BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Perencanaan Perencanaan merupakan landasan bagi setiap organisasi atau perusahaan
dalam
melakukan
setiap
jenis
aktivitasnya.
Perencanaan
merupakan suatu proses untuk menetapkan tujuan yang ingin dicapai selama periode tertentu dalam waktu kedepan dan langkah apapun yang harus dilakukan dalam upaya meraih tujuan tersebut. Menurut Henry Simamora (1997:64) perencanaan pada dasarnya adalah proses untuk memutuskan tujuan-tujuan apa yang akan dicapai selama periode waktu mendatang dan apa yang akan dilakukan agar bisa mencapai tujuan tersebut. Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta, membuat dan menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang serta merumuskan aktivitas-aktivitas yang dapat dipakai dalam meraih tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Hadari Nawawi (2003:36) perencanaan merupakan proses pengambilan keputusan dengan memilah dan memilih program-program atau kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan kondisi masa depan yang diinginkan. Jadi dapat disimpulkan bahwa dalam perencanaan terdapat beberapa aspek yang terkait satu sama lain seperti:
8
1) penentuan tujuan yang ingin dicapai. 2) memilah dan memilih cara yang akan dipegunakan dalam pencapaian tujuan tersebut. 3) memutuskan cara yang akan dipergunakan dalam pencapaian tujuan tersebut dari pengertian perencanaan diatas dapat diartikan bahwa perencanaan merupakan respon terhadap masalah atau kondisi di masa sekarang yang tidak selesai dengan harapan yang perlu dirubah, diperbaiki dan disempurnakan agar dapat memenuhi harapan sehingga perencanaan dirumuskan untuk memcahkan masalah yang dihadapi oleh sebuah organisasi atau perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2.1.2 Pengertian Tenaga Kerja Tenaga kerja merupakan sumber daya yang potensial dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk melakukan aktivitas-aktivitas yang telah ditetapkan. Tenaga kerja adalah makhluk yang unik dan kompleks yang dalam melakukan kegiatan di lingkungan perusahaan harus diperlakukan dengan baik agar dapat bekerja secara efektif, efisien dan produktif. Sebagai ciptaan Tuhan dan produktif. Sebagai ciptaan Tuhan Yang Maha Esa menjadikan tenaga kerja memiliki potensi yang berbeda-beda untuk menjadi motor penggerak organisasi atau perusahaan. Undang-undang No.13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan (Bab I, ketentuan Umum: pasal 1) mengartikan tenaga kerja adalah setiap orang yang
9
mampu melakukan pekerjaan yang menghasilkan barang dan jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat. Pengertian ini menyatakan bahwa tenaga kerja merupakan faktor produksi yang sangat penting dalam perusahaan sehingga perencanaan tenaga kerja dalam kelangsungan jalannya perusahaan dalam menghasilkan barang dan jasa sangat diperhitungkan baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya. Tenaga kerja sebagai sumber daya merupakan aset perusahaan yang harus dikelola dengan baik seperti perusahaan menjaga mesin-mesin, bangunan maupun alat produksi lainnya sehingga dapat bekerja dengan baik. 2.1.3 Pengertian Perencanaan Tenaga Kerja Menurut Veithzal Rivai (2005:37) perencanaan pada dasarnya merupakan pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan. Berarti apabila berbicara tentang perencanaan sumber daya manusia yang menjadi fokus perhatian adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna lebih menjamin bahwa dalam perusahaan tersedia sumber daya manusia yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat pula, Hadari Nawawi (2005:139) menyatakan bahwa perencanaan sumber daya manusia adalah proses untuk menetapkan strategi memperoleh, memanfaatkan, mengembangkan dan mempertahankan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan sekarang dan pengembangannya di masa mendatang. Sedangkan menurut Syafaruddin Alwi (2001:146) perencanaan
10
pada hakekatnya adalah proses penyusunan tujuan-tujuan dan penetapan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan tenaga kerja adalah suatu proses penyusunan rencana ketenagakerjaan secara sistematis yang dijadikan dasar dan acuan dalam menyusun kebijakan, strategi dan pelaksanaan program pembangunan ketenagakerjaan yang berkesinambungan (pasal 1 ayat 7 Undang-undang No.13 tahun 2003). Dengan demikian perencanaan tenaga kerja sangat penting dilaksanakan untuk mendapatkan tenaga kerja yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan serta merupakan bagian dari strategi perusahaan dalam pengembangan tenaga kerja untuk efisiensi biaya tenaga kerja sehingga keuntungan perusahaan dapat tercapai secara maksimal. 2.1.4 Tujuan dan Ruang Lingkup Perencanaan Tenaga Kerja Tujuan dan ruang lingkup perencanaan tenaga kerja adalah sebagai berikut : a) Tujuan perencanaan tenaga kerja Inti dari perencanaan tenaga kerja adalah penentuan jumlah dan kualitas tenaga kerja yang dibutuhkan sesuai dengan karakteristik jabatan yang tersedia dalam perusahaan atau organisasi ( the right man in the right place). Pendayagunaan sumber daya manusia yang efektif dan efisien dapat menekan pengeluaran biaya tenaga kerja dan perusahaan dapat mempergunakan tenaga kerjanya secara maksimal b) Ruang lingkup perencanaan tenaga kerja Pada dasarnya ruang lingkup perencanaan tenaga kerja meliputi: kegiatan
11
dan pengadaan tenaga kerja, seleksi dan penempatan tenaga kerja, pengembangan individu tenaga kerja melalui pendidikan dan pelatihan, intergrasi tenaga kerja ke dalam organisasi dan pemeliharaan, penilaian terhadap hasil kerja serta pengembangan karier dan pemberhentian tenaga kerja.
2.1.5 Proses dan Manfaat Perencanaan Tenaga Kerja Proses perencanaan tenaga kerja dimulai dengan mempertimbangan tujuan dan strategis organisasi kemudian adanya penilaian kebutuhan tenaga kerja dan sumber pengadaan tenaga kerja
baik secara eksternal maupun
internal. Proses perencanaan tenaga kerja mengandung penentuan kebutuhankebutuhan akan tenaga kerja untuk waktu yang akan datang dan rencanarencana tindakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut yang meliputi, : 1) Daftar tenaga kerja dimana adanya data-data yang menggambarkan tenaga kerja sekarang baik secara kuantitatif dan kualitatif. 2) Ramalan tenaga kerja yaitu penentuan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan di masa yang akan datang berdasarkan kecakapan, tingkat pendidikan dan pengalaman kerja serta kompetensi yang dimiliki. 3) Perencanaan tenaga kerja adalah rencana tindakan yang akan diambil dalam menjembati celah antara ramalan dan daftar tenaga kerja. Menurut Soeroto (1983:8) proses perencanaan tenaga kerja terdiri dari dua bagian, pertama adalah usaha untuk menemukan dan mengukur masalah
12
kesempatan kerja dan masalah ketenagakerjaan yang terjadi pada waktu sekarang dan di masa yang akan datang. Kedua merupakan perumusan kebijakan usaha dan langkah-langkah tepat dalam mempergunakan tenaga kerja. Manfaat perencanaan tenaga kerja adalah dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan tentang: 1) Penarikan tenaga kerja 2) menghindarkan perusahaan menggunkan tenaga kerja yang berlebihan dan tidak pada tempatnya. 3) menentukan program pengembangan dan pelatihan tenaga kerja yang dapat meningkatkan kemampuan tenaga kerja. 4) di masa yang akan datang dapat menentukan jenis pekerjaan yang masih diperlukan di perusahaan , menentukan perubahan-perubahan tingkatan manajemen dan struktur organisasi perusahaan. Menurut Mudiartha Utama (2001:79) dengan adanya perencanaan SDM banyak manfaat yang dapat diperoleh, antara lain sebagai berikut: 1) Untuk memenuhi tuntutan persyaratan jabatan yang sering berubah karena terjadinya perubahan teknologi yang cepat dan drastis. 2) Untuk mempertahankan jumlah tenaga kerja yang cukup dengan keahlian yang memadai yang dapat beroperasi secara maksimal dalam mencapai tujuan perusahaan. 3) Dapat menggunakan SDM yang telah ada secara optimal. 4) Melakukan pengadaan tenaga kerja baru secara ekonomis.
13
5) Dapat memenuhi kriteria SDM dan mengantisipasi perubahan tuntutan kerja. 6) Untuk mengontrol biaya SDM dan mengantisipasi secara efektif munculnya/bertambahnya biaya SDM yang baru. 7) Mengembangkan informasi dasar MSDM untuk membantu kegiatan personalia dan kegiatan unit lain dalam perusahaan. 8) Dapat digunakan sebagai acuan untuk menyusun program pengembangan SDM. 9) Dapat meningkatkan produktivitas tenaga kerja yang sudah ada melalui peningkatan disiplin dan etos kerja.
2.1.6 Kebutuhan Tenaga Kerja 2.1.6.1 Peramalan Beban Kerja Kebutuhan tenaga kerja dapat ditentukan dengan terlebih dahulu memperhatikan dan meramalkan beban kerja untuk periode yang akan datang. Peramalan merupakan suatu keputusan tentang kememungkinan masa yang akan datang didasarkan pada fakta-fakta ekonomi sekarang dan sejarah masa lalu. Manfaat peramalan penjualan jasa dibidang tenaga kerja adalah agar dapat tercapai penggunaan tenaga kerja yang efektif dan efisien yang artinya bila permintaan jasa di masa yang akan datang menurun maka dapat diambil kebijaksanaan atas tenaga kerja yang akan dikurangi atau dipertahankan seperti semula dengan beberapa penyesuaian. Secara kuantitatif peramalan
14
penjualan dimasa yang akan datang dapat dihitung atau diukur dengan mempergunakan alat statistik trend linier. Menurut Husein Umar (1998:88) formulasi yang dipergunakan dalam menentukan hasil yang diperoleh adalah sebagai berikut : Rumus : Yt = a + bt Harga-harga a dan b ditentukan dengan rumus : a=
Y tY dan b = 2 n t
Dimana : a
= Nilai konstan
b
= Koefisien
Y
= Nilai-nilai data hasil ramalan
t
= Waktu yang telah ditentukan
n
= Jumlah data deret waktu
Dengan persyaratan t = 0 (nol) Untuk memenuhi persyaratan t = 0 maka jumlah data harus ganjil, agar dapat menempatkan nilai 0 pada titik tengah rangkaian/series waktu dalam penggunaan sumber daya manusia. Setelah memperoleh hasil proyeksi jumlah penumpang/kerusakan dengan menggunakan rumus diatas, maka langkah selanjutnya yaitu mencari standar deviasi dari metode tersebut sebagai dasar perhitungan. Formulasi simpangan baku menurut Sudjana (1996:160), adalah :
15
s =
( Xi X )
2
n 1
Dimana : s = standar deviasi atau simpangan baku Xi = proyeksi jumlah penumpang yang berangkat X = Rata –rata proyeksi jumlah penumpang yang berangkat n = jumlah tahun yang diteliti
2.1.7 Metode dalam Menentukan kebutuhan tenaga kerja 2.1.7.1 Menentukan kualitas tenaga kerja Dalam menentukan kualitas tenaga kerja dipergunakan standar personalia sebagai pembanding atau dasar dalam penarikan tenaga kerja dan penempatan pada suatu jabatan tertentu. Standar ini merupakan persyaratan atau kualifikasi minimum yang harus dipenuhi agar karyawan dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan baik. Metode yang dipergunakan dalam menentukan kualitas tenaga kerja adalah analisa jabatan yaitu kegiatan dalam meneliti, mempelajari, mengumpulkan
serta
mencatat
informasi
dari
suatu
jabatan
untuk
merangkaikan tugas-tugas yang merupakan suatu kebulatan dengan wewenang dan tanggung jawab yang terdapat dalam suatu jabatan dan masyarakat yang dibutuhkan pemegangnya. Menurut Moekijat (1998:26) analisis jabatan adalah suatu kegiatan yang mempelajari, mengumpulkan dan mencatat informasiinformasi atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan
16
secara sistematis dan teratur. Sedangkan menurut Effendi Hariandja (2002:48) menyatakan bahwa analisis jabatan adalah untuk mencari tahu tentang jabatan/pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut. Menurut Gary Dessler (2005:85) analisis
jabatan adalah
prosedur untuk menentukan tugas-tugas dan hakekat pekerjaan serta jenis orang (berkaitan dengan keterampilan dan pengalaman) yang perlu diangkat untuk melaksanakannya. Berdasarkan beberapa pendapat mengenai analisis jabatan dapat dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan analisis jabatan adalah suatu kegiatan yang mempelajari, mengumpulkan dan mencatat informasi untuk mencari tahu tentang jabatan/pekerjaan tertentu sehingga diperoleh gambaran dan syarat-syarat mengenai jabatan tersebut. Kegunaan analisis jabatan menurut Gary Dessler (2005:86) informasi yang dihasilkan oleh analisis jabatan memiliki empat penggunaan utama sebagai berkut :a)Perekrutan dan Seleksi (Recruitment and Selection), analisis jabatan menyediakan informasi tentang cakupan pekerjaan dan syarat manusia yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas, informasi ini merupakan dasar bagi anda untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat; b) Kompensasi (Compensation), diperlukan suatu pemahaman yang jelas tentang hal-hal yang tercakup dalam tiap pekerjaan untuk memperkirakan nilai dan kompensasi yang sesuai bagi tiap pekerjaan. Hal ini karena kompensasi (seperti gaji dan bonus) biasanya terkait erat dengan keterampilan, level pendidikan, aman dari resiko bahaya and sebagainya yang
17
disyaratkan dalam pelaksanaan pekerjaan yaitu seluruh faktor yang diidentifikasikan melalui analisis jabatan; c) Penilaian Prestasi Kerja (Performance
Appraisal),
penilaian
prestasi
kerja
merupakan
upaya
membandingkan prestasi aktual pegawai dengan prestasi kjerja yang diharapkan darinya dan melalui analisa pekerjaanlah para ahli teknik industri dan ahli lainnya seringkali menentukan stanmdar yang akan dicapai dan aktivitas spesifik yang akan dilaksanakan; d) Pelatihan (Training), Perusahaan jasa menggunakan informasi analisis jabatan untuk merancang programprogram training dan pengembangan. Hal ini karena analisis jabatan dan uraian jabatan yang dihasilkan menunjukkan jenis keterampilan dan pelatihan yang diperlukan. Sedangkan menurut T. Hani Handoko (2001:42) beberapa kegunaan informasi analisis jabatan bagi kegiatan personalia antara
lain :
a)Untuk menetapkan basis rasional bagi struktur kompensasi; b)Untuk mengevaluasi bagaimana tantangan-tantangan lingkungan mempengaruhi pekerjaan-pekerjaan individual; c) Untuk menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan diskriminasi dalam pengadaan personalia; d)Untuk merencanakan kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia di waktu yang akan datang dan sebagai basis perencanaannya;e)Untuk memadukan lamaranlamaran dan lowongan pekerjaan;f)Untuk meramal dan menentukan kebutuhan pelatihan bagi para karyawan baru dan lama;g) Untuk mengembangkan rencana-rencana pengembangan karyaan potensial;h)Untuk menetapkan standar-standar prestasi kerja yang realistik; i)Untuk menempatkan para
18
karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan keterampilan mereka secara efektif; j)Untuk membantu revisi struktur organisasi; k)Untuk memperkenalkan para karyawan baru dengan pekerjaan-pekerjaan mereka; l)Untuk memperbaiki aliran kerja; m)Untuk memberikan dana sebagai fungsi saluran-saluran komunikasi; n)Untuk menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi. Metode Analisis Jabatan menurut Gary Dessler (2005:90) metode yang digunakan untuk mengumpulkan informasi analisis jabatan adalah sebagai berikut : a. Wawancara Ada
tiga
jenis
wawancara
yang
dapat
digunakan
untuk
mengumpulkan data analisis pekerjaan : wawancara individual dengan tiap pegawai; wawancara kelompok yaitu wawancara dengan sekelompok
pegawai
yang
memiliki
pekerjaan
yang
sama;
wawancara supervisor yaitu wawancara dengan satu atau lebih supervisor yang berpengetahuan dalam mengenai pekerjaan yang sedang dianalisis. Kelebihan dan kelemahan : Dengan mewawancarai pegawai memungkinkan orang itu melaporkan aktivitas-aktivitas penting yang hanya terjadi sekali-sekali atau komunikasi informasi yang tidak akan tampak pada bagan organisasi dapat diungkapkan lewat wawancara. Disamping itu dapat memberikan kesempatan bagi anda untuk menjelaskan kebutuhan dan fungsi analisis pekerjaan. Wawancara
19
juga merupakan cara yang mengumpulkan
informasi.
relatif mudah dan cepat untuk Kelemahannya
dapat
menimbulkan
distorsi informasi baik karena kesalahan yang sesungguhnya atau semata-mata karena salah pengertian. b. Kuesioner Melalui metode ini pegawai diminta untuk mengisi kuesioner dengan menguraikan tugas-tugas dan tanggungjawab yang berkaitan dengan pekerjaan mereka. Keuntungan penggunaan teknik ini adalah biaya relatif murah, menghemat waktu dan jumlah responden tidak terbatas sedangkan kelemahannya kemungkinan ada pertanyaan yang tidak dijawab, jawaban sulit dipertanggungjawabkan dan adanya karyawan yang tidak mengembalikan kuesioner. c. Pengamatan Pengamatan langsung terutama bermanfaat dalam pekerjaan yang hanya terdiri dari aktivitas fisik yang dapat diamati sebaliknya pengamatan biasanya tidak memadai apabila pekerjaan itu mencakup banyak aktivitas mental yang tidak dapat diukur ( pengacara, ahli teknik rancang bangunan) atau jika pegawai biasanya diperkirakan melakukan aktivitas – aktivitas penting yang hanya terjadi sekalisekali seperti perawat yang menangani pesakitan darurat. Pengamatan langsung sering digunakan dengan kombinasi wawancara. Mencatat semua aktivitas pekerjaan yang anda amati kemudian mengakumulasi informasi sebanyak mungkin dengan mewawancarai pegawai tersebut
20
untuk memperjelas hal- hal yang belum dipahami. d. Buku harian / Log pegawai Para pegawai yang diamati diminta mencatat aktivitasi itu dalam log. Hal ini dapat menyediakan suatu gambaran yang lengkap tentang pekerjaan yang mereka lakukan, terutama apabila dilengkapi dengan wawancara dengan pegawai dan supervisornya. Selain teknik diatas ada juga
teknik analisis pekerjaan kuantitatif
biasanya digunakan untuk memberikan nilai kuantitatif terhadap tiap pekerjaan sehingga dapat
membandingkannya satu sama lain untuk keperluan
pembayaran gaji, pendekatan yang mungkin terbaik adalah pendekatan analisis pekerjaan yang lebih kuantitatif antara lain : a. Kuesioner analisis jabatan Merupakan kuesioner analisis pekerjaan yang sangat terstruktur, kuesioner ini diisi oleh seorang yang seyogyanya telah mengenal pekerjaan tertentu yang akan dianalisis. Manfaat kuesioner analisis jabatan adalah bahwa ia menunjukkan skor atau profil suatu pekerjaan dalam kaitannya dengan kadar harkat pekerjaan itu atas lima dimensi dasar, yaitu perlunya : (1) pengambilan keputusan/ komunikasi/ tanggungjawab sosial, (2) pelaksanaan aktivitas yang memerlukan keterampilan, (3) pelaksanaan aktivitas fisik, (4) pengoperasian kendaraan/ peralatan; dan (5) pengolahan informasi. Kekuatan kuesioner analisis jabatan terletak pada kemampuannya dalam
mengklasifikasi
pekerjaan
21
sehingga
memberikan nilai
kuantitatif kepada tiap pekerjaan atas pengambilan keputusan, keterampilan, aktivitas fisik, pengoperasian kendaraan/ peralatan, dan pengolahan
informasi
yang
diperlukan
sehingga
bisa
membandingkan pekerjaan satu sama lain dan memutuskan mana pekerjaan yang lebih menantang, informasi ini selanjutnya dapat digunakan untuk menentukan tingkat gaji atau upah bagi tiap pekerjaan. b. Prosedur departemen tenaga kerja Bertujuan menyediakan suatu metode standar dengan mana pekerjaan- pekerjaan yang berbeda dapat diharkat, diklasifikasi dan dibandingkan secara kuantitatif. c. Analisis pekerjaan fungsional Metode ini didasarkan atas pendekatan depatemen tenaga kerja tetapi menyediakan informasi tambahan tentang tugas – tugas pekerjaan, tujuan dan keperluan training. Analisis pekerjaan fungsional tidak hanya mengharkat pekerjaan atas data, orang dan benda tetapi juga atas dimensi – dimensi berikut : kadar instruksi khusus yang diperlukan untuk melaksanakan tugas; kadar penalaran dan kata putus (judgment) yang diperlukan untuk melaksanakan tugas; kemampuan matematik yang diperlukan untuk melaksanakan tugas; serta kemudahan verbal dan bahasa yang diperlukan untuk melaksanakan tugas. Analisis pekerjaan fungsional juga mengidentifikasi standar prestasi dan keperluan training.
22
Analisis jabatan sebagai proses berpikir yang abstrak mengenai suatu pekerjaan, hasilnya dapat dirumuskan menjadi deskripsi dan spesifikasi pekerjaan / Jabatan ( Veithzal Rivai, 2005:118). Menurut Gary Dessler (2005:102) faktor–faktor yang terdapat dalam deskripsi jabatan (job decription) atau uraian pekerjaan biasanya terdiri dari bagian – bagian tentang: 1)identifikasi pekerjaan; 2)Ringkasan pekerjaan; 3)Hubungan, tanggungjawab, dan tugas – tugas; 4)Standar wewenang dan pekerjaan; 5)Syarat pekerjaan; 6)Spesifikasi pekerjaan. Sedangkan menurut Kuna Winaya (1989:21) informasi yang di dapat dari analisis jabatan tersebut berasal dari penyebaran daftar pertanyaan, wawancara, observasi dan buku harian dapat berbentuk buku laporan jabatan (job report). Untuk keperluan rutin sehari-hari informasi dari laporan jabatan tersebut dapat diikhtisarkan dalam uraian jabatan (job discription) sedangkan informasi yang mengkhususkan tentang persyaratan orang-orang yang dapat melakukan jabatan tersebut diikhtisarkan dalam persyaratan jabatan (job spesification). 1). Uraian jabatan Pada umumnya dalam uraian jabatan informasi disusun dengan sistimatika sebagai berikut: a).
Identifikasi Jabatan (Job Identification) Berisi penjelasan mengenai: Nama jabatan, nomer kode jabatan, Biro/Bagian/Sub bagian, tanggal waktu analisa jabatan diadakan nama pengawas.
b).
Ikhtisar Jabatan (Job Summary)
23
Berisi ikhtisar tentang tugas-tugas dan kewajiban yang disusun dalam beberapa kalimat. c).
Tugas-kewajiban yang dilaksanakan (work perfomed/job content) Berisi tentang apa, bagaimana dan mengapa tugas kewajiban itu dilakukan dan disusun secara berurut sesuai dengan urutan waktu pelaksanaannya.
d).
Pengawasan yang diberikan dan yang diterima (supervision given and received) Berisi nama-nama jabatan yang berada diatas dan dibawah jabatan tersebut dan dijelaskan tentang tipe pengawasan yang diberikan maupun yang diterima dari atasannya, seperti: pengawasan umum, sedang maupun ketat.
e).
Hubungan dengan jabatan lainnya (Relation to other jobs) Berisi hubungan-hubungan promosi secara vertikal dan hubunganhubungan horizontal daripada tata aliran kerja.
f).
Bahan-bahan peralatan dan mesin-mesin (Materials, tools and machines) Berisi catatan tentang jenis bahan-bahan, peralatan dan mesin-mesin yang dipergunakan dalam pelaksanaan tugas-kewajiban.
g).
Kondisi-kondisi kerja (Working condition) Berisi catatan tentang kondisi-kondisi kerja yang berbahaya atau beresiko yang besar, disamping dijelaskan tentang lingkungan tempat kerja yang memiliki berbagai jenis kondisi, seperti: dingin, panas,
24
lembab, bising, kering, berdebu, berminyak dan lain-lain. h).
Definisi tentang istilah-istilah yang lazim digunakan (Definition of unusual terms) Berisi tentang istilah-istilah yang kurang lazim digunakan yang dibuat secara terpisah dan merupakan daftar kata-kata.
i).
Komentar-komentar tambahan penjelasan (Comments which add to add clarify the above) Berisi catatan komentar tambahan untuk menjelaskan hal-hal yang masih perlu dan wajar dijelaskan guna menambah pengertian.
2). Persyaratan Jabatan (Specification) Persyaratan jabatan memberi gambaran tentang karakteristik manusia pelaksana yang dibutuhkan jabatan tersebut. Pada umumnya dalam persyaratan tersebut, informasi disusun dengan sistematika sebagai berikut: a).
Identifikasi Jabatan (Job Identifikation) Berisi penjelasan mengenai: Nama jabatan, nomor kode jabatan, Biro/Bagian/Sub bagian, tanggal waktu pengadaan analisa jabatan, nama pengawas.
b).
Faktor-faktor kecakapan/keahlian (skill factors) Berisi penjelasan mengenai: Tingkat/dasar pendidikan yang dibutuhkan, tingkat kecerdasan minimum yang dibutuhkan, pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan, bidang dan lama pengalaman yang diperlukan, jenis pendidikan dan latihan tambahan yang diperlukan.
25
c).
Faktor-faktor ikhtisar/prestasi (Effort Factors) Berisi penjelasan mengenai: -
Tuntutan fisik, antara lain: Jenis kelamin, tinggi badan, berat badan, ketampanan, status perkawinan penggunaan daya fisik.
-
Tuntutan mental, antara lain: Penggunaan daya pikir, prakarsa/inisiatif dan perasaan khusus.
2.1.7.2 Pengertian Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis) Setelah tugas-tugas, wewenang, tanggung jawab, kondisi kerja dan persyaratan kerja dari pemegang jabatan diketahui, kiranya beban kerja dan jumlah kebutuhan akan sumber daya manusia perlu diketahui, dalam rangka mengisi formasi dari perencanaan sumber daya manusia, maka dalam hal ini beban kerja dari tiap-tiap jabatan yang ada perlu diadakan penelitian waktu (time study) dengan terlebih dahulu membagi jabatan yang akan dihitung menjadi beberapa unsur pokok yang mengandung gerakan-gerakan waktunya penting, agar dapat diketahui secara efektif lama waktu dihabiskan untuk melakukan unsur jabatan tersebut. Menurut Moekijat (1999:28) analisis beban kerja adalah penentuan jumlah pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan selama jangka waktu tertentu. Dalam menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas perlu memahami tiga hal seperti berikut ini: a) Target volume pekerjaan merupakan volume pekerjaan yang harus
26
diselesaikan dalam batas waktu tertentu, dan dinyatakan dalam satuan seperti meter, meter kubik, kilogram, jam kerja, hari. b) Standar waktu yang merupakan jumlah waktu yang dibutuhkan seseorang untuk menyelesaikan satu satuan produksi/kerja. c) Jangka waktu yang ditentukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Sedangkan menurut Mudiartha Utama (2001:88) analisis beban kerja adalah suatu proses penentuan jumlah jam kerja (man hours) yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu beban kerja tertentu dalam periode waktu tertentu dan dari jumlah jam kerja tiap tenaga kerja akan menghasilkan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Adapun rumus yang dipergunakan dalam analisis bebab kerja adalah: WLA =
Jumlah beban kerja periode tertentu x 1 orang Jumlah jam kerja seorang tenaga kerja
2.1.7.3 Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja ( Work Force Analysis) Dalam analisis kebutuhan tenaga kerja, tingkat absensi dan perputaran tenaga kerja ikut diperhitungkan dengan asumsi tidak semua bekerja atau berada ditempat kerja selama sebulan. Agar terdapat jumlah tenaga kerja yang cukup dalam melaksanakan kegiatan maka absensi dan perputaran tenaga kerja ini sangat perlu diperhitungkan.Menurut Mudiartha (2001:90) work force analysis adalah suatu proses penentuan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk dapat mempertahankan kontunyitas kegiatan perusahaan secara normal sehingga selain jumlah tenaga kerja yang telah ditentukan dengan analisis beban kerja, harus diperhitungkan absensi dan perputaran
27
tenaga kerja dengan menggunakan rumus : WFA = WLA + % absensi (WLA) + % LTO (WLA) 1). Absensi Tenaga kerja dikatakan absensi apabila tenaga kerja tersebut tidak hadir di tempat kerjanya pada saat hari kerja. Ketidakhadiran dari sumber daya manusia dapat terjadi jika keadaan yang tidak dapat dihindarkan dapat pula karena moral rendah atau sedang merosot atau menurun. Dengan menggunakan rumus : Tingkat absensi =
Hari kerja yang hilang x 100% Hari kerja yang tersedia/ seharusnya
Rata-rata tingkat absensi 2-3% per bulan masih dianggap baik, sedangkan tingkat absensi yang mencapai 15-20% per bulan sudah menunjukkan gejala yang sangat buruk disiplin kerja karyawan. Pimpinan perusahaan hendaknya dapat menekan tingkat absensi sekecil-kecilnya, tingginya tingkat absensi dapat menyebabkan program perusahaan dan beban kerja yang ada dapat tertunda dan kualitas pelayanan terhadap penumpang menjadi menurun. 2). Tingkat Perputaran Tenaga Kerja (Labour Turn Over) Adalah aliran masuk (accesion) keluarnya (seperation) sumber daya manusia. Labour turn over menunjukkan stabil tidaknya suatu perusahaan berarti semakin sering terjadi pergantian (replacement) sumber daya manusia pada perusahaan yang bersangkutan begitu pula sebaliknya. Dengan menggunakan rumus :
28
% LTO =
Jumlah ten aga kerja yang keluar x 100% Rata - rata tenaga kerja pada periode tersebut
3). Lingkaran Pekerjaan ( work Cylcle) Lingkaran pekerjaan merupakan waktu yang dipergunakan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan suatu jabatan,dengan mengadakan suatu perhitungan terhadap lingkaran pekerjaan maka dapat ditetapkan jumlah sumber daya manusia yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas suatu jabatan. Dalam lingkaran pekerjaan terdapat empat jenis waktu yang dipergunakan dalam menyelesaikan suatu tugas jabatan dalam satu hari waktu kerja yang dihabiskan oleh tenaga kerja tersebut. Adapun kekempat waktu penyelesaian beban kerja tersebut menurut Mudiartha Utama (2001:89) adalah meliputi : a). Waktu Lingkaran ( Cyclical Time) waktu lingkaran adalah waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan oleh tenaga kerja untuk menyelesaikan suatu beban kerja dan biasanya sifat pekerjaan ini berulang-ulang. b). Waktu Bukan Lingkaran (Non Cyclical Time) Adalah waktu yang dipergunakan dalam suatu kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan proses produksi, misalnya menyiapkan alat-alat produksi dan membersihkannya setelah selesai melakukan kegiatan produksi. c). Waktu Kelelahan ( Fatique Time ) Waktu kelelahan ini adalah waktu yang dipergunakan oleh tenaga kerja
29
untuk menghilangkan rasa lelah dan merupakan waktu diluar kegiatan produksi. d). Waktu Keperluan Pribadi (Personal Time ) Personal time adalah waktu yang dipergunakan oleh tenaga kerja untuk melakukan kegiatan-kegiatan yang bersifat pribadi seperti waktu untuk kekamar mandi (rest room). 2.2 Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnya Penelitian sebelumnya yang dipakai sebagai acuan dalam penelitian ini dan dianggap relevan adalah penelitian yang dilakukan oleh I Gusti Made Suwandana yang berjudul “Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja pada Hotel Sanur Beach” yang menganalisa kebutuhan tenaga kerja berdasarkan work load analysis dan work force analysis dan menguraikan kualifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan. Dalam penelitian tersebut yang menjadi pokok masalah adalah bagaimana perencanaan sumber daya manusia pada front office departement dan house keeping departement hotel sanur beach. Metode analisis lain yang digunakan adalah trend linier, trend parabola dan trend eksponensiil untuk mengetahui ramalan penjualan tahun mendatang. Dalam penelitian tersebut menunjukkan bahwa terjadi kekurangan tenaga kerja pada bagian Concierge sebanyak 4 orang, reservation sebanyak 1orang,dan florisi 1 orang. Selain itu juga terjadi kelebihan tenaga kerja pada bagian operator sebanyak 3 orang, receiptionist 1 orang, public area 3 orang, Air Reeprecentative 1 orang, Floor Attendant 24 orang, Linen 1 orang dan
30
Recreation 5 orang. Penelitian yang sama juga dilakukan oleh Putie Maharani B, yang berjudul “Perencanaan Sumber Daya Manusia pada CV. Bagus Konveksi Badung”. Yang menggunakan metode analisis data yang sama dan yang menjadi pokok permasalahan adalah berapa jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan dan kualitas sumber daya manusia yang bagaimana yang diperlukan CV. Bagus Konveksi untuk perencanaan sumber daya manusia pada tahun 2004. Dalam penentuan jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menyelesaikan beban kerja yang ada digunakan analisis beban kerja (work load analysis) dan untuk mengetahui jumlah sumber daya manusia digunakan analisis kebutuhan tenaga kerja (work force analysis). Adapun hasil penelitian menunjukkan bahwa persyaratan jabatan yang diperlukan untuk dapat bekerja pada CV. Bagus Konveksi adalah: jenis kelamin pria dengan usia berkisar persamaan 17-35 tahun, tingkat pendidikannya adalah SD- S1, sehat jasmani dan rohani, memiliki pengalaman kerja dan keahlian pada bidangnya masing-masing serta memiliki tanggung jawab moral yang tinggi. Pada kebutuhan tenaga kerja adanya kekurangan tenaga kerja pada bagian potong sebanyak 2 orang, kelebihan pada bagian jahit sebanyak 3 orang serta kelebihan tenaga kerja pada bagian cheking sebanyak 6 orang. Penelitian sekarang dengan
sebelumnya adalah sama-sama
menggunakan teknik analisis data work load analysis dan work force analysis
31
untuk mengetahui jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan agar produktivitas perusahaan bisa optimal dengan tujuan yang sama untuk mengetahui berapa jumlah tenaga kerja yang senyatanya dibutuhkan oleh perusahaan dan bagaimana persyaratan sumber daya manusia yang diperlukan pada KOKAPURA Ground Handling Denpasar. Perbedaannya adalah pada variabel yang diteliti yakni penelitian yang sekarang meneliti tentang analisis jabatan, spesifikasi jabatan, analisis beban kerja dan analisis kebutuhan tenaga kerja. Sedangkan penelitian yang sebelumnya mengidentifikasi variabel jumlah tamu yang menginap, waktu standar dan jumlah tenaga kerja, disamping itu obyek penelitian yang diteliti juga berbeda dengan yang sebelumnya dan hasil penelitian ini akan menjadi tambahan informasi yang dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi manajemen KOKAPURA Ground Handling Denpasar dalam mengambil keputusan dan menentukan kebijakan bisnis dalam upaya pemanfaatan sumber daya
manusia secara efisien, tepat guna dan dapat
dipergunakan untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja di tahun mendatang yang disesuaikan dengan kondisi perekonomian pada saat ini.
32
