BAB 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. perusahaan menggunakan teknologi informasi dalam mendukung proses

BAB 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

5.1.

Analisis Sistem

5.1.1. Tujuan Sistem Untuk memperkuat strategi bersaing dalam bidang pengadaan barang, perusahaan menggunakan teknologi informasi dalam mendukung proses bisnisnya. Sistem yang berjalan bersifat internal yaitu terhubung melalui jaringan intranet pada bagian internal perusahaan karena letak tiap bagian perusahaan tidak terlalu berjauhan antara kantor dengan bagian lain perusahaan (karena mereka masih dalam satu kompleks ruko perkantoran). Dan untuk koneksi dengan rekan bisnis di luar perusahaan dapat menggunakan jaringan ekstranet ataupun internet. Maka sistem informasi ini mengintegrasikan beberapa bagian dari perusahaan, yaitu melibatkan bagian General Affairs, Keuangan, Pembelian dan Gudang. Sistem informasi pengadaan barang dalam PT UFO ini digunakan untuk mempermudah proses dalam pengadaan barang mulai dari penanganan pemesanan kebutuhan akan barang dari setiap unit perusahaan yang akan diatur oleh staf administrator untuk nanti disampaikan kepada pihak pemasok melalui website e-procurement

yang akan diharapkan dapat lebih cepat dalam

menyampaikan informasi pesanan secara detil. Dan melalui website ini pula diharapkan ada konfirmasi atas pesanan dari pemasok yang cepat pula secara online yang dapat diketahui oleh pihak perusahaan sehingga dapat memproses

126

127 pemesanan barang dengan lebih cepat lagi untuk mendapatkan barang yang diinginkan. Sistem ini akan dikembangkan secara bertahap karena kebutuhan perusahaan akan informasi pengadaan barang yang semakin banyak, banyaknya proses aktivitas yang membutuhkan sarana pengolahan data secara cepat, dan investasi teknologi informasi yang tidak sedikit. Langkah pembangunan sistem yang bersifat

internal

ini

memberikan

keuntungan

bagi

perusahaan

dalam

meningkatkan kinerja karyawan PT UFO serta membiasakan bagi mereka untuk lebih lagi bekerja menggunakan perangkat teknologi informasi yang lebih menunjang kepraktisan dalam bekerja daripada menggunakan cara yang tradisional.. Maka untuk analisis dan perancangan sistem ini akan difokuskan pada pengembangan Sistem Informasi e-Procurement pada PT UFO tersebut.

5.1.1. Definisi Sistem Untuk dapat membantu mendukung dalam memenuhi kebutuhan operasional perusahaan, maka PT UFO membuat suatu sistem yang mampu mengelola permintaan-permintaan dari setiap unit bagian di perusahaan. Dimana setiap bagian tersebut akan memberi hak bagi tiap unitnya untuk mengajukan permintaan akan kebutuhan barang bagi proses operasional perusahaan. Setiap bagian tersebut juga akan menseleksi setiap permintaan yang ada agar sesuai dengan kebutuhan yang ada dan tidak melebihi anggaran yang sudah ditetapkan. Bila permintaan itu sudah disetujui oleh setiap pimpinan dari bagian perusahaan tersebut, barulah permintaan itu disampaikan kepada administrator sistem

128 pengadaan barang yang ada. Cara berinteraksi dengan tiap-tiap bagian dapat melalui sistem yang terhubung melalui jaringan LAN (Local Area Network). Selanjutnya sistem tersebut akan memproses persetujuan oleh direktur dan manajer keuangan. Permintaan yang disetujui akan disampaikan kepada para pemasok barang dengan menginformasikannya melalui e-mail, telepon atau fax untuk memberi laporan permintaan pada website sistem dan bila perlu diadakan negosiasi dengan para pemasok barang untuk mendapatkan kesepakatan bersama mengenai barang, harga, dan proses transaksinya. Bila telah mendapatkan persetujuan harga maka akan diberikan persetujuan pemesanan pembelian (Purchase Order). Sistem ini juga akan melaporkan hasil proses kegiatan transaksi yang terjadi sampai akhirnya barang diterima oleh pihak perusahaan. Setelah itu sistem juga berperan dalam menangani masalah retur barang agar mendapat penggantian barang oleh pihak pemasok barang dengan memberi laporan kepada pihak pemasok tersebut. Selanjutnya sistem akan menginformasikan akan barang yang telah diterima oleh perusahaan agar nanti dapat diteruskan oleh pihak yang berwenang untuk membagikan barang-barang tersebut kepada para pihak yang membutuhkannya. Sistem ini dibuat secara terkomputerisasi yang dapat menerima data-data pemasok barang, laporan negosiasi dan produk-poduk yang dibutuhkan untuk disimpan dalam database yang terintegrasi. Seluruh basis data akan disimpan dalam data warehouse perusahaan yang dikelola secara terpusat. Data-data dalam data warehouse akan dipilah-pilah sesuai dengan kebutuhan tiap bagian perusahaan seperti bagian keuangan dan pembelian.

129 Sistem ini akan mengumpulkan data-data mengenai pemasok barang (supplier), agar perusahaan dapat menemukan dan mengenal supplier yang diinginkan berdasarkan jenis barang dan bahan baku yang dijual, lokasinya, harga dan prosedur transaksi yang digunakan. Agar nanti perusahaan dapat menjalin kerjasama yang lebih baik lagi dengan para supplier yang telah dikenalnya dan mencari supplier yang mampu memberi keuntungan paling baik bagi perusahaan. Selain itu system juga akan mencatat setiap proses transaksi yang dilakukan dengan supplier seperti dari negosiasi yang dilakukan agar dapat mengerti kebutuhan setiap supplier yang berbeda-beda dan dapat memperoleh informasi barang dan produk yang terbaru dari supplier mengenai tipe produk terbaru sampai perubahan harganya. Maka pada sistem ini user dari luar perusahaan yang login adalah merupakan calon supplier, maka user terbagi atas dua yaitu, supplier dan administrator, dimana masing masing memiliki hak akses dan menu yang berbeda-beda.

130 Tabel 5.1 : Tabel FACTOR definisi sistem Functionality

o Mendukung

proses

manajemen

pengadaan

barang

perusahaan untuk dapat mempermudah prosedur proses pengadaan barang yang ada. o Mendapatkan dan menjalin hubungan dengan suppliers yang potensial bagi perusahaan Application Domain

Sistem ini digunakan untuk menerima permintaan akan barang yang telah disetujui, mengirimkan permintaan ke pemasok, mendapatkan kesepakatan transaksi dengan supplier, membuat surat persetujuan pembelian, menyimpan data barang.

Condition

Sistem dikembangkan dengan keterlibatan personil dari bagian pembelian dan penerimaan barang (gudang / persediaan).

Technology

Menggunakan Server yang telah ada dengan basis aplikasi ASP (Active Server Pages), jaringan LAN untuk menghubungi beberapa workstation yang tersambung ke internet, dan database Microsoft SQL Server 2000

Object Calon supplier, Supplier, Request Order, Purchase Order, Negotiation Forum, Retur Report Responsibility

5.2.

o

Administrasi isi website

o

Mengelola data pemesanan sampai pembelian barang

o

Memonitor dan merekam proses kegiatan tersebut

o

Menangani proses retur barang

Rich Picture Sistem Untuk menggambarkan alur kegiatan dari keseluruhan proses sistem eprocurement pada PT UFO serta untuk menampilkan cakupan dari pengguna di sistem tersebut dalam batasan-batasannya masing-masing seperti dalam ruang

131 lingkup lingkungan internal perusahaan dan lingkungan sistem eProcurement, dapat ditampilkan melalui diagram rich picture berikut.

Gambar 5.1. Rich Picture system eProcurement PT UFO

5.2.1. Ringkasan Problem Domain Sistem Sistem eProcurement bagi PT UFO ini, diharapkan dapat dikembangkan untuk mengatasi permasalahan yang ada dalam proses pengadaan barang yang sebelumnya memiliki prosedur yang terlalu panjang dan rumit. Maka dengan sistem ini penanganan proses pengadaan barang mulai dari permintaan akan barang sampai barang diterima dapat dikontrol tanpa melibatkan banyak pihak

132 sekaligus dikarenakan sistem ini akan dapat melayani, merekam dan melaporkan transaksi yang sedang berjalan sepanjang waktu (real time) sehingga para manajer dapat melihatnya sewaktu-waktu, dikarenakan juga tugas ini telah diatur oleh beberapa administrator yang memantau kegiatan-kegiatan di sistem ini. Maka tugas dari administrator system adalah untuk menerima input permintaan yang telah disetujui sebelumnya dan menginformasikannya kepada para supplier di halaman website eProcurement. Mulai dari respon yang diberikan oleh supplier, maka seluruh kegiatan transaksi akan terus direkam seperti kegiatan negosiasi kesepakatan di Negotiation Forum, laporan permintaan barang yang disepakati oleh supplier dan laporan Purchase Order yang disampaikan kepada supplier. Dan juga bila ada transaksi retur barang, akan dicatat dalam laporan retur barang.

5.2.2. Ringkasan Application Domain Sistem Aplikasi yang dibuat harus dapat mendukung tugas-tugas manajemen pengadaan barang dalam mendapatkan permintaan akan barang dari perusahaan yang akan disampaikan kepada pihak supplier dan proses pelaporan akan transaksi yang terjadi dengan supplier tersebut sampai barang diterima oleh pihak perusahaan. Juga menangani retur pembelian barang tersebut. Dalam sistem ini terdapat tiga aktor yang berperan yaitu web admin, suplier, calon suplier. Web admin bertugas menentukan isi dari web, memasukan daftar permintaan barang pada halaman suplier serta menjawab konfirmasi dari supplier akan pesanan barang tersebut dengan memberikan purchase order. Dan bila membutuhkan kesepakatan yang lebih dapat dicapai dengan forum negosiasi.

133 Supplier dapat memberikan konfirmasi atas pesanan barang padanya dan bila perlu untuk kesepakatan lebih lanjut dapat mempergunakan Negotiation Forum untuk mendiskusikan kesepakatan transaksi yang butuh lebih detil. Lalu supllier yang telah mendapatkan purchase order akan mengirimkan barang yang dinginkan perusahaan ke pihak perusahaan. Dan bila ada retur maka suplier juga akan memberikan konfirmasi akan retur tersebut untuk mengenai proses penggantian barang yang akan dilakukan. Calon Supplier adalah pengunjung situs, yang dapat mendaftar (register) menjadi member supplier aktif bagi sistem e-procurement PT UFO, yang mana calon supplier tersebut juga dapat memanfaatkan

sebagian menu yang

disediakan oleh website, seperti mengakses Guestbook untuk mengisi komentar mengenai website, melihat berita-berita terbaru di menu News , dan mengadakan kontak lebih lanjut mengenai perusahaan ini di menu contact di About Us. Maka untuk mengakses menu-menu lainnya maka ia harus terlebih dahulu register atau login sebagai suplier aktif di website e-procurement PT UFO ini.

5.3.

Class Dalam membentuk keseluruhan sistem e-procurement ini maka perlu didefinisikan kelas-kelas (classess) yang terlibat dengan sistem.

Berikut

ditampilkan class diagram yang menggambarkan class keseluruhan sistem.

135 5.3.1. Struktur Database Berdasarkan kelas-kelas (classes) yang ada maka dapat dibuat struktur database yang digunakan. Spesifikasi file-file dari database tersebut adalah sebagai berikut: (P.K adalah primary key dari setiap table)

Nama file : Guestbook Tabel 5.2. Table database guestbook Nama atribut

type

Panjang

Id_komentar (P.K)

integer

4

Nama

char

30

Email

char

25

Komentar

varchar

300

Nama atribut

type

Panjang

Id_new_sup (P.K)

integer

4

Nama_perusahaan

char

25

e-mail

char

25

contactperson

char

25

No.telpon

numeric

10

Nama file : New_Supplier Tabel 5.4. Table new_supplier

136 Nama file : User Tabel 5.3. Table database user Nama atribut

type

Panjang

Id_user (P.K)

integer

4

username

char

10

password

char

5

Nama_perusahaan

char

30

Alamat_perusahaan

char

70

Kodepos

char

5

No_telpon

char

13

Email

char

25

Status

Int

2

Jenis_usaha

char

20

No_izin

char

20

Contactperson

char

30

Tahun berdiri

numeric

4

Jabatan

char

15

137 Nama file : Purchase_Order Tabel 5.5. Table Purchase_Order Nama atribut

type

Panjang

IdPO (P.K)

integer

4

Kdprod

char

5

nmprod

char

25

tgl

date

8

Harga

char

9

kuantitas

char

10

Kode_sup

integer

4

Nama file : Request_Order Tabel 5.6. Table Request_Order Nama atribut

type

Panjang

IdRO (P.K)

integer

4

Kdprod

char

5

nmprod

char

25

tgl

date

8

Harga

char

9

kuantitas

char

10

Kode_sup

integer

4

Status

Int

1

138 Nama file : Negotiation_Forum Tabel 5.7. Table Negotiation_Forum Nama atribut

type

Panjang

Id (P.K)

integer

4

Kdcategory

integer

4

nmcategory

char

20

Kdtopik

Integer

4

Nmtopik

Char

30

Kdpesan

Integer

4

isipesan

char

250

Tgl_isi

date

8

139 5.4.

Diagram Use Case Dari hasil analisa sistem teridentifikasi adanya tiga aktor, yakni: Calon Suplier

Supplier dan Administrator Sistem eProcurement PT. UFO

Register

calon_supplier Pengisian Guestbook

Pemberian konfirmasi Request Order Supplier

Negosiasi Forum

Pemberian konfirmasi Purchase Order

Pemberian konfirmasi retur barang

Pendataan News

Pendataan kategori Negosiasi Forum

Pendataan Request Order Admin

Pengiriman Purchase Order

Pengiriman laporan retur barang

Gambar 5.3. Use Case Diagram Sistem e-Procurement PT UFO

140 5.4.1. Sequence Diagram Register Use Case: Pada saat calon supplier ingin menjadi terdaftar sebagai supplier aktif di website e-Procurement PT UFO, ia harus terlebih dahulu mendaftarkan dirinya. Pertama-tama calon supplier akan membuka window register, kemudian memasukkan data-data yang diperlukan dan mengirimnya. Object : windows register, calon supplier

Gambar 5.4. Sequence Diagram Register

141

Pengisian Guestbook Use Case: Calon supplier dan supplier dapat memberikan komentar kesan ataupun saran mengenai website ini yang akan ditampilkan dalam halaman guestbook. Pertama-tama Supplier ataupun calon supplier akan membuka window guestbook, kemudian memasukkan kritik atau sarannya dan kemudian supplier ataupun calon supplier mengirimkannya. Object : window guestbook, guestbook, User (supplier dan calon supplier)

Gambar 5.5. Sequence Diagram Pengisian Guestbook

142 Pemberian Konfirmasi Request Order Use case: supplier melihat data permintaan pemesanan barang yang telah disediakan untuknya, kemudian memberikan konfirmasi atas permintaan pesanan tersebut yaitu bersedia menerima pesanan atau tidak siap menerima pesanan yang telah ditentukan tersebut. Object : supplier, window request order, request order

supplier

window : request order

Request Order

open() get_request_order()

checking request() give confirmation() Save_status() close()

Gambar 5.6. Sequence Diagram Pemberian Konfirmasi Request Order

143 Negosiasi Forum Use case: Supplier mengisi di forum negosiasi untuk mengemukakan keinginannya akan transaksi yang diinginkannya, maka web admin akan memberikan respon pada setiap pertanyaan dan pendapat supplier di Negotiation Forum. Object : supplier, window Negotiation Forum, Negotiation Forum, Negotiation Topic, Negotiation Message

supplier

window : negotiation forum

negotiation_forum

negotiation_topic

open() get_category()

insert topic() addtopic()

sending message() add_message() removing message() deletemessage()

gettopic()

removing topic() deletetopic()

removing category() deletecategory()

Gambar 5.7. Sequence Diagram Negosiasi Forum

negotiation _message

144

Pemberian Konfirmasi Purchase Order Use case : Supplier akan menerima Purchase Order pada saat sudah terjadi kesepakatan transaksi pembelian barang, maka supplier akan memberikan konfirmasi atas purchase order tersebut untuk menunjukan kapan waktu pengiriman barangnya. Object : supplier, window:Purchase Order, purchase order

Supplier

window:Purchase Order

Purchase_Order

open() get PO()

checking PO() give confirmation() close()

Gambar 5.8. Sequence Diagram Pemberian Konfirmasi Purchase Order

145

Pemberian Konfirmasi Retur Barang Use case : Bila terjadi retur barang, maka supplier akan memberikan konfirmasi atas retur barang yang dilaporkan kepadanya. Object : supplier, window:product return, Product return

Gambar 5.9. Sequence Diagram Pemberian Konfirmasi Retur Barang

146

Pendataan News Use case : Admin bertugas untuk mendata semua isi berita pada website agar selalu dapat memberikan informasi yang aktual pada seluruh pengguna website. Maka secara periodik, admin akan memasukan berita-berita baru di halaman News. Object : admin, window:news, news

Gambar 5.10. Sequence Diagram Pendataan News

147

Pendataan Kategori Negosiasi Forum Use case : Admin bertugas untuk mendata isi kategori pada negosiasi forum agar setiap pembicaraan di forum dapat tertata dengan rapi untuk memudahkan pengecekan kembali. Maka admin akan mendata setiap isi forum sesuai kategorinya masing-masing. Object : admin, window: admin forum, negotiation forum

Gambar 5.11. Sequence Diagram Pendataan Kategori Negosiasi Forum

148

Pendataan Request Order Use case : Admin bertugas untuk mendata isi Request Order sesuai dengan permintaan pesanan yang sudah disetujui terlebih dahulu dari perusahaan. Selanjutnya admin memasukan data-data ke dalam halaman Request Order. Object : admin, window: admin RO, Request Order

Gambar 5.12. Sequence Diagram Pendataan Request Order

149

Pengiriman Purchase Order Use case : admin mengirimkan purchase order atas pembelian barang yang disepakati perusahaan kepada supplier, dengan memasukkan data-data barang yang dipesan. Object : admin, window: admin request_order, window: admin PO, Purchase Order, Request_ Order

Gambar 5.13. Sequence Diagram Pengiriman Purchase Order

150

Pengiriman Laporan Retur Barang Use case : admin mengirimkan laporan retur barang apabila ada kesalahan atau kerusakan dalam pengiriman barang ke perusahaan, maka admin akan membuatkan laporan retur / penggantian barang yang bermasalah tersebut kepada pihak supplier. Admin dapat menginformasikan retur barang tersebut dengan menampilkannya di website halaman supplier. Object : admin, window: admin product_return, product return

Gambar 5.14. Sequence Diagram Pengiriman Laporan Retur Barang

151 5.5.

Rancangan Layar Adapun rancangan layar yang digunakan untuk merancang isi dan tampilan antar muka sistem e-procurement pada PT UFO ini adalah sebagai berikut: 1. Antar muka pembuka (Home)

Gambar 5.15. Tampilan Rancangan Layar Home

Melalui rancangan tampilan halaman home dari sistem ini, dibuat dengan ketentuan dari berbagai segi yaitu : Struktur desain;

yaitu dengan menggunakan tabel-tabel yang telah

terukur dalam penyusunan isi dan penempatannya di dalam halaman sehingga menjadi lebih teratur dan rapi.

152 Penempatan / tata letak;

yaitu dengan penempatan utama melalui

penempatan logo dan menu di baris teratas halaman, penempatan isi halaman di baris tengah, dan penempatan menu navigasi bantu di baris paling bawah. Melalui penempatan isi ini supaya dapat membuat pengguna system dapat lebih mudah untuk fokus pada isi yang berada pada setiap halaman di sistem ini. Navigasi;

dibuat dengan memberikan menu navigasi di baris atas

halaman dibawah logo dan disertai dengan menu navigasi bantu di baris paling bawah. Diharapkan agar penempatan dan sistem navigasi yang disediakan dapat lebih mudah untuk dicari dan dipahami pengguna sistem. Khusus untuk halaman sistem yang berada setelah pengguna login akan memiliki menu navigasi khusus untuk halaman tersebut yaitu berupa tabel yang terletak di samping kanan baris content / isi. Link; dibuat dengan struktur yang memudahkan pengguna dalam mengakses ke halaman atau bagian yang lain dalam sistem yaitu dengan mengklik nama menu yang menyediakan link akses ke halaman lain tersebut. Isi;

dalam halaman sistem ini, isi ditampilkan dengan singkat dan

jelas langsung pada tujuannya. Isi juga memberikan kemudahan dan panduan pada penguna yang masih baru dalam menggunakan dan mengakses berbagai menu yang tersedia. Tampilan;

menggunakan font yang mudah dibaca dengan ukuran

yang normal. Menggunakan tampilan warna yang lembut untuk

153 background dan warna bagian menu untuk kemudahan dalam melihat keseluruhan isi sistem. Pada halaman home sistem ini ditujukan sebagai antar muka penyambut khusus bagi pengguna dan pengunjung sistem. Bagi para pengguna sistem dapat mengisi menu login, yaitu mengisi username dan password yang sudah memiliki validasi input untuk mengakses menu utama secara pribadi. Sedangkan bagi para pengunjung sistem, dapat mengakses menu register untuk menjadi anggota sistem, melihat berita, mengisi pesan dan kesan di menu Guestbook,

dan melihat keterangan perusahaan agar kelak dapat

menghubungi pihak perusahaan untuk mengadakan kontak dan hubungan lebih lanjut.

2. Menu di antar muka awal Adapun halaman rancangan layar menu yang tersedia di antar muka awal adalah sebagai berikut:

154 Menu Register

E-Procurement

logo

Home | Register | Guestbook | News | About Us REGISTER Nama Perusahaan :

Login Username

Alamat Perusahaan : Tahun berdiri : Jenis usaha :

Password

text

text

No. telepon : Contact Person : Submit

Jabatan :

Forget Password? Klik Register untuk Pendaftaran baru

E-mail : Kode pos : No. Sertifikat Perusahaan : Submit

Cancel

Baca Terms and Condition !!

Home | Register | Guestbook | News | About Us Copyright © PT-UFO 2005

Gambar 5.16. Tampilan Rancangan Layar Register

Yaitu menu untuk mendata identitas yang digunakan sistem bagi para pengguna yang ingin menjadi anggota di sistem e-procurement ini. Calon user yang diinginkan adalah pihak supplier, maka nama perusahaan akan turut didata beserta jenis usaha yang dijalankan. Untuk keterangan dan ketentuan sebagai anggota maka calon penguna wajib untuk membaca peraturan di menu Terms and Condition yang telah disediakan.

155 Menu Guestbook

E-Procurement

logo

Home | Register | Guestbook | News | About Us GUESTBOOK Nama :

Login Username

E-mail : Komentar :

Password

text

text

Kembali

Insert Submit

Nama : xxxxxxxx E-mail : [email protected] Komentar : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Tangal Kirim : mm/dd/yyyy hh:mm:ss AM/PM


Nama : xxxxxxxx E-mail : [email protected] Komentar : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Tangal Kirim : mm/dd/yyyy hh:mm:ss AM/PM


Gambar 5.17. Tampilan Rancangan Layar Guestbook

Menu ini digunakan bagi seluruh pengguna dan pengunjung sistem untuk memberikan pesan, kesan dan komentar bagi sistem. Hal ini ditujukan untuk membangun komunikasi yang aktif dari pengguna sistem. Dan bila ada komentar yang penting, pihak sistem ini dapat menghubungi pihak yang telah mengisi Guestbook tersebut untuk konfirmasi atau mengadakan komunikasi lebih lanjut. Sehingga diharapkan membentuk komunikasi yang interaktif.

156 Menu News

logo Home | Register | Guestbook | News | About Us NEWS News 1

Headings

Login Username

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Password text

Submit

News 2

Headings


Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx


Gambar 5.18. Tampilan Rancangan Layar News

Adalah menu yang menyediakan tampilan informasi dan berita-berita aktual bagi para pengguna sistem.

157 Menu About Us

E-Procurement

logo

Home | Register | Guestbook | News | About Us

Login Username

Gambar

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx text Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Password text

Submit



Gambar 5.19. Tampilan Rancangan Layar About Us

Adalah menu yang menyediakan tampilan informasi mengenai perusahaan agar pengguna dapat mengenal lebih lanjut mengenai pihak perusahaan ini dan juga dapat menghubungi pihak perusahaan melalui e-mail untuk komunikasi.

158 3. Menu-menu bagi halaman pengguna setelah login Adapun menu-menu yang tersedia bagi halaman pengguna (supplier) yaitu:

Halaman home untuk supplier

E-Procurement

logo

Home | Logout | News | About Us Selamat Datang xxxxxx

o Edit Profile o Terms and Condition text

Greetings

o Request Order o Negotiation Forum o Purchase Order

Home | Logout | News | About Us Copyright © PT-UFO 2005

Gambar 5.20. Tampilan Rancangan Layar Home Supplier

Yaitu halaman antar muka pembuka dan home bagi anggota sistem.

159 Halaman Edit Profile

E-Procurement

logo


Edit Profile

o Edit Profile Username

:

o Terms and Condition

Nama : text

Password Alamat

:

:


Kembali

Update


Gambar 5.21. Tampilan Rancangan Layar Edit Profile

Yaitu menu bagi anggota yang akan mengubah data profil pribadinya.

160 Menu Terms and Condition

E-Procurement

logo


Terms and Condition

o Edit Profile Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx - Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx - Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx - Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx - xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

o Terms and Condition text



Gambar 5.22. Tampilan Rancangan Layar Terms and Condition

Menu halaman peraturan-peraturan dan ketentuan yang harus diketahui dan dilaksanakan oleh para anggota dalam sistem ini.

161 Menu Negotiation Forum

Active Topics

logo

Time record xxxxxxx

Memberlist Register

Search Login

Help

Go

Quick Login

Forum

Xxxxxxxxxxxx

Topics

Post

Last Post

xxxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxx

text

Forum Statistics Xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxx

Open Forum [no new posts] Read Only [no new replies] Password Required Open Forum [new posts]

Read Only [new posts]

No Access

Back

Gambar 5.23. Tampilan Rancangan Layar Negotiation Forum

Menu untuk mengadakan komunikasi interaktif antara pihak perusahaan dengan para supplier / anggotanya dalam mencapai negosiasi kesepakatan transaksi bisnis ataupun pertukaran informasi.

162 Menu Request Order

E-Procurement

logo

Home | Logout | News | About Us | <> Selamat Datang xxxxxx

Request Order ID. RO

Tanggal

Nama Barang

harga

kuantitas

jumlah

01.

dd/mm/yyyy

xxxxxxxxxxx

xxxxxx

xxxxxxxx

xxxxxx

keterangan √

diterima

text

TOTAL Konfirmasi R O

xxxxxxxxx

Reset

Go to Negotiation Forum


Gambar 5.24. Tampilan Rancangan Layar Request Order

Tampilan permintaan barang dari pihak perusahaan yang ditampilkan di halaman pihak supplier yang sudah ditentukan. Dimana nanti pihak supplier akan memberikan respon berupa konfirmasi akan permintaan barang yang dapat disetujui atau yang tidak dapat dipenuhi kepada pihak perusahaan (dalam hal ini diwakilkan oleh pihak administrator sistem). Bila ada permintaan barang yang perlu dinegosiasikan untuk kesepakatan lebih lanjut, pihak supplier dapat menegosiasikannya di menu Negotiation Forum.

163 Menu Purchase Order

E-Procurement

logo

Home | Logout | News | About Us | <> Selamat Datang xxxxxx

Purchase Order Kode PO : xxxxx ID. Po 01.

Tanggal dd/mm/yyyy

Nama Barang

xxxxxxxxxxx

xxxxxx

harga text

kuantitas

jumlah

xxxxxxxx

xxxxxx

TOTAL

xxxxxxxxx

keterangan xxxxxxxxxx

Deal dan notifikasi pengiriman barang


Gambar 5.25. Tampilan Rancangan Layar Purchase Order

Setelah transaksi pembelian disepakati kedua belah pihak, maka akan ditampilkan form Purchase Order di halaman menu ini untuk pihak supplier. Dimana pihak supplier juga dapat memberikan konfirmasi telah membaca form purchase order ini dengan memberi konfirmasi notifikasi untuk jadwal pengiriman barangnya.

164 4. Menu-menu bagi halaman administrator Dimulai dari halaman menu login yang terpisah dari milik login untuk anggota sistem yang lain.

Gambar 5.26. Tampilan Rancangan Layar login admin Setelah login berhasil dilakukan, maka administrator akan menjumpai antar muka tampilan halaman menu untuk mengakses berbagai menu yang digunakan untuk melakukan manajemen sistem ini. Menu-menu yang terdapat pada halaman setelah login admin adalah sebagai berikut:

Gambar 5.27. Tampilan Rancangan Layar menu admin

165 Menu Admin News

E-Procurement

logo

Home | Logout | News | About Us | <>

Admin News Welcome Admin

Gambar

:

Berita

:

<< Logout

Browse

text

Insert


Gambar 5.28. Tampilan Rancangan Layar admin news

Yaitu halaman yang digunakan administrator untuk menginput berita yang akan ditampilkan di halaman News.

166 Menu admin produk

Gambar 5.29. Tampilan Rancangan Layar admin produk

Yaitu menu untuk mengupdate produk-produk yang dibutuhkan dalam transaksi procurement dalam sistem ini.

167 Menu Admin Request Order

E-Procurement

logo

Home | Logout | News | About Us | <>

Request Order Entry Welcome Admin

Kode Produk

:

Nama Produk

:

Harga Produk Yang ditawarkan : Kuantitas

Cancel

:

Submit

Back

Lihat Request Order


Gambar 5.30. Tampilan Rancangan Layar admin request order

Yaitu menu untuk menginput kebutuhan barang-barang yang akan ditampilkan nanti menjadi form request order di halaman Request Order bagi supplier.

168 Menu Admin Purchase Order

logo Home | Logout | News | About Us | <>

Purchase Order Entry Welcome Admin

Kode Produk

:

Nama Produk

:

Harga Produk Yang ditawarkan : Kuantitas

:

Kode Supplier :

Submit Cancel

Back

Lihat Purchase Order


Gambar 5.31. Tampilan Rancangan Layar admin Purchase order

Setelah menerima konfirmasi dari supplier akan request order yang diberikan dan terjadi kesepakatan transaksi bersama. Maka akan diinputkan barang yang akan dibeli dalam form purchase order yang akan diberikan kepada pihak supplier.

169 Menu Admin Supplier

E-Procurement

logo

Home | Logout | News | About Us | <> Database Supplier

ID. Supplier Nama Perusahaaan

Alamat Perusahaan

e-mail

Contact Person

XXXXX

Xxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxxxtext

Xxxxxxxx

XXXXXXXXX

XXXXX

Xxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxxx

Xxxxxxxx

XXXXXXXXX

XXXXX

Xxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxxx

Xxxxxxxx

XXXXXXXXX

XXXXX

Xxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxxx

Xxxxxxxx

XXXXXXXXX


Gambar 5.32. Tampilan Rancangan Layar admin Admin Supplier

Disini admin dapat melihat keseluruhan anggota (supplier) yang mengadakan kerjasama dalam sistem ini. Sekaligus dapat mengamati setiap supplier tersebut untuk pengelolaannya.

170 5.6.

Diagram navigasi dan tampilan

5.6.1. Diagram navigasi user interface

Gambar 5.33. Navigation Diagram user

171 5.6.2. Diagram Navigasi Administrator Login Admin

Clik on News

Admin news

Clik on Produk

Admin produk

Pilihan admin

Clik on Supplier

Database supplier

Clik on Request Order

Request order entry

Clik on lihat Request Order

Navigation Forum Login

Admin forum menu

Request Order

Clik on Forum menu

Clik on delete forum topic

Delete forum topics

Clik on insert topic

Insert new topic

Gambar 5.34. Navigation Diagram Admin

Clik on Purchase Order

Purchase order entry

Clik on lihat Purchase Order

Purchase Order

172 5.7. Arhitecture Design 5.7.1. Kriteria Kriteria sistem yang diharapkan untuk membuat sistem dapat berjalan dengan baik, maka kriteria yang menjadi prioritas dalam sistem ini adalah usable, efficient dan reliable. Karena kriteria ini diperlukan dalam menciptakan hubungan dengan pihak rekan bisnis agar lebih memiliki kegunaan yang jelas, efisien dan dapat dipercaya dalam bisnis.

Tabel 5.8. Prioritas kriteria rancangan Criteria

Very

Important

Important Usable

Maintainable

Easily Fullfilled

√ √ √

Correct Reliable

Important

Irrelevant

√

Secure Efficient

Less

√ √ √

Testable Flexible

√

Comprehensible

√

Reusable

√

Portable

√

Interoperable

√

173 5.7.2. Component Architecture Komponen arsitektur dari rancangan sistem dengan sistem data terpusat dimana user komponennya memiliki user interface, function dan system interface sedangkan Server memiliki komponen system interface, function, dan model.

Gambar 5.35 : Komponen arsitektur rancangan sistem

5.7.3. Process Component Menggunakan pola yang terpusat, di mana client hanya ditangani oleh user interface dan system interface.

174

Calon Supplier

Supplier

User Interface

User Interface

System Interface

System Interface

:Server

User Interface

System Interface

Function

Model

Gambar 5.36 : Deployment Diagram

5.8. Function Adapun untuk fungsi-fungsi yang ada dalam menjalankan kegiatan dalam rancangan sistem ini ditunjukan dalam tabel fungsi berikut ini :

175 Tabel 5.9 : Tabel Fungsi Function

Complexity

Type

Create and update data supplier

Simple

Update

Insert, update, delete news

Simple

Update

Create, Update, Send Order request

Medium

Update

Purchase Medium

Update

Create,

Update,

Send

Order Request Order confirmation from Complex

Compute,

suplier

Update

Response Negotiation Forum Create,

update,

delete,

Medium Submit Simple

Signal,

update Update

Purchasing History

5.9. Rencana Implementasi 5.9.1. Tata Laksana Sistem yang diusulkan 5.9.1.1.Arsitektur Jaringan Dalam membentuk arsitektur jaringan untuk sistem ini dimana akan dihubungkan informasi dari komputer administrator ke komputer client (supplier), maka dimulai dari komputer administrator yang akan terhubung ke server yang dilindungi dengan firewall yang terhubung dengan internet melalui modem dengan menggunakan TCP/IP sebagai protokolnya. Jalur internet ini

176 akan

terhubung

dengan

pihak

penyedia

jasa

internet

yang

dapat

menghubungkan data ke komputer client yang terhubung ke internet melalui modem. Demikian juga data yang dikirimkan dari komputer client akan dikirimkan melalui jaringan internet agar sampai ke pihak administrator.

Switch

Server

Firewall Database

Modem internet

BAB 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. perusahaan menggunakan teknologi informasi dalam mendukung proses

Recommend Documents