BAB III LANDASAN TEORI

BAB III LANDASAN TEORI

3.1. Banket Order System Blanket Order System meupakan salah satu cara pemesanan untuk item-

item yang digunakan secara berulang ulang (repetitive). Dan membantu mengatasi masalah untuk sejumlah item yang tidak termasuk dalam persediaan. Menurut Higgine dan Stidger, Blanket Order System merupakan pemesanan yang

dilakukan untuk kebutuhan satu tahun atas item yang di beli dalam jumlah besar. Open end order memperkenankan penambahan item-item yang diminta atau

perpanjangan kontrak. Harga pokok dan penanganan order pembelian dikurangi, jika kondisi memungkinkan penggunaan Blanket Order persedian atau “ open-end orders. Blanket Order selalu menutupi variasi item. open-end orders digunakan sebagai

item tambahan atau perpanjangan waktu. Item MRO dan syarat jalur produksi digunakan dalam volume dan pembelian yang berulang selama lebih dari satu periode pembelian. Formulir Blanket Order dapat dilihat seperti pada Gambar 3.1 dibawah ini:

Universitas Sumatera Utara

Gambar 3.1. Formulir Blanket Order

Semua hal yang berhubungan dan kondisi yang terlibat dalam pembelian dalam jumlah yang terbatas selama satu periode waktu digabungkan dalam order yang asli. Sesudah itu, pengeluaran barang dalam jumlah tertentu dibuat sebagai anti order. Sebagai contoh, mungkin untuk meningkatkan persiapan pengeluaran barang didalam prosedur jadwal produksi dan memasukkannya kedalam departemen pembelian untuk transmisi kepada penjual (vendor). Itu hal yang tidak biasa bagi open-end orders untuk menyisakan barang dalam setahun atau sampai mengganti desain, material, spesifikasi atau kondisi yang berpengaruh pada harga atau jasa antar sebagai negoisasi baru yang dianggap pantas atau perlu.


Adapun manfaat yang diperoleh dengan penerapan Blanket Order System adalah: a. Hanya sedikit memerlukan pemesanan dan mereduksi pekerjaan jurutulis Bagian

Pembelian

(Purchasing),

Pembukuan

(Accounting),

dan

Penerimaan (Receiving). b. Membebaskan pembelian dari pekerjaan rutin, memberikan kesempatan pembelian untuk memusatkan perhatiannya pada hal-hal yang utama. c. Pembayaran sesuai dengan jumlah material yang diminta. d. Memproteksi kenaikan harga selama periode kontrak. e. Memusatkan pengendalian pembelian atas material sejenis. f. Memperbaiki arus umpan balik informasi, karena pengelompokan material dan pemasok (supplier). g. Sistem ini membantu menguragi waktu tenggang (lead Time) dan tingkat persediaan pembelian, karena pemasok mengadakan persediaan. Elemen-elemen dasar kontrol yang efektif

untuk pemesanan Blanket

Order System adalah: 

Jumlah surat pemesanan (PO), termasuk pencatatan biaya internal akuntansi.



Catatan kewenangan pengiriman yang dikeluarkan.



Bukti penerimaan material yang dapat dipercaya.


3.2. Prosedur Pengadaan

Departemen pembelian membeli banyak macam serta jenis material dan jasa, prosedur yang digunakan dalam melengkapi transaksi keseluruhan umumnya bervariasi antara setiap jenis pembelian. Angkah-langkah pembelian, seperti: 1. Mengenali, mendefenisi dan menguraikan kebutuhan 2. Mencerminkan kebutuhan. 3. Menyelidiki dan memilih pemasok. 4. Menyiapkan dan menerbitkan surat pemesanan (Purchase Order). 5. Menindak lanjuti pemesanan (termasuk mempercepat pengiriman). 6. Penerimaan dan pemeriksaan material. 7. Audit dokumen tagihan. 8. Menutup pesanan.

3.2.1. Definisi Kebutuhan

Tanpa memperhatikan bentuk penyampaian kebutuhan, permintaan material harus didefinisikan secara efektif. Yang merupakan tanggung jawab bersama antara pengguna (user) dan pembelanja (buyer). Salah satu alasan mengapa setiap permintaan pembelian harus disetujui oleh bagian perencanaan adalah untuk menyakinkan bahwa permintaan adalah benar-benar sudah diteliti oleh pihak berkompeten dan selanjutnya masuk ke pembelian dalam bentuk permintaan yang sudah benar.


3.2.2. Pemeriksaan Persediaan

Terlepas dari permintaan berjalan yang dimulai dari bagian kontrol sediaan ketika permintaan pembelian datang ke departemen purchasing akan memeriksa apakah barang yang diminta ada dalam persediaan, bila itu adalah material persediaan (Stock Item). Jika persediaan rata-rata masih tersedia (On Hand), maka pembelian tidak perlu dilakukan.

3.2.3. Permintaan Pembelian Standar (Standard Purchasing Requisition)

permintaan pembelian adalah suatu dokumen internal, berbeda dengan surat pesanan yang mana pada dasarnya suatu dokumen eksternal. Banyak perusahaan yang menggunakan suatu standar, nomor seri formulir permintaan pembelian untuk permintaan yang dimulai dari departemen operasi. Biasanya penggunaan membuatnya dua rangkap satu untuk dikirim ke pembelian dan satu lagi untuk file pengguna. Informasi pokok yang tercangkup di dalamnya adalah uraian material, jumlah dan tanggal dibutuhkan, perkiraan harga, pembebanan biaya, tanggal dan tanda tangan pemberi wewenang.

Gambar 3.2. Formulir Permintaan Pembelian (Purhasing Request)


3.2.4. Daftar Material (Bill of Material/BOM)

ketika perancang disain (desain engineering) melengkapi disain barang atau assembling, maka perancang akan membuat daftar semua material yang dibutuhkan untuk memanufakturkan barang tersebut. Ini adalah daftar struktur khusus yang disebut daftar material (Bill of Material/BOM). Sejalan dengan jadwal produksi daftar material dapat dikirim langsung ke pembelian sebagai catatan material yang dibutuhkan oleh departemen produksi. Permintaan total diperoleh dengan sedikit mengembangkan BOM untuk menjadi jadwal dan jumlah material yang akan diproduksi.

3.2.5. Sistem Kontrak

sistem kontrak menyangkut pengembangan kesempakatan beberapa perusahaan biasanya satu atau dua tahun kebutuhan diikat dengan pemasok guna pembelian sejumlah besar kelompok material terkait. Barang-barang yang akan dibeli biasanya disebutkan secara rinci dalam sebuah katalog yang menjadi bagian dari kontrak. Estimasi pemakaian biasanya dicantumkan, seiring dengan harga yang sudah ditetapkan untuk masing-masing barang dan suatu kesepakatan dengan pemasok untuk mengirim persediaan masing-masing barang yang cukup memenuhi kebutuhan pembelanja. Tambahan keuntungan dibanding dengan sistem Blanket Order, tujuan utama sistem kontrak adalah untuk meminimumkan biaya administrasi kedua belah pihak pembeli dan penjual dalam suatu transaksi pembelian.


3.3. Faktor-faktor Yang mempengaruhi Persediaan

Faktor-faktor yang mempengaruhi persediaan material untuk perusahaan ada beberapa macam, dimana satu dengan yang lain saling berhubungan. Faktorfaktor tersebut antara lain adalah: 1. Perkiraan Kebutuhan Sebelum kegiatan pembelian material dilaksanakan Maka manajemen harus dapat membuat perkiraan material yang akan digunakan dalam satu periode. Perkiraan kebutuhan material ini merupakan perkiraan tentang beberapa kebutuhan material perusahaan padawaktu yang akan dating. Perkiraan kebutuhan material tersebut dapat diketahui dari perencanaan kegiatan dari periode yang bersangkutan. 2. Harga Material Harga material ikut pula menentukan besar kecilnya persediaan. Harga ini merupakan penentu dana yang harus disedikan untuk material tersebut disamping itu harus diperhitungkan pula biaya modal yang ditanam dalam persediaan tersebut. 3. Biaya-biaya Persediaan Biaya-biaya persediaan hendaknya diperhatikan pula didalam penentuan besanya persediaan. Didalam membuat analisa tentang biaya-biaya persediaan ini dikenal empat golongan biaya yaitu biaya pemesanan, biaya yang terjadi dari adanya persediaan pemesanan, biaya kekurangan persediaan dan biaya yang berhubungan dengan kapasitas. Lebih jauh hal ini akan dibicarakan dalam bagian berikutnya.


4. Kebijakan Pembelanjaan Kebijakan pembelanjaan ini berhubungan dengan seberapa jauh persediaan material tersebut akan mendapatkan dana. Apakah perusahaan akanberusaha untuk memberikan fasilitas yang pertama, kedua atau yang terakhir, untuk dana persediaan material. Apakah dana yang tersedia cukup untuk pembiayaan semua persediaan yang diperlukan perusahaan atau hanya sebahagian saja. 5. Kebutuhan Senyatanya Kebutuhan material senyatanya (dalam waktu-waktu yang lalu) harus pula diperhatikan. Beberapa besar kebutuhan material tersebut serta bagaimana hubungannya dengan perkiraan kebutuhan yang telah dibuat untuk periode yang bersangkutan harus diperhatikan dan dianalisa. Dengan demikian maka akan dapat dibuat perkiraan kebutuhan pemakaian yang lebih mendekati kepada kenyataan. 6. Waktu Tenggang Waktu tenggang adalah tenggang waktu yang diperlukan untuk menunggu datangnya material sesudah saat pemesanan. Waktu tenggang ini perlu diperhatikan karena hal ini erat kaitannya dengan penentuan saat pemesanan kembali. Dengan diketahui waktu tunggu yang tepat maka kelancaran operasi tetap terjamin sedangkan biaya-biaya persediaan dapat ditekan sampai seminimal mungkin.

3.4. Biaya Persediaan


Adapun unsur-unsur biaya yang terdapat dalam persediaan dapat digolongkan menjadi empat golongan yaitu: 1. Biaya Pemesanan

Yang dimaksud dengan biaya pemesanan adalah biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan pemasaran material dari penjual, sejak dari pesanan/order dibuat dan dikirim ke penjual, material tersebut dikirimkan dan diserahkan serta diinspeksi di gudang atau didaerah pemakaian. Jadi biaya ini berhubungan dengan biaya pesanan, tapi sifatnya agak konstan, dimana besarnya biaya yang dikeluarkan tidak tergantung pada besarnya atau banyaknya material yang dipesan. Yang termasuk dalam biaya pesanan ini adalah semua biaya yang dikeluarkan dalam rangka mengdakan pemesanan material tersebut, diantaranya biaya administrasi pembelian dan penempatan order, biaya pengangkutan, biaya penerimaan dan pemeriksaan.

2. Biaya Penyimpanan

Yang dimaksud dengan biaya penyimpanan adalah biaya-biaya yang diperlukan berkenaan diadakannya persediaan yang meliputi seluruh pengeluaranpengeluaran yang dikeluarkan perusahaan sebagai akibat adanya sejumlah persediaan. Jadi biaya ini berhubungan dengan terjadinya persediaan yang disebut juga dengan biya mengadakan persediaan. Biaya ini berhubungan dengan tingkat rata-rata persediaan yang selalu terdapat digudang , sehingga besarnya biaya ini bervariasi yang tergantung besar kecilnya rata-rata persediaan yang terdapat. yang termasuk dalam biaya ini ialah biaya yang timbul karena material yang disimpan


yaitu biaya penggudangan yang terdiri dari biaya sewa gudang, upah dan gaji tenaga pengawas dan pelaksanaan penggudangan. Biaya peralatan transportasi material di gudang, biaya administrasi gudang, perawatan dan biaya-biaya lainnya.disamping biaya pergudangan dalam biaya penyimpanan termasuk pula asuransi atas persediaan yang dimiliki seperti halnya dengan aktiva lainnya, dan pajak yang berupa pajak kekayaan atas investasi dalam persediaan yang biasanya dalam jangka satu tahun, yang dihitung atas dasar investasi dari persediaan ratarata selama satu tahun. Selain itu, dalam biaya ini juga termasuk pernghapusan dan resiko karena ketinggalan zaman atau menjadi tua, kerusakan, kecurian dan turunnya nilai harga dalam persediaan itu, kecurian dan turunnya nilai harga dalam persedian itu. Akhirnya yang termasuk dalam biaya ini adalah bunga atas modal yang diinvestasikan dalam persediaan yang timbul karena hilangnya kesempatan untuk menggunakan modal tersebut dalam investasi lain. Besarnya biaya persediaan ditentukan sebagai suatu persentase dari pada nilai uang dari persediian tersebut perunit dalam satu tahun. 3. Biaya Kekurangan Persediaan

Yang dimaksud dengan biaya ini adalah biaya-biya yang timbul sebagai akibat terjadinya persediaan yang lebih kecil dari jumlah yang diperlukan, seperti kerugian atau biaya tambahan yang yang diperlukan karena seorang langganan meminta atau memesan suatu material sedangkan material yang dibutuhkan tidak tersedia. Disamping itu juga dapat merupakan biaya yang timbul akibat pengiriman kembali pesanan atau order tersebut. 4. Biaya Yang Berhubungan Dengan Kapasitas


Yang dimaksud dengan biaya ini adalah biaya-biaya yang terdiri dari kerja lembur, pelatihan, pemberhentian kerja dan biaya pengagguran. Biaya-biaya ini terjadi karena adanya penambahan maupun penggurangan kapasitas atau bila terlalu banyak terlalu sedikit kapasitas yang digunakan pada waktu-waktu tertentu.

3.5. Frekuensi Pemakaian

Frekuensi pemakaian material merupakan cara lain dalam mengelompokan material dalam pengendalian persediaan. Cara ini didasarkan pada asumsi pergerakan material setiap tahunnya. Pergerakan tersebut dapat berupa tingkat penjual atau pembeli. Disini material dikelompokan kepada fast moving part (peralihan material dengan cepat) dan slow moving part (peralihan material dengan lambat). Material dikelompokkan sebagai fast moving apabila frekuensi pemakaian melebihi tiga kali pembelian atau penjualan dalam periode satu tahun. Dalam hal ini disebutkan sebagai slow moving part.

3.5.1. Sistem Persediaan

Didalam persoalan persediaan, keputusan untuk melakukan pengadaan kembali barang-barang (items) dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu: 1. Sistem pemesanan dengan ukuran tetap (fixed order size inventory system) atau sering disebut dengan “Q Sistem”. Pada system ini setiap kali jumlah


barang yang dipesan untuk setiap kali pemesanan jumlahnya sama, sedangkan waktu periode pemesanannya selalu bervariasi. Pemesanan dilakukan apabila persediaan yang ada telah mencapai titik tertentu yang disebut dengan “Reorder Point” (titik pemesanan). Jadi dalam sistemini ditentukan jumlah persediaan tingkat tertentu yang merupkan batas waktu dilakukannya pemesanan. Oleh karena pengadaan kembali barabg-barang dilakukan apabila persediaan telah mencapai reorder point, maka jarak (interval) waktu pemesanan dengan pemesanan lainnya

tidaklah sama, dan ini tergantung pada fluktuasi kebutuhan barabg dalam persediaan. Dengan menggunakan sistem ini sebagai interaksinya akan diperoleh pengawasan atas jumlah dan waktu pemesanan secara teliti dan tetap, karena setiap saat persediaan yang ada digudang sama dengan kebutuhan selama waktu ancang-ancang ditambah persediaan keamanan. Persediaan keamanan dimaksudkan untuk melindungi terhadap fluktuasi selama waktu ancang-ancang. Pada (Gambar 3.3) dibawah ini dapat dilihat sistem pemesanan tetap dengan ukuran order tetap.


Gambar 3.3. Sistem Ukuran Order Tetap (Q Sistem)

2. Sistem pemesanan interval tetap (fixed order interval inventory system), sering disebut dengan “P Sistem”. Pada system ini jumlah periode pemesanannya tetap. Jadi dengan system ini ditentukan waktu pemesanan dengan jarak yang tetap.

Gambar 3.4. Sistem pemesanan interval tetap (P. Sistem)

Sedangkan tiap-tipa pemesanan jumlah barang yang dipesan berfluktuasi tergantung kepada banyaknya barang dalam jarak interval waktu antara pemesanan yang lalu dengan pemesanan berikutnya. Oleh karena itu di dasarkan pada jarak waktu yang tetap, pemesanan dilakukan kurang memperhatikan situasi barang digudang. Persediaan keamanan dimaksudkan untuk memberikan kebutuhan selama waktu interval pemesanan. Pada (Gambar 3.4) dapat dilihat system pemesanan interval tetap. Dengan melihat kedua sistem diatas serta mempelajari permasalahnnya, maka akan digunakan pendekatan pada Q system, yaitu pemesanan ukuran order tetap. Alasan mengapa sistem ini dipakai adalah sebagai berikut:


1. Tidak banyak menimbulkan perubahan terhadap prosedur administrasi di bidang persediaan yang sekarang dilaksanakan 2. Karena mahalnya spare part dan banyaknya jumlah diusahakan agar modal persediaan seminimum mungkin. 3. Memakai perhitungan relative lebih mudah dibandingkan dengan sistem persediaan interval order tetap. 4. Sistem ini sangat tetap dipakai karena dengan menggunakan sistem ini jumlah persediaan setiap waktu dapat diketahui

3.5.2. Teori Penentuan Pola Distribusi Kebutuhan Barang

Untuk menentukan distribusi kebutuhan barang, perlu ditentukan terlebih dahulu distribusi frekuensinya. Kemudian frekuensi kebutuhan ini dibuatkan sebuah tabel dengan langkah-langkah sebagai berikut: a. Tentukan range (R) = (harga pemakaian tertinggi) – (harga pemakaian terendah). b. Tentukan panjang kelas (P), yaitu : P = R/JK JK = Jumlah kelas R = Range c. Dimana JK adalah banyak kelas dan menurut aturan stuges:


Jk = 1 + 3,3 log n n = jumlah data d. Kemudian dari frekuensi tiap kelas k

e. Hitung rata ( x )  fi . xi / i 1

k



fi

i 1

f. Standart deviasi (S) : n ( fi . xi 2 )  ( fi . xi ) n (n  1)

=

2

fi = Frekuensi xi = Jumlah data

3.5.3. Teori Penentuan Pemakaian Kebutuhan Spare part

Perumusan sederhana yang dapat digunakan untuk kebutuhan spare part selama waktu pemesnan sekaligus sejumlah q unit, mengakibatkan ongkos sebesar pemesanan adalah: 1. Kebutuhan rata-rata pertahun (q) k

q





xi

i  1

k

Dimana : k



xi = jumlah kebutuhan

i 1


k

= banyak periode pemakaian

i

= jenis item

2. Ongkos kehabisan persediaan (k) K = q/ 12 (T) (C) Dimana : q = kebutuhan rata-rata pertahun T = lead time C = harga per unit 3. Besarnya persediaan keamanan (W) W = (S T ) (W) Dimana : S = standar deviasi T = lead time W = harga pada tabel distribusi normal (harga g (W)) Untuk harga : g (w) adalah : {g (W )}2 

( S T ) 2 . Cr . Cc G.Z .K 2

Dimana: Cr = ongkos pemesanan Cc = ongkos penyimpanan Z = q/12 K= ongkos kehabisan persediaan 4. Periode pemesanan (t)

t

12 . K . f ( R  W ) C


g ( w)

Dimana harga : F (R + W) =

S T

F (R + W) = distribusi kemungkinan kebutuhan selama lead time

BAB IV METODOLOGI PENELITIAN

Metodologi penelitian merupakan gambaran dari tahapan yang dilalui dalam menyelesaikan suatu masalah yang ditemui dalam sebuah penelitian, dimana dibuat berdasarkan kepada latar belakang dan tujuan yang hendak dicapai dengan

menggunakan

teori-teori

yang

mendukung

dalam

memecahkan

permasalahan yang diteliti.

4.1. Tempat dan Waktu Penelitian


Penelitian ini dilakukan pada PT. Arun LNG yang berlokasi di Jalan Blang Lancang, Kabupaten Lhokseumawe, NAD. Penelitian dilakukan selama dua bulan (8 minggu) mulai dari penjajakan administrasi sampai dengan penyusunan laporan. Waktu penelitian dimulai dari bulan juli yaitu pada bulan juni sampai dengan bulan Juli 2007 .

4.2.

Objek Penelitian

Objek Penelitian dari tugas akademis ini adalah sistem pemesanan material yang terdapat

pada bagian Automotive and Heavy Equipment (Departemen

Maintenance) PT. Arun LNG. Penelitian ini bertujuan untuk menerapkan cara pemesanan Blanket Order System dalam pemesanan material.

4.3. Pelaksanaan Penelitian 1. Tahap Studi Pendahuluan

Prosedur yang digunakan pada pemesanan material di PT Arun LNG yaitu prosedur Material Requestion. Pada prosedur ini ditemukan adanya kelemahan. Diantaranya adalah: -

Proses tender untuk setiap kali pengadaan pemesanan relatif lama.

-

Waktu tenggang yang diberikan kepada pemasok relatif panjang.

-

Biaya persediaan dan tingkat persediaan relatif besar.

-

Tidak tersedianya suku cadang (spare part) yang kerusaan tidak terduga.

2. Tahap Penggunaan Literatur


Adapun alasan menggunakan Blanket Order System untuk mengetahui cara pemesanan kebutuhan yang lebih cepat dan persediaan di gudang tidak terjadi kekurangan untuk PT. Arun LNG. Adapun manfaat yang diperoleh dengan penerapan Blanket Order System adalah: -

Hanya sedikit memerlukan pemesanan dan mereduksi pekerjaan juru tulis Bagian Pembelian (Purchasing), Pembukuan (Accounting), dan Penerimaan (Receiving).

-

Membebaskan pembelian dari pekerjaan rutin, memberikan kesempatan pembelian untuk memusatkan perhatiannya pada hal-hal yang utama.

-

Pembayaran sesuai dengan jumlah material yang diminta.

-

Memproteksi kenaikan harga selama periode kontrak.

-

Memusatkan pengendalian pembelian atas material sejenis.

-

Memperbaiki arus umpan balik informasi, karena pengelompokan material dan pemasok (supplier).

-

Sistem ini membantu menguragi waktu tenggang (lead Time) dan tingkat persediaan pembelian, karena pemasok mengadakan persediaan.

3. Pengumpulan Data

Adapun data yang diperlukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Pengamatan langsung ke bagian Shop (bengkel) pada bagian Automotive dan Heavy Equipment. 2. Mewawancarai berbagai pihak yang berhubungan kepada yang berwenang dalam pengadaan persediaan.


3. Mempelajari berkas-berkas yang berkenaan dengan persediaan. 4. Pengolahan Data

Untuk memecahkan suatu persoalan dengan baik tergantung bagaimana usaha yang dilakukan untuk mendekati persoalan yang ada, baik didalam perlengkapan pengumpulan data maupun kelengkapan pengolahan data yang dilakukan sehingga dapat diambil keputusan yang mendekati kebenarannya ataupun tidak terlalu menyimpang. Dari pengumpulan data dilihat jumlah pengamatan, sehingga dapat ditentukan yaitu:



Teori Penentuan Pola Distribusi Kebutuhan Barang

Frekuensi kebutuhan ini dibuatkan sebuah table dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1.

Tentukan range (R) = (harga pemakaian tertinggi) – (harga pemakaian terendah).

2.

Tentukan panjang kelas (P), yaitu : P = R/JK JK = Jumlah kelas R = Range

3.

Dimana JK adalah banyak kelas dan menurut aturan stuges: Jk = 1 + 3,3 log n


n = jumlah data 4.

Kemudian dari frekuensi tiap kelas

5.

Hitung rata ( x )  fi . xi /

k

i 1

k



fi

i 1

6. Standart deviasi (S) : n ( fi . xi 2 )  ( fi . xi ) n (n  1)

=

2

fi = Frekuensi xi = Jumlah data



Teori Penentuan Pemakaian Kebutuhan Spare part

Perumusan sederhana yang dapat digunakan untuk kebutuhan spare part selama waktu pemesnan sekaligus sejumlah q unit, mengakibatkan ongkos sebesar pemesanan adalah: 1. Kebutuhan rata-rata pertahun (q) k

q





xi

i  1

k

Dimana : k



xi = jumlah kebutuhan

i 1

k

= banyak periode pemakaian

i

= jenis item

2. Ongkos kehabisan persediaan (k) K = q/ 12 (T) (C)


Dimana : q = kebutuhan rata-rata pertahun T = lead time C = harga per unit 3. Besarnya persediaan keamanan (W) W = (S T ) (W) Dimana : S = standar deviasi T = lead time W= harga pada tabel distribusi normal (harga g (W)) Untuk harga : g (w) adalah : {g (W )}  2

( S T ) 2 . Cr . Cc G.Z .K 2

Dimana: Cr = ongkos pemesanan Cc = ongkos penyimpanan Z = q/12 K= ongkos kehabisan persediaan 4. Periode pemesanan (t) t

12 . K . f ( R  W ) C

Dimana harga :


F (R + W) =

g ( w) S T

F (R + W) = distribusi kemungkinan kebutuhan selama lead time 5. Analisa Pembahasan Hasil

Hasil dari pemecahan masalah maka dilakukan analisa untuk melihat perbandingan cara pemesanan kebutuhan dengan menggunakan Blanket Order System dan cara pemesanan kebutuhan dengan Material Request Procedure. 6. Kesimpulan dan Saran

Pada tahap ini diuraikan hasil yang diperoleh dari pemecahan masalah serta pemberian saran dan masukan yang bermanfaat bagi perusahaan. Metodologi peneiltian yang dilakukan dapat diperhatikan pada diagram pemecahan masalah seperti Gambar 4.1 berikut :


Studi Pendahualuan

Perumusan Masalah

Identifikasi Masalah dan penetapan Tujuan

Menentukan Ruang Lingkup Penelitian

Pengumpulan Data - Dokumentasi Perusahaan - Data Sekunder

Pengolahan Data -

Menentukan Pola Distribusi Kebutuhan Barang Menentukan Pemakaian Kebutuhan Spare Part

Penentuan Siatem Pemesanan Blanket Order (Sistem yang digunakan)

Analisa

Kesimpulan dan Saran

Gambar 4.1. Diagram Aliran Metode Penelitian


BAB V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

5.1. Metode Pengumpulan Data

Data yang dikumpulkan merupakan hasil pengamatan, wawancara, berkas pemeliharaan, dan berkas persediaan. Data yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas sarjana ini adalah kegiatan pemeliharaan di seksi Automotif dan Heavy Equipment, kebutuhan material untuk kegiatan pemeliharaan, kebijaksanaan pembelian, prosedur pembelian dalam negeri dan biaya-biaya persediaan.

5.2. Pengumpulan Data A. Data Kerusakan Spare Part Peralatan Automotive

Data kerusakan Spare Part dari peralatan Automotive dapat dilihat dari Tabel 5.1 dibawah ini. Tabel 5.1. Jenis Spare Part pada Peralatan Automotive Tahun

Jenis Item

2003

Wifer Blade Disc Brake Disc Gear Timing Belt Clutch Piston Piston Kit Carburator Wifer Blade Timing Belt Oil Filter

2004

Jumlah (Unit) 2 4 38 10 7 26 13 10 8 2 3 25 5


Tabel 5.1. (Lanjutan) Jenis Spare Part pada Peralatan Automotive Tahun

2005

2006

Jenis Item

Brake Disc Gear Timing Belt Gear Oil Filter Kit Carburator Wifer Blade Brake Piston Disc Brake Timing Belt Disc Gear Piston Oil Filter Kit Carburator

Jumlah (Unit) 32 21 12 33 4 6 2 1 30 11 20 35 30 16 8 9 2 2

Penggunaan Spare Part Peralatan Automotive Tahun 2003

D is c Br ak e D is c T i Ge a m r in g Be lt C lu tc h Pi st on

rB la d

e

30 25 20 15 10 5 0

W ife

jumlah Kerusakan

Data penggunaan spare part peralatan Automotive pada Tahun 2003

Jenis Item

Gambar 5.1. Penggunaan spare part peralatan Automotive pada Tahun 2003



G

ea r

D is c

Br ak e

Pi st on C ar bu ra to W r i fe rB la de Ti m in g Be lt O il Fi lte r

35 30 25 20 15 10 5 0

Ki t

Jumlah Kerusakan


Jenis Item



Disc

Piston

Brake

Wifer Blade

Kit Carburator

O il Filter

G ear

50 40 30 20 10 0 Timing Belt

jumlah Kerusakan

Penggunaan Spare Part Peralatan Autom otive Tahun 2005

Jenis Item




40 30 20 10 C ar bu ra to r

Ki t

O il Fi lte r

Pi st on

G ea r

D is c

Ti m in g

Be lt

0 Br ak e

Jumlah Kerusakan


Jenis Item

Gambar 5.4. Penggunaan spare part peralatan Automotive pada Tahun 2006 B. Data Kerusakan Spare Part Peralatan Heavy Equipment

Data kerusakan Spare Part dari peralatan Heavy Equipment dapat dilihat dari Tabel 5.2. dibawah ini. Tabel 5.2. Jenis Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment Tahun

Jenis Item

2003

Ingersoil Rand Tie Ropes Gormann Rupp Trolley Titling Dragline Clamshell Pitching Welding Machine Turbin Starter Welding Machine Trolley Dragline Tie Ropes Chamshell Gormann Rupp Pitching Ingersoil Rand

2004

Jumlah (Unit) 8 3 25 38 5 2 22 20 4 2 10 32 2 3 19 23 25 10


Tabel 5.2. (Lanjutan) Jenis Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment Tahun

2005

2006

Jumlah (Unit) 10 15 5 30 25 7 5 29 24 28 8 2 4 5 6 30 14 30

Jenis Item

Titling Chamshell Dragline Trolley Welding Machine Ingersoil Rand Turbin Starter Gormann Rupp Pitching Pitching Ingersoil Rand Dragline Tie Ropes Titling Welding Machine Trolley Chamshell Gormann Rupp

Data penggunaan spare part peralatan Heavy Equipment pada Tahun 2003

Welding Machine

Pitching

Clamshell

Dragline

Titling

Trolley

Gormann Rupp

Tie Ropes

40 30 20 10 0 Ingersoil Rand

Jumlah Kerusakan

Penggunaan Spare Part peralatan Heavy Equipment Tahun 2003

Jenis Item

Gambar 5.5. Penggunaan spare part peralatan Heavy Equipment pada Tahun 2003



Jumlah Kerusakan


op es ha m G sh or el m l an n R up p Pi tc In hi ge ng rs oi lR an d C

Ti e

R

in e

y

ra gl

lle D

Tr o

W el

Tu rb in St ar di te ng r M ac hi ne

35 30 25 20 15 10 5 0

Jenis Item



Pitching

Gormann Rupp

Turbin Starter

Ingersoil Rand

Welding Machine

Trolley

Dragline

Chamshell

40 30 20 10 0 Titling

Jumlah Kerusakan


Jenis Item



Penggunaan Spare Part Peralatan Heavy Equipment Tahun 2006

Gormann Rupp

Chamshel l

Trolley

Welding Machine

Titling

Tie Ropes

Dragline

Ingersoil Rand

40 30 20 10 0 Pitching

Jumlah Kerusakan


jenis Item

Gambar 5.8. Penggunaan spare part peralatan Heavy Equipment pada Tahun 2006 B. Data Ongkos Pengendalian Persediaan

Ongkos pengendalian persediaan adalah termasuk ongkos pesan dan ongkos simpan yang datanya diambil dari bagian Automotive dan Heavy Equipment PT. Arun LNG. 1. Ongkos pesan yaitu biaya yang timbul setiap kali pemesanan meliputi: Table 5.3. Data Kebutuhan Biaya Pada Saat Pemesanan No 1 2 3 4 5 Total

Jenis Biaya Biaya pembuatan surat permohonan Biaya telepon dan facsimile Biaya menerbitkan Purchase order Biaya penerimaan dan pemeriksaan material Biaya transportasi

Harga Rp. 200.000 Rp. 100.000 Rp. 50.000 Rp. 50.000 Rp. 300.000 Rp. 700.000

Sumber : Bagian Automotive dan Heavy Equipment PT. Arun LNG


2. Ongkos simpan yaitu besarnya ongkos penyimpanan ditentukan dengan persentase meliputi: Table 5.4. Data Kebutuhan Biaya Pada Saat Penyimpanan No 1 2 3 4 Total

Jenis Biaya Biaya asuransi Biaya pemeliharaan Biaya modal Biaya fasilitas gudang

% 1% 2% 5% 2% 10 %

Sumber :Bagian Automotive dan Heavy Equipment PT. Arun LNG

3.

Lead Time (T) Lead Time adalah jangka waktu antara dilakukan pemesanan sampai

barang tersebut diterima dan tersedia digudang. Untuk kebutuhan spare part jangka waktu tersebut adalah 3 bulan. 4.

Klafisifikasi Data Sebelum melakukan pengolahan data terlebih dahulu mengklasifikasi

kedalam 3 kelompok jumlah biaya komponen yaitu kelompok A dengan persediaan yang memiliki volume tahunan rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili sekitar 70% dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sedikit, bisa 20% dri seluruh item. Kelompok B persediaan dengan nilai volume tahunan rupiah yang menengah. Kelompok ini mewakili sekitar 20% dari nilai persediaan tahunan dan sekitar 30 % dari jumlah item. Kelompok C barang yang nilai volume tahunan rupiahnya rendah, yang hanya mewakili sekitar 10% dari jumlah item persediaan, tetapi terdiri dari sekitar 50% dari jumlah item persediaan.


Tabel 5.5. Data Penggunaan Spare Part pada Peralatan Automotive dari Tahun 2003 s/d 2006

Jenis Item

Jumlah (Unit)

% Kumulatif Item

Brake Timing Belt Disc Piston Gear Oil Filter Clutch Wifer Blade Kit Carburator

135 114 78 31 16 13 13 6 6

32.76 60.42 79.35 86.87 90.75 93.90 97.05 98.50 100.00

Total

412

Harga/item Total Harga (Rp) (Rp)

2.325.000 1.630.000 1.425.000 1.300.000 1.270.000 1.250.000 1.200.000 980.000 900.000

313.875.000 185.820.000 111.150.000 40.300.000 20.320.000 16.250.000 15.600.000 5.800.000 5.400.000

% Kumulatif Nilai

43.92 69.92 85.47 91.10 93.94 96.21 96.21 98.39 100.00

Kelas

A A B B B C C C C

714.595.000

Tabel 5.6. Data Penggunaan Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment dari Tahun 2003 s/d 2006

Jenis Item

Jumlah (Unit)

% Kumulatif Item

Harga/item (Rp)

Total Harga (Rp)

% Kumulatif Nilai

Trolley Gorman Rupp Pitching Chamsell Ingersoil Rand Welding Machine Titling Dragline Tie Ropes Turbin Stater

130 107 97 70 33 25 20 11 10 7

25.49 46.47 65.48 79.20 85.67 90.57 94.49 96.64 98.60 100.000

3.600.000 2.500.000 1.800.000 1.900.000 3.450.000 4.150.000 5.175.000 4.600.000 5.000.000 6.300.000

468.000.000 267.500.000 174.600.000 133.000.000 113.850.000 103.750.000 103.500.000 50.600.000 50.000.000 44.100.000

31.37 49.30 61.00 68.70 76.33 83.28 90.21 93.60 96.95 100.00

Total

510

Kelas

1.491.800.000


A A A A A B B B C C

Jenis Item

Jumlah (Unit)

% Kumulatif Item

Harga/item Total Harga (Rp) (Rp)

% Kumulatif Nilai

Kelas


Timing Belt Timing Belt Timing Belt Timing Belt Disc Brake Brake Clutch Gear Disc Disc Oil Filter Oil Filter Gear Piston Piston Piston Wifer Blade Wifer Blade Gear Gear Kit Carburator Oil Filter Piston Kit Carburator Kit Carburator Wifer Blade Total

33 30 25 26 11 10 10 13 8 6 4 5 6 4 10 9 8 3 2 2 2 3 2 4 2 2 1 241

13.69 26.13 36.50 47.28 51.84 55.98 60.12 65.51 68.82 71.30 72.95 75.02 77.50 79.15 83.29 87.02 90.33 91.57 92.39 93.21 94.03 95.27 96.09 97.74 98.56 99.38 100.00

1.325.000 1.325.000 1.325.000 1.325.000 2.325.000 2.500.000 2.500.000 1.375.000 1.860.000 2.325.000 2.325.000 1.200.000 1.200.000 1.860.000 550.000 550.000 550.000 1.250.000 1.250.000 1.860.000 1.860.000 900.000 1.200.000 550.000 900.000 900.000 1.250.000

43.725.000 39.750.000 33.125.000 30.475.000 25.575.000 25.000.000 25.000.000 17.875.000 14.880.000 13.950.000 9.300.000 9.000.000 7.200.000 7.200.000 5.500.000 4.950.000 4.400.000 3.975.000 3.750.000 3.720.000 3.720.000 2.700.000 2.400.000 2.200.000 1.800.000 1.800.000 1.250.000 241.370.000

18.11 23.57 36.29 46.91 55.50 62.85 69.96 76.16 76.32 82.09 83.93 85.63 87.18 88.73 90.27 91.91 92.91 94.21 95.41 96.59 97.70 98.69 99.93 99.49 99.64 99.74 100.00

A A A A A B B B B B B B B C C C C C C C C C C C C C C

Tabel 5.6. Klasifikasi Data Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment

Jenis Item

Jumlah (Unit)

% Kumulatif Item

Harga/item (Rp)

Total Harga (Rp)

% Kumulatif Nilai

Kelas


Trolley Trolley Trolley Trolley Gormann Rupp Pitching Chamshell Ingersoil Rand Ingersoil Rand Welding Machine Pitching Dragline Titling Titling Titling Welding Machine Turbin Starter Dragline Ingersoil Rand Chamshell Turbin Starter Dragline Chamshell Dragline Chamshell Gormann Rupp Tie Ropes Tie Ropes Pitching Total

38 35 32 30 8 20 11 8 8 10 17 7 17 15 14 6 9 5 4 5 7 4 4 3 3 3 3 1 1 328

11.58 22.25 32.00 41.14 43.57 49.66 53.01 55.44 57.87 60.91 66.09 68.22 73.40 77.97 82.23 84.02 86.79 88.31 89.52 91.04 94.17 95.38 95.59 96.50 97.41 98.32 99.23 99.53 100.00

10.550.000 10.550.000 10.550.000 10.550.000 10.600.000 7.200.000 12.500.000 15.600.000 15.600.000 12.240.000 . 7.200.000 13.350.000 5.400.000 5.400.000 5.400.000 12.240.000 8.000.000 13.350.000 15.600.000 12.500.000 8.000.000 13.350.000 12.500.000 13.350.000 12.500.000 10.600.000 9.000.000 9.000.000 7.200.000

400.900.000 369.250.000 337.000.000 316.500.000 244.800.000 144.000.000 137.500.000 124.800.000 124.800.000 122.400.000 122.400.000 93.450.000 91.800.000 81.000.000 75.600.000 73.440.000 72.000.000 66.750.000 62.400.000 62.500.000 56.000.000 53.400.000 50.000.000 40.050.000 37.500.000 31.800.000 27.000.000 9.000.000 7.200.000

11.67 32.22 41.43 48.55 52.74 56.74 56.74 60.37 64.00 67.56 71.12 73.84 76.51 78.86 81.06 83.19 85.28 87.22 89.03 90.84 92.02 94.02 95.47 96.63 97.72 98.64 99.42 99.68 100.00

3.435.240.000


A A A A A B B B B B B B B B B B B C C C C C C C C C C C C

Penngunaan Spare Part Bagian Automotive

% Kumulatif

120 100 80 60 40 20 0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

Jenis Item

Gambar 5.9. Hubungan Antara Biaya dan Jenis Item Bagian Automotive

Penggunaan Spare Part Bagian Heavy Equipment % Kumulatif

120 100 80 60 40 20 0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Jenis Item

Gambar 5.10. Hubungan Antara Biaya dan Jenis Item Bagian Heavy Equipment


Tahun

2003

Jenis Item

Jumlah (Unit)

Wifer Blade Disc Gear Timing Belt Clutch Piston

2 4 2 26 13 10

Harga/item (Rp) 1.250.000 2.325.000 1.860.000 1.325.000 1.375.000 550.000

Total % Harga (Rp) 3.750.000 1.16 9.300.000 2.90 3.720.000 1.15 30.475.000 10.73 17.875.000 5.57 5.500.000 1.71

Kelas

B B B A B B

Tabel 5.5. (Lanjutan) Klasifikasi Data Spare Part pada Peralatan Automotive Tahun

2004

2005

2006

Jenis Item

Piston Kit Carburator Wifer Blade Timing Belt Oil Filter Brake Gear Timing Belt Gear Oil Filter Kit Carburator Wifer Blade Piston Disc Brake Timing Belt Disc Gear Piston Oil Filter Kit Carburator

Jumlah (Unit) 8 2 3 25 5 10 2 33 4 6 3 1 4 11 10 30 6 8 9 2 2

Harga/item (Rp) 550.000 900.000 1.250.000 1.325.000 1.800.000 2.500.000 1.800.000 1.325.000 1.800.000 1.200.000 900.000 1.250.000 550.000 2.325.000 2.500.000 1.325.000 2.325.000 1.860.000 550.000 1.200.000 900.000

Total Harga (Rp) 4.400.000 1.800.000 3.975.000 33.125.000 9.000.000 25.000.000 3.600.000 43.725.000 7.200.000 7.200.000 2.700.000 1.250.000 2.200.000 25.575.000 25.000.000 39.750.000 13.950.000 14.880.000 4.950.000 2.400.000 1.800.000

%

Kelas

1.37 0.56 1.12 10.32 1.87 7.79 1.12 11.56 2.44 2.44 0.84 0.38 0.68 7.98 7.79 12.43 4.34 4.63 1.54 0.74 0.56

B C B A B B B A B B C C B B B A B B B C C


% KUMULATIF

Penggunaan Spare Part Bagian Automotive 14 12 10 8 6 4 2 0 1

3

5

7

9

11

13

15

17

19

21

23

25

27

Jumlah Item

Gambar 5.9. Hubungan Antara Biaya dan Jenis Item Bagian Automotive

Sebelum melakukan pengolahan data terlebih dahulu mengklasifikasi kedalam 3 kelompok jumlah biaya komponen yaitu kelompok A dengan persentase nilai diatas 7 %, kelompok B dengan persentase nilai antara 7% - 1% dan kelompok C dengan persentase nilai dibawah 1%. Tabel 5.6. Klasifikasi Data Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment Tahun

2003

2004

2005

Jenis Item

Ingersoil Rand Trolley Titling Dragline Clamshell Pitching Turbin Starter Welding Machine Trolley Dragline Tie Ropes Chamshell Gormann Rupp Titling Chamshell

Jumlah (Unit) 8 38 15 5 4 1 9 10 32 7 3 3 3 14 11

Harga/item (Rp) 15.600.000 10.550.000 5.400.000 26.350.000 20.500.000 7.200.000 18.000.000 27.240.000 10.550.000 26.350.000 25.000.000 20.500.000 30.600.000 5.400.000 20.500.000

Total Harga (Rp) 124.800.000 400.900.000 81.000.000 131.750.000 82.240.000 7.200.000 162.000.000 272.400.000 337.000.000 184.450.000 75.000.000 61.680.000 91.800.000 75.600.000 225.500.000

%

2.9 9.3 1.8 3.0 1.9 0.16 3.7 6.3 7.8 4.2 1.7 1.4 2.1 1.7 5.2

Kelas

B A B B B C B B A B B B B B B


2006

Dragline Trolley Ingersoil Rand Turbin Starter Gormann Rupp Pitching Pitching Ingersoil Rand Dragline Tie Ropes Titling Welding Machine Trolley Chamshell

4 30 4 7 8 20 17 8 3 1 17 6 35 5

26.350.000 10.550.000 15.600.000 18.000.000 30.600.000 7.200.000 7.200.000 15.600.000 26.350.000 25.000.000 5.400.000 27.240.000 10.550.000 20.500.000

105.400.000 316.500.000 62.400.000 126.000.000 244.800.000 144.000.000 122.400.000 124.800.000 79.050.000 25.000.000 91.800.000 163.440.000 369.250.000 102.500.000

2.45 7.4 1.4 2.93 5.6 3.34 2.84 2.90 1.83 0.58 2.1 3.80 8.5 2.3

B A B B B B B B B C B B A B

% Kumulatif

Penggunaan Spare Part Bagian Heavy Equipment 10 8 6 4 2 0 1

3

5

7

9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 Jumlah Item

Gambar 5.10. Hubungan Antara Biaya dan Jenis Item Bagian Heavy Equipment

5.3. Pengolahan Data

Di dalam pemesanan part atau bagian Automotive dan Heavy Equipment perlu diketahui kebutuhan jumlah spare part, harga, periode pemesanan yang digunakan untuk pengisian pemesanan atau part/peralatan yang dibutuhkan dalam kegiatan pemeliharaan dan perbaikan. 1. Perhitungan Kebutuhan Automotive


Tabel 5.7. Kebutuhan Spare Part pada Peralatan Automotive Jenis Brake Bulan

Kebutuhan Pertahun 2004 2005 8

1

2003 7

2006 4

2

-

-

3

-

3

9

5

-

-

4

-

-

-

15

5

6

8

2

-

6

-

-

-

-

7

-

6

10

2

8

12

-

4

-

9

-

-

-

-

10

-

13

3

9

11

-

-

-

-

12

4

-

-

5

Jumlah

38

32

30

35

Dari Tabel diatas dapat dilihat jumlah pengamatan = 20 

Penentuan Pola Distribusi Kebutuhan Barang

Banyak kelas K = 1 + 3.3 log n = 1 + 3.3 log 20 = 1 + 3.3 x 1.3 = 1 + 54.29 = 5.2 ≈ 5 Panjang kelas (P) P =

XiMax  XiMin K


=

15  2 5

=

2.6

=

11 5

Tabel 5.8. Distribusi Frekuensi Kebutuhan

Kelas

1.0 - 3.6 3.7 – 6. 6.4 – 9.0 9.1 – 11.7 11.8 – 14.4 14.5 – 17.1

Titik Tengah (Xi) 2.3 5 7.7 10.4 13.1 15.8 Jumlah

(Xi)2

Frekuensi (fi)

fi . Xi

fi . (Xi)2

5.29 25 59.29 108.16 171.61 249.64

2 7 5 3 2 1 20

4.6 35 38.5 31.2 26.2 15.8 151.3

10.58 175 296.45 324.48 343.22 249.64 1399.37

K

 fi . Xi Kebutuhan Rata-rata (Z) =

i 1

K

 fi i 1

=

151.3 20

= 7.5 ≈ 8

Standar deviasi (S) K

K

i 1

i 1

n ( fi . Xi 2 )  ( fi . Xi ) 2

=

n (n  1)

20 (1399.37)  (151.3) 2 = 20(20 1) =

27987.4  22891.69 380

=

5095.71 380

= 13.4097


= 3.66

 Penentuan Pemakaian Kebutuhan Spare part Kebutuhan Rata-rata pertahun mulai dari Tahun 2003 s/d Tahun 2006 (q) Z dimana Z = q/12 k



q

q=



xi

i  1

k

38  32  30  35 4

=

135 = 33.7 = 34 unit 4

Harga perbuah

(C)

= Rp. 2.325.000

Harga pemesanan

(Cr)

= Rp. 700.000

Ongkos penyimpanan (Cc) = 0.1 x Rp. 2.325.000 = Rp. 232.500 Ongkos kehabisan persediaan (K) K = q/12 (T) (C) K = 34 / 12 (3) (2.325.000) = 19765000 Lead time (T)

= 3 Bulan

Standart deviasi (S) = 3.66 Standart deviasi selama lead time = Si = S T = 3.66

3

= 6.33


Untuk menghitung harga g (w) g (w)2 =

( S T ) 2 Cr . Cc 6. Z . K 2

( 6.33) 2 (700.000) (2.325.000) = 6 (34 ) (19762500) 2 12

=

1.030 3.905

= 0.26 Dari tabel distribusi normal diperolehkan harga w sebesar : w = 0.6026. Besar persediaan keamanan diperoleh dengan menggunakan persamaan. w = (S T ) . w = (3.66 3 ) . 0.6026 = 3.8 ≈ 4 unit

Harga (t) periode pemesanan diperoleh dengan persamaan : t=

12 . K . f ( R  w) C

t=

12 (19762500) f ( R  w) 2.500.000.

dimana harga f (R + w) =

=

g ( w) S T

0.26 6.33

= 0.04


t =

=

12 (19762500) (0.04) 12325000 9486000 2.325.000

= 3 bulan Tabel 5.9. Kebutuhan Spare Part pada Peralatan Automotive Jenis Timing Belt Bulan

Kebutuhan Pertahun 2004 2005 4 -

1

2003 4

2006 3

2

-

-

-

-

3

2

-

10

-

4

2

3

-

5

5

-

-

-

-

6

2

-

7

-

7

-

-

-

-

8

5

13

-

20

9

-

-

-

-

10

8

-

16

-

11

-

5

-

-

12

3

-

-

2

Jumlah

26

25

33

30

Dari Tabel diatas dapat dilihat jumlah pengamatan = 18 a. Penentuan Pola Distribusi Kebutuhan Barang

Banyak kelas K = 1 + 3.3 log n = 1 + 3.3 log 18 = 1 + 3.3 x 1.25


= 1 + 4.12 = 5.1 ≈ 5 Panjang kelas (P) P =

XiMax  XiMin K

=

20  2 18 = 5 5

=

3.6 Tabel 5.10. Distribusi Frekuensi Kebutuhan

Kelas

1.0 – 4.6 4.7- 8.3 8.4 – 12.0 12.1 – 15.7 15.8 – 19.4 19.5 – 23.1

Titik Tengah (Xi) 2.8 6.5 10.2 13.9 17.6 21.6 Jumlah

(Xi)2

Frekuensi (fi)

fi . Xi

fi . (Xi)2

7.84 42.25 104.04 193.21 309.76 466.56

7 6 1 1 2 1 18

19.6 39 10.2 13.9 35.2 21.6 139.5

54.88 253.5 104.04 193.21 619.52 466.56 1691.71

K


i 1

K

 fi i 1

=

13905 18

= 7.75


K

i 1

i 1

n ( fi . Xi 2 )  ( fi . Xi ) 2

=

n (n  1)

18 (1691.71)  (139.5) 2 = 18(18 1)


=

30450.78  19460.25 306

=

10990.53 306

= 35.91 = 5.99 b. Penentuan Pemakaian Kebutuhan Spare part

Kebutuhan Rata-rata pertahun mulai dari Tahun 2003 s/d Tahun 2006 (q) Z dimana Z = q/12 k

q



q

=

=



xi

i  1

k

26  25  33  30 4 114 4

= 28.5 ≈ 29 unit Harga perbuah

(C)

= Rp. 1.325.000

Harga pemesanan

(Cr)

= Rp.

700.000

Ongkos penyimpanan (Cc) = 0.1 x Rp. 1.325.000 = Rp. 132.500 Ongkos kehabisan persediaan (K) K = q/ 12 (T) (C) K = 29 / 12 (3) (1.325.000) = 2957975 Lead time (T)

= 3 Bulan



3

= 10.36 Untuk menghitung harga g (w)

( S T ) 2 Cr . Cc g (w) = 6. Z . K 2 2

=

( 5.99) 2 (700.000) (132.500) 6 (29 ) (957975) 12

=

33278700 13270086

= 0.02 Dari tabel distribusi normal diperolehkan harga w sebesar : w = 0.5080 Besar persediaan keamanan diperoleh dengan menggunakan persamaan. w = (S T ) . w = (10.36 3 ) . 0.5080 = 9.10 ≈ 10 unit


12 . K . f ( R  w) C

t=

12 (957975) f ( R  w) 1.325.000

dimana harga


f (R + w) =

=

g ( w) S T

0.02 10.36

= 1.930 x 10-3 = 0.43 t =

=

12 (957975) (0.43) 1.325.000 4943151 1.325.000

= 3 bulan

2. Perhitungan Kebutuhan Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment Tabel 5.11. Kebutuhan Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment Jenis Trolley Bulan 1

2003 3

Kebutuhan Pertahun 2004 2005 13

2006 12


2

-

4

-

-

3

1

-

5

-

4

-

-

-

-

5

11

9

-

8

6

-

6

-

-

7

6

-

2

5

8

-

4

9

-

9

-

-

-

-

10

7

7

-

-

11

10

-

1

-

2

-

5

32

30

30

12 Jumlah

38

Dari Tabel diatas dapat dilihat jumlah pengamatan = 21




Banyak kelas K = 1 + 3.3 log n = 1 + 3.3 log 21 = 1 + 3.3 x 1.49 = 1 + 4.91 = 5.9 ≈ 6

Panjang kelas (P) P =

=

XiMax  XiMin K 13 1 6

=

12 6


=

2 Tabel 5.12. Distribusi Frekuensi Kebutuhan

Kelas

1.0 – 3.0 3.1 – 5.1 5.2 – 7.2 7.3 – 9.3 9.4 -11.4 11.5 – 13.5


(Xi)2

Frekuensi (fi)

fi . Xi

fi . (Xi)2

4.00 16.81 38.44 68.89 108.16 156.25

4 3 5 3 3 3 21

8.0 12.3 3.1 24.9 31.2 37.5 79.5

16.0 50.43 192.2 206.67 324.48 468.75 1258.53

K


i 1

K

 fi i 1

=

79.5 21

= 3.7 ≈ 4


K

i 1

i 1

n ( fi . Xi 2 )  ( fi . Xi ) 2

=

n (n  1)

=

21 (1258.53)  (79.5) 2 21(21 1)

=

26429.13  6320.25 420

=

20108.88 420

= 47.87 = 6.91





q

q=



xi

i  1

k

38  32  30  30 4

=

130 = 32.5 = 32 unit 4

Harga perbuah

(C)

= Rp. 3.600.000

Harga pemesanan

(Cr)

= Rp. 700.000


= 3 Bulan

Standart deviasi (S) = 6.91

Standart deviasi selama lead time = Si = S T = 6.91

3

= 11.95



( S T ) 2 Cr . Cc 6. Z . K 2

(11.95) 2 (700.000) (360.000) = 6 (32 ) 28728000) 2 12

=

3.598 1.317



12 . K . f ( R  w) C

t=

12 (28728000) f ( R  w) 3.600.000


=

g ( w) S T

0.52 11.95


= 0.04 t =

=

12 (28728000) (0.04) 3.600.000 13789440 3.600.000

= 3 bulan Tabel 5.13. Kebutuhan Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment Jenis Gormann Rupp Bulan


1

2003 2

2006 -

2

-

-

1

10

3

-

-

6

-

4

9

-

-

12

5

-

8

10

-

6

5

7

-

-

7

-

-

7

-

8

4

-

-

3

9

-

2

5

-

10

-

-

-

5

11

1

-

-

-

12

4

-

-

-

Jumlah

25

23

29

30





Banyak kelas K = 1 + 3.3 log n = 1 + 3.3 log 19


= 1 + 3.3 x 1.27 = 1 + 4.91 = 5.1 ≈ 5 Panjang kelas (P) P =

XiMax  XiMin K

=

12 1 5

=

2.6

=

11 5


Kelas

1.0 – 3.6 3.7 – 6.3 6.4 – 9.0 9.1 – 11.7 11.8 -14.4

Titik Tengah (Xi) 2.3 5 7.7 10.4 13.1 Jumlah

(Xi)2

Frekuensi (fi)

fi . Xi

fi . (Xi)2

5.29 25 59.29 108.16 171.61

4 6 5 3 1 19

9.2 30 38.5 31.2 13.1 90.8

21.16 150 296.45 324.48 171.61 963.7

K


i 1

K

 fi i 1

=

90.8 19

= 4.7 ≈ 5


K

i 1

i 1

n ( fi . Xi 2 )  ( fi . Xi ) 2

=

n (n  1)


19 (963.7)  (90.8) 2 = 19(19 1) =

18310.3  8244.64 342

=

10065.66 342

= 29.43 = 5.42




q

q=



xi

i  1

k

25  23  29  30 4

=

107 = 26.7 = 27 unit 4

Harga perbuah

(C)

= Rp. 2.500.000

Harga pemesanan

(Cr)

= Rp. 700.000

Ongkos penyimpanan (Cc) = 0.1 x Rp. 2.500.000 = Rp. 250.000 Ongkos kehabisan persediaan (K) K = q/12 (T) (C) K = 27 / 12 (3) (2.500.000)


= 16875000 Lead time (T)

= 3 Bulan


3

= 9.37 Untuk menghitung harga g (w) g (w)2 =

( S T ) 2 Cr . Cc 6. Z . K 2

=

( 9.37) 2 (700.000) (2.500.000) 6 (27 ) 16875000) 2 12

=

1.536 3.844

= 0.39 Dari tabel distribusi normal diperolehkan harga w sebesar : w = 0.6547. Besar persediaan keamanan diperoleh dengan menggunakan persamaan. w = (S T ) . w = (5.42 3 ) . 0.6547 = 6 unit


12 . K . f ( R  w) C


t=

12 (16875000) f ( R  w) 2.500.000


=

g ( w) S T

0.39 9.37

= 0.04 t =

=

12 (16875000) (0.04) 2.500.000 8100000 2.500.000

= 3 bulan

Tabel 5.15. Kebutuhan Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment Jenis Pitching Bulan

Kebutuhan Pertahun


1

2003 5

2004 -

2005 -

2006 -

2

-

3

11

6

3

-

-

-

-

4

2

3

-

-

5

-

-

-

5

6

2

12

4

-

7

-

-

3

-

8

2

-

-

8

9

-

7

3

-

10

10

-

-

-

11

-

-

3

-

12

-

-

-

9

Jumlah

20

25

24

28





Banyak kelas K = 1 + 3.3 log n = 1 + 3.3 log 18 = 1 + 3.3 x 1.49 = 1 + 4.91 = 5

Panjang kelas (P) P =

XiMax  XiMin K


= =

12  2 5

=

10 5

2 Tabel 5.16. Distribusi Frekuensi Kebutuhan

Kelas

1.0 – 3.0 3.1 – 5.1 5.2 – 7.2 7.3 – 9.3 9.4 -11.4 11.5 – 13.5


(Xi)2

Frekuensi (fi)

fi . Xi

fi . (Xi)2

4.00 16.81 38.44 68.89 108.16 156.25

3 6 3 2 2 2 18

6 24.6 18.6 16.6 20.8 25 111.6

12 100.86 115.32 133.78 216.32 312.5 890.78

K


i 1

K

 fi i 1

=

111.6 18

= 6.2 ≈ 6


K

i 1

i 1

n ( fi . Xi 2 )  ( fi . Xi ) 2

=

n (n  1)

18 (890.78)  (111.6) 2 = 18(18 1) =

16034.04 12454.56 306

=

3579.48 306

= 11.69


= 3.41






q

q=

xi

i  1

k

20  25  24  28 4

=

97 = 24 unit 4

Harga perbuah

(C)

= Rp. 1.800.000

Harga pemesanan

(Cr)

= Rp. 700.000


= 3 Bulan

Standart deviasi (S) = 3.41

Standart deviasi selama lead time = Si = S T = 3.41

3


= 5.89 Untuk menghitung harga g (w) g (w)2 =

( S T ) 2 Cr . Cc 6. Z . K 2

(11.62) 2 (700.000) (180.000) = 6 (24 )6480000) 2 12

=

1.464 3.023



12 . K . f ( R  w) C

t=

12 (6480000) f ( R  w) 1.800.000


=

g ( w) S T

0.48 5.89

= 0.08


t =

=

12 (6480000) (0.08) 1.800.000 6220800 1.800.000

= 3 bulan Tabel 5.17. Kebutuhan Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment Jenis Chamsell Bulan


1

2003 10

2006 1

2

-

-

3

-

3

-

2

-

-

4

-

-

5

-4

5

3

-

-

-

6

-

-

-

-

7

-

-

-

-

8

-

-

4

4

9

7

8

3

-

10

-

-

-

-

11

-

-

-

3

12

2

-

-

-

Jumlah

22

19

15

14





Banyak kelas K = 1 + 3.3 log n = 1 + 3.3 log 15 = 1 + 3.3 x 1.17


= 1 + 3.86 = 4.8 ≈ 5 Panjang kelas (P) P =

XiMax  XiMin K

=

10  1 5

=

1.5

=

9 5


Kelas

1.0 – 2.5 2.6 – 4.1 4.2 – 5.7 5.8 – 7.3 7.4 -8.9 9.0 – 10.5


(Xi)2

Frekuensi (fi)

fi . Xi

fi . (Xi)2

6.50 11.22 24.50 42.90 66.42 90.25

1 6 2 2 2 2 15

2.55 20.1 9.92 13.1 16.3 19 80.97

6.50 67.32 49 26.2 132.84 180.5 462.36

K


i 1

K

 fi i 1

=

80.97 15

= 5.3 ≈ 5


K

i 1

i 1

n ( fi . Xi 2 )  ( fi . Xi ) 2

=

n (n  1)

15 (462.36)  (80.97) 2 = 15(15 1)


=

6935.4  6556.1 210

=

379.3 210

= 1.80 = 1.34






q

q=

xi

i  1

k

202  19  15  14 4

=

70 = 17 unit 4

Harga perbuah

(C)

= Rp. 1.900.000

Harga pemesanan

(Cr)

= Rp. 700.000


= 3 Bulan



3

= 2.31 Untuk menghitung harga g (w) ( S T ) 2 Cr . Cc g (w) = 6. Z . K 2 2

=

(1.34) 2 (700.000) (190.000) 6 (17 8037000) 2 12

2.388 x 1012 = 5.464 x 1015 = 0.20 Dari tabel distribusi normal diperolehkan harga w sebesar : w = 0.5040. Besar persediaan keamanan diperoleh dengan menggunakan persamaan. w = (S T ) . w = (2.31 3 ) . 0.6628 = 2 unit


12 . K . f ( R  w) C

t=

12 (8037000) f ( R  w) 1.900.000

dimana harga


f (R + w) =

=

g ( w) S T

0.20 2.31

= 0.08 t =

=

12 (8037000) (0.08) 1.900.000 6715520 1.900.000

= 3 bulan Tabel 5.19. Kebutuhan Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment Jenis Ingersoil Rand Bulan

Kebutuhan Pertahun 2004 2005 -

1

2003 -

2006 -

2

-

-

-

-

3

5

-

-

-

4

-

-

-

-

5

-

-

2

-

6

-

-

-

8

7

-

10

-

-

8

3

-

-

-

Tabel 5.19. (Lanjutan) Kebutuhan Spare Part pada Peralatan Heavy Equipment Jenis Ingersoil Rand Bulan

Kebutuhan Pertahun 2004 2005 -

9

2003 -

2006 -

10

-

-

-

-

11

-

-

-

-


12

-

-

5

-

Jumlah

8

10

7

8





Banyak kelas K = 1 + 3.3 log n = 1 + 3.3 log 6 = 1 + 3.3 x 0.77 = 1 + 2.5 = 3 Panjang kelas (P) P =

XiMax  XiMin K

=

10  3 3

=

2.3

=

7 3


Kelas

1.0 – 3.3 3.4 – 5.9 6.0 – 8.3 8.4 – 10.7

Titik Tengah (Xi) 2.15 4.65 7.15 19.1

(Xi)2

Frekuensi (fi)

fi . Xi

fi . (Xi)2

4.62 21.62 51.12 364.81

1 3 1 1

2.15 13.95 7.15 19.1

4.62 64.86 51.12 364.81


Jumlah

6

42.35

510.03

K


i 1

K

 fi i 1

=

42.35 6

=7


K

i 1

i 1

n ( fi . Xi 2 )  ( fi . Xi ) 2

=

n (n  1)

=

6 (510.03)  (42.35) 2 6(6 1)

=

3060.08  1793.52 30

=

1266.66 30

= 42.22 = 6.49


q





xi

i  1

k


q=

28  10  7  8 4

=

33 = 8 unit 4

Harga perbuah

(C)

= Rp. 3.450.000

Harga pemesanan

(Cr)

= Rp. 700.000


= 3 Bulan


3

= 11.22


=

( S T ) 2 Cr . Cc 6. Z . K 2 (11.22) 2 (700.000) (345.000) 6 ( 8 )6831000) 2 12


=

3.040 1.847

= 1.64 Dari tabel distribusi normal diperolehkan harga w sebesar : w = 0.9495. Besar persediaan keamanan diperoleh dengan menggunakan persamaan. w = (S T ) . w = (6.49 3 ) . 0.9495 = 18 unit Harga (t) periode pemesanan diperoleh dengan persamaan : t=

12 . K . f ( R  w) C

t=

12 (6831000) f ( R  w) 3.450.000


=

t =

=

g ( w) S T

1.64 6.49

= 0.25

12 (6831000) (0.25) 3.450.000 10493000 = 3 bulan 3.450.000

BAB VI ANALISA PEMBAHASAN


Setelah dari data pemakaian spare part yang terkumpul dan diolah, maka dengan teori yang diuraikan bab terdahulu akan direncanakan pemesanan yang optimal. dibawah ini akan diuraikan tentang analisa pembahasan data dengan menggunakan Blanket Order bagian Automotive untuk kebutuhan Brake dan Timing Belt. Bagian Heavy Equipment untuk kebutuhan Trolley, Gormann Rupp, Pitching, Chamsell dan Ingersoil Rand. Dari hasil perhitungan yang diperoleh baik dengan menggunakan Blanket Order, maka dapat mengurangi waktu pemesanan yang ditentukan

oleh

perusahaan. Untuk memenuhi kebutuhan Spare Part, bagian Automotive dan Heavy Equipment menerbitkan Blanket Order yang ditujukan kepada kontraktor atas Spare Part yang dibutuhkan saat tersebut atau dalam waktu dekat. Berdasarkan formulir ini kontraktor persediaan barangnya dan pengirimannya sesuai dengan jumlah dan spesifikasinya yang diminta. Jadi bagian Automotive dan Heavy Equipment hanya meminta part yang benar-benar dibutuhkannya saja. Hasil perhitungan di tunjukkan pada Tabel berikut:

Tabel 6.1. Hasil Data Pemesanan Spare Part Bagian Automotive untuk Tahun 2003 s/d 2006 Kebutuhan

Kebutuhan rata-rata

Lead Time (T)

Persediaan Periode Periode Keamanan Pemesanan Pemesanan


Brake Timing Belt

pertahun (q) Unit

Bulan

(w) Unit

(t) Bulan

34 29

3 3

4 10

3 3

Sistem Lama (t) Bulan 11 9

Tabel 6.2. Hasil Data Pemesanan Spare Part Bagian Heavy Equipment untuk Tahun 2003 s/d 2006 Kebutuhan rata-rata Kebutuhan pertahun (q) Unit

Trolley Gormann Rupp Pitching Chamsell Ingersoil Rand

Lead Time (T) Bulan

Periode Persediaan Periode Pemesanan Keamanan Pemesanan Sistem (w) Unit (t) Bulan Lama (t) Bulan 9 3 11 3 10 6

32

3

27

3

24 17

3 3

7 2

8

3

10

3 3 3

9 8 10

Kegiatan dalam pemesanan material yang dilakukan di PT. Arun LNG selama ini meliputi menetapkan kebutuhan material dan mengajukan permohonan pembelian atau formulir MR, serta pemindahan dari gudang kepada bagian Automotive dan Heavy Equipment, serta membuat Request for Quotation (RFQ) dan penerbitan Purchase Order oleh bagian pembelian. Karena setiap kali formulir MR diterbitkan bisa sampai 3 sampai 4 kali sebulan, maka bagian pembukuan harus memeriksa kebenaran faktur pembelian. Namun hal ini dapat di atasi dengan mengadakan pemeriksaan faktur sebulan sekali menggunakan Formulir Blanket Order . Waktu tenggang yang digunakan di perusahaan terbagi 2 bagian pertama yaitu masa sebelum diterbitkan Purchase order dan kedua yaitu masa setelah Purchase order diterbitkan. Waktu yang diperlukan mulai dari


pemakai mengajukan permintaan pembelian sampai diterbitkan Purchase order adalah 90 hari. Tetapi lamanya pemesanan yang digunakan di pabrik untuk kebutuhan Automotive jenis Brake11 bulan dan Timing Belt 9 bulan dan untuk kebutuhan Heavy Equipment jenis Trolley 11 bulan, Gormann Rupp 10 bulan, Pitching 9 bulan, Chamsell 8 bulan dan Ingersoil Rand 10 bulan. Dari analisa ini maka dengan penggunaan formulir Blanket Order waktu pemesanan Spare Part tidak terlalu lama dibandingkan menggunakan

material

request production yang digunakan di pabrik. Hal ini membuktikan bahwa perlu penerapan cara pemesanan dengan metode tersebut. Dengan proses pemesanan yang cepat, maka proses produksi akan berjalan dengan lancar karena cukupnya persediaan di gudang sehingga tidak akan terganggu ataupun terhenti dalam proses produksi.

BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN


7.1. Kesimpulan Dari hasil perhitungan yang diperoleh dari pengolahan data sampai analisa pemecahan masalah, dapat diambil kesimpulan yaitu dengan menggunakan perhitungan ukuran pemesanan yang berdasarkan metode Blanket Order System diperoleh hasil kebutuhan berikut: Hasil perhitungan Spare Part Bagian Automotive untuk Tahun 2003 s/d 2006 1. Hasil perhitungan rata-rata tahunan Brake sebanyak 34 unit. Hasil perhitungan rata-rata tahunan Timing Belt sebanyak 29 unit. 2. Rata-rata lead time yang dibutuhkan ketiga jenis spare part yaitu 3 bulan. 3. Kebutuhan persediaan keamanan Brake 4 unit Kebutuhan persediaan keamanan Timing Belt 10 unit 4. Periode pemesanan kebutuhan Brake 3 bulan Periode pemesanan kebutuhan Timing Belt 3 bulan 5. Periode pemesanan sistem lama kebutuhan Brake 11 bulan Periode pemesanan sistem lama kebutuhan Timing Belt 9 bulan Hasil perhitungan Spare Part Bagian Heavy Equpment untuk Tahun 2003 s/d 2006. 1. Hasil perhitungan rata-rata tahunan Trolley sebanyak 32 unit. Hasil perhitungan rata-rata tahunan Gormann Rupp sebanyak 27 unit. Hasil perhitungan rata-rata tahunan Pitching sebanyak 24 unit. Hasil perhitungan rata-rata tahunan Chamsell sebanyak 17 unit. Hasil perhitungan rata-rata tahunan Ingersoil Rand sebanyak 8 unit. 2. Rata-rata lead time yang dibutuhkan ketiga jenis spare part yaitu 3 bulan.


3. Kebutuhan persediaan keamanan Trolley 9 unit Kebutuhan persediaan keamanan Gormann Rupp 6 unit Kebutuhan persediaan keamanan Pitching 7 unit Kebutuhan persediaan keamanan Chamsell 2 unit Kebutuhan persediaan keamanan Ingersoil Rand 10 unit 4. Periode pemesanan kebutuhan Trolley 3 bulan Periode pemesanan kebutuhan Gormann Rupp 3 bulan Periode pemesanan kebutuhan Pitching 3 bulan Periode pemesanan kebutuhan Chamsell 3 bulan Periode pemesanan kebutuhan Ingersoil Rand 3 bulan 5. Periode pemesanan sistem lama kebutuhan Trolley 11 bulan Periode pemesanan sistem lama kebutuhan Gormann Rupp 10 bulan Periode pemesanan sistem lama kebutuhan Pitching 9 bulan Periode pemesanan sistem lama kebutuhan Chamsell 8 bulan Periode pemesanan sistem lama kebutuhan Ingersoil Rand 10 bulan Maka dapat disimpulkan bahwa dengan menggunakan Blanket Order System, waktu pesanan yang diinginkan lebih cepat dari pada menggunakan Material Request Procedure.

7.2. Saran

1. Untuk penerapan sistem Blanket Order yang efektif, maka manajemen PT. Arun sebaiknya menyesuaikan formulir pemesanan yang selama ini digunakan dengan formulir Blanket Order System.


2. PT. Arun LNG sebaiknya menggunakan Blanket Order System dari pada sistem yang lama supaya dapat mempercepat proses pemesanan dan memudahkan kegiatan pembelian spare part. 3. Perlunya membuat catatan mengenai kerusakan spare part yang tidak terduga sebelumnya.


BAB III LANDASAN TEORI

Recommend Documents