BAB II TINJAUAN PUSTAKA. berbeda-beda namun pada pengertiannya adalah sama. beberapa merupakan

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Teoritis 1. Definisi Sistem Dalam menuliskan definisi dari sistem, dituliskan dalam pernyataan yang berbeda-beda namun pada pengertiannya adalah sama. beberapa merupakan definisi dari sistem yang dinyatakan oleh ilmuwan-ilmuwan yang berbeda. Pengertian sistem menurut Wilkinson dalam buku “Sistem Akuntansi dan Informasi” yang diterjemahkan oleh Maulana (2003 : 3) adalah “suatu kerangka kerja yang mempunyai satu sasaran atau lebih. Sistem ini mengkoordinasikan sumber daya yang dibutuhkan untuk menambah masukan menjadi keluaran”. Menurut Baridwan (2003 : 3) yang menyadur dari Cole “sistem adalah suatu kerangka kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan”. Menurut Senn. di dalam buku Analysis and Design of Information System (2004 : 16), menjelaskan bahwa sistem adalah “In broadest sense, a system is simply a set of components that interact to accomplish some purposes”. Dari pengertian di atas dapat dikatakan, bahwa suatu sistem terdiri dari bagian yang saling berinteraksi, yang bekerja bersama-sama untuk mencapai beberapa tujuan.

Universitas Sumatera Utara

Secara umum, sistem adalah suatu kerangka kerja terpadu yang terdiri elemen-elemen yang saling berkaitan dan mempunyai sasaran yang akan dicapai dengan mengkoordinasikan masukan (input) yang diproses menjadi keluaran (output).

2. Definisi Sistem Informasi dan Sistem Akuntansi a. Sistem Informasi Sistem informasi memiliki karakteristik umum, maksudnya adalah sistem informasi akan berkembang sepanjang masa, mempunyai jaringan arus informal, melaksanakan tugas-tugas yang perlu sehubungan dengan data. Menyediakan informasi kepada pemakai untuk berbagai tujuan, dan menggunakan berbagai sumber. Sistem informasi menyediakan informasi baik kepada pihak dalam perusahaan maupun pihak luar perusahaan. Pengertian Sistem informasi menurut Wilkinson (2003 : 4) adalah “suatu kerangka kerja dengan mana sumber daya (manusia, komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi (informasi), guna mencapai sasaran perusahaan”. Menurut Davis (2004 : 15) “Sebuah sistem informasi subsistem-subsistem fisik berupa perangkat keras komputer, perangkat lunak (yang terdiri dari perangkat lunak sistem umum, perangkat lunak terapan umum, dan program aplikasi), database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer), prosedur dan manusia (petugas pengoperasiannya)”. Informasi merupakan apa yang dapat dikomunikasikan atau yang bergerak dalam arus komunikasi. Seringkali pengertiannya disamakan dengan


data, padahal keduanya memiliki arti yang berbeda, seperti yang diuraikan oleh Davis (2004 : 6), yaitu : “... data that has been proceed into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current or perspective action or decision”. Dari pengertian di atas diketahui bahwa informasi yang diperoleh biasanya masih berupa data. Data berkedudukan sebagai masukan (input) dan informasi adalah sebagian keluaran (output). Data baru dapat dikatakan sebagai informasi jika sudah diproses terlebih dahulu agar dapat dipergunakan dalam proses pengambilan keputusan. Nilai informasi berhubungan dengan keputusan, sehingga karakteristik yang harus dimiliki informasi agar dapat digunakan dan diperoleh manfaatnya semaksimal mungkin, menurut Wilkinson (2003 : 9) adalah : •

• • • •

Timeliness (tepat waktu) Informasi baru berguna jika informasi tersebut disajikan tepat waktunya. Dalam pengendalian, ketepatan waktu suatu informasi merupakan hal yang mutlak. Accuracy (akurasi) Informasi harus dapat memberikan gambaran keadaan yang sebenarnya. Response Time (saat yang dibutuhkan) Informasi tersedia saat informasi itu dibutuhkan, dengan maksud menghindari keputusan yang kurang efektif. Completeness (kelengkapan). Penyajian informasi harus lengkap dan mencakup hal-hal yang dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan. Relevance (relevansi) Informasi harus berkaitan dengan kebutuhan akan informasi tersebut dalam pengambilan keputusan.

Tujuan dari sistem informasi adalah : •

Menyajikan informasi guna mendukung pengambilan keputusan


•

Menyajikan informasi guna mendukung operasi harian

•

Menyajikan informasi yang berkenaan dengan kepengurusan

Sistem informasi berkembang selama masa hidup suatu perusahaan. Setiap sistem informasi mempunyai siklus hidup yang tertentu, sehingga pengembangan sistem merupakan sesuatu yang bersiklus, dimana siklus pengembangan sistem terdiri dari : •

Perencanaan Sistem Yaitu meletakkan landasan untuk suatu sistem baru atau revisi, dimana tahap ini disiapkan rencana sistem induk serta usulan proyek sistem.

•

Analisa Sistem Analisa atas informasi yang sedang dipakai untuk menentukan jenis informasi dibutuhkan pemakai dari sistem yang baru dan persyaratan teknik untuk sistem tersebut.

•

Pengkajian dan pemilihan sistem Analisa manfaat biaya-biaya yang terinci untuk rancangan sistem yang dipilih.

•

Implementasi Sistem Mencakup langkah-langkah seperti perlengkapan rincian untuk rancangan baru, pengangkatan dan pelatihan karyawan baru, penginstalan dan penyajian peralatan baru, dan penerapan awal dari sistem baru.

•

Pengoperasian Sistem


Mencakup operasi rutin, pemeliharaan dan manajemen dari sistem bam, atau revisi dimana akan diadakan evaluasi terhadap prestasi sistem dan keandalan keluarannya. Ada lima konsep penting yang perlu diketahui dalam sistem informasi menurut Sidharta (2003 : 19) bahwa : •

•

•

• •

Sistem informasi mempermudah operasi-operasi, yaitu dengan memelihara inventaris dan catatan-catatan pelanggan dan menyediakan dokumen-dokumen yang digunakan untuk melakukan transaksi-transaksi. Sistem informasi menyediakan cara-cara yang dapat digunakan oleh bagian manajemen untuk mengamati sistem operasi. Sebagai contoh bagian manajemen dapat mengetahui hasil penjualan cukup dengan melihat pada laporan penjualan. Sistem informasi menyediakan integrasi antar proses-proses yang berhubungan dengan operasi dan proses-proses yang bcrhubungan dengan akuntansi, misalnya : pembaharuan catatan penjualan dan accounts receivable. Manajemen menyusun operasi-operasi dan sistem informasi dengan menggunakan manusia, peralatan, komponen-komponen fisik yang lain dan kebijaksanaan. Pemakai sistem informasi meliputi personel bagian operasi, personel bagian manajemen dan orang-orang yang berada diluar organisasi, misal pelanggan.

b. Sistem Akuntansi Sistem akuntansi merupakan bidang khusus yang berhubungan dengan perencanaan, prosedur yang mempunyai tujuan untuk memberikan informasiinformasi yang berubah-ubah tergantung dari waktu dan berkaitan dengan kegiatan operasional dan juga sebagai alat pengendalian dan pengawasan dalam kegiatan operasional. Menurut Mulyadi (2004 : 6) membagi sistem akuntansi menjadi lima tingkatan yaitu : •

Dokumen


• •

•

•

Adalah bukti terjadinya transaksi yang masuk ke dalam sistem, dimana berisi semua informasi yang berasal dari transaksi yang terjadi. Buku Harian Adalah kegiatan pengurutan dan pengelompokan data transaksi sebelum dibukukan ke buku besar. Buku Besar Adalah catatan yang terdiri atas data-data yang sudah dikelompokkan dan diurutkan dan sebelumnya telah tercatat dalam buku harian. Neraca Saldo Merupakan daftar dari saldo-saldo yang ada dalam buku besar yang berguna untuk memeriksa ketepatan perhitungan aritmatik dan mendeteksi kesalahan-kesalahan. Laporan Adalah informasi yang berupa hasil akhir dari sistem yang di desain.

Pada dasarnya sistem informasi akuntansi lebih terkonsentrasi pada bagaimana mencatat dan menggunakan catatan yang dihasilkan akibat dari adanya transaksi akuntansi, dimana catatan tersebut merupakan salah satu cara perusahaan untuk mengadakan kontrol terhadap internal sebagai bagian dari keseluruhan sistem perusahaan yang paling inti. c. Sistem Informasi Akuntansi Manajemen suatu perusahaan dalam menjalankan fungsi-fungsinya mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan mutlak memerlukan informasi yang bersifat relevan, dimana informasi yang dibutuhkan tersebut baik yang bersifat keuangan atau non keuangan dihasilkan oleh sebuah sistem. Menurut Wilkinson (2003 : 50) “sistem informasi akuntansi merupakan sistem formal yang mengandung karakteristik meliputi tujuan (kegunaan), tahap, tugas, pengguna, dan sumber daya”.


Gushing (2005 : 6) menggambarkan peranan sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan modern sebagai berikut : “How can the modern business organization plan, coordinate, and control the multitude of activities that is undertaken? How can it supply information to many people and institution that are interested in its activities. The accounting information system plays a vital role in accomplishing these tasks” Terdapat perbedaan pada sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi manajemen. Perbedaannya terdapat pada jenis informasi yang dihasilkannya. Pada sistem informasi akuntansi, informasi yang dihasilkan bersifat finansial atau sering disebut sebagai hasil transaksi keuangan, sedangkan sistem informasi manajemen informasi yang dihasilkan digunakan untuk pengambilan keputusan. Gushing (2005 : 23) ada beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk menciptakan suatu sistem informasi akuntansi yang baik, adapun syarat-syarat tersebut adalah : •

•

•

Sistem harus Iengkap dan terperinci Lengkap, artinya adalah sistem tersebut harus dapat mencakup seluruh transaksi perusahaan yang terjadi, yaitu transaksi yang sebenarnya. Sedangkan terperinci artinya adalah langkah-langkah yang dilakukan dalam pelaksanaan sistem haruslah jelas, baik dari segi peralatan maupun perlengkapan yang digunakan, bentuk laporan yang dihasilkan. Sistem harus fleksibel Adalah harus adanya pertimbangan akan timbulnya kemungkinankemungkinan perubahan-perubahan yang terjadi di masa yang akan datang. Sistem haruslah bersifat sederhana Sederhana artinya adalah sistem tersebut harus dapat mencapai tujuan perusahaan dengan penggunaan biaya yang seminimal mungkin namun tanpa adanya pengurangan fungsi pengendalian internalnya. Hal itu sangat penting karena system baik dinilai dari


•

pengendalian internalnya dan diharapkan dengan biaya yang seminimal mungkin. Dapat diterima oleh semua pihak pengguna informasi tersebut Disini dimaksudkan bahwa sistem yang akan digunakan tersebut harus dapat digunakan oleh semua bagian dalam perusahaan, baik pihak manajemen, pengelola, dan bahkan pemimpinnya Selain itu sistem yaug baik juga menghasilkan keluaran yang dapat digunakan oleh semua pihak baik perusahaan tersebut maupun pemakai jasa dalam perusahaan tersebut.

Analisa dalam sistem informasi akuntansi harus dapat bekerja sedekat mungkin dengan sumber yang membutuhkan dan melakukan informasi tersebut, misal dengan pekerja-pekerja maupun terutama dengan pihak manajemen. Seorang analis harus memiliki kemampuan untuk mengetahui dan memahami proses akuntansi dan bisnis untuk menjawab pertanyaan- pertanyaan dalam studi terhadap suatu sistem akuntansi. Adapun

pertanyaan-pertanyaan

yang

sering

muncul,

biasanya

merupakan kunci pokok permasalahan dalam mengetahui suatu sistem. Dalam buku Seen (2004 : 30), dikatakan bahwa : “Analyst, working closely with employees and managers, must study the business process to answer these key questions: 1. What is being done ? 2. How is it being done ? 3. How frequently does it occur ? 4. How great is the volume of transaction or decisions ? 5. How well is the task being performed ? 6. Does a problem exist ? 7. If a problem exist how serious is it ? 8. If a problem exist, what is underlying cause ?” Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti tersebut diatas, dalam menganalisa suatu sistem terutama dalam sistem informasi akuntansi, harus dapat memperoleh sesuatu secara detail dan terperinci. Baik mengenai proses bisnis atau


mengenai informasi-informasi seperti aturan akuntansi yang didasarkan pada opini masing-masing orang yang biasa bekerja pada proses tersebut. Pemakaian kuesioner merupakan langkah yang paling berguna dalam hal mengkoleksi sejumlah pendapat dan informasi dari group yang besar yang biasanya tidak dapat di interview secara perorangan. Selain detail dari pertanyaanpertanyaan yang dilontarkan, yang tidak kalah pentingnya adalah mempelajari teori-teori yang berdasarkan manual dan laporan-laporan yang merupakan sumber informasi yang tertulis, yang biasanya merupakan prosedur dasar dan hasil keluaran atas suatu sistem yang sedang bekerja. Jika detail sudah didapatkan maka, kita mempelajari suatu sistem baru yang didasarkan atas permintaan data yang tidak dapat dipenuhi oleh suatu sistem lama, termasuk informasi-informasi yang berkenaan dengan informasi apa yang akan diproduksi dari sistem baru tersebut dan kriteria optional suatu sistem seperti kontrol. Hubungan antara Sistem Akuntansi dan Pengendalian Internal terhadap kerugian ataupun kehilangan yang ditimbulkan oleh Sistem Informasi Akuntansi harus dijadikan bahan pertimbangan.

3. Pembagian Siklus Akuntansi Menurut definisi daari Bodnar dan Hopwood (2005 : 6) Siklus Akuntansi terdiri atas : a. “Revenue Cycle, events related to the distribution of goods and services of the entities and the collection of related payments. b. Expenditure Cycle, related acquisition of goods and services from others i entities and the statement of related obligation.


c. Production Cycle, events related to the transformation of resources into goods and services. d. Finance Cycle, events related to the acquisition and management of capital funds, including cash”. Berdasarkan pendapat Bodnar tersebut penagihan (billing) termasuk dalam Siklus Pendapatan atau Revenue Cycle yang termasuk di dalamnya piutang usaha atau Account Receivable, dan pelaporan uang kas atau Cash Report. Berikut ini adalah ilustrasi dari gambaran atas Siklus tersebut : Gambar 2.1. Economic Equity Economic Equity

Transaction

Revenue Cycle

Expenditure Cycle

Production Cycle

Financial Cycle

Financial Equity Report

Financial Report

4. Pengendalian Internal a. Definisi Pengendalian internal


Menurut Romney dalam bukunya Accounting Information System (2000 : 253) : “Pengendalian Internal adalah suatu rencana dari organisasi atau metode bisnis yang digunakan untuk memelihara harta, menyediakan informasi yang dan dapat diandalkan, mempromosikan dan meningkatkan efisiensi jalannya operational dan menentukan kebijaksanaan yang akan dicapai didalam manajerial perusahaan”. Sedangkan menurut AICPA sebagai berikut : “Pengawasan intern meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan didalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi dalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu”. b. Tujuan pengendalian Internal Menurut Baridwan dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi (2003 : 13), bahwa sistem pengendalian internal yang baik itu akan berguna untuk • • • •

Menjaga keamanan harta milik perusahaan. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi. Memajukan efisiensi dalam operasi. Membantu manajer agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

c. Struktur pengendalian internal Menurut Romney dalam bukunya Accounting Information System (2000 : 254), struktur pengendalian internal adalah : “kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk menyediakan kepastian yang layak dimana tujuan khusus dari perusahaan akan tercapai. Sistem hanya menyediakan jaminan yang layak karena sistem yang meyediakan jaminan yang lengkap akan sulit untuk di desain dan mengeluarkan biaya relatif tinggi”.


Sedangkan menurut Romney dalam bukunya Accounting Information System (2000 : 257) : “The Committee of Sponsoring Organisation (COSO) mewakili suatu cara signifikan, yang berbeda dengan definisi pengendalian internal yang terbatas pengendalian akuntansi yang digunakan secara luas dan tujuan manajemen”. Model pengendalian internal COSO memiliki komponen yang penting, yaitu : •

Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian suatu organisasi merupakan inti dari suatu bisnis berhubungan dengan para karyawan yang dimiliki, kelengkapan individual mereka seperti integritas, nilai etika yang mereka miliki dan memiliki kemampuan dan lingkungan dimana mereka sendiri beroperasi. Orang-orang inilah yang nantinya mengendalikan perusahaan. Lingkungan pengendalian terdiri dari beberapa faktor : (a) Kesepakatan kepada integritas dan nilai budaya Renting bagi seluruh manajemen organisasi untuk menciptakan budaya organisasi yang memberikan penekanan prinsip integritas atau kesatuan dan nilai etika yang berlaku dalam organisasi. Perusahaan dapat menempatkan prinsip integritas sebagai prinsip dasar organisasi dan aktif untuk memberikan pengetahuan serta mempraktekkannya. (b) Filosoli dan Gaya Operasional Manajemen


Falsafah manajeinen dan gaya operasional yang dianut perusahaan

mencerminkan

bagaimana

para

karyawan

bertanggung jawab dalam tugas mereka masing-masing untuk mencapai tujuan perusahaan. (c) Struktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan terbagi atas garis wewcnang dan tanggung jawab, dan biasanya di dalamnya terdapat kerangka kerja secara keseluruhan

yang

mencakup

perencanaan,

pengarahan dan pengendalian terhadap operasional perusahaan. (d) Komite Audit di dalam Dewan Komisaris dan Anggotaanggotanya Semua perusahaan yang terdaitar sebagai anggota bursa efek harus memiliki komite audit yang terdiri atas semua pimpinan. Komite audit bertanggung jawab untuk mengamati Struktur pengendalian internal perusahaan, proses pelaporan keuangan dan pelaksanaannya yang tidak menyimpang dari hukum yang berlaku, regulasi serta standar yang telah ditetapkan. (e) Metode-metode Otoritas dan Tanggung Jawab Manajemen seharusnya mendelegasikan tanggung jawab untuk tujuan yang lebih khusus kepada setiap wartawan dan mengandalkan mereka untuk mencapai tujuan tersebut. Wewenang dan tanggung jawab dapat didelegasikan melalui


job description yang bersifat formal, pelatihan karyawan, rencana operasional, jadwal dan melalui anggaran. (f) Kebijakan dan Praktik-praktik kepenyesuaian Kebijakan sumber daya manusia berkaitan dengan perekrutan, pelatihan, pengevaluasian dan promosi pegawai yang nantinya dapat

mempengaruhi

kemampuan

perusahaan

untuk

meminimalisasi ancaman, serta resiko yang mungkin dihadapi (g) Pengaruh dari luar Pengaruh

eksternal

dapat

mempengaruhi

lingkungan

pengendalian organisasi misalnya, persyaratan yang ditentukan bursa efek dan oleh standar akuntansi keuangan Pengaruh eksternal ini juga tenuasuk peraturan pemerintah, seperti untuk bank dan perusahaan asuransi. •

Kegiatan Pengendalian Kegiatan pengendalian adalah kebijuksanaan-kebijaksanaan dan peraturan-peraturan yang menyediakan jaminan atau kepastian yang beralasan yang tujuan pengendalian manajemen telah tercapai. Secara umum prosedur pengendalian dikategorikan sebagai berikut : (a) Memberikan wewenang yang tepat mengenai transaksitransaksi dan kegiatan-kegiatan. Pemberian keputusan atau wewenang dinamakan authorization, yang

merupakan

bagian

periling

dari

suatu

prosedur


pengendalian

organisasi.

Pemberian

wewenang

sering

didokumentasikan dengan cara menandai, memberi inisial atau memasukkan kode wewenang pada dokumen transaksi atau catatan. (b) Pemisahan tugas-tugas (kewajiban) Permintaan internal control yang baik adalah tidak ada satupun pegawai yang diberi tanggung jawab terlalu banyak. Pemisahan tugas-tugas (kewajiban) yang efektif telah dicapai bila fungsifungsi berikut ini dipisahkan, yakni : i.

Pemberian wewenang : membukt ikan transaksi-transaksi dan keputusan

ii. Pencatatan : menyiapkan dokumen-dokumen sumber, memelihara harian, buku-buku besar, atau file-file lainnya, menyiapkan

rekonsiliasi

menyiapkan

laporan-laporan

pelaksanaan. iii. Pemeliharaan : Menangani uang kas, memelihara ruang penyimpanan persediaan, menerima cek-cek dari pembelian atau pelanggan yang masuk, menulis cek pada account bank milik organisasi (c) Merancang dan menggunakan dokumen-dokumen dan catatancatatan yang cukup Desain dan penggunaan dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang tepat membantu memastikan pencatatan yang akurat dan


lengkap dari semua transaksi data yang relevan. Untuk mengurangi kemungkinan dokumen tersebut digunakan dengan curang, mereka harus memberikan nomor-nomor urutan supaya bisa dicatat dengan benar. (d) Perlindungan yang cukup mengenai asset (harta) dan catatancatatan Berikut ini udalah prosedu perlindungan harta dari pencurian, penggunaan wewenang dan kerusakan, yaitu : i.

Pengawasan secara efektif dari pemisahan tugas-tugas (kewajiban)

ii. Memelihara catatan-catatan yang akurat mengenai assetasset termasuk informasi. iii. Membatasi akses fisik menuju asset-asset. iv. Melindungi catatan-catatan dan dokumen-dokumen. v. Mengendalikan lingkungan vi. Membatasi

akses

menuju

ruang

computer,

file-file

komputer dan informasi. (e) Pengawasan yang mandiri pada pelaksanaan Bermacam-macam tipe dari pengawasan yang mandiri akan dibahas berikut ini : i.

Rekonsiliasi dari dua catatan pemeliharaan yang mandiri. Suatu

cara

untuk

membandingkan

ketelitian

dan

kelengkapan catatan-catatan tersebut dengan catatan-


catatan lainnya yang mempunyai keseimbangan yang sama. ii. Perbandingan dari kuantitas aktual dengan jumlah yang tercatat. Semua persediaan seharusnya dihitung setiap tahunnya dan hasilnya dibandingkan dengan catatan-catatan persediaan. iii. Akuntansi pembukuan berpasangan Pernyataan bahwa sisi debet harus sama dengan sisi kredit menyediakan banyak kesempatan untuk perbandingan internal. Kesimpulannya, pada dua sistem operasi ini, perbandingan

dari

total debet

dengan

total

kredit

menyediakan perbandingan yang kuat pada kedua proses tersebut. iv. Total tumpukan Dalam aplikasi proses penumpukan, dokumen sunibcr dipasang pada grup-grup tertentu dan total tumpukan yang secara manual telah diperhitungkan sebelum sumber data memasuki sistem. Setelah data diproses, total pengendalian harus dihasilkan selama tiap-tiap langkah diproses. Berikut ini ada lima total tumpukan yang digunakan dalam sistem komputer, yaitu : *

Total keuangan adalah jumlah dari bidang Dollar seperti total penjualan atau total kas penerimaan.


*

Total kasar adalah dari bidang yang biasanya tidak ditambahkan seperti nomor perkiraan pelanggan dari nomor tanda pengenal dari para pegawai.

*

Jumlah pencatatan adalah nomor dari batasan-batasan dari data yang dimasukkan.

*

Batas perhitungan adalah nomor dari batasan-batasan dari data yang dimasukkan.

*

Teks keseimbangan cross-footing. Banyak kertas kerja yang mempunya, total baris dan total kolom Teks ini dibandingkan dengan total keseluruhan dari semua baris dengan total keseluruhan pada kolom untuk apakah jumlahnya sama.

•

Resiko Penilaian Akuntan memainkan peranan dalain membantu pengawasan manajemen basis yang merancang sistem pengawasan yang efektif. Akuntan

dapat

mengevaluasi

sistem

pengawasan

internal

menggunakan strategi resiko penilaian. Identifikasi Ancaman Perusahaan harus mengidentifikasikan ancaman yang terlihat untuk mendisain pengendalian internal yang sesuai. Adapun ancaman-ancaman ini dapat berupa : -

Strategic, seperti melakukan sesuatu yang salah.


-

Operating, seperti melakukan sesuatu yang benar dengan cara yang salah.

-

Financial, seperti kehilangan sumber keuangan, pemborosan atau pantas.

-

Information, seperti kesalahan atau informasi yang tidak relevan, sistem yang tidak dipercaya dan laporan yang salah atau menyesatkan.

Perkiraan Resiko Beberapa ancaman

merupakan resiko

yang

lebih

baik

karena

kemungkinan dari kejadian itu lebih memungkinkan. Contoh, para karyawan lebih memungkinkan membuat kesalahan yang tidak disengaja dari pada melakukan aksi penipuan yang disengaja. Perkiraan Pembongkaran Resiko dari gempa bumi mungkin sangat kccil tetapi pembongkaran dapat menjadi besar, ini dapat secara menyeluruh merusak perusahaan dan kekuatannya masuk kedalam kebangkrutan. Kedapatan dari kesalahan biasanya tidak bagus, banyak kecurangan yang mengancam eksistensi perusahaan. Pembongkaran dari kesalahan ymg tidak disengaja dapat di unit dari yang sangat kecil hingga yang sangat besar, tergantung pada kesalahan alami dan berapa lama ini berlangsung. Sebagai penambahan, material dari ancaman dan kebutuhan untuk melindungi serangan yang beresiko. Identifikasi Pengawasan


Manajemen harus mengidentifikasi satu atau lebih kendali yang dapat melindungi perusahaan dari ancaman lain. Dalam mengevaluasi keuntungan dari prosedur

pengawasan

internal

yang

spesifik,

manajemen

harus

mempertimbangkan keefektifan dari waktu mereka. Semua faktor lain menjadi sama, pengawasan pencegahan adalah yang tertinggi untuk suatu penyelidik. Bagaimanapun, jika pengawasan pencegahan ditolak, pengawasan penyelidik adalah esensial untuk menemukan masalah yang menutupinya. Kemudian pengawasan pencegahan dan pcnyelidikan melengkapi satu sama lain dari sistem pengawasan internal yang baik dan harus menggunakan keduanya. Estimasi Biaya dan Keuntungan Tidak ada sistem pengawasan internal yang dapat menyediakan perlindungan yang mudah dan aman dari semua serangan ancaman pengawasan internal. Biaya dari sistem yang mudah dan aman dapat menjadi penghalang yang tinggi. Untuk tambahan, selama banyak pengawasan negatif mempengaruhi efisiensi operational, juga banyak pengawasan yang memperlambat sistem dan menjadi tidak efisien. Sampai saat itu, ke objektifan dalam rancangan sistem pengawasan internal adalah menyediakan alasan jaminan yang mungkin bahwa masalah pengawasan tidak dapat mengambil tempat. d. Klasifikasi pengendalian internal Menurut Romney dalam bukunya Accounting Information System (2000 : 254-255), klasifikasi pengendalian internal : • Pengendalian Umum (General Control) Didesain untuk memastikan bahwa pengendalian lingkungan organisasi berjalan baik dan stabil untuk meningkatkan efektifitas aplikasi pengendalian.


• Pengendalian Aplikasi (Application Control) Digunakan untuk mencegah, mendeteksi dan mcngoreksi kesalahan-kesalahan di dalam transaksi saat mereka proses. • Pengendalian Administratif (Administrative Control) Memastikun bahwa operasional berjalan seefisien dan sesuai dengan kebijakan manajerial. Dan sebaliknya. accounting controls membantu untuk memelihara asset dan memastikan kebenaran catatan keuangan. • Pencegahan, pendeteksian dan pembetulan (Preventive, detective and corrective control) Pencegahan (Preventive Control): menccgah masalah sebelum mereka muncul. Pendeteksian (Detective Controls): dibutuhkan untuk mengontrol masalah begitu muncul. Pembetulan (Corrective Controls): Pemecahan pada masalah yang ditemukan ditahap pendektesian meliputi: mengidentifikasi penyebab dari suatu problem, mengkoreksi kesalahan atau kesulitan yang dihadapi. Memodifikasi kembali sistem yang dimiliki sehingga dimasa yang akan datang masalah dapat diminimalisasi atau dihapuskan. e. Alat pengendalian internal Menurut Bodnar dan Hopwood dalam bukunya sistem informasi Akuntansi (2005 : 186-195), “alat pengendalian internal adalah prosedur-prosedur yang dirancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian internal diimplementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat didalam setiap siklus transaksi organisasi”. Alat pengendalian internal ini terbagi : • Pengendalian Umum (General Control) Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut ini : o Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi Umumnya mencakup hal-hal, seperti : pemisahan tugas dan pemisahan dalam pengolahan data


o Prosedur-prosedur operasi Umum Umumnya mencakup hal-hal, seperti : definisi tanggung jawab, personal, kompetensi personel. Rotasi tugas, rancangan formulir, formulir-formulir dipranomori, formulir-formulir di pracetak, penyajian secara simultan perputaran dokumen, dokumentasi, pelabelan. o Masalah pengendalian peralatan Umumnya mencakup hal-hal, seperti : back-up dan pemulihan, jejak statistik sumber kekeliruan. o Pengendalian peralatan dan akses data Umumnya mencakup hal-hai, seperti : penanganan yang aman, ganda/pengendalian ganda. • Pengendalian Aplikasi (Application Control) Pengendalian aplikast dikhususkan untuk aplikasi individual. Pengendalian aplikasi dikategorikan sebagai berikut : o Pengendalian masukan Pengendalian masukan dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kekeliruan dalam tahap masukan pemrosesan data Jika computer digunakan pemrosesan, maka tahap masukkan mencakup konversi data transaksi ke format yang terbaca mesin. Pengendalian masukan mencakup hal-hal berikut ini : otorisasi,

persetujuan,

masukan

terformat,

penandaan,

pembatalan, masukkan khusus, password, verifikasi visual,


pengecekan seluruh arus, pengecekaa format, pengecekan kelengkapan,

pengecekan

digit

pengujian

kelayakan,

pengecekan batas, pengecekan validitas, batas kadaluarsa, verifikasi kunci. o Pengendalian pemrosesan Pengendalian

pemrosesan

dirancang

untuk

memberikan

jaminan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan dan tidak ada transaksi yang hilang atau tidak tepat yang dimasukkan ke jalur. Pengendalian pemrosesan

mencakup:

mekanisasi,

standarisasi,

pilihan

default, saldo batch, run-to-run total, penyajian saldo, pemadanan, akun kliring, label untuk penjejak, koreksi kekeliruan secara otomatis. o Pengendalian keluaran Pengendalian keluaran dirancang untuk memeriksa apakah masukan pemrosesan berpengaruh pada keluaran secara absah dan

apakah

keluaran

didistribusikan

secara

memadai.

Pengendalian keluaran mencakup : rekorsiliasi, penyajian umur (aging), suspense file, suspense account, audit periodic, laporan ketidaksesuaian, up-stream resumbmission.

5. Definisi Sistem Penagihan dan ISP Billing System


Sistem Penagihan adalah suatu sistem yang merupakan salah satu sub sistem dari sistem akuntansi dimana sub sistem ini dapat berdiri sendiri dalam menjelaskan fungsinya maupun terkait dengan sub sistem lainnya dan bekerja secara sinergi

berdasarkan dengan pedoman akuntansi yang ada membentuk

suatu sistem akuntansi yang total. Sistem Penagihan dapat juga disebut merupakan salah satu bagian atau salah satu unsur dari sistem informasi akuntansi yang terintegrasi, uang merupakan bagian yamg tidak dapat dipisahkan, namun dalam penerapannya seringkali digunakan terpisah dari sistem akuntansi lainnya, namun tetap berdasarkan prinsip akuntansi yang berlaku. Sistem Penagihan Internet Service Provider (ISP) merupakan suatu sistem penagihan yang ditujukan untuk lebih pada service terhadap konsumen dan penggenerasian tagihan (invoice) untuk pemakai service internet dan melakukan pelacakan atau tracking terhadap pembayaran dan membantu proses bisnis lainnya dalam perusahaan. Sedangkin kriteria yang dibutuhkan untuk suatu ISP Billing System yang baik adalah memenuhi kriteria-kriteria efisiensi sebagai berikut : a. Tingkat keamanan yang tinggi Yaitu memherikan wewenang hanya kepada orang yang berwenang dan bersangkutan, yaitu dengan memberikan encrypted password dengan maksud agar orang yang tidak berkepentingan tidak dapat mengubah data-data yang ada. b. Tampilan yang mudah dimengerti oleh pemakai


Data tampilan pada program harus dapat dimengerti oleh orang yang awam sekalipun, dengan tujuun agar pemakai dari divisi manapun yang tidak mempunyai latar belakang bidang pemrograman dapat secara cepat mengerti cara pemakaiannya, karena perlu diingat bahwa pemakai data dalam sistem ini dapat marketing dan manajemen, maupun staff akunting. c. Client/server performance Muksudnya adalah aplikasi yang dipakai berupa windows based yang menghubungkan server tempat data-data masuk dengan terminal pengolahan data tersebut, misal di divisi keuangan atau manajemen. Jadi untuk mendapatkan data yang diperlukan tidak harus mengakses ke server tempat data-data tersebut dihasilkan namun cukup memakai program tertentu, sehingga pemakai bebas untuk mengkombinasikan data-data mentah dalam server. Selain itu data-data dapat terus di updating, disini biasanya dari divisi registrasi. d. Dapat menangani data yang bermacam-macam Sistem yang baik diharapkan dapat mengatur data yang ada dan mengupdate-nya setiap kali dibutuhkan dengan ccpat. e. Fleksibel dalam perubahan harga Biasanya dalam persaingan, perusahaan kerapkali mengubah strategi harga. Karena itu sistem penagihan yang baik harus dapat cepat menyesuaikan dengan program marketing. Misalnya seperti: program potongan harga atau akses gratis. f. Memiliki Accouting Power


Maksudnya adalah dalam sistem ini harus dapat membantu mempermudah perusahaan dalam pengelolaan keuangan. Penagihan terhadap konsumen merupakan salah satu cara perusahaan dalam memperoleh timbal balik pelayanannya, sehingga tanpa harus mempersulit konsumen dan perusahaan dalam penagihan tersebut harus dapat melayani secara online. g. Pelaporan Sebagai bisnis manajer, kita membutuhkan iaporan yang menceritakan kondisi keuangan didasarkan atas penagihan yang telah ada Laporan yang dibutuhkan meliputi : •

Akuntansi : yaitu laporan harian penjualan, pembayaran, payment method breakdown, credit batch report, aged account summary.

•

Customer tracking : yaitu daftar pelanggan, detailed statements, dan laporan pemakaian.

Kriteria eflsiensi lainnya sehubungan dengan tujuan divisi pemakai dapat dilihat sebagai berikut : a. Marketing dan manajemen Marketing dan manajemen sangat membutuhkan suatu sistem penagihan yang fleksibel dan mendukung rencana-rencana marketing yang sangat beragam tipe. b. Staff Akuntansi Staff' akuntansi sangat memerlukan sistem penagihan yang dapat memenuhi rencana-rencana penagihan yang diterapkan dalam perusahaan. Melacak sukses tidaknya pembayaran melalui bank, dapat melacak total tagihan/


transaksi ataupun bulanan, memenuhi prinsip pajak atas service, dapat dicetak lengkap dengan detail pajak yang dihitung oleh sistem tersebut ( untuk kepentingan cross check). Dalam kriteria efisiensi sbtem penagihan yang baik menurut Seen (2004 : 338) adalah berikut : “We say that an information system meets user needs if it accomplish the following : a. Performs the right procedures properly b. Prevent information and instructions in an acceptable an effective fashion c. Procedures accurate result d. Provides an acceptable interface and method of interaction e. Is perceived by users as a reliable system” Pada dasarnya sistem yang digunakan dalam sistem penagihan berbasiskan Interface System atau dengan kata lain sistem interaksi antara pemakai dan alat, yaitu komputer yang dijalankan secara online. Efektifitas dari sebuah sistem didasarkan pada biaya yang dikeluarkan dan keuntungan yang dapat diperoleh dengan mengeluarkan scjumlah biaya tertentu. Biaya yang berhubungan dengan Sistem Penagihan perusahaan jasa Internet adalah biaya pembelian software dan hardware. Biaya-biaya penting lainnya adalah sebagai berikut : a. Biaya nyata (tangible cost) meliputi biaya ruang komputer, mengingat menganut sistem online, maka komputer harus disimpan dalam kondisi bersuhu stabil, aliran listrik yang stabil serta dukungan kinerja komputer yang akan beroperasi selama dua puluh empat jam penuh.


b. Biaya tidak nyata (intangible costs) meliputi biaya yang timbul dikarenakan penurunan produktifitas dari personil menjalani sistem tersebut. c. Biaya Berulang (Recurring costs) yakni seperti biaya pemeliharaan. d. Biaya tidak berulang (Non recurring cost) yakni biaya penyusunan sistem Akibat dari efektifitas sistem penagihan yang baik yaitu sebagai berikut : a. Keuntungan langsung (direct advantage) Keuntungan yang diperoleh, misal : penurunan biaya persiapan deposito perbaikan sistem. b. Keuntungan tidak langsung (Indirect advantage) Biaya yang dihasilkan tidak berhubungan secara langsung dengan sistem, misalnya pendapatan karena penurunan harga atau diskon. c. Keuntungan nyata (tangibles) Keuntungan karna adanya penghematan biaya atas personel. d. Keuntungan tidak nyata Keuntungan karena adanya kenaikan produktifilas dari personil atas sistem baru yang digunakan. Sehubungun dengan hal tersebut diatas, kriteria-kriteria yang dibutuhkan oleh sebuah perangkat lunak yang efektif dan efisien, yakni : a. Dapat dijalankan dengan baik bersama aplikasi yang telah ada. Seperti windows base.


b. Kemudahan dalam penggunaan dan mudah dipelajari. Sebuah sistem yang baik haruslah dapat dengan mudah digunakan dan dimengerti oleh penggunanya. c. Kemudahan dalam melakukan set-up aplikasi tersebut. Dapat dengan mudah kita menginstal aplikasi yang baru, tanpa merubah platformnya. d. Biaya daripada aplikasi tersebut. Biaya yang dikeluarkan haruslah sebanding dengan keuntungan penggunaan yang kita peroleh dari sistern. Biaya yang biasa menjadi bahan pertimbangan adalah : biaya pembelian aplikasi, up grade, convert data dan pembelajaran penggunaan sistem. e. Dukungan yang baik dari aplikasi. Dukungan produk sangat menentukan keefektifan system. Sedangkan kriteria perangkat keras/hardware dibedakan atas dua jenis, yaitu : a. Stand Alone •

Merupakan One machine ISP

•

Satu hardware dengan penggunaan atau digunakan untuk server yang berbeda-beda, dimana setiap log dari server akan ditampung dalam satu mesin.

•

Merupakan multiple machine ISP dimana semua koneksi dari SLIP/PPP dicatat dalam satu server, tanpa catatan atas pemakai (user's account).

•

Mencatat log dari POP terminal server pada satu mesin utama.


b. Client/Server •

Merupakan multiple machine ISP dimana data-data harus diambil dari mesin lain sebagai input terhadap mesin utama.

•

Merupakan multi pop ISP dimana data yang dibutuhkan harus diambil dari tiap POP yang terpisah untuk disentralisasikan untuk kebutuhan penagihan (centralized billing). Gambar 2.2 Clint / Server Base Local User

Terminal Server

Local User

Terminal Server

Transaction Server

Terminal Server

Remote Terminal

Ada empat komponen pent ing dalam sistem penagihan dan akuntansi dalam perusahaan jasa seperti perusahaan jasa jaringan, yaitu : a. Funds adalah dana yang digunakan perusahaan untuk membiayai, biaya operasional. b. Accounts, merupakan tempat menyimpan uang atau dana yang dihasilkan dari penjualan jasa. c. Services, merupakan jasa yang ditawarkan perusahaan, dimana konsumen akan mengeluarkan biaya atas jasa yang diberikan perusahaan.


d. Charges,

adalah Suatu cara bagaimana uang

yang

didapat,

dipergunakan untuk dipertukarkan dengan jasa yang dihasilkan. Biasanya sistem penagihan jasa Internet menggunakan jasa database management, yang memiliki kapabilitas yang tinggi. Data-data yang dihasilkan oleh sistem merupakan data inti atau raw data yang akan dipakai oleh bagian penagihan maupun akuntansi.

B. Tinjauan Penelitian Terdahulu Sebagai pembanding dari penelitian ini adalah penelitian dari Haris, Darmawan (2002), telah meneliti tentang “Analisis Pengendalian Internal Sistem Pendapatan Dalam Perusahaan Jasa Penyedia Layanan Telekomunikasi Akses Internet (Telkomnet@Instan) Pada PT. Telkom”, hasil penelitian menunjukkan sebagai berikut : a. Kurangnya pengendalian pada pusat pelayanan pelangggan. Sering terjadi perputaran uang yang dilakukan oleh karyawan pelayanan pada saat inencrima pembayaran dari pelanggan yang telat bayar. b. Dalam masalah tindakan pengamanan sebagian besar sudah berjalan dengan baik sebagaimana semestinya. Hanya saja password seorang pegawai masih sering diketahui oleh rekan pegawai yang lainnya. c. PT. Telkom telah menggunakan komputer dalam memproses semua kegiatan penagihan, transaksi, penjualan, pasang baru dengan tujuan keefisiensian

dan

keefektifan

pelayanannya.

serta

untuk

meminimalisasi kesalahan yang mungkin terjadi.


d. Secara keseluruhan pengendalian umum pada PT. Telkom sudah cukup baik. Segala aspek pada pengendalian umum sudah diperhatikan dengan baik. Pelaksanaannya juga sudah berjalan dengan baik, sehingga hampir dikatakan tidak ada cacatnya. e. Seperti halnya pengendalian umum, pengendalian transaksi juga dapat dikatakan cukup baik.

C. Kerangka Konseptual dan Hipotesis 1. Kerangka konseptual PT. Telkomsel Medan memiliki sistem pendapatan diawasi oleh pengendalian internal untuk menjamin jalannya sistem secara efisien dan efektif. Pengendalian internal yang dilaksanakan pada sistem pendapatan PT. Telkomsel Medan mencakup tiga proses pengendalian, antara lain pengendalian umum, pengendalian transaksi, dan pengendalian pengamanan. Berdasarkan latar belakang masalah, tinjauan teoritis, dan tinjauan penelitian terdahulu, maka peneliti membuat kerangka konseptual penelitian sebagai berikut :


Gambar 2.3 Kerangka Konseptual PT. Telkomsel

Pengendalian Internal Teoritis :

Pengendalian Internal di PT. Telkomsel :

1) Pengendalian Umum • P. Praktek manajemen • P. Organisasional • P. Dokumen • P. Otorisasi • P. Akuntanbilitas Aset

1) Pengendalian Umum • P. Praktek manajemen • P. Organisasional • P. Dokumen • P. Otorisasi • P. Akuntanbilitas Aset

2) Pengendalian Transaksi • P. Masukan Transaksi • P. Pemrosesan Transaksi • P. Keluaran Transaksi

2) Pengendalian Transaksi • P. Masukan Transaksi • P. Pemrosesan Transaksi • P. Keluaran Transaksi

3) Tindakan Pengamanan • P. Atas Kekayaan Fisik • P. Atas Komputer • P. Atas Data

3) Tindakan Pengamanan • P. Atas Kekayaan Fisik • P. Atas Komputer

Hasil Temuan

Analisis

Kesimpulan Baik

Buruk

Saran perbaikan

Sumber, Penulis 2010


Dalam perusahaan jasa sistem penagihan merupakan salah satu faktor yang menentukan dan merupakan faktor pokok atau penting dalam pengambilan keputusan. Dengan adanya sistem penagihan yang baik akan mengurangi kerugian perusahaan dan mempercepat prosedur pendapatan. Dengan adanya jenis perusahaan yang bermacam-macam maka timbul pula sistem penagihan yang beraneka ragam. Namun dengan adanya bantuan teknologi komputerisasi dan jaringan penyediaan informasi bagi sistem penagihan menjadi lebih efektif dan efisien. Dalam penelitian ini, peneliti akan mencoba untuk membandingkan pengendalian internal. Yang pertama peneliti akan meneliti tentang pengendalian umumnya. Lalu akan dilanjutkan dengan penelitian dengan penelitian dari pengendalian transaksinya. Semua hasil penelitian tentang pengendalian internal yang ada pada PT. Telkomsel akan peneliti bandingkan dengan pengendalian internal yang menurut teori. Semua temuan yang peneliti dapat dari penelitian tersebut akan peneliti analisis. Kemudian peneliti akan menilai apakah hasil dari pengendalian internal dalam proses penagihan tersebut sudah baik atau buruk. Apabila buruk, peneliti akan mencoba memberikan masukan dan saran yang mungkin dapat bennanfaat.

2. Hipotesis Berdasarkan uraian teori dan kerangka konseptual yang telah dikemukan, maka dirumuskan hipotesis sebagai berikut :


a. Bagaimana prosedur penagihan yang dilakukan pada PT. Telkomsel Medan? b. Apakah pengendalian internal pada prosedur penagihan di PT. Telkomsel Medan sudah memadai?


BAB II TINJAUAN PUSTAKA. berbeda-beda namun pada pengertiannya adalah sama. beberapa merupakan

Recommend Documents