1
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah Kantor besar maupun kecil, swasta maupun instansi pemerintah mempunyai record dari kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Record itu disebut arsip. Arsip sebagai alat korespodensi surat-menyurat direkam ke dalam berbagai bentuk dan media, seperti kertas (cetakan), film, CD, Kartografi, peta, prasasti dan sebagainya. Arsip ini sangat dibutuhkan sebagai bahan referensi, pertanggungjawaban kantor dan juga sebagai bahan bukti di pengadilan. Arsip sangat penting bagi setiap kantor. “Undang-undang No. 7 tahun 1971 arsip adalah: 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalapm rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badanbadan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.”1 Arsip digolongkan atas tingkat nilai kegunaan sementara dan nilai kegunaan permanen tergantung dari besar kecilnya instansi atas arsip tersebut. Perbedaan nilai kegunaan ini pun menyebabkan cara penyimpanan arsip juga berbeda antara satu dengan yang lainnya. Arsip
1
hal.2.
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, Gramedia Pustaka, Jakarta, 2005,
2
yang frekuensi penggunaannya sudah sangat rendah yang digunakan kurang dari enam kali dalam satu tahun (standar International Council on Archives), harus disimpan di tempat yang nilai ekonominya lebih rendah, yaitu Unit Kearsipan (Records Centre) sebagai arsip dinamis inaktif.“Arsip dinamis inakif adalah arsip dinamis yang jarang digunakan namun harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau memenuhi persyraratan retensi sesuai undang-undang.“2
Titik berat dari kearsipan adalah pada segi penemuan kembali, Informasi yang tertulis disimpan untuk kemungkinan dipergunakan pada waktu yang akan datang. Menyimpan informasi tertulis dengan baik adalah penting sedangkan menemukan kembali segera adalah vital. Salah satu syarat arsip adalah arsip tersebut data ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali. “Penyusutan arsip dinamis merupakan kegiatan pengurangan arsip dinamis dengan prosedur: a. Memindahkan arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi penggunaan rendah ke penyimpanan arsip dinamis inaktif. b. Memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah atau penerima ke pusat arsip dinamis inaktif. c. Memusnahkan arsip dinamis bila sudah jatuh waktu. d. Menyerahkan arsip dinamis inaktif dari unit arsip dinamis inaktif ke depo arsip.”3
2
Sulistyo Basuki, Managemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka, Jakarta, 2003, hal.287. 3 Ibid. hal.309.
3
Kondisi ruangan yang tepat merupakan hal penting bagi penyimpanan arsip. Sewaktu merencanakan penyimpanan arsip yang perlu dipertimbangkan adalah konstruksi gedung, kontrol suhu dan kelembaban, cahaya dan alokasi ruang. Gedung harus mempunyai ventilasi, sistem penanganan alarm asap, dan api. Kontrol suhu yang baik 18o sampai 21o Celcius. Cahaya harus terhindar dari sinar ultraviolet. Ruangan harus sesuai dengan beban muatan arsip yang ada. Fungsi arsip berperan penting bagi suatu instansi pemerintah. Oleh karena itu, arsip harus dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh pekerjaan dan kegiatan kantor. Tiap pegawai dalam suatu instansi pemerintah ataupun swasta harus siap melayani dan memberikan informasi yang tepat dan akurat apabila dibutuhkan. Setiap pegawai arsip harus dapat mengelola arsip dengan sistem kearsipan yang baik dan harus mudah dimengerti oleh setiap pegawai. Sifat-sifat yang harus dimiliki oleh seorang pegawai dalam mengelola arsip dijelaskan oleh Basir Barthos sebagai berikut : “Ada banyak sifat-sifat yang harus dimiliki oleh seorang juru arsip dalam melaksanakan tugas filing agar dia dapat melakukan tugasnya dengan efektif dan efisien, untuk itu sifat yang harus dimiliki adalah ketelitian, kerapian, serta menguasai bidangnya".4 Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang adalah salah satu lembaga yang menempatkan arsip sebagai barang yang sangat vital. Di dalamnya terdapat surat-surat berharga yang memiliki cakupan dan 4
Basir Barthos, 2005, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, hal.2.
4
periode yang cukup lama. Sebagai contoh, dokumen-dokumen inaktif dari Badan Pertahanan Kab. Semarang yang sekarang sudah tidak aktif. Surat-surat yang masih aktif seperti surat dinas dari seluruh instansi di Kab. Semarang. Signifikansi peran inilah yang membuat Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang senantiasa mengelola arsip dengan baik mengingat fungsi dan tanggung jawab yang diemban. Terdapat beberapa seksi yang bertugas dan memiliki tugas masing-masing dalam pengelolaan arsip. Seksi-seksi tersebut adalah sub-bagian tata usaha, seksi pembinaan dan pengembangan, seksi penyimpanan dan pemeliharaan, dan seksi pengolahan dan akuisisi. Tugas pokok pada sub-bagian tata usaha yaitu melaksanakan sebagian tugas Kantor Arsip Daerah di bidang penyusunan perencanaan, pengelolaan administrasi keuangan, administrasi kepegawaian dan administrasi umum. Seksi pembinaan dan pengembangan bertugas melaksanakan bimbingan praktis kepada pengguna arsip di Satuan Perangkat Kerja Daerah dan Desa sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar diperoleh tertib kearsipan. Seksi penyimpanan dan pemeliharaan bertugas mengatur dan mengontrol sirkulasin arsip hasil pemindahan dalam penyimpanan arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku agar mudah menemukan informasi yang terkandung di dalam arsip. Seksi pengolahan dan akuisisi bertugas melaksanakan akuisisi arsip untuk memperluas khazanah arsip yang mempunyai nilai guna informasi bagi pengguna arsip. Bagian Pengolahan dan Akuisisi bertugas melaksanakan tugas di bidang pengolahan dan akuisisi. Adapun rincian tugas dari pengolahan
5
akuisisi adalah menyusun program kerja dan anggaran seksi pengolahan dan akuisisi; melaksanakan pengelolaan arsip statis perangkat daerah, Badan Usaha Milik Daerah, perusahaan swasta, perorangan skala daerah
dalam
rangka
penyelamatan,
pemeliharaan
arsip,
dan
pengamanan arsip; dan melaksanakan akuisisi arsip untuk memperluas kashanah arsip yang mempunyai guna bagi informasi bagi pengguna arsip. Pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang proses penyusutan arsip adalah sebagai berikut: a. Arsip dinamis inaktif yang diterima dari pusat arsip masih berupa
arsip
kacau
yang
dikumpulkan
kemudian
ditempatkan di atas rak. b. Setelah itu mulai mengidentifikasi arsip kacau dengan daftar klasifikasi. c. Arsip dinamis inaktif
diikat beserta lembar disposisi
kemudian dimasukkan dalam kardus. d. Kardus-kardus kemudian diletakkan didalam lemari atau filling cabinet. e. Kardus-kardus tersebut disimpan sampai jatuh waktu dan menentukan tindakan selanjutnya. Proses penyimpanan arsip dinamis inaktif tersebut, pada bagian pengolahan dan akuisisi belum sesuai prosedur. Dalam proses penyimpanan arsip dinamis inaktif ditemukan masalah yaitu kesulitan dalam penemuan kembali.. Ruangan penyimpanan arsip inaktif tersebut masih bercampur dengan arsip kacau. Sistem kerja tidak ada perubahan
6
dari tahun ke tahun karena kurang memperhatikan prosedur kerja dalam mengelola arsip inaktif, Ruang
penyimpanan
arsip
inaktif
secara
umum
harus
memperhatikan beban muatan, tata letak rak arsip, sirkulasi dan AC, kelembaban dan suhu, cahaya, serta keamanan. Melihat pertimbangan tersebut, kendala yang paling dominan adalah banyaknya arsip dinamis inaktif belum didukung dengan ruangan yang memadai sesuai dengan pertimbangkan konstruksi gedung, kontrol suhu dan kelembaban, cahaya dan alokasi ruang. Pada bagian pengolahan akuisisi arsip inaktif Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang kontrol suhu kelembapan, dan cahaya belum memenuhi standar. Berdasarkan uraian tersebut peneliti tertarik untuk meneliti tentang “SISTEM MANAGEMEN KEARSIPAN ARSIP DINAMIS INAKTIF
PADA
BAGIAN
PENGOLAHAN
DAN
AKUISISI
KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SEMARANG”. 1.2. Masalah Penelitian Pengelolaan
arsip
sangatlah
penting
bagi
suatu
instansi
pemerintah, karena arsip merupakan sumber informasi dan pusat ingatan. Berdasarkan observasi pendahuluan, penulis menemukan gejala problematis yaitu: 1. Terbatasnya kerja pengelolaan pada bagian pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang sedangkan arsip yang ada banyak. Sehingga dari tahun ke tahun sistem kerjanya tidak berubah.
7
2. Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi masih bercampur dengan arsip yang lain sehingga kesulitan dalam penemuan kembali arsip. 3. Ruangan penyimpanan pada bagian pengolahan dan akuisisi masih belum sesuai, sedangkan arsip yang dikelola banyak. Berdasarkan gejala problematis tersebut maka perumusan masalah penelitian adalah Bagaimana sistem managemen kearsipan arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang?
1.3. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem managemen kearsipan arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang. 1.4. Signifikasi Penelitian 1.4.1. Signifikasi Teoritis Penelitian ini diharapkan dapat mendukung pendapat Amsyah yang menyatakan bahwa “sistem penyimpanan adalah cara penyimpanan yang digunakan dalam penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.”5 1.4.2. Signifikasi Praktis 1) Umum 5
Zulkifli Amsyah, op.cit. hal.71.
8
Memberikan
masukan
sebagai
bahan
referensi
dan
pertimbangan bagi kantor-kantor yang ada pada daerah Kabupaten Semarang dalam
managemen kearsipan arsip
khususnya arsip dinamis inaktif. 2) Khusus Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi yang berguna bagi pegawai pada bagian pengolahan dan akuisisi
Kantor
Arsip
Daerah
Kab.Semarang
dalam
melakukan kegiatan managemen kearsipan. 1.5. Keterbatasan Penelitian ini penulis membatasi lingkup penelitian hanya sistem managemen kearsipan arsip inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi di Kantor Arsip Kabupaten Semarang. Hal ini dilakukan karena keterbatasan dalam biaya, tenaga, waktu maka metode penelitian yang digunakan hanya menggunakan metode wawancara, metode observasi, dan studi dokumenter.
