BAB I PENGENALAN MICROSOFT EXCEL 2007 1.1. Manfaat Program Lembar Kerja Microsoft Corporation sudah mengeluarkan beberapa versi program aplikasi Microsoft Office, seperti Microsoft Office 2000/2002/2007/ Microsoft Office XP dan Microsoft Office 2007. Pada semua program aplikasi Microsoft Office terdapat program aplikasi spreadsheet, yaitu Microsoft Excel. Microsoft Excel dapat digunakan untuk membantu dalam melakukan pengolahan angka-angka untuk membantu menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan pada berbagai bidang, seperti administrasi, akuntansi, perbankan, statistik, bisnis, dan bidang lainnya. Program perangkat lunak pengolah angka yang digunakan di buku ini adalah Microsoft Excel 2007. Sebagai program aplikasi untuk mengolah angka, Microsoft Excel juga dilengkapi dengan kemampuan untuk menghitung dengan menggunakan rumus dan membuat grafik. Selain itu, Microsoft Excel juga dilengkapi fasilitas hyperlink yang dapat digunakan untuk membuka dan mengaktifkan data atau informasi yang terdapat pada lembar kerja maupun file yang berbeda, bahkan yang terdapat pada web tertentu. Jika Microsoft Excel disimpan dengan format file halaman web maka lembar kerja (worksheet) tersebut dapat ditampilkan sebagai halaman web menggunakan web browser. Microsoft Excel 2007 mempunyai fasilitas yang hampir sama dengan program spreadsheet versi sebelumnya. Akan tetapi, Microsoft Excel 2007 lebih optimal dalam penggunaannya yang bertujuan untuk memudahkan pengguna program aplikasi ini. Microsoft Excel 2007, memiliki tampilan yang jauh berbeda dengan versi sebelumnya. Fitur baru tersebut diantaranya adalah desain jendela (interface) Excel, menu dropdown tidak kamu temukan lagi pada excel 2007 digantikan dengan Ribbon, jumlah baris dan kolom lebih banyak, format file baru, penulisan formula lebih mudah. Office Themes dan Excel Styles, pengurutan dan penyaringan data didesain lebih canggih, tampilan grafik yang lebih variatif, PivotTable lebih mudah digunakan dan sebagainya. Pada Office System 2007 menggunakan Office Open XML sebagai format berkas utamanya dengan ekstensi *.xlsx, yang merupakan format default worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML. Tipe file ini sebenarnya merupakan sebuah arsip terkompres berformat ZIP dengan struktur dokumen yang terdiri atas dokumen teks XML, yang adalah pengganti dari format .xls yang kuno. 1.2.
Mengaktifkan Program
Untuk mengaktifkan program aplikasi Microsoft Excel, terdapat beberapa cara yang dapat digunakan, misalnya melalui menu start pada taskbar, ikon pada desktop, ikon file dengan format .xls, atau mengetik EXCEL pada kotak dialog Run. Cara untuk mengaktifkan Microsoft Excel melalui tombol start pada taksbar dilakukan dengan mengklik tombol start pada taksbar kemudian pilih All Programs dan Microsoft Excel Setelah kamu mengaktifkan program, Microsoft Excel akan menampilkan lembar kerja (worksheet) baru yang siap untuk digunakan seperti terlihat pada Gambar 1.1
1
Keterangan lembar kerja Microsoft Excel: A. Office Button B. Quick Access C. Tab Menu Bar D. Tool Bar/ Ribbon E. Formula Bar F. Name Box G. Sel Aktif H. Baris I. Kolom J. Tab Worksheet K. Insert Worksheet L. Scroll Bar M Tampilan Layar N. Zoom
Gambar 1.1. Lembar kerja Microsoft Excel Sumber: Microsoft Excel 2007
1.3.
Menggunakan Menu pada Microsoft Excel
Dalam Microsoft Excel 2007 terdapat beberapa menu. Setiap menu mempunyai submenu sesuai dengan fungsinya. Ketika anda memulai Excel 2007, kamu melihat tampilan yang jauh berbeda dengan versi sebelumnya. Menu dropdown tidak kita temukan lagi pada excel 2007 digantikan dengan Ribbon. Ribbon didesain khusus untuk mempermudah dalam bekerja dengan Excel. Ribbon mempunyai 7 (tujuh) tab menu Standar yaitu Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View. Setiap tab terdiri dari group-group toolbar. Dengan kata lain Ribbon merupakan gabungan antara dropdown menu dan toolbar. Tidak hanya itu, tab lain akan muncul bila kita memilih objek-objek tertentu. Misalkan bila kita klik gambar pada lembar kerja akan dimunculkan tab dengan group toolbar yang berkaitan dengan gambar Menu standar dari Microsoft Excel 2007 dapat dilihat pada Gambar 1.2 yang terdiri atas menu Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review dan View.
Gambar 1.2. Menu bar Microsoft Excel Sumber: Microsoft Excel 2007
2
Menu pada Microsoft Office dapat bertambah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Untuk menggunakan fungsi-fungsi yang terdapat pada menu, kamu dapat mengarahkan mouse pointer ke tab menu yang dituju kemudian mengklik tab menu tersebut. Pada tab menu yang dituju akan ditampilkan group toolbar pada ribbon, kemudian untuk menggunakan fungsi dari setiap group toolbar dilakukan dengan mengklik toolbar tersebut. Cara lain untuk membuka menu, yaitu dengan menekan tombol Alt + karakter kunci pada keyboard. Selain itu, untuk menggunakan perintah yang terdapat pada baris menu dapat dilakukan dengan menggunakan shortcut Ctrl + karakter pada keyboard sesuai dengan yang tertulis di sebelah kanan perintah. Sebagai contoh, untuk membuka dokumen baru dapat dilakukan dengan menekan tombol Ctrl+N pada keyboard. 1.3.1. Office Button Office Button merupakan menu yang berisi perintahperintah untuk mengolah buku kerja (workbook) Microsoft Excel. Perintah-perintah yang terdapat pada Office Button di antaranya untuk membuat dokumen atau lembar kerja baru dengan perintah New, membuka dokumen dengan perintah Open, menutup dokumen atau lembar kerja dengan perintah Close. Untuk melakukan penyimpanan dokumen dapat dilakukan dengan perintah Save atau Save As. Pengaturan halaman pada Microsoft Excel dapat dilakukan dengan perintah Page Setup, mengatur dan mencetak dokumen dengan perintah Print, menutup Microsoft Excel dengan perintah Exit, dan perintah lainnya. Perintah-perintah pada Office Button dapat dilihat pada Gambar 1.3. Gambar 1.3. Fasilitas pada Office Button Sumber: Microsoft Excel 2007
1.3.2. Tab Menu Home Pada Tab Menu Home kamu dapat mengatur tampilan secara umum pada lembar kerja, seperti jenis huruf, clipboard, dan format sel lainnya. Pada Tab Menu Home terdapat 7 (tujuh) grup menu didalamnya, yaitu : 1. Clipboard, didalamnya terdapat beberapa tombol yang bisa kamu gunakan untuk melakukan copy, cut dan paste. 2. Font, dipergunakan untuk mengatur format huruf seperti jenis, ukuran dan warna huruf. 3. Alignment, dipergunakan untuk mengatur perataan teks yang ada pada sel. 4. Number, dipergunakan untuk mengatur data pada sel yang bertipe angka. 5. Styles, dipergunakan untuk mengatur tampilan atau model pada tabel dan sel. 6. Cells, dipergunakan untuk menambah dan menghapus sel, serta untuk mengatur format sel dan sheet. 7. Editing, bisa kamu pergunakan untuk menyeleksi data pada tabel.
3
Gambar 1.4. Fasilitas pada menu Home Sumber: Microsoft Excel 2007
1.3.3. Tab Menu Insert Menu Insert merupakan suatu menu yang berisi perintah-perintah yang diperlukan untuk melakukan penyisipan pada lembar kerja Microsoft Excel, baik berasal dari dalam maupun dari luar lingkungan Microsoft Excel. Grup menu yang terdapat pada menu Insert di antaranya 1. Tables, dipergunakan untuk mengelola data dengan model pivot tabel. 2. Illustrations, dapat kamu pergunakan untuk mengubah gambar, grafik, SmartArt dan shapes. 3. Charts, dapat kamu pergunakan untuk membuat dan mengubah grafik. 4. Links, dapat kamu pergunakan untuk menghubungkan lembar kerja ketempat lain atau membuat link ketempat yang lain 5. Text, dapat di pergunakan untuk membuat textbox, wordart, symbol, dan lain sebagainya..
Gambar 1.5. Fasilitas pada menu Insert, Sumber: Microsoft Excel 2007
1.3.4. Tab Menu Page Layout Tab menu Page Layout dapat kamu pergunakan untuk mengatur bentuk dan ukuran halaman pada workbook dan worksheet. Pada menu page layout terdapat 5 (lima) grup menu, yaitu : 1. Themes, digunakan untuk mengubah desain document secara keseluruhan, seperti warna, jenis huruf, dan lain-lain. 2. Page setup, dipergunakan untuk mengatur ukuran serta batas dari workbook dan worksheet. 3. Scale to fit, dipergunakan untuk mengatur opsi pencetakan workbook. 4. Sheet options, dipergunakan untuk mengatur properti yang ada pada sheet seperti grid dan headings (nama kolom). 5. Arrange, dipergunakan untuk mengatur tampilan obyek yang ada pada sebuah worksheet. 4
Gambar 1.6. Fasilitas pada menu Page Layout, Sumber: Microsoft Excel 2007
1.3.5. Tab Menu Formulas Tab menu Formulas memiliki sekumpulan grup menu yang dapat dipergunakan untuk melakukan pengolahan data mengunakan formula. Didalam tab menu (formulas) terdapat 4 (empat) grup menu, yaitu : 1. Function Library, berisi berbagai kelompok fungsi yang ada pada excel. Setiap fungsi dikelompokkan kedalam satu kelompok dengan fungsi yang sama. 2. Defined Names, dapat anda gunakan untuk mengatur penamaan sel seperti range. 3. Formula auditing, digunakan untuk melakukan pelacakan terhadap kesalahan fungsi dan rumus yang diguanakan. 4. Calculation, digunakan untuk melakukan pengaturan perhitungan rumus atau fungsi yang anda gunakan pada sel.
Gambar 1.7. Fasilitas pada menu Formulas, Sumber: Microsoft Excel 2007
1.3.6. Tab Menu Data Menu Data terdiri atas perintah-perintah yang digunakan untuk pengolahan data yang terdapat pada lembar kerja. Perintah-perintah pada menu ini di antaranya dapat digunakan untuk mengurutkan data mulai dari yang terkecil sampai yang terbesar, menyaring data yang akan ditampilkan, menghitung nilai subtotal dan total sejumlah data pada satu kolom, membuat tabel, dan beberapa perintah lain yang berhubungan dengan pengolahan data. Pada tab menu ini anda dapat mengatur penggunaan data pada worksheet. Termasuk mengelola data yang berasal dari sumber diluar excel. Terdapat 5 (lima) grup menu pada tab menu (data), yaitu : 1. Get external data, dapat kamu gunakan untuk mengambil data yang berasal dari luar excel. 2. Connections, jika kamu mengunakan data dari luar excel maka grup menu ini dapat digunakan untuk mengatur hubungan antara data tersebut dan data yang ada di excel. 3. Sort & Filter, dipergunakan untuk menyeleksi data sesuai kebutuhan.
5
Data tool, dipergunakan untuk memvalidasi data seperti menghilangkan data yang sama atau juga menggabungkan data dari beberapa range menjadi satu range yang baru. 5. Outline, dipergunakan untuk menampilkan data secara berkelompok 4.
Gambar 1.8. Fasilitas pada menu Data, Sumber: Microsoft Excel 2007
3.1.1. Tab Menu Review Menu review dapat kamu manfaatkan untuk melakukan pengecekan tata bahasa, penulisan, pemberian komentar, serta untuk memproteksi data. Pada tab menu ini terdapat 3 (tiga) grup menu, yaitu : 1. Proofing, dapat anda gunakan untuk mengatur tata bahasa, pengejaan kata, dan menerjemahkan kata. 2. Comments, dapat anda gunakan untuk memberikan komentar pada worksheet jika anda perlukan. 3. Changes, dapat anda gunakan untuk memproteksi data pada workbook, worksheet, serta dapat anda gunakan untuk berbagi pakai workbook
Gambar 1.9. Fasilitas pada menu Review, Sumber: Microsoft Excel 2007
3.1.2. Tab Menu View Menu View merupakan menu yang berisi perintah-perintah yang berhubungan dengan pengaturan lingkungan dan lembar kerja pada Microsoft Excel. Perintah-perintah yang terdapat pada meunu View di antaranya, yaitu pengaturan tampilan lembar kerja, task pane, toolbar, formla bar dan status bar, pembuatan header dan footer, pengaturan ukuran tampilan lembar kerja, dan pengaturan lainnya. Pada tab menu [view] terdapat 4 (empat) grup menu yaitu : 1. Workbook views, dapat anda gunakan untuk mengatur tampilan sheet agar mudah melihat data. 2. Show/hide, dapat anda gunakan untuk menyembunyikan atau menampilkan beberapa opsi seperti rules, grid, formula, dan headings. 3. Zooms, dapat anda gunakan untuk memperbesar atau memperkecil tampilan. 4. Window, dapat anda gunakan untuk mengatur tampilan window.
6
Gambar 1.10. Fasilitas pada menu View, Sumber: Microsoft Excel 2007
1.4. Ikon pada Microsoft Excel Pada Microsoft Excel terdapat ikon-ikon pada toolbar yang dapat memudahkan pengguna komputer dalam bekerja. Ikon-ikon diwakili dengan simbol atau gambar yang merupakan gambaran dari suatu perintah. Sebagai contoh, ikon Print digambarkan dengan gambar printer. Bagi yang sudah terbiasa dengan Microsoft 2003, terdapat banyak perubahan pada tampilan Microsoft Excel 2007. Menu dropdown tidak kita temukan lagi pada excel 2007 digantikan dengan Ribbon. Ribbon didesain khusus untuk mempermudah anda dalam bekerja dengan Excel, dimana setiap tab terdiri dari group-group toolbar. Dengan kata lain Ribbon merupakan gabungan antara dropdown menu dan toolbar. Ikon-ikon pada Microsoft excel 2007 dikelompokkan dalam suatu group toolbar, yang dikelompokkan sesuai fungsinya masing-masing. Sebagai contoh, ikon-ikon untuk mengatur huruf seperti menebalkan, memberi garis bawah, pewarnaan huruf dikelompokkan dalam suatu grup toolbar Font. Gambar 1.11 Grup Toolbar Font Sumber : Microsoft Excel 2007
Group toolbar standard untuk masing-masing tab menu dari microsoft excel 2007 dapat dilihat pada subbab sebelumnya yaitu subbab mengenai penggunaan menu. Selain toolbar Standard pada Microsoft Excel juga dapat ditampilkan beberapa grup toolbar lain dengan berbagai macam fungsi. Kelebihan Microsoft Office adalah adanya dukungan terhadap aplikasi atau program lain. Jika suatu program dapat bekerja dengan Microsoft Office maka akan tersedia toolbar yang berhubungan dengan program tersebut. Toolbar PDFMaker 6.0 dan Visual Basic merupakan contoh penambahan toolbar dari aplikasi atau program lain di luar Microsoft Office. Pada Microsoft Excel 2007, toolbar tambahan dari aplikasi lain akan dikelompokan pada grup toolbar Add-Ins. Pada Microsoft Excel 2007, tab lain akan muncul bila kita memilih objek-objek tertentu. Misalkan bila kita klik gambar pada lembar kerja akan dimunculkan tab dengan group toolbar yang berkaitan dengan gambar.
7
Gambar 1.12. Fasilitas Picture Tools pada menu Format, Sumber: Microsoft Excel 2007
Pada microsoft Excel 2007 terdapat satu toolbar yang tidak pernah ada pada versi sebelumnya, yaitu toolbar quick access. Quick Access Toolbar berisi 3 buah tool utama yang terdiri atas Save, Undo dan Redo. Tombol-tombol Quick Access yang terletak di samping tombol Microsoft Office ini adalah tombol yang biasanya paling sering dimanfaatkan agar kamu dapat mengkliknya secara cepat. Gambar 1.13 Toolbar Quick Access Sumber: Microsoft Excel 2007 Gambar 1.14 Customize Quick Access Toolbar Sumber : Microsoft Excel 2007
Kamu dapat menambahkan perintahperintah tertentu pada Quick Access toolbar ini apabila kamu membutuhkan keperluan akses cepat terhadap suatu toolbar. Penambahan ini tergantung kebutuhan serta kebiasaan kamu di dalam beraktivitas menggunakan menu Excel. Kamu dapat menambahkan tombol-tombol yang sering kamu pakai pada toolbar akses cepat ini. Caranya pilih Customize Quick Access Toolbar pada menu quick access pada Gambar 1.14 , kemudian pilih Command, sehingga ditampilkan kotak dialog Excel Options kelompok Customize.
8
Gambar 1.15 Excel Option Sumber : Microsoft Excel 2007
Untuk memilih toolbar yang akan ditampilkan, pilih tab Toolbars dari daftar commands yang ada disebelah kiri, kemudian tekan tombol Add sehingga toolbar yang dipilih namanya akan tampil pada bagian Customize Quick Access Toolbar di sebelah kanan.
Gambar 1.16 Memilih Toolbar pada Customize Quick Access Toolbar Sumber : microsoft excel 2007
Setelah selesai melakukan customize, maka pada quick access toolbar akan terdapat toolbar tambahan yang kamu pilih pada excel option kelompok customize, seperti gambar 9
Latihan 1 Tampilkan toolbar Drawing pada quick access toolbar di Microsoft Excel 2007 melalui langkah-langkah berikut. 1. Pilih menu Customize Quick Access Toolbar pada menu quick access, kemudian pilih command 2. Pada kotak choose command from pilih Drawing Tools | Format Tab , kemudian cari toolbar Text Box 3. Selanjutnya tekan tombol Add. 4. Lakukan cara di atas untuk menampilkan toolbar lainnya seperti toolbar 3-D rotation, WordArt, dan toolbar lainnya yang ingin kamu tampilkan.
10
BAB II BEKERJA DENGAN MICROSOFT EXCEL 2007 2.1. Membuat Lembar Kerja Baru Pada saat pertama kali membuka program aplikasi Microsoft Excel, secara otomatis akan terbuka sebuah buku kerja (workbook) baru yang masih kosong. Workbook merupakan file Microsoft Excel XP yang berisi satu atau lebih lembar kerja (worksheet) yang dapat digunakan untuk mengorganisasikan berbagai macam informasi yang berhubungan. Kamu dapat memasukkan dan mengedit data pada beberapa lembar kerja secara bersamaan. Sebuah lembar kerja terdiri atas beberapa sel. Nama default untuk sebuah buku kerja yang terbuka untuk pertama kalinya adalah Book1 dan buku kerja ini siap untuk dioperasikan. Pada waktu membuka buku kerja baru yang kedua, nama Book2 akan ditampilkan, demikian seterusnya. Pada kondisi awal, sebuah buku kerja hanya terdiri atas tiga tab sheet dengan nama Sheet1, Sheet2, dan Sheet3. Apabila kamu ingin membuat buku kerja baru selain buku kerja yang sudah ada, kamu dapat melakukan salah satu cara berikut. 1. Pilih menu Office Button - New. Pada jendela New Workbook, pilih Blank and Recent kemudian pilih Blank Workbook, kemudian tekan tombol Create. 2. Tekan Ctrl + N pada keyboard. Secara default, setiap buku kerja terdiri atas tiga sheet, di mana jumlah sheet dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan. Untuk menambah sheet, kamu dapat memilih salah satu dari dua cara berikut. 1. Klik toolbar Insert worksheet.
2. Klik kanan pada salah satu tab sheet, misalnya pada tab Sheet1. Selanjutnya, pilih Insert pada pilihan menu yang ditampilkan. Pada kotak dialog Insert, pilih Worksheet.
Gambar 2.1. Bagian-bagian lembar kerja Sumber: Microsoft Excel 2007
11
2.2. Memasukkan Data Untuk memasukkan data ke dalam lembar kerja, dapat kamu lakukan dengan menggunakan mouse atau tombol tanda panah pada keyboard untuk berpindah antarsel. Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat memasukkan data pada lembar kerja, yaitu sebagai berikut. a. Posisi data yang dimasukkan akan berubah secara otomatis pada saat memasukkan data, seperti teks akan berada pada posisi rata kiri dan angka akan berada pada posisi rata kanan. b. Data yang diketikkan akan tertulis pada lembar kerja apabila kamu menekan tombol panah atau mouse untuk menunjuk sel lain. c. Data yang telah diketikkan pada lembar kerja dapat terhapus apabila pada sel tersebut kamu mengetikkan sesuatu. Jika terjadi kesalahan pada saat pengetikan maka kamu dapat memilih printah Undo pada Customize Quick Accesa Toolbar. Cara lainnya adalah dengan menekan tombol Backspace pada keyboard untuk menghapus isi sel. d. Jika kamu ingin mengganti atau memperbaiki isi suatu sel maka dapat dilakukan dengan mengklik dua kali pada sel yang akan diubah. 2.3.Menghapus Data Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, ada kalanya kamu salah memasukkan data. Apabila data yang diketikkan belum masuk ke dalam sel maka data dapat diperbaiki dengan menekan tombol Backspace pada keyboard. Akan tetapi, apabila data sudah masuk ke dalam sel, terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menghapus data. Langkah-langkah untuk menghapus data di antaranya yaitu sebagai berikut. 1. Tempatkan penunjuk sel pada sel yang akan dihapus datanya. Kamu dapat menghapus beberapa sel sekaligus dengan cara memblok sel-sel tersebut. 2. Tekan tombol Delete pada keyboard, selanjutnya data pada sel yang dipilih akan terhapus. Perlu diperhatikan bahwa yang kamu hapus dengan cara di atas adalah isi atau baik data yang terdapat dalam sel bukan formatnya. Jika kamu akan menghapus data yang mempunyai format tertentu maka dapat dilakukan dengan memilih toolbar Clear yang berada di group toolbar Editing, kemudian pilih kondisi yang diinginkan, yaitu sebagai berikut. a. Clear All, menghapus data dan format tampilannya. b. Clear Formats, menghapus format tampilannya saja tanpa menghapus data pada sel tersebut. c. Clear Contents, menghapus data tanpa menghapus format pada sel tersebut. d. Clear Comments, menghapus komentar pada sel tersebut 2.4.Bekerja dengan Sel Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, biasanya kita tidak hanya bekerja dengan satu sel saja, tetapi beberapa sel sekaligus. Berikut ini tombol-tombol pada keyboard yang dapat digunakan untuk bekerja pada sel.
12
Tabel 2.2. Tombol pada keyboard untuk bekerja dengan sel
Gambar 2.3. Memblok sel pada lembar kerja Sumber: Microsoft Excel 2007
13
2.5. Format Worksheets 2.5.1. Mengatur Lebar Kolom Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse a. Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah. Catatan : Bila ingin mengubah lebar sederet kolom, terlebih dahulu bloklah kolom yang akan diubah lebarnya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas kanan salah satu kolom tersebut. b. Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse geser(drag)-lah mouse hingga lebar kolom sesuai yang diinginkan. Mengatur Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang a. Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah lebarnya. b. Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data terpanjang yang ada pada kolom seperti terlihat pada gambar9.
Gambar 2.4 Mengubah Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang 2.5.2. Mengatur Tinggi Baris a. Arahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah. Catatan : Bila ingin mengubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu bloklah baris yang akan diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas bawah salah satu baris tersebut. b. Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-lah mouse hingga tinggi baris sesuai yang diinginkan. 2.5.3. Mengatur Format Tampilan Huruf Data yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk untuk memudahkan dan membuat variasi dalam lembar kerja anda. Bentuk huruf (font), ukuran huruf (size), garis bawah (underline), warna huruf (color) dan efek khusus lainnya dapat anda tambahkan dalam data anda. Dua cara dalam melakukan format huruf dapat ditempuh melalui perintah yang ada di baris menu dan toolbar. 14
1. Format Melalui Perintah di Baris Menu a. Sorot sel atau range yang akan anda format b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1), dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan c. Pada kotak dialog Format Cells tersebut, klik tab Font. d. Tambahkanlah efek khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.
Gambar 2.5 Kotak Dialog Format Cells – Tab Font 2. Format Melalui Toolbar Tabel 2.1 Jenis-jenis Perintah Toolbar untuk Melakukan Format Tampilan Huruf Toolbar
/
Jenis Perintah
Keterangan Fungsi
Text Font
Memilih bentuk huruf (font)
Font Size
Mengubah ukuran huruf (size)
Bold
Menampilkan huruf tebal (bold)
Italic
Menampilkan huruf miring (italic)
Underline
Memberi garis bawah (underline)
Font Color
Memilih warna huruf (font color) 15
2.5.4.
Meratakan Tampilan Data
Bila diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan pada suatu sel atau range tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, di tengah sel atau di tengah beberapa kolom tertentu. Ada 2 cara yang dapat ditempuh dalam melakukan perataan tampilan data ini, yakni dengan menggunakan perintah yang ada di baris menu dan toolbar. 1. Meratakan Data dengan Peintah di Baris Menu a. Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1) dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan
Gambar 2.6 Kotak Dialog Format Cells – Tab Alignment
16
c. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Alignment d. Lakukan pemilihan sesuai keinginan anda pada kotak : • Vertical : digunakan untuk memilih perataan secara vertical. Pilihan yang dapat dilakukan adalah Top (rata atas), Center (rata tengah), Bottom (rata bawah), Justify (seluruh data ditampilkan pada sel secara penuh). •
Horizontal : beberapa pilihan yang dapat dilakukan adalah : General Left (Indent) Center Right Fill Justify Center Across Selection
•
Huruf ditampilkan rata kiri dan angka rata kanan Data ditampilkan rata kiri Data ditampilkan rata tengah Data ditampilkan rata kanan Mengisi seluruh sel dengan mengulang data Data ditampilkan pada sel secara penuh Data ditampilkan di tengah2 beberapa kolom
Orientation : untuk mengatur orientasi data dan derajat kemiringannya.
e. Klik OK
Gambar 2.7 Contoh Tampilan Data Secara Horizontal
Gambar 2.8 Contoh Tampilan Perataan Data dengan Kemiringannya
17
2. Meratakan Data dengan Perintah pada Toolbar Tabel 2.2 Perintah Meratakan Data pada Toolbar Toolbar
Perintah Align Left
Keterangan Data ditampilkan rata kiri
Center
Data ditampilkan rata tengah
Align Right
Data ditampilkan rata kanan
Merge and Center
Menyambung beberapa kolom, dan menaruh data ditengah kolom baru tersebut
2.5.5. Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai a. Sorotlah sel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1). Lalu klik tab border. Kotak dialog akan tampil seperti di bawah ini.
Gambar 2.9 Kotak Dialog Format Cells – Tab Border c. Pada bagian Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut : • None, digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai • Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range 18
• d. e. f. g.
Inside, digunakan untuk membuat garis pembatas didalam range
Pada bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan Gambar di bagian border adalah preview bingkai atau garis pembatas yang telah anda set. Klik OK bila sudah selesai.
Gambar 2.10 Contoh Bentuk Garis Pembatas dan Bingkai Kita dapat menambahkan border pada lembar kerja kita. Caranya adalah dengan memblok terlebih dahulu cell yang akan kita beri border, kemudian klik tombol pada tab home, kemudian pilihlah jenis border yang diinginkan. Microsoft Excel 2007 menyediakan pula style border yang dapat langsung kita gunakan. Untuk menggunakannya klik tombol CELL STYLES pada tab home :
Gambar 2.11. Memilih Cell Style Sumber: Microsoft Excel 2007
19
2.6. Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom Kadangkala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat memasukkan/mengetikkan data, ternyata ada data2 yang terlewat. Langkah2 yang dapat ditempuh adalah seperti berikut ini : a. Sorotlah sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan disisipkan b. Pilih dan klik di baris menu : Insert, Rows untuk menyisipkan baris baru Insert, Column untuk menyisipkan kolom baru Insert, Cells untuk menyisipkan sel baru
Gambar 2.12 Contoh Penyisipan 2 Buah Baris Pada Lembar Kerja
2.7. Menghapus Sel, Baris atau Kolom Selain data yang terlewat, terkadang kita juga menemukan data2 yang mengalami penulisan dua kali. Untuk yang semacam ini, untuk memperbaiki penulisan data dapat ditempuh dengan menghapus sel, baris ataupun kolom. a. Sorot sel atau range tempat sel, baris atau kolom yang akan dihapus b. Pilih dan klik menu Edit, Delete. Kotak dialog Delete akan ditampilkan c. Pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini : • Shift cells left, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah kanannya. • Shift cells up, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan menggantinya dengan data pada kolom sama di sebelah bawahnya • Entire row, digunakan untuk menghapus seluruh baris pada sel atau range yang anda sorot • Entire column, digunakan untuk menghapus seluruh kolom pada sel atau range yang anda sorot d. Klik OK
20
Gambar 2.13 Contoh Penyisipan 2 Buah Baris Pada Lembar Kerja
LATIHAN 2.1 Buatlah lembar kerja daftar upah harian dari PT. SUKA MAKMUR seperti ditampilkan dibawah ini. Masukkan pula isi dari WAKTU KERJA dan TOTAL UPAH yang masih kosong, serta kemudian ubahlah bentuknya menjadi bentuk table. Ketentuan Soal : • Waktu Kerja = Jam Keluar Jam Masuk • Total Upah = Waktu Kerja * 24 * Tarif Upah/Jam
21
2.8.
Merge Cells & Allign Cell Contents
Microsoft Excel juga menyediakan fasilitas merge cells dan memiliki fungsi yang sama seperti pada Microsoft word. Klik tombol berikut pada tab home.
Dan untuk mengatur alignment klik tombol berikut :
Latihan 2.2 Buatlah tabel seperti berikut ini : Perhatikan susunan huruf, alignment, dan bordernya.
Lat2
Postes
90 85 90 88 87 99 100 88 95 90
95 90 85 90 85 90 92 90 90 85
100 88 85 87 88 80 85 90 92 88
95 96 95 80 85 90 95 100 88 85
Postes
Aaaa Mmm Ccccc Rrrrr Eeee Nnnn Gggg Hhhh Kkkk Jjjjj
Lat2
22001234 22001235 22001236 22001237 22001238 22001239 22001240 22001241 22001242 22001243
Nama
Lat1
NIM
Pertemuan 2
Lat1
Pertemuan 1
90 85 88 87 86 85 90 95 90 100
100 85 85 90 85 90 92 90 90 85
Bloklah field Nama, lalu pilih tab Home Sort & Filter lalu pilih Sort A to Z.
22
2.9.
Convert Text To Columns
Terkadang kita ingin memisahkan dua buah kata satu cell menjadi dua cell atau lebih. Kita dapat Columns untuk memisahkan dua buah kata yang tab, dan lainnya.
yang tadinya berada dalam menggunakan Convert Text to terpisahkan oleh koma, spasi,
Cara : Ketiklah “pengantar komputer” dalam sebuah cell. Pilih tab DATA Text to Columns
Akan muncul window seperti berikut :
Delimited dipilih jika dua buah kata tersebut dipisahkan oleh koma atau tab. 23
Fixed Width untuk mengeset data terpisah dengan ukuran tertentu.
24
Setelah finish, kita akan mendapatkan pengantar dan komputer berada pada cell yang berbeda. 2.10.
Header & Footer
Seperti pada Microsoft Word, kita juga dapat menambahkan header dan footer. Caranya : Pilih tab Insert Header Footer
2.11.
Menggunakan Rumus (Formula)
Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Microsoft Excel , karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah ; Lambang + * / ^ %
Fungsi Penjumlahan Pengurangan Perkalian Pembagian Perpangkatan Persentase 25
Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-). Untuk mengenali cara penggunaannya, terlebih dahulu marilah membuat table seperti gambar 2 dibawah ini
Tabel Upah Kerja Untuk mengisi sel E5 yakni Total Upah yang Diterima, dapat ditempuh dengan beberapa cara. 1. Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5) b. Ketik rumus “=48*3500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter. Catatan : Penulisan rumus selalu diawali dengan lambng sama dengan (=). 2. Menulis Rumus dengan Referensi Sel a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5) b. Ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter. Catatan : Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 &(atau) E4 diubah, maka hasil di sel E5 pun akan ikut berubah. 3. Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk Dengan menggunakan keyboard atau mouse : a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5) b. Ketik “=” pada kolom baris rumus c. Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*” d. Pilih atau klik sel E4 lalu tekan Enter Latihan 2.3 Ketiklah contoh berikut dalam excel anda dan hitunglah total tersebut dengan menggunakan fungsi penjumlahan. ( total = Harga x Jumlah). Setelah selesai silakan simpan dengan nama file : latihan2-3.xls.
26
?
2.12.
Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill
Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill, dapat dilakukan dengan mengikuti langkah2 berikut ini : 1. Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda buat. Misalnya pilih/klik sel B2. 2. Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” (January) 3. Pada sel berikutnya (sel dibawah/B3 atau disampingnya/C2) ketik data berikutnya yang anda inginkan. Misalnya di B3 ketik “Feb” (February) 4. Sorot/bloklah B2:B3. (Lihat Gambar5)
Gambar . Tampilan Data Awal 5. Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan bawah sel B3 hingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam 6. Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke sel yang diinginkan misalnya B12. Dengan ini rangkaian data angka dapat ditampilkan. Lihat Gambar berikut.
Gambar . Hasil Rangkaian Data dengan Teknik AutoFill 27
2.13.
Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum
A. AutoCalculate Fasilitas AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan penghitungan dengan cepat dan mudah dari data2 yang cukup banyak dalam suatu range tertentu. Didalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung rata2 (Average), jumlah data (Count), banyak data angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah data angka (Sum). Cara menggunakannya adalah sebagai berikut : 1. Sorot range data yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C7:C12 dari data seperti dibawah ini.
Gambar. Contoh Penggunaan AutoCalculate 2. 3.
Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi yang anda inginkan. Misalkan pilihlah Average(A) untuk menghitung rata2 data. Hasilnya akan ditampilkan di baris status.
B. AutoSum Fungsi AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data2 yang cukup banyak, tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus untuk penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk melakukannya yang sekaligus juga dapat langsung menuliskannya ke lembar kerja anda. Caranya adalah dengan menggunakan tombol toolbar AutoSum (Σ). 28
Misalnya dalam contoh diatas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer mouse ke tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol Σ di toolbar. Selanjutnya sorot range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C5:C10) dan tekan Enter.
AutoSum
Gambar 8. Contoh Penggunaan AutoSum LATIHAN 2.4 Buatlah lembar kerja daftar penjualan ponsel dari PT. SEJAHTERA menjadi seperti bentuk dibawah ini. Serta isi pulalah tempat kosong pada kolom dan baris JUMLAH. Ketentuan Soal : • Buat rangkaian nama bulan dengan menggunakan fasilitas AutoFill • Hitung jumlah penjualan mobil setiap bulannya dan untuk setiap merk • Simpanlah lembar kerja pada komputer dengan menggunakan nama file Latihan2-4.XLS.
29
2.14.
Split Table Salah satu fungsi dari Excel untuk membagi tampilan menjadi 4 (empat) bagian sehingga kita bisa bekerja dengan 4 posisi workbook yang berbeda.
Cara melakukannya Split, Klik View > Split
2.15. Frezee Table Berfungsi untuk membekukan beberapa kolom atau baris dari tabel, sehingga bagian yang dibekukan tidak akan hilang dari tampilan ketika workbook dikerjakan. Caranya sebagai berikut:
30
2.
Klik Icon Frezze Panes
-
Freeze Panes untuk Freeze Standar Freeze Top Row untuk Freeze Baris teratas Freeze First Column untuk Freeze Kolom Pertama
31
BAB III FUNGSI Pada bagian ini, akan dibahas mengenai fungsi-fungsi yang disediakan oleh Excel 2007 disertai dengan contoh dan studi kasus. Ingat bahwa input data, dengan fungsi dilakukan dengan klik tombol Function yang terletak disebelah kiri formula bar. Atau dengan melihat dari Icon di Menu Formulas (Function Library).
3.1.
Fungsi-Fungsi Matematika
1. Klik Insert Function, Maka akan keluar form
2. Untuk menggunakan fungsi Matematika, pilihlan drop down Or Select a Category, pilihlah Math & Trig.
32
3. Misal : Isilah kolom A mulai dari baris pertama hingga ke 10. Lalu masukkan suatu formula di kolom B (lihat tabel dibawah ini ). Dan anda dapat mencoba cara memasukkannya, dengan melihat contoh dibawah. Hasil perhitungan dapat dilihat didalam tabel
3.2.
Fungsi-fungsi Teks
Fungsi-fungsi teks digunakan dalam pengolahan nilai sel yang berupa string atau teks. Dan dapat melihat kategori fungsi teks dengan mengklik drop down Or Select A Category pada Text. Ini beberapa fungsi dalam teks
-
LEFT (mengambil beberapa karakter isi sel yang berupa teks dari kiri) Contoh : =LEFT("BEBEK";3) hasilnya “BEB”, karena diambil 3 karakter dari kiri
- RIGHT (mengambil beberapa karakter isi sel yang berupa teks dari kanan) Contoh : =RIGHT("BEBEK";3) hasilnya “BEK”, karena diambil 3 karakter dari kanan
33
-
MID (mengambil beberapa karakter isi sel yang berupa teks dari tengah) Contoh : =MID("BEBEK";3;2) hasilnya “BE”, karena diambil 2 karakter, dimulai dari karakter ke 3.
-
UPPER (mengubah karakter isi sel menjadi Kapital) Contoh : =UPPER("bebek";3) hasilnya “BEBEK”
-
LOWER (mengubah karakter isi sel menjadi kecil) Contoh : =LOWER("BEBEK") hasilnya “bebek”
-
PROPER ( mengubah karakter isi sel, huruf depan Besar) Contoh : =PROPER("BEBEK") hasilnya “Bebek”
-
TEXT (mengubah angka menjadi teks dengan jumlah desimal sesuai yang dinyatakan pada argumen format_teks.) Contoh : =TEXT (100/4;”0.00”) hasilnya 25.00
-
CHAR (mengubah angka antara 1 sampai 255 menjadi karakter kode ASCII) Contoh : =CHAR(125) menghasilkan }.
-
DOLLAR (mengubah angka menjadi teks mata uang dolar, disertai pembulatan dan jumlah desimal menurut argumen jumlah_desimal) Contoh : DOLLAR(22/7,6) menghasilkan $3.142857
-
CODE (mengubah karakter pertama menjadi kode ASCII) Contoh : =CODE(“Infor”) menghasilkan 73, =CODE(“Ikan”) menghasilkan 73 juga.
-
LEN (Menghitung banyaknya karakter dalam satu sel) Contoh : =LEN(“BEBEK”) hasilnya 5
-
CONCATENATE (menggabungkan isi 2 sel menjadi 1) Contoh : =CONCATENATE (“BEBEK ”,”BAKAR”) hasilnya BEBEK BAKAR
3.3.
Fungsi-fungsi tanggal dan waktu
Fungsi tanggal dan waktu digunakan untuk memanipulasi tipe data yang berupa tanggal dan waktu. Caranya pilih drop down Or Select A Category pada Date &Time, yang meliputi fungsi :
34
-
DATE, Memasukkan angka, menjadi tahun, bulan, tanggal
-
NOW, Untuk mengetahui tanggal dan waktu sekarang
-
DATEVALUE, Untuk mengetahui nilai dari suatu tanggal yang dirubah dari Teks
-
DAY, Untuk mengetahui nilai dari suatu hari yang dirubah dari Code
-
DAYS360, Untuk mengetahui jarak antara 2 tanggal, diasumsikan 1 bulan ada 30 hari
-
MONTH, Untuk mengetahui nilai dari Bulan yang dirubah dari Code
-
HOUR, Untuk mengetahui nilai dari Jam yang dirubah dari Code
-
MINUTE, Untuk mengetahui nilai dari Menit yang dirubah dari Code
-
SECOND, Untuk mengetahui nilai dari Detik yang dirubah dari Code
-
TIME, Merubah angka, menjadi jam, menit, detik
-
TIMEVALUE, Untuk mengetahui nilai dari suatu tanggal yang dirubah dari Teks
-
TODAY, Untuk mengetahui tanggal sekarang.
-
WEEKDAY, Untuk mengetahui nilai dari Minggu yang dirubah dari Code
-
YEAR, Untuk mengetahui nilai dari Tahun yang dirubah dari Code
-
NETWORKDAYS, mencari hari kerja antara 2 tanggal
-
WORKDAYS, menjelaskan jumlah hari kerja setelah tanggal
=NOW() =TODAY()
3.4.
Fungsi-fungsi logika
1.
Fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih argument untuk menghasilkan nilai True atau False
2.
Bentuk penulisan logika adalah IF(logical test,value_if_true,value_if_false)
3.
-
IF adalah fungsi logika
-
Logical test adalah nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar atau salah
-
Value_if_true adalah nilai yang dihasilkan jika evaluasi benar
-
Value_if_false adalah nilai yang dihasilkan jika evaluasi salah
-
Sebagai pembanding anatarargumen gunakan tanda =, >, <, <=, dan >=.
Contoh : =IF(J5>=8;"baik Sekali";IF(J5>=7;"baik";IF(J5>=6;"cukup";IF(J5>=5;"kurang"))))
35
Pilihlah drop down or Select A Category, pilihlah LOGICAL, yang meliputi kategori :
-
AND, menggabungkan logika1 dengan logika lainnya, bersifat dependen, saling bergantung antar syaratnya
-
OR, menggabungkan logika1 dengan logika lainnya, bersifat independen, saling terpisah, jika salah satu syarat sudah terpenuhi, maka syarat lain tidak berlaku
-
NOT, pilihan dari hasil logika, jika tidak terpenuhi, maka hasil outputnya yang akan keluar.
-
FALSE, syarat dari logika, jika dalam kondisi salah
-
TRUE, syarat dari logika, jika dalam kondisi benar
-
IF, membdaningkan 2 kondisi dengan syarat tertentu
-
SUMIF, menjumlahkan, dengan syarat bergantung dengan kondisi.
3.5. 1.
Fungsi-fungsi lookup dan Referensi Fungsi Lookup & Reference adalah untuk mengambil atau membaca informasi dari table lain untuk dijadikan referensi ke dalam table yang sedang dianalisis
2.
Rumus yang harus diisi dalam menggunakan Lookup adalah:
36
a. =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num), Apabila data refrensi dalam bentuk kolom (Vertical)
b. =HLOOKUP (lookup_value,table_array,col_index_num), Apabila data refrensi dalam bentuk baris (Horizontal)
-
=Vlookup atau =Hlookup adalah rumus menggunakan fungsi lookup
-
Lookup_value, adalah nilai yang digunakan sebagai dasar awal melakukan refrensi pada table yang sedang dianalisis
-
Table_Array,
adalah rangkaian sel pada table informasi (table yang dipakai
untuk mencari informasi) -
Col_index_num,
adalah posisi nomor kolom untuk Vlookup) atau baris untuk
Hlookup, yang dipakai untuk pencarian informasi
37
3.6.
Fungsi-fungsi Statistik
Untuk menggunakan fungsi Statistik, maka pilihlah drop down Or Select A Category pada Statistikal. Bagi orang yang berkutat dimasalah statistik, maka fungsi-fungsi tersebut tidak akan asing lagi. -
Max (Range) : mencari nilai terbesar dari suatu range.
-
Min (Range) : mencari nilai terkecil dari suatu range.
-
Sum (Range) : mencari jumlah dari isi data yang terdapat pada suatu range.
-
Average (Range) : mencari nilai rata-rata dari suatu range.
-
Count (Range) : mencari jumlah data yang terdapat pada suatu range
-
Ceiling
(Sel,Signifikan) : mencari pembulatan keatas, yang mendekati angka
signifikan, misal 2,5 dibulatkan mendekati 1, hasilnya 3 -
Floor
(Sel,Signifikan) : mencari pembulatan keatas,
yang
mendekati angka
signifikan, misal 2,5 dibulatkan mendekati 1, hasilnya 2 -
Roundup (Sel,digit) : mencari pembulatan keatas bilangan desimal. Misal 3,2 dibulatkan desimalnya 0, maka hasilnya 4
-
Rounddown (Sel,digit) : mencari pembulatan kebawah bilangan desimal. Misal 3,2 dibulatkan desimalnya 0, maka hasilnya 3
Cara pengerjaan : Jumlah Nilai pada cell F6 adalah “=Sum(C6:E6)” atau “+C6+D6+E6” Total Nilai Kelas pada cell C16 adalah “=Sum(C6:C15)” Rata-rata Nilai Kelas pada cell C17 adalah “=Average(C6:C15)” Nilai Terendah pada cell C18 adalah “=Min(C6:C15)” Nilai Terbesar pada cell C19 adalah “=Max(C6:C15)” Jumlah Data pada cell C20 adalah “=Count(C6:C15)”
38
3.7.
Fungsi-fungsi Finansial
Menu Finansial dilakukan dengan menklik drop down Or Select A Category pada Finansial. Berikut disajikan beberapa kasus penggunaan fungsi Finansial. Contoh : Dani memiliki target untuk membeli sebuah sepeda motor seharga Rp. 10.000.000,- satu tahun mendatang. Jika bunga bank 15 % per tahun berapa jumlah uang yang harus ditabung Dani sekarang Untuk menjawabnya, gunakanlah fungsi PV (Present Value).
Contoh : Dani akan meminjam dana ke bank, tiap bulan dia akan menyicil sebesar Rp.2.000.000,- , sedangkan bunga per tahun dari bank adalah 5%, dan Dani akan meminjam selama 5 tahun, berapa besar bunga yang harus dibayar Dani tiap bulan? Untuk menjawabnya, gunakanlah fungsiPMT.
Kasus 1 : Suatu kelas I SD ABC, ditentukan bahwa naik tidaknya siswa di SD tersebut bila menjalani 4 kali ujian, yaitu Ujian I,Ujian II, Ujian III, dan Ujian ke IV. Kebijakan dari sekolahan tersebut menentukan presentase nilai ujian untuk menentukan nilai akhir adalah sebagai berikut :
39
-
Ujian I 15%
-
Ujian II 30%
-
Ujian III 15 %
-
Ujian IV 40 %
Jika nilai akhir lebih dari atau sama dengan 60, maka siswa tersebut naik kelas. Berikut daftar nilai siswa yang ada disekolah. No.absen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Nama Anton Budi Cinta Dina Edi Fina Komar Hardi Ian Joko
Ujian I 85 56 66 43 73 91 37 64 75 76
Ujian II 80 75 65 65 75 85 54 60 56 69
Ujian III 82 70 69 63 77 85 55 62 87 71
Ujian IV 81 62 67 52 74 88 49 58 90 73
Dengan fungsi Logika, buatlah tabel nilai akhir, dan tentukan siapa yang naik atau tidak naik kelas. Buatlah kolom G untuk menentukan nilai akhir. Kemudian gunakanlah kolom H dengan fungsi IF untuk menetukan naik atau tidak !
Kasus 2 : Dari daftar nilai seperti tabel dibawah ini, ubahlah daftar nilai terakhir dengan diubah menjadi nilai A, B, C, D, E, dengan uraian sebagai berikut : Daftar Nilai NIM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
NAMA Anton Budi Mega Cinta Edi Fina Teguh Yudi Ion Sugeng
Ujian I 85 56 66 43 73 92 37 67 75 76
Ujian II 80 75 65 65 75 85 54 60 58 69
Ujian III 82 70 69 63 77 85 55 63 56 89
Komposisi penentuan nilai akhir adalah Ujian I, 25%, Ujian II, 25% dan Ujian III, 50%. Daftar nilai akhir dikonversi menjadi huruf A,B,C,D dan E dengan aturan sebagai berikut : Daftar Referensi Nilai Lebih besar dari 85 Antara 70- 85 Antara 55- 70 Antara 40- 55 Kurang dari 40
Huruf A B
c D
E
Status Sangat Bagus Bagus Cukup Kurang Buruk
40
BAB IV MENCARI
DATA
Aktifkan ribbon Home, klik dropdown Find & Select, akan muncul menu bar yang berisi:
-
Find., untuk mencari data tertentu
-
Repalce., mengganti data tertentu
-
Go to., menuju ke sel tertentu dengan cepat, dengan cara mengetikan nama sel tersebut
-
Go to special., mencari data yang mengandung karakterisitik khusus
-
Formulas, untuk mencari sel yang mengandung formula
-
Comments, untuk mencari sel yang mengandung komentar
- Conditional Formatting, digunakan untuk menyeleksi sel yang mengandung conditional formatting -
Constants, untuk mencari sel yang mengandung konstanta
-
Data Validation, digunakan untuk menyeleksi sel yang mengandung validasi data
-
Select Object, digunakan untuk menyeleksi objek-objek tertentu selain sel
-
Selection pane., untuk melakukan pengaturan pada objek-objek tertentu
4.1. Menggunakan Find 1.
Klik ribbon Home, kemudian pada grup Editing pilih Find & Select ooFind.
2.
Akan muncul kotak dialog, pada bagian Find What, isikan dengan data yang ingin dicari kemudian klik Find Next, maka kursor excel akan menunjukan pada sel yang mengandung data tersebut
3.
Jika tidak ditemukan data yang dimaksud maka akan muncul kotak dialog.
4.
Jika dipilih Find All, maka akan muncul tambahan pada kotak dialog yang akan menjelaskan
tempat
data
tersebut
ditemukan, apabila di klik kursor excel akan langsung menunjuk data tersebut.
41
4.2. Menggunakan Replace 1. Klik ribbon Home, kemudian pada grup Editing pilih Find & Select ooReplace. 2. Pada bagian Find What, isi data yang akan diganti 3. Pada bagian Replace with, isikan dengan data pengganti 4. Klik replace jika ingin mengganti data tersebut, jika ingin mengganti semuanya, klik Replace All 5. Tekan close untuk mengakhirinya
4.3. Mengurutkan data 1.
Caranya mengurutkan data ialah, seleksi table yang akan diurutkan, maka secara otomatis kolom pertama yang akan dijadikan sebagai kunci pengurutan data.
2.
Klik ribbon Home, kemudian pada grup Editing pilih Sort & Filter klik dropdown, maka akan muncul menu yang berisi:
3.
-
Sort A to Z, untuk Mengurutkan data mulai dari yang terkecil ke yang terbesar
-
Sort Z to A, untuk Mengurutkan data mulai dari yang terbesar ke yang terkecil
-
Custom Sort., untuk Mengurutkan data dengan criteria tertentu
Jika data yang akan diurutkan bukan berdasarkan pada kolom pertama, maka sorot kolom yang akan dijadikan kunci pengurutan, akan muncul kotak dialog Sort Warning -
Expand the selection, untuk pengurutan yang diikuti oleh kolom lainnya
-
Continue with the current selection, pengurutan pada kolom yang yang diseleksi saja, sedangkan kolom yang lainnya tetap.
42
4.4. Menyaring data 1.
Caranya menyaring data ialah, seleksi table yang akan disaring,
2.
Klik ribbon Home, kemudian pada grup Editing pilih Sort & Filter klik dropdown, maka akan muncul menu yang berisi: -
Filter, untuk melakukan penyaringan data dengan criteria tertentu
-
Clear, untuk mengembalikan data yang telah dilakukan penyaringan
-
Reapply, untuk melakukan penyariangan kembali terhadap data yang baru masuk
3.
Klik Filter, maka pada setiap judul kolom akan muncul dropdown.
4.
Dropdown tersebut berisi jenis-jenis data yang termaktub di dalam kolom, jika ingin melihat beberapa jenis data saja, maka ceklis data tersebut, secara otomatis data yang lain akan disembunyikan.
43
4.5. Validasi data 1.
Validasi data adalah untuk membuat peraturan khusus pada sel yang akan diisi. Misalkan untuk table isian kode pos, hanya berlaku isian berbentuk angka dan hanya 5 angka saja, sehingga apabila diisi selain angka akan muncul kotak peringatan.
2.
Seleksi sel yang akan di validasi
3.
Aktifkan ribbon Data, pada grup Data tools, pilih Data Validation, sehingga akan muncul kotak dialog Data Validation.
4.
Pada bagian dropdown Allow, ada beberapa pilihan, yaitu: -
Any Value, data dapat berupa nilai apapun
-
Whole Number, keseluruhan data harus berupa angka
-
Decimal, data harus berupa pecahan
-
List, data harus berupa daftar
-
Date, data harus berupa tanggal
-
Time, data harus berupa waktu
-
Text length, membatasi panjang text
-
Custom, membuat kriteria sendiri
44
5.
-
Between, diantara
-
Not between, tidak diantara
-
Equal to, sama dengan
-
Not equal to, tidak sama dengan
-
Greater than, lebih besar daripada
-
Less than, lebih kecil daripada
-
Greater than or equal to, lebih besar atau sama dengan
-
Less than or equal to, lebih kecil atau sama dengan
Klik tab Input Message, untuk pengisian pesan apabila sel tersebut aktif, atau diseleksi
45
6.
Klik tab Error Alert, untuk memberikan pesan jika data yang dimasukan tidak sesuai dengan kriteria. Untuk mengakhiri klik OK.
4.6. Konsolidasi data 1.
Konsolidasi data digunakan untuk menggabungkan beberapa data di beberapa worksheet yang berbeda, tetapi mempunyai isi yang sama.
2.
Buatlah worksheet baru, kemudian beri nama Konsolidasi
3.
Pada ribbon Bata, grup Data tools pilih Consolidate, maka akan muncul kotak dialog
4.
Pada bagian Function pilih operasi perhitungan yang diinginkan
5.
Bagian References, untuk mengambil data range dari worksheet yang lain, buka worksheet yang akan diambil datanya, seleksi kemudian Add satu per satu.
46
Kemudian tekan OK, maka data akan baru hasil perhitungan akan muncul.
4.7. Mengelompokan data 1.
Pengelompokan data digunakan apabila ingin melihat data per kelompok, biasanya pada pembuatan range yang panjang
47
2.
Kelompok data harus dipisahkan dengan minimal satu kolom atau satu baris.
3.
Seleksi table yang akan dikelompokan. Aktifkan ribbon Data, pada grup Outline pilih ikon Group, klik maka akan muncul kotak dialog, Rows untuk pengelompokan barisan dan Columns untuk pengempokan dalam betuk kolom. Pilih salah satu klik OK.
4.
Setelah itu akan muncul panel disamping worksheet, berbentuk garis dan diakhiri tanda (-), apabila tanda itu di klik maka kelompok data itu akan tersembunyi, dan tandanya akan berubah (+), untuk menampilkan kembali, klik tanda (+)
5.
Untuk mengahpus pengelompokan, masih pada ribbon Data grup Outline, klik dropdown Ungroup pilih Ungroup., untuk mengahpus semua pengelompokan pilih Clear Outline.
48
4.8. Membuat Subtotal 1. Seleksi table yang akan di beri subtotal 2. Pada ribbon Data grup Outline. Klik tombol Subtotal, maka akan muncul kotak dialog yang berisi: a. At each change in, untuk menentukan kriteria perhitungan sub total b. Use Function, operasi perhitungan c. Ad subtotal to, untuk menambah kolom yang akan dihitung sub totalnya d. Replace current subtotals, untuk mengganti subtotal tang sudah ada sebelumnya e. Page Break between groups, setiap grup subtotal dibuat terpisah pada halaman tersendiri f. Summary below data, untuk memberikan ringkasan subtotal 3. Setelah diisi kriteria yang diinginkan, klik OK.
49
4.9. Pivot Table & Pivot Chart Pivot Table merupakan hasil manipulasi suatu tabel tertentu sehingga mudah untuk dianalisa. Sedangkan Pivot Chart adalah hasil dari Pivot Table yang berbentuk Chart. Cara melakukannya adalah sebagai berikut : -
Blok Area Tabel
-
Klik Menu Insert, Klik Icon Pivot Table
-
Maka akan muncul window baru, seperti yang tampak pada gambar -
50
-
Ada 2 pertanyaan, Choose the data that you want to analyse (memilih data yang akan dianalisa)
-
Select a table or range (memilih area table pada workbook yang aktif)
-
User an external data source (mengambil data dari file lain, selain file Excel)
-
Choose where you want the Pivot Table report to be placed (memilih lokasi dimana hasil pengolahan Pivot Tabel akan ditempatkan)
-
New Worksheet (worksheet baru)
-
Existing Worksheet (worksheet yang sudah tersedia)
-
Jika sudah, tekan tombol OK
-
Tampilan berubah menjadi seperti di gambar
-
Tinggal pilih, fields apa saja yang akan dimasukkan dalam laporan
-
Untuk filter, kolom, baris, dan value bisa dengan cara drag saja pada field (Header Tabel)
-
Report Filter, berfungsi untuk menyaring data yang akan ditampilkan dalam laporan
-
Column Labels, berfungsi untuk menampilkan data dalam kolom dalam laporan
-
Row Labels, berfungsi untuk menampilkan data dalam baris dalam laporan
-
Values, berfungsi untuk menampilkan jumlah data yang muncul dalam laporan
-
Contoh Pivot Table, dalam kasus ini menampilkan Khusus Bagian “Akunting”
51
Sedangkan C ara mela kukan p embuatan Pivot Chart, hampir sama dengan Pivot Table, tapi icon yang dipilih adalah
I!
Pvi ot£hart
Jl. . . .
750000
•..., . 0
_
.......
,...,.
......
52
BAB V GRAFIK 5.1. Menggunakan GRAFIK Salah satu fungsi unggul dalam Ms Excel 2007 adalah grafik dimana dapat melihat hasil tabel diubah menjadi ke dalam grafik dengan cepat. Dengan fungsi grafik para ilmuwan dapat menampilkan data mereka. Ms Excel menyediakan berbagai macam bentuk grafik yang mencakupi Line, XY, Column, Bar, Batang, Area, Stock, dan sebagainya. Grafik dapat dilihat dalam menu INSERT sebagai berikut.
Klik tombol ini
Setelah klik tombol
, maka akan muncul menu sebagai berikut :
Setelah masuk ke Insert Chart, maka silakan pilih jenis grafik yang anda inginkan sesuai selera anda. Jika sudah terpilih jenis Chart yang anda inginkan, silakan klik OK. Namun, 53
karena membuat grafik perlu sebuah tabel data untuk menampilkan grafiknya. Sehingga, silakan ikuti latihan berikut ini. Latihan 5.1 : Ketiklah tabel dibawah ini dalam worksheet baru anda! Simpan dengan nama file latihan6.xls.
Contoh Hasil a). adalah sbb :
54
Latihan 5.2 Buatlah tabel berikut :
Kemudian buatlah 2 buah grafik (grafik A dan grafik B) seperti gambar berikut a. Grafik A
b. Grafik B
55
BAB VI SHARING WORKBOOK
Sharing W orkbook dan Tracking Changes adalah salah satu fungsi yang baru dalam Office Excel 2007, yaitu berbagi file, dalam jaringan, dan bisa mendeteksi perubahan apa saja yang terjadi dalam file tersebut. Pihak-pihak yang bisa mengaksespun tidak serta sembarang orang, melainkan hanya orang-orang tertentu saja.
6.1. Membuat Sharing Workbook -
Buat W orkbook baru dan masukkan beberapa data yang akan dibagim atau buka file yang sudah ada yang tersedia untuk multiuser.
-
dalam menu Review tab, in the Changes group,klik Share W orkbook.
dalam Editing tab, pilih Allow Changes by more than one user at the same time. Beri tanda check
Tidak semua fasilitas didukung dalam shared workbook. Jika mau menambahkannya, maka tambahkan sebelum kamu menyimpan menjadi shared workbook : merged cells, conditional formats, data validation, charts, pictures, objek termasuk drawing hyperlinks, scenarios, outlines, subtotals, data tables, PivotTable reports, workbook dan worksheet protection, dan macros. Tidak dapat dilakukan perubahan dengan menggunakan fasilitas ini, ketika file sudah disharing.
-
dalam tab Advance, pilih yang akan di tracking dan updating changes, tekan OK
-
Lakukan salah satu:
-
Jika file baru, ketik nama pada kotak File Name.
-
Jika file sudah ada, klik OK untuk menyimpan, atau Klik Microsoft Office Button Save As.
-
Dalam Save in box,pilih network location yang tersedia untuk pengguna.dan Klik Save. Gunakan Shared network folder, buka W eb server.
-
Jika dalam workbook terdapat links ke workbook atau file yang lain, periksa link dan perbarui link yang rusak, dan klik Save di Quick Access Tollbar, atau tekan CTRL + S
, dan
56
Bagaimana memeriksa dan memperbarui link ke file lainnya -
-
Dalam Menu Data , di grup Connections, klik Edit Links.
Klik Check Status untuk memperbarui status untuk semua link dalam daftar. Notes Semua pengguna yang mengakses jaringan mempunyai hak penuh akan file yang disharing, kecuali file diberi proteksi dengan cara Klik Protect dan Share W orkbook dalam Changes group di Review tab. Ketika diamankan
shared workbook, kita dapat membuat password,
dan pengguna harus memasukkan password untuk membuka workbook.
6.2.
Penyuntingan Shared Workbook
-
Buka file shared workbook.
-
Klik Microsoft Office Button
-
Dalam kotak Look in, cari lokasi dari workbook yang di share, dan Klikfile
-
Klik Open.
-
Tip You can also go to the network location where the shared workbook is stored and double-click
, dan kemudian Klik Open.
the shared workbook to open it. -
Klik the Microsoft Office Button
-
Dalam Popular category, bawah Personalize your copy of Office, dalam kotak User Name,
, dan kemudian Klik Excel Options.
masukkan username yang digunakan, dan kemudian Klik OK. -
Masuk dan edit data seperti biasa.
-
Untuk menyimpan, , Klik Save
on the Quick Access Toolbar, or press CTRL+S.
Menggunakan Filter dan Setting Print Dalam tab Review, dalam group Changes, Klik Share Workbook.
Dalam tab Advanced , dibawa Include in personal view, hapus checkbox Print settings atau Filter settings, dan kemudian Klik OK.
57
6.3.
Menghapus Pengguna dari shared workbook Jika dibutuhkan, kita dapat menghapus pengguna dari workbook yang disharing..
-
6.4.
-
Dalam tab Review,dalam group Changes, Klik Share Workbook.
-
Dalam tab Editing tab, di daftar Who has this workbook open now, perhatikan nama pengguna.
-
Pilih nama pengguna yang akan dihapus, dan kemudian Klik Remove User.
-
Untuk menghapus setting personal dari pengguna yang dihapus, caranya adalah
-
Dari tab View, dalam grup
Workbook Views group, Klik Custom Views.
Di daftar View, pilih the view of another user, dan kemudian Klik Delete.
Penyelesaian konflik perubahan di shared workbook
Konflik terjadi ketika 2 pengguna merubah workbook yang sama dan mencoba
enyimpan perubahan
tersebut dengan sel yang sama. Excel hanya dapat menyetujui 1 saja. Ketika hal ini terjadi, Excel akan memunculkan kotak dialog Resolve Conflicts . -
Dalam kotak dialog Resolve Conflicts, baca informasi tentang tiap perubahan dan konflik-konflik yang dibuat oleh pengguna.
-
Untuk menyimpan yang kamu rubah atau yang orang lain ubah, Klik Accept Mine atau Accept Other.
-
Untuk menyimpan semua yang kamu rubah atau semua yang orang lain ubah,, Klik Accept All Mine atau Accept All Others.
-
Untuk menjaga semua perubahan tanpa dimunculkan lagi kotak dialog Resolve Conflicts, lakukan:
-
Dalam tab Review, di grup Changes , Klik Share Workbook.
-
Di tab Advanced, dibawah Conflicting changes between users, Klik The changes being saved win, dan kemudian Klik OK.
-
Untuk melihat bagaimana kita dan yang lain menyelesaikan konflik yang sebelumnya, lakukan :
-
Di tab Review tab, grup Changes, Klik Track Changes, dan kemudian Klik Highlight Changes.
-
Dalam daftar When list, pilih All.
-
Hilangkan tanda check Who dan W here.
-
Pilih check box List changes on a new sheet dan kemudian Klik OK.
-
Untuk menyimpan hasil perubahan, Microsoft Office Button
Klik Cancel di kotak dialog Resolve Conflicts. Klik
, Klik Save As, dan kemudian ketik nama baru untuk file.
58
6.5.
Menghapus sharing a workbook -
Di Review tab, di grup Changes, Klik Share Workbook.
-
Dalam tab Editing, pastikan bahwa hanya kamu yang sedang membuka shared Workbook.
-
Bersihkan Allow changes by more than one user at the same time. This also allows workbook merging.
-
Klik Yes.
-
Note
-
Klik OK untuk menutup kotak dialog Share Workbook.
-
Di TabReview,di grup Changes, Klik Unprotect Shared Workbook.
-
Masukkan Password, tekan OK
Jika checkbox tidak ada, lakukan prosedur UnProtect Shared Workbook:
Contoh Kasus : Suatu kelas I SD ABC, ditentukan bahwa naik tidaknya siswa di SD tersebut bila menjalani 4 kali ujian, yaitu Ujian I,Ujian II, Ujian III, dan Ujian ke IV. Kebijakan dari sekolahan tersebut menentukan presentase nilai ujian untuk menentukan nilai akhir adalah sebagai berikut : -
Ujian I 15%
-
Ujian II 30%
-
Ujian III 15 %
-
Ujian IV 40 %
Jika nilai akhir lebih dari atau sama dengan 60, maka siswa tersebut naik kelas. Berikut daftar nilai siswa yang ada disekolah. No.absen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Nama Anton Budi Cinta Dina Edi Fina Komar Hardi Ian Joko
Ujian I 85 56 66 43 73 91 37 64 75 76
Ujian II 80 75 65 65 75 85 54 60 56 69
Ujian III 82 70 69 63 77 85 55 62 87 71
Ujian IV 81 62 67 52 74 88 49 58 90 73
59
Dengan fungsi Logika, buatlah tabel nilai akhir, dan tentukan siapa yang naik atau tidak naik kelas. Buatlah kolom G untuk menentukan nilai akhir. Kemudian gunakanlah kolom H dengan fungsi IF untuk menetukan naik atau tidak !
Contoh : Dari daftar nilai seperti tabel dibawah ini, ubahlah daftar nilai terakhir dengan diubah menjadi nilai A, B, C, D, E, dengan uraian sebagai berikut :
60
NIM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Daftar Nilai Ujian I 85 56 66 43 73 92 37 67 75 76
NAMA Anton Budi Mega Cinta Edi Fina Teguh Yudi Ion Sugeng
Ujian II 80 75 65 65 75 85 54 60 58 69
Ujian III 82 70 69 63 77 85 55 63 56 89
Komposisi penentuan nilai akhir adalah Ujian I, 25%, Ujian II, 25% dan Ujian III, 50%. Daftar nilai akhir dikonversi menjadi huruf A,B,C,D dan E dengan aturan sebagai berikut : Daftar Referensi Nilai Lebih besar dari 85 Antara 70 – 85 Antara 55 – 70 Antara 40- 55 Kurang dari 40
Huruf A B C D E
Status Sangat Bagus Bagus Cukup Kurang Buruk
Penyelesaian : -
Masukkan data tersebut ke dalam worksheet (lihat gambar)
-
Pada sel F2 masukkan formula untuk menentukan nilai akhir (lihat gambar). Gunakan AutoCorrect untuk menentukan nilai akhir F3-F10
-
Untuk menggunakan VLOOKUP maka aturannya : VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
-
Aturannya sebagai berikut : Lookup_value, nilai pada tabel aktif (tabel yang sedang dianalisa) yang menjadi dasar pencarian informasi pada tabel informasi
-
Table_array, rangkaian sel dari tabel informasi tidak termasuk judul field(kolom).
-
Col_index_num, merupakan indexs (nomor) kolom dari table informasi yang menyajikan nilai yang dicari
-
Range_lookup, berupa nilai logika TRUE atau FALSE. Jika bernilai TRUE (atau tidak disebutkan nilainya) , maka table informasi harus diurutkan secara Ascending.
-
Pertama, tabel informasi (Status Nilai) harus diurutkan terlebih dahulu secara ascending.
-
Gunakan menu Data > Sort
61
-
Pada sel G2 masukkan formula : =VLOOKUP (F2,A15:C19,2). Kolom index diisi 2 karena tabel informasi huruf nilai berada pada kolom 2
-
Pada H2, masukkan formula : = VLOOKUP (F2, A15:C19,3). Lihatlah hasilnya.
-
Namun, bila hasil tersebut kita copy-kan dan paste-kan ke G3 hingga H11, maka hasilnya akan error. Mengapa hal ini terjadi ?
-
karena, posisi juga berubah. Agar menetap gunakanlah =VLOOKUP(F2;$A$15:$C$19;2)
62
63
