BAB II LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan menjelaskan konsep dasar sebuah sisitem, informasi , sistem informasi, penjualan, permodelan sistem, basis data dan aplikasi yang digunakan dalam kerja praktek. A. KONSEP DASAR SISTEM 1. DEFINISI SISTEM Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 2. KARAKTERISTIK SISTEM Sistem memiliki beberapa karateristik,yaitu: a. Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerjasama membentuk satukesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistemsubsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
11
12
b. Batas Sistem (boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem denga sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sisitem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatukesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruanglingkup (scope) dari sistem tersebut. c. Lingkungan Luar Sistem (environment) Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem (envoroment) dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. d. Penghubung Sistem(interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumbersumber daya mengalir dari satu subsistem kesubsistem yang lain. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satukesatuan. e. Masukan Sistem (input) Masukan (input) adalah energy yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan peralatan (Maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energy yang di proses agar didapatkan keluaran. Seagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
13
f.
Keluaran Sistem (output) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjad ikeluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berup abarang jadi. g. Sasaran Sistem Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
B. KONSEP DASAR INFORMASI DEFINISI INFORMASI Informasi adalah sebuah istilah yang tidak tepat dalam pemakaianya secara umum. Informasi dapat mengenal data mentah, data terrsusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi dan lain sebagainya. Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diimpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidak pastian pemakai informasi. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mungkin merupakan hasil data yang dimasukan kedalam dan pengolahan suatu model keputusan. Beberapa informasi dapat berasal dari pengamatan pribadi,
14
percakapan dengan orang lain, rapat panitia, dari majalah, media surat kabar, atau laporan pemerintah dan dari sistem informasi sendiri. Berdasarkan penjelasan di atas sebuah informasi harus memiliki persyaratan yaitu: 1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tetap pada waktunya, berarti informasi yang dating pada penerima tidak boleh terlambat. 3. Relevan, berarti informasi tersebut tmenpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Nilai Informasi dapat ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit. C. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI 1. DEFINISI SISTEM INFORMASI Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperukan. Sistem ini menyimpan,
15
mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya. 2. KOMPONEN SISITEM INFORMASI Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut bangunan (building block) yang terdiri dari : a. Komponen Input Komponen mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini, termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. b. Komponen Model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c. Komponen Output Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokomentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
16
d. Komponen Teknologi Teknologi merupakan toolbox dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menrima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. e. Komponen Hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi, yang berfungi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan memudahkan kerja dari sistem informasi. f.
Komponen Software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, meghitung dan
memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. g. Komponen Basis Data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras (hardware) computer dan menggunakan perangkat lunak (software) untuk manipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.Data dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi
17
menggunakan perangkat lunak (software) paket yang disebut DBMS (Database Management System). h. Komponen Kontrol Banyak hal dapat merusak sistem informasi,sehingga beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal- hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. 3. PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Sistem informasi dapat dibentuk sesuai kebutuhan organisasi masing- masing. Untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan dan nilai masing- masing organisasi. Guna dari sistem yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam berkompetisi. Semua orang dapat menggunakan sistem informasi dalam organisasi, tetapi faktor efisien setiap sistem adalah berbeda. Perlu diketahui, perubahan sistem, baik besar atau kecil, selalu akan melalui tingkatan-tingkatan sebagai berikut: 1. Tingkat I
: Ide, mengetahui perlu adanya perubahan.
2. Tingkat II
: Design, merancang cara pemecahannya.
3. Tingkat III
: Pelaksanaan, menerapkan design kedalam sistem.
4. Tingkat IV
: Kontrol, memeriksa tingkat pelaksanaan dijalankan sesuai
dengan design.
18
5. Tingkat V
: Evaluasi, memerikas apakah perubahan yang terjadi sesuai
tujuan semula. 6. Tingkat VI
: Tingkat Lanjut, melaksanakan perubahan sesuai dengan
hasil evaluasi yang ada.
D. KONSEP DASAR PENJUALAN 1. DEFINISI PENJULAN Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencanarencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pemebeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba (Marwan, 1991). ”Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat diperoleh laba serta suatu usaha memikat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasikan.” Menurut Winardi (1982), “Penjualan adalah suatu transfer hak atas benda-benda. Dari penjelasan tersebut dalam memindahkan atau mentransfer barang dan jasa diperlukan orangorang yang bekerja dibidang penjualan seperti pelaksnaan dagang, agen, wakil pelayanan dan wakil pemasaran.” Dalam praktek, kegiatan penjualan itu dipengaruhi oleh beberapa factor sebagai berikut: (Swastha dan Irawan, 1990).
19
1. Kondisi dan Kemampuan penjual Transaksi jual-beli atau pemindahan hak milik secara komersial atas barang dan jasa itu pada prinsipnya melibatkan dua pihak, yaitu penjual sebagai pihak pertama dan pembeli sebagai pihak kedua. Disini penjual harus dapat menyakinkan kepada pembelinya agar dapat berhasil mencapai sasaran penjualan yang diharapkan. Untuk maksud tersebut penjual harus memahami beberapa masalah penting yang sangat berkaitan, yakni: a. Jenis dan karakteristik barang yang di tawarkan. b. Harga produk. c. Syarat penjualan seperti pembayaran, penghantaran, pelayanan sesudah penjualan, garansi dan sebagainya.
2. Kondisi Pasar Pasar, sebagai kelompok pembeli atau pihak yang menjadi sasaran dalam penjualan, dapat pula mempengaruhi kegiatan penjualannya. Adapun faktor- faktor kondisi pasar yang perlu di perhatikan adalah : a. Jenis pasarnya. b. Kelompok pembeli atau segmen pasarnya. c. Daya beli. d. Frekuensi pembelian. e. Keinginan dan kebutuhan.
20
3. Modal Akan lebih sulit bagi penjualan barangnya apabila barang yang dijual tersebut belum dikenal oleh calon pembeli, atau apabila lokasi pembeli jauh dari tempat penjual. Dalam keadaan seperti ini, penjual harus memperkenalkan dulu membawa barangnya ketempat pembeli. Untuk melaksanakan maksud tersebut diperlukan adanya sarana serta usaha, seperti alat transport, tempat peragaan baik didalam perusahaan maupun di luar perusahaan, usaha promosi, dan sebagainya. Semua ini hanya dapat dilakukan apabila penjualan memiliki sejumlah modal yang diperlukan untuk itu.
2. PROMOSI PENJUALAN Menurut Basu Swastha. (1999) “Istilah penjualan sering digunakan secara sinonim dengan istilah promosi meskipun
yang dimaksud promosi. Penjualan
hanya meliputi kegiatan
pemindahan barang/jasa atau penggunaan penjual saja, dan tidak terdapat kegiatan periklanan atau kegiatan lain yang ditujukan untuk mendorong permintaan. Jadi, penjualan hanya merupakan bagian dari kegiatan promosi .” Sedangkan menurut Indriyo G. (1994) ”Promosi penjualan adalah merupakan kegiatan perusahaan untuk menjajakan produk yang dipasarkannya sedemikian rupa sehingga konsumen akan mudah untuk melihatnya dan bahkan dengan cara penempatan dan pengaturan tertentu maka produk tersebut akan menarik perhatian konsumen. ”
21
Menurut Lamb, Hair dan McDaniel (2001) “Promosi penjualan adalah kegiatan komunikasi pemasaran, selain dari pada periklanan, penjualan pribadi, dan hubungan masyarakat, dimana insentif jangka pendek memotivasi konsumen dan anggota saluran distribusi untuk membeli barang atau jasa dengan segera, baik dengan harga yang rendah atau dengan menaikkan nilai tambah.” Sasaran
promosi
penjualan
biasanya
lebih
mempengaruhi
perilaku
dibandingkan dengan sikap. Pembelian segera adalah tujuan dari promosi penjualan, terlepas bentuk apapun yang diambil. Karena itulah, kelihatannya lebih masuk akal ketika merencanakan suatu kampanye promosi penjualan untuk target pelanggan sehubungan dengan perilaku umum. Berdasarkan sasarannya, promosi penjualan dapat diklasifikasi menjadi: 1. Promosi konsumen, misalnya produk sampel, kupon berhadiah, hadiah langsung,
potongan
harga,
jaminan,
garansi,
pelayanan purnajual,
demostrasi, dan sebagainya. 2. Promosi dagang, misalnya kredit pembelian, hadiah pembelian, periklanan bersama, pajangan bersama, kontes penjual, dan sebagainya. 3. Promosi bisnis, misalnya sponsor pertunjukkan, demostrasi dan peragaan dalam pertunjukkan dagang, kontes penjualan, hadiah penjualan dalam tebakan dan permainan dan sebagainya.
22
3. TUJUAN PROMOSI PENJUALAN a. Tujuan Promosi Penjualan Intern Salah satu tujuan promosi penjualan adalah untuk mendorong karyawan lebih tertarik pada produk dan promosi perusahaan. Adapun tujuan internalnya adalah untuk meningkatkan atau mempertahankan moral karyawan, melatih karyawan, kerjasama, serta semangat bagi usaha promosinya. Promosi penjualan juga menambah dan melengkapi kegiatan-kegiatan bagian humas dengan memberikan beberapa peralatan dan materi yang diperlukan untuk melaksanakan program humas internal. Sebagai contoh: slide, filim, brosur, dan selebaran. b. Tujuan Promosi Penjualan Perantara Usaha-usaha promosi penjualan dengan perantara (pedagang besar, pengecer, lembaga perkreditan, dan lembaga jasa) dapat dipakai untuk memperlancar atau mengatasi perubahan-perubahan musiman dalam pesanan, untuk mendorong jumlah pembelian yang lebih besar, untuk mendapatkan dukungan yang luas dalam saluran terhadap usaha promosi, atau untuk memperoleh tempat serta ruang gerak yang lebih baik. Untuk mengatasi fluktuasi yang bersifat musiman dalam pesanan, misalnya ditawarkan kepada perantara dua unit gratis apabila ia membeli 10 unit, atau memberikan potongan musiman 25%. Teknik promosi semacam ini dapat mendorong jumlah pembelian yang lebih besar.
23
c. Tujuan Promosi Penjualan Komsumen Promosi penjualan konsumen dapat dilakukan untuk mendapatkan orang yang bersedia mencoba produk baru, untuk meningkatkan volume per penjualan (seperti, mendapat potongan 20% apabila membeli satu produk), untuk mendorong penggunaan baru dari produk yang ada, untuk menyaingi promosi yang dilakukan oleh pesaing dan untuk mempertahankan penjualan. Jadi, promosi penjualan perusahaan yang ditujukan pada konsumen dapat dibedakan ke dalam dua kelompok, yaitu: 1. Kegiatan yang ditujukan untuk mendidik atau memberitahukan konsumen. 2. Kegiatan yang ditujukan untuk medorong para konsumen.
E. KONSEP PEMODELAN SISTEM Pemodelan Sistem adalah suatu bentuk penyederhanaan dari sebuah elemen dan komponen yang sangat komplek untuk memudahkan pemahaman dari informasi yang dibutuhkan. Karakteristik daripada Pemodelan Sistem, adalah sebagai berikut : 1. Dibuat dalam bentuk grafis dan tambahan keterangan secara tekstual. 2. Dapat diamati dengan pola top-down dan partitioned. 3. Memenuhi persyaratan minimal redundancy. 4. Dapat mempresentasikan tingkah laku sistem dengan cara yang transparan. Dari karakteristik pemodelan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa model itu dibuat dalam bentuk grafis atau bergambar sehingga dapat memudahkan customer dan dilengkapi juga dengan keterangan dari gambar atau grafis tersebut.
24
Alur dari proses model tersebut dapat di lihat dan diamati, memenuhi syarat minimal reudansi dan yang terpenting adalah dapat mempresentasikan proses dari pada sistem yang dibuat dan dapat di pahami oleh customer, dibawah ini menjelaskan contoh penggambaran dalam pemodelan sistem tersebut: a. Flowmap (Bagan Alur Dokumen) Flowmap Merupakan diagram alir yang menunjukkan arus bagi dokumen, aliran data fisik entitas sistem informasi dan kegita operasi yang berhubungan dengen sistem informasi dan kegiatan opersi yang berhubungan dengan sistem informasi. Penggambaran biasanya diawali dengan mengamati dokumen apa yang menjadi media data atau informasi dan selanjutnya ditelusuri bagaimana dokumen termasuk ke bagian entitas mana dokumen tersebut, proses apa ya ng terjadi terhadap dokumen tersebut dan seterusnya.
b. Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang tediri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi siapa saja yang member data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja
25
informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem. Jadi yang dibutuhkan adalah: 1. Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem. 2. Data apa saja yang diberikan ke sistem 3. Kepada siapa sistem harus memberi informasi atau laporan. 4. Apa saja isi / jenis laporan yang harus dihasilkan sistem.
Gambar 2.1 Diagram Konteks
c. DFD (Data Flow Diagram) Data flow diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi- notasi untuk
menggambarkan arus dari sistem. DFD sering digunakan untuk
menggambarkan duatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, harddisk, tape, diskette, dan lain sebagainya).
26
Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD, sebagi berikut: 1. External entity (Kesatuan Luar) atau boundary (batas sistem). Setiap sistem pasti memiliki batas sistem (boundary) yang memisahkan suatau sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupajan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di luar lingkungan luarnya yang memberikan inputan atau menerima output dari sistem. 2. Data flow (arus data) Arus data di DFD diberi symbol panah. Arus data ini mengalir diantara proses,
simpan dan kesatuan luar. 3. Process (proses) Suatu proses adalah kegitan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. 4. Data store (simpan data) Merupakan simpanan dari data yang berupa suatu file atau database di komputer, suatu arsip atau catatan manual dan lain sebagainya.
Gambar 2.2 Simbol DFD
27
F. KONSEP DASAR BASIS DATA Sebelum adanya aplikasi basis data seperti DBMS, penyimpanan data masih menggunakan penyimpanan dalam suatu file. Namun aplikasi Basis Data saat ini merupakan suatu aplikasi umum digunakan sehari-hari. Misalnya pendaftaran pasien di rumah sakit, peminjaman film di rental, dan pembelian barang dengan menggunakan kartu kredit berdasarkan aplikasi basis data. Menurut Connoly (2002, h7), “File-Based system adalah suatu kumpulan dari program aplikasi yang memberikan servis kepada user untuk membuat suatu laporan.” Setiap program mendefinisikan dan mengatur datanya masing- masing. Namun terdapat banyak keterbatasan dari File-Based system, antara lain: 1. Data yang terpisah dan terisolasi 2. Data yang terduplikasi. 3. Ketergantungan data. 4. Format data yang tidak kompatibel. 5. Query yang tetap. 6. Tidak dapat mengantisipasi perkembangan program aplikasi. 7. Oleh karena itu, saat ini penyimpanan data dilakukan dengan menggunakan pendekatan basis data atau DBMS (Database Management System).
1. DEFINISI BASIS DATA Menurut Connoly (2002, h14), “basis data adalah suatu kumpulan data yang terhubung secara logikal satu sama lain, dan deskripsi dari suatu data yang dirancang untuk menemukan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi. ”
28
Menurut Hoffer, Prescott, and McFadden (2005, h4), ” basis data adalah sebuah kumpulan terorganisir dari data-data yang berhubungan secara logikal. Basis data biasanya dirancang untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan informasi dari multiple user dalam sebuah organisasi.” 2. DEFINISI SISTEM BASIS DATA Menurut Date (2000, h5), “sistem basis data adalah sistem yang memelihara record
secara
komputerisasi,
bahwa
itu
adalah
sebuah
sistem
yang
terkomputerisasi yang memiliki tujuan secara keseluruhan untuk memelihara informasi dan membuat informasi tersebut ada jika dibutuhkan.” Basis Data itu sendiri mempunyai komponen-komponen didalamnya. Menurut Hoffer, Prescott dan McFadden (2005, h27), ada beberapa komponen dalam lingkungan basis data yaitu : a) Computer-aided software engineering (CASE) tools. CASE tools merupakan tools automata yang digunakan untuk mendesain basisdata dan program aplikasi. b) Repository. Pusat penyimpanan definisi data, relasi antar data, format layar dan laporan. c) Database Management System (DBMS). Software komersial yang digunakan untuk mendefinisikan, membuat, memelihara dan menyediakan akses terkontrol terhadap basis data dan repository. d) Basis data. Suatu kelompok terorganisir yang terdiri dari data-data yang berhubungan, dandidesain untuk memenuhi kebutuhan informasi multiple user dalam organisasi.
29
e) Program Aplikasi. Program komputer yang digunakan untuk membuat dan memelihara basis data serta menyediakan informasi kepada user. f) User Interface. Bahasa, menu, window dan fasilitas lainnya yang membuat user dapat berinteraksi dengan beragam komponen sistem. g) Administrator data. Orang yang bertanggung jawab atas semua sumber informasi pada organisasi. h) System Developer Orang-orang seperti sistem analis dan programmer yang mendesain program aplikasi baru. i) End Users. Orang-orang yang berada pada organisasi yang menambah, mengurangi serta mengubah data dalam basis data dan orang yang meminta ata u menerima informasi dari basis data.
3. DEFINISI ERD (ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM) Menurut Connoly (2002, h330), “diagram hubungan antar entitas terbentuk dari identifikasi data-data penting dalam perusahaan yang menjadi entitas-entitas. ERD dibuat untuk menunjukkan hubungan-hubungan (relationship) antar entitas.” Entitas itu sendiri adalah sesuatu hal, baik yang nyata atau abstrak tentang penyimpanan data. Berikut ini dijelaskan konsep dasar dari ER Modelling, yaitu entiti, relationship, atribut, dll sebagai berikut:
30
a. Tipe Entiti Tipe entiti merepresentasikan kumpulan dari objek yang ada pada „dunia nyata‟ dengan properti yang sama. Sebuah tipe entiti ada secara independen dan biasa berbentuk objek dengan keberadaan fisik atau nyata ataupun objek yang tidak nyata atau abstrak. b. Tipe Relasi Tipe relasi adalah kumpulan hubungan yang mempunyai arti antara tipe-tipe entiti. Setiap tipe relasi akan diberikan nama yang menggambarkan fungsinya, misalnya tipe relasi yang dinamakan Powns, yaitu relasi yang menghubungkan entitiy Private Owner dan Property For Rent. 1. Degree of relationship type Menyatakan jumlah entiti yang berpartisipasi dalam relasi. Entiti dengan degree dua dinamakan binary, entiti dengan degree tiga disebut ternary, dan entiti dengan degree empat dinamakan quaternary. Suatu relasi dapat disebut relasi kompleks bila mempunyai degree yang lebih dari binary. 2. Relasi Rekursif Merupakan tipe relasi dimana tipe entiti yang sama berpartisipasi lebih dari satu kali dalam peran yang berbeda. c. Atribut Merupakan sifat dari sebuah entiti atau tipe relasi, misalnya entiti staff bias digambarkan dengan atribut staff No, nama, jabatan dan gaji. Attribut ini mempunyai nilai yang menggambarkan setiap entiti dan merepresentasikan bagian utama dari data yang akan disimpan dalam basis data.
31
d. Kardinalitas (Structural Constraints) Menunjukkan jumlah maksimun entias yang berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Kardinalitas menujuk kepada hunbungan maksimum yang terjadi dari himpunan entitas yang satu ke himpunan entitas yang lain dengan begitu juga sebaliknya.Ada gambaran kardinalitas yang diantara dua entitas yang saling berhubungan diantaranya sebagai berikut: 1. One to One Relasi one to one adalah setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, dan begitu sebaliknya setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas A. 2. One to Many One to many adalah setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap hinpunan entitas pada himpunan entitas B berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A. 3. Many to One Many to one adalah setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan
entitas B, tetapi tidak
sebaliknya, dimana setiap hinpunan entitas pada himpunan entitas B berhubungan banyak entitas pada himpunan entitas A
32
4. Many to Many Many to many adalah setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian juga sebaliknya, dimana setiap entitas pada pada himpunen entitas B berhubungan banyak entitas pada himpunan entitas A.
4. NORMALISASI “Normalisasi adalah sebuah teknik untuk menghasilkan sekumpulan relasi dengan properti yang diinginkan, berdasarkan kebutuhan-kebutuhan data sebuah perusahaan.” (Connolly and Begg, 2002, h376). Proses normalisasi sering dilakukan sebagai rangkaian test suatu hubungan untuk menentukan apakah memenuhi atau melanggar kebutuhan dari bentuk normal yang ditentukan. Adapun tahapan proses normalisasi menurut Conolly and Begg (2002, h386), adalah sebagai berikut : a. Unnormalized (UNF), tabel berisi satu atau lebih grup yang berulang yaitu atribut-atribut yang multivalued. b. First Normal Form (1NF). Relasi dimana gabungan dari tiap kolom dan baris mengandung satu dan hanya satu nilai. Bentuk ini dicapai apabila setiap nilai atribut adalah tunggal. Kondisi ini dapat diperoleh dengan melakukan eliminasi terhadap terjadinya data ganda (repeating groups). c. Second Normal Form (2NF). Yaitu relasi yang terdapat di dalam 1NF dan tiap atribut non-primary key bersifat bergantung fungsional penuh terhadap primary key. Bentuk ini berdasarkan konsep full functional dependency. Jika
33
A dan B adalah atribut dari suatu relasi, B adalah full functional dependency pada A jika B secara fungsional bergantung pada A, tetapi bukan merupakan himpunan bagian dari A. Kondisi ini diciptakan dengan menghilangkan partial dependency. Jadi suatu hubungan berada dalam bentuk normal kedua jika: 1. Berada pada bentuk normal pertama 2. Atribut non-primary-key telah dihilangkan atau semua atribut bukan primary key bergantung funsional sepenuhnya kepada primary key. d. Third Normal Form (3NF). Yaitu relasi yang terdapat pada 2NF, dimana tidak ada atribut non-primary key yang bergantung transitif terhadap primary key. Bentuk normal ketiga berdasarkan transitive dependency, yaitu sebuah kondisi dimana A, B dan C adalah atribut dari sebuah relasi bahwa jika A → B dan B→
C, maka C adalah transitive dependent pada A melewati B (A
bukan functional dependent pada B atau C). Pada bentuk normal ketiga, sebuah relasi pada bentuk 1NF dan 2NF serta dimana tidak ada atribut non primary key secara transitive dependent pada primary key. e. Boyce-Codd Normal Form (BCNF). Yaitu relasi yang jika dan hanya jika setiap determinan adalah candidate key. Untuk menguji apakah suatu relasi sudah dalam BCNF, dilakukan identifikasi semua determinan dan memastikan bahwa semuanya adalah candidate key. Determinan adalah sebuah atribut atau kumpulan atribut,dimana beberapa atribut yang lain masih fully functionally dependent. Perbedaan antara 3NF
34
dan BCNF dalam full functional dependency A→B, 3NF mengijinkan ketergantungan ini dalam sebuah relasi jika B adalah atribut primary key dan A bukan candidate key. Sedangkan dalam BCNF ketergantungan ini tetap ada di dalam sebuah relasi, dimana A harus sebuah candidate key. f.
Fourth Normal Form (4NF). Yaitu relasi yang terdapat dalam Boyce-Codd normal form dan tidak mengandung ketergantungan bernilai banyak. Bentuk normal keempat merupakan bentuk yang lebih kuat dari BCNF dimana 4NF mencegah relasi dari nontrivial multi-valued dependency dan data redudancy. Normalisasi dari BCNF ke 4NF meliputi pemindahan multivalued dependency dari relasi dengan menempatkan atribut dalam sebuah relasi baru bersama dengan determinan. Multi-valued dependency menggambarkan ketergantungan antara atribut-atribut dalam suatu relasi.
g. Fifth Normal Form (5NF). Didefinisikan sebagai relasi yang tidak mempunyai join depedency. Join depedency menggambarkan sebuah tipe ketergantungan. Sebagai contoh, untuk sebuah relasi R dengan subset-subset atribut dari R yang dimisalkan dengan A,B....,Z, sebuah relasi R menunjukkan join dependency, jika dan hanya jika, setiap nilai dari R sama dengan gabungan dari proyeksiproyeksinya pada A,B....,Z.
35
G. PERANGKAT LUNAK YANG DIGUNAKAN 1. MICROSOFT VISUAL BASIC 2008 Microsoft Visual Basic atau dikenal dengan VB, merupakan salah satu perangkat lunak software) yang digunakan untuk pengembangan software (software development), dimana dengannya kita dapat membuat aplikasi-aplikasi sederhana bahkan profesional. Versi terbaru dari Microsoft Visual Basic adalah Visual Basic 9 atau disebut juga Visual Basic 2008. Pada versi terbaru ini kita dihadapkan pada tampilan grafis dan lingkungan IDE (Integrated Development Environment) yang sangat berbeda dari versi sebelumnya.
36
Gambar 2.3 Visual Basic 2008
2. MICROSOFT ACCESS 2007 Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mengembangkan para programmer
perangkat yang
mahir lunak
kurang
dapat aplikasi
mahir
menggunakannya yang
dapat
kompleks,
untuk sementara
menggunakannya
untuk
mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek. Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan
37
untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar.
Database adalah kumpulan tabel-tabel yang saling berelasi. Antar tabel yang satu dengan yang lain saling berelasi, sehingga sering disebut basis data relasional. Relasi antar tabel dihubungkan oleh suatu key, yaitu primary key dan foreign key.
Gambar 2.4 Microsoft Access 2007
Dalam Microsoft Access terdiri dari beberapa komponen utama yang pentingdi antarnya Table, Query, Form, dan Report yang saling berhubungan sebagai berikut : 1. Table Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek.
38
Table terdiri dari : a. Field Name adalah atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom. b. Record adalah Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang menempati bagian baris. 2. Query Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data. Query terbagi atas 2 macam yaitu :
a. DDL ( Data Definition Language ) digunakan untuk membuat atau mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel dan sebagainya. b. DML ( Data Manipulation Language ) digunakan untuk manipulasi database, seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi yang diperlukan dari database. 3. Form Form
digunakan
untuk
mengontrol proses
masukan
data
(input),
menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data. 4. Report Report adalah form yang digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak data secara efektif.
39
H. SEJARAH PERUSAHAAN TOKO LUCKY COM TELESHOP adalah sebuah usaha da gang yang di dirikan oleh Bapak Su Liong. Usaha dagang ini bergerak pada bidang penjualan dan pembelian telepon genggam (handphone). Berikut ini adalah stuktur organisasi Toko Lucky Com Teleshop :
PEMILIK USAHA
BAGIAN OPERASIONAL
BAGIAN KASIR
Gambar 2.5 Struktur Organisasi Tugas masing- masing bagian sebagai berikut : 1. Pemilik Usaha a. Sebagai pemillik usaha dagang. b. Memliki tanggung jawab penuh atas semua pelaksanaan usaha. c. Memberi arahan kepada setiap staf untuk melaksanakan tugas. d. Menyetujui semua pengeluaran dan pemasukan uang. 2. Bagian Operasional a. Mengolah data barang, data penjualan dan data pembelian. b. Menghitung stock barang, harga penjualan dan pembelian barang. c. Melakukan tugas pemesanan barang.
40
d. Melakukan pencetakan nota tagihan penjualan. 3. Bagian Kasir a. Mengolah uang usaha dagang yang telah disetujui oleh pemilik. b. Membuat laporan stock barang, penjualan dan pembelian setiap akhir bulan.
