12
BAB III METODE PENELITIAN
3.1 Metodelogi Penulisan Metode yang digunakan dalam penelitian laporan akhir ini adalah Metode deskriptif, dimana Penulis berharap akan dapat membuat gambaran yang sistematis, faktual, akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta aspek-aspek yang relevan dengan fenomena / masalah yang diteliti. Sumber Data yang Digunakan 1. Data Primer Yaitu data yang penulis kumpulkan dengan cara observasi secara langsung Data Sekunder Yaitu data yang penulis peroleh dari perusahaan yang telah ada seperti : struktur organisasi, flowchart, surat pemesanan, bukti-bukti transaksi, dan lain-lain. Metode Pengumpulan Data A. Teknik Lapangan
13
Yaitu teknik pengumpulan data primer untuk mendapatkan dan mengumpulkan data dengan penelitian lapangan secara langsung pada PT Astra International Tbk - Toyota Cabang Tanjungkarang Bandar Lampung. Teknik pengumpulan ini ditempuh dengan cara :
Wawancara, yaitu proses memperoleh keterangan dengan cara tanya jawab langsung dengan pihak-pihak yang bersangkutan.
Obeservasi, yaitu penulis melakukan penelitian dan pengamatan secara langsung terhadap obyek yang diteliti melalui PKL.
B. Teknik Kepustakaan Yaitu teknik pengumpulan data sekunder melalui buku-buku, artikelartikel, sumber-sumber yang ada kaitannya untuk mendapatkan teori-teori yang dapat dipergunakan sebagai dasar perbandingan dan penganalisisan dalam penulis. 3.2 Visi Untuk menjadi yang terbaik Toyota agen di Indonesia dengan standar proses dan layanan internasional. 3.3 Misi 1. Memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan. 2. Mencapai market share Toyota.
14
3. Menciptakan tempat kerja yang aman dan lingkungan nyaman bagi karyawan. 4. Memberikan nilai-nilai yang terbaik stakeholder.
1.4
Gambaran Umum Perusahaan
3.4.1 Sejarah Singkat Berdirinya Perusahaan Keberadaan dari PT. Astra International ini tak lahir begitu saja, melainkan melalui
suatu
tahapan-tahapan
periode
waktu
tertentu
sesuai
dengan
perkembangan perusahaan tersebut diantaranya sebagai berikut : Pada periode 1970-1980 Periode ini tepatnya pada tanggal 12 April 1971 didirikan suatu perusahan baru yang diberi nama PT. Toyota Astra Motor (PT. TAM), dimana modal usahanya adalah patungan antara Astra dan Toyota Motor Company (TMC) dengan komposisi saham 49% dimiliki oleh Astra dan 51% dimiliki oleh Toyota Motor Company (TMC). Dengan melihat perbandingan kepemilikan atas saham tersebut maka kepemilikan beralih menjadi PT. Astra International kepada PT. Toyota Astra Motor (TAM). PT. Toyota Astra Motor (TAM) ini hanya bertugas memproduksi saja tetapi tidak menjual langsung ke konsumen, sedangkan kendaraan Toyota tetap dipegang oleh PT. Astra International, Inc melalui Toyota Division sebagai penyalur utama (Main Dealer).
15
Dengan nama bantuan kerja sama PT. Toyota Astra Motor (TAM) selanjutnya pada tahun 1973, PT. Astra International, Inc ditunjukan pula sebagai agen tunggal untuk produk-produk Daihatsu. Pada tanggal 1 September 1973, status Toyota Division kemudian diubah menjadi Motor Vehicle Division. Akibat terjadinya pemasaran kendaraan Toyota. Pada periode 1980-1990 Pada periode ini Peugeot dan Renault ikut bergabung dengan PT. Astra International, Inc disamping kendaraan merk lainnya seperti kendaraan merk BMW (6 Oktober 1985), kendaraan Isuzu (Maret 1988), dan kendaraan Fiat (Juni 1988). Pada tanggal 1 Januari 1989 TAM melakukan kerja sama lagi dengan Multi Astra dan Engine Indonesia sehingga kini TAM merupakan gabungan dari empat perusahaan. Hal ini merubah komposis saham menjadi 50% dipegang PT. Astra International, Inc dan 49% dipegang oleh PT. Toyota Motor Company (TMC). Dalam rangka persiapan Go Public maka pada bulan September 1989 PT. Astra International megadakan resktrukturisasi perusahaan dalam Astra Group menyederhanakan nama tersebut, maka pada bulan April 1990 namanya disebut AUTO 2000 untuk memudahkan mengingat namanya. AUTO 2000 merupakan tempat penjualan resmi Authorized Main Dealer bagi kendaraan yang bermerk Toyota yang berpusat di JL. Gaya Motor Raya III No. 03 Jakarta 14330.
16
Struktur Organisasi
Kepala Kepala Bengkel
Custome r Service
Sales Supe Sales &
Service Adviso
Service Adviso
Forema n
Forema n Body
Forema n
Mekani k
Mekani k Body
Mekani k
Repair
Mekani k Body
Genera l
Pemba gi
Kepala Administr Kepala Regu
PGA
Anggot a
Kasir
Techni cal
Part Man
Part Man Mekani k PDC
ADM Unit ADM Unit ADM Servive ADM Service ADM GD ADM GD
Gambar 1. Struktur Organisasi AUTO 2000 Cabang Tanjung Karang 3.4.2 Tata Kerja Organisasi Perilaku yang senantiasa berpijak pada peraturan dan norma yang berlaku di dalam maupun di luar perusahaan, disiplin kerja meliputi ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan, prosedur waktu bekerja, berinteraksi dengan mitra kerja dan sebagainya. Adapun peraturan dan kebijakan perusahaan adalah sebagai berikut :
17
1. Disiplin sikap dan waktu 2. Melaksanakan peraturan perundangan lingkungan hidup, kesehatan, keselamatan denagan cara itu berperan aktif dalam melaksanakan LK3 secara teroganisasi dan terus menerus. 3. Mengutamakan kesehatan dan keselamatan kerja. 4. Menyelesaikan tugas sehari-hari secara konsisten sesuai denagn SOP (Standar Operational Procedure) Tugas dan tangung jawabnya, agar tidak menimbulkan penyakit akibat kerja serta kecelakaan kerja (Zero Accident). 5. Memelihara keseimbangan ekosistem dan kelestarian lingkungan. 6. Menempatkan membuang limbah hasil proses kerja pada tempatnya agar kita mampu mencegah dan menanggulangi pencemaran lingkungan. 7. Menggunakan sumber daya alam secara efisien,berusaha agar mencegah timbulnya aspek (sesuatu hal yang bisa membawa akibat hilangnya keselamatan dan kesehatan kerja) sehingga terwujut dengan produksi yang bersih. 8. Merencanakan, melaksanakan, memantau dan mengembangkan kinerja lingkungan hidup, kesehatan dan keselamatan kerja secara terus menerus melalui P2LK . 9. Setiap karyawan pada jam kerja yang telah ditentukan tidak diperbolehkan istirahat. 10. Kepada karyawan yang tidak masuk kerja pada hari kerja diharuskan melaporkan diri kepada pimpinan. 11. Kepada karyawan tidak diperbolehkan merokok di area bengkel.
18
3.4.3 Disiplin kerja Jam kerja adalah dimana pegawai melakukan pekerjaan pada jam kerja yang ditentukan dan diatur oleh perusahaan, jam kerja dibagi menjadi dua yaitu : a. Jam Kerja Biasa Jam kerja biasa adalah jam kerja dimana jam mulai dan berakhir kerja diatur secara beraturan dan bersifat tetap, diatur sebagai berikut : 1 Hari Senin – Jum’at (8.00 s.d 17.00 wib). 2 Hari Sabtu (08.00 s.d 14.00 wib). b. Jam Kerja Shift Jam kerja shift disebabkan oleh sifat pekerjaan yang tidak boleh terputus. Jam kerja giliran atau shift diatur sebagai berikut : 1 Hari Senin – Jum’at (09.00 s.d 17.00 wib). 2 Hari Sabtu (11.00 s.d 16.00 wib). 3.4.4 Sarana Dan Prasarana Sarana dan Prasarana untuk karyawan dalam bekerja khususnya kita mempunyai vendor dalam pengurusan penyediaan alat-alat kantor atau ATK yaitu bekerja sama dengan Astra Graphia dan Kompas Gramedia untuk mendukung kinerja karyawan. Untuk ruang tunggu service tersedia Mushola, ruang tunggu merokok untuk customer, Snack dan minuman agar customer yang datang service merasa nyaman dengan fasilitas yang diberikan ditambah dengan adanya WIFI.
19
Untuk pelayanan kebersihan Cabang memakai vendor Cinde untuk kebersihan Showroom, Ruang tunggu, Ruang ADM, dan Stall Bengkel, Petugas cuci kendaraan customer setelah service dan pelayanan vacum kendaraan. 3.4.5 Data Kepegawaian Tabel 1. Data Kepegawaian AUTO 2000 Cabang Tanjung Karang No.
Jabatan
Nama/Jumlah
1
Kepala Cabang
Hi. Heri Andrian, S.E
2
Kepala Administrasi
Farid
3
Kepala Bengkel
Puguh Soeko Wibowo
4
Supervisor Sales
5
Customer Service Coordinator Hj. Laila Ria Mukaffie, S.Sos
6
PGA
Sigit Kurniawan, S.E
7
ADM Unit Billing
Nanang, Erick Dan Shella
8
ADM Unit STNK/BPKB
Kuspina, Boby Dan Iman
9
ADM Service
Adriansyah, Doni Dan Suheri
10
Kasir
Agus Dan Gilang
11
SA
Budi, Todi, Dasri Dan Zahara
12
Marketing
89 Orang
13
Penerimaan Booking
Tia, Welly, Riko Dan Aan
14
Penjualan Spare Part
Arief, Andi Dan Agung
15
Operator Telepon
Yeni Lestari
16
Mekanik
120 Orang
Cevano, Edy Darwis, Roy Ramses Sirait, Riko Azwandi dan M. Nurhadi Wijaya
20
3.4.6 Uraian Tugas Tugas dan wewenang masing masing bagian : 1. Kepala Cabang a. Memimpin beberapa cabang perusahaan. b. Merancang apa yang akan dilakukan perusahaan untuk menarik minat bagi konsumen. c. Menyusun rencana pengembangan kinerja karyawan. 2. ADH a. Mengepalai satu admnistari staff. b. Memberi arahan bagi para staff admin dan mengatur DO unit entry. c. Membantu departemen sales dan service dalam pengelolahan data. 3. Kepala Bengkel a. Mengepalai departemen service. b. Mengatur dan bertanggung jawab akan kinerja kerja bengkel. c. Bertanggung jawab dan mengatur kinerja mekanik dari mulai proses perbaiakn dan penyerahan kendaraan. 4. SPV Sales a. Kepala marketing yang memonitoring penjualan mobil serta membawahi head outlet. b. Membantu dan memberikan solusoi mengenai penjualan kendaraan. c. Membantu proses penjualan persetujuan dari pusat dan promosi kepada customer. d. Memberikan arahan dan cara teknik penjualan. e. Memberikan evaluasi hasil dan cara produk-produk knowledge.
21
5. Customer Service Coordinator a. Customer SPV releason bertugas menangani keluhan dan memberikan informasi proses atau kepuasan pelanggan. b. Membantu dalam acara-acara di cabang. 6. PGA a. Menginput laporan gaji pegawai. b. Mengatur keuangan cabang untuk segala proses kinerja. c. Mengatur dan mengelolah keungan pegawai. d. Mempersiapkan SDM baru dan membantu ADM karyawan. 7. ADM Unit a. Register aplikasi Bank. b. Input SPK. c. Register aplikasi leasing. d. Control monitor delivery unit ke customer. e. Control pembuatan OKK. f. Cek AFFi dan Create DO. g. Good Issue kendaraan. h. Melakukan Matching atas seluruh sales order. i. Melakuakn transfer antar bank. 8. Tugas ADM STNK/BPKB a. Followup BPKB in progres ke biro jasa. b. Serah terima BPKB ke customer. c. Serah terima BPKB dari biro jasa. d. Melakukan opname BPKB.
22
9. ADM Service a. Membantu SA dalam memproses pemesanan part dan administrasi service. b. Membuatkan faktur pajak service dan Menginformasiakan AR ke SA. c. Membuat tagihan ke perusahaan mengenai kontrak service. 10. Kasir a. Menerima uang pembayaran baik service maupun kendaraan baru. b. Membantu proses pengembeliaan uang pembetalan custome.r c. Membuat laporan BHP. d. Bertanggung jawab mengenai proses transfer pembayaran kepusat. 11. S A a. Membantu mendiagnosa kendaraan customer yang akan diservice. b. Membantu proses penanganan keluhan pada kendaraan. c. Membantu Informasi mengenai service kendaraan. d. Membuat estimasi biaya service untuk customer. e. Pelaporan unit yang bermasalah ke TL. 12. Marketing Bagian Penjualan a. Melayani customer untuk pembelian unit kendaraan. b. Membantu dan melayani customer untuk test drive kendaraan. c. Penjagaan pameran dan gathering. d. Melaporkan data aktifitas canvas. e. Membatntu customer melengkapi data entry ADM. f. Membuat PDD dan serah terima kendaraan ke customer.
23
13. Penerimaan Booking a. Membuat chip antrian service customer. b. Memberiakn informasi mengenai jadwal service. c. Memesankan ketersediaan Part dibagian part. d. Memastikan followup H-1 Service ke customer. 14. Penjualan Sparepart a. Melayani customer untuk pembelian part dan pemesanan Part ke TAM. b. Memastikan Stok opname part. c. Membantu mekanik penyediaan part dan membantu proses indent part. 15. Operator Telepon a. Menerima Telepon. b. Mentransfer telepon ke bagian yang dituju. c. Membantu customer untuk berkomunikasi dengan petugas. d. Memberikan informasi yang dibutuhkan customer mengenai karyawan dan service. e. Membantu ADM penyerahan STNK. f. Menginformasikan dan membantu tamu menemui karyawan perusahaan. 16. Mekanik a. Memperbaiki kendaraan yang rusak. b. Memastikan Part dan kenyamanan kendaraan. c. Memperbaiaki bagian yang harus diganti. d. Memberikan informasi ke customer mengenai kendaraan.
