BAB II LANDASAN TEORI
A. Pengertian Sistem, Informasi, Akuntansi 1. Pengertian Sistem Definisi sistem banyak sekali ditemukan penulis, namun pada prinsipnya teori-teori tersebut memiliki pengertian yang sama diantaranya adalah : ”Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu” (Mulyadi 2001 : 2). Sedangkan menurut Leod (2003 : 5) ”Sistem adalah suatu kelompok elemen yang saling berkaitan dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu” Kemudian menurut Cushing (2003 : 16) ”Sistem adalah suatu satuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang terjalin satu sama lain untuk mencapai tujuan”. Berdasarkan definisi diatas, dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut : a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri dari kelompok-kelompok unsur-unsur yang membentuk subsistem tersebut. b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan yang lain, sifat serta kerjasama antar unsur tersebut mempunyai bentuk tertentu. c. Unsur sistem tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem. Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar Dari pengertian diatas, bisa dipahami, untuk apa suatu sistem dibuat. Suatu sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi (Mulyadi 2001 : 3). Kemudian suatu sistem dibuat dengan karakteristik atau sifat-sifat sebagai berikut: a. Sasaran Setiap sistem berusaha mencapai satu sasaran atau lebih. Sasaran merupakan kekuatan pemotivasi yang mengarahkan suatu sistem. b. Masukan – Proses – Pengeluaran Masukan adalah semua arus berwujud yang masuk ke dalam sistem. Proses adalah metode yang digunakan untuk mengubah masukan menjadi keluaran. Keluaran terdiri dari arus keluaran atau akibat yang dihasilkan. c. Lingkungan Lingkungan sistem adalah segala hal yang berada disekitar sistem. Setiap sistem mempunyai pembatas yang merupakan pemisah antara sistem dengan lingkungannya yang tidak terlibat atau sulit dinyatakan dengan tepat. d. Subsistem
Setiap sistem terdiri dari subsistem yang mempunyai kegunaan menjalankan peran tertentu dan menjadi salah satu bagian didalam sistem yang lebih besar. e. Saling ketergantungan Setiap sistem mengalami keadaan saling tergantung satu dengan lain secara ganda, disatu pihak menjadi subsistem yang saling berkaitan, tetapi dilain pihak menjadi subsistem dari sistem yang lebih besar. f. Jaringan kerja sistem Ketergantungan dapat ditunjukkan dengan adanya jaringan kerja sistem. Jaringan kerja (network) terbentuk bilamana sebuah sistem digabungkan dengan sistem lain yang tingkat hirarkinya sama. Sistem yang membentuk jaringan kerja berinteraksi satu sama lain melalui penghubung atau batas bersama yang dinamakan antar muka (interface), melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya mengatur diantara sub-sub sistem atau sistem-sistem yang berinteraksi. g. Kendala Setiap sistem mempunyai kendala, yaitu hambatan internal atau eksternal yang membatasi konfigurasi atau kemampuan sistem. h. Pengendalian Setiap sistem harus mengarahkan subsistem agar dapat mencapai sasaran, dimana sasaran sistem sebagai ukuran penentu keberhasilan suatu sistem. Pengendalian merupakan proses pengaturan yang dipergunakan sistem untuk mengoreksi setiap penyimpangan dari
suatu rangkaian langkah menuju ke sasaran yang dipergunakan sistem untuk mengoreksi setiap penyimpangan dari suatu rangkaian langkah menuju ke sasaran yang diinginkan. i. Pengguna Setiap sistem mempunyai pengguna yang berinteraksi dengan sistem. Jadi yang dimaksud dengan sistem secara umum adalah kerangka kerja terpadu yang terdiri dari unsur yang saling berkaitan dan mempunyai sasaran yang dicapai, dengan mengkoordinasikan sumber daya masukan (input) menjadi keluaran (output) (Wilkinson 2001 : 34).
2. Pengertian Informasi Informasi sangat penting didalam suatu perusahaan. Suatu sistem yang kurang memberikan informasi akan sulit mendukung pengambilan suatu keputusan dengan tepat. Ada beberapa definisi tentang informasi antara lain: “Informasi merupakan keluaran atau output dari statu proses pengolahan data” (Zaki 2000 : 4). Sedangkan Wilkinson (2001 : 6) menyatakan “Informasi adalah data yang telah diproses sehingga bentuknya berubah dan mempunyai nilai yang tinggi”. Sedangkan menurut Krismiaji (2003 : 4) “Informasi adalah data yang telah diatur dan diproses sehingga bermakna”. Dari definisi diatas, bisa diketahui karakteristik dari informasi adalah sebagai berikut :
a. Relevan Informasi harus relevan, jika mengurangi ketidakpastian, kemampuan pembuat keputusan untuk membuat prediksi atau memastikan harapan sebelumnya. b. Dapat Dipercaya Informasi harus dapat dipercaya, jika bebas dari kesalahan atau bias dan ditampilkan akurat peristiwa atau kegiatan dari organisasi tersebut. c. Lengkap Informasi harus sempurna, jika tidak, bisa menghilangkan aspek penting dari kebohongan pada peristiwa atau kegiatan yang diperhitungkan. d. Tepat Waktu Informasi harus tepat waktu, agar keputusan cepat diambil. e. Dapat Dimengerti Informasi harus dimengerti dan dapat dipahami agar lebih bermanfaat. f. Dapat Diperiksa Informasi dapat diperiksa jika dua orang yang berpengetahuan dengan bebas menghasilkan informasi yang sama.
3. Pengertian Akuntansi “Akuntansi adalah seni mencatat, menggolongkan dan mengikhtisarkan transaksi dan peristiwa yang paling tidak sebagian bersifat keuangan dengan suatu
cara yang bermakna dan dalam satuan uang, serta menginterprestasikan hasilhasilnya” (Belkaoui 2003 : 4). Akhir-akhir ini akuntansi telah didefinisikan dengan mengacu pada konsep informasi. Akuntansi adalah kegiatan jasa yang fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitatif terutama yang bersifat keuangan, tentang kesatuan-kesatuan ekonomi yang dimaksudkan agar bermanfaat dalam mengambil keputusan ekonomi, dalam menetapkan pilihan-pilihan yang tepat diantara berbagai tindakan alternatif. Sedangkan menurut Wilkinson (2001 : 15) “Akuntansi adalah penerapan dari teori umum informasi untuk masalah-maslaah operasi ekonomi yang efisien”.
4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ”Sistem informasi akuntansi adalah bagian dari infrastruktur perusahaan yang mendukung penampilan dan aktifitas perusahaan” (Leod 2003 : 8). Sedangkan menurut Cushing (2003 : 17) ”Sistem informasi akuntansi didefinisikan sebagai kumpulan manusia dan sumber-sumber modal didalam suatu organisasi yang bertanggungjawab untuk penyiapan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi. Informasi ini selanjutnya disediakan untuk dipakai oleh semua tingkat manajemen dalam perencanaan dan pengendalian aktifitas organisasi”. Definisi menurut Hopwood (2003 : 1) ”Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk
mengubah data menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada pengambil keputusan”. Sistem informasi akuntansi terdiri dari masyarakat, prosedur dan teknologi informasi yang memiliki fungsi penting dalam suatu organisasi yaitu : a. Memproses data menjadi informasi yang berguna untuk mengambil keputusan yang sesuai dengan manajemen untuk aktifitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. b. Menyediakan pengawasan yang memadai untuk menyelamatkan aset organisasi termasuk data-datanya. Pengawasan ini memastikan bahwa data tersedia pada saat dibutuhkan, akurat dan dapat dipercaya. Wilkinson (2001 : 15) juga mempunyai pendapat bahwa ”Sistem informasi akuntansi merupakan sistem informasi formal. Sistem informasi akuntansi suatu perusahaan memperlihatkan aspek-aspek yang membedakannya dari sistem informasi perusahaan keseluruhan. Aspek-aspek ini timbul karena fungsi akuntansi berkaitan dengan dampak ekonomis dari kejadian-kejadian tertentu terhadap kegiatan dan kesejahteraan perusahaan. Jadi sistem informasi akuntansi hanya menerima data ekonomi dari kejadian-kejadian (transaksi) ekstern dan operasi intern”.
B. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas yang baik Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Sistem informasi akuntansi penerimaan kas adalah merupakan informasi lanjutan dari prosedur penjualan, karena setelah penjualan sebagai realisasinya
akan diterima pembayaran dari pembeli. Sistem atau cara penjualan yang ditempuh oleh perusahaan secara umum dapat disebutkan antara lain: penjualan tunai, kredit dan cicilan. Hasil-hasil dari penjualan inilah yang kemudian sebagai realisasinya akan diterima pembayaran. Dari sistem informasi penerimaan kas akan dibahas suatu pengurusan dan prosedur-prosedur penerimaan kas serta pengawasanya, baik secara administratif maupun fisik.
Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas yang baik menurut Hall (2001 : 197) adalah : a. Prosedur Ruang Penerimaan. Dokumen Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan bukti pembayaran. Dokumen ini berisi informasi kunci yang diperlukan untuk keperluan transaksi rekening pelanggan. b. Departemen Penerimaan Kas. Departemen penerimaan kas mencocokan kebenaran dan kelengkapan antara cek dengan bukti pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dan ruang penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas seharusnya dapat diidentifikasikan pada proses ini. Setelah proses pencocokan antar cek dengan bukti pembayaran, kasir mencatat penerimaan kas, termasuk penjualan tunai, penerimaan tunai lainnya, dan penerimaan atas rekening tunai dicatat pada jurnal penerimaan kas. Untuk diperhatikan bahwa setiap cek yang diterima dari pelanggan harus dijurnal terpisah pada jurnal penerimaan kas. Selanjutnya, petugas menyiapkan slip setoran bank rangkap tiga yang menunjukkan total nilai penerimaan harian
dan menyerahkan cek tersebut beserta dua salinan dari slip setoran bank ke bank. Atas setoran tersebut, kasir bank mencocokan slip setoran bank dan mengembalikan satu salinan kebagian pengawasan. Akhir hari, petugas penerimaan tunai meringkas catatan jurnal dan mempersiapkan dokumen jurnal. c. Departemen Piutang. Petugas departemen piutang melakukan proses posting bukti pembayaran pada rekening pelanggan di buku besar pembantu piutang. Setelah proses posting bukti pembayaran diarsipkan untuk jejak audit. Pada akhir hari, petugas departemen piutang meringkas rekening buku pembantu piutang dan menyerahkan ringkasannya ke departemen buku besar umum. d. Departemen Buku Besar. Secara berkala, departemen buku besar menerima dokumen jurnal dari departeman penerimaan kas dan ringkasan rekening dari departemen piutang. Petugas melakukan proses posting dari dokumen jurnal ke rekening kontrol piutang dengan ringkasan buku besar pembantu piutang, dan arsip dari dokumen jurnal. e. Departemen Pengawasan, Secara berkala (mingguan atau bulanan), petugas pengawasan dari departemen pengawasan (atau karyawan yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan kas) mencocokkan penerimaan tunai dengan membandingkan dokumen-dokumen berikut : 1) Salinan dari bukti pembayaran, 2) Slip setoran bank yang diterima dari bank, 3) Dokumen jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang.
Berikut Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas
G A M B A R 4 -2 1 S IS TE M P EN E R IM A A N K A S Penerimaan Dokumen
Penerimaan Kas
Pelanggan
CEK Dokumen Pembayaran
CEK Dokumen Pembayaran Cocokkan Cek dengan daftar pembayaran dan siapkan daftar pembayaran
Laporan Penerimaan kas
Terminal A
Piutang
Pemrosesan data
A
Daftar Pembayaran
Update Buku Besar Piutang
Daftar Pembayaran Daftar Pembayaran
Voucher Jurnal
Menjalankan Program update file induk
Piutang Dagang
Daftar Pembayaran
Bank
Slip Deposit
Daftar Pembayaran Daftar Pembayaran
Daftar Pembayaran
Dokumen Pembayaran
Daftar Pembayaran
Periksa CEK Dokumen Pembayaran
File Penerimaan Transaksi kas
Terminal B
Daftar Pembayaran
B
Program Pemasukan Data
Dokumen Pembayaran
Pengawas Kantor
Daftar Transaksi PiutangYang sudah diUpdate
Buku Besar Piutang
Jurnal Penerimaan Kas
Laporan Manajemen
CEK Dokumen Pembayaran
File
Daftar Transaksi piutang yang sudah di-Update
Bank
C. Struktur Pengendalian Internal
File
Manajemen
Petugas mencocokkan Slip Setoran dari Bank dan Penerimaan Kas
1. Struktur pengendalian internal atas siklus penerimaan kas menurut Hall (2001 : 201) adalah : a. Pengesahan transaksi 1) Pemeriksaan kredit. Tujuan dari pemeriksaan transaksi adalah untuk memastikan bahwa hanya transaksi yang valid yang akan diproses. Departemen kredit merupakan bagian yang bertugas untuk melakukan pengesahan dari pesanan penjualan. Departemen ini memastikan bahwa kebijakan kredit perusahaan dilaksanakan dengan benar. 2) Kebijakan
retur
(pengembalian
barang).
Departemen
kredit
mengesahkan proses pengembalian barang dagangan. Penentuan ini didasarkan atas sifat transaksi penjualan dan situasi transaksi pengembalian barang. Konsep persetujuan yang bersifat khusus dan yang bersifat umum juga berpengaruh pada aktifitas ini. Kebanyakan organisasi
mempunyai
kebijakan
khusus
untuk
menyetujui
pengembalian kas dan kredit untuk rekening pelanggan. 3) Daftar pembayaran tunai. Daftar ini menyediakan sarana untuk melakukan verifikasi apakah cek dari pelanggan dan bukti pembayaran sudah benar. Terdapatnya kelebihan pada bukti pembayaran pada departemen kredit atau kurangnya cek pelanggan pada departemen penerimaan tunai sudah seharusnya dapat dideteksi ketika dilakukan pencocokan antara batch dengan daftar tersebut. Jadi, bukti pembayaran merupakan alat persetujuan untuk dilakukan proses posting bukti pembayaran ke rekening pelanggan.
b. Pemisahan tugas 1) Kebijakan I. Bagian yang melakukan pengesahan transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses transaksi. Dalam siklus penerimaan/pendapatan, departemen kredit terpisah dari seluruh proses, jadi secara formal transaksi pemberian persetujuan merupakan aktifitas yang independen. Pentingnya pemisahan ini sudah jelas mengingat adanya konflik potensi dalam tujuan antara karyawan pemasaran dengan organisasi. Seringkali kompensasi untuk staf penjualan berdasarkan atas jumlah penjualan mereka. Untuk mencapai tujuan pribadi mereka untuk memaksimalkan penjualan staf pemasaran mungkin tidak mempertimbangkan kelayakan kredit dari calon pelanggan. Departemen kredit, bertindak sebagai group yang melakukan
persetujuan
secara
independen,
mendeteksi
resiko
pelanggan, dan keputusan penjualan yang tidak mendukung dan tidak bertanggung jawab. 2) Kebijakan II. Pengawasan aktiva harus terpisah dari tugas pembukuan aktiva. Pada proses sistem pesanan penjualan, gudang persediaan mempunyai pengawas yang menjaga aktiva, dan fungsi akuntansi (buku besar umum dan departemen pengawasan persediaan) yang memelihara pencatatan. Pada sistem penerimaan kas, departemen penerimaan tunai menjaga aktiva (kas) dan fungsi akuntansi (buku besar umum dan departemen piutang) memelihara pencatatan data akuntansi. Kasir melaporkan kebendahara, yang mempunyai kewajiban
atas aktiva lancar. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pengawasan. Kedua fungsi tersebut seharusnya tidak tercampur. 3) Kebijakan III. Organisasi seharusnya terstruktur sehingga tindak penipuan memerlukan kolusi lebih dari dua atau lebih individu. Fungsi pembukuan harus lebih hati-hati dalam pemisahannya. Khususnya buku besar pembantu (piutang dan persediaan), jurnal (penjualan dan penerimaan tunai) dan buku besar umum harus dipisah. Individu yang mempunyai seluruh tanggung jawab pembukuan dan berkolusi dengan orang yang bertanggung jawab atas pengawasan persediaan, dapat melakukan penipuan. Dengan memisahkan tugas-tugas tersebut, kolusi perlu melibatkan banyak orang, yang akan meningkatkan resiko terdeteksi
dan
seterusnya
sehingga
kejadian
tersebut
dapat
diminimalkan. c. Catatan akuntansi Catatan akuntansi untuk siklus penerimaan kas adalah sebagai berikut : 1) Penomoran dokumen sumber (nomor tercetak pada dokumen). Penomoran pada dokumen sumber (pesanan penjualan, surat jalan, bukti pembayaran, dan lain-lain) secara berurutan diberi nomor dengan memakai printer dan menyediakan nomor yang unik untuk setiap transaksi. Hal ini memungkinkan untuk melakukan pemisahan dan penelusuran atas satu kejadian (diantara ratusan) melalui sistem akuntansi. Tanpa memakai tanda yang untuk, satu transaksi akan sama dengan transaksi lainnya. Verifikasi data keuangan dan menelusuri
transaksi akan menjadi sulit atau tidak mungkin tanpa penomoran dokumen sumber. 2) Jurnal khusus. Dengan mengelompokkan transaksi yang sama pada jurnal khusus, sistem menyediakan laporan singkat atas seluruh kelompok.
Untuk
keperluan
ini,
sistem
siklus
pendapatan
menggunakan jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. 3) Buku besar pembantu. Dua buku besar pembantu digunakan untuk menangkap transaksi rincian kejadian dalam siklus pendapatan : buku besar pembantu persediaan dan piutang. Penjualan produk berpengaruh pada pengurangan rekening tambahan persediaan dan meningkatkan rekening pembantu piutang mereka. Pencatatan pada catatan pembantu menyediakan hubungan timbal balik antara catatan jurnal dan sumber dokumen yang ditangkap pada kejadian ini. 4) Buku besar umum. Rekening kontrol buku besar umum merupakan dasar untuk mempersiapkan laporan keuangan. Transaksi siklus pendapatan mempengaruhi rekening buku besar pembantu seperti penjualan, persediaan, harga pokok penjualan, piutang, dan kas. Dokumen jurnal yang meringkas aktifitas jurnal dan buku besar pembantu mengalir ke buku besar umum untuk memperbaharui rekening-rekening tersebut. Sehingga, kita mempunyai jejak audit yang komplit dari laporan keuangan sampai pada dokumen sumber melalui buku besar umum, buku besar pembantu dan jurnal-jurnal khusus.
5) Pengarsipan. Siklus penjualan memakai arsip sementara dan permanen untuk menunjang jejak audit. Arsip-arsip ini merupakan tempat penyimpanan berbagai macam dokumen. d. Pengendalian Akses Pengendalian akses mencegah dan mendeteksi akses yang tidak disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan. Aktiva pada siklus pendapatan adalah persediaan dan kas. Pembatasan akses ke aktiva tersebut meliputi : 1) Keamanan pergudangan, seperti pagar, alarm, dan penjaga. 2) Menyetorkan kas secara harian ke bank. 3) Menggunakan kotak deposit yang aman untuk kas. 4) Mengunci laci kas dan amankan pada departemen penerimaan tunai. Akses kontrol atas informasi berhubungan dengan pembatasan akses ke dokumen yang mengontrol aktiva, seperti, dokumen sumber, dokumen jurnal, dan buku besar. Seseorang yang tidak dibatasi aksesnya dapat memanipulasi aktiva perusahaan. Berikut ini merupakan contoh dari risiko yang berkenaan dengan siklus pendapatan : a) Seseorang dengan akses ke buku besar piutang dapat menghilangkan rekening seseorang (atau orang lain) dari pembukuan. Dengan tidak adanya catatan rekening, perusahaan tidak mengirim tagihan bulanan ke pelanggan.
b) Akses ke dokumen pesanan pelanggan memungkinkan seseorang yang tidak mempunyai wewenang untuk melakukan pengiriman barang dagangan. c) Seseorang dengan akses ke kas dan rekening kas buku besar umum dapat menghilangkan kas dari perusahaan dan menutupinya dengan melakukan penyesuaian pada rekening kas. e. Verifikasi Independen Tujuan dari verifikasi yang dilakukan secara independen adalah untuk meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan oleh sistem lainnya. Untuk menjadikannya lebih efektif, verifikasi ini harus dapat menunjukkan ke tahapan di mana permasalahan dapat dideteksi dengan cepat dan benar. Kontrol verifikasi yang independen di bawah ini adalah tahapan siklus pendapatan : 1) Departemen pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke pelanggan dari gudang sudah benar dalam jenis dan kuantitasnya. Sebelumnya barang tersebut dikirimkan ke pelanggan, dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman dicocokan. 2) Departemen penagihan mencocokan surat jalan dengan tagihan penjualan untuk memastikan bahwa pelanggan ditagih untu barang yang sudah dikirimkan. 3) Departemen buku besar umum juga memegang peranan penting dalam pengaturan verifikasi. Petugas buku besar umum mencocokan dokumen jurnal yang dibuat oleh berbagai macam departemen.
Departemen penagihan meringkas jurnal penjualan, pengawasan persediaan
meringkas
penurunan
pada buku
besar pembantu
persediaan, departemen penerimaan tunai meringkas jurnal penerimaan tunai, dan departemen kredit meringkas buku besar pembantu piutang. Setiap departemen tersebut mengirimkan dokumen jurnal dan perhitungan-perhitungan yang lainnya ke departemen buku besar umum, di mana informasi tersebut dicocokan dan diposting ke masingmasing kontrol rekening.
2. Struktur pengendalian internal atas siklus pengeluaran kas menurut Hall (2001 : 277) adalah sebagai berikut : a. Otorisasi transaksi. : 1) Subsistem pembelian : Departemen kontrol persediaan memonitor tingkat persediaan secara kontinue. Ketika tingkat persediaan jatuh ketitik
pemesanan
kembali,
kontrol
persediaan
secara
resmi
mengotorisasi pengisian kembali persediaan dengan suatu permintaan pembelian. 2) Subsistem pengeluaran kas : Departemen utang dagang mengotorisasi pengeluaran kas melalui voucher pengeluaran kas. Untuk menyediakan kontrol yang efektif terhadap arus kas dari perusahaan, petugas administrasi pengeluaran kas tidak boleh menulis cek tanpa otorisasi eksplisit. Jurnal pengeluaran kas (register cek) berisi nomor voucher yang mengotorisasi setiap cek.
b. Pemisahan Tugas 1) Pemisahan kontrol persediaan dari gudang : Dalam subsistem pembelian, aktiva fisik utama adalah persediaan. Kontrol persediaan jaga catatan rincian setiap aktiva, sementara gudang diawasi. Pada titik tertentu setiap waktu, seorang auditor harus mampu merekonsiliasi catatan persediaan dengan persediaan fisik. 2) Pemisahan buku besar umum dan utang dagang dari pengeluaran kas : Aktiva yang rentan terhadap kondisi eksposur dalam subsistem pengeluaran kas adalah kas. Catatan yang mengontrol aktiva ini adalah buku besar pembantu utang dagang dan akun kas dalam buku besar umum. c. Catatan akuntansi Tujuan kontrol dari catatan akuntansi adalah memelihara jejak audit yang memadai untuk menelusuri suatu transaksi dari dokumen sumbernya ke laporan keuangan. d. Kontrol Akses 1) Akses Langsung. Dalam siklus pengeluaran, suatu perusahaan harus mengontrol akses ke aktiva fisik seperti kas dan persediaan. Perhatian kontrol ini pada dasarnya sama dengan siklus pendapatan. Kontrol akses langsung meliputi kunci, alarm, dan akses terbatas ke area-area yang berisi persediaan dan kas. 2) Akses Tidak Langsung. Suatu perusahaan harus membatasi akses ke dokumen-dokumen yang mengontrol aktiva fisiknya. Misalnya,
seorang individu dengan akses ke permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan, memiliki bahan-bahan untuk melakukan fraud transaksi pembelian. Dengan dokumen pendukung yang tepat, transaksi fraud dapat dilakukan agar kelihatan valid menurut sistem tersebut dan akhirnya dibayar. e. Verifikasi Independen 1) Verifikasi Independen oleh Utang Dagang. Departemen utang dagang berperan penting dalam verifikasi pekerjaan yang dilakukan oleh pihak lain dalam sistem ini. Salinan-salinan dokumen sumber kunci mengalir ke departemen ini untuk diperiksa dan dibandingkan. Setiap dokumen berisi fakta-fakta unik tentang transaksi pembelian, di mana petugas administrasi utang dagang harus merekonsiliasi sebelum perusahaan mengakui suatu kewajiban. Dalam hal ini meliputi : a) Permintaan pembelian, yang menunjukkan bahwa perusahaan memerlukan persediaan dan bahwa transaksi tersebut diotorisasi. b) Pesanan pembelian, yang menunjukkan bahwa agen pembelian hanya memerlukan persediaan dari pemasok yang sah. Dokumen ini harus direkonsiliasikan dengan permintaan pembelian. c) Laporan penerimaan, yang merupakan bukti penerimaan fisik barang, kondisi mereka dan jumlah yang diterima. Rekonsiliasi dokumen ini dengan dua dokumen sebelumnya menandakan bahwa organisasi memiliki kewajiban yang sah.
d) Faktur pemasok, yang menyediakan informasi keuangan yang diperlukan untuk mencatat kewajiban tersebut sebagai utang dagang. Petugas utang dagang memverifikasi bahwa harga dalam faktur itu masuk akal dibandingkan dengan harga yang diharapkan dari pesanan pembelian. e) Voucher pengeluaran disiapkan bila sistem voucher digunakan. f) Cek pengeluaran adalah dokumen final dalam siklus pengeluaran, cek ditanda tangani oleh
petugas yang diberi wewenang,
selanjutnya cek dicantumkan dalam jurnal pengeluaran kas atau register. 2) Verifikasi Independen oleh Departemen Buku Besar Umum. Departemen buku besar umum menyediakan verifikasi independen lainnya dalam sistem tersebut. Departemen ini menerima voucher jurnal dari kontrol persediaan, utang dagang, dan pengeluaran kas. Dari angka-angka rangkuman ini, petugas administrasi buku besar umum memverifikasi bahwa total kewajiban dicatat sama dengan total persediaan yang diterima dan bahwa total pengurangan utang dagang sama dengan total pengeluaran kas.
D. Pengertian dan Tujuan Pengendalian Intern Mulyadi (2001 : 165) menyatakan ”Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai dan unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengendalian intern tersebut berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin maupun dengan komputer”. Dari pengertian diatas tujuan sistem pengendalian intern adalah : 1. Menjaga kekayaan organisasi. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3. Mendorong efisiensi. 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Pengertian intern dapat dibedakan dalam arti luas dan sempit : a. Dalam arti sempit pengertian pengendalian intern sama dengan internal check, yang merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian dari data-data akuntansi seperti mencocokan penjumlahan horizontal maupun vertikal. b. Dalam arti luas pengertian pengendalian intern disamakan dengan pengendalian manajemen yang tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan saja, tetapi juga rencana organisasi termasuk semua cara yang digunakan manajemen untuk mengendalikan perusahaan.
Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam yaitu pengendalian akuntansi dan pengendalian administratif dengan uraian sebagai berikut : 1) Pengendalian Akuntansi Pengendalian akuntansi meliputi struktur organisasi, dan prosedur serta catatan yang berkaitan dengan pengamanan harta dan dipercayainya catatan keuangan. Pengendalian akuntansi pada umumnya mencakup pengendalian sistem pengesahan dan sistem otorisasi, pemisahan tugas antara pencatat dan pembuat laporan dengan pelaksana atau penyimpanan harta, pengendalian fisik atas harta dan internal auditing. Dengan
demikian
pengendalian
akuntansi
yang
memadai
mengharuskan : a) Transaksi dilaksanakan dengan pengesahan sesuai dengan otorisasi manajemen, baik yang bersifat umum maupun khusus. b) Transaksi-transaksi harus dicatat sehingga dapat memungkinkan penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang umum dan kriteria lain yang berlaku bagi laporan keuangan dan dapat menunjukkan adanya pertanggungjawaban atas harta perusahaan. c) Penggunaan harta perusahaan hanya diperbolehkan bila sesuai dengan otorisasi manajemen.
d) Pertanggungjawaban
atas
catatan
akuntansi
mengenai
aktiva
dibandingkan dengan aktiva yang ada terhadap perbedaan yang ada akan diambil tindakan perbaikan yang perlu. 2) Pengendalian Administratif Pengendalian administratif meliputi struktur organisasi metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Empat unsur pokok sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut : 1. Adanya
struktur
organisasi
dengan
pemisahan
tanggungjawab
fungsional secara tegas. 2. sistem pembagian wewenang dan prosedur dalam pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup atas harta, utang, pendapatan dan biaya. 3. Praktek yang sehat dari setiap bagian organisasi dalam melaksanakan tugas dan fungsi. 4. Karyawan-karyawan yang pendidikan atau kualitasnya sesuai dengan tanggungjawabnya.
E. Langkah-langkah Penyusunan Sistem Akuntansi Menurut Leod (2003 : 20) Langkah-langkah penyusunan sistem akuntansi terdiri dari empat fase yaitu : 1. Analisa sistem yang ada
Meliputi rumusan dan pengevaluasian pemecahan masalah sistem. Untuk mengetahui kebaikan dan kelemahan sistem yang ada agar dapat mengetahui ruang lingkup pekerjaan dan merencanakan jangka waktu penyusunan sistem yang baru serta menentukan jumlah biaya yang akan dikeluarkan. 2. Perancangan sistem Adalah proses untuk menspesifikasi rincian solusi yang dipilih melalui proses analisa sistem. Langkah ini merupakan pekerjaan untuk menyusun sistem yang baru atau mengubah sistem lama agar kelemahan-kelemahan yang ada dapat dikurangi atau ditiadakan. Perancangan sistem ini dapat dilakukan dengan urutan sebagai berikut : a. Mengidentifikasikan informasi b. Mengklasifikasikan perkiraan dan kode termasuk mengelompokkan dalam buku besar dan buku pembantu. c. Menyusun perencanaan jurnal. d. Menyusun prosedur-prosedur dari sistem akuntansi termasuk perencanaan formulir-formulirnya. 3. Implementasi sistem Adalah proses menempatkan prosedur dan metode-metode revisi atau rancangan baru kedalam operasi. Langkah ini menerapkan sistem akuntansi yang disusun untuk menggantikan sistem lama. Sistem baru ini dimulai pada awal periode akuntansi, hal ini dilakukan untuk mengurangi beban pekerjaan yang timbul karena perubahan penggunaan prosedur-prosedur baru ditengah periode.
4. Pengawasan sistem akuntansi Langkah ini untuk mengawasi penerapan sistem baru yaitu mengecek apakah sistem baru itu sudah dapat berfungsi seperti yang diharapkan (Hopwood 2003 : 23).
