BAB II TEORI DASAR
2.1
Analisa Proses
Dalam dunia bisnis yang semakin ketat persaingannya, setiap perusahaan yang ada sudah harus memahami dan mempelajari proses kerja operasional yang dijalankannya agar dapat bertahan dalam kompetisi. Pengefesienan dan pembelajaran terus menerus akan proses kerja operasional yang sedang dijalankan akan terus membawa pembaharuan dan membawa banyak hal positif dalam hal efesiensi, keunggulan kompetisi, dan meningkatkan keuntungan. Proses sendiri artinya adalah suatu bagian dari sebuah organisasi yang menerima masukan dan mengubah masukan tersebut menjadi sebuah hasil keluaran sesuai yang diharapkan, mempunyai nilai lebih besar untuk organisasi dibandingkan masukan awal. Hasil dari proses ini sendiri dapat dipisahkan menjadi dua jenis yaitu hasil berupa produk dan hasil yang berupa layanan. Menganalisa sebuah proses sangat dibutuhkan perusahaan untuk mengetahui banyak hal penting dari proses yang selama ini telah dijalankan dan atau akan dikerjakan. Pengertiaan yang jelas mengenai tujuan dari analisa adalah hal penting untuk menentukan tingkat rincian dalam merumuskan sebuah model dari proses tersebut. Analisa yang bagus diusahakan sangat sederhana agar mudah dimengerti dan ditarik kesimpulankesimpulannya.
2.1.1 Bagan Alir Proses Dalam suatu proses untuk mengubah masukan awal menjadi suatu hasil dari proses akan melalui beberapa tahap proses yang mempunyai pengaruh satu dan lainnya sehingga hubungan ini sangat penting untuk dipertimbangkan kinerja dari beberapa aktifitasnya. Untuk memulai analisa dapat mulai mengambarkan suatu bagan aliran kerja, teruatama dari proses yang akan dianalisa. Bagan ini terdiri dari persegi panjang, aliran arah panah, dan penyimpanan produk hasil yang digambarkan sebagai segitiga terbalik. Banyak cara untuk membuat bagan aliran proses, penggambarannya dapat dipisah dalam jenis proses yang dilakukan. Hal ini untuk memberikan penjelasan awal terutama mengenai aliran dari produk / masukan yang diproses / ditransformasikan menjadi hasil keluaran yang bisa produk maupun layanan. Simbol-simbol yang standar digunakan dalam membuat bagan aliran proses dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Tugas atau operasional Tempat penyimpanan atau antrian (ruang tunggu)
Titik Keputusan Aliran dari bahan atau pelanggan
Gambar 2.1. Simbol-simbol dari Bagan Alir Proses
2.1.2 Tipe – Tipe Proses Dengan menentukan tipe proses yang dimiliki oleh suatu organisasi akan memudahkan dalam merancang proses yang baik. Langkah awal dalam pendefinisian tipe dari proses yaitu dengan menentukan apakah proses termasuk tingkatan-tunggal (singlestage) atau banyak-tingkatan (multiple-stage). Proses yang banyak-tingkatan-nya mempunyai banyak grup atau aktifitas yang terhubung oleh aliran yang ada. Istilah tingkatan digunakan untuk mengindikasikan bahwa banyak aktifitas digabungkan untuk dianalisa tujuan dan kegunaannya. Dalam berbagai proses yang mempunyai banyak-tingkatan, karena beberapa hal, proses menampung (buffer) dalam aktifitasnya. Penampungan (buffering) artinya sebuah tempat penyimpanan antara satu tingkat ke tingkat lainnya dimana keluaran dari suatu tingkatan sebelumnya ditaruh agar dapat digunakan pada tingkatan selanjutnya pada waktu yang tepat. Dalam suatu proses, jika ada kegiatan saling mendukung dan berhubungan langsung dengan kegiatan lainnya tanpa ada pebampung akan menimbulkan dua kemungkinan yang terjadi yaitu : • Penghalangan (Blocking) : peristiwa ini terjadi ketika aktivitas di tingkatan ini harus berhenti karena tidak ada tempat untuk menaruh barang yang telah jadi. • Kekosongan (Starving) : peristiwa ini terjadi ketika aktivitas dalam tingkatan ini harus berhenti karena tidak ada yang harus dikerjakan. Istilah tutup botol (bottleneck) berarti keadaan terjadi karena tingkatan dari proses ini telah memenuhi batas kapasitas dari proses. Cara lain lagi untuk menentukan karakteristik dari suatu proses adalah dengan menentukan apakah proses ini dibuat untuk disimpan (makes-to-stock) atau dibuat berdasarkan pesanan (makes-to-order). Secara lebih rinci dapat dijabarkan proses membuat berdasarkan pesanan (makesto-order) berarti proses ini hanya diaktifasi ketika ada pesanan yang dibuat, sehingga inventori (baik yang digunakan dalam proses maupun barang jadi) akan dibuat seminimal mungkin. Secara teori, proses seperti akan memakan waktu karena semua aktifitas diselesaikan sebelum produk diantarkan ke pelanggan. Secara alami, proses yang akan dilakukan adalah proses membuat berdasarkan pesanan (make- to-order).
Dalam beberapa hal ternyata banyak waktu yang dapat dipersingkat dengan proses membuat untuk disimpan (makes-to-stock). Barang yang sudah diprediksikan dan yang perputarannya cepat dalam permintaannya dapat disediakan terlebih dahulu tanpa adanya pesanan terlebih dahulu, sehingga ketika pesanan dari pelanggan terjadi, produk / barang jadi sudah dapat dikirim langsung ke tangan pelanggan dari inventori barang jadi. Untuk mengontrol proses membuat untuk disimpan ini yaitu dengan memperhatikan jumlah aktual dan antisipasi dari inventori barang jadi. Untuk menjaga keberadaan barang di inventori barang jadi, diperlukan sebuah jumlah target dalam waktu tertentu sesuai periodik yang berlaku, atau proses membuat stok ini terjadi dalam kurun waktu tertentu. Ada proses hybrid yang merupakan gabungan proses membuat untuk menyimpan (makes-to-stock) dan proses membuat berdasarkan pesanan (makes-to-order). Kedua tipe ini dijalakan secara arternatif paralel pada akhir suatu proses. Cara yang bisa dilakukan menggunakan proses seperti ini yaitu pada suatu titik di dalam proses, sebuah produk umum dibuat dan disimpan lalu dari produk umum inilah diselesaikan pada proses akhir sesuai dengan pesanan. Setiap jenis dan tipe mempunyai kekurangan dan kelebihan masing-masing, kombinasinya sendiri. Pelangkahan (pacing) berarti waktu tetap dari sebuah pergerakan barang melalui sebuah proses.
2.1.3 Mengukur Kinerja Proses Dalam suatu analisa proses, perlu adanya pengukuran akan kinerja proses tersebut sebagai langkah selanjutnya setelah menggambarkan aliran proses itu sendiri. Matrikmatrik akan digunakan sebagai pendukung keputusan suatu perusahaan untuk meningkatkan atau menurunkan suatu proses yang benar-benar menghasilkan. Dengan membandingkan (benchmarking) ukuran kinerja proses antara satu perusahaan dengan perusahaan lain kita akan mengenal lebih jauh mengenai kemampuan proses perusahaan dan melupakan aktifitas yang penting harus dilakukan oleh seorang manager operasi. Pengukuran yang paling umum dan digunakan dalam setiap pengukuran akan kinerja suatu proses adalah utilisasi (utilization) dari suatu proses, yaitu rasio antara waktu aktual ketika suatu sumber daya digunakan dibandingkan dengan waktu yang tersedia untuk menggunakannya. Pengukuran utilisasi ini sering sekali digunakan untuk memperhitungkan potensi dari suatu sumber daya dalam perusahaan. Perbedaan antara produktifitas (productivity) dan utilisasi sangatlah penting. Produktifitas sendiri adalah rasio dari keluaran dan masukan. Faktor total produktifitas biasanya digunakan dalam mengukur unit moneter, alternatif lain yaitu faktor sebagian produktifitas yang mengukur berdasarkan sebuah masukan individu, perhitungan faktor sebagian ini menjawab pertanyaan berapa keluaran yang dapat didapat dengan masukan yang diberikan. Efesiensi (Effeciency) adalah rasio dari aktual keluaran sebuah proses dibandingkan dengan beberapa standart. Waktu Jalan (Run time) adalah waktu yang diperlukan untuk menghasilkan suatu jumlah dari bagian produk, sedangkan waktu persiapan (Setup time) adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan sebuah mesin untuk membuat suatu barang. Kedua waktu itu jika dijumlahkan antara waktu jalan dan waktu persiapan adalah waktu operasi (Operational time). Waktu perputaran (cycle time) adalah waktu yang diperlukan antara memulai dan menyelesaikan suatu kerjaan. Istilah
lain yang berhubungan adalah waktu menyelesaikan (throughput time) adalah waktu termasuk diantaranya waktu yang diperlukan unit selama dikerjakan dan waktu selama unit itu menunggu dalam antrian proses. Kecepatan proses (process velocity disebut juga rasio penyelesaian / throughput ratio) adalah rasio dari total waktu penyelesaian dibanding waktu penambahan nilai (value-added). Waktu penambahan nilai (value-added time) adalah waktu pekerjaan diselesaikan pada sebuah unit.
2.1.4 Pengurangan Waktu Penyelesaian dari suatu Proses Suatu proses yang baik adalah proses yang mempunyai efesiensi baik dalam hal waktu, kualitas, dan perputaran inventori. Banyak cara dapat digunakan untuk mengefesiensikan waktu penyelesaian dalam suatu proses. Beberapa dapat dilihat konsepnya sebagai berikut : • • •
2.2
Melakukan pekerjaan / aktifitas secara paralel. Mengubah urutan dari aktifitas. Mengurangi gangguan / interupsi.
Manajemen Kualitas Total (Total Quality Management)
Beberapa pengertian mengenai Manajemen Kualitas Total adalah sebagai berikut bedasarkan litelature yang ada : “TQM is a system of continuous improvement employing participative management and centered on the needs of customers" (Jurow & Barnard, 1993). “TQM may defined as managing the entire organization so that it excels on all dimensions of products and services that are important to the customer”. (Chase, Jacobs, Aquilano, 2004 : 274) Dengan adanya TQM, semua operasional akan berjalan sangat efesien dan efektif, karena pengurangan biaya inventori akan ditekan sekecil mungkin. TQM ini sudah berjalan cukup lama terutama di Amerika dan di Jepang. Komponen kunci dari TQM sendiri adalah : keterlibatan dan pelatihan karyawan, tim pemecah keputusan, metode statistik, tujuan dan pemikiran masa depan, dan pengakuan pada sistem.
2.3
Six Sigma
Six Sigma adalah sebuah filosofi dan metode yang digunakan untuk mengeliminasi cacat (defect) pada produk dan proses. Cacat (defect) adalah komponen apa saja yang tidak sesuai atau keluar dari batas spesifikasi konsumen. Menurut Pande (2003) tiga bidang utama yang menjadi target usaha Six sigma adalah: 1. Meningkatkan kepuasan pelanggan
2. Mengurangi waktu siklus 3. Mengurangi cacat (defect) Menurut Chase (2004) metrik yang digunakan dalam six sigma adalah defects per million opportunities (DPMO). Kalkulasi DPMO adalah: Jumlah unit dari produk yang cacat DPMO = x1.000.000 Jumlah dari peluang cacat per unit x jumlah unit Dimana: 1.Unit adalah item yang diproduksi atau jasa yang diberi 2.Cacat adalah item produk atau jasa yang diberi yang tidak sesuai dengan keinginan konsumen. 3.Peluang (opportunity) adalah kemungkinan dari terjadinya cacat. Kesuksesan implementasi six sigma adalah tidak hanya bergantung dari penggunaan metodologi teknis yang baik, tetapi juga dari pemilihan dan penggunaan personel yang baik. Menurut Chase(2004) beberapa teknik struktur tanggung jawab dan posisi personel yang biasanya digunakan dalam implementasi six sigma adalah: 1. Pemimpin Eksekutif (Executive Leader) yang berkomitmen penuh pada six sigma dan mempromosikannya kepada keseluruhan organisasi, dan Champions, yang memimpin proses yang akan ditingkatkan kualitasnya. Champion biasanya diambil dari posisi eksekutif dan manajer yang diharapkan akan dapat mengidentifikasikan metrik yang sesuai pada awal proyek dan memastikan bahwa usaha peningkatan kualitas berfokus pada hasil bisnis. 2. Pelatihan konsep dan alat-alat six sigma kepada keseluruhan perusahaan. Pemberian gelar ditujukan untuk mengrefleksikan kemampuan dan posisi mereka. Black belt mempunyai tugas memberi latihan dan memimpin tim peningkatan kualitas six sigma. Master black belt menerima pelatihan yang dalam atas alat-alat statistik dan peningkatan kualitas proses. Green belt adalah karyawan yang telah menerima pelatiha six sigma yang cukup untuk berpartisipasi dalam tim, atau di dalam beberapa perusahaan, bekerja secara individual dalam proyek berskala kecil yang langsung berhubungan dengan tugas mereka. 3. Menentukan tujuan yang luas untuk pengembangan dan peningkatan kualitas. 4. Imbalan dan pengembangan yang berkelanjutan. 2.3.1 DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control)
Menurut Chase (2004) langkah-langkah standar dalam menerapkan metodologi six sigma adalah proyek DMAIC yang dikembangkan oleh General Electric, yang dijelaskan sebagai berikut: 1. Menentukan Masalah (Define) • Mengidentifikasikan konsumen dan prioritas mereka • Mengidentifikasikan proyek yang sesuai untuk six sigma berdasarkan tujuan bisnis dan juga kebutuhan konsumen dan umpan baliknya.
•
Mengidentifikasikan karakteristik CTQ (Critical To Quality) yang dipertimbangkan oleh konsumen sebagai hal yang sangat berpengaruh pada kualitas. 2. Mengukur (Measure) • Menentukan bagaimana mengukur sebuah proses dan bagaimana perfomansinya. • Mengidentifikasikan kunci proses internal yang mempengaruhi karakteristik CTQ (Critical To Quality) dan mengukur cacat yang sudah terjadi relatif ke proses tersebut. Menurut Pande (2003) tujuan utama langkah Measure : • Mendapatkan data untuk memvalidasi dan mengkuantifikasi masalah / peluang. • Memulai menyentuh fakta dan angka-angka yang memberikan petunjuk tentang akar masalah. Menurut Pande (2003) ukuran-ukuran dalam sebuah proses: • Hasil akhir (output): hasil akhir dari proses. Ukuran-ukuran output fokus kepada hasil segera (pengiriman, cacat / defect, komplain) dan hasil akhir pada pengaruh-pengaruh dengan periode yang lebih panjang (profit, kepuasan, dsb). • Proses: hal-hal yang dapat dilacak / ditelusuri dan diukur, memulai membantu untuk menyentuh akar masalah. • Input: hal-hal yang ada pada proses untuk mengubah output. Input yang buruk akan menghasilkan output yang buruk, sehingga ukuran input dapat membantu mengidentifikasikan akar masalah yang mungkin. 3. Menganalisa (Analyze) • Menentukan penyebab paling besar dari cacat. • Memahami mengapa cacat terjadi dengan mengidentifikasi variabel kunci yang paling sering menciptakan variasi proses. Menurut Pande (2003) beberapa kategori penyebab umum yang dapat diekplorasi dalam tahap analisa adalah: • Methods: prosedur atau tehnik yang digunakan untuk mengerjakan tugas. • Machines: teknologi yang digunakan dalam sebuah proses kerja. • Materials: data, instruksi, angka atau fakta, form, file yang bila rusak akan mengakibatkan pengaruh negatif terhadap output. • Measures: data yang salah yang dihasilkan dari mengukur sebuah proses atau mengubah tindakan orang pada basis apa yang diukur dan bagaimana mengukur. • Mother Nature: unsur-unsur lingkungan, dari cuaca sampai kondisi ekonomi yang berpengaruh pada proses atau kinerja bisnis. • People: merupakan variabel kunci yang yang menggabungkan semua unsur lain tersebut untuk menghasilkan result / output bisnis. Dalam tahap analisa ini dapat digunakan teknik Analyze cycle. Siklus ini dimulai dengan menggabungkan pengalaman, data / ukuran, dan tinjauan terhadap proses dan keudian menyusunnya sebagai praduga awal, atau hipotesis terhadap akar masalah. Selanjutnya adalah mencari lebih banyak
data dan bukti-bukti lain untuk mengetahui apakah cocok dengan akar masalah yang diperkirakan. Siklus seterusnya berlanjut, dengan hipotesis diperbaiki atau ditolak, sampai akar masalah yang sesungguhnya dapat diidentifikasi dan diverifikasi dengan data. 4. Memperbaiki (Improve) • Mengidentifikasi alat-alat yang akan dipakai untuk menghilangkan penyebab cacat. • Mengkonfirmasikan variabel kunci dan pengaruh jumlah kuantitasnya terhadap QTC. • Mengidentifikasikan jenjang jangkauan penerimaan maksimum dari variabel kunci dan sistem untuk mengukur deviasi variabel tersebut. • Memodifikasi proses untuk tetap dapat berada pada jenjang jangkauan yang masih dapat diterima. 5. Kontrol (Control) • Menentukan bagaimana untuk dapat terus memelihara perkembangan. • Menggunakan alat-alat untuk memastikan bahwa variabel kunci tetap berada pada jenjang jangkauan maksimum yang dapat diterima pada proses yang sudah dimodifikasi. Sasaran dari kontrol adalah untuk menghindari kembali kepada kebiasaan dan proses lama. Menurut Pande (2003) tugas-tugas khusus kontrol yang harus diselesaikan: • Mengembangkan proses monitoring untuk melacak perubahan-perubahan yang harus ditentukan. • Menciptakan rencana tanggapan untuk menangani masalah-masalah yang mungkin muncul. • Membantu memfokuskan perhatian manajemen terhadap ukuran-ukuran jritis yang memberikan informasi terkini mengenai hasil akhir dari proyek, dan terhadap ukuran-ukuran proses kunci.
