BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Arsip sebagai rekaman kegiatan organisasi yang merupakan alat bukti atau alat bantu untuk mengingat, baik untuk keperluan administrasi, hukum dan keperluan-keperluan pembuktian otentik lainnya. Arsip yang tercipta perlu di kelola dengan tepat agar tidak menimbulkan masalah seperti hilang atau rusak. Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2 yaitu : Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perserorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1
Arsip merupakan sumber data yang sangat diperlukan dalam suatu organisasi karena dalam setiap kegiatan organisasi, arsip mempunyai peranan penting sebagai “ pusat ingatan ” , sebagai sumber informasi , dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam
rangka kegiatan perencanaan,
penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan
1
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2
2
pembuat laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepattepatnya. Menurut Betty R.Ricks ,Swafford & Gow dalam bukunya menyebutkan bahwa “A record is recorded information, regardless of medium or charateristic, made or received by an organization that is useful in operation of the organization”.2
(arsip sebagai informasi yang terekam dalam media atau
karateristik apapun dibuat dan diterima oleh suatu organisasi yang berguna bagi operasional organisasi tersebut). Suatu organisasi pemerintah atau organisasi swasta tidak dapat dipisahkan dengan arsip. Setiap organisasi pasti membutuhkan informasi yang dapat diperoleh dengan adanya arsip , karena arsip merupakan rekaman kegiatan atau aktivitas yang dilakukan suatu organisasi. Banyaknya tugas pokok dan fungsi yang dilakukan oleh setiap organisasi akan menciptakan arsip-arsip yang selalu bertambah dari waktu ke waktu. Dengan bertambahnya arsip yang tercipta, pengelolaan berkas arsip secara tepat dan akurat akan sangat diperlukan. Apabila arsip tidak dikelola dengan baik akan menimbulkan kerugian material, tenaga, pikiran dan waktu. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang baik harus dilakukan oleh setiap organisasi demi kemajuan instansi tersebut. Berdasarkan jenisnya, arsip dikategorikan
menjadi dua, yaitu arsip
dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses kegiatan administrasi. Dilihat dari frekuensi 2
Betty R, Ricks, Swafford & Gow, Information and Image Management Record System Approach, (Ohio; South – Western Publishing, 1992) hlm 3.
3
penggunaanya, arsip dinamis terdiri dari arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Adapun arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.3 Arsip dinamis aktif harus dikelola dengan baik mengingat intensitas penggunaaannya yang masih tinggi. Arsip dinamis aktif sangat penting bagi lembaga atau organisasi sebagai penunjang aktivitas yang berlangsung dalam lembaga atau organisasi terkait untuk proses penyelenggaraan kerja. Dalam kegiatan penataan berkas harus dilakukan dengan prosedur pemberkasan yang benar dan dilaksanakan secara konsisten. Hal ini akan menentukan kualitas penataan berkas organisasi itu sendiri. Prosedur penataan berkas meliputi : pemeriksaan arsip , pengindeksan arsip, pemberian kode, tunjuk silang, penyortiran, pelabelan, penyimpanan berkas. Penataaan berkas (filling) ialah mengatur , menyusun sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan. Ada banyak jenis system pemberkasan yang digunakan untuk penyimpanan di lembaga atau organisasi Indonesia, antara lain sistem abjad, sistem nomor, sistem geografis, sistem kronologis, dan sistem subyek. Di dalam kegiatan pemberkasan ini termasuk didalamnya mempersiapkan kelengkapan atau sarana serta penempatan berkas pada tempat penyimpanannya.4
3 4
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 5 dan 6
Budi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan (Jakarta : Pustaka Sinar Harapan, 1992) ,hlm 21.
4
Adapun sarana pemberkasan antara lain berupa folder, guide, map, filling cabinet, rak almari dan lain-lain. Sistem pemberkasan tidak akan berjalan baik apabilatidak didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) yang professional di bidang kearsipan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa penataan berkas atau pemberkasan merupakan kegiatan penting dalam pengelolaan arsip yang berpengaruh kepada kelancaran kerja di sebuah organisasi atau lembaga Objek kajian yang akan penulis lakukan adalah di Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dengan tema Penataan Berkas Arsip Dinamis Aktif.
Direktorat Mineral dan Batubara Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral merupakan organisasi/instansi pemerintah yang besar di Indonesia. Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral atau disingkat dengan Kementerian ESDM adalah kementerian dalam pemerintahan yang bergerak di bidang energi dan sumber daya mineral. Direktorat Jenderal Mineral dan batubara berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Menteri dan Sumber Daya Mineral. Dalam Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara terdapat Sekretariat Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara yang menangani beberapa bagian yakni Bagian Rencana dan Laporan, Bagian Keuangan, Bagian Hukum, Bagian Umum dan Kepegawaian. Pelaksanaan
kearsipan pada arsip aktif bidang perizinan
terdapat pada Ruang Pelayanan Informasi dan Investasi Terpadu yang terletak di bawah Sub Bagian Ketatausahaan. Sub Bagian Ketatausahaan berada dibawah Bagian Umum dan Kepegawaian.
Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara
5
dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya pasti akan menghasilkan dokumen atau arsip dengan frekuensi yang tinggi dan harus dikelola dengan baik. Dari latar belakang tersebut dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut : 1. Bagaimana sistem penataan berkas arsip dinamis aktif bidang perizinan yang ada di Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara Kementerian Energi 2. Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan untuk penataan berkas arsip dinamis aktif
bidang perizinan di Direktorat Jenderal Mineral dan
Batubara Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral? 3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam melakukan penataan berkas arsip dinamis aktif bidang perizinan di Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara Kementerian Energi Sumber Daya dan Mineral?
B. Keaslian TA Rancangan Tugas Akhir ini membahas mengenai proses pelaksanaan Penataan Berkas Arsip Dinamis Aktif Bidang Perizinan di Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Dari aspek tempat instansi dalam penulisan Tugas Akhir ini belum pernah digunakan sebagai objek Praktek Kerja Lapangan oleh mahasiswa Diploma Kearsipan
Sekolah
Vokasi Universitas Gadjah Mada. Oleh sebab itu, penulis berkeyakinan bahwa instansi Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara ini baru pertama kali digunakan sebagai objek Tugas Akhir tentang kajian kearsipan.
6
Dari sisi tema yaitu
Penataan Berkas Arsip Dinamis Aktif pernah
diangkat dalam kajian Tugas Akhir. Contoh kajian yang berkaitan Tugas Akhir ini berjudul “Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif di Sub Bagian Umum Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah Istimewa Yogyakarta” pada tahun 2015 oleh Diah Ayu Permatasari. Metode yang digunakan dalam kajian Tugas Akhir ini adalah
studi pustaka, wawancara dan observasi-partisipasi. Kesimpulan dari
laporan tersebut menjelaskan tentang informasi pemberkasan arsip aktif pada instansi. 5Sedangkan dalam kajian Tugas Akhir dengan tema penataan arsip dinamis aktifbidang perizinan pada Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara Kementerian Energi Sumber Daya Mineral penulis ini akan membahas tentang sistem penataan , sarana dan prasarana penyimpanan serta kendala yang dihadapi. Tema penataan berkas arsip dinamis aktif pada penulisan Tugas Akhir di periode sebelumnya memang sudah pernah dilaksanakan, tetapi dalam Praktik Kerja Lapangan yang akan tempat dan objek penelitian yang akan dilaksanakan berbeda dengan periode sebelumnya serta arsip yang dikelola dan arsip yang dihasilkan pun berbeda.
Diah Ayu Permatasari, “Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif di Sub Bagian Umum Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah Istimewa Yogyakarta”, Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan SV UGM, 2015. 5
7
C. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan Tugas Akhir dengan tema Penaatan Berkas Arsip Aktif Bidang Perizinan di Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara Kementerian Energi Sumber Daya Mineral adalah sebagai berikut: 1. Tujuan : Tujuan Penulisan Tugas Akhir ini meliputi : a) Untuk mengetahui prosedur dalam penataan berkas arsip dinamis aktif., b) Untuk mengetahui sarana atau peralatan dalam penaataan berkas arsip dinamis aktif agar terus terjaga dan terjamin keberadaannya., c) Untuk mengetahui seberapa besar kendala atau permasalahan yang dihadapi dalam penataan berkas arsip dinamis aktif. 2. Manfaat : Manfaat dari penulisan Tugas Akhir ini meliputi : a) Meningkatkan kesadaran mengenai pentingnya penataan arsip , agar
nantinya
informasi
dan
perlindungan
arsip
dapat
berkelanjutan. b) Memberikan solusi dari masalah kearsipan yang terjadi di Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara. c) Memenuhi
prosedur
kerja
dan
mampu
beradaptasi
serta
memperoleh data guna menyelesaikan penulisan tugas akhir di Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara.
8
D. Sistematika Penulisan Laporan yang berjudul Penataan Berkas Arsip Dinamis Aktif Bidang Perizinan di Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dibagi dalam empat bab. Pembagian ini untuk mempermudah pemahaman yang menyeluruh atas masing-masing bab. Tiap bab menjelaskan hal yang berbeda tetapi semua masih dalam kesatuan tema yang utuh. Bab pertama merupakan pendahuluan yang mencakup latar belakang dan permasalahan, keaslian Tugas Akhir, tujuan dan manfaat penulisan, dan sistematika penulisan. Pada bagian pertama
menjelaskan alasan mengapa
mengambil tema tentang Penataan Berkas Arsip Dinamis Aktif Bidang Perizinan di direktorat Jenderal Mineral dan Batubara Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Belum adanya pembahasan mengenai penataan berkas arsip dinamis aktif di instansi tersebut , memiliki tantangan tersendiri untuk ingin tahu bagaimana penataan berkas ditingkat Kementerian
serta permasalahan yang
dibahas dalam Tugas Akhir ini. Bagian kedua membahas tentang keaslian, penulis menunjukkan bahwa kajian yang ditulis adalah asli dan berbeda dengan kajian yang pernah dilakukan ditahun sebelumnya yaitu penataan berkas arsip dinamis aktif. Disamping itu pula Tugas Akhir ini merupakan kajian pertama dengan objek penelitian Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Bagian ketiga membahas tentang tujuan dan manfaat tugas akhir, yaitu untuk mengetahui penataan berkas , sarana dan prasarana serta kendala apa saja yang ditemui saat penanganan penataan berkas. Bagian keempat
9
yakni sistematika penulisan yang menguraikan isi dari setiap bab pada Lapora Tugas Akhir. Bab kedua merupakan tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Pada bagian pertama yakni tinjauan pustaka penulis menjelaskan tentang pengertian penataan berkas serta pengertian arsip dinamis aktif dengan menggunakan sumber beberapa bahan pustaka. Dan bagian kedua membahas tentang metode pengumpulan data, penulis menggunakan 3 metode dalam penulisan tugas akhir. Diantaranya yaitu studi pustaka, observasi-pastisipasi dan wawancara. Bab ketiga berisi
tentang inti
pembahasan dari Tugas
Akhir.
Pembahasannya meliputi gambaran umum organisasi yaitu Direktorat Jenderal Mineral dan Batubara tentang sruktur, tugas pokok dan fungsi serta visi dan misi. Pada bab ini juga dijelaskan tentang pengorganisasian kearsipan, jenis dan kondisi arsip serta proses penataan berkas arsip dinamis aktif bidang perizinan Dirjen Minerba. Bab terakhir adalah penutup yang mencakup kesimpulan dan saran. Kesimpulan adalah jawaban dari permasalahan yang telah dirumuskan pada bab pendahuluan. Saran berisi masukan guna memperbaiki pelaksanaan penataan berkas yang sudah ada, terutama arsip aktif bidang perizinan.
