BAB III
ANALISIS SISTEM
3.1
ANALISIS SISTEM
Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagianbagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka10. Suatu studi dari sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbaiki
kekurangan
dari
sistem
yang
telah
ada.
Suatu
kegiatan
mentransformasikan dua masukan utama, yaitu kebijaksanaan pemakai dan anggaran proyek kedalam spesifikasi yang terstruktur. Kegiatan tersebut melibatkan alat dan model diagram aliran data, diagram antar entitas dan komunikasi data. Umumnya adalah Memandang, Pengamatan dan menyimpulkan konsep sistem berdasarkan Sistem informasi secara fisik dan konseptual. Analisis sistem memiliki tujuan untuk melakukan penganalisaan dan mencari kelemahan dari sistem yang berjalan. Sehingga pada akhirnya proses perwujudan sistem yang baik akan tetap terpenuhi sejalan dengan perkembangan zaman.
10
Hanif Al Fatta. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Andi Offset, Yogyakarta, 2007, Hal.44
47
48
Dalam analisis sistem ini penulis akan menjelaskan deskripsi masalah serta deskripsi yang sedang berjalan dan analisis kelemahan dan kebutuhan sistem yang Dijelaskan secara umum. Untuk memperoleh gambaran tentang sistem yang digunakan pada pengelolaan data penjualan, pembelian dan Inventory Meubel di Toko King Meubel, penelitian diarahkan untuk menghasilkan suatu sistem Informasi penjualan, pembelian dan Inventory Meubel di Toko King Meubel. Permasalahan terdapat penjualan, pembelian dan Inventory Meubel di Toko King Meubel yang masih menggunakan sistem manual, sedangkan data yang diolah sangat banyak sehingga pengolahan data dinilai masih kurang efektif dan efisien. Melihat dari permasalahan tersebut, melatarbelakangi untuk menghasilkan solusi alternative dengan membuat suatu sistem informasi guna membantu menghasilkan sistem informasi penjualan, pembelian dan Inventory Meubel di Toko King Meubel yang dapat diakses secara akurat, efektif dan efisien.
3.2
Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Tahap Analisis Prosedur sangat berperan dan berpengaruh pada tahap berikutnya, yaitu proses perbaikan sistem lama atau desain (merancang) sistem yang sama
sekali
baru.
Ketidakcermatan
atau
ketidaklengkapan
analisis
dapat
mengakibatkan suatu sistem yang membingungkan dan tidak memuaskan bagi pengguna (user) , bahkan tidak memenuhi keinginan pengguna.
49
Sasaran yang akan dicapai pada tahap ini adalah untuk mengetahui kerja dari sistem yang ada, sekaligus mencari kekurangan yang belum terdeteksi pada saat mendefinisikan masalah, sehingga selanjutnya dapat dilakukan evaluasi dan menberikan masukan untuk pemecahan sebagai dasar untuk tahap desain (perancangan). Toko King Meubel merupakan perusahaan dagang yang bergerak dibidang penjualan meubel, mekanisme kerja yang dilakukan terhadap pengamanan seluruh dokumen masih bersifat manual dimana data-data transaksi seperti penentuan harga jual dilakukan secara manual yaitu dicatat dengan menggunakan tulisan tangan pada sejumlah buku yang sesuai dengan kegiatannya. Dengan sistem pengolahan data yang masih manual ini dirasakan cukup merepotkan dan memakan waktu untuk mencari data tertentu apabila suatu saat data-data ini diperlukan. 1.
Tujuan Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan Tujuan dari analisis prosedur yang sedang berjalan yaitu : a. Memahami sistem yang sedang berjalan. b. Mencari dan menentukan kelemahan pada tahap analisis masalah. c. Menentukan keluhan sistem.
2.
Prosedur penetuan Economic Order Quantity (EOQ)
50
Dibawah ini adalah prosedur pembelian Meubel di Toko King Meubel yang berhubungan dengan Supplier, Bagian Administrasi Keuangan, bagian Gudang, Pimpinan. a. Bagian Gudang memberikan Surat permintaan meubel kepada bagian administrasi keuangan. b. Bagian Administrasi keuangan melakukan menerima surat Permintaan tersebut dan membuat Surat Pesanan untuk di sampaikan kepada supplier Pimpinan untuk di tanda tangani. c. Pimpinan melakukan Penandatanganan terhadap Surat Pesanan lalu menyerahkan kepada supplier d. Supplier mengecek ketersediaan stock barang yang di pesan, dan kemudian supplier membuat surat jalan dari surat pesanan yang masuk yang akan di serahkan kepada Bagian Gudang e. Surat Jalan akan diserahkan kepada bagian administrasi keuangan untuk di lakukan pembayaran dan pembuatan kwitansi yang akan di tanda tangani oleh pimpinan. f. Dari kwitansi yang telah di tandatangani oleh pimpinan akan di buatkan laporan pembelian oleh bagian administrasi keuangan yang akan diserahkan kepada pimpinan.
51
PROSEDUR PEMBELIAN BAGIAN GUDANG
BAGIAN ADM KEUANGAN
SURAT PERMINTAAN BARANG
SURAT PERMINTAAN BARANG
PIMPINAN
SUPPLIER
SURAT PESANAN CETAK SURAT PESANAN
SURAT PESANAN TANDA TANGAN SP
SURAT PESANAN CEK STOK SURAT PESANAN SURAT PESANAN CETAK SURAT JALAN
SURAT JALAN
SURAT JALAN
CEK KELENGKAPAN
SURAT JALAN
TIDAK
YA
TANDA TANGAN SURAT JALAN
SURAT JALAN
SURAT JALAN
CETAK KWITANSI PEMBAYARAN
KWITANSI PEMBAYARAN
KWITANSI PEMBAYARAN
TANDA TANGAN
KWITANSI PEMBAYARAN
KWITANSI PEMBAYARAN
CETAK LAPORAN PEMBELIAN
LAPORAN
KWITANSI PEMBAYARAN
LAPORAN
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Pembelian Meubel
52
Dibawah ini adalah prosedur penjualan Meubel di Toko King Meubel yang berhubungan dengan Pelanggan, Bagian Pemasaran Bagian Administrasi Keuangan, bagian, Pimpinan. a.
Bagian Pelanggan memberikan Surat permintaan meubel kepada bagian Pemasaran.
b.
Bagian Pemasaran Memeriksa stock apakah barang yang di minta ada atau tidak, jika stock nya tidak ada, maka permintaan akan di kembalikan. jika stock nya ada, maka bagian pemasaran akan menyerahkan surat permintaan kepada bagian administrasi keuangan.
c.
Bagian Administrasi Keuangan akan membuat kwitansi dan surat jalan, yang akan di berikan kepada pelanggan dan kemudian di buatkan laporan penjualan yang akan di serahkan kepada pimpinan.
d.
Pemipinan menerima laporan penjualan dari bagian Administrasi Keuangan.
53
PROSEDUR PENJUALAN PELANGGAN
BAGIAN PEMASARAN
SURAT PERMINTAAN
SURAT PERMINTAAN
SURAT PERMINTAAN
TIDAK
BAGIAN ADM. KEUANGAN
PIMPINAN
CEK STOK
YA SURAT PERMINTAAN
SURAT PERMINTAAN
CETAK KWITANSI DAN SURAT JALAN
KWITANSI PEMBAYARAN
KWITANSI PEMBAYARAN
SURAT JALAN
SURAT JALAN
CETAK LAPORAN
LAPORAN PENJUALAN
Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Penjualan Meubel
LAPORAN PENJUALAN
54
3.3
Analisis Kelemahan Sistem
Berdasarkan gambar prosedur diatas maka untuk pencapaian informasi yang cepat, akurat dan efektif masih terdapat kekurangan yang menyebabkan informasi mengenai pengolahan data terhadap Pembelian barang di Toko King Meubel tidak diketahui dengan cepat. Adapun kelemahannya yaitu : a. Dalam proses Pembelian Meubel Toko King Meubel masih menggunakan pencatatan secara Manual, sehingga perkiraan data persediaan belum akurat. b. Sistem pengolahan data yang sedang berjalan masih menggunakan dokumen-dokumen (arsip), sehingga memerlukan ketelitian yang tinggi dan waktu yang lama. c. Dalam pembuatan laporan yang akan diberikan kepada Pimpinan atau bagian lain memerlukan waktu yang lama.
3.4
Analisis Kebutuhan
Dalam pengolahan data pada Toko King Meubel yang dikomputerisasikan diperlukan beberapa komponen pekerjaan untuk mendukung berjalannya sistem, diantaranya :
55
1. Aplikasi yang dibuat diharapkan dapat memenuhi semua kebutuhan manajemen untuk merumuskan Pembelian, Penjualan dan Persediaan barang Berdasarkan Economic Order Quantity (EOQ). 2. Dapat menjamin bahwa data tersebut akurat. 3. Membutuhkan Pengguna untuk mengoperasikan sistem yang dibuat. 4. Aplikasi tersebut bersifat dinamis dalam segi penampilan dan mudah dipakai. Keempat analisis kebutuhan sistem diperoleh dari lapangan dan juga didapat dari beberapa wawancara dari pengguna user khususnya user yang langsung berhadapan dengan aplikasi tersebut nantinya. Salah satunya tentang masalah kemampuan Aplikasi ini dalam memecahkan permasalahan. Dalam hal ini user mengkehendaki aplikasi yang mampu menangani semua permasalahan dalam memberikan berbagai macam pelayanan kepada para pelanggan ataupun pihak Pimpinan. Akan tetapi tentu saja aplikasi tersebut tidak akan selalu sempurna, dikarenakan keterbatasan kemampuan, waktu, peralatan, dalam perancangan aplikasi yang memang harus diakui masih awal dalam hal yang demikian. Suatu aplikasi yang dibuat yang diperlukan adalah hasil akhir yang dapat memuaskan user, baik itu berupa desain aplikasi yang digunakan maupun report yang dihasilkan.
3.5
Analisis Dokumen
Bentuk-bentuk dokumen yang akan dihasilkan oleh bagian pelayanan dari aplikasi sistem informasi di Toko King Meubel antara lain :
56
1. Penentuan Jumlah Pemintaan meubel kepada Supplier Fungsi
: untuk mengetahui jumlah permintaan Meubel
Sumber
: Meubel
Rangkap : 2 (Dua). Item
3.6
: Jenis Meubel, Bahan Dasar, Harga
Analisis PIECES
Menurut Hanif AL Fatta (2007 : 88) “untuk mengetahui kelemahan yang terdapat dalam dapat dilakukan dengan menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, dan Services)”. Analisis kelemahan ini diperlukan untuk memetakan masalah-masalah yang ada pada sistem yang berjalan saat ini, mencari inti pokok dari permasalahan, dan diharapkan mampu memberikan solusi yang baik bagi Toko King Meubel.
1.
Analisis Kinerja (Performance) Analisis kinerja adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem. Jumlah produksi (throughput) adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama waktu tertentu. Waktu tanggap (response
57
time) adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut. Tabel 3.1 Analisis Kinerja Sistem Lama
Rencana Sistem Baru
Banyak menghabiskan waktu Lebih menghemat waktu. untuk menentukan jumlah pesanan
2.
Analisis Informasi (Information) Dalam penyajian informasi, sering terjadi keterlambatan dan bahkan terjadi kesalahan, informasi yang dihasilkan terkadang tidak bisa langsung dapat dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan. Penyampaian informasi yang disajikan harus relevan, akurat dan tepat waktu agar pelanggan tidak kesulitan terhadap stock yang ada. Tabel 3.2 Analisis Informasi Sistem Lama
Rencana Sistem baru
Tingkat keakuratan data kurang, Tingkat keakuratan data lebih karena masih menggunakan terjamin. perkiraan dan asumsi pikiran.
3.
Analisis Ekonomi (Economy) Analisis ekonomi adalah senantiasa berhubungan dengan keberadaan anggaran instansi atau biaya, analisis ekonomi bersifat mempelajari dan menerapkan tentang biaya dan manfaatnya. Pengolahan informasi
58
membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga menimbulkan peningkatan biaya operasi. Dengan ini diharapkan pengembangan sistem dapat memberikan banyak manfaat serta ketidak- efisienan biaya yang terjadi bisa di minimalisir sekecil mungkin.
Tabel 3.3 Analisis ekonomi Sistem Lama
Rencana Sistem baru
Dengan menggunakan system Kelalaian dalam perhitungan baru, dinilai dapat mengurangi penentuan Jumlah pesanan, kelalaian dalam memperkirakan sehingga dapat mengurangi biaya jumlah pesanan. penyimpanan meningkat menyebakan pendapatan berkutang Kesalahan pencatatan transaksi Perhitungan dilakukan dengan yang sering terjadi mengeluarkan sistem, guna meminimalkan banyak biaya dan waktu untuk pemborosan biaya dan waktu. menghitung dan mencatat ulang.
4.
Analisis Kendali (Control) Sistem informasi yang baik harus mampu menjaga keamanan data yang ada, baik kerahasiaan data dan menjamin data tersebut tidak rusak. Sistem yang baru harus menyediakan fasilitas back up data, terutama data yang sangat penting dan rahasia bagi perusahaan dan disimpan dalam bentuk data yang
59
dapat dimanipulasi , agar saat ingin melakukan perubahan , pihak admin atau owner tidak perlu membuat data baru.
Tabel 3.4 Analisis Pengendalian
Sistem Lama
Rencana Sistem Baru
Memerlukan waktu lama untuk Lebih mudah untuk mengontrol, dapat mengontrol kesalahan dan mengo-reksi kesalahan informasi. mengoreksi informasi. Pengontrolan dan pengoreksian hanya dibutuhkan waktu yang lebih singkat dari sistem lama.
5.
Analisis Efisiensi (Efficiency)
Sebuah sistem dapat dikatakan efisien jika sistem tersebut mampu memberdayakan pemakaian sumber daya dan mendapatkan fungsi maksimal untuk sistem yang baru. Sumber daya tersebut meliputi manusia, waktu, uang, peralatan dan keterlambatan dalam pengolahan data. Dengan adanya sistem baru , diharapkan adanya peningkatan pada masalah efisiensi waktu dan manusia (tenaga). Tabel 3.5 Analisis Efisiensi
Sistem Lama
Membutuhkan waktu, ruang, sumber daya
Rencana Sistem Baru
tata Data di input secara yang terkomputerisasi sehingga efisien
60
banyak untuk mengatasi dan menghemat waktu. pengolahan data perusahaan, sehingga dapat mengakibatkan keterlambatan dari pengolahan data yang masih manual tersebut.
6.
Analisis Pelayanan (Service)
Memberikan pelayanan yang baik terhadap pelanggan dan calon pembeli adalah langkah awal yang akan memberikan keuntungan dalam peningkatan penjualan produk (barang atau jasa).
Tabel 3.6 Analisis Pelayanan
3.7
Sistem Lama
Rencana Sistem Baru
Calon pembeli harus melihat dan mengetahui sendiri kelebihan dan kekurangan dari meubel tersebut.
Dengan system, calon pembeli dapat mengetahui kelebihan dan kekurangan meubel tersebut beserta fitur-fitur dan fasilitas yang ada.
Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Evaluasi sistem disini pada perubahan penetuan harga secara manual. Karena penentuan harga masih dilakukan dengan cara manual sehingga belum adanya penentuan harga yang akurat oleh karena itu, harus diganti menjadi sistem
61
komputerisasi yang lebih efisien. Hal ini penting karena sistem penentuan harga harus cepat, tepat dan akurat karena berpengaruh pada kinerja Toko King Meubel Dari sistem Informasi Penjualan, Pembelian dan Inventory yang dibuat secara komputerisasi dan menggunakan metode, maka dapat melihat dan mengetahui jumlah penjualan, pembelian dan inventory yang lebih ekonomis. Kesimpulannya adalah sistem Informasi Penjualan, Pembelian dan Inventory di Toko King Meubel masih terdapat beberapa kekurangan dan belum akurat yang menyebabkan data kurang efisien dan efektif dalam penentuan jumlah Inventory yang ekonomis.
