BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Sebuah organisasi tidak dapat berjalan dengan baik tanpa dukungan dari berbagai macam sumber daya yang ada dalam organisasi tersebut. Salah satu sumber daya yang mempunyai peranan penting dalam mendukung kegiatan operasional organisasi adalah sistem informasi dan teknologi informasi. Hampir semua organisasi berusaha menggunakan perangkat komputer, aplikasi dan sarana komunikasi untuk meningkatkan kinerja secara signifikan. Tapi jika SI/TI ini tidak selaras dengan strategi bisnis, maka tujuan organisasi tidak dapat tercapai. Oleh karena itu, dalam bukunya Strategic Planning for Information System, Ward dan Peppard (2005)
mengatakan, untuk mendukung strategi bisnis sebuah
perusahaan diperlukan suatu strategi Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (IT) . Penggunaan sistem informasi dan teknologi (SI/TI), tidak melihat dari besar kecilnya suatu organisasi. Dengan adanya peranan sistem informasi dan teknologi (SI/TI) dapat menjadikan segala kegiatan operasional dalam organisasi menjadi lebih mudah dan cepat. Ini tidak berlaku hanya untuk organisasi profit saja melainkan organisasi non profit juga membutuhkan strategi ini untuk mencapai tujuannya. Menurut Setiawati (2011) menyatakan bahwa organisasi nirlaba merupakan satu organisasi sosial yang didirikan oleh perorangan atau
1
2
sekelompok orang yang secara sukarela memberikan pelayanan kepada masyarakat umum tanpa bertujuan untuk memperoleh keuntungan dari kegiatannya. Organisasi nirlaba meliputi Gereja, sekolah negeri, derma publik, rumah sakit dan klinik publik, organisasi politis, bantuan masyarakat dalamhal perundang-undangan, organisasi jasa sukarelawan, serikat buruh, asosiasi profesional, institut riset, museum, dan beberapa para petugas pemerintah. Menurut O‟Brien (2005), peran strategis sistem informasi dalam organisasi adalah memperbaiki efisiensi operasi, meningkatkan inovasi organisasi, dan membangun sumber daya informasi yang strategis. Ketiga peran strategis ini dapat mendukung organisasi dalam meningkatkan keunggulan kompetitif dalam bersaing. Dalam sebuah organisasi non-profit, peran strategis yang dimaksud adalah meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan dan meningkatkan kinerja dalam melakukan aktivitas pelayanan. Pada tahun 1982, Kongregasi Putri Karmel didirikan oleh Romo Yohanes Indrakusuma di Ngadireso, Malang. Kongregasi ini adalah kongregasi lokal dengan pusat di Indonesia. Para anggota Kongregasi Putri Karmel terdiri dari para biarawati yang ingin membaktikan dirinya hanya hidup untuk Tuhan saja dengan cara hidup dalam keheningan dan kesunyian. Pelayanan para Suster Putri Karmel adalah memberikan retret, konseling, mendoakan orang, dan memberikan pembinaan rohani . Selain itu, Putri Karmel juga menyediakan rumah retret untuk disewakan ke komunitas-komunitas lain. Saat ini jumlah anggota Kongregasi Puteri Karmel mencapai 144 orang dan tersebar di Indonesia (Medan, CikanyereJawa Barat, Bandol-Kalimantan Barat, Ruteng-Flores, dan Ngadireso-Jawa Timur) dan luar negeri, yaitu diMalaysia (Sabah), Vietnam (Ho Chi Minh), China
3
(Fuzhou), Amerika Serikat (San Fransisko), dan Italia (Roma). Pusat organisasi ada di Ngadireso, Malang, Jawa Timur. Para suster yang tersebar di luar negeri merupakan bagian dari rumah cabang Kongregasi Putri Karmel dan tidak berafiliasi dengan kongregasi lainnya di dalam Gereja Katolik. Pada tahun 1985 Romo Yohanes juga mendirikan CSE (Carmelite Sancti Eliae), yaitu sebuah komunitas yang diperuntukkan untuk para biarawan yang juga ingin membaktikan dirinya hanya hidup untuk Tuhan saja dengan cara hidup dalam keheningan dan kesunyian. Hingga pada saat ini, jumlah para frater CSE sebanyak lebih dari 50 orang. Hubungan Kongregasi Putri Karmel dengan CSE sebagai kakak dan adik karena didirikan oleh Bapak Pendiri yang sama namun setiap komunitas tersebut bersifat otonom. Para Suster Putri Karmel dan Frater CSE melakukan pelayanan bersama namun akan bersifat terpisah apabila ditinjau dari struktur organisasi dan keuangan. Berdasarkan hal ini, pembahasan pada tesis ini hanya mencakup kongregasi Putri Karmel. Sebagai salah satu organisasi non-profit dalam Gereja Katolik, Kongregasi Putri Karmel tidak terlepas dari kebutuhan akan sistem informasi ini. Selama ini sistem informasi hampir tidak ada karena segala sesuatu dilakukan secara manual. Dengan berjalannya waktu, Kongregasi Putri Karmel semakin berkembang dan wilayah persebaran para suster semakin luas di berbagai tempat. Di sisi lain, keterbatasan jumlah suster yang melayani juga terjadi dari tahun ke tahun karena tingkat panggilan biarawan dan biarawati yang amat sedikit. Sebagai gambaran perbandingan jumlah para suster dibandingkan dengan jumlah umat yang dilayani dapat dilihat melalui kegiatan retret yang dilakukan di salah satu rumah cabang yang termasuk memiliki pertumbuhan jumlah umat yang
4
signifikan, yaitu di Rumah Cabang Cikanyere. Jumlah suster yang dapat melayani tidak melebihi 10 orang walaupun jumlah para suster yang ditempatkan di Cikanyere berjumlah lebih dari itu. Hal ini disebabkan karena adanya jumlah para suster yang masih dalam tahap pembinaan ataupun memilih sub-komunitas Padang Gurun. Para suster di sub-komunitas Padang Gurun ini hanya dapat bertemu dan melayani umat secara langsung pada hari Minggu. Secara rata-rata, jumlah peserta retret yang datang biasanya berjumlah 300-an hingga 500-an umat, tergantung dari jenis retret yang sedang diselenggarakan. Dalam setiap bulan, para Suster Putri Karmel mengadakan 2 kali retret. Oleh karena itu, jumlah suster yang terbatas dibandingkan pelayanan yang banyak membutuhkan suatu inovasi di bidang SI/TI agar manajemen pengaturan pelayanan para suster dapat memenuhi kebutuhan umat dan melalui pembangunan sumber daya informasi yang strategis, semakin banyak jumlah suster yang diberdayakan untuk melayani. Untuk menunjang pengelolaan sistem informasi di Kongregasi Putri Karmel, diperlukan adanya perencanaan strategis SI yang sejalan dengan visi, misi, serta karya pelayanan para Suster Putri Karmel. Dengan adanya perencanaan strategis SI yang baik, diharapkan hal ini dapat meningkatkan kolaborasi dalam pelayanan Suster Putri Karmel, meningkatkan standardisasi pelayanan antar rumah cabang, serta memberikan kemudahan kepada umat untuk mendapatkan pelayanan dari para Suster Putri Karmel.
5
1.2. Perumusan Masalah Rumusan masalah yang menjadi acuan pada penelitian perencanaan strategis sistem informasi pada Kongregasi Putri Karmel adalah sebagai berikut: 1.
Apa yang menjadi kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman dalam Kongregasi Putri Karmel dalam menentukan isu strategi organisasi?
2.
Bagaimana membuat perencanaan strategis SI/TI yang berorientasi pada visi misi kongregasi untuk meningkatkan kualitas pelayanan?
1.3. Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dan manfaat dari penulisan tesis ini adalah sebagai berikut:
1.3.1. Tujuan
Tujuan penulisan tesis ini adalah: 1. Menganalisa strategi pelayanan yang sedang diterapkan oleh organisasi supaya dapat diidentifikasikan kelebihan dan kekurangannya. 2. Menganalisa sistem dan teknologi informasi yang dibutuhkan organisasi agar dapat pencapaian visi dan misinya.
6
1.3.2. Manfaat Manfaat dari penulisan tesis ini adalah sebagai berikut: 1. Memberikan suatu perancangan strategis sistem informasi bagi Kongregasi Putri Karmel untuk meningkatkan kualitas pelayanan ke umat. 2. Memberi usulan IT blueprint yang bersifat strategis dan selaras dengan strategi organisasi guna mendukung organisasi untuk mencapai visi dan misi.
1.4. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam penulisan tesis ini adalah sebagai berikut: -
perencanaan SI/TI Strategic Planning pada tahun 2015 pada Kongregasi Putri Karmel sebagai organisasi non-profit; dimulai dari pengidentifikasian visi misi organisasi, analisis lingkungan internal dan eksternal, analisis fokus/isu strategis organisasi, analisis arahan SI/TI, analisis strategi SI bisnis/tata kelola/strategi TI, hingga penyusunan usulan proyek dalam IT blueprint yang difokuskan untuk meningkatkan kinerja dan optimalisasi proses operasional pada pelayanan yang dilakukan oleh Kongregasi Putri Karmel di Indonesia untuk periode 2016 - 2018.
