Winarti
BAB 4 PENGENALAN DATABASE Para manajer selayaknya memahami baik sifat konvensional maupun organisasi file data base guna menjamin sistem data base, yang apabila diperlukan dapat diterapkan sedemikian sehingga dapat memberi manfaat langsung bagi para manajer maupun personil pengelola data. Tujuan Utama dari sistem informasi adalah penyediaan informasi untuk berbagai tujuan kegiatan manajerial dan penyediaan informasi yang diperlukan dalam berbagai tingkat operasi di dalam organisasi. Dalam hal penyediaan informasi ini yang perlu diperhatikan adalah : 1. Data harus didapat diakses dan dikeluarkan dengan mudah dari sistem komputer 2. Setelah dikeluarkan hendaknya data dapat diproses dengan cepat; berkaitan dengan itu data hendaknya dapat diproses dengan efisien Sebenarnya fokus permasalahan dan aktifitas pemrosesan data dan sumber data adalah meningkatkan kemampuan pengaksesan, pemanggilan, dan pemrosesan data dengan cepat dan efisien ketika data tersebut dipanggil. Bagaimana fungsi pengolahan data diorganisasi, sumber daya manusia dikembangkan untuk melayani sistem pengolahan data. Penyediaan piranti pemrosesan, serta piranti lunak program dituliskan dan diperoleh, smuanya dilakukan dalam mencapai tujuan tersebut. Hal demikian ditunjukkan dalam gambar dibawah ini. Tujuan
Fokus
Organisasi pemrosesan data Manusia Peralatan Software
Pengaksesan, pemanggilan, dan pemrosesan data
Hasil yang dicari Kegunaan pengaturan bagi manajerial dan operasional
Gambar. Fokus pada Akses, Pemanggilan dan Pemrosesan Data Faktor terpenting yang paling mempengaruhi pengaksesan, pemanggilan dan pemrosesan data adalah organisasi file data. Lebih jauh, bab ini membahas organisasi file data. Yang dimaksud dengan “Organisasi File” ialah penstrukturan file yang berisi data dan sistem alamat yang memudahkan pengaksesan dan penggantian data dari file data tersebut. Topik organisasi “Organisasi File Data” ini sangat penting bagi mahasiswa karena topik ini memberikan pengertian teentang bagaimana informasi digunakan oleh sistem komputer. Selain itu, topik ini memberikan pengertian tentang perubahanperubahan yang kadang-kadang harus dilakukan terhadap file data agar data-data dapat digunakan dengan cepat. Pemahaman yang lebih dalam terhadap topik yang ini juga akan memudahkan mahasiswa untuk memahami, bahwa mengubah struktur file data dapat menyulitkan dan sebaiknya dihindari. Ada dua kelompok umum organisasi file data yang masing-masing kelompok terbagi kedalam beberapa tipe struktur file tertentu. Kelompok pertama disebut “Organisasi File Konvensional” dan kelompok kedua disebut “Organisasi Data Base”. Penjelasan lebih lanjut tentang tipe-tipe khusus dari organisasi ini akan dibahas dalam bab ini. Baik organisasi file konvensional maupun data base keduanya telah digunakan secara luas. Organisasi file data base dikembangkan, sehingga untuk selama dua dekade sistim organisasi konvensional ini menjadi satu-satunya sistim yang ada. Dengan sistim ini, umumnya hanya ada satu ______________________________________________________________ Sistem Informasi Manajemen Hal. 1
Winarti
atau beberapa file per ‘’sistim’’ dan masing –masing file di proses oleh program aplikasinya sendirisendiri. Contohnya,mungkin hanya ada sebuah file data untuk satu sistim penggajian dan beberapa program terapan tertentu program daftar gaji yang memproses data dalam file penggajian tersebut. Bagaimanapun juga, program – program yang bukan program daftar gaji tidak dapat mengakses data yang ada dalam file penggajian tersebut. Dalam file yang ditata secara berurutan (sekuensial), setiap record disimpan dalam urutan tertentu, umumnya dalam urutan numerik atau alfabet. Biasanya file data pertama dari record berisi tipe data yang menjadi dasar pengurutan, inilah yang disebut kunci utama, yang dihubungkan dengan sederetan nomor rekening atau dengan sistem pengkodean input lainnya sehingga dimungkinkan data input memperbarui file yang sudah ada. Misalnya, jika file pertama darisbuah record berisi file nomor pelanggan, dan kunci utama adalah nomor pelanggan, semua data tentang transaksi para pelanggan yang dicatatkan ke dalam file akan didata dengan menjadikan terlebih dahulu nomor pelanggan sebagai file petama dari record tersebut. Pemrosesan terhadap file sekuensial dilakukan dengan memperhatikan urutan record yang sudah ada. Record-record yang baru dari file data harus disisihkan diurutan yang tepat dalam file tersebut dan transaksi-transaksi yang akan diproses dalam record-record file harus disusun dalam urutan yang benar seperti urutan record dalam file. Tentu saja program-progran komputer secara otomatis menempatkan record baru dalam urutan, dan program-program lain. Mengurut transaksitransaksi menurut urutan yang benar. Record-record dalam file sekuensial diproses secara berurutan setiap kali dilakukan pembacaan dan pembaruan, dimulai dari record pertama, lalu kedua, dan seterusnya. Contoh, jika record pertama adalah rekening pelanggan Bapak Haruk (A.A.Ron) dan Ibrahim (Abraham), dengan selisih pendapatan dan pengeluaran adalah sebesar $10 dan transaksi penjualan kredit yang masih dalam proses adalah $5, maka komputer segera akan mencatat, membaca record Pak Harun, mencatat selisih sebesar $10 dan menambahkan rincian transaksi yang beru ke dalam record, menambahkan selisih $5 dan akhirnya mengubah selisih pendapatan dan pengeluaran pak Harun dari $10 menjadi $15 jadi terhadap data ransaksi penjualan kredit yang terjadi maka record dalam urutan berikutnyalah yang akan dibaca dan diperbarui. Organisasi file sekuensial biasa dilaksanakan bersama-sama pemrosesan batch. Pemrosesan batch terjadi jika transaksi sejenis terkumpul menjadi kelompok, yang tersusun ke dalam urutan yang sama dengan file yang akan diproses bersamanya, dan selanjutnya diproses secara berkelompok. Pemrosesan secara batch dapat menggunakan sistem komputer secara efisien asalkan transaksitransaksi itu telah disusun (disortir) kedalam urutan yang sama dengan file, sebab transaksi-transaksi dapat diproses dengan sangat cepat menurut urutan file. Terdapat sejumlah program untuk mensortir dan pensortiran dapat dilakukan dengan komputer atau dapat dilakukan dengan off-line, sebagaimana dengan sistem papan kunci ke disk (keyboard to disk). Pemrosesan data secara sekuensial tidak efisien jika hanya satu atau sebagian kecil record saja yang diakses berkali-kali dan pada kenyataannya jarang orang memerlukan pemrosesan sekuensial terhadap sebagian besar record dalam file. Pemrosesan juga tidak efisien jika sesuatu record tertentu merujuk pada record dan untuk diproses selanjutnya sebagai contoh. Jika record urut ke 900 menunjukkan bahwa jumlah potongan harga pelanggan tersebut berdasarkan atas jumlah yang dibelinya dan oleh orang tuanya, sedangkan disisi lain, data yang dibeli oleh orang tuanya terdapat di record ke 300. File-file sekuensial kadang-kadang disebut dengan file data (flat files), sebab file tersebut tidak memungkinkan adanya keterkaitan hubungan antara record, sehingga sebuah record tidak dapat dengan tepat merujuk pada data tambahan yang trdapat pada record lainnya tanpa harus membaca record dari disk atau jalur (track) yang berbeda pada disk selama pemrosesan. Contoh, kasus diatas meununjukkan situasi ini. File sekuensial berindeks (indexed sekuensial files) dan file pengaksesan langsung (direct access file) juga termasuk dalam kelompok flat files ini. ______________________________________________________________ Sistem Informasi Manajemen Hal. 2
Winarti
Dikarenakan masalah-masalah yang timbul dalam pemrosesan file data konvensional seperti dibahas dalam bagian sebelumnya, para personil pemroses data telah berupaya untuk menyingkat penggabungan file data dan kegiatan pemrosesan data. Banyak dari usaha yang mengotomatisasi penggabungan file fungsional telah membantu menciptakan organisasi file berbagi teknologi lain yang lewat pemanduan tersebut berhasil melahirkan konsep data base. Data base yang muncul adalah merupakan gejala tknologi yang dimaksudkan untuk memperbaiki kegiatan pemrosesan data. Sedang sekarang bagaimanapun juga data base telah berhasil maju melebihi fase teknologinya yang dulu pernah diakui kehandalannya untuk menyelesaikan pekerjaan manajemen. Malahan, kelebihan utama yang muncul dari konsep data base adalah pada penggunaannya dalam bidang manajerial. Perbaikan atas pengaksesan data dianggap sebagai informasi kunci tentang kemanfaatannya baik untuk aktifitas manajerial maupun operasional. Pengaksesan dapat ditingkatkan lebih jauh dengan cara penggunaan teknologi data base. Daya pengaksesan yang meningkat ini sangat menguntungkan bagi para manajer personalia atau usaha yangmengerjakan aktiftas operasional dan personalia pemrosesan data yang harus mengakses data sesuai dengan pekerjaan mereka sendiri (sebagai bagian dari pelayanannya terhadap manajer dan fungsi-fungsi administratif. Sebagaimana ditunjukkan dalam gambar pengaksesan data yang lebih handal akan meningkatkan aktifitas pelaporan rutin dan aktifitas penyelidikan file rutin (yang dimaksud penyelidikan ialah pemeriksaan atas suatu file untuk menemukan informasi tertentu, seperti misalnya neraca pelanggan). Dan juga pelapoan tidak rutin (pelaporan untuk suatu maksud tertentu) dan penyelidikan tidak rutin. Lebih jauh pelaporan ini dan juga aktifitas penyelidikan menjadi lebih handal untuk situasi yang memerlukan data dari suatubagian fungsional dan sebagaimana juga dari berbagai bagian fungsional (seperti personalia, produksi dan penggajian) dan ini memberi keuntungan bagi para manajer, administrator dan para pemroses data sebagaimana yang digambarkan dalam gambar. Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dengan suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Banyak file perusahaan dapat terintegrasi secara logis. Integrasi logis dari record-record dalam banyak file ini disebut konsep database. HIRARKI DATA Perusahaan secara tradisional mengorganisasikan data mereka dalam suatu hirarki yang terdiri dari elemen, catatan (record) dan file. Hirarki data tradisional : File ⇒ Record ⇒ Elemen Data Elemen Data (Field) adalah unit data terkecil, tidak dapat dibagi lagi menjadi unit-unit yang berarti. Dalam catatan gaji, elemen data berupa nama, nomor jaminan sosial, upah perjam dan jumlah tanggungan. Record terdiri dari semua elemen data yang berhubungan dengan suatu obyek atau kegiatan tertentu. Misalnya, ada catatan yang menjelaskan tiap jenis persediaan dan penjualan. File adalah kumpulan data record yang berhubungan dengan suatu subyek tertentu. Misalnya, file pesanan pembelian terbuka menjelaskan pesanan pembelian yang telah dipesan k pemasok namun belum diterima. PENYIMPANAN SEKUNDER 1. Penyimpanan Berurutan (SASD) ; Media penyimpan untuk mengisikan record yang diatur dalam susunan tertentu. Data pertama harus diproses pertama kali, data kedua diproses kedua kali, dst. Alat penyimpanan dengan penyusunan dan pembacaan datanya secara berurut yaitu satu catatan mengikuti catatan lain. 2. Penyimpanan Akses Langsung ; Mekanisme baca atau tulis yang diarahkan ke record tertentu tanpa pencarian secara urut. Komputer mikro memiliki disk drive dan hard disk. Alat penyimpanan dengan penyusunan dan pembacaan datanya langsung pada posisinya. ______________________________________________________________ Sistem Informasi Manajemen Hal. 3
Winarti
PEMROSESAN DATA • Pengolahan Batch Pengolahan batch mencakup pengumpulan semua transaksi dan pemrosesan sekaligus, dalam batch. Yang menentukan jenis pemrosesan adalah jenis aplikasi perusahaan. Jika pemrosesan tidak perlu dilakukan ketika terjadi transaksi, pengolahan batch dapat digunakan. Sistem gaji adalah contoh aplikasi pengolahan batch. Kelemahan utama pengolahan batch adalah kenyataan bahwa file baru menjadi mutakhir setelah dilakukan siklus harian. Ini berarti manajemen tidak selalu memiliki informasi paling mutakhir yang menggambarkan sistem fisik. • Pengolahan Online Pengolahan online mencakup pengolahan transaksi satu persatu, Setiap data yang diinput langsung didapat output atau hasilnya, kadang pada saat transaksi itu terjadi transaksi lain. Karena pengolahan online berorientasi transaksi, istilah pemrosesan transaski sering digunakan. Pengolahan online dikembangkan untuk mengatasi masalah file yang ketinggalan jaman. Terobosan teknologi yang memungkinkan pengolahan online adalah penyimpanan piringan magnetik. • Sistem Realtime Istilah realtime sering digunakan berhubungan dengan sistem komputer. Sistem realtime adalah suatu sistem yang mengendalikan sistem fisik. Sistem ini mengharuskan komputer merespons dengan cepat pada status sistem fisik. Sama seperti pengolahan On – Line, hanya saja data yang ada di update sesuai dengan perubahan waktu. DATABASE Database yaitu kumpulan data-data yang terpadu yang disusun dan disimpan dalam suatu cara sehingga memudahkan untuk dipanggil kembali. Era Database Pada tahun-tahun awal komputer, para pemakai terkendala dengan cara pencatatan data pada medium penyimpanan. Record-record pita magnetik harus diproses secara berturutan, dan sukar untuk menginegrasikan isi file-file terpisah. Para spesialis informasi mencari cara memecahkan permasalahan yang disebabkan oleh cara pengorganisasian data secara fisik, dan usaha mereka mengarah keorganisasi logis. Organisasi logis (logical organization) mengintegrasikan data dari beberapa lokasi fisik yang berbeda dan merupakan cara pemakai melihat data. Contohnya, seorang manajer melihat bahwa semua informasi pada suatu laporan memiliki integrasi logis walau datanya mungkin diambil dari beberapa file yang terpisah secara fisik. Organisasi fisik (physical organization), sebaliknya merupakan cara komputer melihat data – sebagai file-file terpisah. Tugas spesialis informasi adalah menyediakan organisasi logis yang diperlukan oleh pemakai atas kendala pada organisasi fisik. Berbagai teknik dikembangkan untuk memenuhi kebutuhankebutuhan tersebut dengan menggunakan integrasi logis. Dua pendekatan memungkinkan recordrecord pada suatu file dipilih berdasarkan karakteristiknya daripada kuncinya. Pendekatan ini disebut inverted file dan linked list. Inverted File Adalah suatu file yang disimpan dalam suatu urutan tertentu, tetapi suatu indeks yangmenyertainya memungkinkan record-record dar file itu dipilih dalam urutan yang berbeda. Linked List Gambar dibawah ini menunjukkan filed yang berisi link atau pointer yang menghubungkan semua record dari setiap pegawai. File yang berisi link field disebut linked list. ______________________________________________________________ Sistem Informasi Manajemen Hal. 4
Winarti
Alamat Record
Nama
1010 1011 1012 1013 6507 6508 14571 14572 17744 17748
Badu Amir Barnas Barker Budi Jaya Jumala Nida Norman Sarta Sasi
Informasi pegawai
Pekerjaan
Field Pointer
Akuntan
14571
Admin. Admin Akuntan Admin
17748
Akuntan Gambar Linked List
Struktur Database 1. Struktur data berjenjang (hierarchical data structure) • Hubungan antara data membentuk suatu jenjang seperti pohon. Suatu pohon dibentuk dari beberapa elemen grup data yang berjenjang, disebut dengan node. Node yang paling atas atau level 1 disebut dengan root. Tiap node dapat bercabang ke node lain. Satu node hanya mempunyai satu parent node. • Kekurangan : tidak dapat menangani permintaan Khusus 2. Struktur data jaringan (network data structure) • Hubungan data sama dengan struktur hirarki, tetapi untuk setiap node bisa mempunyai lebih dari satu parent node. • Memungkinkan record yang diberikan untuk menunjuk kembali ke record lain dalam basis data 3. Struktur data hubungan (relational data structure) ‐ Data disusun dalam bentuk tabel dua dimensi yang terdiri dari kolom (field) dan baris (record). Hubungan antara record didasarkan pada nilai dari field kunci bukan berdasarkan alamat atau pointer di dalam record seperti pada strutur pohon dan jaringan. ‐ Mudah untuk dipahami Konsep Database Merupakan integrasi logis dari catatan‐catatan dalam banyak file. Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Tujuan utama dari konsep database: 1. Meminimumkan pengulangan data 2. Independensi data, menjaga spesifikasi data terpisah dari program, di dalam tabel dan indeks 3. Inkonsistensi data 4. Pemakaian bersama Menciptakan Database Penciptaan database mencakup 3 langkah utama : 1. Menentukan kebutuhan data Kebutuhan data adalah langkah kunci mencapai CBIS. Dua pendekatan dasar : Pendekatan berorientasi proses / masalah (model proses), Pendekatan model perusahaan
______________________________________________________________ Sistem Informasi Manajemen Hal. 5
Winarti
2. Menjelaskan data Setelah elemen data yang diperlukan ditentukan, maka elemen data tersebut dijelaskan dalam bentuk kamus data (data dictionary). Kamus data adalah adalah suatu ensiklopedia dari informasi yang berkenaan dengan data perusahaan. Sistem Kamus data Data Description Language (DLL). Setelah kamus data dibuat., penjelasan harus dimasukkan ke dalam DBMS. DBMS menyertakan DLL yang digunakan untuk menjelaskan data. DDL menggunakan kamus data untuk menghasilkan skema. Skema bukanlah data tetapi penjelasan data. Skema biasanya menentukan atribut atau karakteristik data seperti :
Nama elemen data Alias (nama lain dari elemen data) Jenis data (angka, abjad, dll) Jumlah posisi Jumlah posisi desimal Berbagai aturan integritas data
3. Memasukkan data Setelah skema dan subskema dibuat, data dapat dimasukkan ke dalam database. Hal ini dapat dilakukan dengan mentik data langsung ke dalam DBMS, emmbaca data dari pita atau piringan, atau men-scan data secara optis. Data siap untuk digunakan setelah berada dalam database. Setelah data base tercipta, diperlukan seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas database disebut pengelola databse (database administrator), DBA. Tugas DBA terbagi dalam 4 bidang utama : a. Perencanaan database mencakup sama dengan para manajer untuk mendefinisikan skema dan subskema. DBA berperan penting dalam memilih DBMS. b. Penerapan database terdiri dari menciptakan database yang sesuai dengan spesifikasi DBMS yang dipilih serta menetapkan dan menegakkan kebijakan dan prosedur penggunaan database. c. Operasi database mencakup menawarkan program pendidikan kepada pemakai database dan menyediakan bantuan saat diperlukan. d. Keamanan database meliputi pemantauan kegiatan database dengan menggunakan statistik yang disediakan DBMS. Selain itu, DBA memastikan bahwa database tetap aman. Peranan Database dan DBMS dalam Memecahkan masalah Data Base Managemen Sistem (DBMS) memungkinkan untuk menciptakan database dalam penyimpanan akses langsung komputer, memelihara isinya dan menyediakan isis tersebut bagi pemakai tanpa pemrograman khusus yang mahal. Keuntungan DBMS Mengurangi pengulangan/kerangkapan data Mencapai independensi data Mengintegrasikan data dari beberapa file Mengambil data dan informasi secara cepat Meningkatkan keamanan Kerugian DBMS Memperoleh perangkat lunak mahal Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar Mempekerjakan dan mempertahankan staf Database Administrator Database terkomputerisasi maupun DBMS bukanlah prasyarat mutlak untuk pemecahan masalah. Namun, mereka memberikan dasar-dasar penggunaan komputer sebagai suatu sistem informasi dan pemakai. ______________________________________________________________ Sistem Informasi Manajemen Hal. 6
