BAB IV Hasil Penelitian 4.1 Gambaran Objek Penelitian 4.1.1 Profil Perusahaan
Gambar 4.1 Logo PT Indovisual Presentatama PT Indovisual Presentatama merupakan perusahaan yang bergerak dalam bisnis multimedia tepatnya sebagai distributor penjualan proyektor di Indonesia. Perusahaan ini didirikan oleh 6 orang SDM (Sumber Daya Manusia) pada 1 April 1999 yang merupakan pemilik saham utama pada perusahaan ini. Pada awal mulanya, PT Indovisual Presentatama memulai karirnya di Gajah Mada Tower yang merupakan salah satu tempat bisnis yang dinilai paling strategis di Jakarta Pusat, dengan berawal sebagai distributor utama dari proyektor merek Proxima dengan pelanggan dari beberapa segmen mulai dari perkantoran, pemerintahan, pendidikan dan tempat ibadah. Beberapa tahun kemudian, PT Indovisual Presentatama dipercaya untuk oleh beberapa perusahaan proyektor ternama untuk menyalurkan produk proyektornya seperti Panasonic dan NEC. Sejak tahun 1999, beberapa penghargaan telah diraih oleh PT Indovisual, seperti pada tahun 2000, PT Indovisual Presentatama mendapatkan penghargaan sebagai sebagai pendatang baru distributor Proxima dan pada tahun berikutnya, perusahaan ini mendapatkan penghargaan sebagai penjualan terbaik se-ASIA untuk merek dagang Proxima dan Panasonic.
39
40
Pada
saat
sekarang,
PT
Indovisual
Presentatama
telah
menjangkau
pendistribusian melalui 32 dealer internal perusahaan yang biasa disebut sebagai SBU (Sentral Bisnis Unit) yang tersebar di kota besar di seluruh Indonesia seperti Jakarta, Medan, Yogyakarta, Bandung, Surabaya, Balikpapan, Pekanbaru, Malang, Bali dan Makassar. Hingga saat ini, PT Indovisual Presentatama telah menampung lebih dari 1.600 SDM (Sumber Daya Manusia) yang bersama-sama bekerja untuk meraih masa depan yang lebih baik bersama dengan Indovisual. Visi dan Misi Sebagai sebuah perusahaan yang memiliki ambisi yang kuat yang telah menjadi salah satu distributor terbesar di dunia proyektor tentunya bukan merupakan hal yang mudah, hal ini juga dipengaruhi oleh visi dan misi perusahaan yang merupakan sebuah kewajiban untuk diketahui oleh tenaga kerja yang lain untuk menyamakan persepsi antara perusahaan dan tenaga kerjanya. Visi dan misi dari PT Indovisual Presentatama adalah mengembangkan rekam jejak bisnis dan layanan kami secara terus menerus untuk memenuhi tantangan setiap kebutuhan dan tingkat kepuasan pelanggan. 4.1.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi sebuah perusahaan memiliki peran penting dalam penggambaran otoritas dan jalur komunikasi yang berjalan dalam perusahaan. Struktur organisasi mengacu pada pembagian kerja seperti halnya cara koordinasi, komunikasi, alur kerja, dan kegiatan formal perusahaan dan mencerminkan hubungan kekuasaan dan kebiasaan dari organisasi tersebut. Struktur organisasi PT Indovisual Presentatama dapat digambarkan sebagai berikut:
41
42
Berikut ini disajikan mengenai uraian tugas (job description) yang berisi wewenang dan tanggung jawab dari setiap bagian pada perusahaan ini. 1. Director Tugas
Seorang
Director
disini
antara
lain
mengawasi
kinerja para karyawannya, juga melakukan perencanaan untuk seluruh kegiatan perusahaan secara umum. Mengambil keputusan penting yang
dapat
mempengaruhi kelangsungan hidup dan perkembangan
perusahaan. Ia juga mengawasi pelaksanaan operasional perusahaan melalui laporan-laporan yang diterima maupun pengawasan secara langsung di lapangan. Disamping itu ia juga harus menentukan dan menetapkan kebijaksanaan perusahaan dan langsung menangani operasi perusahaan jika dirasakan perlu. 2. General Manager General Manager bertanggung jawab kepada Director, mengenai internal perusahaan. Ia harus meneliti, menilai, maupun memperbaiki pengendalian didalam perusahaan. GM harus mengawasi kinerja para manajer bagian yang ada dalam perusahaan serta mengawasi agar kebijaksanaan
dan
prosedur yang telah ditetapkan dilaksanakan
sebagaimana mestinya, dan apabila tejadi penyimpangan, ditelilti penyebabnya supaya dapat diadakan perbaikan. Pengecekan fisik juga dilakukan terhadap harta kekayaan perusahaan untuk meenilai kelayakan sistem akuntansi dan sistem pelaporan sesuai dengan perkembangan dan perluasan usaha perusahaan. 3. Marketing Manager Marketing Manager mengawasi tugas-tugas pemasaran yang dilakukan oleh perusahaaan. Dalam menjalankan tugasnya Marketing Manager dibantu oleh Assistant Manager Front End dan Assistant Manager Back End.
43
Tugas Assistant Manager Front End berhubungan dengan kegiatan yang berlangsung atau diadakan diluar perusahaan seperti pameran, antara lain yaitu mengadakan komunikasi dengan berbagai instansi, lembaga, dan pihak lain yang berhubungan dengan pasar multimedia, menentukan kebijakan yang diperlukan dalam mengatur hubungan antara perusahaan dengan para agen atau distributor dan para pelanggan juga melakukan perencanaan dan pelaksanaan kegiatan pemasaran. Sedangkan tugas Assistant Manager Back End melakukan kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan di dalam perusahaan seperti menandatangani surat tagihan dan delivery order, mengumpulkan berbagai data tentang pasar yang ada, bertanggung jawab kepada General Manager. 4. Sales Manager Sales Manager memiliki tugas yang berhubungan dengan penjualan. Antara lain, merencanakan, mengatur dan mengawasi kegiatan penjualan barang serta kinerja karyawan pada divisi penjualan di pusat maupun di kantor cabang serta melakukan pengecekan dari laporan penjualan yang ada. Tugasnya dibantu oleh Branch Manager Channel
Major
Accounts.
dan
Bramch Manager mengontrol dan
melakukan pengecekan transaksi penjualan yang telah dibuat pada kanto cabang yang dikepalainya, dan bertanggung jawab pada Sales Manajer. Tugas Channel Major Accounts menangani transaksi dengan customer-customer tetap seperti dealer yang tersebar di seluruh kota, dan bertanggung jawab kepada Sales Manager.
44
5. Logistics Manager Logistic Manager melakukan kegiatan yang berhubungan dengan stok barang. Memiliki bawahan yang menangani Supply, Demand, dan Distribution. Bagian ini menghitung jumlah barang yang masuk dan keluar (stock opname). Berhubungan langsung dengan bagian pemasaran untuk mendapatkan informasi mengenai jumlah barang yang dipesan maupun jumlah barang yang akan dijual ataupun dipasarkan. Bagian ini juga mengatur pendistribusian ke dealer-dealer utama. 6. Finance and Account Manager Manajer
Keuangan
bertugas
mengawasi
posisi
likuiditas
perusahaan, terutama kas dan bank, mengatur cash inflow dan outflow yang dikerjakan oleh Assistant Manager Finance sehingga tidak membahayakan posisi likuiditas perusahaan, mempersiapkan anggaran tahunan pada setiap bulan dan menyajikan laporan keuangan pada setiap bulan yang dilakukan oleh bagian Assistant Manager Accounting. Mengadakan pengawasan atas penggunaan uang perusahaan dan pemakaian modal kerja. 7. HRD Manager (Human Resource Department) HRD Manager mengkoordinasi kegiatan personalia dan umum serta menyusun dan mengumumkan berbagai peraturan perusahaan. Menjalin hubungan yang baik dengan Departemen Tenaga Kerja dan aparat pemerintah terkait. Mengotorisasi penerimaan karyaan baru, seperti mengadakan training dan melakukan prekrutan karyawan. Menyelesaikan masalah-masalah yang berkaitan dengan karyawan. Bertanggung jawab langsung kepada Director. 8. Manager IT Memiliki tugas yang berkaitan dengan sistem teknologi yang sedang berjalan di perusahaan, seperi sistem ERP dan sistem jaringan yang digunakan di perusahaan. Bagian IT ini dibantu oleh support system yang menangani pengontrolan, perawatan dan perbaikan yang ada pada perusahaan.
45
9. Service and Installation Manager Bagian ini menangani reparasi dan pemasangan alat yang bersangkutan. Bagian ini dibagi menjadi 2 yaitu bagian servis dan instalasi. Servis menangani hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan sesudah penjualan. Jika ada keluhan dari pelanggan mengenai performa barang yang tidak sesuai dengan yang diharapkan maka bagian Servis ini akan melakukan tugasnya. Bagian Instalasi bertugas melakukan pemasangan terhadap barang-barang yang dipesan oleh pelanggan di tempat yang ditentukan. 4.1.3 Profil Informan Untuk mendapatkan informasi faktual dari penelitian ini, wawancara dilakukan terhadap pihak-pihak yang bersangkutan dan berkaitan dengan aktivitas media relations yang dilakukan oleh masing-masing Marketing Manager dari beberapa department terutama IMPS (Indovisual Multimedia Presentation System) dan MVI (Microvision Indonesia). Informan yang pertama merupakan informan inti dari penelitian ini, diantaranya adalah: 1. Informan 1 Nama
: HK (disamarkan)
Jabatan (posisi)
: Marketing Manager (Panasonic)
Telah bekerja selama : 2 Tahun 2. Informan 2 Nama
: PAL (disamarkan)
Jabatan (posisi)
: Marketing Communication Manager
Divisi
: Marketing Communication (MVI)
Telah bekerja selama : 2 Tahun 3. Informan 3 Nama
: FL (disamarkan)
Jabatan (posisi)
: Assistant General Manager & Marketing Manager
Divisi
: Indovisual Multimedia Presentation System
Telah bekerja selama : 5 Tahun
46
4. Informan 4 Nama
: ST (disamarkan)
Jabatan (posisi)
: Marketing Manager
Divisi
: Microvision Indonesia (SONY)
Telah bekerja selama : 1 Tahun
5. Informan Ahli Nama
: Dr. Darajat Wibawa, M.Si
Email
:
[email protected]
Tempat, tanggal lahir : Bandung, 7 Juli 1972 Kewarganegaraan
: WNI
47
4.2 Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.2.1 Pengumpulan Data Proses pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan melalui metode observasi terlebih dahulu, dimana informasi-informasi yang didapatkan, baik melalui pengamatan atau pencatatan suatu peristiwa yang berlangsung disimpan terlebih dahulu, sehingga menimbulkan suatu tanda tanya, mengapa suatu kebijakan ataupun keputusan diambil dengan cara sedemikian. Dalam proses pengamatan ini, data primer didapatkan melalui observasi langsung bagian lingkungan sosial (organisasi) dari PT Indovisual Presentatama. Melalui keikutsertaan secara langsung dalam kegiatan-kegiatan yang diadakan, informasi yang diperoleh akan lebih akurat dan faktual serta lebih banyak. Penerjunan secara langsung dalam kegiatan-kegiatan di bagian Public Relations atau yang disebut sebagai divisi Marketing Communication dalam mengamati perilaku dan kejadian atau peristiwa yang terjadi di PT Indovisual Presentatama meliputi pencatatan dan pengamatan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh public relations terutama dalam hal berhubungan dengan media relations. Dalam melaksanakan kegiatan ini, ada beberapa departemen lain yang akan dipilih untuk memenuhi data dan informasi yang berkaitan erat dengan media relations yang dilaksanakan oleh public relations PT Indovisual Presentatama, di antaranya adalah departemen IMPS (Indovisual Multimedia Presentation System) dan MVI (Microvision Indonesia). Kegiatan observasi ini bertujuan untuk mengetahui dan melihat secara langsung proses kegiatan yang dilakukan oleh public relations PT Indovisual Presentatama dalam membangun hubungan interpersonal yang baik dengan media, baik media cetak seperti surat kabar, majalah, brosur ataupun media elektronik seperti email blast, social media dan website.
48
Selain data primer yang didapatkan melalui observasi langsung, untuk memperkaya data-data dalam penelitian ini, wawancara juga dilakukan terhadap beberapa atasan terutama Marketing Manager dari beberapa divisi untuk mengetahui bagaimana cara kerja mereka dalam membangun hubungan interpersonal yang baik terhadap media. Dalam hal ini, wawancara telah diberikan izin oleh masing-masing divisi yang terkait, serta informasi yang diberikan merupakan informasi yang sesungguhnya. Proses wawancara dilakukan secara bertahap mulai dari obrolan biasa hingga wawancara mendalam, hal ini dilakukan agar data-data atau informasi yang terucap pada saat wawancara merupakan spontanitas dari narasumber sehingga informasinya dapat dipertanggung-jawabkan. Proses wawancara ini sesungguhnya telah dimulai pada saat observasi lingkungan sosial (organisasi) PT Indovisual Presentatama, dimana pertanyaan-pertanyaan telah direncanakan sebelumnya untuk mendapatkan informasi dari narasumber secara tidak terduga atau tidak sadar berada dalam situasi wawancara. Proses wawancara mendalam merupakan tahap selanjutnya untuk memastikan bahwa informasi-informasi yang sebelumnya telah didapatkan melalui wawancara biasa dapat dipastikan kebenarannya sehingga memberikan sutau pengetahuan tidak hanya apa, kapan, bagaimana, dimana, siapa yang terlibat, namun justru menanyakan mengapa (why) suatu peristiwa dapat terjadi serta mengapa kebijakan seperti itu diambil. Untuk memastikan informasi yang telah didapatkan dari narasumber, wawancara ini juga dilakukan terhadap seorang ahli yang telah mendapatkan gelar Dr., yang telah berpengalaman dalam dunia media dan kewartawanan, sehingga dalam hal ini, informasi-informasi yang didapatkan sebelumnya dapat dipertanyakan lagi untuk mendapatkan informasi yang beragam, selain informasi dari data-data primer baik yang didapatkan melalui observasi ataupun wawancara, informasi yang lain yaitu data sekunder yakni data-data dari perusahaan juga dapat memperkaya penelitian ini.
49
Sebelum melakukan kegiatan wawancara terhadap informan, ada beberapa poin pertanyaan yang perlu digaris bawahi terlebih dahulu dimana dalam wawancara ini, ada 3 informasi penting yang perlu untuk dipertanyakan, poin penting ini yang akan menjadi dasar dari segala pertanyaan yang akan memberikan informasi untuk penelitian ini. Poin pertanyaannya sebagai berikut: 1. Bagaimana strategi public relations PT Indovisual Presentatama dalam membangun hubungan interpersonal dengan media? 2. Bagaimana peran pubic relations PT Indovisual Presentatama dalam membangun hubungan interpersonal yang baik dengan pihak media? 3. Apa yang menjadi hambatan dalam membangun hubungan interpersonal dengan media bagi public relations PT Indovisual Presentatama? Wawancara 1: Bapak HK (Marketing Communication Manager, Panasonic) Proses wawancara yang pertama dilakukan terhadap salah satu Marketing Manager dari IMPS (Indovisual Multimedia Presentation System) Group yaitu bapak HK (disamarkan) yang menjabat sebagai Marketing Manager untuk produk proyektor Panasonic dan layar (screen) dengan merk Draper. Beliau telah bekerja kurang lebih 7 tahun di PT Indovisual Presentatama dan telah menjabat sebagai Marketing Manager untuk Panasonic selama 3 tahun lebih. Wawancara dilakukan berkali-kali, wawancara yang pertama dilakukan pada tanggal 7 April 2014 pukul 13.00 WIB, pada awalnya beliau menolak untuk diwawancarai, hal ini dikarenakan beliau sedang sibuk dalam merencanakan suatu program promosi untuk produk baru serta pada saat meminta izin untuk wawancara, waktu tersebut kebetulan bertepatan dengan waktu kedatangan barang (arrival) yang perlu untuk dikomunikasi kepada pihak gudang, sehingga pada saat itu beliau enggan untuk diwawancarai namun pada pukul 17.00 WIB, permintaan izin untuk wawancara dilakukan kembali dan pada saat inilah beliau memberikan begitu banyak informasi yang dibutuhkan untuk melengkapi penulisan ini. Wawancara berlangsung selama 2 jam, dan disusul kembali
50
dengan wawancara pada tanggal 10 April 2014, serta pada tanggal 24 April 2014. Dalam hal ini, beliau ditetapkan sebagai informan yang pertama. Wawancara 2 : PAL (Marketing Communication Manager, MVI) Proses wawancara yang kedua dilakukan pada tanggal 8 April 2014 pukul 14.40 WIB bersama dengan Bapak PAL dengan jabatan sebagai Marketing Communication Manager untuk divisi Microvision Indonesia. Informasi yang diperoleh dari Bapak PAL yang merupakan lulusan dari beberapa universitas international seperti International European University, Beijing Language & Culture University, Master Degree di University of Bina Nusantara merupakan informasi yang penting, hal ini dikarenakan salah job desk dari beliau adalah membangun hubungan relasi dengan media terutama media cetak seperti koran yang berada pada wilayah lokal Indonesia. Selain alasan ini, Bapak Peter merupakan orang yang komunikatif dan bersahabat sehingga dalam hal ini, pendekatan interpersonal yang dilakukan untuk mendapatkan informasi yang faktual juga dapat dilakukan. Dalam kegiatan wawancara ini sesungguhnya tidak hanya sekedar memperoleh informasi yang diinginkan saja melainkan di sisi yang lain juga membangun hubungan interpersonal yang baik antara satu dengan yang lain. Wawancara berlangsung selama kurang lebih 1 jam lebih dikarenakan beliau ada rapat pada waktu selanjutnya, namun melalui informasi yang diberikan selama 1 jam, gambaran kegiatan yang dilakukan oleh public relations PT Indovisual Presentatama sudah mulai terlihat, bagaimana kinerja divisi marcom serta bagaimana pula strategi membangun hubungan interpersonal dengan media yang menjadi poin utama dalam penelitian ini. Setelah pertemuan ini, beliau justru menjadi lebih baik dimana komunikasi yang lancar antara beliau dengan karyawan juga dapat terlihat dengan jelas, baik melalui media sosial seperti LINE, Whatsapp, serta Email internal perusahaan. Selain informasi yang diberikan pada saat wawancara, informasi juga didapatkan pada saat kegiatan yang lain seperti pada saat makan siang, pada saat setelah rapat, serta pada saat setelah pulang dari kegiatan Roadshow di Yogyakarta yang berjalan pada tanggal 22 April 2014 lalu. Hal ini tentunya sudah merupakan tugas beliau untuk menjaga alur komunikasi internal untuk menjaga hubungan antara atasan dan bawahan di PT
51
Indovisual Presentatama. Dari alasan-alasan yang tertulis di atas, Bapak PAL merupakan informan yang penting sehingga dikategorikan sebagai informan dalam penelitian ini. Wawancara 3 : FL Informan inti yang ketiga adalah Ibu FL, yang merangkat dua jabatan dalam 1 perusahaan yakni sebagai Assistant General Manager dan Marketing Manager untuk produk NEC di dalam divisi IMPS (Indovisual Multimedia Presentations System). Proses wawancara terhadap informan inti yang kedua dilakukan pada tanggal 15 April 2014, dimana pada saat itu kebetulan sedang berencana untuk membuat press release yang ditujukan ke media-media lokal yang tersebar di beberapa kota besar di Indonesia. Proses wawancara berjalan selama 1 jam 20 menit pada tanggal 15 April 2014, dilanjutkan dengan wawancara selanjutnya pada tanggal 17 April 2014 yang berlangsung selama 40 menit. Sesungguhnya pada tanggal 17 April 2014, Ibu FL yang merangkap 2 jabatan sekaligus terlihat sibuk dalam pekerjaannya namun ternyata beliau masih memberikan waktu sejenak untuk melakukan wawancara mengenai kegiatan media relations yang dilakukan oleh beliau, sebagai seorang assistant manager sekaligus marketing manager, segala keputusan mulai dari strategi promosi, penjualan, publikasi, dijalankan oleh beliau untuk memaksimalkan dukungan untuk dealer-dealer dalam mendistribusikan produk-produknya. Salah satu dukungannya yaitu melalui publikasi yang dilakukan melalui media lokal, hal ini bertujuan agar masyarakat lokal kenal dengan nama brand dari produk sehingga memudahkan dealer untuk menawarkan produk tersebut. Dari pengalaman yang dimiliki oleh beliau serta kredibilitas seorang Assistant Manager & Marketing Manager, informasi yang diberikan oleh beliau tentunya akan menjadi pengalaman yang berharga dalam penelitian ini sehingga hasil penelitian akan lebih faktual.
52
Wawancara 4 : ST (Marketing Manager SONY) Proses wawancara yang keempat dilakukan pada tanggal 2 Mei 2014, informan inti yang keempat ini adalah Bapak ST yang merupakan Marketing Manager dari produk Sony yang memiliki pengalaman dalam melakukan komunikasi terhadap pihak media untuk membangun hubungan timbal balik antara media dan perusahaan. Proses wawancara berlangsung selama 2 jam pada hari tersebut dan dilanjutkan dengan wawancara selama 1 jam pada tanggal 7 Mei 2014. Pada saat wawancara, ada beberapa hal yang memberikan informasi mengenai “cara main” dari media sehingga hal ini memberikan informasi dalam membangun hubungan interpersonal dengan media. Beliau merupakan Marketing Manager Sony yang baru gabung dalam perusahaan namun beliau telah memiliki pengalaman yang lebih dalam dunia pemasaran terutama pada saat melakukan komunikasi dengan pihak media, bahkan beliau menegaskan hingga sampai saat ini, masih ada beberapa kontak wartawan yang bekerja di beberapa kota besar seperti Yogyakarta, Medan, serta Balikpapan yang masih aktif berkomunikasi dengan beliau untuk menjalin hubungan timbal balik yang saling menguntungkan. Informasi yang diberikan oleh beliau yang
memiliki pengalaman
dalam membina hubungan dengan wartawan-wartawan tentunya dapat memberikan pencerahan serta pengetahuan untuk penelitian ini. Wawancara 5: DW (Informan Ahli) Untuk meningkatkan kelengkapan informasi dalam dunia public relations terutama yang berhubungan dengan media relations, wawancara yang kelima dilakukan terhadap salah satu mantan dosen Universitas Bina Nusantara yang telah mendapatkan gelar S3 dalam bidang komunikasi lulusan dari UNPAD Bandung serta telah memiliki pengetahuan dan pengalaman yang mendalam terutama dalam dunia komunikasi dan kewartawanan.
53
Proses wawancara dengan bapak DW pertama kali direncanakan pada tanggal 4 Mei 2014 dimana permintaan izin untuk wawancara dikirim melalui salah satu aplikasi dari smartphone yakni Whatsapp. Pada saat itulah, beliau justru sangat menghargai dan memberikan
pengetahuan-pengetahuan
beliau
tentang
dunia
komunikasi
dan
kewartawanan agar dapat menambah pengetahuan serta kekayaan informasi dalam penelitian ini. Selanjutnya, pada tanggal 7 Mei 2014, tepatnya pada pukul 14.00, beliau memberikan kesempatan untuk mengirimkan pertanyaan wawancara dan beliau akan menjawabnya setelah makan siang, namun waktu demi waktu, informasi yang ditunggutunggu ternyata tidak dikirimkan, sehingga pada tanggl 12 Mei 2014, beliau meminta maaf atas rasa ketidaknyamanan yang dirasakan, sehingga pada sore harinya tepatnya pukul 16.40, beliau mengirimkan hasil jawaban dari pertanyaan wawancara yang sebelumnya telah dikirim melalui email. Dari hasil informasi tersebut, pertanyaan mengenai dunia komunikasi dan kewartawanan telah terjawab dan tentunya memberikan pencerahan dan penambahan wawasan dalam penelitian ini. 4.2.2 Keabsahan Data Keabsahan data yang diperoleh merupakan hasil wawancara dari beberapa informan yang terdiri dari 2 kategori yakni empat informan utama (Marketing Manager) dan satu informan ahli dengan tujuan agar dapat memberikan informasi yang sebenarnya. Selain untuk meningkatkan ketelitian dalam penelitian ini, trianggulasi digunakan untuk mendapatkan informasi dari sumber yang berbeda sehingga dapat memberikan pandangan yang berbeda mengenai suatu topik penelitian. Tujuan dari trianggulasi ini adalah untuk mendapatkan gambaran yang menyeluruh tentang suatu fenomena yang akan diteliti, intinya adalah dalam penelitian ini dibutuhkan sumber-sumber yang lebih dari satu untuk mengoptimalkan keakuratan hasil penelitian. Sumber yang dimaksud dapat berarti banyak hal, diantaranya: perspektif, metodologi, dan teknik pengumpulan data.
54
Dalam melakukan trianggulasi, informasi penelitian tidak hanya berdasarkan hasil dari wawancara semata melainkan juga hasil dari observasi langsung dalam penelitian ini. Teknik observasi ini dilakukan dengan cara melihat dan memperhatikan secara langsung bagian lingkungan sosial (organisasi) dari PT Indovisual Presentatama. Melalui keikutsertaan secara langsung dalam kegiatan-kegiatan yang diadakan, informasi yang diperoleh akan lebih akurat dan faktual serta lebih banyak. Penerjunan secara langsung dalam kegiatan-kegiatan di bagian Public Relations atau yang disebut sebagai divisi Marketing Communication dalam mengamati perilaku dan kejadian atau peristiwa yang terjadi di PT Indovisual Presentatama meliputi pencatatan dan pengamatan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh public relations terutama dalam hal berhubungan dengan media relations. 4.2.3 Hasil Penelitian 4.2.3.1 Reduksi Data Wawancara untuk menjawab rumusan masalah “Bagaimana strategi public relations PT IndoVisual Presentatama dalam membangun hubungan interpersonal dengan media? NO
PERTANYAAN
. 1.
Apakah membangun hubungan interpersonal dengan media merupakan suatu kewajiban yang ditetapkan oleh PT IndoVisual Presentatama?
INFORMAN 1
INFORMAN 2
INFORMAN
INFORMAN
(Bapak HK)
(Bapak PAL)
3 (Ibu FL)
4 (Bapak ST)
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
55
2.
Sebagai seorang
Berbeda-beda,
Tergantung, ada
Jarang
Mengerti
Marketing
pendekatan
tahapnya,
melakukannya
media, jaga
Manager,
pribadi, jangan
personal atau
sikap, tahu jam
strategi seperti
pada saat perlu
lembaga,
kerja
apa yang bapak
baru kontak
beretikad baik
Mengapa perlu
Bukan masalah
Butuh bantuan
untuk
perlu atau tidak,
membangun
publikasi gratis,
hubungan
inisiatif.
buat untuk membangun hubungan interpersonal dengan media atau bahasa simple-nya membangun hubungan yang baik secara personal dengan media? 3.
Kekuatan
Karena
media
mendorong penjualan
interpersonal dengan media? 4.
Bagaimana
Tidak secara
20-30%,
Tidak dapat
25-40%
pengaruh
detail, hanya
tergantung
diukur namun
penjualan
publikasi dari
dukungan untuk
kinerja sales,
berpengaruh
meningkat
media terhadap
sales
media
perkembangan
membantu
perusahaan
mendorong
(penjualan)?
penjualan
56
5.
Pada saat
Produk baru,
Produk baru,
kapankah, PT
promosi baru,
promosi baru,
Indovisual
press release,
biaya lebih
memerlukan
press
murah
“hasil” dari
conference.
Produk baru
Produk baru, roadshow
media relations yang diperlukan?
Wawancara untuk menjawab rumusan masalah “Bagaimana peran public relations PT IndoVisual Presentatama dalam membangun hubungan interpersonal yang baik dengan pihak media?
No.
Pertanyaan
INFORMAN (Bapak HK)
1.
Apa saja
Secara
yang
komunikasi
dilakukan oleh bapak/ibu sebagai Marketing Manager dalam membangun media relations?
1 INFORMAN 2 INFORMAN 3 INFORMAN 4 (Bapak PAL)
personal, Komunikasi
(Ibu FL)
(Bapak ST)
Tidak ada
Komunikasi
57
2.
Apakah
Tidak ada
Tidak ada
Baik
Baik,
Tidak ada
Tidak ada
perusahaan memiliki budget yang dikhususkan untuk membangun hubungan dengan media?
3.
Bagaimana dengan
saling Seharusnya
membutuhkan
Baik
baik
reaksi atau respon media? Apakah media merespon dengan baik atau justru sebaliknya? 4.
Dalam membangun media relations, apakah bapak /ibu membangunn ya secara personal atau
Personal
Personal perusahaan
dan Personal perusahaan
dan Personal
58
justru hanya mewakili perusahaan?
Wawancara untuk menjawab rumusan masalah “Apa yang menjadi hambatan dalam membangun hubungan interpersonal dengan media bagi public relations PT Indovisual Presentatama?” No. Pertanyaan
INFORMAN 1
(Bapak 2
HK) 1.
proses Jarang
Dalam membangun
INFORMAN
INFORMAN
(Bapak 3 (Ibu FL)
INFORMAN 4 (Bapak ST)
PAL) ada, Waktu
telat
dan Budget
Budget
biaya
hubungan dengan publikasi media,
apa
hambatan pernah
saja yang
dialami
oleh bapak/ibu?
2.
Bagaimana dengan Follow up solusi
untuk
hambatan
yang
rasakan
oleh
bapak/ibu?
Bijaksana
Tidak
Tergantung
menggunakan budget media
59
3.
Untuk
Inisiatif,
Jangan
Tidak
kedepannya,
hubungan
sombong,
berkomentar
adakah tips atau timbal balik,
lihat
trick
komunikasi,
bapak/ibu
jam
dalam membangun
bijak
hubungan
memilik
interpersonal yang
media
baik
Siapin duit
dalam
dengan
media?
Wawancara informan ahli NO.
Pertanyaan
1.
Menurut
Jawaban bapak,
membutuhkan
apakah
divisi
suatu
media
perusahaan Perlu
relations
yang
dikhususkan untuk membangun hubungan baik antara perusahaan dengan media? 2.
Perusahaan
seperti
apa
sajakah
yang Semua perusahaan
membutuhkan relasi dengan media? 3.
Sebagai seorang ahli yang sudah pengalaman Banyak cara dalam dunia media atau wartawan, bagaimana cara atau peran sebuah perusahaan dalam
membina
hubungan yang baik dengan media? 4.
Pada umumnya, bagaimana peran media relations Kedua-duanya perusahaan dalam membangun hubungan baik dengan media? Apakah secara interpersonal antara praktisi dan pihak media atau hanya antara perusahaan dan media saja?
5.
Dalam membangun hubungan interpersonal yang Memberikan pelayanan baik dengan media, menurut bapak apa sajakah hal yang baik yang perlu diperhatikan?
60
6.
Untuk membangun hubungan yang baik dengan Tidak setuju media, apakah bapak setuju dengan cara cepat yakni dengan
“membayar” untuk mendapatkan
kesempatan publikasi-publikasi yang seharusnya “gratis” bagi perusahaan? 7.
Apakah bapak pernah mengalami hal seperti ini, Jarang sekali bagaimana respon bapak untuk menanggapinya?
8.
Ada pendapat bahwa untuk membangun suatu Kekeliruan hubungan baik dengan media itu susah-susah gampang
karena pada satu sisi, perusahaan
cenderung membayar “upah” bagi media untuk melakukan publikasi, padahal dalam teori media relations, publikasi itu gratis namun faktanya perusahaan juga rela mengeluarkan sebagian budget
untuk
mendapatkan
slot
publikasi
(membayar media, bukan membangun hubungan) tersebut. Bagaimana tanggapan bapak mengenai hal ini, apakah teori hanya berlaku untuk beberapa perusahaan saja? 9.
Dalam usaha untuk membangun hubungan atau Iya, melanggar kode etik relasi yang baik dengan media, perusahaan jurnalistik biasanya
menyediakan
budget,
baik
untuk
penyelenggaraan konferensi pers, undangan untuk wartawan, goody bag, biaya transportasi dan lainlain. Namun mengapa ada perusahaan yang justru membayar atau melewati jalan pintas untuk membayar wartawan agar dilakukan publikasi, bukankah itu melanggar kode etik jurnalis jika wartawan tersebut menerimanya?
61
10.
Sebagai seorang ahli, apakah cara tersebut Telah menodai dunia media merupakan sebuah tradisi yang sudah melekat dan wartawan sampai saat ini atau justru hanya beberapa perusahaan saja yang melakukannya? Apakah cara seperti ini dapat di sah-kan?
11.
Adakah saran-saran bagi perusahaan yang ingin Perlakukan wartawan membangun hubungan yang baik dengan media?
sebagai mitra bukan sebagai atasan atau bawahan.
12.
Dalam dunia PR, menurut bapak strategi seperti Hubungan kemitraan yang apa yang cocok pada zaman sekarang untuk saling menguntungkan. membangun hubungan dengan pihak media baik secara personal maupun perusahaan?
4.2.3.2 Display Data Untuk mengetahui strategi public relations PT Indovisual Presentatama dalam membangun hubungan interpersonal dengan media. Dalam membangun suatu hubungan interpersonal dengan media, praktisi public relations memiliki strategi-strategi yang berbeda untuk membangun hubungan tersebut. Public relations memiliki peran penting dalam sebuah organisasi dimana menurut Rex F. Harlow, “Public Relations adalah fungsi manajemen yang khas yang membantu pembentukan dan pemeliharaan garis komunikasi dua arah, saling pengertian, penerimaan dan kerja sama antara organisasi dan masyarakatnya, membantu manajemen untuk selalu mendapatkan informasi dan merespon pendapat umum, mendefinisikan dan menekankan tanggung jawab manajemen dalam melayani kepentingan masyarakat, membantu manajemen mengikuti dan memanfaatkan perubahan dengan efektif, berfungsi sebagai sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi krisis, dan menggunakan riset serta komunikasi yang logis dan etis sebagai sarana utamanya.” (Nova, 2009, hal. 35)
Dari definisi di atas, tugas seorang praktisi public relations yaitu membantu pembentukan dan pemeliharaan garis komunikasi dua arah, saling pengertian, penerimaan dan kerja sama antara organisasi dan masyarakatnya.
62
Dalam menjalankan tugas sebagai seorang public relations, seorang praktisi perlu untuk merencanakan program dengan matang untuk mencapai kesuksesan yang optimal maka dari sini, seorang praktisi public relations memerluan strategi untuk mencapai sasaran dan tujuan organisasi tersebut. Definisi strategi pernah diungkapkan oleh Stephen Robbins sebagai “The determination of the basic long-term goals and objectives of an enterprise and the adoption of course of action and the allocationof resources necessary for carrying out this goals”. Artinya adalah strategi merupakan suatu penentuan tujuan jangka panjang perusahaan dan memutuskan arah tindakan serta mendapatkan sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan (Morrisan, 2008 hal. 152). Dalam dunia kerja, praktisi public relations dalam sebuah perusahaan tentunya membutuhkan strategi dalam menjalankan perannya secara maksimal. Ada beberapa strategi public relations atau yang sering dikenal sebagai PENCILS (Krisyantono, 2008, hal. 23-25) 1. Publications Setiap fungsi dan tugas public relations adalah menyelenggarakan publikasi atau menyebarluaskan informasi melalui berbagai media tentang aktivitas atau kegiatan-kegiatan perusahaan atau organisasi yang pantas untuk diketahui oleh publik. 2. Event Merancang sebuah event yang bertujuan untuk memperkenalkan produk dan layanan perusahaan, mendekatkan diri ke publik dan lebih jauh lagi dapat mempengaruhi opini publik. 3. News Menciptakan berita dan menyampaikan informasi kepada publik melalui press release, news letter, berita, bulletin dan lain-lain.
63
4. Community Involvement Mengadakan kontak sosial dengan kelompok masyarakat tertentu guna menjaga hubungan baik dengan pihak organisasi atau lembaga yang diwakilinya. Public Relations harus membuat program-program yang ditujukan untuk menciptakan keterlibatan komunitas atau masyarakat sekitar. 5. Inform or Image Informasi yang diberikan public relations terhadap masyarakat harus menarik perhatian dan diharapkan memperoleh tanggapan berupa citra positif. Media adalah mitra abadi public relations. Media membutuhkan public relations sebagai sumber berita dan publik relations butuh media sebagai sarana penyebar informasi serta pembentukan opini. 6. Lobbying and Negotiation Keterampilan untuk melobi melalui pendekatan pribadi dan kemampuan bernegosiasi sangat diperlukan bagi seorang PR. Tujuan lobbying adalah untuk mencapai kesepakatan atau memperoleh dukungan dari individu dan lembaga yang berpengaruh terhadap kelangsungan bisnis perusahaan. Keahlian ini tampak dibutuhkan misalnya pada saat terjadi krisis manajemen untuk mencapai kata sepakat di antara pihak yang bertikai. 7. Social Responsibility Memiliki tanggung jawab sosial dalam aktifitas public relations menunjukan bahwa perusahaan memiliki kepedulian terhadap masyarakat. Hal ini akan meningkatkan citra perusahaan di mata publik. Untuk menjalankan tugas tersebut, public relations menggunakan media massa mencapai tujuan organisasi dan pada sisi lain pula, dalam membangun hubungan dengan media, public relations perlu untuk memahami media itu sendiri. Praktisi public relations perlu menyadari bahwa media massa atau wartawan bukanlah bawahannnya, bukan juga atasannya, tetapi mempunyai tugas masing-masing, yang setiap saat wartawan bisa berfungsi untuk menaikan citra, bisa juga untuk menurunkan citra bagi perusahaan.
64
Berdasarkan jurnal yang ditulis oleh Nicholas Megan dan Kate Mine “Interpersonal Communication In Global Workplace” mengatakan bahwa pada dasarnya semua organisasi membutuhkan komunikasi di dalamnya baik antara atasan bawahan maupun yang sejajaran (internal) sedangkan untuk pihak eksternal salah satu komunikasi yang penting adalah komunikasi dengan media sehingga dalam hal ini hubungan dengan pihak media harus dijaga demi keberlangsungan organisasi agar terciptanya suatu kepengertian antara organisasi dan masyarakat. Hasil observasi yang dilakukan terhadap PT Indovisual Presentatama memberikan informasi bahwa dalam menjalan tugasnya, seorang praktisi public relations perlu untuk menjalin hubungan yang baik dengan pihak media, baik media cetak seperti koran, majalah, maupun media elektronik seperti televisi bahkan media internet yang sedang berkembang pada saat sekarang dimana publikasi tidak hanya dapat dilakukan melalui media cetak, namun melalui website-website resmi media seperti kompas.com, vivanews.com, sindonews.com, reportaseindonesia.com, antaranews.com dan sebagainya. Berdasarkan jurnal yang ditulis oleh Allison Bake, Kathy Bonk, Daniel Heimpel dan Cathy Wright S., peran media dalam kehidupan masyarakat sangat penting sehingga banyak media dijadikan sebagai suatu alat bagi perusahaan terutama alat untuk membangun suatu opini dari publik tentang perusahaan. Dalam hal ini, PT Indovisual Presentatama menerapkan strategi yang digunakan oleh praktisi public relations PT Indovisual Presentatama dalam membangun hubungan interpersonal dengan media diantaranya adalah pengertian terhadap media, dimana media bukanlah merupakan bawahan yang semata-mata digunakan hanya pada saat dibutuhkan saja namun justru dijadikan
mitra
kerjasama
untuk
membangun
suatu
hubungan
yang
saling
menguntungkan bagi kedua belah pihak. Susunan jadwal acara yang tepat dimana pada saat 1 minggu sebelum mengadakan sebuah acara, undangan-undangan telah selesai dicetak dan mulai disebarkan kepada pihak media dan pada saat 3 hari sebelum berlangsungnya acara, praktisi public relations akan membuat konfirmasi atas kedatangan pihak wartawan untuk memprediksikan seberapa banyak wartawan yang akan datang, serta pada saat
65
acara diselenggarakan persiapan press release mengenai produk dan acara juga telah disiapkan sebelumnya dengan tujuan untuk mempermudah pihak wartawan dalam melakukan publikasi, setelah acara berakhir, data-data kunjungan wartawan serta beberapa data wartawan yang telah disimpan dalam database perusahaan akan digunakan untuk pengiriman press release melalui email sehingga dalam hal ini wartawan atau pihak media yang tidak dapat hadir juga mendapatkan lembaran press release baik mengenai produk ataupun mengenai acara yang diselenggarakan tersebut. Dari hasil wawancara terhadap beberapa informan yang memiliki kredibilitas dalam perusahaan, informasi mengenai strategi dalam membangun hubungan interpersonal dengan media yang dilakukan oleh informan memiliki cara yang berbedabeda, ada yang melakukannya dengan pendekatan pribadi sehingga dapat menjalin rasa saling pengertian antar individu, ada pula yang menggunakan cara instant, dimana masih terdapat informasi mengenai pemberian kesempatan kepada wartawan untuk mendapatkan keuntungan yang sesungguhnya telah melanggar kode etik jurnalistik serta telah memberikan kerugian bagi kedua belah pihak. Dalam membangun media relations, ada beberapa prinsip yang perlu untuk diketahui terlebih dahulu. Prinsip-prinsip media relations yang positif diharapkan mampu menciptakan suatu hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi atau perusahaan dengan media massa. Prinsip-prinsip tersebut menurut Ruslan di antaranya adalah (Ruslan R. , 2010, hal. 178): 1. Sikap yang terus terang dan ramah, tetap tegas dan konsekuen, serta profesional 2. Saling memahami fungsi dan kewajiban, serta tugas profesi yang tengah disandang serta keterikatan mereka pada “kode etik profesinya” masing-masing. 3. Saling mengenal baik, cukup akrab antara kedua belah pihak. Namun tetap menjaga jarak demi terciptanya ketertiban, dan demi menjaga kerahasiaan perusahaan. 4. Kenalilah siapa pemimpin redaksi, wakil pemimpin redaksi, redaktur pelaksana, redaktur halaman, dan para wartawan yang bertugas pada setiap bidang atau liputan beritanya.
66
5. Meminta kartu nama, biasanya setiap wartawan resmi yang bertugas akan dilengkapi dengan identitas wartawan. 6. Menerima kedatangan wartawan dalam rangka peliputan, konfirmasi berita, wawancara dan sebagainya, tanpa menunjukan sikap yang ragu-ragu atau penuh dengan kecurigaan. 7. Tidak mencoba-coba untuk menutupi saluran informasi atau komunikasi ketika praktisi PR suatu organisasi atau perusahaan mengalami masalah (isu negatif) 8. Melayani sebaik-baiknya bila ada permintaan wawancara oleh pihak pers, termasuk permintaan mendadak. 9. Kirimkanlah kartu ucapan selamat, baik kepada undividu maupun lembaga penerbitnya ketika menghadapi suatu event hari perayaan. 10. Pemberian iklan goodwill, yaitu iklan secara insidentil di luar iklan promosi 11. Membentuk suatu proyek publikasi atau promosi bersama dengan pihak media. Untuk mengetahui peran public relations dalam membangun hubungan interpersonal yang baik antara public relations PT IndoVisual Presentatama dengan media. Dalam membangun hubungan interpersonal yang baik dengan media, yang menjadi tugas praktisi public relations dalam perusahaan, praktisi perlu mengetahui arti dari media relations terlebih dahulu. Menurut Iriantara, media relations merupakan salah satu bagian dari public relations eksternal yang membina dan mengembangkan hubungan baik dengan media massa sebagai sarana komunikasi antara organisasi dengan publik atau masyarakat untuk mencapai tujuan organisasi (Iriantara, 2008, hal. 28). Sedangkan menurut Al & Laura Ries, dalam bukunya The Fall of Advertising and The Rise of PR mengemukakan bahwa “Untuk dapat memenangi kompetisi, satusatunya cara untuk mengalahkan kompetitor adalah dengan cara memenangkan pertempuran di media massa.” (Nurudin, 2008, hal. 37) Sedangkan, media relations menurut Lesley (Iriantara, 2008, hal. 29) adalah sebagai hubungan dengan media komunikasi untuk melakukan publisitas atau merespon kepentingan media terhadap organisasi.
67
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, praktisi public relations memerlukan media massa yang menjadi sarana untuk melakukan publikasi tentang organisasi sehingga dalam pelaksanaannya, seorang praktisi public relations yang mewakilkan suatu organisasi harus membangun hubungan baik dengan media sehingga dapat melakukan publikasi yang positif. Berkaitan dengan jurnal yang ditulis oleh Richard Briley, Pat Fowler dan John Teel “Media Relations”, peran media dalam publikasi mengenai organisasi itu sangat besar dalam hal ini, PT. Indovisual Presentatama menyadari hal tersebut dimana perusahaan mulai berusaha untuk membangun suatu hubungan yang baik dengan media untuk mendapatkan publikasi. Dari sinilah hubungan antara public relations dan media tidak hanya sekedar hubungan kerja bahkan memerlukan hubungan interpersonal yang saling menguntung antara media dan public relations, media membutuhkan informasi dari perusahaan serta perusahaan butuh untuk mempublikasikan informasi yang dapat meningkatkan citra perusahaan. Secara teori, ada beberapa aktivitas media relations pada umumnya dijalankan oleh praktisi public relations, kegiatan-kegiatan tersebut meliputi: 1. Pengiriman Siaran Pers Pengiriman siaran pers atau yang biasa disebut sebagai press release adalah dokumen yang dimaksudkan dengan tujuan utama yaitu penyebaran informasi kepada media massa, baik itu media cetak, media elektronik, maupun media online. (Ruslan R. , 2010, hal. 187) 2. Menyelenggarakan Konferensi Pers Konferensi pers merupakan komunikasi dua arah. Konferensi pers sengaja diselenggarakan oleh praktisi PR, yang bertindak sebagai narasumber dalam upaya menjelaskan suatu rencana atau permasalahan tertentu yang dihadapinya (Ruslan R. , 2010, hal. 187).
68
3. Menyelenggarakan Media Gathering Media gathering adalah pertemuan pers secara informal, khususnya hubungan antara praktisi public relations dan wartawan media massa dalam acara sosial keagamaan dan aktivitas olahraga (Iriantara, 2008, hal. 198). Contoh, ketika pada saat bulan puasa biasanya perusahaan mengadakan media breakfast gathering yaitu mengundang wartawan-wartawan media massa untuk berbuka puasa bersama. Media gathering pada dasarnya menekankan pendekatan pribadi ke pribadi (personal to personal). Tujuannya yaitu untuk membangun hubungan yang akrab, saling pengertian, saling mengenal dan saling mendukung satu sama lain. 4. Menyelenggarakan Perjalanan Pers (Press Tour) Perjalanan pers atau yang biasa disebut dengan press tour adalah kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan dengan mengundang media massa untuk berkunjung ke suatu event khusus, atau peninjauan ke luar kota bersama denga pejabat instansi atau pimpinan perusahaan. Contohnya mengundang wartawan untuk mengikuti kunjungan dinas pejabat tinggi negara baik di dalam maupun di luar negeri dan meliput kegiatan tersebut. 5. Menyelenggarakan Wawancara Khusus Wawancara khusus biasanya merupakan inisiatif dari pihak pers atau wartawan setelah melalui perjanjian atau konfirmasi dengan narasumbernya. Hasil wawancara tersebut disiarkan atau tidaknya di media bersangkutan adalah sepenuhnya ada di tangan pewawancara. Dari hasil observasi yang dilakukan terhadap PT Indovisual Presentatama, ada beberapa aktivitas yang dilakukan oleh praktisi public relations yang menjadi sebuah peran perusahaan dalam membangun hubungan interpersonal yang baik dengan media, diantaranya adalah pengiriman press release dan penyelenggaraan konferensi pers. Kedua aktivitas ini biasanya dilakukan pada saat peluncuran produk baru perusahaan dimana perusahaan akan mengundang wartawan-wartawan dari berbagai media untuk menghadiri acara tersebut.
69
Peran public relations yang menjadi jembatan komunikasi efektif antara perusahaan dan pihak media dilaksanakan dengan matang seperti memastikan bahwa undangan telah sampai di tangan redaksi hingga membuat daftar kehadiran media bahkan memonitor hasil publikasi yang dilakukan oleh media juga menjadi peran public relations PT Indovisual Presentatama. Menurut hasil observasi, undangan yang disebarkan kepada 10 Media akan mengundang sekitar 5-6 pihak media untuk menghadiri acara, namun untuk kegiatan publikasi, biasanya hanya dipublikasikan sekitar 3-4 media saja. Hal ini tentunya akan menjadi pelajaran dan penilaian seberapa jauh hubungan baik antara perusahaan dengan pihak media, namun pada sisi lain, kegiatan untuk mengundang wartawan masih tetap dilakukan walaupun jumlah publikasi tidak sesuai dengan harapan praktisi public relations. Salah satu alasannya yaitu dari tujuan media relations itu sendiri. Tujuan media relations (Nova, 2009, hal. 210-211) adalah: 1. Memperoleh publisitas seluas mungkin tentang kegiatan serta langkah organisasi yang dianggap baik untuk diketahui oleh publik. 2. Memperoleh tempat dalam pemberitaan media secara objektif, wajar dan berimbang mengenai hal-hal yang menguntungkan organisasi. 3. Memperoleh umpan balik mengenai upaya dan kegiatan organisasi 4. Melengkapi data bagi pimpinan organisasi untuk keperluan kebijaksanaan. 5. Mewujudkan hubungan yang stabil dan berkelanjutan yang dilandasi saling percaya dan menghormati Manfaat media relations (Nova, 2009, hal. 211) adalah: 1. Membangun pemahaman mengenai tugas dan tanggung jawab organisasi dan media massa 2. Membangun kepercayaan timbal balik dengan prinsip saling menghormati dan menghargai serta kejujuran dan kepercayaan. 3. Penyampaian atau perolehan informasi yang akurat, jujur, dan mampu memberikan pencerahan bagi publik.
70
Dari hasil wawancara terhadap informan, peran komunikasi antara organisasi dengan pihak media dilakukan dengan cara personal dimana pada satu sisi, PT Indovisual Presentatama tidak mewajibkan adanya kegiatan media relations dalam setiap divisi perusahaan, namun melalui pertimbangan akan fungsi media, beberapa Marketing Manager justru melakukan komunikasi secara personal untuk membangun hubungan interpersonal yang timbal-balik antara perusahaan dengan pihak media atau wartawan. Untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam membangun suatu hubungan yang baik antara public relations PT Indovisual Presentatama dengan media. Dalam membangun suatu hubungan yang baik antara public relations PT Indovisual Presentatama dengan media, menurut hasil observasi, ada beberapa kendala dimana PT Indovisual Presentatama merupakan perusahaan distributor terbesar dalam distributor penjualan proyektor di Indonesia yang mendistribusikan barang-barang yang memiliki merk seperti NEC, Panasonic, Sony, dan lain-lain. Hal ini menjadi sebuah kendala untuk mendapatkan ruang publikasi dimana media cenderung membutuhkan berita yang menarik untuk dipublikasikan sedangkan sebagai sebuah perusahaan distributor, informasi yang diberikan cenderung merupakan informasi mengenai produk perusahaan yang kurang menarik di mata media. Dari sinilah peran public relations dibutuhkan lagi, menurut hasil wawancara dengan salah satu informan ahli, salah satu tugas seorang public relations yaitu menyiapkan press release yang baik untuk media, hal ini akan berpengaruh terhadap kegiatan publikasi. Menurut informasi dalam penelitian ini, membangun suatu relasi dengan media merupakan suatu hal yang penting dimana media memiliki dampak yang luar biasa dalam penjualan perusahaan, namun untuk membangun suatu relasi dengan media bukanlah hal yang mudah, untuk membangun hubungan yang baik dengan media, perusahaan membutuhkan budget yang dikhususkan untuk itu, baik untuk kegunaan penyelenggaraan konferensi pers, press tour dan lain-lain. Dari sinilah muncul kendala dimana sebagian budget perusahaan digunakan untuk melakukan promosi bagi sales dan toko-toko yang diyakinkan akan lebih unggul dalam mendobrak penjualan perusahaan.
71
Selain hambatan dalam menjalin relasi dengan media, secara teori, dalam menjalankan komunikasi interpersonal, ada beberapa hal yang dapat menjadi hambatan dalam berkomunikasi (Suharsono & Dwiantara, 2013, hal. 112): 1. Perbedaan Persepsi Persepsi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, didefinisikan sebagai “tanggapan (penerimaan) langsung dari suatu serapan”. Setiap orang memiliki berbagai macam persepsi dalam menilai suatu hal, begitu pula faktanya ada yang sejalan atau sama, ada pula yang justru berbeda, dari perbedaan persepsi inilah terjadi suatu hambatan dalam berkomunikasi secara interpersonal.
2. Reaksi Emosional Dalam pertemuan yang bersifat langsung (tatap muka), perasaan jengkel, marah, heran, lucu dan sebagainya kadang sulit dihindarkan. Apalagi jika proses komunikasi itu terdiri dari berbagai macam tingkatan sosial, ekonomi dan budaya, sehingga menimbulkan berbagai macam persepsi kedua belah pihak. Persepsi yang berbeda ini dapat menimbulkan adanya reaksi emosional yang dapat menimbulkan hambatan dalam berkomunikasi secara interpersonal. 3. Ketidakkonsistenan antara verbal dan nonverbal Kondisi ini menggambarkan bagaimana sikap orang yang tidak konsisten antara kata-kata dan bahasa isyaratnya. Sebagai contohnya yaitu pada saat orang yang tidak begitu akrab dengan anda mendadak datang ke rumah anda untuk meminjam uang, pada saat itu mungkin anda akan meminjamkannya namun dengan raut wajah yang heran dan aneh sehingga dalam hal ini adanya perbedaan antara verbal yang mengatakan “oke” dengan nonverbal yang menggerutkan kening dengan pengartian ragu-ragu yang tidak sungguh-sungguh. 4. Kecurigaan Kecurigaan pada dasarnya merupakan perasaan was-was, ketidak percayaan
atau
menyangsikan
integritas
seseorang.
Dalam
komnikasi
interpersonal, ketika muncul suatu kecurigaan antara salah satu pihak, komunikasi interpersonal tidak dapat berjalan dengan lancar begitu juga
72
sebaliknya jika kecurigaan tersebut dapat diminimalisirkan, hal ini tentunya akan berdampak baik dalam berkomunikasi secara interpersonal. 5. Stereotip Stereotip
pada
dasarnya
merupakan
penghakiman
atau
penggeneralisasian seseorang menurut karakter, ciri-ciri fisik sperti warna kulit, warna dan bentuk rambut, bentuk tubuh, ras dan sebagainya. Dalam berkomunikasi secara interpersonal, jika muncul adanya stereotip tersebut maka akan terjadi yang namanya ketidak percayaan sehingga hal ini tentunya akan menghambat jalannya komunikasi. Contohnya pada saat kita melihat orang yang gendut dimana pada pengalaman sebelumnya kita juga menemukan orang yang benbentuk tubuh sama seperti yang kita lihat pada saat ini dan kita menilai bahwa orang yang gendut ini pasti malas dan makannya pasti banyak. Hal ini akan berdampak keengganan untuk berkomunikasi sehingga dapat menjadi hambatan dalam komnikasi interpersonal. Melalui observasi secara langsung, promosi untuk sales dan toko-toko memang meningkatkan penjualan perusahaan, tetapi pada satu sisi, sales dan toko-toko juga membutuhkan dukungan berupa pemasangan iklan ataupun publikasi melalui media massa untuk meningkatkan awareness dan product knowledge masyarakat yang dapat mempermudah mereka dalam melakukan penjualan. Selain persoalan mengenai budget, komunikasi yang baik antara perusahaan dengan pihak media juga menjadi peran dalam membangun hubungan baik yang timbal balik antara perusahaan dan media. Komunikasi yang dimaksud disini merupakan komunikasi secara personal baik mewakili individu ataupun mewakili perusahaan, dalam membangun suatu hubungan media yang baik, ada 2 hal yang perlu diketahui terlebih dahulu: 1. Dalam membangun hubungan yang baik dengan media, cara pertama yaitu melakukan pendekatan kepada wartawan dari pihak media yang bersangkutan. Hal ini memberikan kemudahan bagi individu atau perusahaan untuk mendapatkan informasi seputar publik serta informasi mengenai promosi yang dilakukan oleh media untuk perusahaan.
73
Dalam
memilih
media,
sebagai
seorang
praktisi
juga
perlu
memperhatikan media seperti apa yang dibutuhkan untuk melakukan publikasi ataupun pemasangan iklan. Menurut hasil wawancara terhadap informaninforman utama, sebagai seorang praktisi Public Relations atau yang biasa disebut sebagai Marketing Communication, pemilihan media harus dilakukan secara bijaksana, hal ini dikarenakan budget dari perusahaan yang terbatas sehingga pihak public relations harus mencari dan memikirkan alternatif untuk mendapatkan slot publikasi serta pemasangan iklan yang terbaik dan paling efektif untuk mencapai tujuan organisasi yaitu percapaian target penjualan. 2. Hal yang kedua yaitu dalam membangun hubungan yang baik dengan media, pendekatan juga dapat dilakukan terhadap perusahaan media secara langsung, hal ini mungkin kedengaran lebih rumit namun ini merupakan salah satu cara dalam membangun hubungan yang baik. Melalui hubungan relasi yang baik ini, perusahaan dan pihak media dapat saling bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. 4.2.3.3 Interpretasi Data Untuk mengetahui strategi public relations PT Indovisual Presentatama dalam membangun hubungan interpersonal dengan media. Dalam dunia public relations, tugas seorang public relations salah satunya yaitu membangun hubungan yang baik dengan media untuk menciptakan hubungan simbiolisme yang saling menguntungkan kedua belah pihak. Berdasarkan hasil wawancara terhadap beberapa informan utama dari perusahaan untuk menjawab bagaimana strategi public relations PT Indovisual Presentatama dalam membangun hubungan dengan media, strategi yang dilakukan mungkin berbeda-beda, ada yang melakukan komunikasi secara inisiatif dan personal, ada pula yang membangun hubungan interpersonal yang baik dengan cara memahami peran satu dengan yang lain, namun tetap pada akhirnya tujuan dari membangun hubungan yang baik dengan media adalah sama yaitu untuk mencapai suatu tujuan organisasi yakni untuk meningkatkan penjualan perusahaan.
74
Salah satu strategi yang disebutkan sebelumnya ada mengerti tentang media. Dalam membangun suatu hubungan yang baik dengan media, tentunya membutuhkan informasi mengenai media terlebih dahulu dimana setiap media memiliki karakter serta jam kerja yang berbeda-beda, dari sinilah untuk mencapai tujuan dari organisasi, peran public relations digunakan untuk mengetahui media seperti apa yang dapat membantu dan menjadi kebutuhan perusahaan untuk mencapai performa yang maksimal. Dalam membangun hubungan ini, ada berbagai cara yang dapat ditempuh oleh praktisi public relations, strategi public relations PT Indovisual Presentatama terlihat masih kurang efektif dimana masih adanya kegiatan instant untuk memberikan “sesajen” kepada wartawan untuk mendapatkan ruang publikasi, padahal hal tersebut telah melanggar kode etik jurnalistik terutama pasal keenam yang berbunyi “wartawan Indonesia tidak menyalahgunakan profesi dan tidak menerima suap” dengan penafsiran: a. Menyalahgunakan profesi adalah segala tindakan yang mengambil keuntungan pribadi atas info yang diperoleh saat bertugas sebelum informasi tersebut menjadi pengetahuan umum. b. Suap adalah segala pemberian dalam bentuk uang, benda/fasilitas lain dari pihak lain yang mempengaruhi independensi. Dari kode etik pasal keenam ini, seorang wartawan dilarang untuk menerima suap dalam bentuk apapun, sehingga dalam hal ini, wartawan yang menerima suap dari sebuah organisasi atau perusahaan telah melanggar kode etik jurnalistik serta cara-cara seperti itu telah menodai atau menghianati dunia media atau wartawan, walaupun perilaku wartawan yang kurang terdidik tersebut dikarenakan adanya kontribusi dari perusahaan dengan cara menyediakan sejumlah dana untuk wartawan.
Adanya
kontribusi dari public relations tersebut maka dimanfaatkan oleh wartawan terutama yang ngaku-ngaku wartawan dan yang berada pada media yang tidak kapabel, sehingga terjalin hubungan yang bersifat mutualisme antara public relations dengan oknum wartawan tersebut. Kalau sudah begitu maka antara PR dan wartawan menjalin kerjasama untuk berbuat tidak baik juga.
75
Untuk mengetahui peran public relations dalam membangun hubungan interpersonal yang baik antara public relations PT IndoVisual Presentatama dengan media. Dalam hal ini, kita juga berbicara mengenai peran dari public relations PT Indovisual Presentatama dimana sebagai seorang praktisi public relations yang baik, seharusnya hal tersebut dapat dihindari dengan cara yang lebih baik misalnya seperti mempelajari tentang media yakni dengan cara memposisikan wartawan sebagai mitra sehingga saling membutuhkan satu sama lainnya, dan tidak saling mengungguli. Selain itu, dalam membina hubungan dengan wartawan ada beberapa cara yang pada umumnya dapat dilakukan oleh perusahaan yakni dengan cara pers konfren, pers tour dan lain-lain. Terpenting lagi yaitu pada saat membina hubungan dengan wartawan, praktisi public relations sebaiknya menerapkan aturan-aturan main yang ada di dunia kewartawanan, misalnya aturan yang terkandung dalam kode etik jurnalistik, undang-undang tentang pers, dan undang-undang lainnya. Jika sudah menerapkan aturan tersebut, wartawan akan mengerti. menghargai, dan berpandangan bahwa public relations mengetahui soal aturan mengenai dunia wartawan sehingga pada saat wartawan berhubungan dengan public relations akan selalu berada pada koridor yang sudah ada. Dalam membangun hubungan dengan media, sebagai seorang praktisi public relations PT Indovisual Presentatama yang dibawahi langung oleh Marketing Manager, segala keputusan berada dalam pegangan Marketing Manager, sehingga dalam hal ini peran pubic relations PT IndoVisual Presentatama dalam membangun hubungan interpersonal yang baik dengan pihak media merupakan suatu inisiatif sendiri, hal ini tentunya merupakan hal yang baik dimana secara personal praktisi public relations memiliki beberapa kontak media yang dapat diandalkan untuk membantu pencapaian tujuan organisai. Misalnya, melalui event seperti roadshow, yang menjadi salah satu strategi public relations dalam membangun brand awareness dari masyarakat, disatu sisi pula perusahaan dapat membangun hubungan yang baik dengan media yang telah diundang, baik dengan pemberian goodybag ataupun menanggung seluruh pembiayaan pada saat peliputan seperti biaya hotel dan hiburan untuk wartawan yang diundang.
76
Untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam membangun suatu hubungan yang baik antara public relations PT Indovisual Presentatama dengan media. Secara garis besar, salah satu kendala utama public relations PT Indovisual Presentatama dalam membangun hubungan interpersonal dengan media adalah posisi perusahaan pada saat sekarang, dimana perusahaan merupakan pihak distributor proyektor yang mendistribusikan produk-produk yang telah memiliki brand image masing-masing, sehingga dalam hal ini perusahaan berada dalam posisi yang “kurang menarik” bagi media untuk melakukan publikasi. Selain itu, menurut hasil wawancara dengan beberapa informan yang memiliki kredibilitas dalam perusahaan, salah satu kendala yang menjadi hambatan dalam membangun suatu hubungan yang baik antara public relations PT Indovisual Presentatama dengan pihak media ada budget. Biaya yang dikeluarkan untuk menjalin hubungan dengan media bukanlah biaya yang tergolong kecil, biaya seperti pengadaan konferensi pers, press tour dan lain-lain tentunya memakan budget dari perusahaan, padahal di satu sisi lain lain, sebagian biaya cenderung digunakan untuk kegiatan promosi yang lebih efektif dalam meningkatkan penjualan. Namun, media memiliki keunggulan dimana menurut informan utama, media memiliki pengaruh yang besar dalam mendorong penjualan serta merupakan sebuah dukungan untuk sales dan toko-toko dalam melakukan penjualan produk proyektor tersebut. Dalam hal ini, praktisi public relations perlu mengetahui tentang bagaimana cara media dalam memilih berita untuk dipublikasi. Jadi, dalam produk jurnalistik yang akan dipublikasikan kepada masyarakat ada tiga macam yaitu berita, opini, dan iklan. Jika publikasinya berupa iklan sudah pasti tidak gratis harus bayar sesuai dengan ketentuan perusahaan media. Tapi kalau publikasinya berupa berita dan opini, jelas tidak bayar alias gratis, dan ada beberapa persyaratan agar berita atau opini itu bisa dimuat atau dipublikasikan oleh perusahaan media, di antaranya harus menarik, untuk kepentingan orang banyak, dan mudah dibaca serta dimengerti, dan ada persyaratan-persyaratan lainnya yang setiap media berbeda-beda kategorinya. Sehingga sebagai seorang praktisi public relations yang baik, informasi seperti ini merupakan hal yang penting agar dapat memenuhi syarat-syarat publikasi tersebut.
77
Namun, pada saat sekarang, perusahaan cenderung mengabaikan hal tersebut, hal ini dikarenakan adanya cara yang lebih gampang untuk ditempuh yakni dengan cara membayar wartawan untuk mendapatkan slot publikasi tersebut yang tentunya telah melanggar kode etik jurnalistik jika wartawan tersebut menerimanya. Untuk itu, seorang praktisi public relations dalam perusahaan perlu mempelajari bagaimana cara untuk memenuhi syarat agar berita perusahaan dimuat dalam berita media.
78
