BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Kemajuan di bidang teknologi informasi telah memungkinkan instansi-
instansi atau perkantoran melakukan interaksi dengan konsumen melalui jaringan komputer. Seiring dengan kemajuan teknologi, perkembangan dunia informasi saat ini sudah berkembang semakin cepat dan semakin pesat, sehingga banyak instansi yang meningkatkan kualitas pelayanannya dalam berbagai hal. Salah satu perkembangan yang penting adalah semakin dibutuhkannya penggunaan sistem yang berfungsi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara efisien, cepat dan valid, selain itu juga mudah dalam pengolahan data dan juga mudah dalam pencarian data saat diperlukan. Sebuah instansi yang ingin berkembang dan mencapai sukses harus mengikuti era informasi dengan menggunakan alat pendukung pengolah data yaitu komputer. Komputer merupakan salah satu alat yang sangat mendukung dan mempermudah dalam pemrosesan dan pengolahan data sehingga data yang diolah tersebut dapat menghasilkan suatu informasi. Sistem pelayanan secara online adalah salah satu jawaban terhadap instansi atau kantor-kantor yang bergerak dalam bidang melayani masyarakat. Salah satu instansi yang sangat baik dalam menerapkan sistem pelayanan secara online seperti ini adalah kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh yang bergerak di bidang melayani masyarakat dalam proses pembuatan paspor atau Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI). Dengan adanya sistem pelayanan seperti ini, 1
2
masyarakat yang membutuhkan paspor RI untuk ke luar negeri tidak perlu lagi datang langsung ke kantor Imigrasi untuk mengurusnya, mereka bisa mengakses melalui jaringan internet/website untuk mengajukan pra permohonan. Mengingat hal itu, penulis tertarik untuk membahas mengenai proses-proses yang harus dilalui dalam mengajukan pra permohonan pengurusan paspor RI yang diwujudkan dalam bentuk judul Tugas Akhir, yaitu “Analisa Sistem Informasi Pelayanan Paspor Republik Indonesia Online Pada Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh”. 1.2
Perumusan Masalah Adapun rumusan masalah dalam penulisan ini antara lain: a. Mengimplementasikan sistem informasi pelayanan paspor Republik Indonesia secara online. b. Bagaimana cara mengakses sistem informasi pelayanan paspor online? c. Proses apa saja yang harus dilalui dalam menjalankan sistem informasi tersebut untuk pengentrian data? d. Menjawab tantangan perkembangan teknologi dalam bidang informasi.
1.3
Batasan Masalah Agar pembahasan lebih terfokus dan tidak menyimpang dari topik
permasalahan, maka dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis membatasi permasalahan yang hanya bertitik pada: a. Penggunaan sistem informasi pelayanan paspor Republik Indonesia secara online.
3
b. Proses pengajuan pra permohonan personal dan tata cara pengentrian data pemohon. c. Panduan cek status permohonan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI). 1.4
Tujuan dan Manfaat Penulisan Tujuan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut: a. Untuk mengimplementasikan sistem pelayanan paspor Republik Indonesia secara online pada kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh. b. Untuk berinteraksi dengan masyarakat dan memberi kemudahan bagi mereka dalam pengurusan paspor atau Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI). c. Bagi penulis, tujuannya adalah untuk menambah ilmu pengetahuan dan wawasan tentang situs internet, disamping sebagai bahan Tugas Akhir penulis di akhir perkuliahan sebagai syarat kelulusan pada STMIK U’Budiyah Indonesia. Adapun manfaat dari penulisan ini adalah: a. Dapat mempermudah masyarakat dalam proses pengurusan paspor RI. b. Untuk pengurusan paspor RI, seseorang tidak perlu bolak-balik ke kantor imigrasi sehingga dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga dalam proses pengajuan pra permohonan. c. Bagi instansi sendiri manfaatnya adalah dapat membantu pihak kantor Imigrasi dalam menerapkan dan memperkenalkan sebuah sistem kepada masyarakat yang bahwa sistem tersebut dapat digunakan oleh
4
masyarakat dalam mengajukan permohonan paspor RI melalui internet. Dengan dikenalnya sistem ini oleh masyarakat, pihak kantor Imigrasi sangat terbantu dalam memperbaiki dan meningkatkan kualitas pelayanannya kepada masyarakat dengan memanfaatkan media internet. 1.5
Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran tentang pembahasan Tugas Akhir ini dan
untuk mempermudah pemahaman, maka penyusunan Tugas Akhir ini terdiri dari beberapa bab. Berikut sistematika penulisan Tugas Akhir yang akan disusun: BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini memuat tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, serta sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN KEPUSTAKAAN Pada bab ini membahas tentang gambaran umum instansi meliputi sejarah dan struktur organisasi serta kajian kepustakaan mencakup tentang landasan teori yang membahas tentang dasar-dasar teoritis yang menjadi landasan pemecahan masalah yang meliputi sistem, informasi, sistem informasi, pengertian paspor, dan pengertian web. BAB III METODE PENELITIAN Dalam bab ini memuat tentang lokasi penelitian dan metodologi penelitian yang mencakup tentang penelitian kepustakaan serta penelitian lapangan yang meliputi pengamatan dan wawancara.
5
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Menguraikan hasil penelitian yang mencakup semua aspek yang terkait dengan penelitian dan menjelaskan tentang penggunaan sistem informasi yang sedang diteliti dan beberapa bagian penting yang berhubungan dengan materi serta membahas tentang masalah-masalah yang diajukan. BAB V PENUTUP Memuat kesimpulan berdasarkan pembahasan sebelumnya yang berisi tentang pernyataan singkat dan tepat yang dijabarkan dari hasil penelitian dan pembahasan serta memuat saran untuk pengembangan dan penyempurnaan dimasa yang akan datang.
BAB II TINJAUAN KEPUSTAKAAN
2.1
Gambaran Umum Instansi Arus globalisasi dunia sejak dahulu telah membawa dampak pada
peningkatan lalu lintas orang dan barang antar negara, sehingga batas-batas negara semakin
mudah
ditembus
demi
berbagai
kepentingan
manusia
seperti
perdagangan, industri, pariwisata dan lain sebagainya. Fenomena ini sudah menjadi hal atau perhatian negara-negara di dunia sejak dahulu sebab setiap negara mempunyai kedaulatan untuk mengatur lalu lintas orang yang akan masuk dan keluar wilayah negaranya dan bahkan untuk berkunjung maupun untuk berdiam sementara. Untuk mengatur hal tersebut, di Indonesia telah terdapat peraturan-peraturan perundang-undangan yang mengaturnya yaitu, Undangundang Nomor 9 Tahun 1992 tentang Keimigrasian. Undang-undang imigrasi merupakan peraturan yang mengatur hal ihwal lalu lintas orang yang masuk atau keluar wilayah Negara Republik Indonesia dan pengawasan terhadap orang asing di wilayah Negara Republik Indonesia. Keimigrasian di Indonesia sudah ada sejak jaman kolonial Belanda, namun pada tanggal 26 Januari 1950 diatur langsung oleh pemerintah Republik Indonesia dan diangkat Mr. Yusuf Adiwinata sebagai Kepala Jawatan Imigrasi berdasarkan Surat Penetapan Menteri Kehakiman Republik Indonesia Serikat No. JZ/30/16 tanggal 28 Januari 1950 yang berlaku surut mulai dari sejak tanggal 26 Januari 1950. 6
7
Organisasi Imigrasi sebagai lembaga dalam struktur kenegaraan merupakan organisasi vital sesuai dengan sasanti Bhumi Pura Purna Wibawa yang berarti penjaga pintu gerbang negara yang berwibawa. Sejak ditetapkannya Penetapan Menteri Kehakiman Republik Indonesia, maka sejak saat itu tugas dan fungsi keimigrasian di Indonesia dijalankan oleh Jawatan Imigrasi atau sekarang Direktorat Jenderal Imigrasi dan berada langsung di bawah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia. Direktorat Jenderal Imigrasi semula hanya memiliki empat buah Direktorat yaitu Direktorat Lalu Lintas Keimigrasian, Direktorat Ijin Tinggal dan Status Kewarganegaraan Orang Asing, Direktorat Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian, Direktorat Informasi Keimigrasian. Seiring dengan perkembangan zaman dan pengaruh globalisasi saat ini dengan berbagai kepentingan kerjasama internasional antar negara serta berbagai kepentingan pelaksanaan tugas-tugas keimigrasian, maka dibentuklah Direktorat yang bernama Direktorat Kerjasama Luar Negeri Keimigrasian untuk menunjang tugas-tugas keimigrasian dalam bekerjasama dengan negara lain. Sehingga saat ini Direktorat Jenderal Imigrasi terdiri dari: Sekretariat Direktorat Jenderal, Direktorat Lalu Lintas Keimigrasian, Direktorat Izin Tinggal Orang Asing dan Status Kewarganegaraan, Direktorat Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian, Direktorat Informasi Keimigrasian dan Direktorat Kerjasama Luar Negeri. Setiap personil Direktorat Jenderal Imigrasi harus berpegang pada nilai-nilai yang terdapat dalam Panca Bhakti Insan Imigrasi yakni: Taqwa, Menjunjung tinggi kehormatan, Cendekia, Integritas pribadi dan Inovatif.
8
2.1.1 Sejarah Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh diresmikan pada tanggal 12 Maret 1983 dengan wilayah kerja meliputi satu pemerintah kota yaitu Kota Banda Aceh dan dua Kabupaten yaitu Kabupaten Aceh Besar dan Kabupaten Pidie dengan jumlah kecamatan keseluruhan 63 kecamatan, dengan jumlah penduduk sekitar 1.024.572 orang. Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh resmi beroperasional sekitar tahun 1947. Disamping itu juga Kantor Imigrasi Banda Aceh memiliki tiga Tempat Pemeriksaan Imigrasi (TPI), yaitu TPI Bandara Sultan Iskandar Muda, TPI Pelabuhan Laut Malahayati dan TPI Pelabuhan laut Ulee Lheu. Aktivitas keimigrasian pada Kantor Imigrasi Banda Aceh lebih terfokus kepada pelayanan antara lain pemberian Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI), pemberian dan perpanjangan Izin Tinggal bagi orang asing, dimana selama tiga tahun terakhir ini menunjukkan hasil yang cukup signifikan. Penegakan hukum pada Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh selama ini cukup berjalan dengan baik, hal tersebut tidak terlepas dari peranan Sistem Pengawasan Orang Asing (SIPORA) serta didukung oleh kesiapan dan kesigapan dari personil Kantor Imigrasi Banda Aceh. Sektor lain yang menonjol dari Banda Aceh adalah pariwisata. Meskipun Kantor Imigrasi Banda Aceh memiliki beberapa TPI, akan tetapi lalu lintas kedatangan dan keberangkatan orang keluar dan masuk negara Indonesia melalui TPI ini relatif sepi. Sejak dahulu Aceh juga dikenal sebagai kerajaan yang kuat beragama dan menjunjung tinggi nilai-nilai agama islam, dan juga Banda Aceh terkenal sebagai kota budaya karena kedudukannya sebagai pusat Kerajaan Aceh yang banyak menyimpan khazanah budaya, monumen, tempat-tempat bersejarah dan makam raja-raja. Tempattempat itu kini menjadi objek wisata yang bernilai historis dan spiritual serta keindahan alam bumi Aceh tercinta.
9
2.1.2 Struktur Organisasi kantor Imigrasi Setiap instansi maupun lembaga/organisasi pasti memiliki struktur-struktur kepengurusannya secara teratur yang berguna untuk menentukan batasan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab dari setiap karyawan dengan jabatan mereka masing-masing. Kantor Imigrasi Banda Aceh menerapkan struktur organisasi untuk menunjang terlaksananya tujuan dan menjaga kestabilan agar tidak terjadi tumpang tindih antara satu jabatan dengan jabatan lainnya. Berikut ini adalah struktur organisasi kantor imigrasi: KEPALA KANTOR IMIGRASI
KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA KEPALA URUSAN KEPEGAWAIAN
KEPALA URUSAN KEUANGAN
KEPALA URUSAN UMUM
KASI INSARKOM
KASI LANTASKIM
KASI STATUSKIM
KASI WASDAKIM
KASUBSI INFORMASI
KASUBSI LINTAS BATAS
KASUBSI PENTUSKIM
KASUBSI WASKIM
KASUBSI KOMUNIKASI
KASUBSI PERIZINAN
KASUBSI LAHTUSKIM
KASUBSI DAKIM
Gambar 2.1 Struktur organisasi kantor Imigrasi
10
KETERANGAN: -
KASI INSARKOM
: Kepala Seksi Informasi Sarana Komunikasi
-
KASI LANTASKIM
: Kepala Seksi Lalu Lintas Keimigrasian
-
KASI STATUSKIM
: Kepala Seksi Status Keimigrasian
-
KASI WASDAKIM
: Kepala Seksi Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian
-
KASUBSI INFORMASI
: Kepala Sub Seksi Informasi
-
KASUBSI LINTAS BATAS : Kepala Sub Seksi Lintas Batas
-
KASUBSI PENTUSKIM
: Kepala Sub Seksi Penentuan Status Keimigrasian
-
KASUBSI WASKIM
: Kepala Sub Seksi Pengawasan Keimigrasian
-
KASUBSI KOMUNIKASI
: Kepala Sub Seksi Komunikasi
-
KASUBSI PERIZINAN
: Kepala Sub Seksi Perizinan Keimigrasian
-
KASUBSI LAHTUSKIM
: Kepala Sub Seksi Penyidikan Penelaahan Status Keimigrasian
-
KASUBSI DAKIM
: Kepala Sub Seksi Penindakan Keimigrasian
Dengan menerapkan struktur organisasi ini, suatu kantor atau instansi dapat menunjang untuk terlaksananya suatu tujuan dan juga untuk menjaga kestabilan dalam proses atau prosedur kerja agar tidak terjadi amburadul dan tumpang tindih dalam pekerjaan antara satu jabatan dengan jabatan lainnya. Dengan adanya struktur organisasi, proses kerja di suatu lembaga atau instansi dapat teratur sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan karena setiap jabatan sudah ada tugasnya masing-masing.
11
2.2
Landasan Teori Sistem informasi pelayanan paspor secara online ini merupakan sebuah
sistem yang berbasis web dari sekian banyak sistem lainnya. 2.2.1 Konsep dasar sistem Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan (Mcleod, 1998). Sistem adalah kumpulan dari komponen apapun baik pisik ataupun non pisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan (Putra, 2008). Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan (Oetomo, 2002). Sistem merupakan kumpulan dari bagian-bagian atau hal-hal yang saling berkaitan dan beroperasi atau bekerja secara bersama-sama untuk mencapai satu atau lebih tujuan atau sasaran (Kurniawan, 1998:5). Menurut Jogiyanto (1997) suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifatsifat yang tertentu, yaitu : a. Komponen sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponenkomponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu.
12
b. Batas sistem Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luar. Batas sistem ini memungkinkan suatu dipandang sebagai satu kesatuan. c. Lingkungan luar sistem Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. d. Penghubung sistem Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumbersumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. e. Masukan sistem Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). f. Keluaran sistem Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. g. Pengolahan sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan atau sistem itu sendiri sebagai pengolahannya. Pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
13
h. Sasaran sistem Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya. Jadi, “sistem merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu” (Jogiyanto, 1997). Pada dasarnya, yang dikatakan dengan sistem yaitu sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Sebagai gambaran, jika dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem (Kadir, 2003:54). Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu kelompok yang menekankan pada prosedur dan kelompok yang menekankan pada elemen atau komponennya. Pendekatan yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu
14
tujuan tertentu. Kedua kelompok difinisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya (Sutabri, 2004). Berdasarkan definisi diatas dapat kita ambil kesimpulan bahwa sistem merupakan kumpulan dari beberapa komponen atau bagian-bagian yang saling berinteraksi, saling bekerja sama dan saling menutupi antara satu sama lainnya dalam berbagai hal untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Apabila dalam sebuah sistem tidak ada elemen-elemen atau bagian-bagian dan sub-sub bagian yang saling berinteraksi, maka sistem tersebut tidak akan berjalan dengan lancar dan tidak sesuai dengan apa yang diharapkan, secara otomatis sistem tersebut tidak mencapai suatu tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan. Sebagai contoh, sebuah bangunan dapat dikatakan sistem karena bangunan tersebut terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan antara satu sama lain seperti batu bata, pasir, semen, dan lain sebagainya. Bagian-bagian tersebut saling membutuhkan dan bekerja sama sehingga sebuah bangunan dapat berdiri dengan kokoh. Jadi, “Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu” (Sutabri, 2004). 2.2.2 Pengertian informasi Informasi merupakan hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat. Akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut (Putra, 2008).
15
Informasi adalah “hasil pengolahan data yang telah mempunyai arti sehingga dapat digunakan khususnya oleh manajemen dalam membuat keputusan” (Kurniawan, 1998:13). Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya. Nilai informasi berhubungan dengan keputusan. Nilai informasi dilukiskan paling berarti dalam konteks pengambilan keputusan (Sutabri, 2004). Perbedaan antara data dan informasi sering menjadi titik awal untuk memahami sistem informasi. Pada gambar 2.2 memperlihatkan siklus informasi yang menggambarkan pengolahan data menjadi informasi dan pemakaian informasi untuk mengambil keputusan, hingga akhirnya dari tindakan hasil pengambilan keputusan tersebut dihasilkan data kembali (Kadir, 2003). Masukan (Data)
Data (Ditangkap)
Hasil Tindakan
Proses (Model)
Keluaran (Informasi)
Penerima Basis data
Tindakan Keputusan Gambar 2.2 Siklus Informasi
16
Jadi, hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data yaitu, informasi itu mempunyai kandungan “makna”, sedangkan data tidak. Secara konseptual, data merupakan deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Pengertian makna disini merupakan hal yang sangat penting, karena berdasarkan maknalah si penerima dapat memahami informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik suatu kesimpulan atau bahkan mengambil keputusan (Kadir, 2003). Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto, 1997). Menurut Oetomo (2002) kualitas informasi ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu: a. Keakuratan dan teruji kebenarannya Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bisa, dan tidak menyesatkan. b. Kesempurnaan informasi Kesempurnaan informasi sangat penting untuk mendukung
faktor
keakuratan dan kesempurnaan di mana informasi tersebut disajikan dengan lengkap. c. Tepat waktu Informasi harus disajikan secara tepat waktu, mengingat informasi akan menjadi lebih dasar dalam pengambilan keputusan. Keterlambatan informasi akan mengakibatkan kekeliruan dalam pengambilan keputusan.
17
d. Relevan Informasi akan memiliki nilai manfaat tinggi, jika informasi tersebut diterima oleh mereka yang membutuhkan, dan informasi tersebut menjadi tidak berguna dan tidak bermakna jika diberikan kepada mereka yang tidak membutuhkannya. e. Mudah dan murah Kini cara dan biaya untuk memperoleh informasi juga menjadi bahan pertimbangan tersendiri. Bila cara dan biaya untuk memperoleh informasi sulit dan mahal, maka orang akan menjadi tidak berminat untuk memperolehnya. Jadi, “informasi merupakan pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada” (Oetomo, 2002). Dari beberapa sumber diatas terlihat bahwa informasi merupakan hasil pengolahan data yang telah memiliki arti sehingga informasi tersebut dapat digunakan oleh pihak-pihak yang membutuhkan dalam mengambil suatu kebijaksanaan. Data adalah elemen dari informasi, dimana data belum memberikan tambahan pengetahuan atau suatu temuan tertentu. Dengan demikian, “data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut, Data diolah melalui suatu model agar menghasilkan informasi” (Sutabri, 2004).
18
2.2.3 Pengertian sistem informasi Data dengan informasi sering di kaitkan dengan adanya sistem informasi yang sering dihubungkan satu sama lain. Perkembangan dari sistem informasi menyebabkan juga perusahaan materi sistem informasi. Sistem informasi sekarang ini semakin luas, perkembangan dari informasi ini juga menyebabkan perusahaanperusahaan peran dari sistem informasi itu sendiri, perkembangan informasi dapat menentukan dalam mengambil keputusan dan untuk mengendalikan organisasi. “Pendefinisian Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna” (Bodnar dan Hopwood 1993). Sistem informasi adalah sekumpulan hal, elemen, sub sistem atau bagian yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan yang saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian yang satu dengan yang lainnya dengan cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan berupa data kemudian mengolahnya dan menghasilkan keluaran berupa informasi yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat bermanfaat dan dapat dirasakan akibatnya, sebagai dasar bagi proses pengambilan keputusan,
mendukung
kegiatan
manajemen
dan
operasional
dengan
memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi proses tersebut guna mencapai tujuan (Kurniawan, 1998:30). Sistem informasi manajemen merupakan sebuah kelengkapan pengolahan dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk manajer guna mendukung operasi dan pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi (Oetomo, 2002).
19
Sistem informasi memberikan nilai tambah terhadap proses, produksi, kualitas, manajemen, pengambilan keputusan, dan pemecahan masalah serta keunggulan kompetitif yang tentu saja sangat berguna bagi kegiatan bisnis (Kroenke, 1992). Ada empat peranan penting sistem informasi dalam organisasi (Alter, 1992). 1. Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas 2. Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam sebuah subsistem. 3. Mengkoordinasikan subsistem-subsistem. 4. Mengintegrasikan subsistem-subsistem. Jadi, sistem informasi berupa kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Alter, 1992). Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran (Sutabri, 2004). a. Blok masukan (input block) Input mewakili data-data yang masuk ke dalam sistem informasi, yang dimaksud dengan input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data-data yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
20
b. Blok model (model block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c. Blok keluaran (output block) Produk dari sistem informasi ialah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. d. Blok teknologi (technology block) Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. e. Blok basis data (database block) Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan perangkat lunak digunakan untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. f. Blok kendali (control block) Banyak hal dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, temperatur, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dicegah dan bila terlanjur terjadi maka kesalahan dapat dengan cepat diatasi.
21
Sebuah sistem informasi yang baik tentu memiliki sistematika yang jelas, ringkas, dan sederhana. Mulai tahap pemasukan data, pengolahan data dengan prosedur yang ditentukan, penyajian informasi yang akurat, interpretasi yang tepat dan distribusinya. Jadi tidak hanya sekadar mengotomatisasi prosedur lama tetapi menata dan memperbaharui bahkan menciptakan aliran data yang baru yang lebih efektif dan efisien. “Partisipasi dalam pelaksanaan tugas berarti bahwa sistem informasi dapat melakukan hal-hal yang biasa dikerjakan seseorang. Istilah otomasi biasa digunakan untuk menyatakan hal ini. Selain itu, sistem informasi bisa memberikan fasilitas berupa informasi yang berguna bagi seseorang untuk keperluan analisis atau pengambilan keputusan” (Kadir, 2003). 2.2.4 Pengertian paspor Dalam kamus besar bahasa Indonesia, disebutkan pengertian paspor adalah “Surat keterangan yang dikeluarkan oleh pemerintah untuk seorang warga negaranya yang akan mengadakan perjalanan ke luar negeri” (http://saurisofyan.blogspot.com/2010/03/pengertian-dan-jenis-paspor.html). Sementara menurut wikipedia, paspor adalah “Dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara yang memuat identitas pemegangnya
dan
berlaku
untuk
melakukan
perjalanan
antar
negara”
(http://id.wikipedia.org/wiki/Paspor). Paspor internasional adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara yang memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara. Paspor berisi biodata pemegangnya yang meliputi antara lain, foto pemegang, tanda tangan, tempat dan
22
tanggal kelahiran, informasi kebangsaan dan terkadang juga beberapa informasi lain mengenai identifikasi individual. Ada kalanya pula sebuah paspor mencantumkan daftar negara yang tidak boleh dimasuki oleh si pemegang paspor itu. Sebagai contoh, dahulu pemegang paspor Indonesia sempat dilarang berkunjung ke beberapa negara, antara lain negara Israel dan Taiwan (http://iguidepost.blogspot.com/2008/06/pengertian-paspor.html). Saat ini beberapa negara telah mengeluarkan apa yang disebut e-paspor atau elektronik paspor. E-paspor merupakan pengembangan dari paspor kovensional, dimana pada paspor tersebut telah ditanamkan sebuah chip yang berisikan biodata pemegangnya beserta data biometrik-nya, data biometrik ini disimpan dengan maksud untuk lebih meyakinkan bahwa orang yang memegang paspor adalah benar orang yang memiliki paspor dan berhak atas paspor tersebut. Karena dengan sistem biometrik ini, paspor dapat diterbitkan setelah mendapat persetujuan langsung dari Pusat (Online System). Sejak diterapkannya sistem ini di Indonesia, maka pembuatan paspor saat ini bisa dilakukan di kantor Imigrasi manapun yang berada dalam batas wilayah negara Republik Indonesia (http://sauri-sofyan.blogspot.com/2010/03/pengertian-dan-jenis-paspor.html). Paspor biasanya diperlukan untuk perjalanan internasional karena harus ditunjukkan ketika memasuki perbatasan suatu negara, walaupun di negara tertentu ada beberapa perjanjian dimana warga suatu negara tertentu dapat memasuki negara lain dengan dokumen selain paspor. Paspor akan diberi cap (stempel) atau disegel dengan visa yang dilakukan oleh petugas negara tempat kedatangan (http://iguidepost.blogspot.com/2008/06/pengertian-paspor.html).
23
2.2.5 Pengertian web Komputer pribadi dan jaringan komputer yang terhubung ke internet semakin bertambah serta orang yang mengakses internet makin banyak pula. Oleh karena itu, para ahli terus bekerja keras untuk mengembangkan berbagai macam layanan atau aplikasi dalam internet (Oetomo, 2001). Perkembangan dunia internet telah melahirkan suatu fasilitas layanan baru yaitu web, yang merupakan layanan terpenting internet. Dewasa ini, fasilitas web mengizinkan pengakses untuk mengakses dan berinteraksi dengan teks, grafik, animasi, foto, suara, dan video (Oetomo dkk, 2007). Web adalah sebutan bagi sekelompok halaman web, yang umumnya merupakan bagian dari suatu nama domain atau sub domain di World Wide Web (WWW) di Internet. World Wide Web maupun web saja adalah sebuah sistem yang saling terkait dalam sebuah dokumen berformat hypertext yang berisi beragam informasi, baik tulisan, gambar, suara, video, dan informasi multimedia lainnya dan dapat diakses melalui sebuah perangkat yang disebut web browser. “World Wide Web merupakan jaringan ribuan komputer dari seluruh dunia yang terbagi atas client dan server yang menggunakan software khusus” (Putra, 2007). Layanan multimedia internet atau yang dikenal World Wide Web (WWW) merupakan aplikasi internet yang paling diminati para pengakes. WWW disukai karena mencakup sumber daya multimedia, antara lain suara, gambar, video, audio, dan animasi. Oleh karena itu, aplikasi demikian menjadi semacam sarana untuk menyajikan informasi yang interaktif dan atraktif (Oetomo dkk, 2007).
24
Secara fisik web adalah kumpulan komputer pribadi, web browser, koneksi ke ISP, komputer server, router, dan switch yang digunakan untuk mengalirkan informasi dan menjadi wahana pertama berbagai pihak terkait. Web dibagi menjadi beberapa jenis (Oetomo dkk, 2007), yaitu: a. Web Search Engine: adalah web yang memiliki kemampuan untuk melakukan pencarian dokumen berdasarkan kata kunci tertentu. Contoh: Google dan Alltheweb. b. Web Portal: adalah web yang berisi kumpulan link, search engine, dan informasi. Contoh: Yahoo dan AOL. c. Web perusahaan: adalah web yang mendeskripsikan suatu perusahaan, layanan, fasilitas, dan segala sesuatu tentang perusahaan. Contoh: Andi Publisher dan Indosat. d. Web pribadi: adalah web yang memberikan profil pemilik web. Web dikenal dengan sistem client-server. Komputer pengguna disebut komputer client, sedangkan komputer yang diakses disebut server. Ketika kita ingin mengunjungi sebuah situs, maka cara kerja web adalah sebagai berikut (Oetomo dkk, 2007): a. Masukkan alamat web yang dituju pada web browser. Alamat web dikenal sebagai Universal Resource Locator (URL). b. Browser akan meminta halaman web dari web server. c. Web server mengirimkan data web yang diminta ke browser. d. Browser mengintepretasikan data dan menampilkannya.
BAB III METODE PENELITIAN
3.1
Lokasi Penelitian Penulis melakukan penelitian disebuah instansi pemerintahan yang bergerak
dalam bidang melayani masyarakat, yaitu pada kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh yang beralamat di Jl. Tgk. Mohd. Daud Beureueh No. 82 Banda Aceh. 3.2
Metodologi Penelitian Dalam penelitian ini penulis menggunakan beberapa teknik pengumpulan
data, adapun metode atau teknik pengumpulan data yang penulis gunakan yaitu: 1. Metode penelitian kepustakaan (Library Research) Pengumpulan data dan bahan penulisan berdasarkan data teoritis dengan cara penelaahan buku-buku perpustakaan dan panduan, materi kuliah, bahan dari internet serta bahan pendukung lainnya yang berkaitan dengan penulisan Tugas Akhir ini. 2. Metode penelitian lapangan (Field Reseacrh) Penelitian lapangan adalah pengumpulan data yang dilakukan ditempat On the Job Trainig (OJT), data tersebut diperoleh dengan cara, yaitu: a. Pengamatan (observasi), melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan-kegiatan kantor terutama proses pengurusan dan pembuatan paspor Republik Indonesia serta sistemnya guna untuk mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan dengan permasalahan yang ada.
25
26
b. Wawancara (Interview), mengadakan wawancara berdasarkan tatap muka dan tanya jawab dengan personal atau staf kantor yang dapat memberikan masukan (input) untuk penulisan Tugas Akhir ini. Dalam hal ini yang menjadi sumber informasi adalah kepala seksi Informasi Sarana Komunikasi (INSARKOM) kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh. 3.3
Analisa Data Adapun metode dalam menganalisis data yang dipakai disini adalah metode
deskriptif, yaitu metode yang mengolah dan menafsirkan data dengan maksud agar bisa memberikan gambaran yang jelas dan wajar mengenai keadaan yang akan diteliti. data yang diperoleh akan dipilih dan disusun secara sistematis kemudian dianalisa berdasarkan kajian teori untuk mendapatkan deskripsi tentang sistem dan proses pengurusan paspor pada kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh. Sedangkan teknik pengolahan data yaitu data yang diperoleh dari hasil penelitian akan dianalisa secara kualitatif dengan membandingkan antara teori dengan hasil penemuan lapangan.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1
Hasil Setiap kantor atau instansi pasti ada sebuah sistem aplikasi internal dan
eksternal kantor. Sistem aplikasi internal adalah sebuah sistem yang berlaku hanya untuk sebuah kantor yang menerapkan aplikasi tersebut, dan yang memiliki hak akses aplikasi itu hanyalah karyawan-karyawan kantor yang memiliki wewenang untuk menjalankan sistem aplikasi tersebut. Sedangkan sistem aplikasi eksternal adalah sebuah sistem yang diterapkan oleh suatu kantor atau instansi yang berlaku untuk umum dan bisa diakses oleh semua orang. Misalnya sistem aplikasi online, dan lain sebagainya. Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh menerapkan sebuah sistem aplikasi yang bersifat eksternal untuk meningkatkan kualitas pelayanannya dalam melayani masyarakat. Sistem aplikasi tersebut merupakan sebuah sistem yang bisa diakses oleh semua orang dan siapa saja yang membutuhkan paspor Republik Indonesia. Sistem aplikasi tersebut bisa diakses lewat internet atau website yang telah ditetapkan. Dengan adanya sistem aplikasi tersebut, pihak kantor imigrasi bisa melayani masyarakat secara online dalam bidang pengurusan paspor Republik Indonesia. Halaman Aplikasi paspor online atau yang disebut dengan xpasinet akan tampil ketika pengunjung memilih menu layanan paspor online pada halaman utama website Imigrasi, aplikasi ini sangat sederhana dan mudah dipahami. 27
28
4.1.1 Flowchart sistem informasi pelayanan paspor online Flowchart sistem informasi pelayanan paspor online dalam mengajukan pra permohonan paspor RI dapat dilihat pada gambar 4.1. Start Akses
No
Pilihan menu
Yes Input biodata pemohon Input alamat pemohon Copy KTP WNI copy Kartu Keluarga copy Akte Kelahiran/ Surat Nikah/Ijazah
Upload data dokumen pemohon
Input kode verifikasi
No
Lanjut
End
Yes
Pesan proses penyelesaian pra permohonan
Tanda terima pra permohonan
Gambar 4.1 Flowchart sistem informasi pelayanan paspor online
29
Flowchart merupakan alat bantu yang digunakan untuk menerangkan logika program, berupa suatu bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Adapun bagan pada gambar 4.1 menjelaskan bagaimana proses yang harus dilakukan oleh pemohon pada saat mengajukan pra permohonan paspor online dengan penjelasan sebagai berikut: 1. Pemohon mengetik www.imigrasi.go.id untuk akses ke website Imigrasi. 2. Pada halaman utama website Imigrasi, pemohon memilih menu layanan paspor online untuk akses ke dalam aplikasi. Kemudian muncul menu utama tampilan umum fasilitas pra permohonan SPRI. 3. Pemohon memilih menu pra permohonan personal untuk melakukan entri data pemohon dan dilanjutkan dengan entri alamat pemohon. 4. Upload data dokumen pemohon berupa copy KTP WNI, copy Kartu Keluarga, copy Akte Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah yang telah discan sebelumnya. 5. Pemohon memasukkan kode verifikasi sesuai dengan gambar yang ditampilkan, kemudian pilih OK dan muncul pesan proses penyelesaian permohonan. 6. Setelah membaca pesan proses penyelesaian pra permohonan, pilih OK, maka aplikasi akan menampilkan tanda terima pra permohonan. 7. Tanda terima pra permohonan tersebut harus dicetak oleh pemohon ke printer dan membawanya pada saat datang ke kantor Imigrasi.
30
Berikut adalah tampilan umum fasilitas pra permohonan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI).
Gambar 4.2 Tampilan umum fasilitas pra permohonan SPRI Adapun fasilitas permohonan SPRI melalui internet/website ini dapat dikelompokkan menjadi lima bagian, yaitu fasilitas input data permohonan personal SPRI, fasilitas cek status permohonan personal SPRI, login perusahaan, pendaftaran perusahaan, aktivasi pendaftaran perusahaan, dan FAQ. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses pengisian data pemohon pada pra permohonan personal melalui internet/website adalah sebagai berikut: 1.
Lakukan pengisian data pemohon yang sesuai dan valid. Perhatikan tanda “*” berarti harus dilakukan pengisian data tersebut.
2.
Pilih Kantor imigrasi tujuan yang diinginkan.
3.
Siapkan dokumen yang telah discan seperti copy KTP WNI, copy Kartu Keluarga, copy Akte Kelahiran/Surat Nikah, Ijazah, dll. Kemudian lakukan proses upload untuk dokumen scanning tersebut.
31
4.2
Pembahasan
4.2.1 Cara mengakses sistem pelayanan paspor online Untuk mengakses dan masuk kedalam sistem pelayanan paspor online, ketik “www.imigrasi.go.id” pada halaman browser dan tekan enter, kemudian tampil sebuah halaman yaitu halaman utama tampilan website imigrasi.
Gambar 4.3 Halaman utama website Imigrasi Setelah halaman utama website Imigrasi muncul, pilih menu layanan permohonan paspor online untuk masuk ke dalam aplikasi xpasinet atau sistem pelayanan paspor Republik Indonesia.
32
Kemudian muncul halaman depan aplikasi xpasinet atau tampilan umum fasilitas pra permohonan paspor RI.
Gambar 4.4 Link input data pada fasilitas pra permohonan SPRI Pada halaman utama fasilitas pra permohonan SPRI ini, tekan link ”Pra Permohonan Personal” untuk masuk ke proses pengisian data pemohon. 4.2.2 Proses atau panduan pengentrian data pemohon Setelah menekan link pra permohonan personal akan muncul form untuk pengentrian data dan identitas pemohon. Tampilan form pengisian data pemohon adalah seperti pada gambar 4.5.
Kanim Kelas I Banda Aceh
Sayuthi 165 Aceh Besar
19-02-1989
04-06-2007 1106091902890001
Aceh Besar
Gambar 4.5 Form input data informasi pemohon
19-02-2012
33
Pada form seperti tampilan gambar 4.5, pilih kantor Imigrasi sesuai dengan tempat pemohon akan melakukan pembuatan paspor, kemudian pilih jenis permohonan yang diinginkan. Apabila jenis permohonannya penggantian paspor karena habis berlaku atau karena hilang, rusak, akibat bencana alam dan lain sebagainya dan apabila ada perubahan terhadap nama, alamat dan lain-lain pada paspor, lakukan pengisian nomor paspor lama. Akan tetapi kalau jenis permohonannya paspor baru atau paspor biasa pemohon tidak perlu mengisinya. Sedangkan untuk jenis paspor terdapat tiga pilihan, yaitu jenis paspor 24H yang berlaku untuk Tenaga Kerja Indonesia (TKI), paspor 48H berlaku untuk umum, dan SPLP yaitu paspor untuk sekali jalan. Untuk nama lengkap, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, pekerjaan, status sipil, no identitas, tempat dikeluarkan, tanggal dikeluarkan, berlaku s/d adalah berhubungan dengan data KTP. Sedangkan untuk nama lain dan alamat Email boleh diisi apabila ada, tetapi tidak diharuskan untuk pengisiannya. Kemudian perhatikan tanda ‘*’ dimana pemohon harus melakukan pengisian data tersebut. Setelah terisi semua data pemohon tekan tombol “lanjut” untuk melanjutkannya dan muncul form input alamat pemohon.
Gambar 4.6 Form input data informasi alamat dan keluarga pemohon
34
Pada gambar 4.6 masukkan alamat rumah dan nomor telepon jika ada, kemudian masukkan data mengenai hubungan keluarga seperti nama ayah, nama ibu, nama suami/istri bagi yang sudah menikah serta kewarganegaraan dan tempat dan tanggal lahir mereka yang sesuai. Untuk alamat kantor, alamat orang tua, dan alamat lama boleh diisi jika ada dan bersedia, tetapi pengisiannya tidak diharuskan. Setelah semua data sudah terisi dengan benar tekan pada link “lanjut” untuk menuju proses selanjutnya. Kemudian tampil form untuk upload dokumen yang dibutuhkan, tampilannya seperti pada gambar 4.7.
Gambar 4.7 Form input data dokumen pemohon
35
Pada tampilan gambar 4.7, pilih jenis dokumen yang akan diupload ke internet/website. Dokumen tersebut berupa copy KTP WNI, copy Kartu Keluarga, copy Akte Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah yang telah discan dan disimpan sebelumnya. Setelah memilih jenis dokumen, tekan tombol “browse” untuk memilih file yang akan diupload sesuai dengan jenis dokumen yang telah dipilih atau ditentukan. Kemudian tekan tombol “upload” untuk melakukan proses upload file dokumen tersebut ke website. Setelah melakukan proses upload, maka akan terlihat seperti gambar 4.8.
Gambar 4.8 Form input data tampilan dokumen pemohon
36
Dokumen yang minimal harus diupload adalah copy KTP WNI, copy Kartu Keluarga, copy Akte Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah. Jika dokumen-dokumen tersebut tidak lengkap, maka pemohon tidak dapat melanjutkan proses selanjutnya. Tapi kalau dokumen-dokumen tersebut sudah lengkap semua, pemohon baru bisa tekan tombol “lanjut” untuk melanjutkannya. Proses selanjutnya adalah memasukkan kode verifikasi yang sesuai dengan tampilan gambar pada website tersebut. Tampilannya seperti gambar 4.9.
cxfnd
Gambar 4.9 Form penginputan kode verifikasi Setelah memasukkan kode verifikasi, selanjutnya tekan tombol “OK” dan Aplikasi akan menampilkan pesan seperti yang terlihat pada gambar 4.10.
Gambar 4.10 Tampilan proses penyelesaian pra permohonan Setelah membaca pesan yang muncul seperti pada gambar 4.10, tekan tombol “OK”, maka aplikasi akan menampilkan Tanda Terima Pra Permohonan.
37
Tampilan tanda terima pra permohonan seperti yang ada pada gambar 4.11.
Jl. Tgk. Mohd. Daud Beureueh No. 82 Banda Aceh Telp/Fax : (0651)23784
Sayuthi Aceh Besar Laki-laki
19-02-1989
Kanim Kelas I Banda Aceh Jl. Tgk. Mohd. Daud Beureueh No. 82 Banda Aceh (0651)23784 null
Gambar 4.11 Tanda terima pra permohonan Tanda terima pra permohonan ini harus dicetak oleh pemohon ke printer. Setelah menerima dan mencetaknya ke printer, maka proses pengajuan pra permohonan melalui internet/website telah selesai dan berhasil. Kemudian pemohon harus hadir pada kantor Imigrasi dengan membawa tanda terima pra permohonan beserta dokumen persyaratan asli. Setelah itu dilanjutkan dengan proses selanjutnya yaitu pembayaran, foto biometrik dan sidik jari serta wawancara dengan petugas kantor Imigrasi. Sebelum
hadir
ke
kantor,
pemohon
bisa
melakukan
cek
status
permohonannya dulu melalui fasilitas pra permohonan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI). Karena dalam prosesnya melewati beberapa tahap proses alur kerja sistem. Setelah mengecek status permohonannya, pemohon bisa mengetahui pada tahap apa keberadaan status permohonanya.
38
4.2.3 Panduan cek status permohonan Status permohonan dapat dilihat pada fitur Status Permohonan, untuk melakukan cek status permohonan yaitu dengan cara menekan link “Status Permohonan Personal” pada halaman utama aplikasi xpasinet atau tampilan umum fasilitas pra permohonan SPRI.
Gambar 4.12 Link untuk cek status permohonan SPRI Setelah menekan link status permohonan akan muncul form parameter input untuk cek status permohonan SPRI.
Gambar 4.13 Parameter input untuk cek status permohonan SPRI Pada tampilan form gambar 4.13 masukkan parameter yang dibutuhkan, yaitu nomor permohonan saja atau kombinasi nama lengkap dan tanggal lahir.
39
Setelah memasukkan nomor permohonan atau nama lengkap, maka tekan tombol ‘Lanjut’ dan akan muncul form kode verifikasi.
Gambar 4.14 Form penginputan kode verifikasi Pada tampilan form gambar 4.14, masukkan kode verifikasi yang sesuai dengan gambar yang ditampilkan pada website tersebut. Selanjutnya tekan tombol ‘OK’, maka aplikasi akan menampilkan status alur kerja dari permohonan tersebut.
Sayuthi
Gambar 4.15 Hasil cek status permohonan SPRI Setelah mengetahui status permohonannya pada tahap penyerahan paspor, maka pemohon bisa langsung hadir ke kantor imigrasi untuk pembayaran, foto biometrik, sidik jari serta wawancara dan pengambilan paspor. Demikianlah pembahasan tentang Aplikasi Layanan Paspor Online ini, semoga aplikasi ini dapat membantu kita dalam pengurusan paspor RI.
40
4.3
Kelebihan dan Kekurangan Sistem Setiap sebuah sistem atau aplikasi tentunya memiliki kelebihan dan
kekurangannya masing-masing. Adapun kelebihan dari sistem informasi pelayanan paspor online ini adalah: a. Tidak menggunakan sistem login seperti username dan password sehingga aplikasi dapat digunakan oleh semua orang. b. Aplikasi ini berlaku untuk umum dan bisa diakses 24 jam oleh siapa saja, kapan saja, dan dimana saja tanpa ada batasan waktu. c. Pengolahan data secara otomatis dan terkomputerisasi sehingga dapat membantu kinerja instansi dalam melayani masyarakat. d. Prosesnya cepat dan mudah dalam penggunaannya. e. Tidak membutuhkan waktu dan tempat yang banyak dalam mengelola dan menyimpan data-data pemohon. Adapun masih ada juga kekurangan dan kelemahan yang terdapat pada sistem informasi pelayanan paspor online ini, antara lain: a. Sistem ini tidak akan berjalan dengan lancar apabila terjadi gangguan terhadap jaringan. b. Jaringan yang kurang bagus membuat sistem lambat dan prosesnya lama. c. Tidak ada perubahan atau pengembangan terhadap desain tampilan aplikasi yang masih kurang sempurna.
BAB V PENUTUP
5.1
Kesimpulan Berdasarkan pembahasan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis dapat
mengambil beberapa kesimpulan diantaranya sebagai berikut: a. Penerapan sistem informasi pelayanan paspor RI secara online pada kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh merupakan salah satu bentuk dalam mempermudah
dan
memperbaiki
kualitas
pelayanannya
terhadap
masyarakat. b. Dengan adanya sistem informasi pelayanan paspor online ini, pihak kantor Imigrasi dapat berinteraksi dengan masyarakat sehingga masyarakat sangat terbantu
dalam
mendapatkan
informasi-informasi
terbaru
tentang
keimigrasian, serta memberi kemudahan bagi mereka dalam pengurusan paspor atau Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI). 5.2
Saran Dari hasil penulisan yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya, ada
beberapa saran dari penulis dalam menerapkan sistem tersebut: a. Melakukan perkembangan terhadap sistem agar lebih lengkap dan sesuai dengan kebutuhan. b. Desain tampilan aplikasi perlu dilakukan pengembangan yang lebih sempurna dan lebih disesuaikan lagi dengan instansi.
41
42
c. Sistem atau website yang sudah dibangun selalu diupgrade atau diperbaharui seluruh data-data yang tersimpan demi menarik peminat masyarakat dalam mendukung kinerja perkantoran. d. Fasilitas yang telah dirancang dapat dipergunakan semaksimal mungkin untuk mendapatkan hasil yang maksimal. e. Pihak instansi diharapkan agar tidak juga mengandalkan sistem atau website ini sebagai salah satu media pelayanan atau penyampaian informasi, karena sebagian masyarakat masih sangat minim pengetahuannya terhadap internet. Ada baiknya pihak instansi menyediakan program yang bisa melayani melalui pesan singkat agar masyarakat lebih mudah dalam berinteraksi, karena sebagian besar masyarakat masih menggunakan media handphone (HP) dalam berkomunikasi. Demikianlah kesimpulan dan saran dari penulis dalam penggunaan sistem informasi ini, semoga sistem informasi ini dapat membantu ke arah yang lebih baik dan dapat kita pergunakan dengan sebaik-baiknya.
DAFTAR PUSTAKA
Alter, Steven. 1992. Information Systems: A Management Perspective. The Benjamin/Cummings Publishing Company, Inc. Bodnar, George H., Hopwood, William S. 1993. Accounting Information System. 5th Edition, Prentice-Hall, Inc. Jogiyanto. 1997. Sistem Informasi Berbasis Komputer. BPFE-Yogyakarta : Yogyakarta. Kroenke, David M. 1992. Management Information Systems. Watsonville: Mitchell McGraw-Hill. Kurniawan Puji Agus. 1998. Sistem Informasi Manajemen. IPW, Jakarta Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi : Yogyakarta. Mcleod, Raymond. 1998. Sistem Informasi Manajemen. PT Prenhalindo : Jakarta. Oetomo, B. Soetedjo. 2001. Perspektif e-Business. Andi : Yogyakarta. Oetomo, B. Soetedjo. 2002. Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi. Andi : Yogyakarta. Oetomo, B. Soetedjo, Esther Wibowo, Eddy Hartono, dan Samuel Prakoso. 2007. Pengantar Teknologi Informasi Internet: Konsep dan Aplikasi. Andi : Yogyakarta. Putra, Irwansyah. 2007. Pengembangan Sistem Informasi Cyber Online IAIN ARRANIRY Darussalam-B.Aceh dengan menggunakan Macromedia dan XAMMP, Prodi Informatika Komputer. LP3I cabang B.Aceh. Putra, Irwansyah. 2008. Pembuatan Website pada Medan-Aceh Partnership menggunakan Dreamweaver MX 2004 dan XAMMP Versi 1.6.6.A, Prodi Teknik Komputer. Politeknik LP3I Medan. Republik Indonesia. 2008. Permenkumham No. M.HH-04.0T.03.01 Tahun 2008 tentang Pedoman Penerapan E-Office Keimigrasian, Menteri Hukum dan Ham. Sutabri, Tata. 2004. Analisa Sistem Informasi. ANDI: Yogyakarta. Http://sauri-sofyan.blogspot.com/2010/03/pengertian-dan-jenis-paspor.html Http://iguidepost.blogspot.com/2008/06/pengertian-paspor.html Http://id.wikipedia.org/wiki/Paspor Http://www.imigrasi.go.id
ANALISA SISTEM INFORMASI PELAYANAN PASPOR REPUBLIK INDONESIA ONLINE PADA KANTOR IMIGRASI KELAS I BANDA ACEH
Karya Tulis Ilmiah (KTI)
Di ajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh Gelar Ahli Madya Komputer STMIK U’Budiyah Indonesia
Oleh
SAYUTHI 07123016
PROGRAM STUDI DIII MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA KOMPUTER STMIK U’BUDIYAH INDONESIA BANDA ACEH 2011
ANALISA SISTEM INFORMASI PELAYANAN PASPOR REPUBLIK INDONESIA ONLINE PADA KANTOR IMIGRASI KELAS I BANDA ACEH Karya Tulis Ilmiah KTI
Oleh Sayuthi 07123016
Disetujui, Dosen Pembimbing
(Mogi Diryanta Iskandar, S. Kom)
Diketahui, Ketua Program Studi Manajemen Informatika
Ketua STMIK U’Budiyah Indonesia
(Mogi Diryanta Iskandar, S. Kom)
(Ahmad Fitri Annahar, SE.M.LIS)
ii
LEMBAR PENGESAHAN KTI
ANALISA SISTEM INFORMASI PELAYANAN PASPOR REPUBLIK INDONESIA ONLINE PADA KANTOR IMIGRASI KELAS I BANDA ACEH
Karya Tulis Ilmiah oleh Sayuthi ini telah dipertahankan didepan dewan penguji pada Tanggal 23 MEI 2011
Dewan Penguji:
1. Ketua
(Agustiar, ST.,MT)
2. Anggota
(Saiful Amri, S.Kom.,MM)
3. Anggota
(Fathiah, ST)
iii
LEMBAR PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa Karya Tulis Ilmiah dengan judul “Analisa Sistem Informasi Pelayanan Paspor Republik Indonesia Online Pada Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh” ini beserta seluruh isinya adalah benar-benar karya saya sendiri, dan saya tidak melakukan penjiplakan atau pengutipan dengan cara-cara yang tidak sesuai dengan etika keilmuan yang berlaku dalam masyarakat keilmuan. Atas pernyataan ini, saya siap menanggung risiko/sanksi yang dijatuhkan kepada saya apabila kemudian ditemukan adanya pelanggaran terhadap etika keilmuan dalam karya saya ini, atau ada klaim dari pihak lain terhadap keaslian karya saya ini.
Banda Aceh, 23 April 2011 Yang Membuat Pernyataan
(Sayuthi)
iv
ABSTRAK Kebutuhan akan sebuah informasi merupakan hal terpenting bagi setiap orang untuk mengambil suatu keputusan. Internet merupakan suatu media yang menjangkau seluruh dunia dimana orang akan berlomba-lomba untuk memanfaatkannya sebagai sarana informasi dan publikasi yang murah dan cepat.
Sistem informasi pelayanan paspor online ini merupakan sebuah pemikiran dari hasil penelitian akan pelayanan, seseorang yang membutuhkan paspor RI tidak perlu lagi membuang banyak waktu datang ke kantor Imigrasi untuk mengurusnya. Mereka cukup dengan menggunakan media internet untuk mengakses website Imigrasi dan mengajukan pra permohonan paspor RI. Selain itu, hal yang berupa informasi-informasi mengenai keimigrasian dapat diketahui oleh masyarakat.
Dengan ini penulis menganalisa pandangan tentang keakuratan dalam proses penyampaian suatu data dan informasi dalam mempergunakan sistem yang berbasis web tersebut. Tujuannya adalah untuk mengembangkan sistem informasi pelayanan paspor RI online ini supaya mempermudah proses pengajuan pra permohonan paspor RI dan proses pengolahan data untuk sebuah informasi yang lebih cepat, akurat, dan lebih tepat waktu sesuai dengan yang diharapkan dan diinginkan oleh masyarakat. Metode yang digunakan dalam menyelesaikan tugas akhir ini adalah metode observasi dan wawancara dengan menggunakan teknik pengumpulan data primer dan sekunder. Dengan adanya sistem ini maka diharapkan akan membantu dan mempermudah masyarakat dalam pengurusan paspor RI.
Kata kunci : sistem informasi, website.
v
ABSTRACT The need for an information is paramount for everyone to take a decision. The Internet is a medium that reaches around the world where people will be vying to use it as a means of information and publications that are cheap and fast. Online passport information service system is an idea of the results of the study will be of service, someone who needs a passport RI no longer need to waste a lot of time to come to the Immigration Department to take care of it. They are simply using the internet to access the website of Immigration and apply for a passport pre RI. In addition, the form of information regarding immigration can be known by the public. With this the author analyzes the notion of accuracy in the process of delivering a data and information in the use of such web-based system. The goal is to develop Affairs passport information service system in order to facilitate this online pre-filing process for a passport RI and data processing for an information more quickly, accurately, and more timely as expected and desired by society. The method used in completing this final task is observation and interview methods of data collection techniques using primary and secondary. With this system it is hoped will assist and facilitate the community in the management of passport RI. Key words: information systems, websites.
vi
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji beserta syukur marilah kita panjatkan kehadhirat Ilahi Rabbi Allah Swt. yang telah melimpahkan rahmat dan nikmatNya kepada kita bersama serta hidayah dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Shalawat dan salam marilah kita sanjungkan kepangkuan junjungan alam Nabi besar Muhammad SAW, yang telah membawa umat manusia dari alam kebodohan kepada alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan seperti yang telah kita rasakan saat ini, dan beliau telah menjadi suri tauladan bagi kita bersama sampai akhir zaman. Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir yang berjudul “Analisa Sistem Informasi Pelayanan Paspor Republik Indonesia Online Pada Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh” adalah untuk memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar ahli madya pada jurusan Manajemen Informatika STMIK U’budiyah Indonesia. Dalam Tugas Akhir ini menjelaskan tentang pelayanan paspor secara online pada kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh serta membahas proses-proses yang harus dilalui dalam pengurusan paspor dengan menggunakan sistem yang berbasis web. Pada kesempatan ini, dengan hati yang tulus penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada semua pihak-pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini hingga selesai. Semua
vii
ini penulis tidak sanggup membalasnya secara materi, melainkan Allah Swt. yang membalasnya. Penulis ingin mengucapkan kata yang lebih dari sekedar terima kasih kepada: 1. Kepada kedua orang tua yang telah memberikan dorongan dan dukungan dalam bentuk moril dan material serta dengan berkat do’a dan motivasi mereka penulis dapat menduduki jenjang perkuliahan. 2. Bapak Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom selaku pembimbing yang telah banyak membantu penulis dalam proses penulisan Tugas Akhir hingga selesainya penulisan ini. 3. Ketua Program Studi Manajemen Informatika yaitu bapak Irvanizam Zamanhuri, M.SC. 4. Bapak Drs. Alfian Ibrahim, MS., selaku ketua STMIK U’Budiyah Indonesia. 5. Pihak kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh yaitu Bapak Drs. Moh. Arsyad, bapak Tri Hari Utomo, Mislina, kak Dinda Kinsaranate, kak Sari dan kepada seluruh staf dan karyawan kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh. 6. Dosen-dosen pengajar dan kepada seluruh staf STMIK U’Budiyah Indonesia yang telah banyak membantu serta kepada kawan-kawan seperjuangan dan seangkatan yang telah memberi dukungan dan dorongan mereka hingga selesainya penulisan ini. Dalam penulisan ini penulis juga menyadari sepenuhnya bahwa penyusunan Tugas Akhir ini belum sempurna baik dalam penulisan maupun isi viii
disebabkan keterbatasan kemampuan penulis, namun penulis sudah berusaha semaksimal mungkin untuk melakukan yang terbaik. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun dari pembaca untuk penyempurnaan Tugas Akhir ini dan demi kesempurnaan dimasa yang akan datang. Lebih dan kurang pada penulisan ini penulis mohon maaf yang sebesarbesarnya. Mohon ampun kepada Allah SWT, Maha pemilik kesempurnaan atas segala kesalahan. Akhir kata, penulis mengharapkan semoga penulisan ini dapat diambil manfaat khususnya bagi pembaca sekalian, dan dapat memberi manfaat bagi kita semua pada umumnya serta dapat berguna bagi yang memerlukannya. Amin ya Rabbal’alamin...!
Wassalam Banda Aceh, 15 April 2011 Penulis
Sayuthi 07123016
ix
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL ................................................................................... HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................... HALAMAN PENGESAHAN..................................................................... HALAMAN PERNYATAAN..................................................................... ABSTRAK ................................................................................................... ABSTRACT ................................................................................................. KATA PENGANTAR................................................................................. DAFTAR ISI................................................................................................ DAFTAR GAMBAR...................................................................................
i ii iii iv v vi vii x xii
BAB I PENDAHULUAN............................................................................ 1.1. Latar Belakang ........................................................................... 1.2. Perumusan Masalah ................................................................... 1.3. Batasan Masalah......................................................................... 1.4. Tujuan dan Manfaat Penulisan................................................... 1.5. Sistematika Penulisan ................................................................
1 1 2 2 3 4
BAB II TINJAUAN KEPUSTAKAAN ..................................................... 2.1.Gambaran Umum Instansi .......................................................... 2.1.1 Sejarah Kantor Imigrasi Kelas I Banda Aceh................... 2.1.2 Struktur Organisasi Kantor Imigrasi................................. 2.2. Landasan Teori........................................................................... 2.1.1 Konsep dasar sistem ......................................................... 2.1.2 Pengertian informasi......................................................... 2.1.3 Pengertian sistem informasi.............................................. 2.1.4 Pengertian paspor ............................................................. 2.1.5 Pengertian web .................................................................
6 6 8 9 11 11 14 18 21 23
BAB III METODE PENELITIAN ............................................................ 3.1. Lokasi Penelitian........................................................................ 3.2. Metodologi Penelitian ................................................................ 3.3. Analisa Data ...............................................................................
25 25 25 26
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .................................................... 4.1. Hasil ........................................................................................... 4.1.1 Flowchart sistem informasi pelayanan paspor online....... 4.2.Pembahasan................................................................................. 4.2.1 Cara mengakses sistem pelayanan paspor online ............. 4.2.2 Proses atau panduan pengentrian data pemohon .............. 4.2.3 Panduan cek status permohonan .......................................
27 27 28 31 31 32 38
x
4.3. Kelebihan dan Kekurangan Sistem ............................................ 40 BAB V PENUTUP....................................................................................... 41 5.1. Kesimpulan ................................................................................ 41 5.2. Saran........................................................................................... 41 DAFTAR PUSTAKA
xi
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Gambar 2.2 Gambar 4.1 Gambar 4.2 Gambar 4.3 Gambar 4.4 Gambar 4.5 Gambar 4.6 Gambar 4.7 Gambar 4.8 Gambar 4.9 Gambar 4.10 Gambar 4.11 Gambar 4.12 Gambar 4.13 Gambar 4.14 Gambar 4.15
Struktur organisasi kantor Imigrasi....................................... Siklus Informasi .................................................................... Flowchart sistem informasi pelayanan paspor online ........... Tampilan umum fasilitas pra permohonan SPRI .................. Halaman utama website Imigrasi .......................................... Link input data pada fasilitas pra permohonan SPRI............ Form input data informasi pemohon ..................................... Form input data informasi alamat dan keluarga pemohon.... Form input data dokumen pemohon ..................................... Form input data tampilan dokumen pemohon ...................... Form penginputan kode verifikasi ........................................ Tampilan proses penyelesaian pra permohonan ................... Tanda terima pra permohonan .............................................. Link untuk cek status permohonan SPRI .............................. Parameter input untuk cek status permohonan SPRI ............ Form penginputan kode verifikasi ........................................ Hasil cek status permohonan SPRI .......................................
xii
9 15 28 30 31 32 32 33 34 35 36 36 37 38 38 39 39
