BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan Setiap instansi atau lembaga negara maupun swasta pasti memiliki struktur organisasi yang aktif terus – menerus berjalan. Dari kegiatan organisasi tersebut akan menghasilkan bukti tertulis atas rekaman kegiatan yang telah berjalan. Rekaman kegiatan tersebut nantinya akan memberikan informasi penting saat dibutuhkan. Rekaman kegiatan itulah yang disebut arsip. Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Daerah Istimewa Yogyakarta memiliki berbagai macam jenis arsip yang disimpan dan dikelola, salah satunya adalah arsip keuangan. Selain sebagai rekaman kegiatan suatu organisasi, arsip juga berfungsi sebagai alat bukti yang kuat dalam hal hukum, Karena arsip bersifat otentik dan tidak memiliki persamaan, dalam hal ini adalah arsip keuangan, yang mempunyai peran penting dalam memeriksa keuangan setiap anggaran yang dihasilkan. Arsip merupakan bagian penting dari seluruh kegiatan dan aktivitas yang berjalan pada lembaga pemerintahan maupun swasta. Seluruh instansi pasti akan memproduksi arsipnya sendiri – sendiri, arsip tersebut akan tercipta dengan sendirinya sesuai berjalannya waktu, karena seluruh kegiatan administrasi yang berjalan pada instansi tersebut akan menghasilkan arsip. Kearsipan mempunyai peranan penting bagi kelancaran organisasi, salah satunya sebagai sumber informasi dan pusat ingatan suatu instansi.
2
Mengingat betapa pentingnya arsip sebagai rekaman informasi, maka arsip yang disimpan di kantor Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan Daerah Istimewa Yogyakarta harus dikelola dengan baik dan benar, agar jika suatu saat diperlukan, maka arsip tersebut dengan cepat dapat ditemukan kembali. Untuk menciptakan sistem kearsipan yang efektif dan efisien maka diperlukan manajemen arsip yang baik oleh para pekerja arsip yang ahli di bidang nya ataupun oleh arsiparis profesional. Demi terciptanya manajemen arsip yang baik di BPK Perwakilan Daerah Istimewa Yogyakarta ini, dapat dilakukan dengan cara menyusun proses kerja kearsipan secara terencana, menyeluruh dan terpadu. Manajemen kearsipan adalah pengelolaan arsip sejak arsip tercipta, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, hingga penyusutan. Secara umum, prinsip dalam manajemen kearsipan yang baik setidaknya mengandung beberapa unsur sebagai berikut1: a.
Pengelolaan arsip sedikit mungkin.
b.
Pengelolaan arsip yang benar – benar bermakna atau berguna.
c.
Pengelolaan arsip secara hemat dan sederhana.
d.
Pengelolaan arsip yang mudah, cepat dan tepat dalam penemuan kembali.
e.
1
Pengelolaan arsip dengan pemeliharaan dan pengamanan yang tepat.
Agus Sugiarto., dkk., Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer. (Yogyakarta: Gava Media, 2005), hlm 19.
3
Keuntungan dari manajemen kearsipan yang baik akan memberikan dampak sebagai berikut: a.
Ketepatan, Kecepatan dan kelengkapan dalam penemuan kembali arsip.
b.
Mengurangi kesalahan dalam penyimpanan, penataan, dan penemuan kembali arsip.
c.
Menghemat tempat penyimpanan karena adanya program penyusutan.
d.
Mengurangi biaya untuk penyediaan peralatan pemberkasan.
Dewasa ini, Pemerintah Indonesia mulai menaruh perhatiannya terhadap arsip, salah satunya dengan dikeluarkannya UU Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009, bahwa arsip didefinisasikan menurut Undang-Undang tersebut sebagai berikut:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.2
Berdasarkan pengertian tersebut, arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam, di antaranya adalah arsip yang dikelola di BPK, yaitu arsip keuangan, arsip keuangan yang disimpan di BPK berupa arsip vital dan arsip dinamis, sedangkan arsip dinamis dibagi menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis aktif, dan arsip dinamis inaktif. Yang dimaksud arsip aktif adalah arsip yang masih 2
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Ps. 1 Ayat 2.
4
sering digunakan untuk kegiatan administrasi, sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang sudah jarang digunakan untuk kegiatan administrasi.3 Secara umum, arsip kebanyakan berbentuk lembaran kertas dan tulisan yang banyak dimengerti oleh mayoritas orang, namun pada kenyataannya arsip juga terdiri dari berbagai macam bentuk, mulai dari surat ataupun dokumen – dokumen penting suatu instansi, salah satunya yaitu arsip yang berbentuk arsip keuangan, seperti laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar.4 Arsip juga dibedakan meurut nilai dan kegunaannya. Penggolongan arsip lebih didasarkan pada nilai dan kegunaannya. Dalam penggolongan ini terdapat beberapa macam arsip, salah satunya yakni arsip bernilai keuangan, contoh : kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan, APBD/APBN dan sebagainya.5 Pada dasarnya, pengolahan arsip inaktif keuangan yang disimpan di BPK adalah kegiatan mengolah, menata informasi, dan fisik arsip inaktif melalui proses identifikasi, pendeskripsian isi informasi arsip, penyusunan skema pengaturan arsip, pemberkasan atau pengelompokan arsip dan pembuatan jalan masuk, sehingga arsip mudah ditemukan. Pengolahan arsip inaktif bertujuan agar arsip inaktif yang disimpan dapat tertata dengan baik dan memudahkan dalam pelaksanaan penyusutan arsip nantinya.
3
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern. (Yogyakarta: Gava Media, 2005), hlm. 6. 4
Ibid., hlm. 10.
5
Ibid., hlm. 11.
5
Penyimpanan arsip yang baik mutlak dilakukan di setiap lembaga pemerintahan maupun swasta, suatu instansi yang sistem penyimpanan arsipnya tertata dengan baik akan memudahkan jalannya organisasi instansi tersebut, dampak positif dari sistem penyimpanan arsip yang baik yaitu memudahkan dalam proses temu kembali jika sewaktu – waktu arsip tersebut dibutuhkan, serta pengembalian arsip dari/ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. Selain penyimpanan arsip yang baik, perlindungan terhadap arsip – arsip yang disimpan di BPK tersebut juga harus diperhatikan, agar arsip yang disimpan tidak hilang/rusak, dan dijauhkan dari pihak yang tidak bertanggung jawab yang dapat menyalahgunakan fungsi arsip tersebut guna kepentingan pribadi. Dalam buku Kearsipan 1 tentang perlindungan arsip, dijelaskan bahwa terdapat beberapa tujuan perlindungan arsip, yakni:
Menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraankehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan – bahan oertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.6
Lembaga pemerintahan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dipilih sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan (PKL) karena menurut penulis arsip keuangan yang ada di BPK ini cukup menarik untuk dibahas, terutama arsip inaktifnya. Sebab arsip keuangan bagi instansi ini begitu penting pengaruhnya. Lokasi PKL di BPK ini juga memiliki bidang khusus dalam pengolahannya sehingga mendukung arsip dinamis khususnya dinamis inaktif di bagian keuangan. 6
Ig.Wursanto, Kearsipan 1, (Yogyakarta: Kanisius,1991), hlm. 87.
6
Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana kondisi arsip keuangan di Badan Pemeriksa Keuangan? 2. Apa sarana dan prasarana yang diperlukan dalam proses pengolahan arsip inaktif keuangan? 3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip inaktif keuangan?
B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan Praktik kerja lapangan tentang pengolahan arsip inaktif keuangan di Badan Pemeriksa Keuangan bertujuan sebagai berikut: 1. Mengetahui kondisi arsip keuangan di Badan Pemeriksa Keuangan. 2. Menjelaskan peran dan manfaat dari arsip keuangan yang ada di BPK. 3. Mengetahui sarana dan prasarana yang diperlukan dalam proses pengolahan arsip inaktif keuangan. 4. Mengetahui kendala-kendala saat pelaksanaan pengolahan arsip inaktif keuangan.
7
C. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang dilakkukan guna menyusun bahan dalam pembuatan Laporan Tugas Akhir yaitu terdiri dari sebagai berikut: 1. Observasi / Partisipasi Metode yang dilakukan dengan mengamati dan melakukan kegiatan secara langsung di BPK, serta memperoleh data apa saja yang dibutuhkan dalam melakukan pengolahan arsip inaktif keuangan di BPK Yogyakarta. Pengamatan ini dilakukan agar peneliti mendapatkan data yang diinginkan, setelah data yang diinginkan terpenuhi, maka diharapkan peneliti dapat memahami bagaimana prosedur pengolahan arsip inaktif keuangan di BPK melalui partisipasi dalam kegiatan tersebut. 2. Studi Pustaka Metode ini begitu penting karena ini berisi kumpulan bahan pustaka sebagai bahan referensi guna menunjang proses penulisan tugas akhir. Dengan metode studi pustaka ini, nantinya penulis akan lebih mudah dalam mencari buku yang sesuai dengan tema penulisan Tugas Akhir, yaitu yang berkaitan dengan arsip inaktif keuangan dan pengolahannya. Untuk menentukan buku referensi secara cepat, yaitu caranya dengan membaca daftar pustaka. 3. Wawancara Metode wawancara ini merupakan metode cara tanya jawab yang dilakukan dengan narasumber yang secara langsung menangani pengelolaan arsip inaktif yang disimpan di BPK. Dengan kegiatan ini penulis akan memperoleh penjelasan
8
secara langsung dari narasumber dan diperoleh informasi mengenai sumber daya manusia yang bertugas, tugas-tugas pokok petugas, dan kendala yang dihadapi petugas dalam pengelolaan arsip keuangan.
D. Tinjauan Pustaka Kegiatan praktik kerja lapangan ini perlu didukung oleh bahan pustaka berupa buku seputar pengolahan arsip inaktif keuangan. Bahan pustaka tersebut dipilih sesuai dengan tema yang diambil. Buku pertama diambil dari Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang berjudul Manajemen Kearsipan Modern dengan penerbit Gava Media, tahun 2005 di Yogyakarta. Buku ini menjelaskan tentang ruang lingkup kearsipan, yang meliputi bagian administrasi, tata usaha, sekretariat, kantor, dan sebagainya. Terdapat juga jenis – jenis arsip menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, antara lain arsip menurut subyek dan isinya, arsip menurut bentuk dan wujud fisik, arsip menurut nilai dan kegunaannya, arsip menurut sifat kepentingannya, arsip menurut fungsinya, arsip menurut tempat/ tingkat pengelolaannya, arsip menurut keasliannya, arsip menurut kekuatan hukum. Buku kedua berjudul Manajemen Kearsipan untuk lembaga negara, swasta, dan Perguruan Tinggi dari Drs. Basir Barthos yang diterbitkan oleh Bumi Aksara di Jakarta pada tahun 2013. Buku tersebut berisi tentang dasar-dasar kearsipan. segala ketentuan-ketentuan kearsipan dibahas dan disajikan dengan jelas dalam buku ini. Mulai dari terciptanya arsip sampai pada tahap penyusutan arsip dibahas dalam buku ini. Bab yang relevan dengan tema yang diambil penulis
9
terdiri dari dua bab, yaitu bab lima dan bab enam, dalam bab tersebut secara khusus membahas mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif yang sangat berguna bagi penulis dalam memperdalam pemahaman mengenai arsip dinamis inaktif. Buku ketiga diambil dari karangan Ig.Wursanto yang berjudul Kearsipan 1. Diterbitkan oleh Kanisius di Yogyakarta pada tahun 2003. Buku ini secara umum membahas tentang standart ruang penyimpanan arsip yang baik. Adapun standar ruang penyimpanan arsip yang baik menurut Ig.Wursanto yakni, ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab, ruangan harus terang, diberi ventilasi secukupnya,
terhindar
dari
kemungkinan
serangan
api,
terhindar
dari
kemungkinan serangan banjir, ruangan harus dipantau ketika turun hujan agar arsip yang disimpan terhindar dari kemungkinan terkena tetesan air hujan dari atap yang bocor, ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama/ perusak kertas arsip, lokasi/ruang penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat – tempat industri, ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan di dalamnya. Disini penulis akan mengetahui apakah sudah tersedia Ruang Pusat Arsip Record Center (RC) yang memadai, baik dari segi fasilitas yang sudah ada maupun standar ruang simpan arsip yang baik. Buku keempat adalah buku dari Betty R. Ricks, Aim J. Swafford dan Koy F. Gow, yang berjudul Information and Image Management A Records System Approach. diterbitkan di Cincinati-Ohio tahun 1992 oleh South-Western Publishing. Buku ini terdiri dari 4 bagian dan terbagi lagi dalam 12 bab. Buku ini
10
dapat membantu penulis dalam memahami dan menganalisis arsip inaktif dan fasilitas di records center, karena dalam buku ini terdapat bagian yang relevan dengan tema yang saya pilih yaitu pada bagian 4 bab 10 tentang Inactive Records Management atau manajemen arsip inaktif. Dalam bab tersebut dijelaskan pengelolaan arsip inaktif antara lain tujuan record center, fasilitas records center, penempatan lokasi, penempatan ruang, pemindahan arsip, penyerahan arsip dan pemusnahan arsip.
E. Sistematika penulisan Sistematika penulisan laporan Tugas Akhir ini terdiri dari empat bab, bab pertama yaitu tentang pendahuluan, bab kedua menjelaskan tentang profil Instansi Badan Pemeriksa Keuangan, bab ketiga berupa isi, dan bab keempat yang merupakan penutup. Di setiap bab dijabarkan tentang pokok permasalahan yang berbeda – beda, namun masih dalam konteks pembahasan tema yang sama. Bab pertama dipaparkan segala hal tentang latar belakang dan permasalahan, tujuan Praktik Kerja Lapangan, metode pengumpulan data, tinjauan pustaka, dan sistematika penulisan laporan Tugas Akhir. Bab kedua merupakan profil tentang Instansi Badan Pemeriksa Keuangan RI Perwakilan Yogyakarta, yang meliputi sejarah singkat berdirinya BPK – RI Perwakilan Yogyakarta, Lokasi kantor BPK Perwakilan DIY, Visi Misi, Tugas Pokok dan Fungsi BPK - RI Perwakilan DIY secara keseluruhan, struktur organisasi, serta Pengorganisasian Arsip yang dikelola di BPK – RI Perwakilan Yogyakarta .
11
Bab ketiga membahas tentang pengolahan arsip inaktif keuangan di BPK mulai dari kondisi arsip keuangan di Badan Pemeriksa Keuangan, Pengolahan arsip inaktif keuangan BPK, Sarana dan Prasarana, serta kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip keuangan. Bab keempat merupakan Penutup dari laporan tugas akhir. Dalam penutup ini, penulis memberikan tanggapan berupa kesimpulan selama menjalankan kegiatan praktik kerja lapangan serta saran yang diberikan kepada Instansi Badan Pemeriksa Keuangan RI Perwakilan Yogyakarta.
