BAB I PENDAHULUAN A.Latar belakang Setiap lembaga atau
perusahaaan baik swasta maupun instansi
pemerintahan tidak dapat melaksanakan tugasnya sendiri. Dalam upaya mencapai tujuan supaya berhasil guna dan berdaya guna maka perusahaan memerlukan kerja sama antara satu pihak dengan pihak lainnya, yang pelaksanaannya harus tepat dan sesuai sehingga dapat dijadikan sebagai acuan bagi para pelaksananya. Sehubungan dengan hal itu maka diperlukan seorang sekretaris yang berfungsi membantu pimpinan menjalankan tugasnya untuk penyelenggaraan kegiatan administrasi dalam organisasi agar kegiatan setiap orang dalam bekerja sama dapat lebih terarah sesuai dengan tujuan. Untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan
akan
sangat
membutuhkan
sekretaris
yang
kompeten
dan
bertanggungjawab dalam menjalankan fungsinya. Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin “secretum” yang berarti rahasia. Dari kata secretum terbentuk kata secretarius yang berarti petugas atau karyawan kepercayaan. Kata secretarius menjadi secretaris (bahasa Belanda), secretarius (bahasa Prancis), atau secretary (bahasa Inggris) (Ratnawati 2006:3). Tugas seorang sekretaris tidak hanya mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, melainkan juga meliputi ketatausahaan. Tata usaha itu sendiri adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
Penggolongan sekretaris meliputi: Sekretaris Pemerintah, Sekretaris Organisasi dan Sekretaris Perusahaan yang merupakan seorang karyawan senior bertugas sebagai pengolah administrasi dan hukum, biasanya dalam bentuk posisi manajerial di atas. Sekretaris pemerintah adalah sekretaris yang bekerja pada lembaga pemerintahan pusat dan pemerintah daerah. Sekretaris pemerintah hanya ditemukan pada tingkat manajemen atas ( Komisaris ) dan tingkat manajemen madya ( Direktur ) dan tidak pada tingkat manajemen pertama. Pada tingkat manajemen madya, biasanya hanya ada seorang sekretaris unit setiap manajer (kepala urusan atau kepala bagian). Sedangkan pada tingkat manajemen atas terdapat sekretaris senior dan junior. Sekretaris pemerintah terdiri dari Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektoral Jenderal, Sekretaris Direktorat Jenderal, Sekretaris Lembaga, Sekretaris Lembaga Pemerintah Nondepartemen, Sekretaris Badan, Sekretaris Kantor Wilayah, 3 Sekretaris Jenderal Pemerintah Dewan Daerah (PDD). Peran sekretaris pemerintah adalah pengantar Kantor Kabinet, Penasehat Peran dan Sekretariat Layanan. Sekretaris pemerintah bertanggung jawab untuk menetapkan agenda untuk pertemuan Pemerintah dan Komite Menteri. Selain itu, sekretaris pemerintah memelihara hubungan konstan dengan semua anggota pemerintah. Sekretaris pemerintah bertindak sebagai Juru Bicara Pemerintah. Sekretaris pemerintah melaksanakan tugas-tugas lain yang ditunjuk kepadanya oleh Perdana Menteri. Sekretaris organisasi adalah sekretaris yang bekerja atas perintah pimpinan, memiliki pula wewenang untuk turut membuat rencana, membuat
keputusan, melakukan pengarahan dan pengkoordinasian terhadap seluruh unit yang ada dalam lingkungan. Sekretaris organisasi terdiri dari Sekretaris Jenderal Partai, Sekretaris Jenderal di Departemen, Sekretaris Negara, Sekretaris Direktorat Jenderal, Sekretaris Direktur, Sekretaris Umum, Sekretaris Kantor Pusat. Sekretaris perusahaan adalah penghubung perseroan dengan otoritas jasa keuangan, investor, analisis dan masyarakat yang bertanggung jawab memastikan kepatuhan perseoroan kepada peraturan yang relevan melalui prinsip;prinsip tata kelola perusahaan yang baik. Sekretaris perusahaan bertanggung jawab kepada Direksi dan juga melaporkan pelaksanaannya kepada Dewan Direksi Peran sekretaris perusahaan adalah
memastikan kepatuhan terhadap
semua peraturan perundang-undangan dan memperhatikan pembayaran untuk kepentingan bisnis yang spesifik dari perusahaan, misalnya: sebuah perusahaan manufaktur mungkin membutuhkan pendekatan yang berbeda dari bank atau perusahaan jasa keuangan. Selain itu juga perlu membantu dalam pelaksanaan strategi perusahaan dengan memastikan bahwa keputusan dewan dan instruksi yang benar dilakukan dan dikomunikasikan. Fungsi sekretaris adalah membantu Direksi sebagai pejabat penghubung dalam komunikasi pemimpin perusahaan dengan karyawan sebagai upaya meningkatkan loyalitas karyawan dalam penyusunan laporan manajemen serta kegiatan yang berhubungan dengan kesekretariatan, penegakan hukum dan pengelolaan
kehumasan.
Tanggungjawab
sekretaris
perusahaan
adalah
memberikan saran kepada Direksi tentang masalah hukum umumnya dan mengatur tugas administrasi.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis akan melakukan penelitian yang berjudul “ Fungsi Sekretaris Pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.”
B.Perumusan Masalah Bagaimanakah Fungsi Sekretaris pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan didalam memberikan pelayanan terhadap masyarakat ?
C.Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui pelaksanaan Fungsi Sekretaris Pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan didalam memberikan pelayanan terhadap masyarakat.
D.Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Bagi PT. Perkebunan Nusantara III Medan Sebagai bahan masukan pada PT.Perkebunan Nusantara III Medan, dalam mengambil kebijaksanaan untuk mencapai langkah-langkah pada masa yang akan datang sehingga dapat mengalami perkembangan.
2. Bagi Penulis Memperdalam pengetahuan mengenai fungsi seorang sekretaris pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan dan melatih dan mengembangkan kemampuan kemampuan berfikir penulis dalam mengembangkan teori –teori yang ada. 3. Bagi Pihak Lain Sebagai bahan pembanding dan referensi bagi peneliti-peneliti lain dan semua pihak yang membutuhkan,khususnya tentang pengaruh strategi yang akan dilakukan dalam memasarkan produk.
E.Jadwal Kegiatan Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan Tugas Akhir.Penelitian dilakukan di PT.Perkebunan Nusantara III Jl.Sei Batang No.2 Sumatera Utara ,Medan 20122.
Tabel 1.1 Jadwal penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir NO Kegiatan
Minggu Ke-1
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan
Ke-2
Ke-3
Sumber:Penulis (2015) Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku-buku referensi mengenai sekretaris dan informasi melalui website internet.Kemudian pada tahap pengumpulan data dilakukan dengan mengambambil informasi dari facebook resmi dan buku-buku referensi mengenaiPT.Perkebunan Nusantara III Medan.Setelah semua informasi dapat dikumpulkan,Penulis kemudian melakukan penyusunan Tugas Akhir.
F.Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini dibagi atas empat bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain : BAB I : PENDAHULUAN Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan permasalahan, tujuan penelitian,jadwal survei dan sistematika penulisan.
BAB II : PROPFIL PERUSAHAAN Bab ini berisikan sejarah perusahaan, visi, misi dan tujuan perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha. BAB III :PEMBAHASAN Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yang berkaitan dengan fungsi sekretaris
didalam
memberikan
pelayanan
kepada
masyarakat
pada
PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. BAB IV:KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di PT.Pekebunan Nusantara III (Persero) Medan dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.
