BAB I DASARDASAR MICROSOSOFT WORD
A. Sekilas Tentang Microsoft Word Microsoft Word adalah software pengolah kata (Word Processor) seperti Word Star. Word Perfect, ChiWriter dan AmiPro. MS Word memiliki kelebihan seperti fasilitas penulisan rumus ilmiah (equation), pembuatan tabel kolom bergaris. penggabungan teks dengan grafik, pembuatan kolom koran, pembuatan tabel grafik dari data tabel, fasilitas pembuatan gambar, cetak gabung, spelling checker, mencetak amplop, page preview, dan sebagainya. dan yang lebih terpenting adalah mudah penggunaannya. B. Mengaktifkan Microsoft Word 1. Jalankan Windows terlebih dahulu 2. Double klik pada Icon MS Word
1
C. BAGIAN BAGIAN MS WORD 1 2 3
4 6 5
1. MENU BAR Berisi menu menu pull down 2. TOOLBAR
2
Berisi sekumpulan tombol yang dirancang untuk mempermudah pengoperasian word 3. OPTION BAR Berfungsi untuk merubahtampilan teks pada dokumen seperti memilih font, ukuran font, border dll.
4. RULER Mistar untuk mengukur tinggi dan lebar kertas atau untuk menentukan posisi margindan tab 5. SCROLL BAR Menggeser posisi tampilan secara vertikal dan horizontal 6. STATUS BAR Memberi informasi mengenai dokumen aktif , misalnya jumlah halaman, posisi kursor, waktu.
Teknik Menggunakan Mouse CLICK Menggerakan mouse lalu menekan tombol kiri mouse satu kali. DOUBLE CLICK Menekan tombol kiri mouse dua kali dengan cepat dan mouse tidak boleh bergerak. CLICK AND DRAG
3
Menggeser atau memindahkan suatu gambar atau teks dalam dokumen. Dengan cara highlight objectnya, lalu click (jangan dilepas) dan gerakan object ke tempat yang diinginkan, lepas tombol kiri mouse. Teknik Menggunakan Keyboard. TOMBOL ENTER Untuk mengakhiri dan memulai paragraf atau untuk membuat satu atau lebih baris kosong diantara paragraf TOMBOL TABULASI Memajukan insertion pont satu tabulasi ke depan TOMBOL PANAH Menggerakkan kursor satu karakter ke kiri/kanan atau salah satu baris ke atas/bawah. Selain itu anda juga dapat mengkombinasikannya dengan tombl Ctrl: Ctrl + memindahkan kursor ke paragraf sebelumnya Ctrl + memindahkan kursor ke paragraf berikutnya Ctrl + memindahkan kursor ke kata berikutnya Ctrl + memindahkan kursor ke kata sebelumnya TOMBOL BACKSPACE Untuk menghapus karakter sebelah kiri kursor. Kombinasi tombol Ctrl dengan tombol backspace akan menghapus seluruh kata yang ada pada sebelah kiri kursor. TOMBOL DELETE Untuk menghapus karakter sebelah kanan kursor. Kombinasi tombol Ctrl dengan tombol delete akan menghapus seluruh kata yang ada pada sebelah kanan kursor. TOMBOL INSERT mempunyai dau fungsi seperti di sebut di bawah ini : 4
Modus sisip/insert mode, karakter /kata ditambahkan pada posisi kursor. Modus tindih /overtype mode, karakter / kata menindih tepat pada posisi kursor. TOMBOL PAGEUP & PAGEDOWN Memindahkan kursor sejauh satu tampilan pada layar
D. MEMULAI MICROSOFT WORD 1. Double klik icon MS Word. 2.
Klik menu File dan pilih New atau klik toolbar
, kemudian akan mucul kotak
dialog klik OK dan sekarang muncul dokumen baru.
3. Ketiklah contoh surat di bawah ini dengan pengaturan menggunakan tombol enter dan tombol tabulasi. Kalau sudah selesai simpan dalam disket anda. Dengan mengikuti prosedur save pada bagian selanjutnya.
Jakarta, 6 September 1998 5
Kepada Ykh, Pimpinan Labcom Semetig di tempat
Dengan Hormat,
Yang bertandatangan di bawah ini : Nama
: Abdul Latif
Temapt tanggal lahir
: Jakarta, 10 November 1970
Alamat
: Komplek Rasuna Said Kuningan
Pendidikan
: Sarjana Komputer
Berdasarkan iklan yang dimuat diharian Republika Hari Selasa, Tgl. 4 Sept 1998, bahwa Lembaga yang bapak pimpin membutuhkan beberapa tenaga pengajar untuk Program Komputer.
Dengan ini saya mengajukan permohonan sebagai tenaga pengajar di Lembaga Bapak untuk program MS.Office (Ms.Word + Ms. Excell) dan AutoCAD
Sebagai bahan pertimbangan saya lampirkan : 1. Foto Copy Ijazah terakhir 2. Foto Copy KTP 3. Daftar Riwayat Hidup 4. Pas Photo
6
Demikianlah surat permohonan ini saya buat, atas perhatiannya saya ucapkan Terima kasih Hormat saya,
Abdul Latif
E. MENYIMPAN DOKUMEN 1. Masukan disket anda ke diskdrive. 2.
Klik toolbar save
atau klik File dan pilih Save
3.
Klik panah bawah pada kotak drive, kemudian klik drive A (disket)
4.
Ketikkan nama file anda ( word1 ) pada kotak file name di dalam kotak dialog save.
5.
Klik OK
F. MENUTUP dan MEMBUKA DOKUMEN 1. Kalau anda akan menghentikan file yang sedang aktif lakukan : 7
Klik File dan pilih Close Maka file yang sedang aktif akan berakhir 2. Kemudian bukalah file yang telah anda tutup atau file yang telah anda simpan : Klik toolbar open
atau Klik File dan pilih Open
Pada kotak dialog open pindahkan drive ke A, lalu cari nama file anda
kemudian diklik, lalu pilih OK
G. KELUAR DARI MICROSOFT WORD Sebelum anda keluar save kembali file anda, dengan mengklik toolbar save Kemudian : Klik menu File dan pilih EXit
8
BAB 2 PENYUNTINGAN dan PENCETAKAN
Sebelum melakukan penyuntingan atau pengeditan, anda buka dulu file surat yang telah anda simpan pada disket anda. Kemudian kita lakukan: A. PENYUNTINGAN DOKUMEN 1. Pindahkan mouse pointer pada kata Habibullah dan double klik ( sehingga kata tersebut terblock/terhighlight. Untuk mengklik kalimat/kata tanpa doble klik, pindahkan mouse pointer pada sisi kiri/kanan object, kemudian klik dan tahan jangan dilepas amabil digeser ke objeck yang akan dihapus. 2.
Kata tersebut anda hapus/gunting dengan mengklik toolbar cut
, lalu ganti kata
tersebut dengan nama anda, kecuali pada bagian akhir surat jangan diganti. 3.
Sekarang jika anda salah menulis nama anda , klik toolbar undo
untuk
membatalkan perintah. dan untu membatalkan perintah undo anda dapat mengklik toolbar redo Lakukan hal yang sama untuk mengganti data pribadi dalam surat dengan data anda. 4.
Hapus kata Habibullah pada akhir surat dan ganti dengan nama anda secara mengcopy, caranya highlight nama anda lalu klik toolbar Copy
, lalu klik mouse
pointer pada tempat kata Habibullah tadi dan klik toolbar paste
untuk
menempatkan kata yang dicopy, sekarang anda lihat nama anda telah dicopy.
9
5.
Jika anda akan mencari suatu kata yang letaknya anda lupa pada suatu dokumen, maka anda dapat mencarinya dengan cepat. Sekarang anda cari letak kata Republika, caranya klik menu Edit dan pilih Find..., kotak dialog Find akan ditampilkan.
Pada kotak Find What anda ketik republika ‘ Klik mouse pada kotak Find Whole Worde Only ‚ Lalu klik Find Next, maka word akan mencari kata tersebut dan akan ditampilkan dalam keadaan terhighligt. Dan klik cancel 6.
Gantilah kata Spektrum dengan kata Komputindo, klik menu Edit dan pilih Replace kemudian akan tampil kotak dialog replace.
Pada kotak Find What anda tulis kata yang akan diganti 10
Pada kotak Replace With anda tuliskan kata penggantinya
h Klik Replace untuk menjalankan proses penggantian, pilih Replace All jika akan meng ganti semua kata secara cepat. h Kalau sudah klik close, sekarang anda akan lihat perubahannya. B. MENCETAK DOKUMEN Untuk mencetak dokumen ikuti prosedur berikut ini : Memilih jenis Printer Untuk mencetak dokumen aktif, pemilihan jenis printer akan menentukan jenis huruf yang akan dihasilkan. Dan langkah untuk memilih jenis printer adalah sebagai berikut : 1.
Klik menu File
2.
Piih Printakan tampil kotak dialog Print
3.
Klik printer
4.
Pilih jenis printer yang akan anda gunakan, dan klik Set as Default Printer
, kotak dialog print setup akan ditampilkan.
11
5.
Klik Close
6.
Klik lagi Close
Menentukan Bentuk pencetakan Untuk mendapatkan hasil cetakan yang maximal anda harus menentukan model cetakannya dengan cara : 1.
Tampilkan menu file pilih Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan ditampikan.
2.
Pilih Paper Size untuk menentukan ukuran kertas
3.
Tentukan Paper Sizenya A4 dan Orientation Portairt (memanjang)
4.
Klik OK
CATATAN : 1.
Untuk melihat layout cetakan anda klik toolbar Print Preview
atau dari menu
File klik Print Preview. 2. Maka Layout cetakan akan ditampilkan. 3.
Kembali ke dokumen klik Close
12
Proses Pencetakan 1. Siapkan dokumen Word1.doc 2.
Aktifkan menu File dan pilih Print, kotak dialog print akan ditampilkan
3.
Tentukan jumlah halaman yang akan dicetak pada kotak Copies ( ketik 1 )
4.
Tentukan halaman berapa yang akan dicetak pada kotak Page ( ketik 1 ), tetapi jika anda akan mencetak semuanya pilih All
5.
Klik OK
Mencetak dalam bentuk amplop dan label : Jika anda ingin mengirim surat, tentunya anda akan membutuhkan amplop dan dalam word juga menyediakan fasilitas pencetakan amplop dan label, untuk jelasnya bisa dicoba cara berikut ini : 1.
Klik toolbar New
2.
Pilih menu Tools, klik Envelopes and Labels, maka kotak dialog Envelopes and Labels akan ditampilkan. Ketikkan nama dan alamat seperti pada kotak dialog tersebut.
3.
Klik Preview 13
4.
Ganti font delivery address dengan font britanic bold size 14
5.
Ganti font pada return address dengan arial size 12
6.
Klik close, akan kembali ke kotak dialog envelopes and labels lagi.
7.
Klik Feed untuk memilih cara pemasukan envelopenya
8.
Masukan amplopnya kemudian klik print.
BAB 3 PEMFORMATAN Dalam bab ini akan dipraktekan beberapa hal yang berhubungan dengan keindahan teks. Misalnya untuk membuat tesk miring, tebal, memberi garis bawah, maupun perataan teks apa teksnya akan rata kanan, kiri, tengah atau rata kiri /kanan. Ketik artikel di bawah ini :
Telecommuting, 14
Konsep Kerja Masa Depan
Abstrak Kehidupan di metropolitan seperti kota jakarta ini sudah sedemikian padatnya sehingga kemacetan sudah seperti santapan seharihari. Pada lokasi rawan macet, jarak 10 km dapat memakan waktu tempuh 1 jam ditambah lagi dengan suhu kota Jakarta yang semakin panas yaitu sekitar 32o Celcius, sehingga hal ini sangat menyebabkan pemborosan waktu, biaya, bensin dan menimbulkan polusi yang makin tinggi ( dengan banyaknya zat CO2 yang dihasilkan oleh kendaraan bermotor ). Belum lagi stress yang dialami karyawan sehingga kinerja kerja menurun dratis. Konsep kerja konvensional seperti sekarang ini sudah tidak dapat dipertahankan lagi sehingga timbul ide untuk merombak konsep kerja tersebut. Kalau konsep kerja konvensional adalah memwaba pekerja kepada pekerjaannya maka konsep yang baru adalah membawa pekerjaan kepada pekerjaannya, konsep ini disebut telecommuting. Konsep ini telah diterapkan dibanyak negara maju seperti Amerika Serikat, Australia dan jepang. Tulisan ini mengemukakan konsep telecommuting, apa itu telecommuting, alasan melakukan telecommuting, teknologi pendukung apa yang diperlukan, bagaimana cara melakukan telecommuting, tipetipe telecommuting, pekerjaan apa saja yang dapat dikerjakan secara telecommuting, apa keuntungan dan kerugiannya ditinjau dari pihak teleworker.
15
Pihak perusahaan dan lingkungan dan banyak hal lain yang dapat dipergunakan baik oleh teleworker ataupun telemanager untuk menilai apakah telecommuting dapat diterapkan ditempat kerja masingmasing. Sumber : Bisnis Jurnal, oleh Anna Maria, Universitas Bina Nusantara A. MERUBAH JENIS DAN BENTUK HURUF
1. Highlight seluruh artikel yang anda telah ketik. 2.
Klik panah bawah dari toolbar Font
, dan klik jenis font Book
Antiqua. 3. Highlight seluruh artikel anda kecuali judul 4.
Klik toolbar Font Size
untuk merubah ukuran font ke ukuran 14
Rubah ukuran judulnya ke size 18 5.
Highlight judul artikel tebalkan hurufnya , klik toolbar Bold
. Lakukan hal yang
sama pada kata abstrak, juga pada kalimat yang dimulai dari Konsep............ tersebut. 6.
Miringkan kata abstrak pada artikel anda, highlight kata abstrak klik toolbar italic dan lakukan hal yang sama pada kalimat terakhir dari artikel anda.
7.
Pada kalimat apa itu telecommuting diberi garis bawah, highlihgt kalimatnya dan klik toolbar Underline
. Lakukan hal yang sama pada kalimat “ pihak
perusahaan ............. masing masing”. 8.
Untuk membuat agar teks/karakter berada diatas garis normal, highlight huruf O pada kata 32 o Celcius . Kemudian klik menu Format pilih sub menu Font dan klik Superscript. OK!
16
9.
Sedangkan untuk membuat teks/karakter dibawah garis normal highligt angka 2 pada kata CO2. Kemudian klik menu Format pilih sub menu Font dan klik Subscript. OK!
B. PERATAAN TEKS
Default Microsoft Word dalam menempatkan hasil ketikkan adalah rata kiri, jika ingin menentukan merubah sendiri klik toolbar Align Left
tapi bagaimana jika anda akan
membuat teks rata kanan , atau rata tengah atau rata kirikanan. Lihat cara di bawah ini. Teks Rata kanan 1. Letakkan mouse pointer pada huruf awal paragraf kedua atau highlight paragraf kedua. 2.
Klik toolbar Alignt Right
atau tekan tombol Ctrl + R
3. Hasilnya teks pada paragraf kedua akan menjadi penuh ke kanan. Teks rata kiri kanan 1. Letakkan mouse pointer pada hurur awal paragraf ketiga atau highlight paragraf ketiga. 2.
Klik toolbar Justify
atau tekan kombinasi Ctrl + J.
3. Teks pada paragraf ketiga telah berubah penuh di kiri dan kanan. Teks Rata tengah 1. Highlight judul dari artikel anda. 2.
Klik toolbar center
atau tekan kombinasi Ctrl + E
3. Dan sekarang judul artikel anda telah berada di tengah tengah 17
D. MENENTUKAN SPASI
Rubahlah besar atau jenis spasi dari artikel anda menjadi , dengan cara masih masih menggunakan kotak dialog paragraf: Spasi Baris Paragraf 1. Tempatkan mouse ponter pada paragraf pertama 2.
Tampilkan menu Format pilih Paragraph
3.
Pilih Tab Indents and Spacing
4.
Klik panah bawah pada kotak Option Line spacing at
5.
Pilih spasi 1.5 lines
6.
Lalu klik OK
7.
Dan paragraf ketiga spasinya doubles
Catatan : Single
membuat jarak 1 spasi
1.5 lines
membuat jarak 1 1/2 spasi
Double
membuat jarak 2 spasi
At Least
digunakan apabila spasi yang ditentukan merupakan ukuran minimum dari baris yang berisi huruf dengan ukuran
paling
besar
Exactly
spasi ditentukan tetap tanpa menyesuaikan ukuran huruf
Multiple
spasi ditentukan berdasarkan persentase
18
Spasi Baris Antar Paragraf Spasi baris antar paragraf ini digunakan untuk membedakan antara satu paragraf dengan paragraf lainnya, dengan membedakan spasi sebelum dan sesudah paragraf tersebut. Cara ini biasanya dipakai untuk penulisan sub judul atau judul dari suatu tulisan.
Prosedur membuatnya : 1. Siapkan dokumen artikel anda yang telah dirubah sapsinya. 2. Tempatkan kursor pada paragraf pertama ( atau dihighlight ) dari artikel anda.
3.
Tampilkan menu Format dan pilih Paragraph.
4.
Pilih Tab Indents and Spacing
5.
Pada kotak Spacing, klik panah atas pada kotak Before (menjadi 6 point). Setiap anda klik, maka secara otomatis ukurannya akan bertambah atau berkurang sebanyak kelipatan 6 point dari spasi baris sebelum paragraf tersebut.
6.
Klik OK
7.
Lakukan hal yang sama pada paragraf kedua dengan spacing After (menjadi 12 point).
E. MENGGUNAKAN TABULASI Pengertian Tabulasi Tabulasi ( tab ) pada keyboard adalah suatu loncatan tempat kursor berpindah digunakan untuk membuat awal paragraf menjorok atau masuk ke dalam.
19
Membuat Tabulasi
Dalam Microsoft Word telah tersedia ukuran atau jarak tabulasi secara otomatis. Untuk membuat atau mengubah tabulasi dapat dilakuka dengan mudah, ikuti prosedur berikut ini : 1. Tempatkan mouse pointer di atas ruler yang akan dibuat batas tabulasi, yaitu pada batas ruler 1. 2. Klik mousenya. 3. Untuk memindahkan letak tabulasinya, klik mouse pada tanda tabulasi. Kemudian tekan tombol mouse dan jangan dilepaskan sambil menggesernya ke tempat yang anda inginkan, lepas tombol mousenya, maka sekarang tanda tabulasi telah bergeser.
Menghapus Tabulasi Untuk menghilangkan atau menghapus tanda tabulasi, ada dua cara :
1. Menggunakan Mouse Tempatkan mouse pointer pada tabulasi yang telah anda buat. Tekan tombol mouse sambil menggesernya ke bawah sampai tanda tabulasinya hilang. Setelah hilang lepaskan tombol mouse secara ceapat. X
2. Menggunakan Menu ( Tempatkam mouse pointer pada tanda tabulasi Tampilkan menu Format dan pilih Tabs. Atau klik dua kali mouse pointer maka akan tampil kotak dialog. 20
Klik tabulasi yang akan dihapus Klik Clear atau Clear All untuk menghapus semua tabulasi X F. BULLETS AND NUMBERING
Bullets digunakan untuk memberi tanda dengan menggunakan simbol, langkahnya: 1. Siapkan artikel anda 2. Highlight kaimat pada paragraf ke tiga, yaitu dari apa itu telecommuting sampai kalimat apa keuntungan dan kerugiannya ...........
3.
Klik toolbar bullets
Numberring digunakan untuk memberi tanda dengan menggunakan nomor /angka, langkahnya : 1. Lakukan langkah 1 dan 2 pada Bullets 2.
Klik toolbar numbering
.
21
G. MEMASUKAN KARAKTER
Untuk memberikan tanda selain menggunakan bullets and numbering juga dapat menggunakan karakter. Misalnya : 1. Tempatkan mouse pointer pada awal kata “Sumber pada kalimat terakhir dari artikel anda. 2.
Klik menu Insert dan pilih Symbol, kotak dialog simbol akan ditampilkan
3.
Klik panah bawah pada kotak font
4.
Cari monotype sort dan cari dan klik simbol
5.
Klik close
H. MEMFORMAT HALAMAN Nomor Halaman Untuk menampilkan nomor halaman dalam dokumen : 1.
Tampilkan menu Insert dan pilih Page Numbers, akan tampil kotak dialog :
2.
Klik panah bawah pada sisi kanan kotak position, akan ditampilkan pilihan apakah nomor halaman akan diletakkan di sebelah atas atau di sebelah bawah halam. Dan anda pilih disebelah bawah halaman. 22
3.
Pada kotak aligment klik panah bawah, akan ditampilkan pilihan left, center, right, inside/outside, dan anda pilih right.
4.
Klik OK atau tekan enter.
Header Footer Kegunaan header footer ini adalah untuk membuat cetakan/informasi diatas (header) atau cetakan/informasi dibawah (footer), yang ditampilkan terus menerus dalam suatu naskah. Untuk membuatnya ikuti langkah berikut ini : Masih dalam dokumen artikel. 1.
Tampilkan menu View dan klik Header and Footer
2.
Setelah ditampilkan kotak header footer, letakkan mouse pointer pada kotak header dan ketikkan nama anda.
23
3.
Pindahkanmouse pointer pada kotak footer, ketikkan teks seperti pada contoh kotak footer diatas.
4.
Klik Close
Telecommuting, Konsep Kerja Masa Depan Abstrak Kehidupan di metropolitan seperti kota jakarta ini sudah sedemikian padatnya sehingga kemacetan sudah seperti santapan seharihari . Pada lokasi rawan macet, jarak 10 km dapat memakan waktu tempuh 1 jam ditambah lagi dengan suhu kota Jakarta yang semakin panas yaitu sekitar 32o Celcius, sehingga hal ini sangat menyebabkan pemborosan waktu, biaya, bensin dan menimbulkan polusi yang makin tinggi ( dengan banyaknya zat CO2 yang dihasilkan oleh kendaraan bermotor ). Belum lagi stress yang dialami karyawan sehingga kinerja kerja menurun dratis. Konsep kerja konvensional seperti sekarang ini sudah tidak dapat dipertahankan lagi sehingga timbul ide untuk merombak konsep kerja tersebut. Kalau konsep kerja konvensional adalah membawa pekerja kepada pekerjaannya maka konsep yang baru adalah membawa pekerja kepada pekerjaannya, konsep ini disebut telecommuting. Konsep ini telah diterapkan dibanyak negara maju seperti Amerika Serikat, Australia dan jepang. Tulisan ini mengemukakan konsep telecommuting, apa itu telecommuting, alasan melakukan telecommuting, teknologi pendukung apa yang diperlukan, 24
bagaimana cara melakukan telecommuting, tipetipe telecommuting, pekerjaan apa saja yang dapat dikerjakan secara telecommuting, apa keuntungan dan kerugiannya ditinjau dari pihak teleworker. Pihak perusahaan dan lingkungan dan banyak hal lain yang dapat dipergunakan baik oleh teleworker ataupun telemanager untuk menilai apakah telecommuting dapat diterapkan ditempat kerja masingmasing. Sumber : Bisnis Jurnal, oleh Anna Maria, Universitas Bina Nusantara
BAB 4 MEMERIKSA DAN MERINGKAS EJAAN MS. Word 6.0 menyediakan fasilitas pemeriksa ejaan yang dalam bentuk Bahasa Inggris. Dan hal ini sangat penting dalam membuat suatu dokumen yang berbahasa Inggris. Dalam bab ini akan dipraktekan bagaimana cara memerisa ejaan, dengan urutan : Anda ketik dahulu teks di bawah ini :
Mr. Knott was a teacher. He taught in a big school in London. He lived a long way from yhe school so he was usually quite tired when he got home. At nine o’clock one evening, when he was in bed, the telephone bell rang in the hall of his small house, so he went downstairs, picked up the telephone and said, “This is Whitebridge 3165. Who’s speaking, pleas?” ‘Watt,’ a man answered. ‘What’s your name, please?’ said Mr Knott. ‘Watt’s my name,’ was the answer. ‘Yes, I asked you that. What’s your name?’ Mr. Knott said again. 25
‘I told you. Watt’s my name,’ said the other man. “Are you Jack Smith?’ ‘No, I’m Knott,’ answered Mr Knott ‘Will you give me your name, please?’ said Mr. Watt ‘Will Knott,’ answered Mr. Knott. Both Mr. Watt and Mr Will Knott put their telephones down angrily and thought, ‘That was a rude, stupid man!’
1. Letakkan mouse pointer pada awal paragraf. 2. Tampilkan menu tools dan anda pilih Spelling, kotak dialog spelling akan ditampilkan.
3. Kemudian MS Word akan memeriksa setiap kata pada dokumen anda. Kata yang tidak terdapat dalam kamus akan disorot. Dan akan menampilkan kata yang mendekati dengan kata yang disorot pada kotak suggestions. 4. Pilih kata yang benar pada kotak suggestions, atau anada ketik pada kotak Change To. Maka kata yang salah akan disorot dengan otomatis akan diganti dan pencarian kata yang salah akan diteruskan. 5. Setelah selesai save dokumen anda dengan nama Word4.1 26
Keterangan : Ignore Dipilih jika anda mengabaikan kata apabila kata tersebut tidak/belum masuk alam kamus Ignore All Jika anda akan mengabaikan semua kata yang tidak tedapat dalam kamus. Change Bila anada akan mengganti kata yang ditampilkan di kotak Not In Dictionary dengan kata yang ditampilkan pada kotak Change To. Hal ini terjadi jika kotak Change To kosong, dengan demikian nama pilihan pada button Change dengan sendirinya akan berubah menadi delete.
Change All Akan mengganti kata yang ditampilkan di kotak Not In Dictionary dengan kata yang ditampilkan di kotak Change To. Dalam hal ini, kata yang sama dalam dokumen yang sedang diperiksa secara otomatis akan diganti oleh MS Word. Add Bila anda akan menambahkan kata yang ditampilkan pada kotak Not In Dictionary ke dalam kamus MS Word.
27
MERINGKAS EJAAN Fasilitas word yang akan mempercepat dalam proses pengetikan adalah Autocorrect, fasilitas ini akan sangat membantu terutama jika anda membuat dokumen yang menggunakan banyak pengulangan kata. Menggunakan Autocorrect Kata yang akan diringkas : dengan
=
dg
microsoft
=
mc
menggunakan
=
mg
tahun
=
th
windows
=
wn
yang
=
yg
pogram
=
pg
aplikasi
=
ap
1. Tampilkan menu Tools dan klik Autocorrect, maka kotak dialog Autocorrect akan ditampilkan
2.
Pada kotak replace anda ketik singkatannya misalnya dg. 28
3.
Dan pada kotak with anda ketik dengan.
4.
Kemudian anda klik tombol Add.
5. Lakukan hal yang sama pada kata yang lain. 6. Klik OK untuk kembali word. Menghapus Autocorrect Untuk menghapus kata yang telah diauto correct : 1. Tampilkan kembali kotak dialog Auto Correct, klik salah satu kata selain yang anda buat pada kotak daftar. 2.
Klik tombol delete
3.
Klik OK
Menerapkan Auto Correct Anda akan menerapkan auto correct, pada teks di bawah ini. Ketik teks di bawah ini, untuk kata kata Auto correct anda hanya menuliskan singkatannya saja kemudian tekan tombol spasi pada keyboard, dan word akan melengkapinya.
MICROSOFT WINDOWS 1. Microsoft Windows
29
Adalah suatu paket program aplikasi yang berbasis windows yang merupakan perluasan dari sistem aplikasi DOS. Windows diciptakan sesuai dengan nama penciptanya yaitu dari perusahaan Microsoft, maka dinamakan Microsoft Windows . 2. Kelebihan Microsoft Windows Microsoft Windows adalah program aplikasi yang banyak dan kita dapat berpindah dari satu program aplikasi ke program aplikasi lainnya dalam satu saat dengan menekan/mengklik tombol mouse dan kita dapat mentransfer sutu program /data ke program /data yang lainnya.
3. Tahun Peredaraan Microsoft Windows Pertama kali perusahaan Microsoft mengeluarkan program Microsoft Windows dengan versi 1.0 pada tahun 1985. Kemudian pada tahun 1987 mengeluarkan versi 2.0 dan pada tahun 1990 mengeluarkan versi 3.0, untuk versi 3.1 dikeluarkan pada tanggal 6 April 1992 yang anda gunakan sekarang ini. 4. Syarat syarat Bekerjanya Windows 3.1 Komputer yang dapat menjalankan Windows 3.1 adalah yang memenuhi persyaratan minimal sebagai berikut : •
Komputer yang didasarkan pada MS DOS dengan procesor kelas IBM PC 386 atau lebih tinggi lebih baik.
•
Memori minimal 4 Megabyte
•
Harddisk dengan ruang kosong minimal 8 MB
•
Graphics Display adapter (VGA CARD) untuk monitor minimal 256 KB
•
Mouse
•
MSDOS versi 3.1 atau yang lebih tinggi lagi lebih baik versi 6.22
Save teks tersebut dengan nama Word4.2 30
BAB 5 MENGGUNAKAN STYLE Style adalah himpunan spesifikasi format yang telah disimpan dengan nama tertentu. Misalnya style yang menggunakan font System size 10, double spasi. Dalam Word telah tersedia dua macam style yaitu, style paragraf yang diterapkan pada paragraf utuh dan style karakter yang diterapkan pada sejumlah teks, mulai dari satu karakter hingga dokumen utuh. Biasanya style karakter digunakan untuk memformat sejumlah teks dengan ukuran tidak terlalu besar dalam paragraf. A. MENERAPKAN STYLE
Style paragraf default adalah normal. Dan untuk menerapkan suatu syle yang lain, anda kerjakan langkah berikut ini :
1. Buka file Word4.2 2. Letakkan mouse pointer pada judul MICROSOFT WINDOWS 3.
Klik panah bawah pada samping kanan kotak style
, pilih/klik
style Heading 1. 4. Pindahkan mouse pointer pada sub judul pertama (1. Microsoft Windows ) dan anda rubah dengan style Heading 2. 5. Lakukan hal yang sama pada sub judul yang lainnya. 6. Pindahkan mouse pointer pada paragraf pertama dan ganti stylenya dengan heading 3. 7. Save kembali dokumen anda.
31
B. MENERAPKAN STYLE DALAM DAFTAR ISI
Biasanya jika anda membuat dokumen yang banyak, misalnya dalam membuat karya tulis atau skripsi , anda harus membuat daftar isinya. Untuk itu Microsoft Word menyediakan fasilitas yang mudah dan cepat. Prosedurnya : 1. Teks yang telah anda rubah stylenya, anda pindahkan setiap satu sub judul satu halaman. Untuk halaman pertama anda kosongkan. 2. Letakkan mouse [ointer pada halaman pertama. 3.
Tampilkan menu Insert dan pilih Index and Table, kotak dialog index and table akan ditampilkan.
4.
Pada kotak formats anda pilih jenis fancy dan klik OK
C. MEMBUAT STYLE SENDIRI
1.
Pada sub judul kedua anda rubah jenis fontnya menjadi Brush Script MT size 14. 32
2. Letakkan mouse pointer anda pada sub judul ke dua. 3. Klik panah bawah pada kotak style
4.
Ketikkan nama style yang baru (Script) pada kotak stye.
5.
Tekan enter. Sekarang dalam word anda jenis styelnya telah bertambah.
D. MENGHAPUS STYLE Sekarang anda harus menghapus style yang tadi telah dibuat, untuk menghapus style : 1.
Tampilkan menu Format pilih Style, kotak dialognya akan ditampilkan
2.
Pada daftar styles, klik style script 33
3.
Klik tombol delete
4. Word akan meminta penegasan, klik tombol yes untuk menghapusnya 5.
Klik Close untuk kembali ke dokumen anda
Save dokumen anda dengan nama Word5
BAB 6 TABEL dan KOLOM
Terkadang dalam suatu dokumen, diperlukan suatu ata yang dibuat dalam bentuk tabel atau kolom untuk mempermudah dan memperjelas dokumen. A. MENGOPERASIKAN TABEL
Untuk praktek tabel kali ini, anda harus membuat data seperti pada contoh tabel berikut : DAFTAR PENGELUARAN ADMINISTRASI BULAN JANUARI 1997
34
NO
NAMA BARANG
1
Disket 3.5”
2 3 4 5 6 7
Pulpen Kertas HPS/80 gr Streples Box file Buku folio Tipex
JUMLAH
HARGA
BARANG 2 box
SATUAN Rp 11.000,
Rp 22.000,
Rp. 7.500, Rp. 10.000, Rp. 5.000, Rp. 15.000, Rp. 5.000, Rp. 5.500,
Rp. 15.000, Rp. 30.000, Rp. 5.000, Rp. 45.000, Rp. 25.000, Rp. 5.500,
2 set 3 rim 1 buah 3 buah 5 buah 1 set
TOTAL
Proses Pembuatannya : 1. Ketikkan judulnya dengan font size 14, rata tengah 2.
Tampilkan menu Table dan pilih Inser Table, kotak dialog akan ditampilkan :
3.
Pada kotak Number of Coloumns anda isi jumlah kolomnya 5.
4.
Pada kotak Numbers of Rows diisi jumlah barisnya 8.
5.
Klik OK.
6. Letakkan kursor pada kolom pertama baris pertama 7. Ketikkan No 8. Tekan tombol Tab/panah kanan 9. Ketikkan nama barang 10. Tekan tab 11. Begitu untuk selanjutnya 35
12. Tekan panah bawah untuk pindah ke baris bawah 13. Ketikkan semua teks seperti pada tabel diatas. 14. Untuk menambah jumlah baris anda cukup menekan tombol Tab, maka barisnya akan bertambah Border dan Shading
Setelah tabel dibuat, anda harus memberikan garis pembatas, dan background pada baris pertama , caranya : 1.
Highlight seluruh tabel dan klik toolbar border
, untuk memberi garis luar.
2.
Klik toolbar border
3.
Highlight baris pertama dan klik panah bawah dari toolbar shading
, untuk memberi garis bagian dalam.
, klik yang 20 persen.
4. Atur kolom nomor dengan rata tengah. Mengedit Data Dalam Tabel 1. Letakkan mouse pointer pada kolom nama barang. 2. Tekan tombol F2, hapus dengan tombol backspace aytau delete 3. Ganti dengan kata Jenis Barang. Mengatur Lebar Kolom dan Tinggi Baris 1. Letakkan mouse pointer diantara kolom 1 dengan kolom 2, sampai berubah menjadi tanda panah ke kenan/kiri. 2. Klik dan geser mouse pointer ke arah kiri sehingga kolom nomor mengecil. 3. Begitu juga jika anda ingin merubah kolom yang lain. 36
4. Sekarang letakkan mouse pointer diantara baris pertama dengan baris kedua, sampai mouse pointer berubah menjadi tanda panah atas/bawah. 5. Klik dan geser mouse ponter ke arah bawah, sehingga baris pertama menjadi lebih tinggi.
Menambah/Menyisipkan Kolom dan Baris 1. Letakkan mouse pointer pada baris terakhir 2. Tampilkan menu Table 3. Klik Select Row, barisnya akan terblok. 4. Klik Insert Row pada menu Table, sekarang jumlah barisnya bertambah. 5. Untuk menambahkan kolom, tempatkan mouse pointer diantara kolom 1 dan kolom 2, sampai mouse berubah jadi tanda panah kiri/kanan 6. Tampilkan menu Table 7. Klik Select Coloumn 8. Tampilkan menu table dan klik Insert Coloumn dan jumlah kolompun akan bertambah. 9. Klik Toolbar Undo 2 kali untuk membatalkan perintah tersebut. Sehingga tabel kembali ke posisi semula. Menghapus Baris dan Kolom 1. Highlight baris ke tujuh tabel anda 2. Tampilkan menu table dan klik Delete Rows, maka baris ketujuh akan hilang. 3. Untuk menghapus kolom anda highlight kolom harga satuan. 4. Tampilkan menu table dan klik Delete Coloumns 5. Sekarang tabel anda sudah berubah, tekan toolbar undo untuk mengembalikan ke posisi semula. 37
6. Save dengan nama Table6. MEMBUAT TEKS BERKOLOM
Untuk membuat teks berkolom anda ketik teks dibawah ini, dengan jenis font times new roman size 12. Khusus untuk judul Font Algerian size 14 MENINGKATKAN RASA PERCAYA DIRI
N
ikmatilah setiap keberhasilan anda, betapapun kecilnya. Berbahagialah dengan setiap keberhasilan anda. Jangan pernah ragu ragu untuk berbangga atas keberhasilan anda itu, meskipun mungkin menurut orang lain itu adalah
pekerjaan sepele. Karena nilai suatu pekerjaan sangatlah relatif.
B
ebaskan diri anda dari opini orang lain. Janganlah melakukan sesuatu yang berlawanan dengan keyakinan anda sendiri. Hanya dengan demikianlah anda bisa merasa merdeka atas diri sendiri. Melalui cara inilah anada bisa
mengembangkan keyakinan diri. Kalaupun anda masih mau mempertimbangkan pendapat orang lain, itu boleh boleh saja, selalulah ingat bahwa itu hanyalah pendapat bukan keputusan. Keputusan ada di tangan anda sendiri.
J
angan terlalu sering membandingbandingkan diri anda dengan orang lain. Sebenarnya, anda bisa melakukan banyak hal yang lebih baik daripada orang lain. Namun, selama ini anda cuma terpaku dalam hal satu dua hal saja. Padahal dalam
bidang lain anda bisa jauh melampui mereka.
38
Semakin sering anda membandingkan diri, semakin menumpuk kekecewaan anda. Rasa kecewa ini akan berakibat buruk. Karena anda menganggap diri anda tidak bernilai. Anda menjadi orang yang tidak bisa menghargai diri sendiri.
M
emang ada motto kalu orang lain bisa seperti itu, maka saya pun bisa! Tetapi, jangan ambil motto ini sebagai pedoman hidup anda. Jangan jangan, anda malah terpuruk. Ingatlah, tiap orang memiliki takaran yang berbeda beda.
Dalam bidang yang sama, tiap orang tidak bisa menelurkan hasil yang sama persis. Republika Menerapkan kolom 1. Highlight seluruh teksnya yang telah anda ketik 2.
Klik toolbar coloum
, setelah tampil pilihan kolom anda klik kolom ketiga. Maka
teks anda sudah berubah bentuknya. 3. Untuk membuat huruf yang besar, seperti pada contoh diatas. Anda highlihgt huruf awal pada paragraf pertama. 4.
Tampilkan menu Format dan klik Drop Cap, akan tampil kotak dialog.
39
5.
Pilih atau klik Dropped
6.
Ganti fontnya dengan Brush Script MT
7.
Klik OK
8. Lakukan hal yang sama pada semua huruf awal paragraf Merubah Format Kolom 1. Highlight seluruh teks yang tadi. 2. Tampilkan menu format dan klik Coloumns, kotak dialog coloumn akan ditampilkan
3.
Klik pilihan coloumn Left.
4.
Klik OK, sekarang bentuk kolom teks anda sudah berubah
5.
Simpan dengan nama Kolom6.
40
BAB 7 GRAFIK dan DRAWING A. GRAFIK
Microsoft Word juga dapat membuat data grafik sebagaimana yang tersedia dalam Microsoft Excell. Sehingga akan lebih melengkapkan lagi tampilan dokumen anda. Pada Bab ini akan dipelajari bagaimana menggunakan grafik dan fasilitas toolbar drawing. Grafik yang dimaksud diisi yaitu grafik sebenarnya dan grafik dalam bentuk gambar. Memasukan Grafik 1. Buka dokumen baru. 2. Letakkan mouse pointer anda pada pojok kiri atas. 3.
Klik menu Insert dan klik object, akan tampil kotak dialog.
4.
Klik Microsoft ClipArt Gallery, akan tampil kotak dialognya.
5.
Cari dan klik gambar
41
6.
Klik OK
Mengedit grafik Grafik yang telah ditempatkan dapat dirubah rubah ukurannya dengan menggunakan, kotak yang terdapat pada sekeliling object. 1. Klik object yang telah anda masukan, sehingga tampil kotak di sekelilingnya. 2. Letakkan mouse pointer di sudut kanan bawah. 3. Klik dan geser mouse pointer kearah atas, sampai object mengecil kira kira tiga perempatnya. Lepas mousenya. Memasukan Frame
Frame dalam Microsoft Word adalah bingkai yang mengelilingi suatu kata, kalimat atau dokumen, untuk membatasi suatu kata, kalimat atau gambar. Yang dibuat dengan cara : 1.
Klik menu Insert
2.
Pilih Frame
3. Mouse pointer akan berubah menjadi tanda plus (+) 4. Tempatkan pointer di pojok kiri bawah dari dokumen anda 5. Tekan tombol mouse dan geser keatas dan samping sehingga membentuk kotak yang lebih besar dari object grafik. 6. Lepaskan tombol mouse 7. Sekarang telah tersedia sebuah frame, kemudian anda copy object grafiknya kedalam frame tersebut. Tuliskan teks disamping frame seperti pada contoh : PT. HARDWARE KOMPUTER Jl. Margasatwa Barat 5B Cilandak 42
Jakarta Selatan
Memakai Fasilitas Microsoft Draw 1.
Jika di layar anda tidak muncul toolbar drawing, anda klik toolbar
2.
Setelah tampil toolbar drawing anda pilih toolbar Rectangle
3. Mouse pointer akan berubah menjadi tanda plus, kotakkan grafik yang telah diberi 4. frame, seperti di bawah ini.
PT. HARDWARE KOMPUTER Jl. Margasatwa Barat 5B Cilandak Jakarta Selatan
5. Setelah itu object akan tertutup oleh bingkai drawing, untuk memunculkannya anda
6.
Klik toolbar Send Behind Text
, maka teksnya akan muncul kembali
7.
Untuk merubah warnanya, klik bingkainya, sehingga muncul tanda tanda hitam disekelilingnya. Anda rubah warna bingkainya mejadi merah, dengan mengklik toolbar Line Color toolbar Fill Color
dan anda rubah warna backgroundnya menjadi cyan dengan .
43
Membuat Grafik
Masih dalam lembar dokumen yang sama. Anda buat data grafiknya seperti di bawah ini : NO 1 2 3 4 5 6 1.
NAMA BARANG Monitor CPU CDROM Harddisk Disket Printer
TH 1994 100 156 67 300 54
Setelah data grafik anda ketik, klik toolbar grafik
microsoft word akan pindah
2. ke microsoft grafik. kemudian tampil kotak dialog seperti di bawah ini :
3.
Klik panah bawah dari toolbar Chart Type
dan pilih jenis grafik pie.
4. Isi datanya sesuai dengan tabel sehingga menjadi seperti ini :
44
5. Lalu anda klik diluar kotak dialog, sehingga layar monitor kembali ke MS Word dengan tampilan grafiknya. 6. Untuk merubah ukuran grafik, double klik grafik tersebut setelah tampil ke MS Grafik, klik grafiknya sampai tampil tanda hitam di sekelilingnya gerakkan mousenya sampai berubah menjadi tanda panah kemudian geser mousenya sampai grafiknya membesar.
45
54 300
100
Monitor CPU CD ROM Harddisk Disket Printer
156
67
Kilk toolbar grafik Anda klik toolbar grafik
, anda tunggu MS Word akan berpindah ke Microsoft Grafik
0.5
46
BAB 8 MAILMERGE Mailmerge atau dokumen gabungan adalah salah satu fasilitas dari Microsoft Word yang dapat membuat banyak surat yang isinya sama tapi ada beberapa perbedaan pada bagian bagian tertentu, misalnya nama yang dituju, nama perusahaan, alamat. Mailmerge ini akan sangat dirasakan kegunaannya terutama bila anda akan membuat surat yang jumlahnya sangat banyak. Mailmerge ini terdiri dari dua file yaitu file dokumen utama, yang akan disisipkan fiels gabungan atau Insert Merge Field untuk menunjukkan letak variable informasinya dan file dokumen sumber data, yang berisikan variable informasi tersebut . Membuat Mailmerge A. Membuat Dokumen Gabungan
Buka dokumen baru danketikkan teks surat di bawah ini : 1. Kepada Yth, (enter) 2. (enter) 3. (enter) 4. (enter) 5. (enter) 6. (enter) 47
7. Dengan Hormat, (enter) 8.
Sehubungan dengan akan diadakannya acara TEMU alumni dari angkatan I sampai angkatan XX, maka kami dari panitia temu kangen, turut
9. mengundang saudara/i (nama) untuk turut membagi suka dan duka serta memeriahkan acara tersebut. 10. (enter) 11. Adapun acara tersebut akan berlangsung pada : 12. Hari/tangggal
: Minggu, 31 November 1997
13. Tempat
: Aula Kampus Lama
14. Waktu
: Sesempatnya (siang)
15. Acara
: Macem macem
16. (enter) 17. Dengan datangnya undangan ini, semua panitia mengharapkan dan mengharuskan pokoknya datang. Dan jangan lupa dananya. 18. (enter) 19. Hormat kami, 20. Ketua Panitia 21. (enter) 22. (enter) 23. (enter) 24. (enter) 25. Arif fahmi
Setelah teks suratnya diketik, anda klik menut Tools Pilih Mail Merge ..., lalu muncul kotak dialognya.
48
Klik Create dan pilih Form Letters dan muncul kotak dialog
Klik Active Window untuk menjadikan dokumen anda menjadi dokumen gabungan, lalu muncul kotak dialog Mail Merge Helper B. Memasukan Data
1.
Pada kotak dialog Mail Merge Helper, anda klik Kotak Get Data lalu pilih Create Data Source dan akan muncul kotak dialog Get Data Source
49
2.
Pada kotak dialog tersebut hapus semua field yang telah tersedia, dengan mengklik kotak Remove Field Name berulang kali sampai semua field pada daftar Field Names In Header Row lenyap.
3.
Sekarang anda masukan field yang akan anda gunakan. Pada kotak Field Name terdapat field WorkPhone, anda ketik tujuan dan klik tombol Add Field Name, begitu juga untuk : perusahaan, alamat, kota dan kodepos. 50
4.
Kalau sudah save pada disket anda namanya MailM, semua Klik OK, berarti anda telah membuat dokumen utama dan akan muncul kotak dialog.
5.
Pada kotak dialog tersebut anda pilih Edit Data Source dan muncul Data Form, ketikkan datanya. Setelah anda mengetik data Record I, Klik Add New untuk membuat Record yang lainnya.
51
C. Meletakkan Field pada Dokumen Utama
1.
Tempatkan mouse pointer pada baris ke 2 ketikkan tujuan
2.
Klik toolbar
3.
Pada baris ke 3 ketikkan alamat
4.
Pada baris ke 4,5 ketikkan kota dan kode pos
5.
Klik toolbar
52
