BAB I PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang PT. Sampoerna Jaya Sentosa (PT SJS) merupakan perusahaan manufaktur yang berfokus dibidang tekstil. PT SJS berdiri dan beroperasi sejak tahun 2002 dengan nama PT. Makmur Jaya Sentosa dan berlokasi di Cimahi, Bandung hingga saat ini. Produk utama yang dihasilkan berupa benang, kain grey dan kain jadi yang berasal dari bahan dasar katun seperti combed, PE, TC, TR, dan fleece. Pada kegiatan penjualannya, PT. SJS menerapkan sistem make to stock (MTS) dan make to order (MTO) sesuai dengan permintaan pelanggan. Fokus penjualan dan distribusi produknya sendiri merupakan produsen dan retailer penghasil pakaian jadi yang tersebar di Indonesia, khususnya di Pulau Jawa, Pulau Sumatra, dan Madura. PT SJS merupakan perusahaan berskala menengah keatas dengan jumlah karyawan ± 60 orang yang terbagi menjadi 7 bagian. Tabel I.1 Rincian Total Penjualan PT. SJS pada tahun 2014 Sumber: (PT. Sampoerna Jaya Sentosa, 2014) Bulan
Total Penjualan (Kg)
Januari
139.552,62
Februari
165.067,24
Maret
159.969,36
April
171.695,55
Mei
127.333,02
Juni
155.747,82
Juli
95.171,54
Agustus
122.648,83
September
143.795,99
Bulan
Total Penjualan (Kg)
Oktober
140.208,02
November
111.985,12
Desember
105.791,56
Dari tabel I.1, didapatkan total penjualan kain jadi & grey PT. SJS selama tahun 2014 sebesar 1,638,966.67 kg dan keuntungan total bersih sebesar 10% dari total harga penjualan yaitu sebesar Rp. 8,194,830,000,00, maka dapat disimpulkan bahwa PT. SJS dapat dikategorikan sebagai perusahaan dengan skala usaha menengah sesuai dengan pasal VI ayat 3 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (BPKM, 2008). Dalam menjalankan kegiatan penjualannya, PT. SJS memiliki kendala dalam proses pengiriman barang dimana jumlah barang yang dikirim terkadang masih terdapat selisih dengan pemesanan yang dilakukan oleh customer. Hal ini terjadi karena PT. SJS masih melakukan kegiatan penjualan dan pengirimannya secara semi-manual, sehingga sering kali terjadi keluputan yang dilakukan oleh bagian lain yang terkait ketika pesanan diproses. Meskipun selisih jumlah barang terbilang tidak banyak, namun hal ini menjadi perhatian bagi pihak PT. SJS karena akan berakibat fatal terhadap hubungan dengan customer. Selain itu dikarenakan PT. SJS masih melakukan kegiatan penjualan secara semi-manual, dokumen kegiatan penjualan dan laporan penjualan pun belum dapat diakses secara real-time. Dimana dokumen ditulis tangan di atas surat
dokumen selama kegiatan penjualan masih
surat yang ada dan laporan penjualan disimpan ke
dalam aplikasi Microsoft Excel dan pembukuan dilakukan setiap satu bulan sekali. Berdasarkan masalah
masalah yang ada PT. SJS pada bagian penjualan saat ini,
diperlukan suatu proses bisnis yang dapat mendukung konsep pengembangan sistem informasi yang terintegrasi dan real-time yaitu Enterprise Resource Planning (ERP). ERP merupakan konsep yang saat ini banyak digunakan oleh
perusahaan untuk mempercepat informasi yang didapat sehingga proses bisnis serta pengambilan keputusan dapat lebih cepat dan akurat. Salah satu aplikasi ERP adalah Odoo (sebelumnya bernama OpenERP). Odoo adalah sebuah perangkat lunak manajemen perusahaan berbasis open source yang praktis dan mudah digunakan, yang dirancang untuk mengatasi kebutuhan perusahaan,
serta
membantu
meningkatkan
kinerja
bisnis
perusahaan.
Berdasarkan penelitian sebelumnya oleh (Juliastrioza, Akbar, & Arici, 2015) yang menyatakan bahwa penerapan dan pengujian aplikasi Odoo pada bagian penjualan telah meningkatkan efisiensi proses bisnis dan terkomputerisasi sehingga lebih cepat dibandingkan dengan proses manual. Berdasarkan penelitian lainnya yang dilakukan oleh (Rispianda, Eryanti, & Nugraha, 2014) yang menyatakan keuntungan dari penggunaan aplikasi Odoo yaitu kemudahan dalam penggunaan, kemudahan adaptasi terhadap kebutuhan perusahaan dan fitur
fitur yang dapat
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Penerapan sistem ERP sales management pada Odoo dapat lebih sukses apabila didukung dengan penggunaan metode yang tepat. Pada penelitian ini metode yang digunakan adalah pengadaptasian dari Metode Accelerated SAP (ASAP). Pemilihan metode ASAP ini didasarkan oleh tingkat efesiensi waktu serta minimnya biaya yang dikeluarkan dibandingkan pada metode lainnya. Berdasarkan latar belakang yang telah dijabarkan, maka dilakukan penelitian mengenai penerapan sistem ERP sales management menggunakan Odoo dengan metode ASAP yang diharapkan dapat membantu PT. SJS dalam menjalankan kegiatan penjualan menjadi lebih baik.
I.2 Perumusan Masalah Dengan melihat latar belakang yang telah dibahas, permasalahan yang dapat dirumuskan yaitu : 1. Bagaimana menerapkan sistem ERP sales management menggunakan Odoo agar dapat melakukan pencatatan pemesanan customer?
2. Bagaimana menerapkan sistem ERP sales management menggunakan Odoo agar dapat menghasilkan dokumentasi laporan penjualan secara real time? 3. Bagaimana mengintegrasikan proses dan data pada kegiatan penjualan yang dilakukan oleh bagian penjualan dengan bagian terkait lainnya?
I.3 Tujuan Penelitian 1. Menerapkan penyesuaian modul sales management dengan proses bisnis yang berjalan menggunakan Odoo, terkait dengan pencatatan pemesanan customer. 2. Menerapakan penyesuaian modul sales management menggunakan Odoo sehingga dapat menghasilkan laporan penjualan yang dapat diakses secara real-time. 3. Menerapkan sistem ERP sales management menggunakan Odoo sehingga kegiatan penjualan dapat saling terintegrasi dengan bagian lain.
I.4 Batasan Penelitian Batasan masalah dari penelitian ini sebagai berikut : 1. Metode penelitian hanya dilakukan hingga tahap final preparation. 2. Proses penjualan hanya dilakukan oleh bagian penjualan. 3. Penerapan sistem hanya pada bagian penjualan dan bagian - bagian yang terkait dengan bagian penjualan.
I.5 Manfaat Penelitian Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini yaitu : 1. Hasil analisis dari penelitian dapat dimanfaatkan sebagai bahan referensi perusahaan untuk diimplementasikan apabila sesuai dengan kebutuhan dan permasalahan yang ada. 2. Dengan adanya penerapan sistem ERP pada bagian penjualan diharapkan dapat terciptanya integrasi data dari seluruh proses bisnis produksi dan pembelian pada perusahaan
3. Memberikan rekomendasi atas kekurangan yang muncul selama observasi dan evaluasi kinerja proses bisnis sistem ERP sales management pada perusahaan.
