BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Masalah Pada era globalisasi dewasa ini, dimana dunia semakin terasa sempit karena kemajuan teknologi, terutama di bidang informasi, komunikasi dan teknologi, terlihat tuntutan tugas bagi semua pihak yang semakin meningkat dan semakin berat. Proses pelaksanaan administrasi dapat dipercepat dan dipertepat serta praktis dengan memanfaatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi tersebut, di samping dengan menggunakan cara kerja yang sesuai dengan prinsip-prinsip administrasi, organisasi dan manajemen yang moderen. Administrasi, organisasi dan manajemen yang moderen itu hanya dapat terwujud apabila manusia sebagai pelaksanannya berpikiran moderen dan maju atau disebut juga manusia moderen. Manusia moderen adalah mereka yang sadar dan berusaha meningkatkan mutu hidupnya. Ilmu Office Management adalah ilmu yang sangat penting dipelajari dan dipahami. Ilmu Office Management ini sangat besar menfaatnya terutama bagi pimpinan dalam suatu kantor atau instansi. Seperti kita ketahui bahwa kantor merupakan tempat berkumpulnya para pegawai yang melakukan kegiatankegiatan dalam kantor. Oleh karena itu kantor akan menjadi penting bagi suatu organisasi, karena administrasi kantor dapat melancarkan jalannya kegiatan kantor.
Universitas Sumatera Utara
Organisasi dalam pencapaian tujuan ada kalanya jauh dari yang diharapkan, tetapi ada kalanya diakhiri dengan hasil yang optimal. Hal ini tergantung dari administrasi yang dijalankan oleh tiap-tiap perusahaan. Agar pelaksanan kegiatan kantor dapat berjalan dengan baik diperlukannya administrasi perkantoran. Disini adalah rangkaian aktivitas perkantoran yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, pengendalian serta penyelenggaraan pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor ini berkenaan dengan pembuatan surat, penyampaian keterangan, laporan-laporan dan pengarsipan. Bila administrasi kantor kurang mendapat perhatian akan mengakibatkan kerugian pada perusahaan tersebut. Salah satu kerugiannya adalah memperlambat proses pemberian informasi yang diperlukan. Dengan adanya pelaksanaan administrasi kantor yang benar maka akan menguntungkan perusahaan itu sendiri. Sebab membantu tercapainya aktivitas dari rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya. Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berkaitan dengan penanganan informasi yang diperlukan oleh pimpinan dalam proses pengambilan keputusan yang menyangkut kepentingan dan tujuan organisasi. Selain itu juga administrasi perkantoran merupakan pusat komunikasi yang sangat penting untuk seluruh unit yang ada didalam organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik didalam suatu organisasi maka penyimpangan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan dapat dikurangi, sedangkan pada pemberian informasi dapat diberikan dengan cepat dan tepat serta tujuan mempelancar aktivitas serta meningkatkan mutu pekerjaan dari setiap anggota
Universitas Sumatera Utara
yang ada didalam organisasi tersebut, semua ini tergantung dari kegiatan administrasi perkantoran yang dilakukan secara efisien dan efektif. Moekijat, (2001). Semua perusahaan mempunyai administrasi kantor, tetapi setiap perusahaan pasti mempunyai tata cara administrasi yang berbeda. Tentu saja setiap perusahaan mempunyai alasan yang berbeda dalam menyikapi perbedaan prosedur dan tata cara administrasi. Administrasi kantor merupakan suatu hal yang sangat vital bagi perusahaan karena untuk mengukur baik atau tidaknya suatu perusahaan salah satunya dapat dilihat melalui administrasi kantor. Administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dalam suatu perkantoran organisasi lainnya, karena tugas-tugas yang dilakukan didalamnya sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan kantor tersebut. Administrasi perkantoran yang ada pada suatu organisasi harus dapat berperan dengan baik dan lancar, sehingga diharapkan dapat menjamin efisiensi kegiatan organisasi,
membantu
kelancaran
perkembangan
organisasi
serta
dapat
menyediakan keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh kantor. Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi kantor merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu yang dilakukan di dalam organisasi atau perusahaan harus berhubungan dengan administrasi. Kegiatan yang biasanya dilakukan administrasi perkantoran adalah mengurus dan melaksanakan administrasi perkantoran, diantaranya menghimpun,
Universitas Sumatera Utara
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan data dan informasi yang dibutuhkan oleh kantor tersebut. Soenarto, (2001). Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu organisasi di mana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi kantor yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu. Sehubungan dengan hal tersebut diatas, penulis terdorong untuk melihat dan mengetahui tentang kinerja serta peranan administrasi kantor dalam mendukung keberhasilan pencapaian tujuan pada Paya Pinang Group, sehingga penulis tertarik memilih judul penelitian ini yaitu PERANAN ADMINISTRASI KANTOR PADA PAYA PINANG GROUP MEDAN.
Universitas Sumatera Utara
B. Perumusan Masalah Secara umum kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam suatu perusahaan meliputi beberapa bidang seperti kepegawaian, keuangan, hubungan masyarakat dan semuanya itu tidak terlepas dari kegiatan administrasi. Untuk mengetahui keberhasilan kegiatan-kegiatan tersebut diperlukan administrasi yang baik. Oleh karena itu pasti setiap perusahaan menempatkan kandidat terbaik dalam administrasi kantor mereka. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: “Bagaimana peranan administrasi kantor pada PT. Paya Pinang Group.”
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui bagaimana peranan administrasi kantor diperusahaan Adapun manfaat penelitian ini adalah: 1. Sebagai bahan masukan untuk membuat administrasi kantor bagi perusahaan 2. Untuk meningkatkan pengetahuan penulis tentang peranan administrasi kantor 3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang tertarik dalam objek yang sama.
Universitas Sumatera Utara
D. Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan a. Jadwal Kegiatan Peneliti melakukan jadwal survei dan observasi pada tanggal 1 s/d 3 April 2009 di PT. Paya Pinang Group. Berdasarkan kegiatan tersebut peneliti dapat mengumpulkan kegiatan-kegiatan yang terjadi diperusahaan tersebut khususnya peranan administrasi kantor. Adapun jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini : Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO
KEGIATAN
MINGGU KE 1
1
Persiapan
2
Pengumpulan data
3
pengetikan
2
3
b. Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini berisi tentang Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian, Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penulisan.
Universitas Sumatera Utara
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN Dalam bab ini berisi tentang Sejarah Ringkas Perusahaan, Struktu Organisasi, Job Description, Jaringan Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Perusahaan. BAB III : PEMBAHASAN Dalam bab ini berisi tentang hasil penelitian mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan tugas akhir penulis yang membahas Peranan Administrasi Kantor, Prosedur Administrasi Kantor, Pengertian Administrasi Kantor, Fungsi Administrasi Kantor, Tujuan Administrasi Kantor. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini diuraikan kesimpulan yang merupakan inti dari pembahasan penelitian dan Saran yang berguna bagi perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
