BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang dan Permasalahan Pengelolaan arsip sangat penting peranannya bagi suatu instansi
pemerintahan maupun swasta karena arsip sebagai sumber informasi dan pusat ingatan yang dapat digunakan untuk bahan penelitian dan pengambilan keputusan. Selain itu, arsip juga berfungsi sebagai alat bantu untuk pengingat dalam keperluan administrasi, hukum dan kepentingan-kepentingan pembuktian yang otentik, serta untuk kepentingan perencanaan kegiatan instansi yang bersangkutan. Pengelolaan
arsip
yang
baik
akan
mempengaruhi
kelancaran
dalam
penyelenggaraan kearsipan mulai dari tahap penciptaan sampai tahap pelestarian. Setiap pekerjaan dan kegiatan dalam instansi memerlukan data dan informasi yang akurat, lengkap dan tepat. Salah satu bahan yang dapat memberikan informasi secara akurat, lengkap dan tepat adalah arsip, karena arsip tercipta sejalan dengan kegiatan suatu instansi tanpa adanya unsur rekayasa. Menurut UU No 43 tahun 2009, yang dimaksud dengan arsip adalah : rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1
1
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1 ayat 2.
2
Dalam kegiatan penyelenggaraan kearsipan akan terlaksana dengan baik apabila semua fasilitasnya terpenuhi, karena fasilitas yang dibutuhkan sangat mendukung kegiatan tersebut. Ada beberapa fasilitas yang penting peranannya baik itu sarana maupun prasarana, termasuk gedung penyimpanan arsip yaitu records center, karena tanpa adanya records center arsip-arsip aktif yang telah menjadi inaktif akan menumpuk di central file. Gedung penyimpanan arsip inaktif (pusat arsip/ records center) adalah gedung atau ruangan dengan spesifikasi tertentu untuk menyimpan, memelihara, merawat serta mengelola arsip inaktif. 2 Pembagian arsip menurut fungsinya ada dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis yang dalam bahasa inggris disebut record adalah informasi yang terekam baik dalam bentuk dan media atau karakteristik apapun, baik yang dibuat dan diterima oleh suatu organisasi yang dapat dimanfaatkan untuk operasional organisasi. 3 Arsip statis adalah arsip yang dimiliki oleh instansi atau perorangan yang telah diseleksi berdasarkan masa retensinya yang memiliki nilai guna untuk keperluan penelitian hukum, administrasi, keuangan dan kesejarahan. 4 Pembagian arsip dinamis berdasarkan frekuensi penggunaannya dibagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif (current records) dan arsip dinamis inaktif (inactive records). Arsip aktif adalah arsip yang berisi informasi yang sifatnya 2
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2000 Tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktf Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, pendahuluan. 3
Betty R, Ricks (et.al.), Information and Image Management 3d Edition , (Cincinnati : South – Western Publishing Co. , 1992), hlm. 3. 4
Jackie Bettington (e.d.), keeping archives 3rd Edition , (Canberra : Australian Society of Archivist, 2008), hlm. 633.
3
langsung relevan dengan aktifitas mutakhir sebuah organisasi, instansi, atau perusahaan. 5 Arsip inaktif adalah arsip yang jarang diakses namun harus tetap dipertahankan atas dasar alasan keperluan sewaktu – waktu atau hukum atau pengarsipan. 6 Melalui pemilahan atau penyortiran arsip dinamis dipisahkan, dipilih mana yang aktif dan inaktif. Arsip aktif masih pada unit pengolah (central file) sedangkan arsip inaktif ditransfer ke unit penyimpanan (records center) untuk dipilih lebih lanjut. 7 Dengan demikian definisi records center dalam Dictionary of Archival Terminology dituliskan bahwa : sebuah bangunan yang biasanya memiliki desain dan kronstruksi khusus untuk tempat penyimpanan yang murah, tempat pemeliharaan dan pusat komunikasi dari arsip inaktif yang berada dalam masa retensinya untuk melakukan tindakan penyusutan. 8 Pada saat ini banyak terjadi, terutama pada instansi pemerintah yang belum memberikan perhatian terhadap tata records center. Sehingga tidak jarang arsip tertumpuk di gudang karena records center tidak memenuhi standar yang berlaku. Dalam kondisi demikian ini tidak menutup kemungkinan arsip dan non arsip bercampur, sehingga arsip dapat mengalami kerusakan bagi fisik arsipnya. Arsip dinamis inaktif tidak boleh dimusnahkan begitu saja, meskipun kemungkinan arsip dinamis inaktif yang dimiliki dalam keadaan tidak teratur. 5
Sulistyo Basuki, Kamus Istilah Kearsipan, (Yogyakarta : Kanisius, 2005), hlm. 15. 6
Ibid. hlm. 80.
7
E. Martono, Record Manajemen dan Filing dalam Praktik Perkantoran Modern (Jakarta: Karya utama, 1994), hlm.6. 8
Peter Walne (e.d.), Dictionary of Archival Terminology, (Munchen : K.G. Saur, 1984), hlm. 138.
4
Records center sangat berperan dalam pengelolaan arsip inaktif, apabila pengelolaan records center belum maksimal dalam suatu instansi maka akan terjadi penumpukan arsip yang menimbulkan ketidakefisinan, baik dalam segi waktu, biaya maupun tenaga, sehingga akan memudahkan dalam
penemuan
kembali arsip yang dibutuhkan. Oleh karena itu, pengelolaan arsip aktif yang sudah menjadi arsip inaktif harus dikelola dengan baik di dalam records center. Lembaga kearsipan dibagi menjadi empat tingkat diantaranya Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai pusat jaringan nasional, lembaga kearsipan tingkat provinsi, lembaga kearsipan tingkat kabupaten/kota, dan lembaga
kearsipan
perguruan
tinggi
sebagai
simpul
jaringan. 9
Kantor
Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Pasuruan merupakan lembaga kearsipan tingkat kota yang menangani arsip inaktif beberapa instansi yang termasuk dalam SKPD (satuan kerja perangkat daerah) Kota Pasuruan setelah diserahkan ke unit kearsipan di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Pasuruan. Pengelolaan records center di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Pasuruan sangat memprihatinkan dan jauh dari standar yang berlaku, contohnya pada depo arsip yang kurang memadai, mengingat volume arsip inaktif yang diserahkan dari instansi lain dan yang dikelola sangat banyak, hal ini mengakibatkan pengelolaan arsip inaktif tidak berjalan dengan baik. Faktor lain yang menghambat pengelolaan arsip inaktif dan pengelolaan records center kurang maksimal disebabkan tidak adanya sumber daya manusia pengelola
9
Undang-undang Kearsipan Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal
5
kearsipan belum siap maupun belum cukup menguasai materi kearsipan, sehingga tidak dapat melaksanakan kinerja yang diharapkan. Di samping itu fasilitasfasilitas yang ada di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi
Kota
Pasuruan khususnya di record center kurang baik, karena tidak sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan oleh Keputusan Kepala ANRI Nomor 3 Tahun 2000 tentang standar minimal gedung dan ruang penyimpanan arsip inaktif. Arsip inaktif perlu ditangani secara maksimal di records center walaupun frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Selain itu terkait dengan ketersediaan informasi pada saat dibutuhkan penggunaannya oleh arsiparis yang ada di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Pasuruan dan demi terpenuhinya aspek keamanan baik fisik maupun isi informasinya. Mengingat seluruh SKPD Kota Pasuruan menyerahkan arsip inaktifnya ke Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Pasuruan sehingga arsip inaktif yang dikelola di records center sangat banyak, maka dari itu perlu adanya pengelolaan records center yang benar dan sesuai standar. Oleh karena itu penulis memilih tema pengelolaan records center di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Pasuruan, dengan harapan agar bisa membantu dan menerapakan langkah yang tepat dalam pengelolaan records center sesuai dengan materi perkuliahan. Dengan melihat kondisi pengelolaan records center Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi
Kota Pasuruan, maka perlu adanya inisiatif para
pimpinan unit kerja/pimpinan instansi pemerintah/SKPD dan staf pengelola kearsipan untuk melaksanakan pengelolaan records center yang lebih baik dan
6
sesuai dengan standar yang ada. Dari latar belakang yang dipaparkan maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut : 1. Bagaimana sistem pengelolaan records center di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Pasuruan? 2. Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan untuk mendukung pengelolaan records center? 3. Apakah pengelolaan records center sudah baik dan memenuhi standar yang berlaku, tentang standar minimal gedung, selain itu dalam penerapannya apakah sama dengan materi perkuliahan? 4. Bagaimana pengolahan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Pasuruan? B.
Tujuan dan Manfaat Praktik Kerja Lapangan Tujuan dari penulisan laporan tugas akhir ini, pertama untuk mengetahui
sistem
pengelolaan records center di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan
Dokumentasi Kota Pasuruan. Kedua, untuk mengetahui sarana dan prasarana apa saja yang mendukung pengelolaan records center. Ketiga, untuk mengetahui apakah standarisasi gedung records center sudah maksimal serta memenuhi standar yang diberlakukan ANRI tentang standar minimal gedung dan ruang simpan arsip inaktif. Adapun beberapa manfaat dalam melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yaitu, dapat mengetahui sistem pengelolaan records center di
7
sebuah instansi, dan dapat mengetahui sarana dan prasarana apa saja yang harus ada di records center. C.
Metode Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data, kegiatan yang perlu dilakukan untuk
mendapatkan informasi yang terbaru dan data yang faktual serta relevan dengan tema yang dipilih baik secara langsung maupun tidak langsung melalui metode wawancara, observasi, dan studi pustaka. 1. Wawancara (Interview) Metode wawancara dilakukan untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap dari pegawai yang bertugas di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Pasuruan. Wawancara baik secara formal maupun informal dilakukan dengan pihak yang benar-benar paham, menangani dan terjun langsung berkaitan dengan penanganan dan pengelolaan records center di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Pasuruan. 2. Pengamatan (Observasi) Mencari informasi dengan cara melakukan pengamatan langsung di tempat pengelolaan records center yang ada di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi
Kota Pasuruan apakah dalam praktiknya pengelolaan
records center tersebut sudah sesuai dengan pengelolaan records center yang selama ini dipelajari di bangku kuliah dan apakah pengelolaan records center yang diterapkan sudah sesuai dengan peraturan dan pedoman yang telah ditetapkan. Adapun tujuan dari metode observasi ini
8
adalah untuk memperoleh data-data yang valid dan konkret yang berkaitan dengan objek secara keseluruhan serta mengetahui sejauh mana penerapan ilmu kearsipan dengan kenyataan yang ada di lapangan. 3. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dalam rangka untuk memperoleh literatur data berdasarkan sumber yang jelas dan terpercaya sesuai dengan tema yang dipilih demi terciptanya suatu relevansi antara teori dan praktik sehingga dapat diaplikasikan secara nyata dan jelas. Literatur atau Buku-buku tersebut dapat diperoleh dari perpustakaan atau makalah yang diberi oleh dosen, dan bahkan kita dapat mengakses informasi yang berkaitan dengan pengelolaan records center di internet. Manfaat yang diperoleh dari penelusuran kepustakaan adalah menggali teori-teori dasar dan konsep yang diungkap oleh para ahli terdahulu serta memperoleh gambaran yang lebih luas mengenai topik yang dipilih. D.
Tinjauan Pustaka Untuk menunjang penelitian tentang pengelolaan records center di Kantor
Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Pasuruan, terutama untuk pemahaman dasar dan aplikasi pengelolaan records center, perlu ditinjau beberapa bahan pustaka yang dipilih dan relevan tema penulisan tugas akhir, serta beberapa literatur yang digunakan sebagai acuan teori dalam penelitian. Buku pertama yang digunakan penulis adalah Manajemen Kearsipan karangan Basir Barthos yang diterbitkan oleh PT. Bumi Aksara di Jakarta pada
9
tahun 2000. Buku tersebut berisi tentang pengertian dasar mengenai arsip dan kearsipan, ketentuan pokok kearsipan, pemeliharaan arsip, penanganan arsip inaktif, penyusutan arsip, penyusunan JRA arsip, dan tata kearsipan perguruan tinggi. Ada dua bab utama yaitu bab lima dan bab enam yang sangat berguna untuk pemahaman penulis mengenai konsep arsip inaktif. Pada bab tersebut menjelaskan mengenai penanganan arsip inaktif, tahap-tahap pelaksanaan beserta dasar hukumnya. Buku kedua adalah Information and Image Management 3d Edition ,yang disusun oleh Betty R. Ricks (et.al.). Dalam buku tersebut pada bagian 4 bab 10 membahas mengenai pengelolaan arsip inaktif. Pengelolaan arsip unaktif ini menitik beratkan pada pemanfaatan records center sebagai ruang simpan arsip inaktif. Selain hal tersebut, pada bab 10 juga dijelaskan tentang fasilitas dari records center dan lokasinya, mengingat arsip inaktif walaupun frekuensi penggunaannya menurun tetapi masih bisa digunakan bagi kepentingan organisasi. Dalam buku ini dituliskan bahwa sebaiknya koordinator dan petugas arsip sedari dini telah mempersiapkan dan mengelompokan arsip yang nantinya akan bernilai penting dan akan beralih dari aktif menjadi inaktif dari segi informasinya bagi organisasi. 10 Selain mengulas dari segi petugas arsipnya, bab 10 juga membahas mengenai lokasi penyimpanan yang dibagi menjadi tiga yaitu Onsite, Offsite dan Commercial Records Center.
10
Betty R, Ricks (et.al.), Information and Image Management 3d Edition , (Cincinnati : South – Western Publishing Co. , 1992), hlm. 268.
10
Buku ketiga adalah buku yang diterbitkan oleh Gower Publishing Company yang berjudul Records Management Handbook. Buku yang ditulis oleh Ira A. Penn dan rekan – rekannya menjabarkan mengenai pengelolaan records center pada bagian 4 tentang Penilaian, Penjadwalan dan Penyimpanan yang dibahas dalam bab 13 yaitu Penyimpanan Arsip. Untuk memelihara arsip ada dua kunci pokok yang harus diperhatikan bila ingin menyimpan arsip secara mandiri, yaitu keamanan dan biaya. Jadi untuk melakukan penyimpanan arsip sebaiknya mempertimbangkan keamanan dan biaya, mengingat dua hal tersebut sangat riskan bagi kehidupan organisasi bilamana organisasi sedang dalam masalah. E. Sistematika Penulisan Laporan yang berjudul “Pengelolaan Records Center
di Kantor
Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Pasuruan” terdiri dari 4 bab dan menjelaskan permasalahan yang berbeda-beda. Bab pertama menjelaskan latar belakang, ketertarikan penulis dalam pemilahan tema dan instansi yang berisi tentang
tujuan
dan
manfaat
pelaksanakan
PKL.
Menjelaskan
metode
pengumpulan data yang digunakan penulis untuk menyusun laporan ini yang meliputi, observasi, wawancara, dan studi pustaka. Selain itu menjelaskan tujuan dari penyusunan tugas akhir yang dipaparkan juga oleh penulis, serta berisi tentang
tinjauan
pustaka
yang
digunakan
penulis
untuk
membantu
terselesaikannya tugas akhir ini. Bab kedua menjelaskan tentang profil instansi, sejarah singkat Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Pasuruan. Dalam bab ini juga dijelaskan mengenai visi dan misi instansi serta tugas pokok, serta fungsi instansi.
11
Pengorganisasian arsip yang ada di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Pasuruan-pun juga dijabarkan diakhir bab dua ini. Bab ketiga menjelaskan tentang pengolahan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota Pasuruan dan gambaran pengelolaan records center mulai dari penataan ruangan, jenis-jenis cara pengelolaan records center, akses arsip, bagaimanakah records center yang ideal untuk pemeliharaan arsip, penataan yang dibutuhkan, serta sarana dan prasarana. Bab keempat berisi tentang kesimpulan dari tugas akhir yang berjudul pengelolaan records center di Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kota pasuruan, serta saran dan kritik untuk instansi tempat dilaksanakannya kegiatan PKL.
