BAB II DASAR TEORI Bab ini akan membahas dasar teori yang melandasi penulisan tesis ini yaitu pekerjaan, proses, struktur organisasi, sistem informasi, sistem informasi yang peduli proses, teknik pemodelan proses beserta pola dan contoh bahasa pemodelan proses yang ada saat ini.
II.1
Pekerjaan
Manusia bekerja untuk bertahan hidup. Kita bekerja untuk menghasilkan barangbarang yang diperlukan dalam kehidupan kita seperti makanan dan pakaian. Tapi saat ini, seorang manusia tidak membuat semua barang yang dibutuhkannya sendiri, karena hal tersebut tidak mungkin dan tidak efisien. Oleh karena itu, saat ini kita membentuk unit-unit usaha yang menghasilkan barang dalam ragam terbatas dengan cara yang paling efisien [1].
Dalam konteks tesis ini, kita membatasi definisi pekerjaan menjadi suatu tugas yang diberikan untuk menyelesaikan suatu kasus tertentu [1]. Oleh karena itu suatu perkerjaan adalah gabungan antara tugas dan kasus. Suatu item pekerjaan akan hilang pada saat mulai dikerjakan, dan menjadi suatu aktifitas. Pekerjaan secara natural adalah diskrit, maksudnya adalah suatu pekerjaan dapat ditentukan awal dan akhirnya dan dapat dibedakan satu dengan lainnya [1].
II.2
Proses
Istilah “proses bisnis” atau lebih singkat “proses” sering digunakan dalam berbagai konteks dengan bermacam-macam pengertian. Definisi dari proses yang digunakan dalam tesis ini adalah kumpulan dari tugas-tugas yang saling berhubungan,
dimulai
sebagai
suatu
respon
terhadap
suatu
kejadian,
menghasilkan sesuatu yang spesifik untuk kustomer dan pihak-pihak yang berkepentingan dengan proses tersebut [7].
5
II.3
Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah struktur yang menerangkan bagaimana pekerjaan dilakukan dengan pembagian diantara staf dalam organisasi tersebut [1]. Dalam banyak kasus pembagian ini tidak dimaksudkan dengan pembagian staf secara fisik tetapi pembagian berdasarkan fungsi atau jabatan yang dilakukan oleh stafstaf tersebut. Seorang staf dapat memangku beberapa fungsi dan jabatan selama masa tugasnya dan seorang staf juga dimungkinkan memangku beberapa fungi dan jabatan dalam satu waktu sesuai dengan kondisi organisasi tempat dia bekerja.
Hal penting dalam pembagian fungsi dan jabatan dalam struktur organisasi adalah pembagian tanggung jawab dan kewenangan. Seorang staf yang diberikan suatu tanggung jawab harus disertai kewenangan yang memungkinkan dia untuk melakukan hal-hal yang berhubungan dengan tanggung jawab yang diberikan [1]. Kewenangan ini bisa jadi merupakan kewenangan untuk mendelegasikan tanggung jawab dan kewenangan yang dimiliki ke staff dibawahnya atau ke pihak luar yang ditunjuk sebagai partner outsource. Dan sebaliknya staf yang mendelegasikan tanggung jawab dan kewenangannya harus memastikan bahwa pekerjaan yang telah didelegasikan dilakukan dengan baik.
Ada tiga bentuk stuktur organisasi yang umum dipakai oleh perusahaan. Ketiga bentuk struktur organisasi tersebut adalah : 1. Struktur Hierarki Struktur hierarki adalah struktur yang paling banyak dipakai oleh perusahaan. Struktur ini dapat diidentifikasian dengan penggambaran struktur organisasi menyerupai pohon. Karena banyaknya organisasi yang menggunakan struktur ini, menyebabkan penggambaran struktur organisasi ini disebut juga dengan organizational chart [1].
6
Gambar II-1. Contoh penggambaran struktur organisasi hierarki
Penggambaran menggunakan struktur hierarki seperti yang terlihat dalam gambar II-1 menggunakan node dari pohon yang bukan daun menggambarkan satu kesatuan fungsi dari organisasi tersebut, sedangkan node yang berupa daun merupakan penggambaran dari kelompok staff atau departemen. Tiap dahan menggambarkan hubungan otoritas antar node yang diatas ke node bawah yang dihubungkan oleh dahan tersebut. Selain menggambarkan otoritas, dahan juga menggambarkan jalannya komunikasi antar bagian dalam departemen dimana tiap departemen yang hendak berhubungan dengan departemen lain harus mengikuti jalur dahan yang menghubungkan antar departemen tersebut.
2. Struktur Matriks Struktur ini adalah struktur yang memiliki 2 dimensi, yaitu dimensi fungsional dan hieraki. Dimensi hierarki pada struktur ini sama persis dengan struktur hierarki, yaitu staff dikelompokkan berdasakan kapasitas dan fungsi dalam organisasi. Sedangkan dimensi fungsional merupakan pengelompokan staf berdasarkan tugas atau pekerjaan yang dilakukan oleh kelompok tersebut [1].
Tiap orang dalam struktur organisasi ini memiliki dua atasan, yaitu atasan dari segi hierarki dan atasan dari segi fungsional. Atasan dari segi hierarki biasa disebut kepala departemen sedangkan atasan dasi segi fungsional biasanya disebut kepala proyek. Pekerjaan (atau dalam konteks struktur matriks biasa disebut proyek) adalah unik. Yaitu tidak dapat dibentuk struktur organisasi yang tetap dalam tiap proyek, tetapi berubah-ubah mengikuti karakter dari
7
proyek tersebut. Oleh karena sifat tersebut maka staf dikelompokkan secara tetap dalam struktur hierarki.
Struktur matriks biasanya dipergunakan oleh organisasi yang berkerja berdasarkan proyek seperti perusahaan kontraktor bangunan dan software house. Organisasi seperti ini biasanya tidak melakukan pekerjaan yang tetap tetapi unik dari satu proyek ke proyek lain. Dimungkinkan dalam struktur organisasi ini seseorang yang terlibat dalam proyek A untuk terlibat dalam proyek B dengan kapasitas fungsi yang sama seperti yang terlihat dalam contoh alokasi staf di gambar II-2.
Gambar II-2. Contoh penggambaran struktur organisasi matriks
3. Struktur Jaringan Struktur organisasi ini sering juga disebut struktur organisasi virtual. Dalam struktur organisasi ini, para staff bertindak sebagai principal (pemberi pekerjaan) dan contractor (pelaku pekerjaan) secara otomatis [1]. Maksud dari otomatis disini adalah tidak ada hubungan formal yang permanen, tetapi tiap staf yang akan terlibat direkrut terlebih dahulu kemudian diberikan tugas secara serial dimana satu staf akan melakukan perkerjaan dan hasil dari pekerjaan tersebut menjadi sumber tugas dari staf yang lain.
II.4
Sistem Informasi
Pengertian dari sistem informasi adalah jenis dari sistem kerja yang mempergunakan teknologi informasi untuk mendapatkan, mengirim, menyimpan, memanipulasi dan menampilkan informasi dan mendukung satu atau lebih sistem kerja yang lain [2]. Terdapat dua unsur dalam definisi diatas, yaitu teknologi
8
informasi dan sistem kerja. Yang dimaksud dengan teknologi informasi adalah perangkat keras dan perangkat lunak yang dipergunakan untuk mendapatkan, meyimpan, mengirim dan menampilkan informasi. Sedangkan yang dimaksud dengan sistem kerja adalah sistem dimana staf yang terlibat dalam proses mempergunakan informasi, teknologi dan sumber daya lain untuk menghasilkan produk yang diinginkan oleh kustomer baik kustomer internal maupun kustomer eksternal organisasi.
Gambar II-3. Pandangan terintegrasi tentang sistem informasi
Pada gambar II-3 terlihat pandangan menyeluruh dari sistem informasi yang terdisi dari 6 entitas yaitu kustomer, produk, proses bisnis, pihak yang terkait, informasi dan teknologi [2]. Kustomer adalah aktor yang terlibat dengan sistem informasi melalui pertukaran produk atau servis. Produk dan servis adalah hasil dari bisnis proses yang mempergunakan pihak yang terkait, informasi dan teknologi. Pihak yang terkait orang-orang yang melakukan pekerjaan. Informasi adalah data-data yang berhubungan dengan produk, kustomer dan proses yang berguna bagi jalannya proses. Teknologi adalah hal yang dipergunakan dalam proses bisnis untuk melakukan pekerjaan dengan cara baru yang lebih efisien.
9
Ada banyak cara untuk mengklasifikasikan sistem informasi. Berikut ini adalah pengklasifikasian sistem informasi berdasarkan peran dari sistem informasi terhadap proses yang dilakukan dalam organisasi [1] : 1. Sistem Informasi Kantor Sistem informasi jenis ini membantu para staf untuk melaksanakan dan mengatur proses bisnis dengan kemampuan untuk memproses informasi mendasar seperti menulis dokumen, menggambar, melakukan perhitungan dan komunikasi. Sistem informasi jenis ini tidak mengetahui hal apapun tentang proses bisnis walaupun data yang diproses oleh sistem informasi ini mungkin mengandung pengetahuan tentang proses bisnis yang sedang dilakukan.
2. Sistem Pemrosesan Transaksi Sistem jenis ini yang juga sering disebut sebagai sistem registrasi. Bertugas untuk meregistrasi dan mengkomunikasikan aspek-aspek yang relevan dari perubahan yang terjadi dalam proses, kemudian menyimpan perubahanperubahan tersebut untuk kebutuhan di kemudian hari. Sistem ini berpusat pada sistem penyimpanan data dan menggunakan suatu standar protokol tertentu untuk mengkomunikasikan data yang disimpannya. Sistem ini memiliki sedikit pengetahuan tentang proses terutama berkaitan dengan kejadian yang muncul dan bagaimana data dari kejadian tersebut disimpan.
3. Knowledge Management System Sistem informasi jenis ini menangani pengambilan dan distribusi dari pengetahuan yang diperlukan oleh staf-staf yang memerlukan pengetahuan tersebut. Sistem ini bertujuan untuk memastikan pengetahuan yang benar tersedia pada waktu yang tepat bagi staf yang memerlukan untuk menyelesaikan tugasnya. Sistem ini biasanya dihubungkan dengan sistem lain seperti sistem penyimpanan dokumen digital.
4. Sistem Pendukung Keputusan Sistem
ini
adalah
sistem
yang
berinteraksi
dengan
staf
yang
menggunakannya dan kemudian dengan data-data yang diambil dari hasil 10
interaksi menyediakan data-data yang diperlukan untuk mendukung keputusan berdasarkan situasi yang diberikan saat interaksi. Ada dua jenis sistem pendukung keputusan. Jenis pertama adalah jenis yang dibangun berdasarkan model matematika, sedangkan jenis yang kedua adalah jenis yang dibangun berdasarkan logical reasoning system.
5. Sistem Control Sistem ini dikenal juga dengan nama sistem pengambil keputusan. Sistem ini memperhitungkan dan mengimplementasikan keputusan secara otomatis berdasarkan status yang tercatat dalam proses.
Sebuah sistem informasi sering merupakan kombinasi dari jenis-jenis diatas. Dari segi efisiensi, sistem kontrol merupakan sistem yang paling efisien sebab tidak memerlukan campur tangan staf untuk mengambil keputusan. Akan tetapi sistem kontrol merupakan sistem informasi yang sangat terbatas implementasinya disebabkan sulitnya mengimplementasikan sistem yang benar-benar otomatis untuk mengambil keputusan, apalagi jika keputusan yang diambil tersebut dalam level strategis. Oleh karena itu, sistem pendukung keputusan merupakan model yang paling mungkin diimplementasikan dalam perangkat lunak sistem informasi. Akan tetapi kebanyakan dari sistem informasi yang terdapat saat ini merupakan sistem informasi kantor atau sistem pemroses transaksi.
II.5
Sistem Informasi Peduli Proses
Sistem informasi peduli proses adalah sistem perangkat lunak yang mengatur dan melakukan operasi yang terdapat dalam proses, yang melibatkan orang, aplikasi dan sumber informasi dan menggunakan model proses sebagai dasarnya [2]. Kebanyakan dari model proses diekspresikan dalam bahasa pemodelan visual. Model proses ini diinstansiasi berkali-kali berdasarkan jumlah kejadian yang dapat menginisialisasi proses tersebut. Aliran proses dilakukan dengan cara yang telah ditentukan dalam model proses, walaupun memungkinkan terjadinya variasi berdasarkan kondisi yang terjadi selama proses dijalankan.
11
Keuntungan dari sistem informasi yang peduli proses adalah : 1. Terdapat diagram yang dijadikan alat pemodelan proses yang standar. Diagram tersebut dipergunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan dengan proses seperti manjer dan analis bisnis yang menentukan struktur dari proses bisnis dan bagian IT yang mengimplementasikan proses bisnis tersebut kedalam perangkat lunak. 2. Sistem informasi didasarkan pada diagram model, bukan pada kode program. Hal ini memungkinkan penggantian proses bisnis tanpa pengubahan atau hanya memerlukan sedikit penyesuaian terhadap kode program. 3. Penunjukan tugas kepada staf dilakukan secara otomatis sehingga dapat meningkatkan efisiensi penggunaan waktu dan sumber daya yang diperlukan. 4. Memungkinkan
pembuatan
simulasi
proses
sebelum
proses
diimplementasikan untuk memprediksikan performasi dari proses yang akan dilakukan dan memprediksikan sumber daya yang diperlukan agar proses tersebut dapat berjalan lancar. 5. Memungkinkan pembuatan aplikasi monitoring untuk mengawasi dan menganalisa performansi proses sehingga proses tersebut dapat terus disempurnakan.
Berdasarkan pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proses, sistem informasi peduli proses dapat di klasifikasikan menjadi 3 jenis [2], yaitu : 1. Manusia ke Manusia Yaitu sistem informasi peduli proses yang sebagian besar tugas yang dikerjakan memerlukan intervensi dari manusia. Hampir tidak ada tugas yang dikerjakan secara otomatis oleh aplikasi dan aplikasi yang terlibat hanya melakukan dukungan interaksi antara manusia dengan komputer.
2. Aplikasi ke Aplikasi Yaitu sistem informasi peduli proses yang hanya melibatkan aplikasi-aplikasi untuk melakukan tugas-tugas dalam proses secara otomatis.
12
3. Manusia ke Aplikasi Yaitu sistem informasi peduli proses yang mengandung tugas-tugas yang dikerjakan oleh manusia dan tugas yang dikerjakan oleh aplikasi secara otomatis tanpa campur tangan manusia. Tujuan dari sistem informasi peduli proses jenis ini adalah untuk menciptakan sistem kerja antara manusia dan mesin yang terintegrasi.
II.6
Pemodelan Proses dan Contoh Bahasa Pemodelan Proses
Model proses dalam bisnis adalah abstraksi aktifitas yang terdapat dalam bisnis dan bagaimana mereka saling berhubungan satu sama lain beserta hubungannya dengan sumber daya untuk mencapai tujuan dari proses [3].
Komponen dalam model proses adalah sebagai berikut [1] : 1. Kasus Kasus adalah sesuatu yang dikontrol dalam proses atau bisa disebut sebagai hasil dari proses yang sedang dalam tahap pengerjaan. Sebuah kasus harus memiliki identitas yang unik sehingga dapat direferensi selama proses pengerjaan. Sebuah kasus hidup dalam jangka waktu tertentu, yaitu dimulai dari awal pengaktifan proses sampai selesainya proses. 2. Tugas Tugas adalah unit logika dari pekerjaan yang tidak dapat dipecah lagi. Tugas harus dikerjakan secara penuh dari awal sampai akhir tugas. Apabila terjadi masalah pada pengerjaan tugas, maka tugas tersebut harus diulang dari awal. Tugas merupakan unit pekerjaan umum yang tidak dikaitkan dengan kasus tertentu. Apabila tugas dikaitkan dengan kasus tertentu, maka tugas tersebut disebut dengan item pekerjaan yang apabila mulai dikerjakan akan disebut sebagai aktifitas. 3. Proses Proses adalah cara suatu kasus yang memiliki jenis tertentu akan dilakukan. Proses menjelaskan tugas-tugas apa saja yang akan dilakukan beserta urutan dari tugas-tugas berikut.
13
4. Routing Routing adalah penentuan jalur dari tugas yang perlu dilakukan berdasarkan urutan kejadian dari proses tersebut.
Berbagai bahasa pemodelan proses telah dikeluarkan oleh berbagai organisasi, baik organisasi non profit maupun organisasi komersial. Dari keseluruhan bahasa pemodelan tersebut, terdapat perbedaan komponen dan cara penggambaran model, akan tetapi terdapat kesamaan pola-pola yang dipakai dalam bahasabahasa pemodelan tersebut. Berikut ini adalah beberapa pola yang biasanya terdapat dalam bahasa pemodelan proses.
1. Proses Dasar Pola ini adalah pola untuk operasi dasar dari proses. Yang termasuk dalam jenis ini adalah : a. Sekuens Sekuens
berarti
suatu
aktifitas
harus
menunggu
aktifitas
sebelumnya selesai sebelum aktifitas tersebut dilakukan. b. Pemecahan Paralel Proses dibagi menjadi beberapa instan yang berjalan bersamaan. c. Sinkronisasi Beberapa instan dari proses yang sebelumnya terpisah dalam pemecahan paralel digabung menjadi satu instan setelah semua instan mencapai tahap ini. d. Pilihan Ekslusif Proses bercabang ke satu jalur tertentu dari dua jalur yang mungkin dipilih berdasarkan kondisi dari proses saat itu. e. Penyatuan Sederhana Beberapa instan yang sebelumnya terpisah dalam pola pemecahan paralel digabung dengan aturan salah satu instan yang mencapai tahap ini diteruskan sedangkan instan lain dihentikan.
14
2. Percabangan Tingkat Lanjut Pola jenis ini berhubungan dengan pemisahan proses menjadi beberapa instan beserta proses penyatuannya dengan menggunakan aturan yang lebih kompleks daripada pola pemisahan dan penyatuan yang ada dalam pola dasar. Pola ini biasanya jarang diimplementasikan, akan tetapi ada beberapa sistem informasi peduli proses yang mengimplementasikannya, walaupun jumlahnya terbatas. Yang termasuk dalam pola jenis ini adalah : a. Multi Pilihan Pola ini memungkinkan proses untuk memilih beberapa jalur dari alternatif pilihan berdasarkan kondisi dari proses saat itu. b. Penyatuan Tersinkronisasi Pola ini adalah kebalikan dari proses multi pilihan. Pada pola ini, penyatuan dilakukan terhadap instan yang tercipta disebabkan oleh pola multi pilihan. Pola ini hanya menunggu satu instan untuk sampai pada tahap ini. c. Penyatuan Multi Instan Pola ini memungkinkan penyatuan jalur proses tanpa penyatuan instan. Tahap ini akan dieksekusi sebanyak instans yang datang. d. Diskriminator Pola ini memungkinkan penyatuan instan dari instan yang tercipta pada pemecahan paralel. Hal yang khusus dari pola ini adalah instan yang pertama datang ke tahap ini akan mengaktifkan aktifitas akan tetapi sebelum bergerak ke tahap selanjutnya harus menunggu semua instan selesai.
3. Struktur Adalah pola yang memungkinkan pembentukan blok eksekusi proses. Yang termasuk dalam pola ini adalah sebagai berikut : a. Loop Pola yang memungkinkan suatu jalur dilakukan beberapa kali oleh instan dari proses sebelum melangkah ke tahap selanjutnya.
15
b. Terminasi Implisit Memungkinkan suatu instan untuk langsung melangkah dalam tahap selanjutnya dari pola loop tanpa harus menyelesaikan seluruh langkah loop.
4. Multi Instan Pola yang berguna untuk proses yang terbagi menjadi beberapa instan. Yang termasuk dalam pola jenis ini adalah sebagai berikut : a. Multi Instan Tanpa Sinkronisasi Menyatukan jalur beberapa instan tanpa menyatukan beberapa instan tersebut. b. Multi Instan Dengan Pengetahuan Saat Desain Memecah proses menjadi beberapa instan sejumlah instan yang ditentukan dalam model yang dibuat saat model didesain. c. Multi Instan Dengan Pengetahuan Saat Dijalankan Memecah proses menjadi beberapa instan sesuai dengan jumlah yang didapat dari data proses selama proses dijalankan. d. Multi Instan Tanpa Pengetahuan Saat Dijalankan Memecah proses menjadi beberapa instans sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan.
5. Pembatalan Adalah pola yang memungkinkan pembatalan aktivitas atau kasus yang dilaksanakan dalam proses berdasarkan kondisi tertentu. Yang termasuk dalam jenis ini adalah :
a. Pembatalan Aktivitas Pola yang memungkinkan suatu instan untuk langsung melangkah ke tahap selanjutnya apabila aktifitas tersebut memiliki antrian dengan aturan tertentu. b. Pembatalan Kasus Pola yang memungkinkan pembatalan kasus secara keseluruhan termasuk semua instan anak yang tercipta. 16
Berikut ini adalah beberapa bahasa pemodelan proses yang umum dipakai : 1. Unified Modeling Language (UML) UML adalah bahasa pemodelan visual, berorientasi objek dan multi guna. Bahasa pemodelan ini utamanya digunakan untuk memodelkan sistem perangkat lunak, akan tetapi bahasa pemodelan ini juga dapat dipergunakan untuk pemodelan proses bisnis.
Blok dasar dari pemodelan proses menggunakan UML adalah aktifitas. Aktifitas adalah perilaku yang berisi urutan aksi yang terkoordinasi. Oleh karena itu pemodelan proses menggunakan UML biasanya dilakukan menggunakan diagram aktifitas. Diagram aktifitas memvisualisasikan urutan dari aksi yang harus dilakukan termasuk juga pengaturan aliran aksi dan aliran data.
Notasi diagram aktifitas yang dipergunakan untuk membentuk model proses mempergunakan UML terlihat digambar II-4, II-5, II-6, II-7, II-8 dan II-9.
Gambar II-4. Aksi pada diagram aktifitas UML
Gambar II-5. Pilihan pada diagram aktifitas UML
17
Gambar II-6. Komponen paralel pada diagram aktifitas
Gambar II-7. Pengiriman sinyal pada diagram aktifitas
Gambar II-8. Partisi pada diagram aktifitas
Gambar II-9. Penangan eksepsi pada diagram aktifitas 18
2. Business Process Modelling Notation (BPMN) BPMN adalah notasi standar yang digunakan untuk memodelkan proses bisnis dalam sebuah workflow. BPMN dibangun oleh Business Process Management Initiative (BPMI) dan dirawat oleh Object Management Group (OMG) setelah kedua organisasi tersebut bergabung pada 2005.
Tujuan dari BPMN adalah menyediakan notasi standar yang dapat dimengerti oleh semua pihak-pihak yang terlibat dalam proses seperti analis bisnis yang membuat dan memperbaiki proses, developer tehnik yang mengimplementasikan proses bisnis kedalam aplikasi dan para manajer yang mengatur dan mengawasi pelaksanaan proses bisnis.
Notasi yang dipergunakan dalam BPMN terlihat pada gambar II-10, II-11, II-12, II-13, II-14 dan II-15.
Gambar II-10. Aktifitas dalam BPMN
Percabangan Berdasarkan Data
Percabangan Berdasarkan Event
Percabangan Paralel
Gambar II-11. Percabangan dalam BPMN
Gambar II-12. Pembacaan dan penulisan data eksternal dalam BPMN
19
Gambar II-13. Dokumentasi dalam BPMN
Gambar II-14. Pembagian divisi dalam BPMN
Gambar II-15. Event dalam BPMN
20
