikasi tradisional seperti tatap muka tetap merupakan saluran komunikasi organisasi yang paling efektif dan media komunikasi berbasis computer (Computer Mediated Communication) dinilai belum bisa menggantikan saluran komunikasi tradisional tersebut. Hasil penelitian dari data wawancara yang telah dilakukan juga memberikan jawaban bahwa meskipun Astranet belum bisa menggantikan efektivitas dari komunikasi interpersonal, namun peranan Astranet di sisi lain dapat mendorong individu untuk melakukan komunikasi interpersonal tersebut. Hal ini secara spesifik,
76
artinya adalah informasi yang disajikan di Astranet sebagai perwujudan dari cyber public relations menjadi faktor pendorong terciptanya komunikasi interpersonal antar individu di PT Astra International Tbk, baik dalam konteks pola komunikasi vertikal, horizontal, maupun diagonal antar divisi. “Kalau menurut aku sejauh ini masih one way. Akan tetapi, yang bisa aku tambahkan adalah gini terkadang dengan kehadiran Astranet yang menyajikan banyak informasi, bisa men-trigger orang untuk menjalin komunikasi personal lebih intens. Artinya adalah saat ini Astranet memang belum menjadi wadah terjalinnya komunikasi interaktif, namun Astranet justru mentriger individu untuk melakukan itu tapi dengan cara lain, misalnya ketemu atau telepon atau kirim pesan singkat atas dasar informasi yang disajikan di Astranet tadi.”(BKS) 4.3 Pembahasan 4.3.1 Strategi Astranet Sebagai Saluran Komunikasi Internal Berbasis Cyber Public Relations (Cyber-PR) Menurut Lee Cheng Ean dalam The Journal of South East Asia Research Centre for Communication and Humanities, evolusi teknologi komunikasi baru sejak abad ke-21 secara dramatis telah mengubah proses komunikasi organisasi. Banyak perusahaan telah mulai mengimplementasikan berbagai teknologi komunikasi baru sebagai investasi penting untuk menciptakan sebuah paradigma baru dalam berkomunikasi di tempat kerja. Hal ini karena komunikasi yang kuat dan efektif akan memotivasi tenaga kerja untuk memberikan kontribusi yang lebih bagi perusahaan sehingga pada akhirnya berimplikasi pada profitabilitas yang diperoleh perusahaan. Fulk dan Steinfield (1990) menyatakan, ”Kenyataannya, komunikasi efektif adalah komunikasi yang tujuan intinya memacu penerapan teknologi informasi dalam organisasi”. Teknologi komunikasi merupakan isu penting di era digital saat ini, baik dari sudut pandang pragmatik, seperti efisiensi dan kinerja, maupun dari sudut pandang teoretis. Menurut Barnard (1938), teknologi komunikasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem kegiatan atau kekuatan dua-orang atau lebih, yang dikoordinasikan secara sadar. Komunikasi digunakan untuk mengkoordinasikan kegiatan dalam organisasi. (Pace dan Faules, 2005: 230-231) Astranet yang merupakan intranet PT Astra International Tbk berperan sebagai media komunikasi internal berbasis virtual sebagai perwujudan dari konsep cyber PR
77
karena hal ini selaras sebagaimana dikonseptualisasikan bahwa Cyber Public Relations (Cyber PR) dapat merupakan kegiatan kehumasan yang menggunakan internet sebagai media komunikasi. Kegiatan kehumasan ini dapat meliputi kegiatan untuk publik eksternal perusahaan seperti publikasi untuk kegiatan promosi, customer relations management maupun untuk publik internal perusahaan yang ditujukan kepada seluruh karyawan di perusahaan tersebut demi tercapainya efektivitas dan efisiensi tata kelola perusahaan. Ditinjau dari sisi peran Astranet secara lebih mendalam sebagai strategi public relations PT Astra International Tbk dalam memanfaatkan saluran komunikasi internal, maka Astranet ini pada dasarnya memudahkan kinerja perusahaan sehingga proses manajerial perusahaan terutama proses penyampaian komunikasi dan informasi dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien. Hal ini karena keberadaan Astranet yang sudah terkomputerisasi dengan baik berbasis virtual dapat memotong proses manajerial perusahaan yang awalnya lama dan panjang menjadi singkat dan cepat. Hal ini sesuai dengan penuturan dari informan ahli Bapak Muhammad Ilham yang menyatakan bahwa Astranet diibaratkan sebagai database karyawan. Artinya, jika karyawan hendak mencari atau mengetahui sesuatu mengenai perusahaan, hal itu bisa didapatkan melalui Astranet. Informan ahli paling sering menggunakan Astranet untuk mencari email karyawan dari divisi lain yang tidak ia ketahui namun karena dengan sistem database komputerisasi yang dimiliki Astranet, email tersebut dapat secara mudah ditemukan. Hanya perlu mengetikan nama karyawan yang dituju, klik “search”, maka email karyawan yang diinginkan dengan mudah dan cepat langsung bisa diperoleh. Astranet memiliki fungsi administratif yang menopang kinerja karyawan di PT Astra International Tbk, seperti jika karyawan hendak mengajukan permohonan cuti maupun jika karyawan hendak memesan mobil kantor guna keperluan pekerjaan. Sebelum Astranet di implementasikan sebagai media komunikasi internal berbasis virtual, proses administratif tersebut membutuhkan proses yang panjang sehingga waktu yang dibutuhkan untuk pencapaian tersebut pun lama. Karyawan harus mengisi formulir yang telah disediakan lalu formulir tersebut diserahkan ke
78
departemen terkait untuk diproses lebih lanjut, kemudian pada akhirnya mendapatkan konfirmasi kejelasan atas permintaan yang diajukan tersebut. Dengan kata lain, proses yang dilalui secara konvensional ini melewati beberapa layer sehingga membutuhkan proses yang kurang efisien, dan berbanding terbalik jika proses tersebut diimplementasikan melalui Astranet sebagai intranet perusahaan yang telah terkomputerisasi dengan baik. Selain itu pula, proses ini dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu jika dilakukan melalui Astranet yang berbasis cyber. Peran divisi internal relations PT Astra International Tbk sangat signifikan karena sebagai media komunikasi internal berbasis virtual, Astranet dikelola oleh divisi public relations dan divisi IT. Divisi internal relations memiliki fungsi untuk mengkomunikasikan kebijakan direksi dan manajemen kepada karyawan. (Wasea, 2005: 101). Dalam konteks
ini, divisi internal relations PT Astra International
berperan untuk mentrasmisikan informasi mengenai perkembangan perusahaan kepada karyawan melalui Majalah Astra. Karena divisi internal relations PT Astra International Tbk menyadari penuh akan keuntungan dari E-PR dan guna memaksimalkan peran Astranet sebagai media komunikasi internal berbasis virtual, maka divisi internal relations menciptakan suatu konsep strategi untuk menyajikan Majalah Astra di Astranet dalam wujud virtual. Hal ini dilakukan atas dasar pemikiran untuk efisiensi biaya, waktu, dan tenaga. Majalah Astra yang disajikan dalam bentuk virtual di Astranet dapat diakses kapan pun dan dimana pun tanpa mengeluarkan biaya cetak karena menggunakan sistem database komputerisasi. Dengan demikian, efisiensi yang diperoleh dengan implementasi Astranet tidak hanya dari segi biaya yang dikeluarkan namun juga dari sisi waktu yang dibutuhkan untuk mencapai finalisasi atas kebutuhan karyawan. Hal ini selaras dengan konsep cyber public relations yang mengonseptualisasikan keuntungan dari pemanfaatan E-PR ini adalah efisiensi waktu, tenaga, dan juga biaya. E-PR dapat menghemat anggaran perusahaan karena perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya cetak atau stationery. (Onggo, 2004: 4-5). Selain itu pula, dengan menggunakan EPR maka perputaran informasi mengenai perusahaan dapat berlangsung secara cepat dan tertuju kepada khalayak banyak.
79
Peran divisi internal relations dalam menyajikan Majalah Astra berbasis virtual di Astranet, yang beranjak dari pemikiran atas kesadaran akan keuntungan intranet perusahaan juga selaras dengan apa yang dikonseptualisasikan Fred Luthans (2005 : 40) bahwa: a. Keuntungan nyata dari intranet perusahaan adalah berkurangnya penggunaan kertas. Karena web browser bisa beroperasi pada tipe komputer apapun, jadi dokumen – dokumen misalnya, buku telepon internal, prosedur manual, bahan latihan, formulir permintaan dapat diubah menjadi bentuk elektronik pada web dan secara konstan diperbarui dengan hampir tanpa biaya. b. Selain itu pula, intranet organisasi mengumpulkan semua komputer, perangkat lunak, dan basis data menjadi satu sistem tunggal yang memungkinkan semua karyawan secara mudah menemukan dan menggunakan informasi di mana pun informasi berada. Selain menyajikan Majalah Astra berbentuk virtual di Astranet, divisi internal relations PT Astra International Tbk pun berperan untuk mengelola konten yang akan dipublikasikan di Astranet termasuk dari divisi lain dan juga bertanggung jawab agar Astranet ini dijalankan tentunya sudah di jalur koordinasi dan di jalur komunikasi yang baik sesuai dengan fungsi, visi dan misi perusahaan. Hal ini selaras dengan konsep teoritis bahwa divisi internal relations memiliki fungsi untuk membantu terciptanya budaya perusahaan yang sesuai dengan visi organisasi; menjelaskan perubahan kebijakan direksi dan manajemen; membantu proses restrukturisasi termasuk sosialisasi kebijakan (Wasea, 2005: 101). Dalam konteks ini, divisi internal relations PT Astra International Tbk berperan dalam membantu divisi lain untuk memastikan apakah konten yang akan dipublikasikan di Astranet telah berada di jalur sebagaimana mestinya dan kemudian jika belum sesuai, maka divisi ini berperan untuk memperbaiki konten dari suatu publikasi yang ingin dipublikasikan tersebut. Misalnya, divisi Corporate Organization and Human Capital Development (CHCD) PT Astra International Tbk ingin menyajikan informasi di Astranet terkait kebijakan perusahaan, maka sebelum informasi mengenai kebijakan perusahaan tersebut disajikan ke Astranet, terlebih dahulu konten tersebut dianalisis oleh divisi internal relations.
80
Harlow menyatakan bahwa definisi dari Public relations adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerja sama; melibatkan manajemen dalam menghadapi persoalan atau permasalahan, membantu manajemen untuk mampu menanggapi opini publik; mendukung manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif,
bertindak
sebagai
sistem
peringatan
dini
dalam
mengantisipasi
kecenderungan penggunaan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama. (Ruslan, 2012: 16). Konsep ini selaras dengan peran divisi eksternal relations PT Astra International Tbk yang melibatkan manajemen perusahaan dalam menghadapi persoalan atau permasalahan serta membantu manajemen untuk mampu menanggapi opini publik dengan cara menyajikan surat pembaca mengenai Astra di media massa ke dalam Astranet. Sebagai contoh, jika terdapat surat pembaca mengenai salah satu lini bisnis Astra di media cetak atau media online maka divisi eksternal relations memiliki tanggung jawab untuk mempublikasikan kembali surat pembaca tersebut di Astranet. Meskipun target audiens yang bisa membaca surat pembaca tersebut hanya berada di level manager keatas, namun hal ini dirasa perlu di implementasikan agar mereka peduli akan perkembangan perusahaan yang dipublikasikan di media massa. Jika dikorelasikan dengan konsep fungsi public relations diatas, maka dalam konteks ini divisi eksternal relations berperan dalam melibatkan manajemen perusahaan untuk menghadapi permasalahan. Selain menyajikan surat pembaca di Astranet mengenai keluhan dan kritikan dari publik luar atas kinerja Astra, divisi eksternal relations PT Astra International Tbk juga mengelola suatu kanal di Astranet bernama e-newspaper clipping. Enewspaper clipping tersebut berisi dua jenis pemberitaan, yakni: 1. Pemberitaan mengenai perkembangan perusahaan yang dipublikasikan di media cetak maupun media online Dalam konteks ini, pemberitaan baik yang bersifat positif maupun negatif mengenai Grup Astra yang dipublikasikan oleh media cetak dan media online mulai dari tingkat regional, nasional, hingga international akan disajikan kembali di Astranet. Ini merupakan tanggung jawab dari divisi eksternal relations dalam konteks media monitoring. Di lampiran dapat dilihat contoh pemberitaan yang dipublikasikan oleh
81
media cetak nasional yakni Suara Pembaruan mengenai perusahaan terbaik 2014 yang mana Astra Intenational menjadi salah satu perusahaan yang dimaksudkan tersebut.
2. Berita terbaru yang tidak berhubungan dengan perusahaan namun menjadi opini publik atau trending business topic di masyarakat Jika dikorelasikan dengan konsep fungsi public relations menurut Harlow diatas, dalam maka divisi eksternal relations dalam konteks ini berperan dalam membantu manajemen perusahaan untuk mampu menanggapi opini publik. Peran divisi internal relations dan eksternal relations diatas berkorelasi positif pula dengan konsep manajemen
public
relations
mengenai
aktivitas
public
relations
yang
dikonseptualisasikan oleh Dominick (Morissan, 2010: 8-9).
1. Public Relations memiliki kaitan erat dengan opini publik Praktisi public relations selain berupaya untuk mempengaruhi publik agar memberikan opini yang positif bagi organisasi atau perusahaan, public relations pun harus berupaya mengumpulkan informasi dari berbagai sumber, menginterpretasikan informasi tersebut lalu menyampaikannya kepada manajemen perusahaan jika informasi tersebut memiliki pengaruh terhadap keputusan manajemen perusahaan. Hal ini sesuai dengan peran divisi eksternal relations dalam menyajikan e-newspaper clipping dan surat pembaca di Astranet. Tim eksternal public relations mengumpulkan berbagai pemberitaan di media cetak dan online mengenai Astra International lalu mentransmisikan kembali pemberitaan tersebut kepada pihak manajemen perusahaan, yang dapat dibaca oleh karyawan dengan jabatan manager keatas. Dalam beberapa hal, pemberitaan yang tidak berkaitan dengan perusahaan, namun menjadi buah bibir atau opini publik maka pemberitaan tersebut juga dipublikasikan di Astranet. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara yang dilakukan bahwa agar pihak manajemen perusahaan tidak hanya mengetahui apa yang diberitakan media mengenai perkembangan perusahaan saja, tetapi juga mengetahui berita atau informasi apa saja yang sedang hangat diperbincangkan oleh publik luar atas suatu isu atau kasus tertentu.
82
2. Public Relations memiliki kaitan erat dengan komunikasi Para praktisi public relations berwenang untuk menjelaskan tindakan perusahaan kepada khalayak yang berkepentingan dengan perusahaan karena mereka akan selalu tertarik dengan apa saja yang dilakukan oleh perusahaan. Selain itu pula, praktisi public relations harus memberikan perhatian terhadap pikiran dan perasaan khalayak terhadap perusahaan serta harus menjadi saluran arus bolak balik antara perusahaan dan khalayak perusahaan, baik khalayak internal maupun khalayak eksternal perusahaan. Konsep ini sesuai dengan peran divisi internal relations mapun eksternal relations dalam mengimplementasikan Astaranet sebagai media komunikasi internal. Divisi internal relations menjadi saluran arus bolak balik antara manajemen perusahaan dan karyawan karena divisi ini berperan dalam menyajikan informasi mengenai aktivitas yang dilakukan oleh Grup Astra melalui Majalah Astra yang ditampilkan secara virtual ke Astranet. Dengan kata lain, divisi internal relations menjadi jembatan pengubung antara manajemen perusahaan dengan karyawan guna mentransmisikan informasi. Peran divisi internal relations sebagai jembatan penghubung antar divisi lain dalam menyajikan informasi di Astranet juga menggambarkan bahwa divisi ini telah menjadi saluran arus bolak balik antara unitunit departemen di PT Astra International Tbk-Head Office dalam menyampaikan informasi kepada karyawan. Hal ini tercermin dari adanya suatu proses konektivitas antar divisi dalam menyajikan informasi di Astranet. Jika divisi Corporate Organization and Human Capital Development (CHCD) hendak menyampaikan suatu informasi di Astranet, maka divisi ini akan melakukan koordinasi terlebih dahulu dengan divisi internal relations terkait konten yang akan dipublikasikan tersebut. 3. Public Relations merupakan fungsi manajemen Public Relations berfungsi untuk membantu manajemen dalam menetapkan tujuan yang ingin dicapai serta menyesuaikan diri terhadap lingkungan yang berubah. Dengan demikian, public relations harus memiliki kegiatan yang terencana dengan baik seta secara rutin memberikan saran kepada manajemen perusahaan. Konsep ini sesuai dengan peran divisi internal relations yang memberikan saran kepada unit divisi lain jika mereka hendak mempublikasikan suatu konten di Astranet, terutama yang berkaitan dengan nilai, budaya, dan filosofi perusahaan. Sebagaimana hasil wawancara yang dilakukan, dijelaskan bahwa divisi internal relations memiliki
83
tanggung jawab untuk mengarahkan divisi lain dalam menyajikan informasi di Astranet agar tetap berada di jalur komunikasi yang baik dan benar sesuai dengan visi misi perusahaan. Peran divisi internal relations dan eksternal relations tersebut telah diuji kebenarannya oleh informan ahli yakni Bapak Muhammad Ilham yang menyatakan bahwa internal relations berperan untuk menyajikan Majalah Astra berbentuk cetak dan virtual sedangkan eksternal relations menyajikan e-newspaper clipping dan surat pembaca di Astranet. Disamping peran administratif, segala informasi yang disajikan di Astranet dengan memberikan fungsi informatif dan edukatif bagi karyawan di PT Astra International Tbk berdampak positif atas pembentukan kebiasaan baik karyawan untuk aktif mencari dan peka akan berita atau informasi terkini mengenai perusahaan maupun pengetahuan umum. Hasil penelitian dari Alicja Sewestianiuk Oana Voitovici mengenai “Managing Strategic Communication : An Organizational Case Study on Internal Communication Channels at
Ericsson Göteborg” juga
menemukan bahwa salah satu lingkup utama karyawan di Ericsson Goteborg menggunakan intranet kebanyakan adalah untuk mendapatkan berita dan update. Upaya yang dilakukan oleh divisi internal relations dan eksternal relations PT Astra International Tbk dalam mengimplementasikan Astranet sebagai media komunikasi internal berbasis cyber-PR sebagaimana yang telah dideskripsikan diatas merupakan salah satu strategi public relations dalam rangka membentuk citra internal perusahaan di mata karyawan. Hal ini sesuai dengan konsep cyber-PR (dalam Onggo, 2004: 6) bahwa E-PR mampu membangun
hubungan dan berinteraksi
dengan target audiens guna membangun citra dan reputasi perusahaan. Reputasi tidak hanya bersifat eksternal tetapi juga internal yang bagaimana karyawan memandang perusahaan tersebut sehingga reputasi merupakan aset yang berharga bagi perusahaan. E-PR dapat digunakan untuk membangun reputasi online secara berkesinambungan. Astranet sebagai media komunikasi internal sangat berperan positif dalam mempermudah penyampaian komunikasi dan informasi di PT Astra International Tbk. Selain dari sisi efisiensi, implementasi Astranet pun dilihat dari sisi efektivitas penyampaian dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh karyawan karena dengan sistem komputerisasi dan koneksi internet, maka karyawan dapat mengakses
84
informasi sesuai dengan kebutuhannya dengan mudah dan cepat. Hal ini selaras dengan apa yang dikonseptualisasikan dalam buku Introduction Public Relations: Theory and Practice karangan Keith Butterick (2012), bahwa kehadiran internet pada abad ini pun telah mempengaruhi strategi komunikasi internal di perusahaan karena implikasi dari internet ini telah meningkatkan arti penting komunikasi internal sehingga secara bersamaan hal itu akan membantu karyawan untuk mengakses informasi perusahaan secara mudah tanpa dibatasi ruang dan waktu. Dengan kata lain, karyawan perusahaan memiliki akses informasi mengenai kinerja, aktivitas, direksi, pemegang saham, dan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, hanya dengan mengklik tombol satu kali saja. (Butterick, 2012: 120) •
Akses informasi mengenai kinerja : Untuk hal-hal berkenaan dengan sisi administratif, karyawan dapat melakukan hal itu dimana saja dan kapan saja selama terhubung dengan koneksi internet. Jika karyawan Astra International ingin mengajukan cuti, klaim kesehatan, atau memesan mobil kantor, hal ini dapat dilakukan dengan mudah dan cepat hanya dengan mengklik fitur-fitur yang telah disediakan di Astranet. Sebelum implementasi Astranet, kebutuhan administratif ini dilakukan secara konvensional dengan mengisi formulir pengajuan di kertas sehingga dinilai akan jauh lebih efektif dan efisien jika hal itu dapat dilakukan secara terkomputerisasi. Manfaat ini dirasakan baik oleh karyawan maupun perusahaan bahwa selain proses kinerja manajerial perusahaan dipermudah, karyawan dan perusahaan pun memiliki rekam jejak tersendiri atas proses administratif yang telah dilakukan.
•
Akses informasi mengenai aktivitas : Hal ini berhubungan erat dengan peran divisi internal relations yang menyajikan Majalah Astra berbentuk visual di Astranet dan peran eksternal relations yang menyajikan fitur e-newspaper clipping. Dengan mengakses Majalah Astra dan e-newspaper clipping di Astranet tersebut, karyawan dapat mengetahui aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan, misalnya Corporate Social Responsibility (CSR) maupun event yang dilakukan oleh Grup Astra.
•
Akses informasi mengenai permasalahan yang dihadapi perusahaan : Hal ini berkaitan dengan peran eksternal relations yang menampilkan surat pembaca di Astranet. Dalam surat pembaca tersebut, karyawan dapat mengetahui keluhan
85
pelanggan atau kejadian mengenai permasalahan perusahaan yang dipublikasikan di media masa. Dalam e-newspaper clipping maupun surat pembaca, divisi eksternal relations tidak hanya menyajikan konten utama mengenai pemberitaan atas topik tersebut, tetapi juga memberikan informasi mengenai sirkulasi dan frekuensi terbitan dari media masa yang bersangkutan, serta nilai dari Adverstising Value dan PR Value. Akan tetapi, jika dalam e-newspaper clipping yang ditampilkan hanya Ads Value sedangkan khusus untuk surat pembaca, divisi eksternal relations menyajikan keduanya, baik Ads Value maupun PR Value dari pemberitaan yang bersangkutan. Perhitungan PR Value yang menjadi acuan divisi eksternal relations PT Astra International Tbk adalah versi Association for Measurement and Evaluation of Communication (AMEC). Ditinjau dari fungsi Astranet yang telah dipaparkan diatas, maka peranan dari Astranet sebagai media komunikasi internal sesuai dengan konsep mengenai fungsi media internal. (Bewinda : 2008:16-18) 1. Sebagai media komunikasi internal 2. Ajang komunikasi khusus bagi karyawan 3. Media pelatihan dan pendidikan 4. Nilai tambah bagi tim pengelola Sebagai media komunikasi internal, target audiens dari Astranet ini adalah seluruh karyawan Astra International di head office maupun sales operation. Akan tetapi, tidak semua karyawan memiliki laptop dan koneksi internet sehingga mereka menghadapi kesulitan untuk mengakses Astranet. Karyawan dengan level 4A, dikategorikan karyawan yang mampu mengakses Astranet dengan mudah karena mereka secara personal memiliki laptop atau bahkan diberikan fasilitas laptop dari perusahaan. Namun, bagi petugas keamanan dan kebersihan serta karyawan dengan golongan kerja yang tidak mendapatkan fasilitas laptop ataupun komputer, mereka tentunya mengalami kesulitan untuk mengakses Astranet sebagai media komunikasi internal padahal mereka pun memiliki hak yang sama sebagai karyawan untuk dapat menggunakan
media
komunikasi
internal
perusahaan.
Untuk
mengatasi
permasalahan tersebut, divisi public relations PT Astra International Tbk merancang suatu strategi dengan membuat ”Kios Astranet”.
86
Kios Astranet tersebut ditempatkan di lantai 1 Gedung AMDI A PT Astra International Tbk-Head Office, yang diperuntukan bagi karyawan yang tidak memiliki fasilitas laptop/komputer dan koneksi internet namun berhak mengakses Asranet sebagai media komunikasi internal antara karyawan dengan manajemen perusahaan. Strategi ini selaras dengan konsep komunikasi internal yang meliputi kegiatan merancang program komunikasi yang efektif agar diterima dengan baik oleh seluruh anggota organisasi, mulai dari top management hingga office boy. (Bewinda, 2008: 12). Komunikasi internal sudah selayaknya dijalankan menggunakan kode etik yang jelas dan memenuhi unsur transparansi, jelas, singkat, informatif, dan independen. (Butterick, 2012: 102). Dalam melakukan transmisi informasi di Astranet sebagai proses komunikasi internal, terdapat nilai-nilai yang dianut oleh divisi internal relations maupun eksternal relations. Divisi internal relations dalam menyajikan Majalah Astra berbasis virtual menjunjung tinggi asas cover both sides dan tidak ada pengurangan ataupun penambahan konten. Artinya, Majalah Astra yang berwujud cetak sama dengan Majalah Astra yang berwujud virtual di Astranet, baik dalam bentuk konten maupun jumlah halaman. Selain itu pula, penyajian informasi yang menyangkut regulasi perusahaan pun disampaikan secara terbuka, tanpa ada sesuatu hal yang ditutup-tutupi. Nilai yang dianut oleh divisi internal relations tidak jauh berbeda dengan divisi eksternal relations. E-newspaper clipping dan surat pembaca yang ditampilkan oleh divisi eksternal relations di Astranet pada dasarnya merupakan hasil publikasi dari media luar. Dengan demikian, apa yang media luar publikasikan mengenai Astra, akan sama dengan yang dipublikasikan oleh divisi eksternal relations di Astranet melalui fitur e-newspaper clipping dan surat pembaca. Nilai transparansi yang dianut oleh divisi internal relations dan eksternal relations dalam menyajikan informasi di Astranet dapat mendukung Astra International menjadi suatu perusahaan yang transparan dan peduli akan keterbukaan informasi. Hal ini sesuai dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh Nurhidayati Kusumaningtyas mengenai penggunaan intranet dalam proses komunikasi internal dan implikasinya bagi organisasi di Kementrian Perindustrian yangmana dengan implementasi Intranet di Kementrian Perindustrian, hal ini mulai mengarahkan organisasi tersebut menjadi organisasi yang lebih lentur dan terbuka.
87
Nilai transparansi itu juga didukung kebenarannya oleh informan ahli Bapak Muhammad Ilham yang menyatakan bahwa nilai yang harus dijunjung tinggi oleh praktisi public relations adalah kejujuran. Segala sesuatu yang hendak disampaikan kepada publik, hendak disampaikan secara terbuka dan jujur. Jika ditinjau dari unsur informatif, Astranet menyajikan beberapa informasi yang menarik bagi karyawan sehingga selain informatif, Astranet juga menyajikan informasi yang edutainment. Adapun informasi yang informatif dan edutainment tersebut adalah sebagai berikut: 1. Info mengenai Kesehatan dan ESR (Environment and Social Responsibility), seperti Tips Sehat Berpuasa; Tips Menjernihkan Air Tanah serta Info dan Tips IT seperti Tips Mengelola User ID dan Password 2. Info dan Tips Pajak, misalnya informasi mengenai kurs pajak 7 Mei-13 Mei 2014 3. Employee Birthday List, yakni informasi mengenai ulang tahun karyawan yang dapat dilihat oleh sesame karyawan dengan rentang waktu: kemarin, dua hari hari sebelumnya, hari ini, dan besok hari 4. Informasi mengenai menu makanan di lantai 5. PT Astra International Tbk memberikan makan siang secara gratis bagi karyawan yang bertempat di lantai 5. Adapun menu makanan setiap hari selalu berbeda yang dapat dilihat melalui Astranet. Hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan menunjukan suatu pemahaman bahwa kehadiran Astranet di Astra International dapat berimplikasi positif dalam meningkatkan pengetahuan karyawan akan aktivitas perusahaan serta membangun peran aktif karyawan untuk peka mencari informasi dengan kesadaran dari masing-masing individu; tidak seperti sebelum Astranet dibentuk yangmana karyawan selalu disuap informasi oleh perusahaan. Peran Astranet sebagai media komunikasi internal di Astra International disadari sebagai suatu sistem yang baik, dan hal ini sesuai dengan hasil penelitian oleh Nurhidayati Kusumaningtyas dengan judul penelitian “Penggunaan Intranet dalam Proses Komunikasi Internal dan Implikasinya Bagi Organisasi (Studi Kasus: Penggunaan Intranet dalam Proses Komunikasi
Internal
dan
Implikasinya
Bagi
Organisasi
di
Kementrian
Perindustrian)”, yang menunjukan bahwa sebagai medium komunikasi internal di Kementerian Perindustrian, intranet mewujud sebagai medium komunikasi satu arah
88
dan dua arah. Kehadiran intranet membawa sebuah praktik baru di Kementerian Perindustrian dan tanpa disadari intranet telah berimplikasi pada praktik-praktik berbagi pengetahuan yang memungkinkan seorang pegawai menjadi lebih melek pengetahuan dan membuka wawasan berfikir serta kemampuan untuk mengenali masalah organisasi. Dengan meningkatnya pengetahuan maka akan meningkat pula kompetensi seorang pegawai yang akan menciptakan kepuasan dan partisipasi aktif pegawai dalam mengatasi berbagai permasalahan dan tantangan organisasi. Kondisi seperti inilah yang akan menopang tumbuhnya pemberdayaan pegawai.
4.3.2 Upaya Divisi Public Relations PT Astra International Tbk Dalam Mengimplementasikan Astranet Sebagai Saluran Komunikasi Internal Konsep organisasi (dalam Pace dan Faules, 2005: 78-79) merujuk pada suatu proses pengorganisasian karena menurut Weick, proses pengorganisasian ini menghasilkan organisasi, yang dibentuk dari aktivitas dan proses. Organisasi memiliki struktur, tetapi “bagaimana suatu organisasi bertindak dan tampil ditentukan oleh struktur yang ditetapkan oleh pola-pola reguler perilaku yang saling bertautan. Perilaku yang saling bertatutan ini merupakn suatu sistem yang nyata di suatu organisasi, dan ini merupakan kunci bagi berfungsinya organisasi tersebut. Organisasi merupakan suatu sistem yang menyesuaikan dan menopang dirinya dengan mengurangi ketidakpastian yang dihadapi. Dengan kata lain, perilaku dalam organisasi dikatakan saling bertatutan jika perilaku seseorang dalam organisasi tersebut bergantung pada perilaku orang lain. Lebih lanjut, Pendekatan Karl Weick menjelaskan suatu proses mengenai bagaimana organisasi mengumpulkan, mengelola, dan menggunakan informasi yang kemudian mentrasmisikan kembali informasi tersebut kepada anggota organisasi. Teori Weick menitikberatkan komunikasi sebagai landasan bagi pengorganisasian dan memberikan sebuah konsep pengorganisasian yang berfokus pada aktivitas dan proses komunikasi. (West dan Turner, 2009: 335) Pemaparan konsep diatas sesuai dengan aktivitas dan proses yang dilalui oleh divisi internal relations dalam mengimplementasikan Astranet sebagai media komunikasi internal, yang berfokus pada koordinasi yang melibatkan aktivitas dan
89
proses komunikasi antar divisi. Dalam konteks ini, terdapat dua aktivitas proses yang dilalui oleh divisi internal relations, yakni: 1.Pra implementasi Astranet sebagai media komunikasi internal yang berkonsep one stop stations and services. Pada tahun 2009, divisi public relations PT Astra International Tbk-Head Office memimpin suatu rapat internal yang cukup besar guna melakukan peremajaan Astranet yang pada awalnya hanya memberikan fungsi administratif saja, yakni pengajuan cuti dan claim obat. Rapat ini melibatkan beberapa divisi seperti divisi IT, divisi Corporate Organization and Human Capital Development (CHCD), hingga divisi General Affairs (GA). Divisi public relations terutama divisi internal relations sebagai divisi yang memimpin koordinasi dan jalur komunikasi selama rapat ini memberikan suatu konsep Astranet sebagai one stop services bagi karyawan dalam mencari informasi dan mempermudah proses manajerial perusahaan. Oleh sebab itulah, divisi internal relations berkoordinasi dengan tim IT menyediakan kanal-kanal atau sub menu di Astranet yang dapat dikelola oleh masing-masing divisi. Misalnya, dalam Astranet terdapat informasi mengenai menu makan siang karyawan maka yang menyajikan informasi ini adalah divisi General Affairs (GA). 2. Proses implementasi Majalah Astra yang disajikan secara virtual ke Astranet. Pada awalnya, informasi yang akan ditampilkan di Majalah Astra diperoleh dari beberapa PIC PR Grup Astra yang menaungi 6 lini bisnis Astra serta koordinator wilayah Astra. Para PIC PR di masing-masing Grup Astra ini akan mengirimkan informasi terkait aktivitas perusahaan mereka kepada staff internal relations PT Astra International Tbk-Head Office. Dalam konteks ini, selaras dengan konsep yang dikemukakan oleh Karl Weick dalam Teori Informasi Organisasi bahwa sangat jarang bahwa satu divisi dalam suatu organisasi mempunyai semua informasi penting mengenai perusahaan tersebut. (West dan Turner, 2009: 336) Informasi tersebut berasal dari berbagai macam sumber, yakni dari berbagai divisi di perusahaan maupun anak perusahaan. Kemudian, majalah Astra yang hendak disajikan dalam bentuk virtual ke Astranet membutuhkan koordinasi dengan divisi IT. Jalur koordinasi tersebut melalui beberapa aktivitas dan proses komunikasi yang terjalin antar kedua belah pihak. Dalam konteks ini, individu di divisi internal relations yang berperan sebagai PIC untuk Majalah Astra (A) akan melakukan proses dan aktivitas
90
komunikasi dengan individu di divisi IT (B) guna menyajikan Majalah Astra ke Astranet sehingga seluruh karyawan dapat membaca informasi di Majalah tersebut dengan mudah. Proses koordinasi tersebut berjalan pada suatu sistem atau standar baku kinerja perusahaan dimana divisi internal relations (A) akan mengisi URF atau user request form yang tertuju ke divisi IT (B), lalu divisi IT (B) akan memberikan respons balik kepada divisi internal relations. Hal ini selaras dengan konsep yang ada dalam perilaku pengorganisasian, yangmana Weick memberikan kunci teoritis mengenai interaksi ganda (double interect). Artinya, A berkomunikasi dengan B, B memberi respons kepada A, dan A membuat beberapa penyesuaian atau memberi respons balik pada B. Kegiatan komunikasi ini membentuk dasar pengorganisasian. (Pace dan Faules, 2005: 81) Fokus utama Karl Weick dalam teori informasi organisasi adalah pertukaran informasi (information exchange) yang terjadi dalam organisasi dan bagaimana anggota organisasi mengambil langkah untuk memahami pertukaran informasi tersebut. Konsep ini sesuai dengan proses pengorganisasian informasi yang dilalui oleh divisi internal relations guna mengelola konten yang ada Astranet agar berada di jalur yang tepat sesuai dengan visi misi perusahaan. Dalam menyajikan informasi di Majalah Astra dan mengelola konten di Astranet, tentunya divisi internal relations melakukan proses pertukaran informasi antar individu maupun antar divisi di PT Astra International Tbk. Misalnya, divisi Corporate Human Capital Development (CHCD) hendak mengkomunikasikan regulasi perusahaan yang baru yang akan disampaikan melalui Astranet, maka divisi ini akan melakukan koordinasi, proses dan aktivitas komunikasi dalam konteks pertukaran informasi dengan divisi internal relations karena salah satu fungsi internal relations adalah mengkomunikasikan kebijakan manajemen perusahaan kepada karyawan. Dengan kata lain, interaksi ganda yang menjadi kunci teoritis perilaku pengorganisasian terjadi juga dalam proses komunikasi antar divisi internal relations dengan divisi CHCD. Adanya keterhubungan antara divisi lain yang hendak mempublikasikan suatu muatan informasi di Astranet terhadap divisi internal relations yangmana divisi lain akan mengirimkan terlebih dahulu konten tersebut kepada divisi internal relations untuk dianalisis sebelum dipublikasikan di Astranet selaras dengan asumsi kedua dari Teori Informasi Organisasi Karl Weick bahwa informasi yang diterima oleh organisasi berbeda dalam hal ketidakjelasannya (equivocality). Asumsi kedua
91
mengindikasikan adanya ambiguitas dalam informasi. Ketidakjelasan (equivocality) berarti tingkat ketidakpastian yang dihadapi para anggota organisasi. Dan menurut Weick, adanya pengorganisasian membantu para anggota organisasi untuk mengurangi ketidakpastian informasi yang diperoleh. Ketidakjelasan (equivocality) juga merujuk pada informasi yang rumit, tidak pasti, dan tidak dapat diprediksi. Untuk mengurangi atau mengatasi ketidakpastian ini, anggota organisasi terlibat di dalam suatu proses komunikasi untuk mencapai kepastian informasi. (West dan Turner, 2009: 340). Dengan demikikan, untuk mencapai kepastian informasi akan konten yang akan dipublikasikan oleh divisi lain ke Astranet, maka divisi yang bersangkutan akan melakukan proses komunikasi dengan divisi internal relations. Begitu pula dengan divisi eksternal relations dalam mengimplementasikan enewspaper clipping dan surat pembaca membutuhkan aktivitas dan proses komunikasi serta pertukaran informasi. Namun berbeda dengan divisi internal relations, proses dan pertukaran informasi yang terjalin oleh divisi eksternal relations dalam mengimplementasikan e-newspaper clipping dan surat pembaca tersebut melibatkan individu dalam satu divisi. Dalam konteks ini, atasan akan melakukan transmisi informasi kepada staff bawahan mengenai informasi apa saja yang layak untuk dijadikan sebagai e-newspaper clipping. Lebih lanjut, proses pengorganisasian ini akan menghasilkan suatu struktur sebagaimana yang dikonseptualisasikan oleh Karl Weick bahwa komunikasi merupakan proses penting karena proses itu menghasilkan struktur. Dan Weick memandang struktur sebagai aktivitas yang lebih spesifik lagi, yakni sebagai aktivitas komunikasi. Struktur organisasi ditentukan oleh perilaku-perilaku yang saling bertautan. (Pace dan Faules, 2005: 79) Dengan demikian, proses yang dilalui oleh divisi internal relations dan eksternal relations dalam mengimplementasikan Astranet sebagai media komunikasi internal sesuai pula dengan asumsi ketiga dari Teori Informasi Organisasi Karl Weick yang memandang bahwa organisasi manusia terlibat di dalam pemrosesan informasi untuk mengurangi ketidakjelasan informasi. Asumsi ketiga dalam teori ini menyatakan bahwa organisasi dimulai dalam aktifitas kerjasama untuk membuat informasi yang diterima agar lebih dapat dipahami. Weick (1979) memandang proses untuk mengurangi ketidakpastian informasi (equivocality) ini sebagai sebuah
92
aktifitas bersama diantara anggota organisasi. Tentunya, ini bukan merupakan tanggung jawab dari satu orang dalam organisasi saja untuk mengurangi ketidakjelasan informasi tersebut, namun membutuhkan kerjasama antar anggota organisasi. (West dan Turner, 2009: 340) Teori Pengorganisasian menurut Karl Weick juga menekankan bahwa tugas untuk mengelola informasi dalam jumlah besar adalah sebuah tantangan bagi banyak organisasi. Ketika pilihan untuk saluran-saluran komunikasi meningkat, jumlah pesan yang dikirim dan diterima serta kecepatan untuk mengirim pesan tersebut meningkat pula. Organisasi tidak hanya dihadapkan pada tugas untuk mengartikan pesan yang diterima, tetapi juga menghadapi tantangan untuk menentukan siapa yang harus menerima informasi yang disampaikan oleh organisasi tersebut. (West dan Turner, 2009: 334) Konsep ini sesuai dengan hasil penelitian bahwa hambatan dan tantangan yang dihadapi oleh divisi eksternal relations adalah mengelola informasi mengenai Astra yang begitu besar sehingga publikasi di media masa mengenai Astra pun pastinya banyak. Ketika publikasi berupa pemberitaan mengenai Astra di media masa begitu banyak, maka semakin sulit untuk menentukan berita mana yang layak untuk dijadikan e-newspaper clipping karena tidak mungkin semua pemberitaan mengenai Astra di semua media cetak maupun online dijadikan e-newspaper clipping. Pembaca dari e-newspaper clipping ini adalah level manager keatas yang memiliki jadwal kerja yang padat sehingga waktu mereka untuk membaca enewspaper clipping pun pastinya terbatas. Oleh sebab itu, divisi eksternal relations harus mampu mensortir pemberitaan mana dari sekian banyak pemberitaan yang ada layak untuk dijadikan sebagai e-newspaper clipping di Astranet. Hambatan dan tantangan ini diatasi oleh divisi eksternal relations dengan menggunakan strategi pemilihan media dan konten berita. Dari sisi pemilihan media, divisi eksternal relations sudah memiliki data tersendiri mengenai media mana yang menjadi poros berita. Misalnya berita mengenai Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), poros berita tersebut berada di media cetak nasional dengan reputasi yang baik seperti salah satu contoh Koran Kompas sehingga berita yang ada di Kompas mengenai RUPS PT Astra International Tbk layak dijadikan sebagai e-newspaper clipping di Astranet. Akan tetapi, meskipun berita mengenai RUPS tersebut disajikan
93
pula di koran Pos Kota, hal itu tidak dijadikan sebagai e-newspaper clipping karena koran Pos Kota bukan merupakan poros informasi atas berita RUPS tersebut. Strategi yang dilakukan oleh divisi eksternal relations ini pun selaras dengan pemahaman yang dikonseptualisasikan oleh Richard Daft dan Robert Lengel (1984) mengenai “kekayaan informasi” untuk memberikan gambaran mengenai banyaknya masukan yang dihadapi oleh organisasi. Kedua tokoh ini menekankan bahwa media baru telah memberikan peluang bagi organisasi untuk mengakses informasi dalam jumlah besar, tetapi kemudian anggota organisasi dihadapkan pada tugas untuk mengurangi pesan-pesan yang banyak tersebut. (West dan Turner, 2009: 342) Hambatan serta cara untuk mengatasinya sebagaimana yang dipaparkan diatas sesuai dengan konsep Weick mengenai lingkungan informasi pada suatu organisasi yang menyatakan bahwa organisasi atau anggota organisasi tidak dapat memproses semua informasi yang ada sehingga organisasi dihadapkan pada suatu tugas untuk menyeleksi informasi yang berarti dan penting. Pada dasarnya, organisasi memiliki dua tugas utama dalam mengelola sumber informasi yakni (1) Organisasi harus menginterpretasikan informasi eksternal yang ada dalam lingkungan informasi tersebut, dan (2) Organisasi harus mengoordinasikan informasi untuk membuatnya bermakna bagi anggota-anggota organisasi guna mencapat tujuan organisasi. (West dan Turner, 2009: 341) Dalam mengimplementasikan Astranet sebagai media komunikasi berbasis cyber-PR, divisi internal relations dan eksternal relations membutuhkan bantuan dari individu lain, baik dalam satu divisi maupun antar divisi. Peran divisi internal relations yang menyajikan Majalah Astra dalam bentuk virtual ke Astranet tidak bisa dilakukan secara mandiri. Dalam konteks ini, divisi internal relations memiliki interdependensi dengan divisi lain yakni divisi IT karena divisi internal relations hanya berperan untuk menyajikan konten atau materi nya saja namun untuk realisasi secara praktis guna mentransmisikan konten Majalah Astra tersebut, secara teknis dibutuhkan konektivitas dengan divisi IT. Hal ini sesuai dengan kunci teoritis dari Teori Sistem Umum. Karl Weick menggunakan Teori Sistem Umum untuk mempelajari dan menggambarkan bagaimana sebuah organisasi mengelola informasi. Teori Sistem Umum secara spesifik berguna untuk memberikan suatu pemahaman bahwa adanya saling
94
keterhubungan yang terjadi antara berbagai unit organisasi. Organisasi terdiri atas departemen atau divisi, tim, atau kelompok yang berbeda. Meskipun antar divisi dalam organisasi berfokus pada tugas mandiri, tujuan organisasi sebagai satu kesatuan organisasi membutuhkan pemenuhan dan integrasi informasi yang jelas antar divisi tersebut. Oleh sebab itu, organisasi bergantung pada gabungan informasi sehingga antar anggota organisasi dapat membuat penyesuaian yang penting untuk mencapai tujuan. Anggota dalam organisasi mungkin saja membutuhkan informasi tambahan dari orang lain dalam organisasi tersebut atau mereka juga mungkin perlu untuk mengirimkan informasi kepada divisi lain maupun orang lain dalam organisasi tersebut. (West dan Turner, 2009: 337) Konsep ini sesuai dengan hasil penelitian bahwa terdapat konektivitas antara divisi internal relations dengan divisi lain di PT Astra International Tbk. Jika divisi lain ingin menampilkan suatu publikasi baik berupa artikel ataupun jenis publikasi lainnya, yang berhubungan dengan corporate identity dan corporate culture, maka divisi yang bersangkutan perlu terlebih dahulu mengirimkan konten tersebut ke divisi internal relations guna memastikan konten tersebut sudah berada di jalur komunikasi yang sesuai dengan visi misi perusahaan. Hal ini dikarenakan divisi internal relations memiliki peran untuk mengelola konten di Astranet sebagai media komunikasi internal. Kunci teoritis Karl Weick yang menyatakan bahwa organisasi bergantung pada gabungan informasi juga sesuai dengan proses yang dilalui oleh divisi internal relations dalam mengumpulkan berbagai informasi untuk dijadikan suatu muatan konten yang informatif di Majalah Astra. Dalam proses pengumpulan informasi tersebut, divisi internal relations PT Astra International Tbk bekerja sama dengan berbagai PIC PR (Person In Charge-Public Relations) Grup Astra dan koordinator wilayah (KORWIL) Grup Astra di seluruh Indonesia. Hal ini dikarenakan divisi internal relations tidak memiliki keseluruhan informasi mengenai aktivitas yang dilakukan oleh 182 anak perusahaan yang tersebar di 6 lini bisnis. Oleh sebab itu, guna memaksimalkan informasi yang akan diinformasikan di Majalah Astra, divisi internal relations membutuhkan pertukaran informasi antar PIC dan Korwil Grup Astra yang sudah dibentuk, juga dalam naungan divisi internal relations PT Astra International Tbk sebagai holding company.
95
Proses komunikasi yang terjadi antara divisi internal relations dengan divisi lainnya di PT Astra International Tbk guna menyajikan konten di Astranet juga sesuai dengan indikator penting dalam Teori Sistem Umum dalam memahami informasi dalam suatu organisasi. Indikator penting tersebut adalah umpan balik yang
diterima
oleh
organisasi
maupun
anggota
di
organisasi
tersebut.
Kesalingterhubungan antar tim atau divisi dalam organisasi menghasilkan sebuah siklus komunikasi yang mampu mengurangi ambiguitas atau kebingungan mengenai informasi yang diinginkan dan didapatkan. Tidak ada satu unit pun yang lebih penting dalam organisasi, artinya bahwa tiap unit tergantung pada unit yang lain untuk memperoleh tujuan akhir. (West dan Turner, 2009: 338) Proses komunikasi yang terjadi tersebut bersifat konvergensi guna mencapai pemahaman bersama (mutual understanding). Divisi Corporate Organization and Human Capital
Development Division (CHCD) ketika ingin menyampaikan
informasi mengenai kebijakan perusahaan di Astranet, divisi ini akan terlebih dahulu mengirimkan informasi tersebut kepada staff di divisi internal relations guna pemastian, kelayakan dan penyesuaian informasi, kemudian jika staff tersebut merasa kurang yakin, maka ia akan melakukan koordinasi dengan Head of Internal Relations, namun jika sampai pada titik ini masih belum mendapatkan titik temu, maka proses komunikasi dan koordinasi berikutnya akan dilanjutkan ke Head of Public Relations hingga antara divisi internal relations dan divisi Corporate Human Capital Development Division (CHCD) mencapai suatu pengertian bersama (mutual understanding) atas informasi yang akan dipublikasikan ke Astranet tersebut. Proses komunikasi yang terjadi ini sesuai dengan konsep model komunikasi konvergensi. (Suprapto, 2009: 77-83) Proses komunikasi layaknya suatu siklus yang terus berputar hingga tercapainya pemahaman yang sama antar kedua belah pihak antara komunikan dan komunikator. Individu A menyampaikan suatu pesan kepada individu B (I1) dan kemudian individu B harus menginterpretasikan atau memahami pesan yang dikirimkan oleh individu A, kemudian memberikan umpan balik kepada individu A (I2). Individu A menginterpretasikan kembali pesan individu B dengan memberikan pesan yang lebih banyak (I3) dan proses ini terus berlanjut (I4 … In) hingga individu A dan individu B berada di suatu titik dimana mereka telah mendapatkan pesan kunci
96
dan mencapai pemahaman bersama (mutual understanding) terhadap suatu topik yang dibicarakan. Model komunikasi konvergensi ini pula dapat dikorelasikan dengan hasil penelitian mengenai proses kerja sama dan konektivitas yang terjadi dalam divisi eksternal relatios dalam menyajikan e-newspaper clipping di Astranet. Divisi eksternal relations memiliki peran untuk menyajikan e-newspaper clipping yang merupakan hasil publikasi dari media masa luar mengenai Astra. Dalam mentransmisikan dan menyajikan konten tersebut, terdapat proses komunikasi guna mencapai pemahaman bersama yang terjalin antara Head of External Relations dengan staff external relations yang menjadi PIC e-newspaper clipping tersebut, yang saat ini diduduki oleh staff bernama Sutan Mulawarman. Head of External Relations akan memberikan arahan dan kemudian mensupervisi staff bawahan nya untuk memilah informasi mana yang layak untuk dijadikan e-newspaper clipping. Terdapat dua indikator yang dijadikan penentuan untuk kelayakan tersebut, yakni news value dan besarnya perusahaan Grup Astra yang diberitakan. Dalam konteks ini, terjalin proses komunikasi sebagai suatu konvergensi antara Head of External Relations (A) dengan PIC e-newspaper clipping (B) untuk mencapai pemahaman bersama mengenai berita mana dari yang penting hingga kurang penting yang layak untuk dijadikan e-newspaper clipping (mutual understanding of A and B). Hasil wawancara dengan informan ahli menambahkan suatu temuan baru bahwa ternyata hasil e-newspaper clipping dan surat pembaca yang dipublikasikan oleh staff eksternal relations akan dianalisis oleh Head of Public Relations, yakni Bapak Yulian Warman dan Head of External Relations harus mensupervisi dan memastikan bahwa e-newspaper clipping tersebut sudah harus muncul di Astranet setiap pagi dari hari Senin hingga Jumat sebelum jam 9 pagi. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dalam konteks pola komunikasi internal, terdapat dua pembahasan yang menjadi indikator teoritis, yakni: 1. Pola komunikasi internal yang terjadi di divisi public relations PT Astra International Tbk dalam mengimplementasikan Astranet Sebagaimana yang dijelaskan mengenai teori sistem umum Weick bahwa dalam suatu organisasi terdapat saling ketergantungan antar unit-unit divisi dalam suatu organisasi. Saling ketergantungan ini melibatkan proses komunikasi antar divisi tersebut yang kemudian akan melahirkan pola komunikasi internal. Terdapat
97
pola komunikasi horizontal yang terjadi ketika divisi internal relations menyajikan Majalah Astra berbentuk visual di Astranet. Komunikasi horizontal tersebut terjadi antara divisi internal relations dengan divisi IT karena divisi IT yang memiliki wewenang secara teknis untuk menyajikan konten tersebut ke dalam Astranet. Hal ini pun selaras dengan suatu pemikiran bahwa komunikasi secara horizontal menjadi penting karena setiap bagian atau departemen dalam suatu organisasi memiliki tingkat saling ketergantungan yang cukup besar. ( Purwanto, 2006: 42) Pola komunikasi horizontal juga terjadi ketika divisi lain melakukan koordinasi dan proses komunikasi dengan divisi internal relations guna mempublikasikan suatu konten di Astranet. Jika divisi Corporate Human Capital Development (CHCD) ingin mempublikasikan suatu konten di Astranet maka divisi ini harus berkoordinasi dengan divisi internal relations terkait konten yang akan dipublikasikan tersebut guna konten tersebut tetap berada di jalur komunikasi yang benar sebagaimana dengan visi misi dan kebijakan perusahaan, maka dalam konteks ini terjadi proses komunikasi horizontal antar kedua divisi. Ketika divisi eksternal relations hendak mengimplementasikan Astranet sebagai media komunikasi internal dengan menyajikan konten e-newspaper clipping dan surat pembaca, maka dalam konteks ini pula terdapat pola komunikasi vertikal (dari atasan ke bawahan) dari Head of External Relations ke staff bawahan nya guna memberikan arahan mengenai berita mana yang layak untuk dijadikan e-newspaper clipping di Astranet. Dalam konteks ini, tugas seorang pemimpin teraktualisasi dengan memberikan instruksi kerja kemudian mensupervisi kinerja yang dilakukan oleh bawahannya tersebut. Pola komunikasi yang dilakukan oleh Head of External Relations dengan staff bawahannya
(PIC
e-newspaper
clipping)
sesuai
dengan
apa
yang
dikonseptualisasikan oleh Katz dan Kahn mengenai tujuan komunikasi ke bawah, yakni: 1) Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu 2) Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilakukan 3) Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional 4) Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada karyawan
98
5) Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai
2. Pola komunikasi internal yang terjadi dalam penggunaan Astranet sebagai media komunikasi internal, ditinjau dari fungsi administratif. Pola komunikasi dari bawahan ke atasan (upward communications) terjadi antar individu dalam divisi public relations ketika individu tersebut melakukan proses komunikasi untuk keperluan administratif, misalnya pengajuan cuti. Misalnya ketika C hendak melakukan pengajuan cuti maka ia akan melakukan proses komunikasi dengan mengisi user request form (URF) yang ada di Astranet yang akan diterima oleh atasan satu level lebih tinggi yakni Head of External Relations. Kemudian, Head of External Relations akan meneruskan permintaan C tersebut ke atasan berikutnya yakni Head of Public Relations. Artinya, dapat disimpulkan bahwa untuk pola komunikasi internal dalam konteks pengajuan administratif seperti ini, komunikasi vertikal terjadi sampai dua layer posisi yang lebih tinggi. Akan tetapi, hasil wawancara menunjukan bahwa proses dan pola komunikasi internal dalam konteks administratif ini hanya bersifat mengikuti sistem yang sudah dibuat oleh perusahaan. Artinya, komunikasi interpersonal antara individu C dengan atasan telah dilakukan terlebih dahulu sebelum individu C mengisi user request form (URF) tersebut. Dengan kata lain, hasil penelitian menunjukan pula bahwa meskipun Astranet dijadikan sebagai media komunikasi internal yang menghubungkan antara karyawan dengan manajemen perusahaan secara virtual tanpa dibatasi ruang dan waktu, namun peran Astranet masih belum bisa menggantikan peran dari proses komunikasi interpersonal yang terjalin antar karyawan dengan atasan di PT Astra International Tbk. Hasil penelitian ini sesuai dengan dua penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya, yakni: (1) Penelitian oleh Alicja Sewestianiuk Oana Voitovici yang berjudul “Managing Strategic
Communication
:
An
Organizational
Case
Study
on
Internal
Communication Channels at Ericsson Göteborg”, yang menunjukan bahwa saluran komunikasi yang digunakan oleh manajer ketika berkomunikasi dengan karyawan di Ericsson Göteborg, nilai tertinggi (46%) adalah komunikasi tatap muka atau face-to-
99
face communications dan penggunaan email (29%). Berkaitan dengan efektivitas saluran komunikasi, maka 87% dari karyawan menyebutkan bahwa komunikasi tatap muka (face-to-face communications) merupakan saluran komunikasi yang paling efisien dalam hal transmisi pesan di dalam tempat kerja; dan
(2) Penelitian oleh Lee Cheng Ean dari School of Communication, Taylor’s University Malaysia, The Journal of South East Asia Research Centre for Communication and Humanities. Vol. 3, 2011, pp 1-12 yang berjudul “ComputerMediated Communication and Organisational Communication: The Use of New Communication Technology in the Workplace”, melalui hasil penelitian dari 15 informan di lima perusahaan swasta di Klang Valley, Malaysia (6 informan dari perusahaan periklanan; 3 informan dari bank lokal; 3 informan dari perusahaan makanan dan minuman; dan 3 informan dari perusahaan properti) menyatakan bahwa saluran komunikasi tradisional seperti tatap muka merupakan saluran komunikasi organisasi yang paling efektif dan media komunikasi berbasis computer (Computer Mediated Communication) dinilai belum bisa menggantikan saluran komunikasi tradisional tersebut. Pengaruh dan peran Astranet sebagai intranet PT Astra International Tbk sama dengan hasil penelitian Forrester yang menunjukan bahwa 69 persen dari pengguna intranet perusahaan mengkategorikan intranet perusahaan sangat penting. Meskipun demikian, sebuah intranet perusahaan harus dinamis dan menarik, dengan halaman yang secara rutin diperbaharui sehingga intranet menjadi sumber informasi yang karyawan tuju untuk mendapatkan informasi perusahaan.
100
