BAB IV. ANALISIS SISTEM IV.1 DESKRIPSI SISTEM Perencanaan distribusi dan transportasi merupakan sebuah sistem kompleks yang diperlukan perusahaan untuk melengkapi manajemen rantai pasoknya. Distribusi dan transportasi berada pada bagian paling akhir dalam rantai pasokan, mengatur manajemen aliran produk dari manufacture ke konsumen akhir. Setiap perusahaan menginginkan sistem distribusi dan transportasi dengan biaya murah, kualitas produk terjaga, dan sampai di tujuan tepat waktu. Diperlukan sebuah sistem yang dapat mempermudah manajemen tersebut, agar kinerja rantai pasok semakin baik. Triport 0.1 merupakan sistem untuk mengatur manajemen distribusi dan transportasi dengan menerapkan teknik penggalian data pada finished product delivery. Sistem ini akan membentuk rules agar pengantaran produk selalu sampai tepat waktu di tujuan. Rules yang terbentuk akan terus diperbaharui sesuai jumlah data yang masuk ke dalam basis data sistem. Triport 0.1 mencakup manajemen penggudangan industri, memperhitungkan jumlah produk yang masuk, stock in hand, dan produk keluar. Manajemen distribusi pada sistem ini menggunakan teknik Distribution Requirements Planning (DRP), sehingga industri dapat merencanakan berapa jumlah produk di gudang dalam periode waktu tertentu. Struktur distribusi industri yang bertingkat juga dapat diaplikasikan dalam sistem menggunakan teknik Bill of Distribution (BOD). Manajemen tranportasi yang dilakukan Triport 0.1 mencoba untuk menentukan rute paling optimal yang akan dilewati truk pengantar, dengan teknik Minimum Spanning Tree (MST) dimana bobot yang dipakai adalah jarak antar kota tujuan. Informasi yang dibutuhkan dalam manajemen penggudangan adalah aliran produk yang masuk dan keluar gudang. Manajemen distribusi memerlukan data permintaan produk setiap distributor yang harus dimasukkan sebulan sebelum pengiriman. Sistem tidak melakukan peramalan permintaan setiap distributor, tetapi langsung memasukkan order dari distributor. Data setiap distributor juga akan dipertimbangkan mulai dari cakupan gudang regional sampai lead time. Manajemen transportasi memerlukan data jarak antar gudang regional yang digunakan sebagai bobot untuk perhitungan MST. Sumber data diambil dari PT. Goodyear Indonesia, Tbk, pada bagian finished goods warehouse yang manajemennya ditangani oleh PT. Kamadjaja Logistic, sedangkan data jarak antar gudang regional diambil menggunakan Google Maps dan sumber-sumber data lainnya.
IV.2 KEBUTUHAN FUNGSIONAL SISTEM Triport 0.1 didesain dengan baik dan mudah untuk digunakan, kebutuhan fungsional sistem meliputi kebutuhan perangkat keras, perangkat lunak, kebutuhan sumber daya manusia (SDM), serta pemeliharaan sistem. 1. Kebutuhan perangkat lunak dan perangkat keras Kebutuhan perangkat keras untuk menjalankan Triport 0.1 adalah sebuah komputer dengan spesifikasi minimal sebagai berikut: Prosesor Intel Pentium IV 1,66 GHz atau yang memiliki kemampuan sama, RAM sebesar 512 MB, disc space pada hardisk minimal 1 GB, perangkat input data seperti mouse dan keyboard, perangkat keluaran data seperti printer dan monitor, serta koneksi internet untuk mengakses database online pada MySQL. Kebutuhan perangkat lunak untuk menjalankan Triport 0.1 juga sederhana, minimal telah menggunakan sistem operasi windows XP dan MySQL sebagai manajemen basis data, serta dilengkapi dengan komponen ODBC (open database connection) yang berfungsi sebagai perantara untuk koneksi ke database MySQL.
37
2. Kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) Salah satu bagian penting dalam pembuatan sistem informasi adalah para pelaku yang turut serta di dalamnya. Setiap SDM memiliki spesifikasi keahlian masing-masing dan kemudian digabung dalam sebuah rancangan. Sistem Triport 0.1 yang ditujukan untuk membantu perencanaan distribusi dan transportasi, membutuhkan SDM sebagai berikut:
a. Analis sistem, seseorang yang memiliki pengetahuan dalam manajemen rantai pasok, terutama dalam bidan distribusi dan transportasi. Selain itu analis sistem juga berkemampuan untuk menggunakan teknik data mining. Teknik ini akan ditempatkan pada salah satu bagian dalam sistem yang dapat membantu proses perencanaan distribusi dan transportasi. Berbekal keahlian tersebut, analis sistem berkewajiban untuk mendesain secara global sistem yang akan dibuat.
b. Administrator, keberadaan administrator dalam sistem adalah sebagai penanggung jawab keamanan dan kebenaran data dalam sistem informasi. Seorang administrator harus memahami struktur dan lalu lintas data dalam sistem.
c. Programmer, tugas dari programmer adalah menerjemahkan desain sistem ke dalam bahasa pemprograman, sehingga perangkat lunak dapat terbentuk. Seorang programmer harus menguasai bahasa pengkodean dan tatacara untuk mentransformasikan desain sistem menjadi sebuah aplikasi komputer.
d. Data collector, sistem informasi terbentuk karena adanya sebuah proses pengolahan data menjadi informasi. Tugas untuk mengumpulkan data tersebut dilakukan oleh data collector. Seorang data collector harus mampu untuk mendapatkan data yang terjamin kebenarannya dan jelas darimana data diperoleh.
e. Pengguna, sasaran akhir dari pembuatan sistem adalah membantu pengguna untuk melakukan proses-proses dalam kehidupan. Triport 0.1 dapat digunakan perusahaan atau pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan distribusi transportasi. Biasanya digunakan pada bagian akhir supply chain perusahaan membutuhkan pengelolaan data untuk mengkoordinasikan aliran produk manufacture ke pengguna akhir.
oleh dan yang dari
IV.3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PENGGUNA Pembuatan sistem informasi sudah pasti tujuan akhirnya adalah memberikan informasi yang berguna untuk sasaran pengguna akhir sistem tersebut. Pelaku industri, terutama dalam bidang Manajemen rantai pasok, membutuhkan cara pengelolaan data yang dapat memenuhi tujuan utama manajemen rantai pasok yaitu menyampaikan produk tepat waktu di tangan konsumen dengan tetap menjaga kualitasnya serta meminimasi biaya produksi. Penelitian ini menitikberatkan permasalahan pada perencanaan distribusi dan transportasi, maka kebutuhan informasi penggunanya adalah:
a. b. c. d.
Jadwal pengiriman produk ke setiap distributor pada periode waktu tertentu. Jumlah stok produk di dalam gudang agar dapat memenuhi permintaan distributor. Rute perjalanan optimal yang harus ditempuh oleh pengantar produk.
Informasi untuk dapat mencapai distributor tepat waktu. Semua kebutuhan informasi pengguna akan didapat dengan mengolah data produk, distributor, pengantar produk, kendaraan, serta data delivery monitoring untuk produk.
38
IV.4 KONFIGURASI SISTEM Konfigurasi sistem menunjukkan bagaimana tatacara pengelolaan sistem dalam sebuah sistem informasi. Konfigurasi sistem untuk Triport 0.1 adalah:
1. Sistem Pengolahan Terpusat Pengelolaan data dan informasi pada Triport 0.1 terpusat pada tampilan menu home yang menghubungkan semua proses dalam sistem. Pengguna dapat mengakses semua proses hanya dengan memilih menu pada tampilan home. Sistem pengolahan terpusat menunjukkan bahwa sistem melakukan pengolahan data dan komponen pada satu wadah yang sama.
2. Sistem Manajemen Dialog Sistem manajemen dialog merupakan perantara antara pengguna dan sistem. Pengguna dapat mengakses fitur-fitur program melalui user interface yang telah dibuat. Paket program akan lebih mudah digunakan jika dalam perancangannya sudah menerapkan prinsip user friendly. Sistem manajemen dialog akan mengatur tampilan dan struktur program agar pengguna dapat memperoleh hasil yang diinginkan. Triport 0.1 menggunakan perangkat lunak Visual Basic 6.0 untuk perancangan tampilan program.
3. Sistem Manajemen Basis Data Sistem manajemen basis data digunakan sebagai alat untuk memasukkan, menghapus, mengedit, dan mengolah data. Data yang akan diproses secara langsung akan disimpan dalam basis data, begitu pun dengan informasi yang diperoleh. Perancangan Triport 0.1 menggunakan MySQL sebagai basis datanya. Konfigurasi dari tiga sistem di atas, akan mempermudah pengolahan data, serta membuat pengguna sangat mudah berkomunikasi dengan sistem. Data dan informasi yang mengalami proses dalam sistem akan terorganisasi dengan baik menggunakan manajemen basis data, pengguna dengan mudah mengakses sistem dengan sistem manajemen dialog, dan pengolahan data dilakukan terpusat, dimana semua menu dapat diakses pada tampilan home.
IV.5 HUBUNGAN ANTAR PELAKU Sistem perencanaan distribusi dan transportasi ini melibatkan beberapa pelaku. Sumber data diambil dari PT. Goodyear Indonesia, Tbk dan aplikasi komputer online Google Map untuk menghitung jarak. Pengembangan sistem dilakukan oleh empat orang, yaitu: Analis sistem, Data collector, Administrator dan Programmer. Sasaran akhir pengguna adalah bagian pada akhir rantai suplai, perusahan yakni perencana distribusi, perencana transportasi, pengontrol persediaan, serta supervisor pada warehouse. Setiap pengguna akhir memiliki peranannya masing-masing, dan tidak dapat mencampuri peranan dari bagian lain. Hasil dari sistem ini secara tidak langsung akan mempengaruhi pihak distributor dan pengantar produk sebagai pelaku eksternal (tidak langsung). Ketika terdapat data pengiriman baru, maka database akan diperbaharui, sehingga informasi yang didapat juga terus diperharui. Data utama perusahaan tidak bisa diotak-atik oleh sembarang pengguna, hanya supervisor dan admininstrator yang dapat mengeditnya. Berikut ini diagram hubungan antar pelaku dalam Triport 0.1:
39
Gambar 7. Diagram Hubungan Antar Pelaku
IV.6 DATA FLOW DIAGRAM (DFD) Data flow diagram (DFD) merupakan salah satu komponen dalam perancangan sebuah sistem informasi. DFD menggambarkan aliran data dari sumber pemberi data (input) ke penerima data (output). Diagram ini dibuat untuk memperjelas aliran data dari suatu proses ke proses lain, atau kapan data harus disimpan dan diproses. Komponen-komponen yang digunakan dalam pembuatan DFD terdiri dari entitas, proses, merge, flow, serta database sebagai tempat penyimpanan data. DFD dalam perancangan Triport 0.1 terdiri dari 2 level, level ke-0 sebagai diagram konseptual, level ke-1 merupakan penjabaran dari diagram konseptual, level ke-2 penjabaran lebih detail lagi dari proses pada level 1.
40
Tabel 3. Keterangan Komponen DFD
DFD level 0 pada Triport 0.1 terdiri dari 1 buah proses utama yaitu proses perencanaan distribusi dan transportasi. Terdapat 6 eksternal entitas yang akan berperan dalam sistem, yaitu: distributor, Pengantar Produk, warehouse, supervisor, rules finished product delivery, jadwal pengirimanprodu, dan rute pengiriman. Hasil dari proses tersebut akan disimpan dalam database yang bernama file pengiriman produk.
warehouse Distributor delivery produk demand Shipping produk Receiving Produk Transporter
Data Transporter
1
order shipping plan
Distribution and Transportation Planning System
Rules Finished Product Delivery Decision Tree DRP Summary
Jadwal Pengiriman Produk
Rute MST report shipping plan 1
File Pengiriman Produk
Rute Pengiriman Informasi Perusahaan supervisor
Gambar 8.DFD Level 0 DFD 0 memperlihatkan secara garis besar bagimana data msuk dan keluar dari sistem, dimana di dalammny terdapat 1 buah proses utama, Distribution and Transportation Planning System. Proses ini dipengaruhi oleh 6 proses lainnya, yaitu: menghitung stock product, menyusun perencanaan
41
distribusi, menyusun rencana transportasi, menghitung decision tree, menghitung minimum spanning tree (MST), dan melalukan delivery monitoring khusus untuk finished product delivery. Gambaran aliran data antar masing-masing proses tersebut adalah sebagai berikut: Data Distribution Plan
5 Jadwal Pengiriman Produk
DRP summary 1.1 Menyusun Distribution Planning
shipping produk Transporter
Distributor
Demand Distribution Plan Stock Product in WHS Data Transporter
supervisor
4
Menghitung Stock Product
Receiving Produk
1.5 Menyusun Trans Plan
Data Stock
1
Jarak antar WHS
Order Shipping
warehouse
1.3
Data Produk
File Pengiriman Produk
1.2 Menghitung Minimum Spanning Tree
delivery produk
Rute Optimal
Report Trans Plan Rute MST
Rute Pengiriman
Rules Finished Product Delivery Decision Tree
1.6
Trans Plan
Delivery Monitoring 2
Data Monitoring
1.4 Delivery Status
Membentuk Rules Decision Tree Rules
3
Rules
Gambar 9. DFD Level 1 Dapat dilihat pada gambar di atas bahwa setiap proses saling mempengaruhi proses lainnya. Penyusunan rencana distribusi akan dipengaruhi oleh keadaan stok produk dalam gudang, setelah hasil dari perencanaa distribusi didapatkan maka stok produk dalam gudang akan berkurang dan hasil tersebut akan dipertimbangkan dalam penyusunan rencana transportasi. Rencana transportasi juga disusun berdasarkan hasil dari minimum spanning tree (MST) sebagai rute pengiriman paling optimal dan rules yang terbentuk dari decision tree. Menghitung decision tree sendiri dipengaruhi oleh data delivery monitoring, yang menunjukkan bagaimana perilaku pengantaran produk ke setiap gudang regional. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan pengantaran yang tepat waktu. Proses penyusunan rencana distribusi terdiri dari berbagai proses, sehingga didapatkan berapa jumlah dan kapan produk harus tersedia di gudang. Sistem akan menyusun bill of distribution (BOD) untuk menggambarkan struktur distribusi perusahaan, kemudian dilakukan pendataan sales order sebagai acuan permintaan setiap distributor yang tergabung dalam satu gudang regional. Hasil dari kedua proses ini akan masuk sebagai input untuk menghitung distribution requirements planning (DRP). Ketika DRP sudah dihitung maka didapatkan hasil akhir dari perencanaan distribusi, yaitu berapa dan kapan produk harus tersedia di gudang sehingga permintaan distributor dapat dipenuhi. Aliran data untuk proses ini digambarkan pada DFD level 2 untuk proses 1.1, di bawah ini:
42
demand 7
Distributor
Data Sales Order
1.1.2
1.3
Mendata Sales Order
lokasi regWHS
Menghitung Stock Product (Distribution and Transportation Planning System)
1.1.1 order per day
Menyusun Bill of Distribution
Receiving Produk stock product in WHS
struktur dist 6
1.1.3
warehouse
Menghitung DRP
Data BOD
5
Data Distribution Plan shipping produk DRP Summary Jadwal Pengiriman Produk
distribution plan
1.5 Menyusun Trans Plan (Distribution and Transportation Planning System)
Gambar 10.DFD level 2 (1.1) Pembentukan rules dari decision tree juga dipengaruhi oleh 3 proses di bawahnya, yaitu: penghitungan entropi, pembentukan tree, dan penyusunan rules. Tahap pertama, sistem akan menghitung entropi untuk setiap atribut yang diperhitungkan, khusus untuk Triport 0.1 ada 4 atribut yang diperhitungkan yaitu: Pengantar produk, tujuan pengiriman (gudang regional), jumlah muatan yang dibawa, dan jenis kendaraan yang dipakai. Aliran data antar proses tersebut digambarkan pada DFD level 2 (1.4). Entropi 8
Entropi
Rules Finished Product Delivery
1.4.1
1.4.2
Menghitung Entropi
Membentuk Tree tree view
1.6 Delivery Monitoring (Distribution and Transportation Planning System)
1.4.3 Menyusun Rules
Decision T ree
delivery status 3
Rules
Rules 1.5 Menyusun T rans Plan (Distribution and Transportation Planning System)
Gambar 11. DFD Level 2 (1.4)
43
Penggunaan DFD akan sangat membantu programmer untuk menyusun aplikasi perangkat lunak Triport 0.1. Secara keseluruhan dapat dilihat bahwa sistem ini akan memanafaatkan data dari distributor, Pengantar Produk, warehouse, supervisor dan kemudian diolah dengan output akhir jadwal pengiriman produk dengan rute optimal, dan menggunakan rules dari decision tree untuk mendapatkan pengantaran yang tepat waktu.
44
