1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Perkembangan dunia usaha yang semakin kompetitif saat ini, menuntut perusahaan untuk menyadari bahwa pasar terbuka hanya dapat dilayani dengan produk-produk terbaik dengan ditunjang proses produksi yang konsisten. Insentif pajak, penurunan bea masuk, serta berbagai proteksi perdagangan merupakan salah satu indikator kebijakan ekonomi yang menghasilkan membanjirinya berbagai variasi produk dalam meramaikan persaingan dunia usaha. Tren perkembangan bisnis masa depan dituntut oleh prasyarat-prasyarat teknikal dari konsumen yang ingin produk berkualitas dan produk ramah lingkungan. Perubahan cara pandang terhadap kebutuhan, kepuasan, pemeliharaan loyalitas konsumen dengan menekankan pada aspek kompetisi, meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem informasi yang dibangun, serta mempunyai keunikan produk yang berbeda dari pesaingnya merupakan langkah-langkah strategis untuk mempertahan eksistensi organisasi. Untuk itu diperlukan suatu pedoman standar sistem kerja yang baku dalam menjamin mutu produk dan proses perbaikan berkelanjutan yang berdaya guna dan berhasil guna dalam suatu manajemen organisasi. Berbagai macam produk saat ini menuntut standar mutu yang semakin tinggi. Standar mutu produk tertuang dalam suatu aturan internasional yang disebut dengan ISO (International
2
Standard Organization) 9001:2000 sebagai minimum requirement mutu produk untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasaan pelanggan Sistem manajemen mutu berdasarkan ISO 9001:2000 mencakup bidang yang luas, tidak terbatas pada industri manufaktur saja, tetapi sektor jasa baik yang profitable oriented organization maupun non-profit oriented organization. Termasuk pendidikan, salah satunya diwakili oleh perguruan tinggi. Sistem manajemen mutu pada perguruan tinggi berfokus pada kepuasan berbagai stakeholder, dengan berbagai indikasi seperti menghasilkan pelajar-pelajar yang qualified, mampu bersaing, dunia kerja yang responsif terhadap lulusannya, kinerja positif dari karyawan sebagai penunjang kelancaran produktivitas sistem manajemen mutu. Dengan indikasi-indikasi tersebut Sistem Manajemen Mutu pada Perguruan Tinggi perlu diperhatikan dengan baik, ditengah peningkatan yang cukup signifikan dari segi kuantitas perguruan tinggi dengan menawarkan berbagai rancangan strategi guna memuaskan berbagai stakeholders. Sistem manajemen yang melayani pengguna jasa secara optimal dan profesional akan mampu mempertahankan eksistensi organisasinya. salah satu alat sistem manajemen mutu untuk mempertahankan standar kualitas produknya yaitu ISO 9001:2000. ISO 9001:2000 bukan merupakan standar mutu produk, tetapi merupakan alat bagi sistem manajemen mutu dalam meningkatkan perbaikan standar produknya secara berkelanjutan (continual improvement). Salah satu upaya dalam memelihara perbaikan berkelanjutan tersebut salah satunya dengan dibentuknya audit internal. Dalam perspektif ISO 9001:2000 audit internal bertujuan untuk memastikan kegiatan sistem manajemen mutu telah dijalankan
3
sesuai dengan persyaratan standar secara efektif mencapai maksud dan tujuan yang telah direncanakan atau yang telah dijadikan komitmen dan kebijakan, serta tertuang dalam sasaran mutu organisasi. Menyelesaikan permasalahan yang dihadapi organisasi terutama dalam perspektif mutu dan kepuasan pelanggan serta dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi secara umum. Audit Internal merupakan bagian organisasi yang memberikan nilai pada organisasi dengan peningkatan efektivitas operasional. Audit Internal yang dibentuk bersifat independen dan objektif, serta bekerja pada suatu tatanan sistem informasi yang jelas, sehingga informasi yang dihasilkan melalui pelaksanaan audit secara komprehensif dapat disajikan dengan tepat kepada pihak manajemen Perguruan Tinggi. Audit Internal menghasilkan suatu bentuk rekomendasi persuasif terhadap kesesuaian penerapan Sistem Manajemen Mutu yang telah ditetapkan dan menjadi dasar arah strategi mutu di Perguruan Tinggi yang ingin dicapai. Audit Internal menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 yang ada telah dipenuhi. Berdasarkan hal diatas, penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul “Pengaruh Audit Internal Terhadap Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000” Penelitan yang akan dilakukan penulis merupakan replikasi dari, penelitian sebelumnya oleh Samuel Franklin dengan judul “ Peranan Audit Internal Sebagai Alat Bantu Manajemen dalam Menunjang Penerapan Sistem Manajemen Kualitas (ISO 9001:2000)”. Penelitian tersebut dilakukan pada
4
Perusahaan Kemasan Air Minum yang terletak di Jalan Kp. Cingkorah BatujajarPadalarang. Hasil Penelitian tersebut menyatakan bahwa pelaksanaan audit internal telah memadai dengan dibuktikan adanya kualifikasi, perencanaan, persiapan kertas kerja, penilaian dokumen, dan adanya pelaporan tindak lanjut. Sistem manajemen kualitas yang diterapkan oleh perusahaan telah sesuai dengan standar internasional yang berlaku dan didukung oleh kesesuaian dalam sistem manajemen kualitas, tanggung jawab manajemen, realisasi produk dan juga pengukurannya. Kesimpulan dari hasil penelitian tersebut yaitu Internal audit berperan dalam menunjang penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000, audit internal memberikan verifikasi, evaluasi, dan rekomendasi terhadap pelaksanaan penerapan sistem manajemen kualitas. Perbedaan dengan penelitian terdahulu yaitu penelitian ini dilakukan pada organisasi non-profit yaitu pada salah satu Perguruan Tinggi Negeri di Bandung yaitu Institut Teknologi Bandung sedangkan penelitian terdahulu dilakukan pada organisasi yang profit oriented.
1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latarbelakang yang diuraikan sebelumnya, maka penulis membatasi permasalahan pada hal-hal sebagai berikut: 1. Bagaimana pelaksanaan Audit Internal pada Institut Teknologi Bandung 2. Bagaimana penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 pada Institut Teknologi Bandung
5
3. Seberapa besar Pengaruh Audit Internal terhadap Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 pada Institut Teknologi Bandung
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian Maksud penelitian ini adalah untuk memperoleh pengetahuan yang lebih luas mengenai Audit Internal khususnya peranannya dalam mendorong efektivitas sistem manajemen mutu. Sedangkan tujuan dari penelitian ini sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui pelaksanaan Audit Internal pada Institut Teknologi Bandung. 2. Untuk mengetahui penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 pada Institut Teknologi Bandung. 3. Untuk mengetahui besarnya pengaruh Audit Internal dalam Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 pada Institut Teknologi Bandung
1.4 Manfaat penelitian Adapun penelitian ini dilakukan untuk memberikan manfaat bagi: 1.
Institusi yang diteliti: memberikan masukan positif kepada perusahaan khususnya peranan rekomendasi Audit Internal dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 dimasa yang akan datang.
2. Penulis: menambah pengetahuan khususnya mengenai Audit Internal dan Sistem Manajemen Mutu berdasarkan ISO 9001:2000.
6
3. Peneliti Selanjutnya: Penelitian ini diharapkan menjadi suatu pemicu dan sumber acuan bagi peneliti selanjutnya dalam meneliti kasus yang sama ataupun lainnya.
1.5 Kerangka Pemikiran dan Hipotesis Penerapan suatu kebijakan pada suatu organisasi terkadang mengalami hambatan dalam pelaksanaannya, baik hambatan yang bersumber dari luar maupun dari internal Perguruan Tinggi. Salah satu bentuk reduksi yang sifatnya pencegahan dan korektif terhadap hambatan penerapan kebijakan dalam internal organisasi yaitu adanya audit internal. Audit internal ini merupakan pihak yang independen dan profesional dalam menjalankan tugasnya sehingga akan timbul check and balance serta rekomendasi positif apabila terjadi hambatan yang timbul antara penerapan kebijakan secara tertulis dengan kenyataan pelaksanaan kebijakan dalam internal Perguruan Tinggi Audit Internal merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh Perguruan Tinggi sebagai bentuk refleksi evaluasi diri yang dilakukan oleh institusi itu sendiri. Audit Internal ini dimaksudkan untuk meninjau tingkat kesesuaian dan efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu yang telah ditetapkan dan menjadi dasar arah strategi dan sasaran mutu Perguruan Tinggi yang ingin dicapai dan tertuang dalam Manual Mutu. Pimpinan Perguruan Tinggi hendaknya memastikan penetapan proses audit internal berjalan dengan efektif dan efisien untuk mengakses kekuatan dan kelemahan Sistem Manajemen Mutu.
7
Sistem Manajemen Mutu merupakan proses sistematis yang berfokus pada penetapan standar mutu baik ukuran dan kriterianya sehingga mutu suatu produk dapat terjaga dengan baik guna memenuhi kebutuhan dan kepuasaan pemakai jasa. Program Audit Internal harus direncanakan dengan mempertimbangkan status serta pentingnya proses dan area yang diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya yang tertuang dalam dokumen Rencana Manajemen Mutu. Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus dapat memastikan keobjektifan dan ketidakberpihakan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaan mereka sendiri. Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan pelaksanaan audit, pelaporan hasil dan pemeliharaan rekaman harus ditetapkan dalam prosedur yang terdokumentasi, yang dikenal Prosedur Audit Internal. Prosedur Audit Internal ini merupakan prosedur yang harus ada dan dipersyaratkan bagi Perguruan Tinggi yang mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Bagi Perguruan Tinggi yang baru mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, perlu ditetapkan sasarannya menurut kondisi yang telah dicapai saat ini. Hal ini sangat penting, agar hasil Audit Internal yang dilakukan tidak menjadi ancaman yang membebani auditee. Karena jika temuan hasil Audit Internal ini jadi ancaman yang membebani auditee dikhawatirkan akan menimbulkan dampak psikologis bagi auditee dan resistensi penolakan yang tinggi terhadap Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Dampak
8
terbesar yang dapat ditimbulkan adalah kegagalan impelementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 itu sendiri. Sebagaimana dijelaskan oleh Iskandar Indranata (2006:31-32) menyatakan bahwa: “dalam perspektif ISO 9001:2000 audit internal bertujuan untuk memastikan kegiatan sistem manajemen mutu telah dijalankan sesuai dengan persyaratan standar secara efektif mencapai maksud dan tujuan yang telah direncanakan atau yang telah dijadikan komitmen dan kebijakan, serta tertuang dalam sasaran mutu organisasi. Menyelesaikan permasalahan yang dihadapi organisasi terutama dalam perspektif mutu dan kepuasan pelanggan serta dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi secara umum. Audit internal hanyalah suatu proses untuk membantu organisasi memastikan sistem manajemen mutu telah efektif dan telah mencapai tujuan-tujuan yang direncanakan dan sistem tetap dipertahankan. Melalui audit internal ini, pelaku bisnis, pemilik proses, pemilik sistem mendapatkan data dan informasi faktual dari hasil audit yang akan digunakan sebagai landasan untuk kesesuaian, efektivitas dan efisiensi dalam mengelola kegiatan usaha.” Berdasarkan uraian di atas, maka penulis membuat hipotesis “ Apabila Audit Internal dilaksanakan dengan baik maka akan berpengaruh signifikan terhadap Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2001”
