BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pendidikan tinggi sebagai salah satu institusi yang bergerak dalam jasa pendidikan tidak terlepas dari pengaruh globalisasi. Perubahan trend pendidikan dan pergerakan bebas ilmu pengetahuan dan teknologi merupakan salah satu aspek penting dalam globalisasi akan menyentuh bidang pendidikan. Penerapan sistem informasi dapat dijadikan strategi untuk menjaring calon-calon mahasiswa agar dapat bersaing dengan pesaing yang berada di bidang yang sama yaitu perguruan tinggi. Universitas Terbuka (UT) telah berkiprah lebih dari 27 tahun dalam dunia pendidikan tinggi yang menerapkan sistem belajar jarak jauh dan terbuka. Di usia yang cukup lama ini Universitas Terbuka telah dikenal masyarakat Indonesia sampai pelosok tanah air, hal ini dikarenakan daya jangkau UT yang luas. UT didirikan dengan tujuan memberikan kesempatan yang luas kepada masyarakat Indonesia untuk memperoleh pendidikan tinggi dan memberikan layanan pendidikan tinggi bagi mereka yang bekerja dan yang tidak dapat melanjutkan pendidikannya ke perguruan tinggi konvensional. Dengan sistem belajar jarak jauh dan terbuka, UT mempunyai keunikan tersendiri yang berbeda dengan pendidikan tinggi konvensional. UT memiliki visi dan misi untuk menunjang hal tersebut. Visi dari UT adalah “Pada tahun 2021, UT menjadi institusi Pendidikan Tinggi Terbuka dan 1
2
Jarak Jauh (PTTJJ) berkualitas dunia dalam menghasilkan produk pendidikan tinggi dan dalam penyelenggaraan, pengembangan, dan penyebaran informasi PTTJJ”. Adapun misi UT sebagai berikut: 1. Menyediakan pendidikan tinggi yang berkualitas dunia bagi semua lapisan masyarakat melalui penyelenggaraan berbagai program PTTJJ 2. Mengkaji dan mengembangkan sistem PTTJJ 3. Memanfaatkan dan mendiseminasikan hasil kajian keilmuan dan kelembagaan untuk menjawab tantangan kebutuhan pembangunan nasional. Pada awal berdirinya, UT memberikan kesempatan pada para guru sekolah menengah pertama maupun sekolah menengah umum dan masyarakat umum untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi dan meningkatkan profesionalisme. Seiring dengan kemajuan dan tuntutan di dunia pendidikan dan adanya sertifikasi guru dan dosen yang mensyaratkan guru harus sarjana, maka banyak guru sekolah dasar dan guru anak usia dini yang mengikuti Program Pendidikan Guru Sekolah Dasar (PGSD) dan Pendidikan Guru Pendidikan Anak Usia Dini (PGPAUD) sehingga sampai saat ini jumlah mahasiswa UT yang terbanyak di Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP), sedangkan jumlah mahasiswa Non-Guru atau yang disebut Non Pendidikan Dasar (Non Pendas) pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP), Fakultas Ekonomi (FEKON) dan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) masih jauh di bawah FKIP.
3
Saat ini UT mempunyai 37 Unit Program Belajar Jarak Jauh Universitas Terbuka (UPBJJ-UT) yang berada di setiap propinsi dan kota besar di Indonesia. Hal ini membuat daya jangkau yang luas untuk melakukan promosi dalam rangka menjaring mahasiswa baru Program Non Pendas. Namun setiap daerah tentunya mempunyai karakteristik yang berbeda dalam menerima informasi, sehingga perlu dicari strategi sistem informasi promosi yang tepat dan efektif. Rochim (2014) menyebutkan perencanaan strategis sistem informasi dibutuhkan untuk menyesuaikan gerak langkah organisasi dengan sistem informasi yang pas dengan irama perkembangan organisasi dan mampu untuk memenuhi kebutuhan sistem informasi organisasi di masa datang. Menurut Nurjaya (2014) menjelaskan bahwa untuk memasuki lingkungan bisnis yang kompetitif, manajemen sistem informasi yang baik merupakan faktor penting yang harus diperhatikan. Lain halnya yang dikemukakan Sensuse dan Sopryadi (2008), bahwa dalam industri usaha jasa, sistem informasi merupakan senjata yang paling penting dalam memenangkan persaingan usaha, mengingat informasi merupakan aset yang sangat strategis. Sipayung (2009) menjelaskan keberhasilan atau kegagalan perusahaan tidak dapat dimotivasi atau diukur dalam jangka pendek oleh model akuntansi keuangan tradisional, melainkan menggunakan Balanced Scorecard. Sedangkan menurut Chrismardani (2010) dalam kondisi persaingan yang ketat, perusahaan dipaksa untuk berkompetisi dan berusaha untuk menciptakan nilai bagi pelanggan. Konsep Blue Ocean Strategy merupakan strategi yang menantang perusahaan untuk keluar dari samudera merah yang penuh dengan persaingan dan menciptakan ruang pasar yang belum ada pesaingnya, sehingga kata kompetisi pun menjadi tidak relevan.
4
Dalam pelaksanaan sosialisasi dan promosi yang sudah dilaksanakan di UPBJJ-UT Denpasar yaitu melalui surat kabar, radio, televisi, spanduk, brosur dan website. Namun penerapan kegiatan promosi tersebut belum dirasa optimal mengingat beberapa fakta-fakta yang terkait dengan keberhasilan promosi yang dilakukan, yaitu diantaranya berkurangnya jumlah mahasiswa dari tahun ke tahun. Berkurangnya jumlah mahasiswa tidak lepas dari ketidaktahuan calon mahasiswa akan keberadaan UT. Bayang-bayang universitas konvensional di Bali sangat mempengaruhi minat calon mahasiswa untuk mendaftar ke UT. Keberadaan UT di Bali sejak 1984 seharusnya menjadikan institusi pendidikan ini mengakar pada setiap
lulusan
Sekolah
Menengah
Umum/Sekolah
Menengah
Kejuruan
(SMU/SMK), namun kenyataannya dari beberapa SMU/SMK yang pernah didatangi dalam rangka sosialisasi, hampir sebagian besar belum mengetahui keberadaan UT. Hal tersebut mengindikasikan bahwa strategi promosi yang UPBJJ-UT Denpasar lakukan selama ini belum dapat menyentuh target sasaran utamanya. Oleh karena itu, peneliti membuat suatu bentuk usulan perencanaan strategis sistem informasi promosi di UPBJJ-UT Denpasar yang mengacu pada penelitian yang pernah di lakukan oleh Sarnoto dan Zainal (2007) tentang alam kondisi industri penyiaran dengan tingkat persaingan sangat tinggi diperlukan sebuah terobosan agar industri ini tetap sehat dan mampu bertahan. Model perencanaan strategis sistem informasi dengan pendekatan Blue Ocean StrategyBalanced Scorecard (BOS-BSC) menjawab kebutuhan akan model perencanaan strategis pada industri penyiaran. Dengan sifat-sifat pada BOS dan BSC, model ini menjawab kebutuhan model Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada industri media televisi yang berkarakteristik dinamis, inovatif, dan tingkat
5
persaingan tinggi dengan hasil pencapaian yang terukur dan komprehensif. Model ini di implementasikan dalam PSSI TV Anak Space Toon. Hasil kajian menunjukkan sebuah model PSSI industri penyiaran TV yang selaras dengan strategi bisnisnya. Komponen-komponen industri penyiaran yang tertangkap dalam kurva nilai BOS dipetakan kedalam 4 perspektif BSC, yaitu persepektif finansial, pelanggan, proses bisnis internal, pembelajaran dan pertumbuhan. Hasil pemetaan ini selanjutnya mengelaborasi kebutuhan SI/TI sejalan dengan strategi bisnis BOS menggunakan empat perspektif BSC. Kebutuhan SI/TI yang muncul kemudian di inventarisir untuk dijalankan sesuai dengan manajemen strategis SI/TI-nya. Pendekatan terintegrasi antara strategi bisnis Blue Ocean Strategy dengan Balanced Scorecard menghasilkan model perencanaan strategis yang komprehensif sehingga cocok digunakan pada industri penyiaran TV. Berdasarkan hal tersebut, peneliti mengimplementasikan pendekatan Blue Ocean Strategy - Balanced Scorecard (BOS-BSC) pada lembaga pendidikan. Dengan banyaknya lembaga pendidikan baru menimbulkan tingginya tingkat persaingan target calon mahasiswa antar lembaga pendidikan. Pengelolaan lembaga pendidikan khususnya perguruan tinggi pada dasarnya mengelola 3 aspek utama, yaitu mengelola Process, Content, dan Resources. Mengelola process dapat dikelompokkan dalam 2 bagian besar, yaitu proses inti (proses untuk menjalankan fungsi perguruan tinggi - Tri Dharma Perguruan Tinggi), dan proses penunjang (proses terkait dengan fungsi bisnis, seperti keuangan, sdm, dan pemasaran). Mengelola Content di perguruan tinggi merupakan aktifitas yang sangat penting, karena di dalamnya terdiri atas mengelola isi pembelajaran, penelitian, dan pengembangan ilmu lainnya, sedangkan mengelola Resources
6
adalah untuk mengelola semua sumberdaya yang dimiliki. Ketiga aspek utama tersebut (Process, Content, Resources) saling terkait dan saling berpengaruh pada budaya organisasi. Dalam hal ini, pengelola lembaga pendidikan memerlukan suatu terobosan untuk dapat mengelola ketiga aspek utama dengan baik, serta dapat digunakan untuk meningkatkan daya saing dalam hal perebutan target calon mahasiswa antar lembaga pendidikan. Dengan problematik yang dihadapi dalam lembaga pendidikan ini peran perencanaan strategis sistem informasi promosi menjadi penting dan menentukan keberhasilan suatu lembaga pendidikan. Dengan perencanaan strategi sistem informasi promosi diharapkan memberikan arahan, dan konsentrasi pada usahanya agar
mencapai
target.
Berlatar
belakang
hal
tersebut,
peneliti
mengimplementasikan pendekatan Blue Ocean Strategy - Balanced Scorecard (BOS-BSC) pada lembaga pendidikan dengan membuat suatu bentuk usulan perencanaan strategis sistem informasi promosi dan dikembangkan untuk peningkatan jumlah mahasiswa Non Pendas UPBJJ-UT Denpasar. Penelitian ini menggunakan sampel mahasiswa Program Non Pendas sebanyak 84 orang dan pelajar kelas 3 SMU/SMK sebanyak 100 orang. Peneliti menggunakan statistik deskriptif untuk menjelaskan atau menggambarkan berbagai karakteristik data seperti rata-rata (mean), frekuensi dan sebagainya dengan menggunakan bantuan software SPSS 16.0 for windows. Dari data statistik ini peneliti mendiskripsikan, menginterpretasikan dan menjelaskan informasi yang diperoleh dari responden. Kemudian analisa PEST (Politik Ekonomi Sosial Teknologi) digunakan untuk menganalisis lingkungan luar yang mempengaruhi kegiatan pendidikan dilihat dari aspek politik, ekonomi, sosial dan teknologi. Arah analisis PEST adalah
7
kerangka untuk menilai sebuah situasi, dan menilai strategi atau posisi, arah perusahaan, rencana
pemasaran, atau ide. Dimana analisis ini cukup
mempengaruhi perusahaan, karena melalui analisis ini dapat diambil suatu peluang atau ancaman baru bagi perusahaan. Dari analisa PEST didapatkan formula yang cocok digunakan dengan kondisi lembaga pendidikan saat ini yaitu Blue Ocean Strategy (BOS). Blue Ocean Strategy adalah sebuah strategi yang menawarkan sebuah konsep baru dimana perusahaan mencari daerah baru yang belum dimasuki oleh kompetitor sama sekali, sehingga perusahaan dapat bersaing dengan cara yang lebih baik karena daerah yang dimasuki oleh perusahaan merupakan daerah yang bebas dari pesaing (Peter,2007). Dalam BOS, perusahaan memiliki sebuah kelebihan untuk melakukan penguasaan pasar karena para pesaing belum memasuki daerah yang perusahaan kuasai saat ini. Prinsip dasar yang dikenalkan dalam model BOS ini adalah mencari daerah baru yang belum dimasuki oleh para pesaing yang sudah ada pada saat ini. Untuk dapat menerapkan BOS ini dibutuhkan beberapa hal yaitu menemukan dan membangun daerah ataupun pasar yang baru, dan kedua adalah mengeksploitasi pasar yang belum dimasuki oleh pesaing dan melindunginya sehingga tidak ada pihak lain yang dapat masuk lagi. Sedangkan untuk mendapatkan formulasi sistem informasi promosi digunakan tools Balanced Scorecard (BSC). Balanced Scorecard lebih dari sekedar sistem pengukuran taktis atau operasional (Sipayung,2009). Perusahaan yang inovatif menggunakan scorecard sebagai sebuah sistem manajemen strategis, untuk mengelola strategi jangka panjang. Perusahaan menggunakan fokus pengukuran scorecard untuk menghasilkan berbagai proses manajemen
8
penting
seperti
memperjelas
dan
menerjemahkan
visi
dan
strategi,
mengkomunikasikan dan mengaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis, merencanakan, menetapkan sasaran dan menyelaraskan berbagai inisiatif strategis, meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis. Dalam perkembangannya BSC lebih dimanfaatkan sebagai alat yang efektif untuk perencanaan strategis, yaitu sebagai alat untuk menterjemahkan misi, visi, peran kunci, faktor penentu keberhasilan, tujuan, tolok ukur dan target kinerja serta tindakan perbaikan yang komprehensip, koheren, terukur dan berimbang (Wahyu, 2014).
1.2. Perumusan Masalah Bagaimana perencanaan strategis sistem informasi promosi UPBJJ-UT Denpasar untuk meningkatkan jumlah mahasiswa Non Pendas.
1.3 Batasan Masalah Masalah yang diangkat dibatasi pada suatu bentuk usulan perencanaan strategis sistem informasi promosi di UPBJJ-UT Denpasar. Perencanaan strategis dibuat dan dikembangkan untuk peningkatan jumlah mahasiswa Non Pendas UPBJJ-UT Denpasar lima tahun kedepan. Penelitian ini menggunakan sampel mahasiswa Program Non Pendas sebanyak 84 orang dan pelajar kelas 3 SMU/SMK sebanyak 100 orang. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah penggabungan dari metode Balanced Scorecard (BSC), Blue Ocean Strategic (BOS), dan Politic Ekonomic Social and Technology (PEST). Analisa PEST digunakan untuk menganalisis lingkungan luar yang mempengaruhi kegiatan pendidikan dilihat dari aspek politik, ekonomi, sosial dan teknologi. Dari
9
analisis PEST didapatkan formula yang cocok digunakan dengan kondisi lembaga pendidikan saat ini yaitu Blue Ocean Strategy (BOS). Sedangkan untuk mendapatkan formulasi sistem informasi promosi digunakan tools Balanced Scorecard (BSC).
1.4. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini untuk mendapatkan perencanan strategis sistem informasi promosi yang tepat untuk peningkatan jumlah mahasiswa Non Pendas di UPBJJ-UT Denpasar, menggunakan gabungan metode BSC, BOS dan PEST.
1.5. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi: 1. Peneliti: untuk melengkapi persyaratan kelulusan Program Magister Teknik Elektro. 2. Pimpinan: untuk membantu menentukan strategi sosialisasi dan promosi di UPBJJ-UT Denpasar 3. UPBJJ-UT Denpasar: untuk meningkatkan jumlah mahasiswa pada tahun mendatang.
1.6. Keaslian Penelitian Sampai saat ini perencanaan strategis sistem informasi promosi di UPBJJUT Denpasar dengan metode Balanced Scorecad (BSC), Blue Ocean Strategic (BOS), dan Politic Ekonomic Social and Technology (PEST) belum pernah dilakukan di UPBJJ-UT Denpasar. Adapun penelitian yang pernah dilaksanakan
10
di UPBJJ-UT Denpasar oleh Sudrajat dan Wahyudi (2011) yaitu Analisis Strategi Promosi UPBJJ-UT Denpasar. Metode yang digunakan adalah dengan menggali informasi dari responden bahwa responden mengenal atau mengetahui Universitas Terbuka melalui media apa sehingga desain penelitian ini merupakan exploratory study yang bertujuan untuk mendapatkan informasi/data sebanyak mungkin dari responden yang bersifat cross sectional. Ruang lingkup penelitian tersebut berupa penelitian statistik dan lingkungan penelitiannya merupakan penelitian lapangan (field study). Beberapa penelitian yang menjadi acuan sebagai keaslian penelitian penulis adalah sebagai berikut: 1. Dalam penelitian Model Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Industri Penyiaran Televisi Dengan Pendekatan Blue Ocean Strategy dan Balanced Scorecard oleh
Sarnoto dan Hasibuan (2007),
menyebutkan penentuan business strategy dalam lingkungan yang sarat perubahan harus menciptakan inovasi yang mempertimbangkan tiga hal: who, what dan how. Who adalah siapa, yaitu sasaran segmentasi yang sesungguhnya ingin di capai, What adalah value apa yang akan diberikan dengan inovasi tersebut, dan How adalah bagaimana caranya menciptakan inovasi tersebut. Hasil kajian menyimpulkan inovasi merupakan faktor strategis dalam meningkatkan keunggulan kompetitif. 2. Menurut Sipayung (2009) melalui penelitian
Balanced Scorecard:
Pengukuran Kinerja Perusahaan dan Sistem Manajemen Strategis menjelaskan keberhasilan atau kegagalan perusahaan tidak dapat dimotivasi atau diukur dalam jangka pendek oleh model akuntansi keuangan tradisional, melainkan menggunakan Balanced Scorecard,
11
yaitu suatu kerangka kerja untuk mengintegrasikan berbagai ukuran yang diturunkan dari strategi perusahaan. 3. Dalam penelitian lainnya, Nurjaya (2014) menyebutkan Model Strategic Planning For Information System Menggunakan Balanced Scorecard Pada Universitas Komputer Bandung menjelaskan bahwa untuk memasuki lingkungan bisnis yang kompetitif, manajemen sistem informasi yang baik merupakan faktor penting yang harus diperhatikan. BSC dimanfaatkan sebagai alat yang efektif untuk perencanaan strategis, yaitu sebagai alat untuk menterjemahkan misi, visi, peran kunci, faktor penentu keberhasilan, tujuan, tolok ukur dan target kinerja serta tindakan perbaikan yang komprehensip, koheren, terukur dan berimbang. 4. Lain halnya yang dikemukakan Sensuse dan Sopryadi (2008), metode Ward dan Peppard dalam penelitian Perencanaan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi Pada St. Ignatius Education Center Palembang. Dijelaskan bahwa dalam industri usaha jasa, sistem informasi merupakan senjata
yang paling penting dalam
memenangkan
persaingan usaha, mengingat informasi merupakan aset yang sangat strategis.
Hal
tersebut
juga
dapat
mendukung
rencana
dan
pengembangan bisnis perusahaan yang nantinya akan memberikan nilai tambah berupa competitive advantage dalam persaingan bisnis. Penerapan
sistem
teknologi
informasi
akan
bermanfaat
jika
penerapannya sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan dengan
12
menetapkan strategi sistem teknologi informasi yang selaras dengan strategi bisnis. 5. Menurut Wedhasmara (2007), dalam penelitian Langkah-Langkah Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dengan Menggunakan Metode Ward dan Pepard dijelaskan bahwa perencanaan strategis SI/TI digunakan untuk menyelaraskan antara kebutuhan strategi bisnis dan strategi SI/TI untuk mendapatkan nilai tambah dari suatu organisasi dari segi keunggulan kompetitif. Proses identifikasi kebutuhan informasi perencanaan strategis sistem informasi dimulai terlebih dahulu dari lingkungan organisasi yang memuat visi, misi, dan tujuan organisasi, dilanjutkan kepada identifikasi terhadap lingkungan internal dan eksternal organisasi, serta identifikasi internal dan eksternal SI/TI lingkungan organisasi, kemudian proses penentuan peluang SI/TI dapat dilaksanakan ketika kebutuhan informasi dari tujuan organisasi telah semuanya teridentifikasi. 6. Sedangkan Rochim (2014) menyebutkan perencanaan strategis sistem informasi
dibutuhkan
untuk
mempersiapkan
organisasi
dalam
merencanakan pemakaian teknologi dan sistem informasi untuk organisasinya.
Perencanaan
tersebut
dibutuhkan
sekali
untuk
menyesuaikan gerak langkah organisasi dengan sistem informasi yang pas dengan irama perkembangan organisasi dan mampu untuk memenuhi kebutuhan sistem informasi organisasi di masa datang.
13
Pemetaan metode yang digunakan dalam penelitian ini dapat dilihat pada diagram fishbone penelitian pada gambar 1.1 berikut ini:
Permasalahan
Penentuan strategi Penjabaran Visi dan misi
Inovasi promosi
Value inovasi
Penurunan mahasiswa
Sasaran segmentasi
Menciptakan inovasi
Observasi Kuesioner Data sekunder
Pengumpulan data
Renstra Sistem Informasi Promosi
Formulasi BSC Analisa BOS Statistik Diskriptik
Integrasi BOS-BSC Pemetaan BOS ke BSC Analisa PEST
Metode
Gambar 1.1 Diagram Fishbone Penelitian
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. State Of The Art Review Menurut Sarnoto dan Hasibuan (2007) dalam penelitian Model Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Industri Penyiaran Televisi Dengan Pendekatan Blue Ocean Strategy dan Balanced Scorecard menyebutkan penentuan business strategy dalam lingkungan yang sarat perubahan harus menciptakan inovasi yang mempertimbangkan tiga hal: who, what dan how. Who adalah siapa, yaitu sasaran segmentasi yang sesungguhnya ingin di capai, What adalah value apa yang akan diberikan dengan inovasi tersebut, dan How adalah bagaimana caranya menciptakan inovasi tersebut. Blue Ocean Strategy (BOS) adalah sebuah proses management strategic yang mampu mengubah paradigma pelaku bisnis dalam menghadapi persaingan. BOS adalah mengenai bagaimana menguasai ruang pasar yang tidak diperebutkan sehingga dengan demikian persaingan menjadi tidak relevan. Hasil kajian menyimpulkan inovasi merupakan faktor yang strategis dalam meningkatkan keunggulan kompetitif. Solusi tersebut di integrasikan kedalam Balanced Scorecard (BSC) untuk mendapatkan sebuah Perencanaan Strategis Sistem Informasi yang lebih fokus, serta komprehensif serta dinamis yang sesuai dengan karakteristik TV. Lain halnya yang dikemukan oleh Sipayung (2009) melalui penelitian Balanced Scorecard: Pengukuran Kinerja Perusahaan dan Sistem Manajemen Strategis menjelaskan keberhasilan atau kegagalan perusahaan tidak dapat 14
15
dimotivasi atau diukur dalam jangka pendek oleh model akuntansi keuangan tradisional. Model finansial tersebut pada umumnya mengukur peristiwa masa lalu, bukan investasi yang ditanamkam dalam berbagai kapabilitas yang menghasilkan nilai masa depan. Oleh karena itu perusahaan dapat menggunakan Balanced Scorecard, suatu kerangka kerja untuk mengintegrasikan berbagai ukuran yang diturunkan dari strategi perusahaan. Balanced Scorecard juga memperkenalkan pendorong kinerja finansial masa depan. Pendorong kinerja yang meliputi perspektif pelanggan, proses bisnis internal, dan pembelajaran serta pertumbuhan, diturunkan dari proses penerjemahan strategi perusahaan yang dilaksanakan secara eksplisit dan ketat ke dalam berbagai tujuan dan ukuran yang nyata. Sementara yang dipaparkan Nurjaya (2014) dalam penelitian Model Strategic Planning For Information System Menggunakan Balanced Scorecard Pada Universitas Komputer Bandung menjelaskan bahwa untuk memasuki lingkungan bisnis yang kompetitif, manajemen sistem informasi yang baik merupakan faktor penting yang harus diperhatikan. BSC dimanfaatkan sebagai alat yang efektif untuk perencanaan strategis, yaitu sebagai alat untuk menterjemahkan misi, visi, peran kunci, faktor penentu keberhasilan, tujuan, tolok ukur dan target kinerja serta tindakan perbaikan yang komprehensip, koheren, terukur dan berimbang. BSC merupakan suatu kerangka kerja baru yang mengintegrasikan berbagai ukuran yang diturunkan dari strategi organisasi. Dengan perencanaan stretegis yang baik, dapat meningkatkan efesiensi dan efektifitas dalam proses bisnis, dapat memberikan nilai tambah yaitu berupa competiteve advantage dalam persaingan bisnis, serta mampu meningkatkan
16
kinerja dan menumbuhkan daya saing yang berkelanjutan (sustainable competitive). Perencanaan strategis sistem informasi lainnya dengan metode Ward dan Peppard dipaparkan oleh Sensuse dan Sopryadi (2008). Dalam penelitian Perencanaan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi Pada St. Ignatius Education Center Palembang
dijelaskan dalam industri usaha jasa, sistem
informasi merupakan senjata yang paling penting dalam memenangkan persaingan usaha, mengingat informasi merupakan aset yang sangat strategis. Hal tersebut juga dapat mendukung rencana dan pengembangan bisnis perusahaan yang nantinya akan memberikan nilai tambah berupa competitive advantage dalam persaingan bisnis. Penerapan sistem teknologi informasi akan bermanfaat jika penerapannya sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan dengan menetapkan strategi sistem teknologi informasi yang selaras dengan strategi bisnis. Hasil dari analisis tersebut mendefinisikan perencanaan strategis sistem informasi berupa strategi manajemen SI/TI, penerapan dan pemilihan teknologi informasi yang selaras dengan strategi bisnis St. Ignatius Education Center. Menurut
Wedhasmara
(2007)
dalam penelitian
Langkah-Langkah
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dengan Menggunakan Metode Ward and Pepard dijelaskan Perencanaan Strategis SI/TI digunakan untuk menyelaraskan antara kebutuhan strategi bisnis dan strategi SI/TI untuk mendapatkan nilai tambah dari suatu organisasi dari segi keunggulan kompetitif. Proses identifikasi kebutuhan informasi Perencanaan Strategis Sistem Informasi dimulai terlebih dahulu dari lingkungan organisasi yang memuat visi, misi, dan tujuan organisasi, dilanjutkan kepada identifikasi terhadap lingkungan internal dan eksternal
17
organisasi, serta identifikasi internal dan eksternal SI/TI lingkungan organisasi, kemudian proses penentuan peluang SI/TI dapat dilaksanakan ketika kebutuhan informasi dari tujuan organisasi telah semuanya teridentifikasi. Hasil dari Perencanaan Strategis SI/TI ini menjawab permasalahan pemanfaatan SI/TI suatu organisasi, adapun hasil identifikasi dari perencenaan strategis sistem informasi adalah terbentuknya portofolio aplikasi SI/TI. Dalam penelitian Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perguruan Tinggi oleh Rochim (2014) disebutkan perencanaan strategis sistem informasi dibutuhkan untuk mempersiapkan organisasi dalam merencanakan pemakaian teknologi dan sistem informasi untuk organisasinya. Perencanaan tersebut dibutuhkan sekali untuk menyesuaikan gerak langkah organisasi dengan sistem informasi yang pas dengan irama perkembangan organisasi dan mampu untuk memenuhi kebutuhan sistem informasi organisasi di masa datang. Dalam penelitian yang menggunakan analisa portofolio (Mc Farlan) ini, mengangkat perencanaan strategis sebagai satu alat pendukung keberhasilan Universitas Diponegoro dalam mencapai visi dan misi organisasinya. Dalam penelitian yang pernah dilakukan di UPBJJ-UT Denpasar oleh Sudrajat dan Wahyudi (2011) yaitu Analisis Strategi Promosi UPBJJ-UT Denpasar menyebutkan jumlah mahasiswa Program Guru mengalami penurunan karena para guru hampir semua sudah berijazah sarjana, sehingga Universitas Terbuka harus dapat meningkatkan jumlah mahasiswa Program Non-Guru yaitu FISIP, FEKON dan FMIPA. Perlu adanya promosi untuk mencapai target mahasiswa baru seluruh Indonesia Program Non-Guru pada tahun 2014 sebanyak 150.000 mahasiswa. Agar strategi promosi yang akan dilakukan UPBJJ-UT
18
Denpasar dapat berjalan dengan efektif maka perlu mengetahui informasi dari masyarakat apakah mengenal atau setidaknya mengetahui Universitas Terbuka dan melalui media apa. Data yang diperoleh dianalisis menggunakan metode statistik deskriptif yaitu menjelaskan atau menggambarkan berbagai karakteristik data seperti rata-rata (mean), frekuensi dan sebagainya. Data statistik deskritif ini diolah dengan menggunakan bantuan software SPSS 17.0 for windows. Dari data statistik ini peneliti mendiskripsikan, menginterpretasikan dan menjelaskan informasi yang diperoleh dari responden untuk diambil kesimpulan yang strategis dalam mencapai target rekrutmen mahasiswa baru. Beberapa hal penting yang dihasilkan dalam penelitian tersebut terkait dengan strategi promosi, diantaranya: 1. Sebagian besar mahasiswa baru Program Non-Guru mengenal Universitas Terbuka pertama kali dari teman. 2. Sebagian kecil mahasiswa baru Program Non-Guru mengenal Universitas Terbuka pertama kali dari media surat kabar, radio, televisi, brosur dan internet. 3. Menurut pendapat mahasiswa baru sebaiknya UPBJJ-UT Denpasar tetap melakukan promosi melalui surat kabar, radio, televisi, brosur dan internet. 4. Memberikan kualitas pelayanan yang terbaik kepada mahasiswa perlu dilakukan agar secara tidak langsung mahasiswa dapat mensosialisasikan dan mempromosikan Universitas Terbuka. 5. UPBJJ-UT Denpasar sebaiknya terus melakukan promosi dengan berbagai cara seperti melalui media surat kabar, radio, televisi, brosur, internet, spanduk, kerjasama, sosialisasi ke instansi terkait, memberikan pelayanan prima dan lain sebagainya.
19
Tabel 2.1 State Of The Art Review
No
Judul Penelitian
Penulis (Tahun Penelitian) Sunarto, A. dan Z.A. Hasibuan. (2007)
1
Model Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Industri Penyiaran televisi Dengan Pendekatan Blue Ocean Strategy dan Balanced Scorecard
2
Balanced Scorecard: Pengukuran Kinerja Perusahaan dan Sistem manajemen Strategis Model Strategic Planning For Information System Menggunakan Balanced Scorecard Pada Universitas Komputer Bandung
Sipayung F, (2009)
Perencanaan Strategis Sistem Dan Teknologi Informasi Pada St. Ignatius Education Center Palembang
Sensuse, D.I. dan Sopryadi, H. (2008)
3
4
Nurjaya, W.W.K., (2014)
Metode Menggunakan pendekatan Blue Ocean Strategy dan Balanced Scorecard dalam penentuan business strategy di lingkungan yang sarat perubahan harus menciptakan inovasi yang mempertimbangkan tiga hal: who, what dan how. Who adalah siapa, yaitu sasaran segmentasi yang sesungguhnya ingin di capai, What adalah value apa yang akan diberikan dengan inovasi tersebut, dan How adalah bagaimana caranya menciptakan inovasi tersebut. Metode BOS di integrasikan kedalam BSC untuk mendapatkan sebuah Perencanaan Strategis Sistem Informasi yang lebih fokus, serta komprehensif serta dinamis yang sesuai dengan karakteristik TV. Metode Balanced Scorecard diperkenalkan sebagai pendorong kinerja finansial masa depan. Pendorong kinerja, yang meliputi perspektif pelanggan, proses bisnis internal, dan pembelajaran serta pertumbuhan, diturunkan dari proses penerjemahan strategi perusahaan yang dilaksanakan secara eksplisit dan ketat ke dalam berbagai tujuan dan ukuran yang nyata. Metode Balanced Scorecard dimanfaatkan sebagai alat yang efektif untuk perencanaan strategis, yaitu sebagai alat untuk menterjemahkan misi, visi, peran kunci, faktor penentu keberhasilan, tujuan, tolok ukur dan target kinerja serta tindakan perbaikan yang komprehensip, koheren, terukur dan berimbang. Dengan perencanaan stretegis yang baik, dapat meningkatkan efesiensi dan efektifitas dalam proses bisnis, dapat memberikan nilai tambah yaitu berupa competiteve advantage dalam persaingan bisnis, serta mampu meningkatkan kinerja dan menumbuhkan daya saing yang berkelanjutan (sustainable competitive). Metode Ward dan Peppard dipergunakan untuk mendukung rencana dan pengembangan bisnis perusahaan yang akan memberikan nilai tambah berupa competitive advantage dalam persaingan bisnis. Penerapan sistem teknologi informasi akan bermanfaat jika penerapannya sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan dengan menetapkan strategi sistem teknologi informasi yang selaras dengan strategi bisnis.
20
Tabel 2.1 State Of The Art Review ( lanjutan ) No
Judul Penelitian
Penulis (Tahun Penelitian)
5
Langkah-Langkah Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dengan Menggunakan Metode Ward dan Pepard
Wedhasmara, A. (2014)
6
Jurnal Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perguruan Tinggi (Studi Kasus di Universitas Diponegoro Semarang)
Rochim, A.F. (2014)
7
Analisis Strategi Promosi UPBJJUT Denpasar
Sudrajat dan H. Wahyudi (2011)
Metode Dengan Menggunakan Metode Ward and Pepard dijelaskan perencanaan strategis SI/TI digunakan untuk menyelaraskan antara kebutuhan strategi bisnis dan strategi SI/TI untuk mendapatkan nilai tambah dari suatu organisasi dari segi keunggulan kompetitif. Proses identifikasi kebutuhan informasi perencanaan strategis sistem informasi dimulai terlebih dahulu dari lingkungan organisasi yang memuat visi, misi, dan tujuan organisasi, dilanjutkan kepada identifikasi terhadap lingkungan internal dan eksternal organisasi, serta identifikasi internal dan eksternal SI/TI lingkungan organisasi, kemudian proses penentuan peluang SI/TI dapat dilaksanakan ketika kebutuhan informasi dari tujuan organisasi telah semuanya teridentifikasi. Perencanaan strategis sistem informasi dibutuhkan untuk mempersiapkan organisasi dalam merencanakan pemakaian teknologi dan sistem informasi untuk organisasinya. Perencanaan tersebut dibutuhkan sekali untuk menyesuaikan gerak langkah organisasi dengan sistem informasi yang pas dengan irama perkembangan organisasi dan mampu untuk memenuhi kebutuhan sistem informasi organisasi di masa datang. Dalam penelitian yang menggunakan analisa portofolio (Mc Farlan) ini, mengangkat perencanaan strategis sebagai satu alat pendukung keberhasilan Universitas Diponegoro dalam mencapai visi dan misi organisasinya. Metode statistik deskriptif dipergunakan untuk menganalisis data dan diinterpretasikan untuk mendapatkan strategi promosi yang efektif dalam mencapai target rekruitmen mahasiswa baru. Beberapa hal penting yang dihasilkan dalam penelitian tersebut terkait dengan strategi promosi, diantaranya: Mahasiswa baru Program Non-Guru mengenal pertama kali Universitas Terbuka sebagian besar dari teman dan sebagian kecil dari media surat kabar, radio, televisi, brosur dan internet, sebaiknya UPBJJ-UT Denpasar tetap melakukan promosi melalui surat kabar, radio, televisi, brosur dan internet, spanduk, kerjasama, sosialisasi ke instansi terkait, memberikan kualitas pelayanan yang terbaik kepada mahasiswa.
21
2.2. Pengertian Sistem Informasi Promosi Sistem informasi promosi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi promosi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. Menurut Ward dan Peppard (2002) dalam buku Strategic Planning for Information System, sistem informasi dan teknologi informasi sering dianggap sebagai hal yang sama, hal ini sebagai hal yang harus dihindari apabila ingin membangun sebuah strategi IT/IS. Teknologi informasi berhubungan dengan teknologi yang dipakai pada sebuah perusahaan, seperti halnya hardware, software dan network. Teknologi informasi memfasilitasi pencarian data, pemrosesan data, penyimpanan data dan pembagian informasi dalam bentuk digital. Sistem Informasi sebagai cara bagi orang dan organisasi untuk memaksimalkan penggunaan teknologi untuk mengumpulkan, memproses dan menggunakan informasi tersebut. Sistem informasi telah berevolusi beberapa kali dan dapat dikategorikan menjadi 3 era, yaitu: •
Era data processing
•
Era management information system
•
Era strategis information system Setiap era memiliki obyektif dan kegunaan sistem informasi yang berbeda,
pada era data processing sistem informasi lebih diutamakan untuk melakukan kegiatan
operasional
dengan
mengotomatisasi
kegiatan-kegiatan
yang
22
berhubungan dengan sistem informasi yang dipakai. Pada masa management information system, sistem informasi digunakan untuk meningkatkan kegiatan manajemen dengan menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen yang nantinya akan digunakan untuk pengambilan keputusan. Sekarang ini adalah era strategy information system, dimana sistem informasi digunakan untuk meningkatkan persaingan dengan melakukan pengembangan strategi yang dipakai pada suatu sistem informasi perusahaan yang nantinya akan dipakai oleh perusahaan tersebut. Perencanaan strategis adalah sebuah perencanaan yang mengidentifikasi tujuan-tujuan
yang
akan
menempatkan
perusahaan
pada
posisi
yang
menguntungkan. Perencanaan strategi sistem informasi promosi adalah bagaimana merencanakan sebuah sistem informasi dan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. Dalam manajeman pemasaran, promosi tidak hanya dilakukan oleh organisasi yang berorientasi profit saja tetapi juga dapat dilakukan oleh organisasi yang not for profit semisal lembaga pendidikan. Universitas Terbuka dengan karakteristik yang berbeda dengan perguruan tinggi konvensional, maka brand image UT sudah melekat pada masyarakat, namun informasi yang lebih detail perlu disampaikan melalui media promosi. Saat ini media promosi sangat beragam seiring dengan kemajuan jaman, dulu iklan hanya melalui surat kabar saja sekarang sudah era internet. Keberagaman media promosi ada media cetak seperti surat kabar, majalah, tabloid, brosur, spanduk dan lain sebagainya maupun media non cetak seperti radio, televisi dan internet perlu disikapi secara efisien dan efektif agar tercapai target yang diharapkan. Efisien ini terkait dengan biaya (cost) yang dikeluarkan
23
dan input yang diperoleh sedangkan efektif ini terkait dengan sasaran yang ingin dicapai. Menurut Kotler (2003), promosi adalah bagian dari komunikasi yang mengandung pesan perusahaan dirancang untuk membangkitkan kesadaran, minat, dan membeli berbagai produk dan jasa. Perusahaan menggunakan periklanan,
promosi
penjualan,
tenaga
penjualan,
dan
public
relation
menyebarkan pesan yang dirancang untuk menarik perhatian dan minat.
2.3. Jenis-jenis Media Promosi Menurut Sudrajat dan Wahyudi (2011), saat ini media untuk melakukan promosi sangat banyak jenisnya. Masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangannya sehingga untuk menentukan media mana yang akan digunakan untuk promosi harus dipertimbangkan dengan seksama. Berikut ini adalah media yang umum digunakan untuk promosi 1. Surat Kabar Surat kabar talah lama digunakan sebagai media untuk mengiklankan (advertising) suatu produk atau jasa. Surat kabar di Indonesia sangat banyak baik yang bersifat nasional maupun lokal. Organisasi baik yang bersifat profit maupun not for profit banyak yang memanfaatkan media ini untuk mempromosikan produk atau jasanya. Kelebihan surat kabar mempunyai daya jangkau yang luas untuk sampai kepada masyarakat, dapat dibaca ulang dan sebagian besar masyarakat membaca surat kabar. Namun kurangannya adalah biaya yang relatif mahal apabila ditayangkan atau ditampilkan dengan frekuensi yang sering.
24
2. Televisi Saat ini telah banyak stasiun televisi baik yang bersifat nasional maupun lokal. Banyak juga organisasi yang memanfaatkan media ini untuk promosi. Peralatan televisi tidaklah menjadi barang yang mahal harganya sehingga hampir semua rumah tangga mempunyai peralatan televisi. Televisi juga mempunyai daya jangkau dalam menyampaikan informasi yang luas. Biaya untuk promosi di televisi lebih mahal dibanding dengan surat kabar. Kelebihan lain media ini adalah informasi yang disampaikan dapat dilihat, didengar dan dibaca. 3. Radio Radio mempunyai peran penting dalam menyebarkan informasi, pemanfaatan radio telah lama digunakan masyarakat Indonesia sejak jaman kemerdekaan. Saat ini stasiun radio telah banyak berdiri di berbagai daerah. Umumnya siaran radio tersegmentasi pemirsanya (audien), sehingga dalam melakukan promosi melalui radio harus mengenal radio tersebut
sasarannya
segmen
mana.
Daya
jangkau
radio
dalam
menyampaikan informasi juga luas namun tidak seluas televisi. Dilihat dari segi biaya, promosi melalui radio lebih murah dibanding dengan televisi. Namun kekurangan media radio adalah informasinya hanya dapat didengar saja dan waktu siarnya tertentu saja. 4. Brosur Brosur merupakan media cetak untuk menyampaikan informasi. Brosur dapat dibuat berdasarkan keinginan pengguna (customize). Saat ini teknolgi desain, cetak (printing), dan fotografi sudah sangat maju. Brosur-
25
brosur yang sangat menarik dan informatif dapat dibuat dengan cepat. Kelebihan brosur ini informasinya dapat dibuat berdasarkan customize, dapat dibuat dengan tampilan yang menarik dan dapat disimpan. Namun kekurangannya daya jangkau untuk sampai kepada masyarakat sangat terbatas karena brosur harus disebarkan kapada sasaran dengan tepat. 5. Internet Pada era teknologi digital dan informasi saat ini internet bukanlah hal yang asing lagi. Lin, C.T. dan Hsu, P.F. (2003) menyatakan karakteristik internet dapat dengan mudah diakses, biaya pengadaan internet relatif murah, menjangkau secara global, tidak tergantung waktu, dan interaktif. Internet dapat diakses melalui komputer yang terhubung dengan jaringan internet. Pemanfaatan internet tidak hanya untuk menyampaikan informasi saja tetapi dapat juga dijadikan media untuk melakukan transaksi bisnis online, seperti toko buku online, supermaket online dan sebagainya. Internet juga dapat dijadikan sebagai media pembelajaran seperti adanya kursus bahasa inggris online, tutorial online dan sebagainya. Kelebihan teknologi internet adalah informasi yang disampaikan dapat beraneka ragam dan banyak, dapat dibuat berdasarkan desain yang menarik, dapat diakses kapan saja dan dimana saja, mempunyai daya jangkau yang sangat luas melebihi surat kabar, radio, brosur dan televisi dan informasinya dapat disimpan dalam bentuk digital atau dicetak. Internet juga memilki kekurangannya misalnya masih banyak masyarakat yang belum bisa menggunakan teknologi komputer dan internet, jaringan internet belum sepenuh menjangkau seluruh daerah terutama daerah yang terpencil, biaya
26
untuk pengadaan peralatan komputer dan internet cukup besar sehingga tidak semua rumah tangga mempunyai komputer beserta jaringan internetnya dan sebagainya.
6. Word of Mouth Informasi dapat juga disampaikan dari orang ke orang melalui informasi perkataannya (word of mouth). Informasi jenis ini sebenarnya dapat dikatakan paling efisien dan efektif. Untuk dapat dijadikan media penyampai informasi yang baik dan benar maka diharuskan memberikan pelayanan prima kepada mereka sehingga mereka memberikan informasi yang baik dan benar kepada orang lain. Ini menjadikan tantangan untuk dapat memberikan pelayanan prima dan kepuasan kepada pelanggan.
2.4 Blue Ocean Strategy Blue Ocean Strategy (BOS) yang ditulis oleh W. Chan Kim dan Renee Mauborgne (2005), adalah bagian dari proses strategi bisnis. Dari segi definisi BOS adalah strategi bisnis yang menerapkan penguasaan ruang pasar yang tidak diperebutkan (uncontested market space) sehingga membuat persaingan menjadi tidak relevan. Pasar yang tidak diperebutkan tersebut dianalogikan sebagai Blue Ocean (Samudera Biru) dimana suatu organisasi bermain sendirian tanpa ada pesaing. Sebaliknya kondisi dimana ruang pasar saling diperebutkan oleh berbagai pihak dengan cara apapun seakan-akan sampai berdarah-darah, maka kondisi ini dianalogikan sebagai Red Ocean atau Samudera Merah.
27
Blue Ocean Strategy adalah sebuah strategi yang menawarkan sebuah konsep baru dimana perusahaan mencari daerah baru yang belum dimasuki oleh kompetitor sama sekali, sehingga perusahaan dapat bersaing dengan cara yang lebih baik karena daerah yang dimasuki oleh perusahaan merupakan daerah yang bebas dari pesaing (Peter,2007). Dalam BOS, perusahaan memiliki sebuah kelebihan untuk melakukan penguasaan pasar karena para pesaing belum memasuki daerah yang perusahaan kuasai saat ini. Prinsip dasar yang dikenalkan dalam model BOS ini adalah mencari daerah baru yang belum dimasuki oleh para pesaing yang sudah ada pada saat ini. Untuk dapat menerapkan BOS ini dibutuhkan beberapa hal yaitu menemukan dan membangaun daerah ataupun pasar yang baru, dan kedua adalah mengeksploitasi pasar yang belum dimasuki oleh pesaing dan melindunginya sehingga tidak ada pihak lain yang dapat masuk lagi. Sementara itu, Kulkarineetham (2007) mengemukakan bahwa Blue Ocean Strategy mengacu pada pasar atau industri. Samudra biru yang belum dimanfaatkan adalah pasar yang tidak terbantahkan, yang menyediakan sedikit atau tidak ada kompetisi untuk siapa saja. Disisi lain, samudra merah mengacu pada pasar jenuh di mana ada persaingan sengit, sudah penuh sesak dengan orangorang atau perusahaan yang menyediakan jenis pelayanan yang sama atau menghasilkan jenis barang yang sama. Sebuah konsep penting adalah bahwa inovasi (dalam produk, layanan, atau pengiriman) harus meningkatkan dan menciptakan nilai bagi pasar, sementara secara bersamaan mengurangi atau menghilangkan fitur atau layanan yang kurang dihargai oleh arus atau pasar masa depan. Inovasi nilai adalah landasan dari strategi samudra biru karena bukan
28
berfokus pada mengalahkan kompetisi, fokus pasar pada pembuatan kompetisi tidak relevan dengan menciptakan lompatan nilai bagi pembeli dan perusahaan, sehingga membuka ruang pasar baru dan istirahat dari kompetisi. Strategi canvas adalah tindakan kerangka kerja untuk membangun strategi samudra biru yang menarik. Tujuannya adalah menangkap keadaan saat ini bermain di ruang pasar yang sudah dikenal. Hal ini memungkinkan untuk memahami di mana kompetisi investasi saat ini, persaingan faktor-faktor industri saat ini di dalam produk, layanan, dan pengiriman, dan apa yang pelanggan terima dari penawaran kompetitif yang ada di pasar. Lain halnya yang dikemukakan oleh Wibowo (2014), Blue Ocean Strategy menggambarkan semua industri yang belum ada saat ini (unknown & uncontested market space) Dalam BOS, permintaan diciptakan (created) dan bukan diperebutkan (fought over) peluang terbuka lebar bagi pertumbuhan bisnis yang bukan saja menguntungkan, namun juga pesat. Fokus utamanya adalah menjalankan bisnis di lanskap yang belum ada pesaingnya sama sekali. Dengan kata lain, sasaran utamanya adalah ‘menciptakan tanah baru’ bukannya memetakmetak tanah yang sudah ada. Sedangkan Chrismardani (2010) mengemukakan bahwa Blue Ocean Strategy merupakan strategi yang menantang perusahaan untuk keluar dari samudera merah yang penuh dengan persaingan dan menciptakan ruang pasar yang belum ada pesaingnya, sehingga kata kompetisi pun menjadi tidak relevan. Untuk merumuskan dan menerapkan strategi samudera biru dengan sukses, terdapat enam prinsip dasar yaitu: merekonstruksi batasan-batasan pasar, berfokus pada gambaran besar, melampaui permintaan yang ada, menjalankan rangkaian
29
strategis dengan benar, mengatasi rintangan-rintangan organisasional dan mengintegrasikan eksekusi ke dalam strategi. Pendekatan BOS menekankan pada kesetaraan antara nilai dan inovasi. Perpaduan antara inovasi dan nilai menghendaki adanya cara-cara yang dilakukan untuk memberikan manfaat kepada konsumen dan perusahaan. Pada gambar 2.1 menjelaskan inovasi nilai yang diciptakan dengan menekan biaya dan meningkatkan nilai bagi konsumen.
(Sumber: Sarnoto dan Hasibuan, Jurnal Sistem Informasi MTI UI Vol. 3 – No. 2 – Oktober 2007)
Gambar 2.1: Pendekatan BOS Pendekatan sistematis yang dirancang oleh Kim dan Mauborgne (2005) dalam membuat Blue Ocean Strategy secara garis besar terdiri dari enam prinsip strategi yang terkelompok dalam dua prinsip yaitu Prinsip Perumusan dan Prinsip Pelaksanaan. Prinsip Perumusan dalan BOS sebagai berikut: 1. Merekonstruksi batasan-batasan pasar dengan cara, yaitu: a.
Mencermati dunia pendidikan alternatif.
b. Mencermati kelompok-kelompok strategis dalam dunia pendidikan. c. Mencermati penawaran program studi pelengkap.
30
d. Mencermati daya tarik emosional atau fungsional bagi calon peserta didik. e. Mencermati waktu. f. Fokus pada gambaran besar bukan pada angka. 2. Menjangkau melampaui permintaan yang ada. 3. Melakukan rangkaian strategis dengan tepat dengan melakukan urutan sebagai berikut: a. Utilitas, sejauh mana program tersebut bermanfaat bagi peserta didik. b. Harga, yaitu menerapkan harga strategis yang tepat sehingga menarik calon peserta didik sehingga mereka mempunyai kemampuan mengikuti program yang ditawarkan. c. Biaya, apakah organisasi bisa mencapai biaya sasaran sehingga organisasi bisa mendapatkan keuntungan pada level harga yang strategis. d. Pengadopsian,
apakah
ada
rintangan
atau
hambatan
dalam
Organisasi
harus
pengadopsian ide. Untuk Prinsip Eksekusi atau Pelaksanaannya meliputi: 1. Mengatasi hambatan-hambatan utama dalam organisasi. 2. Mengintegrasikan
eksekusi
ke
dalam
strategi.
mengintegrasikan eksekusi ke dalam strategi sejak awal.
Pada saat merumuskan dan menjalankan BOS digunakan kerangka kerja dan tools. Beberapa tools dan kerangka kerja tersebut adalah:
31
a. Kanvas Strategi merupakan kerangka kerja yang digunakan untuk mendiagnosa dan eksekusi BOS. Tujuan penggunaan canvas strategy adalah menangkap posisi perusahaan yang ada di dalam pasar, dengan mengetahui posisi perusahaan didalam pasar maka akan dipahami faktor-faktor apa saja yang dikompetisikan baik untuk produk, jasa, dan delivery yang diberikan ke pelanggan dan offerings apa saja yang diterima oleh pelanggan akibat dari persaingan pasar. Pada Gambar 2.2 adalah contoh sebuah kanvas strategi industri penerbangan, yang menggambarkan faktor-faktor yang mempengaruhi dalam industri penerbangan.
(Sumber: http://strategika.wordpress.com)
Gambar 2.2: Kanvas Strategi Kanvas strategi mempunyai dua fungsi, yaitu: 1. Merangkum situasi ruang pasar yang sudah dikenal, hal ini membantu untuk memahami dimana kompetisi saat ini sedang tercurah, memahami faktor-faktor apa yang sedang dijadikan ajang kompetisi dalam produk, jasa, dan pengiriman, serta
32
memahami apa yang didapatkan pelanggan dari penawaran kompetitif yang ada di pasar. 2. Mendorong melakukan kegiatan dengan mereorientasi ulang fokus dari kompetitor ke industri alternatif dan dari pelanggan ke non-pelanggan. Sumbu horisontal mewakili tentang faktorfaktor yang dijadikan ajang kompetisi oleh industri. b. Kerangka Kerja 4 langkah. Dalam usaha menciptakan inovasi, nilai dapat diterjemahkan dengan efisiensi biaya dan menciptakan nilai lebih bagi masyarakat. Untuk membantu menerjemahkan hal-hal apa saja dari faktor-faktor yang menentukan dalam persaingan di ketengahkan dalam Kerangka kerja 4 langkah (Four Action Framework) Seperti dijelaskan dalam Gambar 2.3. Dari identifikasi awal yang ditemukakan bahwa terdapat beberapa stretegi promosi yang dilakukan UPBJJ-UT Denpasar saat ini harus dievaluasi dalam penerapannya. Sebagai contoh penentuan promosi pada media elektronik (iklan radio dan televisi) yang harus menitikberatkan pada target sasaran sehingga kegiatan yang dilakukan dapat menyentuh sasaran yang tepat, adanya kegiatan promosi yang dilakukan secara monoton tanpa melihat trend dan perkembangan saat ini, serta perlunya terobosan inovasi kegiatan yang baru sehingga dapat menarik perhatian calon mahasiswa.
33
(Sumber: Kim dan Mouborne, 2005)
Gambar 2.3: Kerangka Kerja 4 Langkah
Reduce : Faktor – faktor apa yang harus dikurangi dari standar industri.
Eliminate : Faktor – faktor apa yang diterima begitu saja yang sebenarnya harus dihilangkan.
Raise : Faktor – faktor apa yang harus ditingkatkan dari standar industri.
Create : Faktor – faktor apa saja yang harus diciptakan yang tidak pernah ditawarkan industri sebelumnya.
Menurut Rachman (2013) dalam penelitian Pendekatan Blue Ocean Strategy Terhadap Strategi Pelayanan Rumah Sakit bahwa skema Reduce, Eliminate, Raise dan Create ini memberikan empat manfaat utama kepada perusahaan, yaitu:
34
1. Mendorong perusahaan untuk mengejar diferensiasi dan biaya murah secara bersamaan untuk mendobrak pertukaran nilai biaya. 2. Fokus perusahaan pada upaya meningkatkan dan menciptakan, sehingga
menaikkan
struktur
biaya
perusahaan
yang
sering
memodifikasi produk dan jasa secara berlebihan yang merupakan kesalahan umum pada banyak perusahaan. 3. Mudah dipahami oleh manajer di level apa pun, sehingga menciptakan tingkat keterlibatan yang tinggi dalam penerapannya. 4. Karena penuntasan upaya-upaya dalam skema ini merupakan tugas menantang, skema ini mendorong perusahaan untuk bersemangat dalam menganalisis setiap faktor industri yang menjadi ajang kompetisi, sehingga ia menemukan berbagai asumsi implisit yang mereka buat secara tak sadar dalam berkompetisi.
2.5 Model Balanced Scorecard Menurut Sirait (2010), Balanced Scorecard terdiri dari dua kata: kartu skor (scorecard) dan berimbang (balanced). Kartu skor adalah kartu yang digunakan untuk mencatat skor hasil kinerja suatu organisasi atau skor individu. Kartu skor juga dapat digunakan untuk merencanakan skor yang hendak diwujudkan di masa depan. Melalui kartu skor, skor yang hendak diwujudkan organisasi/individu
di
masa
depan
dibandingkan
dengan
hasil
kinerja
sesungguhnya. Hasil perbandingan ini digunakan untuk melakukan evaluasi atas kinerja organisasi/individu yang bersangkutan. Kata berimbang dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa kinerja organisasi/individu diukur secara berimbang
35
dari dua aspek: keuangan dan non keuangan, jangka pendek dan jangka panjang, internal dan eksternal. Balanced Scorecard pertama kali dipublikasikan dalam artikel Robert S. Kaplan dan David. P. Norton di Harvaard Business Review tahun 1992 dalam sebuah artikel yang berjudul “Balanced Scorecard - Measures that Drive Performance” Intinya scorecard terdiri atas tolok ukur keuangan yang menunjukkan hasil dari tindakan yang diambil sebagaimana ditunjukkan pada tiga perspektif tolak ukur operasional lainnya: kepuasan pelanggan, proses internal dan kemampuan berorganisasi untuk belajar dan melakukan perbaikan. “…. A set of measures that gives top managers a fase but comprehensive view of the business… includes financial measures that tell the results of actions already taken..complements the financial measures with operational measuers on customer satisfaction, internal processes, and the organization’s innovation and improvement activities-operational measures that are the drivers of of future financial performance”. Balanced Scorecard lebih dari sekedar sistem pengukuran taktis atau operasional (Sipayung,2009). Perusahaan yang inovatif menggunakan scorecard sebagai sebuah sistem manajemen strategis, untuk mengelola strategi jangka panjang.
Perusahaan
menggunakan
fokus
pengukuran
scorecard
untuk
menghasilkan berbagai proses manajemen penting seperti memperjelas dan menerjemahkan visi dan strategi, mengkomunikasikan dan mengaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis,
merencanakan, menetapkan sasaran dan
menyelaraskan berbagai inisiatif strategis, meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.
36
Dalam perkembangannya BSC lebih dimanfaatkan sebagai alat yang efektif untuk perencanaan strategis, yaitu sebagai alat untuk menterjemahkan misi, visi, peran kunci, faktor penentu keberhasilan, tujuan, tolok ukur dan target kinerja serta tindakan perbaikan yang komprehensip, koheren, terukur dan berimbang (Wahyu, 2014). Balance Scorecard adalah sistem penilaian kinerja yang menunjang kelangsungan hidup dan sustainability of growth organisasi. Balance Scorecard merupakan sistem penilaian kinerja yang dikembangkan berdasarkan strategi organisasi. Balance Scorecard yaitu sistem penilaian kinerja yang mengintegrasikan aspek finansial dengan aspek lain yang penting bagi organisasi. Pemaparan yang disampaikan Prabowo (2007) bahwa terdapat 4 (empat) perspektif dalam IT Balanced Scorecard, yaitu Corporate Contribution, User Orientation, Operational Excellence, dan Future Orientation. Perspektif Corporate Contribution berisi ukuran yang menunjukkan bagaimana manajemen (pimpinan) menilai/melihat organisasi TIK, perspektif User Orientation berisi ukuran yang menunjukkan bagaimana user menilai/melihat hasil-hasil organisasi TIK, perspektif Operational Excellence berisi ukuran efektifitas dan efisiensi proses TIK, sedangkan perspektif Future Orientation berisi ukuran yang menggambarkan bagaimana posisi TIK dalam tantangan kedepan. Secara umum, empat perpektif yang ada dalam IT Balanced Scorecard mampu menggambarkan keterkaitan strategi TIK dengan strategi organisasi. Lainnya halnya yang dipaparkan oleh Adam (2014), Beberapa riset dan pemikiran tentang manajemen perguruan tinggi memerlukan pengembangan pengukuran kinerja integralistik melalui internalisasi 4 (empat) prespektif BSC.
37
Kecenderungan di organisasi bisnis untuk mengukur kinerja hanya berbasis keuangan, akan sulit terjadi pada organisasi nirlaba seperti perguruan tinggi. Modifikasi teknik pengukuran kinerja tradisional di perguruan tinggi hanya bisa diterima dengan menggunakan prespektif yang integral, mengingat perguruan tinggi menyangkut kepentingan sosial masyarakat banyak, dan bukan untuk memperkaya pemiliknya. Dengan
demikian
Balanced
Scorecard
merupakan
suatu
sistem
manajemen, pengukuran dan pengendalian yang secara cepat, tepat dan komprehensif dapat memberikan pemahaman kepada manajer tentang performansi bisnis. Pengukuran kinerja tersebut memandang unit bisnis dari empat perspektif yaitu perspektif
keuangan, pelanggan, proses bisnis dalam perusahaan serta
proses pembelajaran dan pertumbuhan. Keuangan 1. 2. 3. 4.
Tujuan Uraian Sasaran Indikator
Pelanggan 1. 2. 3. 4.
Tujuan Uraian Sasaran Indikator
Internal VISI dan STRATEGI
1. 2. 3. 4.
Tujuan Uraian Sasaran Indikator
Pembelajaran dan Berkembang 1. 2. 3. 4.
Tujuan Uraian Sasaran Indikator
(Sumber: Sarnoto dan Hasibuan, Jurnal Sistem Informasi MTI UI Vol. 3 – No. 2 – Oktober 2007)
Gambar 2.4: Perspektif BSC
38
Perspektif Balanced Scorecard dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Perspektif
Finansial, mengukur hasil tertinggi yang dapat diberikan
kepada organisasi. Finansial dibutuhkan untuk memberikan ringkasan dari konsekuensi ekonomi akibat dari kebijakan yang telah diambil. 2. Perspektif Pelanggan, fokus terhadap kebutuhan calon mahasiswa termasuk peluang kerja. 3. Perspektif Internal, memfokuskan perhatian pada kinerja dalam proses internal yang mendorong kemajuan universitas. 4. Pembelajaran dan Berkembang,
memperhatikan langsung seluruh
kemungkinan untuk berhasil . Belajar dan pertumbuhan dibutuhkan untuk mengidentifikasi infrastruktur dari organisasi yang harus dibangun untuk menghasilkan pertumbuhan dan perbaikan jangka panjang.
2.6 Analisis (PEST) Menurut Ward dan Peppard (2002), analisis PEST adalah analisis terhadap faktor lingkungan eksternal bisnis yang meliputi bidang politik, ekonomi, sosial dan teknologi. A. Faktor Politik Faktor politik meliputi kebijakan-kebijakan pemerintah, masalah hukum serta mencakup aturan-aturan formal dan informal dari lingkungan dimana universitas melakukan kegiatannya. Contoh : -
Kebijakan Dinas Pendidikan
-
Peraturan Ketenagakerjaan
-
Undang-Undang Pendidikan
39
B. Faktor Ekonomi Faktor ekonomi
meliputi
semua
faktor
yang mempengaruhi
kemampuan calon mahasiswa dalam mengikuti suatu program yang ditawarkan. Contoh : -
Pertumbuhan ekonomi
-
Besarnya biaya yang ditawarkan
C. Faktor Sosial Faktor sosial meliputi semua faktor yang dapat mempengaruhi peluang ketenagakerjaan dan mempengaruhi ukuran dari besarnya peluang yang ada. Contoh: -
Kondisi lingkungan sosial
-
Kondisi lingkungan kerja
-
Tingkat pertumbuhan penduduk
D. Faktor Teknologi meliputi semua hal yang dapat membantu dalam menghadapi tantangan program dan mendukung efesiensi proses pendidikan. Contoh : -
Kemudahan dalam proses pendidikan
-
Kecepatan transfer teknologi
-
Ketersediaan sarana dan prasarana TIK
PEST digunakan untuk menilai pasar dari suatu unit bisnis atau unit organisasi. Arah analisis PEST adalah kerangka untuk menilai sebuah situasi, dan menilai strategi atau posisi, arah perusahaan, rencana pemasaran, atau ide. Dimana analisis ini cukup mempengaruhi perusahaan, karena melalui analisis ini dapat diambil suatu peluang atau ancaman baru bagi perusahaan.
BAB III METODE PENELITIAN
Metode penelitian adalah investigasi sistematik, terkendali dan empiris terhadap suatu set hipotesis-hipotesis yang dibangun dari struktur teori. Penelitian ini berlandaskan teori-teori yang berhubungan dengan obyek penelitian. Selain menggunakan teori dan teknik perencanaan strategis sistem informasi promosi, dalam penelitian ini juga di ambil teori-teori bidang ilmu komunikasi dan pemasaran. Pada metode penelitian akan dijelaskan tentang kerangka penelitian, jenis data, subyek penelitian, pengumpulan data dan instrumen penelitian, dan analisis data. Manfaat dari teori-teori tersebut dalam kajian ini untuk mempermudah dalam memahami karakteristik dari lembaga pendidikan. Sementara BOS dan BSC sebagai inti dari pemodelan perencanaan strategis sistem informasi promosi ini, menampung apa saja yang menjadi faktor penentu dalam lembaga pendidikan ini.
3.1 Kerangka Kerja Perencanaan Strategis Sistem Informasi Promosi Perencanaan strategis sistem
informasi
promosi
adalah kegiatan
perencanaan berkelajutan yang menjamin implementasi teknologi informasi dan komunikasi dalam suatu organisasi selaras dengan strategi bisnis untuk meningkatkan efektivitas organisasi, menciptakan peluang dan memberi kontribusi terhadap daya saing universitas. Rencana strategis sistem informasi promosi berfungsi untuk melakukan evaluasi strategis saat ini dengan strategi 40
41
sistem informasi promosi dan menciptakan peluang baru dengan dukungan sistem informasi promosi. Agar penyusunan rencana strategis sistem informasi promosi dapat disusun dengan tepat maka diperlukan sebuah kerangka kerja. Kerangka kerja berfungsi sebagai pedoman sistematis untuk melaksanakan perencanaan strategis sistem informasi promosi. Adapun kerangka kerja yang penulis buat disajikan pada gambar 3.1.
Visi dan Misi
Analisis Faktor Eksternal
Menentukan Strategi
Melakukan Analisis Kebutuhan SI
Metode PEST
Metode BOS
Metode BSC
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Promosi
Rencana Implementasi
Gambar 3.1. Kerangka Kerja Perencanaan Strategis Sistem Informasi Promosi
42
Dari gambar 3.1 dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Penjabaran Visi dan Misi dari Universitas Terbuka dalam penyelenggaraan, pengembangan, dan penyebaran informasi PTTJJ untuk penyediaan pendidikan tinggi yang berkualitas bagi semua lapisan masyarakat. 2. Analisis
Faktor Eksternal.
menganalisis
faktor
Analisa PEST
eksternal
yang
digunakan untuk
mempengaruhi
kegiatan
pendidikan dilihat dari aspek politik, ekonomi, sosial dan teknologi. 3. Menentukan Strategi Bisnis Organisasi. Proses menentukan strategis bisnis organisasi diawali dengan melakukan analisis terhadap visi, misi dan tujuan perusahaan. Butir tujuan perusahaan akan diturunkan menjadi faktor-faktor penentu keberhasilan organisasi. Proses menentukan strategi bisnis organisasi juga akan menformulasikan permasalahan-permasalahan
yang
dihadapi
oleh
organisasi.
Menentukan business strategy dalam lingkungan yang sarat perubahan
harus
menciptakan
inovasi
yang
harus
mempertimbangkan tiga hal: who, what dan how. Who adalah siapa, yaitu sasaran segmentasi yang sesungguhnya ingin di capai, What adalah value apa yang akan diberikan dengan inovasi tersebut, dan How adalah bagaimana caranya menciptakan inovasi tersebut. Blue Ocean Strategy (BOS) adalah sebuah proses management strategic yang mampu mengubah paradigma pelaku bisnis dalam menghadapi persaingan. BOS adalah mengenai bagaimana menguasai ruang pasar yang tidak diperebutkan sehingga dengan demikian persaingan
43
menjadi tidak relevan. Pasar yang bebas dari kompetisi ini disebut sebagai Blue Ocean atau samudera biru sementara yang sarat dengan persaingan adalah Red Ocean. Kajian ini menitikberatkan pada Blue Ocean Strategy karena strategi ini menyeimbangkan value antara customer dan keuntungan perusahaan yang diakomodasi dalam strategi bisnis. 4. Melakukan Analisis Kebutuhan Informasi. Balanced Scorecard lebih dari sekedar sistem pengukuran taktis atau operasional. Perusahaan yang inovatif menggunakan scorecard sebagai sistem manajemen strategis, untuk mengelola strategi jangka panjang dan menghasilkan proses manajemen seperti: a. Memperjelas dan menerjemahkan visi dan strategi. b. Mengkomunikasikan dan mengkaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis. c. Merencanakan,
menetapkan
sasaran,
dan
menyelaraskan
berbagai inisiatif strategis. d. Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis. 5. Perencanaan
Strategis
Sistem
Informasi
Promosi.
Proses
merumuskan rencana strategis sistem informasi promosi berdasarkan hasil analisis dan pengolahan data yang telah dilakukan. 6. Rencana
Implementasi.
Perencanaan
pengembangan
rencana
strategis sistem informasi promosi serta aplikasi sistem informasi yang akan dibangun.
44
3.2. Waktu dan Tempat Penelitian Penelitian dilakukan di UPBJJ-UT Denpasar dengan responden mahasiswa Program Non Pendas UPBJJ-UT Denpasar sebanyak 84 responden dan siswa kelas 3 SMU/SMK sebanyak 100 responden. Pelaksaan penelitian ini dilakukan selama 4 bulan dengan rincian kegiatan yaitu: pengumpulan data dan literatur baik yang berupa koesioner maupun observasi, tabulasi data serta pengolahan dan analisis
3.3 Populasi dan Sampel Populasi dalam penelitian ini adalah masyarakat yang berada di wilayah kerja UPBJJ-UT Denpasar. Menurut Sudrajat dan Wahyudi (2011), sampel merupakan bagian populasi yang digunakan oleh peneliti untuk mengeneralisir populasi. Berdasarkan data dari Badan Pusat Statistik Provinsi Bali Tahun 2013 jumlah keseluruhan siswa SMU/SMK di provinsi Bali sebanyak 149.443 siswa. Untuk dapat
mengetahui jumlah siswa
kelas III SMU/SMK, penulis
mengasumsikan keseluruhan jumlah siswa tersebut menjadi tiga, sehingga jumlah kelas III SMU/SMK di provinsi Bali berjumlah 49814,33 dibulatkan menjadi 49814 siswa. Untuk penentuan jumlah sampel kelas III SMU/SMK, penulis menggunakan metode Slovin dengan batas toleransi kesalahan sebesar 10% sebagai berikut: n = N/N(d)2+1 n = 49814 / 49814 (0,1)2 + 1 n = 99,799 dibulatkan menjadi 100
45
Keterangan: n = Jumlah Sampel N = Jumlah Populasi d = Nilai Presisi/toleransi Dengan demikian jumlah sampel kelas III SMU/SMK dalam penelitian ini sebanyak 100 siswa. Dalam penelitian ini juga menggunakan sampel mahasiswa Non Pendas UPBJJ-UT Denpasar. Penentuan jumlah sampel mahasiswa Non Pendas ini juga menggunakan metode Slovin dengan batas toleransi kesalahan 10%. Dari data jumlah mahasiswa baru untuk masa registrasi 2014 semester 2 (2014.2) sebanyak 521 mahasiswa, maka: n = N/N(d)2+1 n = 521 / 521 (0,1)2 + 1 n = 83,89 dibulatkan menjadi 84 Dengan demikian jumlah sampel mahasiswa Non Pendas UPBJJ-UT Denpasar dalam penelitian ini sebanyak 84 mahasiswa.
3.4. Metode Pengumpulan Data Dalam penelitian ini sumber data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Metode pengumpulan data primer adalah menggunakan survei yaitu mengajukan pertanyaan kepada responden dengan instrumen kuesioner untuk dianalisis. Sedangkan metode pengumpulan data sekunder adalah melihat dan mempelajari data/dokumen UPBJJ-UT Denpasar serta mengamati dan mendokumentasikan kondisi lingkungan SI/TI pada UPBJJ-UT Denpasar.
46
Kuesioner dibagikan kepada mahasiswa Program Non Pendas sebanyak 84 orang dan siswa kelas III SMU/SMK sebanyak 100 orang. Penyebaran kuesioner dilakukan secara langsung oleh peneliti.
3.5 Instrument Penelitian Instrument penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah: 1. Berkas fisik berupa kuesioner penelitian 2. Perangkat keras yang digunakan dalam penelitian ini yaitu satu buah notebook / laptop dengan spesifikasi sebagai berikut: Intel(R) Core(TM) i3-3227U CPU @ 1.90 GHz Memory DDR3 4 GB Hard disk 500 GB System Opration: Windows 7 Ultimate 64-bit operating system software SPSS 16.0 for windows
3.6 Subyek Penelitian Subjek
penelitian
merupakan
orang/sumber/informan
yang
dapat
memberikan data/informasi kepada peneliti di lokasi penelitian. Berdasarkan pertimbangan jenis data yang dibutuhkan maka subyek penelitian dibagi menjadi : a. Siswa kelas III SMU/SMK di provinsi Bali sebanyak 100 orang. Pertanyaan kuesioner pada tahap ini lebih mengarah pada seberapa besar pengetahuan calon mahasiswa tentang keberadaan UPBJJ-UT Denpasar dan bagaimana sebaiknya suatu perguruan tinggi melakukan promosi kepada calon mahasiswa.
47
b. Mahasiswa Non Pendas UPBJJ-UT Denpasar sebanyak 84 orang. Pada tahap ini pertanyaan kuesioner mengarah pada pelayanan yang di berikan dan pandangan mahasiswa tentang proses pendidikan di UPBJJ-UT Denpasar. c. Kondisi Lingkungan SI/TI internal dan eksternal perguruan tinggi. Data dan informasi yang didapatkan oleh peneliti mengenai kondisi lingkungan SI/TI menggunakan teknik observasi. Pedoman observasi digunakan agar peneliti dapat melakukan pengamatan sesuai dengan tujuan penelitian.
3.7 Metode Pengolahan dan Analisis Data Untuk pengolahan data yang diperoleh dari responden, peneliti melakukan menggunakan statistik deskriptif dengan menggunakan bantuan software SPSS 16.0 for windows. Statistik deskriptif berusaha menjelaskan atau menggambarkan berbagai karakteristik data serta validitas dan reliabilitas koesioner yang disebarkan. Uji validitas dan realibilitas dimaksudkan untuk mendapatkan hasil penelitian yang baik dan bermutu. Uji validitas dan realibilitas dilakukan terhadap alat penelitian dalam hal ini adalah kuesioner. Valid artinya data-data yang diperoleh dengan menggunakan alat (instrumen) dan dapat menjawab tujuan penelitian sedangkan reliabel artinya konsisten atau stabil. Dari data statistik ini peneliti mendiskripsikan, menginterpretasikan dan menjelaskan informasi yang diperoleh dari responden. Kemudian analisa PEST digunakan untuk menganalisis lingkungan luar yang mempengaruhi kegiatan pendidikan dilihat dari aspek politik, ekonomi, sosial dan teknologi. Dari analisis PEST didapatkan formula yang cocok digunakan dengan kondisi lembaga pendidikan saat ini yaitu Blue
48
Ocean Strategy (BOS). Sedangkan untuk mendapatkan formulasi sistem informasi promosi digunakan tools Balanced Scorecard (BSC).
3.8 Alur Penelitian Alur penelitian untuk menyusun perencanaan strategis sistem informasi promosi bagi lembaga pendidikan tinggi dilakukan dalam beberapa tahapan yang terlihat pada gambar 3.2. Perumusan Masalah - perencaan stretegis SI Promosi untuk peningkatan jumlah mahasiswa
Studi Literatur - penyusunan teori untuk penelitian
Kuesioner - pengetahuan tentang UT - bagaimana sebaiknya UT melakukan promosi
Observasi - mengamati langsung - dokumentasi
Data Sekunder - dokumen, visi dan misi - jurnal dan buku - jumlah mahasiswa 5 th terkhir
Tabulasi Data - data kuesioner - data observasi - data sekunder
Pengolahan Data - teknik statistik deskriptif - data diolah menggunakan software SPSS - analisa PEST
Analisis Data - analisa BOS - pemetaan BOS kepada BSC - formulasi BSC - hasil integrasi BOS-BSC
Kesimpulan - BOS-BSC menghasilkan perencanaan strategis SI untuk UPBJJ-UT Denpasar
Gambar 3.2. Alur Penelitian
49
1.
Tahap pertama diawali dengan merumuskan permasalahan tentang bagaimana perencanaan strategis sistem informasi promosi di UPBJJ-UT Denpasar untuk meningkatkan jumlah mahasiswa Non Pendas.
2.
Studi literatur merupakan penelusuran literatur yang bersumber dari buku, media, pakar ataupun dari hasil penelitian orang lain yang bertujuan untuk menyusun dasar teori yang kita gunakan dalam melakukan penelitian.
3.
Kuesioner lebih mengarah pada seberapa besar pengetahuan mahasiswa dan calon mahasiswa tentang keberadaan Universitas Terbuka dan bagaimana sebaiknya suatu perguruan tinggi melakukan promosi kepada calon mahasiswa.
4.
Observasi merupakan pengumpulan data yang tidak hanya mengukur sikap dari
responden
namun
juga
dapat
digunakan
untuk
merekam/
mendokumentasikan berbagai fenomena yang terjadi (situasi, kondisi). Dalam observasi ini, peneliti secara langsung terlibat dalam kegiatan seharihari orang atau situasi yang diamati sebagai sumber data. 5.
Data Sekunder adalah data yang diperoleh atau dikumpulkan peneliti dari berbagai sumber yang telah ada. Data sekunder dapat diperoleh dari berbagai sumber seperti dokumen-dokumen UPBJJ-UT Denpasar, buku, laporan, jurnal, dan lain-lain.
6.
Tabulasi Data adalah proses menempatkan data dalam bentuk tabel dengan cara membuat tabel yang berisikan data sesuai dengan kebutuhan analisis.
7.
Pengolahan Data, untuk mengolah data yang diperoleh dari responden, peneliti menggunakan teknik statistik deskriptif. Statistik deskriptif berusaha menjelaskan atau menggambarkan berbagai karakteristik data
50
responden. Data statistik deskritif ini diolah dengan menggunakan bantuan software SPSS 16.0 for windows. Dari data statistik ini peneliti mendiskripsikan, menginterpretasikan dan menjelaskan informasi yang diperoleh dari responden. Kemudian analisa PEST digunakan untuk mengetahui lingkungan luar yang mempengaruhi kegiatan pendidikan dilihat dari aspek politik, ekonomi, sosial dan teknologi. 8.
Analisis Data, analisa BOS sebagai sebuah proses management strategic yang mampu mengubah paradigma dalam menghadapi persaingan mengenai bagaimana menguasai ruang pasar yang tidak diperebutkan sehingga dengan demikian persaingan menjadi tidak relevan. Yang ingin ditekankan adalah apa yang dibutuhkan oleh perguruan tinggi adalah inovasi yang menciptakan value, bukan inovasi saja dan keluar dari persaingan tetapi lebih dari itu, bagaimana menciptakan value bagi mahasiswa yang tidak didapatkan dari pesaing. Untuk menyelaraskan antara strategi sistem informasi promosi dengan strategi bisnis, pada tahapan ini dianalisis perencanaan strategis sistem informasi promosi pada perguruan tinggi berdasarkan analisis bisnis strateginya dengan berbasiskan metode Balanced Scorecard. Adapun tujuan dari pemetaan ini untuk mendapatkan perspektif yang lebih jelas dari perspektif finansial, pelanggan, intenal serta pertumbuhan dan pembelajaran. Karena hasilnya dipetakan menjadi empat perspektif akan memberikan gambaran yang lebih jelas saat dilanjutkan dengan pemetaan Balanced Scorecard. Pemetaan-pemetaan ini akan mengarahkan kepada kebutuhan sistem informasi promosi akibat strategi bisnis yang telah disusun.
51
9.
Hasil dari pengolahan dan analisis tersebut kemudian disimpulkan bahwa model perencanaan strategis sistem informasi promosi dengan pendekatan Blue Ocean Strategy - Balanced Scorecard (BOS-BSC) menjawab kebutuhan akan model perencanaan strategis sistem informasi promosi pada perguruan tinggi. Pendekatan terintegrasi antara strategi Blue Ocean Strategy dengan Balanced Scorecard menghasilkan model perencanaan strategis sistem informasi promosi yang komprehensif sehingga cocok digunakan untuk peningkatan jumlah mahasiswa Non Pendas di UPBJJ-UT Denpasar.
BAB IV PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Universitas Terbuka (UT) merupakan perguruan tinggi negeri (PTN) ke-45 yang pendiriannya diresmikan pada tanggal 4 September 1984 dengan Keputusan Presiden (Keppres) Nomor 41 Tahun 1984 tentang Pendirian UT. Sejak didirikan, UT telah melakukan berbagai perubahan yang dipicu oleh perubahan ketentuan perundang-undangan. Di samping itu, telah terjadi perubahan yang cukup signifikan dalam penyelenggaraan otonomi daerah dan pengelolaan pendidikan dalam kerangka otonomi daerah. Pemerintah daerah memiliki peran yang semakin besar dalam pengelolaan sumber daya publik. Hal ini menyebabkan UT juga perlu melakukan repositioning terhadap Pemerintah dan Pemerintah Daerah. Di sisi lain, perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) mengarah pada pemanfaatan berbagai media dan bersifat personal serta semakin mudah diakses, sehingga menyebabkan terjadinya peningkatan transaksi informasi. Namun peningkatan tersebut berpeluang juga menyebabkan terjadinya peningkatan penyimpangan. Untuk itu telah diterbitkan UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik yang antara lain bertujuan untuk peningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik serta akuntabilitas pemanfaatan TIK. Kemajuan TIK tersebut akan berpengaruh besar terhadap penyelenggaraan UT secara keseluruhan. Universitas Terbuka (UT) telah berkiprah lebih dari 27 tahun dalam dunia pendidikan tinggi yang menerapkan sistem belajar jarak jauh dan terbuka. Di usia 52
53
yang cukup lama ini Universitas Terbuka telah dikenal masyarakat Indonesia sampai pelosok tanah air, hal ini dikarenakan daya jangkau UT yang luas. UT didirikan dengan tujuan memberikan kesempatan yang luas kepada masyarakat Indonesia untuk memperoleh pendidikan tinggi dan memberikan layanan pendidikan tinggi bagi mereka yang bekerja dan yang tidak dapat melanjutkan pendidikannya ke perguruan tinggi konvensional. Dengan sistem belajar jarak jauh dan terbuka, UT mempunyai keunikan tersendiri yang berbeda dengan pendidikan tinggi konvensional. UT memiliki visi dan misi untuk menunjang hal tersebut. Visi dari UT adalah “Pada tahun 2021, UT menjadi institusi Pendidikan Tinggi Terbuka dan Jarak Jauh (PTTJJ) berkualitas dunia dalam menghasilkan produk pendidikan tinggi dan dalam penyelenggaraan, pengembangan, dan penyebaran informasi PTTJJ”. Adapun misi UT sebagai berikut: 1. Menyediakan pendidikan tinggi yang berkualitas dunia bagi semua lapisan masyarakat melalui penyelenggaraan berbagai program PTTJJ 2. Mengkaji dan mengembangkan sistem PTTJJ 3. Memanfaatkan dan mendiseminasikan hasil kajian keilmuan dan kelembagaan untuk menjawab tantangan kebutuhan pembangunan nasional. Pada awal berdirinya, UT memberikan kesempatan pada para guru sekolah menengah pertama maupun sekolah menengah umum dan masyarakat umum untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi dan meningkatkan profesionalisme. Sampai saat ini jumlah mahasiswa UT yang terbanyak di
54
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP), sedangkan jumlah mahasiswa Non-Guru atau yang disebut Non Pendidikan Dasar (Non Pendas) pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP), Fakultas Ekonomi (FEKON) dan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) masih jauh di bawah FKIP. Tabel 4.1 dan gambar 4.1 menunjukkan jumlah mahasiswa UT per fakultas serta tabel 4.2 dan gambar 4.2. menunjukkan perbandingan jumlah mahasiswa berdasarkan pekerjaannya. Tabel 4.1 Jumlah Mahasiswa UT per Fakultas Fakultas
Jumlah
%
FKIP
319.342
73,62%
FMIPA
4.716
1,09%
FISIP
78.222
18,03%
FEKON
29.546
6,81%
PASCASARJANA
1.937
0,45%
Total
433.763
100%
(Sumber: www.ut.ac.id)
(Sumber: www.ut.ac.id) Gambar 4.1. Jumlah Mahasiswa UT per fakultas
55
Tabel 4.2 Perbandingan Jumlah Mahasiswa Berdasarkan Pekerjaannya Berdasarkan Pekerjaan Pekerjaan Guru TNI / Polri PNS Swasta Wiraswasta Bekerja (Tanpa Keterangan) Tidak bekerja Total
Jumlah 319.342 2.580 20.110 47.148 8.826 2.582 33.175 433.763
% 73,62% 0,59% 4,64% 10,87% 2,03% 0,60% 7,65% 100%
(Sumber: www.ut.ac.id) Gambar 4.2. Perbandingan Jumlah Mahasiswa Berdasarkan Pekerjaannya
Saat ini UT mempunyai 37 Unit Program Belajar Jarak Jauh Universitas Terbuka (UPBJJ-UT) yang berada di setiap propinsi dan kota besar di Indonesia. Hal ini membuat daya jangkau yang luas untuk melakukan promosi dalam rangka menjaring mahasiswa baru Program Non Pendas. Namun setiap daerah tentunya mempunyai karakteristik yang berbeda dalam menerima informasi, sehingga perlu dicari strategi sistem informasi promosi yang tepat dan efektif. Unit Program Belajar Jarak Jauh Universitas Terbuka (UPBJJ-UT) Daerah Bali, yang disebut UPBJJ-UT Denpasar, merupakan salah satu dari 39 Kantor
56
UPBJJ-UT yang ada di seluruh provinsi di Indonesia. Peresmian pendirian UPBJJ-UT Denpasar dilakukan bersamaan dengan pendirian Universitas Terbuka, tanggal 4 September 1984, berdasarkan Keputusan Presiden RI No. 41 tahun 1984 oleh Presiden Republik Indonesia, Soeharto. Cakupan wilayah kerjanya adalah di sembilan kabupaten kota se-Bali, yaitu Kabupaten Badung, Tabanan, Jembrana, Buleleng, Gianyar, Klungkung, Bangli, Karangasem, dan Kota Denpasar. Sampai tahun 2009, cakupan wilayah kerja UPBJJ-UT Denpasar mencapai seluruh kecamatan di Provinsi Bali, yakni 54 kecamatan. UPBJJ-UT Denpasar memiliki visi dan misi untuk menunjang hal tersebut. Visi dari UT adalah ‘Menjadi UPBJJ yang professional dalam rangka mewujudkan Universitas Terbuka sebagai salah satu Institusi PTJJ unggulan di antara institusi PTJJ di dunia Tahun 2021” Adapun Misi dari UPBJJ-UT Denpasar sebagai berikut: 1. Memperluas kesempatan belajar bagi masyarakat pada jenjang pendidikan tinggi yang berkualitas 2. Meningkatkan efektifitas pembelajaran melalui layanan bantuan belajar 3. Memastikan kompetensi lulusan melalui evaluasi proses dan hasil belajar yang akurat 4. Meningkatkan
kemitraan
dengan
masyarakat
guna
mewujudkan
masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge-based society) 5. Menyebarluaskan dan berbagi informasi tentang PTJJ Berdasarkan data jumlah mahasiswa UT Seluruh Indonesia, UPBJJ-UT Denpasar menduduki peringkat ke-31 dengan jumlah mahasiswa sebanyak 3.852 mahasiswa (UT Dalam Angka, 2014). Jumlah tersebut masih jauh bila
57
dibandingkan dengan jumlah mahasiswa di propinsi lainnya. Selain karena perbedaan jumlah penduduk tiap propinsi, banyaknya universitas konvensional di bali dan tidak efektifnya strategi sosialisasi promosi menjadi salah satu penyebab UPBJJ-UT Denpasar belum mampu menembus jajaran peringkat atas dalam hal jumlah mahasiswanya. Gambar 4.3 menunjukkan jumlah mahasiswa berdasarkan kantor UPBJJ-UT.
(Sumber: www.ut.ac.id) Gambar 4.3. Jumlah Mahasiswa Berdasarkan Kantor UPBJJ-UT.
Dalam pelaksanaan sosialisasi dan promosi yang sudah dilaksanakan di UPBJJ-UT Denpasar yaitu melalui surat kabar, radio, televisi, spanduk, brosur
58
dan website belum dirasa optimal mengingat beberapa fakta-fakta yang terkait dengan keberhasilan promosi yang dilakukan, yaitu diantaranya berkurangnya jumlah mahasiswa secara keseluruhan dari tahun ke tahun. Hal tersebut tidak lepas dari ketidaktahuan calon mahasiswa akan keberadaan UT. Bayang-bayang universitas konvensional di Bali sangat mempengaruhi minat calon mahasiswa untuk mendaftar ke UT. Keberadaan UT di Bali sejak 1984 seharusnya menjadikan institusi pendidikan ini mengakar pada setiap lulusan Sekolah Menengah
Umum/Sekolah
Menengah
Kejuruan
(SMU/SMK),
namun
kenyataannya dari beberapa SMU/SMK yang pernah didatangi dalam rangka sosialisasi, hampir sebagian besar belum mengetahui keberadaan UT. Hal tersebut mengindikasikan bahwa strategi promosi yang UPBJJ-UT Denpasar lakukan selama ini belum dapat menyentuh target sasaran utamanya. Tabel 4.3. dan gambar 4.4 menunjukkan jumlah mahasiswa 4 tahun terakhir. Tabel 4.3. Jumlah Mahasiswa UPBJJ-UT Denpasar 4 Tahun Terakhir Tahun 2011.1 2011.2 2012.1 2012.2 2013.1 2013.2 2014.1
Total Mahasiswa 711 3387 4098 150 3142 3292 837 2280 3117 1033 2324 3357 997 2150 3147 1307 2131 3438 1276 1874 3150 (sumber: data UPBJJ-UT Denpasar) Non Pendas
Pendas
59
(sumber: data UPBJJ-UT Denpasar) Gambar 4.4. Jumlah Mahasiswa UPBJJ-UT Denpasar 4 Tahun Terakhir
4.2. Penyebaran Kuesioner Penyebaran kuesioner dalam penelitian ini adalah masyarakat yang berada di wilayah kerja UPBJJ-UT Denpasar. Berdasarkan data dari Badan Pusat Statistik Provinsi Bali Tahun 2013 jumlah keseluruhan siswa SMU/SMK di provinsi Bali sebanyak 149.443 siswa. Untuk dapat mengetahui jumlah siswa kelas III SMU/SMK, penulis mengasumsikan keseluruhan jumlah siswa tersebut menjadi tiga, sehingga jumlah kelas III SMU/SMK di provinsi Bali berjumlah 49814,33 dibulatkan menjadi 49814 siswa. Dengan menggunakan metode Slovin dengan batas toleransi kesalahan sebesar 10%, maka jumlah jumlah sampel kelas III SMU/SMK dalam penelitian ini sebanyak 100 siswa. Sedangkan penyebaran kuesioner terhadap mahasiswa Non Pendas UPBJJ-UT Denpasar juga menggunakan metode Slovin dengan batas toleransi kesalahan 10%. Adapun data yang diperoleh dari data jumlah mahasiswa baru untuk masa registrasi 2014 semester II (2014.2) sebanyak 521 mahasiswa, maka dari itu jumlah sampel mahasiswa Non Pendas UPBJJ-UT Denpasar dalam penelitian ini sebanyak 84 mahasiswa.
60
Sebelum kuesioner disebar, terlebih dahulu ditentukan validitas dan reliabilitas instrumen penelitian. Instrumen yang valid berarti alat ukur yang digunakan untuk mendapatkan data (mengukur) itu valid. Valid berarti instrumen tersebut dapat digunakan untuk mengukur apa yang seharusnya diukur. Uji validitas betujuan untuk menunjukkan seberapa jauh suatu tes atau satu set dari operasi-operasi dapat mengukur apa yang seharusnya diukur. Uji validitas berguna untuk meyakinkan bahwa poin-poin pertanyaan dalam kuesioner masuk akal dan benar (Widyaningsih,2012). Instrumen yang reliable adalah instrumen yang bila digunakan beberapa kali untuk mengukur obyek yang sama, akan menghasilkan data yang sama. Digunakannya instrumen yang valid dan reliabel dalam pengumpulan data, diharapkan hasil penelitian akan menjadi valid dan reliabel juga. Instrumen yang valid dan reliabel merupakan syarat mutlak untuk mendapatkan hasil penelitian yang valid dan reliabel (Suardana, 2014). Oleh karena itu, sebelum kuesioner disebarkan kepada responden, peneliti melakukan pengujian validitas dan reliabilitas awal, pengujiannya dilakukan dengan menggunakan teknik korelasi product moment (Pearson). Penyebaran kuesioner dilakukan kepada 30 responden. Analisis dilakukan terhadap semua ke 20 butir pertanyaan. Kriteria pengujiannya dilakukan satu arah dengan cara membandingkan rhitung dengan rtabel pada taraf α = 0,05. Menentukan nilai rtabel adalah dari tabel r (pada lampiran tabel), dengan N = 30, dan taraf signifikan = 0,05. Nilai rtabel pada taraf α = 0,05 = 0,3061. Dasar pengambilan keputusan pada uji validitas ini dilakukan dengan menggunakan SPSS 16 dengan kriteria sebagai berikut: 1. Jika rhitung > rtabel maka butir instrumen dianggap valid.
61
2.
Jika rhitung < rtabel maka dianggap tidak valid (invalid), sehingga instrumen tidak dapat digunakan dalam penelitian.
3.
rhitung dapat dilihat pada kolom corrected item – total correlation
Sedangkan Uji Reliabilitas menunjukkan akurasi dan konsistensi dari pengukurannya. Uji Reliabilitas menggunakan kriteria: a. Jika ralpha > rtabel maka pernyataan reliabel; b. Jika ralpha < rtabel maka pernyataan tidak reliabel. Tabel 4.4. Hasil Uji Validitas Kuesioner Sampel SMU/SMK No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Butir Pertanyaan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
r hitung
r tabel
Keputusan
0,610 0,571 0,743 0,364 0,511 0,571 0,692 0,601 0,555 0,610 0,443 0,346 0,182 0,600 0,046 0,448 0,003 0,094 0,434 0,389
0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061
Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Tidak Valid Valid Tidak Valid Valid Tidak Valid Tidak Valid Valid Valid
Tabel 4.4. menunjukkan bahwa dari 20 pertanyaan yang diberikan terdapat 4 pertanyaan yang tidak valid karena rhasil lebih kecil daripada rtabel, yaitu terdapat pada pertanyaan nomer 13, 15, 17, dan 18. Pertanyaan yang tidak valid bisa
62
disebabkan oleh soal yang dibuat kurang jelas sehingga membuat para responden bingung memilih jawaban yang mana sehingga jawaban yang diberikan oleh responden tidak konsisten. Ketidakkonsistenan ini bisa dikarenakan responden malas menjawab terhadap item soal kuesioner yang kita berikan atau secara sederhana responden menjawab soal tersebut asal-asalan, sehingga item yang seharusnya mendapatkan nilai jawaban tinggi malah mendapatkan jawaban rendah atau sebaliknya. Oleh karena itu, maka pertanyaan tersebut diganti dan dilakukan pengujian kembali. Adapun hasil dari pengujian tersebut sebagai berikut.
Tabel 4.5. Hasil Uji Validitas Kuesioner Sampel SMU/SMK (Valid) No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Butir Pertanyaan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
r hitung
r tabel
Keputusan
0,628 0,580 0,748 0,432 0,580 0,628 0,628 0,634 0,476 0,650 0,439 0,335 0,628 0,698 0,432 0,394 0,580 0,698 0,452 0,395
0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061
Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid
Tabel 4.5. menunjukkan bahwa 20 butir pertanyaan valid dengan nilai rhitung > rtabel dan butir pernyataan yang memiliki nilai tertinggi adalah 0.748 dan nilai
63
terendah adalah pernyataan 0.335. Berdasarkan data tersebut maka dapat disimpulkan bahwa semua butir pernyataan tersebut valid dan layak untuk digunakan sebagai instrumen penelitian. Tabel 4.6. Reliabilitas Kuesioner SMU/SMK Reliability Statistics Cronbach's Alpha
N of Items .878
20
Tabel 4.6. menunjukkan hasil dari Uji Reliabilitas yaitu ralpha (0.878) > rtabel (0.3061). Menurut Wahyuni dengan nilai alpha > 0.80 ini mensugestikan seluruh item reliabel dan seluruh tes secara konsisten memiliki reliabilitas yang kuat. Maka dapat dijelaskan bahwa pada pernyataan yang terdapat pada kuesioner untuk siswa SMU/SMK adalah reliabilitas dan layak digunakan sebagai instrumen penelitian. Tabel 4.7. Hasil Uji Validitas Kuesioner Mahasiswa No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Butir Pertanyaan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
r hitung 0,660 0,487 0,755 0,516 0,425 0,535 0,755 0,489 0,414 0,374 0,343 0,487 0,405 0,583 0,535 0,785
r tabel
0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061 0,3061
Keputusan Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid
64
17 18 19 20
17 18 19 20
0,3061 0,3061 0,3061 0,3061
0,516 0,535 0,487 0,685
Valid Valid Valid Valid
Tabel 4.7. menunjukkan bahwa 20 butir pertanyaan valid dengan nilai rhitung > rtabel dan butir pernyataan yang memiliki nilai tertinggi adalah 0.785 dan nilai terendah adalah pernyataan 0.343. Berdasarkan data tersebut maka dapat disimpulkan bahwa semua butir pernyataan tersebut valid dan layak untuk digunakan sebagai instrumen penelitian. Tabel 4.8. Reliabilitas Kuesioner Mahasiswa Reliability Statistics
Cronbach's Alpha
N of Items .862
20
Tabel 4.8. menunjukkan hasil dari Uji Reliabilitas yaitu ralpha (0.862) > rtabel (0.3061). Dengan nilai alpha >0.80 maka seluruh item reliabel dan secara konsisten memiliki reliabilitas yang kuat, oleh karena itu dapat dijelaskan bahwa pada pernyataan yang terdapat pada kuesioner untuk mahasiswa adalah reliabilitas dan layak digunakan sebagai instrumen penelitian.
65
Tabel 4.9. Jawaban Responden SMU/SMK No
Pertanyaan
4
%
3
Frekuensi % 2
%
1
%
1
Pertanyaan_1
0
0%
65
65%
35
35%
0
0%
2
Pertanyaan_2
0
0%
62
62%
38
38%
0
0%
3
Pertanyaan_3
0
0%
62
62%
38
38%
0
0%
4
Pertanyaan_4
19
19%
78
78%
3
3%
0
0%
5
Pertanyaan_5
15
15%
82
82%
3
3%
0
0%
6
Pertanyaan_6
13
13%
84
84%
3
3%
0
0%
7
Pertanyaan_7
2
2%
71
71%
27
27%
0
0%
8
Pertanyaan_8
16
16%
76
76%
8
8%
0
0%
9
Pertanyaan_9
25
25%
74
74%
1
1%
0
0%
10
Pertanyaan_10
3
3%
97
97%
0
0%
0
0%
11
Pertanyaan_11
8
8%
92
92%
0
0%
0
0%
12
Pertanyaan_12
10
10%
90
90%
0
0%
0
0%
13
Pertanyaan_13
3
3%
97
97%
0
0%
0
0%
14
Pertanyaan_14
42
42%
58
58%
0
0%
0
0%
15
Pertanyaan_15
34
34%
56
56%
10
10%
0
0%
16
Pertanyaan_16
0
0%
56
56%
44
44%
0
0%
17
Pertanyaan_17
49
49%
51
51%
0
0%
0
0%
18
Pertanyaan_18
44
44%
56
56%
0
0%
0
0%
19
Pertanyaan_19
44
44%
56
56%
0
0%
0
0%
20
Pertanyaan_20
17
17%
66
56%
17
17%
0
0%
(Sumber: Hasil Jawaban SMU/SMK) Indikator jawaban koesioner untuk setiap pertanyaan adalah 4 = sangat setuju, 3 = setuju, 2 = tidak setuju, dan 1 = sangat tidak setuju. Adapun hasil jawaban kuesioner yang diperoleh dari 100 orang responden SMU/SMK pada Tabel 4.9. yaitu: 1. Pada butir 1 (Sekolah saya terdapat koneksi internet) 65% siswa menjawab setuju, 35% siswa menjawab tidak setuju. Mayoritas
66
responden menjawab setuju, hal tersebut menunjukan bahwa sebagian besar sekolah SMU/SMK sudah memiliki koneksi internet namun ada beberapa sekolah masih belum terkoneksi internet, beberapa faktor yang mempengaruhi hal tersebut adalah letak geografis, kurangnya infrastruktur pendukung, dan keterbatasan dana. 2. Pada butir 2 (Saya selalu dapat memanfaatkan koneksi internet di sekolah) 62% menjawab setuju dan 38 % menjawab tidak setuju. Mayoritas responden menjawab setuju, hal tersebut menunjukan sebagian besar siswa dapat mengakses internet untuk mendapatkan informasi yang mereka inginkan setiap saat di sekolah. Namun beberapa siswa tidak dapat memperoh informasi yang mereka inginkan melalui internet karena ketiadaan internet di sekolah mereka dan juga adanya keterbatasan tempat untuk mengaksesnya (dibeberapa sekolah koneksi internet hanya dapat diakses pada lab komputer). 3. Pada butir 3 (Saya selalu terhubung dengan internet dimana saja) 62% menjawab setuju dan 38% menjawab tidak setuju. Mayoritas responden menjawab setuju, hal tersebut menunjukkan bahwa sebagian besar siswa dalam keseharian mereka dapat terhubung dengan internet dimasa saja dan kapan saja sehingga segala informasi yang mereka perlukan dapat diperoleh setiap saat. Lain halnya bagi beberapa siswa, keterbatasan mereka akan akses internet mengakibatkan informasi yang yang mereka dapatkan menjadi terlambat. 4. Pada butir 4 (Saya memanfaat media komunikasi dan teknologi setiap hari) 19% menjawab sangat setuju, 78% menjawab setuju, dan 3%
67
menjawab tidak setuju. Mayoritas responden menjawab setuju, hal tersebut mengindikasikan bahwa hampir semua siswa memiliki perangkat teknologi informasi yang dapat menunjang aktifitas siswa untuk memanfaatkan media komunikasi dan informasi setiap hari. 5. Pada butir 5 (Saya memiliki akun jejaring sosial) 15% menjawab sangat setuju, 82% menjawan setuju dan 3% menjawab tidak setuju. Mayoritas responden
menjawab
setuju,
dengan
demikian
jejaring sosial
merupakan salah satu target strategi promosi yang efektif dalam penyampain infomasi kepada siswa maupun remaja-remaja saat ini. 6. Pada butir 6 (Internet dapat dijadikan media promosi untuk penyampaian informasi) 13% menjawab sangat setuju, 84% menjawab setuju dan 3% menjawab tidak setuju. Mayoritas responden menjawab setuju, dengan kemudahan mengakses internet di beberapa tempat dan kebutuhan akan internet saat ini membuat promosi untuk penyampaian informasi dapat dilakukan melalui internet 7. Pada butir 7 (Media cetak adalah yang paling efektif sebagai media promosi) 2% menjawab sangat setuju, 71% menjawab setuju, dan 27% menjawab tidak setuju. Mayoritas responden menjawab setuju. Media cetak masih merupakan alternatif promosi bagi sebagian besar siswa, mengingat media cetak adalah media promosi yang umum dilakukan sebelum perkembangan internet seperti saat ini. 8. Pada butir 8 (Media elektronik adalah yang paling efektif sebagai media promosi) 16% menjawab sangat setuju, 76% menjawab setuju, dan 8% menjawab tidak setuju. Mayoritas responden menjawab setuju, dengan
68
demikian pemanfaatan media elektronik harus digarap dengan baik dengan penentuan segmentasi yang tepat. 9. Pada butir 9 (Media sosial adalah yang paling efektif sebagai media promosi) 25% menjawab sangat setuju, 74% menjawan setuju, dan 1% menjawab tidak setuju. Mayoritas responden menjawab setuju. Dengan perkembangan internet saat ini, media sosial memberikan alternatif solusi untuk promosi dalam penyampaian informasi. 10. Pada butir 10 (UT menerbitkan brosur/booklet/leaflet tentang UT) 3% menjawab sangat setuju dan 97% menjawab setuju. Hal tersebut menandakan apa yang telah dilakukan UT selama ini dengan menerbitkan brosur harus tetap dilaksanakan. 11. Pada butir 11 (UT melakukan sosialisasi dan promosi melalui koran/majalah) 8% menjawab sangat setuju dan 92% menjawab setuju. Sosialisasi melalui koran dan majalah masih dianggap efektif bagi siswa dalam melaksanakan promosi. 12. Pada butir 12 (UT melakukan sosialisasi dan promosi dengan penyebaran brosur di tempat umum) 10% menjawab sangat setuju dan 90% menjawab setuju. Penentuan tempat yang tepat dalam penyebaran brosur untuk promosi merupakan hal yang harus diperhatikan mengingat siswa masih menganggap penyebaran brosur pada tempat umum merupakan salah satu strategi untuk promosi. 13. Pada butir 13 (UT melakukan sosialisasi dan promosi dengan memasang poster/baliho) 3% menjawab sangat setuju dan 97 % menjawab setuju. Penempatan poster atau baliho pada lokasi yang
69
strategis merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan, namun terkadang hal tersebut terganjal dengan perizinan. Oleh karena itu dengan responden menjawab setuju tentang promosi melalui poster atau baliho, UT sebaiknya segera menyiasati permasalahan yang dialami selama ini terutama tentang perizinan pemasangan poster atau baliho tersebut. 14. Pada
butir
14
(UT
melakukan
sosialisasi
dan
promosi
ke
sekolah/instansi) 42% menjawab sangat setuju dan 58% menjawab setuju. Sampai saat ini hal tersebut masih dilaksanakan UT untuk strategi promosinya. Dengan jawaban responden yang positif akan hal tersebut maka frekuensi pelaksanaan promosi ke instansi dan sekolah makin sering untuk dilakukan. 15. Pada butir 15 (UT melakukan sosialisasi dan promosi melalui internet) 34% menjawab sangat setuju, 56% menjawab setuju dan 10% menjawab tidak setuju. Mayoritas responden menjawab setuju tentang promosi melalui internet, hal tersebut sangat berkaitan dengan trend perkembangan teknologi informasi saat ini. 16. Pada butir 16 (Promosi UT sudah sesuai dengan trend perkembangan remaja saat ini) 56% menjawab setuju dan 44% menjawab tidak setuju. Walaupun mayoritas responden menjawab setuju namun hampir setengah dari responden menjawab tidak setuju, hal tersebut mengindikasikan bahwa promosi yang dilakukan UT selama ini dianggap belum sesuai dengan trend perkembangan remaja saat ini bagi sebagian responden.
70
17. Pada butir 17 (Saya memilih universitas karena biayanya yang terjangkau) 49% menjawab sangat setuju dan 51% menjawab setuju. Mayoritas responden menjawab setuju untuk memilih universitas dikarenakan biaya yang terjangkau. Dengan biaya perkuliahan di UT yang relatif murah terdapat kecenderungan bagi siswa untuk menentukan pilihan universitas pada UT. 18. Pada butir 18 (Saya memilih universitas karena program studi yang saya minati) 44% menjawab sangat setuju dan 56% menjawab setuju. Mayoritas responden menjawab setuju. Dengan melihat trend minat calon mahasiwa dalam menentukan program studi dapat dijadikan masukan untuk UT agar membuka program studi sesuai dengan kebutuhan pasar. 19. Pada butir 19 (Saya memilih universitas karena terdapat program beasiswa) 44% menjawab sangat setuju dan 56% menjawab setuju. Mayoritas responden menjawab setuju, oleh karena itu UT harus lebih menggalakan lagi program-program beasiswa yang selama ini sadah diberikan kepada mahasiswa. 20. Pada butir 20 (Saya memilih universitas karena mendapatkan referensi dari seseorang/teman) 17% menjawab sangat setuju, 66% menjawab setuju dan 17% menjawab tidak setuju. Mayoritas responden menjawab setuju. Dengan adanya faktor referensi dalam memilih universitas bagi responden, maka UT harus meningkatkan manajemen dan pelayanan terhadap mahasiswa dan calon mahasiswa agar memeberikan kesan positif terhadap calon mahasiswa.
71
Tabel 4.10. Jawaban Responden Mahasiswa No
Pertanyaan
4
%
3
Frekuensi % 2
%
1
%
1
Pertanyaan_1
0
0%
75
89,3%
9
10,7%
0
0%
2
Pertanyaan_2
0
0%
75
89,9%
9
10,7%
0
0%
3
Pertanyaan_3
0
0%
73
86,9%
11
13,1%
0
0%
4
Pertanyaan_4
0
0%
75
89,3%
9
10,7%
0
0%
5
Pertanyaan_5
0
0%
70
83,3%
14
16,7%
0
0%
6
Pertanyaan_6
0
0%
77
91,7%
7
8,3%
0
0%
7
Pertanyaan_7
8
9,5%
76
90,5%
0
0%
0
0%
8
Pertanyaan_8
4
4,8%
80
95,2%
0
0%
0
0%
9
Pertanyaan_9
0
0%
76
90,5%
8
9,5%
0
0%
10
Pertanyaan_10
0
0%
75
89,3%
9
10,7%
0
0%
11
Pertanyaan_11
0
0%
80
95,2%
4
4,8%
0
0%
12
Pertanyaan_12
0
0%
66
78,6%
18
21,4%
0
0%
13
Pertanyaan_13
0
0%
67
79,8%
17
20,2%
0
0%
14
Pertanyaan_14
0
0%
70
83,3%
14
16,7%
0
0%
15
Pertanyaan_15
0
0%
79
94%
5
6%
0
0%
16
Pertanyaan_16
0
0%
77
91,7%
7
8,3%
0
0%
17
Pertanyaan_17
0
0%
75
89,3%
9
10,7%
0
0%
18
Pertanyaan_18
14
16,7%
70
83,3%
0
0%
0
0%
19
Pertanyaan_19
9
10,7%
75
89,3%
0
0%
0
0%
20
Pertanyaan_20
0
0%
77
91,7%
7
8,3%
0
0%
(Sumber: Hasil Jawaban Mahasiswa) Indikator jawaban kuesioner untuk setiap pertanyaan adalah 4 = sangat setuju, 3 = setuju, 2 = tidak setuju, dan 1 = sangat tidak setuju. Adapun hasil jawaban kuesioner yang diperoleh dari 84 orang responden mahasiswa pada Tabel 4.10. yaitu: 1. Pada butir 1 (Pelayanan UT kepada mahasiswa memuaskan) 89,7% menjawab setuju dan 10,7% menjawab tidak setuju. Mayoritas
72
responden menjawab setuju, hal tersebut mencerminkan bahwa dari segi pelayanan UT sudah melayani mahasiswa dengan baik namun masih harus ditingkatkan lagi sehingga tidak ada mahasiswa yang merasakan pelayanan UT tidak memuaskan. 2. Pada butir 2 (Petugas melayani mahasiswa di UT dengan ramah) 89,7% menjawab setuju dan 10,7% menjawab tidak setuju. Mayoritas responden menjawab setuju. Dengan memberikan pelayanan yang ramah kepada mahasiswa maka dapat meningkatkan kepuasan mahasiwa terhadap pelayanan UT. 3. Pada butir 3 (Layanan melalui jaringan internet baik) 86,9% menjawab setuju dan 13,1% menjawab tidak setuju. Mayoritas menjawab setuju. Dengan metode pembelajaran UT yang berbasis teknologi, maka perangka TIK memegang peranan yang sangat penting. 4. Pada butir 4 (Pelayanan operator telepon di UT memuaskan) 89,3% menjawab setuju dan 10,7% menjawab tidak setuju. Mayoritas menjawab setuju. Operator juga merupakan bagian dari pelayanan sehingga petugas operator telepon harus dapat memberikan penjelasan mengenai berbagai informasi yang mahasiswa butuhkan. 5. Pada butir 5 (Kemampuan petugas UT menangani masalah mahasiswa baik) 83,3% menjawab setuju dan 16,7% menjawab tidak setuju. Mayoritas responden menjawab setuju, dengan demikian permasalahan yang dialami oleh mahasiswa dapat terselesaikan dengan baik. 6. Pada butir 6 (Perhatian petugas UT pada kasus yang dialami mahasiswa tinggi) 91,7% menjawab setuju dan 8,3% menjawab tidak setuju.
73
Mayoritas responden menjawab setuju. Dengan perhatian yang tinggi terhadap kasus yang dialami mahasiswa menunjukkan kesigapan petugas UT terhadap pelayanan yang diberikan. 7. Pada butir 7 (Fasilitas ruangan UT baik) 9,5% menjawab sangat setuju dan 90,5% menjawab setuju. Dengan mayoritas responden menjawab setuju maka fasilitas ruangan yang dimiliki UT dapat dikategorikan baik dalam menunjang seluruh kegiatan akademik. 8. Pada butir 8 (Fasilitas sarana untuk melayani mahasiswa di UT baik) 4,8% menjawab sangat setuju dan 95,2% menjawab setuju. Mayoritas menjawab setuju sehingga pelayanan untuk mahasiswa UT dapat dilaksanakan dengan baik dengan dukungan fasilitas sarana dan prasarana yang baik pula. 9. Pada butir 9 (Fasilitas komputer beserta jaringan internet di UT baik) 90,5% menjawab setuju dan 9,5% menjawab tidak setuju. Dengan mayoritas responden setuju maka fasilitas yang tersedia dapat meningkatkan kualitas pelayanan terhadap mahasiswa. 10. Pada butir 10 (Semua informasi yang saya butuhkan ada di website UT) 89,3% menjawab setuju dan 10,7% menjawab tidak setuju. Dengan mayoritas menjawab setuju maka ketersediaan informasi pada website UT harus diperhatikan agar semua informasi yang dibutuhkan oleh mahasiswa dapat diakses melalui website UT. 11. Pada butir 11 (Informasi di website UT selalu up to date) 95,2% menjawab setuju dan 4,8% menjawab tidak setuju. Hal tersebut
74
menunjukkan bahwa mahasiswa UT memperhatikan kekinian informasi yang ditampilkan pada website. 12. Pada butir 12 (Pemanfaatan media sosial oleh UT sudah baik) 78,6% menjawab setuju dan 21,4% menjawab tidak setuju. Mayoritas responden menjawab setuju, oleh karena itu pemanfaatan media sosial merupakan trend yang berkembang saat ini untuk penyampaian informasi kepada mahasiswa. 13. Pada butir 13 (Informasi yang saya butuhkan ada di media sosial UT) 79,8% menjawab setuju dan 20,2% menjawab tidak setuju. Mayoritas responden menjawab setuju, hal tersebut harus disiasati dengan tidak hanya menyediakan informasi terhadap mahasiswa saja namun juga kepada calon mahasiswa yang hendak memilih universitas untuk melanjutkan pindidikannya. 14. Pada butir 14 (Saya menjalin pertemanan pada semua jejaring sosial UT) 83,3% menjawab setuju dan 16,7% menjawab tidak setuju. Mayoritas menjawab setuju. Dengan sebagian besar mahasiswa menjalin pertemanan pada jejaring soial UT maka hal tersebut harus dimanfaatkan dengan baik sehingga berdampak pada peningkatan pelayanan UT terhadap mahasiswa. 15. Pada butir 15 (Saya mencari informasi tentang kegiatan di UT di website UT) 94% menjawab setuju dan 6% menjawab tidak setuju. Mayoritas menjawab setuju, sehingga segala informasi rencana maupun liputan keseluruhan kegiatan dapat ditampilkan pada website UT.
75
16. Pada butir 16 (Nilai ujian keluar tepat waktu) 91,7% menjawab setuju dan 8,3% menjawab tidak setuju. Mayoritas responden menjawab setuju oleh karena itu pelayanan UT dalam hal tentang informasi nilai ujian dapat dikategorikan baik. 17. Pada butir 17 (Bahan ajar mudah diperoleh) 89,3% menjawab setuju dan 10,7 menjawab tidak setuju. Mayoritas responden mejawab setuju. Bahan ajar merupakan hal yang penting dalam proses pembelajaran jarak jauh sehingga ketersediaan dan proses distribusi atau kemudahan dalam memperoleh bahan ajar merupakan hal yang utama. 18. Pada butir 18 (Biaya kuliah di UT terjangkau) 16,7% menjawab sangat setuju dan 83,3% menjawab setuju. Mayoritas responden menjawab setuju. Biaya kuliah merupakan keunggulan UT diantara para kompetitor lainnya, hal tersebutmenjadikan nilai lebih untuk menarik calon mahasiswa agar melanjutkan pendidikanya ke UT. 19. Pada butir 19 (Saya memberikan informasi tentang UT ke orang lain) 10,7% menjawab sangat setuju dan 89,3% menjawab setuju. Mayoritas menjawab setuju. Dengan demikian kepastian pelayanan yang baik harus diperoleh oleh setiap mahasiswa agar informasi yang disampaikan oleh mahasiswa kepada orang lain bersifat positif. 20. Pada butir 20 (Saya akan mengajak orang lain untuk menjadi mahasiswa UT) 91,7% menjawab setuju dan 8,3% menjawab tidak setuju. Mayoritas responden menjawab setuju. Dengan mengajak orang lain untuk menjadi mahasiswa UT maka ada kepercayaan mahasiswa akan pendidikan di UT, sehingga harus menjadi kewajiban UT untuk
76
memberikan pelayanan prima kepada mahasiswa dan calon mahasiswa untuk setiap proses akademik dan non akademik di UT itu sendiri.
4.3. Analisis Faktor Eksternal Secara umum lingkungan eksternal organisasi dapat diidentifikasi melalui analisa PEST (politik, ekonomi, sosial dan teknologi). Hasil dari analisis lingkungan eksternal UPBJJ-UT Denpasar akan digunakan untuk menganalisis lingkungan luar yang mempengaruhi kegiatan pendidikan.
4.3.1. Faktor Politik Universitas Terbuka (UT) didirikan berdasarkan dengan Keputusan Presiden (Keppres) Nomor 41 Tahun 1984. Sebagai perguruan tinggi negeri, UT beroperasi berdasarkan PP RI Nomor 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan beserta ketentuan yang menjadi turunannya. Merujuk pada PP tersebut semua kebijakan kelembagaan, akademik, pengelolaan, dan keuangan UT dengan sendirinya harus merujuk, memperoleh persetujuan, atau penguatan dari Kementerian Pendidikan Nasional (Kemendiknas) dan Kementerian Keuangan (Kemenkeu). Dengan demikian UT dituntut untuk mampu beroperasi secara efektif dan efisien dan harus tetap bekerja dengan merujuk pada etika, norma, dan nilai-nilai good governance, total quality management, dan organisasi yang selalu belajar (learning organization). Prinsip- prinsip good governance mencakup akuntabilitas, transparansi, taat hukum, partisipatif, profesional, efektif, dan efisien. Prinsip total quality management (TQM) adalah pencapaian kualitas secara total dan berkelanjutan. Sementara itu learning
77
organization dibangun atas disiplin dalam proses pembelajaran individu, kelompok, dan pembelajaran pada tingkat organisasi. Saat ini kemitraan dengan berbagai instansi seperti pemerintah daerah, universitas lain, dan lembaga penyedia jasa,yang dilakukan dalam penulisan bahan ajar, pengembangan soal, pelaksanaan tutorial, peningkatan angka partisipasi mahasiswa, dukungan operasional UT, dan pengadaan sarana dan prasarana UT.
4.3.2. Faktor Ekonomi Untuk mewujudkan suatu masyarakat berpengetahuan, peran perguruan tinggi (PT) dalam peningkatan kualitas SDM sangat penting. PT hendaknya menghasilkan lulusan yang bukan hanya memiliki pengetahuan tetapi juga mempunyai jiwa wirausaha dan keunggulan daya saing. Sebagai PT terbuka jarak jauh, UT dapat berperan penting di dalamnya melalui pengembangan programprogram pendidikan berkelanjutan (continuing education) ataupun program berjenjang (degree). Program-program pendidikan berkelanjutan harus didesain sedemikian rupa sehingga memenuhi kebutuhan masyarakat dan memacu semangat belajar sepanjang hayat.
4.3.3. Faktor Sosial Latar belakang status dan tingkat sosial mahasiswa UT sangat beragam, hal tersebut terlihat dari sebaran tempat tinggal dan umur dari mahasiswa yang sangat bervariasi. Dengan keanekaragaman tersebut harus disiasati bagaimana proses pendekatan yang tepat untuk segala aktivitas yang berkaitan langsung dengan mahasiswa.
Selain itu dengan pertumbuhan penduduk yang semakin pesat,
78
peluang kerja dan karir untuk mendapatkan masa depan yang lebih cerah hampir mendominasi keinginan utuk melanjutkan pendidikan ke tingkat yang lebih tinggi. UT dengan sistem pendidikan jarak jauh memungkinkan pencapaian tersebut tanpa mengganggu aktivitas pekerjaan yang dilakukan. Hal tersebut menjadi keunggulan UT dalam bersaing dengan universitas lainnya dalam perebutan calon mahasiswa.
4.3.4. Faktor Teknologi Di dunia pendidikan, pemanfaatan TIK juga berjalan sangat cepat untuk kepentingan administrasi, manajemen, dan pembelajaran. Dalam UT,
selain
menggunakan modul tercetak juga menggunakan pembelajaran berbasis teknologi, dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi, seperti komputer dengan internetnya, televisi, atau radio. Pemanfaatan TIK untuk online learning pada pendidikan jarak jauh antara lain; course websites, audio video capture via web, web conferencing. Di samping itu, kemajuan teknologi pada telepon genggam memudahkan mahasiswa untuk memperoleh informasi.
4.4. Komponen Blue Ocean Strategy (BOS) yang Mempengaruhi Lembaga Pendidikan Dalam BOS, perusahaan memiliki sebuah kelebihan untuk melakukan penguasaan pasar karena para pesaing belum memasuki daerah yang perusahaan kuasai saat ini. Prinsip dasar yang dikenalkan dalam model BOS ini adalah mencari daerah baru yang belum dimasuki oleh para pesaing yang sudah ada pada saat ini. Untuk dapat menerapkan BOS ini dibutuhkan beberapa hal yaitu
79
menemukan dan membangaun daerah ataupun pasar yang baru, dan kedua adalah mengeksploitasi pasar yang belum dimasuki oleh pesaing dan melindunginya sehingga tidak ada pihak lain yang dapat masuk lagi. Dengan digunakannya BOS dalam lembaga pendidikan dan melihat kondisi persaingan lembaga pendidikan saat ini. Maka terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi persaingan lembaga pendidikan, antara lain: 1. Reputasi akademik, adalah keseluruhan atas obyek atau proses yang memberikan berbagai nilai bagi mahasiswa. Sub-sub faktor yang terkait dengan produk jasa pendidikan yang dapat mempengaruhi mahasiswa dalam keputusan memilih perguruan tinggi adalah kurikulum, status akreditasi dan citra/image. 2. Pendidikan yang ditawarkan, adalah program studi atau fakultas yang ditawarkan terhadap calon mahasiswa. Hal tersebut sangat penting karena akan menjadi pilihan mahasiswa dalam menentuka masa depan mereka. 3. Harga, merupakan nilai barang atau jasa yang ditetapkan oleh perguruan tinggi dalam bentuk jumlah nominal yang ditawarkan. 4. Pelayanan, peran orang–orang dalam penyajian pelayanan sangat mempengaruhi calon mahasiswa dalam memilih perguruan tinggi. 5. Ketersediaan bantuan keuangan/beasiswa, bantuan keuangan baik berupa beasiswa akademik maupun non akademik menjadi tarik bagi calon mahasiswa dalam menentukan pilihan. 6. Fasilitas pendukung, ketersediaan fasilitas pendukung universitas seperti laboratorium, perpustakaan, fasilitas olah raga, cafetaria, dll
80
sangat
berpengaruh
dalam
kenyamanan
mahasiswa
selama
melaksanakan perkuliahan. 7. Promosi, strategi promosi merupakan hal yang penting dalam perekrutan mahasiswa, strategi yang digunakan berdasarkan segmen calon mahasiswa yang menjadi target sasaran. 8. Biaya promosi, penentuan biaya dalam pelaksanaan promosi biasanya menjadi salah satu kendala dalam penetuan startegi promosi. Berdasarkan kondisi persaingan pada lembaga pendidikan, untuk menerapkan Blue Ocean Strategy perlu dilakukan langkah-langkah strategis untuk berpindah dari kondisi Samudera Merah ke Samudera Biru. Karena itu membuat sebuah kanvas strategi dilakukan kerangkah kerja 4 langkah menuju Blue Ocean Strategy yaitu: Hapuskan: - Menghapuskan strategi promosi yang tidak sesuai dengan target sasaran. - Menghapuskan biaya promosi yang tidak sesuai dengan target sasaran. Ciptakan: - Index keberhasilan iklan promosi berdasarkan target calon mahasiswa. - Research dan development yang memadukan antara research method dan research pasar untuk menilai tingkat keberhasilan promosi yang dilaksanakan.
81
- Sistem Informasi yang mempermudah calon mahasiswa untuk mengakses dan mendapatkan informasi. - Interaksi dengan calon mahasiswa maupun mahasiswa UT baik berupa testimoni mahasiwa tentang pelayanan di UT maupun keunggulan perkuliahan UT oleh tokoh-tokoh yang dianggap berpengaruh atau menjadi panutan. Kurangi: - Mengurangi tingkat ketergantungan perekrutan calon mahasiwa kepada pengurus pokjar (perwakilan setiap daerah). - Mengurangi metode promosi yang sama dengan universitas kompetitor. - Mengurangi metode promosi pada media cetak dan dan lebih menciptakan metode promosi dengan memanfaat media sosial dan teknologi informasi. - Mengurangi target promosi yang menyasar kalangan secara luas, dengan kata lain kita harus mempersempit pasar yang ditargetkan. Tingkatkan: Hubungan dengan sekolah-sekolah untuk membentuk jaringan dan menciptakan virtual integration. Peran bagian sosialisasi dan promosi untuk menciptakan inovasiinovasi dan terobosan-terobosan dalam hal pelaksanaan promosi. Kerjasama dengan sekolah-sekolah untuk memperolah data tentang hal-hal yang mempengaruhi minat siswa atau calon mahassiwa dalam memilih universitas.
82
Gambar 4.5. Penyerapan Nilai Kerangka Kerja 4 Langkah
Pada gambar 4.5 menunjukkan kurva nilai hasil dari penyerapan kerangka kerja 4 langkah BOS yang menghasilkan 8 komponen faktor kompetisi pada lembaga pendidikan, yaitu: 1. Segmentasi, melakukan pengelompokkan calon mahasiswa menjadi bagian-bagian kecil yang sesuai dengan karakteristik calon mahasiswa seperti dari segi demografis (usia, pendidikan), psikografis (sosial), geografis (wilayah), dan behavioristik (perilaku). Dengan kata lain, dari masyarakat yang bermacam-macam dan memiliki keheterogenan yang tinggi, lembaga pendidikan melakukan pemilihan calon mahasiswa dengan cara mengelompokkannya. 2. Harga, Salah satu cara yang dilakukan untuk menarik minat calon mahasiswa adalah dengan cara menentukan harga atau besaran biaya perkuliahan yang tepat. Namun untuk di UT, mengenai besaran biaya perkuliahan menjadi wewenang pusat (UT Pusat). Oleh karena itu kebijakan mengenai penentuan besaran biaya perkuliahan mengikuti aturan yang sudah ditentukan oleh UT Pusat. 3. Target, membidik target sasaran yang telah kita pilih dalam analisa
83
segmentasi pasar. Strategi promosi yang dilakukan harus sesuai dengan karakteristik pasar sasaran yang hendak dituju. 4. Research dan Development, Salah satu langkah untuk research dan development adalah pertama, mengevaluasi daya tarik masing-masing seperti kemungkinan permintaan dari setiap segmen, biaya melayani setiap segmen, dan kesesuaian antara kompetensi lembaga pendidikan dan peluang sasaran. Kedua, memilih segmen berdasarkan potensi dan kesesuaiannya dengan strategi promosi. 5. Interaksi, hubungan secara langsung dengan stakeholder ataupun sekolahsekolah dengan membentuk suatu jaringan yang saling terkoordinasi untuk kemudahan dalam berkoordinasi. 6. Virtual integration, sebuah konsep kerjasama untuk memaksimalkan value chain dengan memaksimalkan pemanfaatan teknologi informasi untuk sharing informasi yang dibutuhkan antar pihak – pihak yang terlibat. 7. Inovasi dan terobosan. Lembaga pendidikan dituntut untuk memiliki keberanian dan kreatifitas dalam melakukan inovasi dan terobosan untuk persaingan saat ini yang begitu ketat dengan upaya identifikasi, pengembangan, dan komunikasi keunggulan yang bersifat khas serta unik. Dengan demikian, produk dan jasa yang ditawarkan dipersepsikan lebih khusus (distinctive) dibandingkan dengan produk dan jasa kompetitor dalam persepsi calon mahasiswa. 8. Cooperation. Dengan adanya hubungan kerjasama dengan sekolah-sekolah maupun instansi-instansi terkait tentang hal-hal yang mempengaruhi minat calon mahasiswa dalam memilih universitas.
84
4.5. Pemetaan BOS ke BSC Untuk menyelaraskan antara information strategy dengan business strategy perlu dipahami terlebih dahulu hubungan antara keduanya dalam lembaga pendidikan. Dalam konteks lembaga pendidikan, merupakan aspek penting dalam menentukan arah dan tujuan suatu lembaga pendidikan. Perencanaan strategi yang tersusun dengan baik dan terarah, akan berpengaruh positif terhadap proses ataupun kelangsungan suatu organisasi dalam menyelaraskan gerak langkah dengan visi yang telah direncanakan pada tahap awal dan dapat membantu dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Tiga aspek utama dalam lembaga
pendidikan yaitu mengelola Process yaitu proses inti (proses untuk menjalankan fungsi perguruan tinggi - Tri Dharma Perguruan Tinggi), dan proses penunjang (proses terkait dengan fungsi bisnis, seperti keuangan, sdm, dan pemasaran), Content yang merupakan aktifitas yang sangat penting, karena di dalamnya terdiri atas mengelola isi pembelajaran, penelitian, dan pengembangan ilmu lainnya, serta Resources untuk mengelola semua sumberdaya yang dimiliki. Dalam hal ini, pengelola lembaga pendidikan memerlukan suatu terobosan untuk dapat mengelola ketiga aspek utama dengan baik, serta dapat digunakan untuk meningkatkan daya saing dalam hal perebutan target calon mahasiswa antar lembaga pendidikan. Information strategy dalam lembaga pendidikan secara tidak langsung dipengaruhi oleh business strategy. Information strategy diharapkan mampu menspesifikasikan informasi-informasi apa yang dibutuhkan untuk merealisasikan business strategy. Pada tahapan ini dianalisis perencanaan strategis sistem informasi promosi berdasarkan analisis bisnis strateginya dengan berbasiskan
85
metode Balanced Scorecard. Pertama kali strategi bisnis samudera biru di petakan kepada strategi bisnis Balanced scorecard. Adapun tujuan dari pemetaan ini untuk mendapatkan perspektif yang lebih jelas dari perspektif finansial, pelanggan, intenal bisnis serta pertumbuhan dan pembelajaran. Karena hasilnya dipetakan menjadi empat perspektif akan memberikan gambaran yang lebih jelas saat dilanjutkan dengan pemetaan Balanced Scorecard.
4.5.1. Perspektif Financial Terhadap Komponen BOS
Penentuan harga yang terjangkau dan kompetitif akan meningkatkan potensi pendapatan lembaga pendidikan dalam jangka panjang.
Dengan adanya virtual integration maka calon mahasiswa mendapatkan kemudahan dalam mendapatkan informasi sehingga dapat memperluas target pasar dan secara finansial akan meningkatkan pendapatan.
Inovasi dan Terobosan yang tepat pada sasaran akan meningkatkan pendapatan secara finansial.
4.5.2. Perspektif Customer Terhadap Komponen BOS
Penentuan segmentasi yang tepat pada strategi promosi akan mempermudah dalam mengambil tindakan atau langkah-langkah dalam membuat terobosan promosi.
Target pasar yang ditentukan lebih dipersempit dalam artian mengurangi target pasar yang menyasar kalangan secara luas.
Dengan adanya research dan development dalam setiap strategi promosi dari sisi calon mahasiswa akan terpenuhi informasi-informasi yang
86
mereka inginkan sedangkan dari sisi lembaga pendidikan akan mengetahui karakterisktik target sasaran dari promosi tersebut.
Adanya interaksi antara calon mahasiswa dengan lembaga pendidikan akan mempermudah penyampaian informasi terhadap target sasaran
Adanya
virtual
intergration
diantara
sekolah-sekolah
akan
memudahkan calon mahasiswa menentukan pilihan mereka secara efektif.
Coorperation antara lembaga pendidikan dan sekolah-sekolah harus terjalin dengan baik, sehingga potensi-potensi target pasar dapat terjaga dengan baik.
4.5.3. Perspektif Proses Bisnis Internal Terhadap Komponen BOS
Dengan adanya sasaran segementasi yang jelas serta konsisten dari segi operasional dan proses kreatif maka strategi promosi akan lebih fokus. Pelaksanaan promosi akan tergarap dengan baik, demikian juga dengan kualitas dan kuantitas akan tercapai.
Dengan strategi promosi yang tepat sasaran, bagian humas dan promosi pada UPBJJ-UT Denpasar akan menjadi ujung tombak peningkatan jumlah mahasiwa yang secara tidak langsung dapat meningkat pendapatan.
Adanya research and development dalam setiap strategi promosi yang dilakukan akan mampu meningkatkan kualitas dari strategi promosi itu sendiri dari tahun ke tahun sesuai dengan target pasar yang dituju saat itu.
87
Dengan adanya interaksi diharapkan dapat menjadi quality control dalam setiap pelaksanaan promosi yang telah dilakukan, sehingga diperoleh masukan-masukan untuk perbaikan pada pelaksaan promosi berikutnya.
Dengan adanya virtual intergration diantara sekolah-sekolah secara tidak langsung dapat dijadikan marketing yang potensial dalam mempromosikan UPBJJ-UT Denpasar kepada calon mahasiswa.
Dengan peningkatan kemampuan dan kualitas bagian humas dan promosi untuk meningkatkan strategi promosi maka otomatis akan ada peningkatan juga terhadap inovasi dan terobosan yang dillakukan.
Terciptanya hubungan yang erat antar stakeholder dan UPBJJ-UT Denpasar akan mempermudah dalam mengkoordinasikan berbagai hal sehingga strategi promosi yang telah disusun dapat terlaksana dengan baik.
4.5.4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan Terhadap Komponen BOS.
Dengan Blue Ocean Strategy, bagian humas dan promosi dituntut untuk memiliki kemampuan inovasi dan kreatitivitas serta produktivitas yang tinggi untuk menghasilkan sesuatu sesuai segmentasi dan target output yang diharapkan. Karena itu pelatihan dan pendidikan bagi pegawai sangat dibutuhkan, apalagi dengan adanya kemajuan teknologi digital setiap pegawai dituntut untuk menguasainya sesuai bidangnya.
88
Soliditas antar pegawai akan tumbuh ketika target kerja pegawai fokus pada kualitas dan kreativitas mereka. Hasil akhir strategi promosi yang dilaksanakan akan sesuai dengan harapan yang diinginkan.
Proses research dan development yang terjadi didalamnya dimana dengan komunikasi
yang terjalin diantara
anggota
tim
akan
mempermudah terjadinya proses transfer pengetahuan dan keahlian dari anggota tim senior kepada yang lebih junior pada setiap aktivitas mereka.
Proses inovasi dan terobosan akan terus mengalir dari setiap pegawai seiring dengan tertampungnya aspirasi dan ide mereka dalam setiap strategi promosi yang mereka lakukan.
Dari analisis pemetaan BOS ke BSC tersebut dapat dilihat pada tabel 4.11. berikut:
Tabel 4.11. Tabel Pemetaan BOS ke BSC
Blue Ocean Strategy
Financial
Segmentasi, Harga, Target, Reserch dan Development, Interaksi, Virtual integration, Inovasi dan terobosan, Cooperation,
Balanced Scorecard Proses Bisnis Pembelajaran dan Customer Internal pertumbuhan √ √ √
√
√ √
√ √
√
√
√
√ √
√ √ √ √
√
√
√
89
4.6. Usulan Perencanaan Strategis Sistem Informasi Promosi Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan melalui data kuesioner, observasi dan data sekunder, maka ditentukan perencanaan stretegis sistem informasi promosi untuk kedepannya. Strategi informasi ini akan menentukan portofolio aplikasi sistem informasi yang harus dibangun untuk peningkatan jumlah mahasiswa Non Pendas UPBJJ-UT Denpasar. Seluruh data yang telah dikumpulkan, dipaparkan, dan dianalisis sebelumnya menjadi acuan untuk membuat usulan strategis sistem informasi promosi yang dibentuk berdasarkan analisis yang telah dilakukan dan dijelaskan sebelumnya.
4.6.1. Framework Ideal Perencanaan Strategis Sistem Informasi Promosi Berdasarkan analisis yang telah dilakukan sebelumnya, terdapat beberapa hal yang sebaiknya diterapkan dalam framework ideal perencanaan strategis sistem informasi promosi yaitu : 1. Menetapkan kebutuhan lembaga pendidikan dan informasi yaitu dengan: a. Membuat gambaran komprehensif dari kegiatan promosi dan rencana proyek pengembangan kegiatan promosi yang akan dilaksanakan dalam waktu dekat. b. Analisis lingkungan SI. 2. Mendefinisikan sasaran sistem informasi yang akan dilakukan dengan: a. Menetapkan peluang-peluang sistem informasi b. Mendefinisikan sasaran dari peluang sistem informasi 3. Mendefinisikan dan memilih strategi promosi yang dilakukan dengan: a. Identifikasi opsi implementasi permulaan
90
b. Membangun kerangka strategi promosi c. Membangun aspek teknologi d. Membangun aspek organisasi dan manajemen e. Memilih dan menetapkan strategi promosi 4. Membangun rencana implementasi dilakukan dengan membuat rencana implementasi strategi sistem informasi promosi.
4.6.2. Bentuk Framework Perencanaan Strategis Sistem Informasi Promosi. Dari keempat framework ideal yang telah dijabarkan tersebut, peneliti mengimplementasikan framework model perencanaan strategis sistem informasi promosi pada UPBJJ-UT Denpasar yang dapat dilihat pada gambar 4.6 berikut ini. TAHAP 1
TAHAP 2
TAHAP 3
TAHAP 4
Identifikasi Pendahuluan
Kesesuaian dan Kebutuhan Sistem
Solusi Strategis
Rencana Implementasi
Latar belakang Ruang lingkup Rensta Visi Misi
Analisis lingkungan internal Analisis lingkungan eksternal PEST Analisis portofolio aplikasi yang digunakan Kajian infrastruktur Jaringan Arsitektur Informasi Evaluasi kondisi SDM
Identifikasi aplikasi yang dibutuhkan. Portofolio aplikasi masa depan Membangun teknologi pendukung solusi
Menyiapkan dan melakukan rencana implementasi Membuat tata kelola sistem informasi promosi
Gambar 4.6 Framework Model Perencanaan Strategis Sistem Informasi Promosi Pada UPBJJ-UT Denpasar
91
Keterangan mengenai Gambar 4.6 adalah sebagai berikut: Tahap 1 Identifikasi pendahuluan.
Masukkan dari proses ini adalah perencanaan strategis dari Universitas Terbuka dan usulan dari pimpinan unit yang ada di UPBJJ-UT Denpasar.
Keluaran dari proses ini adalah visi, misi organisasi, latar belakang dibuat perencanaan strategis dan ruang lingkup perencanaan strategis.
Tahap 2 Kesesuaian dan Kebutuhan Sistem.
Identifikasi dan analisis elemen internal organisasi, serta memasukkannya ke dalam aktivitas operasional, yang kemudian diharapkan dapat meningkatkan
kinerja
lembaga
pendidikan.
Elemen-elemen
dari
lingkungan internal yang dibutuhkan untuk di identifikasi, di analisis dan di pahami untuk mendapat tercapainya tujuan organisasi. Lingkungan organisasi tersebut, mencakup: struktur, aset, dan kemampuan, serta faktor yang tidak dapat diukur (intangible), seperti: pengetahuan, kompetensi, nilai, budaya, dan hubungan relasi.
Analisis lingkungan Eksternal PEST (Politik Ekonomi Sosial Teknologi) Masukkan dari proses ini adalah wawancara dengan pimpinan unit yang berkaitan dengan nilai-nilai good governance, total quality management, dan learning organization. Prinsip- prinsip good governance mencakup akuntabilitas, transparansi, hukum dan perundang-undangan, serta partisipatif dan profesional. Prinsip total quality management (TQM) adalah pencapaian kualitas secara total dan berkelanjutan. Sementara itu learning organization dibangun atas disiplin dalam proses pembelajaran individu, kelompok, dan pembelajaran pada tingkat organisasi.
92
Analisis Portfolio aplikasi yang digunakan Masukkan dari proses ini adalah wawancara langsung maupun kuesioner dengan user yang terlibat langsung dengan sistem atau aplikasi sistem informasi. Kemudian dibuat evaluasi terhadap aplikasi yang digunakan pada saat ini dengan melakukan analisis untuk tiap aplikasi. Termasuk juga melakukan evaluasi dengan integrasi analisis BOS-BSC terhadap aplikasi dibawah pengembangan untuk menentukan efektifitas strategi dan kontribusinya terhadap organisasi.
Kajian infrastruktur jaringan Masukkan dari proses ini adalah hasil pengamatan dan wawancara, keluaran dari proses ini adalah informasi fasilitas dan infrastruktur jaringan di UPBJJ-UT Denpasar.
Arsitektur Informasi Masukkan dari proses ini adalah hasil pengamatan dan wawancara setiap pimpinan unit, portfolio aplikasi. Keluaran dari proses ini adalah dilakukannya pemetaan atau rencana kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi. Seperti Arsitektur TI, Arsitektur SI, Infrastruktur TI.
Evaluasi kondisi SDM Masukan dari proses ini adalah hasil pengamatan dan wawancara dengan pimpinan
sehingga
kompetensinya.
dapat
dipetakan
kondisi
SDM
berdasarkan
93
Tahap 3 Solusi Strategis
Identifikasi aplikasi yang dibutuhkan Masukkan dari proses ini adalah perspektif analisis BOS-BSC dan analisis portfolio aplikasi yang digunakan. Keluarannya berupa proses selanjutnya yaitu portfolio aplikasi masa depan.
Portfolio aplikasi masa depan Masukkan dari proses ini adalah identifikasi aplikasi yang dibutuhkan. Keluarannya berupa gambaran portfolio aplikasi.
Membangun teknologi yang mendukung solusi Masukkan dari proses ini adalah kondisi SDM, arsitektur informasi, dan kajian infrastruktur jaringan. Sehingga menghasilkan keluaran berupa teknologi apa saja yang dibutuhkan untuk strategi promosi.
Tahap 4 Rencana implementasi
Menyiapkan dan melakukan rencana implementasi Masukan dari proses ini adalah tren perkembangan sistem informasi promosi dalam tiga atau lima tahun ke depan. Keluaran dari proses ini adalah rencana akhir yang telah disetujui dan didukung dengan komitmen financial, program implementasi, dan jaminan untuk dapat meninjau kembali dan menyesuaikan perencanaan strategis sistem informasi promosi jika terjadi perubahan lingkungan lembaga pendidikan.
Membuat tata kelola sistem informasi promosi Masukan dari proses ini adalah evaluasi dan manajemen kontrol dalam setiap strategi yang telah dilaksanakan. Keluaran dari proses ini adalah
94
standar prosedur operasi yang menjadi acuan dalam setiap pelakasanaan promosi.
4.6.3. Kebutuhan Sistem Informasi Promosi UPBJJ-UT Denpasar dari Persepktif BSC Berdasarkan data yang diperoleh melalui penyebaran kuesioner kepada responden menunjukkan penentuan strategi yang telah dilakukan selama ini sudah berjalan dengan baik namun strategi promosi yang dilakukan bagi beberapa responden dianggap belum sesuai dengan trend perkembangan remaja saat ini. Pemanfaatan internet dan media sosial merupakan hal yang harus digarap lebih serius dalam penunjang strategi promosi yang akan dilakukan selain faktor biaya dan ketersediaan jurusan/program studi yang sesuai dengan kebutuhan pasar serta pelayanan prima terhadap mahasiswa maupun calon mahasiswa. Dari hasil data tersebut, kemudian diintegrasikan pada komponen BOS yang mempengaruhi UPBJJ-UT Denpasar sehingga didapat beberapa hal yang harus diciptakan, yaitu index keberhasilan iklan dan promosi berdasarkan target calon mahasiswa dengan memadukan metode analisis dan analisis pasar serta meningkatkan hubungan dengan sekolah-sekolah dengan menciptakan virtual integration sehingga terlahir suatu inovasi dan terobosan dalam hal pelaksanaan promosi. Analisis tersebut selanjutnya diperoleh tujuan dan target dari kebutuhan sistem informasi untuk diterapkan di UPBJJ-UT Denpasar berdasarkan perspektif BSC, yaitu:
95
Perspektif Finansial Selain bertujuan meningkatkan jumlah mahasiswa baru untuk potensi dalam jangka panjang, secara finansial dalam perspektif BSC inovasi dan terobosan pada sasaran yang tepat akan meningkatkan pendapatan secara finansial. Salah satu inisiatif yang harus dilakukan untuk mencapai hal tersebut adalah pemanfaatan internet dan media sosial untuk penyampaian informasi. Sedangkan kebutuhan sistem informasi yang harus dipenuhi adalah sistem informasi yang mampu mempercepat informasi yang dibutuhkan kepada target sasaran dan sistem informasi yang mampu mengintegrasikan setiap sistem informasi dari setiap stakeholder dengan sistem informasi UPBJJ-UT Denpasar.
Perspektif Customer Peningkatan pelayanan terhadap mahasiswa, peningkatan kepercayaan terhadap calon mahasiswa, dan peningkatan loyalitas stakeholder merupakan tujuan kebutuhan sistem informasi dari sudut pandang customer. Inisiatif yang dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut adalah dengan mempercepat tanggapan keluhan “quick respon” dan mengurangi keluhan yang sama serta meningktkan pelayanan terhadap stakeholder. Adapun kebutuhan sistem informasi yang harus terpenuhi adalah sistem informasi untuk memudahkan mahasiswa menyampaikan keluhannya serta memudahkan staf UPBJJ-UT Denpasar dalam mengelola keluhan, sistem informasi yang mampu mempercepat informasi yang dibutuhkan kepada target sasaran dan sistem informasi yang mampu mengintegrasikan setiap
96
sistem informasi dari setiap stakeholder dan calon mahasiswa dengan sistem informasi UPBJJ-UT Denpasar.
Perspektif Proses Bisnis Internal Tujuan dari perspektif ini adalah peningkatan efisiensi, produktifitas dan kreativitas serta koordinasi dan komunikasi baik dalam hal biaya dan waktu yang diperlukan. Inisiatif yang dilakukan untuk pencapaian tersebut adalah analisis biaya, virtual integration dengan stake holder, dan membuat sistem operasi prosedur serta pembuatan laporan yang bersifat reguler. Untuk kebutuhan sistem informasi diperlukan suatu sistem informasi yang mampu mengintegrasikan setiap sistem informasi dari setiap stakeholder dan calon mahasiswa dengan sistem informasi UPBJJUT Denpasar, sistem informasi yang mampu mengontrol keamanan sistem serta inventarisasi terhadap segala kegiatan yang berkaitan dengan promosi dan suatu sistem yang mampu meningkatkan kualitas kerja pegawai UPBJJ-UT Denpasar.
Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan Peningkatan kualitas SDM serta peningkatan produktivitas dan kreatifitas pegawai merupakan tujuan yang ungin dicapai dalam perspektif pembelajaran dan pertumbuhan. Inisitif yang dapat dilakukan untuk pecapaian tujuan tersebut adalah pendidikan dan pelatihan bagi pegawai untuk peningkatan kompetensinya serta virtual integration dengan dengan stakeholder. Kebutuhan sistem informasi untuk penunjang hal tersebut adalah suatu sistem yang mampu memanajemen kepegawaian agar pegawai mendapat hak serta melaksanakan kewajibannya dengan baik dan
97
memudahkan pekerjaan di UPBJJ-UT Denpasar, suatu sistem yang mampu meningkatkan kualitas kerja pegawai UPBJJ-UT Denpasar dan sistem informasi yang mampu mengintegrasikan setiap sistem informasi dari setiap stakeholder dengan sistem informasi UPBJJ-UT Denpasar. Berdasarkan hal tersebut, kebutuhan sistem informasi untuk menunjang perspektif BSC dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Sistem Informasi Promosi; merupakan suatu proses ataupun kegiatan yang yang bertujuan untuk mendapatkan, memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran informasi yang dibutuhkan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan pendistribusian promosi kepada target sasaran. Komponen sistem informasi promosi tersebut mengadopsi komponen dalam strategi pemasaran yaitu:
Komponen Input: proses pengumpulan data transaksi perusahaan yang berkaitan dengan operasi pemasaran, dan hasil riset pasar.
Komponen Output: berkaian dengan operasi pemasaran seperti periklanan dan data sumber informasi UPBJJ-UT Denpasar dari mahasiswa.
Komponen Model: Model digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai sistemnya yang berupa cetakan yang merubah bentuk input menjadi output seperti laporan anggaran, evaluasi kegiatan, pemilihan lokasi, pemilihan team promosi dan pemilihan media iklan yang paling efektif
Komponen Basis Data: Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari database. Beberapa data dalam database adalah data
98
jumlah sekolah dan relevansi jurusan serta lokasi tempat yang akan dituju.
Komponen Teknologi dan Kontrol: Upaya pemaksimalan sumber daya teknologi dalam menerapkan proses promosi dan upaya untuk melakukan kontrol terhadap berbagai proses kegiatan yang dilakukan.
Adapun aplikasi yang dapat dikembangkan dalam sistem informasi promosi tersebut adalah a. Aplikasi promosi berbasis web, aplikasi web UPBJJ-UT Denpasar yang interaktif dengan teknologi animasi yang bertujuan untuk mengedukasi para pengunjungnya dalam model yang menarik serta tidak hanya menampilkan informasi tentang UT semata, namun terdapat informasi lain seperti: e-commerce, breaking news, forum dialog, dll. Berdasarkan kondisi exsisting saat ini, web UPBJJ-UT Denpasar saat ini hanya menampilkan informasi tentang UT saja sehingga perlu dikembangkan agar lebih mengedukasi pengunjung dengan penambahan informasi lain seperti e-commerce, breaking news, forum dialog serta testimoni baik dari mahasiswa, alumni maupun orang-orang yang berprestasi dan berpengaruh terhadap calon mahasiswa untuk mementukan pilihannya agar kuliah di UT. Dari perbandingan antara usulan sistem informasi dengan keadaan existing tersebut, indikator keadaan existing saat ini masih sebesar 50% dari usulan sistem informasi yang ingin dicapai sehingga diperlukan pengembangan lebih lanjut.
99
b. Aplikasi MAD atau mobile advantage adalah suatu aplikasi telepon genggam yang berisikan layanan iklan yang diaktifasi berbasis izin dari si pemilik telepon genggam untuk menayangkan iklan pada telepon genggam mereka. Tampilan dari iklan yang masuk berupa gambar statis atau animasi yang muncul pada layar monitor telepon genggam
pelanggan
di
saat
telepon
masuk,
mengakhiri
pembicaraan, serta ketika menerima pesan singkat. Dari keadaan existing saat ini di UPBJJ-UT Denpasar yang belum memiliki aplikasi MAD atau mobile advantage, perancangan sistem tersebut dapat menjadi alternatif dalam pengembangan sistem informasi promosi di UPBJJ-UT Denpasar. c. SMS Gateway adalah sebuah platform yang menyediakan mekanisme untuk mengirim dan menerima SMS dari peralatan mobile melalui SMSC (Short Message Service Center). SMSC merupakan jaringan telepon selular yang menangani pengiriman SMS. Jadi, ketika seseorang mengirimkan sebuah pesan SMS melalui ponselnya, SMSC bertugas mengirimkan pesan tersebut ke nomor tujuan. Pemanfaatan SMS Gateway ini sudah dilakukan di UPBJJ-UT Denpasar namun pemanfaatannya hanya sebatas kepada mahasiswa
mengenai
proses
akademik,
oleh
karena
itu
pemanfaatan SMS Gateway dapat diperluas kepada calon mahasiswa berdasarkan data-data yang didapat saat pelaksaan promosi ke sekolah-sekolah maupun informasi dari stakeholder. Dari perbandingan antara usulan sistem informasi dengan keadaan
100
existing tersebut, indikator keadaan existing saat ini masih sebesar 50% dari usulan sistem informasi yang ingin dicapai sehingga diperlukan pengembangan lebih lanjut dengan memanfaatkan datadata calon mahasiswa yang telah diperoleh dari pelaksanaan promosi selama ini. 2. Sistem Promosi Terintegrasi; mengintegrasikan setiap sistem informasi baik yang bersifat internal yang menyangkut proses manajemen dan fungsi dari layanan UPBJJ-UT Denpasar maupun yang bersifat eksternal yang menyangkut efektifitas promosi yang dilakukan. Sistem informasi yang diintegrasikan tersebut adalah: A. Internal: Mengintegrasikan sistem e-learning dengan aplikasi administrasi. Tujuan yang ingin dicapai dari penggunaan sistem administratif adalah untuk mencipatakan sebuah aplikasi e-learning yang berfungsi serupa dengan sebuah pintu yang menyediakan akses ke berbagai informasi yang sesuai pada suatu pusat. Dari perbandingan antara usulan sistem informasi dengan keadaan existing, indikator keadaan existing saat ini masih sebesar 75% dari usulan sistem informasi yang ingin dicapai sehingga diperlukan pengembangan untuk pencapaian tersebut. Sistem harus menyediakan layanan dalam kuantitas yang besar, beberapa kebutuhan yang harus terpenuhi dalam sistem e-learning tersebut adalah:
101
-
Komunikasi; Sebuah sistem informasi yang terintegrasi harus dapat meningkatkan komunikasi antara mahasiswa dan pihakpihak yang terkait dalam universitas.
-
Layanan Mandiri; bertujuan untuk mewujudkan suatu sistem yang
bekerja
mandiri
untuk
mengembangkan
fungsi
administrasi. Contohnya melalui registrasi mata kuliah oleh mahasiswa dapat menggunakan modul tertentu yang sudah ada dengan menyambungkannya ke sistem e-learning. -
Manajemen Isi; integrasi dari perpustakaan digital atau menghubungkan konten ke
suatu manajemen dokumen
membuka berbagai cara baru untuk menyediakan lebih banyak lagi informasi digital. Bagian penting dari layanan informasi yang disediakan kepada mahasiswa adalah jadwal universitas dibandingkan dengan jadwal kuliah untuk mereka. -
Pembutan Laporan dan Statistik; pembuatan laporan pendidikan yang diperlukan pihak pemerintahan ataupun laporan dari pengajar mengenai perkuliahan.
-
Ekstraksi informasi dari Berbagai Sumber Data; adanya berbagai jadwal mata kuliah yang berbeda untuk setiap mahasiswa menunjukkan bahwa suatu informasi dapat dibuat dengan menggabungkan beberapa sistem menjadi satu.
-
Keamanan dan Privasi Data; pembuatan infrastruktur keamanan adalah dasar dari akses ke sistem aplikasi ke publik. Hal ini mencakup berbagai tugas seperti manajemen pusat pengguna,
102
klasifikasi,
dan
pengelompokkan
dari
pengguna
untuk
menerapkan berbagai peraturan yang dibutuhkan oleh pihak fakultas, pengambil mata kuliah, profesor, dan alumni. -
Pengelolaan Rekan Kerjasama; selain mahasiswa dan staf yang berkaitan dengan universitas, partner lain seperti
dalam
bidang penelitian harus juga dilibatkan dalam sistem informasi. B. Eksternal: Sistem informasi pemerintah daerah kabuten/kota maupun SKPD dalam hal ini Disdikpora Kab/Kota. Dari perbandingan antara usulan sistem informasi dengan keadaan existing tersebut, indikator keadaan existing saat ini masih sebesar 25% dari usulan sistem informasi yang ingin dicapai sehingga diperlukan pengembangan seperti: penempatan link UT pada website pemerintah daerah kabupaten kota, menjadikan UT sebagai prioritas institusi pilihan dalam pemberian beasiswa kepada pegawai di pemerintah daerah kabupaten kota yang ingin melanjutkan pendidikannya di perguruan tinggi, menampilkan setiap informasi UT pada website maupun media informasi publik yang dimiliki oleh pemerintah daerah kabupaten kota. Sistem informasi setiap sekolah-sekolah yang menjadi target pasar yang dituju. Selain sharing informasi, Dalam hal ini UPBJJ-UT Denpasar dapat membuatkan suatu sistem informasi sekolah (website) maupun mengembangkan/memperbaharui sistem informasi dari setiap sekolah (website sekolah) yang sudah ada dengan brand image UT sehingga memberikan kesan adanya korelasi antara sekolah (SMU/SMK) dengan
103
UT. Dari perbandingan antara usulan sistem informasi dengan keadaan existing tersebut, indikator keadaan existing saat ini masih sebesar 50% dari usulan sistem informasi yang ingin dicapai dikarenakan pelaksanaan promosi selama ini hanya sebatas sosialiasi dengan mendatangi sekolah-sekolah secara langsung sehingga diperlukan pengembangan maupun pembaharuan dengan brand image UT terhadap sistem informasi yang dimilliki setiap sekolah seperti website maupun media informasi lainnya. Mengevaluasi dan mengembangkan sistem informasi UPBJJ-UT Denpasar. Dari perbandingan antara usulan sistem informasi dengan keadaan existing saat ini, indikator keadaan existing saat ini masih sebesar 50% dari usulan sistem informasi yang ingin dicapai sehingga diperlukan beberapa pengembangan, yaitu: -
Selalu update kegiatan dan pengumuman yang dilakukan UPBJJUT Denpasar.
-
Menampilkan orang-orang (staf pegawai) yang berhubungan langsung terhadap setiap layanan yang terdapat di UPBJJ-UT Denpasar (beri tempat dalam web agar orang bisa memberikan komentar terhadap mereka)
-
Memberikan tempat komentar untuk tiap tiap divisi
-
Membuat polling resmi untuk kinerja setiap pelayaanan dan setiap orang hanya boleh polling sekali.
-
Menampilkan informasi mengenai pencapain hasil maupun prestasi yang telah dicapai UPBJJ-UT Denpasar.
104
-
Menampilkan fasilitas maupun keuntungan yang bisa didapatkan dengan menjadi mahasiswa UPBJJ-UT Denpasar.
-
Menampilkan
forum
diskusi
yang
diperuntukan
kepada
mahasiswa, alumni maupun calon mahasiwa 3. Sistem
Informasi
Keluhan
Mahasiswa;
memudahkan
mahasiswa
menyampaikan keluhannya serta memudahkan staf UPBJJ-UT Denpasar dalam mengelola keluhan yang disampaikan oleh mahasiswa. Untuk pencapain tersebut dibuat sistem manajemen keluhan berbasis web untuk mengefisienkan mengelola keluhan. Dari keadaan existing saat ini di UPBJJ-UT Denpasar yang belum memiliki sistem informasi keluhan mahasiswa, perancangan sistem tersebut dapat meningkatkan pelayan yang diberikan oleh UPBJJ-UT Denpasar. Dalam pelaksanaanya dilakukan dalam 4 kategori sesuai dengan batasan fungsinya masing-masing, yaitu:
Admin; memiliki hak akses tertinggi untuk mengelola data master yang ada dalam database yaitu data mahasiswa, data pegawai/staf dan data keluhan serta sebagai pengelola utama keluhan yang masuk dan menentukan teknisi/staf yang akan menanganinya.
Teknisi/staf;
hanya
memiliki
akses
untuk
mengelola
dan
menyelesaikan permasalahan dari keluhan yang masuk, tetapi hanya dapat mengelola keluhan setelah diberikan oleh admin.
Mahasiswa; dapat masuk ke dalam sistem setelah admin melakukan proses aktivasi. mahasiswa hanya dapat menginput keluhan, melihat daftar keluhan dan penyelesaian keluhan miliknya serta mengedit profil.
105
Pimpinan; diberikan hak akses untuk memantau semua proses pengelolaan keluhan baik jumlah keluhan dan penyelesaiannya.
4. Sistem Informasi Control; selain dari keamanan sistem yang mengacu pada perlindungan terhadap semua sumber daya informasi UPBJJ-UT Denpasar dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang, adanya kontrol terhadap segala inventaris yang berkaitan dengan pelaksaanan promosi akan sangat membantu dalam hal efisiensi biaya. Adapun tujuan dari hal tersebut adalah:
Kerahasiaan, UPBJJ-UT Denpasar berusaha melindungi data dan informasi dari orang-orang yang tidak berhak.
Ketersediaan, menyediakan data dan informasi bagi mereka yang berwenang untuk menggunakannya.
Integritas, kesesuaian data dan informasi dengan bukti fisik.
Implementasi dari hal tersebut dilakukan dengan membuat aplikasi inventory control management untuk mempermudah dalam membuat management dari persediaan inventaris properti promosi yang terdapat di UPBJJ-UT Denpasar, agar memperlancar proses produksi properti dan pengelolaan properti yang datang. Karena sebelumnya, dalam proses management inventaris property promosi saat ini di UPBJJ-UT Denpasar masih menggunakan cara manual dengan mencatat semua properti promosi ke dalam sebuah buku. 5. Knowledge Management System; Untuk peningkatan kualitas kerja, salah satu implementasi dari penerapan knowledge management system dengan adanya Standard Operation Procedure atau prosedur pelaksanaan dasar
106
dibuat untuk mempertahankan kualitas dan hasil kerja dari UPBJJ-UT Denpasar. Dengan penerapan tersebut akan diperoleh beberapa hal, antara lain:
Melalui Standard Operation Procedure, seluruh staf dan karyawan UPBJJ-UT Denpasar akan mengetahui secara jelas, berusaha untuk memahami tentang tujuan dan sasaran, serta kebijakan dan prosedur kerja.
Standard Operation Procedure juga dapat digunakan sebagai alat atau acuan untuk melaksanakan pelatihan baik bagi para staf dan pegawai, serta bagi pegawai baru.
Standard Operation Procedure dapat mengurangi waktu yang terbuang,
dengan
demikian
diharapkan
akan
meningkatkan
produktivitas kerja. Apabila tidak tersedia manual pekerjaan, maka bila terjadi sesuatu kesulitan dalam menyelesaikan pekerjaan harus dicari dahulu jalan pemecahannya, atau didiskusikan dahulu dengan rekan sekerja dan atasannya, dan ini berarti membuang waktu. Lain halnya bila cara penyelesaiannya sudah tersedia secara tertulis, maka akan lebih cepat pelaksanaanya dan waktu lebih banyak dihemat, serta dapat lebih dimanfaatkan untuk menyelesaikan pekerjaan lain.
Dengan dibantu oleh pengawasan yang dilaksanakan dalam proses pekerjaan, maka Standard Operation Procedure dapat dilaksanakan secara lebih konsisten, dan menjamin terciptanya produk yang standar, sekalipun dikerjakan oleh orang-orang yang berbeda dan waktu pelaksanaan yang tidak bersamaan.
107
Dari perbandingan antara usulan sistem informasi dengan keadaan existing saat ini, indikator keadaan existing saat ini sebesar 75% sehingga implementasi yang dilakukan pencapaian sistem informasi yang diusulkan dengan mengevalusi Standard Operation Procedure yang ada saat ini di UPBJJ-UT Denpasar yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi dilapangan dan permasalahan yang muncul dari pelaksanaan promosi yang telah dilakukan. 6. Sistem Informasi Kepegawaian; bertujuan untuk menghasilkan informasi tentang data pegawai untuk membantu pimpinan dalam merencanakan penyebaran pegawai, dan merencanakan pelatihan pegawai di masa yang akan datang, membantu kelancaran administrasi dan manajemen kepegawaian
agar
pegawai
mendapat
hak
serta
melaksanakan
kewajibannya dengan baik dan memudahkan pekerjaan di bidang kepegawaian dalam membuat laporan. Dengan tercapainya tujuan tersebut maka akan terciptanya pelaksanaan tugas yang lebih efektif dan efisien dan terbinanya tenaga-tenaga yang terampil dalam memanfaatkan teknologi informasi mutakhir dalam melaksanakan tugas-tugas di UPBJJUT Denpasar. Dari keadaan existing saat ini di UPBJJ-UT Denpasar yang belum memiliki sistem informasi kepegawaian, perancangan sistem tersebut dapat diimplementasi dengan membuat Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang dirancang berbasis WEB (Web Based). Fitur-fitur yang dimasukan kedalam SIMPEG tersebut antara lain: data master status pegawai, data master unit kerja, data master satuan kerja, data master ppk, data master golongan, data master eselon, data
108
master pelatihan, data master jabatan, data master status jabatan, data master pengahargaan, data master hukuman, data master lokasi pelatihan, data master lokasi kerja, laporan pegawai unit kerja dan satuan, laporan pegawai, penempatan kerja, laporan pegawai mengikuti pelatihan, laporan pegawai status pegawai dan golongan, laporan pegawai strutural dan fungsional, laporan daftar urut kepangkatan, manajemen user, pengaturan akun, login / logout, laporan berbentuk excel. Berdasarkan kebutuhan sistem informasi untuk menunjang perspektif BSC sesuai dengan perbandingan dari hasil pengamatan existing dengan usulan sistem informasi yang telah dilakukan, indikator skor yang diperoleh dapat dijadikan sebagai usulan prioritas dari sistem informasi yang direkomendasikan pada UPBJJ-UT Denpasar.
109
Tabel 4.12 Perbandingan Usulan Sistem Informasi dengan Keadaan Existing UPBJJ-UT Kebutuhan SI
Sistem Informasi Promosi
Sitem Informasi Terintegrasi
Usulan SI
Existing SI
Aplikasi web yang interaktif dengan animasi yang untuk mengedukasi pengunjung.
Web UPBJJ-UT saat ini belum mencakup usulan SI
Aplikasi MAD atau mobile advantage
Saat ini belum terdapat Aplikasi Mobile Advantage
SMS Gateway
Pemanfaatan SMS Gateway hanya sebatas kepada mahasiswa mengenai proses akademik.
Integrasikan sistem elearning dengan aplikasi administrasi.
e-learning UT belum mencakup usulan SI secara keseluruhan.
Integrasi dengan pemerintah daerah
Saat ini belum adanya integrasi UPBJJ-UT Denpasar dengan sistem informasi pemerintah daerah
Integrasi dengan sekolah
Saat ini belum adanya integrasi UPBJJ-UT Denpasar dengan sistem informasi sekolah
Integrasi pelayanan dan pencapaian dalam sistem informasi
Saat ini belum mencakup usulan SI
Inisiatif
Skor
Ket
Mengembangkan web UPBJJ-UT Denpasar yang interaktif dengan teknologi animasi yang mampu untuk mengedukasi para pengunjung serta tidak hanya menampilkan informasi tentang UT semata, namun terdapat informasi lain seperti: e-commerce, breaking news, forum dialog, dll.
50%
Evaluasi dan pengembangan
0%
Merancang
50%
Evaluasi dan pengembangan
75%
Evaluasi dan pengembangan (referensi elearning binus)
25%
Merancang
50%
Merancang
50%
Evaluasi dan pengembangan
Merancang aplikasi mobile advantage adalah suatu aplikasi telepon genggam yang berisikan layanan iklan yang diaktifasi berbasis izin dari si pemilik telepon genggam untuk menayangkan iklan pada telepon genggam mereka. Selain untuk proses akademik kepada mahasiswa, pemanfaatan SMS Gateway dapat diperluas kepada calon mahasiswa berdasarkan data-data yang didapat saat pelaksaan promosi ke sekolah-sekolah maupun informasi dari stakeholder Menciptakan sebuah aplikasi e-learning yang berfungsi menyediakan akses ke berbagai informasi layanan dalam kuantitas besar yang mencakup komunikasi, layanan mandiri, manajemen isi, pembuatan laporan dan statistik, ekstraksi informasi dari berbagai sumber data, keamanan dan privasi data, pengelolaan rekan kerjasama. Mengintegrasikan sistem UPBJJ-UT Denpasar saat ini dengan sistem informasi pemerintah daerah kabuten/kota maupun SKPD dalam hal ini Disdikpora Kab/Kota. Mengintegrasikan sistem informasi setiap sekolah-sekolah yang menjadi target pasar yang dituju. mengembangkan/ memperbaharui sistem informasi dari setiap sekolah (website sekolah) dengan brand image UT sehingga memberikan kesan adanya korelasi antara sekolah (SMU/SMK) dengan UPBJJ-UT Denpasar. - Selalu update kegiatan dan pengumuman. - Menampilkan orang-orang (staf pegawai) yang berhubungan langsung terhadap setiap layanan (beri tempat dalam web agar orang bisa memberikan komentar terhadap mereka) - Memberikan tempat komentar untuk tiap tiap divisi - Membuat polling kinerja setiap pelayaanan. - Menampilkan pencapain hasil maupun prestasi.
110
Kebutuhan SI
Usulan SI
Sistem informasi keluhan mahasiswa
sistem manajemen keluhan berbasis web
Sistem Informasi Control
aplikasi inventory control management
Knowledge Management System
Standard Operation Procedure
Sistem Informasi Kepegawaian
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang dirancang berbasis WEB (Web Based).
Existing SI
Proses manaajemen keluhan saat ini masih menggunakan cara manual dengan menuliskan keluhan mahasiswa pada form keluhan
proses inventaris promosi menggunakan cara manual dengan mencatat semua ke dalam sebuah buku. Mengikuti Standard Operation Procedure dari UT Pusat
Untuk sistem informasi kepegawaian di UPBJJ-UT Denpasar masih manual dengan menggunakan sistem pengarsipan dokumen
Inisiatif - Menampilkan keuntungan menjadi mahasiswa UT. - Menampilkan forum diskusi untuk mahasiswa, alumni maupun calon mahasiwa. Sistem manajemen keluhan berbasis web dengan 4 kategori batasan fungsi masing-masing, yaitu: - Admin; akses tertinggi untuk mengelola data master serta menentukan teknisi/staf yang akan menanganinya. - Teknisi/staf; akses untuk mengelola dan menyelesaikan permasalahan dari keluhan yang masuk. - Mahasiswa; hanya dapat menginput keluhan, melihat daftar keluhan dan penyelesaian keluhan miliknya. - Pimpinan; akses untuk memantau semua proses pengelolaan keluhan baik jumlah keluhan dan penyelesaiannya. Membuat aplikasi inventory control management untuk mempermudah dalam membuat manajemen dari persediaan inventaris properti promosi yang terdapat di UPBJJ-UT Denpasar, agar memperlancar proses produksi properti dan pengelolaan properti yang datang Mengevalusi Standard Operation Procedure yang ada saat ini di UPBJJ-UT Denpasar yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi dilapangan dan permasalahan yang muncul dari pelaksanaan promosi yang telah dilakukan. Membuat Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang dirancang berbasis web (Web Based). Fitur-fitur yang dimasukan kedalam SIMPEG tersebut antara lain: data master status pegawai, data master unit kerja, data master satuan kerja, data master ppk, data master golongan, data master eselon, data master pelatihan, data master jabatan, data master status jabatan, data master pengahargaan, data master hukuman, data master lokasi pelatihan, data master lokasi kerja, laporan pegawai unit kerja dan satuan, laporan pegawai, penempatan kerja, laporan pegawai mengikuti pelatihan, laporan pegawai status pegawai dan golongan, laporan pegawai strutural dan fungsional, laporan daftar urut kepangkatan, manajemen user, pengaturan akun, login / logout, laporan berbentuk excel.
Skor
Ket
0%
Merancang
0%
Merancang
75%
Evaluasi dan pengembangan
0%
Merancang
111
Tabel 4.13 Kebutuhan Sistem Informasi Promosi UPBJJ-UT Denpasar dari Persepktif BSC Perspektif
Financial
Customer
Proses Bisnis Internal
Tujuan
Ukuran
Target
Jumlah Mahasiswa baru Non Pendas
Peningkatan 500 Mahasiwa setiap semester
Kegiatan yang dilaksanakan
Virtual integration
Meningkatkan pelayanan terhadap mahasiswa
Jumlah keluhan
Mengurangi jumlah keluhan setiap semester
Meningkatkan kepercayaan calon mahasiswa
Jumlah mahasiswa baru
Meningkatkan loyalitas stakeholder
Jumlah stakeholder
Peningkatan efisiensi
Jumlah biaya yang dikeluarkan
Peningkatan Jumlah Mahasiswa Baru untuk potensi pendapatan jangka panjang Meningkatkan Inovasi dan terobosan
Peningkatan Produktivitas dan kreativitas Peningkatan koordinasi dan komunikasi
Pembelajaran & Pertumbuhan
Peningkatan kualitas SDM Peningkatan Produktivitas dan kreativitas Pegawai
Inovasi dan terobosan strategi promosi Waktu koordinasi Kemampuan penggunaan TIK Inovasi dan terobosan promosi
Meningkatkan jumlah mahasiswa baru Mempertahankan dan meningkatkan jumlah stakeholder Mengurangi biaya yang dikeluarkan untuk promosi yang kurang efektif Meningkatkan inovasi untuk efektifitas promosi Mempersingkat waktu yang diperlukan untuk berkoordinasi dengan stakeholder Mampu memanfaatkan TIK untuk media informasi Kreativitas dalam melakukan inovasi
inisiatif Melaksanakan strategi promosi yang tepat sasaran, Aktif memanfaatkan media sosial untuk penyampaian informasi Menjajaki sistem informasi online dengan stakeholder Mempercepat tanggapan keluhan “quick respon” dan mengurangi keluhan yang sama Memanfaatkan media sosial sebagai media informasi
Kebutuhan SI
Sistem informasi promosi
sistem informasi terintegrasi. Sistem informasi keluhan mahasiswa Sistem informasi promosi, sistem informasi terintegrasi.
Meningkatkan pelayanan terhadap stakeholder
sistem informasi terintegrasi.
Analisis biaya, virtual integration dengan dengan stakeholder
Sistem informasi terintegrasi, Sistem informasi control.
virtual integration dengan dengan stakeholder
Sistem informasi terintegrasi
Membuat standart operation prosedure, laporan rutin
Knowledge Management System
Pendidikan dan pelatihan
Sistem informasi kepegawaian, Knowledge Management System
virtual integration dengan dengan stakeholder
Sistem informasi terintegrasi
112
4.6.4. Kebutuhan Sistem Informasi Promosi UPBJJ-UT Denpasar Hasil Integrasi BOS-BSC Arah dan tujuan merupakan aspek penting dalam kontek lembaga pendidikan, perencanaan strategi yang tersusun dengan baik dan terarah, akan berpengaruh positif terhadap proses ataupun kelangsungan suatu organisasi dalam menyelaraskan gerak langkah dengan visi dan misi untuk dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan berdasarkan hasil integrasi BOS-BSC dalam pencapaian potensi terhadap kebutuhan sistem informasi promosi pada UPBJJ-UT Denpasar. Dari sisi finansial penentuan harga yang terjangkau dan kompetitif adalah akan meningkatkan potensi yang dimiliki dalam jangka panjang. Inovasi dan terobosan yang tepat sasaran serta adanya virtual integration maka calon mahasiswa mendapatkan kemudahan untuk memperoleh informasi. Dengan demikian kebutuhan sistem informasi yang diperlukan adalah sistem informasi manajemen promosi, sistem informasi control dan sistem informasi terintegrasi. Dari sisi customer, penentuan segmentasi yang tepat pada strategi promosi akan mempermudah langkah-langkah dalam membuat terobosan promosi. Target pasar yang ditentukan lebih dipersempit dalam artian mengurangi target pasar yang menyasar kalangan secara luas. Research dan development dalam setiap strategi promosi dan adanya virtual intergration diantara sekolah-sekolah akan memudahkan calon mahasiswa menentukan pilihan mereka secara efektif dikarenakan terjalinnya hubungan yang baik antara UPBJJ-UT Denpasar dan sekolah-sekolah sehingga potensi-potensi target pasar dan pelayanan dapat terjaga dengan baik. Oleh karena itu kebutuhan sistem informasi yang diperlukan adalah
113
sistem informasi manajemen promosi, sistem informasi terintegrasi dan sistem keluhan mahasiswa. Dari sisi proses bisnis internal, Dengan adanya sasaran segementasi yang jelas serta konsisten dari segi operasional dan proses kreatif maka strategi promosi akan lebih fokus. Research and development dalam setiap strategi promosi yang dilakukan akan mampu meningkatkan kualitas dari strategi promosi itu sendiri. Virtual intergration antara UPBJJ-UT Denpasar dengan stakeholder dan sekolahsekolah secara tidak langsung dapat dijadikan marketing yang potensial serta diharapkan interaksi tersebut dapat menjadi quality control dalam setiap pelaksanaan promosi yang telah dilakukan, sehingga diperoleh masukan-masukan untuk perbaikan serta peningkatan kemampuan dan kualitas SDM terhadap inovasi dan terobosan yang dillakukan pada pelaksaan promosi berikutnya. Oleh karena itu kebutuhan sistem informasi yang diperlukan adalah sistem informasi manajemen promosi, sistem informasi terintegrasi, sistem informasi control, sistem informasi keluhan mahasiwa dan knowledge management system. Dari sisi pembelajaran dan pertumbuhan, untuk memiliki kemampuan inovasi dan kreatitivitas serta produktivitas yang tinggi untuk menghasilkan sesuatu sesuai segmentasi dan target output yang diharapkan maka pelatihan dan pendidikan bagi pegawai sangat dibutuhkan, apalagi dengan adanya kemajuan teknologi digital setiap pegawai dituntut untuk menguasainya sesuai bidangnya. Selain itu soliditas antar pegawai akan tumbuh ketika target kerja pegawai fokus pada kualitas dan kreativitas mereka. Inovasi, research dan development akan mempermudah terjadinya proses transfer pengetahuan dan keahlian serta aspirasi dan ide dalam setiap strategi promosi dari anggota tim senior kepada yang lebih
114
junior pada setiap aktivitas. Oleh karena itu kebutuhan sistem informasi yang diperlukan adalah knowledge management system dan sistem informasi kepegawaian. Untuk pencapaian hal tersebut maka terdapat beberapa hal yang potensial dalam sistem informasi promosi yang dilakukan, antara lain:
Supply Chain Management Supply chain management (SCM) adalah manajemen dari sebuah jaringan bisnis yang saling terhubung untuk menjadikan suatu produk yang lengkap dan melengkapinya dengan layanan-layanan yang dibutuhkan oleh end customer (Harland, 1996). Supply chain management juga dapat didefinisikan konsep atau mekanisme untuk meningkatkan produktivitas total organisasi dalam rantai suplai melalui optimalisasi waktu, lokasi dan aliran kuantitas sebagai sekumpulan aktifitas yang terlibat dalam proses transformasi dan distribusi mulai dari bahan baku paling awal sampai produk jadi pada konsumen akhir (kurniwati,2008). Model SCM mengaplikasikan
suatu lembaga
pendidikan bagaimana suatu jaringan informasi kegiatan universitas dan stakeholder dapat bekerja bersama-sama untuk memenuhi tuntutan calon mahasiswa. Tujuan utama dari SCM adalah: penyampaian informasi secara tepat waktu demi memuaskan calon mahasiswa, mengurangi
biaya,
mengurangi
waktu,
memusatkan
perencanaan dan implementasi. Area cakupan SCM adalah :
kegiatan
115
1. Pengembangan strategi: Melakukan riset, merancang strategi baru, melibatkan stakeholder dalam perancangan strategi baru. 2. Perencanaan dan Pengendalian: Demand planning, peramalan permintaan calon mahasiswa, dan perencanaan kapasitas. 3. Eksekusi strategi, pengendalian kualitas control. 4. Perencanaan jaringan dan penjadwalan kegiatan, memelihara hubungan dengan stakeholder, memonitor service level di setiap target sasaran.
Customer Relationship Management Custumer Relationship Management (CRM) adalah proses dari beberapa tahapan yang terdiri dari Indentifikasi, akuisisi, retensi dan pengembangan customer yang memberikan kontribusi yang besar kepada perusahaan dengan cara memfokuskan strateginya yaitu dengan cara menjaga hubungan dengan customer secara efektif dan efisien sehingga hubungan tersebut menjadi hubungan seumur hidup (“lifetime”) yang menguntungkan (izzati,2013). Dalam lembaga pendidikan CRM juga dapat didefinisikan sebagai pendekatan yang diterapkan suatu
lembaga
strategi atau
pendidikan
untuk
mempelajari kebiasaan dan keperluan calon mahasiswa sehingga suatu lembaga pendidikan memiliki hubungan yang lebih dekat ke calon mahasiswa dan juga sebagai sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas promosi dan pascapromosi dalam sebuah lembaga
116
pendidikan. Terdapat beberapa tahapan atau langkah dalam CRM, berikut ini adalah tahapan tahapan dalam CRM: 1. Menentukan tujuan CRM suatu organisasi 2. Mengedukasi departemen yang terkait 3. Mencari informasi calon mahasiswa 4. Mendesain data model strategi 5. Mempelajari dan memilih solusi CRM 6. Menentukan autoritas dan jalur tanggung jawab 7. Menjalankan projek 8. Komunikasi langsung dengan calon mahasiswa 9. Melakukan survei terhadap kepuasan calon mahasiswa 10. Mengumpulkan kembali umpan balik dari calon mahasiswa 11. Menganalisa umpan balik dan mendokumentasikannya 12. Mengimplementasikan metode baru Tahapan tahapan tersebut bisa dikatakan sebagai sekumpulan tugas yang saling berkaitan. Tugas tugas tersebut tentu saja memerlukan aktor untuk menjalankannya dan dalam kaitan tersebut bagian humas dan promosi menjadi aktor khususnya bagi bagian yang berhubungan langsung dengan calon mahasiswa. Tujuan adanya CRM memang untuk memudahkan calon mahasiswa mendapatkan kebutuhannya dan mendekatkan lembaga pendidikan dengan calon mahasiswanya.
Enterprise Resource Planning Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi terintegrasi yang dapat mengakomodasikan kebutuhan-kebutuhan
117
sistem informasi secara spesifik untuk departemen-departemen yang berbeda pada suatu perusahaan (wibisono,2005). ERP adalah sistem terpadu berbasis komputer yang digunakan untuk mengelola sumber daya internal dan eksternal berwujud termasuk aset, sumber daya keuangan, bahan, dan sumber daya manusia. Ini merupakan arsitektur perangkat lunak yang bertujuan untuk memfasilitasi aliran informasi antara semua fungsi bisnis dalam batas-batas organisasi dan mengelola hubungan dengan para stakeholder di luar. Dibangun di atas sentralisasi database dan biasanya menggunakan platform komputasi yang umum, sistem ERP mengkonsolidasi semua operasi bisnis menjadi perusahaan seragam dan lingkungan sistem yang luas. Secara sederhana, ERP mengintegrasikan manajemen data dan informasi dari keseluruhan fungsional perusahaan yang meliputi keuangan, accounting, produksi, penjualan, pembelian, human resources dan fungsi-fungsi lainnya. Fungsi-fungsi tersebut terpisah oleh modul-modul perangkat lunak, namun saling terhubung dengan satu pusat data yang terintegrasi. Dengan banyaknya fungsional yang terlibat di dalamnya, ERP menjadi sistem yang bersifat enter once, use many ways. Artinya, pengguna hanya menggunakan satu akses ke dalam sistem dan akan mendapatkan tampilan serta hak akses sesuai dengan peran dan tanggung jawab (role &
responsibilities)
yang
diberikan
oleh
lembaga
pendidikan.
Pemanfaatan ERP secara tepat akan memberikan keuntungan dan nilai lebih bagi lembaga pendidikan, antara lain:
118
1. Sistem yang terintegrasi akan memberikan tingkat kevalidan data yang lebih tinggi serta menghilangkan duplikasi atau redudansi data. 2. Informasi yang diperlukan lembaga pendidikan dapat diperoleh dengan lebih cepat, bahkan secara real time. 3. Hanya ada satu portal akses sistem bagi seluruh pengguna dan menyajikan user
interface
yang
cenderung
sama
sehingga
pengguna lebih mudah menggunakannya. 4. Pemanfaatan sistem yang terintegrasi akan menjadikan proses promosi lebih cepat dan bersifat paperless karena dihilangkannya beberapa proses manual yang tidak diperlukan lagi. 5. Kontrol terhadap keamanan, ketersediaan dan kehandalan sistem menjadi lebih mudah karena semua sistem yang digunakan masingmasing fungsional telah terintegrasi. Seiring berkembangnya dunia teknologi informasi, sistem ERP juga semakin maju. Bahkan saat ini, sistem ERP dapat diakses melalui berbagai perangkat mobile internet, sehingga dapat dijangkau oleh pengguna kapanpun dan dimanapun mereka berada.
Knowledge Management System Knowledge Management System (KMS) atau sistem manajemen pengetahuan adalah suatu sistem TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi)
dalam
pengertian sebuah
sistem
aplikasi
yang
mengkombinasikan dan mengintegrasikan fungsi untuk sebuah perlakukan kontekstual terhadap masing-masing pengetahuan eksplisit
119
dan tasit, selama sebuah organisasi atau bagian organisasi tersebut menjadi target dari tindakan manajemen pengetahuan (Haryono,2013). Tujuan utama dari KMS adalah untuk mendukung dinamika pembelajaran dan keefektifan organisasi tersebut. KMS dapat ditinjau dari berbagai sudut pandang berbeda, antara lain: 1. Berfokus terhadap dukungan TIK untuk instrumen organisasi tertentu yang diterapkan sebagai bagian dari tindakan manajemen pengetahuan. 2. Berfokus pada analogi yang diusulkan melalui pembelajaran informasi yang bersifat organisasional. 3. Meninjau ulang seperangkat fungsi yang menjadi bagian dari KMS sebagaimana yang telah ditawarkan di pasaran. 4. Adanya ekstensi atau integrasi terhadap perangkat lunak yang ada, seperti solusi intranet, sistem pengelolaan dokumen, sistem pengelolaan alur workflow, perangkat kelompok, dan sistem komunikasi. Perbedaan utama antara KMS dan sistem TIK tradisional antara lain, sistem pengelolaan dokumen, solusi intranet atau perangkap kelompok dapat dikarakteristikan sebagai berikut : a. Tindakan, penekanan terhadap tujuan utama dari KMS untuk meningkatkan
keefektifan
organisasional
dengan
adanya
manajemen sistematis terhadap sebuah pengetahuan. Dengan demikian, KMS merupakan bagian teknologis dari tindakan KM yang juga meliputi orientasi manusia dan instrumen organisasi
120
yang berfokus pada peningkatan produktivitas pekerjaan berbasis pengetahuan. b. Konteks, KMS diterapkan untuk mengelola pengetahuan yang dijelaskan sebagai informasi personal terkait dengan fakta, prosedur, konsep, interpretasi, ide, observasi, dan penilaian. Dari sudut pandang KMS, pengetahuan atau knowledge adalah informasi yang bermakna untuk dikelola, diakumulasi, dan ditanam dalam
konteks
penciptaan
dan
penerapan.
KMS
mengkombinasikan dan mengintegrasikan pelayanan, misalnya untuk publikasi, organisasi, visualisasi, ditribusi, pencarian, dan pemulihan pengetahuan eksplisit sebaik identifikasi kemampuan dan keahlian, komunikasi dan kolaborasi dalam rangka mendukung penanganan dari pengetahuan implisit. c. Proses, KMS dikembangkan untuk mendukung dan menambah proses pengetahuan intensif, tugas atau proyek dalam beberapa hal, misalnya menciptakan, membangun, identifikasi, menangkap, akuisisi, seleksi, dll. dan yang terakhir namun bukan paling sedikit adalah penerapan pengetahuan, yang disebut juga siklus hidup pengetahuan, dimana pada akhirnya berfungsi untuk mendukung pekerjaan berbasis pengetahuan. Dalam sudut pandang ini, KMS menyediakan jalur mulus untuk alur pengetahuan eksplisit melalui proses perbaikan, atau melalui sebuah forum berpikir yang mengandung interpretasi dan ide.
121
d. Partisipan, user memainkan peran aktif sebagai partisipan yang terlibat dalam jaringan pengetahuan dan komunitas yang dibangun oleh KMS. Manajemen sistematis dalam konteks dibutuhkan untuk menyediakan penghubung semantik antara pengetahuan yang dikodifikasi dan manusia atau kolektif, seperti tim, kelompok kerja atau komunitas yang berperan sebagai pemegang pengetahuan, antara penanganan terhadap pengetahuan eksplisit dan implisit, serta pengetahuan yang terdokumentasi dan umpan balik, dan komentar tentang elemen penerapan pengetahuan dengan masingmasing partisipan lain. e. Instrumen, Secara khusus, KMS mendukung beberapa instrumen, diantaranya: 1.
Menangkap, menciptakan, dan membagi best practices.
2.
Implementasi sistem manajemen pengalaman.
3.
Menciptakan direktori pengetahuan korporasi, taksonomi atau ontologi.
4.
Menciptakan
dan
membina
komunitas
atau
jaringan
pengetahuan. 5.
Memfasilitasi penyelesaian masalah.
f. Pelayanan, KMS digambarkan sebagai platform TIK dalam sejumlah
pelayanan
terintegrasi.
Proses-proses
yang
harus
didukung telah memberikan indikasi awal terhadap jenis pelayanan yang dibutuhkan. Contoh untuk pelayanan mendasar antara lain untuk kolaborasi, pengelolaan alur kerja, manajemen dokumen dan
122
konten, dan visualisasi. Sedangkan untuk pelayanan lanjutan antara lain mencocokan profil dan analisis jaringan dalam rangka menghubungkan partisipan dengan minat yang sama, pencarian yang sama atau perilaku komunikasi, atau kapabilitas pembelajaran yang sama, dan analisis teks. g. Platform, Dalam fokus terhadap tindakan, proses, dan partisipan dapat dilihat sebagai pendekatan yang bersifat user-centric kepada desain KMS, dan pendekatan IT-centric bergantung pada instrumen serta pelayanan dan menyediakan sistem dasar untuk menangkap dan mendistribusikan pengetahuan. Platform ini
kemudian
digunakan didalam organisasi.
Website Portal Dengan adanya website portal dapat memberikan beberapa manfaat, yaitu meningkatkan citra profesionalisme lembaga pendidikan untuk meningkatkan visibilitas, kredibilitas dan kepercayaan bagi calon mahasiswa dan menurunkan biaya membuat brosur promosi dan biaya sebar brosur serta biaya pengiriman dokumen atau surat. Selain itu saat ini trend promosi di sosial media berkembang sangat pesat, hal tersebut dikarenakan remaja saat ini sangat senang menggunakan sosial media seperti facebook dan twitter. Dalam promosi melalui sosial media sebaiknya tidak secara langsung menawarkan program studi atau ajakan kuliah di UT, namun lebih mengutamakan hubungan dan mendapatkan komunitas yang tepat.
123
Tabel 4.14 Kebutuhan Sistem Informasi Promosi UPBJJ-UT Denpasar Hasil Integrasi BOS-BSC
BOS Per BSC
Segme ntasi
Proses Bisnis Internal Pembelajar an & Pertumbuh an
Targe t
Reserch & Develop ment
Interaksi
√
Financial
Customer
Harg a
√
√
Virtual integrat ion
√
√
√
√
√
√
√
√
√
Inova si & terob osan
√
√
Kebutuhan SI
Sistem informasi promosi, sistem informasi terintegrasi, sistem informasi control.
√
√
√
Coope ration
Potensial SI
Supply Chain Management (SCM), Website Portal, Enterprise Resource Planning (ERP).
√
Sistem informasi promosi, sistem informasi terintegrasi, sistem informasi keluhan mahasiswa.
√
Sistem informasi promosi, sistem informasi terintegrasi, Sistem informasi control, sistem informasi keluhan mahasiswa, Knowledge Management System,
Supply Chain Management (SCM), Website Portal, Customer Relationship Management (CRM). Supply Chain Management (SCM), Website Portal, Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM).
Knowledge Management System, sistem informasi kepegawaian, sistem informasi terintegrasi.
Knowledge Management System, Supply Chain Management (SCM).
124
4.7. Rencana Program, Sasaran, Indikator, Kebijakan, Program Kegiatan Sebagai perwujudan dari kebijakan dan strategi dalam rangka mencapai setiap tujuan strategis, maka langkah operasional yang dilakukan adalah menuangkan
kedalam
program
dan
kegiatan
indikatif.
Disamping
itu
direncanakan pula kebutuhan pendanaan dari program dan kegiatan secara indikatif dan bertahap selama 5 tahun. Hubungan antara program dan kegiatan secara terinci berdasarkan kelompok sasaran adalah sebagai berikut :
A. Kelompok sasaran Enterprise Resource Planning Implementasi pelaksanaan Enterprise Resource Planning yang bertujuan untuk mengintegrasikan semua fungsi dan bagian ke sistem komputer yang dapat melayani kebutuhan yang berbeda, dilaksanakan sebagai berikut : a. Membuat aplikasi yang dapat mengintegrasikan sistem e-learning dengan sistem administrasi sehingga adanya interaksi secara langsung antar bagian seperti humas dan promosi, registrasi dan ujian, serta bahan ajar dan bantuan belajar sehingga adanya keterkaitan dan kontrol pada setiap bagian. b. Pengecekan aset dan inventaris promosi secara berkala. c. Membuat laporan bulanan sebagai progres kegiatan yang dilaksanakan. d. Pengembangan dan pemeliharaan jaringan TIK
B. Kelompok sasaran Supply Chain Management Implementasi pelaksanaan Supply Chain Management yang bertujuan agar strategi promosi yang dilakukan berada pada tempat dan waktu yang tepat, dapat dilaksanakan sebagai berikut : a. Merancang dan mengembangkan sistem yang bertujuan untuk saling sharing informasi antar stakeholder mengenai minat calon mahasiswa dalam memilih universitas dan inovasi dalam pelaksanaan promosi sehingga
mampu
mengoptimalkan
peran
stakeholder
untuk
125
menjembatani
antara
UPBJJ-UT
Denpasar
dengan
calon
mahasiswanya. b. Monitoring dan evaluasi program promosi. c. Mendata jumlah sekolah umum dan kejuruan yang memiliki jurusan sesuai dengan program studi yang ditawarkan UT. d. Pelaksanaan sosialisasi dan promosi pada sekolah secara berkala.
C. Kelompok sasaran Customer Relationship Management Implementasi pelaksanaan Customer Relationship Management yang bertujuan untuk memudahkan calon mahasiswa, mahasiswa, alumni dan stakeholder mendapatkan kebutuhannya dan mendekatkan diri dengan lembaga pendidikan, dilaksanakan sebagai berikut : a. Merancang dan mengembangkan website portal UPBJJ-UT Denpasar yang interaktif dan didukung dengan teknologi animasi yang bertujuan untuk mengedukasi para pengunjungnya dalam model yang menarik serta tidak hanya menampilkan informasi tentang UT semata, namun terdapat informasi lain seperti: ecommerce, breaking news, forum dialog, dll. b. Mengembangkan aplikasi mobile advantage dan SMS Gateway. c. Merancang dan mengembangkan aplikasi keluhan mahasiswa yang menampilkan beberapa hal, antara lain:
Memuat data informasi yang masuk berupa pertanyaan, pengaduan dan saran dari calon mahasiswa, mahasiswa, alumni, dan stakeholder tentang pelayanan di UPBJJ-UT Denpasar
Terdapat data historikal calon mahasiswa, mahasiswa, alumni, dan stakeholder tentang apa saja yang pernah dikeluhkan dan proses penyelesaiannya.
Dapat menampilkan/mengirimkan warning atau reminder secara otomatis berupa ucapan ulang tahun, hari raya, tahun
126
baru maupun event-event tertentu, misalnya: jadwal ujian, jadwal sosprom, batas akhir pembayaran, dll. d. Menjalin dan menjaga kerjasama dengan alumni UT dan perusahaan yang menggunakan jasa para alumni UT. e. Sosialisasi kebijakan kepada stakeholder
D. Kelompok sasaran Knowledge Management System Implementasi pelaksanaan Knowledge Management System yang bertujuan untuk mendukung dinamika pembelajaran dan keefektifan lembaga pendidikan, dilaksanakan sebagai berikut: a. Penyelenggaraan pelatihan-pelatihan tentang TIK terhadap pegawai dan stakeholder. b. Peningkatan professional pegawai dan stakeholder di bidang komunikasi, informasi dan promosi. c. Memberikan reward and punishment terhadap capaian kegiatan. d. Membuat standar kerja baku sebagai proses kerja yang tersusun. e. Digitalisasi pengelolaan dokumen promosi. f. Menjaga infrastruktur teknologi yang terdiri dari komputer, jaringan, dan database.
Tabel 4.15 Matrik Uraian, Indikator, Kebijakan dan Program Kerja No Uraian
1
Membuat suatu sistem yang mampu mengintegrasikan semua fungsi dan bagian ke sistem komputer yang dapat melayani kebutuhan berbeda.
Indikator
Sinkronisasi data untuk setiap pelaksanaan tupoksi masingmasing bagian.
Kebijakan
Program Kegiatan
Pengembangan sistem yang terintegrasi dari implementasi strategi promosi dan pemberdayaan aset dan pengembangannya
a. Membuat aplikasi yang mengintegrasikan sistem elearning dengan sistem administrasi sehingga adanya interaksi secara langsung antar bagian seperti humas dan promosi, registrasi dan ujian, serta bahan ajar dan bantuan belajar sehingga adanya keterkaitan dan kontrol pada setiap bagian. b. Pengecekan aset dan inventaris promosi secara berkala.
127
No Uraian
Indikator
Kebijakan
2
Membuat strategi yang tepat dalam menjaring calon mahasiswa
Peningkatan jumlah mahasiswa baru
Mengoptimalkan peran stakeholder
3
Memudahkan calon mahasiswa, mahasiswa, alumni dan stakeholder mendapatkan kebutuhannya dan mendekatkan diri dengan lembaga pendidikan.
Efektifitas pelayanan dan kelancaran dalam berkoordinasi
Pengembangan aplikasi dalam strategi promosi
4
Mendukung dinamika pembelajaran dan
Koordinasi antara stakeholder
Pengembangan regulasi yang jelas dan mendetail
Program Kegiatan c. Membuat laporan bulanan sebagai progres kegiatan yang dilaksanakan. d. Pengembangan dan pemeliharaan jaringan TIK a. Merancang dan mengembangkan sistem sharing informasi antar stakeholder untuk optimalisasi peran penghubung bagi UPBJJ-UT Denpasar dan calon mahasiswa. b. Monitoring dan evaluasi program. c. Mendata jumlah sekolah umum dan kejuruan yang memiliki jurusan sesuai dengan program studi yang ditawarkan UT. d. Pelaksanaan sosialisasi dan promosi pada sekolah secara berkala. a. Merancang dan mengembangkan website portal UPBJJ-UT Denpasar yang interaktif yang tidak hanya menampilkan informasi tentang UT semata, namun terdapat informasi lain seperti: e-commerce, breaking news, forum dialog, dll. b. Mengembangkan aplikasi mobile advantage dan SMS Gateway. c. Merancang dan mengembangkan aplikasi yang menampilkan beberapa hal, antara lain: Memuat data informasi yang masuk berupa pertanyaan dan pengaduan serta saran, terdapat data historical, dapat menampilkan/mengirimkan warning atau reminder. d. Menjalin dan menjaga kerjasama dengan alumni dan perusahaan yang menggunakan jasa para alumni. b. Sosialisasi kebijakan kepada stakeholder a. Penyelenggaraan pelatihanpelatihan tentang TIK terdapat pegawai dan stakeholder.
128
No Uraian keefektifan lembaga pendidikan
Indikator dengan lembaga pendidikan serta peningkatan kualitas dan motivasi pegawai
Kebijakan serta pemberian penghargaan dan sangsi tegas atas capaian keberhasilan maupun segala bentuk pelanggaran
Program Kegiatan b. Peningkatan professional pegawai dan stakeholder di bidang komunikasi, informasi dan promosi. c. Memberikan reward and punishment terhadap capaian kegiatan. d. Membuat standar baku sebagai proses kerja yang tersusun e. Digitalisasi pengelolaan dokumen promosi. f. Menjaga infrastruktur teknologi yang terdiri dari komputer, jaringan, dan data base.
4.8. Indikator Kinerja Indikator kinerja digunakan untuk menilai dan melihat perkembangan kinerja yang dicapai serta sebagai sarana atau alat untuk melakukan pengukuran kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi yang dikaitkan dengan pencapaian tujuan dan target sehingga semua program dan kegiatan yaang direncanakan dapat di monitor dan dievaluasi pada setiap pelaksanaanya. Uraian indikator kinerja dari tujuan, sasaran dan program kegiatan UPBJJUT Denpasar yang telah dirumuskan berdasarkan analisis BOS-BSC dijabarkan berdasarkan Misi dari UPBJJ-UT Denpasar yaitu: 1. Memperluas kesempatan belajar bagi masyarakat pada jenjang pendidikan tinggi yang berkualitas. 2. Meningkatkan efektifitas pembelajaran melalui layanan bantuan belajar. 3. Memastikan kompetensi lulusan melalui evaluasi proses dan hasil belajar yang akurat.
129
4. Meningkatkan
kemitraan
dengan
masyarakat
guna
mewujudkan
masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge based society). 5. Menyebarluaskan dan berbagi informasi tentang PTJJ.
Tabel 4.16 Uraian dan Indikator Kinerja berdasarkan Misi UPBJJ-UT Denpasar Sasaran No
Tujuan Uraian
1
Memperluas kesempatan belajar bagi masyarakat pada jenjang pendidikan tinggi yang berkualitas
Membuat strategi yang tepat dalam menjaring calon mahasiswa Membuat suatu sistem yang mampu mengintegrasikan semua fungsi dan bagian ke sistem komputer yang dapat melayani kebutuhan berbeda. memudahkan calon mahasiswa, mahasiswa, alumni dan stakeholder mendapatkan kebutuhannya dan mendekatkan diri dengan lembaga pendidikan.
2
Meningkatkan efektifitas pembelajaran melalui layanan bantuan belajar
3
Memastikan kompetensi lulusan melalui evaluasi proses dan hasil belajar yang akurat
4
Meningkatkan kemitraan dengan masyarakat guna mewujudkan masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge based society)
mendukung dinamika pembelajaran dan keefektifan lembaga pendidikan
5
Menyebarluaskan dan berbagi informasi tentang PTJJ
Efektifitas sosialisasi dan promosi yang dilakukan kepada masyarakat
Indikator Peningkatan jumlah mahasiswa baru
Sinkronisasi data untuk setiap pelaksanaan tupoksi masing-masing bagian.
Efektifitas pelayanan dan kelancaran dalam berkoordinasi Koordinasi antara stakeholder dengan lembaga pendidikan serta peningkatan kualitas dan motivasi pegawai Dikenalnya UPBJJ-UT Denpasar oleh masyarakat.
130
Tabel 4.17 Matrik Indikator Kinerja Tahunan UPBJJ-UT Denpasar No
Program Kegiatan Membuat aplikasi yang mengintegrasikan sistem e-learning dengan sistem administrasi sehingga adanya interaksi secara langsung antar bagian seperti humas dan promosi, registrasi dan ujian, serta bahan ajar dan bantuan belajar sehingga adanya keterkaitan dan kontrol pada setiap bagian.
Indikator Input: Jumlah dana yang dibutuhkan
(Rp. Juta)
Output: Pembuatan aplikasi one input multi proces (jurusan, persyaratan, biaya, bahan ajar)
Keg/kali
Outcome: Terjadinya singkronisasi data untuk tupoksi pada setiap bagian. Input: Jumlah dana yang dibutuhkan
1 Pengecekan aset dan inventaris promosi secara berkala
Output: Pendataan kepemilikan harta aset bergerak dan tidak bergerak Outcome: Pemanfaatan aset untuk promosi Input: Jumlah dana yang dibutuhkan
Membuat laporan bulanan sebagai progres kegiatan yang dilaksanakan.
Satuan
Output: Evaluasi laporan bulanan untuk setiap kegiatan.
Tahun 2014
2015
2016
2017
2018
2019
4
4
4
4
4
12
12
12
12
12
%
(Rp. Juta)
Keg/kali
% (Rp. Juta)
Keg/kali
Ket
131
No
Program Kegiatan
Indikator Outcome: Sebagai kontrol setiap pelaksanaan kegiatan Input: Jumlah dana yang dibutuhkan
Pengembangan dan pemeliharaan jaringan TIK
Merancang dan mengembangkan sistem sharing informasi antar stakeholder untuk optimalisasi peran penghubung bagi lembaga pendidikan dan calon mahasiswa.
2
Monitoring dan evaluasi program
Output: Maintenance dan regenerasi perangkat jaringan TIK Outcome: Peningkatan kualitas pelayanan Input: Jumlah dana yang dibutuhkan Output: Sharing informasi forum Outcome: Efektifitas peran stakeholder Input: Jumlah dana yang dibutuhkan Output: Monitoring dan evaluasi program yang telah direncanakan Outcome: Terwujudnya program yang berkualitas
Satuan
Tahun 2014
2015
2016
2017
2018
2019
4
4
4
4
4
24
24
24
24
24
12
24
48
48
48
% (Rp. Juta)
Keg/kali
% (Rp. Juta)
Keg/kali
%
(Rp. Juta)
Keg/kali
%
Ket
132
No
Program Kegiatan
Indikator Input: Jumlah dana yang dibutuhkan
Mendata jumlah sekolah umum dan kejuruan yang memiliki jurusan sesuai dengan program studi yang ditawarkan UT.
Output: Jumlah sekolah yang menjadi tujuan pelaksanaan promosi Outcome: Target sasaran yang tepat Input: Jumlah dana yang dibutuhkan
Pelaksanaan sosialisasi dan promosi pada sekolah secara berkala
Output: Pelaksanaan kegiatan yang telah disusun Outcome: Peningkatan jumlah mahasiswa baru Input: Jumlah dana yang dibutuhkan
3
Merancang dan mengembangkan website portal UT yang interaktif yang tidak hanya menampilkan informasi tentang UT semata, namun terdapat informasi lain seperti: e-commerce, breaking news, forum dialog, dll.
Mengembangkan aplikasi mobile advantage dan SMS Gateway.
Output: Terlaksananya update informasi dan tampilan website UPBJJ-UT Denpasar, terintegrasi database UT Outcome: Tampilan website UT yang informatif, dinamis dan terpadu Input: Jumlah dana yang dibutuhkan
Satuan
Tahun 2014
2015
2016
2017
2018
2019
40
60
80
100
120
40
60
80
100
120
24
48
48
48
48
1
2
2
3
3
(Rp. Juta)
Keg/kali
% (Rp. Juta)
Keg/kali % (Rp. Juta)
Keg/kali
% (Rp. Juta)
Ket
133
No
Program Kegiatan
Indikator Output: Tersedianya aplikasi untuk layanan promosi
Merancang dan mengembangkan aplikasi yang menampilkan beberapa hal, antara lain: Memuat data informasi yang masuk berupa pertanyaan dan pengaduan serta saran, terdapat data historical, dapat menampilkan/ mengirimkan warning atau reminder.
Menjalin dan menjaga kerjasama dengan alumni dan perusahaan yang menggunakan jasa para alumni UT
Outcome: Brand image UT Input: Jumlah dana yang dibutuhkan Output: Terciptanya aplikasi pelayanan mahasiswa UT Outcome: Peningkatan kualitas pelayanan Input: Jumlah dana yang dibutuhkan Output: Terjalinnya kerjasama yang baik dengan alumni UT Outcome: Pengembangan jaringan dan pencitraan UPBJJ-UT Denpasar Input: Jumlah dana yang dibutuhkan
Sosialisasi kebijakan kepada stake holder
Output: Terlaksananya penyuluhan dan sosialisasi peraturan kepada stakeholder
Satuan
Tahun 2014
2015
2016
2017
2018
2019
1
2
2
3
3
1
2
2
4
4
2
4
4
4
4
Keg/kali
% (Rp. Juta)
Keg/kali
% (Rp. Juta)
Keg/kali
% (Rp. Juta)
Keg/kali
Ket
134
No
Program Kegiatan
Indikator Outcome: Sinergi lembaga pendidikan dengan stakeholder Input: Jumlah dana yang dibutuhkan
Penyelenggaraan pelatihan-pelatihan tentang TIK terdapat pegawai dan stakeholder.
Output: Pelaksanaan pelatihan TIK Outcome: Peningkatan kualitas kerja Input: Jumlah dana yang dibutuhkan
4
Peningkatan professional pegawai dan stakeholder di bidang komunikasi, informasi dan promosi.
Output: Pelaksanaan pelatihan marketing, customer service dan komunikasi Outcome: Peningkatan kualitas kerja Input: Jumlah dana yang dibutuhkan
Memberikan reward and punishment terhadap capaian kegiatan.
Membuat standar kerja baku sebagai
Output: Pemberian penghargaan maupun sangsi kepada pegawai dan stakeholder Outcome: Sebagai motivasi kerja Input:
Satuan
Tahun 2014
2015
2016
2017
2018
2019
2
2
3
3
3
2
2
3
3
3
Keg/kali
2
2
2
2
2
% ((Rp. Juta)
4
4
4
4
4
% (Rp. Juta)
Keg/kali
% (Rp. Juta)
Keg/kali
% (Rp. Juta)
Ket
135
No
Program Kegiatan proses kerja yang tersusun.
Indikator
Outcome: Terwujudnya rencana kerja yang jelas dan terorganisir Input: Jumlah dana yang dibutuhkan Output: Perubahan dokumen promosi dari hard copy menjadi soft copy Outcome: Tata kelola organisasi Input: Jumlah dana yang dibutuhkan Menjaga infrastruktur teknologi yang terdiri dari komputer, jaringan, dan data base.
Tahun 2014
2015
2016
2017
2018
2019
12
12
12
12
12
Jumlah dana yang dibutuhkan Output: Tersusunnya rencana kerja tahunan
Digitalisasi pengelolaan dokumen promosi.
Satuan
Output: Maintenance dan backup data Outcome: Meningkatkan kualitas pelayanan
Keg/kali
% (Rp. Juta)
Keg/kali
% (Rp. Juta)
Keg/kali %
Ket
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan Dengan problematik yang dihadapi dalam lembaga pendidikan ini peran perencanaan strategis sistem informasi promosi menjadi penting dan menentukan keberhasilan suatu lembaga pendidikan. Dengan perencanaan strategis sistem informasi promosi diharapkan memberikan arahan, dan konsentrasi pada usahanya agar mencapai target. Model perencanaan strategis sistem informasi promosi dengan pendekatan Blue Ocean Strategy dan Balanced Scorecard (BOS-BSC) menjawab kebutuhan akan model perencanaan strategis sistem informasi promosi untuk peningkatan jumlah mahasiswa Non Pendas UPBJJ-UT Denpasar. Dari hasil penelitian dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Dengan penerapan Enterprise Resource Planning, semua fungsi pada setiap bagian dapat terintegrasi pada suatu sistem sehingga dapat melayani kebutuhan yang berbeda. Untuk itu, dibutuhkan suatu aplikasi yang dapat mengintegrasikan sistem e-learning dengan sistem adminitrasi sehingga adanya interaksi secara langsung antar bagian seperti humas dan promosi, registrasi dan ujian, serta bahan ajar dan bantuan belajar sehingga adanya keterkaitan dan kontrol pada setiap bagian. 2. Dengan penerapan Supply Chain Management, strategi promosi yang dilakukan berada pada tempat dan waktu yang tepat, untuk pencapaian tersebut dapat dilaksanakan dengan merancang dan mengembangkan sistem yang bertujuan untuk saling sharing informasi antar stakeholder mengenai 136
137
3. minat calon mahasiswa dalam memilih universitas dan inovasi dalam pelaksanaan promosi sehingga mampu mengoptimalkan peran stakeholder untuk
menjembatani
antara
UPBJJ-UT
Denpasar
dengan
calon
mahasiswanya. 4. Untuk memudahkan calon mahasiswa, mahasiswa, alumni dan stakeholder mendapatkan kebutuhannya dan mendekatkan diri dengan UPBJJ-UT Denpasar, dapat dilakukan dengan penerapan Customer Relationship Management yaitu merancang dan mengembangkan website portal UPBJJUT Denpasar yang interaktif dan didukung dengan teknologi animasi yang bertujuan untuk mengedukasi para pengunjungnya dalam model yang menarik serta tidak hanya menampilkan informasi tentang UT semata, namun terdapat informasi lain seperti: e-commerce, breaking news, forum dialog, dll. Selain itu melaksanakan pengembangan aplikasi mobile advantage dan SMS Gateway serta merancang dan mengembangkan aplikasi keluhan mahasiswa yang memuat data informasi yang masuk berupa pertanyaan dan pengaduan serta saran, data historikal tentang apa saja yang pernah dikeluhkan dan proses penyelesaiannya, dapat menampilkan/mengirimkan warning atau reminder mengenai informasi yang bersifat akademik maupon non akademik. 5. Dalam hal dinamika pembelajaran dan keefektifan UPBJJ-UT Denpasar, penerapan Knowledge Management System sangat penting untuk dilakukan seperti penyelenggaraan pelatihan-pelatihan tentang TIK terhadap pegawai dan stakeholder, peningkatan professional pegawai dan stakeholder di bidang komunikasi, informasi dan promosi, memberikan reward and punishment terhadap capaian kegiatan serta membuat standar baku sebagai proses kerja
138
yang tersusun. Hal tersebut akan meningkatkan motivasi dan kualitas sumber daya manusia yang dimiliki UPBJJ-UT Denpasar untuk melaksanakan segala program yang dirancang agar dapat berjalan dengan baik sehingga mampu meningkatkan jumlah mahasiswa di UPBJJ-UT Denpasar.
5.2. Saran Berdasarkan penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan, beberapa hal yang dapat dijadikan saran dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Perencanaan strategis sistem informasi promosi bukan hal yang mutlak dan baku, namun dapat disesuaikan dengan perubahan peraturan maupun kebijakan dari pemerintah dan UT Pusat yang tentu saja akan berpengaruh terhadap perencanaan strategis sistem informasi promosi ini. 2. Perencanaan strategis sistem informasi promosi ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan metode yang berbeda dan menambahkan data yang tidak mencakup dalam tesis ini, seperti kurikulum, kualitas pengajar dan bahan ajar serta proses belajar mengajar. 3. Dengan perbandingan data yang lebih banyak dan cakupan data yang lebih luas diperlukan kajian yang lebih cermat dan mendalam dalam penyusunan perencanaan strategis sehingga penelitian selanjutkan dapat memberikan perbedaan ke arah yang lebih baik.
