BAB I PERAN SIA DALAM ORGANISASI
Peran/posisi SIA dalam Proses Bisnis SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (Kebijakan, Prosedur, Dokumentasi, Pengolahan/Transmisi Data, Pelaporan, Teknologi Informasi, SDM)
SIA dirancang untuk menjamin efektifitas dan efisiensi proses bisnis d
SIKLUS TRANSAKSI
PROSES AKUNTANSI
INPUT
Rekening-rekening untuk laporan keuangan
Siklus Investasi dan Pendanaan
Posting
Siklus Konversi dan Penggajian
Dokumen Transaksi
Pencatatan dan Pengklasifikasian data
AKTIVITAS BISNIS
Siklus Pengeluaran
Rekening-rekening untuk laporan manajerial
Siklus Pendapatan
OUTPUT Laporan manajerial Laporan manajerial Laporan keuangan Laporan keuangan
Definisi Sistem • Sistem adalah kombinasi dan interaksi antara dua atau lebih komponen yangdirancang dan diimplementasikan untuk mencapai tujuan tertentu. • Sistem selalu terdiri dari beberapa sub sistem yang lebih kecil, misalnya: sistem penjualan terdiri dari sistem pemesanan, sistem pengiriman, sistem penagihan, sistem penerimaan kas dst.
Komponen Sistem Informasi Akuntansi INSTRUKSI DAN PROSEDUR
Pengguna sistem informasi
INPUT
Tujuan dan Sasaran
PROSES
Umpan balik
SISTEM PENYIMAPAN DATA SISTEM PENGENDALIAN DAN PENGAMANAN
OUTPUT
Komponen SIA dapat pula digambarkan sebagai berikut:
Komponen Utama Masukan (input)
Model (proses)
Keluaran (output)
Komponen Pendukung Teknologi
Basis Data
Sistem Pengendalian
Fungsi Penting SIA 1. Menjamin efektifitas dan efisiensi proses bisnis (termasuk proses akuntansi). Proses bisnis menjadi mudah, cepat, dan aman. 2. Mengumpulkan, mengolah, dan menyimpan data proses bisnis. 3. Menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan bisnis. 4. Mengamankan data dan aset organisasi.
Pengelompokan Organisasi SIA dirancang untuk mengendalikan dan mengolah data aktivitas utama organisasi, yang selanjutnya masing-masing disebut dengan siklus transaksi. Aktivitas organisasi/siklus transaksi dapat dikelompokkan sebagai berikut:
– Siklus Pendanaan – Siklus Investasi – Siklus Pengeluaran – Siklus Produksi/siklus konversi – Siklus SDM/Penggajian – Siklus Pendapatan
Unsur-unsur Utama SIA Jika pengertian sistem informasi akuntansi dipersempit ke dalam aspek input, proses, dan output, maka SIA terdiri dari beberapa unsur-unsur pokok (disebut juga sebagai sistem akuntansi pokok) sebagai berikut:
Formulir (dokumen transaksi) Jurnal Buku besar Buku pembantu Laporan laporan keuangan/laporan manajerial
Unsur-unsur tersebut bisa dirancang manaual atau elektronik
PROSES PEMBUKUAN Dokumen Transaksi
Jurnal (Register)
Buku Besar
Laporan Keuangan
Buku Pembantu
Laporan Manajerial
Atau Dokumen Transaksi
Jurnal (Register)
Buku Pembantu
Buku Besar
Laporan Manajerial
Laporan Keuangan
SIKLUS PEMBUKUAN Sistem Anggaran Umpan Balik
Sistem Akuntansi: Penjualan Kredit Penjualan Tunai Piutang Dagang Pembelian Utang Dagang Penggajian Biaya Penerimaan Kas Pengeluaran Kas Persediaan Aktiva Tetap Modal
Sistem Akuntansi Pokok (Manual/ Berbantuan Komputer): Jurnal Buku Besar Buku Pembantu
Dokumen Transaksi
Laporan Manajerial
Laporan Keuangan
INFORMASI VS DATA INFORMASI ADALAH DATA YANG TELAH DIORGANISASI DAN DIPROSES MENJADI INFORMASI YANG BERMANFAAT UNTUK PENGAMBILAN KEPUTUSAN, PERENCANAAN, DAN PENGENDALIAN ORGANISASI. DATA ADALAH FAKTA YANG DIKUMPULKAN, DISIMPAN, DAN DIPROSES. KARAKTERISTIK KUALITAS INFORMASI 1. RELEVAN, informasi mampu mengurangi ketidakpastian. 2. TERPERCAYA, informasi bebas dari kesalahan serta objektif. 3. LENGKAP, tidak ada aspek penting yang dihilangkan. 4. TEPAT WAKTU 5. MUDAH DIFAHAMI, informasi disajikan dalam format yang mudah difahami. 6. DAPAT DIVERIFIKASI, jika informasi disimpulkan oleh dua orang ahli, akan dihasilkan kesimpulan yang sama. INFORMASI YANG BERNILAI INFORMASI YANG BERNILAI ADALAH INFORMASI YANG MANFAATNYA MELAMPAUI BIAYA PEROLEHAN INFORMASI. SEMENTARA INFORMASI YANG BERLEBIHAN SEHINGGA TIDAK MEMBERIKAN TAMBAHAN MANFAAT LAGI DISEBUT DENGAN INFORMATION OVERLOAD.
SIFAT INFORMASI
Mandatory information (informasi yang harus disajikan) Essential information (informasi yang penting untuk disajikan dan kemungkinan tidak bersifat mandatory). Discretionary information (informasi yang isi serta jenisnya telah ditentukan oleh manajemen).
POSISI STRATEGIS SIA DALAM ORGANISASI Budaya Organisasi
Strategi Bisnis SIA
Teknologi Informasi SIA VS KARAKTERISTIK KEPUTUSAN
SIA DIRANCANG UNTUK MEMFASILITASI TIGA JENIS KEPUTUSAN BERIKUT: 1. KEPUTUSAN TERSTRUKTUR, yaitu keputusan yang bersifat rutin dan berulang 2. KEPUTUSAN SEMI TERSTRUKTUR, yaitu keputusan rutin tetapi masih memerlukan prakiraan subyektif pengambil keputusan. 3. KEPUTUSAN TAK TERSTRUKTUR, yaitu keputusan yang sepenuhnya berbasis pertimbangan subyektif dan intuisi. Perangkat yang dibutuhkan adalah Decision support system.
JENJANG KEPUTUSAN 1. OPERATIONAL CONTROL, untuk menjamnin efektifitas dan efisiensi pelaksanaan tugas tertentu 2. MANAGEMENT CONTROL, untuk menjamin efektifitas dan efisiensi alokasi sumber daya, sesuai dengan sasaran organisasi. 3. STRATEGIC PLANNING, untuk menentukan sasaran dan kebijakan organisasi.
PERAN SIA DALAM PENINGKATAN KEUNGGULAN BERSAING ORGANISASI 1. Meningkatkan kualitas dan menurunkan biaya produksi barang dan jasa. 2. Meningkatkan efisiensi operasi. 3. Meningkatkan kualitas keputusan. 4. Meningkatkan efektifitas penyebaran pengetahuan dan ketrampilan.
KLASIFIKASI NILAI TAMBAH (VALUE ADDED )
Customer-value-added, proses bisnis yang menambah nilai bagi pelanggan. Business-value-added, proses bisnis yang menambah nilai bagi pengelolaan organisasi. Non-value-added, proses bisnis yang tidak menambah nilai bagi pelanggan dan bagi pengelolaan organisasi.
PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM SIA
Memaksimumkan aktifitas customer-value-added Meminimumkan biaya dan memaksimumkan aktifitas business-value-added. Menghapus aktifitas non-value-added.
Aktivitas Utama
Aktivitas Pendukung
DIAGRAM RANTAI NILAI/VALUE CHAIN
Infrastruktur Organisasi Sumber Daya Manusia Teknologi Pengadaan Pemasukan Pengolahan/ Pengeluaran input manufaktur output
Pemasaran dan penjualan
Pelayanan/ servis
Value chain adalah model untuk menjelaskan posisi dan peran SIA dalam proses penciptaan nilai tambah output organisasi. Aktivitas dalam setiap organisasi dapat dibagi menjadi dua kelompok aktivitas, yaitu aktivitas utama (primary activities), dan aktivitas pendukung (support activities).
DIAGRAM VALUE SYSTEM
Pemesanan
Rantai Nilai Pemasok
Pemesanan
Rantai Nilai Perusahaan
Pengiriman
Pemesanan
Rantai Nilai Distributor
Pengiriman
Rantai Nilai Konsumen
Pengiriman
PENDEKATAN PERANCANGAN SISTEM
Pendefinisian tujuan, misalnya untuk membantu pelanggan menemukan barang yang dibutuhkan dengan cepat, untuk menanggapi keluhan pelanggan dengan cepat, dst. Eksplorasi alternatif solusi, dengan memperhatikan kelebihan dan kekurangan serta biaya dan manfaat pada masing-masing alternatif. Evaluasi alternatif solusi dari kacamata sistem secara keseluruhan. Penampungan berbagai pandangan serta perspektif dari anggota team proyek untuk menentukan pilihan alternatif solusi.
PERAN SIA DALAM KOMPETISI BISNIS Dengan semakin ketatnya kompetisi di bidang bisnis, yang dibutuhkan oleh para manajer adalah real-time knowledge atau informasi cepat dan tepat tentang apa yang sedang terjadi serta yang kemungkinan akan terjadi. SIA tidak hanya sekadar menghitung ulang peristiwa yang sudah terjadi. SIA berubah peran dari mengumpulkan dan mengolah “hanya” data akutansi menjadi mengumpulkan dan mengolah seluruh informasi yang dibutuhkan oleh organisasi.
REKAYASA PROSES BISNIS (REENGINEERING BUSINESS PROCESSES) • Tujuan SIA adalah untuk rekayasa proses bisnis. Prinsip-prinsip rekayasa proses bisnis adalah sbb.: Mekanisme kerja berbasis hasil, dan bukannya berbasis fungsi/tugas (organize around outcomes, not tasks). Pengguna output memproses sendiri output yang dibutuhkannya (have output users perform the process). Informasi diproses langsung oleh penghasil informasi (have those who produce information process it).
REKAYASA PROSES BISNIS (REENGINEERING BUSINESS PROCESSES)
Mengkombinasikan konsep sentralisasi dan penyebaran data (centralized and disperse data). Pengintegrasian berbagai aktivitas paralel (integrate parallel activities). Pemberdayaan tenaga kerja, pemanfaatan pengendalian melekat, dan penyederhanaan struktur organisasi (empower workers, use built-in controls, and flatten the organizational chart). Pemasukan data hanya dilakukan sekali pada saat data masuk ke dalam sistem (capture data once, at its source).
HAMBATAN REKAYASA PROSES BISNIS • • •
• • • • •
Tradisi (tradition). Resistensi (resistance) Membutuhkan waktu panjang (time requirements) Membutuhkan biaya relatif besar. Tidak didukung manajemen (lack of management support). Rekayasa mengandung risiko Pandangan skeptis (skepticism). Pelatihan ulang tenaga kerja.
PENYEBAB RESISTENSI •
•
•
Aggression atau prilaku negatif yang cenderung merusak atau memperlemah efektifitas sistem. Projection atau sikap mengkambinghitamkan keadaan, kecenderungan menyalahkan sistem yang baru jika terjadi keadaan yang tidak menyenangkan. Avoidance atau sikap menghindar dari hal-hal yang baru karena ketidaksiapan menerima perubahan.
BAB I PERAN SIA DALAM ORGANISASI
