BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Periklanan dan Manajemen Periklanan
1. Pengertian Periklanan
Industri periklanan saat ini menunjukan perubahan yang pasti dari yang hanya menempatkan iklan berbayar di media massa menjadi upaya untuk penentuan dan pelaksanaan keputusan yang paling efektif dan efisien untuk menjalin komunikasi dengan konsumen sasaran. Periklanan juga menjadi hal yang wajar dan bisa di bilang wajib apabila ingin membuat usaha menjadi maju dan berkembang agar lebih banyak konsumen, banyak di kenal dan tentu nya peningkatan pemasukan adalah yang terutama. Untuk itu beberapa ahli juga menyampaikan definisi tentang periklanan seperti berikut :
Beberapa definisi mengenai periklanan : Menurut Rhenald Kasali dalam bukunya berjudul „Manajemen Periklanan dan Aplikasinya‟ di Indonesia (1992: 8) Periklanan adalah setiap bentuk presentasi dan promosi non personal mengenai ide barang dan jasa yang biasanya dibiayai oleh suatu lembaga sponsor yang dikenal. Menurut Suyanto di dalam bukunya yang berjudul „Aplikasi Desain Grafis Untuk Periklanan‟ bahwa Periklanan adalah penggunaan media bayaran oleh
6
7
seorang penjual untuk mengkomunikasikan informasi persuasive tentang produk dan jasa ataupun organisasi yang merupakan promosi kuat (Suyanto, 2004: 3).
Periklanan menurut Kustadi Suhandang di dalam buku nya yang berjudul „Periklanan Manajemen, Kiat dan Strategi‟ bahwa Suatu proses komunikasi massa yang melibatkan sponsor tertentu yakni si pemasang iklan, yang membayar jasa sebuah media massa atas penyiaran iklan nya.
2. Pengertian Manajemen Periklanan Menurut Kustadi Suhandang di dalam buku nya yang berjudul “ Periklanan Manajamen, Kiat dan Strategi” Manajemen Periklanan tak lain bahwa upaya pengelolaan seluruh kegiatan periklanan dengan wujud suatu proses kerja yang melibatkan fungsi-fungsi manajemen, seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan (2005: 17).
Menurut Aldag dan Stearns (1995) seperti yang di kutip dalam buku yang berjudul „Manajemen Komunikasi‟ bahwa Manajemen Periklanan itu merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengelolaan staf lalu pengawasan dalam organisasi yang dilakukan secara sistematis guna mencapai tujuan yang telah di tentukan.
Hal tersebut di arahkan pada pencapaian tujuan memperoleh keutungan yang banyak dengan penggunaan sarana seefektif dan seefisien mungkin. Adapun praktik yang pengelolaan
semua kegiatan kerja periklanan merupakan suatu
proses manajemen yang menghasilkan suatu yang disebut iklan. Pada kebanyakan
8
sistem terpusat ini, manajemen dalam event organizer bertanggung jawab mengawasi
seluruh kegiatan promosi termasuk penentuan anggaran, mengoordinasikan staf kreatif dan staf produksi iklan, merencanakan penempatan iklan di media, dan mengawasi serta mengelola program promosi penjualan bagi seluruh barang dan jasa perusahaan.
3. Fungsi Periklanan
Seiring dengan pertumbuhan ekonomi iklan menjadi sangat penting karena khalayak sasaran akan memperhatikan iklan dari produk atau jasa yang ingin digunakan maupun dibeli. Menurut Morrisan (2010: 17), secara umum periklanan punya fungsi penting baik untuk perusahaan maupun organisasi lainnya. Memberi informasi supaya masyarakat menjadi sadar akan produk atau jasa yang tengah ditawarkan seperti :
a. Mempengaruhi agar mampu membuat khalayak sasaran untuk mencoba menggunakan produk ataupun jasa yang di iklankan. b. Mengingatkan agar konsumen tetap ingat dan semakin meningkatkan minat khalayak sasaran untuk terus menggunakan produk atau jasa yang persnah dipakainya. c. Memberikan nilai tambah pada produk atau jasa dengan memperngaruhi persepsi konsumen , periklanan yang efektif akan bisa membuat produk atau jasa itu terlihat lebih elegan dan bergaya dari pesaingnya.
9
d. Sebagai pendamping perusahaan dalam mewakili apa yang ingin disampaikan produk atau jasa tersebut kepada khalayak sasaran. e. Memuaskan keinginan konsumen pada sesuatu yang diketahui mengenai produk atau jasa tertentu.
B. Manajemen Periklanan di Event Oganizer
Event Organizer sendiri juga butuh proses dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara bekerja secara bersama sama dengan orang orang dan sumber daya yang dimiliki organisasi. Tugas yang biasanya didapat dalam tim manajemen periklanan menurut Renald Khasali (1992: 21-22) untuk mengatur hal-hal dalam sebuah event organizer mencakup hal-hal sebagai berikut:
1. Penetapan Tujuan (Mission)
Menetapkan tujuan (advertising objective) adalah tujuan-tujuan yang diupayakan untuk dicapai tak beda hal nya dengan event organizer. Tujuan ini berasal dari keputusan sebelumnya mengenai pasar sasaran, penempatan pasar dan bauran pemasaran.
a. Informing (menginformasikan).
Event promosi yang di adakan juga membuat konsumen sadar (aware) akan merek baru, mendidik konsumen tentang berbagai fitur dan manfaat merek, serta memfasilitasi penciptaan citra merek yang positif.
i.
Memberitahu pasar tentang produk baru
10
ii.
Mengusulkan kegunaan suatu produk
iii.
Memberitahukan pasar mengenai perubahan harga
iv.
Menjelaskan cara kerja suatu produk
v.
Menjelaskan pelayanan yang tersedia
vi.
Mengkoreksi kesan yang salah
vii.
Mengurangi kecemasan pembeli
viii.
Membangun citra perusahan
b. Persuading (membujuk).
Promosi dalam perancangan sebuah acara yang efektif akan mampu mempengaruhi pelanggan untuk mencoba produk dan jasa yang diiklankan.
i.
Membentuk merek
ii.
Mendorong pengalihan ke merek yang di promosikan
iii.
Mengubah persepsi pembeli mengenai atribut produk
iv.
Membujuk pembeli untuk membeli sekarang
v.
Membujuk pembeli untuk menerima telepon penjualan
c. Reminding (mengingatkan).
Promosi melalui event organizer juga dapat menjaga agar merek tetap segar dalam ingatan konsumen. Selain itu, juga meningkatkan minat terhadap merek yang sudah ada dan pembelian sebuah merek yang mungkin tidak akan dipilihnya.
11
i.
Mengingatkan pembeli bahwa produk tersebut mungkin akan dibutuhkan kemudian
ii.
Mengingatkan pembeli di mana dapat membelinya
iii.
Menjaga agar pembeli tetap ingat walaupun bukan musimnya
iv.
Mempertahankan kesadaran puncak
d. Adding Value (menambah nilai).
Cara pemasaran produk atau jasa event organizer memberi nilai tambah pada merek dengan mempengaruhi persepsi konsumen. Karena penyampaian yang efektif menyebabkan merek dipandang sebagai lebih elegan, bergengsi, bergaya, dan bisa lebih unggul dari tawaran pesaing.
2. Memformulasikan Anggaran (Uang)
Setelah menentukan tujuan dan konsep acara yang telah ditentukan sebuah event organizer. Perusahaan klien kemudian membuat anggaran untuk tiap produk, Renald Khasali (1992: 23-25) Peran tim event organizer. juga untuk menggeser kurva permintaan produk semakin ke atas.
Ada 4 metode untuk membuat atau memutuskan anggaran yaitu:
a. Pendekatan Sesuai Kemampuan.
Metode menetapkan anggaran jenis ini adalah teknik penetapan anggaran yang paling sederhana, paling mudah dan banyak dilakukan oleh orang-orang
12
yang
kurang memahami fungsi. Cara penetapan anggaran seperti ini
mencerminkan kekurang pedulian perusahaan event organizer terhadap iklan.
b. . Pendekatan Persentase Penjualan.
Metode penetapan anggaran jenis ini lebih baik dan profesional dibandingkan dengan penetapan anggaran semampunya. Anggaran ini ditetapkan dari awal dalam bentuk penyisihan dana untuk kegiatan peyampaian pesan, yang jumlahnya didasarkan pada penetapan persentase penjualan.
c. Pendekatan Paritas Kompetitif.
Pendekatan ini juga dapat disebut sebagai metode anggaran pesaing, yang dilakukan oleh sebuah perusahaan yang ingin nama produk dan perusahaannya tetap melekat di benak konsumennya, akan tetap banyak produk sejenis dengan merek lain yang juga ada di pasar. Jadi mereka harus menyesuaikan anggaran media sebuah event organizer dengan anggaran dari para kompetitornya.
d. Pendekatan Tujuan dan Fungsi Iklan.
Pendekatan ini merupakan pendekatan penetapan anggaran yang paling profesional, di mana jumlah atau besar anggaran yang ditetapkan, diputuskan atas dasar pertimbangan tujuan dan fungsi yang ditetapkan oleh perusahaan event organizer. Jadi, jika tujuan dan fungsi dari iklan semakin kompleks, maka besar iklan pun akan mengikutinya, sesuai dengan tujuan dan fungsi jasa perusahaan event organizer tersebut.
13
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
i.
Tetapkan sasaran pangsa pasar sasaran iklan
ii.
Tentukan prosentase pasar yang harus dijangkau oleh iklan tersebut
iii.
Tentukan prosentase calon yang sadar yang harus dibujuk untuk mencoba merek
Faktor-faktor khusus yang dipertimbangkan sewaktu membuat anggaran ada 5 :
i.
Tahap dalam siklus hidup produk
ii.
Pangsa pasar dan besar (jumlah) konsumen
iii.
Tingkat persaingan dan pengelompokan
iv.
Frekuensi
v.
Kemungkinan penggantian produk
3. Menciptakan Pesan-pesan Iklan (Message)
Kampanye iklan dengan menggunakan jasa event organizer berbeda dalam hal kreativitasnya. Pengaruh dari faktor kreativitas dalam kampanye promosi lebih penting daripada jumlah uang yang dikeluarkan, hanya setelah mendapat perhatian baru sebuah iklan melalui event organizer dapat membantu peningkatan penjualan , Renald Khasali (1992: 25-26)
Pengiklan yang dalam hal ini sebuah event organizer harus melalui tiga tahap untuk mengembangkan strategi , yaitu:
a. Tahap pembentukan pesan
14
b. Tahap evaluasi dan pemilihan pesan
c. Tahap pelaksanaan pesan
Dalam tahap pembentukan pesan, pada prinsipnya pesan produk harus diputuskan sebagai bagian dari pengembangan konsep produk menyatakan manfaat utama yang di berikan merek tersebut. Namun dalam konsep ini, terdapat sejumlah kemungkinan pesan dan dengan berjalannya waktu, pemasar mungkin ingin mengganti pesan tanpa mengganti produk, khususnya jika konsumen sedang mencari „manfaat‟ baru atau manfaat lain dari produk tersebut. Orang kreatif menggunakan beberapa metode untuk mendapatkan kemungkinan-kemungkinan daya tarik iklan.
Banyak orang yang bekerja secara induktif berbicara dengan konsumen, agen penjual, ahli, dan pesaing. Konsumen merupakan sumber utama ide-ide bagus perasaan mereka mengenai kekuatan dan kekurangan merek yang sekarang memberikan petunjuk penting. Beberapa orang menggunakan kerangka deduktif untuk memperoleh pesan iklan. Pembeli mengharapkan satu dari empat jenis imbalan dari produk, yaitu: rasional, sensasi, sosial dan kepuasan diri.
4. Penetapan Alat Komunikasi Iklan (Media)
Pilihan media dengan melihat jangkauan, frekuensi, dan pengaruh yang di harapkan. Faktor biaya, keunggulan, dan kendalanya pun juga harus dipertimbangkan, selanjutnya mencari media yang cocok tersebut.
15
Selain itu perusahaan juga harus melihat situasi geografisnya. apakah mencakup wilayah secara lokal, nasional, atau bahkan global seperti yang ada, Renald Khasali (1992: 26-27)
5. Evaluasi Mengenai Kampanye (Measurement)
Evaluasi efektifitas iklan menurut Renald Khasali (1992: 27) terdiri dari evaluasi rekognisi dan recall, reaksi emosional, membangunkan secara psikologis, dampak persuasi, dan pengaruh iklan terhadap penjualan melalui jasa event organizer.
Saat akan mulai event biasanya tim administrasi periklanan membuat beberapa hal kegiatan yang meliputi dari catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang memiliki sifat teknis ketatausahaan.
Sedangkan pengertian lain juga adalah seluruh proses kerja sama dari dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan pemanfaatan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.
C. Peran Tim Tata Administrasi Periklanan di Event Organizer
Event organizer juga tidak lepas dari kebutuhan tim tata administrasi periklanan karena supaya hal-hal yang berkaitan dengan pengumpulan data,pencatatan, pengklasifikasian, penyimpanan informasi,serta penataan kerja (Poerwanto 2006: 11) dapat berjalan dengan lancar tidak malah membuat event
16
amburadul karena pengaturannya kurang baik. Selain itu juga sejak dulu sampai sekarang pasti mempunyai kebutuhan baik untuk luar maupun dalam tubuh, kebutuhan juga di capai dengan diusahakan tentunya (Gie 1970 : 5). Segenap rangkaian penyelenggaraan yang dilakukan event organizer ini tercakup dalam sebuah tim administrasi periklanan, jadi tim administrasi periklanan menunjang tentang apa saja yang diperlukan saat event akan berlangsung sehingga semua dapat mencapai tujuan yang tak lain adalah kesuksesan event itu sendiri.
Walaupun
administrasi
periklanan
merupakan
suatu
proses
dalam
penyelenggaraan namun pelaksanaan nya dapat dibagi menjadi 8 (Gie 1970: 8) seperti berikut:
a. Pengorganisasian Perbuatan dalam menyusun kerangka yang menjadi wadah dari usaha kerjasama yang bersangkutan. b. Manajemen Menggerakkan karyawan agar tujuan kerjasama dengan klien benar-benar tercapai. c. Tata Hubungan Perbuatan menyampaikan berita dari satu pihak ke pihak lain dalam upaya rekanan pekerjaan. d. Kepegawaian Mengurus tim kerja yang ikut membantu saa event berlangsung. e. Keuangan
17
Mengelola perbelanjaan saat event berlangsung f. Perbekalan Kegiatan yang mengadakan, mengatur,mendaftar dan memelihara segenap perlengkapan dalam usaha ini. g. Tata Usaha Kegiatan mencatat, mengolah, mengagendakan, mengirim keterangan yang diperlukan guna memperlancar usaha ini. h. Perwakilan Menciptakan hubungan baik dengan masyarakat sekitar terhadap usaha event organizer ini.
Dalam mempersiapkan data dan informasi event organizer juga sangat mengandalkan tim administrasi periklanan supaya data dapat dipahami dengan mudah oleh divisi lain yang memerlukan data maupun informasi tersebut. Pengelolaan data dan informasi yang baik akan membuat keputusan semakin optimal guna mencapai apa yang diinginkan perusahaan maupun klien. Tata administrasi periklanan dalam sebuah event organizer juga lebih mampu untuk mengelola tentang apa yang berkaitan dengan event yang akan dijalankan (Sukoco 2006: 26)
Tata administrasi periklanan juga punya sistem yang kuat dengan divisi lain tentunya untuk itu perspektif ini juga mampu untuk memberikan kesempatan meningkatkan efektifitas dan efisiensi didalam kantor juga tak selalu diluar. Tim administrasi periklanan juga punya tanggung jawab kepada penanggung jawab
18
tempat
kerja
yang member wewenang supaya juga dapat
membantu
mempersiapkan laporan yang diperlukan agar juga bisa dijadikan dokumen maupun evalusi nantinya. Terkait hal itu administrasi periklanan juga menata sesuatu yang dipandang sebagai proses pelaksanaan yang didasarkan pada kebijakan yang telah ditetapkan demi tujuan yang ingin dicapai perusahaan tentunya.
Administrasi Periklanan juga beberapa elemen pokok (Poerwanto 2006: 1314) sebagai berikut :
a. Tujuan b. Sumber Daya Manusia dengan keahlian, teknologi dan bahan baku c. Pembagian wewenang dan tugas d. Interaksi e. Sekelompok orang yang berorganisasi dan bekerja sama f. Lingkungan
Secara tak langsung elemen tersebut mencerminkan juga bahwa administrasi periklanan adalah unit social yang memiliki sistem untuk mengatur proses kerja yang baik dengan keadaan internal atau eksternal kantor. Kehadiran administrasi periklanan dalam sebuah event organizer memang menjadi sesuatu hal yang bisa memberikan warna tersendiri didalam sebuah pelayanan jasa, administrasi periklanan begitu berdampak hampir sama dengan divisi yang lain yang ada dalam event organizer. Menurut George Terry (1970 : 17) seperti yang dikutip
19
dalam buku karya Liang Gie menyebutkan bahwa tata administrasi periklanan punya kegiatan pokok yang selalu dikerjakan berikut :
a. Mengetik b. Menghitung c. Memeriksa d. Menyimpan Berkas e. Menelepon f. Mengirim Surat
Untuk itu jika sebuah event organizer memilih untuk menggunakan jasa nya dengan maksimal kepada perusahaan yang memakainya dan menurut perusahaan pemakai jasa juga penting dan ekonomis, maka pemilik perusahaan akan memutuskan terus memakai jasa event organizer dan event organizer sendiri akan terus memanfaatkan kesempatan itu untuk terus memberikan yang terbaik. Sekarang bagi event organizer itu sendiri tinggal bagaimana melakukan apa yang perlu dilakukan supaya apa yang diinginkan klien dapat tersampaikan dengan baik oleh khalayak yang dituju dan berguna bagi konsumen Hafidz (2007: 5)
Tiap event organizer punya cara tersendiri dalam menyampaikan pesan dan meneliti apakah penerima merasa puas akan event dan kinerja dari sebuah event organizer, di rencana maupun tidak klien akan memutuskan apakah akan terus memakai jasa sebuah event organizer maupun tidak. Karena biasanya perusahaan klien akan terus membandingkan dengan event organizer lain yang ada sebagai
20
pembanding untuk promosi produk atau pun jasa lain yang perushaan klien inginkan.
Tentu hal itu menjadi pertimbangan dalam sebuah event organizer juga karena bila mengambil keputusan secara asal-asalan tanpa mengatur manajamen persiapan nya dengan baik dan teliti tentu bukan hal yang aneh bisa jadi event gagal ataupun kurang memuaskan bagi konsumen dan klien itu sendiri tentunya juga bisa membahayakan kemajuan event organizer itu sendiri karena tingkat kepercayaan klien sudah menurun khalayak juga akan memutuskan tidak datang lagi pada event yang diadakan oleh event organizer tertentu bila sudah pernah tidak puas dengan pelayanannya.
Keputusan dalam kegiatan event organizer yang di lakukan guna menentukan biaya, hasil dan keputusan yang lain yang diambil secara bersama dengan tim lain seperti peletakan media promosi ataupun titik dimana banyak khalayak sasaran yang pas dengan suatu event yang akan diselenggarakan.
Jasa event organizer bersaing juga dalam hal menyajikan event yang terbaik, harga murah, menampilkan produk atau jasa dengan cara yang berbeda. Dalam mengatur itu perencanaan yang rutin akan menjadi kan event matang, meskipun yang diharapkan sebuah klien hanya sebatas produk atau jasa nya laku dan meningkatkan pemasukan perusahaan. Terkadang klien tidak mau tahu mengenai hal-hal tentang persiapan event nya nanti yang penting sesuai yang diinginkan. Namun kita juga harus ingat bahwa keputusan suatu perusahaan akan bergantung juga pada apa yang ada dalam masyarakat, disatu pihak mengubah pengaruh
21
produksi barang dan membuat arus pesan agar sampai dengan pas pada khalayak sasaran, di lain pihak juga memberikan kesempatan pada konsumen untuk mengubah gaya hidupnya dengan cepat. Eviopro (2013)
D. Pengertian Event Organizer
Pada jaman yang sekarang ini event organizer bisa jadi pilihan yang mudah bagi masyarakat maupun perusahaan untuk menyelenggarakan event maupun promo produk, pertunjukan seni musik, pameran, bazar, wicara (Seminar, Workshop, Talk Show, dll), dan acara-acara pribadi seperti penikahan, ulang tahun, promosi jabatan, syukuran, dll. Bisnis event organizer di Indonesia berkembang dan berkembang cepat ,memang tidak semua event organizer yang berdiri dapat terus berkembang hidup dan tidak sedikit pula yang langsung gulung tikar karena tidak bisa bersaing.
Tapi banyak juga event organizer yang benar benar di seriusi dan tak hanya hobi bisa berkembang tumbuh jadi perusahaan yang besar, melihat itu usaha ini memang sangat menjanjikan di masa depan tergantung dari pengelola nya juga. Membangun usaha atau bisnis event organizer tidak ada bedanya dengan bisnis jasa lainnya semua perlu strategi, perencanaan, totalitas kerja, komitmen (Hafidz, 2007 : 2)
Event Organizer (EO) Terdiri dari 2 bahasa inggris yaitu event dan organizer, dimana Event itu artinya Acara, Sedangkan Organizer itu Pengatur. Dengan
22
pengertian harfiahnya adalah sekumpulan orang yang mengatur acara, tapi jika di perdalam lagi pada aktifitas yang dilakukan akan menjadi sangat rumit karena pengaturan tersebut mencakup banyak orang yang mengerjakannya.
Meskipun kadang event organizer hanya terlihat menampilkan kesenangan, kebahagiaan, kemeriahan dan selalu tentang hiburan yang meriah. Ternyata ada sebuah tim yang solid yang mendapat tugas sesuai dengan keahlinya masingmasing.
E. Peran Event Organizer
Event Organizer terlahir dari keinginan pihak yang mempunyai dana, dimana mereka memiliki tujuan yang diharapkan dapat mencapai tujuannya dengan melakukan rangkaian acara, dan tentu saja mereka sebagai penyandang dana, mereka tidak mau repot-repot mengatur acara itu. mereka cukup memberi briefing singkat mengenai maksud dan tujuan yang ingin mereka capai, sementara untuk kreatif dan eksekusinya diserahkan kepada event organizer yang ditunjuk.
Di sinilah peran event organizer seperti dalam buku (Hafidz, 2007: 21) dalam buku “AIU EO” yaitu membantu mewujudkan harapan dan tujuan dari penyandang dana. Melalui rangkaian acara:
a. Mulai dari proses penciptaan konsep b. Persiapan tempat c. Perizinan d. Perlengkapan pendukung
23
e. Jalannya acara f. Dokumentasi g. Sampai publikasi acara di media massa
Dasar pengelolaan Event Organizer sendiri ada 4 :
1. Menjalankan ide. 2. Ide yang diwujudkan ke dalam sebuah konsep event. 3. Konsep yang dapat dinyatakan dan mampu untuk dilaksanakan. 4. Konsep tersebut dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat dalam event.
Sebagai profesional event organizer pun dituntut untuk menyukseskan acara yang akan diselenggarakan dengan kreatifitasnya. Di era modern ini banyak perusahaan yang melakukan promosi produknya dengan menyelenggaran acara dengan maksud dan tujuan meningkat penjualan produknya maka peran event organizer akan sangat dibutuhkan.
Kinerja jasa yang event organizer lakukan tidak jauh berbeda dengan yang dilakukan jasa biro periklanan, event promosi dibilang sukses apabila pesan sampai pada khalayak sasaran sesuai dengan apa yang diinginkan oleh komunikator. Event Organizer juga bisa disebut brand activation yaitu jasa yang dipakai untuk mempermudah khalayak sasaran
mengenal dan mengetahui
langsung brand maupun jasa. Banyak perusahaan yang berlomba menggunakan
24
event organizer sekarang ini karena mampu meningkatkan keuntungan perusahaan produk atau jasa secara lebih besar.
Keuntungan dari penggunaan jasa event organizer ini selain dari penjualan dan pendekatan perusahaan pada khalayak sasaran juga bisa dilihat dari minat konsumen untuk datang pada penjualan produk atau jasa karena lebih menarik melalui acara yang perusahaan telah serahkan pada event organizer. Promosi yang event organizer juga hendak nya dapat menjabarkan rumusan 5w + 1h ( Hafidz, 2007: 106 ) berikut :
1. What (Apa event yang di selenggarakan atau tawarkan)
Untuk membuat promosi itu sendiri event organizer harus bisa menonjolkan apa yang menjadi keunggulan maupun kelebihan produk atau jasa yang ingin di tawarkan supaya khalayak sasaran semakin tertarik.
2. Who (Siapa yang akan menjadi khalayak sasaran )
Setelah tahu event apa yang akan diselenggarakan berikutnya adalah harus mengerti siapa yang menjadi target atau khalayak sasaran dari event promosi yang diselenggarakan agar sesuai dengan apa yang diinginkan dan tidak justru malah salah sasaran dan merugi.
3. When (Kapan akan diselenggarakan)
25
Pada hal ini event organizer harus memikirkan hal terkait dengan waktu yang akan dipakai untuk menyelenggarakan event dalam rangka memasarkan produk atau jasa.
4. Where (Dimana event akan diselenggarakan)
Event Organizer juga harus memikirkan tempat untuk event yang akan di laksanakan karena akan menentukan banyak tidak khalayak sasaran yang datang dan sukses tidaknya event promosi tersebut. Selain itu, harus juga dipikirkan media mana yang akan memuat promosi produk atau jasa itu.
5. Why (Kenapa diselenggarakan)
Ini terkait kenapa dan untuk apa event ini diadakan oleh sebuah event organizer.
6. How (Bagaimana event ini dapat sampai khalayak sasaran)
Bagaimana dapat membujuk dan mempengaruhi khalayak sasaran untuk mengenal bahkan membeli produk atau jasa sebagai tujuan utama melalui event.
Karena dengan memperhatikan beberapa hal diatas maka sebuah event organizer akan memperhatikan banyak aspek sehingga event akan benar-benar menjadi sesuatu yang berkesan bagi klien, konsumen dan tentu meningkatkan rasa percaya diri event organizer itu sendiri.
