BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Arsip secara otomatis akan tercipta dari aktifitas-aktifitas suatu instansi yang berperan sebagai sumber informasi dalam melaksanakan kegiatan instansi, serta akan terus hidup, tumbuh dan berkembang seirama dengan perkembangan tata kehidupan pemerintah dan masyarakatnya. Arsip merupakan khasanah budaya yang perlu dilestarikan terutama terhadap informasi yang terkandung di dalamnya sehingga dapat diberdayagunakan untuk kepentingan pemerintah maupun masyarakat. Seperti yang tertuang dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan yang mendefinisikan arsip sebagai: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.1 Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut :
1
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal 1.
1
Arsip dinamis adalah adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sementara itu, arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.2 Arsip statis yang sering disebut archives atau permanent record merupakan arsip yang tidak secara langsung digunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip statis memuat warkat-warkat vital yang akan disimpan selama mungkin karena mempunyai taraf nilai yang abadi. Dengan demikian yang termasuk arsip statis adalah arsip abadi (archive).3 Untuk menjaga kelestariannya, arsip statis harus disimpan di lembaga atau instansi yang berfungsi khusus menyimpan, memelihara, merawat dan mendayagunakan arsip statis untuk kemaslahatan umat dan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/warisan budaya bangsa kepada generasi mendatang.4 Di dalam arsip akan tercermin dinamika kegiatan pemerintahan dan pembangunan serta kehidupan berbangsa dan bernegara. Agar informasi tersebut tidak rusak atau hilang karena berbagai faktor perusak maka harus diupayakan pelestarian media simpannya. “Berdasarkan jenis media rekamnya arsip dibagi
2
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal 1.
3
Ig. Wursanto, Kearsipan 1 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm. 237.
Modul Manajemen Arsip Statis “Archives Management” (Jakarta: ANRI, 2009), hlm. 11. 4
2
menjadi empat, yaitu: arsip tekstual (arsip konvensional), arsip audio visual (arsip pandang dengar), arsip elektronik (arsip komputer) dan arsip bentuk khusus”.5 Arsip konvensional di Indonesia masih menduduki peringkat pertama sebagai arsip yang paling banyak dihasilkan oleh setiap instansi baik pemerintah maupun swasta. Walaupun di Indonesia mulai memasuki masa transisi pengelolaan arsip dari media konvensional ke digital, namun sebagian besar instansi yang ada masih menerapkan pengelolaan secara manual atau masih dalam media konvensional. Hal inilah yang mendorong kegiatan preservasi arsip konvensional sangat perlu dilakukan untuk menjamin kelestarian arsip yang tercipta. Sampai saat ini, arsip media konvensional masih dianggap media yang paling utama sebagai arsip yang memiliki nilai evidensial dan nilai informasional yang tinggi serta memiliki keunikan tersendiri yang dapat dilihat dari teknik pengelolaannya. Dalam melakukan aktifitasnya, instansi menciptakan arsip dalam berbagai bentuk dan format yang bahkan memiliki keunikan dan karakteristik tersendiri atau sering disebut dengan arsip bentuk khusus (records in special format). “Arsip bentuk khusus atau records in special format yakni arsip yang informasinya terekam dalam bentuk dan karakteristik yang bersifat khusus selain arsip yang tersimpan dalam media tekstual atau kertas. Arsip bentuk khusus ini terdiri dari arsip audiovisual, kartografi dan kearsitekturan, ephemera, publikasi, karya seni dan arsip elektronik”.6 Arsip kartografi dan kearsitekturan merupakan salah satu
5
Machmoed Effendhie, dkk., Panduan Pengelolaan Arsip Kartografi, Kearsitekturan dan Gambar Teknik (Yogyakarta: Arsip Universitas Gadjah Mada, 2010), hlm. 13. 6 Judith Ellis (ed), Keeping Archive (Melbourne: D. W Thorpe, The Australian Society of Archivist Inc, 1993), hlm. 386-387.
3
arsip bentuk khusus yang bermedia kertas akan tetapi catatan informasinya berupa gambar dan simbol-simbol. “Arsip kartografi adalah arsip yang berisi informasi dalam bentuk gambar grafis atau fotogrametrik tentang muka bumi atau sistem galaksi yang disusun berdasar skala tertentu”.7 Arsip kearsitekturan sendiri mencakup segala sesuatu yang berkaitan dengan kearsitekturan yang didalamnya terdapat seni merancang dan mendesain bangunan. Terdapat dua karakter khusus yang melekat pada arsip kartografi dan kearsitekturan yaitu ukurannya yang besar dan materinya berupa gambar penampang bumi atau rancang bangun. Laura Coles menyebutkan bahwa, “Maps/cartographic records are representation of a particular geographic location, showing certain physical or political features”.8 Selain itu, arsip kearsitekturan juga dijelaskan bahwa “Architectural records such as blueprint and drawing are the result of a lengthy process of preparing a design, gathering and refining data, and producing final contruction drawing and plans”.9 Arsip kartografi dan kearsitekturan merupakan aset yang perlu dilestarikan, dirawat dan dijaga. Dalam penggunaannya, masih banyak arsip kartografi yang belum terawat dengan baik bahkan banyak yang mengalami kerusakan dari segi fisik arsipnya. Kerusakan arsip tersebut dikarenakan faktor intern dan ekstern. Faktor intern yang berasal dari bahan dasar pembuat arsip itu sendiri dan faktor
7
Sauki Hadiwibowo (ed.), Terminologi Kearsipan Nasional, (Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia, 2002), hlm. 12. 8
Laura Coles, A Manual for Small Archives, (n.p: AABC, 1988)
9
Ibid.
4
ekstern seperti udara, kelembaban, mikro-organisme, dan manusia karena kesalahan yang dilakukan dalam penanganan maupun penyimpanannya. Oleh karena itu berbagai upaya perbaikan arsip konvensional dilakukan untuk menjaga arsip kartografi dan kearsitekturan tetap utuh, terjaga dan terpelihara. Restorasi merupakan salah satu metode dalam konservasi. Dalam melakukan penanganan konservasi selain melalui intervensi baik secara kimia maupun fisika juga dapat melakukan berbagai tindakan pencegahan atau tindakan setelah terjadi kerusakan dengan mengkombinasikan pembuatan master arsip atau untuk catatan elektronik. Alternatif lain dalam kegiatan konservasi bisa juga dengan melakukan penangkapan gambar dengan alat elektronik. Teknik ini didasarkan pada kombinasi dari teknologi foto-listrik, laser dan komputer yang memungkinkan dokumen untuk dipindai. Teknik konservasi dengan melakukan migrasi ke bentuk lain atau bisa disebut menyalin (copying) ini dilakukan untuk memastikan aksesibilitas jangka panjang arsip dalam beberapa bentuk ketika arsip asli memburuk atau berbahaya dan terlalu rapuh untuk diakses. Metode ini merupakan salah satu alternatif teknik perawatan dalam konservasi saat arsip asli mengalami kerusakan atau membusuk dan kebijakan restorasi merupakan tindakan yang dianggap mahal serta memiliki prioritas yang rendah serta tidak praktis. Selain termasuk dalam konservasi preventif, hal ini juga dapat dijadikan sebagai upaya tindak lanjut setelah restorasi arsip selesai dilakukan. Oleh karena itu dalam rangka menjamin keselamatan arsip maka diperlukan kebijakan konservasi dengan tujuan melakukan pencegahan, menghentikan serta menghambat kerusakan terhadap arsip akibat dari penggunaan atau kekurangtahuan
5
dalam melaksakan konservasi arsip. Lembaga kearsipan disini berperan penting dalam menjaga, merawat dan memperbaiki arsip tersebut dari berbagai faktor perusak arsip, baik yang bersumber dari faktor internal maupun eksternal. Kebijakan konservasi yang menjadi bagian dari preservasi yang baik akan menjamin akses dan meminimalisasi kerusakan yang terjadi pada arsip sesuai dengan standar dan ketentuan peraturan yang berlaku. Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah salah satu lembaga kearsipan yang melakukan pelayanan publik di bidang penyediaan sumber informasi. Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dapat dikatakan baik apabila dapat menjamin tersedianya khazanah arsip yang lengkap dan memiliki kondisi arsip yang terawat. Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah merupakan lembaga kearsipan yang bertanggung jawab dalam bidang pengawasan, akuisisi dan pengolahan, pelestraian dan preservasi, layanan dan pemasyarakatan serta pengembangan dan hubungan antar lembaga lingkup provinsi dan kabupaten/kota. Hal ini tertuang dalam Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 87 Tahun 2008 Tentang Tugas Pokok, Fungsi, dan Tata Kerja Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Atas dasar latar belakang tersebut maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut: Apakah kegiatan restorasi arsip kartografi dan kearsitekturan di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah telah sesuai dengan metode yang berlaku dan terstandarisasi? Bagaimanakah pelaksanaan kegiatan alih media dengan media scanning dalam rangka preservasi di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah? Apa kendala yang dihadapi?
6
B. Tujuan Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan Ada beberapa tujuan yang hendak dicapai dalam Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini, yaitu untuk mengetahui secara teknis pelaksanaan kegiatan restorasi arsip kartografi dan kearsitekturan yang dilakukan oleh Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, mampu menganalisa dan membandingkan pelaksanaan restorasi arsip kartografi dan kearsitekturan dengan standar dan prosedur yang berlaku, mengetahui pelaksanaan alih media arsip kartografi dan kearsitekturan, serta mengetahui kendala dalam pelaksanaan kegiatan restorasi serta alih media yang dilaksanakan di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Adapun manfaat dari Praktik Kerja Lapangan ini, yaitu agar penulis nantinya dapat memberikan informasi hasil dari penelitian yang dilakukan mengenai restorasi serta alih media arsip kartografi dan kearsitekturan di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, memberikan masukan bagi pemecahan permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan proses restorasi dan alih media arsip kartografi dan kearsitekturan, mengetahui sistem kerja yang diterapkan Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, dan memperoleh data yang dibutuhkan untuk kelengkapan dalam penulisan laporan Tugas Akhir.
C. Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan untuk pengumpulan data dalam penelitian ini jika dilihat dari sumber datanya, maka pengumpulan data dapat menggunakan sumber primer dan sumber sekunder. Sumber primer dalah sumber data sumber data yang
7
langsung memberikan data kepada pengumpul data dan sumber sekunder merupakan sumber yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpul data, misalnya lewat orang lain atau lewat dokumen. Bila dilihat dari teknik pengumpulan datanya, maka teknik pengumpulan data dilakukan dengan observasi (pengamatan), interview (wawancara) serta dokumentasi.10 Observasi dilakukan untuk mengetahui keadaan sebenarnya pada instansi dalam melakukan kegiatan pemeliharaan, pengamanan serta perbaikan arsip. Dalam observasi ini, penulis terlibat langsung dengan kegiatan sehari-hari instansi tersebut yang digunakan sebagai sumber data penelitian. Penulis juga melakukan wawancara atau interview sebagai pengumpulan data secara informal. Selain itu penulis juga melakukan pengumpulan data dengan dokumen yang ada. Studi dokumen merupakan pelengkap dari metode wawancara dan observasi. Data yang diperoleh tersebut berasal dari literatur, jurnal, makalah, dan buku yang berkaitan dengan pengamanan informasi, preservasi arsip, dan restorasi arsip.
D. Tinjauan Pustaka Untuk menunjang pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL), maka dipilih beberapa bahan pustaka guna memperoleh data yang relevan dengan topik penelitian. Sumber-sumber pustaka mengenai pemeliharaan dan pengamanan arsip tekstual yang akan digunakan sebagai acuan adalah karya Yayan Daryan, dkk dengan judul Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip yang diterbitkan oleh
10
Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D (Bandung: Alfabeta, 2011), hlm. 225.
8
Universitas Terbuka tahun 2007. Bab yang akan dijadikan rujukan oleh penulis antara lain bab I, IV, V dan VII yang membahas mengenai konsep dasar pemeliharaan dan pengamanan arsip dari konservasi preventif sampai koservasi restorasi, faktor-faktor perusak arsip baik secara intern maupun ekstern, pemeliharaan arsip media konvensional serta tentang pemeliharaan arsip secara kuratif. Sebagai penunjang adalah buku yang berjudul The Preservation and Restoration Of Paper Records and Books: A Ramp Study With Guidelines karangan Carmen Crespo yang terbit pada tahun 1984. Buku ini terdiri dari beberapa pokok bahasan. Namun, yang akan dijadikan prioritas dalam pembahasan yaitu chapter III yang membahas Causes and Effects of Deterioration, chapter IV yang membahas mengenai Preventive Methods of Conservation, chapter V yang membahas mengenai Conservation Controls, dan terakhir chapter VI, membahas mengenai Restoration. Buku lain sebagai penunjang bahan pustaka yang ada adalah buku Archives & Manuscripts: Conservation A Manual on Physical Care and Management yang ditulis oleh Mary Lynn Ritzenthaler yang diterbitkan oleh Society of American Archivist (SAA) pada tahun 1983. Buku ini terdiri atas sebelas bab yang membahas mengenai kegiatan konservasi pada arsip dan manuskrip. Pokok bahasan yang menjadi acuan dalam penyusunan tugas akhir adalah bab II yang mengulas tentang filosofi dari konservasi. Kemudian bab IV yang membahas tentang penyebab kerusakan pada arsip dari faktor fisika maupun kimia. Pembahasan mengenai metode dalam konservasi terdapat di dalam bab X. Buku terbitan SAA ini sangat
9
membantu dalam penyusunan Tugas Akhir sebagai referensi yang dapat dijadikan pembanding dengan buku lain. Buku terakhir sebagai acuan penulisan yaitu buku karangan Machmoed Effendhie, dkk dengan judul Panduan Umum Digitalisasi Arsip yang diterbitkan oleh Arsip Universitas Gadjah Mada tahun 2010. Buku ini dapat dijadikan salah satu referensi dalam penyusunan Tugas Akhir karena secara umum mengupas masalah alih media atau digitalisasi arsip dengan baik. Buku ini terdiri dari tiga bab. Bab I, II dan III secara keseluruhan mengupas masalah aspek hukum dari alih media elektronik, sarana dan prasarana dalam melakukan digitalisasi, serta tata cara dan prosedur dalam melakukan digitalisasi arsip.
E. Sistematika Penulisan Laporan Tugas Akhir ini terdiri dari empat bab. Berikut merupakan uraian singkat Tugas Akhir ini. Bab pertama merupakan Pendahuluan yang memuat Latar Belakang dan Permasalahan yang melingkupi dasar dalam melakukan restorasi dan alih media dengan teknologi pemindaian, Tujuan dan Manfaat Penelitian, Tinjauan Pustaka, Metode Pengumpulan Data, dan yang terakhir adalah Sistematika Penulisan. Bab kedua merupakan Gambaran Umum Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yang memuat mengenai Sejarah Instansi, Struktur Organisasi, Visi dan Misi, Tugas Pokok dan Fungsi. Bab ketiga merupakan Pembahasan tentang Restorasi serta Pemanfaatan Teknologi Pemindaian pada Arsip Kartografi dan Kearsitekturan di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Bab ini menekankan pada penjelasan mengenai pelaksanaan kegiatan
10
konservasi meliputi restoration dengan metode kuratif serta digitization atau alih media dengan teknologi pemindaian yang dilakukan oleh Badan Arpus Provinsi Jawa Tengah apakah sudah sesuai dengan standar dan prosedur yang berlaku, serta kendala dalam pelaksanaan restorasi dan alih media arsip. Kemudian bab terakhir adalah Penutup yang memuat Kesimpulan dan Saran. Kesimpulan merupakan jawaban atas permasalahan yang telah dirumuskan pada bab pertama. Saran merupakan ide atau gagasan untuk membantu memecahkan permasalahan yang telah diuraikan sebelumnya.
11
