BAB III ANALISIS SISTEM DAN PERANGKAT LUNAK Pada Bab III dari laporan Tugas Akhir ini diuraikan tentang analisis kebutuhan sistem dan analisis kebutuhan perangkat lunak.
III.1 Analisis Kebutuhan Sistem Organisasi nirlaba merupakan wadah yang mempertemukan misi, anggota dan uang (sumberdaya) dari organisasi [DRU89]. Misi organisasi merupakan kepercayaan sentral dari organisasi nirlaba dan merupakan alasan berdirinya, sama pentingnya dengan keberadaan anggota organisasi. Menurut Financial Accounting Standards Board (FASB) dikatakan bahwa organisasi nirlaba merupakan organisasi yang
didominasi sifat non-bisnis yang sangat mempengaruhi kegiatan-kegiatan organisasi. Dari definisi tersebut organisasi nirlaba “biasanya” mengabaikan penggunaan informasi akuntansi untuk mendukung kendali organisasi. Hal ini didukung oleh hasil survey laporan yang menyatakan bahwa sepertiga dari contoh uji 363 organisasi nirlaba skala besar dan menengah di USA belum mempekerjakan staff dengan kualifikasi akuntansi. Anggaran
operasi
tahunan
adalah
hasil
dari
perencanaan
keuangan
dari
pengembangan anggaran dan bukan merupakan bagian dari perencanaan strategis jangka panjang [CAL03]. Organisasi nirlaba cenderung bereaksi atau berubah apabila terjadi perubahan kondisi dan kejadian tertentu bukan melakukan perencanaan mendalam. Hal ini tidak sesuai dengan sifat manajemen keuangan yang cenderung reaktif daripada proaktif. Meskipun suatu organisasi nirlaba dapat menerapkan teknik manajemen keuangan (seperti activity based costing), hal tersebut dilakukan untuk menunjukkan bahwa sistem perencanaan keuangan dalam organisasi tersebut telah sesuai dengan sistem yang ada diluar organisasi daipada mengimplementasikan teknik dalam mengembangkan sistem manajemen keuangannya [HEL04]. Sistem akuntansi pada organisasi nirlaba hanya sebatas pada fungsi operasional, bukan sebagai mekanisme pengendalian atau penyedia akuntablitas. Hal tersebut III-1
III-2 mendorong dilakukannya perubahan pada sifat dari organisasi sehingga akuntabilitas dapat digunakan sebagai nilai yang positif [LIT04], sehingga menjadi perlu digunakannya manajemen keuangan yang lebih professional. Pada akibatnya, penggunaan akuntansi sebagai mekanisme kendali bukan hanya secara teknikal, tetapi juga system sosio-teknik karena hal tersebut mengikutsertakan perubahan pada bidang sosial dan sifat organisasi yang berinteraksi dengan teknologi akuntansi tersebut. ITB BHMN sedang mengembangkan sistem informasi keuangan yang dimulai dengan mengatur setiap transaksi yang dilakukan perusahaan dengan mengimplementasikan sistem akuntansi keuangannya melalui sistem terintegrasi yang terpusat pada direktorat keuangan ITB dengan bantuan perangkat lunak Oracle Finance. Perangkat lunak tersebut melakukan proses pencatatan setiap transaksi yang dilakukan pada masing-masing program studi atau unit kerja, kemudian hasil pencatatan tersebut diintegrasikan dan dirangkum secara terpusat. Hasil (output) yang diberikan dari perangkat lunak tersebut adalah suatu informasi hasil transaksi yang dirangkum dalam beberapa jenis laporan keuangan sesuai kebutuhannya. Laporan keuangan disiapkan oleh ITB untuk memberikan informasi yang relevan kepada pemerintah, para donatur, anggota organisasi, kreditur dan pihak-pihak yang menyediakan sumberdaya bagi organisasi.
III.1.1 Tujuan Spesifik Analisis Laporan keuangan perusahaan merupakan data rangkuman dari transaksi yang dilakukan perusahaan, namun bagaimana organisasi dapat memanfaatkan data laporan keuangannya untuk lebih mengefisienkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan perusahaan dan memberikan informasi yang dapat dimanfaatkan oleh pihak manajemen dan investor (donatur) organisasi tersebut. Terkait dengan organisasi nirlaba dengan kebutuhan analisis keuangan yang berbeda dengan organisasi bisnis, bagaimana proses analisis yang dilakukan terhadap data laporan keuangan sehingga dapat dimanfaatkan untuk menilai: jasa yang diberikan organisasi dan kemampuannya untuk terus memberikan jasa; cara manajer melaksanakan tanggung jawab dan aspek kinerja manajerialnya. Analisis rasio merupakan alat yang telah dikenal sebagai penilai tingkat profitabilitas, likuiditas dan kestabilan keuangan suatu organisasi [BLO05]. Analisis rasio tersebut
III-3 dapat digunakan untuk menjawab beberapa pertanyaan terkait dengan penilaian kendali keuangan dan operasional dan berpusat pada pokok pertanyaan dari setiap organisasi, “Apakah misi dari organisasi?”. Dari kerangka pertanyaan tersebut dapat dijabarkan menjadi beberapa pertanyaan yang lebih rinci, antara lain [TUR95]: 1. Apakah sumber daya keuangan mencukupi untuk mendukung misi organisasi? 2. Sumber daya keuangan apa saja yang dapat digunakan untuk mendukung misi organisasi? 3. Bagaimana sumber daya keuangan tersebut digunakan untuk mendukung misi organisasi? 4. Apakah sumber daya keuangan dapat digunakan secara efisien dan efektif untuk mendukung misi organisasi?
III.1.2 Kriteria Rasio-Rasio yang Dipakai di ITB Rasio keuangan dapat melakukan proses formalisasi dan kuantifikasi data keuangan sebagai pembanding dalam suatu organisasi. Analisis rasio juga sebagai alat yang efisien menjadi acuan yang dapat mudah dimengerti untuk menilai kondisi keuangan dan kinerja operasional. Kedua, analisis rasio juga dapat sebagai metode bagi pengambil keputusan (manajer) untuk mengenali keterhubungan antar akun pada laporan keuangan. Ketiga, analisis rasio juga dapat memprediksi kemampuan organisasi untuk membayarkan utangnya pada saat jatuh tempo dan untuk organisasi tersebut dapat beroperasi secara konsisten sesuai dengan misinya. Masing-masing rasio dirancang untuk mengenali gejala-gejala khusus yang berhubungan dengan kesehatan organisasi, dengan kumpulan gejala yang dapat memberikan rencana penyelesaian masalah. Tabel III-1 menunjukkan peranan dari rasio-rasio yang umum digunakan dengan memberikan derajat perbandingan antara kestabilan keuangan dengan kinerja keuangannya [HER94]: Tabel III-1: Peranan rasio keuangan dalam analisis keuangan Ratio Peranan di Analisis Keuangan Membandingkan asset dan tujuan organisasi. Asset Turnover Turnover asset yang rendah membutuhkan investasi besar dan mengurangi fleksibilitas organisasi. Profitability and return on Menganalisis antar ekuitas dan membandingkan antara sumber invested capital dan kegunaan sumber daya. Membandingkan sumber dan penggunaan sumberdaya keuangan. Likuidity and solvency Apakah organisasi berorientasi pada kelancaran (solvency) jangka pendek atau jangka panjang Menganalisis kualitas pendapatan dan hubungannya dengan Persentase pendapatan, misi. berdasarkan sumber Apakah organisasi bergantung secara berlebihan pada sumber
III-4 Ratio
Persentase biaya, berdasarkan jenis
Peranan di Analisis Keuangan pendapatan tertentu, apakah sumber pendapatan konsisten dengan misi organisasi Menganalisis kualitas biaya dan hubungannya dengan misi. Persentase yang besar dari biaya tetap mengurangi fleksibilitas organisasi. Apakah biaya konsisten dengan misi organisasi
Untuk menilai kinerja keuangan dari suatu organisasi nirlaba khususnya BHMN ITB, misi organisasi merupakan acuan yang paling penting seperti yang telah disebutkan pada rumusan masalah sebelumnya. Pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat dijwawab dengan memanfaatkan rasio keuangan dan operasional. Kemampuan analitis dari analisis rasio memiliki peran yang penting dalam menilai kondisi keuangan organisasi saat ini, dapat membangun penilaian untuk strategi di masa depan dan kegiatankegiatan yang dapat mencapai misi organisasi tersebut, menilai kinerja sepanjang waktu dan memutuskan bagaimana organisasi beroperasi di masa depan. Analisis berikut dilakukan untuk menyesuaikan dengan kondisi pada organisasi nirlaba khususnya yang bergerak pada bidang pendidikan seperti universitas, khususnya BHMN ITB dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan kunci tersebut. Dengan penyesuaian tersebut ada beberapa rasio yang kemudian dihilangkan karena tidak cocok untuk diaplikasikan pada organisasi BHMN ITB dan beberapa dimodifikasi atau disusun ulang sehingga dapat mencerminkan misi-misi dan struktur keanggotaan yang saat ini digunakan pada BHMN ITB. Selain itu juga perlu diperhatikan bahwa tidak semua rasio berhubungan dengan uang, tetapi juga kepada anggota yang merupakan pusat dari misi organisasi nirlaba pada umumnya. Pada bagian selanjutnya akan disusun berdasarkan 4 pertanyaan dari rumusan masalah yang
menyertakan
misi,
anggota
dan
uang.
Masing-masing
sub-bagian
mengidentifikasi dan membahas rasio-rasio keuangan yang cocok untuk dilakukan analisis kinerja organisasi nirlaba dan kemampuannya untuk mencapai misinya.
III.1.2.1 Kecukupan Sumber Daya untuk Mendukung Misi Organisasi Pertanyaan ini menekankan pada kecukupan dan fleksibilitas sumber daya keuangan, sehingga analisis ini akan ditekankan pada laporan rugi-laba dan neraca. Neraca adalah rangkuman dari kondisi organisasi pada suatu saat, sehingga neraca hanya dapat menentukan kesehatan organisasi pada saat itu. Oleh karena itu untuk
III-5 melihat perubahan sumberdaya tersebut dapat digunakan acuan neraca dari periode sebelumnya. Laporan rugi-laba menunjukkan hasil operasi organisasi selama periode waktu tertentu dan dapat memperlihatkan keuntungan atau kerugian yang menunjukkan apakah organisasi telah menjalankan fungsi sumberdayanya atau belum. Tabel III-2 menunjukkan rasio-rasio yang dapat digunakan untuk mengenali apakah sumberdaya organisasi mencukupi untuk mendukung misinya. Tabel III-2: Rasio-rasio yang berkaitan dengan kecukupan sumber daya organisasi Rasio Kegunaan Formula Menilai total pengembalian ekonomis yang change _ in _ net _ assets Return on Net menentukan apakah organisasi lebih baik Assets Ratio total _ net _ assets informasi nilai kritis informasi nilai aman Viability Ratio informasi nilai kritis informasi nilai aman Primary Reserve Ratio informasi nilai kritis informasi nilai aman Net Income Ratio informasi nilai kritis informasi nilai aman
Secara aset organisasi lebih baik sebesar ... %, ada peningkatan nilai asetnya Secara aset organisasi lebih buruk sebesar ... %, ada penurunan nilai asetnya Menilai ketersediaan asset tidak lancar yang net _ current _ asset dibutuhkan organisasi untuk menutupi utang non _ current _ liabilities jangka pendeknya Organisasi memiliki aset tidak lancar yang cukup untuk menutupi utang jangka pendeknya Organisasi memiliki aset tidak lancar yang kurang untuk menutupi utang jangka pendeknya Menilai seberapa lama organisasi dapat net _ current _ assets beroperasi menggunakan asset lancarnya tanpa memanfaatkan keuntungan dari total _ exp enses kegiatan operasional Organisasi masih dapat beroperasi lebih dari 1 tahun dengan menggunakan aset lancarnya dalam membiayai kegiatannya Organisasi tidak dapat beroperasi lebih dari 1 tahun dengan menggunakan aset lancarnya dalam membiayai kegiatannya Menilai apakah kegiatan operasional inti change _ in _ net _ assets menghasilkan keuntungan atau kerugian total _ core _ income bagi organisasi Kegiatan operasional inti organisasi menghasilkan keuntungan bagi organisasi Kegiatan operasional inti organisasi menghasilkan kerugian bagi organisasi
III.1.2.2 Sumber Daya Keuangan yang Dapat Digunakan untuk Mendukung Misi Organisasi Pertanyaan ini menekankan pada masalah pendanaan jangka panjang. Hal ini menjelaskan bagaimana organisasi menggunakan utangnya untuk mendukung misinya dan kemudian menghasilkan pendapatan internal dan eksternal dan sumber daya. Hal yang perlu diperhatikan organisasi nirlaba adalah adanya investasi yang mengalihkan sumber daya dan perhatian dari misinya ke kegiatan-kegiatan lainnya [SIL04]. Hal ini
III-6 telah menjadi pembahasan di berbagai organisasi nirlaba. Donatur dapat memaksa penambahan
asset
tetap
organisasi,
sehingga
menyediakan
investasi
yang
menghasilkan sumber daya eksternal dan berguna untuk organisasi sendiri. Tabel III-3 menunjukkan rasio-rasio utama yang menandakan sumber-sumber daya keuangan yang tersedia untuk mendukung misi organisasi. Tabel III-3: Rasio-rasio yang menyatakan sumber daya yang tersedia Rasio Kegunaan Formula Menilai sumber pemasukan dari layanan anggota berkontribusi memership _ service _ income Operating terhadap semua sumber Income Ratio pembiayaan untuk menjalankan exp enses _ from _ core _ activities misi organisasi informasi nilai Organisasi memiliki sumber pemasukan mayoritas dari layanan anggota kritis informasi nilai Organisasi memiliki sumber pemasukan sedikit dari layanan anggota aman Menilai sumber pemasukan dari sumbangan dan kontribusi income _ from _ contribution Contributed berkontribusi terhadap Income Ratio exp enses _ from _ core _ actvities keseluruhan pendanaan aktivitas inti informasi nilai Organisasi memiliki sumber pemasukan mayoritas dari sumbangan dan kritis kontribusi anggota informasi nilai Organisasi memiliki sumber pemasukan sedikit dari sumbangan dan kontribusi aman anggota Menilai biaya peminjaman cos t _ of _ debt _ serving Debt Burden terhadap seluruh pengeluaran Ratio total _ exp enditure informasi nilai kritis informasi nilai aman Debt Coverage Ratio informasi nilai kritis informasi nilai aman Leverage Ratio informasi nilai kritis informasi nilai aman
Biaya pinjaman organisasi cukup besar yang digunakan untuk membiayai seluruh kegiatannya Biaya pinjaman organisasi cukup kecil yang digunakan untuk membiayai seluruh kegiatannya Menilai sejauh mana pemasukan net _ operating _ income operasional bersih dapat menutupi cos t _ of _ debt _ servicing pembayaran utang Pemasukan operasional bersih masih mampu digunakan untuk menutupi pembayaran utangnya Pemasukan operasional bersih tidak dapat digunakan untuk menutupi pembayaran utangnya Menilai perbandingan porsi utang unrestricted _ net _ assets dalam keseluruhan asset total _ liabilities organisasi Porsi utang organisasi cukup besar dari keseluruhan asetnya. Hal ini cukup berisiko bagi organisasi. Porsi utang organisasi cukup sedikit dari keseluruhan asetnya. Hal ini cukup aman bagi organisasi.
III.1.2.3 Penggunaan Sumber Daya Keuangan untuk Mendukung Misi Organisasi Pertanyaan ini menekankan pada pertanyaan utama ekonomi tentang alokasi sumber daya yang langka. Dengan melihat misinya, organisasi perlu mengenali kegiatan inti
III-7 dan kegiatan pendukungnya, selanjutnya bagaimana menentukan bagaimana sumber daya digunakan atau didistribusikan ke masing-masing kegiatan tersebut. Masalah ini telah menjadi pembahasan di organisasi nirlaba yang saat ini telah mulai membedakan atau memisahkan laporan pendapatan dan pengeluaran menjadi dua klasifikasi, kegiatan inti dan bukan inti, yang sebelumnya keduanya dirata-ratakan. Tabel III-4 menunjukkan rasio-rasio yang memberikan indikasi bagaimana sumber daya keuangan digunakan untuk mendukung misinya. Tabel III-4: Rasio-rasio yang menyatakan sumber daya yang tersedia Rasio Kegunaan Formula Menilai apakah kegiatan inti memership _ service _ exp enses menggunakan bagian sumber Membership daya yang bertambah atau membership _ and _ general _ income Services Ratio berkurang informasi nilai Kegiatan inti organisasi menggunakan sumber daya keuangan yang bertambah kritis informasi nilai Kegiatan inti organisasi menggunakan sumber daya keuangan yang berkurang aman Menilai apakah kegiatan membership _ sup port _ exp enses pendukung menggunakan Membership bagian sumber daya yang membership _ and _ general _ income Support Ratio bertambah atau berkurang informasi nilai Kegiatan pendukung organisasi menggunakan sumber daya keuangan yang kritis bertambah informasi nilai Kegiatan pendukung organisasi menggunakan sumber daya keuangan yang aman berkurang
III.1.2.4 Penggunaan Sumber Daya Keuangan Secara Efisien dan Efektif untuk Mendukung Misi Organisasi Pertanyaan ini menekankan pada masalah akuntabilitas dan kinerja keuangan. Masalah ini mengacu pada bagaimana sumber daya digunakan dan bertanya apakah ada cara yang lebih baik dalam mencapai misi dan tujuan organisasi. Hal yang menjadi pokok adalah masalah produktivitas organisasi. Setiap organisasi dapat menekankan pada unsur-unsur kinerja dan akuntabilitasnya masing-masing. Tujuan strategis ini membutuhkan pengukuran yang teliti dalam menjawab semua pertanyaan yang berkaitan
dengan
efektivitas dan efisiensi.
Untuk organisasi
bisnis
umumnyaunsur yang perlu diperhatikan adalah pengukuran profitabilitas, kepuasan pelanggan, inovasi dan efisiensi, kualitas dan waktu kerja internal [HOR04]. Unsurunsur ini akan berbeda pada organisasi nirlaba seperti BHMN ITB karena lebih menekankan pada misinya daripada profitabilitas. Sehingga untuk organisasi nirlaba dibutuhkan unsure-unsur lain, yaitu: kualitas, kepuasan anggota, pemeliharaan anggota, kecepatan (dalam melengkapi layanan) dan produktivitas.
III-8 Kualitas masukan sebaiknya ditekankan pada anggota, pemimpiin, program kerja, aktivitas dan struktur organisasi, namun terkadang masih ditemukan kesulitan dalam menentukan jenis rasio yang bias digunakan pada organisasi nirlaba. Bagaimana tingkat kualitas dapat ditentukan? Hal yang mungkin dilakukan adalah menghitung jumlah anggota setiap pemimpin unit operasional. Selain itu juga dapat diukur dari pelatihan yang dilakukan pemimpin-pemimpin tersebut. Pemeliharaan anggota merupakan hal yang sulit diukur pada beberapa organisasi nirlaba, namun merupakan indicator yang penting dalam menilai efektivitas dan efisiensi penggunaan sumber daya. Pada beberapa organisasi seperti BHMN ITB tidak ada istilah status keanggotaan aktif atau tidak aktif. Karena tidak adanya pernyataan status keanggotaan telah tidak aktif dari anggotanya maka perlu dibuat pengukuran yang jelas dalam menilai tujuan strategis dari pemeliharaan anggota ini. Kecepatan dalam melengkapi layanan yang menjadi tujuan utama dari organisasi nirlaba adalah tingkat kelulusan mahasiswanya dalam jangka waktu yang diberikan. Pengukuran ini dapat diterapkan pada BHMN ITB dengan menilai tingkat kelulusan dan rata-rata waktu yang dibutuhkan mahasiswa untuk menyelesaikan masa pendidikannya. Produktivitas merupakan salah satu tolok ukur yang akan sulit diadaptasikan pada organisasi nirlaba. Produktivitas menekankan pada mengenali keluaran yang dihasilkan sebagai hasil dari masukan sumber daya. Sehingga diperlukan data penggunaan asset organisasi oleh anggota atau bukan anggota. Akan tetapi, produktivitas sumber daya anusia dan keuangan dapat diukur dengan menggunakan rasio anggota terhadap pemimpin dan rasio biaya layanan utama terhadap jumlah anggota. Tabel III-5 menunjukkan rasio-rasio yang menjadi indicator apakah sumber daya keuangan dapat dimanfaatkan secara efektif dan efisien untuk mendukung misi organisasi. Rasio ini tidak dapat dilakukan kalkulasi nilainya pada sistem yang dikembangkan karena ada beberapa data yang didapat bukan dari laporan keuangan, sehingga data masukan rasio-rasio ini di luar ruang lingkup penelitian. Tabel III-5: Rasio-rasio yang menyatakan sumber daya yang tersedia Rasio Kegunaan Formula Quality Member per Leader Menilai ukuran rata-rata unit change _ in _ membership Ratio operasional
change _ in _ no _ of _ leader
Kepuasan Anggota
III-9 Rasio Total Membership and Leadership Trend Ratio Pemeliharaan Anggota Membership Trends Ratio
Kegunaan Menilai konsistensi permintaan untuk keanggotaan
Leader Membership Trends Ratio
Menilai konsistensi permintaan oleh anggota untuk program dari organisasi Menilai konsistensi permintaan keanggotaan oleh pemimpin
Produktivitas Change in Membership Ratio
Menilai persentase perubahan jumlah anggota
Cost per Member Ratio
Menilai produktivitas keuangan untuk setiap uang yang dikeluarkan untuk setiap anggota
Formula
member / leader _ this _ year member / leader _ base _ year
member _ this _ year member _ base _ year leader _ membership _ this _ year leader _ membership _ base _ year change _ in _ membership number _ of _ members core _ operating _ cos ts membership
III.1.2.5 Kelemahan Analisis Rasio Keuangan untuk Organisasi Nirlaba Rasio dan persentasi yang dihitung pada analisis keuangan berfokus pada area-area tertentu yang terbatas di lingkup organisasi. Gambaran hasil analisis ini penting untuk diinterpretasikan ke dalam perspektif yang benar, sehingga dapat membawa pada penilaian factor kualitatif seperti kondisi ekonomi, sifat khusus dari sektor nirlaba dan posisi organisasi nirlaba ini di dalam industrinya dan juga keterhubungan historis dan evolusi kebudayaan organisasi. Kelemahan lainnya dari analisis rasio ini adalah pada data laporan keuangan yang menjadi masukan dari perhitungan rasio ini. Beberapa organisasi nirlaba masih belum memiliki regulasi akuntansi, sehingga masih ditemukan masalah dalam keseragaman laporan keuangan. Kata-kata yang digunakan bisa memiliki definisi yang berbeda. Dengan kata lain, terminologi yang digunakan dalam laporan keuangan dapat memberikan pengertian yang berbeda oleh pembacanya dari yang dimaksudkan oleh penyusun laporan tersebut. Fokus operasional organisasi nirlaba yang berubah setiap waktu membuat perbandingan ini lebih sulit. Kegiatan akuntansi yang digunakan oleh organisasi juga dapat berbeda setiap waktu. Hal yang dapat dilihat adalah pada akuntansi biaya historis. Nilai buku dari aset-aset beberapa tahun yang lalu tidak dapat dibandingkan dengan saat ini, hal ini disebabkan oleh faktor inflasi yang masih tidak menentu menyebabkan perbandingan ini sulit dilakukan. Dari kekurangan-kekurangan yang disebutkan di atas, interpretasi rasio keuangan sebaiknya diperkuat dengan pertimbangan kualitas data, efek dari fleksibilitas
III-10 akuntansi dan kekurangan akuntansi biaya historis. Untuk menjalankan model ini, rasio-rasio ini sebaiknya dihitung dan dianalisis untuk suatu organisasi. Idealnya, data historis merupakan menjadi bahan pertimbangan dalam mengembangkan analisis kecenderungan dari suatu organisasi nirlaba. Hal ini akan dapat meningkatkan perkiraan kekuatan dan kelemahan organisasi, dan mengidentifikasi perencanaan kegiatan yang perlu difokuskan organisasi untuk membangun kondisi keuangan yang sejalan dengan misinya.
III.1.3 Kesimpulan Analisis Kebutuhan Sistem Perhitungan kinerja keuangan dengan analisis rasio dapat membantu mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi engan mencari anomali dan menekankan perhatian pada masalah-masalah penting organisasi. Misi yang dimiliki organisasi nirlaba merupakan alasan keberadaan organisasi, sehingga merupakan hal yang penting untuk menekankan pada sumber daya keuangan yang berhubungan dengan misinya. Implementasi model kinerja keuangan ini melakukan identifikasi pada masalahmasalah terkait dengan kondisi organisasi nirlaba. Namun perlu disadari bahwa masalah ini tidak akan sepenuhnya masalah keuangan tetapi dapat juga berhubungan langsung dengan kebiasaan dan tradisi organisasi dengan misi sebagai pusatnya. Pandangan ini konsisten dengan tantangan organisasi nirlaba yaitu menemukan caracara baru untuk meningkatkan pendapatan operasional dan modal yang dibutuhkan untuk mencapai misinya. Untuk dapat bertahan organisasi nirlaba juga perlu berhadapan dengan masalah yang menekankan pada pengubahan kebiasaan orang. Tim manajemen organisasi sebaiknya mulai meninggalkan layanan, program kerja dan asset-aset yang dianggap kadaluarsa dengan kondisi lingkungan. Hal ini jelas disebabkan karena dalam lingkungan yang dinamis yang mendorong pelanggan dan mitra bisnis membutuhkan perubahan yang sebaiknya mengadaptasikannya dari layanan untuk memenuhi kebutuhan mereka saat ini dan di masa yang akan datang.
III.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Dalam Tugas Akhir ini, dibangun sebuah perangkat lunak yang melakukan analisis terhadap data laporan keuangan yang dihasilkan sistem informasi keuangan yang telah
III-11 diimplementasikan pada ITB BHMN. Analisis perangkat lunak yang akan dibangun meliputi analisis kebutuhan perangkat lunak, tujuan pengembangan perangkat lunak, masukan dan keluaran perangkat lunak, serta model fungsional perangkat lunak.
III.2.1 Kebutuhan Perangkat Lunak Dari hasil analisis sistem yang telah dilakukan, maka diperlukan suatu perangkat lunak pelengkap dari sistem informasi keuangan untuk ITB BHMN. Dari spesifikasi kebutuhan yang diidentifikasi, maka perangkat lunak tersebut diharapkan dapat mengimplementasikan proses-proses sebagai berikut: 1. Melakukan perhitungan standar untuk beberapa rasio-rasio keuangan yang diperlukan dari data-data laporan keuangan. 2. Melakukan
analisis
terhadap
hasil
perhitungan
rasio-rasio
dan
menginterpretasikan informasi tersebut. 3. Melakukan analisis trend dengan membandingkan dengan nilai-nilai rasio pada masa lampau dan menginterpretasikan hasilnya. 4. Melakukan analisis perbandingan dengan membandingkan nilai-nilai rasio organisasi dengan yang dimiliki organisasi pembanding. Proses-proses tersebut merupakan spesifikasi kebutuhan secara umum yang harus dipenuhi dalam pembangunan perangkat lunak pada tahap pengembangan berikutnya.
III.2.2 Tujuan Pengembangan Perangkat Lunak Sistem Informasi Penganalisis Data Laporan Keuangan adalah perangkat lunak yang melakukan analisis terhadap data laporan keuangan yang dihasilkan sistem informasi keuangan yang telah diimplementasikan pada ITB BHMN. Perangkat lunak ini diharapkan dapat memberikan informasi keuangan yang lebih lengkap dan bermanfaat bagi pihak manajemen maupun investor dalam menilai kondisi keuangan dan kinerja organisasi sehingga dapat membantu kedua pihak tersebut dalam membuat keputusan.
III.2.3 Masukan dan Keluaran Perangkat Lunak Masukan dari perangkat lunak ini adalah data-data laporan keuangan yang dibutuhkan untuk menghitung nilai-nilai rasio keuangan. Laporan keuangan yang digunakan ITB BHMN antara lain neraca, laporan aktivitas, laporan arus kas dan catatan atas laporan keuangan. Tabel III-6 menunjukkan sumber masukan yang dibutuhkan sistem untuk perhitungan rasio (dengan sumber laporannya).
III-12 Tabel III-6: Sumber masukan perangkat lunak No.
Rasio
Nama Akun
Sumber Laporan
Deskripsi
Basic Ratio 1.
Current Ratio
Jumlah Aktiva Lancar
Neraca
Akun jumlah aktiva lancar
Jumlah Kewajiban
Neraca
Akun kewajiban
Jangka Pendek 2.
Quick Ratio
jangka pendek
Jumlah Aktiva Lancar Persediaan
-s.d.aNeraca
Akun persediaan
Neraca
Akun kas dan
Current Liabilities 3.
Cash Ratio
Total Cash
setara kas Jumlah Kewajiban
-s.d.a-
Jangka Pendek 4.
Inventory
Persediaan
Neraca
Akun persediaan
Turnover
Perubahan Aktiva
Laporan
Akun jumlah
Bersih
Perubahan Aktiva
pendapatan total
Bersih 5.
Total Assets
Perubahan Aktiva
Turnover
Bersih Selisih Perubahan
-s.d.aNeraca
Aktiva
Selisih akun jumlah aktiva akhir tahun dengan akun jumlah aktiva awal tahun
6.
Collection Period
Piutang
Neraca
Perubahan Aktiva
-s.d.a-
Bersih 7.
Payment Period
Hutang Operasi
Neraca
Perubahan Aktiva
Net Assets to
Selisih Perubahan
Total Assets
Aktiva Jumlah Aktiva
Akun utang operasi -s.d.a-
Bersih 8.
Akun piutang
-s.d.aNeraca
Akun jumlah aktiva
9.
Return on Assets
Perubahan Aktiva Bersih Selisih Perubahan Aktiva
-s.d.a-
-s.d.a-
III-13
No. 10.
Rasio
Nama Akun
Return on
Perubahan Aktiva
Investment
Bersih Depresiasi
Sumber Laporan
Deskripsi
-s.d.aNeraca
Akun akumulasi depresiasi peralatan
Selisih Perubahan
-s.d.a-
Aktiva Advanced Ratio 11.
Return on Net
Perubahan Total Asset
Assets Ratio
12.
Viability Ratio
Neraca (2 periode)
Total Asset
-s.d.a-
Jumlah Aktiva Lancar
-s.d.a-
Jumlah Kewajiban
Neraca
Akun Jumlah
Lainnya
Kewajiban Lainnya
13.
14.
Primary Reserve
Jumlah Aktiva Lancar
Ratio
Jumlah Beban
Net Income Ratio
-s.d.aLaporan
Akun Total Beban
Perubahan Aktiva
(beban operasi dan
Bersih
transformasi)
Perubahan Total Assets Jumlah Pendapatan
-s.d.aLaporan
Akun Jumlah
Perubahan Aktiva
Pendapatan
Bersih 15.
Operating Income
Pendapatan dari
Laporan
Akun BPP dan
Ratio
Layanan Anggota
Perubahan Aktiva
Penelitian &
Bersih
Pengabdian Masyarakat
Beban Kelangsungan
Laporan
Akun Jumlah
Operasi
Perubahan Aktiva
Beban
Bersih
Kelangsungan Operasi
16.
Contributed
Pendapatan dari
Laporan
Akun Sumbangan
Income Ratio
Kontribusi atau
Perubahan Aktiva
Beasiswa, Donasi
Sumbangan
Bersih
Murni dan DPA
Beban Kelangsungan Operasi 17.
Debt Burden
Jumlah Kewajiban
Ratio
Jangka Pendek
-s.d.a-
-s.d.a-
III-14
No.
18.
Rasio
Nama Akun
Sumber Laporan
Jumlah Beban
-s.d.a-
Debt Coverage
Jumlah Pendapatan
-s.d.a-
Ratio
Jumlah Kewajiban
-s.d.a-
Jangka Pendek 19.
Deskripsi
Leverage Ratio
Total Asset Total Kewajiban
-s.d.aNeraca
Akun Kewajiban Jangka Pendek dan Kewajiban Lainnya
20.
Membership
Beban Kelangsungan
Laporan
Akun Jumlah
Services Ratio
Operasi
Perubahan Aktiva
Beban
Bersih
Kelangsungan Operasi
Jumlah Pendapatan 21.
Membership
Beban Transformasi
Support Ratio
-s.d.aLaporan
Akun Jumlah
Perubahan Aktiva
Beban
Bersih
Transformasi
Jumlah Pendapatan
-s.d.a-
Keluaran yang diharapkan dari sistem ini adalah hasil perhitungan rasio-rasio keuangan yang relevan dengan organisasi, kemudian memberikan representasi atas rasio-rasio tersebut dengan menambahkan representasi tren dan perbandingan eksternal dengan pengelompokkan informasi (filter informasi) bagi masing-masing pengguna.
III.2.4 Model Fungsional Perangkat Lunak Model fungsional perangkat lunak memberikan gambaran umum mengenai prosesproses yang terjadi dalam perangkat lunak tanpa memberikan detail mengenai bagaimana proses-proses tersebut diimplementasikan. Model fungsional dengan diagram use case memberikan gambaran proses-proses yang dapat dilakukan oleh pengguna tertentu sehingga memudahkan proses analisis kebutuhan perangkat lunak kepada penggunanya langsung.
III-15
III.2.4.1 Diagram Use Case Perangkat Lunak Unsur-unsur yang dideskripsikan oleh diagram use case ini adalah sistem, aktor, use case, asosiasi dan ketergantungan antar use case. Sistem dalam diagram use case ini adalah sistem penganalisis data laporan keuangan. Pada diagram use case tersebut terlihat bahwa terdapat 3 pengguna utama (aktor) dari perangkat lunak. Pengguna umum adalah pihak-pihak yang berkepentingan terhadap analisis terhadap data laporan keuangan organisasi, para manajer keuangan dan investor merupakan orang-orang yang memiliki akses ini. Jenis keluaran dari proses tersebut adalah informasi yang terklasifikasi berdasarkan pengguna tersebut. Sedangkan pengguna/aktor administrator memiliki hak untuk mengelola basisdata yang berkaitan dengan perangkat lunak tersebut. Keenam use case tersebut merepresentasikan enam proses pada sistem, yaitu: kalkulasi rasio, representasi rasio, representasi tren rasio, representasi perbandingan eksternal, filter informasi dan maintenance data. Tiga proses yang pertama disebutkan merupakan proses-proses yang berhubungan langsung dengan pengguna (manajer atau investor) melalui antar muka pengguna, sedangkan proses filter informasi berhubungan secara tidak langsung karena proses ini secara otomatis akan dipanggil secara otomatis oleh proses representasi rasio atau proses representasi tren rasio. Proses yang terakhir adalah proses maintenance data yang hanya berhak dilakukan oleh administrator sistem ini. Gambar diagram use case ditunjukkan gambar III-1.
III.2.4.2 Narasi Diagram Use Case Secara default, sistem akan menampilkan halaman log-in pengguna. Fungsi dari layar ini adalah proses validasi sekaligus penentuan jenis pengguna (salah satu dari ketiga aktor pada use case). Data untuk validasi ini tersimpan pada database sistem. Setelah validasi berhasil, selanjutnya untuk pengguna umum (manajer dan investor) akan dihadapkan dengan halaman beranda yang menampilkan proses-proses yang dapat dilakukan oleh pengguna tersebut (ketiga use case pada diagram use case). Pada saat pengguna tersebut memilih proses kalkulasi rasio, sistem akan melakukan proses kalkulasi rasio dari data laporan keuangan pada basisdata dan menampilkan hasilnya pada halaman hasil kalkulasi rasio. Secara umum, tampilan dan informasi yang diberikan untuk kedua pengguna ini sama untuk proses ini. Sedangkan untuk proses representasi rasio, sistem akan mengambil data laporan keuangan dan filter informasi berdasarkan jenis pengguna dan merepresentasikan data laporan keuangan
III-16 berdasarkan filter tersebut. Pada proses representasi tren rasio, sistem mengambil data laporan keuangan untuk semua tahun pencatatan serta filter informasi kemudian melakukan proses representasi tren tersebut. Proses representasi perbandingan eksternal melakukan proses kalkulasi rasio untuk organisasi pembanding dan membandingkannya dengan rasio yang dimiliki perusahaan, kemudian memberikan penjelasan mengenai hasil perbandingan yang dilakukan. Untuk pengguna administrator akan dihadapkan pada tampilan proses-proses maintenance data. Beberapa subproses dari proses ini antara lain: 1. Subproses penyimpanan, pengubahan dan penghapusan data laporan keuangan. Data laporan keuangan diproses untuk data laporan keuangan internal dan eksternal. 2. Subproses penambahan, pembangunan sistem basis pengetahuan. Data basis pengetahuan merupakan sistem formula-based model, sehingga administrator dapat membangun basis pengetahuan secara dinamis. Sistem basis pengetahuan berisi definisi rasio, pembangunan formula rasio dan informasi kondisional yang sesuai dengan hasil perhitungan rasio. 3. Subproses pengubahan dan penghapusan pengguna sistem. Data pengguna yang dapat mengakses sistem dan kelompok penggunanya dikelola pada subproses ini.
III.2.5 Model Statis Perangkat Lunak Tabel III-7 memberikan rincian mengenai tanggung jawab tiap kelas. Tabel III-7: Tabel kelas dan tanggung jawabnya No. Nama Kelas 1.
Data_LK
Tanggung Jawab
Mengelola data laporan keuangan organisasi yang diambil dari basisdata dan melakukan perhitungan rasio atas data tersebut
2.
Data_LK_Eksternal
Mengelola data laporan keuangan eksternal yang diambil dari basisdata dan melakukan perhitungan rasio atas data tersebut
3.
UI
Mengelola dan menampilkan antarmuka pengguna (user interface)
4.
Tren
Mengelola dan melakukan perhitungan tren untuk setiap data-data rasio
5.
Rasio_Tunggal
Menginterpretasikan
data
rasio
historis
dipergunakan untuk melakukan operasi tren
yang
III-17 No. 6.
Nama Kelas
Tanggung Jawab
Output_Informasi
Mendefinisikan objek output informasi dan melakukan ekspansi query berdasarkan kondisi laporan keuangan
7.
Filter_Informasi
Melakukan proses pemilihan informasi yang akan diberikan berdasarkan jenis pengguna sistem
8.
Perbandingan_Eksternal
Menginterpretasikan
objek
yang
melakukan
perbandingan terhadap 2 objek: objek data_LK dan objek data_LK_Eksternal
Gambar III-2 merepresentasikan kelas-kelas pada sistem ini.
Kalkulasi Rasio
Representasi Perbandingan Eksternal
Representasi Rasio Manajer
Investor <
>
<>
Representasi Tren Rasio
<>
Maintenance Data Filter Informasi
Gambar III-1 Diagram Use Case
Administrator
III-18 Perbandingan_Eksternal
Data_LK -
T ahun Pend_Usaha T otal_Aset T otal_kas Kew_Lancar Aset_Lancar T otal_Piutang Persediaan T otal_Aktiva_Bersih Capital_Employed T otal_Utang Pendapatan_Bersih Depresiasi
: : : : : : : : : : : : :
-
char int int int int int int int int int int int int
+ <> Data_LK () + set_T ahun () + set_Pend_Usaha () + set_T otal_Aset () + set_T otal_kas () + set_Kew_Lancar () + set_Aset_Lancar () + set_T otal_Piutang () + set_Persediaan () + set_T otal_Aktiva_Bersih () + set_Capital_Employed () + set_T otal_Utang () + set_Pendapatan_Bersih () + set_Depresiasi () + R_Current () + R_Quick () + R_Cash () + R_IT O () + R_TAT O () + R_CP () + R_PP () + R_NAT O () + R_ROA () + R_ROI ()
: : : : : : : : : :
float float float float float float float float float float
Nama_Institusi T ahun Pend_Usaha T otal_Aset T otal_kas Kew_Lancar Aset_Lancar T otal_Piutang Persediaan T otal_Aktiva_Bersih Capital_Employed T otal_Utang Pendapatan_Bersih Depresiasi
: : : : : : : : : : : : : :
String char int int int int int int int int int int int int
: : : : : : : : : : : :
char String float float float float float float float float float float
+ <> Perbandingan_Eksternal () set_T ahun () + set_Institusi_Eksternal () + set_Sig_R_Current () + set_Sig_R_Quick () + set_Sig_R_Kas () + set_Sig_R_IT O () + set_Sig_R_TAT O () + set_Sig_R_CP () + set_Sig_R_PP () + set_Sig_R_NAT O () + set_Sig_R_ROA () + set_Sig_R_ROI () + perb_R_Current () : float + perb_R_Quick () : float + perb_R_Cash () : float + perb_R_IT O () : float + perb_R_T AT O () : float + perb_R_CP () : float + perb_R_PP () : float + perb_R_NAT O () : float + perb_R_ROA () : float + perb_R_ROI () : float + Output_Informasi -
Data_LK_Eksternal -
T ahun Institusi_Eksternal sig_R_Current sig_R_Quick sig_R_Kas sig_R_IT O sig_R_TAT O sig_R_CP sig_R_PP sig_R_NAT O sig_R_ROA sig_R_ROI
User_Informasi Representasi_Rasio Analisis_T ren Analisis_Perbandingan
: : : :
int String String String
+ <> Output_Informasi () + set_User_Informasi () + set_Representasi_Rasio () + set_Analisis_T ren () + set_Analisis_Perbandingan () + get_User_Informasi () + get_Representasi_Rasio () + get_Analisis_T ren () + get_Analisis_Perbandingan () Rasio_T unggal
+ <> Data_LK_Eksternal () + set_Nama_Institusi () + set_T ahun () + set_Pend_Usaha () + set_T otal_Aset () + set_T otal_kas () + set_Kew_Lancar () + set_Aset_Lancar () + set_T otal_Piutang () + set_Persediaan () + set_T otal_Aktiva_Bersih () + set_Capital_Employed () + set_T otal_Utang () + set_Pendapatan_Bersih () + set_Depresiasi () + R_Current () + R_Quick () + R_Cash () + R_IT O () + R_T AT O () + R_CP () + R_PP () + R_NAT O () + R_ROA () + R_ROI ()
- Periode - Nilai_Rasio
: int : int
+ <> Rasio_T unggal () set_Periode () + set_Nilai_Rasio () + get_Periode () : int + get_Nilai_Rasio () : float + T ren - N_T ahun - Rasio
: : : : : : : : : :
float float float float float float float float float float
: int : String
+ <> T ren () set_Rasio () + set_N_T ahun () + slope () : float + intercept () : float + forecast () : float +
Filter_Informasi - T ipe_User : int + <> Filter_Informasi ()
Gambar III-2 Diagram Kelas
UI
: : : :
int String String String
