BAB II LANDASAN TEORI 2.1
Pengertian Sistem Pengertian sistem menurut Hall ( 2011 : 6 ),
“Sistem adalah
kelompok kelompok dari dua atau lebih komponenatau subsistem yang saling berhubungan dan berfungsi dengan tujuan yang sama”. Sedangkan menurut Mulyadi ( 2010:3 ) pengertian sistem adalah : “Sistem merupakan sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali satau secara rutin terjadi”. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah prosedur atau susunan yang saling berhubungan antara bagian satu dengan bagian yang lain dan antara komponen yang satu dengan yang lain telah dikordinasikan sedemikian rupa untuk melaksanakan suatu fungsi demi mencapai tujuan dan rutin yang terjadi.
14
2.2 Pengertian Sistem informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu subsistem SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi. Sistem akuntansi adalah sesuatu yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Karena informasi akuntansi merupakan bagian utama dari informasi yang diperlukan oleh semua pengguna, para akuntan berada di posisi yang baik untuk meningkatkan nilai dari pelayanan merekan dengan memperluas fokus mereka dan mempertimbangkan keseluruhan proses bisnis. Sistem akuntansi menurut Bodnar dan Hoopwod ( 2007:1 ) adalah “organisasi formulir, catatan, laporan yang dikordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengolahan perusahaan”. Sistem akuntansi menurut Rama & Jones ( 2008:5 ) adalah “Sistem informasi akuntansi juga dapat dikatakan suatu subsistem sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan seperti halnya informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin transaksi akuntansi”.
15
Sistem Akuntansi menurut Warren dkk, ( 2009 : 223 ) adalah “Metode
dan
merangkum,
prosedur
serta
untuk
melaporkan
mengumpulkan, informasi
mengelompokan,
keuangan
dan
operasi
perusahaan”. Sistem-sistem akuntansi yang dirancang dan dipasang bukan hanya untuk menghasilkan saldo-saldo buku besar untuk menghasilkan laporan keuangan tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen dan informasi operasional yang tidak berkaitan dengan akuntansi.
Sistem akuntansi terdiri dari tiga subsistem utama yaitu : a. Sistem Pemrosesan transaksi Adalah yang mendukung operasi bisnis setiap hari dengan sejumlah dokumen dan pesan-pesan untuk para pemakai seluruh organisasi. b. Sistem pelaporan buku besar/ keuangan Adalah yang menghasilkan laporan keuangan tradisonal seperti laba rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak dan dan laporan laporan lainnya yang ditetapkan oleh hukum.
16
c. Sistem pelaporan Manajemen Adalah yang sediakan manajemen internal dengan pelaporan keuangan dengan tujuan khusus dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan, varians dan laporan pertanggung jawaban. Tujuan pengembangan sistem akuntansi pada perusahaan adalah sebagai berikut : a.
Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha.
b.
Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu ketepatan penyajian maupun struktur informasinya.
c.
Untuk
memperbaiki
pengendalian
akuntansi
dan
pengecekan intern yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungana kekayaan perusahaan d.
Untuk mengurangi biaya dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
17
Jadi dari penjelasan diatas bahwa sistem informasi akuntasi adalah kumpulan sumber daya yang dirancang untuk menyediakan data bagi beragam
pengambilan
keputusan
kewenangan mereka.
18
sesuai
dengan
kebutuhandan
2.3 Deskripsi Kas Kas merupakan harta yang paling likuid dan media pertukaran baku dan dasar bagi pengukuran akuntansi untuk semua pos lainnya. Kas umumnya diklasifikasikan sebagai harta lancar, kas terdiri dari uang logam, uang kertas dan dana yang tersedia dalam deposito di bank. Kas berfungsi sebagai alat tukar dan juga sebagai alat pengukur dimana segala harta dan kewajiban dinyatakan dalam bentuk nilai kas dalam laporan keuangan. Menurut PSAK 2 ( Revisi 2009 ) kas setara kas : “Kas terdiri atas saldo kas (cash on hand) dan rekening giro (demand deposits). Sedangkan Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah yang dapat ditentukan dan memiliki risiko perubahan nilai yang tidak signifikan”.
PSAK No. 2, paragraf 6 menjelaskan setara kas sebagai berikut :
Setara kas dimiliki untuk memenuhi komitmen kas jangka pendek, bukan untuk investasi atau tujuan lain. Untuk memenuhi persyaratan setara kas, investasi harus dapat segera diubah menjadi kas dalam jumlah yang diketahui tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan.
Karenanya suatu investasi baru dapat memenuhi syarat sebagai setara kas hanya segera akan jatuh tempo dalam waktu tiga bulan atau kurang dari tanggal perolehannya. 19
Menurut Zaki ( 2007:85 ) penegertian kas adalah : “Kas adalah alat pertukaran dan jasa yang digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancar dalam arti paling paling sering berubah ubah, hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas”. Menurut Soemarso ( 2008:29 ) menyatakan bahwa: “Kas adalah segala sesuatu ( baik yang berbentuk uang/ bukan ) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya”. Menurut Sukrisno, ( 2008:145 ) adalah : “Kas adalah uang dan surat berharga lainnya yang dapat digunakan setiap saat serta surat berharga lainnya yang sangat lancar, yang memenuhi syarat yaitu setiap saat dapat ditukar menjadi uang, tanggal jatuhnya sangat dekat, kecil resiko perubahan nilai yang disebabkan perubahan tingkat bunga”.
20
2.4. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Sistem pengeluaran kas adalah kesatuan yang melibatkan bagianbagian, formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang saling berkaitan satu sama lain yang digunakan perusahaan untuk menangani pengeluaran kas. Secara garis besar pengeluaran kas perusahaan dilakukan melalui dua sistem yaitu sistem pengeluaran dengan cek dan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai dengan dana kas kecil. Pengeluaran kas yang dilakukan secara tunai biasanya karena jumlahnya relatif kecil. Pengeluaran kas dengan cek lebih aman dibanding dengan pengeluaran kas secara tunai. Adapun pengeluaran kas melalui cek ditinjau dengan pengendalian intern nya sebagai berikut : a.
Dengan menggunakan cek atas nama, pengeluaran cek akan diterima oleh pihak yang tertulis namanya formulir cek akan diterima oleh pihak yang tertulis namanya dalam formulir cek.
b.
Dengan menggunakan cek, pencatatan transaksi pengeluaran kas juga akan direkam oleh pihak bank.
c.
Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, pengeluaran cek memberi manfaat tambahan bagi perusahaan dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran.
21
2.4.1. Fungsi Yang Terkait Menurut Mulyadi, ( 2010:53 ) Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah sebagai berikut : a.
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. Jika suatu memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembeli jasa dan untuk pembeli jasa dan untuk biaya perjalan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi ( bagian utang ).
b.
Fungsi kas Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini berfungsi bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau pembayaran langsung kepada kreditur.
c.
Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini
berfungsi
bertanggung
jawab
atas
pencatatan
pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan
transaksi
pengeluaran
kas
dalam
jurnal
pengeluaran kas atau register cek. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
22
d.
Fungsi Pemeriksaan Intern Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dan cek, fungsi ini bertanggung jawab untk melakukan perhitungan kas (Cash Count)
secara
periodik
dan
mencocokan
hasil
perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi ( rekening kas dalam buku besar ). Sedangkan Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan dana kas kecil adalah sebagai berikut : a.
Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil.
b.
Fungsi akuntansi Fungsi akuntansi dalam sistem dana kas kecil bertanggung jawab atas : (1).
Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan
(2).
Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.
23
(3).
Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
(4).
Pencacatan Pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas kecil.
(5).
Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar
dokumen
tersebut,
fungsi
ini
juga
bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan keaslian dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar bukti kas keluar. c.
Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil. Bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
d.
Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
e.
Fungsi pemeriksa Intern. Fungsi ini bertanggung jawab atas perhitungan dana kas kecil dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas.
24
2.4.2 Formulir Yang Digunakan Menurut Mulyadi, ( 2010 : 510 dokumen
yang
digunakan
dalam
) mengatakan dokumensistem
pengeluaran
kas
menggunakan cek yaitu : a. Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kas sebesar yang mencantumkan dalam dokumen tersebut. b. Cek Dari sudut sistem informasi akuntansi, cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintah bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. c. Permintaan Cek Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengerluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat kas keluar. Sedangkan dalam sistem pengeluaran kas ini dakumen yang digunakan
dalam
sistem
akuntansi
pengeluaran
kas
dengan
menggunakan kas kecil menurut Mulyadi ( 2010 : 534 ) sebagai berikut :
25
a. Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. b. Cek Dokumen ini digunakan untuk memerintahkan bank melakukan sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek.
c. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil Dokumen ini digunakan
oleh pemakai dana kas kecil untuk
meminta uang ke pemegang dana kas kecil d. Bukti Pengeluaran kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. e. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh pemengang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.
26
2.4.3 Catatan Akuntansi Yang Digunakan Dalam suatu kegiatan transaksi tentunya menggunakan suatu catatan agar dapat dijadikan sebagai bukti bahwa kegiatan transaksi benar-benar terjadi. Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan menggunakan kas kecil menurut Mulyadi (2010:532) antara lain : a. Jurnal Pengeluaran Kas Untuk Mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. b. Register Cek Untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukandan pengisian kembali dana kas kecil. c. Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil.
27
Sedangkan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas menggunakan cek menurut Mulyadi (2010:513) antara lain : a. Jurnal Pengeluaran Kas Digunakan untuk mencatat pengeluaran kas. b. Register Cek Untuk Mencatat Pengeluaran kas dengan cek.
28
2.4.4. Prosedur-Prosedur Yang Terkait Pengeluaran Kas Menurut mulyadi (2010 : 519)
sistem akuntansi
pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek, terdiri dari jaringan prosedur berikut : a. Prosedur pembuatan bukti kas keluar b. Prosedur pembayaran kas c. Prosedur pencatan pengeluaran kas Sedangkan dalam sistem dana kas kecil dibagi menjadi tiga prosedur yaitu: 1. Prosedur pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil 2. Prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil sehingga setiap saat saldo rekening akan berfluktuasi 3. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai keperluaan dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil sehingga saldo rekening dana kas kecil akan berfluktuasi dari waktu ke waktu.
29
2.4.5 Diagram Arus Data Pengeluaran Kas Gambar 2.1
Utang usaha
Daftar Cek Tinjau kembali Catatan Utang Dagang
1
2
Perbarui Utang Usaha
Persiapkan Pengeluaran Kas Informasi Pembayaran
Pemasok
3 Perbarui Buku Besar Ringkasan Informasi
Ringkasan Informasi
Bukukan
Akun Pengendali
Sumber : Hall, (2011 : 330), Sistem Informasi Akuntansi
30
Dari diagram arus data tersebut menunjukan innformasi dasar dan arus sumber daya sistem pengeluaran kas yaitu terdiri dari tiga sistem proses pengeluaran kas yaitu : a. Proses untung dagang mempelajari file utang dagang sampai jatuh tempo dan mengotorisasi proses pembayaran kas untuk melakukan pembayaran. b. Proses pembayaran kas menyiapkan dan mendistribusikan cek kepada pemasok. Salinan cek-cek teresbut dikembalikan ke utang dagang sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar, dan akun utang dagangnya diperbarui untuk memindahkan kewjiban tersebut. c. Pada akhir periode baik proses pengeluaran kas maupun proses utang dagang mengirimankan rangkuman ke buku besar. Informasi ini di rekonsialisasikan di poskan ke akun kontrol kas dan utang dagang.
31
