34
BAB III METODE PENELITIAN A Rancangan Penelitian Jenis penulis yang dilakukan oleh penulis merupakan penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang memberikan gambaran kepada para pembaca dan mengungkapkan fakta secara detail. Penelitian ini diarahkan untuk mengetahui pengendalian aplikasi yang diterapkan oleh perusahaan, yang digunakan oleh PT.PELABUHAN INDONESIA I MEDAN atas siklus pendapatan. Pelaksanaan penelitian deskriptif tidak terbatas pada pengumpulan data, tetapi meliputi analisis data. Pada tahap akhir, penelitian ditutup dengan kesimpulan dan data yang telah diolah. Sedangkan rancangan penelitiannya berupa studi kasus. Penulis melakukan penelitian terhadap satu obyek penelitian dalam waktu tertentu dengan menekankan pada kedalaman analisis untuk penyelesaian masalah. Dalam memecahkan masalah, data yang dikumpulkan dipandang sebagai suatu kesatuan unit yang terintegrasi. Kesimpulan yang diambil hanya berlaku pada objek yang diteliti dalam waktu etrtentu dan tidak berlaku secara umum B. Jenis dan Sumber Data B.1 Jenis data Jenis data yang dipergunakan oleh penulis ini adalah data kualitatif, yang merupakan data yang tidak dapat diukur atau tidak dapat dikuantifikasi. Contoh data kualitatif yang digunakan adalah kualitas dari pengendalian aplikasi dari sistem siklus pendapatan
35
B.2.SumberData Penulis memperoleh data dari sumber internal, yaitu perusahaan tempat penelitian. Data yang diperoleh dari sumber internal ini dapat berupa data primer maupun data sekunder. Data primer merupakan data yang diperoleh penulis seeara langsung dari perusahaan tempat penelitian Sedangkan data sekunder merupakan data yang diperoleh penulis secara tidak langsung atau merupakan data olahan pihak ketiga. Data ini antara lain berupa struktur organisasi dan ikhtisar tugas setiap bagian. C. Instrumen dan Metode Pengumpulan Data C.1 Instrumen Pengumpulan Data Penulis
menggunakan
beberapa
instrumen
untuk
mengumpulkan
data,
yaitu daftar pertanyaan, pedoman wawancara, catatan, dan salinan.
C.2 Metode Pengumpulan data
Terdapat 3 metode pengumpulan data yang diiakukan oleh penulis dalam penelitian ini yaitu,
1. Studi Pendahuluan Diperoleh untuk memperoleh gambaran umum mengenai keberadaan dan aktivitas perusahaan, dalam rangka mencari permasalahan yang ada kaitannya dengan siklus pendapatan 2. Studi Lapangan Melakukan peninjauan secara langsung pada perusahaan yang menjadi obyek penelitian. Beberapa cara yang dilakukan oleh penulis dalam studi lapangan untuk mengumpulkan data adalah melalui
36
a. observasi Penulis melakukan pengamatan secara langsung di perusahaan tempat penelitian. Hasil pengamatan secara langsung dicatat oleh penulis. Observasi yang dilakukan oleh penulis adalah mengamati proses pengendalian aplikasi dari sistem informasi atas siklus pendapatan b. Wawancara Penulis melakukan kegiatan tanya jawab secara lisan dengan pihak-pihak perusahaan yang terlibat dalam penelitian penulis. Penulis mempersiapkan daftar pertanyaan terlebih dahulu sebelum melakukan wawancara. Dalam melakukan
wawancara,
penulis
menyampaikan
beberapa
pertanyaan
kepada responden untuk dijawab dengan sikap yang netral dan jujur. Jawaban
yang
diberikan
responden
tersebut
dicatat
oleh
penulis.
Wawancara yang dilakukan oleh penulis adalah mengenai prosedur siklus pendapatan, pihak-pihak yang terlibat, dokumen-dokumen serta laporan laporan yang digunakan dalam siklus pendapatan. c. Dokumentasi Penulis mengumpulkan data-data berapa dokumen. Data-data ini dikumpulkan
penulis
dengan
cara
meminta,
mencatat,
melihat,
dan
menyalin. Dokumentasi yang dilakukan oleh penulis antara lain menyalin struktur organisasi dan dokumen-dokumen serta mencatat ikhtisar tugas setiap bagian
37
3. Studi Kepustakaan Dilakukan dengan mengumpulkan data teoritis yang berhubungan dengan masalah
yang
dibahas,
yang
akan
dijadikan
landasan
teoritis
untuk
pembahasan masalah dalam skripsi. d. Unit Analisis Unit analisis dalam penelitian ini adalah software yang digunakan dalam pengendalian aplikasi dari sistem informasi atas siklus pendapatan. D. Teknik Analisa Data Teknik analisis data yang dilakukan oleh penulis adalah analisis deskriptif kualitatif. Analisis artinya dengan menggunakan data yang diperoleh penulis, kemudian dibandingkan dengan teori-teori. Penulis berusaha untuk memberikan pemecahannya. Deskriptif merupakan penyajian data yang dihasilkan dari penehtian dengan memberikan gambaran apa adanya atau sesuai dengan kenyataan. Adapun tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut : 1. Mengidentifikasi
sistem
informasi
atas
siklus
pendapatan
PT.
PELABUHAN INDONESIA I MEDAN Penulis melakukan observasi, wawancara, dan dokumentasi dengan pihak-pihak perusahaan yang terkait 2. Mengidentifikasi prosedur pengendalian aplikasi yang diterapkan dalam sistem informasi atas siklus pendapatan PT. PEBUHAN INDONESIA I MEDAN Penulis melakukan kegiatan tanya jawab secara lisan mengenai prosedur pengendalian aplikasi yang diterapkan dalam sistem informasi atas siklus pendapatan dengan pihak-pihak perusahaan yang terkait.
38
3. Mengaudit terhadap prosedur pengendalian aplikasi yang diterapkan dalam sistem informasi atas siklus pendapatan PT.PELABUHAN INDONESIA I MEDAN Hasil yang diperoleh dari langkah nomor 1 dan 2 dibandingkan dengan teoriteori yang terkait, untuk mengetahui apakah prosedur pengendalian aplikasi yang diterapkan dalam sistem informasi atas siklus pendapatan PT.PELABUHAN INDONESIA I MEDAN sudah memadai atau belum. Dalam hal ini, penulis hanya melakukan 2 langkah audit yaitu perencanaan audit dan pengujian pengendalian.
E. Tempat dan Waktu Penelitian Tempat Penelitian dilakukan di PT. PELABUHAN INDONESIA I (PERSERO) MEDAN yang beralamat di jalan Krakatau ujung No.100 Medan Sumatera Utara. Sedangkan waktu penelitian akan direncanakan pada bulan November-Desember 2007.
39
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
A. GAMBARAN UMUM A.1 Sejarah Perusahaan PT. (PERSERO) Pelabuhan Indonesia I didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah No.56 tahun 1991 engan akte Notaris Imas Fatimah SH No.1 tanggal 1 Desember 1992 sebagaimana dimuat dalam tambahan Berita Negara RI No. 8612 tahun 1994, beserta perubahan terahir sebagimana telah diumumkan dalam tambahan berita Negara RI tanggal 2 Januari 1999 No.1 Nama lengkap perusahaan adalah PT (persero) Pelabuhan Indonesia I, berkantor pusat di jalan Krakatau Ujung No.100 Medan 20241. Sumatera Utara Indonesia. Pelabuhan Indonesia I telah melewati suatu perjalanan yang sangat panjang sejak jaman Hindia Belanda yang berstatus “haven Bedrift”. Setelah kemerdekaan RI terjadi beberapa kali perubahan status yaitu : 1945 – 1960
: Jawatan Pelabuhan
1960 -1969
: PN Pelabuhan dengan status perusahaan Negara
1969 – 1983
:BPP
(Badan
gabungan
PN
Pengusahaan
Pelabuhan)
merupakan
Pelabuahan dengan lembaga penguasa
pelabuhan (Port authority)
40
1983 – 1991
: Berdasarkan PP.No.56 tahun 1991, Perumpel I berubah menjadi
PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I, disingkat
PT.Pelabuhan I.
Sebagai persero, pemilikan saham sepenuhnya berada di tangan pemerintah dalam hal ini di wakili oleh Menteri BUMN. Pembinaan teknis operasional berada dibawah naungan Departemen perhubungan RI dan dilaksanakan oleh Direktorat Jenderal Perhubungan Laut. Visi dan Misi Perusahaan Visi perusahaan dirumuskan sebagai berikut : “dikenal secara luas sebagai perusahaan penyedia jasa kepelabuhan berkelas dunia”. Misi perusahaan dirumuskan sebagai berikut :”menyediakan jasa kepelabuhan berkualitas yang berperan sebagai pusat logistic untuk memuaskan kebutuhan
pelanggan
serta
mendorong
pertumbuhan
ekonomi,
melalui
pemberdayaan sumber daya manusia”. Kegiatan Usaha dan Wilayah Perusahaan Kegiatan usaha yang dilaksanakan dalam menyelengggarakan pelayanan jasa kepelabuhan dan usaha lainnya yang menunjang pencapaian tujuan perusahaan, meliputi : 1. Kolam-kolam pelabuhan dan perairan untuk lalu lintas dan tempat-tempat berlabuhan kapal. 2. Jasa-jasa yang berhubungan dengan pemanduan (pilotage) dan penundaan kapal.
41
3. Dermaga dan fasilitas lain untuk bertambat, bongkar muat barang termasuk hewan dan fasilitas naik turunnya penumpang. 4. Gudang–gudang dan tempat penimbunan barang–barang, angkutan bandar, alat bongkar muat serta peralatan pelabuhan. 5. Tanah untuk berbagai bangunan dan lapangan, industri dan gedunggedung / bangunan yang berhubungan dengan kepentingan kelancaran angkutan laut. 6. Penyedia listrik, bahan bakar minyak, air minum dan instalasi limbah pembuangan. 7. Jasa terminal, kegiatan konsolidasi dan distribusi barang termasuk hewan. 8. Jasa konsultasi, pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan kepelabuhan. 9. Usaha - usaha yang dapat menunjang tercapainya tujuan perusahaan. A. 2 Sturuktur Organisasi Perusahaan. Organisasi perusahaan terdiri dari 1. Kantor Pusat 2. Cabang Pelabuhan 3. Perwakilan 4. Unit Pelaksana Teknis 5. Anak Perusahaan 6. Perusahaan Patungan 7. Kerjasama Usaha perusahaan denagn pihak lain 8. Kerjasama operasi perusahaan dengan pihal lain.
42
Penjenjangan structural pada kantor pusat, terdiri dari : 1. Dewan Direksi ydipimpin oleh Direltur Utama 2. Direktur debagai kepala direktorat. Direksi merupakan suatu dewan sebagai satu kesatuan terdiri dari : 1. Direktur Utama, sebagai ketua 2. Direktur Pemasaran dan Pengembangan Usaha, sebagai anggota 3. Direktur Operasi, sebagai anggota 4. Direktur Keuangan, sebagai anggota 5.
Direktur Personalia dan Umum, sebagai anggota.
Direksi mempunyai tugas : 1. Memimpin. Mengurus dan mengelola Perseroan sesuai dengan tugas pokok perusahaan dan senantiasa berusaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas perseroan. 2. Menguasai, memelihara dan mengurus kekayaan Perusahaan 3. Mewakili perusahaan di dalam dan luar pengadilan, baik yang berhubungan dengan maupun yang timbul sebagai akibat dari pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan b. 4. Melaksanakan kebijakan umum yang telah digariskan oleh RUPS 5. Merumuskan kebijakan perusahaan sesuai dengan kebijakan umum yang telah ditetapkan oleh RUPS. 6. Menyiapkan pada wktunya rencana kerja tahunan perusahaan lengkap dengan anggaran keuangan
43
7. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban kegiatan perusahaan dan perhitungan hasil usaha menurut cara dan waktu yang telah ditetapkan oleh RUPS.
Pelaksanaan tugas Direksi diatur sebagai berikut : a. Diektur Utama 1. Untuk dan atas nama Direksi serta mewakili perseroan menerima petunjuk-petunjuk dari dan bertanggung jawab kepada RUPS tentang kebijakan umum untuk menjalankan tugas pokok perusahaan dan tugastugas lain yang ditetapkan oleh RUPS. 2. Melaksanakan tugas-tugas pokok perusahaan dan usaha lain 3. Mengendalikan pelaksanaan kebijakan direksi yang dilakukan oleh para direktur. b. Para Direktur 1. Memberikan bahan-bahan masukan, pertimbangan dan saran-saran untuk menetapkan kebijakan direksi. 2. Bertindak atas nama direksi untuk masing-masing Direktorat. 3. Disamping tugasnya sebaga anggota direksi, masing-masing direktur wajib bertugas memimpin seluruh kegiatan tatalaksana direktorat yang dipimpinya. 4. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya masing-masing direktur wajib bertindak sesuai dengan kebijakan direksi.
44
5. Masing-masing Direktur dapat bertindak untuk dan atas nama serta mewakili Direksi setelah diberi pelimpahan wewenagn berdasarkan surat kuasa dari Direktur Utama. Direktorat Pemasaran dan Pengembangan Usaha (PPU) Direktorat Pemasaran dan pemasangan usaha mempunyai tugas membina dan menyelenggarakan bidang pemasaran, penyusunan trafik produksi dan pendapatan (TPP), pengembangan usaha, perencanaan teknik dan konstruksi, serta peralatan sesuai dengan kebijakan pengusahaan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Direktorat Operasi Direktorat operasi mempunyai tugas membina dan menyelenggarakan kegiatan bidang operasi pelayanan jasa kepelabuhan, yang meliputi pelayanan kapal dan barang, bina usaha, teknologi informasi, manajemen resiko dan jaminan mutu, sesuai dengan kebijakan pengusahaan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Direktur Operasi membawahi bidang : 1. Pelayanan Kapal dan Barang 2. Bina Usaha 3. Teknologi Informasi 4. Manajemen Resiko dan Manajemen Mutu Bidang Teknologi Informasi membawahi Sub Bidang. 1. Pengembangan dan Penerapan Aplikasi 2. Perangkat Keras dan Jaringan 3. Penyajian Data dan Pelaporan Simoppel
45
Sub bidang Pengembangan dan penerapan aplikasi mempunyai tugas menyiapkan penyusunan program kerja dan menyelenggarakan penyusunan sistem aplikasi, sistem pengamanan operasi database, serta perawatan perangkat lunak program aplikasi. Sub bidang perangkat keras dan jaringan mempunyai tugas menyiapkan penyusunan
program
kerja
dan
menyelenggarakan
perekayasaan
dan
pengembangan perangkat keras dan jaringan, sistem pengamanan operasional komputer, perawatan perangkat keras serta jaringan LAN/WAN. Sub bidang Penyajian data dan pelaporan Simoppel mempunyai tugas menyiapkan penyusunan program kerja dan menyelenggarakan penyusunan sistem aplikasi website dan portal, penyajian data serta penyusunan dan pelaporan simoppel. Direktorat Keuangan Direktorat Keuangan mempunyai tugas membina dan menyelenggarakan kegiatan bidang akuntansi manajemen, pembendaharaan, akuntansi keuangan, serta kemitraan dan bina lingkungan sesuai dengan kebijakan pengusahaan yang telah ditetapkan perusahaan. Direktorat keuangan membawahi bidang 1. Akuntansi Manajemen 2. Perbendaharaan 3. Akuntansi Keuangan 4. Kemitraan dan Bina Lingkungan. Direktorat Personalia dan Umum (PUM)
46
Direktorat personalia dan Umum mempunyai tugas membina dan menyelenggarakan bidang perencanaan dan pengembangan organisasi dan sumber daya manusia, memelihara hubungan ketenagakerjaan, administrasi sumber daya manusia dan kesejahteraan sumber daya amnesia serta administrasi umum sesuai dengan kebijakan pengusahaan yang telah ditetapkan perusahaan.
Satuan Pengawasan Intern Satuan Pengawasan Intern mempunyai tugas membantu Direktur Utama dalam melakukan penilaian secara independent atas sistem pengendalian pengelolaan perusahaan dan penilaian atas pelaksanaan pengelolaan melalui pemeriksaan keuangan dan operasional pada kantor pusat, cabang-cabang pelabuhan, dan unit-unit di lingkungan perusahaan serta memberikan laporan dan saran-saran perbaikan kepada Direktur Utama dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan yang efisien, efektif, dan ekonomis dalam rangka mendorong perwujudan good corporate governance. B. DESKRIPSI DATA B.1.Audit Sistem Informasi Perusahaan memanfaatkan sistem informasi manjemen yang berbasis kepada teknologi informasi sebagai salah satu solusi dalam mendukung operasional perusahaan serta mempertahankan daya saing dan meningkatkan pertumbuhan bisnis dengan menciptakan pelayanan yang prima dan berorientasi kepada pemenuhan pengguna jasa.
47
Tujuan dan arah pengembangan yang akan dilakukan perusahaan terkait dengan strategi perusahaan dalam menunjang pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan berdasarkan pada master plan sistem informasi manajemen perusahaan. Selain itu, terdapat beberapa aplikasi utama yang digunakan dalam melaksanakan proses bisnis perusahaan, yakni aplikasi SIMKEU dan SIMPERS pada kantor pusat, apliaksi SIMUPTK dan SIMKEU pada UPTK cabang Belawan. Sistem aplikasi SIMOK, SIMKEU, dan SIMUPTK merupakan aplikasi yang termasuk ruang lingkup penugasan Dalam hal ini penulis akan lebih menfokuskan pada Aplikasi SIMKEU (Sistem Informasi Manajemen Keuangan) karena menangani seluruh kegiatan pengelolaan data transaksi dalam ruang lingkup ativitas keuangan peusahaan termasuk didalamnya siklus pendapatan. B.2 Perencanaan Audit Tujuan perencanaan audit yang dilakukan oleh perusahaan adalah 1. Memperoleh keyakinan yang memadai mengenai aspek pengendalian yang terkait dengan proses pengelolaan sistem informasi yaitu apakah sudah diimplementasikan secara memadai guna mengendalikan resiko-resiko yang terkait TI 2. Menilai sistem informasi manajemen dan teknologi informasi perusahaan saat ini, apakah sudah menunjang pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan , termasuk penilaian atas sistem informasi yang kritikal dan infrasturktur TI yang ada.
48
3. Menilai sistem pengendalian manajemen TI yang mencakup proses perencanaan, struktur organisasi manajemen TI dan sumber daya manusia (SDM), proses penegembangan dan Implementasi SIM, proses operasional TI dan dukungan kepada pengguna, serta proses pengawasan kenerja TI. B.2.1 pendekatan Audit Sistem Informasi Pendekatan Audit sistem informasi berdasarkan tujuan yang ingin dicapai adalah
1. IT risk and Control Assessment Melakukan penilaian terhadap kecukupan implementrasi pengendalian resiko dalam proses pengelolaan TI perusahaan. 2. IT Efectivenesss Review Melakukan penilaian terhadap efektivitas sistem informasi manajemen dan teknologi informasi perusahaan. 3. IT Governanace Review Melakukan penilaian terhadap kecukupan tata kelola TI perusahaan. B.2.2 Ruang Lingkup Audit sistem Informasi Ruang lingkup penugasan mencakup aspek sebagai berikut : 1) Struktur organisasi manejemen TI 2) Pembangunan, pengembangan dan implementasi TI 3) Operasional dan dukungan TI 4) Pengawasan kinerja TI 5) Sistem aplikasi yang kritikal (terbatas) mulai dari input, proses dan output dari sistem aplikasi yang saat ini digunakan perusahaan.
49
B.2.4 Aspek Kritis Pemeriksaan Aspek kritis dari aplikasi dan infrastruktur yang meliputi : 1) Server 2) Local Area networks (LAN) 3) Wide Area Networks (WAN) 4) Distributed Systems 5) Desktop Computer and Portable Systems Web Sites
6) Aplikasi Manajemen Sistem Informasi 7) Sistem Operasi B.3 Audit Sistem Komputer Saat ini kegiatan dan manajemen Divisi Sistem dan Teknologi Informasi terpusat di Kantor Pusat. Sentralisasi tersebut dimaksudkan agar seluruh hal yang menyangkut perencanaan, pengembangan, serta perubahan terhadap sistem informasi dapat diawasai dan dikelola secara terpusat dan tersruktur. Oleh sebab itu, pihak Sistem dan Teknologi Informasi (STI) pada cabangcabang diharapkan hanya sebagai pihak yang melakukan perawatan atas infrastruktur yang ada serta membantu pihak pengguna aplikasi apabila terjadi permasalahan-permasalahan pada level operasional penggunaan aplikasi (help desk support) B.3.1 Operasional Teknologi Informasi Perusahaan saat ini belum memiliki kebijakan dan prosedur formal operasional
teknologi
informasi.
Hal
tersebut
menyebabkan
lemahnya
pengendalian atas kegiatan operasional serta performa dan kapasitas sistem
50
informasi. Perusahaan seharusnya melakukan pengendalian atas kegiatan operasional TI, kapasitas dan ketersediaan sistem informasi yang diantaranya mencakup pengendalian mengenai kinerja sistem, sumber daya, infrastuktur, serta kemampuan teknologi informasi yang digunakan agar dapat memperoleh hasil yang optimal dalam memenuhi kebutuhan bisnis. Beberapa kegiatan teknologi informasi yang mendukung proses bisnis perusahaan saat ini juga belum dilakukan oleh perusahaan, seperti : 1) Belum dilakukannya maintenance secara rutin atas aplikasi yang bertujuan untuk menjaga kinerja optimal aplikasi dan merupakan tindakan preventif terhadap permasalahan dalam aplikasi, seperti pembersihan aplikasi dari file log atau temporaray fgile yang sudah tidak diperlukan, scanning virus dan tuning database. 2) Belum terdapatnya manajemen pencatatan dan penanganan permasalahan TI yang memberikan informasi mengenai waktu dan tindakan yang dikakukan dalam mengatasi permasalahan tersebut. 3) Pengaturan keamanan terhadap sistem informasi perusahaan tidak dilakukan sesuai dengan standar keamanan yang dibutuhkan perusahaan dikarenakan perusahaan tidak memiliki kebijakan keamanan atas teknologi informasi yang dapat dijadikan sebagai acuan standar keamanan pada sistem informasi manajemen perusahaan yang sedikitnya meliputi kebijakan atas logical dan physical security serta manajemen password. B.3.2 Continuity Perusahaan belum memiliki tempat khusus penyimpanan hasil backup (off-site) dan hasil backup tersebut masih disimpan dalam tempat penyimpanan
51
bersamaan dengan media lainnya. Penyimpanan hasil backup secra off-site merupakan salah satu hal penting dalam memastikan kelangsungan proses bisnis terutama pada saat terjadi gangguan pada sistem informasi perusahaan. Selain hal tersebut, permasalahan penting lainnya adalah belum konsistennya prosedur yang dilakukan oleh pihak pengguna dan pengelola teknologi informasi dalam menangani permasalahan yang dapat menyebabkan sistem informasi tidak dapat berjalan atau digunakan. TEKNIK TEKNIK AUDIT Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT) merupakan standar yang ditetapkan oleh IT governance institute untuk memberikan acuan atas pengendalian dan resiko yang terkait dengan penggunaan teknologi informasi pada perusahaan. Infrasturktur Teknologi Informasi perusahaan yang terdiri dari sistem aplikasi, sistem operasi, database, serta jaringan computer telah diterapkan pada kantor pusat, pelabuhan cabang Belawan, serta UPTK Belawan. Infrastruktur tersebut diantaranya adalah teknologi VPN IP dalam penerapan wide area network (WAN) untuk koneksi antara kantor pusat, Pelabuhan cabang Belawan dan UPTK cabang Belawan. Beberapa teknologi server dan aplikasi yang telah diterapkan oleh Perusahaan meliputi email server, web server untuk kantor pusat dan UPTK cabang BElawan, proxi server, dan antivirus server. Hardware Dan Operating System (OS) Sistem informasi perusahaan tidak terlepas dari penggunaan perangkat keras dan operating sistem yang optimal dalam mendukung operasional sistem
52
apliaksi yang telah dan/atau akan dikembangkan. Spesifikasi perangkat keras pendukung jaringan, maupun perangkat server dan workstation serta operating sistem yang akan digunakan tersebut merupakan salah satu platform aplikasi maupun platform teknologi informasi yang harus digunakan secara optimal dalam mendukung kegiatan operasional TI dn proses bisnis perusahaan.
a. Gambaran Umum Hardware dan Operating System (OS) Secara umum penggunaan perangkat keras beserta operating system adalah untuk menunjang segala aktivitas bisnis yang terkait denagn penggunaan teknologi informasi yang ada pada perusahaan, khususnya dari segi pengolahan data serta distribusi informasi ke setiap level unit bisnis dan level organisasi. b. Pengendalian pada Hardware dan Operating System (OS) Pengendalian yang dilakukan pada hardware dan operating system meliputi beberapa area yang berkaitan dengan proses bisnis perusahaan, yakni : 1. Authentication, yang meliputi pengendalian terhadap proses otorisasi akses ke sistem operasi yang meliputi manajemen user dan konfigurasi keamanan user dan password 2. Access Control,.yang meliputi pengendalian terhadap akses yang dimiliki oleh user terhadap sistem operasi dan hardware 3. Remote Access, yang meliputi pengendalian terhadap remote access yang meliputi
pengaturan-pengaturan
terhadap
user
diautorisasi untuk melaksanakan akses secara remote.
dan
service
yang
53
4. System availability, yang meliputi pengendalian terhadap kemampuan sistem operasi dan hardware dalam mengatasi gangguan dan melakukan recovery. 5. Audit and Monitoring, yang meliputi kemampuan hardware dan sistem operasi dalam melaksanakan pengendalian preventif dan detektif terhadap potensi gangguan yang timbul. 6. General Security, yang meliputi pengandalian keamanan hardware dan sistem operasi secara umum yang meliputi mananjemen konfigurasi dan dokumentasi perubahan sistem operasi dan hardware. B. 4 .Audit Siklus Pendapatan Aplikasi Sistem Informasi Keuangan (SIMKEU) Aplikasi SIMKEU adalah aplikasi back office yang diimplementasikan untuk mengolah data transaksi untuk menghasilkan laporan keuangan perusahaan. Aplikasi SIMKEU digunakan di kantor pusat, pelabuhan cabang Belawan dan UPTK cabang Belawan. Pengguna (user) dari aplikasi SIMKEU adalah staf dan manejamen dari Divisi Keuangan, dengan aktivitas-aktivitas sebagai berikut : 1. aktivtas akuntansi, yaitu melakukan entry data transaksi, posting dan pencetakan laporan keuangan. 2. aktivitas pembuatan buku bantu, yaitu membandingkan buku bantu yang dibuat secara manual menggunakan Microsoft excel dengan saldo pada setiap aplikasi SIMKEU. Berdasarkan rencana kerja dan angggaran perusahaan tahun 2007, perusahaan menetapkan rencana program kegiataan bidang teknik dan teknologi yang akan, dilaksanakan pada tahun 2007, seperti :
54
1) Melanjutkan implementasi SIMKEU oracle Financial pada kantor pusat, cabang pelabuhan belawan dan UPTK Belawan. 2) Kegiatan lanjutan implemenatsi pada kantor pusat dan kantor cabang tersebut dengan melakukan peremajaan hardware serta melakukan implementasi modul cash management dan account receivable.
Ruang Lingkup Aplikasi. Aplikasi SIMKEU digunakan untuk menangani seluruh kegiatan pengelolaan data transaksi dalam ruang lingkup ativitas keuangan peusahaan. Dalam hal ini ruang lingkup aplikasi SIMKEU adalah : 1. pencatatan dan pengelolaan data transaksi keuangan 2. perencanaan anggaran dan pengelolaan realisasi anggaran. 3. pembuatan laporan keuangan perusahaan. SIMKEU adalah model aplikasi back office yang digunakan untuk mendukung aktivitas akuntansi yang berlangsung pada perusahaan termasuk didalamnya adalah Siklus Pendapatan. Aplikasi SIMKEU memiliki 2 (dua) modul, yaitu : 1. Modul General Ledger 2. Modul Budget Management Berikut adalah daftar menu umum yang terdapat pada kedua modul tersebut :
Menu Menu Journal
Menu Inquiry
Tabel 4.1 Modul General Ledger Keterangan Journal adalah menu yang digunakan untuk mencatat jurnal transaksi atau entry journal. Selain entry journal, menu journal juga digunakan untuk proses posting Inquiry adalah menu yang digunakan untuk pemeriksaan pada detil jurnal transasksi sebelum dilakukan posting. Dengan menggunakan menu account inquiry, user juga dapat mengetahui informasi detail dari jurnal transaksi.
55
Menu Report
Menu Open/Close Accounting Period Menu Setup
Report adalah menu yang digunakan untuk membuat laporan baik laporan keuangan secara keseluruhan, laporan untuk setiap akun, laporan ikhtisar jurnal, laporan chart off account (COA), laporan budget, dan sebagainya Open/Close Accounting Period adalah menu yang digunakan untuk membuka dan menutup periode akuntansi. Journal Entry pada menu Oracle GL dapat dilakukan bila periode transaksi berstatus open atau Future Enterable. Setup adalah menu yang digunakan untuk melakukan pengaturan pada aplikasi seperti Chart OF Account atau kode akun, mata uang, kalender akuntansi. Tabel 4.2 Modul Budget Management
Menu Menu Budget
Menu Report Menu Inquiry
Keterangan Budget adalah menu yang digunakan untuk merepresentasikan suatu kelompok perkiraan anggaran untuk jangka waktu dari periode akuntansi Budget dapat di-freeze atau dapat dibekukan untuk menghindari perubahan yang tidak disengaja atau disengaja oleh user yang tidak memiliki otirosasi. Report adalah menu yang digunakan untuk membuat laporan Budget Inquiry adalah menu yang digunakan untuk melakukan pemeriksaan pada detil transaksi budget. Dengan menggunakan menu inquiry, user dapat memperoleh informasi tentang saldo tentang realisasi budget yang telah dilakukan.
Utilisasi aplikasi Berdasarkan kriteria yang telah dijelaskan diatas, berikut ini adalah tabel yang menggambarkan uilisasi aplikasi SIMKEU pada kantor pusat. UPTK Cabang Belawan dan Pelabuhan Cabang Belawan. 1. Kantor Pusat Berikut tabel yang menggambarkan jumlah dan status penggunaan setiap fungsi yang tersedia pada masing-masing aplikasi SIMKEU
56
Tabel 4.3 Utilisasi Aplikasi Kantor Pusat
I General Ledger A Jurnal B Report C Inquiry D Open/close period E Profile F Other G Setup II Budget Management A Budget B Reports C Inquiry III Administrator A Security B Concurrent C Profile D Application E Document F Install G Requests H Workflow IV Voucher GL A Kategori Jurnal B Ikhtisar Kategory Jurnal Jumlah Modul Aplikasi
Fungsi Digunakan
status Fungsi tersedia Fungsi belum tetapi tidak optimal bisa digunakan
2 2 2 1 0 0 3
6 1 3 0 1 1 6
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0
6 1 4
0 0 0
3 0 0 2 0 0 0 0
8 10 2 12 4 6 3 2
0 0 0 0 0 0 0 0
5 0 20
0 0 76
0 5 5
57
Tabel diatas menggambarkan keadaan utilisasi aplikasi saat ini di Kantor Pusat, dimana dari 101 fungsi yang tersedia, terdapat 20 fungsi yang digunakan (20%), 76 fungsi yang tersedia tetapi tidak digunakan (75%), dan 5 fungsi yang belum optimal (5%). Tidak digunakannya fungsi-fungsi pada aplikasi SIMKEU di Kantor Pusat sebanyak 75 % tersebut dikarenakan : 1. Saat ini modul Budget management tidak digunakan dalam operasional perusahaan. 2. Terdapatnya keterbatasan pengetahuan user atas kegunaan dari fungsi aplikasi SIMKEU. 3. Fungsi administrator tidak digunakan secara optimum karena keterbatasan pengetahuan administrator atas penggunaan fungsi.
2. Unit Terminal Peti Kemas (UPTK) Berikut adalah tabel yang menggambarkan jumlah dan status penggunaaan setiap fungsi yang tersedia pada masing-masing modul aplikasi SIMKEU untuk UPTK Belawan :
58
Tabel 4.4 Utilisasi Aplikasi UPTK
Fungsi Digunakan
I General Ledger A Jurnal B Report C Inquiry D Open/Close Period E Pofile F Other G Setup II Budget Management A Budget B Reports C Inquiry III Administrator A Security B Concurrent C Profile D Application E Document F Install G Requests H Workflow IV Voucher GL A Kategori Jurnal B Ikhtisar Kategory Jurnal Jumlah Modul Aplikasi
Status Fungsi Fungsi belum tersedia tetapi optimal tidak bisa digunakan
1 0 0 1 0 0 3
7 0 5 0 1 1 6
0 3 0 0 0 0 0
0 0 0
6 1 4
0 0 0
3 0 0 2 0 0 0 0
8 10 2 12 4 6 3 2
0 0 0 0 0 0 0 0
4 0 14
1 0 79
0 0 3
59
Tabel diatas menggambarkan keadaan utilisasi aplikasi sat ini di Kantor Pusat, dimana dari 96 fungsi yang tersedia, terdapat 14 fungsi yang digunakan (15%), 79 fungsi yang tersedia tetapi tidak digunakan (82%) dan 3 fungsi yang belum optimal (3%). Tidak digunakannya beberapa fungsi pada aplikasi SIMKEU di UPTK sebanyak 83% tersebut dikarenakan : 1. User aplikasi SIMKEU di UPTK cabang Belawan hanya menggunakan aplikasi SIMKEU untuk entry journal dan menerbitkan jurnal voucher. 2. Fungsi-fungsi yang tidak digunakan seperti posting dan pembuatan laporan keuangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan aplikasi pembantu yaitu Microsft Excel. 3. Modul budget management saat ini tidak digunakan dalam operasional perusahaan. 4. Keterbatasan pengetahuan administrator atas penggunaan fungsi aplikasi. 5. User tidak mengetahui informasi yang memadai atas digunakannya jurnal fungsi print jurnal pengeluaran barang Terdapatnya fungsi pada aplikasi SIMKEU yang belum digunakan secara optimal oleh pengguna sistem informasi, khususnya pihak UPTK cabang Belawan adalah fungsi pembuatan laporan (reporting). Berdasarkan informasi yang didaptkan dari administrator, log pada aplikasi menunjukkan bahwa fungsi pelaporan tersebut terakhir kali digunakan pada bulan September 2006. 3. Pelabuhan Cabang Belawan
60
Berikut adalah tabel yang menggambarkan jumlah dan status penggunan setiap fungsi yang tersedia pada masing-masing modul aplikasi SIMKEU untuk pelabuhan cabang Belawan :
Tabel 4.5 Utilisasi Aplikasi Pelabuhan Cabang Belawan
Pelabuhan Cabang Belawan Fungsi Fungsi Fungsi belum Digunakan tersedia tetapi optimal tidak bisa digunakan I A B C D E F G II A B C III A B C D E F G H IV
General Ledger Jurnal Report Inquiry Open/Close Period Pofile Other Setup Budget Management Budget Reports Inquiry Administrator Security Concurrent Profile Application Document Install Requests Workflow Voucher GL
1 0 1 1 0 0 3
7 3 0 0 1 1 6
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0
6 1 4
0 0 0
3 0 0 2 0 0 0 0
8 10 2 12 4 6 3 2
0 0 0 0 0 0 0 0
61
A Kategori Jurnal B Ikhtisar Kategory Jurnal Jumlah Modul Aplikasi
4 0 14
1 0 82
0 0 0
Tabel diatas menggambarkan keadaan utilisasi apliaksi saat ini di Kantor Pusat, dimana dari 96 fungsi yang tersedai, terdapat 14 fungsi yang digunakan (15%), 82 fungsi yang tersedia tetapi tidak digunakan (85%) dan tidak ada fungsi yang belum optimal (0%) tidak digunakannya beberapa fungsi pada aplikasi SIMKEU di Pelabuhan cabang Belawan sebanyak 85% tersebut dikarenakan : 1. User aplikasi SIMKEU di UPTK cabang Belawan hanya menggunakan apliaksi SIMKEU untuk entry jurnal dan menerbitkan jurnal voucher 2. Fungsi-fungsi yang tidak digunakan seperti posting dan pembuatan laporan keuangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan aplikasi excel. 3. Modul budget management saat ini tidak digunakan dalam operasional perusahaan. 4. Terdapat keterbatasan pengetahuan user atas penggunaan fungsi tersebut. 5. Keterbatasan pengetahuan administrator atas penggunaan fungsi aplikasi. 7. User tidak memperoleh informasi yang memadai atas digunakannya fungsi
C. ANALISIS DAN PEMBAHASAN Database aplikasi SIMKEU Pengaturan dan pengendalian pada database aplikasi SIMKEU, secara umum
belum
terimplementasi
atau
hanya
diimplementasikan
sebagian.
Pengendalian yang relatif paling baik berada pada area account management. Pada aspek access control dan system availability, terdapat pengaturan pada beberapa kriteria yang telah sesuai dengan best practice, terdapat pengaturan pada
62
sebagian kriteria tetapi belum sesuai dengan best practice dan sebagian kriteria belum memiliki pengaturan. Pada aspek account management dan remote access terdapat beberapa kriteria yang telah memiliki pengaturan yang sesuai dengan best practice. Pada aspek-aspek lain, belum terdapat pengaturan sama sekali. Pengendalian pada Aplikasi SIMKEU Berdasarkan ruang lingkup operasional perusahaan, kami melakukan kajian atas beberapa area pada aplikasi SIMKEU. Berdasarkan kajian atas area-area tersebut, didapatkan hasil yang menjadi gambaran mengenai kondisi tersebut. Observasi pengendalian yang dilakukan atas SIMKEU meliputi beberapa area di bawah ini : 1. General General adalah area umum yang memaparkan deskripsi pengendaian yang dibutuhkan di dalam aplikasi, seperti prosedur login dan logout. 2.Chart Of Account Adalah area yang memaparkan deskripsi pengendalian yang dibutuhkan di dalam aplikasi atas manajemen kode akun perusahaan, seperti otorisasi proses pembuatan dan perubahan COA 3 .Open/Close Period Adalah area yang memaparkan deskripsi pengendalian yang dibutuhkan di dalam aplikasi atas pengaturan periode akuntansi, seperti otorisasi atas aktivitas open/close period 4.Entry Jurnal Adalah area yang memaparkan deskripsi pengendalian yang dibutuhkan di dalam aplikasi atas proses pencatatan jurnal transaksi, seperti validasi atas proses entry data transaksi.
63
5. Verifikasi Adalah area yang memaparkan deskripsi pengendalian di dalam aplikasi atas proses verifikasi, seperti hieraraki, verifikasi atas jurnal voucher. 6. Posting Adalah area yang memaparkan deskripsi pengendalian di dalam aplikasi atas proses posting, seperti otorisasi atas aktivitas posting.
7. GL Inquiry Adalah area memaparkan deskripsi pengendalian di dalam aplikasi atas proses GL inquiry, seperti otorisasi atas aktivitas permintaan untuk menampilkan. 8. Reporting Adalah area memaparkan deskripsi pengendalian di dalam aplikasi atas proses reporting, seperti otorisasi atas aktivitas reporting. Berdasarkan kriteria yang telah dijelaskan, berikut ini adalah tabel yang menggambarkan pengendalian pada masing-masing area aplikasi yang kami sajikan berdasarkan lokasi. 1. Kantor Pusat Tabel 4.6 Kriteria Pengendalian Kantor Pusat
1 General 2 Master/Data (Chart Of Account) 3 Open/Close Period 4 Entry Jurnal 5 Verifikasi
Kriteria pengendalian Tidak Terdapat Terdapat terdapat pengendalian pengendalian pengendalian tapi belum yang optimal optimal 2 3 7 0 2 3 2 2 2
0 0 1
2 13 1
64
6 Posting 7 GL Inquiry 8 Reporting Jumlah Area Pengendalian
8 0 2 18
0 5 0 11
0 0 8 34
1. General dan Master Data (Chart of Account) Berdasarkan kajian yang dilakukan terhadap pengendalian general, terdapat area yang tidak memiliki pengendalian pada aplikasi. Diantaranya masih terdapat praktek user id sharing pada penggunaan aplikasi, tidak diterapkannya pengendalian aplikasi pada master data aplikasi SIMKEU, dan terdapatnya user yang dapat melakukan perubahan atas master data aplikasi SIMKEU, dan terdapatnya user yang dapat melakukan perubahan atas master data of Chart of Account (COA). 2. Proses Akuntansi Berdasarkan kajian yang dilakukan terhadap pengendalian proses, terdapagt area yang tidak memiliki pengendalian pada aplikasi. Diantaranya tidak pernah dilakukan fungsi “permanently closed” pada periode akuntansi, proses verifikasi jurnal masih dilakukan secara manual dan kurangnya pengendalian pada proses entry jurnal. 2. UPTK cabang Belawan Berikut ini adalah tabel yang menggambarkan pengendalian general apllikasi SIMKEU di UPTK cabang Belawan. Tabel 4.7 Kriteria Pengendalian UPTK Kriteria pengendalian Tidak Terdapat Terdapat terdapat pengendalian pengendalian pengendalian tapi belum yang optimal
65
1 General 2 Master/Data (Chart Of Account) 3 Open/Close Period 4 Entry Jurnal 5 Verifikasi 6 Posting 7 GL Inquiry 8 Reporting Jumlah Area Pengendalian
2 0
optimal 3 2
7 3
2 2 2 0 0 10 18
2 0 1 0 0 0 8
0 12 1 8 5 0 36
1. General dan Master Data (Chart of Account) Berdasarkan kajian yang kami lakukan terhadap pengendalian general, terdapat area yang tidak memiliki pengendalian atas aplikasi yang belum optimal diantaranya masih terdapat praktek user id sharing pada penggunaan aplikasi, dan tidak diterapkannya pengendalian validasi pada master data Chart of Account 2. Proses Akuntansi Berdasarkan kajian yang dilakukan terhadap pengendalian proses pada kantor cabang, terdapat area yang tidak memiliki pengendalian pada aplikasi diantaranya tidak pernah dilakukannya permanently closed pada periode akuntansi, proses verifikasi jurnal masih dilakukan secara manual dan kurangnya pengendalian pada proses entry jurnal. 3. Pelabuhan Cabang Belawan Berikut ini adalah tabel yang menggambarkan pengendalian general aplikasi SIMKEU di pelabuhan cabang Belawan. Tabel 4.8 Kriteria Pengendalian Pelabuhan Cabang Belawan Kriteria pengendalian Tidak Terdapat Terdapat
66
1 General 2 Master/Data (Chart Of Account) 3 Open/Close Period 4 Entry Jurnal 5 Verifikasi 6 Posting 7 GL Inquiry 8 Reporting Jumlah Area Pengendalian
terdapat pengendalian pengendalian tapi belum optimal 1 4 0 2
pengendalian yang optimal
2 2 2 0 0 10 17
0 13 0 8 5 0 36
2 0 1 0 0 0 9
7 3
1. General dan Master data (chart of Account) Berdasarkan kajian yang dilakukan terhadap pengendalian
general,
terdapat area yang tidak memiliki pengendalian pada aplikasi diantaranya masih terdapat praktek user id sharing pada penggunaan aplikasi, terdapat user id yang tidak merepresentasikan identitas user, dan tidak diterapkannya pengendalian validasi pada master data aplikasi SIMKEU, terdapatnya user yang dapat melakukan perubahan atas master data chart of Account (COA). 2. Proses Akuntansi Berdasarkan kajian yang dilakukan terhadap pengendalian proses, terdapat area yang tidak memiliki pengendalian pada aplikasi diantaranya tidak pernah dilakukannya permanently closed pada periode akuntansi, proses verifikasi jurnal masih dilakukan secara manual dan kurangnya pengendalian pada proses entry jurnal.
67
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil uraian
pembahasan Evaluasi pengendalian aplikasi
siklus pendapatan pada PT. (persero) Pelabuhan Indonesia I Medan pada bab sebelumnya, maka penulis berusaha menarik beberapa kesimpulan dan saran yang diharapkan dapat membantu perusahaan serta dapat dijadikan pertimbangan dalam menetapkan kebijaksanaan yang berkaitan denagnmasalah peningkatan kinerja perusahaan. A. Kesimpulan Dari penelitian analisis yang telah diuraikan, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yaiu : 1. Perusahaan memanfaatkan sistem informasi manjemen yang berbasis kepada teknologi informasi sebagai salah satu solusi dalam mendukung operasional perusahaan. Selain terdapat beberapa aplikasi seperti SIMKEU, SIMOK, SIMPERS dan SIMUPTK. 2. Aplikasi SIMKEU adalah aplikasi back office yang diimplementasikan untuk mengolah data transaksi untuk menghasilkan laporan keuangan perusahaan termasuk didalamnya adalah Siklus Pendapatan. Akan tetapi pengaturan dan pengendalian pada database aplikasi SIMKEU, secara umum belum terimplementasi atau hanya diimplemntasikan sebagian. Aplikasi SIMKEU memiliki 2 (dua) modul, yaitu : Modul General Ledger dan Modul Budget Manajemen
68
3. Pada Kantor Pusat presentase penggunaan fungsi yang tersedia tetapi tidak digunakan secara optimal mencapai sekitar 75 % dari jumlah fungsi yang tersedia pada apliaksi SIMKEU. Pada Unit Terminal Peti Kemas (UPTK) presentase penggunaan fungsi yang tersedia tetapi tidak digunakan secara optimal pada seluruh modul mencapai 82 % dari jumlah fungsi yang tersedia pada aplikasi SIMKEU. Dan pada pelabuhan cabang Belawan tidak digunakannya fungsi-fungsi yang telah tersedia oleh penggguna aplikasi SIMKEU dalam mendukung proses bisnis perusahaan mencapai 85 % dan hal tersebut menjadi permasalahan yang cukup signifikan. 4. Saat ini, Kantor Pusat menggunakan aplikasi SIMKEU-Oracle GL untuk melakukan pencatatan akuntansi dan menghasilkan Laporan Keuangan, sedangkan baik pelabuhan Cabang Belawan maupun UPTK cabang Belawan hanya menggunakan aplikasi SIMKEU–Oracle GL untuk melakukan input jurnal dan pencetakan voucher.
69
B. SARAN Dari kesimpulan diatas, penulis berusaha memberikan saran yang sekiranya dapat memberikan manfaaat bagi PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan, yaitu 1. Untuk
meningkatkan
proses
bisnis
perusahaan
maka hendaknya
penggunaan fungsi aplikasi SIMKEU dilakukan secara maksimal karna terkait dengan investsai teknologi informasi yang telah dilakukan serta kebutuhan dari fungsi aplikasi tersebut. Salah satu caranya adalah dengan memberikan pengetahuan dan ketrampilan yang lebih terhadap user tentang kegunaan dari fungsi apliksai tersebut. 2. Perusahaan diharapkan juga memiliki pengelolaan keamanan sistem informasi yang baik agar terdapat proses yang konsisten yang dilakukan oleh pengelola sistem informasi dan terdapat pengendalian yang memadai pada proses perubahan baik pada sistem aplikasi, database maupun perangkat TI lainnya yang digunakan oleh perusahaan.
