BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1 System Development Life Cycle Sistem informasi yang dikembangkan oleh suatu organisasi tidak selamanya dapat dimanfaatkan atau dalam kata lain sistem tersebut memiliki batas umur. Ada beberapa faktor yang menyebabkan keusangan sistem informasi yaitu: kemajuan teknologi informasi, kemajuan teknologi komunikasi, ruang lingkup organisasi yang semakin luas, tingkat persaingan dan regulasi pemerintah. Dengan semakin
meningkatnya
perkembangan
masing-masing
faktor
tersebut
menyebabkan suatu organisasi secepatnya merubah, memodifikasi atau mengganti sistem yang ada baik sebagian maupun secara keseluruhan (Budiartha, 2007). Konsep system development life cycle sebagai suatu teknik pengendalian manajemen secara formal dimulai pada akhir tahun 1960 sampai dengan awal tahun 1970 yang merupakan awal digunakannya teknologi komputer generasi ketiga secara luas (Bodnar and Hopwood, 2004:877). Sebelum tahun tersebut komputer lebih banyak sebagai alat teknik, sementara itu proses pengembangan sistem aplikasi komputer jarang digunakan dalam menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan manajemen dan keuangan. Dalam proses pengembangan sistem informasi tidak terlepas dari unsur kegagalan. Kegagalan tersebut selain mengorbankan waktu yang cukup lama dan juga biaya yang cukup banyak. Markus and Keil (1994) mengemukakan "why are some information systems that companies have invested millions of dollars in
13
14
developing never used or avoided by the very people who are intended to use them". Kegagalan dalam pengembangan sistem informasi tersebut menurut Markus and Keil disebabkan oleh orang-orang yang diharapkan untuk menggunakan sisstem informasi tersebut. Dengan demikian kegagalan tersebut bukan merupakan faktor teknik tetapi merupakan faktor manusia dalam hal ini pengguna. Kegagalan tersebut diawali dengan penolakan atas sistem dan jika dipaksakan untuk diaplikasikan pengguna akan melakukan sabotase dan akhirnya muncul ketidakpuasan. Untuk memperkecil peluang terjadinya kegagalan, maka pihak-pihak yang berpartisipasi dalam system development perlu dilibatkan secara maksimal. Hall (2004:665) menyebutkan pihak yang berpartisipasi meliputi: system profesionals (analyst, designer, programmer), end user, dan stake holder. Setiap partisipan tersebut memiliki keinginan dan tujuan yang berbeda dalam pengembangan sistem sehingga partisipasi yang diberikan juga berbeda. Salah satu pihak yang perlu diperhatikan adalah user. Pemahaman terhadap komitmen pengguna menjadi perhatian penting dan merupakan faktor yang paling menentukan keberhasilan sistem informasi. Malhotra and Galletta (2004), menyampaikan pemahaman atas komitmen pengguna merupakan hal yang sangat penting dalam keberhasilan, sekalipun sistem informasi teknologi didesain dengan sangat baik. Banyak bukti menunjukkan bahwa tidak berfungsinya sistem, utamanya disebabkan oleh prilaku pengguna dan bukan merupakan faktor teknis. Nelson (1999) menyebutkan setiap pengembangan sistem dan inovasi teknologi bukan semata-mata menyebabkan terjadinya perubahan teknologi, akan diikuti oleh perubahan sosial yang
15
mempengaruhi prilaku setiap individu dan kelompok yang ada dalam organisasi. Jika perubahan sosial tersebut berdampak negatif terhadap setiap individu maupun kelompok maka dikhawatirkan akan muncul gangguan atas pengembangan sistem. Pentingnya melibatkan partisipasi pengguna merupakan model dasar pengembangan sistem informasi, karena merupakan faktor penting dalam menilai keberhasilan sistem. Hal ini disampaikan oleh Swanson yang dikutip oleh McKeen et al. (1994). Dengan melibatkan pengguna untuk berpartisipasi dalam pengembangan sistem maka diharapkan kegagalan sistem dapat dikurangi, karena dengan berpartisipasi maka akan diketahui komitmen dan motivasi pengguna. Pentingnya pemahaman terhadap pengguna juga disampaikan oleh Bodnar and Hopwood (2004:882) yang menyebutkan ada tiga tujuan dasar dari system development control practices yaitu: user oriented systems design, managerial involvement and control of all phases of system development, and documentation of the systems project. Sistem yang dirancang yang berorientasi pada pengguna akan memperkecil resiko kegagalan sistem karena berhasil tidaknya suatu sistem sepenuhnya ada di tangan pengguna. Dengan melibatkan manajemen dalam seluruh tahapan pengembangan sistem informasi maka akan diketahui keinginan pengguna baik yang berada pada level puncak, menengah maupun bawah. Selain berorientasi kepada pengguna, pada tahap akhir system development life cycle yaitu tahap evaluation and control, pengguna perlu memberikan komentar mengenai keberhasilan sistem karena berdasarkan komentar tersebut perlu
dipertimbangkan
tindakan
perbaikan
yang
dilakukan
untuk
16
menyempurnakan sistem yang ada. Melalui evaluasi dan pengendalian akan diketahui sejauh mana harapan dan target pengguna sudah tercapai.
2.2 Tahap-tahap System Development Life Cycle Setiap organisasi yang ingin mengembangkan sistem informasi perlu memperhatikan
tahapan-tahapan
dalam
pengembangan
sistem
tersebut.
Mengabaikan beberapa bagian dari daur kehidupan sistem akan menyebabkan permasalahan yang serius, seperti kegagalan sistem dan bahkan sistem informasi yang dirancang ditolak oleh pengguna. Penolakan ini terutama disebabkan oleh sistem yang dikembangkan tidak berorientasi pengguna. Sistem informasi yang dikembangkan dengan baik dapat meningkatkan kinerja bisnis dengan cara: mengurangi inventory, mengeliminir aktivitas-aktivitas yang tidak menambah nilai, meningkatkan layanan kepada konsumen dan mengkoordinasikan supply chain activities. Davis and Olson (1986:574) menyebutkan tahapan-tahapan dalam system development life cycle, meliputi: the life cycle definition stage, the life cycle development stage and the life cycle installation and operation stage. Bodnar and Hopwood
(2004:876)
mengelompokan
tahapan-tahapan
dalam
system
development life cycle meliputi: planning analysis, design, implementation, operation, evaluation and control dan Wilkinson, et al.(2000:519), menguraikan system development life cycle meliputi: system planning, system analysis, sistem design, system selection, system implementation and system operation. Baik Bodnar and Hopwood dan Wilkinson memandang system development life cycle
17
dimulai dari tahap perencanaan dan diakhiri dengan tahap evaluasi dan pengendalian. Hall (2004:664) menyebutkan tahapan dalam system development life cycle memberikan kesempatan kepada semua pihak yang terkait untuk ikut berpartisipasi, sehingga diharapkan dapat menghasilkan sistem informasi yang lebih baik dan diterima oleh semua pihak. Menurut Hall, system development life cycle dapat dibagi menjadi beberapa tahap yaitu: system strategy, project initiation, in-house system atau commercial package dan terakhir maintenance & support. Untuk lebih jelasnya digambarkan seperti pada Gambar 2.1
Gambar 2.1 System Development Life Cycle Sumber : Hall, (2004:664)
18
Pada tahap system strategy, memerlukan pemahaman terhadap kebutuhan strategis perusahaan. Pemahaman ini mengacu pada visi dan misi organisasi, analisis atas tekanan pesaing, dan upaya mengantisipasi kondisi pasar yang sekarang. Kebutuhan strategis ini menunjukkan kondisi perusahaan saat ini dan sejauh mana kondisi tersebut menunjang keuntungan strategis jangka pendek dan jangka panjang. Manajemen proyek harus mempertimbangkan implikasi sistem informasi terhadap sistem yang telah ada dan memberi perhatian terhadap umpan balik yang diberikan pengguna. Project Initiation merupakan proses untuk menilai konsistensi usulan
sistem dengan rencana strategis. Yang perlu diperhatikan
adalah tentang kelayakan dan cost-benefit. Setelah melakukan seleksi atas rancangan yang ada maka dilanjutkan dengan memilih sistem melalui in-house development atau membeli paket yang sudah jadi. In-House Development, tahap
ini
dilakukan karena beberapa
perusahaan membutuhkan informasi yang khusus dan spesifik, sehingga proses tersebut hanya bisa dilakukan dengan melakukan
pengembangan secara internal.
Tahap pengembangan internal ini meliputi menganalisis kebutuhan pengguna, merancang proses dan database, membuka wawasan pengguna, membuat program aplikasi, melakukan uji coba dan mengimplementasikan sistem yang lengkap. Commercial packages. Jika sifat proyek dan kebutuhan pengguna dipahami, banyak organisasi mencari paket software yang sudah jadi. Beberapa keuntungan kemungkinan terjadi jika perusahaan membeli paket software antara lain: dapat menekan biaya, waktu implementasi yang lebih pendek, kontrol yang
19
lebih baik, dan telah dilakukan uji coba oleh vendor.
Proses ini bukannya
tidak ada resiko. Diperlukan prosedur untuk meyakinkan bahwa pengguna memperoleh paket yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan mereka dan kesesuaiannya dengan sistem yang sudah ada. Maintenance and Support, pada tahap ini meliputi implementasi software yang baru baik yang diperoleh dari paket yang sudah jadi maupun yang dikembangkan secara internal dan diharapkan mampu menampung perubahan kebutuhan pengguna. Proses feedback yang bersumber dari maintenance and support terhadap proyek keseluruhan dalam strategi pengembangan sistem, perlu diperhatikan dan dianalisis karena menggambarkan terjadinya hubungan pada setiap tahapan, kegagalan pada satu tahap akan menyebabkan kegagalan pada tahap yang lainnya.
2.3 Kualitas Sistem Informasi Penerapan suatu sistem dalam perusahaan dihadapkan kepada dua hal, apakah perusahaan mendapatkan keberhasilan penerapan sistem atau kegagalan sistem, (Montazemi, 1988). Sementara itu Myers et al., (1997) menyatakan bahwa pengukuran keberhasilan sistem informasi sangat penting bagi organisasi. Konsep keberhasilan sistem informasi merupakan suatu konsep yang digunakan dalam berbagai riset sebagai kriteria dasar untuk mengevaluasi sistem informasi (Rai et al., 2002). Sementara itu, Doll dan Torkzadeh (1988) menyatakan bahwa kepuasan pengguna akhir sistem informasi dapat digunakan sebagai tolok ukur keberhasilan
20
suatu sistem informasi. Kepuasan pengguna akhir ini kemudian menjadi bagian dalam pengembangan model keberhasilan sistem informasi selanjutnya. DeLone dan McLean (1992) menyampaikan taksonomi mengenai enam faktor yang menjadi dasar pengukuran keberhasilan sistem informasi. Keenam kategori tersebut adalah kualitas informasi (information quality), kualitas sistem informasi (system quqlity), intensitas penggunaan sistem informasi (system use), kepuasan pengguna akhir sistem informasi (end user satisfaction), dampak individual (individual impact), dan dampak organisasional (organizational impact) dari sistem informasi. Kualitas sistem merupakan karakteristik dari informasi yang melekat mengenai sistem itu sendiri (DeLone dan McLean (1992). Kualitas sistem juga didefinisikan Davis et al. (1989) dan juga Chin dan Todd (1995) sebagai perceived ease of use yang merupakan seberapa besar teknologi komputer dirasakan relatif mudah untuk dipahami dan digunakan. Perceived usefulness didefinisikan sebagai tingkat dimana seseorang percaya bahwa dengan menggunakan sistem tertentu dapat meningkatkan kinerja (Davis, 1989). Penelitian yang menggunakan variabel usefulness dan ease of use untuk mengukur keberhasilan sistem informasi telah dilakukan oleh Segars dan Grover (1993), Chin dan Todd (1995), serta McHaney dan Cronan (2001). Kualitas informasi merupakan output yang dihasilkan oleh sistem informasi yang digunakan (DeLone dan McLean, 1992). Seddon (1997) menyatakan bahwa kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi, akan berpengaruh terhadap perceived usefulness.
21
2.4 Sistem Informasi Akuntansi Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Bodnar (2004 : 1) adalah “An accounting information sistem is a collection of resource, such as people and equipment, designed to transform financial and other data into information”. Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Barry E. Chusing dalam Midjan dan Susanto (2001:30) adalah “Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi yang dibangun untuk menyajikan informasi keuangan yang diperoleh dari pengumpulan dan pemerosesan data keuangan”. Widjajanto (2001:41) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah ”Susunan berbagai formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya, dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen”. Berdasarkan teori di atas maka akan disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi dibangun untuk menyajikan informasi keuangan yang dibutuhkan pihak manajemen, yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data keuangan sehingga dapat dijadikan sebagai dasar bagi perusahaan untuk mencapai tujuan. 2.4.1
Unsur-unsur sistem informasi akuntansi Unsur-unsur sistem informasi akuntansi menurut Barry E. Chusing yang
dialih bahasakan oleh Kosasih (2007:24) adalah sebagai berikut :
22
1) Sumber daya manusia Sistem informasi akuntansi membutuhkan sumber daya untuk dapat berfungsi. Sumber daya dapat diklasifikasikan sebagai alat, data, bahan pendukung, sumber daya manusia dan dana. Sistem informasi akuntansi pada umumnya diberi nama menurut sumber daya manusia yang digunakan. Suatu sistem informasi akuntansi-akuntansi manual. Jika suatu sistem informasi akuntansi melibatkan penggunaan komputer dan perlengkapan-perlengkapannya dinamai sistem informasi akuntansi dengan komputer (computer based accounting information sistem). Manusia merupakan unsur sistem informasi akuntansi yang berperan dalam pengambilan keputusan dan mengendalikan jalannya sistem informasi. 2) Peralatan Peralatan merupakan unsur sistem informasi akuntansi yang berperan dalam mempercepat pengolahan data, meningkatkan ketelitian kalkulasi atau perhitungan dan kerapihan bentuk informasi. 3) Formulir Formulir merupakan unsur pokok yang digunakan untuk mencatat semua transaksi yang tejadi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen. Karena dengan
formulir
peristiwa
yang
terjadi
dalam
organisasi
direkam
(didokumentasikan) diatas secarik kertas. Menurut Barry E. Chusing dalam Kosasih (2007 : 81) formulir terdiri dari 4 bagian pokok, yaitu: a.
Pengenalan (introduction) disajikan pada bagian atas formulir dan harus memuat judul formulir dan nomor formulir.
23
b.
Instruksi (Instruction) terdiri dari dua jenis, yaitu bagaimana mengisi formulir dan apa yang harus dikerjakan terhadap formulir setelah selesai pengisian.
c.
Isi utama (main body) Informasi yang berhubung secara logis harus digolongkan bersama-sama pada formulir dengan memakai kolom dan tanda batas persegi (box) yang digunakan sebanyak mungkin untuk menyediakan ruang (spasi) bagi data yang dicatat.
d.
Kesimpulan (conclusion) disajikan pada bagian bawah formulir. Bagian ini harus memberikan ruang (spasi) yang cukup untuk menyangkut diposisi akhir dan atau persetujuan akhir transaksi yang dicatat pada formulir termasuk tanda tangan persetujuan dan tanggalnya.
4) Catatan, terdiri dari : a. Jurnal Merupakan catatan akuntansi yang pertama digunakan untuk mencatat, mengklasifikasi dan meringkas data keuangan dan data yang lainnya. b. Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya kedalam jurnal. 5) Prosedur Prosedur merupakan urutan atau langkah-langkah untuk menjalankan suatu pekerjaan, tugas atau kegiatan. Biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam atas transaksi perusahaan yang terjadi berulang.
24
6) Laporan Hasil akhir dari sistem informasi akuntansi adalah laporan keuangan dan laporan manajemen. Suatu laporan dihasilkan untuk kepentingan para pengguna (user) yang berlainan, semuanya tergantung dari laporan apa yang dibutuhkan para pengguna tersebut. Maka diharapkan laporan tersebut dapat memberikan gambaran yang memadai bagi pihak yang memerlukan dan bagi pihak yang menggunakan terutama di dalam pengambilan sebuah keputusan. 2.4.2
Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Dalam merancang suatu sistem setiap perusahaan berupaya agar kegiatan
usahanya berjalan dengan lancar sesuai dengan yang direncanakan. Setiap perusahaan hendaknya mengantisipasi agar dalam menghadapi para pesaingnya, sehingga perusahaan dapat mempertahanakan keberadaannya. Kebutuhan akan adanya sistem informasi akuntansi yang dapat memenuhi tujuan tersebut semakin berkembang, sejalan dengan semakin banyaknya permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan akan mencapai tujuan utama perusahaan. Sistem informasi harus dapat memenuhi fungsinya. Dalam memenuhi fungsinya sistem informasi akuntansi harus mempunyai tujuan untuk memberikan informasi berupa laporan kepada pihak manajemen yang berguna sebagai dasar bagi perusahaan dalam mengambil keputusan. Tujuan utama sistem informasi akuntansi menurut Wilkinson (2000:8) adalah sebagai berikut “To provide accounting information to a wide variety of users”.
25
Sedangkan tujuan spesifik sistem informasi akuntansi menurut Wilkinson (2000:8) adalah sebagai berikut : 1) To support the Day-To-Day-Operator 2) To support decision making by internal decision making. 3) To fulfill obligation relating to steward ship Jadi tujuan sistem informasi akuntansi dapat disimpulkan sebagai berikut : 1) Untuk memberikan sistem informasi yang cepat. 2) Untuk memberikan informasi yang efisien. 3) Untuk memberikan informasi akuntansi yang dapat dipercaya keandalannya. 4) Untuk
memberikan informasi
akuntansi
yang berguna untuk
perencanaan pengendalian dan pengambilan keputusan manajemen. Menurut La Midjan Azhar dan Susanto (2001:30) fungsi utama sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut : “Mendorong seoptimal mungkin agar dapat menghasilkan berbagai informasi akuntansi yang berkualitas yaitu informasi yang tepat waktu, relevan, akurat (dapat dipercaya) dan lengkap yang secara keseluruhan informasi akuntansi tersebut mengandung arti dan berguna”. Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi harus berguna, tepat waktu dan relevan untuk pengambilannya keputusan, serta meningkatkan pelayanan dalam memberikan informasi yang berguna bagi pihak manajemen dalam rangka mencapai tujuan suatu perusahaan.
26
2.5 Kepuasaan Pengguna Sistem Informasi Dilihat dari etimology, satisfaction diderivasi dari bahasa Latin yaitu satis (cukup), dan facere (berbuat atau bekerja). Mengacu pada asal kata tersebut maka satisfaction adalah respon konsumen secara penuh, ini merupakan suatu pertimbangan atas gambaran dari barang dan jasa, atau barang dan jasa itu sendiri, mampu menghasilkan tingkat yang menyenangkan dari pemenuhan konsumsi meliputi tingkat pemenuhan yang kurang atau tingkat pemenuhan yang berlebihan (Oliver, 1997:13). Satisfaction is the consumer’s fulfillment response. It is a judgment that a product or service feature, or the product or service itself, provided (or is providing) a pleasureable level of consumption-related fulfillment, including levels of under-or overfulfillment. Pleasureable menunjukkan pemenuhan atau meningkatkan kesenangan atau mengurangi perasaan sakit, seperti halnya problem dalam kehidupan dapat dipecahkan. Dari sisi sistem informasi menurut Ives et al. (1983) kepuasan pengguna menunjukkan seberapa jauh pengguna puas dan percaya pada sistem informasi yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Pengguna membutuhkan informasi pada saat mereka akan mengambil suatu keputusan. Kualitas keputusan sangat tergantung pada kualitas informasi yang dihasilkan dari sistem informasi. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa konsumen akan merasa puas jika barang atau jasa yang tersedia mampu menghasilkan tingkat kesenangan sesuai dengan yang diinginkan oleh konsumen. Oliver (1997:13) mengelompokan kepuasan yang dialami seseorang pada saat mengkonsumsi sesuatu dibagi menjadi 3 kelompok yaitu :
27
1. Satisfaction with events that happen during consumption, 2. Satisfaction with final outcomes, 3. Satisfaction with level of satisfaction received. Satisfaction with events that happen during consumption jika dikaitkan dengan kepuasan dalam pengembangan sistem informasi, yaitu merupakan kepuasan selama tahap perencanaan, tahap perancangan dan tahap implementasi. Kepuasan pada tahapan tersebut terjadi karena pengguna dilibatkan dalam setiap tahapan. Masukan-masukan yang diberikan kepada perancang ditampung dan digunakan sebagai acuan dalam pengembangan. Satisfaction with final outcomes berhubungan dengan manfaat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi akuntansi. Kepuasan terjadi karena informasi pencerahan,
yang dihasilkan perasaan
dapat
kagum
dan
menyebabkan menunjukkan
terjadinya
kegembiraan,
keterlibatan
pengguna.
Kegembiraan atas output sistem informasi terjadi jika informasi yang dihasilkan tersebut tidak menimbulkan konflik antar individu dan antar kelompok yang menggunakan informasi. Informasi dikatakan memberikan pencerahan jika mampu menunjukkan sesuatu yang baru, perasaan kagum terjadi jika informasi dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang sulit. Satisfaction with level of satisfaction received berkaitan dengan ketidakcukupam dan kelebihan informasi yang dihasilkan dari sistem. Jika informasi yang dihasilkan tidak mencukupi kebutuhan pengguna maka tingkat kepuasannya rendah dan sebaliknya. Kebutuhan pengguna atas informasi terjadi pada saat pengambilan keputusan manajemen. Menurut Herbert Simon dalam
28
Ivancevich and Matteson (1996:552) keputusan yang diambil manajemen dapat dibagi menjadi dua yaitu programmed decisions dan nonprogrammed decision. Dalam programmed decision terjadi pekerjaan yang berulang-ulang dan rutin sehingga perlu dikembangkan prosedur yang pasti untuk menangani pekerjaan tersebut. Untuk menyelesaikan keputusan yang terprogram menurut Gorry and Morton dalam Davis and Olson (1986:36) maka informasi yang perlu disediakan adalah: berorientasi masa lalu, tingkat akurasi yang tinggi dan frekuensi waktu yang rutin. Untuk nonprogrammed decision kualitas informasi yang diperlukan adalah orientasi masa depan, tingkat akurasi yang rendah dan frekuensi penyajian tidak rutin. Dengan memperhatikan jenis keputusan yang akan diambil, maka akan dapat disediakan informasi yang sesuai dengan jenis keputusan. Proses menyiapkan informasi yang sesuai dengan keputusan penting untuk diperhatikan karena hampir separuh waktu yang dihabiskan oleh para manajer adalah untuk memperoleh informasi (Wetherbe, 1991). Proses untuk mengumpulkan informasi tersebut dapat melalui proses informal seperti pertemuan, pembicaraan melalui telpon, dengan membaca melalui media cetak maupun media elektronik, atau secara formal melalui organizational computer-based information. Selama proses tersebut manajer sering dihadapkan pada tersedianya informasi yang tidak berguna. Situasi tersebut umumnya disebut information overload. Kepuasan konsumen juga disampaikan oleh Kotler and Keller (2006:144), menyebutkan: In general satisfaction is a person’s feelings pleasure or disappointment resulting from comparing a product’s perceived performance (or outcome) in relation to his or her expectation. If the performance falls short of expectations, the customer is dissatisfied. If the performance exceeds expectations, the customer is highly satisfied or delighted.
29
Walaupun Kotler dan Keller lebih menekan kepuasan dilihat dari sisi konsumen sebagai pengguna barang atau jasa, hal ini berlaku pada ekspektasi pengguna atas kinerja sistem informasi yang terlihat pada kemampuan sistem tersebut menghasilkan informasi yang berkualitas, karena kepuasan terhadap suatu informasi tergantung pada tingkat kualitas yang melekat pada informasi tersebut (Budiartha, 2007). Hal yang sama juga disampaikan oleh Chandrarin dan Indriantoro (1997) menyebutkan kepuasan pemakai merupakan ungkapan rasa menyenangkan atau tidak menyenangkan yang timbul dalam diri pemakai sehubungan dengan partisipasi yang diberikannya selama pengembangan sistem. Kepuasan pemakai mengungkapkan keselarasan antara harapan seseorang, dan hasil yang diperoleh dari sistem, yang pemakai ikut dalam tahap pengembangan. Davis and Olson (1986:605) memberikan karakteristik informasi yang berkualitas yang menjadi ekspektasi pengguna yaitu: complete data, accurate data, precise data, understandable output, timely output, relevant output, meaningful output, user friendly operation, error resistant operations, outhorized use, protected system and operations. Schroeder et al., (1987:17) yang mengutip SFAC No. 2 menyebutkan karakteristik kualitatif informasi akuntansi adalah: understandability, decision usefulness, relevance (predictive value, feedback value and timeless), reliability (verifiability, representational faithfulness, neutrality), comparability (including consistency). Davis and Olson lebih menekankan karakteristik informasi manajemen yang umumnya tidak hanya bersifat keuangan, sedangkan Schroeder et al., lebih menekankan untuk informasi akuntansi. Doll and Torkzadeh (1998) menyebutkan instrumen yang digunakan
30
mengukur kualitas informasi yang menyebabkan pengguna akhir merasa puas adalah: content of information, accuracy, format, ease of use and timeliness. Dengan menghasilkan informasi yang berkualitas sesuai dengan masing-masing kriteria maka keputusan yang diambil oleh manajemen diharapkan lebih baik. Selain sistem informasi diharapakan memberikan kepuasan dilihat dari sisi kualitas informasi, juga dapat dipandang sebagai sumber daya sehingga akan dilihat perbandingan antara manfaat yang dihasilkan sumber daya tersebut dan biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan sumber daya. Wilkinson et al., (2000:17), menyebutkan informasi yang dihasilkan dari pemrosesan data, merupakan finished goods dari sistem informasi. Sebagai suatu sumber daya, maka informasi tersebut memiliki manfaat dan biaya. Nilai suatu informasi terletak pada perbedaan antara manfaat dan biaya. Nilai suatu informasi berhubungan dengan efektivitas pengambilan keputusan. Sepotong informasi dikatakan bernilai jika mampu mengurangi ketidakpastian pengguna yang berkaitan dengan situasi keputusan tertentu. Jika dengan sepotong informasi tersebut mampu merubah prilaku pemakai maka pemakai informasi merasa puas dengan sistem informasi yang ada. Davis and Olson (1986:614) menjelaskan untuk mengetahui user information satisfaction pada saat evaluasi atas kinerja sistem informasi, maka perlu ditanyakan aspek-aspek sistem seperti: response time, turnaround time, vendor support, accuracy, timeliness, format of output and confidence in the systems. Dengan mengajukan pertanyaan kepada pengguna pada saat evaluasi sistem informasi, maka akan dapat diketahui kelemahan dan
31
kekurangan yang ada, sehingga hal tersebut dapat digunakan sebagai umpan balik untuk melakukan koreksi. Mengingat sistem informasi tersebut milik banyak orang, maka akan terdapat perbedaan kriteria kepuasan pada masing-masing pihak. Briggs et al., (2003) menyebutkan sistem informasi merupakan milik dari banyak pihak yang berkepentingan
(stakeholders),
sehingga
masing-masing
pihak
yang
berkepentingan memiliki definisi yang berbeda tentang keberhasilan sistem informasi. Dari pandangan developer, keberhasilan sistem informasi mungkin salah satunya adalah dapat diselesaikan tepat waktu dan biaya yang dikeluarkan di bawah anggaran yang ditetapkan, atau realisasinya tidak melebihi anggaran. Dari sudut pandang penggagas (innovator’s), keberhasilan sistem informasi mencakup hal yang luas, meningkatkan kesetiaan, meningkatkan rasa memiliki dan menumbuhkan rasa kebersamaan para pengguna. Dari sudut pandang manajemen keberhasilan sistem informasi mungkin pengurangan ketidakpastian hasil sehingga menurunkan resiko, dan penghematan sumber daya dan pada akhirnya dapat meningkatkan kinerja perusahaan. dari sudut pandang pengguna akhir, keberhasilan sistem informasi dilihat dari peningkatan kinerja pengguna tanpa menimbulkan gangguan. Mengingat partisipasi yang diberikan pengguna dalam pengembangan sistem informasi berbeda pada setiap tahapan, maka tingkat kepuasan yang dirasakan juga berbeda. Wilkinson et al., (2000:67) menyebutkan umumnya terdapat beberapa kriteria bagi suatu organisasi untuk memilih suatu program pengolahan data akuntansi berbasis komputer untuk digunakan dalam perusahaan dan kriteria
32
tersebut dapat menjadi variabel pengukur tingkat kepuasan pengguna dalam menggunakan program pengolahan data akuntansi. Kriteria tersebut meliputi: 1. Pemrosesan transaksi dan data lainnya dapat lebih cepat 2. Perhitungan dan perbandingan data dapat lebih luas dan akurat 3. Biaya memproses setiap transaksi lebih murah 4. Penyajian laporan dan output lainnya dapat lebih tepat waktu 5. Tempat penyimpanan data dapat lebih luas dan jika diperlukan dapat diperoleh lebih banyak 6. Pemilihan wilayah yang akan dimasuki untuk memperoleh data dan penghasil output lainnya lebih luas 7. Produktivitas karyawan dan manajer lebih tinggi, terutama bagi mereka yang belajar menggunakan komputer untuk menyelesaikan tugas rutin dan tanggungjawab pengambilan keputuasan. Selain Wilkinson et al., (2000) yang menyebutkan item-item yang dapat dikategorikan sebagai keuunggulan program pengolahan data akuntansi, Mauldin
(2003)
juga
mengatakan
komputer
tidak
secara
otomatis
meningkatkan produktivitas, tetapi merupakan komponen yang penting dari sistem yang secara luas melakukan perubahan secara organisasi yang akhirnya meningkatkan produktivitas. 2.6 Partisipasi Pengguna Partisipasi pengguna didefinisikan sebagai perilaku dan tindakan yang dilakukan melalui suatu target dan harapan yang telah ditentukan sebelumnya selama proses pengembangan sistem (Budiartha, 2007). Target yang telah
33
ditetapkan sebelumnya berkaitan dengan kemudahan-kemudahan yang diinginkan oleh pengguna seperti kemudahan untuk mengoperasikan sistem informasi yang baru, kemudahan untuk mendapatkan informasi, kemudahan untuk memahami informasi dan kemudahan mendapatkan/mengakses informasi. Namun tentu saja derajat partisipasi yang diberikan masing-masing pengguna akan berbeda sesuai dengan pemahaman mereka terhadap tahapan sistem informasi. Wilkinson et al., (2000:525) menyebutkan tahap-tahap system development life cycle meliputi: system planning, system analysis, system design, system selection, system implementation, system operation. Pengguna dapat berpartisipasi dalam setiap tahapan dalam pengembangan sistem tersebut. Dengan partisipasi tersebut diharapkan mampu menghasilkan sistem informasi yang baik sehingga memperkecil penolakan sistem informasi tersebut oleh pengguna, karena sekecil apapun informasi yang diinginkan diharapakan dapat dihasilkan oleh sistem informasi. Selain adanya partisipasi dari pengguna juga diperlukan perencanaan strategi yang baik terhadap sistem informasi sehingga dapat dihindari sistem informasi yang terpotong-potong (piecemeal), sistem yang sembrono (hapzard), dan biaya tinggi dalam pengembangan (Wilkinson et al., 2000:526). Langkahlangkah dalam perencanaan strategi pengembangan sistem meliputi : 1. Integrasi pengembangan sistem informasi dengan perencanaan perusahaan secara keseluruhan. 2. Pastikan pesanan proyek sistem, lakukan efisiensi dan gunakan sumber daya yang ada. 3. Tanggapi perubahan yang utama terjadi dan kondisi baru yang muncul bersamaan dengan peningkatan permintaan informasi.
34
4. Kaitkan pengembangan dengan teknologi informasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dan memberikan manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Walaupun telah dilakukan perencanaan strategi yang matang dalam pengembangan sistem informasi dan mampu menghasilkan rancangan yang secara teknik baik, hal tersebut belum tentu menjamin keberhasilan sistem informasi. Faktor human resources juga memegang peranan yang penting dalam keberhasilan pengembangan sistem. Martinsons and Chong (1999), menyebutkan keterlibatan human resources khususnya pengguna dalam pengembangan sistem dapat dibagi menjadi tiga yaitu: proactive dalam tahap perencanaan, supportive dalam tahap design and development, reactive dalam tahap implementasi. Keterlibatan human resources dalam system life cycle digambarkan oleh Martinson and Chong (1999) seperti pada Gambar 2.2
Gambar 2.2 Keterlibatan Human Resources Dalam System Development Life Cycle Sumber : Martinsons and Chong (1999)
35
Berperan secara proactive, human resources yang memiliki kemampuan khusus sudah dilibatkan sejak perencanaan (planning) sistem informasi. Mereka membantu dalam merancang sistem yang baru dengan mempertimbangkan konsekuensi dan pengaruh langsung terhadap isu yang berkaitan dengan human resources dari berbagai perspektif sehubungan dengan rencana pengembangan sistem informasi. Hal ini memungkinkan untuk memperkirakan dampak awal dan berikutnya dari sistem informasi yang baru. Kesulitan-kesulitan potensi memungkinkan untuk dihindari atau diperkecil sehingga pengguna diharapkan mau melakukan perubahan dan memperkecil kegagalan sistem informasi. Davis and Olson (1986:572) menyebutkan dalam tahap perencanaan ini perlu dipertimbangkan apa yang akan dikerjakan, apa yang sudah dikerjakan dan apa yang belum diselesaikan. Berperan secara supportive, dimaksudkan jika dalam masa design diperkirakan akan muncul problem yang berkaitan dengan human resources maka perlu diantisipasi dengan suatu kebijakan sehingga pencegahan atau proses negosiasi dapat dikembangkan. Human resources yang memiliki kemampuan khusus membantu dalam masa desain dengan merancang (baik dalam prilaku maupun teknik) program pelatihan yang terfokus pada akibat dan isu. Perencanaan untuk memahami kekurangan dan kelebihan karyawan seringkali memerlukan perhatian yang khusus. Dengan melakukan dan mungkin diperlukannya perubahan atas job classifications, job descriprions dan saling keterkaitan proses pelaporan, maka diharapkan memberikan keuntungan atas aplikasi teknologi informasi yang baru.
36
Berperan secara reactive, human resources yang memiliki kemampuan secara khusus keterlibatannya dibatasi pada implementasi nyata sistem informasi yang baru. Pada masa ini perhatian diarahkan pada munculnya kinerja yang kurang efektif dan yang tidak puas. Sebagian besar pengguna umumnya merasa terganggu atau bahkan merasa tertekan dengan aplikasi sistem yang baru, mengganggu lingkungan kerja yang sudah mapan, proses komunikasi yang sudah harmonis. Dampak dari semua ini dapat mengganggu kinerja organisasi secara menyeluruh.
Dengan
memperhatikan
secara
reactive
penyimpangan-
penyimpangan yang terjadi, maka diperlukan suatu perubahan-perubahan atas sistem informasi yang dirancang agar pekerjaan mereka lebih mudah dan lebih produktif. Dengan memperhatikan keterlibatan human resources dalam system life cycle maka partisipasi pengguna dapat dibagi menjadi tiga bagian yaitu tindakan manajemen dalam desain, persetujuan formal atas spesifikasi yang diajukan dan review secara berkesinambungan atas sistem. Partisipasi pengguna pada setiap tingkatan berbeda. Menurut Saleem (1996) kategori partisipasi yang diusulkan menunjukkan peningkatan partisipasi yang meliputi: 1. Tidak berpartisipasi, pengguna tidak diundang untuk berpartisipasi, 2. Berpartisipasi secara simbolis, masukan pengguna diminta tetapi diabaikan, 3. Berpartisipasi dengan nasehat, pengguna diajak konsultasi,
37
4. Partisipasi dengan kontrol yang lemah, pengguna tidak ikut bertanggung jawab, 5. Partisipasi dengan bekerja, pengguna ikut sebagai anggota sistem design, 6. Partisipasi dengan kontrol yang kuat
2.7 Penelitian Sebelumnya Hubungan antara kepuasan pengguna akhir sistem informasi dengan kualitas sistem informasi ini telah diuji oleh DeLone dan McLean (1992) dalam model keberhasilan sistem informasi yang mereka buat. Mereka menyatakan bahwa antara dampak penggunaan sistem informasi terhadap tingkat kepuasan pemakai (user satisfaction) memiliki hubungan yang sifatnya timbal balik (reciprocal). Sementara menurut Seddon (1997) dalam model keberhasilan sistem informasi yang diajukan sebagai sanggahan atas model DeLone dan McLean (1992), tidak menyebutkan bahwa kedua variabel ini berhubungan timbal balik. Seddon (1997) menyatakan bahwa dampak dari penggunaan sistem informasi yang berupa meningkatnya kinerja individu, akan mempengaruhi tingkat kepuasan pemakai. Rai et al., (2002) meneliti hubungan antara peningkatan kinerja pengguna akhir informasi dan kepuasan pengguna dan hasil penelitiannya menunjukkan manfaat atau dampak penggunaan sistem informasi ini berpengaruh terhadap user satisfaction. Sedangkan Radityo dan Zulaikha (2007) dalam hasil penelitiannya menyatakan kualitas sistem tidak berpengaruh signifikan terhadap user satisfaction. Livari (2005), juga melakukan penelitian mengenai keberhasilan sistem informasi yang baru diterapkan terhadap pengguna sistem informasi di satu
38
organisasi yang bersifat mandatory. Hasil penelitiannya untuk hubungan variabel individual impact dengan user satisfaction menunjukkan adanya pengaruh positif dari kedua variabel tersebut. Studi tentang sistem informasi juga telah dilakukan oleh Istianingsih (2007) yang menganalisis hubungan antara kualitas sistem informasi, perceived usefulness, dan kualitas informasi terhadap kepuasan pengguna akhir software akuntansi. Penelitian Istiniangsih bertujuan untuk melihat sejauh mana keberhasilan software akuntansi ditinjau dari persepsi pemakainya dengan mengimplementasikan model keberhasilan sistem informasi dari DeLone dan McLean (1992) dan Seddon (1997) yang dimodifikasi dengan menambahkan confirmatory factor analysis untuk variabel user satisfaction. Penambahan CFA membantu identifikasi atas validitas dan reliabilitas dari masing-masing indikator yang menjadi instrumen variabel user satisfaction yang dibangun oleh Doll dan Torkzadeh (1988). Hasil yang diperoleh dari penelitian yang dilakukan oleh Istianingsih adalah adanya hubungan yang positif antara kualitas sistem informasi, perceived usefulness, dan kualitas informasi terhadap kepuasan pengguna akhir software akuntansi. Pentingnya partisipasi pengguna dalam proses pengembangan sistem telah diakui secara luas dalam hasil-hasil penelitian seperti diungkapkan oleh Ives and Olson (1984), Kappelman and Mclean (1991). Hal ini juga disampaikan oleh Saleem (1996), Chandrarin dan Nur Indriantoro (1997), Martinsons and Chong (1999), yang menyebutkan partisipasi pengguna dalam pengembangan sistem dipertimbangkan sebagai kunci sukses dalam suatu organisasi. Walaupun suatu
39
sistem informasi dirancang oleh perancang yang sangat ahli dan didukung oleh perangkat yang memadai, akan tetapi jika pengguna tidak merasa puas maka pengembangan sistem informasi tersebut belum dikatakan berhasil. Dengan melibatkan pengguna dalam proses pengembangan sistem diharapkan dapat meningkatkan kepuasan pemakai (Maholtra and Galleta, 2004). Kesimpulan tentang pentingnya partisipasi pengguna sebagai kunci sukses keberhasilan sistem informasi belum menunjukkan secara konsisten hasil-hasil penelitian seperti diungkapkan oleh McKeen et al. (1994), Restuningsih dan Indriantoro (2000), Elfreda (2003), Rata (2007), Purwandari (2010) bahwa partisipasi pengguna dalam pengembangan sistem informasi mempunyai hubungan positif terhadap kepuasan pengguna. Hal ini menyebabkan keterkaitan antara partisipasi pengguna dengan kepuasan pengguna dalam pengembangan sistem informasi masih merupakan hal yang cukup menarik untuk dikaji oleh banyak peneliti. Secara keseluruhan penelitian-penelitian sebelumnya yang digunakan sebagai acuan dalam penelitian ini disajikan pada Lampiran 2.
