BAB III PEMBAHASAN. cabang dari PT Gramedia sendiri. Nama toko dikenal sebagai toko buku

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

31

BAB III

PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah PT Gramedia Asri Media adalah salah satu Kelompok Kompas Gramedia yang bergerak dibidang bisnis ritel dengan produk utama buku dan alat-alat tulis. PT Gramedia Asri Media merupakan salah satu toko cabang dari PT Gramedia sendiri. Nama toko dikenal sebagai toko buku Gramedia. Kantor pusatnya telah didirikan sejak tanggal 2 Februari 1970 oleh P.K Ojong. Auw Jong Peng Koen atau Petrus Kanisius Ojong lahir tanggal 25 Juli 1920 di Bukit Tinggi, Sumatera Barat dari keluarga pendatang dari Quemoy Cina daratan. Lulus SD dan Mulo (setaraf SMA) di Payakumbuh dan Padang, sebelum merantau ke Jakarta menempuh pendidikan Sekolah Guru Atas Negeri di Jatinegara, dan lulus tahun 1951 dari Fakultas Hukum Universitas Indonesia. Saat itu kantor pusat PT Gramedia hanya berukuran 25

yang terletak di jalan Gajah Mada 106

Jakarta Barat. Sampai dengan akhir tahun 2004 telah tumbuh dan berkembang menjadi lebih dari 58 toko buku yang tersebar di lebih dari 24 kota dan 16 propinsi di Indonesia (Gramedia, 2013).

31

commit to user


digilib.uns.ac.id

32

Produk utama yang dijual di toko buku Gramedia adalah buku dan stationery. Hal ini berkaitan erat dengan misinya untuk ikut berperan serta dalam usaha mencerdaskan dan mencerahkan kehidupan bangsa melalui

penyebaran

informasi

dan

pengetahuan.

Dalam

perkembangannya, toko buku ini menambah bauran produk baru karena tuntutan dan peluang pasar. Lini produk tersebut antara lain: peralatan dan perlengkapan kantor, produk multimedia,

fancy, CD, alat

musik/sport dan sebagainya. Dilihat dari macam dan jenis produk yang dijual, toko ini termasuk dalam jenis “general bookstore” yang melayani berbagai kebutuhan pelanggan dari berbagai segmen (multi segmen) mulai dari SD sampai perguruan tinggi, usia anak-anak sampai dewasa. Dari segi pengadaan, terdapat produk milik toko sendiri dan produk konsinyasi yang dikelola dengan sistem counter. Dalam sistem counter, pemasok berkewajiban menyediakan barang dan tenaga penjualan, sedangkan toko menyediakan tempat dan sarana penjualan. Sebagai imbalan, toko mendapat fungsi dari hasil usaha yang diperoleh (Anggraeni, 2009). Toko buku ini merupakan cabang ke 53 dari jaringan toko buku yang dikelola oleh PT Gramedia. PT Gramedia Asri Media didirikan diatas tanah seluas 4000

. Tanah ini dimiliki oleh PT Gramedia Asri Media

sejak tahun 2002 di Jl. Slamet Riyadi No. 284 Surakarta. Bangunannya

commit to user


digilib.uns.ac.id

33

yang sudah tua masih terlihat kokoh. Saat itu tanah baru

ditempati

sebagai kantor Harian Kompas dan Bernas. Dari seluruh tanah, tidak semua digunakan sebagai kantor namun salah satu bangunan lama sengaja tidak dirubah dan dilestarikan sesuai struktur aslinya. Bangunan tersebut adalah Balai Soejatmoko. Dinamakan Balai Soejatmoko karena PT Gramedia ingin mengenang dan mengabadikan nama Dr Soejatmoko yang merupakan pemilik bangunan semula. Balai Soejatmoko biasa digunakan untuk kegiatan kesenian terutama pameran kesenian. Selain itu Balai Soejatmoko sering juga digunakan untuk pameran pendidikan, diskusi kebudayaan dan bedah buku. Keberadaan Balai Soejatmoko diharapkan mampu membantu berkembangnya seni budaya Indonesia khususnya di Surakarta. Bangunan toko buku Gramedia sendiri adalah bangunan yang berada di gedung fungsi belakang yang telah direnovasi total. TB Gramedia Asri Media resmi dibuka untuk umum pada tanggal 31 Oktober 2003 sekaligus pembukaan Balai Soejatmoko. Pembukaan ini ditandai dengan acara ruwatan dengan diadakannya pagelaran wayang kulit semalam suntuk dan orasi kebudayaan. Saat itu pembukaan diresmikan oleh walikota Surakarta Bapak Slamet Suryatno dan Presiden Direktur KKG Jakob Oetama serta dihadiri oleh pejabat di lingkungan Surakarta (Gramedia, 2013).

commit to user


digilib.uns.ac.id

34

2. Usaha dan Kegiatan PT Gramedia Asri Media adalah toko buku yang merupakan anak cabang dari PT Gramedia yang berkedudukan di Jakarta Barat. PT Gramedia Asri Media melakukan kegiatan penjualan buku-buku dan perlengkapan sekolah. Buku-buku yang dijual didatangkan dari supplier yang sudah lama bekerjasama dalam sistem konsinyasi. PT Gramedia Asri Media berperan sebagai konsinyi. Konsinyi adalah pihak yang menerima barang sedangkan konsinyor adalah pihak yang menitipkan barang. Konsinyor tersebut antara lain sebagai berikut (Gramedia, 2013). a. PT Niaga Swadaya b. Bhuana Ilmu Populer c. Pen. Erlangga d. PT Kawah Media Pustaka e. Ar-Ruzz Media / Cvar-Ruzz Book Gallery f. PT Mizan Media Utama g. PT-Jkt Trans Media Pustaka h. Diva Press Group i. PT Buku Seru j. CV PT Intan Pariwara Solusi Distribusi Buku k. PT Agromedia Pustaka l. Tiga Serangkai Intl. (Jakpus) m. PT Suku Bunga

commit to user


digilib.uns.ac.id

35

n. PT Buku Kita o. PT Serambi Ilmu Semesta p. Yrama Widya q. Andi Offset r. Pustaka Baru s. Endang. t. The Habibie Center / THC Mandiri u. Pustaka Pelajar v. PT Mulipurna Jayaterbit w. Lutfi Agency (Lutfi Book) x. Kadir Agency y. Zikrul Halim z. Pustaka Setia

3. Visi dan Misi PT Gramedia Asri Media Berperan aktif di dalam upaya mencerahkan kehidupan bangsa dengan menjadi jaringan ritel terbesar, tersebar dan terpadu di bidang pengetahuan, informasi dan multimedia di Asia Tenggara serta mengembangkan bisnis ritel lainnya melalui penyediaan produk yang berorientasi pasar, layanan unggul, inovatif, dan perilaku bisnis yang bersih (Gramedia, 2013).

commit to user


digilib.uns.ac.id

36

4. Operasional Toko Buku Gramedia Sebagai retailer, toko buku Gramedia menerima buku-buku dari para supplier. Buku-buku tersebut diterima toko buku Gramedia dengan status konsinyasi atau dapat pula berstatus kredit. Status konsinyasi atau titip jual berarti buku dititipkan ditoko buku Gramedia untuk dijual dan bila tidak terjual dapat dikembalikan (return) kepada supplier. Melalui sistem konsinyasi toko buku Gramedia mendapatkan rabat dari supplier. Sebagai dasar pembayaran atas buku-buku berstatus konsinyasi, toko buku Gramedia membuat laporan penjualan sebulan sekali. Bila statusnya kredit, buku-buku yang dipesan oleh toko buku Gramedia akan dibayar baik untuk buku yang terjual maupun yang tidak terjual. Pembayaranya dilakukan setelah 2 bulan dari penerimaan buku. Buku-buku dengan status kredit dapat pula diperlakukan dengan system returnable artinya meskipun statusnya kredit tetapi tetap dapat dilakukan return atau dikembalikan ke supplier. Buku yang dikirim oleh supplier diterima oleh fungsi gudang toko buku. Penerimaan di gudang dilakukan dengan mencocokkan faktur (daftar kiriman buku) dengan fisik bukunya. Dari fungsi gudang, proses penerimaan dilanjutkan ke fungsi computer dengan melakukan input data buku kemudian dicetakkan label harga. Label harga yang telah dicetak ditempel pada fungsi belakang buku sebagai identitas buku. Selanjutnya buku yang telah diberi label harga kemudian disimpan (Display) pada rak yang sesuai dengan kategori dari masing-masing

commit to user


digilib.uns.ac.id

37

buku. Setelah disimpan pada rak maka konsumen dapat membeli buku dan melakukan pembayaran pada kasir yang telah tersedia di toko. Petugas kasir kemudian melakukan scan terhadap buku yang akan dibeli, setelah proses pembayaran maka konsumen dapat membawa pulang langsung buku yang telah dibayar (Anggraeni, 2009).

5. Struktur Organisasi PT Gramedia Asri Media Struktur organisasi merupakan suatu rangka kerjasama dari berbagai fungsi menurut pola yang menghendaki adanya pelaksanaan yang tertib dan penyusunan yang logis. Jadi dalam suatu struktur organisasi terdapat rangka yang menunjukan segenap tugas pekerjaan untuk mencapai tujuan organisasi, hubungan antara fungsi-fungsi, serta wewenang tanggung jawab tiap anggota organisasi (Alma, 2010). Untuk menghindari adanya perangkapan tugas serta tanggung jawab diantara fungsi, maka dibentuklah stuktur organisasi. Struktur organisasi PT Gramedia Asri Media dilihat pada gambar 1.1 (Gramedia, 2012).

6. Deskripsi Jabatan Adapun pembagian wewenang, tugas, dan tanggung jawab pada PT Gramedia Asri Media adalah sebagai berikut. a. Store Manager ( Kepala Toko) Tugas dan tanggung jawab Store Manager (Anggraeni, 2009).

commit to user


digilib.uns.ac.id

38

1) Memastikan quality management

system diterapkan secara

konsisten oleh seluruh karyawan di bagian/unit usahanya. 2) Memberikan dukungan dalam penyediaan sumber daya yang dibutuhkan dalam quality management system. 3) Menjabarkan sasaran organisasi dalam sasaran fungsi/unit usaha serta merumuskan perencanaan strategi. 4) Memastikan kebijakan mutu dilaksanakan secara efektif serta berupaya daya agar sasaran mutu dapat tercapai. 5) Memimpin kaji ulang manajemen. b. Sales Superintentent (Supervisi Penjualan) Tugas dan tanggung jawab Sales Superintentent (Gramedia, 2008). 1. Mengendalikan operasional penjualan toko buku: a) Menyusun jadwal tugas seksi penjualan. b) Memastikan pelayanan pelanggan sesuai dengan

standar

kualitas pelayanan. c) Menangani keluhan pelanggan. d) Memastikan penerimaan buku/non buku sesuai standar. e) Menjaga aset perusahaan. 2. Menyeleksi dan mengotorisasi setiap usulan pesanan dan retur produk buku/non buku dari pramuniaga. 3. Menjalankan program kerja penjualan. 4. Melakukan pengawasan counter.

commit to user


digilib.uns.ac.id

39

5. Memotivasi dan membina karyawan bawahannya. 6. Menilai prestasi karyawan seksi penjualan. 7. Mengamati pasar dan pesaing di luar serta mengkaji ulang strategi. 8. Bertanggung jawab terhadap modal toko pada saat kasir besar tidak ada ditempat (misal : pada malam hari/hari libur) Wewenang Sales Superintentent (Gramedia, 2008). 1.

Mengotorisasi pemberian diskon kepada pelanggan.

2.

Mengotorisasi refund.

3.

Mengotorisasi cuti/lembur karyawan bawahannya.

4.

Mengusulkan

hal-hal

yang

terkait

dengan

pengembangan

karyawan bawahannya. c. General Service Superintendent (Kepala Urusan Rumah Tangga) Tugas dan tanggung jawab

General Service Superintendent

(Anggraeni, 2009) adalah sebagai berikut. 1) Menangani hal-hal yang berkaitan dengan tenaga kerja. 2) Memastikan setiap kegiatan perusahaan berjalan sesuai kebijakan perusahaan. c. Warehouse Support (Gudang) Tugas dan tanggung jawab Warehouse Support adalah sebagai berikut (Gramedia, 2010). 1)

Menerima dan mencocokan dokumen dengan fisik barang yang diterima dari supplier.

commit to user


digilib.uns.ac.id

40

2)

Memeriksa kualitas fisik barang.

3)

Memberi stempel dan menandatangani dokumen yang diterima setelah cocok.

4)

Melakukan pencatatan atas barang yang diterima.

d. Store Associate Tugas dan tanggung jawab Store Associate adalah sebagai berikut (Gramedia, 2010). 1)

Menghitung jumlah buku yang diterima.

2)

Melakukan Display buku di area toko.

3)

Melakukan penginputan nomor rak penataan (Display) buku.

e. Cashier (Kasa) Tugas dan tanggung jawab Cashier adalah sebagai berikut (Gramedia, 2008). 1)

Mempertanggungjawabkan modal kasir yang diterima dari kasir besar.

2)

Melayani/menerima pembayaran dari pelanggan sesuai standar layanan.

3)

Mempertanggungjawabkan kebenaran uang hasil omzet dengan hasil laporan cash register.

4)

Membersihkan,

merapikan tempat tugas dan

peralatan yang dibutuhkan.

commit to user

menyiapkan


digilib.uns.ac.id

41

Wewenang dari Cashier adalah sebagai berikut (Gramedia, 2008). 1)

Menerima uang hasil transaksi penjualan.

2)

Menolak pembayaran yang tidak sah.

3)

Menarik credit card yang masuk dalam blacklist dari card center.

f. Cashier Chief (Kasir Besar) Tugas dan tanggung jawab Cashier Chief

adalah sebagai berikut

(Gramedia, 2010). 1)

Bertanggung jawab atas penyiapan modal kasir, penerimaan dan penyetoran dana ke bank, termasuk pengelolaan bank -in (out).

2)

Mengelola kas kecil.

3)

Menyiapkan dana untuk segala keperluan karyawan yang tidak dibayarkan pusat.

g. Store Administration Assistant Tugas dan tanggung jawab Store Administration Assistant adalah sebagai berikut (Anggraeni, 2009). 1)

Memeriksa faktur, menangani administrasi tagihan pemasok, melaporkan dan menyerahkan berkas tagihan yang sudah diproses ke supervisor administrasi.

2)

Menerima, memeriksa, mencocokkan tagihan counter dengan omzet atau program counter serta memproses tagihan counter dan menyerahkan tagihan yang sudah diproses ke supervisor administrasi.

commit to user


digilib.uns.ac.id

42

3)

Menyerahkan berkas tagihan ke widianiaga counter.

4)

Meng-input dan mengirim data pembayaran counter ke tata usaha pusat (via Email).

5)

Memproses administrasi pajak dan kas kecil bulanan.

h. EDP Support Tugas dan wewenang EDP Support adalah sebagai berikut (Gramedia, 2010). 1)

Melakukan penginputan jumlah barang yang diterima berdasarkan dokumen yang diterima.

2)

Mencetak hasil penginputan yang telah dilakukannya.

3) Mencetak label buku. i. Security Team Leader (Pengkoordinasi Fungsi Keamanan) Tugas dan wewenang Security Team Leader adalah mengkoordinir setiap petugas keamanan dan memastikan semua menjalankan tugasnya dengan baik. j. Security Team (Keamanan) Tugas dan tanggungjawab Security Team adalah sebagai berikut (Gramedia, 2008). 1) Mengamankan dan menjaga asset, tata tertib serta peraturan perusahaan: a) mengontrol lingkungan toko, b) mengamati pengunjung toko,

commit to user


digilib.uns.ac.id

43

c) mengawasi pemakaian kartu pengenal karyawan, d) menjaga ketertiban, e) mencegah bahaya kebakaran dan f) melindungi keselamatan karyawan terhadap ancaman selama bertugas. 2) Menyelidiki, memproses dan menyelesaikan

kasus, pencurian,

pelanggaran tata tertib, dan lain-lain. 3) Menciptakan suasana aman, nyaman bagi pengunjung maupun karyawan. 4) Membuat laporan harian tentang situasi yang terjadi selama operasional toko. 5) Mendampingi supervisor penjualan / rumah tangga membuka dan menutup pintu utama toko. 6) Menyalakan dan mematikan penerangan toko, AC dan UPS. 7) Menyerahkan kartu tamu kepada supplier/tamu. 8) Menyerahkan tersangka kasus pencurian kepada pihak berwajib. 9) Memeriksa barang yang dibawa keluar/masuk toko. Wewenang dari Security Team adalah sebagai berikut (Gramedia, 2008). 1) Memeriksa karyawan pada saat pulang. 2) Menegur karyawan yang melanggar tata tertib.

commit to user


digilib.uns.ac.id

44

3) Menegur pengunjung yang dianggap merugikan perusahaan (makan/minum, foto, memakai jaket, dll). 4) Menangkap dan memeriksa pengunjung yang diduga mencuri. 5) Memerintahkan operator untuk mengumandangkan lagu khusus.

commit to user

commit to user Wahono 001132

EDP Support

Struktur Organisasi PT Gramedia Asri Media Surakarta

GAMBAR 2.1

Novia A. 006285

Assintant

Store Adm.

P. Samidi 002428

V. Elly P. 002515

Cashier Chief

TRI YOGO BUDI A 007524

Sigit N. 011101

Cashier

ASTRIT HERLIANA 008876

Sumarno 001732

Store Associate

LINA APRILIANA E 008679

Hariyadi 002429

Hyg Christ 001086

Warehouse Support

AGUSTINUS MULADI 003564

SALES SUPERINTENTENT

C. TRI GUNTORO

STORE MANAGER

Security Team Security Guard

GS.Support

005949

Budi A.

Y. Suwandi 002425

Leader

GS Tea m

001030

EKO BIMO SUTOPO

GENERAL SERVICE SPA

45

45

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id


digilib.uns.ac.id

46

E. Evaluasi Penerapan Sistem Akuntansi Konsinyasi PT Gramedia Asri Media Surakarta Sebelum membahas evaluasi penerapan sistem akuntansi konsinyasi PT Gramedia Asri Media Surakarta, akan terlibih dahulu disajikan flowhart yang terkait sistem akuntansi konsinyasi PT Gramedia Asri Media Surakarta. Flowchart terbagi dalam tujuh gambar antara lain sebagai berikut. 1. Flowchart pemilihan supplier dan pemesanan buku oleh HO MD yang dapat dilihat pada gambar 3.1. 2. Flowchart penerimaan buku oleh WS yang dapat dilihat pada gambar 3.2 sampai dengan gambar 3.5 3. Flowchart input data oleh EDP Support yang dapat dilihat pada gambar 3.6 4. Flowchart pemberian label oleh labeler yang dapat dilihat pada gambar 3.7. 5. Flowchart penataan buku oleh Store Associate yang dapat dilihat pada gambar 3.8. 6. Flowchart penyimpanan dokumen oleh administrasi (ADM) yang dapat dilihat pada gambar 3.9. 7. Flowchart pembayaran konsinyasi oleh kasir besar yang dapat dilihat pada gambar

3,10

dan

commit to user

gambar

3.1


digilib.uns.ac.id

47

HO MD Supplier

1

Mulai

DBSH

Mengirim DBSH

1

Menyeleksi DBSH Tidak

1

DBSH

Dikembalikan ke calon supplier Ya

1

DBSH

1

N

Membuat dan mengirim PO dan TN

PO

TN

Ke supplier

2

Keterangan : DBSH : Daftar Buku Serta Hrga HO MD : Head Office Marchandiser TN : Transfer Note

Gambar 3.1

PO : Purchase Order

Flowchart Pemilihan Supplier dan Pemesanan Buku oleh HO MD

commit to user


digilib.uns.ac.id

48

Keamanan Dari Supplier

PO

3

2

3 2

DO

2

1

Faktur

Beserta Buku

1

Memberi stempel dan

3

PO

2

3

2

DO

Beserta Buku

2

1

Faktur

1

Keterangan: 3

Beserta Buku

TN : Transfer Note PO : Purchase Order DO : Delivery Note

Gambar 3.2 Flowchart Penerimaan Buku Oleh WS

commit to user


digilib.uns.ac.id

49

WS 3 2

TN

2

3

PO

2

DO

3

1

Faktur

Mencetak TN

1

2 2

Beserta Buku

2

TN

1 Mencocokan

N

2 3

PO

3

2

2

DO

2

1

Faktur

TN

1

1

Keterangan: Tidak Cocok

TN : Transfer Note PO : Purchase Order DO : Delivery Note

Menolak penerimaan dan mencoret DO Cocok

4

WS : Warehouse Support Gambar 3.3 Lanjutan Flowchart Penerimaan Buku Oleh WS

commit to user


digilib.uns.ac.id

50

WS 4

Memeriksa buku

Keterangan: TN : Transfer Note

Brei stempel dan ttd

PO : Purchase Order DO : Delivery Note RB : Receive Book

Mencatat di RB

RB

WS : Warehouse Support 1

N Beserta Buku

3

PO

2

2

DO

6 5

2

1

Faktur

1

6 Supplier

5

Gambar 3.4 Lanjutan Flowchart Penerimaan Buku Oleh WS

commit to user

2

7

TN

1

5 Supplier

3

5 6


digilib.uns.ac.id

51

EDP

5

PO

2

DO

N

2

Faktur

2

TN

1

N

N

N

Pencatatan pada ORSIM berdasar DO dan TN

Keterangan: Mencetak RO melalui SOA

EDP : Entry Data Support TN : Transfer Note PO : Purchase Order

1

RO

DO : Delivery Note 7

WS : Warehouse Support RO : Receive Order

Mencetak label

Label

1

7

Gambar 3.5 Flowchart Input Data Oleh EDP

commit to user


digilib.uns.ac.id

52

Labeler 7

RO

Label

1

1

Beserta Buku

Melabel buku berdasar RO

Menandatanagani RO

RO

1

Beserta Buku

Keterangan:

8

RO : Receive Order

Gambar 3.6 Flowchart Pemberian Label Oleh Labeler

commit to user


digilib.uns.ac.id

53

Store Associate 8

RO

1

Beserta Buku

Menghitung buku berdasar RO

MenDisplay buku

Menulis nomor rak pada RO

Input no rak buku di aplikasi ORSIM

RO

1

Keterangan : RO : Receive Order

6

Gambar 3.7 Flowchart Penataan Buku Oleh Store Associate

commit to user


digilib.uns.ac.id

54

Administrasi 6

PO

3

Faktur

3

TN

1

RO

1

Keterangan: N

TN : Transfer Note PO : Purchase Order RO : Receive Order

Gambar 3.8 Flowchart Penyimpanan Dokumen OLeh Administrasi (ADM)

commit to user


digilib.uns.ac.id

55

Kasa

Kasir 9

Mulai

Uang Menginput barcode buku Mencetak LP dan FP

Menghitung uang 2

Uang LP

Uang

9

2

1

FP

N

1

N

Tidak Cocok

Keterangan:

Konfirmasi pd kasa

LP : Laporan Penjualan Cocok

FP : Faktur Pajak

10

Gambar 3.9 Flowchart Pembayaran Konsinyasi Oleh Kasir Besar

commit to user


digilib.uns.ac.id

56

Kasir Besar 10

Menyerahkan LP, FP dan

LP

Keterangan:

2

FP

2

ke supplier

Uang

Selesai

LP : Laporan Penjualan FP : Faktur Pajak

Gambar 3.10 Lanjutan flowchart Pembayaran Konsinyasi Oleh Kasir Besar

commit to user


digilib.uns.ac.id

57

Setelah melihat flowchart-flowchart terkait dengan sistem akuntansi konsinyasi PT Gramedia Asri Media Surakarta, maka berikut akan disajikan evaluasi penerapan sistem akuntansi konsinyasi PT Gramedia Asri Media dengan membandingkan antara Sistem Operational Procedure yang telah dibuat perusahaan dengan penerapan yang terjadi, yang dapat dilihat pada tabel III. 1.

commit to user

b

NO 1 a

HO MD melakukan penyeleksian dengan mempertimbangkan harga, kualitas fisik dan isi buku juga mempertimbangkan jenis-jenis buku yang dibutuhkan konsumen.

Setelah memutuskan supplier yang dipilih, HO MD mengirimkan PO melalui email kepada supplier.

Membuat dan mengirim PO untuk supplier yang dipilih melalui Email.

Keterangan

Dengan adanya proses penyeleksian supplier, maka buku yang dipesan terjamin kualitasnya dari segi fisik buku maupun isi buku Telah sesuai dengan Pertimbangan tersebut SOP dan dilakukan antara lain buku yang langsung oleh HO MD ditawarkan kiranya buku yang memang dibutuhkan konsumen, harganya tidak terlalu mahal dan tidak terlalu murah, buku tidak bermasalah dengan hukum, SARA atau buku bajakan. Proses ini penting dan telah dilakukan. Telah sesuai dengan Pertimbangan tersebut SOP antara lain buku yang ditawarkan kiranya buku yang memang dibutuhkan konsumen, harganya tidak terlalu

Evaluasi

Supplier datang langsung Telah sesuai dengan ke PT Gramedia pusat SOP untuk memberikan surat penawaran kepada HO MD.

Penerapan

Penyeleksian supplier dengan beberapa pertimbangan khusus.

PEMESANAN ITEM Menerima penawaran dan menyeleksi supplier.

SOP

Tabel III.1 Penerapan Sistem Akuntansi Konsinyasi PT Gramedia Asri Media Surakarta

58


commit to user

Mengembalikan surat penawaran dan sample buku kepada supplier yang tidak dipilih.

PENERIMAAN ITEM Penerimaan item/buku dilampiri PO asli dua rangkap, DO dua rangkap dan faktur tiga rangkap.

2 a

Membuat dan mengirim TN untuk supplier yang dipilih melalui Email.

e

d

commit to user Supplier yang datang untuk mengirimkan buku telah membawa dokumen-dokumen terkait pengiriman buku seperti PO, DO, dan faktur.

Selain mengirimkan TN kepada toko buku cabang yang dipesankan buku. Jenis buku yang dipesan untuk masingmasing toko buku berbeda. HO MD mengembalikan surat penawaran kepada supplier yang tidak dipilih.

Telah sesuai SOP.

Telah sesuai dengan SOP.


Penerimaan buku dengan dilampiri dokumen-dokumen akan membuat status pengiriman jelas.

Dengan kembalinya surat penawaran dan sample buku dari supplier maka secara resmi perusahaan memberikan konfirmasi bahwa penawaran ditolak.

mahal dan tidak terlalu murah, buku tidak bermasalah dengan hukum, SARA atau buku bajakan. Proses ini penting dan telah dilakukan. Pengiriman melalui Email sangat cepat dan praktis.

59


Dokumen-dokumen dari supplier diotorisasi oleh Warehouse Support (WS) dengan memberikan stempel dan tanda tangan setelah fisik buku dan dokumen cocok.

DO nomor satu dan faktur nomor satu dikembalikan pada supplier.

DO nomor dua, PO nomor dua dan faktur nomor dua diserahkan oleh WS kepada EDP Support.

b

c

d

commit to user Sedangkan dokumen DO nomor dua, PO nomor dua dan faktur nomor dua diserahkan oleh WS kepada EDP support untuk dilakukan pencatatan penerimaan secara online.

Setelah melakukan pencatatan, WS mengembalikan DO nomor 1 dan faktur nomor satu kepada supplier.

Buku yang datang dicocokan dengan dokumen-dokumen oleh warehouse lalu memberikan tanda tangan dan stempel.

Telah sesuai SOP, proses ini dilakukan saat buku dan dokumen telah cocok.

Telah sesuai SOP, proses ini dilakukan saat buku dan dokumen telah cocok.

Telah sesuai SOP. Satpam juga ikut memberikan otorisasi sebagai fungsi yang menerima buku pertama kali.

Dokumen-dokumen yang diterima dari supplier telah mendapat otorisasi dari fungsi yang memang bertanggung jawab. Fungsi WS dan satpam telah melakukan tugasnya sesuai yang dItemtukan. Dokumen-dokumen ini digunakan supplier untuk memperhitungkan uang pengembalian buku konsinyasi dan telah dilakukan sesuai SOP. Dokumen-dokumen yang telah diotorisasi diserahkan kepada EDP Support untuk dilakukan pencatatan online sehingga keandalan catatan tinggi karena secara tidak langsung telah diperiksa oleh satpam dan WS.

60


commit to user WS melakukan pencatatan pada received order dengan menuliskan tanggal penerimaan, nama supplier, nomor PO dan faktur, jumlah buku, jumlah diskon dan memberikan tanda

Pencatatan pada Receiving Books harus menuliskan tgl, nama supplier, nomor PO dan faktur, jumlah buku, jumlah diskon dan tanda tangan petugas dan dilakukan pada hari yang sama dengan hari penerimaan.

g

f

Pada akhir bulan supplier akan datang untuk mengambil uang konsinyasi dengan membawa beberapa dokumen dan akan dicocokan dengan laporan penjualan konsinyasi dan faktur pajak dari toko. Buku yang cacat dan rusak Saat WS melakukan pemeriksaan, jika dikembalikan terdapat buku yang dengan mencoret DO dan TN sesuai rusak atau cacat maka jumlah buku yang dapat diterima. penerimaan buku ditolak.

Supplier menagih pembayaran konsinyasi berdasarkan dokumen yang dibawanya dan laporan penjualan dari toko

e

Telah sesuai SOP.

Telah sesuai SOP.

Telah sesuai SOP, supplier sendiri yang akan datang ke toko.

Dengan adanya pemeriksaan ini bertujuan agar buku yang di jual memiliki kualitas yang bagus dari segi fisik dan menghindari terjadinya pergeseran persediaan dan kesalahan pembayaran konsinyasi. Dengan adanya pencatatan yang jelas dan benar maka akan meminimalkan pergesaran persediaan dan kesalahan pembayaran serta pertanggungjawaban yang jelas petugas

Terdapat proses pengecekan intern melalui laporan penjualan konsinyasi dan dokumen yang dibawa supplier.

61


Mencetak Received order pada aplikasi SOA.

Labeler melakukan label buku sesuai received order.

j

EDP menginput quantity fisik item/barang sesuai Delivery Note/Transfer Note/Invoice/Faktur ke program ORSIM.

i

h

commit to user Labeler melakukan pelabelan sesuai received order.

Setelah selesai melakukan pencatatan, EDP mencetak label melalui aplikasi SOA. Setiap label untuk satu jenis buku diberi jeda pencetakan untuk memudahkan saat penggolongan label.

tangan serta menuliskan nama terang. EDP menerima DO, PO dan fakur dari WS kemudian melakukan pencatatan pada aplikasi ORSIM untuk memberikan laporan pada Gramedia pusat bahwa buku telah diterima.


Telah sesuai SOP. Setiap mencetaklabel untuk satu judul buku, EDP Support membiarkan satu label kosong. Hal ini bertujuan agar mempermudah dapat penggolongan label.

Telah sesuai SOP namun masih terjadi human error saat pencatatan.

Proses cetak label telah dilakukan sesuai SOP. Prosesnya mempermudah Labeler dalam melakukan pelabelan karena telah ada penggolongan label buku untuk masing-masing judul buku melalui jeda label yang dibiarkan kosong. Proses pelabelan telah dilakukan oleh fungsi yang

Adakalanya petugas salah memasukan data dan kesalahan pada ORSIM tidak dapat dikoreksi secara langsung. Pengkoreksian dilakukan melalui surat yang dikirimkan oleh toko ke pusat. Proses ini kurang efektif dan efisien.

yang mencatat.

62


Store Associate mendisplay buku di area toko dan menuliskan nomor rak pada dokumen Received order.

PEMERIKSAAN ITEM Pelaksanaan pemeriksaan kualitas buku dilakukan secara sampling oleh penerimaan dengan ketentuan.

k

3 a

commit to user WS melakukan pemeriksaan item dengan mencocokan antara TN yang diterima dari pusat dengan

Store Associate menerima buku-buku dari labeler kemudian mendisplay buku pada rak-rak. Kemudian menginpt nomor rak pada modul sequencing.


Telah sesuai SOP. Namun adakalanya nomor rak yang diinput salah sehingga akan mengurangi kepuasan pelanggan.

PT Gramedia memiliki ketentuan saat melakukan pemeriksaan buku yang datang

Kesalahan dalam penginputan nomor rak akan menyebabkan pelanggan kesulitan dalam mencari buku. Jika terjadi dalam jangka waktu yang lama maka akan sangat merugikan PT Gramedia.

bertanggungjawab. Prosesnya manual karena buku yang datang pada satu hari kerja tidak terlalu banyak sehingga masih bisa ditangani oleh petugas. Jika membeli mesin maka biaya yang dikeluarkan akan lebih besar dibanding manfaatnya.

63


PEMBAYARAN KONSINYASI Kasa melakukan penjualan dan menginput data (barcode buku) melalui akun kasa pada program ORACLE yang ada di komputer kasa.

Mencetak laporan penjualan dan faktur pajak (berdasarkan ID supplier)

4 a

b

commit to user Kasir besar menghitng uang yang diterima dari

Kasa melayani konsumen yang melakukan pembayaran kemudian pada akhir jam kerja kasa menghitng jumlah uang berdasarkan penjualan hari itu kemudian menyerahkan uang pada kasir besar.

dokumen-dokumen yang diterima dari supplier sekaligus mencocokan dengan buku.

Telah sesuai SOP.


Proses penjualan buku konsinyasi dilakukan oleh fungsi kasa. Kasa akan menghitung jumlah uang hasil penjualan lalu akan dicocokan dengan laporan penjualan konsinyasi yang dicetak oleh kasir besar. Pemisahan fungsi ini memungkinkan adanya pengendalian entern dan meningkatkan keandalan catatan akuntansi yang dibuat. Faktur pajak yang dibuat telah memakai

berdasarkan jumlahnya. Tidak semua buku diperiksa satu per satu karena akan menghabiskan banyak waktu, pemeriksaan dilakukan dengan menggunakan beberapa sample.

64


masing-masing rangkap dua.

kasa lalu mencocokan dengan laporan penjualan dan faktur pajak yang dibuat oleh kantor pusat. Jika tidak cocok, kasir besar melakukan konfirmasi kepada kasa. Jika ocok maka uang, laporan penjualan dan faktur pajak diserahkan kepada supplier.

nomor urut tercetak sehingga meminimalisasi terjadinya penyalahgunaan dokumen. Nomor urut tercetak ini telah dItemtukan oleh pemerintah.

65


commit to user


digilib.uns.ac.id

66

C. Temuan 1. Kelebihan Dari pembahasan yang telah dilakukan, maka dapat ditemukan beberapa kelebihan dari sistem akuntansi konsinyasi yang dijalankan PT Gramedia Asri Media Surakarta. a. Dokumen yang dikeluarkan telah memakai nomor urut tercetak misalnya dokumen faktur pajak. Pengotorisasian dokumen telah sesuai Standart Operational Procedure (SOP) karena melibatkan fungsi yang berwenang sehingga mempermudah dalam pengawasan. Proses input data ke dalam komputer mempermudah dalam pertanggungjawaban kepada HO MD sehingga dapat mewujudkan suatu praktik yang sehat. b. Dokumen-dokumen disimpan oleh satu fungsi saja sehingga menghindari terbengkalainya

dokumen,

saat ada pemeriksaan

mendadak terhadap dokumen, petugas hanya perlu mengambil dokumen pada rak khusus yang digunakan sebagai tempat penyimpanan dokumen. Dokumen baru telah berada pada ruangan yang sama dengan fungsi yang menanganinya sedangkan dokumen lama berada pada ruangan khusus dengan suhu yang sama. Dokumen diatas 5 tahun yang lalu akan dicacah dengan menggunakan penghancur kertas kemudian dibakar.

commit to user


digilib.uns.ac.id

67

c. Terdapat

proses

penyeleksian

supplier

sebelum

dilakukannya

pemesanan buku. Pemilihan supplier bertujuan mencari buku berkualitas namun tetap dengan harga yang terjangkau. Pemilihan yang tepat akan turut menyumbang kesuksesan toko buku karena konsumen akan terpuaskan. d. Proses pencatatan penerimaan buku telah dilakukan dengan baik dengan mencatat tanggal penerimaan, nama supplier, nomor faktur dan nomor PO, jumlah buku yang diterima dan tanda tangan serta nama petugas yang melakukan pencatatan. e. Telah memakai program aplikasi khusus untuk mempermudah, cepat dan praktis saat melakukan pencatatan penerimaan, pencarian buku dan pelaporan penjualan. f. Pelaksanaan sistem akuntansi konsinyasi telah dilakukan sesuai Standart Operational Procedure (SOP) yang ditetapkan oleh PT Gramedia

pusat.

Setiap fungsi telah

melakukan

tugas

dan

wewenangnya dengan baik. Berdasarkan kelebihan yang dimiliki oleh perusahaan, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi konsinyasi yang dilakukan PT Gramedia Asri Media Surakarta

telah

sesuai dengan Standart

Operational Procedure (SOP), misalnya dari pengunaan dokumen bernomor urut, otorisasi dan telah ada pembagian tanggung jawab

commit to user


digilib.uns.ac.id

68

fungsional. 2. Kelemahan Dari pembahasan yang telah dilakukan, maka dapat ditemukan beberapa kelemahan dari sistem akuntansi konsinyasi yang dijalankan PT Gramedia Asri Media Surakarta. a. Kesalahan penginputan data pada program aplikasi tidak dapat segera dikoreksi karena pengoreksian dilakukan melalui surat koreksi yang dikirimkan ke kantor pusat PT Gramedia. b. Masih ditemui kesalahan pada data yang diinput pada modul sequencing dimana nomor rak buku yang diinput tidak sesuai dengan nomor rak buku yang sebenarnya.

commit to user

BAB III PEMBAHASAN. cabang dari PT Gramedia sendiri. Nama toko dikenal sebagai toko buku

Recommend Documents