BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Aplikasi perpustakaan merupakan suatu sistem yang sangat penting di suatu perpustakaan atau organisasi karena sangat berpengaruh pada kinerja perpustakaan atau suatu organisasi itu sendiri. Perpustakaan di Balai Diklat Keagamaan Bandung perlu ditingkatkan karena masih terdapat masalah-masalah yang sering di hadapi mulai dari proses pencatatan anggota baru, peminjaman buku, pengembalian buku, serta input data buku yang pengerjaannya masih kurang efektif dan kurang efesien dalam mendukung kelancaran proses pembuatan laporan. 4.1.2 Analisis Perangkat Lunak dan Perangkat Keras 4.1.2.1 Perangkat Keras Hardware (perangkat keras) adalah seluruh komponen fisik yang berada di komputer yang digunakan untuk menunjang pembangunan aplikasi perpustakaan. Hardware yang digunakan dalam menerapkan aplikasi perpustakaan ini secara optimal memerlukan spesifikasi minimum sebagai berikut :
Prosesor Intel Pentium IV 2.0 GHz
RAM 1 GB
Harddisk berkapasitas 80 GB
Monitor
VGA Onboard dengan resolusi 1024 X 768
Keyboard dan Mouse
26
4.1.2.2 Perangkat Lunak Software (perangkat lunak) adalah komponen logikal untuk pengolahan data. Software yang digunakan untuk membangun aplikasi perpustakaan ini adalah sebagai berikut :
Windows Xp Service Pack 2,
PHP,
XAMPP 1.7.1,
Aplikasi pendukung lain lain.
4.1.3 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan Analisis prosedur bertujuan untuk memahami prosedur atau langkah-langkah yang menerapkan tentang apa yang dikerjakan dan bagaimana proses yang berlangsung. 4.1.3.1 Flow Map yang Sedang Berjalan Flow Map mempunyai fungsi mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan). a. Flow Map Pendaftaran Anggota yang Sedang Berjalan Prosedur pendaftaran anggota yang sedang berjalan di Balai Diklat Keagamaan Bandung adalah : 1. Calon anggota menyerahkan kartu pegawai atau kartu peserta diklat kepada petugas perpustakaan, 2. Petugas perpustakaan mencatat data anggota ke buku catatan anggota. Flow Map pendaftaran anggota pada gambar 4.1 merupakan bagan alur yang menunjukkan arus data atau dokumen yang digunakan pada saat pendaftaran anggota.
27
Proses Pendaftaran Anggota yang Sedang Berjalan Calon Anggota
Kartu Pegawai atau Kartu Peserta Diklat
Petugas Perpustakaan
Kepala Perpustakaan
Kartu Pegawai atau Kartu Peserta Diklat
Catat Data Anggota
Buku Catatan Anggota
BCA
Buku Catatan Anggota
Buat Laporan Data Anggota
Laporan Data Anggota
Laporan Data Anggota
LDA
Gambar 4.1 Flow Map Pendaftaran Anggota yang Sedang Berjalan Keterangan : BCA : Buku Catatan Anggota LDA : Laporan Data Anggota b. Flow Map Peminjaman Buku yang Sedang Berjalan Proses peminjaman buku yang sedang berjalan di Balai Diklat Keagamaan Bandung adalah :
28
1. Anggota menyerahkan buku yang akan dipinjam dan kartu pegawai atau kartu peserta diklat kepada petugas perpustakaan, 2. Petugas akan memeriksa terlebih dahulu status peminjaman anggota yang dilihat dari buku catatan peminjaman, jika status anggota masih dalam masa peminjaman, maka anggota tidak dapat meminjam buku, kartu akan diserahkan kembali oleh petugas kepada anggota. Tapi jika status anggota tidak dalam masa peminjaman, maka anggota dapat meminjam buku, 3. Petugas mencatat data peminjaman pada buku catatan peminjaman, 4. Kartu anggota beserta buku yang dipinjam diserahkan kembali oleh petugas perpustakaan kepada anggota. Flow Map peminjaman buku pada gambar 4.2 merupakan bagan alur yang menunjukkan arus data atau dokumen yang digunakan pada saat input data anggota.
29
Proses Peminjaman Buku yang Sedang Berjalan Anggota
Petugas Perpustakaan
KP + Buku
Kepala Perpustakaan
KP + Buku BCP
Periksa Setatus Pinjam Pada Buku Peminjaman
KP
YA
Status Pinjam
Tidak
KP + Buku
Catat Data Peminjaman Pada Buku Catatan Peminjaman
KP + Buku
Buku Catatan Peminjaman
KP + Buku
BCP
Membuat Laporan Data peminjaman buku
Laporan Peminjaman Buku
Laporan Peminjaman Buku
LPB
Gambar 4.2 Flow Map Peminjaman Buku yang Sedang Berjalan Keterangan : BCP : Buku Catatan Peminjaman LPB : Laporan Peminjaman Buku KP
: Kartu Pegawai/Peserta
30
c. Flow Map Pengembalian Buku yang Sedang Berjalan Proses pengembalian buku yang sedang berjalan di Balai Biklat Keagamaan Bandung adalah : 1. Anggota menyerahkan kartu pegawai atau kartu peserta diklat beserta buku yang dipinjamnya kepada petugas perpustakaan, 2. Petugas mengecek data peminjaman terlebih dahulu yang dilihat dari buku catatan peminjaman buku, jika tidak sesuai dengan data yang ada dalam catatan maka kartu anggota akan di kembalikan kepada anggota, 3. Apabila pengembalian buku melebihi dari 1 minggu, maka anggota akan dikenakan denda dan petugas akan menghitungnya, jika tidak ada denda kartu diserahkan oleh petugas kepada anggota. Flow Map pengembalian buku pada gambar 4.3 merupakan bagan alur yang menunjukkan arus data atau dokumen yang digunakan pada saat input data anggota.
31
Proses Pengembalian Buku yang Sedang Berjalan Anggota
Kepala Perpustakaan
Petugas Perpustakaan
KP + Buku
KP + Buku BCP
Bukan Catatan Peminjaman
Periksa Peminjaman
KP+ +Buku Buku KA
Ya
Validasi Pinjam
Tdk
Periksa Denda
Validasi Denda
Ya
Hitung Denda
Tdk
KP
KP
Catat Pengembalian
Buka Catatan Pengembalian
Buku Laporan Pengembalian
Laporan Pengembalian
BCPN
Buku Catatan Pengembalian
Laporan pengembalian
LPN
Gambar 4.3 Flow Map Pengembalian Buku yang Sedang Berjalan Keterangan : BCP : Buku Catatan Peminjaman BCPN : Buku Catatan Pengembalian LPN : Laporan Pengembalian Buku KP : Kartu Pegawai/Peserta
32
4.1.3.2 Diagram Konteks yang Sedang Berjalan Diagram konteks adalah DFD tingkat paling atas dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan sistem dalam satu lingkaran yang merepresentasikan keseluruh proses dalam suatu sistem. Berikut diagram konteks yang sedang berjalan pada gambar 4.4 di bawah ini : Kepala Perpustakaan
Laporan Peminjaman Buku, Laporan Pengembalian Buku, Laporan Data Anggota
Data Buku
KP, Buku
Anggota
Data Anggota
Perpustakaan Balai Diklat Keagamaan Bandung
Data Anggota Petugas Cek Data Anggota
Data Peminjaman Buku, Data Pengembalian Buku
KP,Buku
Gambar 4.4 Diagram Konteks yang Sedang Berjalan Keterangan : KP : Kartu Pegawai/Peserta 4.1.4 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan Dilihat dari segi keamanan data pada sistem lama yang ada di perpustakaan pada saat ini data yang diarsipkan dalam bentuk kertas, sehingga akan mudah hilang dan rusak, sedangkan pada rancangan sistem yang diusulkan dengan mengupdate komputer setiap minggu sekali akan mencegah masuknya virus kedalam komputer, kemungkinan data yang hilang dan rusak dapat diatasi.
33
Dilihat dari segi sarana dan prasarana pada sistem lama dokumen yang tetulis akan memerlukan tempat yang cukup besar dan biaya untuk membeli tempat dokumen tersebut, sedangkan pada sistem yang akan diusulkan data yang ada disimpan di dalam database dan juga di copy ke dalam CD agar data tersebut tidak lagi memakan ruang dan biaya yang cukup banyak. Dilihat dari segi waktu, pada sistem lama yang ada data harus dicari dari setiap kertas yang diarsipkan sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. Sedangkan pada rancangan sistem yang diusulkan data tersimpan dalam file yang dapat dibuka kapan saja sekaligus dicetak sesuai kebutuhan. Jadi dengan adanya perancangan sistem yang terkomputerisasi keamanan data akan lebih terjamin, dan dapat meningkatkan kinerja sistem yang ada di suatu perpustakaan. 4.2 Perancangan Sistem Setelah dilakukan tahap analisis sistem, tahap selanjutnya adalah perancangan sistem yang dilanjutkan berdasarkan kebutuhan manajemen dan memperbaiki kelemahan yang ada. 4.2.1 Kebutuhan Fungsional Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan masukan yang diperlukan sistem, keluaran yang akan dihasilkan system, dan proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran. Berikut daftar kebutuhan fungsional sistem pada aplikasi perpustakaan balai diklat keagamaan bandung pada table 4.1 .
34
Tabel 4.1 Kebutuhan Fungsional Aplikasi Perpustakaan No Kode Kebutuhan
Deskripsi Kebutuhan
1 Req-P0
Login Petugas Perpustakaan
2 Req-P01
Login Anggota
3 Req-P02
Kelola Data Anggota
Req-P02.1 4 Req-P03 Req-P03.1 5 Req-P04 Req-P04-1 6 Req-P05 Req-P05.1 7 Req-P06 Req-P06.1 8 Req-P07 Req-P07.1 9 Req-P08 Req-P08.1 10 Req-P09 Req-P09.1
Catat Data Anggota Kelola Data Buku Catat Data Buku Kelola Data Bahasa Catat Data Bahasa Kelola Data Penerbit Catat Data Penerbit Kelola Data Pegawai Catat Data Pegawai Kelola Data Pengarang Catat Data Pengarang Kelola Data Peminjaman Buku Catat Data Peminjaman Buku Kelola Data Pengembalian Buku Catat Data Pengembalian Buku
11 Req-P1.1
Kelola Laporan Data Anggota
12 Req-P1.2
Kelola Laporan Data Peminjaman Buku
13 Req-P1.3
Kelola Laporan Data Pengembalian Buku
35
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan Perancangan peruses ini memberikan gambaran mengenai dokumen-dokumen, proses-proses dan aliran data apa saja yang akan terlibat dalam system yang akan diusulkan. 4.2.2.1 Flow Map yang Diusulkan a. Flow Map Pendaftaran Anggota yang Diusulkan Prosedur pendaftaran anggota yang diusulkan di Balai Diklat Keagamaan Bandung adalah : 1. Anggota menyerahkan data anggota dan kartu pegawai atau peserta diklat kepada petugas perpustakaan, 2. Petugas menginput data anggota ke file baru, 3.Petugas membuat laporan anggota berdasarkan file anggota yang kemudian diserahkan kepada kepala sekolah. Flow Map pendaftaran anggota yang diusulkan pada gambar 4.5 adalah sebagai berikut :
36
Proses Pendaftaran Anggota yang Diusulkan Calon Anggota
Kartu Pegawai atau Kartu Peserta Diklat
Petugas Perpustakaan
Kepala Perpustakaan
Kartu Pegawai atau Kartu Peserta Diklat
Input Data Anggota
Database Perpustakaan
Cetak Laporan Data Anggota
Laporan Data Anggota
Laporan Data Anggota
LDA
Gambar 4.5 Flow Map Pendaftaran Anggota yang Diusulkan Keterangan : LDA : Laporan Data Anggota
37
b. Flow Map Peminjaman Buku yang Diusulkan Prosedur peminjaman buku yang diusulkan Balai Diklat Keagamaan Bandung adalah: 1. Pada saat peminjaman anggota menyerahkan kartu pegawai atau kartu peserta diklat beserta buku yang akan dipinjam kepada petugas perpustakaan, 2. Anggota hanya bisa meminjam buku sebanyak 2 buku, dengan masa peminjaman adalah 7 hari, 3. Petugas akan menginputkan kode anggota terlebih dahulu, jika status anggota masih dalam masa peminjaman, maka anggota tidak dapat meminjam buku, kartu anggota akan diserahkan kembali oleh petugas kepada anggota. Tapi jika status anggota tidak dalam masa peminjaman, maka anggota dapat meminjam buku, 4. Petugas menginput data peminjaman ke file peminjaman, dan dibuat laporan peminjaman untuk diserahkan kepada kepala sekolah, 5. Kartu pegawai atau kartu peserta diklat dan buku yang dipinjam diserahkan kembali oleh petugas perpustakaan kepada anggota. Flow Map peminjaman buku yang diusulkan pada gambar 4.6 adalah sebagai berikut :
38
Proses Peminjaman Buku yang Diusulkan Anggota
Petugas Perpustakaan
KP + Buku
KP
Kepala Perpustakaan
KP + Buku
YA
Database Perpustakaan
Status Pinjam
Tdk
Input Data Perpustakaan
Cetak Laporan Peminjaman KP + Buku
KP + Buku
Laporan Peminjaman
Laporan Peminjaman Buku
LP
Gambar 4.6 Flow Map Peminjaman Buku yang Diusulkan Keterangan : LP : Laporan Peminjaman Buku c. Flow Map Pengembalian Buku yang Diusulkan Prosedur pengembalian buku yang diusulkan di Balai Diklat Keagamaan Bandung adalah : 1. Pada saat pengembalian buku, anggota menyerahkan kartu pegawai atau peserta diklat dan buku yang dipinjam kepada petugas perpustakaan, 2. Petugas perpustakaan mengecek data peminjaman,
39
3. Petugas perpustakaan cek denda, jika tidak ada denda petugas langsung menginput data pengembalian, tetapi jika ada denda petugas melakukan perhitungan denda baru setelah itu petugas menginput data pengembalian, 4. Petugas perpustakaan membuat laporan pengembalian buku dan laporan denda yang akan diserahkan kepada kepala sekolah, 5. Petugas perpustakaan menyerahkan kembali kartu pegawai atau peserta diklat kepada anggota. Flow Map pengembalian buku yang diusulkan pada gambar 4.7 adalah sebagai berikut: Proses Pengembalian Buku yang Diusulkan Anggota
Petugas Perpustakaan
KP + Buku
KP + Buku
Mengecek Data Peminjaman
KP,Buku
Kepala Perpustakaan
YA
Database Perpustakaan
Mengecek Data Peminjaman
Tdk
Cek Denda
a
KP
Cek Data Denda Pengembalian
tdk
Mengimput Data Pengembalian
Ya a
Menghitung Denda
Cetak Laporan Peminjaman
Laporan Pengembalian Buku
LPN
Laporan Pengembalian Buku
Gambar 4.7 Flow Map Pengembalian Buku yang Diusulkan
40
4.2.2.2 Diagram Konteks yang Diusulkan Berikut diagram konteks yang diusulkan pada gambar 4.8 adalah sebagai berikut :
Data Buku
KP, Buku
ID Petugas Anggota
Perpustakaan Balai Diklat Keagamaan Bandung
Data Anggota
Data Petugas Petugas Data Anggota Cek Data Anggota Data Peminjaman Buku, Data Pengembalian Buku
KP,Buku
Gambar 4.8 Diagram Konteks yang Diusulkan 4.2.2.3 Data Flow Diagram yang Diusulkan a. DFD Level 0 Berikut DFD level 0 yang diusulkan pada gambar 4.9 adalah sebagai berikut :
1.0 Pendaftaran Calon Anggota
Pendaftaran
Anggota
Data Anggota
KP,Buku Petugas Data Pengembalian Buku
KP,Buku
KP,Buku 3.0 Pengembalian Buku
KP
2.0 Peminjaman Buku
Data Peminjaman Buku
Gambar 4.9 DFD Level 0 yang Diusulkan
41
b. Data Flow Diagram Level 1 Proses 1.0 Pendaftaran Anggota yang Diusulkan Berikut DFD level 1 proses 1.0 pendaftaran anggota yang diusulkan pada gambar 4.10 adalah sebagai berikut :
Anggota
Data Anggota
1.1 Input Data Anggota
Data Anggota
Petugas
Data Anggota
Data Anggota
Gambar 4.10 DFD Level 1 Pendaftaran Anggota yang Diusulkan c. Data Flow Diagram Level 1 Proses 2.0 Peminjaman Buku yang Diusulkan Berikut DFD level 1 proses 2.0 peminjaman buku yang diusulkan pada gambar 4.11 adalah sebagai berikut : Data Anggota KP Anggota
Anggota
buku
KP,Buku
2.1 Input Data Peminjaman
Data Buku
Data Pinjam
Data peminjaman Buku
Pinjam
Petugas
Gambar 4.11 DFD Level 1 Peminjaman Buku yang Diusulkan
42
d. Data Flow Diagram Level 1 Proses 3.0 Pengembalian Buku yang Diusulkan Berikut DFD level 1 proses 3.0 yang diusulkan pada gambar 4.12 adalah sebagai berikut :
KP,Buku
Anggota
KP,Buku
Data Pengembalian Buku
3.1 Input Pengembalian
Data Pinjam
Petugas
Peminjaman
Buku, DPB
KP
3.2 Periksa denda
DPB
Pengembalian
Gambar 4.12 DFD Level 1 Pengembalian Buku yang Diusulkan 4.3 Perancangan Antar Muka Program dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari intruksi-intruksi atau perintahperintah terperinci yang sudah disiapkan oleh komputer sehingga dapat melakukan fungsi sesuai dengan yang telah ditentukan. Tujuan dari pembuatan program ini adalah untuk mempermudah dan mempercepat aktivitas yang berhubungan dengan pengolahan data dan untuk membentuk suatu sistem yang lebih baik.
43
4.3.1 Struktur Menu Struktur menu merupakan bentuk umum dari suatu rancangan program untuk mempermudah pemakai dalam menjalankan program, sehingga pada saat menjalankan program, user dengan mudah dapat memiliki sub menu yang digunakan. a. Struktur menu front end untuk anggota
Menu Utama
Home
About Us
My Account
Contact
Log Out
Gambar 4.13 Struktur Menu untuk Anggota b. Struktur menu back end untuk petugas Menu Utama
Master
About Us
Data Peribadi
Contact
Anggota
Peminjaman
Pinjam Oleh Anggota
Buku Yang Dipinjam
Buku
Pengembalian
Pinjam oleh Petugas
Buku Yang Ready
Buku Yang Dikembalikan
Rekafitulasi pinjam
Koleksi
Pengarang
Gambar 4.14 Struktur Menu untuk Petugas
44
Log Out
c. Perancangan form Home
Gambar 4.15 Perancangan Form Home d. Perangcangan form About
Gambar 4.16 Perancangan Form About
45
e. Perancangan form My Account
Gambar 4.17 Perancangan Form My Account f. Perancangan form contact
Gambar 4.18 Perancangan Form Contact
46
g. Perancangan form My Account untuk anggota
Gambar 4.19 Perancangan Form My Account untuk Anggota h. Perancangan form edit account
Gambar 4.20 Perancangan Form Edit Account
47
4.3.2 Perancangan Form Perancangan input diperlukan untuk menghasilkan informasi, dimana perancangan input menghasilkan perancangan bentuk dokumen dasar yang akan digunakan untuk mendapatkan data dalam perancangan sistem. a. Perancangan form data buku
Gambar 4.21 Perancangan Form Data Buku
48
b. Perancangan form input dan edit buku
Gambar 4.22 Perancangan Form Input dan Edit Buku c. Perancangan form data koleksi
Gambar 4.23 Perancangan Form Data koleksi
49
d. Perancangan form detail koleksi
Gambar 4.24 Perancangan Form Detail koleksi e. Perancangan form input koleksi
Gambar 4.25 Perancangan Form Input Koleksi 50
f. Perancangan form data peminjaman
Gambar 4.26 Perancangan Form Data Peminjaman g. Perancangan form input peminjaman
Gambar 4.27 Perancangan Form Input Peminjaman
51
h. Perancangan form data pengembalian buku
Gambar 4.28 Perancangan Form Data Pengembalian Buku i. Perancangan form input pengembalian buku
Gambar 4.29 Perancangan Form Input Pengembalian Buku
52
j. Perancangan form pinjam oleh petugas
Gambar 4.30 Perancangan Form Peminjaman Oleh Petugas k. Perancangan form buku yang dipinjam
Gambar 4.31 Perancangan Form Buku yang Dipinjam 53
l. Perancangan form buku yang ready
Gambar 4.32 Perancangan Form Buku yang Ready m. Perancangan form buku yang dikembalikan
Gambar 4.33 Perancangan Form Buku yang Dikembalikan
54
4.3.3 Perancangan Output Perancangan Output merupakan hasil dari pengolahan data setelah suatu masukan lengkap, dan diproses hingga menghasilkan keluaran (Output). Dalam perancangan aplikasi ini yang paling penting adalah output yang dihasilkan harus sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pemakai atau User. Adapun tampilan output yang dihasilkan dari perancangan aplikasi perpustakaan ini yaitu sebagai berikut : a. Laporan Data Anggota
Gambar 4.34 Perancangan Laporan Data Anggota
55
b. Laporan Data Peminjaman
Gambar 4.35 Perancangan Laporan Data Peminjaman c. Laporan Pengembalian
Gambar 4.36 Perancangan Laporan Data Pengembalian
56
