BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
III.1.
Analisis Masalah Analisis masalah bertujuan untuk mengidentifikasi serta melakukan
evaluasi terhadap sistem. Adapun pengolahan pengendalian surat masuk dan surat keluar penginformasian data pengendalian masih bersifat manual, banyaknya kendala yang terdapat pada penginformasian melalui daftar surat masuk dan keluar pada perusahaan, sebagai aplikasi yang dapat pengendalian surat dengan sebuah sistem. Masalah akan dianalisa berdasarkan sesuai kategori kategori surat. Sistem Informasi perancangan sistem client server two-tiered pada kantor Syahbandar utama Belawan untuk pengendalian surat masuk dan surat keluar sesuai menyajikan informasi mengenai pengolahan data surat berharga kepada penggunanya. Informasi data pengendalian direpresentasikan dalam bentuk output. Berikut merupakan tahapan dalam pembuatan Aplikasi Sistem Informasi pengendalian surat masuk dan surat keluar pada kantor Syahbandar utama Belawan.
III.2.
Evaluasi Sistem yang Berjalan Sistem yang sedang berjalan pada kantor Syahbandar utama Belawan
dalam penanganan data surat berharga terdapat beberapa kelemahan sistem sebagai berikut :
31
32
1. Lambatnya pencatatan transaksi pengolahan surat masuk dan keluar pada kantor Syahbandar utama Belawan. 2.
Penyebaran informasi pengolahan pengendalian surat berharga yang bersifat Kategori Surat masih membutuhkan waktu yang cukup lama.
3.
Penyusunan kategori rak sering terjadi kesalahan dalam penulisan sehingga nama susunan surat.
4.
Penyajian laporan pada perusahaan tidak akurat dan tidak tepat waktu.
5.
Kurang efisiennya kinerja karyawan, jika dalam proses pengelolaan data belum diterapkannya suatu aplikasi yang mempermudah dan menghemat waktu Adapun solusi yang diberikan oleh penulis untuk memperbaiki kelemahan
– kelemahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan seperti berikut : 1.
Mempermudah dan mempercepat proses pencatatan transaksi pengolahan surat berharga pada Kantor Syahbandar utama Belawan.
2.
Merancang sistem yang dapat mempermudah penyebaran informasi pengolahan surat berharga yang bersifat Kategori Surat.
3.
Merancang sistem
yang dapat
memberikan
data
akurat
mengenai
pengendalian surat masuk dan surat keluar. 4.
Merancang sistem yang dapat memberikan data akurat dan penyajian laporan surat masuk dan kelar yang terjadi secara otomatis.
5.
Merancang sistem yang dapat mempermudah dan menghemat waktu pengolahan data surat masuk dan keluar sehingga meningkatkan kinerja karyawan.
III.3.
Desain Sistem Desain sistem menggunakan bahasa pemodelan UML yang terdiri dari
Usecase Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram dan Activity Diagram III.3.1. Usecase Diagram Secara garis besar, bisnis proses sistem yang akan dirancang digambarkan dengan usecase diagram yang terdapat pada Gambar III.1 : Perancangan Sistem Client Server Two-Tier Pada Kantor Syahbandar Utama Belawan Untuk Pengendalian Surat Masuk Dan Surat Keluar Form Pengguna
Form Pegawai
Menu Data
Form Kategori Surat
Form Rak Arsip Form Perusahan Rekanan
Login Menu SMDK
Administrator
Form Surat Masuk Form surat Keluar
keluar
Laporan
Lap. Arsip surat masuk Lap. Arsip surat keluar
Gambar III.1. Use Case Diagram Sistem
pengguna
III.3.2. Class Diagram Rancangan kelas-kelas yang akan digunakan pada sistem yang akan dirancang dapat dilihat pada gambar III.2 : pegawai - NIP - Nama - pangkat - Jabatan - Alamat - Telepon - Jenis_Kelamin
+baru() +simpan() +edit() +hapus() +batal()
pengguna
kategori
rak
- kode_kategori - nama_kategori - keterangan
surat_keluar - nomor_surat - judul - tanggal_surat - kode_kategori - pembuat - uraian_singkat - lmpiran - kode_perusahan
+baru() +simpan() +edit() +hapus() +batal()
+baru() +simpan() +edit() +batal()
- id - username - password - nama - hakdba - hakolah - haklihat - haklaporan +baru() +simpan() +edit() +hapus() +batal()
perusahan
- kode_rak - nama_rak - pengolah - keterangan
surat_masuk - nomor_surat - judul - tanggal_surat - tanggal_terimah - kode_kategori - kode_rak - pengirim - uraian_singkat - lmpiran - kode_perusahan
+baru() +simpan() +edit() +hapus() +batal()
+baru() +simpan() +edit() +batal()
- kode_perusahan - nama_perusahan - alamat - telepon - kode_pos
+baru() +simpan() +edit() +hapus() +batal()
Gambar III.2. Class Diagram Sistem
III.3.3. Activity Diagram Rangkaian kegiatan pada setiap terjadi event sistem digambarkan pada activity diagram berikut: 1. Activity Diagram Login Aktifitas pada sistem untuk melakukan login admin dapat terlihat seperti pada gambar III.3 berikut :
Click Login Administrasi tidak Isi nama dan password
Validasi database
ya Halaman admin
Gambar III.3. Activity Diagram Login
2.
Activity Diagram Data Pengguna Aktifitas pada sistem untuk melakukan pengolahan data pengguna dapat terlihat seperti pada
gambar III.4 berikut :
Form Pengguna
tidak Baru
Edit
Hapus
Isi data
Ubah Data
Pilih Data
Ketik Kata Kunci
Click Simpan
Click Edit
Message Box
Enter Data
Data Terhapus
Cari Data
ya
Gambar III.4. Activity Diagram Data Pengguna
3.
Activity Diagram Data Pegawai Aktifitas pada sistem untuk melakukan pengolahan data pegawai dapat terlihat seperti pada
gambar III.5 berikut :
Form pegawai
Baru
Edit
Hapus
Cari Data
Laporan
Isi data
Ubah Data
Pilih Data
Ketik Kata Kunci
Click Laporan Nasabah
Click Simpan
Click Edit
Message Box
Enter Data
Lihat Informasi
Data Terhapus
tidak
ya
Gambar III.5. Activity Diagram Data Pegawai
4.
Activity Diagram Data Kategori Surat Aktifitas pada sistem untuk melakukan pengolahan data kategori surat dapat terlihat seperti
pada gambar III.6 berikut :
Form Kategori surat
Baru
Edit
Hapus
Cari Data
Laporan tidak
Isi data
Ubah Data
Pilih Data
Ketik Kata Kunci
Click Laporan Investasi
Click Simpan
Click Edit
Message Box
Enter Data
Lihat Informasi
Data Terhapus
ya
Gambar III.6. Activity Diagram Data Kategori Surat
5.
Activity Diagram Data Rak Arsip Aktifitas pada sistem untuk melakukan pengolahan data rak arsip dapat terlihat seperti pada
gambar III.7 berikut :
Form Rak Arsip
Baru
Edit
Hapus
Cari Data
Laporan tidak
Isi data
Ubah Data
Pilih Data
Ketik Kata Kunci
Click Laporan klaim Investasi
Click Simpan
Click Edit
Message Box
Enter Data
Lihat Informasi
Data Terhapus
ya
Gambar III.7. Activity Diagram Data Rak Arsip
6. Activity Diagram Laporan Surat Masuk Serangkaian kegiatan untuk melihat laporan data surat masuk dapat terlihat seperti pada gambar III.8 berikut :
Click Form Laporan Jurnal Umum
Lihat Informasi
Gambar III.8. Activity Diagram Laporan Surat Masuk
7.
Activity Diagram Laporan Surat Keluar Serangkaian kegiatan untuk melihat laporan data Surat Keluar dapat terlihat seperti pada
gambar III.9 berikut :
Click Form Laporan Buku Besar
Lihat Informasi
Gambar III.9. Activity Diagram Laporan Surat Keluar
III.3.4. Sequence Diagram Rangkaian kegiatan pada setiap terjadi event sistem digambarkan pada sequence diagram berikut: 1.
Sequence Diagram Login Serangkaian kerja melakukan login admin dapat terlihat seperti pada gambar III.10 berikut :
Administrator Website
Main form
CotrollerLogin
: user_db
Tampilkan Fom ()
Menu () click form login
Validasi nama dan password ()
Koneksi Database() Invalid ()
Gambar III.10. Sequence Diagram Login
2.
Sequence Diagram Data Pengguna Serangkaian kerja melakukan pengolahan data Pengguna dapat terlihat seperti pada gambar
III.11 berikut :
Admin
Main form
Form pengguna
Proses
Tampilkan Fom ()
Menu () click form pengguna ()
Simpan data () Koneksi database ()
Hapus data () Koneksi database () Edit data ()
Koneksi database () Refresh data () Koneksi database ()
Batal ()
Reset ()
Close form ()
Gambar III.11. Sequence Diagram Data Pengguna
3.
Sequence Diagram Data Pegawai Serangkaian kerja melakukan pengolahan data Pegawai dapat terlihat seperti pada gambar
III.12 berikut :
Admin
Main form
Form pegawai
Proses
Tampilkan Fom ()
Menu ()
click form pegawai () Simpan data () Koneksi database () Hapus data ()
Koneksi database () Edit data ()
Koneksi database () Refresh data ()
Koneksi database () Batal ()
Reset ()
click form laporan pegawai ()
informasi data () Koneksi database ()
Close form ()
Gambar III.12. Sequence Diagram Data Pegawai
4.
Sequence Diagram Data Kategori Surat Serangkaian kerja melakukan pengolahan data Kategori Surat dapat terlihat seperti pada
gambar III.13 berikut :
Admin
Main form
Form Kategori Surat
Proses
Tampilkan Fom ()
Menu ()
click form Kategori Surat () Simpan data () Koneksi database () Hapus data ()
Koneksi database () Edit data ()
Koneksi database () Refresh data ()
Koneksi database () Batal ()
Reset ()
click form laporan Kategori Surat ()
informasi data () Koneksi database ()
Close form ()
Gambar III.13. Sequence Diagram Data Kategori Surat
5.
Sequence Diagram Data Rak Arsip Serangkaian kerja melakukan pengolahan data Rak Arsip dapat terlihat seperti pada gambar
III.14 berikut :
Admin
Main form
Form Rak Arsip
Proses
Tampilkan Fom ()
Menu ()
click form Rak Arsip () Simpan data () Koneksi database () Hapus data ()
Koneksi database () Edit data ()
Koneksi database () Refresh data ()
Koneksi database () Batal ()
Reset ()
click form laporan Rak Arsip ()
informasi data () Koneksi database ()
Close form ()
Gambar III.14. Sequence Diagram Data Rak Arsip
6. Sequence Diagram Laporan Surat Masuk Serangkaian kegiatan untuk melihat laporan data Surat Masuk dapat terlihat seperti pada gambar III.15 berikut :
Admin
Main form
Laporan Surat Masuk
Proses
Tampilkan Fom ()
Laporan () click form Surat Masuk ()
Informasi jurnal umum ()
Koneksi database ()
Close form ()
Gambar III.15. Sequence Diagram Laporan Surat Masuk
7.
Sequence Diagram Laporan Surat Keluar Serangkaian kegiatan untuk melihat laporan data Surat Keluar dapat terlihat seperti pada
gambar III.16 berikut :
Admin
Main form
Laporan Surat Keluar
Proses
Tampilkan Fom ()
Laporan () click form Surat Keluar()
Informasi buku besar ()
Koneksi database ()
Close form ()
Gambar III.16. Sequence Diagram Laporan Surat Keluar
III.3.5. Desain Tabel Setelah melakukan tahap normalisasi, maka tahap selanjutnya yang dikerjakan yaitu merancang struktur tabel pada basis data sistem yang akan dibuat, berikut ini merupakan rancangan struktur tabel tersebut: 1. Struktur Tabel Kategori Tabel kategori digunakan untuk menyimpan data kode_kategori, nama_kategori, keterangan, selengkapnya mengenai struktur tabel ini dapat dilihat pada tabel III.1 berikut:
Tabel III.1 Rancangan Tabel Kategori Nama Database Smdk Nama Tabel Kategori No Nama Field Tipe Data Boleh Kosong 1. Kode_kategori Varchar(5) Tidak 2. Nama_kategori Varchar(25) Tidak 3. Keterangan Varchar(5) Boleh
Kunci Primary Key -
2. Struktur Tabel Pegawai Tabel pegawai digunakan untuk menyimpan data NIP, nama, pangkat, jabatan, alamat, telepon, jenis_kelamin, selengkapnya mengenai struktur tabel ini dapat dilihat pada tabel III.2 berikut: Tabel III.2 Rancangan Tabel Pegawai Nama Database Nama Tabel No Nama Field 1. NIP 2. Nama 3. Pangkat 4. Jabatan 5. Alamat 6. Telepon 7. Jenis_kelamin
Smdk Pegawai Tipe Data varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(20)
Boleh Kosong Tidak Tidak Boleh Tidak Tidak Tidak Boleh
Kunci Primary Key Foreign Key -
3. Struktur Tabel Pengguna Tabel pengguna digunakan untuk menyimpan data id, username, password, nama, hakdba, hakolah, haklihat, haklaporan, selengkapnya mengenai struktur tabel ini dapat dilihat pada tabel III.3 berikut:
Nama Database Nama Tabel No Nama Field 1. Id 2. Username 3. Password
Tabel III.3 Rancangan Tabel Pengguna Smdk Pengguna Tipe Data Boleh Kosong Kunci Int Tidak varchar(5) Tidak varchar(5) Boleh -
4. 5. 6. 7. 8.
Nama Hakdba Hakolah Haklihat Haklaporan
varchar(5) Smallint Smallint Smallint Smallint
Tidak Tidak Boleh Boleh Tidak
-
4. Struktur Tabel Perusahaan Tabel perusahaan digunakan untuk menyimpan data Kode_perusahaan, nama_perusahaan, alamat, telepon, kode_pos, selengkapnya mengenai struktur tabel ini dapat dilihat pada tabel III.4 berikut: Tabel III.4 Rancangan Tabel perusahaan Nama Database Smdk Nama Tabel Perusahaan No Nama Field Tipe Data Boleh Kosong 1. Kode_perusahaan varchar(3) Tidak 2. nama_perusahaan varchar(20) Tidak 3. Alamat varchar(20) Tidak 4. Telepon varchar(20) Tidak 5. Kode_pos varchar(20) Tidak
Kunci Primary Key -
5. Struktur Tabel Rak Tabel rak digunakan untuk menyimpan data kode_rak, Nama_rak, pengolah, keterangan, selengkapnya mengenai struktur tabel ini dapat dilihat pada tabel III.5 berikut: Tabel III.5 Rancangan Tabel Rak Nama Database Smdk Nama Tabel Rak No Nama Field Tipe Data Boleh Kosong 1. Kode_rak varchar(10) Tidak 2. Nama_rak varchar(25) Tidak 3. Pengolah varchar(20) Tidak 4. keterangan Text Tidak
6. Struktur Tabel Surat Keluar
Kunci Primary Key -
Tabel surat keluar digunakan untuk menyimpan data no_surat, judul, tanggal_surat, kode_kategori, pembuat, uraian_singkat, lampiran, kode_perusahaan, selengkapnya mengenai struktur tabel ini dapat dilihat pada tabel III.6 berikut:
Nama Database Nama Tabel No Nama Field 1. Nomor_surat 2. Judul 3. Tanggal_surat 4. Kode_kategori 5. Pembuat 6. Uraian singkat 7. Lampiran 8. Kode_perusahaan
Tabel III.6 Rancangan Tabel Surat Keluar Smdk Surat_keluar Tipe Data Boleh Kosong Kunci varchar(10) Tidak Date Tidak Text Boleh varchar(5) Tidak Text Tidak varchar(5) Boleh Text Boleh varchar(20) Tidak -
7. Struktur Tabel Surat masuk Tabel surat masuk digunakan untuk menyimpan data No_Klaim, No_Kategori Surat, Tanggal, selengkapnya mengenai struktur tabel ini dapat dilihat pada tabel III.7 berikut: Tabel III.7 Rancangan Tabel Surat Masuk Nama Database Smdk Nama Tabel Surat_masuk No Nama Field Tipe Data Boleh Kosong Kunci 1. Nomor_surat varchar(10) Tidak 2. Judul Date Tidak 3. Tanggal_surat Text Boleh 4. Tanggal_terimah varchar(5) Tidak 5. Kode_kategori Text Tidak 6. Kode_rak varchar(5) Boleh 7. Pengirim Text Boleh 8. Kode_perusahaan varchar(20) Tidak III.3.6. Desain Sistem Secara Detail Tahap perancangan berikutnya yaitu desain sistem secara detail yang meliputi desain sistem dan desain database. 1. Desain Form Login
Desain form pada sistem untuk melakukan login admin dapat terlihat seperti pada gambar III.17 berikut:
1
2
3
Gambar III.17. Desain Form Login Keterangan : 1. Kolom text username untuk memasukan username dan password admin 2. Button login untuk masuk ke menu utama aplikasi 3. Button reset untuk membatalakan login admin
2.
Desain Form Data Pengguna Desain form pada sistem untuk melakukan pengolahan data Pengguna dapat terlihat seperti
pada gambar III.18 berikut :
Form Pengguna Form untuk mengolah data pengguna 1
ID Pengguna
2 3
Username
4
5
Pengguna
Hak Akses Pengguna DB Administrator Olah Data ID
Username
Lihat Data Laporan Nama Pengguna
Simpan
Gambar III.18. Desain Form Data Pengguna Keterangan : 1. Kolom text id pengguna untuk memasukan id pengguna yang dikelolah oleh admin 2. Kolom text username untuk mengetahui username yang diisi oleh admin 3. Kolom text pengguna adalah mengetahui golongan pengguna 4. Hak akses adalah admin memilih apa aja yang akan di kelolah oleh admin 5. Table pengguna dalah mengetahui nama nama pengguna
3.
Desain Form Data Pegawai Desain form pada sistem untuk melakukan pengolahan data Pegawai dapat terlihat seperti
pada gambar III.19 berikut :
Form Pegawai
1 2
Form untuk mengolah data pegawai
3
Nomor Induk
Nama
Jabatan Pegawai
Pangkat
J.Kelamin
Telepon
Alamat Baru
ID
Simpan
Nama
Pangkat
Edit
Jabatan
Batal
Alamat
Hapus
telepon
J.Kelamin
Gambar III.19. Desain Form Data Pegawai Keterangan : 1. Kolom text ini adalah kegunaannya mengisi text sesuai kebutuhan yang akan diisi 2. Button bergfungsi untuk melakukan simpan, batal, hapus, edit dan simpan 3. Table data pegawai ini adalah mengetahui nama nama pegawai sesuai jabatannya
4.
Desain Form Data Kategori Surat Desain form pada sistem untuk melakukan pengolahan data Kategori Surat dapat terlihat
seperti pada gambar III.20 berikut :
Form Kategori Form untuk mengolah data kategori
1 2
Kode Kategori
3
Nama Kategori keterangan
Baru
Simpan
Kode
Edit
Nama
Batal
Hapus
Keterangan
Gambar III.20. Desain Form Data Kategori Surat Keterangan : 1. Kolom text ini adalah kegunaannya mengisi text sesuai kebutuhan pada data kategori surat yang akan diisi 2. Button adalah bergfungsi untuk melakukan simpan, batal, hapus, edit dan simpan 3. Table data kategori surat ini adalah mengetahui kode surat, nama surat, dan keterangan surat
5.
Desain Form Data Rak Arsip Desain form pada sistem untuk melakukan pengolahan data Rak Arsip dapat terlihat seperti
pada gambar III.21 berikut :
Form Rak Form untuk mengolah data rak 1 2
Kode Rak
3
Nama Rak Pengolah keterangan Baru
Kode
Simpan
Nama
Edit
Pengolah
Batal
Hapus
Keterangan
Gambar III.21. Desain Form Data Rak Arsip Keterangan : 1. Kolom text ini adalah kegunaannya mengisi text sesuai kebutuhan pada data rak arsip yang akan diisi 2. Button adalah bergfungsi untuk melakukan simpan, batal, hapus, edit dan simpan 3. Table data rak arsip ini adalah mengetahui kode surat, nama surat, pengolah surat, dan keterangan surat
6.
Desain Form Perusahaan Rekanan Desain form pada sistem untuk melihat perusahan rekanan dapat terlihat seperti pada gambar
III.22 berikut :
Form Perusahaan Form untuk mengolah data perusahaan 1
Kode Perusahaan
2 3
Nama Perusahaan Alamat Kode Pos Baru
Kode
Telepon Simpan
Nama
Edit
Alamat
Batal
Telepon
Hapus
Kode Pos
Gambar III.22. Desain Form Perusahaan rekanan Keterangan : 1. Kolom text ini adalah kegunaannya mengisi text sesuai kebutuhan pada data perusahan yang akan diisi 2. Button adalah bergfungsi untuk melakukan simpan, batal, hapus, edit dan simpan 3. Table data perusahan ini adalah mengetahui data data perusahaan
7.
Desain Form Surat Masuk Desain form pada sistem untuk melihat surat masuk dapat terlihat seperti pada gambar III.23
berikut :
Gambar III.23. Desain Form Surat Masuk
8.
Desain Form Surat Keuar Desain form pada sistem untuk melihat Surat Keluar dapat terlihat seperti pada gambar
III.24 berikut :
Gambar III.24. Desain Form Surat Keluar
9. Desain Form Laporan Surat Masuk Serangkaian kegiatan untuk melihat laporan data Surat Masuk dapat terlihat seperti pada gambar III.25 berikut :
Gambar III.25. Desain Form Laporan Surat Masuk
10. Desain Form Laporan Surat Keluar Serangkaian kegiatan untuk melihat laporan data Surat Keluar dapat terlihat seperti pada gambar III.26 berikut :
Gambar III.26. Desain Form Laporan Surat Keluar