BAB II KAJIAN PUSTAKA 2. 1 Pengertian Arsip Kearsipan merupakan salah satu pekerjaan yang dikelola setiap instansi atau organisasi pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat atau dokumen-dokumen penting. Arsip menurut Barthos (2009, 3) “Arsip dapat diartikan sebagai suatu badan yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat yang memiliki arti penting bagi pemertintah maupun instansi”. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), arsip adalah segala naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar, peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya dan salinanya, serta dengan segala penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatiu badan, sebagai bukti atau tujuanm organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusankeputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintaha yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya. Pengertian arsip menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 adalah: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Menurut Margareth Odell dan Earl strong (1947: 336) Arsip adalah: Sesuatu kertas, buku, potret, pilem kecil, peta, lukisan, bagan, kartu, pita magnetis, atau sesuatu salinan ataupun cetakan dari itu yang telah diciptakan atau diterima oleh suatu perusahaan atau satuan-satuan pelaksanaannya dan telah dipergunakan oleh perusahaan itu atau satuan pelaksanaannya ataupun penggantinya sebagai bukti dari kegiatan-kegiatannta atau karena adanya keterangan yang terkandung di dalamnya.
Istilah arsip menurut Sedarmayanti (2000, 8) meliputi 3 pengertian, yaitu: 1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan 2. Gedung penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen 3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen. Berdasarkan informasi di atas maka dapat dikatakan bahwa arsip adalah kumpulan naskah atau dokumen dalam bentuk apapun yang didalamnya memberikan keterangan-keterangan untuk menjadi bukti tentang suatu kejadian dan menunjang proses kegiatan suatu organisasi yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat. 2.1.1 Fungsi dan Tujuan Arsip 1. Fungsi Arsip Menurut
Sedarmayanti
(2003,
9)
fungsinya
dan
kegunaannya
arsip/dokumen dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu: a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi dua yaitu:
1) Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor, 2) Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebgai referensi saja. b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Selanjutnya menurut Barthos (2009, 11) berdasarakan fungsinya arsip dibagi menjadi dua, yaitu: a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara; b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat arti arsip secara fungsionil, yaitu: a. Arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya, b. Arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/Pemerintahan. Perbedaan fungsi ini menjadi dasar dalam pelaksanaan tugas dan penguasaannya oleh Pemerintah.
2.Tujuan Arsip
Tujuan kearsipan merupakan kegiatan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawabannasional
tentang
perencanaan,
pelaksanaan
dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
Menurut Sedarmayanti (2003, 19) “Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan petanggungjawaban tersebut bagi pemerintah”. Martono (1990, 24) mengatakan ada beberapa tujuan dari arsip, yaitu: a. Menyediakan warkat jika diperlukan b. Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan c. Mengumpulkan warkat-warkat yang memiliki hubungan antara satu dengan yang lain d. Menghemat tempat penyimpanan e. Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian ataupun kebakaran f. Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan
Sesuai dengan tujuan kearsipan dapat diketahui bahwa peranan arsip sangat penting bagi organisasi ataupun instansi maka pengelolaan arsip harus sesuai dengan sistemnya untuk memudahakan penyimapanan dan penemuan kembali arsip pada saat dibutuhkan.
2.1.2
Jenis-Jenis Arsip Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan
tulisan. Menurut Wursanto (1999, 21) beberapa jenis-jenis arsip berdasarkan bentuk fisik, masalah, kepemilikan, sifat, dan fungsinya yaitu: 1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya a. arsip berbentuk lembaran. contoh: surat, kuitansi, faktur, dll b. arsip tidak berbentuk lembaran. contoh: disket, flash disk, cd, dvd, dll
2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya Financial record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contohnya, kuitansi, giro, cek. b. Personal record, arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll. a.
3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya a. Lembaga Pemerintahan, meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah). b. Instansi Pemerintah/swasta. meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip sentral dan arsip unit. 4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi, contoh surat undangan. b. Arsip biasa, arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu, Contoh: surat lamaran kerja. c. Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan datang, contoh: surat perjanjian. a.
5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya a.
arsip dinamis, diantaranya adalah arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif.
b.
arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.
Berdasarkan uraian di atas dapat dikatakan bahwa arsip mempunyai jenisnya sendiri sesuai dengan kegunaannya.
2.1.3
Peranan Kearsipan Setiap kegiatan yang terjadi di kantor atau organisasi selalu ada kaitannya
dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting untuk menunjang kegiatan administrasi suatu kantor atau organisasi. Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi
dalam
rangka
kegiatan
“perencanaan”,
“penganalisaan”,
“pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya (Barthos 2009, 2). Pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka
pelaksanaan
kegiatan
pemerintahan
dan
pelaksanaan
kehidupan
kebangsaan. Maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik.
2.1.4
Nilai Guna Arsip Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi
kepentingan pengguna arsip. Serdamayanti (2003, 104) menjelaskan bahwa nilai guna arsip dapat dibedakan atas : 1.
Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi : a. Nilai guna administrasi Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi. b. Nilai guna keuangan Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
c. Nilai guna hukum Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum. d. Nilai guna ilmiah dan teknologi Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan. 2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi : a. Nilai guna kebuktian Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu. b. Nilai guna informasional Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
2.1.5
Siklus Hidup Arsip
Martono (1990, 10) mengemukakan bahwa “pada dasarnya, ada tiga tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya (life cycle). Ketiga tahapan tersebut ialah penciptaan (records creation), penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance) dan tahap istirahat (retirement)”.
Penciptaan Penyerahan ke ANRI
Pengurusan dan pengendalian
Refrensi
Penyimpanan
Pemusnahan
Penyusutan
Gambar 2.1 Siklus Hidup Sumber: Sedarmayanti (1992, 17) Lingkaran hidup kearsipan (life span of records) pada gambar diatas dapat dibagi menjadi tujuh tahapan, yaitu: /////////////// 1. Tahap penciptaan arsip merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip. Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain. 2. Tahap pengurusan dan pengendalian merupakan tahap di mana surat masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.
3. Tahap referensi merupakan surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu. 4. Tahap penyusutan merupakan kegiatan pengurangan atau penyiangan arsip. 5. Tahap pemusnahan merupakan pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi. 6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku. 7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan (Sedarmayanti 1992, 17). Penciptaan dan Penerimaan Korespondansi Formulir Laporan Gambar Mikrobentuk Masukan dan Iuran Komputer Penyebaran Internal
Penempatan
Eksternal
Penyimpanan Pemusnahan
Penggunaan Pengambilan Keputusan Penyimpanan
Dokumentasi
Berkas
Respon
Tembu Balik
Rujukan
Transfer
Persyaratan Hukum
Gambar 2.2 Siklus Hidup Arsip Dinamis Sumber: Mirmani, 2011
2.2 Arsip Dinamis Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih diperlukan sebagai referensi dan dasar pengambilan keputusan, penentuan kebijakan dan tindakan. Arsip dinamis juga mempunyai nilai guna sangat tinggi yang mampu membantu kegiatan administrasi padda suatu kantor atau organisasi. Menurut Barthos (2009, 4) arsip dinamis adalah: Arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis terbagi menjadi 2, yaitu : 1.Arsip dinamis aktif yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dan terus menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasi. 2. Arsip dinamis inaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang. Widjaja (1993, 101) mengemukakan bahwa “Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan”. Menurut Sulistyo-Basuki (2003,13) “Arsip dinamis merupakan informasi terekam, termasuk informasi dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan melakukan tindakan senagai bukti aktivitas tersebut”. Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa arsip dinamis merupakan arsip yang masih tinggi nilai gunanya dan harus dikelola di dalam suatu sistem
manajemen, sehingga dapat ditemukan dengan cepat dan dipergunakan lagi dengan tepat.
2.2.1 Manajemen Arsip Dinamis Manajemen arsip dinamis merupakan suatu aktifitas sekelompok orang yang dilandasi dengan pengetahuan, keahlian dan tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan arsip dinamis dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efisien dan efektif. Menurut Amsyah (2003, 4) “Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan”. Odgers
(2005)
mendefenisikan
manajemen
arsip
sebagai
proses
pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Charman (1998) juga mengatakan manajemen arsip sebagai proses yang menitikberatkan pada efesiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apalagi tidak lagi diperlukan. Menurut (Kustinawati, 2000) yamg dikutip dari Kennedy menerangkan bahwa dalam mewujudkan suatu manajemen arsip dinamis yang efektif, sejumlah keputusan yang harus dibuat mengenai: 1. Lokasi penempatan arsip, baik secara sentralisasi, desentralisasi, atau gabungan/kombinasi 2. Prosedur registrasi, metode klasifikasi dan pengindeksan
3. Prioritas penanganan arsip 4. Prosedur pengorganisasian dan pemeliharaan file 5. Pemilihan peralatan kearsipan 6. Implementasi sitem penelusuran file 7. Lamanya arsip disimpan dalam suatu system (jadwal retensi arsip) dari penilaian arsip 8. Teknologi yang digunakan untuk mendisain dan mengoperasikan system penyimpanan arsip. Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa manajemen arsip dinamis adalah suatu pengawaasan yang sistematis terhadap informasi terekam yang dibutuhkan organisasi. 2.2.2
Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia dan penerapannya sering kali masih belum sejalan
dengan keinginan organisasi. Sementara keselarasan dalam mengelola SDM menjadi faktor utama kesuksesan jalannya sebuah organisasi. Menurut Hariandja (2002, 2) Sumber Manusia merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan disamping faktor yang lain seperti modal. Oleh karena itu SDM harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi. Hasibuan (2003, 244) mengatakan Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Pelaku dan sifatnya dilakukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya. Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa Sumber daya manusia terdiri dari daya fikir dan daya fisik setiap manusia. Tegasnya kemampuan setiap
manusia ditentukan oleh daya fikir dan daya fisiknya. Sumber daya manusia atau manusia menjadi unsur utama dalam setiap aktivitas yang dilakukan. Peralatan yang handal atau canggih tanpa peran aktif sumber daya manusia tidak berarti apa-apa.
2.2.3 Pengelolaan Arsip Dinamis Pada umumnya pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh seorang arsiparis. Karena penataan arsip di suatu organisasi harus dikelola dengan baik guna memudahkan pencarian dokumen dan melancarkan kegiatan administrasi sehari-hari. Sebelum melakukan pengelolaan arsip, pihak penglelola harus memahami terlebih dahulu apa yang harus dikelola dengan mengetahui perbedaan antara arsip dan dokumen. Menurut Widjaja (1996, 44) Arsip dinamis seharusnya dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya, karena bila sebuah instansi menciptakan surat kemudian mengirimkannya kepada pembaca. Untuk dapat sampai kepada pemakai maka arsip dapat dikelola sebaikbaiknya dan harus tersedia jika dibutuhkan.
Menurut Hamalik (1993, 78) “Pengelolaan arsip meliputi penataan, klasifikasi, pelayanan arsip baik secara manual maupun elektronik dengan bantuan komputer”. Pengelolaan arsip dinamis memiliki 3 komponen yaitu input, proses dan output.
INPUT Informasi SDM Peralatan/Sarana Biaya PROSES Penciptaan/Penerimaan Penggunaan dan Pemeliharaan Penyusutan
OUTPUT Informasi
TUJUAN -Mampu menyediakan arsip yang benar - Untuk yang berwenang -Pada waktu yang tepat -Biaya efesien
Gambar 2.3 Komponen Pengelolaan Arsip Dinamis Sumber: Sulistyo-Basuki, 2003 Kontrol sistematis yang dilaksanakan terhadap input adalah seleksi dan pengendalian informasi yang akan diolah, penentuan sumberdaya manusia baik jumlah maupun kualitasnya, pemeliharaan peralatan yang tepat dan penggunaan dana atau biaya yang murah. Adapun kontrol sistematis pada proses menyangkut pengendalian kegiatan penciptaan atau penerimaan arsip, kegiatan pengendalian penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutannya, kemudian kontrol sistematis dilaksanakan pada output, yaitu informasi yang dihasilkan harus senantiasa memperhatikan mutu dan fungsi informasi tersebut. Sistem pengelolaan arsip dinamis menurut Martono (1994, 15) terbagi dalam tiga tahap yaitu: 1.
Tahap penciptaan (Records Creation) Arsip tercipta seiring dengan kegiatan yang diolakukan oleh organisasi. Di dalam penciptaan arsip unsur efisiensi dan penghematan merupakan faktor penting karena itu diperlukan pengendalian terhadap penciptaan arsip agar tidak menimbulkan pemborosan belaka, berikut tahap penciptaan ini terdiri dari beberapa unsur yaitu:
a. b. c. d. e. f.
Desain formulir Manajemen formulir Tata persuratan Manajemen pelaporan Sistem informasi manajemen Direktif manajemen
2. Tahap penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance) Untuk dapat dipergunakan arsip sebaiknya harus diorganisir, disimpan secara sistematis sesuai dengan jenis dan tipe yang ada. Penyimpanan dilakukan untuk memelihara arsip tidak hilang dan rusak karena beberapa faktor. Secara keseluruhan unsur yang terkandung pada tahap penggunaan dan pemeliharaan yang meliputi yakni: a. Sistem penataan berkas dan penemuan kembali b. Manajemen berkas (file management) c. Penelusuran surat (mail handling) d. Program arsip vital e. Sistem analisis f. Pengelolaan pusat arsip (record center) 3. Tahap istirahat Agar penyelenggaraan pengurangan arsip dapat dilakukan secara tertib, maka perlu diprogramkan. Program inilah yang nanti dinamakan jadwal retensi arsip yaitu rencana penyisihan yang didalamnya tertuang tentang jangka simpan berkas (retensi). Tahap istirahat ini memiliki unsure-unsur yakni: a. Identifikasi dan deskripsi seri berkas b. Pengembangan jadwal retensi arsip dan penyusutan arsip c. Penilaian arsip d. Pemusnahan arsip e. Penetapan simpan permanen f. Reprografi
Berdasarkan uraian diatas, jelaslah bahwa pengelolaan arsip dinamis harus sesuai dengan sistem yang ada agar tersimpan dengan aman dan dapat ditemukan dengan mudah sewaktu diperlukan.
2.2.3.1 Pengorganisasian Arsip Didalam pengorganisasian arsip terdapat istilah file aktif dan file inaktif. File aktif adalah file yang berisikan file yang masih aktif dan masih dipergunakan dalam kegiatan administrasi. Sedangkan file inaktif adalah file yang sudah jarang dipergunakan lagi.
Menurut Amsyah (2003, 16) pengorganisasian terbagi tiga, yaitu: 1. Sentralisasi Sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Arsip itu merupakan surat yang sudah disimpan karena sudah selesai diolah (diproses). Dengan sentralisasi arsip maka surat-surat dikantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip. Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah: a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan c. Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan Kerugian dari sentralisasi arsip adalah: a. Sentralisasi arsip hanya efesien dan efektif untuk organisasi yang kecil b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. 2. Desentralisasi Jika suatu kantor atau organisasi menggunakan sistem pengelolaan desentralisasi, ini berarti bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Untukorganisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara desentralisasi sangat sesuai dipergunakan. Keuntungan desentralisasi arsip adalah: b. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing
c. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri d. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik Kerugian desentralisasi arsip adalah a. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan c. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugaspetugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan ini merupakan pemborosan. 3. Kombinasi sentralisasi dan desentralisasi Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan baik sentralisasi dan desentralisasi, sering ditemukan diperkantoran penggunaan kombinasi dari dua cara tersebut yang disebut kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. Pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan aktif inaktif dilakukan secara sentralisasi. Pemindahan arsip dan prosedurnya harus dilakukan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan jadwal pemindahan (Jadwal Retensi) yang perlu disusun. Sebelum dimusnahkan, arsip-arsip tersebut perlu dipilih dan diteliti, apakah arsip bersangkutan memang sudah perlu dimusnahkan atau masih mempunyai nilai-nilai tertentu bagi kepentingan nasional untuk dikirim ke Arsip Nasional sebagai arsip statis 2.2.3.2 Penataan Arsip Sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Menurut Sedarmayanti (2003, 68) “Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang”.
Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa penataan arsip harus benarbenar baik dan sesuai dengan sistem yang ada. Selain agar mudah ditemukan saat diperlukan sistem penataan arsip yang baik juga dapat menunjang kegiatan administrasi organisasi.
2.2.3.3 Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan arsip dinamis merupakan bagian terpenting dalam manajemen kearsipan. Oleh karena itu arsip dinamis harus disimpan dan dikelola dengan baik. Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Menurut Wursanto (1999, 87)Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan: a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah c. Pengambilan arsip ketempat penyimpanan dilakukan dengan mudah
Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan sistem penyimpanan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem-nama (atau sering disebut sistem-abjad), sistem geografis, dan sistem-subjek. Sedangkan berdasarkan urutan angka adalah sistem-numerik, sistem-kronologis, dan sistem-subjek numerik (sistem-subjek dengan kode
nomor). Sistem penyimpanan yang standar adalah sistem-abjad (sistem-nama), sistem-numerik, sistem-geografis, dan sistem-subjek (Amsyah 2003, 71). Menurut Widjaja (1993, 105) ada lima macam sistem penyimpanan arsip, yaitu: 1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) Sistem abjad adalah sistem yang diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi, atau kantor. Abjad yang dijadikan dassar kode adalah abjad pertama dari unit pertama dari suatu nama atau judul. Untuk menentukan dengan pasti unit pertama, kedua, ketiga dari judul/nama dalam rangka penyimpanan arsip, maka perlu ditetapkan terlebih dahulu peraturan yang mantap guna tercapainya keseragaman dan mempermudah petugas penata arsip. Judul/nama-nama itu pada umumnya dibagi 4 golingan, yaitu: • Nama perorangan • Nama perusahaan • Nama organisasi atau perhimpunan 2. Sistem Subjek (Subject Filing System) Dalam sistem ini semua naskah/dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok/masalah. Arsip/dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebuh folder/map yang sudah diberi label/tab yang bertuliskan judulya dan terletak di kanan atas secara horizontal. Susunan judul masalah baik yang terdapat pada guide, folder/map hendanknya mengikuti tingkat-tingkat judul masalah yang diatur dari sebelah kanan untuk masalah utama dan selanjutnya msalah kedua (sub masalah) sampai kesebelah kiri laci filling cabinet untuk masalah ketiga (sub-sub masalah) 3. Sistem Nomor/Angka (Numerical Filling System) Sistem nomor dan angka sering juga disebut kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nmor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. Langkah-langkah yang harus ditempuh penata arsip sama seperti pada sistem abjad dan sistem subjek. 4. Sistem Tanggal (Chronological Filling System) Susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan, dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal. Cara kronologis dipergunakan dalam filling jika arsip merupakan rangkaian yang menyangkut suatu masalah yang sama dan berasal dari instansi yang sama pula. Penyimpanan dapat juga menggunakan rak-rak arsip yang biasanya dipergunakan untuk penyimpanan arsip yang sudah berstatus in-aktif dan terletak dalam ruang khusus yang terpisah dari ruang ketatausahaan kearsipan.
5. Sistem Wilayah/Derah (Geographical Filling System) Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah/daerah. Sama halnya dengan sistem abjad dan sistem nomor, susunan guide dan folder/mapnya diatur menurut tingkat judul wilayah, seperti Negara, Provinsi, Kabupaten, Kecamatan, dan seterusnya. Sedangkan dalam tempat penyimpanannya itu sendiri sistem wilayah ini harus dibantu dengan sistem lain seperti abjad atau sistem tanggal.
2.2.3.3.1
Alat-Alat yang dipergunakan dalam Penyimpanan Arsip
Dalam melakukan penyimpanan arsip, pengelola memerlukan alat untuk memudahkan proses penyimpanan, beberapa alat tersebut adalah: 4. Folder (map) ialah semacam map tapi tidak mempunyai daun penutup. 5. Guide (petunjuk dan pemisah) merupakan petunjuk tempat berkasberkas arsip disimpan, dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. 6. Tickler file (berkas pengikat) alat semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip 7. Filling cabinet (lemari arsip) dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi naska-naskah/dokumen bersama dengan guideguidenya. 8. Rak arsip adalah rak untuk penyimpanan berkas/dokumen tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku pada perpustakaan Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa proses penyimpanan arsip sangat membutuhkan alat-alat tersebut, selain untuk memudahkan alat tersebut bisa mebantu penyimpanan sesuai dengan sistem yang seharusnya.
2.2.3.3.2
Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan arsip dimulai sejak surat diterima di kantor. Sebelum melakukan penyimpanan pihak pengelola arrsip harus melakukan penyortiran terkebih dahulu untuk memudahkan pengelompokkan. Menurut Sugiarto (2005, 34) “Prosedur sistem penyimpanan arsip dinamis yaitu: Langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan
arsip adalah sebagai berikut: pemeriksaan arsip (inspecting), pengindeksan arsip (indexing), memberi tanda, penyortiran, dan penyimpanan/peletakan.”
Sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar itu menurut Amsyah (2003, 71) adalah “sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat jika diperlukan”. Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa adanya prosedur dalam penyimpanan arsip dalam suatu wadah bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali saat dibutuhkan.
2.2.3.5 Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1.
Pengaturan ruangan Ruang penyimpanan arsip harus: a. Dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60°-75°F, dengan kelembaban antara 50-60%) b. Terang (terkena sinar matahari tak langsung) c. Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya d. Mempunyai ventilasi merata 2. Tempat penyimpanan arsip Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi. 3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip, salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia, secara berkala 4. Larangan-larangan Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain: a. Di1larnag membawa dan/atau makan ditempat penyimpanan arsip
b. Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran 5. Kebersihan Arsip selalu dibersihhkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain (Sedarmayanti 2003, 110).
Dari uraian di atas, dapat dikatakan bahwa arsip harus dipelihara dengan baik untuk memperhankan nilai guna arsip tersebut dan juga untuk kelangsungan hidup organisasi dalam mengambil keputusan. 2.2.3.6 Penyusutan Arsip Tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi. Dengan demikian tidak smua arsip harus disimpan terus-menerus karena ada sebagian rsip yang harus dipindahkan dan dimusnahkan. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan masing-masing b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional (Barthos 2009,101). Menurut Sedarmayanti (2003, 105) ada 2 macam metode penyusutan 1. Metode Berkala Metode berkala adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang telah berakhir, maka arsip aktif disusutkan sekaligus pada periode tersebut. Metode berkala dapat dibagi tiga, yaitu:
a. Metode berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu b. Metode berkala 2 kalindalam jangka waktu tertentu c. Metode berkala atas dasar waktu minimum-maksimum 2. Metode berulang-ulang atau terus-menerus Adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu periode tertentu. Untuk mewujudkan pelaksanaan penyusutan arsip diperlukan jadwal retensi arsip yaitu daftar-daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman (Abubakar 1985, 98). Dari uraian diatas maka dapat diketahui bahwa penyusutan arsip sanga penting di suatu organisasi karena bertujuan untuk mengurangi terjadinya tumpukan arsip yang sudah tidak bernilai guna lagidi lemari penyimpanan. 2.2.3.7 Jadwal Retensi Arsip Setiap arsip ditentuakan retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip. Arsip Nasional menetapkan pedoman untuk digunakan sebagai petunjuk dalam menentukan nilai guna arsip, Menurut Widjaja (1993, 120) “Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang menunjukkan:
a. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (unit pengolah) sebelum dipindahkan ke file in-aktif (pusat penyimpanan arsip).
b. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing sekelompok arsip sebelum dimusnahkan atau pun dipindahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).
Jadwal retensi arsip memiliki tujuan untuk:
a. Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arssip yang tidak memiliki jangka waktu simpan lama b. Penyusutan sementara arsip-arsip yang ridak diperlukan lagi bagi kepentingan administrasi c. Pemilihan arsip-arsip bernilai permanen
2.2.3.8 Temu Balik Arsip Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat. Hal ini sangat berhubungan dengan penataan dan penyimpanan arsip. Penemuan kembali
arsip
dapat
dilakukan
baik
secara
manual
ataupun
secara
mekanik.Penemuan kembali secara manual berarti penemuan kembali dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin.Sedangkan penemuan kembali dengan alat lebih banyak untuk menunjukkan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik (komputer). Penemuan kembali dokumen dalam pusat penyimpanan adalah tidak langsung, karena harus melalui kartu kendali, akan tetapi fungsi kartu kendali tersebut bukanlah semata-mata untuk keperluan penemuan kembali, karena tanpa kartu kendali pun dokumen dalam file cabinet (berdaarkan indeks) sudah cukup memudahkan penemuan kembali dokumen yang diperlukan (Widjaja 1993, 177).
Berdasarkan sarana itu sistem filling terususun “selfsindexing”, sehingga kerangka penyusun surat-surat/file dalam file cabinet atau rak dapat dengan mudah terlihat dan surat/file yang aklan digunakan mudah ditemukan kembali (Abubakar 1997, 31). Menurut (Sedarmayanti (2003, 79) “Menyimpan arsip pada tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip dapat ditemukan dengan mudah. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung kecekatan petugas arsip.” Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa arsip yang ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat, tepat pada waktu dibutuhkan. 2.3
Pengertian Asuransi Asuransi merupakan sarana finansial dalam tata kehidupan rumah tangga,
baik dalam menghidupi resiko yang mendasar seperti resiko kematian, atau dalam menghadapi resiko atas harta benda yang dimiliki. Menurut Darmawi (2000, 2) “Asuransi adalah sebuah perusahaan yang usaha utamanya menerima/menjual jasa, pemindahan resiko dari pihak lain, dan memperoleh keuntungan dengan berbagai resiko di antara sejumlah besar nasabahnya.” Sedangkan pengertian asuransi menurut Ali (1995, 3), adalah
Suatu perjanjian, dengan mana seorang penanggung mengikatkan diri kepada seorang tertanggung, dengan menerima suatu premi, untuk memberikan penggantian kepadanya karena suatu kerugian, kerusakan atau kehilangan keuntungan yang diharapkan, yang mungkin akan dideritanya karena suatu peristiwa yang tak tertentu.
Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa asuransi merupakan satu bentuk pengendalian resiko dengan cara mengalihkan resiko tersebut dari pihak pertama ke pihak lain yang didasari dengan prinsip-prinsip yang berlaku secara universal. 2.3.1 Manfaat Asuransi Setiap asuransi pasti memberikan jaminan perlindungan resiko-resiko kerugian yang diderita oleh satu pihak. Asuransi memiliki banyak manfaat bagi kehidupan kita, Menurut Darmawi (2000, 4) asuransi mempunyai banyak manfaat, seperti: 1. Asuransi melindungi resiko investasi 2. Asuransi merupakan sumber daya investasi 3. Asuransi untuk melengkapi persyaratan kredit 4. Asuransi dapat mengurangi kekhawatiran 5. Asuransi mengurangi biaya modal 6. Asuransi menjamin kestabilan perusahaan 7. Asuransi dapat meratakan keuntungan 8. Asuransi dapat menyediakan layanan profesional 9. Asuransi mendorong usaha pencegahan kerugian 10. Asuransi membantu pemeliharaan kesehatan
Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa asuransi sangat bermanfaat bagi masyarakat. Selain membantu, asuransi ini juga menguntungkan bagi pihak pertama maupun perusahaan asuransinya.
2.3.2 Polis Asuransi Perusahaan asuransi menjual janji-janji yang dicantumkan dalam suatu kontrak yang dikenal dengan sebutan polis. Kontrak asuransi merumuskan kapan perusahaan asuransi akan membayar yang ditanggung dan jumlah yang akan dibayar. Menurut Ali (1995, 110) mengatakan bahwa “Polis asuransi adalah dokumen yang memuat kontak antara pihak yang ditanggung dengan perusahaan asuransinya berupa secarik kertas kecil atau dokumen panjang yang tebal.” Darmawi (2000, 11) juga mengatakan bahwa “Untuk memahami suatu polis adalah melakukan analisis mengenai perjanjian pertanggungan yang lazim, pembatasannya, pengecualiannya, dan syarat-syaratnya.” Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa masalah pembuatan polis asuransi bukan hanya membuat konsep instrumen hukum, tetapi penyusunan dokuman itu didahului oleh analisis yang intensif terhadap perekonomian dan pertimbangan teknis untuk menentukan jenis asuransinya.
2.3.3
Asuransi Jiwa Asuransi jiwa merupakan alat keuangan untuk menyediakan dana
pemeliharaan ahli waris dan harta peninggalan seseorang yang sudah meninggal. Karena kematian tersebut mengakibatkan hilangnya pendapatn seseorangatau suatu keluarga tertentu. Menurut Ali (2000, 75) mengatakan bahwa “Asuransi jiwa adalah suatu alat sosial ekonomi yang merupakan cara sekelompok orang untuk dapat bekerja
sama memeratakan beban kerugian karena kematian sebelum waktunya dari anggota-anggota kelompok.” Sedangkan Salim (2003, 25) mengatakan bahwa Asuransi Jiwa adalah: Asuransi yang bertujuan menanggung orang terhadap kerugian finansial yang tak terduga yang disebabkan karena meninggalnya terlalu cepat atau hidupnya terlalu lama.
Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa asuransi jiwa merupakan lembaga bagi orang-orang untuk menciptakan jaminan keuangan bagi keluarganya atau perusahaannya. Setiap orang pasti mengasuransikan jiwanya sendiri, asuransi jiwa dapat diadakan selama hidup atau selama jangka waktu tertentu yang ditetapkan dalam perjanjian.
1. Tujuan Asuransi Jiwa Tujuan asuransi meliputi tujuan pengalihan resiko, tujuan pembayaran ganti rugi, tujuan pembayaran santunan dan tujuan kesejahteraan anggota. Ali (2000, 76) mengatakan bahwa: Tujuan Asuransi jiwa adalah menjamin adanya suatu estate dari mana para ahli waris dapat memperoleh penghasilan, jika kepala keluarga meninggal dunia dan keluarga menabung uang sendiri sebagai bagian dari estate hidup seseorang yang diadakan untuk penghasilan di masa depan.
Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa tujuan dari asuransi jiwa tersebut adalah untuk perlindungan dan kebutuhan tabungan di masa depan. Demi menjamin kehidupan keluarga setelah tertanggung meninggal dunia.
2.
Fungsi Asuransi Jiwa
Fungsi umum asuransi adalah sebagai lembaga penabungan atau lembaga keuangan. Seperti yang dikatakan Salim (2000, 39) fungsi asuransi jiwa adalah: Mengadakan jaminan bagi masyarakat yaitu mengambil alih semua beban resiko dari tiap-tiap individu. Untuk mengambil alih resiko dari masyarakat tersebut, oleh perusahaan asuransi dipungut suatu pembayaran yang relatif lebih rendah. Dari uraian di atas dapat disimpulkan fungsi asuransi jiwa memberikan rasa aman terhadap semua resiko beban dari tertanggung.
2.3.4
Premi Asuransi Semua produk asuransi pasti mempunyai premi dan setiap premi yang ada
di kontrak asuransi berbeda-beda biayanya. Dalam penentuan tarif asuransi, ada tiga elemen yang harus diperhatikan, yaitu: 1. Tabel Kematian yaitu daftar tabel yang berguna untuk mengetahui besrnya klaim kemungkinan timbulnya kerugian yang dikarenakan kematian. 2. Penerimaan bunga adalah penetapan tarif yang merupakan sebagian dari keuntungan perusahaan, sebab di dalam pembayaran premi pun unsur bunga tetap dihitung. 3. Biaya-biaya asuransi adalah biaya yang harus dikalkulasikan pada penentuan premi tarif asuransi. (Salim 2003, 42) Dari uraian di atas jelas bahwa cara klasifikasi biaya tersebut tidak sama, tergantung pada sifat, besar, serta jenis perusahaan yang bersangkutan.
2.3.5
Jenis Kontrak Polis Asuransi Jiwa Polis asuransi dapat dibagi kedalam empat jenis, yaitu: 1. Term of life insurance (era waktu) yang merupakan suatu bentuk pertanggungan yang mempunyai jangka waktu tertentu. Bilamana jangka waktu habis, dan pembeli asuransi hidup maka uang tidak dapat ditarik lagi. 2. Whole life insurance merupakan asuransi permanen dimana pembayaran peremi setiap tahunnya sama besarnya. 3. Endowment life insurance merupakan asuransi yang dibayar bilamana jangka waktu tertentu seseorang meninggal dunia atau ia masih tetap hidup. 4. Annuity dimaksudkan untuk membentuk dana agar bisa digunakan pada hari tua. (Salim. 2003, 34) Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa untuk jenis kontrak ini
hendaknya pihak pembeli asuransi selektif dalam menentukan polis.
