1
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Permasalahan Sebuah organisasi maupun instansi pasti tidak luput dari kegiatan administrasi. Dari berbagai kegiatan administrasi itu akan menghasilkan sebuah bukti rekaman. Sesuatu yang dikategorikan sebagai rekaman kegiatan tersebut biasa disebut dengan arsip. Arsip dapat diartikan sebagai rekaman yang berisi informasi mengenai kegiatan-kegiatan yang dihasilkan dari sebuah organisasi. Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan, arsip adalah: ”Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.” 1 Menurut kegunaannya, arsip memiliki dua fungsi yaitu arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan, sedangkan arsip statis adalah dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari.2 Bagi organisasi, arsip merupakan bagian terpenting karena berperan sebagai alat pengambilan keputusan, artinya arsip-arsip yang ada digunakan sebagai bahan 1
2
Undang-undang Nomor 43 Tentang Kearsipan, pasal 1.
Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen (Jakarta. PT Gramedia Pustaka Utama. 2003), hlm. 12.
2
pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Jadi, organisasi tidak dapat berjalan dengan baik tanpa adanya sebuah arsip. Selain sebagai pengambil keputusan, arsip berperan sebagai bukti yang otentik, yaitu asli dan dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan bagi setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.3 Semua peranan tersebut dapat benar-benar terlaksana dengan baik di dalam organisasi jika didukung dengan adanya SDM yang berkompeten, sarana prasarana memadai dan anggaran biaya yang cukup sehingga tercipta manajemen kearsipan dengan baik dan terstruktur. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. 4 Sedangkan statis adalah keadaan diam (tidak bergerak, tidak aktif, tidak berubah keadaannya); tetap; hidupnya, tidak mau menyeseuaikan diri dengan keadaan zaman.5 Kedua pengertian tersebut bila diartikan dengan konteks kearsipan, terutama dalam 3
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern (Yogyakarta. Gava Media. 2005), hlm. 8. 4
Kamus Besar Bahasa Indonesia, (Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Jakarta, 1988), hlm. 48. 5
Ibid. hlm. 858.
3
hal arsip statis adalah arsip yang sudah tidak aktif lagi untuk kegiatan organisasi yang memiliki nilai guna kesejarahan yang telah habis masa retensinya dan harus disimpan secara permanen serta dipelihara dengan baik di lembaga kearsipan. Sedangkan menurut Betty R. Rick, dalam bukunya yang berjudul Information and Image Management A Record System Approach, Arsip statis adalah: Archives are facilities where records of an organization are preserved because of their continuing value. Archives house public or private organizational records that have been selected for long-term retention and preservation.6 Kurang lebih dapat diartikan arsip dari suatu organisasi yang dilestarikan karena mempunyai nilai berkelanjutan. Arsip statis adalah arsip yang berasal dari instansi pemerintah maupun organisasi swasta yang telah dinilai untuk retensi jangka panjang dan harus dilestarikan. Kemudian dalam Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 56 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip Statis di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta menuliskan bahwa : Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Lembaga Kearsipan Daerah.7 Arsip dapat dikategorikan statis jika arsip tersebut memiliki nilai guna sekunder, yaitu sudah tidak digunakan dalam kegiatan administrasi suatu organisasi. 6
Betty R. Rick (et.al.), Information and Image Management A Record System Approach. (Cincinnati : South Western Publishing CO., 1992), hlm. 300. 7
Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 56 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip Statis di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta
4
Nilai guna sekunder antara lain nilai guna kesejarahan, bukti hukum, sumber penelitian, dan ketentuan perundang-undangan. Informasi yang terkandung di dalam arsip statis kegunaannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas dan bersifat terbuka, karena dalam nilai guna sekunder ada nilai untuk sumber penelitian. Itu berarti dapat dikatakan arsip statis dapat terbuka untuk publik guna sebagai bahan referensi sebuah penelitian dan sesuai dengan sifat ilmu pengetahuan bahwa sifat penelitian adalah untuk mencari kebenaran. Jadi, pada prinsipnya arsip statis selain mempunyai manfaat bagi penciptanya juga dapat bermanfaat bagi masyarakat umum yang membutuhkan. Dalam pengolahannya arsip statis harus memperhatikan aturan-aturan dan teknis yang ada dari mulai penataan, pendeskripsian sampai sarana bantu penemuan kembali agar tercipta penyimpanan yang rapi dan mudah ditemukan, karena mengingat arsip statis akan disimpan secara permanen dan untuk kebutuhan penilitian bagi pencipta atau user yang membutuhkan. Arsip statis juga harus dijaga dan dilestarikan agar tidak mudah hilang. Namun, pada kenyataannya penjagaan terhadap arsip statis dirasa masih kurang sehingga jika arsip tersebut hilang, permasalahan bahkan konfrontasi dapat timbul. Seperti contohnya hilangnya Supersemar telah memicu banyak konfrontasi dan spekulasi bahkan sampai dengan fitnah, dari situ dapat kita lihat bahwa arsip tersebut belum benar-benar dijaga dengan baik sehingga arsip tersebut hilang dan akhirnya menimbulkan permasalahan yang besar. Apalagi dalam penanganan arsip pada instansi yang sudah bubar, arsip instansi itu menjadi statis, harus disimpan secara
5
permanen sebagai nilai bukti keberadaan instansi tersebut. Oleh karena itu arsip statis tersebut harus dijaga dan dilestarikan dengan baik agar nilai historis dari instansi itu tidak hilang. Pengolahan arsip statis dilakukan oleh lembaga kearsipan yang diatur oleh undang-undang. Sebagaimana yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 bahwa lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis serta pembinaan kearsipan. 8 Pengolahan arsip statis tersebut dilakukan di lembaga kearsipan dimaksudkan agar arsip statis dapat terjaga, terpelihara, terlindungi, tahan lama, mudah diakses dan juga aman. Kantor Arsip dan Perpustakan Kota Yogyakarta merupakan lembaga kearsipan daerah yang berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan untuk mengelola dan melakukan pembinaan arsip di lingkungan instansi pemerintah daerah.. Dalam pengelolaan arsip statis tersebut Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta telah melakukan akuisisi arsip, hal tersebut seperti yang tertera dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan pada pasal 24 yang menjelaskan bahwa : ”Arsip statis dapat diterima dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota, desa atau yang disebut dengan nama lain, perusahaan, organisasi poitik, organisasi kemasyarakatan dan peorangan.”9
8
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1
9
Ibid. pasal 18
6
Adapun visi dari Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Yogyakarta ini adalah menjadikan arsip sebagai sumber informasi dan bahan pertanggungjawaban kepada generasi penerus serta perpustakaan sebagai sumber informasi, rekreasi, penelitian dan pengetahuan. Khasanah arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta pun memang beragam yaitu seperti arsip kartografi, arsip foto, arsip rekaman suara dan lain sebagainya. Untuk khasanah arsip statis dalam bentuk tekstual memang masih sedikit dan belum dikelola secara maksimal. Arsip statis yang disimpan kebanyakan masih dalam keadaan usul permanen yang akan diolah. Berdasarkan uraian dari latar belakang tersebut, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: Bagaimana teknis pengolahan arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Yogyakarta? Sarana dan Prasarana apa saja yang dibutuhkan dalam pengolahan arsip statis? Kendala apa saja yang dialami dalam pengolahan arsip statis tersebut? Apakah pengolahan arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Yogyakarta sudah sesuai dengan aturan yang berlaku?
B. Tujuan Pada pelaksanaan praktik kerja lapangan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Yogyakarta ini tujuannya adalah untuk mengetahui teknis pengolahan arsip statis disana, untuk mengetahui apakah pengolahan arsip statis sudah sesuai dengan produk hukum yang ada, untuk mengetahui kendala serta solusi dari kendala tersebut selama
7
melakukan proses pengolahan arsip
statis disana, untuk mengetahui sarana dan
prasarana apa saja yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip statis.
C. Tinjauan Pustaka Untuk menunjang penelitian sarana dan prasarana tentang pengolahan arsip statis terutama untuk pemahaman dasar dan penanganan arsip statis, ada beberapa literatur yang akan digunakan sebagai sumber dan acuan teori. Sumber pertama yang akan digunakan mengenai pengolahan arsip statis untuk dijadikan acuan adalah karya Sulistyo Basuki dalam bukunya yang berjudul Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen yang diterbitkan oleh Gramedia Pustaka Utama pada tahun 2003. Secara keseluruhan buku ini berisi tentang manajemen arsip dari mulai konsep dasar hingga administrasi arsip-arsip membagi topik materi ke dalam enam bagian dengan dua puluh sub topik. Dari enam topik materi tersebut yang paling relevan dengan tema yang dipilih adalah topik bagian lima dengan judul Administrasi Arsip Statis. Secara umum bagian kelima tersebut membahas tentang operasional kearsipan statis yaitu meliputi jenis-jenis arsip statis, peralatan, penyimpanan arsip statis, konservasi, preservasi, akses dan pengamanan arsip statis dan lain sebagainya. Buku kedua adalah Penyimpanan Dan Pemeliharaan Arsip seri Tata Kearsipan Dinamis yang disusun oleh team kerjasama Arsip Nasional Republik Indonesia pada tahun 1997. Buku ini terdiri dari empat bab. Secara umum buku ini membahas tentang pemeliharaan arsip, namun pada bab kedua yaitu bab yang relevan dengan
8
tema, berjudul Pengaturan Fisik Arsip Statis. Pada bab kedua ini secara keseluruhan lebih membahas ke pengolahan arsip statisnya itu sendiri seperti tata cara menyimpan arsip dari mengepak, memberi label, menempatkan arsip pada rak dan juga menjelaskan pengaturan fisik arsip-arsip statis yang bergambar. Buku ketiga yang akan dijadikan tinjauan pustaka adalah Keeping Archives edisi ketiga yang diterbitkan oleh Australian Society of Archivists pada tahun 2008 dengan editor Jackie Bettington. Buku ini terdiri dari 4 section dengan 18 chapter. Secara keseluruhan buku ini membahas tentang administrasi arsip statis dari mulai pengenalan apa itu arsip statis, manajemen arsip statis, pemasaran arsip statis ada layanan, finding aids sampai dengan alih media arsip statis.
D. Metode Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data untuk menunjang pembuatan laporan dilakukan dengan tiga metode yaitu wawancara, observasi partisipasi, dan studi pustaka. 1. Wawancara (Interview) Metode wawancara ini dilakukan untuk melengkapi informasi yang dirasa masih kurang dan mendapatkan informasi lebih lengkap dari narasumber yang ahli dalam bidang kearsipan yaitu arsiparis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Yogyakarta. Metode ini dilakukan dengan cara bertatap muka dengan narasumber dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan seputar pengelolaan arsip statis atau pertanyaan yang telah disiapkan untuk melengkapi data-data yang ada.
9
2. Observasi Partisipasi Observasi partisipasi adalah kegiatan pengamatan secara langsung serta ikut berpartisipasi dalam kegiatan pengelolaan arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Yogyakarta. Metode ini digunakan untuk mendapatkan fakta-fakta empiris yang kasat mata. Dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan ini dilakukan pengamatan secara langsung terhadap pengelolaan arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Yogyakarta. Metode ini dilakukan dengan cara mengamati secara langsung guna memperoleh informasi yang real di dalam dunia kerja, apakah fakta yang ada sesuai dengan ilmu yang dipelajari atau tidak. Dengan pengamatan ini penulis dapat menyerap informasi dengan mudah karena berperan langsung dan dapat melihat pengelolaan arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Yogyakarta.
3. Studi Pustaka Metode ini dilakukan dengan cara mempelajari, mengutip teori-teori yang ada serta mendalami dari sejumlah buku-buku dan literatur yang relevan dengan tema yang dipilih. Buku-buku dan literature tersebut diperoleh dari perpustakaan ataupun materi dari dosen. Manfaat dari metode ini adalah dapat menggali dan mempelajari lebih dalam tentang teori-teori dari para ahli sehingga mendapatkan informasiinformasi yang lebih luas lagi mengenai tema yang dipilih.
10
E. Sistematika Penulisan Dalam penyusunan akhir dalam melaksanakan praktik kerja lapangan ini, untuk memudahkan pemahaman laporan yang berjudul Pengolahan Arsip Statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta laporan ini disusun dalam empat bab. Dari masing-masing bab ini menjelaskan permasalahan yang berbeda, namun saling berhubungan. Bab pertama membahas tentang latar belakang permasalahan mengenai arsip statis terutama pada arsip statis yang tidak dikelola secara benar dapat menimbulkan permasalahan, dimana arsip statis itu dilestarikan dan disimpan, kemudian gambaran sedikit tentang khasanah arsip statis yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota. Pada bab ini juga dijelaskan tujuan dari praktik kerja lapangan, tinjauan pustaka yang menunjukkan literature yang digunakan sebagai acuan teori dalam proses pengerjaan tugas akhir, serta metode pengumpulan data. Pada bab kedua, laporan ini membahas tentang gambaran umum tentang Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Dari sejarah kelembagaan dari awal berdirinya sampai dengan sekarang ini, sejarah gedung yang berpindahpindah tempat, tugas dan fungsi organisasi, visinya yaitu menjadikan arsip sebagai sumber informasi dan bahan pertanggungjawaban kepada generasi penerus serta perpustakaan sebagai sumber informasi, rekreasi, penelitian dan pengetahuan, misi, tugas dan fungsi organisasi, mengenai SDM arsiparis, serta perkembangan kearsipan dari awal berdiri hingga saat ini yang sudah mengalami peningkatan terhadap kegiatan kearsipan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta.
11
Bab tiga laporan ini menguraikan tentang penjelasan secara rinci mengenai permasalahan sesuai dengan topik berdasarkan praktik yang sudah dilakukan di lapangan, yaitu menggambarkan bagaimana proses pengolahan arsip statis, sarana dan prasarana apa saja yang dibutuhkan, kendala yang dihadapai pada saat melakukan pengolahan, serta kesesuaian dengan produk hukum yang ada yang ternyata masih belum sesuai dengan Peraturan Walikota Nomor 56 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip statis di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. Selanjutnya pada bab empat membahas tentang kesimpulan dari seluruh laporan tugas akhir ini serta memberikan saran kepada Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah
Kota
Yogyakarta
untuk
lebih
mempersiapkan
dan
merencanakan terlebih dahulu dalam proses pengolahan arsip statis serta meningkatkan hasil output yang berupa inventaris arsip statis.
