38
BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
III.1. Analisa Sistem yang Berjalan Proses pendataan inventaris barang yang sedang berjalan masih bersifat manual, banyaknya kendala yang terdapat pada penginformasian melalui daftar inventaris, pembelian inventaris dan biaya penyusutan inventaris, mengakibatkan kurang jelasnya penyajian informasi tersebut. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Barang pada CV. Bintang Baru Medan saat ini masih menggunakan sistem sederhana, yaitu masih menggunakan aplikasi dari Microsoft Excel dalam pengolahan data inventaris barang. III.1.1 Input Dalam hal ini sistem yang digunakan belumlah efektif dikarenakan sistem informasi yang digunakan masih bersifat manual seperti pencatatan data barang inventaris yang dicatat di dalam kartu inventaris. Dan kemudian data barang inventaris tersebut dicatat ke dalam laporan penyusutan inventaris barang yang akan diperhitungkan penyusutannya. Penyimpanan data tersebut masihlah menggunakan Microsoft Excel yang belum terintegrasi dengan database, dan juga sebagai penyajian laporan inventaris barang kepada pimpinan. Berikut contoh gambar data input inventaris barang:
38
39
Gambar III.1: Input Data Inventaris Barang Pada CV. Bintang Baru Sumber : CV. Bintang Baru Medan
III.1.2. Proses Pada proses sistem yang berjalan, Perusahaan dalam Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Barang Sering terjadi laporan yang tidak valid, seperti ketidak sesuaian antara laporan data inventaris barang yang ada, dan hanya berdasarkan data dari aplikasi Microsoft Excel saja. Proses yang sedang berlangsung dalam Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan terdiri dari bagian admin yang membuat permintaan inventaris barang, Bagian keuangan yang menginput data inventaris barang dan juga membuat penyusutan barang inventaris tersebut. Pimpinan hanya menerima permintaan inventaris barang dan laporan inventaris barang yang telah dibuat oleh bagian keuangan. Proses perancangan Sistem Informasi Akuntansi Barang dapat di lihat pada gambar III.2.
40
Pimpinan
Admin
Bagian Keuangan
Mulai
Surat Pengajuan Inventaris Barang
Dokumen Pengajuan Inventaris Barang
Data permintaan inventaris barang
Acc pengajuan
Dokumen Pengajuan Inventaris Barang Acc
Dokumen Pengajuan Inventaris Barang Acc
Dokumen Data Inventaris Barang
Laporan Data Inventaris Barang
Selesai
Cek Inventaris barang
Laporan Data Inventaris Barang
Pembelian Inventaris Barang
Laporan Data Inventaris Barang
Arsip
Gambar III.3. FOD Proses Inventaris Barang Pada CV. Bintang Baru Medan
41
Dari gambar III.3. diatas dapat dilihat aliran dokumen yang terjadi dalam Perancangan Sistem Informasi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan. Aliran dokumen ini sudah cukup baik, sebab terdapat proses penyimpanan, seperti arsip data dokumen untuk laporan inventaris barang yang diserahkan kepada pimpinan Bagian admin membuatkan surat pengajuan inventaris barang kepada kepala atau pimpinan. Dari data tersebut, pimpinan akan melihat apakah data tersebut disetujui atau tidak, jika disetuji maka dokumen pengajuan pembelian inventaris barang yang disetujui dan akan di arahkan langsung kepada bagian keuangan yang mencatat nilai dari inventaris barang tersebut, dan langsung mengeluarkan dana transaksi pembelian inventaris dan setelah itu dihasilkan laporan inventaris barang yang akan diberikan ke bagian keuangan dan pimpinan. III.1.3 Output Output pada sistem ini akan didapat laporan data inventaris barang, laporan data penambahan inventaris barang, data pemasok, dan juga data penyusutan inventaris. Untuk pembuatan laporannya, setiap data dicatat dalam Aplikasi Microsoft Excel. III.2. Evaluasi Sistem yang berjalan Sistem yang ada saat ini masih diolah menggunakan komputer yang masih berbasis desktop (menggunakan Microsoft Excel), dan untuk sistem yang baru menggunakan aplikasi berbasis Windows. Dalam hal pengolahan data untuk sistem yang baru dibandingkan sistem yang lama terdapat beberapa hal yang berbeda, diantaranya adalah perubahan dalam hal penggunaan aplikasi program,
42
yaitu akses pencarian informasi data dapat diakses dengan cepat tanpa harus susah payah mengkalkulasikan data, dan terintegrasi langsung dengan database tersebut berada. Dari hasil evaluasi sistem yang lama yang terdapat pada CV. Bintang Baru Medan, penulis merancang sebuah sistem yang dapat mempermudah cara kerja yang dapat menghasilkan data yang lebih akurat. Dimana sistem yang akan dirancang lebih diajukan untuk penanganan masalah diatas, secara perlahan sistem yang lama di ganti dengan sistem yang baru. Untuk sistem yang baru, sumber daya manusianya juga harus mendukung, dilihat dari sistem yang lama sering terjadi tumpang tindih data, tidak ada fasilitas untuk menjaga agar data tidak tumpang tindih. Sistem yang telah dirancang menghasilkan data inventaris barang secara cepat dan jelas ketika data tersebut dibutuhkan, dan terintegrasi langsung dengan database tersebut berada, dan data tidak akan mungkin terjadi tumpang tindih, karena adanya sistem proteksi. III.3. Desain Sistem III.3.1 Desain Sistem Secara Global Perancangan Sistem Informasi Inventaris Barang Pada CV. Bintang Baru Medan, menyajikan informasi kepada perusahaan, termasuk Pimpinan yang memerlukan informasi tersebut untuk menentukan mampu tidaknya perusahaan dalam melunasi utangnya secara tepat waktu kepada kreditur (banker dan pemasok), mereka membutuhkan informasi akuntansi mengenai besarnya uang kas yang tesedia di perusahaan pada saat menjelang jatuh temponya pinjaman
43
(utang). Informasi data inventaris barang direpresentasikan dalam bentuk tabeltabel. III.3.1.1. UseCase Diagram Dalam penyusunan suatu program diperlukan suatu model data yang berbentuk diagram yang dapat menjelaskan suatu alur proses sistem yang akan di bangun. Dalam penulisan skripsi ini penulis menggunakan metode UML yang dalam metode ini penulis menerapkan diagram Use Case. Usecase diagram Sistem Informasi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan. digambarkan pada Gambar III.3.
Gambar III.3. Usecase Diagram Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Barang Pada CV. Bintang Baru Medan
44
III.3.1.2. Class Diagram Class Daigram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut. Class diagram Sistem Informasi Akuntansi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan digambarkan pada Gambar III.4.
Gambar III.4. Class diagram Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Barang Pada CV. Bintang Baru Medan
45
III.3.1.3. Sequence Diagram 1.
Sequence diagram Admin pada saat Login Berikut ini gambar III.5. tentang Sequence diagram Admin pada form login
Gambar III.5. Sequence Diagram Login Admin
2.
Sequence diagram Admin pada permintaan barang Berikut ini gambar III.6. Sequence diagram form permintaan barang
Gambar III.6. Sequence Diagram Admin untuk permintaan barang
46
3.
Sequence diagram Keuangan untuk olah data Pemasok Berikut ini gambar III.7. tentang Sequence diagram olah data Pemasok
Gambar III.7. Sequence Diagram Keuangan olah data Pemasok 4.
Sequence diagram Keuangan untuk olah daftar Inventaris Berikut ini gambar III.8. tentang Sequence diagram olah daftar Inventaris
Gambar III.8. Sequence Diagram Keuangan olah daftar Inventaris
47
5.
Sequence diagram Keuangan untuk olah invoice Permintaan Barang Berikut ini gambar III.9. Sequence diagram olah invoice Permintaan Barang
Gambar III.9. Sequence Diagram Keuangan olah Invoice Permintaan Barang
III.3.2. Desain Sistem Secara Detail Dalam hal ini penulis akan membahas perancangan sistem yang akan dibangun secara terperinci yaitu melalui desain output, desain input dan desain database. III.3.2.1 Desain Ouput Desain sistem ini berisikan tampilan hasil yang akan diperoleh dari Sistem Informasi Akuntansi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan yaitu berupa visualisasi program, laporan Inventaris barang, laporan penambahan Inventaris, laporan penyusutan barang dan laporan daftar Pemasok.
48
1. Tampilan Laporan Inventaris barang Rancangan output laporan Inventaris barang ini menunjukkan tampilan data-data Inventaris barang pada Sistem Informasi Akuntansi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan pada gambar III.10. Logo perusahaan No
CV. Bintang Baru Medan
LAPORAN Daftar Inventaris
Nama barang
jenis
jumlah
999 999999999 xxxx 999 999 999999999 xxxx 999
Tgl beli
umurekonomis
lokasi
keterangan
dd/mm/yy dd/mm/yy
99 99
xxxxxx xxxxxx
xxxxxxxx xxxxxxxx
Medan, xxxx,9999 Dibuat oleh Keuangan
Diketahui oleh Direktur (
)
(
)
Gambar III.10. Tampilan laporan Daftar Inventaris
2. Tampilan Laporan Data Pemasok Tampilan rancangan ini menunjukkan data-data Pemasok pada CV. Bintang Baru Medan, dapat dilihat pada gambar III.11. sebagai berikut : Logo perusahaan
CV. Bintang Baru Medan
LAPORAN DAFTAR PEMASOK
No
Kode Pemasok
999 9999999 999 9999999
Diketahui oleh direktur (
)
Nama
Alamat
Telepon
Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Xxxxxxxx Xxxxxxxx
9999999999 9999999999 Medan, xxxx,9999 Dibuat oleh Keuangan (
Gambar III.11. Tampilan Laporan Daftar Pemasok
)
49
3. Tampilan Laporan Permintaan Inventaris Barang Rancangan output laporan permintaan inventaris ini menunjukkan tampilan data permintaan inventaris barang yang akan diproses lebih lanjut pada CV. Bintang Baru Medan yang dapat dilihat pada gambar III.12.
Logo perusahaan
CV. Bintang Baru Medan
BERITA ACARA PERMINTAAN INVENTARIS
No Permintaan: 9999
Kode Barang
Bagian : Xxx Tanggal :dd/mm/yyyy Nama Barang
Jumlah
Keterangan
Xxx
Xxxxx
999999
xxxxx
xxx
xxxxx
999999
xxxxx Medan, xxxx,9999
Diketahui oleh Direktur (
)
Dibuat oleh Admin (
)
Gambar III.12. Tampilan Laporan Permintaan Inventaris Barang III.3.2.2. Desain Input Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan meliputi desain input dari bentuk dokumen-dokumen input yang akan digunakan dan hanya dapat dilakukan oleh bagian keuangan. Dokumen input sangat penting pada sistem informasi, data yang salah tercatat di dokumen akan mengakibatkan output yang dihasilkan sistem otomatis akan salah. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pada CV. Bintang Baru Medan disini dilakukan dengan menelusuri output yang dihasilkan sistem informasi
50
sehingga ditemukan item apa saja yang harus ada dalam rancangan form input dalam rancangan pengolahan data 1. Desain Input Form Login Perancangan input form Login berfungsi untuk verifikasi pengguna yang berhak menggunakan sistem. Adapun rancangan form login dapat dilihat pada Gambar III.13. sebagai berikut : X
Login User name Password OK
Cancel
Gambar III.13. Rancangan Input Form Login 2. Desain Input Menu Utama Rancangan Input pada menu utama ini berisi form untuk input daftar inventaris, form input data Pemasok, form input data penambahan Inventaris. Adapun rancangan menu utama dapat dilihat pada gambar III.14. Sebagai berikut : Sistem Informasi Akuntansi Inventaris File
Pemasok Inventaris
Transaksi Permintaan Barang Invoice permintaan Barang Kartu Invenaris Perhitungan Depresiasi
x Laporan Data Pemasok Data Inventaris Penyusutan Jurnal Umum
Exit
Logo Perusahaan
Gambar III.14. Rancangan input Form Menu Utama
51
3. Desain Input Data Inventaris Barang Perancangan input form daftar Inventaris merupakan form untuk penyimpanan daftar inventaris. dapat dilihat pada gambar III.15. Sebagai berikut Daftar Inventaris Barang
x
Tambah
Simpan
Batal
Tutup
Kode Inventaris Nama Inventaris Satuan Harga Satuan
Kode Inventaris 9999999 9999999 Edit
Nama Inventaris Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Satuan Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Harga Satuan Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Update
Hapus
Gambar III.15. Desain Input Data Inventaris Barang 4. Desain Input Daftar Pemasok Perancangan input form Pemasok merupakan form untuk penyimpanan daftar Pemasok. Adapun bentuk form input daftar Pemasok dapat dilihat pada gambar III.16. Sebagai berikut : Daftar Pemasok
x
Tambah
Simpan
Batal
Tutup
Nama Pemasok Alamat Telepon
Nama Pemasok xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx Edit
Alamat xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx
Telepon 999999999 999999999
Update
Gambar III.16. Desain Input Daftar Pemasok
Hapus
52
5. Desain Input Permintaan Barang Perancangan input form permintaan barang merupakan form untuk pengajuan kebutuhan Barang. Adapun bentuk form input permintaan barang dapat dilihat pada gambar III.17. Sebagai berikut : Permintaan Barang
x
Input Data
Tutup Tanggal :
No Permintaan : Bagian Pengaju Kode Barang
Nama Barang
Satuan
Kuantitas
Keterangan Proses Order
Gambar III.17. Desain Input Data Permintaan Barang 6. Desain Input Kartu Inventaris
stok
Perancangan form input kartu Inventaris untuk penyimpanan data inventaris yang baru dibeli, untuk pendataan barang. Adapun bentuk form kartu inventaris dapat dilihat pada gambar III.18. Sebagai berikut : Kartu Inventaris
x
Input Data
Tutup
Pilih Kode Pembelian
Tanggal Perolehan
Nama Inventaris
Nama Pemasok
Jenis Barang
Total Harga
Satuan Harga Satuan Rp :
Keterangan
Masa Manfaat Pemakaian
Jenis Barang
Bulan
Lokasi Barang
Simpan
Simpan
Daftar Kartu Inventaris
NO KA
Xxxxxx \\\\\ Xxxxxx Xxxxxx
Kode barang Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx
Nama barang Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Jenis Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx
Jumlah 999 999 999
Harga satuan 999999 999999 999999
Total harga 9999999 9999999 9999999
Gambar III.18. Desain Input Kartu Inventaris
Masa manfaat 999 999 999
53
III.3.2.3. Kamus Data Kamus data merupakan suatu daftar organisasi tentang komposisi elemen data, aliran data dan data store yang digunakan. Pengisian data dictionary dilakukan setiap saat selama proses pemgembangan berlangsung, ketika diketahui adanya data atau saat diperlukan penambahan data item ke dalam sistem. Berikut adalah kamus data dari Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan : 1. login = ({iduser} + nama + password + jabatan) 2. aktiva =({kodeaktiva}+ namaaktiva + satuan + harga_satuan) 3. permintaan =({ nourut }+ noppb + tgl_pengajuan + bagian_pengaju + status + kode_aktiva + qty + keterangan) 4. invoice = ({nourut} + noinvoice + tanggal + keterangan + idpermintaan + totalinvoice + status + supplier) 5. kartu_inventaris
=
({no_ka}
+
kode_barang
+
jenis_barang
+
nama_barang + satuan + tgl_perolehan + jumlah + harga_satuan + total_harga + masa_manfaat + lokasi_barang + keterangan + pemasok + kodeakun) 6. inventaris_penyusutan = ({no_transaksi} + tanggal + kodepembelian + kodeinventaris + hargaperolehan + masamanfaat + bebanperbulan + akumulasipenyusutan + sisamasamanfaat + nilaibuku + kodeakun) 7. Pemasok = ({kodePemasok} + nama + alamat + nophone)
54
III.3.2.4 Desain Database Pada Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan, penyimpanan data semua objek diletakkan pada database yang dibuat dengan Sql Server. Berikut adalah tabel struktur pada setiap tabel Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inventaris barang
Pada CV.
Bintang Baru Medan. 1. Tabel Login Nama Tabel
: Login
Digunakan
: Untuk menyimpan data Pengguna
Primary key : iduser Tabel III.1. Tabel Login No 1 2 3 4
Field Name iduser nama password Jabatan
Type Int Varchar Varchar Varchar
Width 11 50 50 50
Keterangan ID pengguna Nama pengguna Password pengguna Jabatan pengguna
2. Tabel Permintaan Nama tabel
: permintaan
Digunakan
: Untuk menyimpan data permintaan
Primary key
: nourut Tabel III.2. Tabel permintaan
No 1 2 3 4 5
Field Name Nourut Noppb tgl_pengajuan Bagian_pengaju Status
Type Int Nchar Datetime Nchar Nchar
Width 11 10 10 10
Keterangan Nomor urut Nomor Permintaan Inventaris Tanggal Pengajuan Bagian Pengajuan Status Pengajuan
55
6 7
Kode_aktiva Keterangan
Nchar Varchar
10 50
Kode Barang Keterangan Permintaan
3. Tabel Pemasok Nama tabel
: pemasok
Digunakan
: Untuk menyimpan data master Pemasok
Primary key
: idpemasok Tabel III.3. Tabel pemasok
No 1 2 3 4
Field Name Idpemasok Namapemasok Alamatpemasok Telpon
Type Int Varchar Varchar Varchar
Width 11 50 50 50
Keterangan ID Pemasok Nama Pemasok Alamat Pemasok Nomor Telepon
4. Tabel Kartu Inventaris Nama tabel
: kartu_inventaris
Digunakan
: Untuk menyimpan data kartu inventaris
Primary key
: no_ka Tabel III.4. Tabel Kartu Inventaris
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Field Name no_ka Kode_barang Jenis_barang Nama_barang Satuan Tgl_perolehan Jumlah Harga_satuan Total_harga Masa_manfaat Lokasi_barang
Type Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Datetime Int Money Money Int Varchar
Width 10 10 20 30 10 11
30
Keterangan Nomor Kartu Inventaris Kode Barang Jenis Barang Nama barang Satuan Barang Tanggal Perolehan Jumlah Barang Harga Satuan Total Harga Masa Manfaat Lokasi Barang
56
12 13 14
Keterangan Pemasok Kodeakun
Varchar Varchar Nchar
50 50 20
Keterangan Pemasok Kode Akun
III.3.2.5 ERD (Entity Relationship Diagram) Setelah merancang database maka dibuatkan relasi antar tabel sebagai gambar atau diagram yang menunjukkan infomasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sebuah Perancangan Sistem Informasi Inventaris barang Pada CV. Bintang Baru Medan. Adapun relasi antar tabel dapat ditunjukkan pada gambar III.19. sebagai berikut :
Gambar III.19. Entity Relationship Diagram (ERD) Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Pada CV. Bintang Baru Medan
57
III. 3.3.Normalisasi 1. Bentuk Tidak Normal ( Unnormal) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terdupilakasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput. Berikut tabel III.5. Bentuk tidak nor,am inventaris barang:
Tabel III.5. Bentuk Tidak Normal Inventaris Barang No
NmBrg
Jns
Jlh
1
Komputer Peralatan 2
Tglbeli
UmrEko Lokasi
31agt’13 12bln
Ket
Gudang Baik
2. Bentuk Normal Pertama (1-NF) Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang berulang agar menjadi satu harga tunggal yang beriteraksi diantara setiap baris pada suatu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data yang atomic (bersifat atomic value). Tabel III.6. Bentuk Normal Pertama Data pemasok No
KdPemasok
Nama
Alamat
Telepon
1
0023
Karya Baru
Katamso
77801650
Tabel III.7. Bentuk Normal Pertama Inventaris Barang KdBrg
NmBrg
Jlh
Keterangan
0035
Komputer
2
baik
58
3. Bentuk Normal Kedua (2-NF) Bentuk normal kedua didasari atas konsep full functional dependency
(ketergantungan
fungsional
sepenuhnya)yang
dapat
didefinisikan sebagai berikut.Jika A atribut –atribut dari suatu relasi, B dikatakan full functional depedency (memiliki ketergantungan fungsional terhadap A, tetapi tidak secara tetap memiliki ketergantungan fungsional dari subset (himpunan bagian) dari A. Tabel III.8 Bentuk Normal Kedua Inventaris Barang No
NmBrg
Harga
Jlh
Lokasi
Ket
1
Komputer
4000000
2
Gudang
baik
4. Bentuk Normal ketiga (3-NF) Walaupun relasi 2-NF memiliki redudansi yang lebih sedikit daripada relasi 1- NF, namun relasi tersebut masih mungkin mengalami kendala bila terjadi anomaly peremajaan (update) terhadap relasi tersebut. Tabel III.9 Bentuk Normal Kedua Inventaris Barang IdBrg
NmBrg
Jlh
Keterangan
0035
Komputer
2
baik
59
III.3.4. Activity Diagram 1. Activity Diagram Login User Berikut gambar III.20 tentang activity diagram Perancangan Sistem Informasi Inventaris barang pada CV. Bintang Baru Medan untuk login User.
Gambar III.20. Activity Diagram Login User pada Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Barang Pada CV. Bintang Baru Medan
60
2. Activity Diagram Input Data Berikut gambar III.21 tentang activity diagram Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Inventaris barang pada CV. Bintang Baru Medan untuk input data.
Gambar III.21. Activity Diagram Input Data pada Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Barang Pada CV.Bintang Baru Medan
61
3. Activity Diagram Edit Data Berikut gambar III.22 tentang activity diagram Perancangan Sistem Informasi Inventaris barang pada CV. Bintang Baru Medan untuk Edit data.
Gambar III.22. Activity Diagram Edit Data pada Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Barang Pada CV. Bintang Baru Medan
62
4. Activity Diagram Hapus Data Berikut gambar III.23 tentang activity diagram Perancangan Sistem Informasi Inventaris barang pada CV. Bintang Baru Medan untuk Hapus data.
Gambar III.23. Activity Diagram Hapus Data pada Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Barang PadaCV. Bintang Baru Medan
63
5. Activity Diagram Logout User Berikut gambar III.24 tentang activity diagram Perancangan Sistem Informasi Inventaris barang pada CV. Bintang Baru Medan untuk logout User.
Start Pilihan Untuk Keluar Dari Sistem
Keluar Dari Sistem
End
Gambar III.24. Activity Diagram Logout User pada Sistem Informasi Akuntansi Inventaris Barang Pada CV. Bintang Baru Medan.