BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Kehadiran teknologi informasi pada era informasi saat ini memunculkan ide baru untuk menyimpan informasi dan pengetahuan manusia dalam bentuk digital. Peluang ini dilihat oleh beberapa organisasi informasi untuk meningkatkan pelayanan serta mempermudah pekerjaannya, salah satunya adalah perpustakaan. Teknologi informasi menggiring perpustakaan untuk bereksperimen menemukan cara
yang
lebih
sederhana
untuk
mengumpulkan,
menyimpan
serta
menyebarluaskan informasi ilmiah. Repositori institusi (Institutional Repository) hadir sebagai konsekuensi atas eksperimen ini. Repositori institusi menyimpan, melestarikan dan menyebarluaskan berbagai macam output intelektual civitas akademika dalam bentuk digital serta aset digital lainnya yang dihasilkan di dalam lingkungan akademik perguruan tinggi. Tentu saja hasil intelektual civitas akademika perguruan tinggi mempunyai kredibilitas informasi yang dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa tingkat akhir dalam menyusun tugas akhir sebagai salah satu prasyarat kelulusan. Akan tetapi kenyataannya, mahasiswa lebih banyak menggunakan informasi ilmiah hasil karya internasional daripada lokal. Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan. Pertama pemanfaatan hasil karya ilmiah lokal sebagai bahan referensi dan rujukan dalam penulisan tugas akhir, kredibilitas informasinya masih dipandang sebelah mata oleh mahasiswa dan juga dosen pembimbing, sehingga penggunaan karya ilmiah lokal
1
masih sangat sedikit bila dibandingkan dengan karya ilmiah internasional. Akibatnya sitasi dalam karya ilmiah lokal tidak banyak muncul sehingga akan sulit membuat pemetaan literature disiplin ilmu. Kedua, sedikitnya jumlah sitasi karya ilmiah lokal akan berpengaruh pada kaitan antar publikasi (publications link). Semakin sering sebuah karya ilmiah dikutip maka semakin besar kontribusi informasi yang diberikan pada penelitian berikutnya. Artinya jumlah kutipan akan semakin besar dan memberikan kesempatan pada publication link untuk dapat dibaca oleh mesin pencari (search engine). Hal ini akan membawa nama baik repositori institusi perguruan tinggi di ranah internasional. Untuk itu, pemanfaatan repositori institusi harus maksimal. Fenomena ini terjadi hampir di seluruh perguruan tinggi di Indonesia, salah satunya adalah perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya. Berbeda dengan perpustakaan perguruan tinggi lainnya yang menggunakan program repositori institusi yang siap pakai, Perpustakaan ITS mengembangkan repositori institusi secara mandiri. Dalam rangka mendukung visi UPT. Perpustakaan ITS sebagai pusat sumber belajar atau learning resource center dengan fasilitas dan jasa berbasis teknologi informasi, maka sejak tahun 2005 mulai dikembangkan pusat local content civitas akademika yang dapat diakses melalui jaringan internet beralamat http://digilib.its.ac.id/. Sampai pada tahun 2014, total koleksi informasi lokal yang berhasil di upload sebanyak 34.387 judul. Pada tahun 2013 terjadi penurunan hasil upload dan publish dari tahun
2
sebelumnya yaitu 5.815 judul (upload tahun 2012) menjadi 5.545 judul (upload tahun 2013)1. Perjuangan mengumpulkan hasil karya civitas akademika tidak semudah yang dibayangkan. Kekhawatiran civitas akademika (terutama dosen) terhadap isu plagiarisme pada hasil karya ilmiah mereka yang di-publish oleh perpustakaan menyebabkan
rasa enggan
untuk
berbagi.
Meskipun SK Rektor No.
5455.5/12/LL/2008, 23 September 2008 Tentang Wajib Simpan Karya Ilmiah sudah lama diberlakukan namun masih belum dilaksanakan sepenuhnya oleh civitas akademika ITS. Kesadaran civitas akademika untuk menyerahkan hasil karya ilmiah masih harus ditumbuhkan. Padahal repositori institusi ITS dapat dimanfaatkan sebagai sarana promosi intelektual bagi pembuat karya, dengan semakin banyak karya yang terpublikasi secara tidak langsung akan ikut mendongkrak popularitas pembuat karya itu sendiri. Repositori Insitusi ITS berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan karya ilmiah civitas akademika berupa Tugas Akhir (TA), Skripsi, Tesis, Disertasi, Prosiding Seminar, Jurnal Ilmiah, Artikel Ilmiah, Orasi Ilmiah, Pidato Pengukuhan Guru Besar dan lainnya dalam bentuk digital. Karya ilmiah tersebut disimpan dalam bentuk database dengan format pdf yang dapat diakses pemustaka melalui internet dari seluruh penjuru dunia, hal ini tentunya mempermudah pemustaka dalam mengakses dan memanfaatkan local content perpustakaan ITS. Sejak resmi diluncurkan, intensitas kunjungan pada http://digilib.its.ac.id/ setiap tahun menunjukkan lonjakan yang signifikan. Tahun 2010, terjadi kenaikan 1
UPT Perpustakaan ITS. 2014. Laporan Tahunan UPT Perpustakaan ITS Tahun 2013. Surabaya: Kampus ITS.
3
mencapai 189% dari 32.380.989 pengunjung naik pada tahun 2011 tercatat 60.500.418 pengunjung2. Prestasi ini yang membawa repositori institusi ITS berada pada peringkat pertama dari Perguruan Tinggi Negeri di Indonesia menurut pemeringkatan Webometrics untuk “Institutional Repositories” periode Januari 2011 hingga Juli 2012. Mulai tahun 2012, terlihat adanya penurunan jumlah pengunjung http://digilib.its.ac.id/ menjadi 22.828.795 pengunjung dan jumlah ini terus menurun sebanyak 1775%, di tahun 2013 jumlahnya menjadi 1.285.918 pengunjung. Namun terjadi kenaikan pada tahun 2014 sebanyak 717% menjadi 9.224.560 pengunjung, kenaikan ini tidak terlalu signifikan bila dibandingkan dengan penurunan jumlah akses sebelumnya. Dapat terlihat bahwa repositori institusi ITS belum sepenuhnya dimanfaatkan dan perpustakaan tidak dapat menjaga kestabilan intensitas kunjungan. Saat ini, sudah banyak bermunculan berbagai layanan repositori institusi pada perguruan tinggi di dunia, di Indonesia sendiri jumlah repositori institusi perguruan tinggi mencapai 48 repositori3. Repositori institusi ITS sudah barang tentu menghadapi persaingan yang ketat dengan 47 repositori institusi lainnya untuk menarik minat, membangun kesadaran serta mempengaruhi pengunjung agar mau memanfaatkan repositori. Ditambah lagi dengan hadirnya teknologi informasi yang mempercepat laju penyebaran informasi, seperti yang dikatakan
2
UPT Perpustakaan ITS Ibid., hal. 71. Data per Februari 2015 diakses dari http://repositories.webometrics.info/en/Asia/Indonesia pada 11 februari 2015. 12:29 WIB. 3
4
oleh Kotler4 bahwa zaman sekarang sangat mudah mendapatkan informasi dan membandingkannya dengan beberapa tawaran produk yang serupa. Pemanfaatan repositori institusi akan maksimal apabila pengguna mampu mengenal dengan baik manfaat serta layanan dan produk yang disediakan. Untuk itu, diperlukan usaha untuk memperkenalkan repositori institusi kepada pengunjung di dalam maupun di luar perguruan tinggi melalui kegiatan promosi repositori institusi. Kegiatan promosi repositori institusi ditujukan untuk menginformasikan,
membujuk
serta
mempengaruhi
pengguna
untuk
memanfaatkan secara maksimal jasa dan produk yang disediakan oleh perpustakaan.
Melalui
kegiatan
perpustakaan mengetahui
promosi
adanya layanan
diharapkan repositori
pengguna institusi,
layanan kemudian
memanfaatkannya sebagai salah satu sarana dalam menelusur informasi ilmiah. Repositori institusi adalah sebuah layanan baru yang menginduk pada perpustakaan. Pada dasarnya, perpustakaan adalah organisasi non-profit yang menyediakan jasa sebagai produknya. Jasa tidak dapat dilihat tetapi dapat dirasakan. Oleh karena itu kegiatan promosi pada repositori institusi akan berbeda dengan promosi pada umumnya. Berdasarkan fenomena tersebut diatas, maka penelitian ini lebih diarahkan untuk mengetahui secara holistik manajemen promosi atau komunikasi pemasaran pada repositori institusi Perpustakaan ITS Surabaya. Sehingga nantinya dapat ditemukan kendala serta hambatan dalam pelaksanaan kegiatan promosi pada repositori institusi perpustakaan ITS Surabaya. 4
Philip Kotler, Hermawan K dan Iwan Setiawan. 2010. Marketing 3.0: Mulai dari Produk ke Pelanggan ke Human Spirit. Jakarta: Erlangga. Hal., 3.
5
I.2. Rumusan Masalah Berdasarkan fenomena yang penulis paparkan pada latar belakang masalah diatas, maka rumusan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana manajemen promosi atau komunikasi pemasaran repositori institusi Perpustakaan ITS Surabaya? 2. Bagaimana kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan promosi atau komunikasi pemasaran repositori institusi Perpustakaan ITS Surabaya?
I.3. Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui : 1. Manajemen promosi atau komunikasi pemasaran repositori institusi Perpustakan ITS Surabaya. 2. Memahami kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan promosi atau komunikasi pemasaran repositori institusi Perpustakaan ITS Surabaya.
I.4. Manfaat Penelitian Beberapa manfaat dapat diambil dari penelitian ini diantaranya : 1. Manfaat Teoritis Dari hasil penelitian ini, diharapkan dapat memberikan kontribusi dan ide baru pada kegiatan promosi yang dilakukan oleh perpustakaan yang merupakan organisasi non-profit, serta memberikan kontribusi dalam
6
pengembangan ilmu pengetahuan khususnya ilmu informasi dan perpustakaan pada bidang promosi perpustakaan. 2. Manfaat Praktis Dengan penelitian ini nantinya diharapkan dapat menjadi saran dan kritik terhadap pengembangan perpustakaan. Hasil penelitian ini dapat dijadikan pertimbangan
bagi
pihak
perpustakaan
untuk
menyusun
strategi
komunikasi pemasaran dalam mempromosikan dan mengembangkan repositori institusi perpustakaan.
I.5. Kerangka Pemikiran Perpustakaan dikategorikan sebagai lembaga yang menawarkan layanan jasa kepada pemustaka. Dalam pendekatan pemasaran, perpustakaan lebih menerapkan strategi pemasaran jasa (marketing service) yang mengacu pada pendapat Kotler. Dalam penelitian ini, fokus diarahkan kepada manajemen promosi repositori institusi secara holistic, berangkat dari pendapat Kotler mengenai kegiatan promosi jasa secara umum dan Rowley5 mengenai kegiatan promosi yang sesuai dengan repositori institusi dengan perpustakaan sebagai lembaga induknya. Kegiatan promosi dimulai dengan menganalisa bauran promosi diantaranya, periklanan (advertising), pemasaran langsung (direct marketing, Promosi penjualan (sales promotion), Hubungan masyarakat (public relation), Penjualan personal (personal selling), Online marketing, Communication through physical environment, Exhibitions dan events.
5
Jennifer Rowley. 2006. Information Marketing. England: Ashgate Publishing Limited.
7
I.5.1. Pemasaran Jasa Perpustakaan Era informasi telah datang, ditandai dengan terjadi perubahan signifikan di seluruh dunia dan telah memberikan tantangan pada berbagai jenis profesi dan profesional6. Salah satu perubahan besar yang dipicu oleh perkembangan pesat dari teknologi informasi dan komunikasi (komputer pribadi dan jaringan internet) yang membawa revolusi dalam profesi informasi. Perpustakaan, seperti yang kita tahu sebagai bangunan dengan tumpukan buku-buku serta berbagai tanda yang tersebar sebagai wujud dari anti-kegaduhan, tidak menutup kemungkinan akan punah pada beberapa dasawarsa mendatang. Ketika informasi dengan mudah didapatkan melalui ujung jari pada satu click dari aplikasi komputer, perlahan perpustakaan akan ditinggalkan. Inilah yang saat ini terjadi pada pemustaka perpustakaan, terutama perpustakaan perguruan tinggi yang mana mereka termasuk dalam generasi digital native. Generasi ini, tumbuh dan berkembang ditengah kecanggihan teknologi informasi dan komunikasi serta internet. Karena digital native tumbuh dan berkembang dalam kecanggihan teknologi informasi, maka bisa dikatakan “techonology is like the air”7. Bagi mereka, seperangkat gadget dan internet bukan hal yang asing. Untuk itu, perpustakaan akan selalu dituntut untuk beradaptasi dengan teknologi informasi dan komunikasi serta mampu memahami kebutuhan berbagai jenis pemustaka.
6
Abhinandan K Jain, et al. 1999. Marketing Information Products and Services: A Primer for Librarians and Information Proffesionals. New Delhi: Tata McGraw-Hill Publishing Company Limited. hal. 1. 7 Rahma Sugihartati. 2014. Perkembangan Masyarakat Informasi dan Teori Sosial Kontemporer. Jakarta: Kencana Prenadamedia Group. hal. 104.
8
Pustakawan sebagai pengelola informasi harus mampu memikirkan kembali cara-cara baru untuk menjadi jembatan antara pemustaka dengan produk informasi dan jasa yang tersedia di perpustakaan. Perspektif pustakawan perlu dirubah, dalam mempersiapkan produk informasi dan jasa tidak hanya saat dibutuhkan saja, akan tetapi lebih pada antisipasi akan kebutuhan masa depan pemustaka yang berbeda-beda dengan selalu dapat memprediksi kebutuhan pengguna, menyiapkan kemudian menyediakan produk dan layanan informasi yang sesuai. Perpustakaan perguruan tinggi harus dapat bertahan hidup dan berkembang dalam lingkungan online, tempat dimana civitas akademika sebagai pemustaka menemukan kemudahan dalam menelusur informasi menggunakan mesin pencari sehingga tak perlu secara fisik datang mengunjungi perpustakaan. Perpustakaan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari setiap perguruan tinggi. Transfer dan penyebaran informasi melalui perpustakaan telah lama menjadi bagian penting dalam setiap kegiatan penelitian. Dalam menghadapi persoalan revolusi informasi, ledakan informasi dan distribusi informasi, perpustakaan merancang berbagai jenis layanan jasa dan produk informasi untuk memenuhi kebutuhan pemustaka. Tidak cukup hanya dengan menyediakannya saja,
hal
yang
paling
penting
ketika
layanan
telah
tersedia
adalah
memperkenalkannya kepada para pemustaka. Salah satu caranya dengan merancang dan mengembangkan strategi pemasaran jasa bagi perpustakaan. Untuk itu, perpustakaan sebagai organisasi non profit semakin perlu untuk mengadopsi strategi manajemen pemasaran jasa, yang nantinya diharapkan akan
9
tercipta pertukaran informasi yang bernilai bagi pemustaka serta pemanfaatan layanan perpustakaan yang maksimal. Menurut Kotler8, pemasaran adalah proses sosial dan manajerial dimana individu dan kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan inginkan melalui penciptaan, penawaran dan pertukaran produk yang bernilai dengan pihak lainnya. Inti dari definisi pemasaran adalah adanya kebutuhan, keinginan dan permintaan individu maupun kelompok dalam menawarkan produk atau jasa, penawaran bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, saat kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi maka terjadi pertukaran produk atau jasa sebagai aktivitas utama dari tujuan pemasaran, akan selalu ada usaha untuk menjadi yang paling unggul diantara pesaing yang diperoleh dari usaha mengidentifikasi peluang pemasaran, dan yang terpenting adalah pemanfaatan sumber daya yang dimiliki untuk meningkatkan pangsa pasar. Sedangkan definisi jasa oleh Kotler9 adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh satu pihak kepada pihak lain, pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. Jasa memiliki karakteristik yang berbeda dengan produk fisik. Karakteristik tersebut sangat mempengaruhi dalam usaha perancangan program pemasaran. Kotler10 membagi empat karakteristik jasa yaitu Jasa tidak berwujud (Intangibility), jasa tidak dapat dilihat, dirasa, diraba, didengar atau dicium sebelum jasa itu dibeli. Esensinya adalah jasa berwujud pengalaman yang dialami oleh konsumen dalam bentuk 8
Philip Kotler. 2000. Manajemen Pemasaran Perspektif Asia Buku 1. Jakarta: Penerbit Andi. hal. 7. 9 Philip Kotler dan A.B Susanto. 2001. Manajemen Pemasaran di Indonesia. Jakarta: Salemba Empat. hal. 602. 10 Ibid., hal. 605.
10
kenikmatan,
kepuasan
dan
kenyamanan;
Jasa
tidak
dapat
dipisahkan
(Inseparability), pada umumnya jasa dihasilkan dan dikonsumsi secara bersamaan; Jasa sangat bervariasi, karena tergantung pada siapa yang menyediakan dan kapan serta dimana jasa itu dilakukan; Jasa tidak tahan lama, karena jasa tidak disimpan. Jasa tidak mengenal persediaan atau penyimpanan dari produk yang telah dihasilkan. Hal tersebut yang membuat pemasaran jasa berbeda dengan pemasaran produk. Pelanggan merupakan prioritas utama dalam pemasaran jasa, perpustakaan sebagai penyedia jasa harus menyadari bahwa pemustaka adalah kunci yang paling penting dalam pelayanan jasa di perpustakaan. Pemustaka tidak bergantung pada perpustakaan, tetapi perpustakaanlah yang lebih banyak bergantung pada mereka karena itu pemustaka adalah bagian dari perpustakaan. Pemustaka membawa apa yang mereka inginkan dan butuhkan, sedangkan perpustakaan memenuhi apa yang mereka butuhkan11. Dalam merencakan kegiatan pemasaran, perpustakaan menerapkan bauran pemasaran yang merupakan alat bagi pemasar yang terdiri dari berbagai unsur suatu program pemasaran yang perlu dipertimbangkan agar implementasi strategi pemasaran yang ditetapkan dapat berjalan dengan sukses. Unsur-unsur bauran pemasaran dikenal dengan 4Ps, yaitu product, price, place, dan promotion. Namun, dalam bauran pemasaran jasa, ditambahkan tiga unsure yaitu people, process dan customer service. Di perpustakaan, product adalah jasa dan informasi yang dimiliki perpustakaan yang mana sesuai dengan kebutuhan pengguna. Price merupakan 11
R.K. Bhatt. Juli 2011. Relevance of Ranganathan’s Laws of Library Science in Library Marketing. Library Philosophy and Practice (e-journal). Vol. 551.
diakses pada 26 Januari 2015 pukul 06:22 Wib.
11
nilai jasa yang ditawarkan, di perpustakaan Price ditentukan dari aktualitas, relevansi serta nilai informasi yang tersedia. Place berhubungan dengan system penyampaian dan distribusi jasa kepada konsumen dengan lokasi yang strategis. Perpustakaan memberikan kemudahan akses informasi bagi pemustaka yang berhubungan dengan lokasi dan bentuk fisik perpustakaan. Promotion melibatkan mekanisme yang memberitahu pemustaka tentang jasa atau layanan yang tersedia dan ditawarkan oleh perpustakaan. Pada dasarnya, tujuan dari kegiatan promosi adalah untuk menyampaikan, memberitahu dan membujuk pemustaka tentang jasa dan informasi yang ditawarkan oleh perpustakaan. Kegiatan promosi secara sederhana dikenal sebagai kegiatan memperkenalkan jenis jasa dan layanan yang ditawarkan oleh perpustakaan, sehingga masyarakat mengetahui dan akhirnya memanfaatkan perpustakaan secara maksimal. People adalah kualitas pustakawan sebagai penyedia jasa dan informasi akan sangat berpengaruh dengan kualitas jasa yang diberikan. Process merupakan gabungan aktivitas layanan perpustakaan dimana jasa dan informasi dihasilkan dan disampaikan kepada pemustaka. Customer service mengarah pada aktivitas pelayanan pratransaksi, saat transaksi dan pascatransaksi. Tujuan dari aktivitas ini agar konsumen memberikan respon positif dan menunjukkan loyalitas yang tinggi.
I.5.2. Promosi Repositori Institusi Perguruan Tinggi Teknologi informasi dan komunikasi membawa dampak perubahan pada lembaga pendidikan dengan tujuan memberikan fasilitas kemudahan akses 12
informasi dan pengetahuan dalam kegiatan belajar mengajar. Di era ini, generasi digital native yang hidup harmonis bersama dengan teknologi informasi dan komunikasi memiliki banyak pilihan atas produk dan jasa yang ditawarkan oleh sebuah lembaga pendidikan. Perpustakaan sebagai bagian dari lembaga pendidikan tinggi, secara otomatis dituntut untuk memberikan jasa layanan dan informasi yang tepat dalam waktu yang singkat. Perpustakaan ITS Surabaya melihat hal ini sebagai peluang untuk membantu perpustakaan dalam penyebaran informasi kepada civitas akademika dan publik lainnya. Sesuai dengan fungsi perpustakaan sebagai pengelola, pelestari, pemelihara dan penyebar seluruh koleksi dan bahan pustaka agar dapat dimanfaatkan dengan baik oleh pemustaka. Inovasi yang dilakukan adalah dengan membangun Institutional Repository (Repositori Institusi) guna menyimpan hasil karya ilmiah ciptaan civitas akademika perguruan tinggi ITS Surabaya. Richard Jhonson dalam Westell12 mendefinisikan: “Repositori institusi adalah sebuah arsip digital dari produk intelektual yang diciptakan oleh fakultas, staf peneliti, dan mahasiswa dari sebuah institusi dan dapat diakses oleh pengguna baik didalam maupun diluar institusi.” Artinya, sebuah repositori institusi menghimpun seluruh dokumen hasil karya ilmiah civitas akademika seperti tugas akhir, skripsi, thesis, disertasi, prosiding, jurnal penelitian, dokumen administrasi, catatan mata kuliah, materimateri pembelajaran, kliping, prosiding, tugas-tugas mahasiswa, brosur dan dokumentasi dalam bentuk digital berupa teks, audio, video, gambar dan objek 12
Mary Westell. 2006. Institutional Repositories: Proposed Indicators of Success. Emerald Library Hi Tech. Vol. 16, No. 2, hal., 211-235. <www.emeraldinsight.com/0737-8831> diakses 28 Januari 2015 pukul 11:06 Wib.
13
pembelajaran lainnya. Seluruh hasil karya intelektual civitas akademika dihimpun dalam sebuah arsip digital yang dapat diakses baik dari dalam maupun dari luar institusi. Tak dapat dipungkiri bahwa civitas akademika memiliki kewajiban untuk berkontribusi secara langsung dalam menyerahkan hasil karya ilmiah kepada perpustakaan sebagai lembaga pengelolanya. Pada dasarnya dibutuhkan komitmen organisasi terhadap pengelolaan, preservasi jangka panjang, akses serta distribusi dokumen digital ini. Komitmen dan dukungan dari stakeholder perguruan tinggi, pustakawan, akademisi dan mahasiswa akan menjadikan repositori institusi yang efektif sesuai dengan kebutuhan. Seiring dengan perkembangannya muncul isu mengenai persepsi dan opini civitas akademika terhadap repositori institusi. Isu ini berpengaruh pada tingkat partisipasi mereka dalam mengunggah karya ilmiahnya pada repositori institusi. Isu plagiarism merupakan salah satu isu utama yang sampai dengan saat ini masih menghantui para akademisi, mengakibatkan mereka merasa ragu untuk secara sukarela menyerahkan hasil karya ilmiahnya kepada repositori institusi yang dikelola perpustakaan. Di sisi lain, ketidaktahuan civitas akademika mengenai konsep repositori institusi, kurangnya kesadaran dan pemahaman yang lengkap tentang manfaat repositori institusi, serta kekhawatiran apabila hasil karya ilmiahnya dijiplak oleh orang lain, menjadi bukti bahwa civitas akademika merespon dengan lamban hadirnya repositori institusi dan mengakibatkan pemanfaatan repositori institusi kurang maksimal. Tidak hanya itu, terkait dengan isu reputasi institusi perguruan tinggi, maka semakin banyak muncul repositori institusi yang berlomba-lomba menjadi
14
semakin mapan. Di Indonesia sendiri, sudah ada 48 repositori institusi. Hal ini memicu repositori institusi ITS untuk bersaing dengan meningkatkan jumlah dan jenis konten yang diunggah, totalitas dalam memberikan layanan jasa kepada pemustaka baik didalam maupun diluar institusi agar bersedia memanfaatkan repositori institusi. Dengan kata lain perpustakaan sebagai pengelola repositori institusi dituntut agar dapat memelihara loyalitas pemustaka dalam memanfaatkan repository institusi. Untuk menjawab tantangan-tantangan tersebut salah satu cara adalah dengan kegiatan promosi untuk memberikan kesadaran kepada pemustaka agar memanfaatkan repositori institusi. Pemecahan masalah dalam pengembangan repositori institusi ini melibatkan susunan kepegawaian (manajerial perpustakaan dan perguruan tinggi), sistem, alur kerja dan promosi13. Dalam penelitian ini lebih ditekankan pada keseluruhan manajemen promosi yang dilaksanakan oleh repositori institusi ITS Surabaya. Kegiatan promosi dilihat secara holistik yang juga melibatkan stakeholder sebagai pemangku kebijakan, system, alur kerja serta pemustaka sebagai pengguna repositori institusi. Lupiyoadi14 mendefinisikan promosi adalah “salah satu variable dalam bauran pemasaran yang sangat penting dilaksanakan oleh perusahaan dalam memasarkan produk jasa. Promosi berfungsi sebagai alat komunikasi antara perusahaan dengan konsumen dan juga sebagai alat untuk mempengaruhi konsumen dalam kegiatan pembelian atau penggunaan jasa sesuai dengan keinginan dan kebutuhannya.” 13
Debora L. Madsen dan Jenny K. Oleen. 2013. Staffing and Workflow of a Maturing Institutional Repository. Journal of Librarianship and Scholarly Communication. Vol 1. No. 3:eP1063. Diakses pada tanggal 25 Februari 2015 pukul 08:14 Wib. 14 Rambat Lupiyoadi, dan A. Hamdani. 2006. Manajemen Pemasaran Jasa. Jakarta: Salemba Empat. hal. 120.
15
Lebih lanjut, posisi kegiatan promosi dalam bidang ilmu perpustakaan, Seetharama15 mendefinisikan “promosi melibatkan mekanisme yang mana target sasaran diberitahu tentang sumber daya yang tersedia, serta layanan dan produk yang ditawarkan oleh perpustakaan. Pada dasarnya, tujuan dari kegiatan promosi adalah untuk berkomunikasi, meyakinkan dan mempengaruhi pemustaka. Oleh karena itu, kegiatan promosi perpustakaan harus dirancang sedemikian rupa untuk mencapai tujuan tersebut. Sehingga informasi yang tersedia di perpustakaan akan berguna.” Pada hakikatnya, kegiatan promosi repositori institusi berfungsi sebagai alat komunikasi kepada pemustaka sebagai pengguna dan kepada civitas akademika sebagai kontributor yang terlibat dalam penciptaan karya ilmiah. Fungsi komunikasi bertujuan untuk mengenalkan konsep serta manfaat dan keuntungan yang didapat dari repositori institusi itu sendiri, setelah pengguna yakin maka langkah selanjutnya adalah mempengaruhinya untuk menggunakan repositori institusi. Upaya promosi yang sukses mengarah kepada kebutuhan untuk alur kerja yang efisien, sedangkan efisiensi alur kerja dapat menjadi aset promosi repositori institusi itu sendiri16. Perangkat promosi atau yang lebih dikenal dengan bauran promosi menurut Kotler17 secara umum terdiri dari : a. Pengiklanan (advertising), semua bentuk presentasi non personal dan promosi ide, barang atau jasa oleh sponsor yang ditunjuk dengan mendapat bayaran.
15
Jain, et al. Op. cit., hal. 203. Madsen. Op. cit., hal. 1 17 Kotler dan Susanto. Op. cit., hal. 774. 16
16
b. Pemasaran langsung (direct marketing), penggunaan surat, telepon dan alat penghubung nonpersonal lainnya untuk berkomunikasi dengan atau mendapatkan respons dari pelanggan dan calon pelanggan tertentu. c. Promosi penjualan (sales promotion), insentif jangka pendek untuk mendorong keinginan mencoba atau pembelian produk atau jasa. d. Hubungan masyarakat (public relation), berbagai program yang dirancang untuk mempromosikan dan/atau melindungi citra perusahaan atau produk individualnya. e. Penjualan personal (personal selling), interaksi langsung antara satu atau lebih calon pembeli dengan tujuan melakukan penjualan. Bauran promosi yang tepat harus dibuat dalam rangka memenuhi tujuan dari setiap strategi promosi yang digunakan. Bauran ini adalah kombinasi saluran yang berbeda yang digunakan untuk menyampaikan suatu pesan. Bauran pemasaran untuk perpustakaan ditambahkan oleh Rowley18 diantaranya: a. Online marketing, semua jenis promosi melalui situs web, khususnya pada situs web milik organisasi. b. Communication through physical environment, termasuk dalam penggunaan ruang, integrasi tempat penyimpanan, karya seni dan hiburan pada gedung perpustakaan serta desain bangunan dan signage. c. Exhibitions dan events, termasuk ekshibisi pada informasi utama atau pameran professional, hingga kios di pameran bisnis local dan acara untuk meluncurkan layanan baru.
18
Rowley. Op. cit., hal., 122.
17
d. Sponsorship, termasuk dukungan finansial maupun eksternal dari suatu peristiwa atau orang oleh organisasi yang tidak berhubungan atau donor seperti yang umum dalam seni, olahraga dan amal. Perpustakaan, organisasi sektor publik lebih mungkin untuk menjadi penerima sponsorship. Lebih jauh lagi, mengingat perpustakaan adalah lembaga layanan sosial, maka pendidikan pemakai menjadi alat promosi yang penting, terutama bagaimana cara menggunakan repositori institusi yang tersedia di perpustakaan. Mengajar, turut berpartisipasi dalam kegiatan belajar mengajar institusi perguruan tinggi dan organisasi masyarakat serta melakukan pelatihan singkat kepada pemustaka, menjadi kegiatan promosi utama bagi pustakawan. Yang perlu diperhatikan juga bahwa dalam kegiatan promosi repositori institusi tidak hanya ditujukan kepada pemustaka, tetapi juga kepada staf perpustakaan dan pemegang kebijakan pada organisasi induk perpustakaan yakni universitas. Tanpa jembatan internal, kegiatan promosi eksternal tidak akan efektif. Umumnya, organisasi akan menggunakan kombinasi dari seluruh bauran pemasaran. Semua bauran promosi harus diintegrasikan untuk memperkuat pesan promosi yang disampaikan. Inisiatif promosi untuk produk tertentu untuk pesan tertentu, dan beberapa media mengizinkan elaborasi pesan daripada yang lain, tetapi semua variable pada pesan harus menjadi elemen dalam strategi komunikasi pemasaran terpadu atau integrated marketing communication (IMC). Saat ini, perkembangan
promosi
memusatkan
komunikasi
sebagai
keunggulan
kompetitifnya. IMC merupakan pendekatan terpadu pada berbagai aktivitas
18
komunikasi
organisasi
pada
sasaran
pengguna.
Untuk
mengembangkan
komunikasi yang efektif, maka diperlukan suatu program delapan langkah, yaitu: a. Mengidentifikasi audiens target b. Menentukan tujuan komunikasi c. Merancang pesan d. Menyeleksi saluran komunikasi e. Menetapkan jumlah anggaran promosi f. Menentukan bauran promosi g. Mengukur hasil-hasil promosi h. Mengelola dan mengkoordinasi proses komunikasi.
I.6. Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif. Menurut Creswell dalam Sangadji19, pendekatan deskriptif adalah metode penelitian yang berusaha menggambarkan dan menginterpretasikan objek apa adanya. Metode ini tidak melakukan kontrol dan tidak memanipulasi variable penelitian. Penelitian deskriptif merupakan penelitian terhadap masalah-masalah berupa fakta-fakta saat ini dari suatu populasi yang meliputi kegiatan penilaian sikap atau pendapat terhadap individu, organisasi,
keadaan
ataupun
prosedur.
Peneliti
akan
mendeskripsikan,
menggambarkan dan menginterpretasikan manajemen promosi ITS Digital Repository pada perguruan tinggi ITS Surabaya secara keseluruhan. 19
Etta Mamang Sangadji. 2010. Metode Penelitian – Pendekatan Praktis dalam Penelitian. Yogyakarta: Andi Offset. hal. 24
19
I.6.1 Jenis Penelitian Moleong20 mendefinisikan penelitian kualitatif sebagai penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian secara holistic dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah. Penelitian ini bermaksud untuk memahami secara holistik manajemen promosi repositori institusi ITS Surabaya, sebagai bagian dari langkah promosi repositori institusi, menjelaskan secara keseluruhan promosi repositori institusi serta memahami problematika yang dihadapi dalam kegiatan promosi repositori institusi yang dilakukan oleh perpustakaan ITS Surabaya.
I.6.2 Subjek Penelitian Pemilihan subjek penelitian pada penelitian kualitatif sangat erat dengan faktor-faktor kontekstual. Pemilihan subjek didasarkan oleh kebutuhan menjaring informasi dari berbagai macam sumber dan bangunan. Tujuannya adalah untuk merinci kekhususan yang ada dalam ramuan konteks yang unik. Oleh sebab itu, pada penelitian kualitatif tidak ada sampel acak, melainkan sampel bertujuan (purposive sample). Subjek penelitian ini adalah stakeholder perpustakaan ITS Surabaya yang berperan dan bertanggung jawab atas pelaksanaan promosi repositori institusi ITS Surabaya supaya peneliti mendapatkan informasi yang tepat mengenai kegiatan promosi secara holistik. Diantaranya adalah Kepala Perpustakaan; Koordinator IT, 20
Lexy J. Moleong. 2014. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. hal. 6.
20
Kerjasama dan Pemasaran; sub koordinator IT dan Digital Library; dan Sub Koordinator Pemasaran dan Kerjasama.
I.6.3 Lokasi Penelitian Penelitian ini dilakukan di UPT Perpustakaan ITS Surabaya, Kampus ITS Keputih Sukolilo Surabaya 60111. Alasan penulis memilih lokasi ini diantaranya karena perpustakaan ITS Surabaya mengembangkan secara mandiri program repositori institusi, repositori institusi ITS Surabaya pernah menduduki peringkat pertama repository webometrics selama 4 periode berturut-turut, perpustakaan ITS pernah memperoleh predikat akreditasi A untuk tataran perpustakaan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang salah satu aspek penilaiannya mengenai akses repositori institusi yang terbuka bagi umum dan belum pernah dilakukan penelitian yang membahas tentang promosi repositori institusi perpustakaan.
I.6.4 Jenis Data Sumber data penelitian adalah asal data diperoleh. Dalam penelitian ini, jenis data yang dikumpulkan adalah data kualitatif. Adapun jenis data yang dimaksud adalah: a. Data Primer (data utama), data yang diperoleh secara langsung (tanpa perantara) oleh peneliti melalui wawancara semi-terstruktur dan pengamatan (observasi). Yang termasuk data primer adalah kata-kata dan tindakan-tindakan orang yang diamati atau diwawancarai.
21
b. Data Sekunder (data tambahan), data tambahan yang diperoleh dari sumber kedua (secara tidak langsung). Sumber data umumnya berbentuk dokumen atau sumber pustaka lainnya. Diantaranya berasal dari buku, hasil penelitian ilmiah, dokumen pribadi, dokumen organisasi, dokumen resmi, artikel ilmiah, jurnal ilmiah, website resmi institusi dan dokumentasi aktivitas di lapangan yang dapat mendukung argumentasi peneliti dalam penelitian ini.
I.6.5 Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: a.
Wawancara, adalah percakapan dengan maksud tertentu. Wawancara mendalam dilakukan dengan bertatap muka oleh dua pihak, pertanyaan diajukan oleh pewawancara dan terwawancara memberikan jawaban atas pertanyaan tersebut. Wawancara dilakukan pada informan kunci yang telah ditetapkan. Wawancara dalam penelitian ini merupakan alat utama dalam mengumpulkan data untuk kebutuhan penelitian. Wawancara dilakukan dengan tidak terstruktur. Wawancara semacam ini digunakan untuk menemukan informasi yang bukan baku atau informasi tunggal. Hasil wawancara semacam ini menekankan perkecualian, penyimpangan, penafsiran yang tidak lazim, penafsiran kembali, pendekatan baru, pandangan ahli, atau perspektif tunggal. Wawancara ini berbeda dengan wawancara terstruktur dalam hal waktu
22
bertanya dan cara memberikan respons yang jauh lebih bebas iramanya. Informan biasanya terdiri dari mereka yang terpilih saja karena sifatnya yang khas. Biasanya mereka memiliki pengetahuan dan mendalami situasi dan mereka lebih mengetahui informasi yang diperlukan. b.
Observasi lapangan (field observation), adalah proses pencatatan seluruh pola perilaku subyek, obyek atau kejadian yang sistematis tanpa adanya pertanyaan atau komunikasi dengan individu-individu yang diteliti.
Observasi
difokuskan
pada
seperangkat
tanda
yang
membimbing peneliti untuk hanya mengamati peristiwa yang berkaitan dengan kegiatan promosi dan mencakup suatu situasi dan latar secara lengkap berdasarkan rumusan masalah penelitian. Observasi lapangan atau pengamatan langsung adalah kegiatan yang setiap saat dilakukan dengan kelengkapan panca indera yang dimiliki. Metode observasi yang dilakukan peneliti adalah dengan secara langsung mengamati serta mengetahui apa yang sebenarnya terjadi di lapangan pada subjek penelitian. Peneliti melakukan pencatatan dan pengamatan sistematis terhadap fenomena yang diteliti.
I.6.6 Teknik Analisa Data Analisis data kualitatif menggunakan logika induktif abstraktif, artinya suatu logika yang bertitik tolak dari “khusus ke umum”21. Konseptualisasi, kategorisasi dan deskripsi dikembangkan atas dasar “kejadian” ketika kegiatan di 21
Burhan Bungin. 2012. Analisis Data Penelitian Kualitatif: Pemahaman Filosofis dan Metodologis ke Arah Penguasaan Model Aplikasi. Jakarta: RajaGrafindo Persada. Hal., 69.
23
lapangan berlangsung. Teoritisasi yang memperlihatkan bagaimana hubungan antarkategori juga dikembangkan atas dasar data yang diperoleh ketika kegiatan lapangan berlangsung. Kegiatan pengumpulan data dan analisis data berlangsung secara simultan dan serempak, alurnya berbentuk siklus. Seperti pada gambar siklus Miles dan Huberman22 berikut: DATA COLLECTION
DATA DISPLAY
DATA REDUCTION
CONCLUTION DRAWING & VERIFYING Gambar I.1 Komponen-komponen analisis data Kualitatif
Analisis data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berjalan terus menerus sampai tuntas sehingga datanya sudah jenuh. Adapun proses-proses analisis data kualitatif adalah sebagai berikut: a. Reduksi Data, kegiatan mengiktisarkan hasil pengumpulan data selengkap mungkin, dan memilah-milahnya ke dalam suatu konsep tertentu, kategori tertentu, atau tema tertentu. b. Penyajian Data, menyajikan sekumpulan informasi tersusun yang memberikan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan, seperangkat hasil reduksi data diorganisasikan ke dalam suatu bentuk 22
Loc. cit.
24
tertentu sehingga data dapat terlihat lebih utuh. Penyajian data pada penelitian ini dalam bentuk teks naratif yang dilengkapi berbagai jenis matriks, grafik dan tabel untuk mempermudah pemahaman. c. Penarikan kesimpulan dan verifikasi, setelah data dan informasi terkumpul, peneliti mencoba menarik kesimpulan dan verifikasi dari hasil reduksi data dan penyajian data dengan menarik makna, mencari dan menemukan pola dan hubungan-hubungan dan membuat temuantemuan umum.
I.6.7 Uji Validitas dan Reliabilitas Data Uji validitas dan reliabilitas dalam penelitian ini menggunakan metode triangulasi atau pemeriksaan menggunakan sumber-sumber lain. Yaitu dengan membandingkan dan mengecek kembali derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang berbeda dalam penelitian kualitatif. Triangulasi pada penelitian ini dilakukan dengan jalan membandingkan data hasil pengamatan dengan data hasil wawancara serta analisis dokumen yang terkait. Triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain. Di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data yang ditemukan. Teknik triangulasi yang paling banyak digunakan adalah teknik pemeriksaan melalui sumber lainnya. Jadi triangulasi merupakan cara terbaik untuk menghilangkan perbedaan-perbedaan konstruksi kenyataan yang ada dalam konteks suatu studi sewaktu mengumpulkan data tentang berbagai kejadian dan hubungan dari berbagai pendapat dan
25
pandangan. Dengan kata lain, triangulai memungkinkan peneliti untuk memeriksa ulang temuan dengan jalan membandingkan dengan berbagai sumber, metode dan teori.
26
