1
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang dapat diakses dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. Menurut Betty R. Ricks arsip (records) adalah “recorded information, regardless of medium or characteristics, made or received by an organization that is useful in the operation of the organization”.1 Dalam bahasa Indonesia, arsip diartikan sebagai informasi terekam (yang direkam) dalam media atau karakteristik apapun dibuat atau diterima oleh suatu organisasi yang berguna bagi operasional organisasi. Arsip yang tercipta merupakan rekaman kegiatan atau aktivitas suatu organisasi karena telah melaksanakan tugas pokok dan fungsinya. Pengertian arsip Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yaitu: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.2 Dalam organisasi apapun, baik lembaga pemerintah, swasta, maupun perguruan tinggi, arsip merupakan aset. Setiap organisasi menjadikan arsip sebagai
1
Betty R. Ricks, et al., Information and Image Management: A Records System Approach (Ohio: South-Western Publishing, 1992), hlm. 3. 2
Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1.
2
pusat ingatan dan sebagai sumber informasi yang benar dalam pengambilan keputusan. Organisasi selalu membutuhkan arsip untuk menumbuhkembangkan organisasinya yaitu pada perencanaan hingga evaluasi. Arsip selalu berkaitan dengan organisasi karena arsip tercipta seiring dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi. Suhardo Surotani mengatakan ”arsip memiliki karakteristik antara lain unik, otentik, sah, kredibel, lengkap atau terintegral, serta dapat digunakan”.3 Karakteristik tersebut yang membedakan arsip dengan dokumen lain seperti bahan pustaka atau koleksi museum. Hadi Abubakar mengatakan bahwa arsip adalah bagian dari dokumentasi karena arsip memiliki sifat yang sama dengan dokumentasi. Sifat yang sama
itu
adalah
bahwa
arsip
dan
dokumentasi
merupakan
penglihatan,
mengumpulkan, penataan dan disediakan bilamana digunakan.4 Permasalahan yang terjadi dewasa ini adalah sebagian organisasi mengalami kesulitan dalam menjamin ketersediaan arsip yang tepat, menemukan arsip dengan cepat, dan memberi arsip kepada orang yang tepat atau right place, right time, and right information. Perlu disadari bahwa sebelum memanfaatkan arsip, organisasi harus melaksanakan manajemen kearsipan yang baik, efektif, efesien, dan logis, sehingga bisa menjamin ketersediaan arsip yang berkualitas secara fisik. Manajemen kearsipan atau Records management adalah suatu sistem yang terdiri dari sub sistem 3
Suhardo Surotani, Perlindungan Arsip Vital (Yogyakarta: Kanisius, 2011),
hlm. 9. 4
Hadi Abubakar, Pola Kearsipan Modern Sistem kartu Kendali, (Jakarta: Djambatan), hlm. 12.
3
dan sub-sub sistem yang saling terkait satu sama lain sehingga membentuk suatu kebulatan atau totalitas sistem. Secara umum manajemen kearsipan atau records management terdiri dari tiga bagian yakni penciptaan arsip, penggunaan, dan pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Dalam manajemen kearsipan atau records management terdapat kegiatan penataan arsip dinamis yang terdiri atas dua bagian yaitu penataan arsip aktif dan penataan arsip inaktif. Arsip aktif merupakan arsip yang masih sering digunakan dalam proses administrasi sehingga penataan arsip aktif dilakukan di unit kerja. Arsip aktif menurut Agus Sugiarto dan Teguh Waluyo adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.5 Kegiatan penataan arsip aktif dalam manajemen kearsipan dilakukan pada tahap penggunaan dan pemeliharaan. Penataan arsip aktif merupakan kegiatan untuk menyusun secara teratur arsip pada sarana yang tersedia dengan menggunakan sistem pemberkasan yang sesuai. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 6 Jika organisasi jarang menggunakan suatu arsip, berarti arsip itu tidak terkait dengan kegiatan yang sedang dilaksanakan organisasi tersebut. Memperhatikan standar ICA (International Council On Archives) atau ARMA (American Records Management Assosiation) bahwa arsip yang dirujuk kurang dari 5 (lima) atau 6 (enam) kali dalam 5
Agus Sugiarto dan Teguh Waluyo, Manajemen Kearsipan Modern (Yogyakarta: Gava Media, 2005) hlm. 12. 6
Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1.
4
satu tahun dapat digolongkan sebagai arsip inaktif. Menurut seorang ahli kearsipan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaanya kurang dari 10 kali dalam satu tahun7. Penataan arsip inaktif terdapat pada tahap penyusutan arsip. Akan tetapi sebelum melakukan penataan arsip inaktif terlebih dahulu dilakukan penilaian arsip untuk menentukan nasib akhir arsip berdasarkan nilai guna arsip terhadap organisasi pemilik arsip. Apabila hasil penilaian menyatakan arsip memiliki nilai guna kesejarahan, maka merupakan arsip statis. Arsip tersebut wajib diserahkan ke lembaga kearsipan. Jika tidak memiliki nilai guna apapun maka dimusnahkan. Akan tetapi, arsip yang masih memiliki nilai guna merupakan arsip inaktif dan akan disimpan kembali. Setelah arsip dinyatakan inaktif melalui proses penilaian, kemudian dipindahkan dari File Aktif (Central File) ke Pusat Arsip (Records Center). Pemindahan adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip karena tidak dipergunakan atau jarang dipergunakan dalam pekerjaan sehari-hari, dari file aktif ke pusat arsip. Pemindahan itu dapat dilakukan dengan cara pertama, pemindahan secara berkala (periodically transfer). Cara ini terdiri dari memindahkan arsip yang sudah diterima dalam jangka waktu tertentu ke pusat arsip, memisahkan arsip inaktif dari arsip aktif tetapi masih ditempatkan di unit kerja kemudian pada waktu yang sudah ditentukan akan dipindahkan lagi ke pusat arsip, dan memindahkan arsip berdasarkan waktu minimum dan maksimum. Cara kedua, pemindahan dengan terus menerus 7
Betty Ricks, op.cit. hlm. 16.
5
(prepectually transfer) yaitu pemindahan yang dilakukan secara terus menerus, dapat dilakukan jika mengenal suatu masalah atau subyek misalnya masalah kepegawaian, keuangan, perlengkapan, data statistik, dan lain sebagainya.8 Arsip inaktif yang sudah pindah di Records Center itu akan dikelola kembali. Pengelolaan arsip inaktif di Records Center membutuhkan manajemen arsip inaktif. Manajemen arsip inaktif adalah pengelolaan arsip inaktif di Pusat Arsip dengan menggunakan sistem pengelolaan yang paling tepat sehingga mampu mencapai tujuan dan memenuhi prinsip-prinsip pengelolaan arsip.9 Prinsip-prinsip dalam pengelolaan arsip yaitu prinsip yang pertama adalah Principle of provenance atau prinsip asal-usul. Prinsip ini mengatur bahwa arsip yang diciptakan dan dihimpun seseorang atau organisasi, karena fungsi dan kegunaannya tidak boleh dicampur atau disatukan dengan arsip-arsip lain. Prinsip kedua adalah Principle of Original Order yaitu prinsip aturan asli. Prinsip ini menyatakan bahwa di dalam mengatur arsip harus didasarkan pada pengaturan arsip sebelumnya, artinya penataan arsip ketika inaktif dan statis harus seperti penataan ketika arsip tersebut masih aktif. Manajemen arsip inaktif meliputi perencanaan sistem pengelolaan, sarana prasarana, biaya, dan sumber daya manusia. Sistem pengelolaan adalah cara atau metode menerima, menyimpan, mengaktualisasikan dan menemukan kembali arsip inaktif yang disimpan, yang didasarkan pada prinsip efektifitas, efesien dan 8
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi, (Jakarata: Bumi Aksara, 1997), hlm. 263-265. 9
Bahan Ajar Pendidikan dan Pelatihan Manajem Arsip Dinamis, Manajemen Arsip Inaktif , Dirjen Pendidikan tinggi dan ANRI, 2002, hlm. 7.
6
keamanan, yang didukung oleh sumber daya manusia yang berkualitas, kelembagaan yang mantap, dan sarana serta prasarana yang memadai. 10 Sarana prasarana merupakan kebutuhan yang harus ada ketika mengelola arsip inaktif di Pusat Arsip (records center). Sarana prasarana yang terdapat di Pusat Arsip seperti boks arsip, rak arsip, roll o’pack, dan kertas pembungkus arsip dan lain sebagainya. Dalam mengelola arsip inaktif tidak lepas dari pembiayaan yang digunakan untuk kebutuhan operasional. Akan tetapi prinsipnya adalah ekonomis, yaitu bagaimana menyajikan pengelolaan arsip yang murah tapi harus efektif dan efisien. Sumber daya manusia merupakan komponen yang sangat dibutuhkan sebagai pelaksana dalam manajemen arsip inaktif. Seseorang yang bekerja di bidang kearsipan disebut arsiparis. Burhanudin Dwirohmatun mengatakan persyaratan mendasar yang harus dimiliki oleh seorang arsiparis yakni ketrampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan”.11 Manajemen arsip inaktif bertujuan untuk mempermudah aksesbilitas arsip secara fisik maupun informasi yang terkandung di dalam arsip. Adapun tujuan dalam pengelolaan arsip inaktif adalah supaya mampu menyediakan arsip yang benar, pada waktu yang tepat dan untuk orang yang tepat serta dengan biaya yang seefisien mungkin.12 Untuk menata arsip dinamis diperlukan sistem penataan atau sistem pemberkasan yang tepat, logis, dan sistematis. Sebagian organisasi pemerintah, 10
Ibid.
11
Burhanudin Dwirohmatun, Profesi Kearsipan, (Yogyakarta: Panduan, 2013),
hlm 41. 12
Basir Barthos, op. cit., hal. 7.
7
swasta, maupun perguruan tinggi menerapkan sistem pembekasan kronologis, numerik, abjad, maupun sistem pemberkasan yang dikombinasikan seperti alfanumerik. Masing-masing sistem pemberkasan yang diterapkan berbeda-beda setiap organisasi karena sistem yang diterapkan harus sesuai dengan jenis arsip yang diberkaskan. Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada merupakan lembaga pendidikan di lingkungan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta yang memiliki tugas pokok dan fungsi yaitu menyelenggarakan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Salah satu unit kerja di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada yaitu Seksi Akademik dan Kemahasiswaan. Seksi Akademik dan Kemahasiswaan memiliki kegiatan yang sangat banyak sehingga unit kerja ini hampir dipastikan setiap hari menciptakan arsip. Di unit kerja Seksi Akademik dan Kemahasiswaan terdapat arsip dinamis. Seiring dengan kegiatan-kegiatan di Seksi Akademik dan Kemahasiswaan yang semakin lama banyak, jumlah arsip yang tercipta semakin bertambah. Akibatnya timbul permasalahan di unit kerja apabila tidak dikelola dengan baik. Unit kerja akan kesulitan dalam temu kembali arsip apabila diperlukan, sehingga peroses administrasi menjadi tidak efektif dan efesien. Masing-masing fakultas di Universitas Gadjah Mada merupakan unit yang penyelenggara manajemen kearsipan perguruan tinggi atau sebagi unit pengolah arsip. Untuk itu Fakultas Ilmu Budaya perlu memperhatikan beberapa hal yang berkaitan dengan pengelolaan kearsipan perguruan tinggi, utamanya manajemen kearsipan dinamis. Salah satu acuan yaitu Peraturan Kepala ANRI bahwa unit
8
pengolah sebagai organisasi yang mempunyai tugas mengolah arsip aktif melakukan kegiatan antara lain: penciptaan arsip, pemberkasan arsip, pengolahan/penyimpanan, penyajian arsip aktif, pengelolaan arsip vital, dan pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan.13 Permasalahan penataan arsip dinamis yang terjadi di Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada akan menjadi hambatan dalam penyelengaraan tugas pokok dan fungsinya, alasanya karena terjadi kesulitan dalam temu kembali arsip sehingga apabila arsip digunakan dalam proses perencana maupun evaluasi cenderung lama. Dari permasalahan penataan arsip dinamis di Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada terdapat rumusan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana penataan arsip dinamis di Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada? 2. Apa jenis arsip yang dikelola di Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada? 3. Apa sarana dan prasarana yang digunakan dalam penataan arsip dinamis di Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada? 4. Apa kendala yang dihadapi di Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada dalam penataan arsip dinamis? 13
Peraturan Kepala ANRI nomor 24 tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Arsip Perguruan Tinggi, bab 2.
9
B. Tujuan Penelitian/PKL (Praktik Kerja Lapangan) Dalam penelitian/PKL (Praktik Kerja Lapangan) terdapat beberapa tujuan yang harus tercapai yaitu: 1. Dapat mengetahui penataan arsip dinamis di Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada. 2. Dapat mengetahui jenis arsip yang dikelola di Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada. 3. Dapat mengetahui sarana prasarana yang digunakan Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada dalam penataan arsip dinamis. 4. Dapat mengetahui kendala yang dihadapi Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada dalam penataan arsip dinamis. C. Tinjauan Pustaka Terdapat beberapa buku yang digunakan sebagai tinjauan pustaka dalam penelitian ini. Buku pertama yaitu karangan Betty R. Rick berjudul Information and Image Management Records System Approach. Buku ini terbit di Ohio pada tahun 1992, diterbitkan oleh South-Western Publishing. Betty R. Rick membahas manajemen kearsipan, evaluasi arsip, arsip aktif, arsip inaktif, kontrol dan penciptaan arsip, dan administrasi program manajemen kearsipan dalam bukunya.
10
Buku kedua yaitu karangan Sulistyo-Basuki berjudul Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. Buku ini di terbitkan di Jakarta pada tahun 2003 oleh PT Gramedia Pustaka Utama. Secara keseluruhan Sulistyo-Basuki membahas pemahaman dan pengelolaan arsip dinamis, mulai dari tahap penciptaan dan penerimaan sampai pemusnahannya. Pada bagian awal, Sulistyo-Basuki menjelaskan tentang informasi terekam. Kemudian SulistyoBasuki membahas pengertian kearsipan yang sebenarnya kepada masyarakat awam yang sulit memahami pengertian antara records dan archives. Pada bagian kedua buku ini membahas tentang pengelolaan arsip dinamis aktif, meliputi manajemen berbagai macam dokumen, metode pemberkasan, klasifikasi dan pengindeksan untuk temu balik, manajemen arsip dinamis kertas, serta manajemen arsip dinamis elektronik. Pada bagian ketiga, Sulistyo-Basuki mengupas tentang administrasi program manajemen arsip dinamis, meliputi pengamanan arsip dinamis, arsip dinamis vital, pencegahan bencana dan pemulihan arsip dinamis, serta perlengkapan penyimpanan. Pada bagian keempat Sulistyo-Basuki membahas tentang arsip dinamis inaktif. Pada bagian ini, Sulistyo-Basuki menjelaskan tentang Arsip dinamis inaktif disimpan di Records Center (Pusat Arsip), menggunakan boks yang bentuknya telah dibakukan, serta rak-rak dan almari yang bentuk dan ukurannya sesuai dengan jenis arsip yang disimpan. Sebuah Records Center dianggap baik dilihat dari kemampuan temu balik arsip dinamisnya.
11
Proses penilaian arsip dinamis (appraisal) akan menghasilkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), yakni daftar yang menyatakan berapa lama arsip dinamis inaktif disimpan. Pembuatan Jadwal Retensi Arsip tersebut memerlukan wawasan luas serta kajian mendalam tentang berbagai nilai kegunaan arsip bersangkutan. Terdapat nilai guna primer, yakni nilai guna administratif, nilai guna fiskal, nilai guna hukum, dan nilai guna historis. Selain itu terdapat nilai guna sekunder, yaitu nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional. Jika telah jatuh waktu dan arsip dinamis inaktif tidak diperlukan lagi oleh instansi/perusahaan, arsip-arsip tersebut dapat dimusnahkan, dengan cara pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi, atau pembuburan. Meskipun buku ini pada dasarnya membahas tentang pengelolaan arsip dinamis, namun dalam bagian kelima dibahas sedikit tentang manajemen arsip statis (archives managemen). Setelah proses penilaian (appraisal) terdapat kategori arsip yang harus dimusnahkan bila sudah jatuh waktu, dan arsip-arsip yang harus diserahkan ke Depo Arsip Statis karena mempunyai nilai historis, hukum, ilmu pengetahuan dan sebagainya seperti telah disebutkan di atas. Pada bagian keenam atau bagian akhir buku ini, Sulistyo-Basuki mengupas tentang arsiparis dinamis dan masyarakat. Menjelaskan tentang profesi dalam kearsipan dinamis. Sulistyo-Basuki menjelaskan pengetahuan dan ketrampilan yang harus dimiliki oleh orang yang bekerja dalam bidang kearsipan. Pada bagian ini terdapat penjelasan tentang otoritas dan kemandirian seorang arsiparis serta kaitannya dengan masyarakat luas.
12
Buku ketiga yaitu buku karangan Hadi Abubakar yang berjudul Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. Buku ini diterbitkan di Jakarta pada tahun 1996 oleh Penerbit Djambatan. Pada bagian pertama buku ini terdapat Pendahuluan. Dalam bagian itu, Hadi Abubakar menjelaskan konsep dasar tentang sistem dan bagaimana melakukan kegiatan kearsipan. Hadi Abubakar menjelaskan pengertian arsip secara umum dan istilah arsip dalam lingkaran dokumentasi pada bagian kedua. Selain itu, bagian kedua terdapat penjelasan tentang perbedaan arsip dengan dokementasi lainnya, seperti perpustakaan dan musem. Kemudian Hadi Abubakar mengupas tentang manajemen kearsipan dinamis (records mangement). Manajemen kearsipan dinamis dalam buku Hadi Abubakar adalah lingkaran hidup kearsipan (life span of record). Lingkaran hidup kearsipan (life span of record) meliputi penciptaan sampai penyerahan ke lembaga kearsipan. Hadi abubakar menjelaskan penciptaan arsip merupakan awal kehidupan arsip. Penciptaan berupa konsep, daftar, formulir dan sebagainya, disebut sebagai tahap korespondensi management. Tahap kedua adalah pengurusan dan pengendalian, yaitu mengatur surat masuk dan keluar sesuai dengan sistem yang diterapkan. Tahap ketiga adalah referensi, yaitu tahap penggunaan arsip dan dikelola dengan mengklasifikasikan,
mengindek,
dan
memberkaskannya.
Kemudian
tahap
penyusutan, yaitu kegiatan mengurangi volume arsip meliputi pemindahan, penyerahan dan pemusnahan. Tahap pemusanahan, yaitu memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Tahap penyimpanan
13
di unik kearsipan, yaitu menyimpan kembali arsip yang masih digunakan, dan tahap penyerahan, yaitu kegiatan menyerahkan arsip yang dinyatakan statis ke ANRI. Pada bagian ketiga buku ini, Hadi Abubakar mengupas masalah pokok dalam perkembangan sistem kearsipan di Indonesia. Dalam bagian ini terdapat penjelasan tentang perkembangan sistem kearsipan di Indonesia. Selain itu terdapat penjelasan tentang sistem pemberkasan yang digunakan seperti sistem deretan meliputi sistem kronologis, sistem numerik agenda, dan sistem hubungan sama meliputi alamat partner dan berdasarkan isi surat (subyect). Pada bagian keempat, Hadi Abubakar menjelaskan inti dari buku ini yaitu sistem kearsipan pola baru atau sistem kartu kendali. Dalam bagian ini terdapat penjelasan yang berkaitan dengan pengurusan dan pengedalian surat. Hadi Abubakar menjelaskan pengurusan dan pengendalian surat meliputi penerimaan surat masuk dan keluar merupakan proses pencatatan surat sesuai dengat jenis dan fungsinya. Terdapat juga penjelasan tentang pola klasifikasi kearsipan dan kode, yaitu digunakan dalam penataan berkas berdasarkan masalah (subject) surat. Hadi Abubakar menjelaskan bahwa penataan berkas seperti itu, dibutuhkan pola kearsipan sebagai syarat mutlak. Kode klasifikasi merupakan deskripsi tentang arsip yang telah dikelompokkan dalam satu kesamaan, sifatnya yaitu sebagai sandi dan sangat erat hubungannya dengan indeks kearsipan, dan syaratnya yaitu bukan merupakan simbol, harus cepat dikenal, mudah diingat, dan mudah diketik. Hadi Abubakar mejelaskan tentang indeks dan tunjuk silang yang digunakan untuk menata arsip dengan sistematis serta
14
tunjuk silang merupakan pelengkap indeks. Penataan berkas dibahas dalam bagian ini, yaitu bagaimana mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola kearsipan yang digunakan. Dalam penataan berkas, Hadi Abubakar menjelaskan tentang pelaksanaan dalam penataan berkas, peralatan dalam penataan berkas, bagaimana membentuk berkas, penyusunan kartu kendali, dan penggunaan boks arsip inaktif. Hadi Abubakar menjelaskan penemuan kembali arsip dalam bagian ini. Temu balik arsip merupakan salah satu tujuan yang harus terwujudkan dalam manajemen kearsipan. Penemuan kembali sangat erat hubungannya dengan sistem penyimpanan (filing system) yang dipergunakan. Tujuannya adalah menemukan informasi yang terkandung dalam arsip, bukan semata-mata menemukan fisik arsipnya kemudian memberikan kepada orang yang tepat untuk dipergunakan. Hal lain yang dijelaskan Hadi Abubakar dalam bagian ini yaitu tentang pemeliharaan dan pengamanan arsip. Pemeliharaan yang dijelaskan Hadi Abubakar terkait dengan dua pengertian. Pertama pemeliharaan, perawatan, dan penjagaan (pengamanan) terhadap arsip. Kedua pemeliharaan, perawatan, dan penjagaan (pengamanan) terhadap lingkungan, ruang kerja, peralatan, temperatur, dan kelembaban. Pembahasan terakhir dalam bagian ini yaitu tentang penyusutan arsip. Penyusutan arsip yang dijelaskan Hadi Abuabakar dalam bukunya yaitu pengertian dan fungsi penyusutan. Terdapat juga penjelasan tentang kegiatan penyusutan yang meliputi pemindahan, penyerahan arsip, pemusnahan. Pada bagian akhir buku ini
15
terdapat penjelasan tentang peraturan perundang-undangan tentang kearsipan yang turut dilampirkan. Buku keempat yang digunakan sebagai tinjauan pustaka dalam penulisan penelitian ini yaitu karangan Basir Barthos yang berjudul Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Buku ini diterbitkan di Jakarta pada tahun 1997 oleh Bumi Aksara. Penjelasan Basir Barthos dalam buku ini meliputi pelaksanaan manajemen arsip dinamis aktif dan inaktif di lembaga pemerintahan, swasta, dan perguruan tinggi. Penjelasan Basir Barthos tentang manajemen arsip dinamis aktif dan dinamis menunjukkan pelaksanaan siklus hidup arsip mulai dari tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, dan penyusutan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. D. Metode Pengumpulan Data Penulisan Laporan Tugas Akhir ini menggunakan tiga metode pengumpulan data. Metode yang pertama adalah studi pustaka. Studi pustaka ini perlu dilakukan untuk memperoleh gambaran awal konseptual dan data-data sekunder sehingga kebingungan pada saat PKL (Praktik Kerja Lapangan) maupun pada saat menyusun Laporan Tugas Akhir dapat dihindari. Studi pustaka merupakan kegiatan meninjau buku-buku yang relevan dengan tema PKL (Praktik Kerja Lapangan). Penulis telah melakukan metode studi pustaka terutama meninjau buku-buku yang relevan dengan tema penelitian sebelum melaksanakan PKL (Praktik Kerja Lapangan).
16
Kedua dengan wawancara (interview) untuk mengetahui proses atau sistem kearsipan yang dilaksanakan. Wawancara juga berfungsi untuk keperluan deskripsi arsip yang akan diolah. Wawancara merupakan salah satu cara penulis untuk mengetahui kendala yang dihadapi petugas arsip dalam penataan arsip organisasinya. Wawancara ini ditunjukkan pada orang-orang yang dianggap mengetahui keberadaan arsip yang sedang diolah yakni kepada petugas arsip atau pegawai Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada. Dengan melakukan wawancara dapat memudahkan dalam mengetahui keberadaan arsip dan untuk memudahkan deskripsi arsip. Ketiga dengan metode observasi partisipasi yaitu kegiatan mengumpulan data yang dibutuhkan dengan ikut serta atau terlibat dalam kegiatan penataan arsip dinamis di tempat PKL (Praktik Kerja Lapangan). Metode ini diperlukan untuk melihat langsung keadaan yang sebenarnya di tempat PKL (Praktik Kerja Lapangan). Observasi ini dilakukan terhadap struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi organisasi, tata cara kinerja organisasi, dan perilaku pegawai Seksi Akademik dan Kemahasiswaan di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada. E. Sistematika Penulisan Untuk memudahkan memahami tulisan yang berjudul Penataan Arsip Dinamis di Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada, secara keseluruhan tulisan ini terdiri dari 4 (empat) bab. Pendahuluan, Gambaran Umum Seksi Akademik dan Kemahaiswaan Fakultas Ilmu Budaya
17
Universitas Gadjah Mada, Penataan Arsip Dinamis di Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada, dan Penutup. Bagian-bagian yang terdapat dalam tulisan ini bukan merupakan bagian yang terpisah-pisah akan tetapi terdiri dari pokok-pokok tulisan yang saling berhubungan dalam satu tema yang utuh. Bab pertama mencakup latar belakang dan permasalahan, tujuan penelitian, tinjauan pustaka, metode pengumpulan data. Pada bagian latar belakang dan permasalahan merupakan uraian alasan dalam pemilihan judul serta permasalahan yang akan diketahui melalui rumusan masalah. Tujuan penelitian merupakan gambaran umum yang harus diketahui dari permasalahan. Tinjauan pustaka merupakan teori-teori literatur yang relevan dengan tema tulisan. Metode pengumpulan data merupakan cara mendapatkan data yang dibutuhkan sesuai dengan tema, yaitu dengan metode studi pustaka, metode wawancara, dan metode observasi pastisipatif. Bab kedua merupakan informasi tentang gambaran umum tempat PKL (Praktik Kerja Lapangan). Gambaran umum tempat PKL (Praktik Kerja Lapangan) meliputi sejarah singkat organisasi, kedudukan dan tugas pokok organisasi, dan lokasi. Selain itu terdapat penjelasan tentang struktur organisasi dan pengorganisasian kearsipan yang diterapkan pada organisasi. Bab ketiga merupakan hasil yang telah didapatkan pada saat PKL (Praktik Kerja Lapangan). Bab ketiga terdiri terdiri dari penjelasan kondisi arsip, volume arsip, dan program penataan arsip dinamis di Seksi Akademik dan Kemahasiswaan
18
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada. Dalam bagian program penataan arsip dinamis terdapat analisa terhadap sarana dan prasarana yang digunakan, sistem penataan arsip dinamis, dan kendala-kendala yang ditemui dalam melaksanakan penataan arsip dinamis. Bab keempat merupakan kesimpulan dari penataan arsip dinamis di Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada. Terdapat saran dari penulis setelah ditemukan berbagai kekurangan yang dihadapi dalam penataan arsip dinamis di tempat Praktik Kerja Lapangan (PKL).
