BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN Analisis merupakan suatu tahapan yang kritis, karena hasil tahapan ini merupakan pondasi untuk setiap pengembangan berikutnya. 4.1 Analisis sistem Analisis sistem dilakukan dengan sasaran sebagai berikut : 1. Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan 2. Mengevaluasi konsep sistem untuk feasibilitas 3. Melakukan analisis teknis dan ekonomis 4. Mengalokasikan
fungsi-fungsi
untuk
perangkat
keras,
perangkat
lunak,
manusia, database, dan elemen sistem yang lain 5. Membuat batasan biaya dan jadwal 6. Menciptakan definisi sistem yang membentuk pondasi bagi semua kerja rekayasa subsekuen. Baik keahlian perangkat keras maupun perangkat lunak juga rekayasa manusia dan databace diperlukan agar sukses mencapai sasaran tersebut. 4.1.1
Sistem yang Sedang Berjalan (Current System) Analisis data berjalan merupakan penguraian dari suatu informasi yang utuh ke
dalam bagian-bagian komponennya yang dimaksudkan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan,
hambatan-hambatan
yang
terjadi
dan
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
41
Untuk
memahami
alur
dari
informasi
dalam
sistem,
diperlukan
pendokumentasian dalam merancang suatu aplikasi, sehingga akan mempermudah dalam tahap pembuatannya nanti. Perpustakaan SMP N 24 Bandung masih menggunakan media konvensional (Buku) untuk mengelola data anggota yang memerlukan waktu yang panjang. Pada anggota tersebut terdapat tabel dengan field-field sebagai berikut: 1. ID Anggota 2. Nama Anggota 3. Alamat 4. Keanggotaan 5. Counter Dimana prosedur yang harus dilakukan oleh user dalam mengelola data anggota adalah untuk melakukan proses penambahan, penghapusan, perubahan dan mencetak data anggota dan kartu anggota. Proses pengelolaan data anggota Perpustakaan dijelaskan pada pemodelan flowmap berikut ini:
42
ANGGOTA
PEMINJAM
PENGEMBALIAN
ADMIN
BUKU
START
START
START
DATA BUKU KARTU ANGGOTA
KARTU ANGGOTA
KARTU ANGGOTA
DATA ANGGOTA
TANGGAL KEMBALI
DATA BUKU
DATA BUKU END
CEK ANGGOTA
BUKU DAFTAR ANGGOTA
MANIPULASI DATA BUKU
MENGHITUNG JUMLAH BUKU
PERIKSA KETERLAMBATA N
DAFTAR BUKU
Terlambat
OK KARTU ANGGOTA
Tidak
HITUNG DENDA
OK Tepat Waktu MENCATAT JUMLAH BUKU
Ya MENYIMPAN DATA PENGEMBALIA N
END DATA ANGGOTA
MENGHITUN G BUKU YANG DI PINJAM
KARTU ANGGOTA
PENCATATA N DATA PEMINJAMA N
END
END
DAFTAR PEMINJAMA N
END
END
Gambar 4.1 Flow Map Sistem yang Sedang (Current System) 4.2
Analisis Masalah Perpustakaan yang tersedia di SMP N 24 Bandung
merupakan salah satu
bentuk organisasi yang berfungsi sebagai inovator ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya
dalam lingkungan sekolah.
Perpustakaan dalam mengemban misinya
“sebagai sarana penyedia informasi ilmu pengetahuan untuk meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia”, menyediakan banyak sekali koleksi bahan pustaka (buku) dan informasi dari berbagai disiplin ilmu pengetahuan yang dibutuhkan oleh siswa-siswi yang ada di sekolah. Berdasarkan flow map di atas, masalah yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut:
43
1. Proses untuk mendapatkan informasi mengenai status buku sulit diperoleh, apakah buku yang dicari ada dan tersedia atau sedang dipinjam dan masih menggunakan buku agenda sehingga banyak memakan waktu. 2. Sulit melakukan manipulasi data buku misalnya untuk menambah, mengubah dan menghapus data buku. Data buku dicatat pada buku. Bila ada buku baru yang akan di entry, petugas menulis datanya pada buku Data Buku. Apabila ada perubahan data buku, petugas harus mencari data buku tersebut lalu mengubah data tersebut menggunakan tipe-x. 3. Sulit melakukan manipulasi data anggota misalnya untuk menambah, mengubah dan menghapus data anggota. Data anggota dicatat pada buku. Bila ada anggota baru yang akan di entry, petugas menulis datanya pada buku Data anggota. Apabila ada perubahan data anggota, petugas harus mencari data anggota tersebut lalu mengubah data tersebut menggunakan tipe-x. 4. Tidak ada laporan mengenai data buku dan anggota yang meminjamnya, laporan transaksi peminjam dan pengembalian secara periodik. Percetakan laporan tidak praktis karena petugas harus mengetik ulang list data yang akan dicetak sebagai laporan. 4.3
Ruang Lingkup Sistem Aplikasi yang akan dibuat mencakup aplikasi pengelolaan data anggota. Selain
itu Aplikasi yang akan dibuat ini meliputi proses manipulasi data buku dan data anggota seperti menambah, mengubah, dan menghapus. Sebagai output Aplikasi ini mencakup proses pencetakan laporan data buku, data anggota dan data transaksi yang meminjam buku.
44
Berikut ini merupakan rancangan sistem yang diusulkan yang dimodelkan dengan flow map berikut ini: Anggota
Peminjam
START
KARTU ANGGOTA
Id ANGGOTA
DATA ANG GOT A
DAFTAR ANGGOTA
Tidak terdaftar
Pengembalian START
START
Id BUKU
DATA BUKU
CEK TERLAMBAT
OK
OK
DATA CALON ANGGOTA
Id ANGGOTA
DAFTAR ANGGOTA
MENCATAT PEMINJAMAN
Terlambat
HITUNG DENDA
MANIPULASI DATA BUKU
MENGHITUNG JUMLAH BUKU
Tepat waktu
MENGUPDATE DATA PEMINJAMAN DAN DATA BUKU
PEMBUATAN LAPORAN
MENGHITUNG BUKU YANG DI PINJAM DAN TELAT
LAPORAN PEMINJAMAN
LAPORAN BUKU KARTU ANGGOTA
Buku
DATA BUKU
VALIDASI ANGGOTA
terdaftar
Admin
MENCETAK LAPORAN BUKU
DATA PEMIN JAMA N
END
END
END
Gambar 4.2 Flow Map Sistem yang diusulkan 4.4
Kebutuhan Sistem
4.4.1
Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional meliputi feature, komponen, atau fungsi yang harus
terdapat dalam Aplikasi Pengolahan Data Perpustakaan SMP N 24 Bandung. Berikut ini merupakan spesifikasi kebutuhan fungsional dari Aplikasi Pengolahan Data Perpustakaan SMP N 24 Bandung. Diantaranya sebagai berikut :
45
Tabel 4.1 Kebutuhan Fungsional Form INF-01 Pengelolaan anggota
INF-02 Pengelolaan buku
INF-03 Pengelolaan transaksi
Identifikasi U-01-001 U-01-002 U-01-003 U-01-004 U-02-001 U-02-002 U-02-003 U-02-004 U-03-001 U-03-002 U-03-003 U-03-004
Kebutuhan Tambah anggota Edit anggota Hapus anggota Mencetak laporan data anggota Tambah buku Edit buku Hapus buku Mencetak laporan data buku Peminjaman buku Pengembalian buku Hitung denda Cetak Laporan Transaksi
Keterangan: INF : Interface U : use case. 4.4.2
Kebutuhan Non-Fungsional Berikut ini merupakan spesifikasi kebutuhan non-fungsional dari Aplikasi
Pengolahan Data Perpustakaan SMP N 24 Bandung. Kebutuhan non-fungsional terbagi kedalam tiga kategori yaitu kebutuhan perangkat lunak (software), kebutuhan perangkat keras (hardware), dan pengguna (brainware) yang pada kasus ini disebut sebagai pustakawan. Berikut ini merupakan tiga kategori kebutuhan non-fungsional dari Aplikasi Pengolahan Data Perpustakaan SMP N 24 Bandung. Diantaranya adalah: a) Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) 1. OS Windows XP/ Service Pack 2. 2. Appserv 3. Quick Report 46
4. Visual Basic 6.0 5. Installshield b) Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) 1. Intel Pentium IV~1.4 GHz. 2. 512GB Memory. 3. 4 GB free space Hardisk 4. VGA 64MB (1024x768) 4.5
Rancangan Sistem
4.5.1
Diagram Konteks Aplikasi pengelolaan keanggotaan perpustakaan terdiri atas entity yakni User
dimana entity memiliki peranan yang penting dalam proses alur data. Berikut ini merupakan diagram konteks daripada Aplikasi pengelolaan keanggotaan perpustakaan. Kelola Report Data Perpustakaan Kelola Data Transaksi Kelola Data Buku Kelola data Anggota Login Akses Menu Utama
SI Perpustakaan
Petugas Perpustakaan Menu Utama Validasi Login Form Data anggota Form Data Buku Form Data Transaksi
Gambar 4.3 Diagram Konteks Pada gambar 4.3 diatas, memperlihatkan arus data yang mengalir secara umum. user melakukan login untuk dapat mengakses, kemudian memasukan beberapa data. Aplikasi pengelolaan
data
anggota
kemudian memproses data masukan yang
47
mengahasilkan output seperti katalog buku, kartu anggota, laporan buku, laporan transaksi dan laporan anggota yang ditujukan kepada user. 4.5.2
Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) atau diagram alir data adalah sebuah teknik grafis
yang menggambarkan aliran informasi dan tranformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output. Berikut ini merupakan data flow diagram dari Aplikasi Pengolahan Data Perpustakaan SMP N 24 Bandung.
User name & password
ADMIN
Data anggota
1.0 LOGIN
program
2.0 Mengolah data anggota
Anggota
3.0 Mengolah data buku
Buku
Data buku
Data peminjaman & pengembaliam Anggota
4.0 Mengolah data peminjaman, pengembalian
Transaksi
Data anggota Buku
Laporan buku Laporan anggota Laporan peminjaman pengembalian Katalog buku
Anggota
5.0 Mencetak Laporan
Transaksi
Buku
Gambar 4.4 Data Flow Diagram Level 0 Penjelasan pada gambar di atas dapat dipresentasikan pada tabel sebagai berikut :
48
Tabel 4.2 penjelasan DFD level 0 Proses
Deskripsi
Proses 1.0
Proses ini berfungsi ketika akan memulai masuk ke dalam program. Proses ini berfungsi untuk memulai mengerjakan atau memasukan suatu data yang akan dilakukan oleh anggota. Proses ini berfungsi untuk mengolah data buku dimulai dari menambah, mengubah, menghapus data anggota, serta mencetak katalog buku. Proses ini melibatkan data buku yang berasal dari user dan melibatkan Tabel Buku pada database. Proses ini berfungsi untuk mengolah data peminjaman dan pengembalian. Proses ini melibatkan Tabel Buku, Tabel Anggota, dan Tabel Transaksi diluar inputan dari user yang berupa data peminjaman dan data pengembalian. Proses ini berfungsi untuk mencetak laporan anggota yang diambil dari Tabel Anggota, laporan buku yang diambil dari dari tabel buku, dan laporan transaksi yang diambil dari tabel transaksi.
Proses 2.0
Proses 3.0
Proses 4.0
Proses 5.0
Data password admin
Admin
Data anggota
Data anggota
1.1 LOGIN
Program
1.2 Merubah data anggota
Anggota
1.3 Menghapus data anggota
Angggota
Gambar 4.5 Data Flow Diagram Level 1 proses 1
Penjelasan pada gambar di atas dapat dipresentasikan pada tabel sebagai berikut :
49
Tabel 4.3 Penjelasan DFD level 1 proses 1 Proses Proses 1.1
Deskripsi Berfungsi untuk menambah data dimana user memasukan data anggota melewati proses kemudian tersimpan dalam data anggota
Proses 1.2
berfungsi untuk menerima masukan dari tabel anggota yang
record-nya
akan diubah untuk
diganti dengan
masukan data anggota yang baru yang berasal dari user Proses 1.3
menghapus beberapa record anggota pada tabel anggota yang telah dipilih.
Data anggota
Admin
Data anggota
Data anggota
1.1 Menambah data anggota
Anggota
1.2 Merubah data anggota
Anggota
1.3 Menghapus data anggota
Angggota
Gambar 4.6 DFD level 1 proses 2.0 Penjelasan pada gambar di atas dapat dipresentasikan pada tabel sebagai berikut :
50
Tabel 4.4 penjelasan DFD level 1 proses 2.0 Proses Proses 2.1
Proses 2.2 Proses 2.3
Penjelasan Proses ini berfungsi untuk menerima masukan dari user berupa data buku untuk di proses dan ditambahkan pada Tabel Buku. Proses ini berfungsi untuk menerima masukan dari Tabel Buku yang record-nya akan diubah untuk diganti dengan masukan data buku yang baru yang berasal dari user. Proses ini akan menghapus salah satu record buku pada Tabel Buku yang telah dipilih.
Data buku
Admin
Data buku
Data buku
2.1 Menambah data buku
Buku
2.2 Merubah data buku
Buku
3.3 Menghapus data buku
Buku
Gambar 4.7 DFD level 1 proses 3.0 Penjelasan pada gambar di atas dapat dipresentasikan pada tabel sebagai berikut : Tabel 4.5 penjelasan DFD level 1 proses 3.0 Proses Proses 2.1 Proses 2.2 Proses 3.3
Penjelasan Memasukan data anggota dari tabel anggota. Pada proses ini diambil primary key dari tabel anggota yakni Id_Anggota. Memasukan data buku dari tabel buku. Pada Proses ini diambil primary key dari tabel buku yakni Id_Buku. Melakukan penambahan record pada tabel transaksi.
51
3.1 Membaca data anggota
Data peminjaman
Anggota
Id anggota
3.3 Menyimpan data transaksi
Admin
transaksi
Id buku
Data peminjaman
Data pengembalian
3.2 Menyimpan data transaksi
buku
3.4 Membaca data pengembalian
transaksi
Status peminjaman
3.5 Mengupdate data transaksi
Gambar 4.8 DFD level 1 proses 4.0 Penjelasan pada gambar di atas dapat dipresentasikan pada tabel sebagai berikut : Tabel 4.6 penjelasan DFD level 1 proses 4.0 Proses Proses 3.1 Proses 3.2 Proses 3.3 Proses 3.4 Proses 3.5
Penjelasan Memasukan data anggota dari tabel anggota. Pada proses ini diambil primary key dari tabel anggota yakni Id_Anggota. Memasukan data buku dari tabel buku. Pada Proses ini diambil primary key dari tabel buku yakni Id_Buku. Melakukan penambahan record pada tabel transaksi. Memasukan data pengembalian berupa id buku untuk memilih suatu record tertentu. Melakukan update record pada tabel transaksi.
52
4.6 Perancangan Basis data Basis data didefinisikan sebagai berikut yaitu sekumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama dalam media penyimpanan elektronik [Fatansyah,1999]. Aplikasi pengelolaan data anggota perpustakaan ini menggunakan My SQL sebagai Database Management System (DBMS). Rancangan basis data untuk aplikasi pengelolaan data anggota perpustakaan ini dapat dijelaskan dengan Entity Relationalship Diagram (E-RD), skema relasi, diagram skema dan struktur tabel. a. Entity Relationalship Diagram (E-RD) Denda
Keterlambatan
Judul JENIS_KELAMIN NAMA
Status
KELAS
NIS
Keterangan
TLP
Penerbit
bahasa
Kode_buku
n
n
Anggota
Pengarang
Buku
Transaksi
Tgl_Pinjam
Tgl_Kembali
Id_Buku
Id_Anggota No
Kelas
Jenis_buku
Tahun_terbit
Jmlh_exsemplar Id_buku
Gambar 4.9 Entity Relationalship Diagram b. Skema Relasi Aplikasi Pengelolaan Data Anggota Perpustakaan memiliki tabel relasi utama yaitu tabel anggota. Field-nya adalah id_anggota, nama, alamat, keanggotaan, counter. Satu diantara empat field di atas merupakan forign key dari tabel pada aplikasi perpustakaan SMP yang berbeda. Hal ini bertujuan untuk membuat aplikasi yang terintegritas dengan aplikasi yang lain guna memperoleh kinerja yang stabil, optimal, aman dan berfungsi dengan baik.
53
Berikut ini adalah skema relasi sistem basis data dari aplikasi pengelolaan data anggota perpustakaan : 1. Transaksi(#No_Transaksi,
Id_peminjam,
Id_Buku,
tgl_sewa,
tgl_kembali,
Total_Telat, Status_peminjaman, Keterangan) 2. Buku (#Kode_buku, judul, Pengarang, Penerbit, jenis_buku, bahasa, tahun_terbit, jmlh_exemplar) 3. Anggota (#Nis, Nama, Jenis_kelamin, kelas, tlp). 1
Anggota
1
Transaksi
Id_Anggota
Buku Id_Buku
No_Transaksi
n NIS Nama Jenis_Kelamin Kelas TLP
Id_Anggota Id_Buku Tanggal_Pinjam Tanggal_Kembali Total_Terlambat Status_Pinjam Keterangan Username Total_Denda
n
Kode_Buku Judul Pengarang Penerbit Jenis_Buku Bahasa Thn Terbit Jmlh_Exemplar
Gambar 4.10 Diagram Skema 4.7
Rancangan Struktur Tabel Struktur database dari Aplikasi pengelolaan keanggotaan perpustakaan SMP
ini terdiri dari beberapa table berikut : 1. Tabel Anggota No
Field
Type
Size
Key Primary
1
NIS
10
Varchar
2
Nama
30
Varchar
3
Jns_Kelamin
15
Varchar
4
Kelas
5
Varchar
5
Telp
13
decimal
Tabel 4.7 Tabel Anggota
54
2. Tabel Buku No
Field
Size
Type
Key Primary
1
Kodebuku
10
Varchar
2
Jdl buku
30
Varchar
3
Pengarang
30
Varchar
4
Penerbit
30
Varchar
5
Jnsbuku
20
Varchar
6
Bahasa
10
Varchar
7
Jmlheksemplar
10
Decimal
8
Thn_terbit
9
kdRak
4
Int
10
jdlRak
30
varchar
Year
Tabel 4.8 Tabel Buku 3. Tabel Transaksi No
Field
Size
Type
1
NIS
10
Int
2
Kodebuku
10
Varchar
3
Tgl_pinjam
Date
4
Tgl_kembali
Date
5
Denda
6
Keterangan
Key
Double 50
varchar
Tabel 4.9 Tabel Transaksi
Tabel Anggota di atas mengadopsi dua buah tabel dari aplikasi lain yakni Aplikasi Transaksi dan Aplikasi Pengelolaan Buku. Kedua aplikasi ini menyediakan informasi transaksi dan buku yang dibutuhkan dalam proses keanggotaan.
55
4.8 Rancangan Desain Interface Rancangan desain interface ini termasuk dari langkah - langkah dalam membangun aplikasi yang akan di buat, desain aplikasi pengelolaan data anggota ini terdiri atas beberapa form. Form – form tersebut diantaranya adalah : a. Form splash screen Form splash screen muncul pada saat aplikasi dibuka. Form ini dibuat dengan tujuan untuk menutupi delay aplikasi pada saat start - up. Selain itu form ini berfungsi sebagai indikator yang dapat memberi informasi kepada user bahwa aplikasi yang sedang dipanggil tetap berjalan. a. Form menu utama
Gambar 4.11 Rancangan Form menu utama b. Form Login Form Login ditempatkan setelah form menu utama agar dapat aplikasi ini tidak dapat digunakan oleh pengguna yang tidak bertanggung jawab.
56
Gambar 4.12 Rancangan Form Login Berikut ini merupakan algoritma yang terdapat pada form Login: begin
end.
read username,password if (username, password) = valid then write MenuUtama endif;
Algoritma 4.1 Form Login
c. Form Menu utama setelah login. Form ini akan muncul setelah Admin masuk ke dalam program di sini akan tampil beberapa menu yang akan diproses oleh admin itu sendiri.
57
Gambar 4.13 Form Menu Utama Setelah Login d. Form Data Anggota Form ini digunakan untuk pengelolaan data anggota seperti tambah, ubah,hapus dan cetak laporan.
Gambar 4.14 Form Anggota
58
e. Form Data Buku Form ini digunkan untuk memasukan data anggota yang mau mendaftar sebelum melakukan transaksi peminjaman
Gambar 4.15 Rancangan Form Data Buku f.
Form Pinjam Buku
Gambar 4.16 Rancangan Form Pinjam Buku
59
g. Form Kembali Buku
Gambar 4.17 Rancangan form Kembali h. Form laporan Aplikasi Pengelolaan Data Anggota dapat mencetak laporan data Berikut tampilan gambar laporan Aplikasi SMP N 24 Bandung.
Gambar 4.18 Rancangan form laporan. 60
