BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Saat ini persaingan dalam sektor bidang ekonomi di seluruh dunia sudah semakin ketatnya. Persaingan ini mengarah pada sektor industri dan perdagangan sebagai salah satu tulang punggung atau urat nadi pendukung keberhasilan perekonomian suatu bangsa. Hal ini tidak terlepas dari adanya tingkat persaingan secara global yang menuntut semua pelaku industri untuk meningkatkan kualitas hasil produknya serta membuat semua sektor perindustrian saling memperbaiki sistem manajemen produksi barang maupun jasa. Dampak positif dari adanya tingkat persaingan global dalam sektor industri ini membuat pelaku-pelaku industri khususnya di Indonesia semakin terpacu untuk dapat bertahan dalam persaingan tersebut. Dalam hal ini mereka berupaya agar tidak terlempar atau tersisihkan dalam persaingan, yang berakibat pada kerugian secara materi dari investasi yang telah mereka tanamkan. Untuk dapat berperan aktif dalam persaingan industri maka setiap perusahaan industri atau pengelola bisnis berusaha memberikan kepuasan bagi konsumen atau pelangganya dengan memberikan produk yang terbaik dan memiliki keunggulan. Sehingga diharapkan setiap konsumen akan selalu membeli produk yang mereka hasilkan. Tingkat kepuasan konsumen ini bisa diberikan melalui mutu dan jumlah produk yang dihasilkan, harga produk, pelayanan penjualan, pelayanan pengiriman produk, garansi serta perbaikan dan lain
sebagainya. Untuk dapat memberikan tingkat kepuasan pelanggan yang optimal tersebut, maka diperlukan sarana dan prasarana serta pengelolan manajemen yang baik dan terpadu. Menyangkut dalam hal pemberian kepuasan konsumen atau pelanggan khususnya dari segi pelayanan pengiriman produk jadi, maka suatu perusahaan sudah sewajarnya memperhatikan pengelolaan manajemen dari berbagai sumber daya yang dimilikinya. Baik itu sumber daya manusia ( karyawan ), peralatan, transportasi, sistem informasi, dan lain-lainya. Hal-hal antara lain seperti ketepatan waktu pengiriman, kondisi produk, ketepatan jumlah produk yang dikirim merupakan beberapa factor yang perlu diperhatikan dalam pemberian layanan pemberian produk yang baik. Khususnya untuk ketepatan pengiriman waktu pengiriman produk jadi, setiap konsumen pasti akan merasa kecewa bila produk yang dipesanya terlambat atau tidak datang sesuai dengan jadwal yang telah disepakati. Hal ini dikarenakan akan mengganggu jadwal penggunaan produk itu selajutnya oleh konsumen. Dengan adanya keterlambatan ini akan menurunkan tingkat kepercayaan konsumen kepada produsen, sehingga bisa aja konsumen membatalkan pesanannya ataupun tidak memperpanjang kontrak pembelian pesanan dan beralih kepada produsen lainya. Masalah keterlambatan pengiriman produk jadi kepada konsumen merupakan hal yang saat ini sangat diperhatikan oleh PT. X sebagai salah satu produsen produk jadi untuk keperluan industri besar ataupun industri kecil. Hal ini diupayakan mengingat semakin tingginya tingkat persaingan antara produsen di
Indonesia khususnya untuk pasar lokal atau dalam negeri. Sehingga PT. X selalu berupaya untuk menanggulangi masalah keterlambatan pengiriman sebagai masalah yang selama ini menjadi hambatan pendistribusian produk kepada konsumen. Sampai saat ini ada sekitar lebih dari 20 buah perusahaan penghasil produk jadi ( makanan ternak ) di Indonesia. Dengan besarnya jumlah ini tentunya membuat persaingan industri ini menjadi semakin ketat dan membutuhkan berbagai langkah-langkah kongkrit untuk dapat memenangkan pesaingan dipasar industri. Keadaan persaingan ini dapat juga di lihat pada PT. X , tempat dimana penulis mengadakan penelitian untuk tugas akhir. PT. X merupakan salah satu perusahaan penghasil produk jadi di Indonesia yang memilki konsumen dalam negeri yaitu industri kecil dan industri yang mempunyai kapasitas berskala besar. PT. X ini juga telah melakukan berbagai langkah untuk dapat memenangkan persaingan, antara lain dengan memenuhi semua spesifikasi yang diinginkan konsumen dengan kualitas yang terjamin dan harga yang terjangkau, lalu pelayanan pendistribusian produk yang tepat waktu, dan lainnya. Namun dengan kebijakan mutu yang ketat baik itu untuk kualitas produk itu sendiri, pelayanan, dan lainnya yang dilakukan perusahaan akan menimbulkan resiko yang besar pula pada kenaikan biaya produksi maupun yang lainnya. Hal ini terjadi karena disebabkan prosedur yang semakin tepat, pemilihan prosedur yang berdaya guna dan efisien, sistem managerial yang terpadu, serta tuntutan ketrampilan karyawan yang relative tinggi.
Untuk itu dengan melihat betapa pentingnya masalah keterlambatan pengiriman produk jadi kepada konsumen sebagai upaya dalam rangka untuk meningkatkan mutu pelayanan, maka penulis dalam rangka menyusun tugas akhir ( skripsi ) ini untuk menyelesaikan program sarjana strata 1 ( S1 ) teknik industri bermaksud akan mengambil judul skripsi yaitu Pencegahaan Keterlambatan Pengiriman Produk Dengan Memperbaiki SOP
1.2. Perumusan Masalah Salah satu masalah besar pada PT. X adalah ketepatan jadwal pengiriman produk jadi ke konsumen. Hal ini menyangkut birokrasi atau sistem yang berlaku di perusahaan. Proses pengiriman produk jadi di PT. X di dahului dengan penerimaan order dari sales marketing kemudian dilakukan pembuatan Delivery Order ( DO ) oleh bagian staff delivery. Setelah DO di buat kemudian diserahkan kebagian produksi, setelah proses packing selesai akan dilakukan pengecekan oleh bagian Quality Control. Selanjutnya produk jadi dipersiapkan sesuai dengan permintaan akan diserah terimakan kebagian pengangkutan. Kemudian akan dilakukan pengiriman kekonsumen. Dalam hal ini untuk semua prosedur diatas perlu didukung adanya suatu sistem informasi yang tepat, cepat, peralatan yang memadai, penanganan letak produk jadi, sumber daya manusia yang terampil dan lain sebagainya.
1.3. Tujuan Penelitan Adapun dengan dilakukan penelitian ini diharapkan akan mendapatkan gambaran yang jelas mengenai sistem managerial dalam pengiriman produk jadi di PT. X serta factor – factor yang mempengaruhi keterlambatan pengiriman produk jadi dan mengupayakan untuk mencari cara – cara penanggulangan masalah keterlambatan pengiriman produk jadi untuk dapat berusaha mencapai target yang telah ditentukan perusahaan.
1.4. Manfaat Penelitian Saat ini dalam dunia industri sudah semakin tinggi, sehingga setiap pelaku industri berlomba - lomba untuk meningkatkan atau memperbaiki mutu dari semua aspek yang menyangkut produknya. Termasuk dalam mutu pelayanan kepada konsumen atau pelanggannya. Dimana setiap konsumen selalu menginginkan pelayanan yang baik dari setiap produsen produk salah satunya seperti pengiriman yang selalu tepat waktu atau sesuai dengan jadwal dari setiap produk yang dipesannya. Untuk itu diperlukan beberapa elemen pendukung untuk menunjang keberhasilan. Hal ini seperti kinerja sistem informasi yang baik, peralatan yang memadai, prosedur yang efisien, serta sumber daya manusia atau personil yang terampil dan kompeten dalam menangani proses pelayanan terhadap para konsumen ini.
1.5. Batasan dan Asumsi PT. X memproduksi beberapa jenis produk jadi. Dengan banyaknya jenis produk yang dihasilkanya ini sehingga membutuhkan proses pengepakan, penyimpanan dan pengiriman yang berbeda-beda, dimulai dari proses produksi terlebih dahulu dan akan diserah terimakan ke bagian pengiriman. Sehingga masalah yang timbul dapat terjadi dari berbagai factor seperti mesin, manusia, prosedur maupun sistem yang ada. Berbagai masalah yang sedemikian kompleksnya ini membuat penulis tidak dapat membahas masalah tersebut satu demi satu. Mengingat akan hal tersebut maka penulis hanya akan mencoba membahas mengenai penelitian pada bagian pengiriman produk jadi dimana bagian ini berhubungan langsung dengan pelayanan
kepada
konsumen.
Sehingga
bahasan
penulis
akan
banyak
menyinggung mengenai tata letak, sistem informasi yang cepat dan efisien, prosedur penangan yg baik, yang kesemuanya disesuaikan dengan kemampuan perusahaan. Adapun data yang dibuat adalah data keterlambatan pengiriman produk jadi di PT.X selama periode tahun 2006 – 2007.
1.6. Sistematika Penulisan Bab I Pendahuluan Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, pembatasan masalah, asumsi dan sistematika penulisan.
Bab II Landasan Teori Berisikan gambar umum tentang sistem Manajemen Kualitas atau Mutu, penyimpanan
produk jadi, proses pengiriman produk jadi, kebijakan mutu
pengiriman produk jadi, diskusi penggalian ide, alat pengendalian kualitas secara statistic, diagram pareto, dan diagram sebab akibat. Bab III Metodologi Penelitian Bab ini membahas tentang langkah-langkah yang dilakukan dalam memecahkan permasalahan yang ada. Langkah-langkah tersebut digambarkan dalam diagram pareto dan diagram sebab akibat beserta penjelasan singkat untuk masing diagram tersebut. Bab IV Pengumpulan dan Pengolahan Data Berisikan gambaran umum PT. X , Sistem manajemen PT. X , Tinjauan kontrak, Penggalian Dokumen dan data – data, Pengendalian Proses, Pemeriksaan dan pengujian, penanganan, pengempakan, dan penyimpanan produk jadi selama tahun 2006 – 2007 serta pengolahan data – data keterlambatan pengiriman produk jadi. Bab V Hasil dan Analisa Analisa dan pemecahan masalah dilakukan terhadap hasil pengolahan data keterlambatan pengiriman produk jadi.
Bab VI Kesimpulan dan Saran Berisikan kesimpulan dari hasil analisa dan saran – saran untuk perbaikan pengiriman produk jadi pada PT. X.
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Manajemen Kualitas dan Mutu Dalam suatu organisasi perusahaan memilki sistem yang memegang kendali atau mengatur segala aspek – aspek yang berkaitan dengan sumber daya perusahaan, kegiatan atau aktivitas perusahaan, produk perusahaan dan lain – lainnya yang bertujuan agar kesemuanya dapat berjalan baik dan lancer sehingga dapat mencapai tujuan perusahaan itu sendiri. Baik itu tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang perusahaan. Dalam suatu sistem perusahaan industri sistem aktivasi manusia yang merupakan sistem yang berhubungan dengan tempat kerja secara fisik memiliki peranan penting dalam lingkup perusahaan industri tersebut, dimana sistem ini terdiri dari beberapa elemen antara lain seperti proses produksi, material dan sumber daya manusia yang digunakan dalam proses produksi, lalu mesin dan peralatan, metode yang digunakan oleh tenaga kerja dalam melakukan pekerjaannya tataletak fasilitas dan spesifikasi aliran material, prosedur dan alat penanganan material, desain tempat kerja, lokasi dan ukuran gudang atau ware house, prosedur pencatatan data untuk laporan pada pihak manajemen, prosedur untuk perawatan dan kebersihan, prosedur keselamatan kerja, dan lain sebagainya. Disamping itu dalam perusahaan industri diperlukan pula sistem pengendalian terhadap manajemen perusahaan industri tersebut yang mana untuk mengatur prosedur – prosedur untuk merencanakan, menghitung dan mengontrol
semua aktivitas dalam perusahaan industri tersebut. Beberapa elemen – elemen dalam pengendalian manajemen suatu perusahaan industri ini antara lain yaitu sistem perencanaan manajemen, prosedur peramalan, analisa ekonomi dan anggaran, rencana upah atau gaji karyawan, rencana pemberian insentif dan sistem hubungan antara karyawan, rekrutmen, pelatihan dan penempatan tenaga kerja, perencanaan pengadaan material, prosedur pengendalian persedian, pengurutan dan penjadwalan, laporan status dan kemajuan, sistem informasi secara keseluruhan, sistem pengendalian kualitas, pengaturan dan pengendalian biaya, alokasi sumber daya, desain organisasi, sistem pendukung pengambilan keputusan dan lain sebagainya. Suatu perusahaan yang telah memiliki sistem manajemen yang baik maka semua aspek – aspek yang dimilikinya dapat berjalan lancar dan saling berkesinambungan. Sehingga dapat memiminmalkan masalah – masalah atau hambatan yang mungkin terjadi selama perusahaan itu berdiri dan menjalankan usahanya. Sistem pengendalian manajemen mutu. Jadi secara garis besar sistem manajemen mutu ini berhubungan denagn sistem informasi, sistem biaya dan keuangan, personal atau orang dan sebagainya. Kegiatan utama dan ruang lingkup sistem manajemen mutu antara lain terdiri dari: 1. Desain dan rekayasa dalam menerjemahkan kebutuhan pelanggan terhadap spesifikasi produk, proses, bahan atau material, dan lainya. 2. Pemasaran yaitu dengan mengevaluasi kebutuhan pelanggan dan menggunakan persyaratan – persyaratan.
3. Pembelian, identifikasi dan memilih supplier yang dapat memasok bahan, komponen, mesin atau peralatan yang sesuai dengan spesifikasi. 4. Produksi yaitu menjamin bahwa produk yang dihasilkan dapat memenuhi persyaratan sesuai dengan standar spesifikasi produk. 5. Jaminan mutu, dimana dapat mengenali metode uji yang sesuai serta teknik pengendalian mutu. 6. Auditing, dimana dapat mengenali ketidaksuaian sistem dan produk, serta kemudian ditindaklanjuti dengan tindakan – tindakan perbaikan. 7. Dokumentasi, dimana semua hal yang menyangkut operasi dapat terdokumentasi dengan baik serta dapat memelihara sistem dan kemajuan dokumentasi tersebut. 8. Instalasi dan pelayanan, dimana dapat menjamin ketepatan operasi dengan pemasangan atau pemakaian produk sesuai dengan intruksi dan pemeliharaan produk melalui pelayanan yang diberikan. 9. Pengembangan produk, memberikan inovasi dan peningkatan mutu produk berdasarkanumpan balik atau masukan dari para konsumen atau pelanggan. 10. Pengiriman produk, dapat memberikan ketepatan pengepakan, ketepatan jadwal pengiriman, transportasi, distribusi bahan dan kuantitas produk. 11. Manajemen puncak atau Top Manajemen, yang dapat menyatakan lebijakan mutu, menyediakan sumber daya, mendukung program dan memantau semua kegiatan sistem manajemen mutu.
Dalam suatu perusahaan industri, kualitas atau mutu dari produk atau jasa yang
dihasilkannya
menentukan
respon
dari
konsumen
yang
menggunakannya. Dalam hal ini konsumen dapat menilai produk yang dihasilkan oleh perusahaan yang satu dengan yang lainnya dari beberapa factor seperti, dari harga belinya, kualitas pelayanan pembeli, kulaitas pemakaiannya, keawtannya, perawtannya, harga jualnya kembali, dan lain sebaginya. Dan dalam hal ini kualitas atau mutu sangat berperan dalam penilaian yang dilakukan oleh konsumen. Dimana kualitas atau mutu adalah pencapaian pemenuhan kebutuhan konsumen. Dengan mutu yang baik dari produk yang dihasilkan serta pelayanan yang memuaskan akan menyenangkan hati serta memberikan kepuasan kepada konsumen. Kualitas atau mutu terlihat sederhana namun sebenarnya merupakan suatu hal yang sangat pelik kompleks, dan merupakan hal yang sangat serius untuk diperhatikan oleh perusahaan – perusahaan yang mengharapkan setiap produknya dapat diterima oleh para konsumen. Kualiatas atau mutu serta kepuasan konsumen sudah merupakan hal penting yang harus diperhatikan secara seksama oleh setiap perusahaan industry, dengan fokus saat ini terletak pada konsumen, dengan mengingat begitu banyaknya konsumen saat ini dengan berbagai macam kemauan dan kebutuhannya. Dengan adanya persaingan secara global dalam dunia industri, memacu perusahaan – perusahaan industri untuk bersaing untuk mendapat perhatian konsumen serta keuntungan dari produk yang dihasilkannya.
Keuntungan jangka pendek yang tinggi dicapai dengan tingkat produksi yang tinggi, serta daya beli yang tinggi pula dari para konsumen. Namun banyak perusahaan industri yang mengabaikan berbagai segi kualitas atau mutu untuk mendorong tingakat produksi dan beberapa pula ada yang memperhatikannya sepanjang pasar dan keuntungan yang dieproleh tetap besar. Adanya persaingan global didalam dunia industri semakin meningkat seiring dengan adanya perubahan situasi perekonomian dunia. Perusahaan industri terancam tutup atau gulung tikar akibat tidak mampu bersaing. Sehingga mengakibatkan adanya tingkat penggangguran yang tinggi, karena adanya pemutusan hubungan kerja para karyawan dan sulitnya memperoleh lapangan serta hilangnya berbagai bidang pekerjaan dengan bayaran yang cukup untuk memenuhi kebutuhan hidup. Perusahaan industri diseluruh dunia yang mengabaikan peningkatan kualitas atau mutu dari berbagai segi seperti mutu produk, tingkat mutu pelayanan, dan lain sebagainya hanya demi untuk mengejar peningkatan produksi mengakibatkan terbentuknya berbagai masalah yang pelik. Hal ini disebabkan oleh banyaknya perusahaan yang relative baru berkembang mampu meningkatkan kualitas dan produktifitas yang tinggi dengan biaya relative rendah. Adanya kemauan perusahaan – perusahaan industri untuk meningkatkan kualitas dari bebagai segi berimbas selain adanya respon dari konsumen berupa peningkatan pembelian oleh konsumen juga adanya semacam penghargaan dari masyarakat serta instansi dibidang perekonomian yang
bertujuan memberikan motivasi serta pengakuan terhadap kualitas produk perusahaan industri tersebut. seperti yang terjadi dinegara Amerika Serikat pada decade sebelumnya yaitu dengan adanya penganugerahan The Molcolm Baldridge National Quality Award dengan criteria yang cukup luas dan dapat pula didefinisikan sebagai Total Quality Management ( TQM ). Topik – topik khusus dari criteria tersebut seperti yang terlihat dibawah ini, yaitu: 1. Leadership Kepemimpinan Kepemimpinan
Eksekutif
puncak,
manajemen
untuk
kualitas,
tanggung jawab public. 2. Informasi dan Analisa Jangkauan manajemen kualitas dan kinerja data dan informasi, perbandingan kompetitif dan benchmarks, analisa dan penggunaan Company level data. 3. Perencanaan Kualitas Strategis Kualitas strategis dan proses perencanaan performansi perusahaan, perencanaan dan kinerja kualitas. 4. Menajemen dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia, keterlibatan kayawan atau employe involvement, pendidikan dan pelatihan karyawan, kinerja karyawan, perilaku dan moral karyawan. 5. Manajemen Kualitas Proses Desain dan pengenalan kualitas produk dan jasa, manajemen proses produksi serta pengantaran produk dan jasa, manajemen proses bisnis
serta jasa pendukung, kualitas pemasok atau supplier, penilaian kualitas atau quality assessment. 6. Kualitas Hasil dan Operasional Kualitas hasil produk dan jasa, hasil operasi perusahaan atau company operational result, hasil proses bisnis dan jasa pendukung atau business process and support service result, hasil kualitas pemasok. 7. Kepuasan Konsumen dan Fokus Terhadap Konsumen Hubunagn dan manajemen konsumen, komitmen terhadap konsumen, penentuan kepuasan konsumen, hasil – hasil kepuasan konsumen, perbandingan kepuasan konsumen, kebutuhan serta harapan masa depan konsumen. Kategori – kategori yang utama dari Malcolm Baldrige National Quality Award dapat diilustrasikan sebagai berikut :
Driver Leadership
Vision
Involvemen
Policy
Management
System and Proscesses Systems
Information / analiysis
Planing
Human Resources
Quality assurance
Measures and Progress Quality Result
Improved Quality
Lower cost Goal
Custumer satisfaction
Market success / Competitive ness
Gambar 2.1. Skema The Malcolm Baldrige National Quality Award
Menyangkut masalah kualitas dari berbagai segi secara umum konsepnya berdasarkan criteria The Malcolm Baldrige National Quality Award serta dengan memperhatikan kondisi perkembangan kualitas dewasa ini antara lain yaitu : 1. Kualitas atau mutu ditentukan oleh konsumen Karena kualitas ditentukan oleh konsumen, semua atribut produk dan jasa serta segala hal yang memberikan kontribusi nilai kepada konsumen seperti misalnya kualitas kegunaan produk, pelayanan pembelian produk, dan lain sebagainya harus dipertimbangkan dalam sebuah sistem kualitas. Kualitas yang ditentukan oleh konsumen membutuhkan kesadaran yang tetap dari perubahan keinginan dan kebutuhan konsumen serta respon yang cepat untuk mencapai syarat – syarat ini. 2. Kepemimpinan menentukan kualitas Adanya seorang pemimpin senior dalam sebuah perusahaan industri selayaknya harus dapat menciptakan nilai – nilai kualitas yang jelas, memiliki visi kedepan yang baik, memiliki tujuan yang spesifik, memiliki sistem yang terdefinisi dengan baik serta juga memiliki metode yang kongkrit untuk mencapai tujuan. Sistem dan metode ini sangat dibutuhkan untuk mengarahkan semua aktivitas perusahaan dan mendorong partisipasi aktif seluruh karyawan perusahaan tersebut. pemimpin senior dalam sebuah perusahan industri dapat membangun ataupun dapat pula menghancurkan perusahaan tergantung kinerja
serta kebijakan – kebijakan yang diputuskan oleh pemimpin senior tersebut. 3. Sistem dan Proses yang dioptimalkan Keunggulan kualitas diperoleh dari system serta proses kerja yang terdefinisi dan terlaksana dengan baik. Kualitas atau mutu dapat dicapai dengan memfokuskan diri kepada system dan proses dengan memberikan prioritas pada hal – hal yang utama. Hal ini tidak dapat dicapai dengan inspeksi dan koreksi produk atau jasa setelah mereka dibuat atau dikirim. 4. Pengurangan respon time Pertemuan antara perubahan persyaratan dan harapan konsumen dalam pasar yang kompetitif membutuhkan lingkaran yang lebih pendek antara concept – design – build – deliver. Seperti contohnya sebuah perusahaan pembuat kendaraan yang mampu menghasilkan kendaraan dengan konsep baru dalam empat tahun akan jauh meninggalkan perusahaan lain yang membutuhkan waktu hingga lima sampai enam tahun. Pengurangan waktu respon sering terjadi saat proses kerja disedrhanakan
dan
dipersingkat,
biasanya
juga
menghasilkan
peningkatan kualitas. 5. Pengembangan berkelanjutan. Peningkatan kemampuan seluruh operasi dan aktivitas kerja dapat dilaksanakan dengan beberapa cara, antara lain dengan mengambil hati konsumen dengan memberikan nilai lebih dan keistimewaan terhadap
produk, lalu mereduksi kesalahan – kesalahan dan cacat yang terjadi, meningkatkan
responsiveness
dan
cycle
time
performance,
meningkatkan efisiensi dan efektivitas keseluruhan sumber daya yang dimiliki, seperti sumber daya manusia, mesin dan peralatan perusahaan, dan lain sebagainya. 6. Segala tindakan berdasarkan fakta, data dan analisa Kenyataan mengisaratkan bahwa tindakan – tindakan harus diambil untuk merubah dan mengembangkan proses. Perubahaan ini harus didasarkan pada informasi yang terpecaya. Yang pertama harus didapatkan data yang akurat, kemudian harus dilihat kecenderungan, tingkatan – tingkatan serta hubungan sebab akiabatnya. Data yang tepat, analisa yang baik, mengarahkan kita kepada fakta, pemahaman, danpengetahuan terhadap proses. Satu hal terpenting yang harus dipertimbangkan adalah ukuran – ukuran apa yang harus dikumpulkan dan
dianalisa.
Pada
sebagian
besar
perusahaan
banyaknya
kemungkinan hal – hal yang dapat dipertimbangkan hampir tak terbatas. Pemilihan terhadap hal – hal terpenting yang harus dipertimbangkan dapat dilakukan dengan bantuan beberapa analisa. 7. Perencanaan Strategis dan tujuan yang tepat. Dalam hal ini perencanaan merupakan hal yang penting. Proses perencanaan pada sebuah organisasi perusahaan harus jelas bagi semua orang. Para pekerja atau karyawan dari semua tingkatan harus mampu memberi masukan terhadap upaya – upaya perencanaan. Tujuan utama
harus dipaparkan dengan arah
yang jelas demi perusahaan.
Perencanaan harus memberi arahan pada perusahaan, dengan aktivitas – aktivitas yang spesifik bagi seluruh individu dan team pada semua level di dalam perusahaan tersebut. 8. Pelatihan, pengembangan dan pelibatan karyawan Pengembangan
yang
nyata
terhadap
kemajuan
perusahaan
mensyaratkan bahwa karyawan harus diberi tanggung jawab, pelatihan dan didorong untuk berpartisipasi aktif pada seluruh kegiatan – kegiatan atau aktivitas – aktivitas pengembangan perusahaan secara berkelanjutan dan berkesinambungan. Penghargaan dan pemberian imbalan harus merupakan bagian dari tujuan perusahaan. Hasil terbaik tak mungkin tercapai jika perusahaan menghargai karyawan sebagai objek
bisnis
seperti
dimasa
lalu.
Keselamatan,
kesehatan,
kesejahteraan dan moral para karyawan adalah sebuah kesatuan dalam melibatkan mereka pada perkembangan selanjutnya. 9. Pelibatan para pemasok atau supplier Hasil produksi dan jasa harus memiliki kualitas yang tinggi jika ingin meningkatkan
kepuasan
konsumen.
Itulah
mengapa
supplier
diperlukan sebagai bagian dari perusahaan. Hubungan konsumen – supplier jauh lebih dekat dibandingkan dengan masa lalu, dengan perpindahaan informasi proses secara rahasia jika itu mampu memberikan kualitas yang lebih. Persekutuan akan terbentuk setelah kurun waktu yang panjang.
2.2 Proses Produksi Produk Jadi Bagian proses produksi didalam suatu pabrik atau perusahaan memiliki arti penting dan memegang peranan vital bagi kelangsungan hasil produksi perusahaan tersebut. Semua hal yang mengatur manajemen kualitas hasil produksi akan berjalan sia – sia bila ternyata produk yang baik tidak bias dihasilkan oleh bagian proses produksi. Hal ini berkaitan dengan peranan sumber daya manusianya sebagai operator produksi, dalam hal ini berupa kemampuan atau skill operator, tingkat tanggung jawabnya terhadap pekerjaannya, kemudian teknologi dalam proses produksi tersebut, lalu tingkat pengawasan terhadap proses produksi, dan lain sebagainya.
2.3 Penyimpanan Produk Jadi Penyimpanan produk jadi erat kaitanya dengan sistem dan fasilitas yang dimiliki pabrik atau perusahaan tersebut. Dalam hal ini fasilitas gudang atau ware house berperan dalam hal penerimanan produk jadi dari bagian produksi, penyimpanan produk jadi tersebut, serta pengiriman produk jadi. Fungsi utama adanya gudanga atau ware house adalah untuk menyimpan produk – produk yang telah selesai dikerjakan. Namun bukan hanya itu saja fungsi gudang, hal tersebut tergantung jenis produk atau barang yang akan disimpan di dalam area gudang tersebut. Aktivitas gudang juga erat kaitannya
dengan aktivitas penerimaan
material atau supplies yang datang dari supplier ke pabrik atau perusahaan tersebut. Serta erat kaitannya pula denganaktivitas inspeksi yang dilakukan oleh
bagian quality control terhadap material - material tersebut. Setelah aktivitas penerimaan serta aktivitas inspeksi ini dapat berjalan dengan terkoordinasi serta material yang diterima telah secara resmi dapat dimasukkan ke dalam pabrik, baru bagian gudang ini menyimpan material – material tersebut. Aktivitas penerimaan material ini sebelum disimpan didalam gudang bertanggung jawab akan beberapa hal seperti misalnya membongkar atau menurunkan material dari truk yang rawan kecelakaan dan membahayakan,membongkar kotak pembungkus material yang dikirim, identifikasi dan pengecekan material yang datang, pengecekan tanda terima barang dan menyesuaikan dengan kartu pesanan, mencatat adanya keruskan – kerusakan yang dijumpai dari material yang datang dan menyiapkan laporan untuk diklaim, menyimpan data material yang datang untuk dipergunakan sewaktu – waktu bila diperlukan, mengirimkan material yang datang ke departemen lain yang membutuhkan segera atau mengirimkannya ke gudang untuk disimpan. Adanya segala macam material ataupun produk jadi yang disimpan didalam pabrik maka memerlukan pengadaan serta pengeturan gudang sebaik mungkin. Sehingga diharpkan memudahkan dan melancarkan aktivitas – aktivitas selanjutnya. Seperti misalnya gudang bahan baku, yang merupakan gudang yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku atau bahan mentah untuk membuat produk jadi, lalu ada gudang berfungsi untuk menyimpan segala macam material non produktif dan digunakan untuk menunjang fungsi dan kelancaran proses produksi produk jadi yang akan diproduksi seperti misalnya material kemasan botol,sachet, label kemasan, mantenance supplies, suku cadang, office supplies dan lain sebagainya. Lalu ada pula gudang untuk menyimpan parts atau
suku cadang yang akan dirakit ( Finished Parts Ware House ). Gudang ini biasanya diletakkan berdekatan dengan assembely area atau bias juga ditempatkan secara terpisah didalam work in process storage. Lalu ada pula pada sebagian proses produksi ada kemungkinan beberapa benda kerja akan salah dikerjakan ( mis – processed) yang mana untuk ini memerlukan pengerjaan kembali untuk membetulkannya sehinngga kualitas produksi tersebut diperbaiki. Untuk itu diperlukan suatu area yang berfungsi untuk menyimpan benda kerja yang tidak bias diperbaiki akan menjadi scrap atau buangan / limbah ( waste ) yang mana untuk ini harus diletakkan dalam lokasi tersendiri. Scrap adalah material atau komponen yang salah dikerjakan dan tidak bisa diperbaiki kembali, sedangkan buangan atau waste adalah normal residu dari proses produksi seperti garam, potongan – potongan logam, dan lain – lain sebagainya yang tidak berguna lagi dalam proses produksi yang ada ( meskipun dalam proses pengolahan kembali atau recyecling hal ini akan berguna kembali untuk bahan produk yang lain ). Material yang termasuk ketegori scrap dan waste biasanya kan dikumpulkan dan diletakkan dalam area yang terpisah dari pabrik dengan harapan akan bisa dijual kembali kepada pihak lain untuk pabrik lainnya yang mungkin membutuhkan barang – barang tersebut. Lalu ada gudang produk jadi atau finished goods product ware house, yang merupakan gudang yang memiliki peran amat penting dalam penyimpanan hasil – hasil produk jadi suatu perusahaan. Gudang ini mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut :
Merupakan tempat untuk menyimpan produk jadi yang telah selesai dikerjakan oleh departemen produksi.
Penyimpanan produk jadi dengan sebaik – baiknya dan selalu siap pada saat ada permintaan masuk.
Pengepakan atau packaging dari produk untuk dapat dikirim dengan aman ke produsen.
Menyelenggarakan hal – hal yang menyangkut administrasi pergudangan terutama untuk produk jadi yang telah selesai dibuat oleh bagian produksi.
Jadi dalam hal ini lokasi dari gudang produk jadi dan juga departemen pengiriman
produk
sebaiknya direncanakan
berdekatan
dengan
fasilitas
transportasi yang akan mengirim produk jadi tersebut kepada konsumen. Sehingga nantinya diharapkan dapat memudahkan segala aktivitas yang berlangsung dalam rangka pemindahan barang. Dalam suatu perencanaan luas area ataupun ruangan yang diperlukan untuk suatu gudang maka diperlukan banyak pertimbangan yang harus dilakukan. Serta bila adanya penataan kembali area gudang dengan maksud agar lebih baik sehingga memudahkan segala kegiatan – kegiatan yang dilakukan didalam area gudang. Serta memudahkan kelancaran rangkaian kegiatan – kegiatan dari pabrik atau perusahaan tersebut. Seperti misalnya pengaturan penyimpanan barang – barAng di dalam gudang diatur dan ditempatkan secara rapi pada rak – rak, lalu ada yang didalam peti, lalu ada pallets yang memudahkan dalam penyimpanan barang atau material secara menumpuk, dan lain – lain sebagainya. Demikian juga
banyak data informasi mengenai material yang akan disimpan ( jumlah , berat, volume , frekuensi pemakaian, dan lain – lain ) harus dikumpulkan dan dianalisa sehingga pada akhirnya dapat dicapai:
Pemakian ruangan atau area secara maksimal.
Pemakaian secara efektif daripada waktu, tenaga kerja, dan peralatan yang dipergunakan dalam seluruh kegiatan – kegiatan dari gudang tersebut.
Tersedianya setiap saat dari material atau bahan untuk proses produksi ataupun produk jadi yang telah selesai diproduksi oleh pabrik tersebut.
Adanya kemudahaan pada proses pengambilan material dari tempatnya ditinjau dari letak, material handling, dan lain sebagainya.
Penyimpanan yang rapi, teratur, terdokumentasi secara baik, dan tertib dari seluruh material atau bahan serta produk jadi yang disimpan didalam area gudang yang direncanakan atau yang akan ditata.
Adanya perencanan ataupun penataan kembali area gudang dapat ditinjau dalam tiga demensi ( cubic dimension space ) selain mempertimbangkan dari luas area dari gudang tersebut. Jadi secara garis besar penataan area gudang merupakan hal penting dalam rangka untuk kemudahan serta kelancaran dari suatu rangkaian kegiatan pabrik atau perusahaan, sehingga penyimpanan seluruh asset pabrik atau perusahaan dalam bentuk material atau bahan proses produksi, material penunjang proses produksi, material scrap dan waste, hingga produk jadi perusahaan dapat berjalan dengan baik. Sehingga dengan demikian kualitas atau mutu produk jadi dari
perusahaan dapat terjamin hingga nantinya dikirim kepada konsumen. Dan tidak hanya dari kualitas atau mutu produk perusahaan itu saja dapat terjamin dengan baik, kualitas atau mutu pelayanan terhadap konsumen secara tidak langsung dapat terkontrol dari hal ini. Karena dengan penyimpanan dan penataan produk jadi yang baik misalnya dapat mempercepat pemindahaan produk jadi serta pencariannya untuk kemudian
dikirim
kepada
konsumen
atau
pelanggan
yang
membutuhkannya.
2.4 Proses Pengiriman Produk Jadi Kegiatan atau aktivitas pengiriman produk jadi merupakan salah satu hal yang sangat vital dalam seluruh aktivitas perusahaan atau pabrik tersebut. Pengiriman produk merupakan hal yang menentukan agar produk jadi tersebut bisa sampai kepada konsumen atau pelanggan. Aktivitas pengiriman produk jadi atau shipping berkaiatan dengan persiapan – persiapan yang bersangkutan dengan stock daripada produk jadi yang berguna untuk memenuhi permintaan atau order dari konsumen, pengepakan atau packaging, dan pemuatan kedalam alat transportasi
yang
tersedia
untuk
kemudian
dikirim
kekonsumen
yang
memesannya. Aktivitas pengiriman produk jadi atau shipping ini bisa dikatakan lawan daripada aktivitas penerimaan atau receiving. Pada dasarnya antara receiving, raw material storage, ware housing dan shipping akan mempunyai kaitan yang sangat erat satu sama lainnya. Adapun lokasi daripada aktivitas pengiriman produk jadi ini sebaiknya berada sedekat
mungkin dengan fasilitas transportasi seperti misalnya truk pengangkut, yang menuju dan keluar area pabrik atau dikirim kepada pihak konsumen yang memesannya. Adapun dalam pengaturan area untuk aktivitas pengiriman produk jadi ini diperlukan beberapa hal yang sebaiknya diperhatikan, antara lain yaitu :
Karakteristik dari produk yang akan dikirim kepada pihak konsumen yang memesannya.
Jumlah pengiriman dan frekuensi dari pengiriman produk jadi per periode.
Metode penanganan dan peralatan yang diperlukan dalam aktivitas pengiriman produk jadi ini.
Lokasi dari area yang tersedia dari pabrik atau perusahaan tersebut.
Dan lain sebagainya.
Dalam aktivitas pengiriman produk jadi ini, system yang dijalankan baik itu system informasi, system administrasi dan dokumentasi, personil yang menjalankan aktivitas ini, peralatan, metode kerja, dan hal – hal lainnya sebaiknya harus terkoordinasi dengan baik. Selain itu pula yang perlu diingat adalah fasilitas transportasi yang nantinya akan digunakan untuk mengirim produk jadi dari perusahaan atau pabrik tersebut, dimana semuanya harus dalam kondisi baik, siap pakai, serta elemen – elemen pendukungnya seperti lintasan atau rute yang nanatinya
dijalani
oleh
alat
transportasi
tersebut,
personil
yang
mengoperasikannya, biaya perjalanan, biaya pengiriman, juga sudah terencana dan terkoordinasi dengan baik sehingga dapat menjamin suksesnya pengiriman produk jadi tersebut. Sehingga hal – hal yang tidak diinginkan seperti misalnya
pengiriman yang terlambat, resiko kecelakaan kerja yang mungkin dapat terjadi, dan segala hal lainnya yang bisa menghambat pengiriman produk jadi ini bisa dihindari. Berbicara mengenai masalah transportasi untuk pengiriman produk jadi kepada konsumen maka beberapa hal mesti diperhatikan, anatara lain seperti yang telah dijelaskan diatas, maka factor efisiensi dari segi pemilihan alat transportasi, kapasitas atau daya angkutnya, rute atau jalur perjalanan, danlain sebagainya sebaiknya telah direncankan dari segi biayanya. Dimana sebaiknya biaya yang dibutuhkan dapat ditekan seminimal mungkin namun hasilnya dapat semaksimal mungkin tercapai dan terjamin kualitasnya. Hal ini menyangkut pada budget perusahaan yang memiliki serta tersedia untuk proses ini. Serta kebijakan – kebijakan yang diambil dan diputuskan oleh manajemen perusahaan tidak terlepas dalam penanganan hal ini.
2.5 Kebijakan Mutu Pengiriman Produk Jadi Setiap manajemen perusahaan menginginkan bahwa setiap hal yang yang menyangkut keuntungan atau laba bagi perusahaan yang nantinya akan diperoleh, akan diperhatikan secara serius. Hal ini termasuk dalam pelayanan terhadap konsumen yang memesan produk dari perusahaan tersebut. Karena apabila konsumen merasa kecewa atau tidak puas akan pelayanan perusahaan, seperti seringnya produk yang dipesan tidak tepat datangnya atau terlambat, bisa jadi konsumen akan berlalih kepada produsen lainnya. Apalagi saat ini persaingan didalam dunia industri sudah semakin ketatnya, bila konsumen dapat menemukan
produk sejenis dari produsen lainnya, yang tingkat pelayanannya lebih baik, harga yang sama atau bahkan lebih murah, serta kualitas produk sama atau bahkan lebih baik, bisa jadi konsumen tersebut. Untuk itu biasanya setiap manajemen perusahaan menetapkan hal – hal yang mempengaruhi pendapatan keuntungan atau laba perusahaan diupayakan semaksimal mungkin. Dengan toleransi yang seminimal mungkin. Dengan toleransi yang seminimal mungkin dari kesalahan – kesalahan atau masalah yang dapat timbul dan mempengaruhi tingkat keuntungan atau laba perusahaan serta kepuasan daripada konsumen atau pelanggan. Termasuk didalamnya hal – hal yang menyangkut pelayanan pengiriman produk jadi kepada konsumen yang secara signifikan akan mempengaruhi kepuasan dari konsumen itu sendiri. Serta apabila terjadi hal – hal yang membuat konsumen merasa tidak puas atas pelayanan dari perusahaan tersebut, bisa jadi konsumen tersebut selain beralih kepada produsen lainnya juga dapat meminta ganti rugi atas kerugian yang mereka alami. Semuanya itu harus dapat diperhatikan dengan mempertimbangkan beberapa faktor yang mendukung hal tersebut , seperti misalnya sumber daya manusia yang dimiliki, budget atau biaya yang dimiliki , peralatan dan mesin, transportasi, serta lain sebagainya.
2.6 Diskusi Penggalian Ide Adanya penggalian ide atau brainstorming dalam menyelesaikan suatu permasalahan yang timbul didalam perusahaan akan sangat berguna untuk dapat mencari dan menemukan masukan – masukan ataupun ide – ide yang dapat
menanggulangi permasalahan yang timbul tersebut. Misalnya dalam menentukan penyebab masalah terbesar dalm keterlambatan pengiriman produk jadi, maka dilakukan diskusi penggalian ide ( brainstorming ) dengan beberapa bagian atau departemen yang terkait dalam pengiriman produk jadi di perusahaan tersebut untuk dicari pendapat terbanyak atau ide penyebab keterlambatan pengiriman produk jadi ini. Dalam melaksanakan hal ini, dilakukan diskusi bebas yang setiap orang berhak mengutarakan pendapatnya dan tidak boleh ada yang melarang setiap orang untuk mengemukakan pendapatnya tersebut. Semua pendapat atau ide nantinya dikumpulkan dan dievaluasi. Manfaat dengan adanya diskusi ini maka diharapkan maslah penyebab keterlambatan produk jadi ini dapat ditemui dan dapat dicari solusi pemecahannya bersama – sama. Adapun dalam melaksanakan diskusi penggalian ide ini, untuk membantu mempermudah dalam mencari tujuan yang diinginkan, maka dapat dibantu dengan alat pengendalian kualitas secara statistik, yaitu dengan analisa menggunakan diagram pareto serta diagram sebab akibat.
2.7 Alat Pengendalian Kualitas Secara Statistik. Untuk dapat menjalankan pengembangan kualitas secara kontinyu (continous quality improvement) dari suatu perusahaan yang secara tidak langsung demi mengharapkan agar konsumen selalu merasa puas , sehingga akan terus memakai produk perusahaan tersebut. Maka perbaikan – perbaikan dari hal – hal atau masalah yang timbul harus dapat diatasi oleh manajemen perusahaan tersebut , sesuai yang pernah diutarakan oleh beberapa ahli seperti misalnya
Dr.WEdwards Deming, yang merupakan salah seorang pendukung utama pekerja yang kritis terhadap hal – hal yang berkaitan dengan manajemen perusahaan. Kemudian ada pula Dr. J. M Juran yang menghadirkan pendekatan – pendekatan pragmatis, mendetail dan terbaru untuk membantu para paraktisi membangun sebuah organisasi yang menggunakan TQM sebagai sebuah realita. Dr. J.M Juran mengungkapkan dalam triloginya yang meliputi perencanaan kualitas, pengendalian kualitas seta pengembangan kualitas. Perencanaan kualitas menentukan kebutuhan – kebutuhan sekarang dan masa depan dari konsumen serta membangun produk dan proses agar dapat memenuhi ataupun melebihi kebutuhan
tersebut.
Adanya
pengendalian
kualitas
akan
mengevaluasi
performansi actual dengan membandingkannya dengan tujuan serta mengambil langkah tertentu jika terjadi ketidaksesuaian. Sedangkan pengembangan adalah langkah – langkah menghadapi pemborosan ( sering dianggap sebagai operasi yang tidak memberikan niali tambah ). Pengendalian kualitas dalam suatu perusahaan tidak terlepas dari adanya control secara off – line maupun secara on – line. Pengendalian kualitas secara off – line mengarahkan kepada desain produk dan proses untuk menghasilkan produk dan proses tersebut. Secara umum, semua ini terlebih dahulu membutuhkan tempat, sebelum system produksi bekerja on line. Disini terdapat penekanan yang sungguh - sungguh terhadap usaha membaca secara tepat keinginan dan kebutuhan konsumen yang dimiliki saat ini dan konsumen – konsumen potensial , kemudian perencanan produk dan jasa yang sesuai dengan keinginan mereka, baru kemudian merencanakan proses – prose produksi dan segala aktivitas
pendukungnya. Sehingga diharapkan keinginan dan kebutuhan serta kepuasan konsumen terpenuhi dengan baik. Dalam konsep quality function deployment, kebutuhan daripada konsumen atau pelanggan dapat ditransformasikan kedalam kebutuhan terhadap produk dan produksi. Gagasannya dapat dimulai dengan mempelajari
dan
memahami
kebutuhan
konsumen.
Dan
memanfaatkan
pengetahuan itu untuk menggerakan pengembangan dan pembangunan proses. Lebih banyak waktu dihabiskan pada fase desain ini, namun secara keseluruhan akan dapat memperpendek waktu produksi dibandingkan dengan apa yang kita lakuakan di masa lalu. Para ahli berpendapat bahwa mayoritas ketidakefisienan selama proses produksi barang dan jasa bukan karena kita kurang memperhatikan fase on line, tapi disebabkan karena kita melakukan pekerjaan yang tidak efisien sepanjang fase off line. Beberapa ahli berpendapat bahwa sekitar 60 % sampai 80 % ketidakefisienan diakibatkan oleh desain produk atau proses produksinya. Sedangkan pada control secara on line biasanya dapat diartikan sebagai aktivitas produksi secara actual. Selama proses produksi perhatian diarahkan pada pengoperasian proses produksi dengan cara pencapaian target serta mengurangi variasi. Disini kta ingin dapat mengoperasikan proses secara stabil, konsisten, dan dapat diprediksi sehingga para konsumen tahu bahwa setiap waktu mereka membeli produk kita, mereka akan mendapatkan produk atau jasa yang dapat dipertanggung jawabkan. Proses yang stabil adalah proses yang dapat dikontrol. Proses yang tidak stabil adalah proses yang menunjukan ketidak konsistenan, tidak bias diperkirakan , atau tidak bias dikontrol. Jiak suatu proses
stabil dan juga mampu memenuhi keinginan ataupun kebutuhan dari konsumen, dapat dikatakan sebagai proses yang mampu bekerja dengan baik. Dalam konsep quality cost system atau yang sering disebut biaya untuk melakukan hal yang salah, atau biaya ini sebagai harga dari ketidaksesuaian ( price of unconformance ) seperti contohnya pemeriksaan berurutan, pengerjaan ulang, tes ulang , waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan masalah pengaduan konsumen, sisa material, downtime, dan pengembalian adalah beberapa hal yang kita hindari. Dua elemen utama dari quality cost system, yang pertama adalah internal failure cost yaitu biaya yang dihubungkan dengan ketidaksesuain material, komponen, atau produk yang menyebabkan kerugian akibat pengerjaan ulang, perbaikan, perbaikan, tes ulang, penyotiran, sebelum dipasarkan kepada konsumen. Lalu yang kedua adalah external failure cost, yaitu biaya yang dihubungkan dengan ketidaksesuaian produk yang menyebabkan kerugian seperti garansi, pengembalian pengiriman produk jadi, dan lain sebagainya. Kemudian dalam konsep benchmarking yang merupakan konsep untuk mencari hal – hal terbaik bagi industri yang mengarahkan kepada performance yang superior. Dapat juga diterangkan sebagai proses kontinyu terhadap pengukuran produk, jasa dan praktek melawan competitor terkuat atau perusahaan – perusahaan yang dikenal sebagai industri leaders atau market leaders. Adanya pengembangan ataupun perbaikan kualitasa dalam suatu perusahaan disegala segi yang nantinya diharapkan mampu membawa perusahaan tersebut kearah yang lebih maju. Serta secara tidak langsung diharapkan bias meningkatkan kepeuasan terhadap konsumen dan membawa keuntungan atau laba
bagi perusahaan itu sendiri. Serta menghindari kerugian akibat tuntutan dari konsumen yang meminta ganti rugi atas kerugian yang merka alami atas pembelian atau pelayanan dari perusahaan tersebut. Maka dalam hal pengendalian kualitas ini dapat digambarkan dengan memakai analisa dan bantuan beberapa alat pengendalian kualitas secara statistic , seperti misalnya diagram alir atau flow chart, diagram sebab akibat atau cause and effect diagram , formulir pengumpulan data atau data collection form, diagram pareto,histogram. Diagram acak atau scatter plot, perancangan eksperimen atau designed experimention, serta control chart. Kesemuanya ini dapat membantu dalam mengendalikan kualitas didalam suatu perusahaan. Pemilihan alat bantu pengendalian kualitas ini tergantung dari permasalahan yang timbul atau kendala yang dihadapi didalam perusahaan tersebut.
2.8 Diagram Sebab Akibat Untuk meringkaskan pengetahuan kemungkinan sebab – sebab terjadinya variasi dan permasalahan maka digunakan sebuah diagram yang dinakan dengan diagram sebab akibat ( cause and effect diagram ) atau dikenal dengan nama fish bone diagram atau ishikawa diagram. Diagaram sebab akibat ini dapat menyusun sebab – sebab variasi atau sebab – sebab permasalahan kualitas ke dalam kategori yang logis. Hal ini akan membantu untuk menentukan focus yang diambil dan merupakan alat yang sangat membantu dalam penyusunan usaha – usaha pengembangan suatu proses.
Dengan diketahui fakta – fakta yang sangat berpengaruh terhadap suatu masalah tersebut, maka diharapkan akan ditemukan jalan keluar untuk memecahkan masalah tersebut. Beberapa panduan dalam pembuatan diagaram sebab akibat antara lain sebagai berikut : 1. Dalam penyusunan diagram pareto ini sebaikanya dibuat bersama team di dalam perusahaan tersebut. 2. Dibuat daftar sebab – sebab potensial penyebab dari masalah yang akan diteliti dengan melakukan penggalian ide atau brainstorming dengan melakukan diskusi bersama. Dalam brainstorming setiap orang didalam team dapat mengungkapkan pendapatnya dan mendorong semua orang untuk dapat mendengarkan semua ide dan pendapat yang telah diungkapkan. Semua pendapat dan ide nantinya akan dievaluasi dan dibahas bersama. 3. Kemudian diagram sebab akibat tersebut dapat dibuat. Pernyataan permaslahan dapat ditempatkan dalam kotak sebelah kanan ( pada “ kepala ikan “ ). Dan semau orang menyetujui pernyataan permasalahan tersebut dan pernyataan tersebut dapat terdefinisi dengan baik. Penggambaran tulang ikan utama atau kategori – kategori penyebab kemudian dapat digambarkan. Penamaan tulang – tulang tersebut mungkian akan lebih mudah jika penyebab – penyebab dari hasil brainstorming sebelumnya ditulis dalam buku catatan sehingga dapat memindahkannya atau mengelompokkannya. Pada saat mengalami kegagalan, maka dapat
digunakan tulang tulang utama yang sudah tersedia sebelumnya, seperti misalnya orang – orang , mesin , metode, material , pengukuran, dan lingkungan, namun biasanya factor – factor ini dapat memberikan hasil yang paling baik. Ide – ide hasil brainstorming dapat ditempatkan pada tulang – tulang utama yang sesuai. 4. Setelah diagram dapat digambar , sebab – sebab yang mungkin berulang dapat dicari sehingga kemungkinan pengidentifikasian diperlukan nantinya. 5. Masing – masing sebab dari permasalahn yang terdaftar dapat didiskusikan, seperti yang diinginkan oleh team. Keahlian team ini dapat dimanfaatkan serta dapat digunakan untuk mengidentifikasikan sebab – sebab yang paling mendasar dari permasalahan yang ada. 6. Kesepakatan dari team harus dapat dicapai, misalnya mengenai sebab – sebab mana yang berhak mendapatkan perhatian yang lebih intensif. Pemfokusan dapat dilakukan pada proses yang memerlukan pengetahuan , pembelajaran dan pemahaman lebih intensif ini, dengan maksud agar dapat menghilangkan atau setidaknya dapat mengurangi penyebab – penyebab secara jelas berpengaruh terhadap permasalahan tersebut. 7. Diagram dapat diperbaharui terus setiap kali terdapat masukan – masukan atupun ide – ide baru. Hal ini merupakan suatu dokumentasi kerja yang dapat menjelaskan otak dari team yang dituangkan ke dalam lembaran kertas.
Contoh penggambaran diagaram sebab – akibat seperti pada gambar yang terlihat dibawah ini :
Lingkungan
MetodeBahan
Bahan
Suasana
BelumadaSOP
Kurang Ditata
Pencarian barang terlambat
Skill
Terbatas mesin
Manusia Gambar 2.2 Contoh Diagram Sebab Akibat Atau Fish Bone Diagram
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Dalam bab ini akan dibahas mengenai metode yang digunakan dalam penelitian ini. Pembahasan diuraikan dalam bentuk tahapan studi yang dilakukan mulai dari identifikasi awal penelitian, pendefinisian, pengukuran, analisis serta tahapan usulan perbaikan dan pengendalian, yang akhirnya ditutup dengan suatu kesimpulan dan saran. Deskripsi dilengkapi dengan penyajian flowchart. Perumusan masalah
Tujuan Penelitian
Studi Pustaka
Studi Lapangan
Pengumpulan Data
Pengolahan Data
Hasil dan Analisa
Kesimpulan dan saran
Gambar 3.1 Flow Chart Metode Penelitian
3.1 Perumusan Masalah Pada penelitian ini, perumusan permasalahan yang akan diteliti yaitu tentang keterlambatan pengiriman di PT. X selama kurun waktu 2006 – 2007 . Rumusan masalah disini ingin memperjelas kondisi permasalahan dan cara penyelesain untuk mengurangi keterlambatan yang terjadi di PT.X, apakah diakibatkan oleh proses produksi, atau proses pengiriman yang kurang tepat. 3.2 Tujuan penelitian Tujuan penelitian merupakan perluasan atau penjabaran dari permasalahan yang telah dirumuskan. Tujuan penelitian juga merupakan hasil-hasil atau tindakan yang ingin dicapai atau dilakukan pada sebuah penelitian. Pada penelitian ini, tujuan diarahkan pada langkah-langkah yang dilakukan untuk dapat menjawab perumusan masalah, serta memberikan usulan perbaikan terhadap masalah yang terjadi. 3.3 Studi Lapangan Studi lapangan dalam penelitian ini berfungsi sebagai penunjang atau pedoman studi lapangan yang dilakukan. Studi lapangan mempunyai fungsi yang sangat penting karena dalam kegiatan tersebut dapat digunakan sebagai panduan untuk mendapatkan informasi terhadap studi lapangan yang dilakukan. 3.4 Studi Pustaka Secara umum studi pustaka diarahkan pada pendalaman konsep statistik. Hal ini penting dilakukan untuk dapat menggunakan tools secara tepat sesuai dengan kondisi yang terjadi. Pustaka yang dieksplorasi terdiri dari berbagai
media, antara lain buku pedoman, jurnal-jurnal terkait, informasi melalui website, serta artikel-artikel yang juga diperoleh secara online Adapun studi pustaka yang dilakukan meliputi teori-teori tentang sistem manajemen kualitas atau mutu, proses produksi, penyimpanan produk, proses pengiriman produk, kebijakan mutu pengiriman produk. Penelitian – penelitian yang dilakukan dengan menggunakan alat pengendalian kualitas secara statistic, serta mengunakan diagram pareto dan diagram sebab akibat. Hasil dari diagram tersebut dapat dipergunakan sebagai analisa pengurangan keterlambatan pengiriman pada PT. X. 3.5 Pengumpulan Data Pada langkah ini dilakukan pengumpulan data dengan
menggunakan
metode pengumpulan data Interview dan observasi. Metode ini digunakan untuk mendapatkan data sekunder perusahaan yaitu arsip-arsip perusahaan. Adapun secara terperinci data-data yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : 1. Data – data pengiriman barang jadi di PT. X untuk periode tahun 2006 – 2007. 2. Data keterlambatan pengiriman barang jadi di PT. X selama periode 2006 – 2007. 3. Data yang diperoleh dari interview , dimana interview ini diambil dari suara internal maupun eksternal perusahaan. Adapun Data yang diperlukan untuk penelitian tersebut meliputi : 1) Kondisi kendaraan transportasi pengiriman yang kurang baik 2) Kondisi kendaraan forklift yang kurang baik 3) Kondisi jalur jalan raya transportasi yang kurang baik
4) Prosedur proses kerja pengiriman produk jadi yang belum ada standar 5) Motivasi kerja karyawan yang rendah 6) Skill bekerja karyawan yang rendah 3.6 Pengolahan data Proses pengiriman produk jadi di PT. X akan didahului dengan pembuatan Delivery Order ( DO ) oleh bagian marketing administrasi, kemudian bagian marketing operasional akan membuat suatu daftar pengemasan dari produk ( packing list ) yang kemudian diajukan sebagai acuan dalam pembuatan sertifikasi hasil uji dari produk tersebut oleh seksi bagian quality control, kemudian bagian gudang atau ware house mulai menyiapkan barang sesuai packing list tersebut pada lokasi khusus, kemudian akhirnya akan dibuatkan Delivery Note ( DN ) oleh bagian gudang atau ware house tersebut dan dokumen ini akan digunakan sebagai dokumen untuk barang yang keluar dari y sebagai bukti resmi agar barang tersebut bias keluar dari PT. X. perhitungan persentase keterlambatan serta ketepatan pengiriman produk jadi dihitung sesuai rumus sebagai berikut :
Persentase keterlambatan pengiriman produk jadi : Jumlah pengiriman terlambat
X
100 %
Jumlah pengiriman produk jadi
Persentase ketepatan pengiriman produk jadi : 100 % - ( Jumlah pengiriman terlambat X 100 % ) Jumlah pengiriman produk jadi
Tahapan Dalam Menentukan Nilai Keterlambatan Pengiriman Mengumpulkan data-data pengiriman produk jadi di PT. X selama tahun 2006 - 2007 Mencari masalah besar penyebab keterlambatan pengiriman prduk jadi di PT. X Melaksanakan diskusi penggalian ide dengan personal departemen yang terkait dengan pengiriman produk jadi di PT. X, serta melakukan pengumpulan suara untuk mendapatkan kesepakatan pendapat terbanyak.
Mengelompokan pendapat-pendapat tersebut sesuai urutan mulai dari yang terbanyak hingga terkecil
Membuat diagram Fish Bone
M
Membuat rencana – rencana penanggulangan masalah Gambar 3.2 Langkah-langkah pengumpulan dan pengolahan data Tabel 3.1 Pengiriman produk jadi pada Tahun 2006 BULAN
JUMLAH
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
( Truk )
24
22
59
69
47
53
68
64
60
60
63
38
627
Table 3.2 Keterlambatan pengiriman produk jadi pada Tahun 2006 BULAN
JUMLAH
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
( Truk )
5
3
11
9
3
1
5
0
1
3
6
7
54
Tabel 3.3 Pengiriman produk jadi pada Tahun 2007 BULAN
JUMLAH
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
( Truk )
22
20
50
62
44
58
66
68
54
58
67
40
609
Table 3.4 Keterlambatan pengiriman produk jadi pada Tahun 2007 BULAN
JUMLAH
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
( Truk )
4
2
5
4
3
1
2
0
1
3
2
2
29
3.7 Hasil dan analisa Secara Keseluruhan dari hasil yang telah diuraikan diatas, maka dapat di analisa perbaikan masalah dalam rangka mengatasi keterlambatan pengiriman produk jadi di PT. X. Sejauh ini sesuai hasil pengamatan sejak tahun 2006 sesuai kebijakan manajemen perusahaan secara bertahap dan walaupun belum semuanya terealisasi, telah ditempuh berbagai perbaikan seperti yang telah ditempuh berbagai perbaikan seperti yang telah diutarakan diatas misalnya dari perbaikan dan perawatan kendaraan, perbaikan jalan transportasi, penambahan kendaraan forklift, pengadaan pelatihan, pengaturanstandar kerja, serta peningkatan insentif karyawan 3.8 Kesimpulan dan Saran Merupakan tahapan terakhir dari penelitian yang berisi kesimpulan secara keseluruhan terhadap hasil penelitian yang dilengkapi dengan saran-saran perbaikan untuk pengembangan penelitian yang mungkin akan dilakukan pada masa yang akan datang.
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
4.1
Pengumpulan Data Adapun metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penulisan skripsi ini meliputi dua sumber yaitu data yang diperoleh data yang diperoleh dari literatur perpustakaan dan penelitian di lapangan. Data – data yang diambil dari beberapa buku literatur yang berhubungan dengan penulisan skripsi ini, adapun yang gunanya untuk menambah wawasan serta panduan agar dapat mengenali sistem obyek penelitian dengan lebih baik. Serta dilakukan pula pengumpulan data – data yang relevan dari observasi dan pengamatan di lapangan untuk mendapatkan data – data tentang pengiriman produk jadi selama kurun waktu 2006 – 2007 dan juga melakukan wawancara serta pengumpulan data penyebab keterlambatan pengiriman produk jadi dengan beberapa personil dari bagian yang terkait seperti bagian marketing, bagian gudang, bagian pengiriman, bagian mekanik dan lainnya di dalam lingkup PT. ” X ” ini.
4.1.1
Gambaran Umum perusahaan PT. X merupakan salah satu perusahaan penghasil produk pakan ternak.
Perusahaan ini didirikan oleh seorang pengusaha keturunan etnis cina, yang telah lama berusaha dibidang ini sejak awal tahun 1970 – an. Kemudian sejak
pertengahaan awal tahun 1990 an, seorang pengusaha keturunan etnis cina lainnya menanamkan modalnya diperusahaan ini. Yang kemudian sejak saat itu kendali manajemen dipegang oleh keduanya beserta keluarga mereka. Perusahaan ini berdiri dikawasan daerah jawa barat, serta terdiri dari dua pabrik yang lokasinya terpisah sekitar 150 km. Pabrik yang pertama merupakan pabrik lama, yang merupakan tempat awal berdirinya perusahaan ini di Bekasi dan hasil produk jadinya dipasarkan untuk konsumen lokal terutama kawasan jabotabek dan sekitarnya. Sedangkan pabrik kedua merupakan pabrik perluasan dan berdiri pada akhir tahun 1995 dan produk jadinya dipasarkan untuk konsumen lokal. Pabrik yang pertama kondisinya lebih kecil dari pabrik yang kedua, baik secara struktur bangunan dan intra strukturnya, jumlah karyawannya, fasilitas dan sarana yang dimilikinya, jumlah produksinya, dan lain – lainnya. Pabrik yang kedua ini juga memiliki teknologi industri, fasilitas, dan sistem informasi yang lebih baik dari pabrik yang pertama. Dan penulis dalam melakukan penelitian ini, melakukannnya pada pabrik yang pertama. Hal ini dikarenakan selain masalah yang diteliti ada dipabrik yang pertama tersebut, selain itu juga terkait sebagai pekerja dipabrik yang pertama tersebut. Dalam gambaran ruang lingkup perusahaan , PT. X ini memiliki sumber daya manusia yang terdiri dari para staff dan karyawan. Dimana para staf ini memiliki level jabatan mulai dari manager atau kepala departemen, wakil manager, kepala seksi, staff administrasi dan operasional ( misalnya pengawas produksi, pengawas gudang, staff teknisi laboratorium, dan lain sebagainya ). Adapun 80 % dalam posisi staff ini berasl dari warga negara Indonesia keturunan
etnis cina yang sebagian besar memiliki hubungan saudara , sahabat atau kerabat dengan pemilik perusahaan. Sedangkan 20 % lagi pada posisis staff dan pada level karyawan yang terdiri dari para operator produksi, operator guadang, supir, office boy, office girl, cleaning service, scurity, dan lain – lainnya yang berasal dari berbagai daerah seperti jakarta, jawa tengah, jawa timur, jawa barat, banten, bali, sumatra dan lainnya. Dengan menjalin hubungan dengan konsultan dari kanada, perusahaan ini mulai mengepakan sayapnya untuk menjual produknya secara missal diindonesia sejak pertengahaan tahun 1990 an dengan beberapa variasi produk. Konsumen dari PT. X sendiri tersebar selain di beberapa lokasi di jabodetabek dan pulau jawa, juga tersebar di beberapa daerah di pulau sumatera, kalimantan, sulawesi, dan bali . Bahan mentah untuk proses produknya tersebut diperoleh dari beberapa supplier lokal yang tersebar di beberapa supplier lokal yang tersebar di beberapa daerah banten , jawa barat , jawa tengah , dan jawa timur . Setiap produk jadi yang dihasilkan oleh PT. X ini telah mendapat sertifikat lulus uji klinis dari departemen pertanian Republik Indonesia, dan Dirjen peternakan, sehingga produk jadi dari PT. X ini telah mendapat pengakuan untuk layak dan aman dikonsumsi oleh ternak . Setiap item produk yang ingin dihasilkan maka bahan baku yang ingin dipakai untuk membuat produk tersebut harus terlebih dahulu telah lulus uji dari bagian quality control baik dari spesifikasi secara fisik maupun secara kimiawi. Setelah bahan mentah tersebut diperiksa dan masuk spesifikasi yang telah
ditentukan oleh perusahaan maka bahan mentah tersebut di terima dan disimpan di gudang bahan baku. Di bagian produksi setiap harinya bekerja dalam dua shift. Bagian produksi ini bekerja dengan alat – alat produksi yang sebagian menggunakan bantuan mesin – mesin produksi yang bekerja secara otomatis sesuai perintah yang dijalankan operator produksi pada panel mesin – mesin tersebut, seperti misalnya mesin mixer, mesin pemanas , dan lainnya. Dan ada pula beberapa pekerjaan yang dilakukan secara manual seperti penambahan beberapa bahan mentah kedalam tangki pemasakan bahan , lalu pengemasan produk jadi. Semua bagian bekerja secara berkesinambungan dan semua operator produksi diharapkan dapat menguasai beberapa jenis pekerjaan di bagian produksi. Sehingga pada saat – saat tertentu bias diperbantukan. Di bagian proses produksi ini selain operator produksi yang bekerja juga terdapat beberapa personil quality controlyang bertugas memeriksa dan mengawasi proses produksi apakah telah berjalan sebagaimana mestinya atau tidak. Misalnya memeriksa dari segi kualitatif maupun kuantitatif dari produk yang dihasilkan, selain itu juga membantu mengatasi bila ada masalah dalam proses produksi. Dan dari beberapa tahapan produksi dari produk yang dihasilkan, maka hasilnya diperiksa juga oleh bagian quality control baik secara spesifikasi fisik maupun secara spesifikasi kimiawi , misalnya pada tahapan proses pemasakan bahan , tahapan produk sebelum dikemas dan setelah dikemas. Setelah produk jadi telah sesuai spesifikasi dan telah lulus uji di bagian quality control maka produk jadi siap disimpan dalam gudang atau ware house.
4.1.2
Sistem Manajemen PT. X Adapun manajemen puncak dari PT. X ini dibawah kendali pemilik perusahaan sebagai direktur utamanya. Dan sebagai penanggung jawab operasionalnya maka ditunjuk seorang wakil direktur yang merupakan anak dari pemilik perusahaan itu sendiri. Dalam penerapannya, pihak manajemen perusahaan melakukan tinjuan manajemen sekurang – kurangnya satu tahun sekali untuk meninjau kembali segala hal yang menyangkut perusahaan seperti misalnya perkembangan perusahaan, pencapain target perusahaan, tindakan perbaikan pada masalah – masalah didalam perusahaan ataupun hal – hal yang dianggap perlu untuk perkembangan perusahaan, masalah – masalah yang menyangkut pemasaran produk jadi di pasaran, dan lain – lain sebagainya. Dalam hal ini , kebijakan mutu yang ditetapkan perusahaan mengupayakan agar setiap personil pekerja dari segala level jabatan di PT. X ini dapat bekerja secara maksimal agar dapat mencapai target perusahaan serta kepuasan konsumen. Sehingga diharapkan dapat bersaing dengan competitor – competitor yang ada. Adapun system pendokumentasian dalam system mutu yang dijalankan oleh PT. X ini, didokumentasikan dalam beberapa buku panduan yang berfungsi sebagai petunjuk pelaksanaan kegiatan serta aktivitas dari PT. X yang menyangkut system mutu baik itu secara keseluruhan maupun untuk setiap bagian atau departemen didalam perusahaan. Panduan tersebut yang pertama adalah Buku Panduan Sistem Mutu, yang berisi penjelasan tentang panduan system pengawasan mutu yang berlaku di PT. X. Kemudian ada
Panduan Prosedur Manajemen Departemen, dimana berisikan panduan prosedur semua aktivitas atau kegiatan yang dilakukan suatu departemen di dalam PT. X. Dokumen ini dibuat sebagai panduan untuk level jabatan manajer atau kepala bagian, wakil manajer dan kepala seksi. Panduan prosedur ini dibuat sebagai acuan bagi seluruh kegiatan atau aktivitas tiap departemen agar dapat saling terkoordinasi dan berkesinambungan sehingga diharapkan dapat mencapai tujuan perusahaan. Kemudian ada Buku Petunjuk Pelaksanaan Kerja Standar atau Stndard Operation Procedure ( SOP ) yang merupakan dokumen yang berisi tata cara kerja standar baik suatu operasional maupun secara administrasi dalam masing – masing departemen. Kemudian ada pula dokumen – dokumen pendukung yang merupakan dokumen – dokumen yang mendukung prosedur manajemen dan petunjuk pelaksanaan kerja standar seperti misalnya spesifikasi produk , dan spesifikasi material. Untuk spesifikasi – spesifikasi mengenai proses produk jadi maupun untuk finished product , maka PT. X juga memiliki spesifikasi – spesifikasi internal yang secara umum juga di oleh sebagai pengujian standarnya. Bila ada permintaan khusus dari customer atau konsumen yang meminta penambahan pengujian ataupun menyimpang dari spesifikasi – spesifikasi tersebut misalnya dari bahan baku produksi, material tambahan, system pengujian ataupun metode analisa pengujian, packaging, dan lainnya, maka rancangannya dapat dibuat oleh bagian quality control yang mengacu pada
spesifikasi yang diberikan oleh konsumen tersebut melalui bagian marketing. Bila ada hal – hal yang menghambat serta membuat dampak yang negatif bagi perusahaan seperti misalnya kerugian secara materil, bagian – bagian yang berkaitan tersebut setelah mendapat persetujuan manajemen, mengadakan upaya – upaya perbaikan yang nantinya bila efektif dapat disetujui oleh pihak manajemen.
4.1.3
Tinjauan Kontrak Tinjauan kontrak PT. X untuk setiap order , sebelum order pesanan produk
jadi tersebut diterima atau sebelum kontrak penjualan tersebut disetujui dan ditanda tangani ataupun kontrak pembelian terhadap suatu item yang digunakan oleh PT. X . Hal ini dilakukan dengan maksud agar persyaratan yang ditentukan dalam spesifikasi pesanan seperti jenis , jumlah , waktu dibutuhkannya barang – barang tersebut, dapat dimengerti dengan jelas dan terperinci dan sebagai bahan acuan apakah tender tersebut diterima atau tidak serta untuk mencegah terjadinya pembelian barang – barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan. Dan setiap perubahan kontrak yang diminta oleh pihak pemesan atau konsumen dipelajari dan ditinjau kembali untuk memutuskan apakah dapat diterima tau tidak. Keseluruhan data – data serta dokumen mengenai pembelian maupun penjualan disimpan oleh bagian purchasing dan marketing. Penjulan serta pembelian barang – barang yang di sub kontrakan , dijajaki kemampuan dari sub kontraktor apakah mampu memenuhi persyaratan yang diminta serta mensyratkan
tindakan yang diambil terhadap barang – barang yang tidak memenuhi syarat. Seluruh barang yang akan dijual seperti produk jadi ataupun di beli oleh PT. X misalnya bahan baku, packaging, alat – alat , dan lainnya diuji terlebih dahulu oleh bagian yang terkait seperti bagian quality control, bagian produksi, mantenance, dan lainnya. Bila dikehendaki PT. X juga melakukan verifikasi ditempat pemasok dengan mengirimkan wakil dari PT. X tersebut. Begitu pula dengan konsumen, bila terdapat dalam kontrak, wakilnya berhak pula melakukan verifikasi ketempat sub kontrak ataupun PT. X, bahwa barang yang dipesan sesuai dengan yang diminta.
4.1.4
Pengendalian Dokumen dan Data Keseluruhan dokumen dan data yang menyangkut system mutu di PT. X
disimpan pada departemen atau bagian terkait sesuai dengan prosedur yang ada. Seluruh dokumen dan data setiap departemen diperiksa dan disetujui oleh pejabat yang berwenang disetiap departemen. Pengendalian terhadap dokumen dan data ini dimaksudkan, agar dokumen yang berkaitan dengan aktivitas tiap departemen ada dan diterapkan pada area kerja, kemudian menghindari dipakainya dokumen yang sudah tidak berlaku. Dokumen yang sudah tidak berlaku ini biasanya disingkirkan ataupun bilamana masih diperlukan dapat disimpan dan ditandai sebagai referensi. Adanya perubahan setiap dokumen dan data untuk setiap bagian ataupun departemen terlebih dahulu dipelajari dan dibuat catatan perubahannya oleh pejabat yang terkait. Serta setiap adanya dokumen dan data yang telah disetujui
adanya perubahan, ditanda tangani oleh kepala departemen atau bagian tersebut, yang juga telah mendapat persetujuan dari pihak manajemen.
4.1.5 Pengendalian Proses Pengawasan seluruh proses produksi di PT. X dilakukan dengan maksud agar seluruh proses dapat berjalan dengan lancar dan terkendali, hal yang dilakukan seperti petunjuk pelaksanaan kerja standar untuk setiap mesin, penyesuaian terhadap acuan standar bila terdapt permintaan, mengawasi parameter – parameter penting dalam proses , melakukan pemeriksaan atau pengujian oleh bagian quality control, serta melakukan perawatan dan perbaikan terhadap mesin. Pengendalian terhadap proses produksi amat penting mengingat bila adanya kegagalan produksi, maka kerugian yang dialami akan besar dampaknya, seperti kerugian secara materiil, kerugian tenaga, dan lain sebagainya. Serta mengingat persaingan saat ini sudah semakin ketat. Sehingga berdampak bila produk yang dihasilkan tidak sesuai keinginan pasar atau konsumen, maka tidak dapat mengikuti persaingan pasar yang ada. Hasil – hasil proses produksi PT. X diperiksa dan diuji sesuai dengan parameter – parameter standar yang ada ataupun parameter – parameter yang dikehendaki sesuain permintaan konsumen.
4.1.6 Pemeriksaan dan Pengujian Adapun setiap bahan baku hingga tahapan mencapai produk jadi dilakukan pemeriksaan dan pengujian secara rutin, yang diatur melalui SOP yang ada. Hal ini ditempuh untuk menjamin agar produk jadi yang dihasilkan nantinya sesuai dengan spesifikasi standar yang ada serta permintaan konsumen. Untuk bahan baku ataupun untuk setiap tahapan proses produksi hingga produk jadi yang tidak lulus pengujian, maka dibuatkan laporan khusus untuk penanganan lebih lanjut sesuai SOP yang ada. Setiapa bahan baku yang dating atau bahan penunjang diperiksa oleh bagian quality control apakah sesuai dengan spesifikasinya atau tidak seperti yang trcantum dalam sertifikat analisisnya, begitu pula pada setiap tahapan proses produksi hingga menjadi produk jadi. Bagaian quality control ini memeriksa sesuai parameter – parameter yang dibutuhkan yang terdapat dalam SOP. Baik itu dari segi kualitatif ( pemeriksaan sacara fisik maupun kimiawi ) maupun kuantitatifnya. Namun ada pula dalam hal – hal khusus bahan baku tidak sempat diuji terlebih dahulu dan langsung dipakai, hal tersebut dapat dilakuakn apabila mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari bagian yang terkait. Selain pengujian dilakukan sesuai dengan SOP yang ada, dilakukan pula pengujian tambahan bila ada permintaan dari konsumen. Untuk alat – alat uji ataupun alat ukur yang dipakai dalam pengujian oleh PT. X dikalibrasikan secara internal oleh bagian quality control sesuai dengan jenis alat tersebut, seperti misalnya timbangan produksi, alat – alat instrumentasi laboratorium, dan lainnya. Untuk alat – alat yang tidak dikalibarasi sendiri,
kadangkala dikalibrasi oleh badan – badan resmi pengkalibrasi seperti LIPI, IAI, dan lainnya. Hal ini untuk menjamin setiap hasil pengukuran yang dilakuakn oleh alat uji tersebut. Setiap hasil uji untuk setiap bahan baku, produk stengah jadi maupun produk jadi diberi status, apakah telah lulus ( passed ), ditunda ( hold ), ataupun gagal tidak lulus uji ( reject ). Untuk setiap bahan baku, bahan penunjang, produk setengah jadi maupun produk jadi yang masuk kedalam kategori hold ataupun reject akan diperiksa lebih lanjut untuk diambil keputusan, biasanya keputusan diambil sesuai dengan kondisinya , seperti ditolak ataupun dikembalikan kepada supplier , diperbaiki, diolah kembali kemudian diuji ulang. Dan untuk produk jadi yang telah lulus uji dan siap dikirim kepada konsumen dibuatkan sertifikat analisis hasil pengujian tersebut, sebagai tanda bukti kepada konsumen yang menghendakinya.
4.1.7. Penanganan, Pengemasan, dan Penyimpanan Keseluruhan bahan baku, bahan penunjang hingga produk jadi dijaga kualitas dan kuantitasnya. Tata cara penyimpanannya tercantum dalam SOP gudang serta penyimpananya disesuaikan dengan area gudang yang ada. Dimana setiap barang di beri label yang jelas, terdapat dokumen dan data –datanya digudang. Begitupula untuk setiap pengambilan ataupun penyimpananya. Untuk bahan baku, bahan penunjang serta produk jadi yang telah dikemas dijaga kondisinya untuk menjaga hal – hal yang dapat merusaknya, dan lain sebagainya. Pentingnya peran gudang atau ware house pada suatu pabrik atau perusahaan
juga diperhatikan oleh PT. X. Mengingat masalah yang timbul akibat adanya ketrlambatan pengiriman produk jadi tidak terlepas oleh adanya system yang dijalankan di area gudang tersebut. Setiap hasil produk jadi yang dihasilkan oleh PT X yang masing – masing disimpan didalam gudang atau ware house, dimana PT X mempunyai gudang untuk menyimpan produk jadi dan bahan mentah, disamping gudang material bahan baku serta material penunjang proses produksi seperti misalnya karung , plastic kemasan, dan kardus atau karton untuk mengemas produk jadi. Adapun letaknya gudang material bahan baku dan bahan penunjang proses produksi letaknya berdekatan dengan area plant proses produksi masing – masing. Setiap kegiatan pemindahan material maupun produk jadi menggunakan bantuan forklift dan dengan kertea dorong yang dioperasikan oleh karyawan atupun operator. Setiap item material proses produksi maupun produk jadi yang disimpan didalam area gudang masing – masing didokumentasikan lewat data – data yang di masukkan didalam perangkat computer, begitu pula bila ada material proses produksi atupun produk jadi yang masuk ataupun keluar untuk dikirim kepada konsumen. Setiap bagian didalam area gudang diusahakan secara maksimal untuk dapat menyimpan seluruh item material proses produksi ataupun produk jadi. Disetiap area gudang material proses produksi maupun gudang produk jadi yang dimiliki PT X ini disediakan area yang cukup luas untuk aktivitas bongkar muat barang dari truk pengangkut yang letaknya dibagian luar area gudang.
4.1.8 Pengiriman Produk Jadi Adapun proses pengiriman produk jadi di PT. X akan didahului dengan pembuatan Delivery Order ( DO ) oleh bagian marketing administrasi , kemudian bagian marketing operasional akan membuat suatu daftar pengemasan dari produk ( packing list ) yang kemudian diajukan sebagai acuan dalam pembuatan sertifikasi hasil uji dari produk tersebut oleh seksi bagian quality control, kemudian bagian gudang atau ware house mulai menyiapkan barang sesuai packing list tersebut pada lokasi khusus, kemudian akhirnya akan dibuatkan Delivery Note ( DN ) oleh bagian gudang atau ware house tersebut dan dokumen ini akan digunakan sebagai dokumen untuk barang yang keluar dari y sebagai bukti resmi agar barang tersebut bias keluar dari PT. X. Manajemen PT. X sendiri menetapkan kebijakan mengenai proses pengiriman produk jadi yaitu pengiriman setiap produk optimalnya 100 % tepat sesuai jadwal yang disepakati oleh PT. X sehingga ada pengiriman yang terlambat, maka perhitungan persentase keterlambatan serta ketepatan pengiriman produk jadi dihitung sesuai rumus sebagai berikut : Persentase keterlambatan pengiriman produk jadi : Jumlah pengiriman terlambat
X
100 %
Jumlah pengiriman produk jadi
Persentase ketepatan pengiriman produk jadi : 100 % - ( jumlah pengiriman terlambat X 100 % ) Jumlah pengiriman produk jadi
4.1.9 Data – data pengiriman dan keterlambatan pengiriman produk jadi pada tahun 2006 dan 2007 Sebelum data
pengiriman produk jadi serta keterlambatannya kita
peroleh, maka kita dapat lihat dulu data-data pendukung sebagai bahan pertimbangan, data-data tersebut adalah sebagai berikut ini : Tabel 4.1 Data Produksi Tahun 2006
Bulan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Kapasitas Produksi 202 193 492 563 437 492 567 533 499 488 514 Jumlah Yang Dikirim 190 174 469 549 421 473 541 510 478 475 497 Inventory 12 19 23 14 16 19 26 23 21 13 17 Keterangan: Produksi rata-rata perbulan tahun 2006 mengahsilkan pakan = 383,75
12
Jumlah ( Ton )
317
5297
301 5078 16 16 Ton
Tabel 4.2 Jumlah Armada Yang dibutuhkan Tahun 2006
Bulan Internal External / Expedisi Jumlah Armada
1 2 10 12 14 10 24 22
3 15 44 59
4 19 50 69
5 16 31 47
6 21 32 53
7 27 41 68
8 18 46 64
9 23 37 60
10 26 34 60
11 19 44 63
12 12 21 38
Total ( Truk ) 218 409 627
Tabel 4.3 Jumlah Customer / Poultry Shop ( PS ) Tahun 2006
Bulan Job Order Delivery Order Belum Terlayani
1 2 31 27 27 24 4 3
3 29 26 3
4 31 29 2
5 37 32 5
6 44 38 6
7 39 35 4
8 37 33 4
9 39 36 3
10 42 42 8
11 12 38 27 35 25 3 2
Jumlah ( PS ) 429 382 47
Tabel 4.4 Data Produksi Tahun 2007
Bulan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Kapasitas Produksi 204 198 430 510 363 474 543 555 442 482 547 336 Jumlah Yang Dikirim 173 158 395 491 348 463 526 541 429 461 533 327 Inventory 31 40 35 19 15 11 17 14 13 21 14 9 Keterangan: Produksi rata-rata perbulan tahun 2007 menghasilkan pakan = 403,75 Ton
Jumlah ( Ton ) 5084 4845 9
Tabel 4.5 Jumlah Armada Yang dibutuhkan Tahun 2007
Bulan Internal External / Expedisi Jumlah Armada
1 2 3 10 9 20 12 11 30 22 20 50
4 18 46 62
5 15 29 44
6 19 39 58
7 8 22 28 44 40 66 68
9 21 33 54
10 23 35 58
11 21 46 67
12 17 23 40
Total ( Truk ) 229 380 609
Tabel 4.6 Jumlah Customer Tahun 2007
Bulan Job Order Delivery Order Belum Terlayani
1 2 31 24 29 23 2 1
3 22 19 3
4 23 21 2
5 20 18 2
6 21 20 1
7 47 43 4
Dari data pendukung diatas dapat disimpul bahwa: 1. Produksi tahun 2006 deman > dari permintaan 2. Produksi tahun 2007 deman < dari permintaan
8 50 47 3
9 49 44 5
10 45 42 3
11 12 49 30 48 30 1 0
Jumlah ( Ton ) 411 384 27
Adapun data – data pengiriman produk jadi serta keterlambatannya, yang diperoleh dari bagian marketing adalah sebagai berikut ini:
Tabel 4.7 Pengiriman produk jadi pada Tahun 2006
1 24
2 22
3 59
4 69
5 47
BULAN 6 7 53 68
8 64
9 60
10 60
11 63
12 38
JUMLAH ( Truk ) 627
Table 4.8 Keterlambatan pengiriman produk jadi pada Tahun 2006
1 5
2 3
3 11
4 9
5 3
BULAN 6 7 1 5
8 0
9 1
10 3
11 6
12 7
JUMLAH ( Truk ) 54
Tabel 4.9 Pengiriman produk jadi pada Tahun 2007
1 22
2 20
3 50
4 62
5 44
BULAN 6 7 58 66
8 68
9 54
10 58
11 67
12 40
JUMLAH ( Truk ) 609
Table 4.10 Keterlambatan pengiriman produk jadi pada Tahun 2007
1 4
2 2
3 5
4 4
5 3
BULAN 6 7 1 2
8 0
9 1
10 3
11 2
12 2
JUMLAH ( Truk ) 29
4.2 Pengolahan Data Dari data – data diatas lalu kemudian dicari persentase keterlambatan serta ketepatan pengiriman sesuai dengan kebijakan manajemen yaitu : Persentase keterlambatan pengiriman produk jadi pada tahun 2006 : Jumlah pengiriman terlambat
X
100 %
Jumlah pengiriman produk jadi 54 X 100 % = 8, 61 % 627 Persentase ketepatan pengiriman produk jadi pada tahun 2006 : 100 %
-
( Jumlah pengiriman terlambat
X
100 % )
Jumlah pengiriman produk jadi 100 %- ( 54 X 100 % ) = 91,39 % 627 Persentase keterlambatan pengiriman produk jadi pada tahun 2007 : Jumlah pengiriman terlambat
X
100 %
Jumlah pengiriman produk jadi 29 609
X
100 % = 4,76 %
Persentase ketepatan pengiriman produk jadi pada tahun 2007 : 100 %
-
( Jumlah pengiriman terlambat
X
100 % )
Jumlah pengiriman produk jadi 100 %- ( 29 609
X
100 % ) = 95,24 %
Dari perhitungan yang ada diatas tersebut, kemudian diambil langkah dengan melakukan diskusi dengan team yang terdiri dari beberapa departemen kemudian
melakukan penggalian ide ( brainstorming ) untuk mendapatkan hal – hal yang menyebabkan keterlambatan pengiriman. Hal – hal tersebut adalah : Masalah yang menyebabkan keterlambatan pengiriman sebagian besar di alami oleh Armada Angkutan Internal Perusahaan, masalah-masalah yang timbul dapat dilihat di table 4.11 Tabel 4.11 Penyebab keterlambatan pengiriman No
Masalah
1
Kondisi kendaraan transportasi pengiriman yang kurang baik
2
Kondisi kendaraan forklift yang kurang baik
3
Kondisi jalur jalan raya transportasi yang kurang baik
4
Prosedur proses kerja pengiriman produk jadi yang belum ada standar
5
Motivasi kerja karyawan
6
Skill bekerja karyawan
Kemudian melakukan pengumpulan pendapat terbanyak dari para karyawan dari hal – hal tersebut, seperti yang terlihat di bawah ini :
Table 4.12 Pengumpulan data suara terbanyak dari 15 karyawan bagian gudang dan 15 karyawan bagian pengiriman produk
No 1 2 1 X 2 X X 3 X 4 X 5 X 6 X X 7 X 8 X 9 X X 10 X X 11 X 12 X X 13 14 X X 15 X X 16 X 17 X 18 X X 19 X X 20 21 X X 22 X X 23 X 24 X 25 X X 26 X 27 X 28 X X 29 X 30 X X Keterangan: X bernilai 1
Nomor Masalah 3 4 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
5 X X
6 X
X X
X X X X
X X X X
X
X X X X
X X X X X X X X
X X X X X X X X X X
Dari pengumpulan pendapat terbanyak tersebut, kemudian nilainya secara komulatif dikumpulkan dan diurutkan mulai dari pendapat yang terbanyak hingga terendah, seperti terlihat dibawah ini: Tabel 4.13 Nilai pengumpulan pendapat terbanyak NO.
Masalah
Nilai
Persentase
Persentase Komulatif
1.
Kondisi kendaraan transportasi pengiriman
24
18,60
18,60
yang kurang baik 2.
Kondisi kendaraan forklift yang kurang baik
20
15,50
34,10
3.
Kondisi jalur jalan raya transportasi yang
25
19,37
53,47
27
20,93
74,40
kurang baik 4.
Prosedur proses kerja pengiriman produk jadi yang belum ada standar
5.
Motivasi kerja karyawan
18
13,95
88,35
6.
Skill bekerja karyawan
15
11,68
100
129
100
Dari data diatas, kemudian dibuat diagram pareto seperti dibawah ini : Diagram Pareto 120
Prosentase
100 80 Persentase
60
Persentase Komulatif
40 20 0 1
2
3
4
5
6
No. Masalah
Gambar 4.1 Diagram Pareto Pengumpulan Pendapat
Berdasarkan data – data yang diambil maka pada point 4 yaitu prosedur proses kerja pengiriman produk jadi yang belum ada standar merupakan factor – factor penyebab timbulnya masalah diatas dicari dengan menggunakan diagram sebab akibat seperti yang terlihat dibawah ini :
LINGKUNGAN
Suasana kerja pengiriman produk jadi yang belum teratur
METODE
MATERIAL
Belum ada standar kerja pengiriman produk jadi yang teratur Perbaikan SOP Pengiriman Produk Jadi
Bekerja sesuai kebiasaan
MANUSIA
Gambar 4.2 Diagram sebab akibat keterlambatan pengiriman
MESIN
4.2.1
Metode Pengiriman Metode yang digunakan dalam proses pengiriman produk jadi merupakan
salah satu hal yang sangat vital dalam seluruh aktivitas perusahaan atau pabrik tersebut. Pengiriman produk merupakan hal yang menentukan agar produk jadi tersebut bisa sampai kepada konsumen atau pelanggan. Aktivitas pengiriman produk jadi atau shipping berkaiatan dengan persiapan – persiapan yang bersangkutan dengan stock daripada produk jadi yang berguna untuk memenuhi permintaan atau order dari konsumen, pengepakan atau packaging, dan pemuatan kedalam alat transportasi yang tersedia untuk kemudian dikirim kekonsumen yang memesannya. Aktivitas pengiriman produk jadi atau shipping ini bisa dikatakan lawan daripada aktivitas penerimaan atau receiving. Prosedur pengaturan jalan pengiriman produk jadi di PT. X akan didahului dengan pembuatan Delivery Order ( DO ) oleh bagian marketing administrasi, kemudian bagian marketing operasional akan membuat suatu daftar pengemasan dari produk ( packing list ) yang kemudian diajukan sebagai acuan dalam pembuatan sertifikasi hasil uji dari produk tersebut oleh seksi bagian quality control, kemudian bagian gudang atau ware house mulai menyiapkan barang sesuai packing list tersebut pada lokasi khusus, kemudian akhirnya akan dibuatkan Delivery Note ( DN ) oleh bagian gudang atau ware house tersebut dan dokumen ini akan digunakan sebagai dokumen untuk barang yang keluar dari y sebagai bukti resmi agar barang tersebut bisa keluar dari PT. X. Standar kerja di PT. X belum ada standar, sebelum order pesanan produk jadi tersebut diterima atau sebelum kontrak penjualan tersebut disetujui dan
ditanda tangani ataupun kontrak pembelian terhadap suatu item yang digunakan oleh PT. X . Hal ini dilakukan dengan maksud agar persyaratan yang ditentukan dalam spesifikasi pesanan seperti jenis, jumlah, waktu dibutuhkannya barang – barang tersebut, dapat dimengerti dengan jelas dan terperinci dan sebagai bahan acuan apakah tender tersebut diterima atau tidak serta untuk mencegah terjadinya pembelian barang – barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan. Akan tetapi ada beberapa aspek yang belum ada standar kerja yang belum teratur diantaranya adalah belum adanya SOP yang sesuai dengan standar kerja, beberapa fasilitas penunjang belum ada standar sehingga menggunakan fasilitas seadanya berbeda dengan perusahaan lain yang sedang berkembang hal ini dikarenakan lokasi yang kurang strategis. 4.2.2
Lingkungan Kerja
Faktor lingkungan merupakan salah satu penunjang maju mundurnya perusahaan, perushaan tersebut bisa berkembang apabila lokasi perusahaan memiliki fasilitas penunjang yang mencukupi. Suasana kerja di perusaaan PT.X kurang teratur, hal ini dikarenakan tidak adanya aturan yang baku serta kebijakan perusahaan yang kurang memperhatikan kesejahteraan karyawanya terutama karyawan permanen. Sehingga hal ini sering menimbulkan konflik tersendiri yang bisa menimbulkan kelancaran pengiriman produk jadi.
4.2.3
Manusia ( Karyawan )
Dari segi faktor manusianya, disebabkan kurangnya keahlian dan kesadaran personil karyawan dalam bekerja serta kemauan belajar yang rendah untuk setiap hal dalam pekerjaan dan masih bekerja sesuai kebiasaan.
BAB V HASIL DAN ANALISA
Dari hasil penelitian data yang telah dilakukan, diketahui bahwa yang menjadi penyebab keterlambatan pengiriman produk jadi pada PT. X adalah : 1. Kondisi kendaraan transportasi pengiriman yang kurang baik, kondisi kendaraan forklift yang kurang baik, kondisi jalur jalan raya transportasi kurang baik, prosedur proses kerja pengiriman produk jadi yang belum ada standar, motivasi kerja karyawan serta skill bekerja karyawan yang rendah. 2. Kemudian dilakukan analisa masalah dengan mempergunakan diagram sebab akibat atau fishbone diagram untuk menentukan dan menyusun sebab – sebab variasi atau sebab – sebab permasalahan kedalam kategori – kategori yang logis berdasarkan faktor 4M + 1L ( metode, mesin, material, manusia dan lingkungan ). Dari hal ini dapat diupayakan usaha – usaha dalam rangka penangulangan masalah yang ada dengan panduan pertanyaan seperti misalnya apa, siapa, mengapa, dimana, kapan, dan bagaimana sebagai dasar landasan dalam hal ini. Maka dalam rangka penelitian penulis berupaya untuk membahas permasalahan dan penanggulangan serta perbaikan dalam analisa keterlambatan pengiriman produk jadi di PT. X.
5.1
Hasil Dari hasil penelitian yang telah dilakukan dilapangan,diketahui bahwa yang menjadi penyebab keterlambatan dipengaruhi oleh beberapa faktor sebagai berikut: Berdasarkan faktor metode, dikarenakan minimnya pelatihan terhadap karyawan dalam melakukan pekerjaannya menyebabkan skill dan motivasi bekerja karyawan rendah sehingga secara tidak langsung menghambat proses pekerjaanya. Hal lainnya dikarenakan minimnya prosedur pengaturan kondisi jalur transportasi yang kurang memadai, lalu prosedur proses pengiriman produk jadi yang belum ada keteraturan standar kerjanya. Untuk itu diperlukan beberapa pelatihan bagi karyawan serta pembuatan prosedur standar kerja yang baik dalam proses pengiriman produk jadi. Lalu dari segi faktor manusianya, disebabkan kurangnya keahlian dan kesadaran personil karyawan dalam bekerja serta kemauan belajar yang rendah untuk setiap hal dalam pekerjaan dan masih bekerja sesuai kebiasaan lama yang bisa menghambat pekerjaan sehingga hasilnya tidak sesuai target yang diharapkan untuk mencapai goal. Selain itu juga dari karyawan gudangnya kurang cakap Seperti misalnya sering terjadi karyawan kurang ahli dalam mengendari forklift, sehingga proses pemindahaan produk jadi menjadi lama, sering produk jadi yang dibawa dengan forklift yang benar, dan lain–lainnya.Untuk itu diperlukan perbaikan seperti yang telah disebutkan diatas yaitu dengan adanya
peningkatan pelatihan atau training seperti misalnya AMT ( Achievement Motivation Training ), power motivation seminar, pelatihan permesinan, pelatihan dalam menguasai kendaraan, dan lainnya. Lalu dari segi faktor lingkungan, disebabkan oleh lokasi tempat parkir yang kurang baik. Untuk itu perlu adanya perbaikan lokasi pemarkiran kendaraan yang kurang baik dan terlindungan kondisi baik itu dari segi keamanan,
perlindungan
menyebabkan, dan yang
dari
cuaca
panas
dan
hujan
yang
lainya. Yang mana akan mempengaruhi
kondisi operasional kendaraan itu sendiri nantinya. Selain itu jalur jalan raya kondisinya kurang baik seperti misalnya asapal yang rusak, ruas jalan yang kurang lebar, lalu lintas yang kurang teratur karena tidak adanya rambu-rambu lalu lintas sehingga menyebabkan kemacetan, banyaknya oknum yang meminta uang para sopir, prosedur pengaturan lalu lintas kendaraan belum ada, dan lainnya. Untuk itu diperlukan perbaikan jalur jalan transportasi yang teratur secara fisik misalnya perbaikan permukaan aspal yang rusak, pelabaran jalan, lalu pengaturan kondisi lalu lintas yang teratur, penertiban oknum preman, pembuatan standar kerja pengaturan lalu lintas kendaraan, dan lainnya. Kemudian suasana lingkungan kerja yang kurang harmonis, seperti adanya staff pengawas yang semena – mena dalam memberi perintah, banyak karyawan senior yang malas bekerja, dan lainnya. Untuk itu diperlukan pengaturan yang mempengaruhi kondisi suasana kerja, keteraturan kerja , effisiensi dan efektifitas kerja serta kinerja karyawan, seperti
misalnya dengan adanya prosedur standar kerja setiap aktivitas kegiatan, lalu membuat kondisi hubungan komunikasi antara personil yang baik, membuat suasana kekeluargaan yang baik antara seluruh karyawan baik itu atasan hingga bawahaan, tidak adanya sikap semena – mena, dan lainnya. Dengan demikian adanya kondisi lingkunagan yang baik serta didukung oleh adanya kesadaran setiap personil ini akan mempengaruhi hasil kerja secara keseluruhan.
5.2 Analisa Secara Keseluruhan dari hasil yang telah diuraikan diatas, maka dapat di analisa perbaikan masalah dalam rangka mengatasi keterlambatan pengiriman produk jadi di PT. X. Sejauh ini sesuai hasil pengamatan sejak tahun 2006 sesuai kebijakan manajemen perusahaan secara bertahap dan walaupun belum semuanya terealisasi, telah ditempuh berbagai perbaikan seperti yang telah ditempuh berbagai perbaikan seperti yang telah diutarakan diatas misalnya dari perbaikan dan perawatan kendaraan, perbaikan jalan transportasi, penambahan kendaraan forklift, pengadaan pelatihan, pengaturanstandar kerja, serta peningkatan insentif karyawan. Tabel 5.1 Hasil perbaikan keterlambatan pengiriman produk jadi di PT. X Jumlah Pengiriman
Jumlah Pengiriman Terlambat
Persentase pengiriman terlambat
627
54
8,61
Tahun 2006 ( Sebelum Perbaikan ) 2007 ( Setelah Perbaikan )
Penurunan persentase pengiriman terlambat 3,85
609
29
4,76
Adanya penurunan keterlambatan pengiriman produk jadi ini berdampak positif terhadap kepuasan pelayanan terhadap konsumen, serta menghindarkan kerugian bagi perusahaan. Dimana pada saat sebelumnya sering adanya komplain dari konsumen serta tak jarang terdapat konsumen yang meminta ganti rugi, akibatnya ada keterlambatan pengiriman produk jadi ini. Dan hingga saat ini terus diupayakan perbaikan – perbaikan serta evaluasi terhadap pengiriman produk jadi di PT. X. Untuk estimasi tahun 2008 diharapkan bisa mengurangi angka keterlambatan pengiriman. Target untuk tahun 2008 harus lebih baik dari tahuntahun sebelumnya. Angka tersebut bisa kita perkirakan dan tidak jauh dari estimasi yang telah dibuat oleh perusahaan untuk jangka panjang kedepan. Angka tersebut bisa dilihat pada tabel berikut ini. Tabel 5.2 Estimasi keterlambatan pengiriman produk jadi di PT. X tahun 2008 Jumlah Pengiriman
Jumlah Pengiriman Terlambat
Persentase pengiriman terlambat
609
29
4,76
621
12
1,93
Tahun 2007 ( Setelah Perbaikan ) 2008 ( Estimasi )
Penurunan persentase pengiriman terlambat 2,83
Maka dengan adanya estimasi keterlambatan pengiriman produk jadi di PT. X untuk tahun 2008 ini akan berdampak positif terhadap kepuasan pelayanan terhadap konsumen, ketepatan prngiriman, serta menghindarikan kerugian bagi perusahaan buat jangka panjang.
Estimasi diatas bisa terwujud sesui dengan yang perusahaan inginkan untuk mencapai goal, maka hal tersebut harus disesuaikan dengan SOP, karena setiap bahan baku hingga tahapan mencapai produk jadi serta pengiriman barang dilakukan pemeriksaan dan pengujian secara rutin, yang diatur melalui SOP yang ada. Hal ini ditempuh untuk menjamin agar produk jadi yang dihasilkan nantinya sesuai dengan spesifikasi standar yang ada serta permintaan konsumen. Untuk bahan baku ataupun untuk setiap tahapan proses produksi hingga produk jadi yang tidak lulus pengujian sampai produk jadi tersebut dikirim, maka dibuatkan laporan khusus untuk penanganan lebih lanjut sesuai SOP yang ada. Keseluruhan bahan baku, bahan penunjang hingga produk jadi dijaga kualitas dan kuantitasnya. Tata cara penyimpanannya tercantum dalam SOP gudang serta penyimpananya disesuaikan dengan area gudang yang ada. Dimana setiap barang di beri label yang jelas, terdapat dokumen dan data –datanya digudang. Begitupula untuk setiap pengambilan ataupun penyimpananya. Untuk bahan baku, bahan penunjang serta produk jadi yang telah dikemas dijaga kondisinya untuk menjaga hal – hal yang dapat merusaknya, dan lain sebagainya Dengan adanya persaingan yang cukup ketat, maka perusahaan sebaiknya melakukan perbaikan diantaranya: 1. SOP sebaiknya di sesuaikan dengan perkembangan dan permintaan pasar, sehingga kuliatas dan kuantitas bisa tetap dipertahankan dan bisa lebih baik lagi. 2. Untuk bagian pengiriman perlu adanya penggantian karyawan yang mungkin kurang menguntungkan buat perusahaan, yaitu
mengganti karyawan yang lanjut usia dengan karyawan yang lebih muda dan energik dan terampil sesuai bidang dan keahlianya masing-masing. 3. Mengganti armada internal dengan armada eksternal / ekspedisi untuk mengurangi claim keterlambatan pengiriman dari konsumen, karena selama ini penyebab utamanya berada pada pengangkutan produk yang dilakukan oleh armada internal karena mereka tidak diberlakukan aturan yang baku seperti yang diberlakukan pada armada eksternal / expedisi, oleh karena itu kelebihan armada eksternal terikat dengan kontrak yang telah disepakati bersama oleh kedua belah pihak, baik dari pihak perusahaan atupun pemilik armada eksternal. Dan untuk memperbaiki management dalam pengiriman produk, pihak perusahaan setiap satu tahun melakukan kordinasi dengan pemilik armada eksternal/ ekpedisi
untuk
melakukan perpanjangan kontrak/ penambahan / penggantian armada yang kurang layak. Diharapkan dengan menggunakan sistim pengangkutan yang baru dengan menggunakan armda eksternal / expedisi yang menyeluruh akan mendapatkan hasil yang maksimal untuk mengurangi angka keterlambatan pengiriman yang lebih baik lagi. 4. Berikut ini dapat dijelaskan SOP lama dan SOP baru tentang prosedur proses pengiriman produk jadi yang isinya antara lain :
Tabel. 5.3 Tabel SOP ( Standard Operation Procedur ) No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Prosedur Kerja Estimasi Jumlah truk yang akan dibutuhkan Mengatur SO dengan bagian produksi Mengatur Re Availabiliti untuk mendapatkan stok Konfirmasi stok apabila ada pembatalan Mengganti Packaging jika diperlukan Mengatur SO yang sudah mendapatkan stock ke nomer truck tertentu Membuat DO Mencetak surat pengambilan barang,yang akan digunakan untuk mengambil produk jadi di warehouse sesuai dengan DO Melakukan Post Good Issue,apabila produk jadi sudah dimuat ditruck Truk sudah siap untuk diberangkatin
SOP Lama v v
v
SOP Baru v v v v v v v
v
v v v
v v
Keterangan Tanda ( v ) = Bahwa prosedur kerja sudah dijalankan dengan baik. SO = Sales Order DO = Delivery Order Dari table SOP diatas dapat disimpulkan bahwa untuk SOP lama pada periode tahun 2006 – 2007 tentang prosedur proses pengiriman produk jadi
belum ada standar. Sehingga perlu adanya penyetaraan
dengan diadakannya penggunaan SOP yang baru untuk peride tahun 2008 dan seterusnya serta akan disesuaikan dengan perkembangan, hal ini untuk mengatasi keterlambatan pengiriman produk jadi dan memperbaiki sistim manajemen dipengiriman itu sendiri.
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bagian akhir dari keseluruhan isi utama tugas akhir ini, membahas kesimpulan hasil yang diperoleh serta usulan atau saran untuk pengembangan penelitian lebih lanjut. 6.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil pengamatan, pengumpulan data dan pengolahan data, analisa
data
beserta
pembahasannya
pada
penelitian
terhadap
analisa
keterlambatan pengiriman produk jadi di PT. X ini maka secara garis besar hal – hal yang dapat disimpulkan antara lain sebagai berikut : 1. Masalah
–
masalah
yang
menyebabkan
adanya
keterlambatan
pengiriman produk jadi di PT. X sesuai dengan analisa diagram sebab akibat berdasrkan skala urutan prioritas masalah yang harus diselesaikan mulai dari yang tertinggi hingga terendah adalah :
Kondisi kendaraan transportasi pengiriman yang kurang baik.
Kondisi kendaraan forklift yang kurang baik.
Kondisi jalur raya transportasi kurang baik.
Prosedur proses kerja pengiriman produk jadi yang belum standar.
Motivasi kerja karyawan yang rendah.
Skill bekerja karyawan yang rendah.
2. Berdasarkan masalah – masalah yang menyebabkan adanya keterlambatan pengiriman produk jadi di PT. X seperti yang telah disebutkan diatas. Sesuai penelitian yang telah dilakukan, maka diperlukan adanya penangulangan masalah berupa tindakan – tindakan perbaikan atau pembenahan dari factor 4M + 1 E ( factor metode, mesin , material, manusia, dan lingkungan ), seperti misalnya
pembenahan
standar
kerja (SOP) dalam
proses
pengiriman produk jadi, perbaikan dan perawatan kendaraan transportasi, perbaikan sarana jalur jalan transportasi, peningkatan insentif karyawan. Untuk meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan dan lainnya seperti yang diuraikan pada pembahasan. 3. Data yang diperoleh pada tahun 2006 tingkat keterlambatan pengiriman produk jadi di PT. X adalah sebesar 8,61 % sedangkan pada tahun 2007 adalah sebesar 4,76 %. Sehingga ada penurunan persentase tingkat keterlambatan pengiriman produk jadi di PT. X sebesar 3,85 %. Dengan demikian ada peningkatan persentase ketepatan pengiriman produk jadi di PT. X, yang semula pada tahun 2006 adalah sebesar 91,39 % menjadi 95,24 % pada tahun 2007. sehingga terlihat adanya peningkatan persentase ketepatan pengiriman produk jadi di PT. X sebesar 3,85 % pula. Sehingga secara tidak langsung menguntungkan bagi perusahaan serta dapat memperbaiki hubungan dengan konsumen, dimana konsumen akan merasa puas akan pelayanan yang telah diberikan oleh PT. X. Serta
menghindari adanya kerugian akibat konsumen yang tidak puas akan pelayanan pengiriman produk jadi.
6.2 Saran Seluruh perbaikan – perbaikan terhadap penanggulangan keterlambatan pengiriman produk jadi di PT. X ini akan terus berlanjut hingga diperoleh hasil yang maksimal. Dalam hal ini diperlukan tindakan evaluasi yang terprogram secara terpadu dan terdokumentasi yang berkelanjutan pula sebagai tolak ukur tingkat keberhasilan dari perbaikan – perbaikan yang dilakukan. Serta kebijakan – kebijakan yang diambil manajemen PT. X sebaiknya diteliti dan diaplikasikan secara baik sehingga nantinya diharapkan akan berdampak positif dan baik bagi seluruhnya, baik itu dari segi kemajuan PT. X sendiri, bagi karyawannya, konsumen diantaranya dengan cara sebagai berikut : 1. SOP yang baru digunakan dan di sesuaikan dengan perkembangan dan permintaan pasar, sehingga kuliatas dan kuantitas bisa tetap dipertahankan dan bisa lebih baik lagi serta keterlambatan pengiriman bisa ditanggulangi seminimal mungkin. 2. Untuk bagian pengiriman perlu adanya penggantian karyawan yang mungkin kurang menguntungkan buat perusahaan, yaitu mengganti karyawan yang lanjut usia dengan karyawan yang lebih muda dan energik dan terampil sesuai bidang dan keahlianya masing-masing. 3. Mengganti armada internal dengan armada eksternal / ekspedisi untuk mengurangi claim keterlambatan pengiriman dari konsumen,
karena selama ini penyebab utamanya berada pada pengangkutan produk yang dilakukan oleh armada internal karena mereka tidak diberlakukan aturan yang baku seperti yang diberlakukan pada armada eksternal / expedisi, oleh karena itu kelebihan armada eksternal terikat dengan kontrak yang telah disepakati bersama oleh kedua belah pihak, baik dari pihak perusahaan atupun pemilik armada eksternal. Dan untuk memperbaiki management dalam pengiriman produk, pihak perusahaan setiap satu tahun melakukan kordinasi dengan pemilik armada eksternal/ ekpedisi
untuk
melakukan perpanjangan kontrak/ penambahan / penggantian armada yang kurang layak. Diharapkan dengan menggunakan sistim pengangkutan yang baru dengan menggunakan armda eksternal / expedisi yang menyeluruh akan mendapatkan hasil yang maksimal untuk mengurangi angka keterlambatan pengiriman yang lebih baik lagi.
