BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Komunikasi Organisasi Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu organisasi, baik secara formal
maupun non formal. Yang berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar dibanding komunikasi kelompok. 1 Komunikasi dalam organisasi khususnya memiliki hubungan satu atau lebih dimensi-dimensi struktur organisasi (misal; peranan, status, kompleksitas tehnologi, pola-pola otoritas dan sebagainya). Definisi tentang komunikasi organisasi begitu banyak, namun dalam hal ini penulis akan memaparkan definisi komunikasi diantaranya: Everet M Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan “organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas”. 2 Robert Bonnington dalam buku Modern Bisnis : A Systems Approach, mendefinisikan
”organisasi
sebagai
sarana
dimana
manajemen
mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang”.
1 2
Dedy Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, Universitas Terbuka, Jkarta, 2007, hal 4.5 Beard, Mike. Manajemen Departemen Public Relations,PT Gelora Aksara Pratama, 2001: hal:8
11
Griffin dalam A First Look at Communication Theory, membahas komunikasi organisasi mengikuti teori management klasik, yang menempatkan suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan efisiensi. Adapun prinsip-prinsip dari teori management klasikal adalah sebagai berikut:
1.
kesatuan komando- suatu karyawan hanya menerima pesan dari satu atasan
2.
rantai skalar- garis otoritas dari atasan ke bawahan, yang bergerak dari atas sampai ke bawah untuk organisasi; rantai ini, yang diakibatkan oleh prinsip kesatuan komando, harus digunakan sebagai suatu saluran untuk pengambilan keputusan dan komunikasi.
3.
divisi pekerjaan- manegement perlu arahan untuk mencapai suatu derajat tingkat spesialisasi yang dirancang untuk mencapai sasaran organisasi dengan suatu cara efisien.
4.
tanggung jawab dan otoritas- perhatian harus dibayarkan kepada hak untuk memberi order dan ke ketaatan seksama; suatu ketepatan keseimbangan antara tanggung jawab dan otoritas harus dicapai.
5.
disiplin- ketaatan, aplikasi, energi, perilaku, dan tanda rasa hormat yang keluar seturut kebiasaan dan aturan disetujui.
6.
mengebawahkan kepentingan individu dari kepentingan umum- melalui contoh peneguhan, persetujuan adil, dan pengawasan terus-menerus.
12
Komunikasi dan organisasi tidak lepas dari apa yang disebut dengan budaya organisasi. Budaya oeganisasi adalah suatu acuan bagi ketentuan atau perilaku yang berlaku, maka para pemimpin dan karyawan secara tidak langsung terikat sehingga dapat membentuk sikap dan perilaku sesuai ketentuan visi dan misi perusahaan. Komunikasi tentulah penerapannya akan terjadi dilingkungan manapun mengingat manusia adalah makhluk sosial yakni makhluk yangh tidak dapat hidup sendiri sehingga komunikasi adalah suatu hal yang mutlak diperlukan. Adapun salah satu ruang lingkup dapat terjadinya komunikasi adalah organisasi. Dengan adanya komunikasi dalam organisasi inilah maka apa yang menjadi goal organisasi dapat dicapai, salah satunya dengan melakukan komunikasi dengan stakeholder organisasi/perusahaan baik dari pihak internal maupun eksternal yang ada didalam sistem sosial tersebut. Namun, untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut tidaklah cukup hanya dengan melakukan komunikasi saja namun hubungan yang baik juga harus dapat diciptakan serta dipertahankan. Komunikasi organisasi adalah hal yang tentunya tidak lepas dari aktivitas suatu organisasi. Adalah mustahil ketika tidak terjadi komunikasi dalam organisasi. Melalui komunikasi organisasi itulah maka apa yang menjadi visi dan misi organisasi dapat tercapai. Hal yang dapat digunakan untuk mengefektifkan komunikasi organisasi adalah dengan menerapkan iklim organisasi yang kondusif seperti adanya rasa keterbukaan antara pihak atasan maupun bawahan dalam internal perusahaan
13
maupun pihak eksternal perusahaan sehingga dapat mengurangi hadirnya miss communication. Kefektifan komunikasi dan organisasi adalah bagaimana hubungan antara komunikasi yang efektif dan kinerja organisasi, termasuk berbagai macam tingkatan unit kesatuannya, seperti individu, kelompok dan organisasi secara keseluruhan. Dalam kaitannya dengan komunikasi organisasi bahwa pengiriman dan penerimaan informasi dalam organiasi yang kompleks, termasuk didalamnya adalah
komunikasi
internal,
hubungan
manusia,
hubungan
persatuan
penegelolaan, komunikasi down word, up word, dan horizontal dalam organisasi ketrampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengar, menulis dan komunikasi evaluasi program.
2.2
Komunikasi Internal 2.2.1
Komunikasi Vertikal, Horizontal dan Diagonal
Komunikasi internal merujuk pada pertukaran informasi dan gagasan dalam organisasi. Komunikasi internal menjadi suatu hal yang mutlak dalam organisasi, hal ini berkaitan dengan semakin bergesernya kebutuhan atas orientasi perusahaan. Komunikasi internal adalah komunikasi antara manajer dengan komunikan (khalayak / karyawan mulai dari level top management, middle management dan lower management) yang berada di dalam organisasi, secara timbal balik 3
3
Courtland L. Bovee, Thil John V, Komunikasi Bisnis, Edisi Keenam, Jakarta, PT Prenhalindo, 2002
14
Dalam komunikasi internal terdapat dua pola jaringan yaitu komunikasi formal dan komunikasi informal (grapevine). Jaringan komunikasi formal terikat dengan struktur resmi sebuah organisasi, sebaliknya komunikasi informal justru merayap dalam semua sisi komunikasi organisasi yang bisa menjadi pisau bermata dua, semakin menguatkan atau semakin melemahkan komunikasi formal organisasi. Komuikasi internal terbagi menjadi tiga kegiatan, yakni komunikasi vertikal, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal. 4 . Komunikasi vertikal, yakni komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication) adalah komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbale balik (two way traffic communication). Dalam proses komunikasi vertikal tersebut pimpinan atau manager memberikan instruksi, petunjuk, pengarahan, informasi, penjelasan dan lain – lain kepada bawahan. Kemudian bawahan memberikan laporan, gagasan, saran dan sebagainya kepada pimpinan. Komunikasi horizontal, yakni komunikasi secara mendatar. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya formal, maka komunikasi horizontal seringkali berlangsung dalam suasana tidak formal. Arus komunikasi horizontal ini membantu karyawan berbagi informasi dan mengkoordinasikan tugas dan ini bermanfaat untuk menyelesaikan masalah yang kompleks dan sulit dalam organisasi.
4
Onong Uchjana Effendy, Human Relations dan Public Relations, Mandar Maju, Bandung, 1993
15
Komunikasi diagonal, yang umumnya di namakan komunikasi silang (cross communication) yakni komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan orang lain yang satu sama lain berbeda kedudukan dan bagian
2.2.2
Komunikasi Formal dan Informal
1. Komunikasi formal adalah pesan-pesan yang dikirimkan, ditransfer dan diterima melalui pola hierarki kewenangan organisasi yang telah ditetapkan dalam struktur organisasi atau yang biasa disebut dengan rantai komando. 2. Komunikasi informal adalah proses komunikasi dimana arus informasinya sesuai dengan kepentingan dan kehendak masing-masing pribadi yang ada dalam organisasi tersebut. Proses hubungan komunikasi informal tidak mengikuti jalur structural, sehingga bisa saja terjadi seseorang yang mempunyai struktur formal dibawah berkomunikasi dengan pimpinan 5
2.2.3 Komunikasi Satu Arah dan Dua Arah 1. Komunikasi satu arah menghilangkan kesempatan untuk memperoleh penjelasan dan konfirmasi. Jenis Komunikasi ini hanya menekankan penyampaian pesan 2. Komunikasi dua arah memiliki suatu system umpan balik permanen didalamnya, yang memungkinkan komunikator dapat memperoleh umpan balik pesan yang disampaikan. Jenis komunikasi ini menjamin informasi dan penjelasan lebih lanjut dan tersedianya informasi setiap saat.
5
Thoha, Miftah, 1983, Perilaku Organisasi: Konsep Dasar dan Aplikasinya, Rajawali, Jakarta
16
2.3 Public Relations 2.3.1 Pengertian Public Relations Public Relations/PR/Humas merupakan kegiatan yang dilakukan secara terencana, baik pada saat sebelum program komunikasi dijalankan maupun ketika program komunikasi telah selesai dijalankan untuk mencapai tujuan dari organisasi yang diwakilinya. Cutlip, Center dan Broom, public relations adalah fungsi manajemen yang menemukan, menetapkan dan mempertahankan hubungan-hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi serta publiknya yang akan menentukan kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut 6 . Hal diatas menunjukkan bahwa Public Relations bukan alat manajemen yang dapat ditiadakan, melainkan melengkat menjadi satu dengan fungsi manajemen. Yang menggerakkan dan menjalankan fungsi public relations didalam organisasi adalah komunikasi 7 . Definisi PR yang dikeluarkan oleh PRSA (The Public Relations Society of America), menunjukan beberapa elemen yang terdapat pada aktivitas PR diantaranya: a.
Menjalankan program yang terencana dan berkesinambungan dari manajemen organisasi.
b. Menjalankan relasi antara organisasi dengan publiknya c. Memonitor awarness( kesadaran), opinion (opini), attitude (sikap), dan behavior (perilaku), baik dari dalam maupun luar organisasi d. Menganalisa dampak kebijakan, prosedur dan aksi terhadap public
6 7
Indrasafitri, Dina Bekerja Sebagai Public Relations (Erlangga Group, 2005) hal. 18 Effendy, Onong Uchana. Ilmu Komunikasi TEori dan Praktek (Bandung PT Remaja Rosdakarya,1992) hal.135
17
e. Menyesuaikan kebijakan, prosedur dan aksi yang dikeluarkan organisasi dengan keinginan publik f. Melakukan konsulatasi manajemen
dalam membuat kebijakan baru,
prosedur, dan aksi yang saling mneguntungkan antara organisasi dengan public-nya g. Membentuk dan memelihara komunikasi dua arah antara organisasi dengan publik h. Membuat perubahan spesifik terhadap awareness (keasadaran), opini, sikap dan perilaku baik di dalam maupun keluar organisasi i. Menghasilkan relasi baru dan atau memelihara relasi antara organisasi dengan public-ny
2.3.2
Fungsi Public Relations
Sasaran dari aktivitas public relations adalah public/stakeholder organisasi, pentingnya mengelola public organisasi karena memiliki latar belakang, nilai-nilai, dan pengalaman yang berbeda-beda sehingga akan membentuk opini, dan opini yang berada di masyarakat atau yang dikenal dengan opini publik menjadi sesuatu hal yang sangat mendasar bagi kegiatan PR itu sendiri.
18
Secara umum fungsi public relations menurut Rex F.Harlow dalam Building Public Relations (1988) dibagi menjadi dua : a. PR sebagai Methode of Communication, fungsi ini menunjukan bahwa PR merupakan rangkaian atau sistem kegiatan komunikasi yang khas. b. PR sebagai State of Being ( Perwujudan), hal ini menunjukkan perwujudan kegiatan komunikasi yang di lembagakan kedalam suatu bagian, divisi atau biro. Ini berarti ada orang yang memimpin lembaga tersebut.
Berdasarkan ciri khas kegiatan public relations, Cutlip and Center pakar PR internasional dalam bukunya Effective Public Relations menyebutkan fungsi public relations sebagai berikut: a. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen, lembaga atau organisasi) b. Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan publiknya sebagai khalayak sasaran c. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan
tanggapan
masyarakat
terhadap
organisasi/
badan
yang
diwakilinya atau sebaliknya d. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada top management untuk mencapai tujuan dan manfaat bersama e. Menciptakan komunikasi dua arah secara tombal balik dan mengatur arus informasi, publikasi, serta pesan dari badan/organisasike publik atau sebaliknya demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak 8 .
8
Ibid
19
Fungsi-fungsi tersebut memperlihatkan bahwa public relations merupakan salah satu fungsi manajemen modern yang bersifat melekat pada manajemen perusahaan
yang
bertujuan
menciptakan
saling
pengertian
(mutual
understanding), saling menghargai (mutual appreciation), saling mempercayai (mutual confidence), dan menciptakan good will untuk memperoleh dukungan publik demi terciptanya corporate image bagi suatu organisasi atau perusahaan 9
2.4
Publik Internal Publik internal adalah mereka yang bekerja dalam suatu organisasi atau
perusahaan. Pengertian publik dalam hal ini dibatasi kepada pengertian sekelompok individu yang terlibat pada suatu kegiatan, dan terikat suatu perhatian dan kepnetingan dalam mencapai tujuan organisasi. Oleh sebab itu publik dalam kegiatan internal PR dapat dilihat dalam bentuk: a. Publik Karyawan b. Publik Pemegang Saham c. Publik dari masing-masing departemen, biro atau unit-unit terkecil dalam perusahaan atau instansi tersebut. 10 Publik internal memiliki kebutuhan akan informasi dan tercapainya iklim komunikasi yang baik dengan pihak manajemen, disinilah PR internal berperan sebagai corong informasi kepada karyawan juga komunikator dan mediator bagi kedua belah pihak karena publik internal juga memiliki kebutuhan untuk menyampaikan pendapat, keinginan, aspirasi, kritik dan masukan mereka.
9
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, Komunika: Transformasi Usaha Industri Media Massa. Hal 19. 2006 vol.9 Mahmud Mahidin, Pengantar Humas, Universitas Terbuka , Jakarta, 1993, Hal 81
10
20
Komunikasi yang dilakukan oleh PR untuk publik internal dapat menjadi efektif bila: 1. Adanya keterbukaan manajemen perusahaan terhadap karyawannya. 2. Saling menghormati atau menghargai antara satu sama lain, baik bertindak sebagai pemimpin maupun sebagai bawahan demi tercapainya tujuan utama perusahaan. 3. Adanya kesadaran atau pengakuan dari pihak perusahaan akan nilai-nilai dari arti pentingnya suatu mkomunikasi ”timbal balik” dengan para karyawan. 4. Selain memiliki kemampuan sebagai komunikator, mediator dan persuader, PR juga harus didukung dengan sumber-sumber daya tehnis yang canggih dan sekaligus media komunikasi, seperti mengelola dan membuat : House PR Journal, Internal Magazines, Video and Cassets Recording, Slide Film Presentation, Special Event Programmes dan media pertemuan sebagai komunikasi internal 11
2.5
Model Komunikasi Model merupakan cara untuk menunjukkan sebuah objek yang
mengandung kompleksitas proses didalamnya dan hubungan antara unsur-unsur pendukungnya. Model komunikasi dapat diartikan sebagai representasi dari suatu peristiwa komunikasi. Menurut Little John (1989:12) “In broad sense a term model can apply to any symbolic representationsof thing, process or idea” (dalam pengertian yang luas pengertian model dapat diterapkan pada setiap representasi simbolik dari suatu benda, proses atau ide) 12
11
12
Ibid Hal 281
Wiryanto. Pengantar Ilmu Komunikasi Grasindo Hal.9
21
Menurut James E Grunig mengemukakan empat model komunikasi dalam praktik public relations. Model-model tersebut adalah: a.
Model Agensi Pers/ Propaganda/ Press Agentry Pada tahap ini PR melakukan propaganda atau kampanye melalui komunikasi searah untuk tujuan publisitas yang menguntungkan, khususnya dalam menghadapi media massa. Informasi yang disampaikan terkadang tidak jujur sebagai upaya memanipulasi hal-hal negative terkait organisasi/perusahaannya.
b.
Model informasi Publik/Public Information PR bertindak sebagai journalist in residence, berupaya membangun kepercayaan publik melalui komunikasi searah dan tidak mementingkan persuasive. Menyebarluaskan informasi kepada publik, unsur kebenaran diperhatikan serta adanya pengendalian arus informasi tersebut.
c. Model Asimetris Dua Arah/Two Way Asymmetrical Model Dalam penyampaian informasi dilakukan secara dua arah serta berdasarkan riset serta menggunakan strategi komunikasi persuasive. Unsur kebenaran diperhatikan sebagai upaya untuk membujuk publik agar mau bekerja sama, bersikap dan berpikir sesuai dengan harapan organisasi/perusahaan. d. Model Simetris Dua Arah/Two Way Simetrical Model Model komunikasi dua arah yang berimbang sehingga mampu memecahkan dan menghindari konflik dengan memperbaiki pemahaman publik untuk membangun saling penegertian serta dukungan yang akan menguntungkan kedua belah pihak, baik organisasi maupun publiknya.
22
Tabel. Model komunikasi Grunig 13 Karakteristik
Tujuan
Model Press
Public
Two
Agentry
Information
Asymmetric
Symmetric
propaganda
Penyebaran
Persuasi
Mutual
informasi
ilmiah
understanding
arah, Satu
arah, Dua
Way Two
Sifat
Satu
arah, Dua
Komunikasi
kebenaran
pentingnya
efek
menyeluruh
kebenaran
seimbang
Way
arah,
tidak efek seimbang
tidak penting Model
Source
→ Source
→ Source
↔ Source
Komunikasi
receiver
receiver
Sifat
Kecil,
Kecil, dapat Formulaitive, Formulative,
Penelitian
dilakukan
dibaca
evaluative
evaluative
dikantor
kelompok
atas perilaku
atas
receiver
receiver
pembaca Tokoh
P T Barnum
Ivy Lee
Historis
↔
pemahaman Edward
L Bernays,
Bernays
pengajar, pemimpin professional
Dimana
Olah
Diterapkan
teater,
Estimasi
raga, Pemerintah,
Bisnis
Bisnis,
asosiasi
competitive,
teregulasi,
promosi
nirlaba,
agensi
agensi
produk
bisnis
15%
50&
20%
15%
persentase penerapan
13
Oliver Sandra. Strategi Public Relations. Erlangga Jakarta. 2007. Hal 9
23
Pada tabel diatas Grunig mengindentifikasi bahwa separuh perusahaan di Amerika menggunakan model informasi publik, 20 persen menggunakan model asimetris dua arah, dan hanya 15 persen yang menggunakan model press agentry/publisitas dan simetris dua arah. Tentu saja, tidak ada satupun model yang benar-benar eksklusif dan keempat model tersenut bisa digunakan dalam satu program, tanpa harus diterapkan secara simultan tetapi disesuaikan dengan keperluan. Grunig dan para peneliti IABC menekankan bahwa jaminan kualitas hanya dapat diperoleh melalui model simetris dua arah, yang sangat mengandalkan manajemen umpan balik yang berkualitas. 14 Seperti yang dikutip oleh Jim R. Macnamara’s menurut kesimpulan Grunig secara secara praktis PR professional mengenai empat model komunikasi diatas adalah yaiti untuk press agentry dan public information yang merupakan tujuan utama organisasi yang selalu berorientasi pada model komunikasi satu arah dengan publiknya sebagai khalayak sasaran. Dalam model ini merupakan konsep pokok yang mendasari dimana pihak organisasi tidak memerlukan perubahan sikap, nilai-nilai/tindakan tertentu tetapi tugas dan kewajiban pihak public relations adalah untuk menciptakan pemenuhan kepatuhan dan persuasifdari pihak publik sebagai khalayak sasaran. Sedangkan dalam model two way asymmetric dan two symmetric yang meliputi model komunikasi dua arah anatar organisasi dan khalayak yang saling beradaptasi satu sama lainnya dengan orientasi bertujuan membangun saling beradaptasi. 15
14
Ibid Rosady Ruslan. Manajemen public Relations dan Media Komunikasi. Konsepsi dan Aplikasi Edisi Revisi;Jakarta Raya Grafindo Persada. 2004 (hal 60-61) 15
24
2.6
Program Internalisasi Suatu program membutuhkan strategi guna mencapai hasil ynag
diharapkan. Internalisasi merupakan salah satu fungsi komunikasi yang beperan penting dalam pola tingkah laku seseorang ditengan-tengah masyarakat dan lingkungannya.
Internalisasi
berarti
proses
menanamkan
dan
menumbuhkembangkan suatu nilai atau budaya menjadi bagian diri orang yang bersangkutan. Jika sosialisasi lebih ke samping (horizontal) dan lebih kuantitatif, maka internalisasi lebih bersifat vertikal dan kualitatif. Penanaman dan penumbuhkembangan nilai tersebut dilakukan melalui berbagai metode, seperti pendidikan, pengarahan, aturan dan lain sebagainya. 16 Tujuan dari internalisasi adalah untuk menjadikan nilai-nilai organisasi tercermin dalam perilaku seluruh anggota organisasi dalam aktivitas sehari-hari. Organisasi dalam melakukan program internalisasi harus memperhatikan seluruh aspek yang diperlukan sehingga tujuan dari program tersebut efektif dan efisien. Tahapan implementasi program internalisasi good corporate governance adalah sebagai berikut: a. Awareness program, menanamkan kesadaran bahwa penerapan program
adalah
sebuah
keharusan,
investasi
menuju
tangga
kesuksesan. Bukan hanya sekedar tindakan untuk mematuhi ketentuan regulasi dan atau perundang-undangan yang berlaku, sehingga segenap insan perusahaan memahami arti penting implementasi program.
16
Anthonius, Athosoki, Gea Antonia, Panca Yuni Wulandari.Character Building IV Relasi dengan Dunia,PT Elex Media Komputindo, Kelompok Gramedia . Jakarta:2005. Hal.332
25
b. Institusioanalisasi dan internalisasi, upaya implementasi program sebagai sistem yang berlaku resmi pada seluruh tingkatan dan jenjang organisasi. Internalisasi bertujuan untuk menanamkan nilai-nilai dalam program kedalam jiwa setiap individu sehingga mendarah daging menjadi budaya kerja. c. Monitoring dan Self Assessment, kegiatan memantau pelaksanaan program pada setiap tingkatan dan jenjang organisasi dan pengukuran implementasi program dilakukan oleh internal perusahaan. d. Assessment Program, kegiatan megukur pelaksanaan program dengan mengundang pihak independen. e. Eksternalisasi, kegiatan mengkomunikasikan penerpan program kepada pihak-pihak eksternal. 17 Pembentukan Komite GCG mutlak diperlukan guna mendukung implementasi tahapan internalisasi good corporate governance. Komite GCG yang dibentuk oleh dan bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris dengan tugas dan tanggung jawab untuk membantu Dewan Komisaris dalam melaksanakan pembinaan dan pengawasan terhadap implementasi prinsip-prinsip GCG di suatu perusahaan. 18
17
Arafat, Wilson dan Mohammad Fajri M.P. Smart Strategy For 360 Degree GCG. Jakarta:Skyrocketing Publisher, 2009 193-220 18 Ibid. Hal 205
26
