BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM III.1. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Sistem yang berjalan dalam sistem informasi pembagian bonus pegawai pada CV. Bivak belum diterapkan sepenuhnya atau masih menggunakan sistem manual dan sangat sederhana dalam pengolahan data yaitu berupa melihat dan menyimpan catatan atau berkas. Sistem informasi pembagian bonus yang sedang berjalan pada bagian administrasi, dimana bagian ini administrasi harus mencatat kedalam buku besar dan lembar pengumuman. Kemudian dimasukkan kedalam komputer dalam format Ms. Excel. Untuk memperjelas hasil analisa dari sistem berjalan, dibawah ini dijelaskan formulir input dan output sistem yang sedang berjalan.
III.1.2. Analisa Input Bentuk yang digunakan CV. Bivak, sebagai dasar sistem informasi yaitu :. Formulir pemasukan proses pengerjaan berisi data-data tentang proses yang terjadi pada saat pengiriman paket. Formulir pemasukan proses pembagian bonus dapat dilihat pada gambar III.1. di bawah ini.
36
37
Gambar III.1 Analisa Input Proses bonus Pada CV.Bivak
III.1.3. Aliran proses Pada aliran sistem informasi yang baru ini terdapat pembaharuan sistem yaitu dengan pengaplikasian bahasa pemrograman dalam proses pengolahan data dan juga penerapan sistem komputerisasi dalam proses pembuatan laporan data pegawai. Untuk lebih jelasnya bentuk aliran sistem informasi yang sedang baru dapat dilihat pada gambar III.2. Sebagai Berikut:
38
PEGAWAI
Data Pegawai
BAGIAN PEGAWAI
KEUANGAN
KEPALA CABANG
Laporan Data Pegawai
Data Pegawai
Laporan Data Pegawai
Cek data
Pembuatan Slip
Pegawai &
Bonus
A
Pembuatan
Laporan
Laporan
Pegawai
Bonus
Slip Bonus
Data Pegawai
Pengesahan
A
Laporan Data Pegawai
Laporan Bonus Yg Sah
A Laporan Bonus yg Sah Slip Bonus Yg
A
Ditandatangani Tanda Tangan Pembuatan Slip Bonus Laporan Bonus Pegawai
Laporan Bonus Yg
Laporan Bonus
Ditandatangani Laporan Bonus Yg
A
Sah
A Gambar III.2. FOD Sistem Informasi Pembagian Bonus Pada CV.Bivak
39
III.1.4 Analisa Output Bentuk output yang digunakan CV. Bivak, sebagai dasar sistem informasi yaitu : Laporan rekap berisi data tentang rekapitulasi pembagian bonus kepada pegawai. Bentuk Laporan rekap dapat dilihat pada gambar III.3 di bawah ini.
Gambar III.3.Output Proses Pembagian Bonus III.2. Aliran Sistem Yang Sedang Berjalan Berdasarkan hasil analisa penulis terhadap sistem yang sedang berjalan dalam proses pembagian bonus pegawai pada CV. Bivak masih banyak kekurangan sehingga masih perlu adanya perbaikan-perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan pelayanan informasi yang cepat dan akurat. Adapun kekurangan dari system berjalan adalah sebagai berikut : a. Adanya kesalahan dalam penghitungan penjualan. Karena proses pembagian bonus pegawai masih secara manual maka sering terjadi kesalahan dalam pembagian. Hal ini dapat memperlambat proses
40
informasi dan merugikan perusahaan. b. Penggunaan buku yang memboroskan biaya. Karena semua data dicatat di dalam buku, maka dibutuhkan banyak buku. Hal ini dapat menyebabkan pemborosan biaya bagi perusahaan karena harus membeli buku dan peralatan lainnya. c. Pengecekan dan pencarian data mengalami kesulitan. Semua pencatatan transaksi masih dicatat di dalam buku dan belum berbasis komputer. Hal ini mengakibatkan kesulitan dalam pencarian data dan pengecekan data karena terlalu banyak data yang disimpan. d. Keterlambatan dalam memutakhirkan data. Karena proses masih dilakukan secara manual, sehingga proses untuk mengupdate data mengalami kesulitan. Sebagai contoh, pada proses pencatatan jurnal umum dan buku besar sering mengalami kesalahan. e. Data dan surat mengalami kerusakan atau hilang Semua data dicatat di dalam buku dan surat disimpan di dalam map. Jika hal ini terus dilakukan, maka semua data dan surat semakin lama akan mengalami kerusakan atau bahkan hilang. III.3. Desain Sistem Perancangan sistem yang baru dimulai dengan perancangan database, yang dimulai dengan pembuatan UML dan ERD ( Entity Relationship Diagram), yang akan dilanjut dengan perancangan aplikasinya.
41
III.3.1.1. Use Case Diagram Prosedur
sistem
akan
digambarkan
dengan
menggunakan
UML.
Penggambaran UML menggunakan diagram use-case yang selanjutnya setiap proses bisnis yang terjadi akan diperjelas dengan diagram activity lalu diilustrasikan secara detail menggunakan diagram sequence. Aktor atau pelaku yang terlibat dalam sistem informasi pembagian bonus pada CV.Bivak berbasis client server adalah sebagai berikut : Login ke Sistem
Kelola Pekerjaan
Kelola Pegawai
Kelola Pelanggan
Administrasi
Kelola Paket
Kelola Manajemen Password
Proses Bonus
laporan
Gambar III.4. Use Case Diagram
Pimpinan
42
III.3.I.2. Sequence diagram Sequence diagram adalah diagram yang merepresentasikan interaksi antarobjek. Bentuk Sequence
diagram dari sistem yang dibangun adalah sebagai
berikut : a. Sequence diagram login ke sistem
Aplikasi
ADMIN
Masukkan nama Sever Messagebox (Nama Server Salah)
Database
Validasi Nama Server Gagal
Return Gagal [ Berhasil ]
Gambar III.5. Sequence diagram login ke sistem
43
b. Sequence diagram Pekerjaan Aplikasi
Database
ADMIN Memasukkan Data Pekerjaan Data Pekerjaan dimasukkan Koreksi dan Ubah data Pekerjaan Data Pekerjaan diUpdate Hapus Data Pekerjaan
Data Pekerjaan di Hapus Menampilkan Data Pekerjaan
Data Pekerjaan ditampilkan pada grid
Gambar III.6. Sequence diagram Pekerjaan
c. Sequence diagram Pegawai Aplikasi
Database
ADMIN Memasukkan Data Pegawai Data Pegawai dimasukkan Koreksi dan Ubah data Pegawai Data Pegawai diUpdate Hapus Data Pegawai
Data Pegawai ditampilkan pada grid
Data Pegawai di Hapus Menampilkan Data Pegawai
Gambar III.7. Sequence diagram pegawai
44
d. Sequence diagram Pelanggan
Aplikasi
Database
ADMIN Memasukkan Data pelanggan Data pelanggan dimasukkan Koreksi dan Ubah data pelanggan Data pelanggan diUpdate Hapus Data pelanggan
Data pelanggan di Hapus Menampilkan Data pelanggan
Data pelanggan ditampilkan pada grid
Gambar III.8. Sequence diagram Pelanggan
e. Sequence diagram Paket Aplikasi
Database
ADMIN Memasukkan Data paket Data paket dimasukkan Koreksi dan Ubah data paket Data paket diUpdate Hapus Data paket
Data paket ditampilkan pada grid
Data paket di Hapus Menampilkan Data paket
Gambar III.9. Sequence diagram paket
45
f. Sequence diagram manajemen password Aplikasi
Database
ADMIN Memasukkan Data admin Data admin dimasukkan Koreksi dan Ubah data admin Data admin diUpdate Hapus Data admin
Data admin di Hapus Menampilkan Data admin
Data admin ditampilkan pada grid
Gambar III.10. Sequence diagram manajemen password
g. Sequence diagram proses perhitungan bonus
Aplikasi
Database
ADMIN Memasukkan Data kode paket Data kode paket dimasukkan Koreksi dan Ubah data Pengeluaran Data bonus diproses
Data bonus ditampilkan pada grid
Gambar III.11. Sequence diagram proses pembagian bonus
46
h. Sequence diagram laporan Aplikasi
ADMIN
Masukkan Periode Laporan
Return Cetak Laporan
Database
Tampilkan laporan /Periode
Menampilkan laporan
Gambar III.12. Sequence diagram laporan
III.3.1.3. Class diagram Diagram yang digunakan untuk menampilkan beberapa kelas serta paket-paket yang ada dalam sistem / perangkat lunak yang sedang kita kembangkan. Diagram kelas (Class Diagram) memberi kita gambaran (diagram statis ) tentang sistem / perangkat lunak dan relasi-relasi yang ada di dalamnya. Bentuk Class Diagram dari system yang dibangun dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
47
LOGIN
+ UserName + Password PIMPINAN
+ Simpan() + Batal()
LAPORAN
Aplikasi
+Cetak() +Batal()
ADMINISTRATOR
TPegawai + KodePegawai=varchar(5) + KodePekerjaan=Varchar(5) + NamaPegawai=Varchar(30) + NamaPekerjaan=varchar(50) + JenisKelamin= varchar(9) + Tarif= numeric(18, 0) + Alamat= varchar(50) + Telepon=varchar(12) +Baru() +Baru() +Simpan() +Simpan() +Batal() +Batal() +Edit() +Edit() +Hapus() +Hapus() +Keluar() +Keluar()
TPelanggan
TPekerjaan
+ KodePelanggan=Varchar(6) + NamaPelanggan=Varchar(30) + Alamat= varchar(50) + Telepon=varchar(12) +Baru() +Simpan() +Batal() +Edit() +Hapus() +Keluar()
TPaket + KodePaket=Varchar(5) + NamaPaket=varchar(50) + Biaya= numeric(18, 0) + TanggalPengiriman= datetime +Baru() +Simpan() +Batal() +Edit() +Hapus() +Keluar()
TDetailPekerjaan + Id=Int(5) + KodePaket=varchar(5) + KodePegawai= varchar(5) + KodePekerjaan= varchar(5) + KodePelanggan=varchar(5) +Baru() +Simpan() +Batal() +Edit() +Hapus() +Keluar()
Gambar III.13. Class Diagram III.3.2.
Desain Sistem Secara Detail
III.3.2.1. Desain Output a. Laporan Paket Pengiriman Laporan paket pengiriman merupakan media untuk menampilkan data paket pengiriman yang telah dimasukkan dari form pemasukan data paket pengiriman. Bentuk rancangan pengiriman paket pekerjaan dapat dilihat pada gambar III.14 di bawah ini
48
CV. BIVAK LAPORAN PAKET PENGIRIMAN KODE NAMA PAKET TGL KIRIM PAKET xxxxx Xxxxx xxxxx xxxxx
xxxxx
xxxxx
NAMA PELANGGAN Xxxxx Xxxxx
Medan, dd/mm/yyyy (______________) Gambar 4.14. Rancangan Laporan Paket Pengiriman b. Laporan Pegawai Laporan pegawai merupakan media untuk menampilkan data pegawai yang telah dimasukkan dari form pemasukan data pegawai. Bentuk rancangan laporan pegawai dapat dilihat pada gambar III.15. di bawah ini CV. BIVAK LAPORAN PEGAWAI
xxxxx
NAMA PEGAWAI xxxxx
JENIS KELAMIN Xxxxx
xxxxx
xxxxx
Xxxxx
KODE
ALAMAT
TELEPON
xxxxx
Xxxxx
xxxxx
Xxxxx
Medan, dd/mm/yyyy (______________) Gambar III.15. Rancangan Laporan Pegawai c. Laporan Bonus Laporan bonus merupakan media untuk menampilkan data rekapitulasi pemberian bonus yang telah dimasukkan dari form pemasukan data pekerjaan paket. Bentuk rancangan laporan rekapitulasi pemberian bonus dapat dilihat
49
pada gambar III.16. di bawah ini CV. BIVAK HASIL PROSES PERHITUNGAN PEMBAGIAN BONUS Kode Paket : xxxx Nama Paket : xxxxxxxxxxxxxxxxxx Biaya : 9999999 Bonus
: 9999999
KODE
NAMA PEGAWAI
BONUS
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
Medan, dd/mm/yyyy (______________) Gambar III.16. Rancangan Laporan Rekapitulasi Pembbagian Bonus 1. Laporan Jurnal Umum Laporan jurnal umum merupakan daftar transaksi yang dijurnal. Bentuk rancangan laporan jurnal umum dapat dilihat pada gambar III.17.di bawah ini CV. BIVAK JURNAL UMUM PERIODE : DD/MM/YYYY S/D DD/MM/YYYY NO
TANGGAL URAIAN
REFF
DEBET
KREDIT
xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
xxxxx
xxxxx
Xxxxx
xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
xxxxx
xxxxx
Xxxxx
MEDAN, D/MM.YYYY PIMPINAN Gambar III.17. Rancangan Laporan Jurnal Umum
50
III.3.2.2 Desain Input a. Form Pekerjaan Form pekerjaan merupakan media untuk memasukkan data item pekerjaan untuk setiap paket. Bentuk rancangan form pekerjaan dapat dilihat pada gambar III.18. di bawah ini Kode Pekerjaan : Nama Pekerjaan : Tarif : Baru
Simpan
Batal
Kode Komponen
Edit
Hapu
Keluar
Nama Komponen
Gambar III.18. Rancangan Form Data Pekerjaan b. Form Pegawai Form pegawai merupakan media untuk memasukkan data pegawai. Bentuk rancangan form pegawai dapat dilihat pada gambar III.19. di bawah ini Kode Pegawai : Nama Pegawai : Jenis Kelamin Alamat Telepon Baru
Simpan
Kode Pegawai
Nama Pegawai
▼
Batal
Edit
Jenis Kelamin
Hapu Alamat
Gambar III.19. Rancangan Form Data Pegawai c. Form Pelanggan
Keluar Telepon
51
Form pelanggan merupakan media untuk memasukkan data pelanggan. Bentuk rancangan form pelanggan dapat dilihat pada gambar III.20. di bawah ini Kode Pelanggan : Nama Pelanggan : Alamat Telepon Baru
Simpan Kode Pelanggan
Batal Nama Pelanggan
Edit
Hapu
Alamat
Keluar
Telepon
Gambar III.20. Rancangan Form Data Pelanggan d. Perancangan Form Paket Pekerjaan Form data paket pekerjaan merupakan media untuk memasukkan data paket pekerjaan. Bentuk rancangan Form Data paket pekerjaan dapat dilihat pada gambar III.23. di bawah ini Kode Paket : Nama Paket : Biaya : Tanggal Kirim:
LIST ITEM PEKERJAAN YANG SUDAH DIKERJAAN
LIST PEGAWAI TAMBAH BATAL DAFTAR PAKET YANG SUDAH DIKERJAKAN
LIST ITEM PEKERJAAN
BARU
SIMPAN
BATAL
EDIT
HAPUS
Gambar III.21. Rancangan Form Data Paket Pekerjaan e. Form Admin
KELUAR
52
Form admin merupakan media untuk memasukkan data admin. Bentuk rancangan Form admin dapat dilihat pada gambar III.22. di bawah ini User Name Password Nama Lengkap Status Baru Simpan User Name
: : : : Batal
▼ Edit
Password
Hapus
Nama Lengkap
Keluar
Status
Gambar III.22. Rancangan Form Data Admin f. Form Proses Pembagiann Bonus Form perhitungan bonus merupakan media untuk proses pemberian bonus. Bentuk rancangan Form perhitungan bonus dapat dilihat pada gambar III.23. di bawah ini PROSES PEMBAGIAN BONUS Kode Paket : xxxxxxx Nama Paket : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Kode Nama Item Item Item Item Pegawai Pegawai Pek-1 Pek-1 Pek-1 Pek-1 xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx
Item Pek-1
Bonus
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
Proses
Keluar
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx
Gambar III.23. Rancangan Form Pembagian Bonus
53
III.3.2.3 Desain Database Database merupakan himpunan kelompok data/arsip yang saling berhubungan
yang
diorganisasikan
sedemikian
rupa
agar
kelak
dapat
dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. a. Entity Relation Diagram Bentuk rancangan Entity Relatioan Diagram (ERD) dari system yang akan dibangun/dirancang dapat dilihat pada gambar III.26. di bawah ini. NamaPekerjaan
NamaLengkap Password
Tarif
KodePekerjaan
Status UserName [1:m]
Pekerjaan [1:m]
ADMIN
JenisKelamin Biaya
Memiliki
Dikerjakan
NamaPegawai Alamat
[m:m]
Tanggal Kirm
NamaPaket
KodePegawai Telepom [1:m]
KodePaket
[1:m]
PEGAWAI
PAKET [1:m]
Memiliki
[1:m]
NamaPegawai
KodePekerjaan
Alamat KodePegawai Telepom
KodePegawai KodePelanggan KodePaket
PELANGGAN
DETAIL PEKERJAAN
Gambar III.24. Entity Relation Diagram (ERD)
54
b. Kamus Data Kamus data merupakan suatu daftar terorganisasi tentang komposisi elemen data. Untuk kamus data sistem informasi pembagian bonus pada CV.Bivak berbasis client server adalah sebagai berikut : Tabel Pekerjaan
= (KodePekerjaan + NamaPekerjaan + Tarif)
Tabel Pegawai
= (KodePegawai + NamaPegawai + JenisKelamin + Alamat + Telepon)
Tabel Pelanggan
= (KodePelanggan + NamaPelanggan + Alamat + Telepon)
Tabel Paket = (KodePaket + NamaPaket + Biaya + TanggalKirim) Tabel DetailPaket
=
(KodePaket
+
KodePegawai
+
KodePekerjaan,
KodePelanggan ) Tabel Admin
= (UserName + Password +NamaLengkap + Status)
c. Rancangan Tabel Adapun database yang penulis buat dalam perancangan ini adalah sebagai berikut: 1. Tabel Pekerjaan Tabel Pekerjaan merupakan media untuk menampung data-data Pekerjaan yang diinput dari media input data Pekerjaan. Tabel III.1 Pekerjaan Size Indexed
Field Name
Type
Description
KodePekerjaan
Varchar
5
Yes
Kode Pekerjaan
NamaPekerjaan
Varchar
30
-
Nama Pekerjaan
Tarif
Numeric
8
-
Tarif
Primary Key
: KodePekerjaan
55
2. Tabel Pegawai Tabel pegawai merupakan media untuk menampung data-data pegawai yang diinput dari media input data pegawai.
Field Name
Type
Tabel III.2. Pegawai Size Indexed Description
KodePegawai
Varchar
5
Yes
Kode Pegawai
NamaPegawai
Varchar
30
-
Nama Pegawai
JenisKelamin
Varchar
9
-
Jenis Kelamin
Alamat
Varchar
50
-
Alamat
Telepon
Varchar
12
-
Telepon
Primary Key : KodePegawai 3. Tabel Pelanggan Tabel pelanggan merupakan media untuk menampung data-data pelanggan yang diinput dari media input data pelanggan.
Field Name
Type
Tabel III.3. Pelanggan Size Indexed Description
KodePelanggan
Varchar
5
Yes
Kode Pelanggan
NamaPelanggan Varchar
30
-
Nama Pelanggan
Alamat
Varchar
50
-
Alamat
Telepon
Varchar
12
-
Telepon
Primary Key : KodePelanggan
56
4. Tabel Paket Tabel paket pekerjaan merupakan media untuk menampung data-data paket pekerjaan yang diinput dari media input data paket pekerjaan. Tabel III.4. Paket Pekerjaan Size Indexed Description
Field Name
Type
KodePaket
Varchar
5
Yes
Kode Paket
NamaPaket
Varchar
100
-
Nama Paket
Biaya
Numeric
8
-
Biaya Kirim
TanggalKirim
Datetime -
-
Tanggal Kirim
Primary Key : KodePaket 5. Tabel Detail Paket Tabel detail paket merupakan media untuk menampung data-data detail paket yang diinput dari media input data paket. Tabel III.5. Paket Pekerjaan Size Indexed Description
Field Name
Type
Id
Int
5
Yes
Id
KodePaket
Varchar
5
-
Kode Paket
KodePegawai
Varchar
5
-
Kode Pegawai
KodePekerjaan
Varchar
5
-
Kode Pekerjaan
KodePelanggan Varchar
5
-
Kode Pelanggan
Primary Key : Id
57
6. Tabel Admin Tabel Admin merupakan media untuk menampung data-data detail admin yang diinput dari media input data detail admin.
Field Name
Type
Tabel III.6. Admin Size Indexed Description
UserName
Varchar
20
Yes
User Name
Password
Varchar
20
-
Password
NamaLengkap
Varchar
30
-
Nama Lengkap
Status
Varchar
30
-
Status
Primary Key : UserName III.3.2.4 Logika Program Activity Diagram (Diagaram Alir data sekumpulan simbol – simbol atau skema yang menunjukkan atau menggambarkan rangkaian kegiatan proses atau langkah – langkah proses program dari awal sampai akhir. 1. Activity Diagram Data Login Adapun Activity Diagram form data login dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
58
Masukkan User Name dan Password
Apakah Valid ?
Ya
Tidak
Login Berhasil Selesai
Gambar III.25. Diagram Activity Login 2. Activity Diagram Data Pekerjaan Adapun Activity Diagram form data pekerjaan dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Mulai Tampil Form Pekerjaan
Ya
Baru
Input Data Pekerjaan
Tidak
Edit ?
No
Yes
Ubah Data
Hapus ? yes
Yes
Simpan
Simpan ?
No
Hapus Data Batal
No
Gambar III.26. Diagram Activity Pekerjaan
59
3. Activity Diagram Data Pegawai Adapun Activity Diagram form data pegawai dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Mulai Tampil Form Pegawai
Ya
Baru
Tidak
Input Data Pegawai
Edit ?
No
Yes
Ubah Data
Hapus ? yes
Yes
Simpan ?
Simpan
No
Hapus Data Batal
No
Gambar III.27. Diagram Activity Pegawai 4. Activity Diagram Data Pelanggan Adapun Activity Diagram form data pelanggan dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
60
Mulai Tampil Form Pelanggan
Ya
Baru
Tidak
Input Data Pelanggan
Edit ?
No
Yes
Ubah Data
Hapus ? yes
Yes
Simpan ?
No
Hapus Data
Simpan
Batal
No
Gambar III.28. Diagram Activity Pelanggan 5. Activity Diagram Data Paket Adapun Activity Diagram form data paket dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Mulai Tampil Form Paket
Ya
Baru
Input Data Paket
Tidak
Edit ?
No
Yes
Ubah Data
Hapus ? yes
Yes
Simpan
Simpan ?
No
Hapus Data Batal
No
Gambar III.29. Diagram Activity Paket
61
6. Activity Diagram Data Manajemen Password Adapun Activity Diagram form data Manajemen Password dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Mulai Tampil Form Manajemen Password
Ya
Baru
Input Data Manajemen Password
Tidak
Edit ?
No
Yes
Ubah Data
Hapus ? yes
Yes
Simpan
Simpan ?
No
Hapus Data Batal
No
Gambar III.30. Diagram Activity Manajemen Password
62
7. Activity Diagram Laporan Adapun Activity Diagram Laporan dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Mulai Tampil Form Laporan
Paket
Ya
Laporan Paket
Ya
Laporan Pegawai
Ya
Laporan Jurnal Umum
Tidak
Pegawai
Tidak
Jurnal Umum
Tidak
Bonus
Gambar III.31. Diagram Activity Laporan