BAB IV DESKRIPSI DAN PEMBAHASAN PROYEK AKHIR
4.1
Deskripsi Proyek Akhir
Nama Penulis Laporan Proyek Akhir pada divisi Aviation Region III : Nama
: Tiyas Ayu Setiawati
Nim
: 08.39015.0018
Periode Kerja Praktek : 1 Maret s.d 31 Mei 2011 Lokasi
: PT Pertamina (Persero) Surabaya Pada saat Proyek Akhir di PT Pertamina (Persero) Aviation Region III,
Penulis mengerjakan tugas antara lain : product monitoring dengan menggunakan sistem SAP, membuat surat keluar, membuat realease, dan memo. Dalam laporan ini penulis lebih memfokuskan pembahasan ke pendokumentasian sesuai dengan SOP (standard operating procedures). Proses kerja yang dilakukan memiliki beberapa tahapan sebagai berikut : 1. Product Monitoring dengan menggunakan sistem SAP 2. Pengadaan material, yang di dalamnya terdapat proses-proses seperti Purchase Requestion, Purchase Order, Realease Purchase Requition, dan lain sebagainya. 3. Pendokumentasian sesuai prosedur operasional standar yang sudah ditentukan.
31
32
4.2
Pembahasan Proyek Akhir 1) Menurut (Gosa, 2011) Beberapa Sistem Product Monitoring sebagai berikut : a) Semua lokasi DPPU & Depot di wilayah Region III Surabaya menginput stock setiap hari yang bisa dimonitor melalui sistem SAP & stock yang diinput merupakan stock awal untuk transaksi penjualan. b) Pada setiap tanki penyimpanan di lokasi akan teridentifikasi status tanki tersebut apakah sebagai produk jual atau product setting (persediaan). c) Kondisi stock yang dimonitor pada sistem ini bisa juga dipakai dasar untuk data request untuk pemenuhan stock penjualan/persediaan dimana harus memenuhi coverage days setiap lokasi, yang artinya stock harus mampu mengcover kebutuhan lokasi setiap harinya. 2) T-Code (Transaction Code) yang di pakai adalah : a) Zmobo, yang memuat initial tanki, initial lokasi, tanggal data, waktu input, tinggi cairan, dan volume dalam satuan liter maupun barrel. b) SIM S & D (Sistem Informasi Manajemen Sales & Distribution), yang memuat data stock setiap lokasi, daya tahan stock yang bisa di jual, dan data tanker yang akan mensuplay lokasi kondisi persediaan terakhir.
4.2.1 Material Management/Pengadaan Material Purchase requisition adalah dokumen yang mengidentifikasi lokasi pengiriman dan tanggal yang dibutuhkan, nomor barang, deskripsi jumlah dan harga setiap barang yang di rekuisisi.
33
Adapun Proses kerja dalam prosedur permintaan pembelian sebagai berikut : I.
Proses membuat (Create) Purchase Requisition Transaksi ini digunakan untuk membuat permintaan pembelian (Purchase Requisition) secara manual untuk Stock Material, Non Stock, Service, Urgent. a.
Gunakan transaction code ME51N, kemudian akan muncul tabel seperti berikut :
Gambar 4. 1 create purchase requisition b.
Masukkan data-data purchase requisition, klik dan pilih Purchase Requisition Type. Pilih ZNS PR non Stock Item untuk pembelian material direct charge (non stock).
34
Dan ZSO PR Service untuk pembelian jasa (service)
Gambar 4. 2 create purchase requisition c.
Source Determination “jangan di centang”
d.
Untuk membuka frame HEADER klik gambar <Expand>, maka akan muncul gambar frame HEADER seperti dibawah ini.
<Masukkan tujuan permintaan barang disini>
Untuk minimize gambar frame header klik
e.
Tab Text akan muncul dilayar pada gambar di atas.
f.
Masukkan tujuan penerimaan barang atau service/ jasa
35
g.
Selanjutnya membuka frame:ITEM OVERVIEW, klik gambar <Expand> akan muncul gambar frame ITEM OVERVIEW seperti dibawah ini.
1
2
3
4
5
6
13
12
11
8
7
9
Gambar 4. 3 frame item overview h.
Selanjutnya isilah data-data yang diperlukan dalam Frame Item overview tersebut. 1. Untuk minimize gambar tersebut klik
2. Field Item tidak perlu diisi 3. Field A (Acct. Assignment Cat) diisi dengan K (artinya cost centre) ganti F Khusus Upms II dan Upms VIII (menggunakan Internal Order)
10
36
4. Field I (Item Category) a) Untuk Service, diisi dengan D atau klik flield tersebut dan pilih D. b) Untuk Material tidak perlu diisi 5. Field Material a) Tidak perlu diisi (baik untuk Material maupun Service) 6. Field Short text a) Untuk Material : diisi nama barangnya. b) Untuk Service : diisi nama pekerjaannya 7. Field Quantity a) Untuk Material : diisi jumlahnya b) Untuk Service : diisi angka 1 (satu) 8. Field Unit of Measure a) Untuk Material : diisi satuannya misal Kg, M, dll b) Untuk Service : diisi AU (Activity unit) 9. Field Delivery date a) Untuk Material : tanggal kapan barang harus tiba b) Untuk Service : tanggal kapan pekerjaan harus sudah selesai 10. Field Material group a) Untuk Material : diisi dengan kode main groupnya b) Untuk Service : diisi dengan kode main group service 11. Field Plant a) Untuk DPPU FKS
: M817
37
12. Field Storage location a) Tidak perlu diisi (baik untuk Material maupun Service) 13. Field Purchasing Group 1. Untuk DPPU FKS : P29 Keterangan : 1. Jika anda mengisi PR material lanjutkan dengan “Pengisian Frame Item Details. Untuk MATERIAL” . 2. jika anda mengisi PR Service lanjutkan dengan “Pengisian Frame Item Details. Untuk SERVICE.
38
i.
Pengisian Frame Item Details Untuk MATERIAL Untuk screen Item Details Consumable Material seperti terlihat dalam gambar dibawah ini.
Gambar 4. 4 frame item details
Untuk minimize gambar tsb klik
1. Tab Valuation a.
Isikan harga barang per-satuan unit satuan (bukan harga totalnya).
2. Tab Account Assignment a.
Isi G/L Account No dengan nomor G/L yang sesuai dengan anggaran.
b.
Isi Cost Centre dengan nomor cost Center yang sesuai dengan anggaran
39
a. Untuk DPPU FKS cost centre : AD482980NXX 3. Tab Text a. Pilih /klik Material PO Text , lalu isi keterangan yang ada di field Short Text dengan nama/ spesifikasi material. 4. Tab Contact Person a. Isi MRP Controller sesuai dengan lokasi masingmasing. b. Untuk DPPU FKS : Y29 5. Klik
untuk memeriksa kelengkapan data. Jika
masih ada kesalahan, perbaiki data tersebut. Data-data sudah benar bila di kiri bawah screen ada text “No messages issued during check”. 6. Klik
<Save> - Nomor Purchase Requisition akan muncul
di kiri bawah screen. Setelah sesi SAP R/3: Apabila diperlukan, catat nomor dokumen Purchase Requisition yang ada di kiri bawah screen.
40
j.
Pengisian Frame Item Details untuk SERVICE. Untuk screen Item Details PR Service seperti terlihat dalam gambar di bawah ini.
Gambar 4. 5 frame item detalis PR Service Tab Services Isi data-data yang diperlukan yaitu : a. Service nomor : tidak perlu diisi b. Short Text
: Diisi nama singkat pekerjaan
c. Quantity
:1
d. Unit of Measure : AU e. Gross Price
: Nilai pekerjaan.
Keterangan : Untuk service yang masa berlakunya satu tahun dimana pembayarannya tiap bulan mempunyai nilai yang sama, maka pengisiannya diperbolehkan sebagai berikut: a. Quantity : 1 2 b. Unit of Measure : AU
41
c. Gross Price : Nilai pekerjaan per bulan. II. Proses Reset Release Purchase Requisition Transaksi ini dibuat untuk membatalkan transaksi release purchase requisition (PR) yang telah dilakukan sebelumnya. Berikut adalah langkah-langkah dari Reset Release Purchase Requisition : 1. Sebelum reset kita masuk ke screen Release Purchase Requisition terlebih dahulu gunakan transaction code ME54
Gambar 4. 6 release purchase requisition
42
2. Akan muncul Screen: Release Purchase Requisition Initial Screen
Gambar 4. 7 PR release code 3. Masukkan nomor PR dan Release Code Anda.kemudian tekan
Enter. 4. Kemudian akan muncul Screen: Release Purchase Requisition
Item Overview
Gambar 4. 8 PR item overview
43
5.
Pilih dari tab menu: Edit Release Reset
Gambar 4. 9 edit release 6.
Akan muncul informasi untuk konfirmasi.
7.
<Enter>. Tekan Pesan konfirmasi akan muncul di bagian bawah layar.
8. Tekan
<Save>. Maka sistem akan membawa Anda kembali ke
Screen: Release Purchase Requisition Initial Screen dengan pesan konfirmasi di bagian bawah layar bahwa PR telah diubah.
9. Klik
<Exit> untuk keluar.
44
III. Proses Monitoring Purchase Order Pemesanan barang yang akan dibeli dimulai dari tanda terima purchase requisition yang akan memicu proses pembelian barang yang dilakukan oleh purchasing agent. Dokumen yang dihasilkan proses ini berupa purchase order, yaitu dokumen yang secara formal meminta vendor untuk menjual dan mengirim produk yang diminta dengan harga yang sesuai. Adapun langkah-langkah proses monitoring product sebagai berikut : Dengan menggunakan Tcode ME2W : 1. Ketikkan ME2W pada command field kemudian tekan ENTER atau klik.
Gambar 4. 10 purchase order
45
1. ME2W
2 3 4 5 6 7 8
Gambar 4. 11 screen purchasing document Akan muncul pada gambar 4.11 Screen Purchasing Document per Supplying Plant 2. Ketikkan Kode Purchasing Organization pada field Purchasing Organization. 3. Ketikkan PODELVCOMP pada field Selection parameters. 4. Ketikkan HYD pada field Purchasing grup. 5. Ketikan Kode Lokasi pada field Plant. 6. Ketikkan Tanggal atau Rentang Waktu yang diinginkan pada field Delivery date. 7. Ketikkan Kode Material pada field Material 8. Klik
Execute.s
46
9
Gambar 4. 12 Purchasing document 9. Double click pada nomor Purchase Order. 10. Periksa apakah ada Items Detail lembar Purchase order history: a. Jika belum ada dokumen Outbound Delivery, maka delete item pada purchase order. b. Jika sudah ada dokumen Outbound Delivery namun belum dilaksanakan Goods Issue, maka delete Outbound delivery untuk selanjutnya delete item pada purchase order. c. Jika tahapan sudah sampai pada pelaksanaan Goods Issue dan produk tersebut tidak diterima, maka sampaikan kepada pihak
pengirim
dimaksud.
untuk
menghapus
Purchase
Order
47
d. Jika tahapan sudah sampai pada pelaksanaan Goods Issue dan produk tersebut memang diterima, maka laksanakan Delivery Confirmation sesuai actual receipt dan di postingkan pada bulan berjalan. 11. Jika tahapan sudah sampai pada pelaksanaan Goods Receipt, maka klik pada lembar Delivery.
11
10
Gambar 4. 13 PO material
48
12. Klik
untuk mengubah Purchase Order dimaksud.
12
2. 3.
Gambar 4. 14 change purchase order
49
13. Klik kotak pada field Delivery Complete 14. Klik
, untuk menyimpan perubahan yang sudah dilakukan
14
13
Gambar 4. 15 field PO material
50
4.3
Proses Distribusi dan Standar Kualitas Produk Aviation
Gambar 4. 16 Fuel Distribution Scheme Sebelum di serahkan ke pesawat, penerimaan, penyimpanan dan penanganan produk pada prosedur standar pengendalian mutu untuk setiap langkah dari rantai distribusi BBM. Produk harus memiliki Sertifikat Kualitas (coq) dokumen dari kilang sebelum dapat diberikan ke depot intermediate/ tangki depot terbang. Dokumen itu menunjukkan dan menegaskan bahwa produk yang diterima telah memenuhi spesifikasi edisi terbaru (lihat Avtur atau Avgas Metanol Campuran). Secara umum, aviation melakukan kontrol kualitas produk yang diterima dari kapal atau pipa dengan melakukan cek visual sebelum dan selama
51
proses pembuangan. Setelah menerima ke dalam tangki, aviation melakukan sertifikasi ulang kualitas produk dengan melakukan uji laboratorium. Aviation telah melakukan kegiatan pengendalian mutu selama produk berada dalam tangki (storage) dan memiliki peralatan standar, metode dan orangorang kompeten yang mengambil tanggung jawab, pengeringan, uji visual, dan pengambilan sampel adalah contoh prosedur pengendalian kualitas pada pernerbangan produk. Prosedur pengiriman produk ke dalam sistem hydrant atau Bridger (modil tangki) sampai waktu pengiriman ke pesawat yang dilakukan selalu sesuai dengan prosedur standar internasional dan persyaratan pengendalian mutu seperti visual, pengeringan dan prosedur kebersihan. Untuk memastikan produk yang akan diserahkan ke dalam tangki pesawat bebas dari air (atau di bawah batas maksimum yang diijinkan), aviation selalu melakukan SWD (Shell Water Detector) pengujian yang dilihat dan disetujui oleh perwakilan Airlines. Peralatan utama aviation adalah untuk mencegah kotoran (partikel padatan) dan air dari bahan bakar di setiap langkah rantai distribusi filtrasi,. Setiap rantai distribusi memiliki sistem filtrasi sendiri. Aviation menggunakan kapal standar internasional dan unsur-unsur produk filtrasi aviation, yaitu : 1. Air filter separator, yang dipasang pada produk menerima ke pipa tangki dan ke dalam sistem hydrant, mobil tangki, dan pipa refueler pengiriman, bertindak sebagai filter untuk memisahkan air dari bahan bakar dan mencegah kotoran. 2. Mikro filter, adalah pra filter sebelum air/separator filter pada produk menerima ke pipa tangki. Hal ini mencegah terjadinya kotoran pada mikro.
52
3. Filter Monitor, yang dipasang di refueler dan dispenser hydrant merupakan pencegahan utama air kita mengisi nozzel. Filter atas dan peralatan dipelihara oleh orang yang kompeten dan mereka menggunakan prosedur standar internasional, peralatan dan alat-alat sebagai pedoman. Depot airfield kami diperiksa pada interval yang sering (internal dan audit independen). “Serve for Safe Flight”. 1.3.1 Membuat dokumen sesuai Standard Operating Procedures (SOP) Standard Operating Procedures (SOP), berisi tentang detil instuksi serta jadwal aktifitas setiap tim, grup, atau departemen. Dokumen ini menggambarkan langkah-langkah rutin yang harus dikerjakan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. 4.3.2 Proses dokumentasi Langkah-langkah kerja yang dilakukan di Aviation Region III sebagai berikut : a. Alur Surat/dokumen masuk
Surat masuk
3 Catat isi disposisi & pejabat yang follow up Keterangan :
1 Catatan dalam Agenda Kendali
2 Pejabat Ybs (disposisi)
4 Catat dalam agenda & isi disposisisinya
5 Pejabat yang action untuk follow up
53
Keterangan : Asli surat surat Masuk setelah didisposisi oleh Pejabat diteruskan kepada pejabat yang akan follow up. Sedapat mugkin hindari memperbanyak surat masuk/keluar dan lampirannya agar dapat mengurangi duplikasi surat (tidak berlebihan). Para Sekretaris dalam satu fungsi agar dapat mengoptimalkan Agenda Kendali untuk mencatat surat masuk/kelua;Pr. b. Alur Surat/dokumen keluar
Keluar
3 Catat dalam Agenda
2 Otorisasi tanda tangan
1 Konsep surat
5 Catat dalam agenda
4 Simpan surat carbon copy
Simpan photocopy surat yang sudah ditandatangani
54
Keterangan : Surat yang sudah ditandatangani pejabat berwenang (sesuai otorisasinya) maka Sekretaris pejabat ybs mengirim surat asli tersebut ke alamat yang dituju, dan menyimpan carbon copy surat tersebut. Lakukan koordinasi dengan para sekretaris terkait. Hindari fotokopi/duplikasi surat.
