BAB I PENDAHULUAN 1.1
Profil Perusahaan
1.1.1 Sejarah Singkat PT. XYZ merupakan importir dan distributor bahan kimia dasar yang didirikan pada tanggal 13 Juli 1951. Perusahaan ini mendapatkan dukungan dari para pelanggan yang terus bertambah. Pada tahun 1969, PT. XYZ mendirikan pabrik asam sulfur swasta yang merupakan pabrik pertama di Indonesia. Pada tahun 1970, PT. XYZ menghadapi perubahan permintaan pasar sehingga PT. XYZ lebih memfokuskan diri pada pendistribusian khusus bahan kimia dan juga mengoptimalkan kemampuan manufaktur.
Saat ini, PT. XYZ memiliki lebih dari 100 principal internasional yang lebih dari 1.000 jenis produk kimia dan lebih dari 2.000 pelanggan di Indonesia. Selain itu, lebih dari 75% dari nilai total produk yang didistribusikan oleh perusahaan adalah bahan kimia khusus.
PT. XYZ memiliki empat kantor cabang, delapan kantor perwakilan, dan sebuah anak perusahaan yang dimiliki secara penuh di Singapura untuk menjalankan kegiatan distribusi regional. Untuk memfasilitasi kegiatan manufaktur, PT. XYZ telah mendirikan 18 anak perusahaan manufaktur dan perusahaan afiliasi. Perusahaan juga mendirikan tiga anak perusahaan layanan pendukung: perusahaan logistik, laboratorium, dan konsultan teknologi informasi, yang menjadikan PT. XYZ sebagai salah satu perusahaan yang
1
terintegrasi dalam bidang kimia dan Penyedia Solusi Total yang berkecukupan dan kompeten.
PT. XYZ memiliki salah satu perusahaan yaitu PT. XYZ Logistik yang berdiri sebagai anak perusahaan jasa pengiriman yang dikenal dengan ‘just-in-time’ delivery. Pada Januari 2006, PT. XYZ Logistik menggunakan nama dagang PT. XYZ Group yang memberikan layanan turnkey solution dalam menghadapi tantangan yang muncul dalam supply chain. Layanan yang diberikan mencakup sebuah sistem data yang terintegrasi antar database customer perusahaan, satu titik sentral untuk supply chain services, dan satu provider dengan akses nasional maupun internasional. PT. XYZ Group terdiri dari lima perusahaan yang menawarkan Suply Chain Solution dari hulu ke hilir yaitu: 1. PT. XYZ Logisik yang memperkuat kemampuan inbound dan outboud distribusi warehousing dan manajemen logistik dengan fasilitas terkini. Barang yang disimpan di PT. XYZ Logisik merupakan bahan baku (contoh: bahan dasar deterjen, bahan – bahan kimia) dan produk jadi (contoh: makanan ringan). PT. XYZ Logistik ini berlokasi di Jalan Iman Bonjol km 49 Cibitung dan
bekerja
sama
dengan
perusahaan
ekspedisi
muatan
internasional untuk memastikan bahwa praktek-praktek yang dijalankan sesuai dengan standar internasional. 2. PT. XYZ Express menawarkan pengiriman 'Just-In-Time' dan menjamin pengiriman dalam situasi apapun juga baik truk kontrak atau truk milik sendiri untuk distribusi darat dan laut domestik dengan kapasitas 1–50 ton (L300, CDE, CDD, FUSO, Built Up, Tronton, dan Trailer) yang meliputi Jawa, Sumatera, dan 2
Laut. Semua didukung fasilitas teknologi yang cukup memadai dalam pelayanan seperti VMS (Vehicles Management Systems) dengan menggunakan GPS untuk Web Enabled Platform, Messaging, Notification and Broadcasting, Advanced Satellite Mapping, Real Time Vehicle Tracking. 3. PT. XYZ Solutions merupakan penyedia jaringan supply chain solution yang dapat dipercaya, inovatif, dan memberi solusi terbaik dalam pelayanan sehingga dapat berkompetisi dengan kompetitor. Transport Management System
GPS Transportation Solution
Warehouse Management System
Supply Chain Design
Supply Chain Consulting
Software Implementation
Gambar 1.1 Layanan PT. XYZ Solutions
Sumber: Data Perusahaan, 2009
4. PT. XYZ Impex merupakan penyediaan freight forwarding dan trading licensing dalam pengiriman barang ekspor dan impor yang dapat dipercaya dengan solusi terbaik yang berlokasi di Cakung Cilincing. Pelayanan yang diberikan adalah bonded warehouse (storage,
handling,
license
reference,
re-export),
cargo
impor,
perdagangan umum dan distribusi, dan konsultasi. 5. PT. XYZ Terminal merupakan distribusi penyimpanan dan penanganan barang berupa cairan di Indonesia dengan cakupan 3
nasional dan dunia. PT. XYZ Terminal terletak di Pelindo II, Banten, Ciwandan. 6. PT. XYZ Rental untuk penyewaan otomotif perusahaan.
Gambar 1.2 Diagram Alir PT. XYZ Group Sumber: Data Perusahaan (2009)
Gambar 1.2 merupakan proses keseluruhan PT. XYZ Group yang memberikan dengan cakupan dari hulu ke hilir dan didukung oleh sistem data yang terintegrasi antar database customer perusahaan, satu titik sentral untuk supply chain services, dan satu provider dengan akses nasional maupun internasional.
1.1.2 Visi dan Misi Perusahaan PT. XYZ Logistik memiliki Visi dan Misi yaitu : Visi
:
Menjadi mitra rantai suplai yang paling utama secara regional. (To be the preferred Supply Chain partner in the Region).
4
Misi :
Memberikan solusi yang handal, inovatif dan terbaik yang menghasilkan keuntungan kompetitif dan nilai yang berkesinambungan bagi pemegang saham, pelanggan, karyawan, dan lingkungan kita. (To deliver reliable, innovative, best of breed solutions which provide competitive advantages and sustainable value to our shareholders, customers, employees, and the environment).
1.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 1.3 Struktur Organisai PT. XYZ Logistik Sumber: Data Perusahaan
PT. XYZ Logistik dipimpin oleh seorang Executive Director yang membawahi empat orang Leader, yaitu masing – masing adalah Business Development Leader, Operation Leader, Corporate Service Leader, dan Branches. Business Development Leader membawahi Manajer
5
Customer Service dan Manajer Sales & Marketing.
Operation Leader
membawahi Warehouse Administration, Manajer Warehouse, Manajer Bulk Handling, Manajer Transport, dan Manajer EXIM (Export-Import). Sedangkan Corporate Service Leader membawahi Manajer Purchasing, Manajer
Finance,
Manajer
Accounting,
Manajer
IT,
Manajer
GA(General Affairs) dan Manajer HRD.
Dalam memenuhi misi PT. XYZ Logistik menjadi perusahaan logistik terbaik di Indonesia, PT. XYZ Logistik ini telah mencapai kesuksesannya melalui pengembangan sumber daya manusia dengan mengembangkan service culture. Sampai Desember 2008, PT. XYZ Logistik memiliki 160 orang karyawan dengan peningkatan 10 % dari tahun sebelumnya dengan jenjang pendidikan dari SD – S2 yang dapat dilihat pada Gambar 1.4. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan pelayanan, mengembangkan kualitas antar karyawan, dan mencapai peluang bisnis yang semakin berkembang sehingga dapat berkompetensi dengan kompetitor
S1, 28
Employee - Education Level S2, 2
No Data, 12
SD, 5 SLTP, 12
D3, 12
D1, 4 SLTA, 85
Gambar 1.4 Perbandingan Jumlah Pekerja Berdasarkan Jenjang Pendidikan
Sumber: Data Perusahaan (2009)
6
1.2
Lingkup Bidang Usaha PT. XYZ Logistik merupakan salah satu perusahaan yang berperan sebagai mitra jaringan penawaran dalam pengiriman yang dapat dipercaya oleh pelanggan ke semua lokasi, inovatif, menyediakan solusi terbaik untuk bersaing dengan kompetitor, dan dapat memberi nilai pemegang saham baik perusahaan, pelanggan, karyawan dan juga lingkungan.
PT. XYZ Logistik adalah salah satu solusi warehouse, distribusi, dan manajemen inventori yang berbasis pelayanan dan web report dengan berbagai macam customer yang dibagi menjadi empat jenis yaitu: 1. Food 2. Cosmetic / Pharmaceutical 3. Chemical a. Chemical Dangerous b. Chemical Non-Dangerous (GenChem) 4. FMCG (Fast Moving Consumer Goods)
PT. XYZ Logistik menyediakan beberapa peralatan dan fasilitas khusus seperti: 1. WMS (Warehouse Management System) 2. Racking (selective dan double deep) dan rencana berkesinambungan untuk perluasan. 3. MHE bertenaga mesin elektrik. 4. Weighing bridge, wheel loader, silo, dan mesin bagging otomatis. 5. Fasilitas Air con storage. 6. 67.500 m2 packaged, 20.000m2 bulks, dan 60.000 pallet positions. 7. Manajemen PEST (Political, Economy, Socio cultural, Technology) 7
8. Power backup generator 9. Keamanan 24 jam 10. Warehouse dengan elevated floor level – galvanized steel w/o columns 11. Work Order Request seperti shrink wrapping, repackaging, dan labeling.
1.2.1 Proses Bisnis Utama Proses bisnis utama yang dimiliki oleh PT. XYZ Logistik dapat dilihat pada Gambar 1.5 yang selanjutnya akan dijelaskan satu per satu mengenai proses bisnis yang dimiliki.
Gambar 1.5 Proses Bisnis Utama PT. XYZ Logistik Departemen Marketing Departemen
Marketing
merupakan
departemen
yang
memasarkan dan menawarkan jasa PT. XYZ Logistik kepada
8
customer sesuai kebutuhan dan keinginan target pasar dengan memberikan
kepuasan
dibandingkan
yang
perusahaan
lebih
kompetitor.
kepada Pada
pelanggan awal
mula,
Departemen Marketing melakukan diskusi terlebih dahulu tentang beberapa hal yaitu: 1. Produk Jenis produk yang akan disimpan di warehouse perlu diketahui lebih jelas terlebih dahulu. Beberapa hal yang harus diperhatikan adalah tipe produk yang akan ditangani, tipe packaging, bentuk fisik dan berat, produk menggunakan pallet atau tidak, produk bersifat FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out), atau turnover produk (cepat, medium, atau lambat). 2. Customer Customer mempunyai target KPI dari perusahaannya dan PT. XYZ Logistik juga mempunyai standar KPI Tahun 2008 yang ditawarkan yaitu: -
Pick accuracy
:
95 %
-
Inventory accuracy :
96 %
-
Order fill rate
99.5 %
:
Selain standar KPI yang ditawarkan, beberapa persyaratan dan aturan dari customer mengenai penanganan produk mereka perlu diperhatikan. 3. Warehouse dan Inventory Management Departemen Sales dan Marketing perlu memperhatikan bagaimana dibutuhkan
Warehouse oleh
dan
Inventory
customer.
Beberapa
Management hal
yang
yang harus
diperhatikan adalah size area warehouse yang dibutuhkan, 9
pengontrolan udara untuk barang-barang tertentu (seperti humidity dan temperatur), barang yang akan dimasukkan ke dalam warehouse bersifat seasonality atau tidak, penanganan produk yang memilik expired date atau berbahaya, atau permintaan tambahan dari customer (seperti labeling, bundling, packing). Di mana customer dapat melihat terlebihi dahulu kondisi warehouse PT. XYZ Logistik untuk memberikan gambaran bagaimana warehouse dan Inventory Management PT. XYZ Logistik.
Departemen Marketing menindaklanjuti setiap permintaan dan penawaran dari customer selain dari ketiga hal di atas dengan mengkoordinasikan pertemuan dengan CSS (Customer Service and
Support),
Transportasi,
Warehouse,
IT
(Information
Technology), F&A (Finance Accounting), dan SHE (Safety, Health, Environment), dan serta pihak lain apabila diperlukan untuk menghasilkan proposal atau minimal quotation dan workflow yang kemudian disampaikan ke customer. Departemen Marketing melaksanakan presentasi di hadapan customer dan bernegosiasi. Apabila ada perubahan persyaratan pelanggan akan
dilakukan
peninjauan
kembali
yang
bila
perlu
melibatkan pihak lain yang terkait untuk memastikan kesanggupan perusahaan. Setelah itu, Departemen Marketing membuat suatu kontrak kesepakatan yang disetujui oleh customer.
Departemen Marketing juga memberi pelaksanaan order customer, di mana permintaan customer berupa pengambilan, 10
pengiriman, penyimpanan barang, atau penambahan ekstra lainnya kepada CSS. CSS menerima permintaan pelanggan yang diterima WMS (Warehouse Management System) melalui interface dan diteruskan ke Department Administrasi dan Transportasi yang secara rutin mengakses WMS.
Departemen CSS (Customer Service and Support) Departement customer service and support merupakan salah satu aspek penyediaan distribusi yang digunakan sebagai alat untuk melakukan dan menciptakan hubungan langsung antara supplier, customer, marketing, warehouse, transportasi, dan administrasi dengan tingkat layanan yang lebih baik dan merupakan komponen manajemen dalam outbound logistic.
Kualitas CSS pada PT. XYZ Logistik merupakan salah satu syarat utama yang menunjang keberhasilan situasi bisnis dengan memberikan pelayanan yang lebih memuaskan daripada yang dilakukan oleh pesaing. Kualitas ini sangat tergantung dari siapa dan bagaimana jasa diberikan dan memberikan suatu dorongan kepada customer sehingga PT. XYZ Logistik dapat memahami pelayanan terhadap customer sesuai kebutuhan mereka.
Departemen Warehouse Departemen Warehouse PT.XYZ Logistik merupakan bagian dari semua sistem logistik yang berperan penting dalam melayani customer dengan biaya seminimal mungkin. Selain itu warehouse mempunyai
hubungan antara suplier dan customer untuk
11
menyimpan persediaan selama proses logistik dan penentuan kinerja dari perusahaan tersebut.
PT. XYZ Logistik memiliki delapan gudang dengan masingmasing kapasitas warehouse sebagai berikut: Tabel 1.1 Pembagian Warehouse PT. XYZ Logistik Kapasitas racking Jenis Warehouse (pallet posisi) A Food Finished 4.480 B Chemical Non-dangerous 3.566 C Chemical Dangerous 5.315 E Cold Goods 120 G Food and Chemical 4.056 I Chemical (PT. XYZ & eksternal) 4.624 J Chemical PT. XYZ 984 K Chemical PT. XYZ 450 Jumlah 23.595 Sumber: Data Perusahaan (2009)
Departemen Warehouse PT. XYZ Logistik dibagi menjadi tiga bisnis utama yaitu inbound warehouse untuk proses penerimaan barang, outbound warehouse untuk proses pengiriman barang, dan contract logistics memberikan biaya tambahan untuk value added services yang diberikan untuk barang tertentu. Warehouse ini didukung dengan ukuran pallet yaitu Two way (120 cm x 120 cm dan 110 cm x 130 cm) dan Four way (120 x 120 cm) dengan rak dengan ukuran sebesar 130 cm x 240 cm x 130 cm. Keuntungan penggunaan pallet ini dapat meminimalkan waktu pembongkaran dan memudahkan kegiatan penanganan barang dengan dibantu beberapa macam alat forklift. Beberapa macam alat forklift yang digunakan di PT. XYZ Logistik yaitu:
12
Tabel 1.2 Jumlah Forklift Di Warehouse Jenis Forklift A&G B R-16 (1.5 ton) 1 1 Double Deep Reach Truck R-20 (2 ton) 1 Single Deep Counter Balance E-15 1 (8 level) E-25 1 T-20 2 2 T-24 2 Pallet Mover Hand Jack PE 4000 R 5200 S 1 Crown J 1 Fork Lift Diesel Gerindra -
C&I 1 1 1 2 2 1 1
Sumber: Data Perusahaan (2009)
Struktur Organisasi Departemen Warehouse
Gambar 1.6 Struktur Organisasi Departemen Warehouse PT. XYZ Logistik
Sumber: Data Perusahaan (2009)
Departemen Warehouse dipimpin oleh seorang warehouse manager yang membawahi lima orang supervisor yaitu supervisor warehouse A dan G; supervisor warehouse B, E, J, dan K; supervisor warehouse TW; supervisor warehouse C dan I; dan supervisor
13
warehouse BCA. Semuanya membawahi asisten supervisor, operator, checker, dan loader sebagai tenaga harian. Total jumlah pekerja yang terdapat di Departemen Warehouse sebanyak 51 pekerja tetap dan 34 tenaga harian. Deskripsi pekerjaan supervisor, assistant supervisor, operator, checker, loader di Lampiran B.
Departemen Transportasi Departemen Tranportasi dibagi menjadi dua yaitu bidang tranportasi operasional dan bidang transportasi administrasi. Gambar
1.7
merupakan
struktur
organisasi
Departemen
Transportasi di PT. XYZ Logistik
Gambar 1.7 Struktur Organisasi Departemen Transportasi PT. XYZ Logistik
Sumber: Data Perusahaan (2009)
Departemen
Transportasi
dipimpin
oleh
seorang
manajer
transportasi yang membawahi dua orang supervisor yaitu supervisor operasional transportasi dan supervisor administrasi transportasi. Supervisor operasional transportasi membawahi asisten supervisor operasional transportasi. Asisten supervisor operasional
transportasi
membawahi
loket
dan
planner
(pengaturan barang dan ketersedian truk untuk mengirimkan
14
barang
ke
customer).
Supervisor
administrasi
transportasi
membawahi asisten supervisor administrasi transportasi. Asisten supervisor administrasi transportasi membawahi billing dan POD (Proof of Delivery) & claim. Deskripsi pekerjaan supervisor, assistant supervisor, loket, planner, billing, dan POD & claim di Lampiran C.
Departemen transportasi operasional merupakan sumber daya yang secara efektif terintegrasi dalam pengiriman barang dengan bertujuan untuk memastikan barang milik pelanggan dapat dikirimkan secara baik sesuai persyaratan dengan mencakup pengiriman barang milik pelanggan ke dan dari warehouse sebagai berikut: a. Pengiriman ke warehouse -
Departemen
Transportasi
menerima
informasi
Job
Confirmation dari Departemen Sales dan Marketing melalui Divisi
Operasi
mengenai
lingkup
pengiriman
serta
pengiriman
akan
melakukan persiapan yang diperlukan. -
Permintaan
pelanggan
mengenai
disampaikan melalui CSS (Customer Service and Support) atau sistem Warehouse Management System (exceed). -
Bagian
Transportasi
akan menyerahkan
SPB
(Surat
Pengantar Barang) ke Forwarder yang ditunjuk dan memonitor pelaksanaannya hingga tiba.
b. Pengiriman dari warehouse -
Permintaan
pelanggan
disampaikan
melalui
mengenai CSS
atau
pengiriman sistem
akan
Warehouse
15
Management System (exceed) dan khusus untuk cabang, menyerahkan DO (Delivery Order). -
Departemen Transportasi membuat rencana pengiriman barang dan mencetak TSR (Transport Summary Report) serta CPL (Consolidated Pick List) untuk diserahkan kepada Forwarder yang ditunjuk.
-
Forwarder
menunjukkan
Time Slip, TSR, CPL yang
diterimanya ke administrasi loket untuk proses timbang kendaraan dan selanjutnya melakukan proses muat di gudang. -
Setelah proses muat, administrasi loket akan menimbang kendaraan dan mencetak DO.
-
Forwarder akan menyerahkan POD (Proof of Delivery) yang telah disetujui customer kepada Departemen Transportasi.
Jenis dan jumlah transportasi yang dimiliki oleh departemen transportasi adalah sebagai berikut: Tabel 1.3 Jenis dan Jumlah Tranportasi PT. XYZ Logistik Jenis PT. XYZ Express JKM MPM Akbar Unitama CTL L 300 1 CDE 7 2 CDD 10 7 3 Fuso 3 Build Up 7 1 3 Jumlah 21 9 3 7 1 3 Sumber: Data Perusahaan, 2009
Di samping itu, departemen transportasi memiliki rute dalam pengiriman DO dan lama pengiriman sebagai berikut:
16
Tabel 1.4 Rute Pengiriman Barang Departemen Transportasi Dari Ke Waktu (hari) Jakarta City Area 1 Jakarta Outer Area 1 Merak/Anyer/ Cilegon 1 Sukabumi 1 Bandung (DayeuhKolot) 1 1 PT. XYZ Logistik Kerawang (Cibitung) Surabaya 2 Gresik 2 Sidoarjo 2 Sleman 2 Semarang 2 Medan 4 Sumber: Data Perusahaan (2009)
Daerah Jakarta City Area dibagi menjadi tiga bagian yaitu: -
Area Tangerang : Mauk, Jatiuwung, Parung, Tangerang Kota.
-
Area Selatan
: Depok, Cimanggis, Sawangan.
-
Area Timur
: Cikampek.
Dan daerah Jakarta Outer Area dibagi menjadi tiga bagian yaitu:
1.3
-
Area Tangerang : Cikande, Serang, Cikupa, Balaraja.
-
Area Selatan
: Bogor Kota, Sentul, Kedung Haling.
-
Area Timur
: Subang Kota, Purwakarta.
Unit Analisis Departemen Warehouse dan Departemen Transportasi akan dibahas dalam proyek akhir ini. Kedua departemen ini memiliki suatu KPI (Key Performance Indicator) yang dievaluasi setiap tahun per semester. Tabel 1.5 merupakan target KPI dalam Departemen Wareshouse dan Departemen Transportasi.
17
Tabel 1.5 KPI Departemen Warehouse dan Departemen Transportasi Departemen KPI Target 1. Produktivitas 0.7 ton/man.hour Warehouse ≤ 10 % 2. Inventory Accuracy ≤5% 3. Defect 98 % 1. DIFOT (Delivery In Full On Time) 95 % 2. On Time Delivery 95% Transportasi 3. On Time POD (Proof of Delivery) 4. Defect ≤5% 5. Damage ≤1% Sumber: Data Perusahaan (2009)
KPI tersebut dijelaskan sebagai berikut: Departemen Warehouse a.
KPI Produktivitas Produktivitas merupakan pengukuran kemampuan pekerja setiap jam dalam jumlah berat (ton) per man hour. Rumus untuk mendapatkan produktivitas adalah:
Produktivitas
Jumlah outbound inbound (Jumlah Pekerja x Jam Kerja over time absen/ijin
Man hour adalah jumlah total waktu kerja yaitu 7 jam (Senin – Jumat) dan 5 jam (Sabtu) dalam 2 shift juga termasuk over time sesuai kebutuhan. Rata – rata KPI produktivitas Departemen Warehouse PT. XYZ Logistik tahun 2008 telah mencapai 0.76 dengan
target
KPI
yang
distandarisasi
oleh
perusahaan
berdasarkan ISO 14001 yaitu 0.70. Pencapaian target KPI produktivitas tahun 2008 sebesar 75%, di mana pada bulan Januari, April, dan Juni masih belum mencapai target KPI sebesar 0.70. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.8.
18
1.00 0.90
ton/man.hour
0.8
0.80
0.84
0.64
0.60
0.72 0.7
0.7
0.7
0.70
0.98
0.91
0.9
0.63
0.6
Bulan
Target
Des 08
Nov 08
Okt 08
Sept 08
Agst 08
Jul 08
Jun 08
Mei 08
Apr 08
Mar 08
Feb 08
Jan 08
0.50
Aktual
Gambar 1.8 KPI Produktivitas Departemen Warehouse Sumber: Data Perusahaan (2009)
b. KPI Inventory Accuracy Inventory accuracy merupakan perhitungan inventory sesuai fisik yang di-cross check dengan sistem setiap minggu pada hari Sabtu dan jika terjadi selisih maka dilakukan perhitungan kembali dengan meneliti penyebab selisih jumlah yang terjadi. Rumus untuk mendapatkan inventory accuracy adalah:
Barang Seusai Lokasi Inventory Accuracy 100% x 100% Barang Secara Sistem Rata – rata KPI Inventory Accuracy PT. XYZ Logistik selama tahun 2008 mencapai 1.01% dengan target KPI yang distandarisasi oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu kurang dari 10%. Di mana, tingkat akurasi pemindahan barang sangat penting dalam menjaga kepuasan pelanggan. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.9.
19
10%
Cycle Count
8% 6% 4%
Bulan
Target
Des 08
Nov 08
Okt 08
Sept 08
Agst 08
Jul 08
1 .72 % .50 % 1 .62 % 1 .20 % 1 1 .12 %0 .77 % 0 .99 % Jun 08
Mei 08
Apr 08
8% % 0 .65 % 0 .42 % 0 .84 0 .8 Mar 08
Jan 08
0%
0 .37 %
Feb 08
2%
Aktual
Gambar 1.9 KPI Inventory Accuracy Departemen Warehouse
Sumber: Data Perusahaan (2009)
c. KPI Defect Defect merupakan penyebab kerusakan barang yang disebabkan oleh barang yang dikirimkan kepada customer dan barang yang diterima di warehouse. Rumus untuk mendapatkan defect adalah:
Defect PO & DO Defect 100% x 100% Total PO & DO Defect Warehouse merupakan penyebab kerusakan barang yang disebabkan oleh barang yang masuk ke gudang dari supplier berupa PO (Purchase Order) dan barang yang keluar dari gudang berupa DO (Delivery Order) yang disebabkan oleh miss handling operasional yang kemudian barang tersebut akan diletakkan di lokasi damage atau insurance. KPI tingkat kerusakan barang PT. XYZ
Logistik
mencapai
1.06%
dengan
target
KPI
yang
distandarisasi oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu kurang dari 5%. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.10.
20
5%
Bulan
1.29%
Target
Des 08
Nov 08
Okt 08
0.88% 0.64% 0.71%
Sept 08
8% 0.94% 1.0
Jul 08
0.62%
Jun 08
0.93%
Apr 08
Jan 08
0%
0.96%
Mar 08
1%
1.31%
1.42%
Agst 08
1.96%
2%
Mei 08
3%
Feb 08
Defect
4%
Aktual
Gambar 1.10 KPI Defect Departemen Warehouse Sumber: Data Perusahaan (2009)
Departemen Transportasi a. KPI DIFOT (Delivery in Full On Time) DIFOT merupakan pengukuran pengiriman barang dari PT. XYZ Logistik sampai customer dengan tepat waktu dan sesuai dengan DO (Delivery Order) seperti sesuai spesifikasi, jumlah, dan WOR (Work Order Request). Rumus untuk mendapatkan DIFOT adalah:
DIFOT
Total DIFOT Aktual x100% Total DO
Rata – rata KPI DIFOT pada Departemen Transportasi tahun 2008 yaitu 93.84%, sedangkan KPI yang distandarisasi oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu 98%. Pencapaian target KPI DIFOT tahun 2008 sebesar 33.33%, di mana dalam 9 bulan masih belum mencapai target KPI 98%. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.11.
21
% 98.04%98.47%98.31%97.90%
98.69
% % 93.67 2.64% %93.55% 9 91.67
85%
8 5 .2 3
%
80.91 Agst 08
Jul 08
Jun 08
Mei 08
Apr 08
Mar 08
Feb 08
Jan 08
80%
Bulan
%
Target
Des 08
90%
Nov 08
DIFOT
95%
Okt 08
97.01
Sept 08
100%
Aktual
Gambar 1.11 KPI DIFOT Departemen Transportasi
Sumber: Data Perusahaan (2009)
b. KPI On Time Delivery On time delivery merupakan pengukuran ketepatan waktu barang yang
dikirimkan
dari
PT.
XYZ
Logistik.
Rumus
untuk
mendapatkan on time delivery adalah: On Time Delivery
Total On Time Delivery x100% Total DO
Rata – rata KPI On time delivery pada Departemen Transportasi tahun 2008 yaitu 93.40%, sedangkan KPI yang distandarisasi oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu 95%. Pencapaian target KPI on time delivery tahun 2008 sebesar 50%, di mana dalam 6 bulan masih belum mencapai target KPI 95%. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.12. 1% 98.6 % 97.40 98.4
9% 99. 05% % 98.64
98.92
%
95%
% 94.46 % 93.72 93.67 92.78%
90%
Target
Des 08
Agst 08
Jul 08
Jun 08
Mei 08
Apr 08
Mar 08
Feb 08
Jan 08
% Nov 08
81.41
80% Bulan
%
%
Okt 08
85. 70
85%
Sept 08
On Time Delivery
100%
Aktual
Gambar 1.12 KPI On Time Delivery Departemen Transportasi Sumber: Data Perusahaan (2009)
22
c. KPI On Time POD (Proof of Delivery) On
time
POD
merupakan
pengukuran
ketepatan
waktu
pengembalian DO dari pihak transporter setelah mengirimkan barang dan membawa kembali DO yang sudah ditandatangi dan dicap oleh customer PT. XYZ untuk penagihan kepada customer dan transporter. Rumus untuk mendapatkan POD adalah: Total DO Yang Kembali Tepat Waktu x100% Total DO
POD
Rata – rata KPI On time POD pada Departmen Transportasi tahun 2008
telah
mencapai
95.14%
dengan
target
KPI
yang
distandarisasi oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu 95%. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.13.
Ketepatan POD
100%
97.57
%
95%
% 93.45
% 92.03
90%
% 99.37
% 97.47 % 95.19 % 91.14
% 97.18 .46%96.70% 96
% 94.36 % 90.98
Bulan
Target
Des 08
Nov 08
Okt 08
Sept 08
Agst 08
Jul 08
Jun 08
Mei 08
Apr 08
Mar 08
Feb 08
Jan 08
85%
Aktual
Gambar 1.13 KPI On Time POD Departemen Transportasi
Sumber: Data Perusahaan (2009)
d. KPI Defect Defect merupakan penyebab kerusakan barang yang disebabkan oleh barang yang
dikirimkan kepada customer. Rumus untuk
mendapatkan defect delivery adalah:
23
Defect DO Defect Delivery 100% x 100% Total DO Rata – rata KPI defect delivery pada Departmen Transportasi tahun 2008 mencapai 0.65%. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa target KPI defect delivery telah memenuhi target KPI yang distandarisasi oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu kurang dari 5%. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.14.
4% 3% 2%
Bulan
1.34% 1.4
6%
1.24%
Target
Des 08
Nov 08
Okt 08
0.05% Sept 08
Agst 08
0.61% 0.23% Jul 08
Jun 08
Mei 08
0.84% 0.74% 0.56% Apr 08
0.40% 0.37% 0.01% Jan 08
0%
Mar 08
1%
Feb 08
Defect Delivery
5%
Aktual
Gambar 1.14 KPI Defect Delivery Departemen Transportasi Sumber: Data Perusahaan (2009)
e. KPI Damage Damage merupakan pengukuran kecelakan saat mengirimkan barang kepada customer. Rumus untuk mendapatkan damage adalah: Damage DO Damage 100% x 100% Total DO
Rata – rata KPI damage pada Departmen Transportasi tahun 2008 mencapai 0.09%. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa target KPI damage telah memenuhi target KPI yang distandarisasi oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu kurang dari 1%. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.15.
24
1.00%
0.60%
Target
Des 08
0.00% Nov 08
Bulan
6% 0.05% 0.0 Okt 08
0.00%
Sept 08
0.19%
Agst 08
0.00%
0.14%
Jul 08
0.00%
0.11%
Jun 08
Jan 08
0.00%
0.06%
Mei 08
0.17%
Apr 08
0.20%
0.35%
Mar 08
0.40%
Feb 08
Damage
0.80%
Aktual
Gambar 1.15 KPI Damage Departemen Transportasi
Sumber: Data Perusahaan (2009)
1.4
Isu Bisnis PT. XYZ Logistik mengalami persaingan bisnis yang semakin meningkat dan berkembang dengan kompetitor dalam bentuk pelayanan
kepada
pelanggan.
PT.
XYZ
Logistik
berusaha
meningkatkan dan memperbaiki kinerja operasional yang lebih efisien dan efektif dengan melakukan evaluasi indikator kinerja (Key Performance Indicator) pada bidang warehouse dan transportasi. Dalam proyek akhir ini, evaluasi indikator kinerja yang dilakukan adalah perhitungan waktu berapa lama dalam setiap proses yang ada dalam proses bongkar muat barang dari awal sampai akhir proses termasuk proses di dalam gudang yang bertujuan untuk mengetahui seberapa besar kemampuan kinerja perusahaan walaupun hal ini masih dirasakan masih kurang didukung dengan sistem teknologi yang memadai. Hal ini untuk meningkatkan produktivitas warehouse yang sudah mencapai target 0.70 tetapi masih dirasakan kurang produktif oleh manajer warehouse dan pihak perusahaan. Selain itu dilakukan evaluasi indikator kinerja Delivery in Full On Time dan On Time Delivery yang masih belum mencapai target. Tabel 1.6 merupakan
25
target KPI yang belum dicapai pada Departemen Transportasi dan usulan peningkatan target KPI pada Departemen Wareshouse.
Departemen
Warehouse
Transportasi
Tabel 1.6 KPI Target dan Aktual Departemen Warehouse dan Transportasi KPI Target Actual 1. Produktivitas 0.7 0.76 ton/man.hour ton/man.hour 1.01 % 2. Inventory ≤ 10 % Accuracy 3.42 % ≤5% 3. Defect 1. DIFOT (Delivery In Full On Time) 2. On Time Delivery 3. On Time POD (Proof of Delivery) 4. Defect 5. Damage
Sumber: Data Perusahaan, 2009
26
GAP Usulan peningkatan target
-
98 %
93.84%
4.16%
95 %
93.40 %
1.60%
95%
95.16 %
-
≤5% ≤1%
0.65 % 0.09 %
-
