BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Dalam Perusahaan, satu kegiatan dalam admistrasi yaitu masalah kearsipan. Salah satu jenis kegiatan yang banyak dilaksanakan diberbagai kantor, baik kantor pemerintah maupun kantor swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah administrasi kearsipan atau kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam administrasi, yakni sebagai pusat ingat dan sumber
informasi
penganalisaan,
dalam
perumusan,
rangka
melakukan
kebijaksanaan,
kegiatan
penilaian,
perencanaan,
pengendalian,
dan
pertanggung jawaban setepat-tepatnya. Tetapi walau pun begitu ada juga kantor-kantor yang belum melakukan penataan arsipnya dengan baik. Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya.
Kearsipan memegang
peran
penting baik kelancaran jalannya
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Meskipun
kearsipan berperan penting, sampai saat ini masih banyak
kantor-kantor yang belum melakukan penataan kearsipan dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang hanya di tumpuk didalam gudang sehingga cepat
Universitas Sumatera Utara
rusak
dan
sulit
untuk
ditemukan kembali.
Bahkan
banyak
orang
menganggap bahwa pekerjaan kerasipan hanya pekerjaan mudah dan remeh, padahal jika di tinjau lebih dalam pekerjaan ini membutuhkan penanganan yang khusus untuk menjamin kelangsungan organisasi. Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan arsip sebagaimana mestinya antara lain kurang adanya kesadaran pegawai, khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya penataan arsip dalam kegiatan administrasi. Kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan. Tugas bidang kearsipan bukanlah merupakan tugas yang ringan, sebab bidang ini harus selalu mengikuti perkembangan administrasi modern dikantor yang baik dan teratur merupakan sarana pendukung kelancaran kegiatan yang baik dan teratur, maka tidak mungkin akan tercapai kelancaran kegiatan dalam suatu kantor maupun organisasi. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan dalam pembinaan manajemen suatu perkantoran merupakan hal yang sangat penting. Hal ini harus disadari oleh manajemen dan menyiapkan tenaga-tenaga yang terampil untuk melaksanakan kegiatan kearsipan tersebut. Dengan adanya keterampilan dalam masalah kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan dalam kelancaran mekanisme kerja perusahaan yang bersangkutan. Sistem kearsipan adalah cara memilih sistem yang sesuai dengan perencanaan yang disepakati
bersama dalam suatu perusahaan, yaitu
memilih salah satu dari macam-macam filling system.
Universitas Sumatera Utara
Sistem kearsipan disebut juga filling sistem yaitu merupakan kegiatan yang berhubungan dengan arsip. Pada umumnya yang banyak dipakai oleh perusahaan pemerintah maupun swasta adalah filling sistem nomor (system klasifikassi numerical ). Sistem kearsipan kurang mendapat perhatian yang semestinya oleh berbagai
instansi
baik
pemerintah
maupun
swasta
karena
kurangnya
perhatian terhadap sistem kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan penyimpanannya tetapi juga dari sistem fillingnya, sehingga sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Oleh sebab itu sistem kearsipan yang baik adalah sistem yang mudah dilaksanakan praktis dan ekonomis, mudah dimengerti, tidak memakan tempat dan sesuai bagi organisasi (perusahaan) yang bersangkutan.
B. Permasalahan Penulis bagaimana
akan membatasi masalah pokok yang akan dibahas
sistem kearsipan
pada
yaitu
PT. Perkebunan Nusantara III (Persero)
Medan.
C.Tujuan Penelitian Adapun tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem kearsipan yang dipergunakan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
Universitas Sumatera Utara
D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penulis untuk membahas permasalahan dari riset yang dilakukan adalah : a. Untuk menambah ilmu pengetahuan, wawasan dan cakrawala penulis. b. Untuk melatih dan mengembangkan kemampuan berpikir dalam menerapkan teori-teori yang dipelajari selama di bangku kuliah. c. Sebagai bahan masukan maupun informasi semua pihak yang ingin mengimplementasikan teknologi informasi dalam pelaksanaan kerja.
E. Jadwal Survei/Observasi Jadwal penelitian yang dilakukan penulis di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yaitu dimulai dari tanggal 20 April s/d 24 April 2009.
Tabel 1.1 Jadwal Survei/Obervasi
NO
KEGIATAN
MINGGU KE 1
1.
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3.
Penulisan Laporan
2
3
4
Universitas Sumatera Utara
F. Sistematika Penulisan Tugas akhir ini di bagi atas 4 bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain : BAB 1
: PENDAHULUAN Bab
ini
berisikan
Latar
Belakang
Masalah,
Perumusan
Permasalahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan.
BAB II
: PROFIL PERUSAHAAN Bab ini berisikan Sejarah Perusahaan, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Kegiatan Usaha, Kinerja Usaha terkini, dan Rencana Kegiatan
BAB III
: PEMBAHASAN Bab ini berisikan Sistem Penyimpanan Arsip, Sistem Pemeliharaan Arsip, Sistem Penyusutan Arsip dan Sistem Pemusnaan Arsip.
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan Kesimpulan dan Saran tentang sistem kearsipan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan serta bagaimana sistem kearsipan yang sebaiknya dilakukan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
Universitas Sumatera Utara
